Wprowadzenie w Ministerstwie Gospodarki Morskiej Instrukcji kancelaryjnej, Rzeczowego wykazu akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MGM.2007.1.2

Akt utracił moc

Wersja od: 13 września 2007 r.

ZARZĄDZENIE Nr 5

MINISTRA GOSPODARKI MORSKIEJ

z dnia 6 czerwca 2007 r.

w sprawie wprowadzenia w Ministerstwie Gospodarki Morskiej Instrukcji kancelaryjnej, Rzeczowego wykazu akt oraz Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.¹⁾) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Gospodarki Morskiej wprowadza się do stosowania:

1) Instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Gospodarki Morskiej, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Gospodarki Morskiej, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

3) Instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa Gospodarki Morskiej, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA GOSPODARKI MORSKIEJ

Spis treści

Rozdział I - Postanowienia ogólne

Rozdział II - System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne

Rozdział III - Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji w Ministerstwie Gospodarki Morskiej

Rozdział IV - Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji

Rozdział V - Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych

Rozdział VI - Załatwianie spraw i wysyłanie pism

Rozdział VII - Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną

Rozdział VIII - Przechowywanie dokumentacji

Rozdział IX - Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

Rozdział X - Kontrola prac biurowych

Rozdział XI - Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Gospodarki Morskiej, zwana dalej "instrukcją", ustala w Ministerstwie Gospodarki Morskiej:

1) typowe czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania w toku bieżącej pracy;

2) zasady i tryb postępowania przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych;

3) cykl obiegu pism od chwili wpływu lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do momentu przekazania ich do archiwum zakładowego.

2. Zasady i tryb postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne opatrzone klauzulą "ściśle tajne", "tajne" i "poufne" określają odrębne przepisy.

3. Do obiegu dokumentów oznaczonych klauzulą "zastrzeżone" stosuje się przepisy niniejszej instrukcji.

4. Użyte w instrukcji skróty i określenia oznaczają:

1) MGM - Ministerstwo Gospodarki Morskiej;

2) komórka macierzysta - komórka organizacyjna, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy w MGM;

3) bezdziennikowy system kancelaryjny - system polegający na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym, stanowiącym podstawę rejestrowania spraw w spisie spraw, stanowiącym załącznik nr 1, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w aktach spraw i podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące spraw;

4) Kancelaria Ogólna - komórka organizacyjna, wykonująca obsługę pocztową MGM;

5) komórka organizacyjna - departamenty i biura Ministerstwa Gospodarki Morskiej, a także Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny Ministra;

6) referent - pracownik załatwiający merytorycznie sprawę, przechowujący dokumentację sprawy po jej zakończeniu oraz odpowiedzialny za przekazanie jej do archiwum zakładowego;

7) rzeczowy wykaz akt - rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności MGM, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną;

8) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy przede wszystkim obsługa kancelaryjna komórki organizacyjnej MGM;

9) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianego w wykazie akt, dla którego ustalono kategorię archiwalną;

10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

11) akta sprawy - notatki i szereg pism dotyczących tego samego zagadnienia;

12) teczka spraw (aktowa) - skoroszyt, segregator, teczka wiązana itp. służąca m.in. do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych wykazem akt;

13) załącznik - luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego, akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość uważa się za jeden załącznik; dokumenty, pisma zszyte, sklejone lub trwale złączone, broszury, książki, itp. traktuje się jako pojedyncze załączniki;

14) znak sprawy - zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną referenta oraz przynależność sprawy do konkretnego działu rzeczowego wykazu akt i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki;

15) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.

Rozdział  II

System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt oraz podział dokumentacji na kategorie archiwalne

§  2.

1. W MGM obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny.

2. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących sprawy) w spisie spraw prowadzonym dla każdej teczki aktowej, zakładanej zgodnie z wykazem akt.

3. Zarejestrowane sprawy kompletuje się w teczkach aktowych, zakładanych zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

4. Bezdziennikowy system kancelaryjny nie wyklucza prowadzenia innych pomocniczych sposobów ewidencjonowania spraw.

§  3.

1. Rzeczowy wykaz akt, zwany dalej "wykazem akt", jest to tematyczny podział dokumentacji powstającej w toku działalności MGM, oznaczonej w poszczególnych symbolach hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną.

2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań MGM podzielono na klasy I rzędu oznaczone symbolem od 0 do 7. W ramach każdej z tych klas wprowadzono klasy II rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do wymienionych klas I rzędu jednej z cyfr od 0-7, a w ich ramach klasy III rzędu oznaczonych symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez dodanie do klas II rzędu jednej z cyfr od 0-7 itd.

3. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają rzeczowym teczkom aktowym.

4. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej MGM, wskutek tego akta jednorodne tematycznie, występujące w różnych komórkach organizacyjnych będą miały te same symbole cyfrowe. Wyróżniać je będą tylko symbole nazwy komórki organizacyjnej.

5. Wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej i innej przez:

1) komórkę macierzystą - należy rozumieć komórkę organizacyjną, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy i która w tym zakresie gromadzi całość podstawowych dokumentów;

2) inną komórkę - należy rozumieć komórki organizacyjne, w których występują akta tej samej klasy wykazu akt co w komórce macierzystej, lecz stanowią jedynie dokumentację pomocniczą, cząstkową lub powtarzalną.

6. Każda komórka organizacyjna w oparciu o własny, wewnętrzny regulamin organizacyjny dla swojego użytku sporządza szczegółowy wyciąg z wykazu akt MGM. Po podpisaniu go przez kierownika komórki organizacyjnej wyciąg powyższy przekazuje się do Archiwum Zakładowego MGM.

7. Wyciągi, o których mowa w ust. 6, powinny obejmować wybrane z wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną.

8. Komórki organizacyjne w zależności od potrzeb mogą rozbudować końcowe klasy III i dalszych rzędów w rzeczowym wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe, nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie wykazu akt.

9. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu klas I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za zgodą Ministra Gospodarki Morskiej w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych.

§  4.

1. Dokumentacja wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych MGM dzieli się na:

1) materiały archiwalne;

2) dokumentację niearchiwalną.

2. "Materiałami archiwalnymi" wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie. Do oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu "A".

3. "Dokumentacja niearchiwalna" są to dokumenty, mające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu "B", "BE" i "Bc".

4. Symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się od pełnych lat kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub państwowej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych.

5. Symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

6. Symbolem "Bc" oznacza się kategorie dokumentacji, posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.

Rozdział  III

Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji

§  5.

1. Obieg pism (dokumentacji) powinien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz.

2. Obieg akt w MGM odbywa się w zasadzie bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

§  6.

1. Czynności kancelaryjne wykonywane są przez:

1) Kancelarię Ogólną;

2) sekretariaty komórek organizacyjnych;

3) Ministra, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych;

4) referentów spraw (pracowników odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy);

5) Kancelarię Tajną - funkcjonującą na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do zakresu czynności Kancelarii Ogólnej należy:

1) przyjmowanie przesyłek i sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz rozdzielanie ich do właściwych komórek organizacyjnych;

2) wysyłanie przesyłek;

3) na przesyłkach lub kopertach (opakowaniach) przesyłek w stanie zamkniętym, Kancelaria umieszcza odcisk pieczątki wpływu z datą otrzymania przesyłki;

4) pieczątka wpływu powinna zawierać:

a) nazwę jednostki organizacyjnej,

b) datę wpływu,

c) miejsce na wpisanie znaku sprawy;

5) nie umieszcza się pieczątek wpływu na dokumentach księgowych, osobistych, załącznikach, drukach, itp. oraz na przesyłkach niewymagających merytorycznego załatwienia.

3. Do typowych czynności kancelaryjnych sekretariatów komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) przyjmowanie wpływów i ich ewidencjonowanie w elektronicznym rejestrze systemu "DOCMAN";

2) przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji; w zależności od ustalonego przez przełożonego trybu, sekretariat przedkłada do wglądu całą korespondencję, bądź tylko pisma przez niego zastrzeżone;

3) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez przełożonych;

4) przekazywanie korespondencji, zgodnie z dekretacją, do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów spraw;

5) przyjmowanie i wysyłanie telefaksów;

6) ekspedycja korespondencji;

7) przygotowywanie i przekazywanie przechowywanej dokumentacji do archiwum zakładowego.

4. Do typowych czynności kancelaryjnych Ministra, dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:

1) dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie, obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu;

2) podpisywanie korespondencji zgodnie z upoważnieniem;

3) zatwierdzanie do przekazania do archiwum teczek aktowych.

5. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności:

1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy;

2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;

3) załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;

4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;

5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym.

6. Pisma przesyłane pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi są przekazywane bezpośrednio przez sekretarki.

7. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie te przesyłki, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  IV

Odbiór, otwieranie i segregowanie korespondencji

§  7.

1. Do przyjmowania przesyłek wpływających do MGM upoważniona jest Kancelaria Ogólna.

2. Przesyłki wpływające po godzinach urzędowania odbiera dowódca zmiany ochrony gmachu MGM.

§  8.

1. Przy odbiorze przesyłek od doręczającego należy sprawdzić prawidłowość adresu oraz stan opakowania przesyłki, a w przypadku naruszenia opakowania sporządzić, w obecności doręczającego, protokół, podając w nim rzeczywistą zawartość przesyłki; protokół, po podpisaniu przez pracownika odbierającego i doręczającego, należy przekazać kierownikowi komórki organizacyjnej, której przesyłka dotyczy, celem nadania sprawie dalszego biegu (wniesienie reklamacji, uzyskanie odszkodowania itp.).

2. Przesyłki wartościowe odbierane są przez upoważnionego pracownika za pokwitowaniem.

3. Przesyłki mylnie skierowane należy zwrócić nadawcy lub przesłać do właściwego adresata.

4. Telegramy i telefonogramy, faksy oraz przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną, a także przesyłki "pilne" należy niezwłocznie, po ich otrzymaniu i odnotowaniu na nich daty, godziny, a przy telefonogramach nazwiska oraz stanowiska służbowego nadającego i odbierającego, przekazać adresatowi.

5. Przesyłki adresowane imiennie i z napisem "do rąk własnych" doręcza się adresatowi w nienaruszonym stanie.

§  9.

1. Sekretariaty otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie z napisem "do rąk własnych";

2) niejawnych;

3) wartościowych.

2. Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

3. Po otwarciu koperty sprawdza się, czy:

1) nie zawiera pisma mylnie skierowanego;

2) dołączono wszystkie wymienione załączniki;

3) znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie.

4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub kopercie (opakowaniu), które dołącza się do pisma.

5. Koperty należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:

1) korespondencji w sprawach sądowych (wraz z dowodem doręczenia), z którymi wiąże się termin prekluzyjny;

2) przesyłek wartościowych;

3) przesyłek w sprawach skarg i wniosków oraz krytyki, bądź informacji prasowej;

4) przesyłek, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu lub gdy dane są nieczytelne;

5) przesyłek oznaczonych klauzulą "zastrzeżone";

6) przesyłek poleconych;

7) przesyłek mylnie skierowanych.

Rozdział  V

Rejestrowanie spraw, znakowanie pism i zakładanie teczek aktowych

§  10.

1. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma, otrzymanego z zewnątrz lub powstałego w komórce organizacyjnej. Każde następne pismo w tej samej sprawie już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Rejestracja spraw polega na:

1) zanotowaniu pierwszego pisma w danej sprawie w spisie spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji;

2) naniesieniu na pismo znaku sprawy w obrębie stempla wpływu.

2. Rejestrację spraw w spisie spraw, prowadzą referenci, opracowujący sprawy merytorycznie.

3. Nie wymagają rejestracji:

1) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, książki itp.) oraz inne druki niewymagające merytorycznego załatwienia;

2) życzenia, zaproszenia, zawiadomienia i pisma o podobnym charakterze;

3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

4) rachunki i faktury, raporty kasowe itp., które są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw;

5) korespondencja, mająca znamiona korespondencji prywatnej.

