Wprowadzenie w Ministerstwie Zdrowia instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MZ.2006.12.60

Akt utracił moc

Wersja od: 28 sierpnia 2006 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA ZDROWIA¹⁾

z dnia 1 sierpnia 2006 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Zdrowia instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 i Nr 104, poz. 708) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Zdrowia wprowadza się instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji sprawuje Dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego w Ministerstwie Zdrowia.

§ 3. Traci moc zarządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 16 lutego 1998 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w resorcie zdrowia i opieki społecznej (Dz. Urz. Min. Zdrow. Nr 2, poz. 2).

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

______

¹⁾ Minister Zdrowa kieruje działem administracji rządowej - zdrowie, na podstawi § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Zdrowia (Dz. U. Nr 131, poz. 924).

ZAŁĄCZNIK 

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Zdrowia

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Zdrowia, zwana dalej "Instrukcją", określa:

1) organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego Ministerstwa Zdrowia, zwanego dalej "Archiwum";

2) tryb postępowania z aktami przekazywanymi do Archiwum;

3) zasady przechowywania i udostępniania akt;

4) zasady i tryb przekazywania:

a) materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

b) dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

§ 2. Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć:

1) komórka organizacyjna - komórkę powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienioną w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa Zdrowia (departament, biuro, samodzielne stanowisko pracy);

2) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

3) spis spraw - formularz, służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła przewidzianego w rzeczowym wykazie akt;

4) teczka spraw - skoroszyt, segregator, teczka wiązana, służąca do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, objętych tą samą grupą tematyczną ustaloną w rzeczowym wykazie akt;

5) właściwe archiwum państwowe - Archiwum Akt Nowych;

6) wykaz akt - rzeczowa klasyfikacja akt, powstających w toku działalności jednostki organizacyjnej i ich kwalifikację archiwalną, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

7) znak spraw - zespół symboli, oznaczających komórkę organizacyjną oraz przynależność do konkretnego działu rzeczowego akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

§ 3. Zasady przekazywania, przechowywania i udostępniania w Archiwum dokumentacji, zawierającej informacje niejawne, regulują odrębne przepisy.

§  4.

1. Archiwum gromadzi dokumentację powstającą w wyniku działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa Zdrowia, zwanego dalej "Ministerstwem", która dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

2. Materiały archiwalne, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 i Nr 104, poz. 708), zwanej dalej "ustawą", stanowią część składową państwowego zasobu archiwalnego i są przeznaczone do wieczystego przechowywania we właściwym archiwum państwowym. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych stosuje się symbol "A".

3. Dokumentacja niearchiwalna są to akta, posiadające jedynie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol "B", z tym że:

1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego okresu przechowywania w rzeczowym wykazie akt podlegają brakowaniu; okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy;

2) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają ekspertyzie ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych akt. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem akt za materiały archiwalne;

3) symbolem "Bc" oznacza się akta, mające krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym ich wykorzystaniu do prac bieżących mogą zostać przekazane na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej, za wiedzą i zgodą pracownika Archiwum.

§ 5. Podział dokumentacji na materiały archiwalne (akta kat. "A") i dokumentację niearchiwalną (akta kat. "B") został ustalony w rzeczowym wykazie akt, określonym przez Ministra Zdrowia dla Ministerstwa.

§ 6. Archiwum jest komórką, stanowiącą część struktury Ministerstwa i organizacyjnie usytuowana jest w Biurze Administracyjno-Gospodarczym Ministerstwa.

§ 7. Bezpośredni nadzór nad Archiwum sprawuje Dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego, zwany dalej "Dyrektorem BAG".

Rozdział  II

Zakres działania Archiwum

§ 8. W Ministerstwie funkcjonuje Archiwum wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych.

§ 9. W Archiwum gromadzi się i przechowuje dokumentację, o której mowa w § 4.

§ 10. Do zadań Archiwum należy:

1) współpraca z komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowywania ich do przekazania do Archiwum;

2) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa;

3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

4) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym w trybie i godzinach ustalonych przez Dyrektora BAG;

5) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami;

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę bądź zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych;

7) współpraca z Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  III

Pracownicy Archiwum

§  11.

