Wprowadzenie w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego".

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2002.1.35

Akt utracił moc

Wersja od: 15 kwietnia 2008 r.

ZARZĄDZENIE

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 12 listopada 2001 r.

w sprawie wprowadzenia w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego".

Na podstawie art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (Dz. U. z 1998 r. Nr 7, poz. 25 z późn. zm.) w związku z art. 26 i 27 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), zarządzam co następuje:

§ 1. Wprowadzam w jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych znajdujących się w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego", stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Za prawidłowe wykonanie postanowień instrukcji odpowiedzialni są:

1) dyrektorzy oddziałów regionalnych - w odniesieniu do majątku będącego w dyspozycji oddziałów regionalnych i placówek terenowych,

2) Dyrektor Biura Administracji i Inwestycji - w odniesieniu do majątku będącego w dyspozycji Centrali KRUS.

§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 81 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 20 października 1992 roku w sprawie wprowadzenia w oddziałach regionalnych, placówkach terenowych i innych jednostkach organizacyjnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego "Instrukcji w sprawie prowadzenia inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego" oraz zarządzenia zmieniające: Nr 22 z dnia 30 lipca 1998 r. oraz Nr 38 z dnia 29 grudnia 2000 r.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK  ¹

INSTRUKCJA

w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

1. Instrukcja reguluje podstawowe zasady przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych znajdujących się w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz rozliczania jej wyników.

2. W szczególności instrukcja reguluje:

a) ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji,

b) obowiązki komisji inwentaryzacyjnej,

c) sposoby dokonywania spisu z natury,

d) rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych.

3. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie:

a) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym,

b) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie,

c) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku,

d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem.

4. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów w jednostkach organizacyjnych KRUS ustala się w drodze inwentaryzacji tj. spisu z natury krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, rzeczowych składników majątku, takich jak: środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, materiały w magazynach oraz uzyskaniu od kontrahentów przez komórki księgowości pisemnej informacji o stanie środków pieniężnych na rachunkach bankowych oraz innych należności i zobowiązań.

5. Inwentaryzacją należy objąć majątek stanowiący własność KRUS, jak i obcy będący w dyspozycji KRUS.

6. Inwentaryzacja może być przeprowadzona w zakresie pełnym lub wyrywkowym:

a) inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu stanu rzeczywistego wszystkich składników aktywów i pasywów,

b) inwentaryzacja wyrywkowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu części składników aktywów i pasywów objętych spisem, np. środki trwałe, wybrane grupy pozostałych środków trwałych, wartości niematerialne i prawne, środki pieniężne, materiały w magazynie.

7. Rodzaj i metodę inwentaryzacji określa w Centrali KRUS - zarządzenie Prezesa Kasy, zaś w OR/KRUS - komunikat dyrektora, w oparciu o aktualnie obowiązujące w tym zakresie przepisy.

8. Prezes KRUS, dyrektor Oddziału Regionalnego KRUS, na wniosek głównego księgowego powołuje komisję inwentaryzacyjną w składzie co najmniej trzech osób zapewniającą sprawny i prawidłowy przebieg inwentaryzacji.

9. Pracami komisji inwentaryzacyjnej kieruje przewodniczący powołany spośród pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych lub główny specjalista. Przewodniczącym nie może być główny księgowy lub inny pracownik komórki finansowo-księgowej.

10. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje się zespoły spisowe, w których skład wchodzą co najmniej dwie osoby.

11. Zespoły spisowe powołane są w Centrali KRUS przez Prezesa KRUS, w OR/KRUS przez dyrektora oddziału, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

12. W skład zespołów spisowych nie mogą wchodzić:

- osoby materialnie odpowiedzialne za stan składników majątku,

- pracownicy prowadzący ewidencję tych składników w księgach rachunkowych,

- inne osoby nie zapewniające bezstronności spisu.

13. Inwentaryzację przeprowadza się na dzień miesiąca ustalany corocznie w Centrali KRUS przez Prezesa Kasy, w OR/KRUS przez dyrektora oddziału, na wniosek głównego księgowego.

14. Inwentaryzację przeprowadza się również w przypadkach:

- zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,

- konieczności dokonania zmian organizacyjnych,

- w których naruszony został stan składników majątkowych, w różnego rodzaju wypadkach losowych.

15. Przed dniem, na który ustalony jest termin inwentaryzacji należy:

- dokonać ocechowania (oznakowania) wszystkich środków trwałych i wyposażenia wg obowiązującej klasyfikacji,

- uzgodnić stan ewidencyjny spisywanego majątku tj. ewidencję ilościową - kartoteki, księgi inwentarzowe, z ewidencją ilościowo-wartościową w księgowości.

16. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej odpowiedzialny jest za prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenie inwentaryzacji.

17. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji komisja dokonuje ponumerowania arkuszy spisu z natury (wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji).

Arkusze z chwilą ponumerowania traktowane są jako druki ścisłego zarachowania objęte ilościową kontrolą zużycia.

18. Arkusze ponumerowane i oznaczone w sposób uniemożliwiający ich zamianę, przed wydaniem ich zespołom spisowym, rejestruje się w książce druków ścisłego zarachowania.

19. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej pobiera za pokwitowaniem zarejestrowane arkusze i jest odpowiedzialny za ich prawidłowe rozliczenie.

20. Przed rozpoczęciem spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna (współodpowiedzialna) za stan składników majątku objętych spisem np. magazynier, powinien złożyć pisemne oświadczenie stwierdzające, że wszelkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątku zostały przekazane do księgowości.

