Zasady i tryb przeprowadzania kontroli działalności organów i jednostek organizacyjnych nadzorowanych, podległych lub podporządkowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.1997.6.58

Akt utracił moc

Wersja od: 22 lipca 1997 r.

DECYZJA Nr 248

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 22 lipca 1997 r.

w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli działalności organów i jednostek organizacyjnych nadzorowanych, podległych lub podporządkowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Na podstawie § 52 ust. 2 uchwały Nr 57 Rady Ministrów z dnia 23 maja 1983 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy administracji państwowej (M.P. Nr 22, poz. 124 i Dz. U. z 1984 r. Nr 23, poz. 112) w związku z art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz zakresie działalności ministrów (Dz. U. z 1966 r. Nr 106, poz. 492 i Nr 156, poz. 775) postanawia się, co następuje:

Rozdział  I

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Decyzja określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli działalności organów i jednostek organizacyjnych nadzorowanych, podległych lub podporządkowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie uregulowanym odrębnymi przepisami.

§  2.

1. Kontrole przeprowadzane przez komórki kontrolne urzędów organów centralnych i wojewódzkich oraz organów i jednostek organizacyjnych, określonych w ust. 4 pkt 1, ust. 6 pkt 1 i ust. 7 pkt 1 załącznika do statutu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 1996 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 157, poz. 799 i z 1997 r. Dz. U. Nr 73, poz. 456), są kontrolami zewnętrznymi.

2. Kontrole zewnętrzne są wyższego stopnia w stosunku do kontroli wewnętrznych, wykonywanych przez pracowników na kierowniczych stanowiskach oraz podległe im komórki organizacyjne w zakresie ich uprawnień.

3. Zasady przeprowadzania kontroli oraz składania sprawozdań z wykonania zadań w zakresie obronności państwa w czasie pokoju określają odrębne przepisy.

4. Dowódcy jednostek wojskowych podporządkowanych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawują kontrolę, każdy według właściwości, na podstawie przepisów stosowanych w Siłach Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej.

§  3.

1. Przy przeprowadzaniu kontroli stosuje się kryteria legalności, gospodarności, celowości, rzetelności i sprawności organizacyjnej.

2. Kontrola ma na celu w szczególności:

1) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,

2) badanie i ocenę procesów finansowych i gospodarczych oraz innych rodzajów działalności związanych z realizacją zadań komórki organizacyjnej,

3) wskazywanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie ujawnionych nieprawidłowości oraz sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych,

4) zbieranie dla organów i kierowników jednostek organizacyjnych informacji służących podejmowaniu decyzji zmierzających do doskonalenia struktury i działalności podległych im komórek organizacyjnych,

5) ujawnianie nieprawidłowości i osób za nie odpowiedzialnych oraz przyczyn i okoliczności powstania tych nieprawidłowości.

§ 4. Przy przeprowadzaniu kontroli należy przestrzegać następujących zasad:

1) legalności działania, tj. wykonywania czynności kontrolnych zgodnie z przepisami prawa,

2) prawdy materialnej, tj. obiektywnego i rzetelnego udokumentowania wyników kontroli,

3) podmiotowości, tj. dokonywania ustaleń dotyczących działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej,

4) dowodzenia ustaleń kontrolnych, tj. przedstawiania faktów wynikających ze źródeł dowodowych,

5) zachowania tajemnicy państwowej i służbowej.

§  5.

1. Kontrolę zewnętrzną w zakresie właściwości rzeczowej Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji sprawują:

1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji w odniesieniu do wszystkich organów i jednostek organizacyjnych przez Departament Nadzoru i Kontroli MSWiA,

2) Komendanci Główni Policji, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej, Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego, Główny Geodeta Kraju, Dyrektor Centralnego Zarządu Służby Zdrowia MSWiA, Dyrektor Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA oraz Dowódca Nadwiślańskich Jednostek Wojskowych MSWiA, każdy według właściwości, przez podległe komórki kontrolne,

3) wojewodowie w zakresie swej działalności określonej w ustawach i aktach prawnych wydanych na podstawie ustaw, przez właściwe komórki kontrolne,

4) organy kontroli specjalistycznej w zakresie i trybie określonym w odrębnych przepisach.

