Zasady i tryb przeprowadzania kontroli jednostek organizacyjnych więziennictwa.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MS.1992.2.8

Akt utracił moc

Wersja od: 1 listopada 1996 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI

z dnia 22 stycznia 1992 r.

w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli jednostek organizacyjnych więziennictwa

Na podstawie § 52 ust. 2 uchwały nr 57 Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej (M.P. Nr 22, poz. 124 i Dz. U. z 1984 r. Nr 23, poz. 112) zarządza się, co następuje:

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§ 1. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) "kontrola" - również rewizję,

2) "kontrolujący" - funkcjonariusza lub pracownika wykonującego lub nadzorującego czynności kontrolne,

3) "funkcjonariusz" - funkcjonariusza Służby Więziennej,

4) "pracownik" - pracownika Służby Więziennej,

5) 1 "Centralny Zarząd" - Centralny Zarząd Służby Więziennej,

6) 2 "okręgowy inspektorat" - okręgowy inspektorat Służby Więziennej,

7) 3 "jednostka organizacyjna więziennictwa" - Centralny Zarząd, okręgowy inspektorat, zakład karny, areszt śledczy, oddział zewnętrzny, gospodarstwo pomocnicze, zakład budżetowy, oraz Centralny Ośrodek Szkolenia Służby Więziennej i ośrodek doskonalenia kadr Służby Więziennej,

8) "osoba pozbawiona wolności" - skazanego, tymczasowo aresztowanego i ukaranego,

9) "organ kontroli specjalistycznej" - organ kontroli powołany na podstawie odrębnych przepisów,

10) 4 "dyrektor okręgowy" - dyrektor okręgowy Służby Więziennej.

§  2.

1. 5 Kontrola wykonywana przez Centralny Zarząd, okręgowe inspektoraty oraz pozostałe jednostki organizacyjne więziennictwa obejmuje czynności, których głównym celem jest sprawdzenie prawidłowości działania, doboru środków i wykonywania zadań przez te jednostki w ramach ustawowo określonych celów działalności Służby Więziennej.

Kontrola ma na celu w szczególności:

1) zbieranie informacji służących jednostkom organizacyjnym więziennictwa do doskonalenia ich działalności,

2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,

3) badanie i ocenę stopnia realizacji celów kary pozbawienia wolności oraz prawidłowości wykonywania postanowień o tymczasowym aresztowaniu,

4) badanie i ocenę działalności gospodarczo-finansowej oraz produkcyjnej,

5) ujawnianie nie wykorzystanych rezerw, wykrywanie nieprawidłowości w wykonywaniu zadań, niegospodarności, marnotrawstwa mienia i nadużyć,

6) ustalanie przyczyn oraz skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych,

7) wskazywanie osiągnięć i przykładów szczególnie sumiennej pracy, godnych upowszechnienia,

8) wskazywanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości oraz uchybień.

2. Badania i oceny powinny obejmować celowość, skuteczność, gospodarność, rzetelność i legalność oraz sprawność organizacji działania.

§  3.

1. Kontrolę należy przeprowadzać w sposób umożliwiający:

1) obiektywne stwierdzenie stanu faktycznego badanej sprawy,

2) dostarczenie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji,

3) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek organizacyjnych więziennictwa,

4) inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywanie sposobu i środków zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości, jak również umożliwiających ich szybkie usunięcie.

2. Działania kontrolne należy prowadzić w sposób planowy i skoordynowany w celu właściwego ich ukierunkowania, należytego wykorzystania aparatu kontroli, zapewnienia pełnej skuteczności działań, a także unikania zbędnych kontroli.

3. 6 Komórki organizacyjne Centralnego Zarządu, okręgowych inspektoratów, wykonujące zadania kontrolne, opracowują roczne plany kontroli kompleksowych i kontroli finansowo-gospodarczych oraz okresowe plany kontroli problemowych, zatwierdzane przez właściwych przełożonych.

4. 7 Dyrektor Generalny Służby Więziennej i dyrektorzy okręgowi koordynują odpowiednio działalność komórek organizacyjnych wykonujących działania kontrolne.

§  4.

1. 8 Dyrektor Generalny Służby Więziennej i dyrektorzy okręgowi po zakończeniu każdego roku dokonują oceny funkcjonowania systemu kontroli.

