Wprowadzenie w Ministerstwie Transportu i Budownictwa instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MTiB.2006.6.20

Akt utracił moc

Wersja od: 4 maja 2006 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21

MINISTRA TRANSPORTU I BUDOWNICTWA

z dnia 4 maja 2006 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Transportu i Budownictwa instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.¹⁾), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Transportu i Budownictwa wprowadza się do stosowania:

1) Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Transportu i Budownictwa, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Transportu i Budownictwa, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 7 Ministra Infrastruktury z dnia 13 maja 2003 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury instrukcji kancelaryjnej (Dz. Urz. MI Nr 7, poz. 13 oraz z 2004 r. Nr 12, poz. 64) oraz decyzja nr 260 Ministra Infrastruktury z dnia 15 grudnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Infrastruktury rzeczowego wykazu akt (Dz. Urz. MI Nr 22, poz. 223).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69, Nr 64, poz. 565, Nr 163, poz. 1362 i Nr 175, poz. 1462.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA TRANSPORTU I BUDOWNICTWA

Rozdział  1

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Transportu i Budownictwa, zwana dalej "Instrukcją kancelaryjną" ustala w Ministerstwie Transportu i Budownictwa:

1) typowe czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z korespondencją w toku bieżącej pracy;

2) zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych;

3) cykl obiegu pism od chwili wpływu do Ministerstwa lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do momentu przekazania ich do Archiwum.

2. Instrukcja kancelaryjna określa zasady postępowania z dokumentacją jawną niezależnie od techniki jej wykonania i formy zewnętrznej. Zasady postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz zasady obiegu dokumentów finansowych określają odrębne przepisy.

3. Użyte w Instrukcji kancelaryjnej określenia oznaczają:

1) Ministerstwo - Ministerstwo Transportu i Budownictwa;

2) Minister - Minister Transportu i Budownictwa;

3) bezdziennikowy system kancelaryjny - system polegający na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym stanowiącej podstawę rejestrowania spraw w spisie spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw i podziału akt na kategorie archiwalne, rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące spraw;

4) Kancelaria Ogólna - komórka wykonująca obsługę pocztową Ministerstwa;

5) komórka organizacyjna - departamenty i biura Ministerstwa, a także Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny Ministra, Sekretariat Krajowej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego oraz Państwową Komisję Badania Wypadków Lotniczych;

6) referent - pracownik załatwiający merytorycznie sprawę, przechowujący dokumentację sprawy po jej zakończeniu oraz odpowiedzialny za przekazanie jej do Archiwum;

7) rzeczowy wykaz akt - rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Ministerstwa, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

8) sekretariat - stanowisko pracy zajmujące się przede wszystkim obsługą kancelaryjną komórki organizacyjnej;

9) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w rzeczowym wykazie akt;

10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

11) akta sprawy - notatki i szereg pism dotyczących tego samego zagadnienia;

12) teczka spraw (aktowa) - skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp. służąca m.in. do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych rzeczowym wykazem akt;

13) załącznik - luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego; akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość uważa się za jeden załącznik; dokumenty, pisma zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki, itp. traktuje się jako pojedyncze załączniki;

14) znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną referenta oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki;

15) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.

Rozdział  2

System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§ 2. 1.W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących sprawy) w spisie spraw, prowadzonym dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

2. Zarejestrowane sprawy kompletuje się w teczkach aktowych, zakładanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

3. Bezdziennikowy system kancelaryjny nie wyklucza stosowania innych pomocniczych sposobów ewidencjonowania spraw.

§  3.

1. Rzeczowy wykaz akt jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności Ministerstwa, oznaczonej w poszczególnych symbolach hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną.

2. Rzeczowy wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań Ministerstwa podzielono na klasy I rzędu oznaczone symbolem od 0 do 9. W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do wymienionych klas I rzędu jednej z cyfr od 0-9 a w ich ramach klas III rzędu oznaczonych symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez dodanie do klas II rzędu jednej z cyfr od 0-9 itd.

3. Dla każdej końcowej klasy z rzeczowego wykazu akt zakłada się jednorodną rzeczowo teczkę aktową.

4. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej Ministerstwa, wskutek tego akta jednorodne tematycznie występujące w różnych komórkach organizacyjnych będą miały te same symbole cyfrowe. Wyróżniać je będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.

5. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i innej.

6. Przez komórkę macierzystą należy rozumieć komórkę organizacyjną do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych dokumentów.

7. Przez użyte w rzeczowym wykazie akt określenie "inna komórka" należy rozumieć komórki organizacyjne, w których występują akta tej samej klasy rzeczowego wykazu akt co w komórce macierzystej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą, cząstkową lub powtarzalną.

§  4.

1. Każda komórka organizacyjna w oparciu o własny, wewnętrzny regulamin organizacyjny dla swojego użytku sporządza szczegółowy wyciąg z rzeczowego wykazu akt. Po podpisaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej jeden egzemplarz wyciągu pozostaje w komórce, drugi zaś przekazuje się do Archiwum.

2. Wyciąg, o którym mowa w ust. 1, powinien obejmować wybrane z rzeczowego wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.

3. Komórki organizacyjne, w zależności od potrzeb, mogą rozbudować końcowe klasy III i dalszych rzędów w rzeczowym wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie rzeczowego wykazu akt.

4. Zmiany w rzeczowym wykazie akt polegające na przekształceniu klas I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za zgodą Ministra w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych.

§  5.

1. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych dzieli się na:

1) materiały archiwalne;

2) dokumentację niearchiwalną.

2. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".

3. Dokumentację niearchiwalną stanowią dokumenty mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu "B", "BE" i "Bc".

4. Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy.

5. Symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

6. Symbolem "Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, którą po pełnym jej wykorzystaniu komórka organizacyjna przekazuje na makulaturę lub niszczy za wiedzą Kierownika Archiwum Ministerstwa.

Rozdział  3

Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji

§  6.

1. Obieg pism (dokumentacji) winien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz.

2. Obieg akt w Ministerstwie odbywa się w zasadzie bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

§  7.

1. Czynności kancelaryjne wykonywane są przez:

1) Kancelarię Ogólną;

2) sekretariaty Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego;

3) sekretariaty komórek organizacyjnych;

4) Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych;

5) referentów spraw (pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy);

6) Kancelarię Tajną - funkcjonującą na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do zakresu czynności Kancelarii Ogólnej należy:

1) przyjmowanie przesyłek i sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz rozdzielanie ich do właściwych komórek organizacyjnych;

2) wysyłanie przesyłek.

3. Na przesyłkach lub kopertach (opakowaniach) przesyłek w stanie zamkniętym, Kancelaria Ogólna umieszcza odcisk pieczątki wpływu z datą otrzymania przesyłki. Pieczątka wpływu powinna zawierać:

1) nazwę jednostki organizacyjnej;

2) datę wpływu;

3) miejsce na wpisanie znaku sprawy.

4. Nie umieszcza się pieczątek wpływu na dokumentach księgowych, osobistych, załącznikach, drukach itp. oraz na przesyłkach nie wymagających merytorycznego załatwienia.

5. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatu Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie stemplem wpływu oraz segregacja;

2) ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym rejestrze w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów;

3) przedkładanie Ministrowi, Sekretarzowi Stanu albo Dyrektorowi Generalnemu korespondencji do wglądu i dekretacji;

4) dystrybucja korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych;

5) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek i przechowywanie akt spraw załatwianych przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu albo Dyrektora Generalnego oraz przekazywanie ich do Archiwum;

6) przyjmowanie i wysyłanie faksów;

7) przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja.

6. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatów komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów i ich ewidencjonowanie w elektronicznym rejestrze w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów;

2) przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji; w zależności od ustalonego przez przełożonego trybu, sekretariat przedkłada do wglądu całą korespondencję bądź tylko pisma przez niego zastrzeżone;

3) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez przełożonych;

4) przekazywanie korespondencji, zgodnie z dekretacją, do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów spraw;

5) przyjmowanie i wysyłanie faksów;

6) ekspedycja korespondencji;

7) przygotowywanie i przekazywanie przechowywanej dokumentacji do Archiwum.

7. Do typowych czynności kancelaryjnych Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie, obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu;

2) podpisywanie korespondencji zgodnie z upoważnieniem;

3) zatwierdzanie spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji przeznaczonej do przekazania do Archiwum.

8. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności:

1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy;

2) zakładanie, zgodnie z rzeczowym wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;

3) załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;

6) przekazywanie podpisanych czystopisów do Kancelarii Ogólnej celem wysłania;

7) przygotowywanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do Archiwum.

9. Pisma przesyłane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi są przekazywane przez woźnych lub bezpośrednio przez pracowników komórek organizacyjnych.

10. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie te przesyłki, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  4

Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji

§  8.

1. Do przyjmowania przesyłek wpływających do Ministerstwa upoważniona jest Kancelaria Ogólna.

2. Przesyłki wpływające po godzinach urzędowania odbiera dowódca zmiany ochrony gmachu Ministerstwa.

§  9.

1. Przy odbiorze przesyłek od doręczającego należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki, a w przypadku naruszenia opakowania sporządzić, w obecności doręczającego, protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki; protokół, po podpisaniu przez pracownika odbierającego i doręczającego, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której przesyłka dotyczy, celem nadania sprawie dalszego biegu (wniesienie reklamacji, uzyskanie odszkodowania itp.).

2. Przesyłki wartościowe odbierane są przez upoważnionego pracownika za pokwitowaniem.

3. Przesyłki mylnie skierowane należy zwrócić nadawcy lub przesłać do właściwego adresata.

4. Telegramy i telefonogramy, faksy oraz przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną, a także przesyłki "pilne" należy niezwłocznie, po ich otrzymaniu i odnotowaniu na nich daty, godziny, a przy telefonogramach nazwiska oraz stanowiska służbowego nadającego i odbierającego, przekazać adresatowi.

5. Przesyłki adresowane imiennie i z napisem "do rąk własnych" doręcza się adresatowi w nienaruszonym stanie.

§  10.

1. Sekretariaty otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie;

2) niejawnych;

3) wartościowych;

4) oznaczonych w sposób wskazujący, że ich otwarcie nie może nastąpić przed określonym terminem (np. oferty przetargowe).

2. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

2) czy dołączono wszystkie wymienione załączniki;

3) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie.

Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), którą dołącza się do pisma.

4. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:

1) do korespondencji w sprawach sądowych oraz administracyjnych (wraz z dowodem doręczenia), w których określony został termin na dokonanie czynności procesowej;

2) do przesyłek wartościowych;

3) do przesyłek otrzymanych od osób fizycznych;

4) do przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu lub gdy dane są nieczytelne;

5) do przesyłek oznaczonych klauzulą "zastrzeżone";

6) do przesyłek poleconych;

7) do przesyłek mylnie skierowanych.

Rozdział  5

Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych

§  11.

1. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, otrzymanego z zewnątrz lub powstałego w komórce organizacyjnej. Każde następne pismo w tej samej sprawie już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

2. Rejestracja spraw polega na odnotowaniu pierwszego pisma w danej sprawie w spisie spraw.

3. Rejestrację spraw w spisie spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji kancelaryjnej, prowadzą referenci opracowujący sprawy merytorycznie.

4. Nie wymagają rejestracji:

1) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki itp.) oraz inne druki nie wymagające merytorycznego załatwienia;

2) życzenia, zaproszenia, zawiadomienia i pisma o podobnym charakterze;

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

4) rachunki i faktury, raporty kasowe itp., które są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw;

5) korespondencja mająca znamiona korespondencji prywatnej.

5. Komórki organizacyjne stosują również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism w ramach obowiązujących w Ministerstwie systemów.

6. Numer wynikający z obowiązujących w Ministerstwie systemów, stanowi odrębny znak niezależny od numeru sprawy.

7. W komórkach organizacyjnych mogą być stosowane dodatkowe pomoce ewidencyjne, służące jedynie kontroli obiegu pism.

§  12.