1. Pracownicy Archiwum powinni posiadać odpowiednie kwalifikacje; każdy pracownik powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie i ukończony kurs archiwalny I stopnia.

2. Pracownicy Archiwum powinni być przeszkoleni teoretycznie i praktycznie w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

3. Pracownicy Archiwum są zobowiązani do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych we współpracy z Archiwum Akt Nowych i Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

§  12.

1. Do podstawowych obowiązków pracowników Archiwum należy w szczególności:

1) prowadzenie prac wymienionych w § 10;

2) sporządzanie rocznego planu pracy Archiwum, obejmującego w szczególności ilość dokumentacji przeznaczonej do:

a) przejęcia z komórek organizacyjnych Ministerstwa,

b) przekazania do Archiwum Akt Nowych,

c) wydzielenia do brakowania,

d) wydzielenia do ekspertyzy;

3) sporządzanie, w terminie do końca marca następnego roku, sprawozdań z rocznej działalności Archiwum, obejmujących w szczególności ilość:

a) dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa,

b) dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej,

c) materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Akt Nowych,

d) dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę lub zniszczenie.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, Dyrektor BAG składa Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa, zwanym dalej "Dyrektorem Generalnym", który zarządza jego przesłanie do Archiwum Akt Nowych wraz z kompletem spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych (kat. "A").

Rozdział  IV

Lokal i jego wyposażenie

§  13.

1. Archiwum powinno dysponować pomieszczeniami, w których należy zorganizować miejsce pracy dla pracowników Archiwum i osób korzystających z akt oraz magazyn Archiwalny.

2. Wielkość pomieszczeń powinna być dostosowana do liczby zgromadzonej dokumentacji i jej przewidywanego przyrostu.

3. Magazyn Archiwum powinien być wyposażony w:

1) regały metalowe, stacjonarne lub przesuwne oraz inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt (odstępy nie mniejsze niż 70 cm między regałami) oraz regały oznakowane cyframi rzymskimi, a półki oznakowane cyframi arabskimi;

2) sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe, koce z waty szklanej i worki ewakuacyjne), a w miarę możliwości instalację przeciwpożarową;

3) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności;

4) schemat topograficzny rozmieszczenia akt, umieszczony w widocznym miejscu.

4. Magazyn Archiwum powinien być zabezpieczony przed włamaniem i kradzieżą przez okratowanie okien, wzmocnienie drzwi wejściowych blachą oraz zainstalowanie co najmniej dwóch atestowanych zamków, a w miarę możliwości alarmowej instalacji antywłamaniowej.

5. Magazyn Archiwum powinien być suchy, równomiernie ocieplany w ciągu całego roku, nie narażany na bezpośrednie działanie promieni słonecznych (zabezpieczeniem są lniane zasłony lub żaluzje). Utrzymywana temperatura powinna wynosić 16-18° C, a wilgotność 50-65%.

6. W pomieszczeniu Archiwum nie należy przechowywać materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz przedmiotów nie stanowiących jego wyposażenia.

7. Palenie tytoniu w pomieszczeniach Archiwum jest zabronione.

8. Pomieszczenia Archiwum nie mogą być ogrzewane za pomocą urządzeń, stwarzających zagrożenie pożarowe.

§  14.

1. Prawo wstępu do pomieszczeń Archiwum posiada pracownik Archiwum, Dyrektor BAG oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia.

2. Po zakończeniu pracy pomieszczenia Archiwum należy zamykać i plombować, a klucze, w tym zapasowe, powinny być odpowiednio zabezpieczone przez ochronę Ministerstwa.

Rozdział  V

Przejmowanie dokumentacji

§ 15. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia następnego roku po zakończeniu sprawy. Po upływie tego terminu akta są przejmowane przez Archiwum.

§  16.