2. 9 Dyrektor Generalny Służby Więziennej przedstawia Ministrowi Sprawiedliwości informację dotyczącą funkcjonowania systemu kontroli w jednostkach organizacyjnych więziennictwa.

§ 5. 10 Jednostki organizacyjne więziennictwa w toku wykonywania zadań kontrolnych współdziałają z jednostkami organizacyjnymi Najwyższej Izby Kontroli zgodnie z ustawą z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (Dz. U. Nr 13, poz. 59) oraz z organami nadzoru penitencjarnego w zakresie określonym w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 4 lutego 1981 r. w sprawie zakresu i trybu sprawowania nadzoru penitencjarnego (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 1, poz. 3).

§ 6. Przepisy zarządzenia nie naruszają uprawnień oraz zasad działalności organów kontroli specjalistycznej.

Rozdział  II

Rodzaje kontroli i ogólne zasady ich przeprowadzania

§  7.

1. System kontroli obejmuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną.

2. Działalność każdej jednostki organizacyjnej wieziennictwa jest poddawana kontroli przez organ upoważniony do jej przeprowadzenia.

§  8.

1. Kontrola zewnętrzna może być przeprowadzana jako:

1) kompleksowa - obejmująca całokształt działalności jednostki, z wyjątkiem kontroli, o której mowa w pkt 2,

2) finansowo-gospodarcza - obejmująca całokształt finansowej i gospodarczej działalności jednostki,

3) problemowa - obejmująca jedno zagadnienie lub kilka wybranych zagadnień z działalności jednostki,

4) doraźna - przeprowadzana w razie istotnej potrzeby, poza planem kontroli, zwłaszca w wypadkach sygnalizowanych nieprawidłowości.

2. 11 Kontrolę kompleksową okręgowych inspektoratów oraz Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej przeprowadza się nie rzadziej niż raz na 4 lata, a pozostałych jednostek organizacyjnych więziennictwa nie rzadziej niż raz na 3 lata. Kontrolę finansowo-gospodarczą przeprowadza się co najmniej raz na 3 lata.

3. Od częstotliwości kontroli określonej w ust. 2 można odstąpić, jeżeli przeprowadzone w tym czasie kontrole problemowe i doraźne objęły łącznie podstawową działalność jednostek kontrolowanych. Przyjęcie dłuższego okresu między tymi kontrolami wymaga zgody Dyrektor Generalny Służby Więziennej.

§  9.

1. 12 Kontrolę zewnętrzną wykonują: Centralny Zarząd, okręgowe inspektoraty w stosunku do jednostek im podporządkowanych oraz organy kontroli specjalistycznej w stosunku do wszystkich jednostek organizacyjnych wieziennictwa w zakresie określonym w przepisach o powołaniu tych organów.

2. W Centralnym Zarządzie zadania kontrolne wykonują: Wydział Inspekcji oraz pozostałe komórki organizacyjne w zakresie zależnym od ich merytorycznej specjalizacji.

3. 13 W okręgowych inspektoratach zadania kontrolne wykonują poszczególni funkcjonariusze i pracownicy w zakresie zależnym od ich merytorycznej specjalizacji oraz kontrolerzy sprawujący kontrolę finansowo-gospodarczą. Dyrektor Generalny Służby Więziennej może powierzyć funkcjonariuszom i pracownikom okręgowych inspektoratów wykonywanie zadań kontrolnych na rzecz innych okręgowych inspektoratów.

4. 14 Dyrektor Generalny Służby Więziennej i dyrektorzy okręgowi mogą powoływać zespoły do dokonywania czynności kontrolnych, wyznaczając do ich składu funkcjonariuszy i pracowników mających kwalifikacje w zakresie tematyki objętej kontrolą.

5. Każdy funkcjonariusz i pracownik jest obowiązany podczas przeprowadzanych, zgodnie z planem, kontroli jednostek organizacyjnych więziennictwa kontrolować wykonanie poleceń i wniosków w zakresie danego działu służby, wynikających z poprzednio przeprowadzonych kontroli kompleksowych, finansowo-gospodarczych, problemowych i doraźnych.

§  10.