4. Komórki organizacyjne MGM stosują również komputerowy system rejestracji spraw i obiegu pism "DOCMAN".

5. Numer w Systemie "DOCMAN", stanowi odrębny znak niezależny od numeru sprawy.

6. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne, służące jedynie kontroli obiegu pism.

§  11.

1. Znak sprawy, o którym mowa w ust. 2, jest cechą rozpoznawczą sprawy.

Składa się on z następujących części:

1) symbolu literowego komórki organizacyjnej;

2) symbolu cyfrowo-literowego stanowiska pracy;

3) symbolu klasyfikacyjnego (hasła) według wykazu akt;

4) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

5) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawę zarejestrowano w spisie spraw.

2. Trzy pierwsze człony znaku sprawy powinny być oddzielone od siebie kreskami poziomymi, natomiast piąty powinien być oddzielony od czwartego kreską ukośną.

Przykładowy wzór znaku sprawy: BM3d-070-2/06.

Poszczególne człony znaku oznaczają:

1) BM - Departament Bezpieczeństwa Morskiego;

2) 3 d - Wydział Ochrony Środowiska, pierwsza litera nazwiska referenta;

4) 070 - Współpraca z Sejmem i Senatem;

5) 2 - kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;

6) 06 - dwie ostatnie cyfry roku 2006.

3. Akta spraw niezałatwionych ostatecznie w ciągu roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. W przypadku przeniesienia sprawy do nowego spisu spraw należy uczynić adnotację w poprzednim spisie spraw. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: "przeniesiono do teczki symbol....", rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak.

§  12.

1. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej wg haseł rzeczowego wykazu akt.

2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt.

3. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka aktowa (wobec dużej ilości akt podzielona na tomy) o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym.

4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.

5. Nie należy łączyć w jednej teczce akt o różnej kategorii archiwalnej.

6. Każda teczka aktowa powinna zawierać na stronie tytułowej następujące oznaczenia, których rozmieszczenie przedstawiono w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji:

1) na środku u góry - pełną nazwę jednostki organizacyjnej (Ministerstwo Gospodarki Morskiej) i nazwę komórki organizacyjnej;

2) w lewym górnym rogu - znak akt złożony z symbolu literowego komórki organizacyjnej i symbolu hasła klasyfikacyjnego wg wykazu akt;

3) w prawym górnym rogu - kategorię archiwalną, a w przypadku dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii "B") również okres jej przechowywania;

4) na środku - tytuł teczki, tj. pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce;

5) pod tytułem teczki - rok założenia i ewentualnie nr tomu (jeżeli teczkę podzielono na tomy).

Rozdział  VI

Załatwianie spraw i wysyłanie pism

§  13.

1. Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej; w każdym przypadku należy stosować formę najbardziej celową i najprostszą.

2. Jeżeli pismo wpływające dotyczy dwu lub więcej spraw, należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych - referent zleca sporządzenie odpowiedniej liczby odpisów tego pisma i kieruje je do właściwych komórek, zaznaczając to na oryginale.

3. Akta sprawy, wymagające w toku załatwiania udziału kilku referentów, mogą być przesyłane w teczce obiegowej.

4. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, pracownik odpowiedzialny za jej załatwienie sporządza (jeśli zachodzi potrzeba) odpowiednią notatkę, zawierającą informację o sposobie załatwienia, nazwisko osoby zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika załatwiającego sprawę.

5. Typową formą załatwiania spraw jest forma pisemna; każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, które oprócz treści powinno zawierać:

1) imię i nazwisko lub nazwę adresata i jego adres; adresy pisze się w pierwszym przypadku (mianownik);

2) znak rozpoznawczy sprawy (zobacz § 11);

3) datę wysyłki pisma;

4) datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy;

5) podpis w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko osoby uprawnionej do podpisu; inicjały pracownika, który sporządził pismo;

6) pod treścią z lewej strony należy podać liczbę załączników;

7) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po zwrocie "otrzymują" lub "do wiadomości" należy wymienić adresatów.

6. Projekty pism, które mają być powielone, wymagają w każdym przypadku wstępnej aprobaty kierownika komórki organizacyjnej.

7. Kopia pisma powinna dodatkowo zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma);

2) ewentualnie dodatkowe ważne w razie wznowienia sprawy uwagi w lewej dolnej części arkusza.

8. Wzory używanych w MGM blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych (w tym z wizerunkiem godła państwowego) oraz wzoru pieczęci do podpisu określają odrębne przepisy.

§  14.

1. Uprawnienia do podpisywania pism określa regulamin organizacyjny, obowiązujący w MGM oraz upoważnienia.

2. Urzędowe pieczęcie okrągłe z wizerunkiem orła umieszcza się na pismach, mających charakter dokumentu, np. akty mianowania, decyzje.

§  15.

1. Czynności dotyczące wysyłania pism polegają na:

1) sprawdzaniu, czy pismo posiada właściwy numer sprawy, jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączone są wszystkie załączniki;

2) stwierdzeniu na kopii pisma jego wysyłki;

3) zarejestrowaniu pisma w komputerze w ramach systemu DOCMAN, przekazaniu pisma do Kancelarii Ogólnej, z jednoczesnym wpisaniem daty jego wystania.

2. Pisma w zaklejonych i dokładnie zaadresowanych kopertach przesyła się przez woźnych do Kancelarii Ogólnej lub bezpośrednio do komórki organizacyjnej MGM.

Rozdział  VII

Postępowanie z dokumentacją zastrzeżoną

§  16.

1. W postępowaniu z dokumentacją oznaczoną klauzulą "zastrzeżone" stosuje się tryb ustalony w odniesieniu do akt jawnych, z uwzględnieniem wymagań MGM w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone.

2. Szczegółowy tryb postępowania z tą dokumentacją określają odrębne przepisy.

Rozdział  VIII

Przechowywanie dokumentacji

§  17.

1. Dokumentację spraw załatwionych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wyciągiem z rzeczowego wykazu akt - w kolejności symboli liczbowych, przy czym wewnątrz teczki akta sprawy powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu.

2. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 6 niniejszej instrukcji.

3. Dokumentację niejawną przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z obowiązującym wykazem akt i opisanych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, z zachowaniem wymagań określonych odrębnymi przepisami.

4. W przypadku wyjęcia sprawy z teczki należy w jej miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać w treści: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta sprawy i skrót komórki organizacyjnej, w której wypożyczający pracuje, względnie nazwę i adres jednostki, do której sprawę wysłano, datę wypożyczenia i ustalony z archiwum termin zwrotu.

5. Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego, w którym sprawę zakończono. Po upływie tego okresu dokumentację tę referent przekazuje do archiwum zakładowego.

6. Za wytworzoną i przyjętą z zewnątrz dokumentację odpowiedzialny jest dyrektor komórki organizacyjnej, która ją zgromadziła.

Rozdział  IX

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  18.

1. Dokumentację zakończonych spraw referenci przekazują do archiwum zakładowego MGM, zgodnie z planem corocznie opracowywanym przez archiwistę w uzgodnieniu z dyrektorem właściwej komórki organizacyjnej.

2. Akta przekazuje się do archiwum zakładowego wyłącznie w stanie uporządkowanym.

3. Porządkowanie akt należy do obowiązku komórki organizacyjnej, która je zgromadziła.

4. Przez uporządkowanie należy rozumieć:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek, zgodnie z § 17 ust. 1;

2) opisanie teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 12 ust. 6 niniejszej instrukcji;

3) spięcie klipsem plastykowym całości dokumentów w teczce (wyłącznie kategoria A);

4) wyłączenie z teczek powtarzających się egzemplarzy (wyłącznie kategoria A) i usunięcie części metalowych;

5) spaginowanie (ponumerowanie) poszczególnych zapisanych stron w teczkach, zawierających materiały archiwalne kategorii A;

6) ułożenie teczek w porządku zgodnym z wykazem akt;

7) umieszczenie teczek z materiałami archiwalnymi (kategoria A) w niekwasowych pudłach archiwalnych.

§  19.

1. Dokumentację spraw zakończonych, z wyjątkiem kategorii Bc, komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór określa załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.

2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w programie MS Word oddzielnie dla:

1) akt kategorii A - z wydrukiem w 4 egzemplarzach;

2) akt kategorii B - z wydrukiem w 3 egzemplarzach.

3. Do spisu zdawczo-odbiorczego dołącza się elektroniczną wersję.

4. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) pracownik archiwum zakładowego - archiwista.

§  20.

1. Komórki organizacyjne przekazują akta z kompletnymi rocznikami. Po zarchiwizowaniu akt, jednostki archiwalne (teczki) potrzebne do dalszej pracy bieżącej, można wypożyczyć z archiwum na dowolny okres ustalony z pracownikiem archiwum zakładowego, po ich wprowadzeniu do ewidencji archiwum zakładowego.

2. Do przekazywanych akt należy dołączyć informację dotyczącą ewentualnych zmian organizacyjnych lub ich braku oraz rejestry, kartoteki i skorowidze.

3. Przed przyjściem dokumentacji do archiwum zakładowego archiwista sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

4. Archiwum zakładowe może odmówić przejęcia akt nieuporządkowanych, powiadamiając o tym swojego zwierzchnika oraz dyrektora danej komórki organizacyjnej.

5. Dokumentację kategorii Bc, po pełnym jej wykorzystaniu, brakuje się, na podstawie protokołu brakowania, w komórce organizacyjnej bez konieczności przekazywania jej do archiwum zakładowego, jednak za wiedzą i zgodą archiwisty.

Rozdział  X

Kontrola prac biurowych

§  21.

1. Nadzór i kontrola czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników departamentów, biur i równorzędnych komórek należy do obowiązku dyrektora danej komórki organizacyjnej.

2. Obowiązki dyrektora komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru i kontroli polegają na badaniu prawidłowości stosowania niniejszej instrukcji, w szczególności na sprawdzeniu:

1) wykonania przez komórkę merytoryczną wyciągu z rzeczowego wykazu akt, uzgodnionego z archiwum zakładowym;

2) prawidłowości rejestrowania spraw i znakowania pism;

3) terminowości załatwiania spraw;

4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego instrukcją;

5) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

Rozdział  XI

Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz w przypadku rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy

§  22.

1. Komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji przekazuje:

1) akta spraw będących w toku załatwiania - prawnemu następcy, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego 1 egzemplarz przekazuje się do Archiwum Zakładowego MGM;

2) pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji, przekazuje do Archiwum Zakładowego MGM.

2. W przypadku rozwiązania stosunku pracy z MGM, pracownik ma obowiązek przekazać zgromadzoną przez siebie dokumentację spraw:

1) będących w toku załatwienia - sukcesorowi lub bezpośredniemu przełożonemu;

2) zakończonych, uporządkowanych, zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji - do Archiwum Zakładowego MGM.

Załącznik  Nr 1

SPIS SPRAW

część A

rok	referent	(symbol komórki organizacyjnej)	(symbol klasyfikacyjny)	tytuł teczki wg wykazu akt (hasło, rodzaj dokumentacji w teczce)

część B

Lp.	Sprawa (krótka treść)	OD KOGO WPŁYNĘŁA		DATA		UWAGI (sposób załatwienia)
		znak pisma	z dnia	wszczęcia sprawy	ostatecznego załatwienia

Załącznik  Nr 2

WZÓR OPISU TECZKI

..................... .................. ..............

Znak literowy komórki Stempel jednostki i Kategoria akt

organizacyjnej i symbol komórki organizacyjnej

klasyfikacyjny akt

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

Tytuł teczki (hasło z wykazu akt) oraz rodzaj

konkretnych materiałów

...................

Tom teczki

...................... ................ .................