1. Znak sprawy jest cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z następujących części:

1) symbolu literowego komórki organizacyjnej;

2) symbolu cyfrowo-literowego stanowiska pracy;

3) symbolu klasyfikacyjnego (hasła) według rzeczowego wykazu akt;

4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

5) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.

Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.

Przykładowy wzór znaku sprawy:

ML3AB-070-2/06.

Poszczególne człony znaku oznaczają:

ML - Departament Prawny,

3 - Wydział Legislacji Zewnętrznej,

AB - inicjały referenta,

070 - Współpraca z Sejmem i Senatem,

2 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

06 - dwie ostatnie cyfry roku 2006.

2. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W przypadku przeniesienia sprawy do nowego spisu spraw należy uczynić adnotację w poprzednim spisie spraw.

W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, sprawę która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symbol ...." rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak.

§  13.

1. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej według haseł rzeczowego wykazu akt.

2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt.

3. Każdej końcowej klasie rzeczowego wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa (wobec dużej ilości akt podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

5. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnej kategorii archiwalnej.

6. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące oznaczenia, których rozmieszczenie przedstawiono w załączniku nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej:

1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej (Ministerstwo Transportu i Budownictwa) i nazwę komórki organizacyjnej;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego według rzeczowego wykazu akt;

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania;

4) na środku - tytuł teczki, tj. pełne hasło klasyfikacyjne z rzeczowego wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

5) pod tytułem teczki rok założenia i ewentualnie numer tomu (jeżeli teczkę podzielono na tomy).

7. W przypadku niewielkiej ilości spraw w danej klasie istnieje możliwość prowadzenia teczki aktowej przez okres dłuższy niż jeden rok.

Rozdział  6

Załatwianie spraw i wysyłanie pism

§  14.

1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Załatwiając sprawy indywidualne z zakresu administracji publicznej pracownicy mają obowiązek stosować przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego lub inne przepisy proceduralne, a w zakresie merytorycznym - właściwe przepisy prawa materialnego.

2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwóch lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych - referent zleca sporządzenie odpowiedniej ilości odpisów tego pisma i kieruje je do właściwych komórek, zaznaczając to na oryginale.

3. Akta sprawy wymagające w toku załatwiania udziału kilku referentów mogą być przesyłane w teczce obiegowej.

4. Sprawy powinny być załatwiane w formie pisemnej w kolejności ich wpływu. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, jeżeli przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. W każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą. W przypadku ustnego załatwienia sprawy pracownik odpowiedzialny za jego załatwienie sporządza (jeśli zachodzi potrzeba) odpowiednią notatkę zawierającą informację o sposobie załatwienia, nazwisko osoby zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.

5. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna; każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, które oprócz treści winno zawierać:

1) nagłówek - odpowiedni blankiet korespondencyjny albo podłużną pieczęć nagłówkową;

2) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres; adresy pisze się w pierwszym przypadku (mianownik);

3) znak rozpoznawczy sprawy (ustalony zgodnie z postanowieniami określonymi w § 12);

4) datę podpisania przez osobę upoważnioną;

5) w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;

6) podpis w obrębie pieczątki imiennej określającej stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do podpisu, z tym, że w przypadku pism podpisywanych przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego pieczątki imienne umieszcza się, gdy treść pisma jest zawarta na więcej niż jednej stronie;

7) pod treścią z lewej strony należy podać liczbę załączników;

8) w przypadku gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie "otrzymują" lub "do wiadomości" należy wymienić adresatów.

6. Projekty pism, które mają być powielone, wymagają w każdym przypadku wstępnej aprobaty dyrektora komórki organizacyjnej.

7. Kopia pisma powinna dodatkowo zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma);

2) ewentualnie dodatkowe, ważne w razie wznowienia sprawy, uwagi w lewej dolnej części arkusza.

8. Pisma przygotowane do podpisu Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu, powinny być sporządzone na blankietach z godłem, imieniem i nazwiskiem oraz funkcją danej osoby.

9. Pisma sporządzone do podpisu Dyrektora Generalnego powinny być sporządzone na blankietach z imieniem i nazwiskiem oraz funkcją.

10. Pisma przygotowywane do podpisu innych osób powinny być sporządzone na blankietach z nazwą Ministerstwa oraz nazwą komórki organizacyjnej; podpis powinien być opatrzony pieczęcią imienną.

§  15.

1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny Ministerstwa oraz upoważnienia imienne.

2. Wzory używanych w Ministerstwie blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych (w tym z wizerunkiem godła państwowego) oraz wzory pieczęci do podpisu ustalane są jednolicie i są zamieszczone na stronie intranetowej Ministerstwa.

3. Pisma przygotowane do podpisu przez Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego przedkładane są za pośrednictwem właściwego sekretariatu. Do podpisu przedkładane są: oryginał pisma, odpowiednia liczba kopii pisma oraz akta sprawy.

4. Akceptacja projektu pisma przez przełożonych następuje przez parafowanie kopii i umieszczenie daty pod parafą pracownika sporządzającego to pismo. Parafa akceptującego projekt pisma powinna być opatrzona pieczątką imienną.

§  16.

1. Czynności dotyczące wysyłania pism polegają na:

1) sprawdzaniu, czy pismo posiada właściwy numer sprawy, jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone zostały wszystkie załączniki;

2) stwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki;

3) zarejestrowaniu pisma w obowiązujących w Ministerstwie elektronicznych systemach rejestracji spraw i obiegu dokumentów;

4) przekazaniu pisma do Kancelarii Ogólnej, z jednoczesnym wpisaniem do elektronicznego systemu rejestracji spraw i obiegu dokumentów daty jego wysłania.

2. Pisma w zaklejonych i dokładnie zaadresowanych kopertach przesyła się w dniu ich podpisania do Kancelarii Ogólnej lub bezpośrednio do komórki organizacyjnej.

3. Pisma kierowane do tego samego odbiorcy mogą być wysyłane razem, w jednej kopercie, z adekwatną adnotacją na niej.

4. Pisma, o ile nie jest to sprzeczne z charakterem (rodzajem) sprawy, mogą być wysyłane faxem lub pocztą elektroniczną.

Rozdział  7

Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną

§  17.

1. W postępowaniu z dokumentacją oznaczoną klauzulą "zastrzeżone" stosuje się wymagania ustalone odrębnie w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone.

2. Szczegółowy tryb postępowania z tą dokumentacją określają odrębne przepisy.

Rozdział  8

Przechowywanie dokumentacji

§  18.

1. Akta spraw w toku załatwiania referenci przechowują w teczkach z napisem "do załatwienia". Akta do załatwienia układa się w kolejności wpływu.

2. Dokumentację spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt - w kolejności symboli liczbowych, przy czym wewnątrz teczki akta sprawy powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

3. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami określonymi w § 13 ust. 6.

4. Dokumentację niejawną przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z obowiązującym rzeczowym wykazem akt i opisanych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, z zachowaniem wymagań określonych odrębnymi przepisami.

5. W przypadku wyjęcia sprawy z teczki należy w jej miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać w treści: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta sprawy i skrót komórki organizacyjnej w której wypożyczający pracuje, względnie nazwę i adres jednostki, do której sprawę wysłano, datę wypożyczenia i ustalony z Archiwum termin zwrotu.

6. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawę zakończono. Po upływie tego okresu dokumentację tę referent przekazuje do Archiwum.

7. Za wytworzoną i przyjętą z zewnątrz dokumentację odpowiedzialny jest dyrektor komórki organizacyjnej, która ją zgromadziła.

Rozdział  9

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 19. Czynności kancelaryjne wykonywane są z wykorzystaniem informatyki, pod warunkiem ochrony danych przechowywanych w zbiorach informatycznych.

§ 20. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przesyłania korespondencji i innych wiadomości korporacyjną pocztą elektroniczną;

2) prowadzenia wszelkich rejestrów, dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa;

3) tworzenia, przekształcania i przechowywania dokumentów prowadzonych spraw;

4) monitorowania obiegu dokumentów w Ministerstwie.

§ 21. Dane przechowywane na zasobach dyskowych komputerów zabezpiecza się przez:

1) udostępnianie ich wyłącznie upoważnionym pracownikom;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych, zawartych w komputerach, ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika;

2) odpowiednie uprawnienia kont użytkowych ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień;

3) zabezpieczenie dostępu do stacji roboczych przez użycie kart magnetycznych lub kart chipowych.

3. Dane gromadzone na zasobach dyskowych komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych na zasobach dyskowych komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu;

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych na zasobach dyskowych serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział  10

Przekazywanie dokumentacji do Archiwum

§  22.

1. Dokumentację zakończonych spraw referenci przekazują do Archiwum zgodnie z planem corocznie opracowywanym przez Kierownika Archiwum w uzgodnieniu z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

2. Akta przekazuje się do Archiwum wyłącznie w stanie uporządkowanym.

3. Porządkowanie akt należy do obowiązku komórki organizacyjnej, która je zgromadziła.

4. Przez uporządkowanie należy rozumieć:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek zgodnie z postanowieniami § 18 ust. 2;

2) opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami § 13 ust. 6;

3) wyłączenie z teczek powtarzających się egzemplarzy (kategoria A i B50) i usunięcie części metalowych;

4) spięcie klipsem plastikowym całości dokumentów w teczce (kategoria A i B50);

5) spaginowanie (ponumerowanie) poszczególnych zapisanych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne kategorii A i B50;

6) ułożenie teczek w porządku zgodnym z rzeczowym wykazem akt;

7) umieszczenie teczek z materiałami archiwalnymi (kategorii A i B50) w niekwasowych pudłach archiwalnych.

§  23.

1. Dokumentację spraw zakończonych z wyjątkiem kategorii Bc, komórki organizacyjne przekazują do Archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór określa załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w programie MS Word oddzielnie dla:

1) akt kategorii A z wydrukiem w 4 egzemplarzach;

2) akt kategorii B z wydrukiem w 3 egzemplarzach. Jeden egzemplarz spisów przeznaczony jest dla komórki merytorycznej, która akta przekazuje, zaś jeden egzemplarz spisu kategorii A należy przesłać do ANN.

3. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) Kierownik Archiwum.

§  24.

1. Komórki organizacyjne przekazują akta kompletnymi rocznikami. Po zarchiwizowaniu akt, jednostki archiwalne (teczki) potrzebne do dalszej pracy bieżącej, można wypożyczyć z Archiwum na dowolny okres ustalony z pracownikiem Archiwum, po ich wprowadzeniu do ewidencji Archiwum.

2. Do przekazywanych akt należy dołączyć informację dotyczącą ewentualnych zmian organizacyjnych lub ich braku oraz rejestry, kartoteki i skorowidze.

3. Przed przyjęciem dokumentacji do Archiwum pracownik Archiwum sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

4. Kierownik Archiwum może odmówić przejęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym swojego przełożonego oraz dyrektora danej komórki organizacyjnej przekazującej akta.

5. Dokumentację kategorii Bc, po pełnym jej wykorzystaniu, brakuje się, na podstawie protokołu brakowania, w komórce organizacyjnej bez konieczności przekazywania jej do Archiwum, za zgodą Kierownika Archiwum.

Rozdział  11

Kontrola prac biurowych

§  25.

1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników departamentów, biur i równorzędnych należy do obowiązku dyrektora danej komórki organizacyjnej.

2. Obowiązki dyrektora komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania niniejszej instrukcji w szczególności na sprawdzeniu:

1) wykonania przez komórkę organizacyjną wyciągu z rzeczowego wykazu akt uzgodnionego z Archiwum;

2) prawidłowości rejestrowania spraw i znakowania pism;

3) terminowości załatwiania spraw;

4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego Instrukcją kancelaryjną w zakresie kierowanej komórki organizacyjnej Ministerstwa;

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do Archiwum.

Rozdział  12

Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy

§  26.

1. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana, w tym w wyniku zmian organizacji wewnętrznej Ministerstwa, lub zlikwidowana przekazuje:

1) akta spraw będących w toku załatwiania - następcy prawnemu, na postawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje się do Archiwum;

2) pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej - do Archiwum.

2. W przypadku rozwiązania z Ministerstwem stosunku pracy, pracownik ma obowiązek przekazać zgromadzoną przez siebie dokumentację:

1) sprawy będące w toku załatwienia - sukcesorowi lub bezpośredniemu przełożonemu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz przekazuje się do Archiwum;

2) sprawy zakończone, uporządkowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej - do Archiwum.

Załącznik  Nr 1

SPIS SPRAW

część A

rok	referent	(symbol kom. org.)	(symbol klas.)	tytuł teczki według rzeczowego wykazu akt (hasło i rodzaj dokumentacji w teczce)

część B

Lp.	Sprawa (krótka treść)	OD KOGO WPŁYNĘŁA		DATA		UWAGI
		znak pisma	z dnia	wszczęcia sprawy	ostatecznego załatw.	(sposób załatwienia)

Załącznik  Nr 2

WZÓR OPISU TECZKI

Ministerstwo Transportu i Budownictwa

NK1-053 Departament Kontroli, Skarg i Wniosków A

.............. ............................... .........

Znak literowy kom. Pieczątka Ministerstwa Kategoria

organizacyjnej akt

i symbol

klasyfikacyjny akt

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

(odpowiedzi kierowane do petenta)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

tytuł teczki (hasło z rzeczowego wykazu akt) oraz rodzaj

konkretnych materiałów

02 stycznia - 30 grudnia 2001

.........................

/ Daty skrajne /

I 124

........................ ............. ................

Spis zdawczo - odbiorczy Tom teczki /liczba stron/

nr i pozycja*

* wpisuje pracownik Archiwum przyjmujący akta

Załącznik  Nr 3

Nazwa Ministerstwa

Nazwa komórki organizacyjnej

Nazwa Wydziału/stanowiska Warszawa 200 .....

Spis zdawczo-odbiorczy akt Nr

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki, tomu, segregatora	Daty skrajne od-do	Kat. akt	Liczba teczek, tomów, segregatorów	Miejsce przechowania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania do arch.
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.	8.

Razem pozycji

Wyrażam zgodę na Standardowa pieczątka

przekazanie akt do Archiwum

Archiwum Zakładowego:

Przygotował/a/ Dyrektor komórki organizacyjnej

do przekazania: Przyjmujący akta

...................

mię i nazwisko (pieczątka i podpis

Kierownika archiwum)

Akta przekazał:

Pieczątka i podpis

przekazującego

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA TRANSPORTU I BUDOWNICTWA

Symbole klasyfikacyjne					Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna akt			Uwagi
						w komórce merytorycznej		w innych komórkach
1		2	3	4	5	6		7	8
0					ZARZĄDZANIE
		00			Organy kolegialne
			000		Kierownictwo Ministerstwa Transportu i Budownictwa, zwane dalej "Ministerstwem"
				0000	Posiedzenia	A		Bc	Protokoły z posiedzeń (porządek posiedzenia, lista uczestników, podjęte rozstrzygnięcia Ministra Transportu i Budownictwa, zwanego dalej "Ministrem", oraz Kierownictwa Ministerstwa
				0001	Materiały na posiedzenia	A		Bc	Opracowania, notatki, informacje sporządzone na określone posiedzenie
			001		Komisje/zespoły własne (stałe i doraźne)	A		Bc	Zarządzenia, decyzje dotyczące powołania, regulaminy komisji, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeń komisji i nagrania dźwiękowe z przebiegu posiedzeń, uchwały i opinie komisji
			002		Komisje/zespoły międzyresortowe	A		Bc	Jak przy klasie 001. Do kat. A kwalifikuje się materiały w tej komórce organizacyjnej lub jednostce, przy której działa dana komisja, w pozostałych komórkach lub jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzenia oraz sprawozdania i notatki z przebiegu obrad
			003		Konferencje, spotkania, narady
				0030	Organizowane przez Ministerstwo	A		Bc	Programy, referaty, wnioski, listy uczestników, sprawozdania, uchwały, protokoły, stenogramy, sprawozdania i informacje z realizacji uchwał
				0031	Udział w konferencjach, spotkaniach, naradach organizowanych przez inne jednostki	A		Bc	Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania. Pozostałą dokumentację kwalifikuje się do kat. Bc.
			004		Udział w organach kolegialnych obcych instytucji	A		Bc	Własne wystąpienia, notatki problemowe i sprawozdania. Pozostałe-kategoria B5. Ola każdego organu prowadzi się odrębną teczkę
			005		Narady pracownicze	A		Bc	Protokoły, sprawozdania, wnioski
			006		Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych	Bc		Bc	Zawiadomienia o posiedzeniach oraz korespondencja dotycząca organizacji posiedzeń, obsługi biurowej, gospodarczej
		01			Organizacja
			010		Podstawy prawne funkcjonowania Ministerstwa	A		Bc	Przepisy prawne dotyczące funkcjonowania Ministerstwa, statut, regulamin i schemat organizacyjny Ministerstwa, regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych Ministerstwa i podział zadań w kierownictwie Ministerstwa
			011		Zasady kierowania w sytuacjach wyjątkowych	A		Bc	Opracowanie własne
			012		Upoważnienia i pełnomocnictwa imienne udzielone pracownikom Ministerstwa	A		-	Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielone przez Ministra, Upoważnienia i pełnomocnictwa udzielone przez Dyrektora Generalnego
			013		Organizacja jednostek podległych i nadzorowanych	A		Bc	Zarządzenia o utworzeniu, regulaminy i schematy organizacyjne
			014		Organizacja pracy biurowej i biblioteki
				0140	Instrukcja kancelaryjna	A		Bc	2 egzemplarze wraz z dokumentacją źródłową przekazuje do Archiwum aktotwórca
				0141	Rzeczowy wykaz akt	A		Bc	2 egzemplarze wraz z dokumentacją źródłową przekazuje do Archiwum aktotwórca
				0142	Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji	B5		Bc	Terminarze, rozdzielniki, rejestry, dowody doręczeń i opłat
				0143	Gromadzenie zasobu bibliotecznego	B5		-	Korespondencja
				0144	Ewidencja zasobu bibliotecznego	BE50		-	Księgi inwentarzowe, kartoteki
				0145	Udostępnianie zasobu bibliotecznego	Bc		-	Karty udostępniania
				0146	Pieczęcie urzędowe	A		-	Książki ewidencji z wzorami odciskowymi
				0147	Pieczątki urzędowe	A		-	Książki ewidencji z wzorami odciskowymi
				0148	Formularze	B5		Bc	Opracowanie wzorów formularzy stanowiących integralną część akt (spraw) przechowuje się przez okres ustalony dla danych akt
			015		Archiwum
				0150	Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, zwanego dalej "Archiwum"	A			2 egzemplarze wraz z dokumentacją źródłową przekazuje do Archiwum aktotwórca
				0151	Ewidencja Archiwum Zakładowego	A			Spisy zdawczo-odbiorcze, wykazy, protokoły oceny i zezwolenia na zniszczenie dotyczące akt wybrakowanych
				0152	Udostępnianie akt zgromadzonych w Archiwum	B2		-	Zezwolenia, karty udostępniania, rejestry korzystających z akt
				0153	Protokoły dotyczące zagubienia lub utraty akt archiwalnych	A			Dokumentacja dotycząca postępowania wyjaśniającego
	02				Akty normatywne, obsługa prawna
			020		Akty normatywne	A		B5	Opracowane w komórkach merytorycznych projekty ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji i instrukcji. Oryginały tych opracowań wraz z materiałami źródłowymi przekazuje do Archiwum aktotwórca. Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń i instrukcji, opublikowanych jak i nie opublikowanych gromadzi Departament Prawny. Dla każdego rodzaju aktu zakłada się odrębną teczkę
			021		Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowych	B10		Bc	Protokoły z posiedzeń komitetów Rady Ministrów, Rady Ministrów i inne, karty realizacji zadań
			022		Ewidencja i zbiory aktów wewnętrznych Ministra	A		Bc	Zarządzenia wewnętrzne, decyzje. Dla każdego rodzaju aktów prowadzi się odrębne teczki
			023		Ewidencja i zbiory aktów wewnętrznych Dyrektora Generalnego	A		Bc	Zarządzenia wewnętrzne, decyzje. Dla każdego rodzaju aktów prowadzi się odrębne teczki
			024		Interpretacja przepisów prawnych	A		Bc	Wyjaśnianie znaczenia norm zawartych w przepisach
			025		Opinie prawne	B5		Bc	W tym do umów i porozumień zawieranych przez Ministerstwo
			026		Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych				Uzgodnienia resortowe
				0260	Zewnętrzne akty normatywne	B5		Bc
				0261	Zewnętrzne dokumenty rządowe	B5		Bc
			027		Sprawy administracyjne i sądowo - administracyjne		B10	Bc		Nie dotyczy koncesji, licencji, zezwoleń i pozwoleń o których mowa w klasie 55 oraz decyzji administracyjnych wydawanych na podstawie przepisów ustawy o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji PKP, a także innych, sklasyfikowanych odrębnie
			028		Inne sprawy sądowe		B5	Bc		Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
	03				Planowanie, sprawozdawczość, statystyka					Obejmuje plany i sprawozdania opisowe oraz statystyczne dotyczące działalności inwestycyjnej i kapitalnych remontów, zaopatrzenia materiałowo-technicznego, działalności finansowej i gospodarczej oraz w zakresie zatrudnienia i funduszu płac, szkolenia i dokształcania kadr, stypendiów fundowanych itp. Nie obejmuje planów i sprawozdawczości z podstawowej działalności Ministerstwa, objętych innymi klasami rzeczowymi
			030		Założenia programowe planów i programów
			031		Plany i programy Ministerstwa		A	Bc		Kat. A dot. wersji ostatecznych opracowań. Projekty i wersje robocze oraz materiały źródłowe należy kwalifikować do kat. B2. Inne niż roczne plany i sprawozdania kat. B5
			032		Plany jednostek podległych i nadzorowanych przez Ministerstwo oraz sprawozdania z ich realizacji		B5	Bc		Jak w klasie 031
			033		Sprawozdania
				0330	Roczne sprawozdania		A	Bc
				0331	Roczne sprawozdania zbiorcze		A	Bc
			034		Opracowania statystyczne		A	Bc
			035		Sprawozdania Statystyczne		A	Bc
			036		Analizy kompleksowe i problemowe
				0360	Działalności Ministerstwa		A	Bc		Kat. A dot. wersji ostatecznych. Wersje robocze i materiały źródłowe należy kwalifikować do kat. B2
				0361	Działalności jednostek podległych i nadzorowanych		B5	Bc
				0362	Zbiorcze		A	Bc
	04				Informatyka
			040		Tworzenie założeń systemowych (zmian, rozwoju, modernizacji) do systemów nowych oraz obecnie eksploatowanych w Ministerstwie					Wstępne projektowanie i uzgadnianie założeń do systemów i programów eksploatowanych w Ministerstwie
				0400	Projektowanie oraz budowa systemów, programów oraz stron www (internet)		A	Bc		Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne)
				0401	Ewidencja infrastruktury informatycznej		B5	Bc		Dotyczy sprzętu komputerowego, systemów i programów eksploatowanych w Ministerstwie
				0402	Dokumentacja techniczna		BE5	Bc		Gromadzenie dokumentacji technicznej systemów oraz programów eksploatowanych w Ministerstwie. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia licencji
				0403	Certyfikaty i licencje na oprogramowanie i systemy eksploatowane w Ministerstwie		B5	Bc
				0404	Eksploatacja i wdrażanie systemów informatycznych		B5	Bc
				0405	Zakup i parametryzacja sprzętu komputerowego oraz systemów dla potrzeb Ministerstwa		B5	Bc		Oferty, umowy, gwarancje; okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy bądź gwarancji. Korespondencja i zapytania w sprawie rozpoznania rynku komputerowego oraz zlecenia usług i protokoły odbioru
			041		Bazy danych		A			Dotyczy zagadnień kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych oraz innych spraw wynikających z zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa. Ostateczny okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych
			042		Przetwarzanie danych		BE5	-		Ostateczny okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych
	05				Skargi i wnioski
			050		Przepisy własne w sprawach skarg i wniosków		A	Bc
			051		Ewidencja skarg i wniosków		A	Bc
			052		Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości		B3	Bc
			053		Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio przez Ministerstwo		A	Bc		W przypadku masowości tego typu spraw do kat. A należy zakwalifikować przykładowo 5-10 % w skali roku
			054		Analiza skarg i wniosków		A	Bc
	06				Prace naukowo-badawcze; Komunikacja społeczna; Wydawnictwa i reprezentacja
			060		Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe
				0600	Wykonane na zlecenie Ministerstwa		A	B5
				0601	Inne opracowania zewnętrzne		B5	Bc
				0602	Odbiory prac naukowo-badawczych		B5	Bc
			061		Współpraca z mediami dotycząca działalności Ministerstwa		A	Bc		Informacje własne dla prasy, radia i telewizji, wystąpienia przedstawicieli Ministerstwa a podczas konferencji prasowych, wywiady, reakcja na krytykę
			062		Teki wydawnicze		A	Bc		Dla każdego tytułu wydanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą: egzemplarz opublikowany, kartę wydawniczą, recenzję, umowę autorską. Dotyczy również Dziennika Urzędowego Ministra (materiały źródłowe i dwa egzemplarze każdego numeru) a także opracowań do użytku wewnętrznego
			063		Kroniki i monografie		A	Bc		O działalności własnej
			064		Wystawy, prezentacje, sympozja, seminaria itp. zorganizowane przez Ministerstwo		A	Bc		Stałe i okolicznościowe. Korespondencja dotycząca obsługi technicznej - kat. Bc
			065		Udział w obcych wystawach, prezentacjach, sympozjach, seminariach itp. organizowanych w kraju i za granicą		A	Bc		Inne niż w klasie 067
			066		Strona internetowa					Projektowanie w klasie 0400
				0660	Serwis informacyjny		B5	-
				0661	Materiały promocyjno-edukacyjne		B5	-
				0662	Odpowiedzi na pytania i opinie społeczne		B5	-
	07				Współpraca z krajowymi organami, instytucjami i jednostkami organizacyjnymi oraz stowarzyszeniami i fundacjami
			070		Współpraca z Sejmem i Senatem (Parlamentem)					Korespondencja merytoryczna. Pozostałe materiały - kat. Bc
				0700	Materiały na posiedzenia plenarne Sejmu i Senatu		A	Bc		Opracowania własne, opracowania obce kat. Bc
				0701	Odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie, interwencje posłów i senatorów		A	Bc		Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych podmiotów
				0702	Współpraca z komisjami sejmowymi i senackimi		A	Bc
			071		Współpraca z Kancelarią Prezydenta		A	Bc		Jak przy klasie 070
			072		Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów oraz komitetami Rady Ministrów		A	Bc		Jak przy klasie 070
			073		Współpraca z ministerstwami i urzędami centralnymi					Jak przy klasie 070
				0730	Współpraca z Urzędem Służby Cywilnej		A	Bc
				0731	Współpraca z Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej		A	Bc
				0732	Współpraca z innymi ministerstwami i centralnymi urzędami administracji rządowej		A	Bc
			074		Współpraca z administracją rządową w województwie		BE5	Bc		Jak przy klasie 070. W tym współpraca z Wojewódzkimi Radami Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego
			075		Współpraca z organami i jednostkami samorządu terytorialnego		BE5	Bc		Jak przy klasie 070
			076		Współpraca z innymi instytucjami, stowarzyszeniami i fundacjami		B5	Bc		Jak przy klasie 070
			077		Współpraca ze związkami zawodowymi i organami samorządów zawodowych					Umowy, porozumienia i ich realizacja. Dotyczy również współpracy ze związkami zawodowymi w jednostkach podległych i nadzorowanych
				0770	Współpraca ze związkami zawodowymi		BE5	Bc