1. Kontrola wewnętrzna jest przeprowadzana jako:

1) wstępna - która ma na celu zapobieganie działaniom nieprawidłowym lub nielegalnym; kontrola wstępna obejmuje w szczególności badanie projektów decyzji, umów, porozumień i innych dokumentów, powodujących powstawanie zobowiązań lub wpływających na warunki i możliwości prawidłowego wykonywania kary pozbawienia wolności, kar aresztu wojskowego i orzeczonego za wykroczenia albo na warunki wykonywania innych zadań statutowych oraz postanowień o tymczasowym aresztowaniu,

2) bieżąca - która ma na celu:

a) badanie rzetelności i terminowości wykonywania zadań przez poszczególne komórki organizacyjne, sprawności współdziałania tych komórek oraz prawidłowości stosunków między funkcjonariuszami i pracownikami a osobami pozbawionymi wolności,

b) badanie stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem lub uszkodzeniem,

3) sprawdzająca - która ma na celu badanie efektów, zadań i czynności zrealizowanych oraz stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających te efekty.

2. Na dowód dokonania kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go podpisem i datą.

§  11.

1. Kontrolę wewnętrzną wykonują funkcjonariusze i pracownicy na stanowiskach kierowniczych oraz podległe im komórki organizacyjne w zakresie ich uprawnień, a także inne upoważnione osoby.

2. Kierownicy jednostek organizacyjnych wszystkich szczebli są odpowiedzialni za zorganizowanie i prawidłowe wykonywanie systematycznej kontroli wewnętrznej, a także za należyte wykorzystanie wyników kontroli.

3. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych prowadzą kontrolę w zakresie swych uprawnień wynikających z merytorycznej odpowiedzialności za działalność podległego im pionu służby.

4. 15 Kierownicy jednostek organizacyjnych określają w przepisach wewnętrznych sposób funkcjonowania kontroli wewnętrznej w kierowanych przez nich jednostkach.

5. Zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych funkcjonariuszy i pracowników powinny być określone w icha zakresach czynności.

Rozdział  III

Tryb przeprowadzania kontroli

§  12.

1. Do przeprowadzenia kontroli zewnętrznej uprawnia imienne polecenie wyjazdu służbowego wydane przez zarządzającego kontrolę oraz legitymacja służbowa.

2. 16 Dyrektor Generalny Służby Więziennej, jego zastępcy, naczelnicy wydziałów oraz kierownicy zespołów, specjaliści, kontrolerzy i inspektorzy Centralnego Zarządu, dyrektor Biura Emerytalnego Służby Więziennej, a także dyrektorzy okręgowi i ich zastępcy są uprawnieni w ramach swego zakresu działania do przeprowadzania kontroli na podstawie legitymacji służbowej, a funkcjonariusze delegowani przez dyrektora okręgowego do wykonywania czynności kontrolnych w podległej mu jednostce organizacyjnej - na podstawie legitymacji służbowej i polecenia wyjazdu służbowego bądź zarządzenia o przeprowadzeniu kontroli.

3. Zasięganie w innych niż jednostki kontrolowane urzędach, zakładach i przedsiębiorstwach państwowych informacji w zakresie przeprowadzanej kontroli oraz uzyskiwanie wyjaśnień od pracowników tych jednostek nie wymaga dodatkowego upoważnienia.

4. Do przeprowadzania kontroli spraw lub dokumentów zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę państwową konieczne jest posiadanie specjalnego upoważnienia.

§  13.

1. Jeżeli kontrola jest przeprowadzana w zespole wieloosobowym, zarządzający kontrolę wyznacza przewodniczącego zespołu, który dokonuje podziału czynności między kontrolujących.

2. W wypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji zarządzający kontrolę może powołać rzeczoznawcę; rzeczoznawcy powołani do udziału w czynnościach kontrolnych otrzymują wynagrodzenie według zasad określonych w odrębnych przepisach.

3. W rozkazie dziennym jednostki kontrolowanej umieszcza się informację o rozpoczęciu kontroli oraz o terminach i miejscu przyjęć funkcjonariuszy i pracowników zgłaszających się w sprawach osobistych.

§  14.