Spis zdawczo-odbiorczy Data krańcowa akt Liczba stron

nr i pozycja tylko kategoria A

Załącznik  Nr 3

Warszawa, dnia ...............

........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej

przekazującej materiały archiwalne)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ..........

Materiałów archiwalnych ......................................

Przekazanych do archiwum .....................................

Lp.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Data		Liczba teczek (kart)	Kategoria	Numer i data protokołu zniszczenia lub przekazania do archiwum	Uwagi
			rozpoczęcia	zakończenia

Odbierający akta Przekazujący akta Kierownik jednostki

organizacyjnej

Wykonano: ...... egz.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA GOSPODARKI MORSKIEJ

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna akt		Uwagi
					w komórce merytorycznej	w innych komórkach
1	2	3	4	5	6	7	8
0				ZARZĄDZANIE
	00			Organy kolegialne
		000		Kierownictwo Ministerstwa Gospodarki Morskiej
			0000	Posiedzenia Kierownictwa	A	Bc	Protokoły z posiedzeń (porządek posiedzenia, lista uczestników, przyjęte decyzje Ministra Gospodarki Morskiej)
			0001	Materiały na posiedzenia Kierownictwa	A	Bc	Opracowania, notatki, informacje sporządzone na określone posiedzenie
		001		Komisje/zespoły własne (stałe i doraźne)	A	Bc	Zarządzenia, decyzje dotyczące powołania, regulamin komisji, materiały na posiedzenia, protokoły z posiedzeń komisji i nagrania dźwiękowe z przebiegu posiedzeń, uchwały i opinie komisji
		002		Komisje/zespoły międzyresortowe	A	Bc	Jak przy klasie 001. Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej komórce organizacyjnej lub jednostce, przy której działa sekretariat danej komisji, w pozostałych komórkach lub jednostkach - tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad
		003		Konferencje, spotkania, narady
			0030	Organizowane przez MGM	A	Bc	Programy, referaty, wnioski, listy uczestników, sprawozdania, uchwały, protokoły, stenogramy, sprawozdania i informacje z realizacji uchwał
			0031	Udział w konferencjach, spotkaniach, naradach organizowanych przez inne jednostki	A	Bc	Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania. Pozostałą dokumentację kwalifikuje się do kategorii Bc
		004		Udział w organach kolegialnych obcych instytucji	A	Bc	Własne wystąpienia, notatki problemowe i sprawozdania. Pozostałe - kategoria B5. Dla każdego organu prowadzi się odrębną teczkę
		005		Narady pracownicze	A	Bc	Protokoły, sprawozdania, wnioski
		006		Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych	Bc	Bc	Zawiadomienia o posiedzeniach oraz korespondencja dotycząca organizacji posiedzeń, obsługi biurowej, gospodarczej
	01			Organizacja
		010		Podstawy prawne funkcjonowania MGM	A	Bc	Przepisy prawne dotyczące funkcjonowania MGM, statut
		011		Organizacja MGM	A	Bc	Regulamin i schemat organizacyjny MGM, regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych MGM i podział zadań w Kierownictwie MGM; ww. dokumentację gromadzi i przekazuje do archiwum zakładowego Sekretariat Ministra
		012		Organizacja jednostek podległych i nadzorowanych	A	Bc	Zarządzenia o utworzeniu, regulaminy i schematy organizacyjne
		013		Upoważnienia imienne udzielone pracownikom MGM	B5	-
		014		Organizacja prac kancelaryjnych, archiwum zakładowe
			0140	Przepisy kancelaryjne i archiwalne	A	B5	Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego oraz materiały źródłowe dotyczące redakcji tych przepisów
			0141	Pieczęcie urzędowe	A	-	Wzory odciskowe
			0142	Formularze	B5	Bc	Opracowanie wzorów formularzy stanowiących integralną część akt (spraw) przechowuje się przez okres ustalony dla danych akt
			0143	Terminarze oraz środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentacji, dowody doręczeń i opłat pocztowych	Bc	-
			0144	Ewidencja zasobu archiwum zakładowego	A	-	Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji oraz ich wykaz, protokoły brakowania oraz spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego
			0145	Udostępnianie akt	B2	-	Zezwolenia, karty udostępniania, rejestry korzystających z akt
	02			Akty normatywne, obsługa prawna
		020		Akty normatywne	A	B5	Opracowane w komórkach merytorycznych projekty ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji i instrukcji. Oryginały tych opracowań wraz z materiałami źródłowymi przekazuje do archiwum zakładowego aktotwórca. Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń i instrukcji, opublikowanych, jak i nieopublikowanych, gromadzi wraz z ich rejestrami Biuro Prawne. Dla każdego rodzaju aktu zakłada się odrębną teczkę
		021		Zbiór aktów normatywnych niepublikowanych oraz innych dokumentów i opracowań rządowych	B10	Bc	Protokoły z posiedzeń komitetów Rady Ministrów, Rady Ministrów i inne, karty realizacji zadań
		022		Interpretacja przepisów prawnych	A	Bc	Wykładnia aktów normatywnych dotyczących merytorycznej działalności MGM
		023		Opinie prawne	B5	Bc	W tym do umów i porozumień zawieranych przez MGM
		024		Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych			Uzgodnienia resortowe
			0240	Zewnętrzne akty normatywne	B5	Bc
			0241	Zewnętrzne dokumenty rządowe	B5	Bc
		025		Sprawy administracyjne i sądowo-administracyjne	B10	Bc	Sprawy administracyjne B3. Nie dotyczy koncesji, licencji, zezwoleń i pozwoleń, o których mowa w klasie 55
		026		Inne sprawy sądowe	B5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
	03			Planowanie, sprawozdawczość, statystyka			Obejmuje plany i sprawozdania opisowe oraz statystyczne dotyczące działalności inwestycyjnej i kapitalnych remontów, zaopatrzenia materiałowo-technicznego, działalności finansowej i gospodarczej oraz w zakresie zatrudnienia i funduszu płac, szkolenia i dokształcania kadr, stypendiów fundowanych itp. Nie obejmuje planów i sprawozdawczości z podstawowej działalności MGM, objętych innymi klasami rzeczowymi
		030		Plany roczne oraz sprawozdania z ich realizacji
			0300	Plany MGM oraz sprawozdania z ich realizacji	A	Bc	Kategoria A dotyczy wersji ostatecznych opracowań. Projekty i wersje robocze oraz materiały źródłowe należy kwalifikować do kategorii B2. Inne niż roczne plany i sprawozdania do kategorii B5
			0301	Plany jednostek podległych i nadzorowanych przez MGM oraz sprawozdania z ich realizacji	B5	Bc	Jak w klasie 0300
			0302	Roczne sprawozdania zbiorcze MGM	A	Bc
			0303	Roczne sprawozdania zbiorcze dotyczące wyłącznie jednostek podległych i nadzorowanych	A	Bc
		031		Roczne plany i sprawozdania komórek organizacyjnych			Departamentów, biur, samodzielnych stanowisk pracy
			0310	Plany	B5	Bc
			0311	Sprawozdania z działalności	A	Bc	Kategoria A dotyczy sprawozdań komórek merytorycznych (w tym bilanse), sprawozdania komórek usługowo-administracyjnych kwalifikuje się do kategorii B2
		032		Analizy kompleksowe i problemowe
			0320	Działalności MGM	A	Bc	Kategoria A dotyczy wersji ostatecznych. Wersje robocze i materiały źródłowe należy kwalifikować do kategorii B2
			0321	Działalności jednostek podległych i nadzorowanych	B5	Bc
			0322	Zbiorcze	A	Bc
		033		Statystyka	A	Bc
	04			Informatyka
		040		Tworzenie założeń systemowych (zmian, rozwoju, modernizacji) do systemów nowych oraz obecnie eksploatowanych w MGM			Wstępne projektowanie i uzgadnianie założeń do systemów i programów eksploatowanych w MGM
			0400	Projektowanie oraz budowa systemów, programów oraz stron www (internet)	A	Bc	Kierunki, tematyka itp. (opracowania własne)
			0401	Inwentaryzacja sprzętu oraz systemów i programów w MGM	B5	Bc	Inwentaryzacja sprzętu komputerowego oraz spis systemów i programów eksploatowanych w MGM
			0402	Dokumentacja techniczna	BE5	Bc	Gromadzenie dokumentacji technicznej systemów oraz programów eksploatowanych w MGM. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia licencji
			0403	Certyfikaty i licencje na oprogramowanie i systemy eksploatowane w MGM	B5	Bc
			0404	Eksploatacja i wdrażanie systemów informatycznych	B5	Bc
			0405	Zakup i parametryzacja sprzętu komputerowego oraz systemów dla potrzeb MGM	B5	Bc	Oferty, umowy, gwarancje; okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy, bądź gwarancji. Korespondencja i zapytania w sprawie rozpoznania rynku komputerowego oraz zlecenia usług i protokoły odbioru
		041		Bazy danych	A	-
		042		Przetwarzanie danych	B5	Bc	Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania
	05			Skargi i wnioski
		050		Przepisy własne w sprawach skarg i wniosków	A	Bc
		051		Ewidencja skarg i wniosków	A	Bc
		052		Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości	B3	Bc
		053		Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio przez MGM	A	Bc	W przypadku masowości tego typu spraw do kategorii A należy zakwalifikować przykładowo 5-10% w skali roku
		054		Analiza skarg i wniosków	A	Bc
	06			Prace naukowo-badawcze; Komunikacja społeczna; Wydawnictwa i reprezentacja
		060		Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe
			0600	Wykonane na zlecenie MGM	A	B5
			0601	Inne opracowania zewnętrzne	B5	Bc
			0602	Odbiory prac naukowo-badawczych	B5	Bc
			0603	Opiniowanie prac naukowo-badawczych	A	Bc	Recenzje, koreferaty, opinie
			0604	Ewidencja prac naukowo-badawczych i opracowań problemowych własnych i zewnętrznych	A	-
		061		Współpraca z mediami dotycząca działalności MGM	A	Bc	Informacje własne dla prasy, radia i telewizji, wystąpienia przedstawicieli MGM, a podczas konferencji prasowych, wywiady, reakcja na krytykę
		062		Teki wydawnicze	A	Bc	Dla każdego tytułu wydanego przez MGM zakłada się odrębną teczkę zawierającą: egzemplarz opublikowany, kartę wydawniczą, recenzję, umowę autorską. Dotyczy również Dziennika Urzędowego Ministra Gospodarki Morskiej (materiały źródłowe i dwa egzemplarze każdego numeru), a także opracowań do użytku wewnętrznego
		063		Kroniki i monografie	A	Bc	O działalności własnej
		064		Wystawy, prezentacje, sympozja, seminaria itp. zorganizowane przez MGM	A	Bc	Stałe i okolicznościowe. Korespondencja dotycząca obsługi technicznej - kategoria Bc
		065		Udział w obcych wystawach, prezentacjach, sympozjach, seminariach itp. organizowanych w kraju i za granicą	A	Bc
		066		Strona internetowa			Projektowanie w klasie 0400
			0660	Serwis informacyjny	B5	-
			0661	Materiały promocyjno-edukacyjne	B5	-
			0662	Odpowiedzi na pytania i opinie społeczne	B5	-
	07			Współpraca z krajowymi organami, instytucjami i jednostkami organizacyjnymi oraz stowarzyszeniami i fundacjami
		070		Z Sejmem i Senatem (Parlamentem)			Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych podmiotów - kategoria A. Pozostałe materiały - kategoria Bc
			0700	Materiały na posiedzenia plenarne Sejmu i Senatu	A	Bc	Opracowania własne, opracowania obce - kategoria Bc
			0701	Odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie, interwencje posłów i senatorów	A	Bc
			0702	Współpraca z komisjami sejmowymi i senackimi	A	Bc
		071		Z Kancelarią Prezydenta RP	A	Bc	Jak przy klasie 070
		072		Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów oraz komitetami Rady Ministrów	A	Bc	Jak przy klasie 070
		073		Z ministerstwami i urzędami centralnymi			Jak przy klasie 070
		074		Współpraca z terenową administracją rządową	BE5	Bc	Jak przy klasie 070
		075		Współpraca z organami i jednostkami samorządu terytorialnego	BE5	Bc	Jak przy klasie 070
		076		Współpraca z innymi urzędami i instytucjami oraz stowarzyszeniami i fundacjami	B5	Bc	Jak przy klasie 070
		077		Współpraca ze związkami zawodowymi i organami samorządów zawodowych			Umowy, porozumienia i ich realizacja. Dotyczy również współpracy ze związkami zawodowymi w jednostkach podległych i nadzorowanych
			0770	Współpraca ze związkami zawodowymi	BE5	Bc
			0771	Współpraca z organami samorządów zawodowych	BE5	Bc
		078		Współpraca i współdziałanie między komórkami organizacyjnymi MGM oraz jednostkami podległymi lub nadzorowanymi
			0780	Współpraca między komórkami organizacyjnymi MGM	B5	Bc
			0781	Współdziałanie z jednostkami resortu gospodarki morskiej	B5	Bc
			0782	Współpraca z jednostkami podległymi i nadzorowanymi	BE5	Bc
		079		Reprezentacja	B2	Bc	Zaproszenia, życzenia, podziękowania i korespondencja
	08			Współpraca z zagranicą
		080		Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej	A	Bc
		081		Umowy i ich realizacja			Obejmuje umowy (konwencje). Korespondencja - kategoria B5
			0810	Umowy wielostronne	A	Bc
			0811	Umowy dwustronne	A	Bc	Dla każdego kraju prowadzi się odrębną teczkę
		082		Współpraca z organami i instytucjami Unii Europejskiej (UE)			Dla każdego organu i instytucji prowadzi się odrębną teczkę
			0820	Opracowania zewnętrzne	B 10	Bc	Protokoły posiedzeń, sprawozdania, analizy, opracowania problemowe - dla każdej sprawy zakłada się odrębną teczkę