				0771	Współpraca z organami samorządów zawodowych		BE5	Bc
			078		Współpraca i współdziałanie między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa oraz jednostkami podległymi lub nadzorowanymi
				0780	Współpraca między komórkami organizacyjnymi Ministerstwa		B5	Bc
				0781	Współdziałanie z jednostkami resortu		B5	Bc
			079		Reprezentacja		B2	Bc		Zaproszenia, życzenia, podziękowania i korespondencja.
	08				Współpraca z zagranicą
			080		Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej		A	Bc
			081		Umowy i ich realizacja					Obejmuje umowy (konwencje). Korespondencja - kat. B5
				0810	Umowy wielostronne		A	Bc		Dla każdej umowy prowadzi się odrębną teczkę
				0811	Umowy dwustronne		A	Bc		Dla każdego kraju prowadzi się odrębną teczkę
			082		Współpraca z organami i instytucjami Unii Europejskiej (UE)					Dla każdego organu i instytucji prowadzi się odrębną teczkę
				0820	Opracowania zewnętrzne		B 10	Bc		Protokoły posiedzeń, sprawozdania, analizy, opracowania problemowe - dla każdej sprawy zakłada się odrębną teczkę
				0821	Udział w posiedzeniach komisji, grup roboczych i innych za granicą i w kraju		A	Bc		Własne wystąpienia, opracowania, analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski
				0822	Dostosowywanie polskich przepisów do europejskiego prawa wspólnotowego		A	Bc
				0823	Udział w europejskich inicjatywach infrastrukturalnych (TEN, Paneuropejskie Korytarze Transportowe)		A	Bc
				0824	Inne dziedziny współpracy z UE		A	Bc		Dotyczy także gromadzenia i przechowywania dokumentów UE w formie baz danych np. TAIEX. Dokumentacja obca kat. B10
			083		Współpraca z UE w ramach wykorzystania środków z funduszy przedakcesyjnych i poakcesyjnych
				0830	Fundusze przedakcesyjne		A	Bc		PHARE i ISPA
				0831	Fundusz Spójności		A	Bc
				0832	Fundusze strukturalne		A	Bc
			084		Współpraca z instytucjami międzynarodowymi w zakresie pozyskiwania środków na rozwój infrastruktury					Dla każdej instytucji zakłada się odrębną teczkę
				0840	Współpraca z Bankiem Światowym		A	Bc
				0841	Współpraca z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym		A	Bc
				0842	Współpraca z Europejskim Bankiem Odbudowy i Rozwoju		A	Bc
				0843	Współpraca z innymi Międzynarodowymi Instytucjami Finansowymi		A	Bc
			085		Współpraca z organizacjami międzynarodowymi					Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę zawierającą m.in. referaty, opracowania przygotowane dla tych organizacji, własne relacje z konferencji i sympozjów. Dokumentacja zewnętrza nie dotycząca udziału przedstawicieli Ministerstwa - kat. B5
				0850	Międzynarodowe organizacje ogólnogospodarcze (EKG ONZ, UNDP, UNCTAD, OECD, WTO/GATS)		A	Bc		Jak przy klasie 085
				0851	Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje transportowe		A	Bc		Jak przy klasie 085
				0852	Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje gospodarki morskiej		A	Bc		Jak przy klasie 085
				0853	Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje telekomunikacyjne		A	Bc		Jak przy klasie 085
				0854	Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje pocztowe		A	Bc
				0855	Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej		A	Bc		Jak przy klasie 085
				0856	Europejska Konferencja Ministrów Transportu		A	Bc
				0857	Współpraca z NATO		A	Bc
			086		Współpraca dwustronna i regionalna					Korespondencja, opracowania własne (opracowania obce - kat. B10); Dotyczy także współpracy transgranicznej w zakresie gospodarki przestrzennej
				0860	Współpraca dwustronna z krajami Europy		A	Bc		Opracowania i analizy problemowe własne, sprawozdania z rozmów, korespondencja operatywna, uzgodnienia. Materiały zewnętrzne - kat. B5. Dla każdego kraju (regionu) zakłada się odrębną teczkę
				0861	Współpraca w ramach europejskich organizacji i ugrupowań regionalnych		A	Bc		Np. Grupa Wyszehradzka, Trójkąt Weimarski itp. Jak przy klasie 0860
				0862	Współpraca z krajami Afryki		A	Bc		Jak przy klasie 0860
				0863	Współpraca z krajami Ameryki Północnej i Południowej		A	Bc		Jak przy klasie 0860
				0864	Współpraca z krajami Azji, Australii i Oceanii		A	Bc		Jak przy klasie 0860
				0865	Inne zagadnienia dotyczące współpracy dwustronnej i regionalnej		BE5	Bc		Jak przy klasie 0860
			087		Zagraniczne wyjazdy służbowe
				0870	Plany wyjazdów służbowych		B5	-		Plany rzeczowe wyjazdów za granicę poszczególnych departamentów/biur (propozycje, uzgodnienia), plan zbiorczy, informacje o przyznanych i wydatkowanych środkach finansowych na wyjazdy zagraniczne (plany finansowe) itp. Obejmuje również wnioski na wyjazdy za granicę
				0871	Instrukcje i sprawozdania z wyjazdów		A	Bc		Do kat. A zalicza się oryginały instrukcji i sprawozdań oraz ich rejestry (wnioski kat. B5). Na każdy rok prowadzi się odrębny rejestr.
				0872	Sprawy paszportowe i dewizowe		B5	Bc		Wnioski o wydanie paszportów dyplomatycznych, zlecenia do Narodowego Banku Polskiego na zakup dewiz
			088		Przedstawiciele Ministra w przedstawicielstwach dyplomatycznych RP za granicą i w organizacjach międzynarodowych		A	Bc		Sprawozdania z działalności, korespondencja merytoryczna
			089		Przyjazdy delegacji zagranicznych
				0890	Programy pobytu		A	Bc
				0891	Obsługa delegacji		B2	Bc
	09				Kontrole i inspekcje. Audyt oraz nadzór.
			090		Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i inspekcji		A	Bc
			091		Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w Ministerstwie					Dotyczy NIK i innych organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli. Protokoły, sprawozdania, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne i sprawozdania z realizacji zaleceń. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
				0910	Kompleksowe		A	Bc		Obejmuje całokształt działalności kontrolowanej jednostki
				0911	Problemowe		A	Bc		Jeżeli dot. zagadnień merytorycznych
				0912	Doraźne		BE5	Bc
			092		Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych i nadzorowanych		B5	Bc
			093		Kontrole (inspekcje) resortowe (wewnętrzne)		B5	Bc
			094		Kontrole przeprowadzone przez Ministerstwo w jednostkach podległych i nadzorowanych
				0940	Problemowe		A	Bc
				0941	Doraźne		BE5	Bc
			095		Książki kontroli		B5	-
			096		Audyt wewnętrzny
				0960	Plany audytu		A	Bc
				0961	Techniki i procedury audytu wewnętrznego		B5	Bc
				0962	Analizy ryzyka		B5	Bc
				0963	Sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu		A	Bc
				0964	Sprawozdania z wykonania zadania audytowego		BE5	Bc
			097		Nadzór nad organami i jednostkami podległymi lub nadzorowanymi					Wynikający z przepisów ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2003 r. Nr 159, poz. 1548, z późn. zm.)
				0970	Nadzór nad organami podległymi lub nadzorowanymi		A	Bc
				0971	Nadzór nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi		A	Bc
			098		Nadzór nad fundacjami		A	Bc		Wynikający z przepisów ustawy z dnia 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (Dz. U. z 1991 r. Nr 46, poz. 203 ze zm.)
			099		Likwidacje i przekształcenia jednostek podległych i nadzorowanych		A	Bc
1					KADRY
10					Ogólne zasady pracy i płac
			100		Regulamin pracy		A	Bc		Ustalenia własne
			101		Zasady wynagradzania		A	Bc
			102		Oświadczenia majątkowe pracowników		B6	-
	11				Zatrudnienie
			110		Rekrutacja pracowników		B5	Bc		Zapotrzebowanie, ogłoszenia w Biuletynie służby cywilnej, oferty Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, oferty kandydatów
			111		Rozwiązywanie stosunku pracy		B2	Bc		Dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - klasa 120
			112		Umowy cywilno-prawne		B50	Bc		Umowy i wynagrodzenia, od których zostały naliczone składki na ubezpieczenie społeczne, pozostałe prace zlecone - kat. B5
				1120	- ze składką na ZUS		B50	-
				1121	- bez składki na ZUS		B5
			113		Zatrudnianie specjalnej kategorii pracowników		B2
			114		Legitymacje służbowe		B5	-		Ewidencja legitymacji
			115		Wojskowe sprawy pracowników		B5	-
			116		Inne sprawy pracownicze		B2	-
			117		Rejestr wydanych zaświadczeń, świadectw pracy i zaświadczeń na druku RP7		B2	-		Na każdy rok prowadzi się odrębny rejestr
			118		Opisy stanowisk pracy		B5	B
			119		Oceny i wyróżnienia
				1190	Opinie o pracownikach		B5	-		Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych - klasa 120
				1191	Nagrody		B10	-		Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych - klasa 120
				1192	Odznaczenia państwowe		B5	-		Wnioski, wystąpienia do odpowiednich organów o przyznanie odznaczeń
				1193	Odznaki honorowe		BE5			Zestawienia. Kopie pism o przyznaniu odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Wnioski - kategoria B5
	12				Ewidencja osobowa
			120		Akta osobowe		BE50			Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę (rodzaje dokumentów i okres ich przechowywania w aktach określają odrębne przepisy)
			121		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych		B50	-		Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.
	13				Bezpieczeństwo i higiena pracy
			130		Programy szkoleń wstępnych		A	Bc		Ustalenia pracodawcy
			131		Środki ochronne		A	Bc		Ustalenia pracodawcy
			132		Badania pracowników		A	-
			133		Wypadki przy pracy					Dokumentacja powypadkowa
				1330	Wypadki zbiorowe, śmiertelne powodujące inwalidztwo		A	Bc		Dot. wypadków śmiertelnych przy pracy
				1331	Inne wypadki		B10	Bc
				1332	Analiza wypadków i chorób zawodowych		A	Bc
				1333	Ocena stanu BHP i analizy zbiorcze wypadków przy pracy		A	Bc		Dotyczy wyłącznie Ministerstwa
			134		Poprawa warunków pracy		B5	Bc
	14				Szkolenie i rozwój zawodowy pracowników
			140		Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego		A	Bc		W tym zasady, formy, metody i treść szkolenia
			141		Szkolenia w służbie cywilnej		B5	Bc
			142		Organizacja i obsługa administracyjna kursów nauki języków obcych		B5	Bc
			143		Podwyższanie kwalifikacji zawodowych (studia, aplikacje - współfinansowane przez pracodawcę)		B5	Bc		Uwierzytelnione kserokopie dyplomów i świadectw odkłada się do akt osobowych - kl. 120
			144		Praktyki studenckie		B5	Bc
			145		Rekrutacja uczestników szkolenia, dobór kadr dydaktycznych, szkolenie specjalistyczne (prawne, ekonomiczne, finansowe, techniczne)
				1450	Szkolenia informatyczne		B5	Bc		Dotyczy również szkolenia użytkowników systemu - wykaz szkoleń i korespondencja merytoryczna - kat. B5
				1451	Szkolenia w Krajowej Szkole Administracji Publicznej		B5	Bc
				1452	Inne szkolenia		B5	Bc
			146		Protokoły egzaminacyjne		B50
			147		Ewidencja szkolonych		B50	-
			148		Świadectwa ukończenia szkoleń, kursów		B50
			149		Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacje oraz inne formy doskonalenia zawodowego pracowników		B5	-		Krajowe i zagraniczne, w tym w zakresie UE
	15				Dyscyplina pracy
			150		Dowody obecności w pracy		Bc	-		Listy obecności, karty ewidencji czasu pracy
			151		Absencja		B3	-		Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kat. Bc
			152		Urlopy pracownicze		B2	-		Plany urlopów i karty urlopowe
			153		Ewidencja delegacji służbowych		Bc	-		Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kat. B5
			154		Zezwolenia na prace dodatkowe		B6	-
			155		Analizy efektywnego czasu pracy		A	Bc
	16				Sprawy dyscyplinarne
			160		Komisja Dyscyplinarna		A	-		Decyzje o powołaniu komisji, skład osobowy
			161		Postępowanie dyscyplinarne		B10			Dla każdego postępowania zakłada się odrębną teczkę
			162		Rzecznik Dyscyplinarny		B10	-		Decyzje o powołaniu
			163		Postępowanie wyjaśniające		B3			Akta postępowania wyjaśniającego. Dla każdego postępowania wyjaśniającego zakłada się odrębną teczkę
			164		Obsługa komisji dyscyplinarnej		Bc	Bc
			165		Komisja orzekająca w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych		A	Bc		Jak w klasie 160
			166		Rzecznik dyscypliny finansów publicznych		B10	Bc		Jak w klasie 162
			167		Postępowanie w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych		B10			Dla każdego postępowania zakłada się oddzielną teczkę
			168		Obsługa komisji orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych		Bc	Bc
			169		Wykonywanie kar		B10
	17				Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
			170		Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS)		A	Bc		Opracowanie własne
			171		Komisja Socjalna		A	Bc		Skład osobowy, protokoły z posiedzeń i korespondencja z różnymi podmiotami
			172		Plany działalności socjalnej		B5	Bc		Własne ustalenia Ministerstwa
			173		Realizacja spraw socjalno-bytowych		A			Analizy, sprawozdania
			174		Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich dzieci udzielone z ZFŚS		B5	Bc
			175		Pożyczki udzielone z ZFŚS		B5	-		Wnioski. Umowy. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