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu od udziału w kontroli w razie stwierdzenia przyczyn, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

2. O przyczynach wyłączenia przewodniczący zespołu kontrolnego lub osoba zainteresowana zawiadamia zarządzającego kontrolę, który rozstrzyga o wyłączeniu.

§ 15. Kontrolę przeprowadza się w dniach i w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W razie konieczności przeprowadzenia kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy kierownik kontrolowanej jednostki lub zastępująca go osoba na wniosek kontrolującego wydaje niezbędne polecenia.

§  16.

1. Kontrolujący jest uprawniony do poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej bez asysty funkcjonariuszy tej jednostki, z wyjątkiem sytuacji określonych w przepisach w sprawie ochrony i obrony zakładów karnych oraz aresztów śledczych.

2. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z wiadomościami zawierającymi tajemnicę państwową i służbową, obowiązującymi w kontrolowanej jednostce.

§  17.

1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontrolujący zawiadamia o przedmiocie kontroli kierownika jednostki kontrolowanej, a w razie jego nieobecności osobę, która go zastępuje.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli, ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez funkcjonariuszy i pracowników; w miarę potrzeby udostępnia oddzielne pomieszczenie oraz wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych, a także umożliwia korzystanie ze środków transportu.

§  18.

1. Obowiązkiem kontrolującego jest obiektywne ustalenie stanu faktycznego oraz - w razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości i uchybień - ustalenie ich przyczyn i skutków, jak również określenie osób za nie odpowiedzialnych, a w razie stwierdzenia osiągnięć i przykładów godnych upowszechnienia - wskazanie osób, które się przyczyniły do nich w sposób szczególny.

2. Kontrolujący ma prawo składania właściwym przełożonym wniosków o nagradzanie lub ukaranie funkcjonariuszy i pracowników kontrolowanej jednostki oraz innych wniosków wynikających z ustaleń kontroli.

§  19.

1. Kontrolujący, w zależności od zakresu kontroli, dokonuje ustaleń na podstawie:

1) wizytacji pomieszczeń mieszkalnych oraz zaplecza jednostki,

2) rozmów z funkcjonariuszami, pracownikami oraz osobami pozbawionymi wolności, prowadzonych w szczególności w celu wysłuchania i zbadania zgłaszanych przez nich spraw,

3) analizy obowiązującej dokumentacji oraz dowodów, do których zalicza się w szczególności dokumenty i dowody rzeczowe, dane ewidencji i sprawozdawczości, protokoły oględzin i zeznań świadków, opinie biegłych, szkice, zdjęcia fotograficzne, jak również pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

2. Pobranie dowodów rzeczowych powinno być opisane w protokole i odbywać się w zasadzie w obecności osób odpowiedzialnych za kontrolowany dział lub odcinek pracy. Dowód rzeczowy powinien być zaopatrzony przez przedstawiciela jednostki kontrolowanej i kontrolującego w trwałe cechy lub znaki, uniemożliwiające zastąpienie go innym.

3. Przy oględzinach magazynu, kontroli kasy i podobnych czynnościach niezbędna jest obecność osoby odpowiedzialnej za dany dział lub odcinek pracy, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika jednostki kontrolowanej.

4. Z przebiegu czynności, o których mowa w ust. 3, sporządza się odrębny protokół, który podpisują wszyscy obecni biorący w nich udział.

§  20.

1. Kontrolujący zabezpiecza dowody niezbędne do dalszego postępowania przez ich:

1) przechowywanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu, dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia lub koryguje protokół.

2) opieczętowanie i oddanie na przechowanie kierownikowi jednostki lub innemu pracownikowi jednostki kontrolnej za pokwitowaniem,

3) zabranie z jednostki kontrolowanej za pokwitowaniem odbioru.

2. O zwolnieniu dowodów spod zabezpieczenia decyduje zarządzający kontrolę lub kontrolujący, jeżeli dowody te nie zostały przekazane innym organom.

3. Odpisy i wyciągi z dokumentów zabezpieczonych w sposób określony w ust. 1 mogą być sporządzane za zgodą i w obecności kontrolującego, który na żądanie kierownika jednostki kontrolowanej potwierdza zgodność odpisu lub wyciągu z oryginałem.