1. Akta przejmowane przez Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, przekazującą akta.

2. Przez uporządkowanie rozumie się:

1) ułożenie sprawami akt wewnątrz teczek według spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu;

2) opisanie teczek aktowych przez umieszczenie na tytułowej stronie:

a) na środku u góry - pełnej nazwy Ministerstwa oraz komórki organizacyjnej,

b) w lewym górnym rogu - znaku akt, złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt,

c) w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej akt, a w przypadku kat. "B" również okresu ich przechowywania,

d) na środku - tytułu akt (hasła według rzeczowego wykazu akt) z bliższym określeniem zawartości teczki oraz uzupełnionego o rodzaj akt,

e) pod tytułem - dat krańcowych akt znajdujących się w teczce, w szczególności daty najwcześniej i najpóźniej wytworzonych akt;

3) wyłączenie z teczek akt kat. "Bc" oraz usunięcie części metalowych oraz folii;

4) spięcie akt plastikowym klipsem biurowym i ponumerowanie wszystkich zapisanych stron w teczkach aktowych, zawierających materiały archiwalne;

5) usystematyzowanie teczek aktowych, zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

3. Materiały archiwalne (akta kat. "A") powinny być umieszczone w bezkwasowych, tekturowych teczkach wiązanych, przyjaznych dla nośnika papierowego.

4. Arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart.

5. Grubość teczki z aktami nie powinna przekraczać grubości grzbietu okładki teczki.

§  17.

1. Komórki organizacyjne przekazują akta do Archiwum na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych osobno dla materiałów archiwalnych (akt kat. "A"), w czterech egzemplarzach i dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. "B"), w trzech egzemplarzach.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka organizacyjna przekazująca akta, pozostałe są przeznaczone dla Archiwum, z wyjątkiem jednego egzemplarza spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych, który przekazuje się do wiadomości Archiwum Akt Nowych.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje dyrektor komórki organizacyjnej, przekazującej akta oraz pracownik Archiwum.

4. Pracownik Archiwum rejestruje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności ich wpływu, nadaje im numery bieżące tego wykazu oraz uzupełnia ich treść przez odnotowanie w rubryce 7 numeru regału i półki, na której złożono akta.

§  18.

1. Przejęte teczki aktowe pracownik Archiwum oznacza stemplem archiwalnym, w obrębie którego umieszcza sygnaturę archiwalną. Sygnatura teczki składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji w tym spisie.

2. Archiwum przejmuje akta spraw zakończonych kompletnymi rocznikami. Te, które są nadal potrzebne do prac bieżących, mogą pozostać w komórce organizacyjnej po formalnym przekazaniu ich do Archiwum, po umieszczeniu odpowiedniej adnotacji w rubryce 7 spisu zdawczo-odbiorczego.

§  19.

1. Pracownik Archiwum może odmówić przyjęcia akt do Archiwum w przypadkach:

1) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym;

2) stwierdzenia, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi;

3) stwierdzenia, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

2. O powodach nie przyjęcia akt do Archiwum pracownik powiadamia Dyrektora BAG.

Rozdział  VI

Przyjmowanie dokumentacji zapisanych na nośnikach elektronicznych i ich przechowywanie

§  20.

1. Przedmiotem ochrony powinny być zapisy (dane) na nośnikach elektronicznych, natomiast ochrona nośników służy jedynie realizacji tego celu.

2. Odpowiednie procedury informatyczne przyjęte w Ministerstwie powinny zapewnić cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa całości zgromadzonych danych na bezpiecznych odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym miejscu, którym może być wydzielona część Archiwum, z tym że:

1) pomieszczenie powinno być chłodne, suche i zaciemnione, nie narażone na promieniowanie ultrafioletowe;

2) temperatura powinna wynosić ok. 18° C, wilgotność ok. 40%, a natężenie promieniowania ultrafioletowego - 75 µW/lumen.

3. W przypadku nośników typu płyt CD-R, DVD-R należy przestrzegać następujących zasad:

1) do opisu na płycie nie należy używać twardych i ostrych przyborów (ołówków, długopisów), ale specjalnych pisaków, których tusz nie zawiera rozpuszczalników, mogących uszkodzić płytę;

2) płyty należy przechowywać w odpowiednich opakowaniach tak, aby zabezpieczyć je przed zanieczyszczeniami i ograniczyć wpływ czynników zewnętrznych, w szczególności nie wystawiać płyt na działanie promieni słonecznych.

