Wyznaczenie ról, utrzymanie i doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.UPRP.2023.2

Akt obowiązujący

Wersja od: 31 stycznia 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 1

PREZESA URZĘDU PATENTOWEGO RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

z dnia 31 stycznia 2023 r.

w sprawie wyznaczenia ról, utrzymania i doskonalenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej

Na podstawie art. 263 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 324 oraz z 2022 r. poz. 2185) oraz § 3 ust. 2 statutu Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 lutego 2021 r. w sprawie nadania statutu Urzędowi Patentowemu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2021 r. poz. 248) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwanym dalej "Urzędem" funkcjonuje Zintegrowany System Zarządzania, zwany dalej "ZSZ", obejmujący:

1) System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, zwany dalej "SPZK", przez który rozumie się działania zgodne z przyjętą w Urzędzie Polityką Antykorupcyjną ustanowioną zarządzeniem nr 8 Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskie z dnia 19 września 2022 r. (Dz. Urz. z 2022 r. poz. 7);

2) System Zarządzania Jakością, zwanym dalej "SZJ", przez który rozumie się działania zgodne z wdrożonym w Urzędzie System Zarządzania Jakością według wymagań normy PN EN ISO 9001:2015 oraz przyjętą w jego ramach dokumentacją systemową.

§  2. 

1. W celu należytego funkcjonowania ZSZ powołuje się:

1) Pełnomocnika ds. ZSZ do zadań którego należy w szczególności nadzór, utrzymanie oraz doskonalenie ZSZ oraz opiniowanie i rekomendacja kierunków rozwoju systemu ZSZ. Funkcję Pełnomocnika ds. ZSZ pełni Dyrektor Generalny Urzędu;

2) Doradcę ds. etyki, do zadań którego należy w szczególności:

a) doradztwo etyczne w ramach ZSZ,

b) współudział w przeprowadzaniu analizy ryzyka dla SPZK, w tym sporządzanie diagnozy zagrożeń korupcyjnych oraz wykazu stanowisk objętych tym zagrożeniem w Urzędzie,

c) przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych w zakresie etyki i postępowania etycznego oraz nadzór nad ich wdrożeniem w Urzędzie,

d) podejmowanie działań informacyjno-edukacyjnych w celu budowania świadomości pracowników w zakresie zagadnień etycznych i walki z korupcją, w tym organizacja lub wnioskowanie o organizację szkoleń dla pracowników,

e) monitorowanie wdrażania polityki procedur antykorupcyjnych w celu zapewnienia ich znajomości przez pracowników oraz udzielanie kierownictwu i pracownikom porad w zakresie ich stosowania w praktyce;

3) Koordynatora ds. ZSZ, do zadań którego należy w szczególności:

a) opracowanie projektów aktów wewnętrznych w ramach ZSZ oraz aktualizacja dokumentów SZJ,

b) koordynacja prac związanych z monitorowaniem, utrzymaniem, przeglądem oraz doskonaleniem SZJ,

c) sprawowanie nadzoru nad auditorami wewnętrznymi SZJ,

d) współudział w przeprowadzaniu analizy ryzyka dla SZJ,

e) organizacja lub wnioskowanie o organizację szkoleń dla kierownictwa Urzędu, pracowników oraz auditorów SZJ w celu aktualizacji wiedzy z zakresu SZJ;

4) Zespół auditorów wewnętrznych SZJ, do zadań którego należy w szczególności:

a) prowadzenie oceny funkcjonowania SZJ,

b) gromadzenie materiałów dowodowych oraz spostrzeżeń z przeprowadzonych badań auditowych,

c) przedstawianie wyników przeprowadzonych auditów i omawianie ich z Koordynatorem ds. ZSZ lub Pełnomocnikiem ds. ZSZ,

d) opracowywanie rekomendacji do doskonalenia SZJ.

2. Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego Urzędu pełni nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z zagrożeniem korupcyjnym w Urzędzie.

§ 3. Zatwierdza się przyjętą w Urzędzie Politykę Zintegrowanego Systemy Zarządzania, określoną w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 4. Uchyla się Zarządzenie nr 4 Prezesa Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 9 marca 2011 r. w sprawie wyznaczenia ról i wdrożenia Zintegrowanego Systemu Zarządzania w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

POLITYKA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA

(System Zarządzania Jakością oraz System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym)

WIZJA URZĘDU

Kreatywność jest dla nas najlepszą inspiracją od ponad 100 lat. Dlatego naszą wizją jest tworzenie nowoczesnego i profesjonalnego urzędu, który wspiera twórców w osiąganiu korzyści z własności przemysłowej.

MISJA URZĘDU

Chroniąc własność przemysłową wspieramy innowacyjność i konkurencyjność polskiej gospodarki.

CELE STRATEGICZNE URZĘDU:

* Wspieranie twórców w uzyskiwaniu ochrony przedmiotów własności przemysłowej;

* Edukacja i podnoszenie świadomości w zakresie własności intelektualnej;

* Skracanie i upraszczanie procedury przed Urzędem;

* Wdrażanie przyjaznych i łatwych w użyciu narzędzi cyfrowych;

* Zorientowanie na klienta poprzez stałe podnoszenie jakości świadczonych usług;

* Tworzenie nowoczesnych i przyjaznych miejsc pracy.

Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej realizuje swoje zadania w oparciu o wymagania ustawy - Prawo własności przemysłowej. Realizując swoje cele strategiczne, w szczególności w zakresie przyjmowania zgłoszeń przedmiotów własności przemysłowej, ich badania, jak również prowadzenia rejestrów i współpracy z Klientami Urząd Patentowy działa z zachowaniem najwyższej jakości przy zapewnieniu, że procesy są wolne od korupcji.

Cele realizowane są poprzez:

* utrzymanie produktywności i wydajności procesów;

* zarządzanie ryzykiem w zidentyfikowanych procesach i obszarach;

* utrzymanie ciągłości realizacji usług;

* optymalizacja kosztów utrzymania Urzędu i realizacji usług;

* nadzorowanie odpowiedniego poziomu budżetowania jednostki;

* udzielanie rzetelnych i użytecznych informacji;

* nabywanie i utrzymywanie umiejętności i wiedzy potrzebnych do realizacji procesów.

Realizując powyższe cele w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej wprowadzono Zintegrowany System Zarządzania spełniający wymagania normy PN-EN ISO 9001:2015 oraz wymagania dla Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym.

Wszyscy pracownicy Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej zostali zapoznani z założeniami Zintegrowanego Systemu Zarządzania, są świadomi, że utrzymanie standardów jakości i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym umożliwia rozwój Urzędu, a tym samym przyczynia się do osiągnięcia założonych celów.

Nadzorując realizację postanowień wynikających z Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania, Najwyższe Kierownictwo Urzędu zobowiązuje się do:

* corocznego prowadzenia analizy ryzyka dla zidentyfikowanych procesów i obszarów;

* zapewnienia zasobów do utrzymania systemu;

* spełnienia wszelkich wymagań mających zastosowanie;

* przestrzegania zasad wynikających z wprowadzenia w Urzędzie Patentowym Polityki ZSZ;

* ciągłego doskonalenia skuteczności systemu.