4. Kontrolujący może sporządzać lub zlecać jednostce kontrolowanej sporządzanie niezbędnych do kontroli odpisów oraz wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

5. Kierownik komórki organizacyjnej, w której dokument się znajduje, potwierdza zgodność odpisów i wyciągów oraz zestawień i obliczeń z dokumentami. Zgodność odpisów, wyciągów, zestawień i obliczeń opartych na dokumentach finansowo-księgowych potwierdza główny księgowy.

6. Zabezpieczone przez kontrolującego dokumenty tajne powinny być przechowywane zgodnie z przepisami o postępowaniu z dokumentami tajnymi.

§  21.

1. Funkcjonariusze i pracownicy jednostki kontrolowanej są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie wyjaśnień ustnych lub pisemnych w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący sporządza w razie potrzeby protokół.

2. Kontrolujący może zwracać się o wyjaśnienia do byłych funkcjonariuszy i pracowników jednostki kontrolowanej.

3. Każdy funkcjonariusz i pracownik jednostki kontrolowanej może w związku z kontrolą złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem kontroli.

§  22.

1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wewnętrznej, osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy jest obowiązana niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne środki, zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

2. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli wstępnej kontrolujący:

1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,

2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami i zawiadamia o tym niezwłocznie kierownika jednostki; decyzję w sprawie dalszego postępowania podejmuje kierownik jednostki.

§  23.

1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku kontroli zewnętrznej, kontrolujący informuje kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych uchybieniach, wskazując na celowość niezwłocznego podjęcia środków zaradczych i usprawniających, oraz udziela odpowiedniego instruktażu funkcjonariuszom kontrolowanej jednostki.

2. Kontrolujący, w związku z ustaleniami kontroli, ma prawo wydawania kierownikowi jednostki kontrolowanej doraźnych zaleceń, które w razie potrzeby uzgadnia z przełożonym wyższego stopnia.

§  24.

1. W razie ujawnienia w toku kontroli wewnętrznej okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.

2. W razie ujawnienia w czasie kontroli zewnętrznej okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia kierownika jednostki oraz wyższego przełożonego.

3. W razie wypadku ujawnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1 i 2, kierownik jednostki, po niezwłocznym zawiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw, jest obowiązany:

1) ustalić, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

2) zbadać, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli wewnętrznej.

4. Niezależnie od zawiadomienia organów powołanych do ścigania przestępstw kierownik jednostki jest obowiązany wyciągnąć na podstawie wyników przeprowadzonego badania konsekwencje służbowe oraz przedsięwziąć w razie potrzeby środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstawaniu podobnych uchybień w przyszłości.

Rozdział  IV

Ewidencjonowanie i dokumentowanie kontroli

§  25.

1. Ustalenia kontroli opisuje się w protokole, który powinien określać fakty stanowiące podstawę do oceny działalności jednostki kontrolowanej w badanym okresie, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki oraz osoby odpowiedzialne, jak również osiągnięcia i przykłady godne upowszechnienia, osoby, które się przyczyniły do nich w sposób szczególny, a także ewentualne zalecenia.

2. Protokół powinien zawierać ponadto:

1) nazwę jednostki kontrolowanej w jej pełnym brzmieniu, jej adres oraz nazwę organu sprawującego nadzór,

2) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli, z wymienieniem ewentualnych przerw w kontroli,

3) imiona i nazwiska osób kontrolujących,

4) określenie przedmiotu kontroli i okresu objętego kontrolą,

5) imię i nazwisko kierownika jednostki kontrolowanej i okres jego służby (zatrudnienia) na tym stanowisku,

6) wzmiankę o sporządzonych protokołach dodatkowych, odpisach i wyciągach, zabezpieczonych dowodach itp.,

7) spis załączników stanowiących część składową protokołu,

8) wzmiankę o poinformowaniu kierownika jednostki kontrolowanej o przysługujących mu uprawnieniach przewidzianych w § 27 i 28 oraz - w miarę potrzeby - o ewentualnych zastrzeżeniach do treści protokołu,

9) 17 wzmiankę o doręczeniu jednego egzemplarza protokołu kierownikowi jednostki kontrolowanej oraz rozdzielnik adresatów uwzględniający, w wypadku kontroli kompleksowej, a także kontroli finansowo-gospodarczej, doręczenie protokołu - po jednym egzemplarzu - Centralnemu Zarządowi, właściwemu okręgowemu inspektoratowi.