4. Nie zaleca się przechowywania danych zapisanych na dyskietkach, które nie spełniają wymogów, obejmujących długotrwałe ich przechowywanie.

5. W przypadku przejmowania nośników elektronicznych przez Archiwum należy:

1) przejmować wyłącznie nośniki szczegółowo opisane, opisujące ich zawartość (tematykę) z podaniem nazwy i wersji zastosowanego edytora tekstu;

2) przejmować na podstawie ewidencji tych nośników, sporządzonej przez przekazującego.

Rozdział  VII

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

§  21.

1. Akta przechowywane można układać:

1) według podziału na komórki organizacyjne, pozostawiając rezerwę miejsca na przyjęcie nowych roczników akt;

2) sukcesywnie, w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Układ teczek aktowych na półkach może być:

1) pionowy - systemem bibliotecznym (od lewej ku prawej stronie);

2) poziomy - teczka na teczce od dołu ku górze w kolejności sygnatur.

3. Wybór pozostawia się pracownikowi Archiwum, który powinien wybrać rozwiązanie dostosowane do warunków panujących w magazynie.

4. Materiały archiwalne (akta kat. "A"), zgodnie z przyjętym układem, przechowuje się na wydzielonych regałach.

§  22.

1. Ewidencję zasobu Archiwum stanowią następujące pomoce ewidencyjne:

1) spis zdawczo-odbiorczy akt - stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji;

3) karta udostępnienia akt - wzór formularza stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji;

4) spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych, przekazanych do archiwum państwowego - stanowi załącznik nr 4 do Instrukcji;

5) spis dokumentacji niearchiwalnej aktowej, przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie - stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji;

6) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej - stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji;

7) protokół stwierdzający brak lub uszkodzenia akt.

2. Pomoce ewidencyjne, wymienione w ust. 1, należą do akt kat. "A". Nie mogą być wynoszone na zewnątrz Archiwum i należy je przechowywać w oddzielnych teczkach.

3. Karty udostępnienia akt przechowuje się w Archiwum przez okres dwóch lat, licząc od daty zwrotu akt. Karty akt wypożyczonych przechowuje się oddzielnie aż do chwili ich zwrotu.

4. Wszystkie akta przechowywane w Archiwum objęte są prowadzoną na bieżąco ewidencją.

§ 23. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych, ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych, zbiór ten służy do udostępnienia akt.

§ 24. W Archiwum mogą być również stosowane inne pomoce ewidencyjne w szczególności skorowidze alfabetyczne, rejestry, inwentarze tematyczne, księgi inwentarzowe nośników informatycznych.

Rozdział  VIII

Udostępnianie dokumentacji

§  25.

1. Akta przechowywane w Archiwum mogą być udostępniane do celów służbowych, naukowo-badawczych oraz do innych celów w pomieszczeniu Archiwum lub wyjątkowo poza pomieszczeniem Archiwum, jednak w obrębie siedziby Ministerstwa.

2. Zabrania się wypożyczania poza pomieszczenie Archiwum:

1) akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała;

2) akt uszkodzonych;

3) pomocy ewidencyjnych.

3. Wypożyczanie akt do celów służbowych poza teren Ministerstwa może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach za pisemną zgodą Dyrektora Generalnego, po uzgodnieniu z dyrektorem komórki organizacyjnej, z której te akta pochodzą, na ściśle wyznaczony termin.

4. Korzystanie z akt przechowywanych w Archiwum przez placówki naukowe, instytucje środków masowego przekazu i inne wymaga każdorazowo zgody Dyrektora Generalnego, stosownie do przepisów:

1) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm¹⁾);

2) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm²⁾);

3) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711);

4) ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439, z późn. zm³⁾);

5) ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 i Nr 121, poz. 843);

6) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36).