2. Organy i kierownicy jednostek organizacyjnych wymienieni w ust. 1 bezpośrednio nadzorują komórki kontrolne, przez które sprawują kontrolę zewnętrzną.

Rozdział  II

FORMY I ZAKRES KONTROLI

Koordynacja kontroli oraz współdziałanie komórek kontrolnych

§  6.

1. Działalność każdego organu i każdej jednostki organizacyjnej w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji poddawana jest kontroli zewnętrznej przez organ upoważniony do jej przeprowadzenia.

2. Działania kontrolne mogą być przeprowadzane w formie kontroli:

1) kompleksowej, która obejmuje całokształt działania kontrolowanej jednostki lub pionu służbowego i jest prowadzona przez organ kontroli zewnętrznej wyższego stopnia,

2) problemowej, która obejmuje wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki lub pionu służbowego,

3) doraźnej, która ma charakter interwencyjny, wynikający z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń, i która w miarę potrzeby może przybrać formę kontroli kompleksowej lub problemowej,

4) sprawdzającej, której celem jest sprawdzenie wykonania zaleceń pokontrolnych, a także zweryfikowania wyników kontroli przeprowadzonych przez komórki kontrolne niższego stopnia lub sprawdzenie zasadności odwołania się kontrolowanych od ustaleń poprzednich kontroli.

3. Kontrola może być przeprowadzana metodą reprezentatywną lub przez całościowe zbadanie przedmiotu kontroli.

4. Szczegółowe cele, zakres i zadania kontroli określa zarządzający jej przeprowadzenie.

§  7.

1. Dyrektor Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) kontroluje działalność organów i jednostek organizacyjnych,

2) koordynuje działalność kontrolną prowadzoną przez komórki kontrolne organów i jednostek organizacyjnych wymienionych w § 5 ust. 1 pkt 2,

3) przedstawia Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji roczne sprawozdanie podsumowujące wyniki kontroli przeprowadzonych przez organy i jednostki organizacyjne,

4) prowadzi prace nad doskonaleniem działalności kontrolnej,

5) określa zasady gromadzenia i obiegu informacji o działalności kontrolnej i jej wynikach.

2. Kierownicy komórek kontrolnych organów i jednostek organizacyjnych wymienionych w § 5 ust. 1 pkt 2 przedstawiają Dyrektorowi Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA sprawozdania z własnych kontroli kompleksowych.

3. Dyrektor Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA przedstawia kierownikom komórek kontrolnych wnioski z działalności kontrolnej, służące doskonaleniu planowania, organizowania i dokumentowania kontroli.

4. Dyrektor Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA w uzgodnieniu z organami i kierownikami jednostek organizacyjnych może włączyć:

1) pracowników Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA do kontroli prowadzonych przez komórki kontrolne tych organów i jednostek,

2) pracowników podległych tym organom i kierownikom do kontroli prowadzonych przez Departament Nadzoru i Kontroli MSWiA.

§  8.

1. Kierownicy komórek kontrolnych organów i jednostek organizacyjnych wymienionych w § 5 ust. 1 pkt 2 oraz Dyrektor Departamentu Finansów MSWiA przedstawiają Dyrektorowi Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA:

1) w terminie do 15 grudnia roczne plany kontroli w celu skoordynowania działań kontrolnych,

2) w terminie do 1 lutego sprawozdania z działalności kontrolnej w minionym roku. Komendanci Główni Policji, Państwowej Straży Pożarnej i Straży Granicznej w sprawozdaniach przedstawiają także wyniki działalności kontrolnej podległych im jednostek wojewódzkich (oddziałów).

2. Sprawozdania z działalności kontrolnej w minionym roku w terminie określonym w ust. 1 pkt 2 składają także:

1) Szef Biura Ochrony Rządu i Dowódca Jednostki Wojskowej Nr 2305,

2) wojewodowie w zakresie właściwości rzeczowej Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

3. Dyrektor Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA przedstawia Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji:

1) w terminie do 15 stycznia roczny plan kontroli Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA,

2) w terminie do 31 maja roczne sprawozdanie podsumowujące działalność kontrolną w zakresie właściwości Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Rozdział  III

PLANOWANIE, PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZANIE KONTROLI

Obowiązki i uprawnienia kontrolujących i kontrolowanych

§  9.