3. Jeżeli w treści protokołu znajdują się wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, protokół oznacza się cechą tajności "poufne".

§ 26. Protokół kontroli podpisują osoby kontrolujące i kierownik jednostki kontrolowanej oraz główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe lub sprawy ewidencji księgowej.

§  27.

1. Jeżeli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłaszają zastrzeżenia co do jego treści, kontrolujący dodatkowo bada zasadność tych zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach lub koryguje protokół.

2. Jeżeli kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązani złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

3. Protokół kontroli, którego podpisania odmówili kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone przez kierownika lub głównego księgowego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

4. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

§ 28. Kierownik jednostki kontrolowanej może zgłosić zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu, pisemne wyjaśnienie dotyczące ustaleń zawartych w protokole.

§  29.

1. Kierownik jednostki kontrolowanej na wniosek kontrolującego organizuje odprawę pokontrolną w celu omówienia ustaleń i określenia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności.

2. W odprawie pokontrolnej uczestniczą funkcjonariusze i pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze i odpowiedzialni za kontrolowany odcinek pracy; do udziału w naradzie można zaprosić, w razie potrzeby, także inne osoby, zwłaszcza będące przedstawicielami załogi.

§ 30. Po zakończeniu kontroli kontrolujący dokonuje każdorazowo wpisu w książce kontroli prowadzonej przez każdą jednostkę organizacyjną, podając: datę kontroli i jej przedmiot, stopień służbowy, imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby przeprowadzającej kontrolę, a ponadto jeżeli z przebiegu kontroli nie sporządzono protokołu lub innego dokumentu - dokonane ustalenia i wydane zalecenia.

§ 31. Kierownik jednostki kontrolowanej zawiadamia jednostkę nadrzędną o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania w ciągu 30 dni od daty otrzymania protokołu kontroli (wpisu zaleceń do książki kontroli), chyba że kontrolujący określi inny termin; inny organ zarządzający kontrolę, jeżeli nie była nim jednostka nadrzędna, zawiadamia na żądanie tego organu.

§  32.

1. 18 W razie stwierdzenia w toku kontroli istotnych nieprawidłowości i uchybień, co do których nie wydano zaleceń w czasie kontroli, organ sprawujący nadzór nad jednostką kontrolowaną, w terminie 30 dni od otrzymania protokołu, kieruje do tej jednostki wystąpienie pokontrolne.

2. Wystąpienie pokontrolne powinno zawierać zwięzły opis wyników kontroli, ze wskazaniem źródła i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, ich rozmiarów, osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wnioski i polecenia zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz do usprawnienia badanej działalności.

3. W wypadkach uzasadnionych wynikami kontroli, wystąpienie pokontrolne powinno również zawierać wnioski o pociągnięcie do określonej prawem odpowiedzialności, a w szczególności wnioski o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego, odwołanie lub zwolnienie z zajmowanych stanowisk osób odpowiedzialnych za ujawnione nieprawidłowości, a także o wszczęcie postępowania w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę.

§ 33. Kierownik jednostki kontrolowanej, w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zawiadamia jednostkę nadrzędną o wykonaniu poleceń lub o przyczynach ich niewykonania.

§  34.

1. Ustalenia kontroli wewnętrznej, o której mowa w § 10 ust. 1 pkt 2 i 3, opisuje się w książce kontroli prowadzonej w każdej komórce organizacyjnej, z określeniem konkretnych zaleceń, terminów ich realizacji oraz osób odpowiedzialnych. Po upływie terminu kontrolujący powinien sprawdzić sposób wykonania wydanych zaleceń.

2. Przepis ust. 1 nie narusza obowiązku opisywania ustaleń kontroli wewnętrznej także w innych dokumentach, jeżeli obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów normujących funkcjonowanie jednostek organizacyjnych więziennictwa.

§  35.

1. 19 Centralny Zarząd oraz okręgowe inspektoraty gromadzą pełną informację o wynikach wszystkich kontroli przeprowadzonych w jednostkach im podporządkowanych i nadzorowanych.