			176		Działalność w zakresie kultury, rekreacji oraz inne świadczenia		B5	-		Zakup biletów do teatru, dofinansowanie do zajęć z zakresu kultury fizycznej, imprez turystycznych, paczki okolicznościowe
			177		Zapomogi losowe udzielone z ZFŚS		B5	-
			178		Zakładowa Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa		B5	Bc		Okres przechowywania liczy się od wygaśnięci umowy
			179		Opieka zdrowotna		B5	-		Badania profilaktyczne, umowy o świadczenie usług zdrowotnych, zgłoszenia do objęcia opieką. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
	18				Ubezpieczenia
			180		Ubezpieczenia osobowe
				1800	Przepisy ubezpieczeniowe		B5	Bc		Instrukcje i wyjaśnienia instytucji ubezpieczeniowych
				1801	Legitymacje ubezpieczeniowe		B5	-		Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów
				1802	Dowody uprawnienia do zasiłku		B5	-		Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe
				1803	Emerytury i renty		B2	-		Wnioski
				1804	Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych		B10	-		Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
				1805	Inne ubezpieczenia		B5	-		Jak w klasie 1804
2					ŚRODKI RZECZOWE
	20				Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi		A	Bc		Własne ustalenia
	21				Inwestycje i remonty
			210		Ogólne zasady inwestycji i remontów		A	Bc		Wytyczne własne, analizy potrzeb
			211		Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych		BE5	Bc		Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od likwidacji obiektu. Budynki zabytkowe - kat. A
			212		Ewidencja inwestycji		A	-
	22				Administracja i zarząd nieruchomościami			-
			220		Nabywanie i zbywanie nieruchomości		A	-		Dokumentacja prawna i techniczna
			221		Ewidencja nieruchomości w trwałym zarządzie Ministerstwa		A	__		Dotyczy gruntów, budynków i lokali
			222		Eksploatacja nieruchomości		B5	-		Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp.
			223		Najem nieruchomości		B5	-		Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia lub rozwiązania umowy najmu
			224		Podatki i opłaty publiczne		B10	-		Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)
	23				Gospodarka materiałowa
			230		Organizacja gospodarki materiałowej		A	Bc		Przepisy i ustalenia własne
			231		Zaopatrzenie		B5	Bc		Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki
			232		Magazynowanie i użytkowanie		B5	Bc		Dokumentacja magazynowa, zamówienia, RW, itp.
			233		Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)		B2	Bc
			234		Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń		B10	-
			235		Paszporty maszyn i urządzeń		A	-
	24				Źródła zaopatrzenia
			240		Współpraca z dostawcami krajowymi		B2	Bc
			241		Współpraca z dostawcami zagranicznymi		B2	Bc
	25				Transport i łączność
			250		Eksploatacja własnych i obcych środków transportowych		B2	-		Kolejowych, samochodowych, lotniczych, wodnych itp. Obejmuje karty eksploatacyjne samochodów oraz dokumentację napraw
			251		Ryczałty samochodowe		B5			Umowy
			252		Eksploatacja środków łączności telekomunikacyjnej		B5	-		Telefony, radiowęzły, dalekopisy, telewizja kablowa itp.
			253		Umowy w sprawie świadczenia usług pocztowych		B5	-
	26				Ochrona osób, obiektów i mienia
			260		Zabezpieczenie lokali		B2	-		Ewidencja interesantów wchodzących i wychodzących na teren Ministerstwa oraz rejestr kluczy biurowych przekazywanych przez pracowników po zakończeniu pracy - książki (przekazuje się do Archiwum)
			261		Dokumentacja ochronna		B2	-		Dziennik zmiany, dziennik wydarzeń i książka wydawania-przyjęcia broni i amunicji (przekazuje się do wglądu Biura Ochrony Informacji Niejawnych a następnie do Archiwum
			262		Kontrola i ocena zabezpieczenia obiektów		B5	-		Protokoły, sprawozdania, analizy i korespondencja
			263		Ochrona przeciwpożarowa		B5	Bc		Wytyczne, instrukcje, plany, protokoły i kartoteki
			264		Ochrona informacji niejawnych		B10	Bc		Organizacja, dostęp, postępowanie sprawdzające, urządzenia ewidencyjne, protokoły kontroli i oceny
			265		Ochrona systemów informatycznych i teleinformatycznych		B10	Bc		Charakterystyka funkcjonowania systemów, okresowe wydruki kontrolne, dane z systemów i sieci na nośnikach elektromagnetycznych (praca w trybie monitoringu) dot. systemów wytwarzających, przetwarzających i przekazujących
			266		Ochrona danych osobowych		B5	Bc		Zalecenia, wytyczne, procedury, ewidencja osób przetwarzających dane osobowe
			267		Obrona cywilna		B5	-
			268		Ubezpieczenia rzeczowe		B10	Bc		Od ognia, kradzieży itp., okres przechowywania liczy się od ekspiracji ubezpieczeń
	27				Zamówienia publiczne
			270		Wnioski		B5	Bc
			271		Umowy w sprawach zamówień publicznych		B10	Bc		Dokumentacja komisji przetargowych: decyzje o powołaniu komisji, umowy, aneksy. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
			272		Ewidencja zamówień publicznych		B10	Bc
			273		Wystąpienia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych		B5	Bc
	28				Ewidencja mienia Skarbu Państwa		A	Bc
3					GOSPODARKA FINANSOWA
	30				Księgowość Ministerstwa
			300		Dowody księgowe		B5	Bc
			301		Dokumentacja księgowa		B5	-		Księgi, rejestry, karty kontowe
			302		Rozliczenia		B5	Bc		Z dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi
			303		Windykacja należności		B5	Bc
			304		Uzgadnianie sald		B2	-		Zobowiązań i należności
	31				Budżet
			310		Ogólne zasady budżetowe		A	Bc		Ustalenia własne, ustalenia obce - kategoria B5
			311		Planowanie budżetu Ministerstwa		B10	Bc		Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu Ministerstwa. Dotyczy dysponenta głównego i dysponenta III stopnia
			312		Realizacja budżetu Ministerstwa		A	Bc		Plany finansowe i ich zmiany, sprawozdania z realizacji planów finansowych Ministerstwa (dotyczy dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej)
	32				Sprawozdawczość budżetowa
			320		Sprawozdania okresowe jednostkowe		B5	Bc		Dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej
			321		Sprawozdania okresowe łączne					Dysponenta głównego
			322		Sprawozdania roczne - bilanse łączne		A	Bc		Dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej
			323		Sprawozdania roczne - bilanse jednostkowe		BE10	Bc		dysponenta głównego i III stopnia oraz gospodarki pozabudżetowej
	33				Rozliczenia z tytułu wynagrodzeń
			330		Dokumentacja płac		B5	Bc		Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, potrąceń z płac
			331		Deklaracje podatkowe		Bc	-
			332		Karty wynagrodzeń		B50	-		Imienne karty płac
			333		Listy płac		B50	-		Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.)
			334		Raporty o wpłatach składek ubezpieczeniowych		B50
			335		Zaświadczenia o płacach		B5	Bc
	34				Księgowość materiałowo-towarowa
			340		Dowody księgowe		B5	-		Faktury własne i obce
			341		Dokumentacja księgowa		B5	-		Karty ilościowo - wartościowe, karty analityczne, księgi, rejestry, itp.
	35				Inwentaryzacja
			350		Ogólne zasady		A	Bc		Ustalenia własne, instrukcje, regulaminy
			351		Dokumentacja		B5	-		Spisy i protokoły, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji, zestawienia różnic inwentaryzacyjnych. Każda inwentaryzacja stanowi odrębną sprawę
			352		Wycena i przecena		B5	-
4					STRATEGIE, INWESTYCJE
	40				Strategie
			400		Strategie rozwoju infrastruktury w transporcie		A	Bc
			401		Strategie i programy rozwoju budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej		A	Bc
			402		Strategie rozwoju telekomunikacji		A	Bc
			403		Strategie rozwoju poczty		A	Bc
			404		Strategie rozwoju gospodarki morskiej		A	Bc
	41				Strategia ochrony środowiska
			410		Strategia ochrony środowiska w transporcie		B5	Bc
			411		Strategia ochrony środowiska w budownictwie, gospodarce przestrzennej i mieszkaniowej		B5	Bc
			412		Strategia ochrony środowiska w łączności		B5	Bc
	42				Programy rozwoju infrastruktury i gospodarki morskiej		A	Bc
	43				Programy rozwoju transportu wodnego i śródlądowego		A	Bc
	44				Polityka inwestycyjno-techniczna
			440		Programy inwestycyjne
				4400	Transportu		A	Bc
				4401	Gospodarki morskiej		A	Bc
				4402	Budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej		A	Bc
				4403	Łączności		A	Bc
				4404	Inne		A	Bc
			441		Programy inwestycyjne ochrony środowiska morskiego		A	Bc		Dla każdego rodzaju inwestycji zakłada się odrębną teczkę
			442		Finansowanie inwestycji
				4420	Z budżetu państwa		A	Bc
				4421	Z innych źródeł		A	Bc		Np. z Banku Światowego, EBOiR
			443		Nadzór nad realizacją inwestycji finansowanych/współfinansowanych z budżetu państwa
				4430	Drogowych		B10	Bc
				4431	Kolejowych		B10	Bc
				4432	Lotniczych		B10	Bc
				4433	Morskich		B10	Bc
				4434	Innych		B10	Bc
	45				Polityka regionalna w zakresie rozwoju infrastruktury		A	Bc
	46				Unifikacja i normalizacja
			460		Zbiory norm
				4600	Normy krajowe		A	Bc
				4601	Normy zagraniczne		B10	Bc
				4602	Normy międzynarodowe		B10	Bc
			461		Działalność normalizacyjna		BE5	Bc		W tym udział w pracach normalizacyjnych
			462		Zarządzanie jakością i certyfikacja
				4620	Systemy jakości		A	Bc
				4621	Certyfikacja systemów		A	Bc
				4622	Certyfikacja wyrobów		A	Bc
				4623	Certyfikacja personelu		A	Bc
			463		Metrologia		A	Bc
			464		Systemy oceny zgodności
				4640	Podstawy prawne		A	Bc
				4641	Autoryzacja i notyfikacja jednostek oceny		A	Bc
				4642	Procedury oceny zgodności		A	Bc
			465		Systemy nadzoru rynku
				4650	Podstawy prawne		A	Bc
				4651	Organizacja systemu		A	Bc
				4652	Organy wyspecjalizowane		A	Bc
			466		Odstępstwa od warunków techniczno-budowlanych		A	Bc		Dokumentacja i korespondencja, wnioski w sprawie upoważnień Ministra dotyczące odstępstw od przepisów techniczno-budowlanych
	47				Realizacja polityki państwa					Analizy stanu i tendencje, monitoring efektów wdrażania polityki, strategii i programów; opracowania własne zbiorcze kat. A, cząstkowe i obce - kat. B5
			470		Z zakresu funkcjonowania i rozwoju transportu		A	Bc
			471		Z zakresu rozwoju gospodarki morskiej		A	Bc
			472		Z zakresu rozwoju budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej		A	Bc
			473		Z zakresu przestrzennego zagospodarowania kraju		A	Bc
			474		Z zakresu rozwoju telekomunikacji		A	Bc
			475		Z zakresu rozwoju działalności pocztowej		A	Bc
			476		Z zakresu ochrony środowiska		A	Bc
			477		Realizacja programów inwestycyjnych rozwoju przejść granicznych		A	Bc
	48				Uprawnienia właścicielskie i nadzorcze
			480		Polityka prywatyzacyjna		A	Bc
			481		Realizacja przekształceń własnościowych		A	Bc		Dotyczy restrukturyzacji finansowej, majątkowej i zatrudnienia
			482		Realizacja uprawnień udziałowca/ akcjonariusza					Korespondencja merytoryczna, wnioski, opinie, protokoły z negocjacji, decyzje i inna dokumentacja wymagana przepisami itp.
				4820	- w spółkach z udziałowcami krajowymi		A	Bc
				4821	- w spółkach z udziałem zagranicznym		A	Bc
			483		Postępowanie upadłościowe w przedsiębiorstwach		A	Bc		Własne ustalenia, protokoły pokontrolne, oceny, decyzje w spr. zarządów komisarycznych, programy naprawy przedsiębiorstw, sprawozdania z działania naprawczego
			484		Postępowanie naprawcze w przedsiębiorstwach		A	Bc		Wnioski, opinie, decyzje, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, korespondencja itp.
			485		Nadzór właścicielski					Analizy, protokoły, sprawozdania, współpraca z likwidatorami, korespondencja merytoryczna
				4850	- nad działalnością spółek Skarbu Państwa		BE10	Bc		Decyzje, korespondencja
				4851	- nad rozporządzaniem składnikami mienia PKP S.A., PKP PLK S.A.		A	Bc		Uzgodnienia, decyzje w tym również decyzje administracyjne wydawane na podstawie przepisów ustawy o komercjalizacji, restrukturyzacji i prywatyzacji PKP
				4852	- nad procesami likwidacyjnymi przedsiębiorstw		A	Bc		Protokoły, sprawozdania i analizy; współpraca z likwidatorami przedsiębiorstw
			486		Nadzór założycielski
				4860	Nadzór założycielski nad p.p.u.p. "Poczta Polska"		A	Bc
				4861	Nadzór nad przedsiębiorstwem państwowym "Porty Lotnicze"		A	Bc
			487		Reprywatyzacja mienia		A	Bc		Sprawy administracyjne tzw. mała reprywatyzacja i inne sprawy dotyczące tej problematyki
5					TRANSPORT
	50				Funkcjonowanie transportu					Opracowania własne; opracowania zewnętrzne Bc
			500		Transport kolejowy		A	Bc		Własne opracowania, analizy, wydruki statystyczne, korespondencja merytoryczna itp.
			501		Transport drogowy		A	Bc		Jak w klasie 500
			502		Transport kombinowany		A	Bc		Jak w klasie 500
			503		Transport lotniczy		A	Bc		Jak w klasie 500 w tym nadzór zachowanie przepisów prawa lotniczego
			504		Transport morski		A	Bc		Jak w klasie 500 dot. również transportu morskiego w portach i przystaniach morskich
			505		Transport morski i śródlądowy		A	Bc		Własne opracowania, oceny, korespondencja merytoryczna
