Zasady organizacji służbowych wyjazdów zagranicznych osób delegowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oraz przyjmowania przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej delegacji zagranicznych.
Dz.Urz.KGPSP.2018.14
Akt utracił mocDECYZJA Nr 25
KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ
z dnia 22 czerwca 2018 r.
w sprawie zasad organizacji służbowych wyjazdów zagranicznych osób delegowanych przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oraz przyjmowania przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej delegacji zagranicznych
Rozdział 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Rozdział 2.
PLANOWANIE PRZEDSIĘWZIĘĆ MIĘDZYNARODOWYCH
PLANOWANIE PRZEDSIĘWZIĘĆ MIĘDZYNARODOWYCH
Rozdział 3.
SŁUŻBOWE WYJAZDY ZAGRANICZNE
SŁUŻBOWE WYJAZDY ZAGRANICZNE
Rozdział 4.
PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNYCH
PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNYCH
Rozdział 5.
ROZLICZANIE SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH I PRZYJĘĆ DELEGACJI ZAGRANICZNYCH
ROZLICZANIE SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH I PRZYJĘĆ DELEGACJI ZAGRANICZNYCH
Rozdział 6.
SPRAWOZDANIA ZE SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH I PRZYJĘĆ DELEGACJI ZAGRANICZNYCH
SPRAWOZDANIA ZE SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH I PRZYJĘĆ DELEGACJI ZAGRANICZNYCH
Rozdział 7.
WIZYTY ZAGRANICZNE W KG PSP
WIZYTY ZAGRANICZNE W KG PSP
Rozdział 8.
UBEZPIECZENIE OSÓB DELEGOWANYCH NA SŁUŻBOWY WYJAZD ZAGRANICZNY
UBEZPIECZENIE OSÓB DELEGOWANYCH NA SŁUŻBOWY WYJAZD ZAGRANICZNY
Rozdział 9.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
Propozycje do planu przyjęć delegacji zagranicznych na rok ułożone malejąco wg hierarchii ważności
Nazwa komórki organizacyjnej:
PLAN
Lp. | Temat (konferencji, spotkania itp.) | Kraj pochodzenia delegacji | Miejsce spotkania (1)* | Termin przyj. del. | Liczba dni (2)* | Liczba osób (2)* | Planowane koszty pokrywane spoza budżetu BWM (2)* | Planowane koszty pokrywane z budżetu BWM (3)* | Jaki jest przewidywany efekt wizyty? | Uwagi |
1. | ||||||||||
2. |
(1)* - należy wymienić główne miejsca spotkań (przykładowo: spotkanie w Warszawie w KG PSP, wizyta w Krakowie)
(2)* - w przypadku braku dokładnych danych, należy dokonać założenia
(3)*- koszty jakie pokryje BWM (przykładowo: koszty wyżywienia, zakwaterowania, transportu itp.) Uwaga: przy wyjazdach poza Warszawę, może zaistnieć konieczność dodatkowego zakwaterowania uczestników polskich, zajmujących się sprawami organizacyjnymi lub towarzyszących delegacji
Uwaga: PROSIMY O NIEDOKONYWANIE ZMIAN W TABELACH (np. rodzaju i wielkości czcionki, kolejności kolumn w tabeli itp.)
Uwaga: Prosimy o nie podawanie do planu obcojęzycznych nazw przedsięwzięć oraz o rozszerzenie skrótów, które ewentualnie mogą się pojawić w zgłoszeniach.
Proszę o podanie nazwiska osoby wprowadzającej dane oraz numery kontaktowe
Sporządził: [imię i nazwisko, numer telefonu]
ZAŁĄCZNIK Nr 2
Propozycje do planu służbowych wyjazdów zagranicznych na rok ... ułożone malejąco wg hierarchii ważności
Nazwa Komórki organizacyjnej:
PLAN
Lp. | Temat | Kraj | Miejscowość | Termin wyjazdu | Liczba dni (1)* | Liczba osób (1)* | Rodzaj transportu (1)* | Planowane koszty pokrywane spoza budżetu BWM(2)* | Planowane koszty pokrywane z budżetu BWM (3)* | Inne koszty (4)* | Jaki jest przewidywany efekt wyjazdu? | Uwagi/ Komentarze |
(1) * - w przypadku braku możliwości podania danych, należy dokonać założenia
(2) * - należy wpisać koszty pokrywane przez organizatorów, np.: koszty zakwaterowania, wyżywienia, transport z/ na lotnisko/ dworzec, transport pomiędzy miejscem zakwaterowania a miejscem spotkania itp.