			0821	Udział w posiedzeniach komisji, grup roboczych i innych za granicą i w kraju	A	Bc	Własne referaty, opracowania, analizy, protokoły, sprawozdania i wnioski
			0822	Dostosowywanie polskich przepisów do europejskiego prawa wspólnotowego	A	Bc
			0823	Udział w europejskich inicjatywach (TEN, Paneuropejskie Korytarze Transportowe)	A	Bc
			0824	Inne dziedziny współpracy z UE	A	Bc	Dotyczy także gromadzenia i przechowywania dokumentów UE w formie baz danych np. TAIEX. Dokumentacja obca - kategoria B10
			0825	Wymiana dokumentacji i informacji	A	Bc
		083		Współpraca z UE w ramach wykorzystania środków z funduszy poakcesyjnych
			0830	Fundusz Spójności	A	Bc
			0831	Fundusze strukturalne	A	Bc
		084		Współpraca z instytucjami międzynarodowymi w zakresie pozyskiwania środków na rozwój gospodarki morskiej			Dla każdej instytucji zakłada się odrębną teczkę
			0840	Współpraca z Bankiem Światowym	A	Bc
			0841	Współpraca z Europejskim Bankiem Inwestycyjnym	A	Bc
			0842	Współpraca z Europejskim Bankiem Odbudowy i Rozwoju	A	Bc
			0843	Współpraca z innymi Międzynarodowymi Instytucjami Finansowymi	A	Bc
		085		Współpraca z organizacjami międzynarodowymi			Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę zawierającą m.in. referaty, opracowania przygotowane dla tych organizacji, własne relacje z konferencji i sympozjów. Dokumentacja zewnętrza nie dotycząca udziału przedstawicieli MGM - kategoria B5
			0850	Międzynarodowe organizacje ogólnogospodarcze (EKG ONZ, UNDP, UNCTAD, OECD, WTO/GATS, PIANC)	A	Bc	Jak przy klasie 085
			0851	Współpraca z NATO	A	Bc
			0852	Międzynarodowe wyspecjalizowane organizacje gospodarki morskiej	A	Bc	Jak przy klasie 085
		086		Współpraca dwustronna i regionalna			Korespondencja, opracowania własne (opracowania obce - kategoria B10)
			0860	Współpraca dwustronna z krajami Europy	A	Bc	Opracowania i analizy problemowe własne, sprawozdania z rozmów, korespondencja operatywna, uzgodnienia. Materiały zewnętrzne - kategoria B5. Dla każdego kraju (regionu) zakłada się odrębną teczkę
			0861	Współpraca w ramach europejskich organizacji i ugrupowań regionalnych	A	Bc	Np. Grupa Wyszehradzka, Trójkąt Weimarski itp. Jak przy klasie 0860
			0862	Współpraca z krajami Afryki	A	Bc	Jak przy klasie 0860
			0863	Współpraca z krajami Ameryki	A	Bc	Jak przy klasie 0860
			0864	Współpraca z krajami Azji, Australii i Oceanii	A	Bc	Jak przy klasie 0860
			0865	Inne zagadnienia dotyczące współpracy dwustronnej i regionalnej	BE5	Bc	Jak przy klasie 0860
		087		Zagraniczne wyjazdy służbowe
			0870	Plany wyjazdów służbowych	B5	-	Plany rzeczowe wyjazdów za granicę poszczególnych departamentów/biur (propozycje, uzgodnienia), plan zbiorczy, informacje o przyznanych i wydatkowanych środkach finansowych na wyjazdy zagraniczne (plany finansowe) itp. Obejmuje również wnioski na wyjazdy za granicę
			0871	Instrukcje i sprawozdania z wyjazdów	A	Bc	Do kategorii A zalicza się oryginały instrukcji i sprawozdań oraz ich rejestry (wnioski kategorii B5), które gromadzi i przekazuje do archiwum zakładowego wyłącznie Biuro Spraw Europejskich i Współpracy Międzynarodowej. Na każdy rok prowadzi się odrębny rejestr
			0872	Sprawy paszportowo-dewizowe	B5	Bc	Wnioski o wydanie paszportów dyplomatycznych, zlecenia do Narodowego Banku Polskiego na zakup dewiz
			0873	Wnioski o bilety służbowe na przejazd kolejami zagranicznymi i krajowymi	Bc	-	Rejestry wniosków - kategoria B5
			0874	Wnioski o bilety lotnicze do PLL "LOT" S.A. i innych linii lotniczych	Bc	-	Zlecenia na wystawienie biletów lotniczych
		088		Przedstawiciele Ministra Gospodarki Morskiej w przedstawicielstwach dyplomatycznych RP za granicą i w organizacjach międzynarodowych	A	Bc	Sprawozdania z działalności, korespondencja merytoryczna
		089		Przyjazdy delegacji zagranicznych
			0890	Programy pobytu	A	Bc
			0891	Obsługa delegacji	B2	Bc
	09			Kontrole i inspekcie. Audyt oraz nadzór
		090		Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i inspekcji	A	Bc
		091		Kontrole zewnętrzne przeprowadzone w MGM			Dotyczy NIK i innych organów uprawnionych do przeprowadzania kontroli. Protokoły, sprawozdania, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne i sprawozdania z realizacji zaleceń. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
			0910	Kompleksowe	A	Bc	Obejmuje całokształt działalności kontrolowanej jednostki
			0911	Problemowe	A	Bc	Jeżeli dotyczy zagadnień merytorycznych, usługowe - kategoria B5
			0912	Wycinkowe	B5	Bc
			0913	Doraźne	BE5	Bc
		092		Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych i nadzorowanych	B5	Bc
		093		Kontrole (inspekcje) resortowe (wewnętrzne)	B5	Bc
		094		Kontrole przeprowadzone przez MGM w jednostkach podległych i nadzorowanych oraz innych podmiotach
			0940	Kompleksowe	A	Bc
			0941	Problemowe	A	Bc
			0942	Wycinkowe	B5	Bc
			0943	Doraźne	BE5	Bc
			0944	Specjalne	BE5	Bc
			0945	Raporty o nieprawidłowościach dla jednostek współdziałających dotyczące SPOT	A	Bc
		095		Kontrole przeprowadzone przez MGM w komórkach organizacyjnych Urzędu Ministra		-	Protokoły, sprawozdania, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne i sprawozdania z realizacji zaleceń. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę
			0950	Kompleksowe	A	Bc	Jak w klasie 095
			0951	Problemowe	A	Bc	Jak w klasie 095
			0952	Wycinkowe	B5	Bc	Jak w klasie 095
			0953	Doraźne	BE5	Bc	Jak w klasie 095
			0954	Specjalne	BE5	Bc	Jak w klasie 095
		096		Książki kontroli	B5	-
		097		Audyt wewnętrzny
			0970	Plany audytu	B5	Bc
			0971	Techniki i procedury audytu wewnętrznego	B5	Bc
			0972	Doraźne analizy ryzyka dotyczące działalności MGM	B5	Bc
			0973	Sprawozdania z wykonania rocznego planu audytu	A	Bc
			0974	Sprawozdania z wykonania zadania audytowego	BE5	Bc
		098		Nadzór nad organami i jednostkami podległymi lub nadzorowanymi			Wynikający z przepisów ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2003 r. Nr 159, poz. 1548, z późn. zm.)
			0980	Nadzór nad organami podległymi lub nadzorowanymi			Jak w klasie 097
			0981	Nadzór nad jednostkami podległymi lub nadzorowanymi			Jak w klasie 097
1				KADRY
	10			Ogólne zasady pracy i płac
		100		Układy zbiorowe i zakładowe	A	Bc
		101		Zasady wynagradzania i premiowania	A	Bc
		102		Oświadczenia majątkowe pracowników	B10	-
	11			Zatrudnienie
		110		Nabór (rekrutacja) pracowników	B5	Bc	Oferty kandydatów - kategoria Bc. Konkursy na wyższe stanowiska w służbie cywilnej i inne. Dotyczy także służby przygotowawczej - kategoria Bc
		111		Przyjmowanie i zwalnianie pracowników	B2	Bc	Akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
		112		Okresowe oceny urzędników służby cywilnej	B50	-	Odkłada się do akt osobowych
		113		Rejestr wydanych zaświadczeń, świadectw pracy i zaświadczeń na druku RP7	Bc	-	Na każdy rok prowadzi się odrębny rejestr
		114		Zatrudnianie specjalnych kategorii pracowników	B2	-	Młodocianych, inwalidów, rencistów, absolwentów szkół itp.
		115		Wykazy etatów	A	-	Zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych
		116		Opisy stanowisk pracy	B5	Bc
		117		Umowy cywilno-prawne			Wynagrodzenia, w tym ewidencja
			1170	- ze składką na ZUS	B50	-
			1171	- bez składki na ZUS	B5	-
		118		Nagrody, odznaczenia, kary
			1180	Nagrody	B10	-	Kopie pism o przyznaniu nagród odkłada się do akt osobowych (klasa 120)
			1181	Odznaczenia państwowe	B5	Bc	Wnioski
			1182	Odznaki honorowe	BE5	-	Zestawienia. Kopie pism o przyznaniu odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Wnioski - kategoria B5
			1183	Kary	B2	-	Usuwa się z teczki natychmiast po zatarciu kary
		119		Wojskowe sprawy pracownicze	B5	-
	12			Ewidencja osobowa
		120		Akta osobowe	BE-50	-	Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, opinię, umowę o pracę, jej zmianę, odpisy akt stanu cywilnego, dokumenty z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia, uwierzytelnione kserokopie świadectw nauki i podnoszenia kwalifikacji)
		121		Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	B50	-	Skorowidze, karty personalne, wykazy imienne itp.
	13			Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130		Środki ochronne	A	Bc	Ustalenia własne
		131		Wypadki przy pracy			Dokumentacja powypadkowa
			1310	Wypadki zbiorowe, śmiertelne powodujące inwalidztwo	A	Bc	Dotyczy wypadków śmiertelnych przy pracy
			1311	Inne wypadki	B10	Bc
			1312	Analiza wypadków i chorób zawodowych	A	Bc
			1313	Ocena stanu BHP i analizy zbiorcze wypadków przy pracy	A	Bc	Dotyczy wyłącznie MGM
		132		Poprawa warunków pracy	B5	Bc
	14			Szkolenie i rozwój zawodowy pracowników
		140		Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego	A	Bc	W tym zasady, formy, metody i treść szkolenia
		141		Organizacja i obsługa administracyjna kursów nauki języków obcych	B5	Bc
		142		Pomoce szkoleniowe i naukowe	A	Bc
		143		Podwyższanie kwalifikacji zawodowych (studia, aplikacje)	B5	Bc	Uwierzytelnione kserokopie dyplomów i świadectw odkłada się do akt osobowych - klasa 120
		144		Praktyki studenckie i staże	B5	Bc
		145		Rekrutacja uczestników szkolenia, dobór kadr dydaktycznych, szkolenie specjalistyczne (prawne, ekonomiczne, finansowe, techniczne)
			1450	Szkolenie informatyczne	B5	Bc	Dotyczy również szkolenia użytkowników systemu - wykaz szkoleń i korespondencja merytoryczna - kategoria B5
			1451	Szkolenie w Krajowej Szkole Administracji Publicznej	B5	Bc
			1452	Inne szkolenia	B5	Bc
		146		Baza szkoleniowa własna	A	Bc
		147		Ewidencja szkolonych	B50	-
		148		Protokoły egzaminacyjne i świadectwa ukończenia	B50	-
		149		Staże zawodowe, praktyki, studia podyplomowe, specjalizacje oraz inne formy doskonalenia zawodowego pracowników	B5	-	Krajowe i zagraniczne, w tym w zakresie DE
	15			Dyscyplina pracy
		150		Dowody obecności w pracy	Bc	-	Listy obecności, karty ewidencji czasu pracy
		151		Absencja	B3	-	Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności - kategoria Bc
		152		Urlopy pracownicze	B2	-	Plany urlopów i karty urlopowe
		153		Ewidencja delegacji służbowych	Bc	-	Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kategoria B3
		154		Zezwolenia na prace dodatkowe	B3	-
		155		Analizy efektywnego czasu pracy	A	Bc
	16			Sprawy dyscyplinarne
		160		Komisja Dyscyplinarna	B10	-	Decyzje o powołaniu komisji skład osobowy; protokoły, orzeczenia, odwołania
		161		Rzecznik Dyscyplinarny	B5	-
		162		Obsługa organizacyjno-techniczna komisji dyscyplinarnej	Bc	-
	17			Świadczenia socjalno-bytowe
		170		Refundacja z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS)	B5	Bc	Własne ustalenia jednostki
		171		Pomoc dla pracowników z ZFŚS	B5	Bc	Umowy, wnioski o zapomogi, decyzje
		172		Zaopatrzenie rzeczowe pracowników	B5	-	Stołówki, bufety, zaopatrzenie regulaminowe
		173		Wczasy pracownicze, kolonie i obozy dla dzieci	B5	-	Wnioski
		174		Pożyczki mieszkaniowe	B5	-	Umowy
		175		Rekreacja i wycieczki zakładowe	B5	-	Wnioski
		176		Oświata i kultura	B5	-	Zapotrzebowanie na bilety do teatru
		177		Opieka nad pracownikami	B5	-	Opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami
		178		Realizacja spraw socjalno-bytowych	A	-	Analizy, sprawozdania, oceny itp.
	18			Ubezpieczenia
		180		Ubezpieczenia osobowe
			1800	Przepisy ubezpieczeniowe	B5	Bc	Instrukcje i wyjaśnienia instytucji ubezpieczeniowych
			1801	Legitymacje ubezpieczeniowe	B5	-	Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów
			1802	Dowody uprawnienia do zasiłku	B5	-	Zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe
			1803	Emerytury i renty	B2	-	Wnioski
			1804	Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych	B10	-	Okres przechowywania liczy się od upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
			1805	Inne ubezpieczenia	B5	-	Jak w klasie 1804
2				ŚRODKI RZECZOWE
	20			Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi	A	Bc	Własne ustalenia
	21			Inwestycje i remonty
		210		Ogólne zasady inwestycji i remontów	A	Bc	Wytyczne własne, analizy potrzeb
		211		Dokumentacja prawna i techniczna obiektów własnych	B5	Bc	Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się od likwidacji obiektu. Budynki zabytkowe - kategoria A
		212		Ewidencja inwestycji	A	-
	22			Administracja i zarząd nieruchomościami
		220		Nabywanie i zbywanie nieruchomości	A	-	Dokumentacja prawna i techniczna
		221		Ewidencja nieruchomości w trwałym zarządzie MGM i jednostek podległych	A	-	Dotyczy gruntów, budynków i lokali
		222		Eksploatacja nieruchomości	B2	-	Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp.
		223		Przydział, najem i wynajem nieruchomości i lokali	B5	-	Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu
		224		Podatki i opłaty publiczne	B10	-	Deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)
	23			Gospodarka materiałowa
		230		Organizacja gospodarki materiałowej	A	Bc	Przepisy i ustalenia własne
		231		Zaopatrzenie	B5	Bc	Zapotrzebowanie, zamówienia, rozdzielniki
		232		Magazynowanie i użytkowanie	B5	Bc	Dokumentacja magazynowa, zamówienia, RW, itp.
		233		Gospodarka odpadami (surowcami wtórnymi)	B2	Bc
		234		Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń	B10	-
		235		Paszporty maszyn i urządzeń	A	-	Okres przechowywania liczy się od zniszczenia maszyny
	24			Źródła zaopatrzenia	B2	Bc	Dostawcy krajowi, zagraniczni
	25			Ochrona osób, obiektów i mienia
		250		Zabezpieczenie lokali	B2	-	Ewidencja interesantów wchodzących i wychodzących na teren MGM oraz rejestr kluczy biurowych, przekazywanych przez pracowników po zakończeniu pracy - książki (przekazuje się do archiwum zakładowego)
		251		Dokumentacja ochronna	B2	-	Dziennik zmiany, dziennik wydarzeń i książka wydawania - przyjęcia broni i amunicji (przekazuje się do wglądu Biura Spraw Obronnych i Ochrony Informacji Niejawnych, a następnie do archiwum zakładowego)
		252		Kontrola i ocena zabezpieczenia obiektów	B5	-	Protokoły, sprawozdania, analizy i korespondencja
		253		Ochrona przeciwpożarowa	B5	Bc	Wytyczne, instrukcje, plany, protokoły i kartoteki
		254		Ochrona informacji niejawnych	B10	Bc	Organizacja, dostęp, postępowanie sprawdzające, urządzenia ewidencyjne, protokoły kontroli i oceny
		255		Ochrona systemów informatycznych i teleinformatycznych	B10	Bc	Charakterystyka funkcjonowania systemów, okresowe wydruki kontrolne, dane z systemów i sieci na nośnikach elektromagnetycznych (praca w trybie monitoringu) dotycząca systemów wytwarzających, przetwarzających i przekazujących
		256		Ochrona danych osobowych	B5	Bc	Zalecenia, wytyczne, procedury, ewidencja osób przetwarzających dane osobowe
		257		Obrona cywilna	B5	-	Dalszy podział wg wykazu MON
		258		Ubezpieczenia rzeczowe	B10	Bc	Od ognia, kradzieży itp., okres przechowywania liczy się od ekspiracji ubezpieczeń
	26			Zamówienia publiczne
		260		Wnioski	B5	Bc
		261		Umowy w sprawach zamówień publicznych	B10	Bc	Dokumentacja komisji przetargowych: decyzje o powołaniu komisji, umowy, aneksy. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
		262		Ewidencja zamówień publicznych	B10	Bc
		263		Wnioski i opinie w sprawie zezwolenia na odstąpienie od stosowania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych	B5	Bc
3				GOSPODARKA FINANSOWA
	30			Podstawowe zasady gospodarki finansowej
		300		Zasady gospodarki finansowej	A	Bc	Zasady prowadzenia rachunkowości, interpretacja przepisów. Zewnętrzne - kategoria B5
		301		System ewidencji i plan kont	A	Bc
	31			Gospodarka kasowa
		310		Obrót gotówkowy
			3100	Plany i raporty kasowe	B5	-
			3101	Kopie asygnat i kwitariuszy	B2	-
			3102	Grzbiety książeczek czekowych	B2	-
		311		Obrót bezgotówkowy	B5	-	Przelewy, wyciągi bankowe
		312		Finansowanie i kredytowanie
			3120	Finansowanie MGM	B5	Bc
			3121	Finansowanie jednostek podległych	B5	Bc
			3122	Zasady kredytowania, współpraca z bankami	B5	Bc
			3123	Finansowanie inwestycji	B5	Bc
			3124	Rozliczenie z budżetem	B5	Bc
		313		Dowody doręczeń, opłaty pocztowe	B2	-
	32			Księgowość finansowa
		320		Dowody księgowe	B5	Bc
		321		Dokumentacja księgowa	B5	-	Księgi, rejestry, karty kontowe
		322		Windykacja należności	B5	Bc	Dokumentacja związana z udowodnieniem zadłużeń i należności
		323		Rozliczenia	B5	Bc	Z dostawcami, odbiorcami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi
		324		Uzgadnianie sald	B2	-	Zadłużeń i należności
		325		Ewidencja syntetyczna i analityczna	B5	-	Księgi i kartoteki finansowe
	33			Płace
		330		Dokumentacja płac	B5	Bc	Materiały źródłowe do obliczania wysokości wynagrodzenia, premii i potrąceń płac (zajęcia sądowe, odszkodowania, zaliczki, kary, składki itp.)
		331		Pracowniczy program emerytalny	B 50	-	Deklaracje, pracownicze umowy emerytalne, oświadczenia, listy imienne składek
		332		Rozliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych	B50	-
		333		Dokumentacja podatkowa			Okres przechowywania liczy się po zakończeniu roku kalendarzowego
			3330	Deklaracje podatkowe	Bc	-
			3331	Dokumentacja dotycząca podatku dochodowego od osób fizycznych	B5
		334		Dowody księgowe	B5	-
		335		Dokumentacja księgowa	B5	-	Jak w klasie 321
		336		Karty wynagrodzeń	B50	-	Imienne karty płac
		337		Listy płac	B50	-	Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.)
		338		Zaświadczenia o płacach	B5	Bc
		339		Rozliczenia osobowe
			3390	Z tytułu zaliczek, delegacji itp.	B5	Bc
			3391	Z tytułu umów zlecenia, o dzieło itp.	B 50	Bc	Tylko w przypadku pobierania składki emerytalnej, pozostałe - kategoria B5
			3392	Dokumentacja pożyczek dla pracowników, emerytów i rencistów	B5	-
	34			Księgowość materiałowo-towarowa
		340		Dowody księgowe	B5	-	Faktury własne i obce
		341		Dokumentacja księgowa	B5	-	Karty ilościowo-wartościowe, karty analityczne, księgi, rejestry itp.
	35			Fundusze specjalne
		350		Zasady gospodarowania funduszami	A	Bc	Własne ustalenia. Zewnętrzne - kategoria B5
		351		Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych	B5	Bc
		352		Fundusz premiowy	B5	Bc
		353		Fundusze celowe	B5	Bc
		354		Inne fundusze	B5	Bc
	36			Inwentaryzacja
		360		Spisy i protokoły remanentowe	B5	-
		361		Różnice inwentaryzacyjne	B5	-
		362		Wycena i przecena	B10	B5
	37			Dyscyplina finansowa	BE5	Bc	Bilanse, sprawozdania i analizy - w klasie 03
4				STRATEGIE, INWESTYCJE
	40			Strategia rozwoju gospodarki morskiej	A	Bc
	42			Programy rozwoju transportu	A	Bc
	43			Polityka inwestycyjno-techniczna
		430		Programy inwestycyjne rozwoju infrastruktury gospodarki morskiej	A	Bc
		431		Programy inwestycyjne rozwoju przejść granicznych morskich	A	Bc
		432		Programy inwestycyjne ochrony środowiska morskiego	A	Bc	Dla każdego rodzaju inwestycji zakłada się odrębną teczkę
		433		Finansowanie inwestycji
			4330	Z budżetu państwa	A	Bc
			4331	Z innych źródeł	A	Bc	Np. z Banku Światowego, EBOiR
		434		Nadzór nad realizacją inwestycji morskich dotowanych z budżetu państwa	B10	Bc
	44			Polityka regionalna w zakresie rozwoju gospodarki morskiej	A	Bc
	45			Unifikacja i normalizacja
		450		Zbiory norm
			4500	Normy krajowe	A	Bc
			4501	Normy zagraniczne	B10	Bc
			4502	Normy międzynarodowe	B10	Bc
		451		Działalność normalizacyjna	BE5	Bc	W tym udział w pracach normalizacyjnych
		452		Zarządzanie jakością i certyfikacja
			4520	Systemy jakości	A	Bc
			4521	Certyfikacja systemów	A	Bc
			4522	Certyfikacja wyrobów	A	Bc
			4523	Certyfikacja personelu	A	Bc
		453		Metrologia	A	Bc
		454		Systemy oceny zgodności
			4540	Podstawy prawne	A	Bc
			4541	Autoryzacja i notyfikacja jednostek oceny	A	Bc
			4542	Procedury oceny zgodności	A	Bc
		455		Systemy nadzoru rynku
			4550	Podstawy prawne	A	Bc
			4551	Organizacja systemu	A	Bc
			4552	Organy wyspecjalizowane	A	Bc
		456		Odstępstwa od warunków techniczno-budowlanych	A	Bc	Dokumentacja administracyjna. Postępowanie administracyjne - klasa 025
	46			Realizacja polityki państwa			Analizy stanu i tendencje, monitoring efektów wdrażania polityki, strategii i programów; opracowania własne zbiorcze - kategoria A, cząstkowe i obce - kategoria B5
		460		Z zakresu rozwoju gospodarki morskiej	A	Bc
	47			Własność, uprawnienia właścicielskie i nadzorcze
		470		Polityka prywatyzacyjna	A	Bc
		471		Realizacja przekształceń własnościowych	A	Bc	Dotyczy restrukturyzacji finansowej, majątkowej i zatrudnienia
		472		Realizacja uprawnień udziałowca/akcjonariusza			Korespondencja merytoryczna, wnioski, opinie, protokoły z negocjacji, decyzje i inna dokumentacja wymagana przepisami itp.
			4720	- w spółkach z udziałowcami krajowymi	A	Bc
			4721	- w spółkach z udziałem zagranicznym	A	Bc
		473		Postępowanie upadłościowe w przedsiębiorstwach	A	Bc	Własne ustalenia, protokoły pokontrolne, oceny, decyzje w sprawach zarządów komisarycznych, programy naprawy przedsiębiorstw, sprawozdania z działania naprawczego
		474		Postępowanie naprawcze w przedsiębiorstwach	A	Bc	Wnioski, opinie, decyzje, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem, korespondencja itp.
		475		Nadzór właścicielski			Analizy, protokoły, sprawozdania, współpraca z likwidatorami, korespondencja merytoryczna
			4750	- nad działalnością jednoosobowych spółek Skarbu Państwa	BE10	Bc	Decyzje, korespondencja
			4751	- nad procesami likwidacyjnymi przedsiębiorstw	A	Bc	Protokoły, sprawozdania i analizy; współpraca z likwidatorami przedsiębiorstw
			4852	Ewidencja wartości mienia Skarbu Państwa	A	Bc
		476		Reprywatyzacja mienia	A	Bc	Sprawy administracyjne tzw. "mała reprywatyzacja" i inne sprawy dotyczące tej problematyki
5				TRANSPORT
	50			Transport morski	A	Bc	Dotyczy również transportu morskiego w portach i przystaniach morskich. Własne opracowania, oceny, korespondencja merytoryczna
	51			Finansowanie przejść granicznych	A	Bc	Dotyczy przejść granicznych, morskich. Dokumentacja, korespondencja, umowy
	52			Bezpieczeństwo transportu morskiego
		520		Programy poprawy bezpieczeństwa w transporcie	A	Bc
		521		Organizacja bezpieczeństwa w transporcie morskim	A	Bc	Przepisy i ustalenia własne dotyczące bezpieczeństwa statków, określenie instytucji klasyfikacyjnych, organów inspekcyjnych, rodzaju i wzoru dokumentów bezpieczeństwa statków, dzienników, określanie kwalifikacji itp.
		522		Przemieszczanie osób niepełnosprawnych
			5220	Propozycje i opracowania zewnętrzne	B5	Bc
			5221	Analizy i własne opracowania	A	Bc
	53			Ochrona środowiska w transporcie morskim	A	Bc	Dla każdej dziedziny ochrony środowiska zakłada się odrębne teczki
	54			Oddziały i przedstawicielstwa zagranicznych firm transportowych	B20	Bc	Wnioski, zezwolenia i decyzje
	55			Koncesje, licencje, zezwolenia i pozwolenia
		550		Pozwolenia na uprawianie żeglugi przez obce statki	B20	Bc
6				ADMINISTRACJA I GOSPODARKA MORSKA
	60			Administracja morska
		600		Podstawy prawne działania urzędów morskich	A	Bc
		601		Nadzór nad działalnością
			6010	Urzędów morskich	BE5	Bc
			6011	Pozasądową izb morskich	BE5	Bc
		602		Powołanie i nadzór nad działalnością delegatów ministra przy izbach morskich	B5	Bc
		603		Nadzór administracyjny nad kolejowymi przejściami granicznymi w portach i przystaniach	A	Bc	Korespondencja merytoryczna
	61			Gospodarka terenami w pasie nabrzeżnym			Opiniowanie planowania przestrzennego w granicach morskich portów i przystani
		610		Planowanie przestrzenne	A	Bc	Nadzór nad zagospodarowaniem terenów znajdujących się w administracji morskiej
		611		Zagospodarowanie terenów	BE5	Bc	Korespondencja merytoryczna, dokumentacja prawna i techniczna
		612		Przekazywanie terenów	A	Bc
		613		Gospodarka nieruchomościami portowymi	BE5	Bc
	62			Ochrona środowiska morskiego
		620		Ochrona brzegu morskiego	A	Bc	Nadzór nad realizacją zadań z zakresu budowy, utrzymania, ochrony umocnień brzegowych, wydm i zalesień ochronnych w pasie technicznym, korespondencja merytoryczna, własne ustalenia
		621		Zintegrowane Zarządzanie Obszarami Przybrzeżnymi (ochrona brzegu morskiego)	A	Bc	Korespondencja merytoryczna, własne ustalenia
		622		Ochrona wód morskich przed zanieczyszczeniem	A	Bc	Korespondencja merytoryczna, opracowania własne
	63			Ochrona środowiska w portach morskich	B10	Bc
	64			Nadzór nad nieożywionymi zasobami dna morskiego	A	Bc
	65			Bezpieczeństwo żeglugi morskiej	B10	Bc
		651		Ochrona antyterrorystyczna portów i przystani	B10	Bc
		652		Ratownictwo morskie	B10	Bc
	66			Nadawanie nazw statkom morskim	A	Bc	Wnioski, ustalenia, decyzje
	67			Nadzorowanie spraw związanych z czasową zmianą przynależności statków	A	Bc
	68			Zbiór kodów morskich
		680		Kody dotyczące bezpieczeństwa żeglugi	A	Bc
		681		Kody dotyczące ochrony środowiska morskiego	A	Bc	Prowadzi MGM
	69			Opłaty portowe	B10	Bc
7				SZKOLNICTWO RESORTOWE
	70			Kierunki studiów i specjalności	A	Bc	Wnioski uczelni i decyzje Ministra Gospodarki Morskiej
	71			Podstawy programowe i programy nauczania	A	Bc	Akceptowane. Dla zawodów każdego z działów będących w kompetencji Ministra Gospodarki Morskiej zakłada się odrębną teczkę. Pozostała dokumentacja - kategoria B5
	72			Standardy wymagań egzaminacyjnych w zawodach	A	Bc
	73			Uczelnie morskie
		730		Podstawy prawne działania	A	Bc	Akty erekcyjne, statuty, schematy organizacyjne
		731		Nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem	BE5	Bc
	74			Szkoły średnie
		740		Podstawy prawne działania	A	Bc	Akty erekcyjne, statuty, schematy organizacyjne
		741		Nadzór pedagogiczny	BE5	Bc	Protokoły z wizytacji
	75			Uznawanie kwalifikacji obywateli Unii Europejskiej w ramach swobodnego przepływu osób	A	Bc