	51				Bezpieczeństwo transportu
			510		Programy poprawy bezpieczeństwa w transporcie		A	Bc
			511		Organizacja bezpieczeństwa w transporcie
				5110	Kolejowym		A	Bc		Przepisy i ustalenia własne dot. warunków, zasad ruchu, warunków technicznych i zasad dopuszczania do ruchu taboru kolejowego itp.
				5111	Drogowym		A	Bc		Przepisy i ustalenia własne dot. warunków, zasad ruchu, ewidencji, klasyfikacji pojazdów drogowych oraz uprawnień do prowadzenia pojazdu, warunków technicznych i zasad dopuszczania pojazdów do ruchu itp.
				5112	Lotniczym		A	Bc
				5113	Morskim i śródlądowym		A	Bc		Przepisy i ustalenia własne dot. bezpieczeństwa statków, określenie instytucji klasyfikacyjnych, organów inspekcyjnych, rodzaju i wzoru dokumentów bezpieczeństwa statków, dzienników, określanie kwalifikacji itp.
			512		Tranzyt i transport kombinowany		A	Bc		Własne opracowania, oceny
			513		Przewóz towarów niebezpiecznych i szybko psujących się		A	Bc		Przepisy i ustalenia własne
			514		Przemieszczanie osób niepełnosprawnych
				5140	Propozycje i opracowania zewnętrzne		B5	Bc
				5141	Analizy i własne opracowania		A	Bc
			515		Wypadki lotnicze
				5150	Posiedzenia Państwowej Komisji Badania Wypadków Lotniczych (PKBWL)		A	Bc		Dokumentacja posiedzeń
				5151	Materiały na posiedzenia PKBWL		A	Bc
				5152	Raporty PKBWL		A	Bc
				5153	Opracowania analityczne		A	Bc
			516		Bezpieczeństwo ruchu drogowego
				5160	Posiedzenia Krajowej Rady Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego (BRD)		A	Bc
				5161	Udział Krajowej BRD w pracach organizacji pozarządowych oraz instytucji krajowych i zagranicznych		A	Bc
				5162	Plany i programy poprawy stanu bezpieczeństwa ruchu drogowego, w tym programy pilotażowe		A	Bc
				5163	Programy rządowe zawierające problematykę bezpieczeństwa ruchu drogowego opracowywane przez inne resorty		A	Bc		W tym szkolenia w zakresie bezpieczeństwa transportu drogowego
				5164	Działalność edukacyjno-informacyjna i badania naukowe w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego		A	Bc
				5165	Organizacja prac i realizacja Programu Globalnego Partnerstwa dla Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego		A	Bc
				5166	Roczne sprawozdania dotyczące stanu bezpieczeństwa ruchu drogowego		A	Bc
	52				Ochrona środowiska w transporcie					Dla każdej dziedziny ochrony środowiska zakłada się odrębne teczki
			520		Kolejowym		A	Bc
			521		Drogowym		A	Bc
			522		Lotniczym		A	Bc
			523		Morskim i śródlądowym		A	Bc
	53				Oddziały i przedstawicielstwa zagranicznych firm transportowych		B20	Bc		Wnioski, zezwolenia i decyzje
	54				Koncesje,licencje, zezwolenia i pozwolenia
			540		Koncesje na działalność gospodarczą w zakresie zarządzania liniami kolejowymi		B50	Bc
			541		Koncesje na wykonywanie przewozów kolejowych		B50	Bc
			542		Koncesje na budowę i eksploatację autostrad		B50	Bc
			543		Przewozy drogowe międzynarodowe
				5430	Licencje		B50	Bc		Teczki zakłada się odrębnie dla transportu osobowego i towarowego
				5431	Zezwolenia		B5	Bc		Jak w klasie 5430
			544		Pozwolenia na uprawianie żeglugi przez obce statki		B20	Bc
6					GOSPODARKA MORSKA I ADMINISTRACJA ŻEGLUGI ŚRÓDLĄDOWEJ
	60				Administracja morska i żeglugi śródlądowej
			600		Podstawy prawne działania urzędów morskich i urzędów żeglugi śródlądowej		A	Bc
			601		Nadzór nad działalnością
				6010	urzędów morskich		BE5	Bc
				6011	urzędów żeglugi śródlądowej		BE5	Bc
				6012	pozasądową izb morskich		BE5	Bc
			602		Powołanie i nadzór nad działalnością delegatów Ministra przy izbach morskich		B5	Bc
	61				Gospodarka terenami w pasie nabrzeżnym					Opiniowanie planowania przestrzennego w granicach morskich portów i przystani
			610		Planowanie przestrzenne		A	Bc		Dotyczy terenów znajdujących się w administracji morskiej
			611		Zagospodarowanie terenów		BE5	Bc		Korespondencja merytoryczna, dokumentacja prawna i techniczna
			612		Przekazywanie terenów		A	Bc
			613		Gospodarka nieruchomościami portowymi		A	Bc
	62				Ochrona środowiska morskiego
			620		Ochrona brzegu morskiego		A	Bc		Nadzór nad realizacją zadań z zakresu budowy, utrzymania, ochrony umocnień brzegowych, wydm i zalesień ochronnych w pasie technicznym, korespondencja merytoryczna, własne ustalenia
			621		Ochrona wód morskich przed zanieczyszczeniem		A	Bc		Korespondencja merytoryczna, własne ustalenia
			622		Ochrona środowiska morskiego ze strony transportu kolejowego		A	Bc		Korespondencja merytoryczna, opracowania własne
	63				Ochrona środowiska w portach morskich		B10	Bc
	64				Nadzór nad nieożywionymi zasobami dna morskiego		A	Bc
	65				Bezpieczeństwo morskie i żeglugi śródlądowej		B10	Bc
			650		Bezpieczeństwo żeglugi
				6500	morskiej		B10	Bc
				6501	śródlądowej		B10	Bc
			651		Ochrona antyterrorystyczna portów i przystani morskich		B10	Bc
			652		Ratownictwo morskie		B10	Bc
	66				Nadawanie nazw statkom morskim		A	Bc		Wnioski, ustalenia, decyzje
	67				Nadzorowanie spraw związanych z czasową zmiana przynależności statków		A	Bc
	68				Zbiór kodów morskich
			680		Kody dotyczące bezpieczeństwa żeglugi		A	Bc
			681		Kody dotyczące ochrony środowiska morskiego		A	Bc		Prowadzi Ministerstwo
	69				Opłaty portowe		B10	Bc
7					BUDOWNICTWO, GOSPODARKA PRZESTRZENNA I MIESZKANIOWA
	70				Architektura i budownictwo
			700		Ład architektoniczny
				7000	Nowe techniki projektowania		BE5	Bc
				7001	Rozwiązania projektowe obiektów budowlanych dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych		BE5	Bc
			701		Technika budowlana					Rozwiązania konstrukcyjne, opisy technologii, dokumentacje technologiczne
				7010	Nowe systemy i techniki ogólnobudowlane		BE5	Bc
				7011	Jak wyżej - w zakresie instalacji sanitarnych (wodn.-kan., gaz.)		BE5	Bc
				7012	Jak wyżej - w zakresie instalacji elektrycznych i strukturalnych		BE5	Bc
				7013	Jak wyżej- inne instalacje		BE5	Bc
			702		Wyroby budowlane
				7020	Dopuszczenie wyrobów budowlanych do obrotu		BE10	Bc		Atesty i aprobaty techniczne
				7021	Ocena skutków działania prawa w tym zakresie		A	Bc
			703		Racjonalizacja zużycia energii w budownictwie		BE5	Bc		Kierunki działań, wytyczne
			704		Bezpieczeństwo i ochrona zdrowia przy wykonywaniu robót budowlanych		BE5	Bc		Korespondencja merytoryczna z jednostkami współdziałającymi
			705		Ekonomika procesu budowlanego; Analiza problematyki zamówień publicznych na roboty budowlane		B5	Bc		Korespondencja, opracowania Ustalenia własne (badania i analizy kształtowania się cen czynników produkcji budowlanej, cen jednostkowych robót budowlanych i norm nakładów kosztorysowych); opracowania inne kat. B5
			706		Promocja rozwiązań architektoniczno-budowlanych					Opinie i analizy
				7060	Współorganizacja olimpiad, konkursów i turniejów w zakresie szkolnictwa o profilu budowlanym		B5	Bc		Korespondencja merytoryczna
				7061	Konkurs na wybitne osiągnięcia twórcze w dziedzinie architektury, budownictwa, urbanistyki, planowania przestrzennego oraz geodezji i kartografii		B5	Bc		Regulamin konkursu, korespondencja merytoryczna
				7062	Konkurs na najlepsze prace dyplomowe, doktorskie, habilitacyjne i publikacje naukowe		B5	Bc		Regulamin konkursu, korespondencja merytoryczna
	71				Geodezja i kartografia
			710		Geodezja
				7100	Krajowy system informacji geograficznej		BE5	Bc
				7101	Kataster nieruchomości		BE5	Bc
			711		Kartografia, fotogrametria i teledetekcja		BE5	Bc
	72				Planowanie przestrzenne
			720		Ład przestrzenny
				7200	Zasady ogólne ponadlokalnego planowania przestrzennego		A	Bc
				7201	Ocena zgodności planów zagospodarowania przestrzennego województw z koncepcją przestrzennego zagospodarowania kraju i programami rządowymi		B20	Bc
				7202	Programy zadań rządowych służących realizacji ponadlokalnych celów publicznych		A	Bc		W tym prowadzenie centralnego rejestru zadań rządowych
				7203	Badania statystyczne - planowanie przestrzenne w gminie		A	Bc
				7204	Zasady ponadlokalnego planowania przestrzennego na obszarach szczególnych (problemowych)		A	Bc
				7205	Zasady ogólne miejscowego planowania przestrzennego		A	B
				7206	Polityka miejska, rozwój miast		B20	Bc
	73				Drogi krajowe i autostrady		A	Bc		Odwołania od decyzji wojewodów, postępowanie w tzw. trybach nadzwyczajnych, skargi wraz z odpowiedziami na skargi do sądów administracyjnych
	74				Cmentarze i chowanie zmarłych		A	Bc
	75				Finansowanie mieszkalnictwa
			750		Zasady ogólne; Koncepcje rozwiązań finansowania mieszkalnictwa		A	Bc		Opracowanie własne, materiały źródłowe, projekty i wersje robocze kat. B5
			751		Finansowanie ze środków Krajowego Funduszu Mieszkaniowego (KFM)		A	Bc		Materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych KFM, sprawozdania kwartalne z realizacji planów finansowych, opracowania, analizy; korespondencja bieżąca - kat. B5
			752		Finansowanie ze środków Funduszu Termomodernizacji (FT)		A	Bc		Materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych FT, sprawozdania kwartalne z realizacji planów finansowych, opracowania i analizy; korespondencja bieżąca - kat. B5
			753		Finansowanie ze środków Funduszu Dopłat (FD)		A	Bc		Materiały dokumentujące uzgadnianie planów finansowych FD, sprawozdania kwartalne z realizacji tych planów, analizy - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
			754		Systemy oszczędzania na cele mieszkaniowe		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
			755		Rynkowe instrumenty finansowania mieszkalnictwa		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
			756		Podatkowe aspekty mieszkalnictwa
				7560	Zasady ogólne		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
				7561	Podatek dochodowy od osób fizycznych		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
				7562	Podatek dochodowy od osób prawnych		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
				7563	Podatek od towarów i usług		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
				7564	Inne przepisy prawa podatkowego		A	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca - kat. B5
			757		Rozliczenia finansowe
				7570	Rozliczenia z bankami z tytułu refundacji wypłaconych premii gwarancyjnych		B10	Bc		Materiały dokumentujące postępowanie w sprawie zawarcia przez Ministerstwo umów z bankami, oryginały umów - okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy. Materiały dokumentujące rozliczenia po sprawdzeniu pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym są przekazywane do Departamentu Budżetu i Finansowania gdzie stanowią dowody księgowe z kat. B5; Korespondencja bieżąca kat. Bc
				7571	Rozliczenia z tytułu dopłat ze środków budżetu państwa do oprocentowania kredytów udzielonych przez banki na usuwanie skutków powodzi		B10	Bc		Materiały dokumentujące zapotrzebowanie na środki oraz rozliczenia po sprawdzeniu pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym są przekazywane do Departamentu Budżetu i Finansowania, gdzie stanowią dowody księgowe z kat. B5. Korespondencja bieżąca kat. Bc.
			758		Inne zagadnienia dotyczące finansowania mieszkalnictwa		B10	Bc		Analizy i oceny - opracowania własne; korespondencja bieżąca kat. B5
	76				Regulacja Rynku Nieruchomości
			760		Gospodarka nieruchomościami
				7600	Analizy funkcjonowania przepisów dotyczących gospodarki nieruchomościami		A	Bc		Opracowania własne
				7601	Analizy funkcjonowania przepisów dotyczących przekształcania praw do nieruchomości		A	Bc		Opracowania własne
			761		Minima programowe dla kursów specjalistycznych i studiów podyplomowych		B15	Bc		Opracowania własne i zlecone, korespondencja z organizatorami kursów specjalistycznych i studiów podyplomowych
			762		Uprawnienia zawodowe w dziedzinie gospodarki nieruchomościami
				7620	Postępowanie kwalifikacyjne dla osób ubiegających się o nadanie uprawnień zawodowych w zakresie szacowania nieruchomości		A	Bc		Opracowania własne, dokumentacja osób ubiegających się o nadanie uprawnień; korespondencja w sprawach organizacji postępowań kwalifikacyjnych - kat. B5
				7621	Postępowania kwalifikacyjne dla osób ubiegających się o licencje pośrednika w obrocie nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 7620
				7622	Postępowania kwalifikacyjne dla osób ubiegających się o licencje zarządcy nieruchomości		A	Bc		Jak w klasie 7620
				7623	Orzecznictwo administracyjne w sprawach odmowy nadania uprawnień zawodowych w zakresie szacowania nieruchomości		A	Bc		Materiały dokumentujące postępowania administracyjne o nadanie uprawnień zawodowych, zakończone wynikiem negatywnym oraz postępowanie sądowo-administracyjne w tych sprawach
				7624	Orzecznictwo administracyjne w sprawach odmowy nadania licencji zawodowych pośrednika w obrocie nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 7623