2. Wydział Inspekcji Centralnego Zarządu:

1) gromadzi i przechowuje protokoły kontroli, po uprzednim zapoznaniu z ich treścią zainteresowanych komórek organizacyjnych,

2) informuje zainteresowane komórki organizacyjne o decyzjach przełożonych co do wniosków wynikających z kontroli jednostek organizacyjnych więziennictwa oraz z poleceń pokontrolnych,

3) sprawdza terminowość nadsyłania meldunków o wykonaniu poleceń pokontrolnych oraz jednostki kontrolowane oraz terminy wykonania poleceń pokontrolnych, z wyjątkiem meldunków i poleceń z kontroli przeprowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne Centralnego Zarządu,

4) przedstawia przełożonym oraz zainteresowanym komórkom organizacyjnym informacje o sposobie realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych.

3. 20 Dyrektorzy okręgowi wyznaczają komórkę organizacyjną lub osobę do wykonywania zadań, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. 21 Centralny Zarząd:

1) przekazuje w razie potrzeby organom sądowym, prokuratury i spraw wewnętrznych wnioski, wynikające z kontroli jednostek organizacyjnych więziennictwa, dotyczące współpracy tych jednostek z sądami, prokuraturą i policją,

2) informuje Departament Sądów i Notariatu lub Departament Prokuratury w Ministerstwie Sprawiedliwości o sposobie realizacji wniosków i zaleceń powizytacyjnych, sporządzonych przez sędziów penitencjarnych i prokuratorów sprawujących nadzór penitencjarny - na żądanie tych organów.

Rozdział  V

Uproszczone postępowanie kontrolne

§  36.

1. Uproszczone postępowanie kontrolne może być stosowane w razie potrzeby:

1) przeprowadzenia doraźnych kontroli w celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla jednostki organizacyjnej więziennictwa,

2) zbadania określonych spraw wynikających ze skarg, próśb i wniosków funkcjonariuszy i pracowników oraz osadzonych i członków ich rodzin lub innych osób,

3) przeprowadzenia badań dokumentów i innych materiałów otrzymanych z jednostek podlegających kontroli,

4) przeprowadzenia kontroli sprawdzającej, zwłaszcza w zakresie sprawdzenia rzetelności odpowiedzi na zalecenia lub wystąpienia pokontrolne.

2. Do postępowania uproszczonego mają zastosowanie przepisy dotyczące trybu przeprowadzania i dokumentowania kontroli, z wyjątkiem § 25-28.

3. Z uproszczonego postępowania kontrolnego sporządza się sprawozdanie, do którego zalicza się, w razie potrzeby, dowody związane z jego treścią.

4. Sprawozdanie podpisuje kontrolujący, informując kierownika jednostki kontrolowanej o dokonanych ustaleniach.

5. Jeżeli wyniki uproszczonego postępowania kontrolnego wskazują na potrzebę pociągnięcia określonych osób do odpowiedzialności służbowej, materialnej lub karnej, należy zastosować pełny tryb przeprowadzania kontroli i sporządzić protokół kontroli.

§ 37. Traci moc zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 maja 1984 r. w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli jednostek organizacyjnych więziennictwa (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 4, poz. 20 i z 1986 r. Nr 2, poz. 11).

§ 38. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

¹ § 1 pkt 5 zmieniony przez § 1 pkt 3 lit. a) zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

² § 1 pkt 6 zmieniony przez § 1 pkt 1 i pkt 3 lit. b) zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

³ § 1 pkt 7 zmieniony przez § 1 pkt 1 i pkt 3 lit. c) zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

⁴ § 1 pkt 10 dodany przez § 1 pkt 3 lit. d) zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

⁵ § 2 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

⁶ § 3 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

⁷ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 i pkt 2 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

⁸ § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 i pkt 2 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

⁹ § 4 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁰ § 5 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹¹ § 8 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹² § 9 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹³ § 9 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁴ § 9 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 1 i pkt 2 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁵ § 11 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 7 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁶ § 12 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 8 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁷ § 25 ust. 2 pkt 9 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁸ § 32 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 9 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

¹⁹ § 35 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

²⁰ § 35 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.

²¹ § 35 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 10 zarządzenia z dnia 23 października 1996 r. (Dz.Urz.MS.96.5.37) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 1996 r.