(3) *- w przypadku posiadania informacji należy wpisać jakie są przewidywane/ planowane koszty, które będą poniesione z budżetu BWM, przykładowo: czy oczekiwane jest otrzymanie pełnych diet, czy też tylko tzw. kieszonkowego (25% diety), w niektórych wypadkach może okazać się koniecznym otrzymanie środków rezerwowych (rozliczanych wg przedstawionych rachunków) przykładowo: za parkingi, paliwo, itp.
(4) *- należy podać inne niestandardowe opłaty, np.: opłaty konferencyjne, za uczestnictwo, startowe (w przypadku sportowców), itp.
Uwaga: PROSIMY O NIEDOKONYWANIE ZMIAN W TABELACH (np. rodzaju i wielkości czcionki, kolejności kolumn w tabeli, itp.)
Uwaga: Prosimy o nie podawanie obcojęzycznych nazw przedsięwzięć oraz rozszyfrowanie skrótów, które ewentualnie mogą się pojawić w zgłoszeniach. Sporządził: [imię i nazwisko, numer telefonu]
ZAŁĄCZNIK Nr 5
Załącznik do wniosku o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej nr wniosku: BWM-I-0851/ ......./.........
Załącznik do wniosku o przyznanie środków finansowych na przyjęcie delegacji zagranicznej nr wniosku: BWM-I-0851/ ......./.........
ZAŁĄCZNIK Nr 8
ROZLICZENIE
z przyjęcia delegacji zagranicznej z .................... (instytucja, kraj)
w dniach .................... r.
Numer wniosku:................
Skład delegacji zagranicznej - (liczba osób)
Liczba osób towarzyszących - 2
Lp. | Treść | Wydatki /zł/ | ||
plan | wykonanie | oszczędność/ przekroczenie | ||
1. | Przyjęcie powitalne/ pożegnalne | |||
2. | Wyżywienie | |||
3. | Zakwaterowanie | |||
4. | Upominki | |||
5. | Rozrywki kulturalne | |||
6. | Inne | |||
7. | RAZEM | |||
OSZCZĘDNOŚĆ/ PRZEKROCZENIE +/- |
Sporządził: Sprawdził:
Uzasadnienie przekroczenia wydatków:
ZESTAWIENIE
poszczególnych dowodów z wykonania wydatków według rodzajów:
Numer wniosku:
KWOTA /zł/ | |||
I. | PRZYJĘCIE POWITALNE/ POŻEGNALNE | Faktura VAT nr | |
Faktura VAT nr | |||
II. | WYŻYWIENIE | Faktura VAT nr | |
Faktura VAT nr | |||
Faktura VAT nr | |||
III. | ZAKWATEROWANIE | Faktura VAT nr | |
IV. | UPOMINKI | Faktura VAT nr | |
V. | ROZRYWKI KULTURALNE | Faktura VAT nr | |
VI. | INNE | Faktura VAT nr | |
OGÓŁEM: zł |
Sporządził:
ZAŁĄCZNIK Nr 9
SPRAWOZDANIE
ZE SŁUŻBOWEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO
(nazwa oryginalna, w nawiasie ewentualne tłumaczenie)
Miejsce: [miejscowość, państwo]
Termin: [dokładna data: od - do]
Podstawa odbycia podróży: (nr wniosku1) BWM-I-0843/......../......... z dn.
Informacje na temat przedstawicieli KG PSP/jednostek organizacyjnych PSP2 | |
stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko: | |
komórka organizacyjna: | |
numer telefonu: | |
adres poczty elektronicznej (e-mail): | |
[w przypadku większej liczby uczestników należy rozbudować tabelę] |
1. Cele wyjazdu
[można wymienić w punktach]
2. Informacja o uczestnikach i formie spotkania
[ogólna charakterystyka uczestników spotkania wraz z informacją na temat organizacji, które reprezentowali, podziałem na grupy robocze, sesje, panele, w pracach których brali udział podczas opisywanego spotkania, itp.]