1. W celu właściwego zorganizowania, przygotowania i przeprowadzenia kontroli opracowuje się:

1) roczne plany kontroli kompleksowych, problemowych i sprawdzających,

2) plany wykonawcze - przed rozpoczęciem każdej kontroli.

2. Roczne plany zatwierdzają zarządzający kontrolę, a plany wykonawcze - kierownicy komórek kontrolnych.

§ 10. W rocznym planie kontroli określa się:

1) jednostki lub komórki organizacyjne przewidziane do kontroli,

2) formę kontroli,

3) cel, przedmiot i zakres kontroli,

4) przewidywane terminy rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

§ 11. W planach wykonawczych uwzględnia się dane wymienione w § 10, a ponadto określa się założenia organizacyjno-metodologiczne kontroli oraz imienny skład osobowy zespołu kontrolnego.

§  12.

1. Przygotowanie zespołu kontrolnego do przeprowadzenia kontroli obejmuje:

1) zapoznanie z celem, przedmiotem i zakresem kontroli,

2) zapoznanie z przepisami normującymi działalność stanowiącą przedmiot kontroli,

3) szczegółowy instruktaż,

4) ustalenie zasad współdziałania członków zespołu,

5) omówienie warunków realizacji zadań kontrolnych.

2. Kierownik komórki kontrolnej wyznacza kierownika zespołu kontrolnego, który organizuje zespół kontrolny.

3. Członkowie zespołu kontrolnego podlegają kierownikowi tego zespołu w okresie od rozpoczęcia do zakończenia kontroli.

§  13.

1. Do przeprowadzenia kontroli określonej w planie wykonawczym uprawnia imienne upoważnienie, wystawione przez zarządzającego kontrolę lub za jego zgodą przez kierownika komórki kontrolnej, oraz legitymacja służbowa.

2. Do przeprowadzenia kontroli, podczas której konieczne jest zapoznanie się z wiadomościami oznaczonymi jako tajne specjalnego znaczenia, kontrolujący powinien mieć także odrębne upoważnienie wydane przez zarządzającego kontrolę z zachowaniem przepisów ustawy o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej.

3. Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia kierownikowi kontrolowanej jednostki upoważnienie oraz omawia z nim cel, przedmiot, zakres i sposób przeprowadzenia kontroli.

§  14.

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu z udziału w kontroli, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć:

1) jego roszczeń, praw i obowiązków,

2) roszczeń, praw i obowiązków jego małżonka oraz krewnych i powinowatych do drugiego stopnia,

3) roszczeń, praw i obowiązków osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki bądź kurateli.

2. Kontrolujący może być wyłączony z udziału w kontroli w razie stwierdzenia innych niż wymienione w ust. 1 okoliczności, jeżeli mogą one wywołać wątpliwości co do jego bezstronności.

3. O okolicznościach uzasadniających wyłączenie kierownik zespołu kontrolnego lub inna osoba zawiadamiają zarządzającego kontrolę, który rozstrzyga o wyłączeniu.

§  15.

1. Kontrole przeprowadzane są:

1) w siedzibie jednostki kontrolowanej lub w miejscu wykonywania przez nią zadań,

2) w dniach i godzinach pracy jednostki kontrolowanej, a jeżeli jest to konieczne - na wniosek kierownika zespołu kontrolnego - także w dniach i godzinach wolnych od pracy.

2. Kontrola bądź poszczególne jej czynności mogą być przeprowadzone, w miarę potrzeby, w siedzibie zarządzającego kontrolę.

§ 16. Obowiązkiem kontrolującego jest:

1) rzetelne i obiektywne ustalanie stanu faktycznego, przyczyn i skutków nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, na podstawie dokumentów, oględzin, zeznań świadków, oświadczeń, opinii biegłych, danych z ewidencji i sprawozdawczości oraz innych dowodów,

2) przestrzeganie zasady pobierania dowodów rzeczowych w obecności osoby odpowiedzialnej za kontrolowaną komórkę organizacyjną i opisywanie tej czynności w protokole,

3) przeprowadzanie oględzin magazynów, kontroli kasy i podobnych czynności w obecności osoby odpowiedzialnej za dany dział, a w razie jej nieobecności - komisji powołanej przez kierownika kontrolowanej jednostki, oraz sporządzanie odrębnego protokołu tej czynności, który powinien być podpisany przez kontrolującego, osobę odpowiedzialną za dany dział lub komisję i kierownika kontrolowanej jednostki,