5. Udostępnia się wyłącznie całe teczki aktowe, nie wypożycza się pojedynczych akt, zawartych w tych teczkach.

6. Akta udostępnia pracownik Archiwum na podstawie karty udostępnienia, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki.

§  26.

1. Przy zwrocie akt pracownik Archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu akt odnotowuje na karcie udostępnienia w obecności zwracającego akta.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń udostępnionych akt, pracownik Archiwum sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający akta oraz jego bezpośredni przełożony.

3. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych materiałów lub dołącza się do akt uszkodzonych, drugi egzemplarz przekazuje się dyrektorowi komórki organizacyjnej, której akta udostępniono, celem wyjaśnienia okoliczności sprawy, trzeci przechowuje się w specjalnej teczce.

Rozdział  IX

Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę

§ 27. W pierwszym półroczu każdego roku pracownik Archiwum dokonuje przeglądu i wydzielenia akt, zgromadzonych w Archiwum. Przez wydzielanie akt należy rozumieć:

1) wyłączenie materiałów archiwalnych (akt kat. "A"), podlegających przekazaniu do Archiwum Akt Nowych;

2) wyłączenie dokumentacji kategorii "BE", podlegającej w danym roku ekspertyzie Archiwum Akt Nowych;

3) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął, na makulaturę.

§  28.

1. Wydzielania akt dokonuje Komisja, w której skład wchodzą:

1) przewodniczący Komisji - Dyrektor BAG;

2) pozostali członkowie:

a) pracownik Archiwum,

b) pracownik komórki organizacyjnej, której akta podlegają wydzieleniu.

2. Komisję każdorazowo powołuje Dyrektor Generalny.

3. Do zadań Komisji należy:

1) typowanie materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Akt Nowych;

2) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. "B") do zniszczenia, względnie ustalenia dla nich innego okresu przechowywania;

3) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już minął oraz spisu tej dokumentacji.

4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji, zaliczonej do materiałów archiwalnych (kat. "A") w wykazie akt, może natomiast przedłużyć termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

§  29.

1. Akta przeznaczone do przekazania na makulaturę należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia ich w spisie przesłanym do Archiwum Akt Nowych do czasu otrzymania zgody.

2. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej do zniszczenia wraz z jej spisem Komisja przedkłada Dyrektorowi Generalnemu, w celu uzyskania akceptacji.

3. Jeden egzemplarz protokołu, o którym mowa w ust. 2, wraz z jej spisem Dyrektor BAG przesyła do Archiwum Akt Nowych, w celu uzyskania jednorazowej zgody na dokonanie zniszczenia akt.

4. Archiwum Akt Nowych może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji, zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania.

§  30.

1. Archiwum Akt Nowych wydaje zgodę na brakowanie dokumentacji w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w Archiwum wraz ze spisem wybrakowanej dokumentacji, drugi jest przeznaczony dla zbiornicy makulatury lub innego podmiotu gospodarczego, zajmującego się zawodowo niszczeniem dokumentacji.

2. Od decyzji Archiwum Akt Nowych służy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

3. Pracownik Archiwum po uzyskaniu zgody, o której mowa w ust. 1, przekazuje akta na makulaturę oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o jej zniszczeniu.

§  31.

1. Akta kat. "BE" wydzielone przez Komisję do ekspertyzy należy zgrupować w jednym miejscu w Archiwum, a ich spis przesłać do Archiwum Akt Nowych, z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy, akta zakwalifikowane do dalszego przechowywania należy umieścić we właściwym miejscu ich przechowywania, zmieniając ich kwalifikację archiwalną stosownie do ustaleń ekspertyzy. Zmianę kwalifikacji akt należy również odnotować w spisie zdawczo-odbiorczym.

3. Akta kat. "BE", co do których ekspertyza nie wykazała potrzeby zmiany kwalifikacji archiwalnej, podlegają brakowaniu.

Rozdział  X

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych

§ 32. Archiwum przekazuje materiały archiwalne do Archiwum Akt Nowych po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia. Materiały archiwalne powinny być uporządkowane, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

§  33.

1. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w trzech egzemplarzach i podpisanych przez Dyrektora Generalnego oraz pracownika Archiwum. Dwa egzemplarze spisu są przeznaczone dla Archiwum Akt Nowych, jeden dla Archiwum.

2. Do spisów zdawczo-odbiorczych należy dołączyć notatkę o działalności Ministerstwa, a także rzeczowy wykaz akt obowiązujący w okresie, z którego pochodzą przekazywane akta. Oprócz nośnika papierowego, ewidencję materiałów archiwalnych należy sporządzić również na nośniku elektronicznym (płycie CD-R).

3. Materiały archiwalne przeznaczone do przekazania do Archiwum Akt Nowych są zabezpieczone i uporządkowane, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

4. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych ponosi Ministerstwo.

Rozdział  IX

Kontrola Archiwum

§ 34. Kontrolę Archiwum przeprowadzają przedstawiciele Archiwum Akt Nowych.

§  35.

1. Przedstawiciele Archiwum Akt Nowych sporządzają protokoły kontroli Archiwum i w razie potrzeby wydają zalecenia pokontrolne, do realizacji których zobowiązane jest Ministerstwo.

2. Protokół kontroli Archiwum podpisuje osoba kontrolująca, Dyrektor Generalny oraz pracownik Archiwum.

Rozdział  XII

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji działalności Ministerstwa

§ 36. W przypadku reorganizacji lub likwidacji działalności Ministerstwa postępowanie z aktami określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.

______

¹⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407, oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1996 r. Nr 156, poz. 775, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 769, z 1998 r. Nr 99, poz. 632 i Nr 106, poz. 668, z 2001 r. Nr 100, poz. 1080, z 2003 r. Nr 217, poz. 2125, z 2004 r. Nr 273, poz. 2703, oraz z 2005 r. Nr 163, poz. 1362.

Załącznik  Nr 1

WZÓR

Warszawa, .............

...........................................

(nazwa pracodawcy i komórki organizacyjnej)

Spis zdawczo-odbiorczy akt Nr....

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Daty skrajne od-do	Kat. akt	Liczba teczek	Miejsce przechowania akt w Archiwum	Data zniszczenia lub przekazania do Archiwum
1	2	3	4	5	6	7*	8*

* rubryki nr 7 i 8 wypełnia Archiwum

Załącznik  Nr 2

WZÓR

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH AKT

Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	Liczba		Uwagi
			poz. spisu	teczek
1	2	3	4	5	6

Załącznik  Nr 3

WZÓR

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Nr .......

............................. Warszawa, ...........

(nazwa komórki organizacyjnej)

..........................

(termin zwrotu akt)

Proszę o udostępnienie/wypożyczenie akt* powstałych w komórce

organizacyjnej ...............................................

z lat ..................... o znakach ........................

i upoważniam do ich wykorzystania ............................

..........................................

(podpis dyrektora komórki organizacyjnej)

Potwierdzam odbiór wymienionych wyżej akt

.........................................

(podpis pracownika odbierającego akta)

Adnotacja o zwrocie akt

................... ........ ............................

(podpis pracownika) (data) (podpis pracownika Archiwum)

oddającego akta

* niepotrzebne skreślić

Załącznik  Nr 4

WZÓR

.............................. ................. dnia .....

(nazwa i adres jednostki (miejscowość)

organizacyjnej przekazującej

materiały archiwalne)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR

materiałów archiwalnych ......................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

przekazanych do archiwum państwowego w .......................

Lp.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Daty skrajne od-do	Uwagi
1	2	3	4	5

............................ ...........................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

Załącznik  Nr 5

WZÓR

.........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Lp.	Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

Załącznik  Nr 6

WZÓR

........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe

członków Komisji):

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na

makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w

ilości ........ mb i stwierdziła, że stanowi ona

dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych

jednostki organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej

przechowywania, określone w rzeczowym wykazie akt lub

kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Podpisy członków Komisji:

1) Przewodniczący Komisji: ................

2) pozostali członkowie:

a) .....................................

b) .....................................

Zał.

..................... kart,

............ pozycji spisu.