				7625	Orzecznictwo administracyjne w sprawach odmowy nadania licencji zawodowych zarządcy nieruchomości		A			Jak w klasie 7623
				7626	Aktualizacja danych w centralnym rejestrze rzeczoznawców majątkowych		B50	Bc		Wnioski o aktualizację danych osobowych
				7627	Aktualizacja danych w centralnym rejestrze pośredników w obrocie nieruchomościami		B50	Bc		Jak w klasie 7626
				7628	Aktualizacja danych w centralnym rejestrze zarządców nieruchomości		B50	Bc		Jak w klasie 7626
				7629	Zaświadczenia o posiadanych uprawnieniach i licencjach		A	Bc		Dokumentacja dotycząca wydawania zaświadczeń o umieszczeniu w centralnych rejestrach rzeczoznawców majątkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami i zarządców nieruchomości
			763		Doskonalenie kwalifikacji zawodowych					Opracowuje komórka merytoryczna
				7630	Doskonalenie kwalifikacji zawodowych przez rzeczoznawców majątkowych		B5	Bc		Dokumentacja postępowań sprawdzających doskonalenie kwalifikacji zawodowych
				7631	Doskonalenie kwalifikacji zawodowych przez pośredników w obrocie nieruchomościami		B5	Bc		Jak w klasie 7630
				7632	Doskonalenie kwalifikacji zawodowych przez zarządców nieruchomości		B5	Bc		Jak w klasie 7630
			764		Odpowiedzialność zawodowa w dziedzinie gospodarki nieruchomościami
				7640	Zasady ogólne		A	Bc		Opracowania własne
				7641	Postępowania wyjaśniające z tytułu odpowiedzialności zawodowej rzeczoznawców majątkowych		A	Bc		Dokumentacja postępowania wyjaśniającego
				7642	Postępowania wyjaśniające z tytułu odpowiedzialności zawodowej pośredników w obrocie nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 7641
				7643	Postępowania wyjaśniające z tytułu odpowiedzialności zawodowej zarządców nieruchomości		A	Bc		Jak w klasie 7641
				7644	Orzecznictwo administracyjne w sprawach odpowiedzialności zawodowej rzeczoznawców majątkowych		A	Bc		Materiały dokumentujące postępowania administracyjne z tytułu odpowiedzialności zawodowej
				7645	Orzecznictwo administracyjne w sprawach odpowiedzialności zawodowej pośredników w obrocie nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 7644
				7646	Orzecznictwo administracyjne odpowiedzialności zawodowej zarządców nieruchomości		A	Bc		Jak w klasie 7644
				7647	Postępowanie sądowo-administracyjne w sprawach odpowiedzialności zawodowej rzeczoznawców majątkowych		A	Bc		Skargi do sądów administracyjnych, odpowiedzi na skargi, postanowienia i wyroki sądów administracyjnych
				7648	Postępowanie sądowo-administracyjne w sprawach odpowiedzialności zawodowej pośredników w obrocie nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 7647
				7649	Postępowanie sądowo-administracyjne w sprawach odpowiedzialności zawodowej zarządców nieruchomości		A	Bc		Jak w klasie 7647
			765		Badanie rynku nieruchomości; Analizy i zestawienia charakteryzujące rynek nieruchomości		A	Bc		Opracowania własne i zlecone
	77				Gospodarka mieszkaniowa i komunalna
			770		Gospodarka mieszkaniowa
				7700	Programy określające politykę mieszkaniową w części dotyczącej istniejących zasobów mieszkaniowych		A	Bc
				7701	Koncepcje rozwiązań dotyczących systemów zarządzania istniejącymi zasobami mieszkaniowymi i ich eksploatacji oraz monitorowanie tych systemów		A	Bc		Opracowania własne
				7702	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie wspólnot mieszkaniowych		A	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7703	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie ochrony praw lokatorów		A	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7704	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie dodatków mieszkaniowych		A	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7705	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie przekazywania zakładowych budynków mieszkalnych przez przedsiębiorstwa państwowe		A	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7706	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie zbywania mieszkań będących własnością przedsiębiorstw państwowych, niektórych spółek handlowych z udziałem Skarbu Państwa, państwowych osób prawnych oraz niektórych mieszkań będących własnością Skarbu Państwa		A	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7707	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie spółdzielni mieszkaniowych		A	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7708	Postępowanie w sprawie zatwierdzania umów i statutów towarzystw budownictwa społecznego		A	Bc		Materiały dokumentujące postępowanie w sprawie zatwierdzania umów i statutów towarzystw budownictwa społecznego, ich zmian, decyzje Ministra oraz postępowania sądowo-administracyjne w tych sprawach
			771		Gospodarka Komunalna
				7710	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków		B5	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7711	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie utrzymania czystości i porządku w gminach		B5	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7712	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie gromadzenia i odprowadzania nieczystości ciekłych oraz gospodarowania odpadami komunalnymi		B5	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
			772		Pomoc państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych
				7720	Analiza i ocena funkcjonowania przepisów w zakresie pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych		B5	Bc		Analizy i oceny - doraźne opracowania własne
				7721	Umowy z bankami w sprawie rozliczeń z tytułu wykupienia odsetek od kredytów mieszkaniowych, zawierane przez Ministra i Ministra Finansów		B15	Bc		Opracowania własne wraz z dokumentacją źródłową
				7722	Rozliczenia finansowe z bankami z tytułu pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych		B15	Bc		Materiały dokumentujące rozliczenia z bankami z tytułu pomocy państwa w spłacie niektórych kredytów mieszkaniowych - opracowania banków i korespondencja z bankami w tej sprawie
	78				Orzecznictwo w sprawach nieruchomości
			780		Orzecznictwo administracyjne		B20	Bc		Dokumentacja spraw w tym odwołania, zażalenia, wnioski o postępowania nadzorcze, skargi do sądów itp. - opracowania Departamentu Orzecznictwa w zapisie papierowym i elektronicznym. Rejestr spraw prowadzony oddzielnie w każdym roku
			781		Regulacje stanów prawnych w zakresie wywłaszczania za odszkodowaniem nieruchomości pod autostrady i drogi		A	Bc		Decyzje i postanowienia organu naczelnego i materiały źródłowe istotne dla rozstrzygnięcia sprawy oraz orzeczenia sądów. (Materiały pomocnicze dokumentujące przebieg postępowania administracyjnego, w tym korespondencja z różnymi podmiotami oraz kopie dokumentów związanych z przedmiotem sprawy - kat. B15.)
			782		Regulacje stanów prawnych w zakresie gospodarowania nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 781
			783		Postępowania dotyczące uprawnień zabużańskich		A	Bc		Jak w klasie 781
			784		Uwłaszczenia osób prawnych w zakresie nieruchomości, w tym szkół wyższych		A	Bc		Jak w klasie 781
			785		Regulacje stanów prawnych w zakresie dróg publicznych		A	Bc		Jak w klasie 781
			786		Rewindykacja mienia w zakresie gruntów warszawskich		A	Bc		Jak w klasie 781
			787		Rewindykacja mienia w zakresie nieruchomości w aspekcie nacjonalizacji i wywłaszczeń		A	Bc		Jak w klasie 781
			788		Odszkodowania związane z orzecznictwem
				7880	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym dotyczącym regulacji stanów prawnych w zakresie wywłaszczania za odszkodowaniem nieruchomości pod autostrady i drogi		A	Bc		Decyzje i postanowienia organu naczelnego i materiały źródłowe istotne dla rozstrzygnięcia sprawy oraz orzeczenia sądów. (Materiały pomocnicze dokumentujące przebieg postępowania administracyjnego i sądowego w tym korespondencja z różnymi podmiotami oraz kopie dokumentów związanych z przedmiotem sprawy - kat. B15.)
				7881	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym dotyczącym regulacji stanów prawnych w zakresie gospodarowania nieruchomościami		A	Bc		Jak w klasie 7880
				7882	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym z zakresu postępowań dotyczących uprawnień zabużańskich		A	Bc		Jak w klasie 7880
				7883	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym dotyczącym uwłaszczenia osób prawnych w zakresie nieruchomości		A	Bc		Jak w klasie 7880
				7884	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym dotyczącym regulacji stanów prawnych w zakresie dróg publicznych		A	Bc		Jak w klasie 7880
				7885	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym dotyczącym rewindykacji mienia w zakresie gruntów warszawskich		A	Bc		Jak w klasie 7880
				7886	Odszkodowania związane z orzecznictwem administracyjnym dotyczącym rewindykacji mienia w zakresie nieruchomości w aspekcie nacjonalizacji i wywłaszczeń		A	Bc		Jak w klasie 7880
8					ŁĄCZNOŚĆ
	80				Telekomunikacja		A	Bc		Opracowania własne z zakresu rozwoju telekomunikacji (analizy ekonomiczne, programy i prognozy rozwoju telekomunikacji, plany wieloletnie oraz sprawozdania z ich realizacji); dot. również rozwoju telekomunikacji na wsi
	81				Ekonomika telekomunikacji
			810		Monitoring i analiza opłat pobieranych przez operatorów za usługi telekomunikacyjne		BE5	Bc		Opinie i opracowania własne
			811		Warunki świadczenia usług powszechnych przez operatorów telekomunikacyjnych		BE5	Bc		Opracowania własne (analizy warunków świadczenia usług powszechnych przez operatorów telekomunikacyjnych pod kątem ochrony konsumentów)
			812		Analiza modeli (sposobów kalkulacji) stosowanych przez operatorów telekomunikacyjnych stawek rozliczeniowych		BE5	Bc		Opracowania własne (analiza modeli i przedstawienie wniosków w tym zakresie)
			813		Opłaty za udzielenie zezwolenia telekomunikacyjnego i posiadanie zezwolenia telekomunikacyjnego		BE5	Bc		Własne wyjaśnienia, informacje, analizy
			814		Opłaty za prawo do wykorzystywania zasobów numeracji oraz za przydział numeracji		BE5	Bc		Własne wyjaśnienia, informacje, analizy
			815		Sprawy dotyczące opłat za pozwolenia telekomunikacyjne		BE5	Bc		Analizy, opracowania własne i projekty decyzji, z wyłączeniem spraw administracyjnych, którym nadaje się symbol klasyfikacyjny 025
	82				Technika radiokomunikacyjna
			820		Radiodyfuzja		BE5	Bc
				8200	Radiofonia		BE5	Bc
				8201	Telewizja		BE5	Bc
			821		Radiokomunikacja lądowa		BE5	Bc
			822		Radiokomunikacja lotnicza		BE5	Bc
			823		Radiokomunikacja morska		BE5	Bc
			824		Radiokomunikacja satelitarna		BE5	Bc
			825		Pozostałe służby radiokomunikacyjne		BE5	Bc
	83				Gospodarka zasobami częstotliwości		A	Bc
	84				Kompatybilność elektromagnetyczna		A	Bc
	85				Technika telekomunikacyjna
			850		Gospodarka zasobami numeracji		B5	Bc
			851		Plany numeracji w sieciach telekomunikacyjnych w kraju		B5	Bc
	86				Współpraca z operatorami		BE5	Bc
	87				Monitorowanie rozwoju technologii informacyjnych i telekomunikacyjnych w Polsce		BE5	Bc		Polityka, strategie i programy rozwoju w klasie 4
	88				Poczta
			880		Opracowywanie założeń rozwoju sektora usług pocztowych		A	Bc
			881		Opłaty za usługi pocztowe p.p.u.p. Poczty Polskiej
				8810	Uzgadnianie opłat za usługi w obrocie zagranicznym		B5	Bc
				8811	Opiniowanie opłat za usługi w obrocie krajowym		B5	Bc
				8812	Analiza opłat		A	Bc
			882		Polityka emisyjna znaczków pocztowych
				8820	Wnioski do planu emisyjnego		B5	Bc
				8821	Plan tematyczny emisji znaczków pocztowych		A	-
			883		Zbiory znaczków i kart pocztowych wprowadzonych do emisji		A	-
			884		Monitoring jakości pocztowych usług powszechnych i dostępu do tych usług		B5	Bc
			885		Mechanizacja i informatyzacja p.p.u.p. Poczty Polskiej		A	Bc		Analizy, materiały do analiz - kat. B5
			886		Pomoc publiczna dla operatorów pocztowych w zakresie właściwości Departamentu Poczty		B5	Bc
			887		Monitorowanie rynku usług pocztowych		B5	Bc
			888		System pocztowych numerów adresowych		A	Bc
9					SZKOLNICTWO RESORTOWE
	90				Kierunki studiów i specjalności		A	Bc		Wnioski uczelni i decyzje Ministra
	91				Podstawy programowe i programy nauczania		A	Bc		Akceptowane. Dla zawodów każdego z działów będących w kompetencji Ministra zakłada się odrębną teczkę. Pozostała dokumentacja - kat. B5.
	92				Standardy wymagańegzaminacyjnych w zawodach		A	Bc
	93				Uczelnie morskie
			930		Podstawy prawne działania		A	Bc		Akty erekcyjne, statuty, schematy organizacyjne
			931		Nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem		BE5	Bc
	94				Szkoły średnie
			940		Podstawy prawne działania		A	Bc		Jak w klasie 930
			941		Nadzór pedagogiczny		BE5	Bc		Protokoły z wizytacji
	95				Uznawanie kwalifikacji obywateli Unii Europejskiej w ramach swobodnego przepływu osób		A	Bc