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESIU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA GOSPODARKI MORSKIEJ

Spis treści

Rozdział I - Postanowienia ogólne

Rozdział II - Podział dokumentacji na kategorie

Rozdział III - Organizacja i zadania Archiwum

Rozdział IV - Pracownik Archiwum

Rozdział V - Pomieszczenia Archiwum i jego wyposażenie

Rozdział VI - Przyjmowanie dokumentacji

Rozdział VII - Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

Rozdział VIII - Udostępnianie dokumentacji

Rozdział IX - Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchwalnej na makulaturę

Rozdział X - Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych

Rozdział XI - Kontrola Archiwum

Rozdział XII - Postępowanie z dokumentacją po likwidacji, reorganizacji i ustaniu działania Ministerstwa

Rozdział XIII - Postanowienia końcowe

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. W Ministerstwie Gospodarki Morskiej, zwanym dalej "Ministerstwem", działa archiwum zakładowe, zwane dalej "Archiwum", powołane zgodnie z art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).

§  2.

1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania Archiwum Ministerstwa, zwana dalej "Instrukcją archiwalną", określa organizację, zadania i zakres działalności Archiwum, a w szczególności ustala zasady i tryb:

1) przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych Ministerstwa;

2) przechowywania i ewidencjonowania dokumentacji w Archiwum;

3) udostępniania dokumentacji przez Archiwum;

4) postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną po upływie obligatoryjnych okresów ich przechowywania w Archiwum.

2. Przez użyte w Instrukcji archiwalnej określenia należy rozumieć:

1) komórki organizacyjne - departamenty i biura Ministerstwa Gospodarki Morskiej, a także Sekretariat Ministra i Gabinet Polityczny Ministra;

2) brakowanie - wydzielanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej w celu przekazania jej za zgodą Archiwum Państwowego na makulaturę, bądź zniszczenie po upływie okresu jej przechowywania;

3) ekspertyza archiwalna - ocenę dokumentacji w celu określenia jej wartości historycznej, przydatności w pracach bieżących i ustalenia jej kwalifikacji archiwalnej;

4) kategorie archiwalne - grupy dokumentacji Ministerstwa, wyróżnione w zależności od przyporządkowanej im wartości historycznej lub praktycznej, oznaczone symbolami A, B, BE i Bc i literowo-cyfrowymi np. B2, B5, B10, B15, B20, B50, BE5;

5) kwalifikacja archiwalna - zaliczanie dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych.

§ 3. Zasady przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentacji, zawierającej informacje niejawne regulują odrębne przepisy.

Rozdział  II

Podział dokumentacji na kategorie

§  4.

1. Archiwum gromadzi dokumentację, powstającą w wyniku działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa, która dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

2. Materiały archiwalne, są to wszelkiego rodzaju akta bez względu na technikę ich wykonania, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej.