4) przyjęcie od każdej osoby ustnego lub pisemnego oświadczenia, jeżeli ma ono związek z przedmiotem kontroli,

5) informowanie kierownika zespołu kontrolnego o wszelkich wątpliwościach i spornych kwestiach powstających podczas wykonywania czynności kontrolnych oraz postępowanie zgodnie z jego wytycznymi,

6) wykonywanie czynności kontrolnych w sposób zapewniający zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej oraz, w miarę możliwości, nie zakłócający działalności kontrolowanej jednostki,

7) informowanie kierownika kontrolowanej jednostki o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych i usprawniających,

8) w razie ujawnienia okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, zabezpieczenie dokumentów i przedmiotów stanowiących dowody przestępstwa i niezwłoczne pisemne powiadomienie kierownika kontrolowanej jednostki, która zawiadamia organ powołany do ścigania przestępstw lub organ właściwy w sprawach naruszenia dyscypliny budżetowej, oraz kierownika jednostki nadrzędnej.

§ 17. Obowiązkiem kontrolowanego jest:

1) zapewnienie warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,

2) przedstawianie na żądanie kontrolującego dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli,

3) współdziałanie z kontrolującym oraz udzielanie mu pomocy w czynnościach kontrolnych,

4) udzielanie kontrolującemu ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą. Odmowa udzielenia wyjaśnień może nastąpić tylko wówczas, gdy dotyczą one tajemnicy ustawowo chronionej, a kontrolujący nie ma właściwego upoważnienia, oraz gdy dotyczą faktów i okoliczności, których ujawnienie mogłoby narazić na odpowiedzialność karną lub majątkową wezwanego do złożenia wyjaśnień, jego małżonka lub osobę faktycznie pozostającą z nim we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia oraz osobę związaną z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli,

5) sporządzanie uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień i danych niezbędnych do kontroli,

6) zapewnianie nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolujących materiałów pozostawionych na przechowanie w kontrolowanej jednostce.

§ 18. Kontrolujący jest uprawniony do:

1) wstępu do obiektów i pomieszczeń kontrolowanej jednostki,

2) przeglądania spraw i dokumentów, zbiorów informatycznych oraz innych materiałów dowodowych związanych z działalnością kontrolowanej jednostki,

3) dokonywania oględzin,

4) przeprowadzania rozmów wyjaśniających, żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz przesłuchiwania pracowników kontrolowanej jednostki w charakterze świadków. W miarę potrzeby kontrolujący sporządza protokół ustnych wyjaśnień, zgodnie z wymogami kodeksu postępowania administracyjnego,

5) sporządzania odpisów, kopii i wyciągów z badanych dokumentów,

6) zabezpieczania dokumentów, dowodów księgowych i ewidencji składników majątkowych mających znaczenie dowodowe dla ustaleń kontroli,

7) zwracania się o wyjaśnienia do byłych pracowników kontrolowanej jednostki,

8) korzystania za zgodą zarządzającego kontrolę z pomocy biegłych i specjalistów,

9) dokonywania innych czynności uzasadnionych potrzebami kontroli.

Rozdział  IV

DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI KONTROLNYCH I ZAKOŃCZENIE KONTROLI

§  19.

1. Kontrolujący sporządzają:

1) protokół kontroli kompleksowej i problemowej,

2) sprawozdanie z kontroli doraźnej i sprawdzającej.

2. Jeżeli wyniki kontroli mogą stanowić podstawę do pociągnięcia określonej osoby do odpowiedzialności służbowej, materialnej lub karnej bez względu na formę kontroli sporządza się protokół.

§  20.

1. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem dla kontrolującego i kontrolowanego.