3. Szczegółowy przebieg spotkania
[omówienie merytorycznych elementów programu z uwzględnieniem prezentowanych opinii, głosów w dyskusji, itp., z położeniem nacisku na aktywność przedstawicieli PSP i stosunku zebranych do prezentowanych przez stronę polską opinii]
4. Sugerowani adresaci informacji i wniosków z wyjazdu zagranicznego
[wskazanie konkretnych osób lub jednostek organizacyjnych PSP i innych, którzy powinni zapoznać się ze sprawozdaniem, punkt wypełniany przez autora sprawozdania/komórkę delegującą]
5. Otrzymane materiały
[nazwa materiału, wersja papierowa lub elektroniczna, miejsce przechowywania - nazwa komórki w jednostce organizacyjnej PSP]
Przesłane wraz ze sprawozdaniem na adres: bwm@kqpsp.qov.pl
6. Załączniki
a) Wnioski, spostrzeżenia, komentarze
[wnioski z podkreśleniem tych, których współautorami są przedstawiciele KG PSP/jednostki organizacyjnej PSP, z której byli delegowani, jak też wnioski wymagające szybkiej realizacji, z podaniem propozycji rozwiązań, opis zobowiązań wynikających z uczestnictwa w danym gremium, podanie kalendarza spotkań i ewentualnych spotkań gremiów powiązanych pod względem merytorycznym]
b) Program, lista uczestników
c) Inne
Sporządził: |
(stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, telefon, e-mail) |
.......................................... data i podpis |
Zatwierdził: |
(kierownik właściwej komórki organizacyjnej KG PSP/ kierownik jednostki organizacyjnej PSP) |
.......................................... data, podpis i pieczątka |
Przedstawił do akceptacji: (dyrektor BWM KG PSP) |
.......................................... data, podpis i pieczątka |
________________________
1) Nr wniosku do ustalenia w BWM KG PSP.
2) W przypadku wyjazdu grupowego należy wpisać dane kierownika grupy (drużyna sportowa, grupa ratownicza oraz każda inna grupa powyżej 5 osób), lista pozostałych uczestników służbowego wyjazdu zagranicznego powinna stanowić załącznik do sprawozdania.
ZAŁĄCZNIK Nr 10
SPRAWOZDANIE
Z PRZYJĘCIA DELEGACJI ZAGRANICZNEJ Z:
(nazwa kraju, organizacji)
Miejsce spotkania: [miejscowość, instytucja]
Termin: [dokładna data: od - do]
Skład delegacji: [stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko, instytucja]
Podstawa przyjęcia delegacji: (nr wniosku1) BWM-I-0851/......./......... z dn.
1. Cele spotkania
[można wymienić w punktach]
2. Informacja o uczestnikach i formie spotkania
[ogólna charakterystyka uczestników delegacji wraz z informacją na temat organizacji, które reprezentowali, podziałem na grupy robocze, sesje, panele, w pracach których brali udział podczas opisywanego spotkania, itp.]
3. Szczegółowy przebieg spotkania
[omówienie merytorycznych elementów programu z uwzględnieniem prezentowanych opinii, głosów w dyskusji, itp.]
4. Sugerowani adresaci informacji i wniosków z przyjęcia delegacji zagranicznej
[wskazanie konkretnych osób lub jednostek organizacyjnych PSP i innych, wypełniany przez autora sprawozdania/komórkę delegującą]
5. Otrzymane materiały
[nazwa materiału, wersja papierowa lub elektroniczna, miejsce przechowywania - nazwa komórki w jednostce organizacyjnej PSP]
Przesłane wraz ze sprawozdaniem na adres: bwm@kqpsp.qov.pl
6. Załączniki
a) Wnioski, komentarze, spostrzeżenia
[wnioski z podkreśleniem tych, których współautorami są przedstawiciele KG PSP/ jednostki organizacyjnej PSP, z której byli delegowani, jak też wymagające szybkiej realizacji, z podaniem propozycji rozwiązań, opis zobowiązań wynikających z uczestnictwa w danym gremium, podanie kalendarza spotkań i ewentualnych spotkań gremiów powiązanych pod względem merytorycznym]
b) Program, lista uczestników
[wyszczególnienie w punktach wraz z krótkim opisem, w którym znajdą się uwagi o języku dokumentu, liczbie stron, formie dokumentu, np.: lista, schemat, tabela]
c) Inne
Sporządził: (stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, telefon, e- mail) |
................................................ data i podpis |
Zatwierdził: (kierownik właściwej komórki organizacyjnej KG PSP/ kierownik jednostki organizacyjnej PSP) |
................................................ data, podpis i pieczątka |
Przedstawił do akceptacji: (dyrektor BWM KG PSP) |
................................................ data, podpis i pieczątka |
_________________
1) Nr wniosku do ustalenia w BWM KG PSP.
ZAŁĄCZNIK Nr 11
SKRÓCONE SPRAWOZDANIE
ZE SŁUŻBOWEGO WYJAZDU ZAGRANICZNEGO / PRZYJĘCIA
DELEGACJI ZAGRANICZNEJ*
(nazwa oryginalna, w nawiasie ewentualne tłumaczenie)
Miejsce: [miejscowość, państwo]
Termin: [dokładna data: od - do]
Podstawa odbycia podróży: (nr wniosku1) BWM-I-0843/......./......... z dn.