3. Materiały archiwalne, stanowią cześć składową państwowego zasobu archiwalnego, nie mogą być niszczone i podlegają przekazaniu, po obowiązującym 25-letnim okresie ich przechowywania w Archiwum, do Archiwum Akt Nowych. Materiały te są oznaczone symbolem A.

4. Dokumentację niearchiwalną stanowią wszelkiego rodzaju dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym, które wymagają okresowego przechowywania. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) oznacza się:

1) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich, określających liczbę lat jej przechowywania (np. dokumentacja, którą należy przechowywać przez 5 lat, będzie miała oznaczenie B5). Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum podlega brakowaniu;

2) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich, określającym liczbę lat jej przechowywania. Dokumentacja ta po upływie obowiązującego okresu przechowywania w Archiwum podlega ekspertyzie Archiwum Akt Nowych, które może przekwalifikować ją do kategorii A;

3) symbolem "Bc" - dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym wykorzystaniu, za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, w której powstała, może być brakowana bezpośrednio w tej komórce, jednakże pod kontrolą pracownika Archiwum.

5. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, oznaczające lata jej przechowywania liczy się od dnia 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa została zakończona.

§  5.

1. Podziału dokumentacji na kategorie A i B dokonuje się zgodnie z obowiązującym w Ministerstwie jednolitym rzeczowym wykazem akt, zwanym dalej "wykazem akt Ministerstwa".

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa, w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Akt Nowych, może zmienić kwalifikację akt.

§ 6. Za właściwe postępowanie z dokumentacją w komórkach organizacyjnych Ministerstwa odpowiadają dyrektorzy tych komórek.

Rozdział  III

Organizacja i zadania Archiwum

§ 7. Archiwum zakładowe prowadzi pracownik zatrudniony w Biurze Administracyjno-Budżetowym, zwany dalej "archiwistą".

§  8.

1. Za całokształt pracy Archiwum odpowiedzialny jest archiwista, wyznaczony przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa na wniosek Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego.

2. Bezpośredni nadzór nad archiwistą sprawuje Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego.

§ 9. Do zadań Archiwum należy:

1) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowywania ich do przekazania do Archiwum;

2) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych;

3) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;

4) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym w trybie i godzinach ustalonych przez archiwistę;

5) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i terminami;

6) inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanych materiałów na makulaturę, bądź zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Archiwum Akt Nowych;

7) prowadzenie na potrzeby komórek organizacyjnych działalności szkoleniowo-konsultacyjnej i kontrolnej w zakresie prawidłowej archiwizacji;

8) współpraca z Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  IV

Pracownik Archiwum

§  10.

1. Archiwista jest w szczególności zobowiązany do przestrzegania postanowień, zawartych w Instrukcji archiwalnej oraz w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa.

2. Archiwista powinien być przeszkolony teoretycznie i praktycznie w zakresie ochrony przeciwpożarowej.

3. Archiwista jest zobowiązany do stałego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych we współpracy z Archiwum Akt Nowych i Stowarzyszeniem Archiwistów Polskich.

§ 11. Do podstawowych obowiązków archiwisty należy w szczególności:

1) prowadzenie prac wymienionych w § 9;

2) sprawdzanie prawidłowości klasyfikowania i kwalifikowania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej przed ich przejęciem z komórek organizacyjnych;

3) sporządzanie rocznego harmonogramu pracy Archiwum, obejmującego w szczególności ilość dokumentacji przeznaczonej do:

a) przejęcia z komórek organizacyjnych,

b) przekazania do Archiwum Akt Nowych,

c) wybrakowania.

Rozdział  V

Pomieszczenie Archiwum i jego wyposażenie

§  12.

1. Archiwum powinno dysponować pomieszczeniami, w których należy zorganizować miejsce pracy dla archiwisty, magazyny przeznaczone na przechowywanie akt i lokal przeznaczony na sprzęt gospodarczy i makulaturę.

2. Pomieszczenia biurowe powinny być tak wyposażone, aby spełniały warunki potrzebne archiwiście do wykonywania czynności, jak również stwarzały możliwości udostępniania akt osobom, korzystającym z dokumentacji na miejscu.

3. Wielkość pomieszczeń powinna być dostosowana do ilości zgromadzonej dokumentacji i jej przewidywanego przyrostu. Pomieszczenia magazynowe powinny być suche, widne, wolne od przewodów wodno-kanalizacyjnych i gazowych, równomiernie ocieplone w ciągu całego roku, nienarażone na bezpośrednie działanie promieni słonecznych, z oświetleniem sztucznym.

4. Magazyny Archiwum powinny być wyposażone w:

1) regały metalowe i inne urządzenia do przechowywania dokumentacji, tak aby odstępy między regałami nie były mniejsze niż 70 cm;

2) drabinkę archiwalną z podestem;

3) stół do prac archiwalnych;

4) schemat topograficzny rozmieszczenia akt na regałach, umieszczony w widocznym miejscu;

5) sprzęt do mierzenia temperatury w pomieszczeniach magazynowych (powinna utrzymywać się na poziomie 14-18 C° +/- 1 dopuszczalne wahanie dzienne) i wilgotności (powinna utrzymywać się w granicach 35-50% +/-3 dopuszczalne wahanie dzienne);

6) sprzęt przeciwpożarowy sprawdzany w terminach gwarantujących pełną sprawność użytkową;

7) instrukcję przeciwpożarową dostosowaną do potrzeb Archiwum.

5. Regały znajdujące się w Archiwum powinny być oznaczone cyframi rzymskimi, zaś półki kolejnymi cyframi arabskimi.

6. Magazyny archiwalne powinny posiadać drzwi metalowe i mocne zamki, zabezpieczające przed włamaniem. Jeden komplet kluczy do Archiwum posiada archiwista, a drugi powinien być odrębnie zabezpieczony.

7. Palenie tytoniu w pomieszczeniach Archiwum jest zabronione.

8. W pomieszczeniach Archiwum zabrania się przechowywania materiałów łatwopalnych i wybuchowych oraz przedmiotów niebędących wyposażeniem Archiwum.

§  13.

1. Prawo wstępu do Archiwum mają archiwista oraz inne upoważnione osoby.

2. Po zakończeniu pracy pomieszczenia Archiwum powinny być zamykane i plombowane, a klucze przekazywane na portiernię, gdzie przechowywane są pod kontrolą ochrony.

Rozdział  VI

Przyjmowanie dokumentacji

§  14.

1. Akta przekazywane do Archiwum powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której zostały zgromadzone - zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Ministerstwa.

2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa, tj. sprawami, według spisu spraw w teczce, a w ramach spraw chronologicznie;

2) opisanie teczek, zgodnie ze wzorem określonym w Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa, przez umieszczenie na stronie tytułowej:

a) na środku u góry - pełnej nazwy Ministerstwa i komórki organizacyjnej, w której akta powstały,

b) w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej oraz symbolu klasyfikacyjnego hasła z wykazu akt Ministerstwa,

c) w prawym górnym rogu - kategorii akt, a przy kategorii B również okresu ich przechowywania, np. B5, B10, B15, B20, B50,

d) na środku - tytułu akt (hasła według wykazu akt Ministerstwa, z dokładnym określeniem zawartości teczki i rodzaju akt),

e) dat skrajnych akt znajdujących się w teczce - pod tytułem określającym zawartość teczki;

3) usunięcie elementów metalowych oraz wtórników pism z materiałów archiwalnych (kategorii A) oraz dokumentacji niearchiwalnej o długim okresie przechowywania (kategorii B50);

4) zszycie dokumentów w teczkach z materiałami archiwalnymi (kategorii A) i dokumentację niearchiwalną o długim okresie przechowywania (kategorii B50) oraz spaginowanie stron zapisanych.

3. Archiwum przejmuje akta spraw ostatecznie zakończonych, w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami.

4. Przed przejęciem dokumentacji do Archiwum archiwista sprawdza, w danej komórce organizacyjnej, prawidłowość jej uporządkowania i poprawność sporządzonej ewidencji.

§ 15. Kartoteki należy przejmować w pudełkach odpowiadających ich wielkości.

§  16.

1. W przypadku występowania braku niektórych dokumentów w teczce lub braku kartoteki, osoba przekazująca dokumentację składa pisemne oświadczenie, w którym wskazuje rodzaj brakującego dokumentu, przyczynę braku i termin przekazania brakujących akt.

2. Archiwum może odmówić przejęcia dokumentacji w przypadku ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym akt albo stwierdzenia, że akta przekazywane nie odpowiadają temu spisowi lub akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami oraz ustalenia, że spis nie został sporządzony prawidłowo. O przyczynie nie przyjęcia akt, Kierownik Archiwum zawiadamia dyrektora komórki organizacyjnej, która akta przygotowała do przekazania oraz swojego przełożonego.

§  17.

1. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują akta do Archiwum w pierwszym kwartale każdego roku, w układzie zgodnym z wykazem akt Ministerstwa, na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt, sporządzonych na formularzach, których wzór przedstawia załącznik nr 1 do Instrukcji archiwalnej.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w wersji elektronicznej oddzielnie dla:

1) akt kategorii A - z wydrukiem w 4 egzemplarzach;

2) akt kategorii B - z wydrukiem w 3 egzemplarzach.

3. Projekty spisów zdawczo-odbiorczych przesyła się w wersji elektronicznej archiwiście w celu uzgodnienia ich treści.

4. Spis zdawczo-odbiorczy podpisują:

1) dyrektor komórki organizacyjnej;

2) osoba przekazująca akta;

3) archiwista.

5. Kopię spisu zdawczo-odbiorczego otrzymuje komórka organizacyjna zdająca akta.

6. Pozostałe egzemplarze, w tym oryginał, pozostają w Archiwum.

7. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych (kategorii A) przekazuje się do Archiwum Akt Nowych.

Rozdział  VII

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

§  18.

1. Dokumentację w Archiwum przechowuje się w kolejności wpływu do Archiwum.

2. Dokumentację poszczególnych komórek organizacyjnych układa się na regałach wyłącznie w kolejności według spisów zdawczo-odbiorczych akt. Należy unikać zbyt ciasnego układania akt.

3. Na regałach układa się jednostki archiwalne w kolejności sygnatur, pionowo, systemem bibliotecznym od lewej ku prawej stronie.

4. Akta kategorii A układa się na wyodrębnionych regałach, zgodnie z układem określonym w ust. 1-3.

§  19.

1. Przed umieszczeniem akt na półce należy sprawdzić, czy na okładce naklejona jest etykieta zawierająca tytuł teczki, której wzór określony jest w załączniku do Instrukcji kancelaryjnej.

2. Omówiona w ust. 1 etykieta zawiera m.in. sygnaturę teczki.

3. Sygnatura, o której mowa w ust. 2, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego danej teczki, zarejestrowanego w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, i jej pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.

4. Sporządzony przez przekazującego akta spis zdawczo-odbiorczy akt rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje się mu kolejny numer, wynikający z liczby porządkowej tego wykazu.

5. Treść spisów zdawczo-odbiorczych akt uzupełnia się przez odnotowanie w kolumnie 6 ("miejsce przechowywania akt") załącznika nr 1 do Instrukcji archiwalnej, numeru magazynu, regału i półki, na której poszczególne teczki aktowe zostały złożone.

§  20.

1. Ewidencję zbioru dokumentacji w Archiwum stanowią formularze:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt sporządzane zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do Instrukcji archiwalnej;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt, w którym rejestruje się poszczególne spisy w kolejności ich wpływu, nadając im kolejny numer, sporządzane zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do Instrukcji archiwalnej;

3) karta udostępniania akt, sporządzana zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do Instrukcji archiwalnej;

4) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych, przekazywanych do archiwum państwowego, sporządzane zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 4 do Instrukcji archiwalnej;

5) spisy dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej na makulaturę, sporządzane zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 5 do Instrukcji archiwalnej;

6) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, sporządzany zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 6 do Instrukcji archiwalnej;

7) protokoły braku lub zaginięcia akt.