2. Protokół powinien zawierać:

1) oznaczenie odpowiednią cechą tajności,

2) nazwę kontrolowanej jednostki,

3) imiona, nazwiska i stanowiska służbowe kontrolujących,

4) daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz informację o przerwach w czynnościach kontrolnych,

5) przedmiotowy zakres kontroli i objęty nią okres,

6) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki, a w razie potrzeby także kierowników komórek organizacyjnych tej jednostki,

7) rodzaj i liczbę sprawdzonych spraw i dokumentów oraz przeprowadzonych rozmów i pisemnych wyjaśnień,

8) opis ustaleń, z powołaniem się na numery rejestracyjne spraw i dokumentów, oraz imiona i nazwiska kontrolowanych, których dotyczą stwierdzone fakty,

9) wykaz załączników stanowiących dowodowe uzasadnienie zawartych w protokole ustaleń,

10) wnioski wynikające z ustaleń kontroli,

11) wzmiankę o poinformowaniu kierownika kontrolowanej jednostki o przysługujących mu uprawnieniach, o których mowa w ust. 5,

12) dane o liczbie wykonanych egzemplarzy protokołu oraz wzmiankę o doręczeniu jednego egzemplarza kierownikowi kontrolowanej jednostki,

13) datę podpisania protokołu.

3. Protokół podpisują kierownik i członkowie zespołu kontrolnego oraz kierownik kontrolowanej jednostki bądź upoważniony przez niego zastępca.

4. Na podstawie protokołu kontrolujący omawiają z kontrolowanym ustalenia oraz przedstawiają propozycje zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

5. Jeżeli kierownik kontrolowanej jednostki:

1) zgłosi przed podpisaniem protokołu zastrzeżenia co do jego treści, to kontrolujący zobowiązany jest zbadać ich zasadność i w uzasadnionych wypadkach uzupełnić lub skorygować protokół,

2) odmawia podpisania protokołu, jest zobowiązany do przedstawienia w terminie 7 dni pisemnego wyjaśnienia przyczyn odmowy,

3) podpisując protokół wnosi zastrzeżenia, szczegółowe ich wyjaśnienie powinien złożyć na piśmie w terminie 7 dni organowi, który zarządził kontrolę.

6. Protokół, którego podpisania odmówił kierownik kontrolowanej jednostki, podpisują kontrolujący, czyniąc w nim wzmiankę o odmowie podpisania i dołączając złożone przez kontrolowanego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

§  21.

1. Sprawozdanie, o którym mowa w § 19 ust. 1 pkt 2, powinno zawierać opis stwierdzonych faktów i dowodów, ocenę realizacji zadań i zgodności działania kontrolowanej jednostki z obowiązującymi przepisami oraz wnioski wynikające z ustaleń kontroli.

2. Sprawozdanie podpisują wyłącznie kontrolujący.

§  22.

1. Dokumenty, o których mowa w § 19, przedstawiają:

1) Dyrektor Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA każdorazowo Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, sekretarzowi stanu oraz podsekretarzom stanu w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, stosownie do zakresu obowiązków,

2) kierownicy komórek kontrolnych urzędów organów centralnych i wojewódzkich (oddziałów) kierownikom tych urzędów (oddziałów),

3) kierownicy komórek kontrolnych jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1, kierownikom tych jednostek.

2. Do protokołów kontroli przedstawianych organom i kierownikom jednostek organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, dołącza się informację o wynikach kontroli ze wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych, a także wnioski zmierzające do usunięcia nieprawidłowości.

3. Informację po zaakceptowaniu zawartych w niej wniosków przesyła się organowi (kierownikowi) nadzorującemu skontrolowaną jednostkę w celu realizacji wniosków.

4. Kopie syntetycznych informacji z wnioskami zaakceptowanymi przez organy centralne i kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1, kierownicy właściwych komórek kontrolnych przekazują Dyrektorowi Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA.

5. Kopie syntetycznych informacji z wnioskami zaakceptowanymi przez kierowników urzędów wojewódzkich (oddziałów) przesyłane są kierownikom komórek kontrolowanych urzędów wyższego stopnia.

§ 23. Kierownik skontrolowanej jednostki w ciągu 30 dni od daty otrzymania protokołu zawiadamia kierownika komórki kontrolnej, która przeprowadziła kontrolę, o wykonaniu wniosków lub przedstawia harmonogram przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji.

§ 24. Traci moc zarządzenie Nr 43 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 12 marca 1993 r. w sprawie wykonywania kontroli przez organy resortu spraw wewnętrznych (Dz. Urz. MSW Nr 3, poz. 42 oraz z 1996 r. Nr 2, poz. 2).

§ 25. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.