Informacje na temat przedstawicieli KG PSP/ jednostek organizacyjnych PSP2 | |
stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko: | |
komórka organizacyjna: | |
numer telefonu: | |
adres poczty elektronicznej (e-mail): | |
[w przypadku większej liczby uczestników należy rozbudować tabelę] |
Cele wyjazdu / przyjęcia delegacji:
[wymienić w punktach]
Przebieg spotkania:
[przedstawić w punktach lub akapitach najważniejsze informacje ze spotkania]
Uwagi po spotkaniu:
[wymienić w punktach]
Czy został osiągnięty planowany efekt wyjazdu / przyjęcia delegacji:
[w przypadku, gdy nie został osiągnięty należy krótko opisać przyczyny]
Nabyte umiejętności3:
[wymienić w punktach]
Podjęte zobowiązania:
[wymienić w punktach]
Uwagi:
[wymienić w punktach4]
Załączniki:
a) Wnioski, spostrzeżenia, komentarze5
b) Kopia programu (planu) spotkania/ szkolenia, itp.
c) inne
Sporządził: |
(stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, telefon, e-mail) |
................................................. data i podpis |
Zatwierdził: |
(kierownik właściwej komórki organizacyjnej KG PSP/ kierownik jednostki organizacyjnej PSP) |
................................................. data, podpis i pieczątka |
Przedstawił do akceptacji: (dyrektor BWM KG PSP) |
................................................. data, podpis i pieczątka |
Uwaga: Przesłanie skróconego sprawozdania ze spotkania nie wyklucza możliwości przedstawienia do BWM pełnego sprawozdania lub ewentualnego uzupełnienia skróconego sprawozdania.
(*) Niepotrzebne skreślić.
__________________________
1) Nr wniosku do ustalenia w BWM KG PSP.
2) W przypadku wyjazdu grupowego należy wpisać dane kierownika grupy (drużyna sportowa, grupa ratownicza oraz każda inna grupa powyżej 5 osób), lista pozostałych uczestników służbowego wyjazdu zagranicznego powinna stanowić załącznik do sprawozdania.
3) Dotyczy tylko wyjazdów o charakterze szkoleniowym
4) Przykładowo zła organizacja (mogąca przeszkadzać w pełnym zaangażowaniu się w spotkanie) lub spostrzeżenia pozytywne (zwrócenie uwagi na element, który może być wykorzystany przy organizacji podobnego przedsięwzięcia w Polsce).
5) Należy wpisywać jedynie jeżeli zawierają istotne informacje. Załącznik ten stanowi odrębny dokument, który po zaakceptowaniu sprawozdania przez Komendanta Głównego PSP, zgodnie z procedurą wewnętrzną, zostanie przekazany do merytorycznej oceny pracownikom właściwych biur merytorycznych KG PSP.
ZAŁĄCZNIK Nr 12
.................................................. (nazwa grupy ratowniczej/ stopień, imię nazwisko, jednostka organizacyjna1) | grafika |
SPRAWOZDANIE
Z AKCJI RATOWNICZEJ/ ĆWICZEŃ ZAGRANICZNYCH
(nazwa oryginalna, w nawiasie ewentualne tłumaczenie)
Miejsce: [miejscowość, państwo]
Termin: [dokładna data: od - do]
Podstawa prawna udziału w misji (decyzja MSWiA + Rozkaz KGPSP):
Cele misji/ ćwiczeń:
[wymienić cele główne oraz szczegółowe wraz ze wskazaniem czy zostały zrealizowane]
Przebieg misji/ ćwiczeń w rozbiciu na poszczególne etapy działań:
[wskazać kluczowe z punktu widzenia operacyjnego działania w poszczególnych dniach trwania misji]
Załączniki:
a) Wnioski z działań2
b) Propozycje działań naprawczych
c) Karta manipulacyjna
d) Dokumentacja zdjęciowa z krótkim opisem poszczególnych zdjęć (w postaci prezentacji PPT)
e) Lista członków grupy/ uczestników wyjazdu
f) Inne
Sporządził: (stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna, telefon, e-mail) |
................................................. data i podpis |
Zatwierdził: (kierownik właściwej komórki organizacyjnej KG PSP/ kierownik jednostki organizacyjnej PSP) |
................................................. data, podpis i pieczątka |
Przedstawił do akceptacji: (dyrektor BWM KG PSP) |
................................................. data, podpis i pieczątka |
____________________________
1 W przypadku wyjazdu ekspertów wpisać dane kierownika delegacji, dane pozostałych osób delegowanych powinny stanowić załącznik do sprawozdania
2 Przedstawić kluczowe wnioski z podziałem na aspekty operacyjne, logistyczne, finansowe i organizacyjne