2. Środki ewidencyjne wymienione w ust. 1 pkt 1, 2 i 4-6 stanowią materiały archiwalne (kategorię A). Nie mogą być one wynoszone z pomieszczeń Archiwum i są przechowywane w oddzielnych teczkach przez cały okres istnienia Archiwum.

§ 21. Archiwum prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt:

1) zbiór I stanowią egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych akt, ułożone w kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór II stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych akt, które przechowuje się w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa. Zbiór ten służy do udostępniania dokumentacji.

§ 22. Archiwum może stosować inne, dodatkowe pomoce ewidencyjne, jak np. skorowidze w zapisie na papierze i dodatkowe spisy zdawczo-odbiorcze w zapisie elektronicznym.

Rozdział  VIII

Udostępnianie dokumentacji

§  23.

1. Archiwum udostępnia materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną do celów służbowych i naukowo-badawczych w pomieszczeniu Archiwum.

2. Udostępnienie dla celów służbowych odbywa się za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, z której dokumenty pochodzą, w pomieszczeniu biurowym, pod stałym i ciągłym nadzorem archiwisty.

3. Wypożyczenie akt poza pomieszczenie Archiwum może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie zezwolenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa na ściśle wyznaczony okres. Wówczas archiwista zobowiązany jest spaginować (ponumerować strony) akta kategorii A dotychczas niespaginowane i akta kategorii B oraz sporządzić ich spis i opis stanu zachowania, braków, luzów itp.

4. Nie należy wypożyczać poza Archiwum akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała, akt uszkodzonych oraz pomocy ewidencyjnych.

5. Udostępnia się całe teczki aktowe, nie należy wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

6. Akta udostępnia archiwista na podstawie karty udostępniania, wkładając w miejsce wyjętych teczek zakładkę z oznaczeniem daty wydania akt i sygnatury teczki.

7. Udostępnianie akt innym instytucjom wymaga zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa (dla placówek naukowych, środków masowego przekazu) stosownie do przepisów:

1) ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.²⁾);

2) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.³⁾);

3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.⁴⁾);

4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36).

8. Akt nie należy wysyłać pocztą.

9. Przy zwrocie akt archiwista sprawdza ich stan i fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępniania w obecności zwracającego - wypożyczającego. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń sporządza się protokół w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden wkłada się w miejsce brakujących akt;

2) drugi przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczała, celem wyjaśnienia okoliczności sprawy i ustalenia osoby odpowiedzialnej;

3) trzeci przechowuje się w Archiwum w odrębnej teczce.

Protokół podpisuje pracownik Archiwum i wypożyczający.

10. Wypożyczający ponosi pełną odpowiedzialność za udostępnione mu akta.

Rozdział  IX

Wydzielanie akt, brakowanie i przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę

§  24.

1. W pierwszym kwartale każdego roku archiwista dokonuje przeglądu i wydzielania akt w celu:

1) wyłączenia materiałów archiwalnych (kategorii A), podlegających w danym roku przekazaniu do Archiwum Akt Nowych;

2) wyłączenia akt kategorii BE, przeznaczonych do ekspertyzy przez Archiwum Akt Nowych (przekwalifikowanie i ponowne włączenie do zespołu akt);

3) wyłączenia na makulaturę akt kategorii B, których termin przechowywania upłynął.

2. Wydzielenia akt dokonuje komisja, w skład której wchodzą:

1) archiwista;

2) przedstawiciel komórki organizacyjnej, z której akta pochodzą;

3) bezpośredni przełożony archiwisty.

3. Termin brakowania ustala archiwista w harmonogramie.

4. Do zadań komisji, o której mowa w ust. 2, należy:

1) wytypowanie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) do zniszczenia lub ustalenia dla niej dłuższego okresu przechowywania;

2) sporządzenie protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął, oraz spisu tej dokumentacji;

3) wytypowanie materiałów archiwalnych (kategoria A) do przekazania do Archiwum Akt Nowych.

5. Wydzielanie akt odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych w układzie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Komisja, o której mowa w ust. 2, dokonuje sprawdzenia zgodności opisu teczek z ich faktyczną zawartością.

6. Komisja, o której mowa w ust. 2, nie może zmienić kwalifikacji akt zaliczonych do materiałów archiwalnych (kategorii A), natomiast ma prawo przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) do materiałów archiwalnych za zgodą Archiwum Akt Nowych, a także przedłużyć okres przechowywania akt kategorii B.

7. Akta przeznaczone na makulaturę należy przechowywać w kolejności pozycji spisu tych akt do czasu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej z Archiwum Akt Nowych.

8. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Biura Administracyjno-Budżetowego i dyrektorowi komórki, z której dokumentacja pochodzi.

9. Jeden egzemplarz zatwierdzonego protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisu tej dokumentacji należy przedstawić archiwum państwowemu, w celu uzyskania zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

10. Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną, przygotowanej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, może także zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania.

11. Ministerstwo otrzymuje z Archiwum Akt Nowych zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę lub zniszczenie w 2 egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w Archiwum wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, drugi jest przeznaczony dla zbiornicy surowców wtórnych lub podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie niszczenia dokumentacji.

12. Archiwista, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych, dokonuje zniszczenia akt i przekazuje je na makulaturę oraz dokonuje stosownej adnotacji w spisach zdawczo-odbiorczych (kolumna 7).

Rozdział  X

Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych

§  25.

1. Archiwum przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do Archiwum Akt Nowych po upływie 25 lat od dnia ich wytworzenia. Materiały archiwalne powinny być uporządkowane, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

2. Tryb przekazywania materiałów archiwalnych określa rozporządzenie, o którym mowa w ust. 1.

3. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie sporządzonego (w trzech egzemplarzach) spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, który podpisuje archiwista oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa i Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone są dla Archiwum Akt Nowych, jeden egzemplarz pozostaje w Archiwum.

4. Materiały archiwalne przed przekazaniem do Archiwum Akt Nowych należy zabezpieczyć, zgodnie z wytycznymi Archiwum Akt Nowych, stosując do tego celu standardowe pudła archiwalne. Pudła powinny być zaopatrzone w etykiety z nazwą Ministerstwa i komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła oraz sygnaturami akt i pozycją spisu.

5. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych ponosi Ministerstwo.

Rozdział  XI

Kontrola Archiwum

§  26.

1. Kontrolę Archiwum przeprowadzają przedstawiciele Archiwum Akt Nowych oraz inne organy powołane do kontroli.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa może zarządzić kontrolę wewnętrzną Archiwum, która obejmuje w szczególności:

1) terminowość przejmowania akt z komórek organizacyjnych;

2) przechowywanie akt;

3) udostępnianie akt i terminowość zwrotu wypożyczeń z Archiwum;

4) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed pożarem, kradzieżą, zagrożeniami przez szkodniki, wilgocią oraz innymi niekorzystnymi czynnikami, mogącymi mieć wpływ na stan fizyczny akt.

3. Z przeprowadzonej kontroli sporządzany jest protokół, który podpisuje osoba kontrolująca i archiwista.

4. Za realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych odpowiada archiwista.

Rozdział  XII

Postępowanie z dokumentacją po likwidacji, reorganizacji i ustaniu działalności Ministerstwa

§  27.

1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej Ministerstwa lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę, akta spraw zakończonych tej komórki przekazuje się do Archiwum, zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa. Akta spraw, będących w toku załatwiania przekazuje się następcy prawnemu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Jeden egzemplarz tego spisu przekazuje się do Archiwum.

2. Zasady postępowania z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa określa rozporządzenie, o którym mowa w § 25 ust. 1.

Rozdział  XIII

Postanowienia końcowe

§  28.

1. W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub włamania do pomieszczeń Archiwum, Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego zobowiązany jest zawiadomić właściwe organy.

2. W przypadku zalania wodą pomieszczeń magazynowych, archiwista zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego i spisać odpowiedni protokół strat, jeżeli jakieś akta uległy zniszczeniu.

3. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z archiwistą powinno być ono komisyjnie przekazane następcy. Archiwista sporządza protokół przekazania archiwum zakładowego.

4. W skład komisji zajmującej się sprawami przekazania Archiwum, wchodzą:

1) Przewodniczący - Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego;

2) Członkowie

a) przekazujący Archiwum,

b) przejmujący Archiwum.

5. Protokół przekazania Archiwum podpisany przez komisję, o której mowa w ust. 4, przedkłada się do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa.

§ 29. Archiwum ulega likwidacji po całkowitym zaprzestaniu działalności Ministerstwa.

______

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i poz. 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592 i Nr 220, poz. 1600.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1988 r. Nr 49, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, z 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181 oraz z 2005 r. Nr 39, poz. 377.

⁴⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285 oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i poz. 711.

Załącznik  Nr 1

Nazwa Ministerstwa Warszawa 200... r.

Nazwa komórki organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy Akt Nr ....

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki, tomu, segregatora	Daty skrajne od-do	Kategoria akt	Liczba teczek, tomów, segregatorów	Miejsce przechowania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania do archiwum
1	2	3	4	5	6	7	8

Razem pozycji: Wyrażam zgodę

na przekazanie akt do pieczątka archiwum

Archiwum Zakładowego:

Przygotował/a Dyrektor Departamentu Przyjmujący akta

....................

(pieczątka i podpis)

do przekazania:

imię i nazwisko

Akta przekazał:

Pieczątka i podpis

Załącznik  Nr 2

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt

Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	Liczba		Uwagi
			pozycji spisu	teczek, tomów, segregatorów
1	2	3	4	5	6

Załącznik  Nr 3

KARTA UDOSTĘPNIANIA AKT Nr ........**)

Pieczątka komórki organizacyjnej Data 200.. r.		^**)	**)
	Termin zwrotu akt
Proszę o udostępnienie^*) - wypożyczenie^*) akt powstałych w następującej komórce organizacyjnej ............................................ z lat ............... o znakach ......................................... i upoważniam do wglądu - odbioru^*) do ww. akt Panią/Pana*) .............................................. (imię i nazwisko) ................................................................ (pieczątka i podpis kierownika komórki organizacyjnej zwracającej się o wgląd do akt)
Zezwalam na udostępnienie^*) - wypożyczenie^*) wyżej wymienionych akt ............................................ (pieczątka i podpis dysponenta dokumentacji)
^*) zbędne skreślić ^**) wypełnia Archiwum

strona druga

POTWIERDZAM ODBIÓR WYMIENIONYCH NA ODWROTNEJ STRONIE AKT

Wypożyczono .... jednostek archiwalnych (teczek) w tym kategoria A - .. teczek, kategoria B - ... teczek Dnia ................ 200....r. ............................................ (data wypożyczenia) (pokwitowanie odbioru akt - podpis czytelny)

Adnotacje o zwrocie akt: ................................................................................. ................................................................................. Akta zwrócono do Archiwum Zakładowego dnia .......... 200....r. ........................ ........................ podpis zwracającego podpis odbierającego

Załącznik  Nr 4

(pieczęć państwowej jednostki

organizacyjnej przekazującej

materiały archiwalne)

Spis zdawczo-odbiorczy Nr .....

Materiałów archiwalnych ..............................

(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazywanych do Archiwum Państwowego w ...........

Lp.	Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)	Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne z wykazu akt)	Daty skrajne od-do	Uwagi
1	2	3	4	5

....................... .........................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

Załącznik  Nr 5

.........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

SPIS

dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)

przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie

Lp.	Nr i Lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu akt	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

Załącznik  Nr 6

........................

(nazwa i adres jednostki

organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY

dokumentacji niearchiwalnej

Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków Komisji)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na

makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w

ilości ........ mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację

niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki

organizacyjnej oraz że upłynęły terminy jej przechowywania

określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub

kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji ....................

Członkowie Komisji ....................

(podpisy)

....................

....................

....................

....................

Zał.

.......... kart

.......... poz. spisu