21. Liczenia, ważenia i pomiaru składników majątkowych dokonuje członek zespołu spisowego w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku.

22. Arkusze spisu z natury należy wypełniać w sposób umożliwiający podział ujętych w nich składników majątku wg miejsca przechowywania i wg osób materialnie odpowiedzialnych. Powinny być również wyodrębnione składniki majątkowe własne i obce. Przy wypełnianiu arkuszy spisu należy stosować nazwy i inne szczegółowe określenia składników majątku przyjęte w indeksie materiałów lub innych urządzeniach, takich jak np. książki inwentarzowe, karty osobistego wyposażenia itp. Również jednostki miary powinny być używane takie, w jakich są ujmowane w ewidencji ilościowo-wartościowej.

23. Do arkusza spisu z natury poza określeniem rodzaju inwentaryzacji, pola spisowego, jakiego dotyczy spis oraz nazwy zespołu spisowego należy wpisać imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątku podlegającego spisowi.

Na arkuszu spisowym powinien być złożony podpis tej osoby na dowód nie zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń spisu z natury.

24. Podlegające spisowi składniki majątku nie mogą być, do czasu zakończenia spisu na polu spisowym wydawane lub przyjmowane. O ile z bardzo ważnych względów służbowych nie można unikać ruchu składników majątku, przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej może zarządzić, aby przyjęcie lub wydanie uwzględnić w spisie na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania. Na okres inwentaryzacji w magazynie wszystkie jednostki organizacyjne Kasy powinny zaopatrzyć się wcześniej w odpowiednie zapasy.

25. Wyniki spisu z natury rzeczowych składników majątku należy umieścić na arkuszach spisu z natury. Zespoły spisowe wypełniają wszystkie wiersze arkusza, z wyjątkiem rubryk "cena" i "wartość". Rubryki te wypełnia na arkuszach spisu z natury środków trwałych i wyposażenia - pracownik prowadzący książki inwentarzowe, a na arkuszach dotyczących materiałów - pracownik księgowości.

26. Wpis do arkusza spisu z natury powinien być dokonany bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku w sposób umożliwiający osobie materialnie odpowiedzialnej sprawdzenie prawidłowości spisu.

27. Jeżeli w spisie z natury z ważnego powodu nie może uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna, może on być przeprowadzony przez co najmniej trzyosobową komisję wyznaczoną przez Prezesa Kasy, dyrektora oddziału w porozumieniu z głównym księgowym.

28. Spis z natury powinien być tak zorganizowany, aby normalna działalność Kasy nie uległa zakłóceniu.

29. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury pieniężnych i rzeczowych składników majątku ustala się przez przeliczenie, zmierzenie lub zważenie.

30. Stan pieniężnych i rzeczowych składników majątku przechowywanych w opakowaniach może być określony przez przeliczenie opakowań pod warunkiem, że opakowanie znajduje się w stanie nienaruszonym.

31. Spisu z natury dokonuje się na oddzielnych arkuszach dla:

- środków trwałych,

- pozostałych środków trwałych,

- wartości niematerialnych i prawnych,

- materiałów w magazynach,

- obcego majątku będącego w dyspozycji KRUS.

32. Spis z natury środków pieniężnych dokonać należy wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 2 do niniejszej instrukcji.

33. Nie wolno wpisywać na jednym arkuszu składników powierzonych różnym osobom materialnie odpowiedzialnym (dotyczy to przede wszystkim magazynów).

34. Arkusze spisu z natury sporządza się w dwóch egzemplarzach przez kalkę, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach.

35. Arkusze spisu z natury powinny być wypełnione w sposób staranny, czytelny i trwały. Dane na arkuszach nie mogą być przerabiane, wycierane lub usuwane w inny sposób.

36. Błędy w arkuszach należy poprawiać przez skreślenie niewłaściwie wpisanego tekstu lub liczby i wpisanie właściwego tekstu lub liczby.

37. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać pierwotny tekst lub liczbę. Poprawa tekstu lub liczby powinna być zaopatrzona w podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. Bezpośrednio pod ostatnią pozycją wpisaną do arkusza spisowego należy umieścić klauzulę o następującej treści:

"Niniejszy arkusz zawiera ........ pozycji". Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu należy skasować. W arkuszach spisu z natury niedozwolone jest pozostawienie niewypełnionych wierszy.

38. Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej kontroli przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. W toku kontroli należy zbadać czy zespoły spisowe działają zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi przeprowadzania inwentaryzacji, czy prawidłowo ustalane są ilości spisywanych składników i wypełniane arkusze spisowe. Na arkuszu spisu kontrolujący oznacza swym podpisem pozycje, które zostały skontrolowane.

39. Po zakończeniu spisu komisja przystępuje do ustalania różnic inwentaryzacyjnych (niedoborów i nadwyżek) wynikających z porównania ilości i wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury, a ilością wynikającą z ewidencji tych składników.

40. Wyceny spisanych środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyliczenia różnic inwentaryzacyjnych można dokonywać na arkuszach "Zbiorcze zestawienie spisu z natury".

41. Wyceny i wyliczenia różnic inwentaryzacyjnych spisanych materiałów w magazynach dokonują pracownicy księgowi w oparciu o prowadzoną ewidencję ilościowo-wartościową. Wyniki wyliczeń przekazywane są do komisji inwentaryzacyjnej.

42. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane pod warunkiem, że:

a) zostały stwierdzone w ramach jednego spisu z natury,

b) dotyczą jednej osoby materialnie odpowiedzialnej,

c) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku, co może uzasadnić możliwość pomyłek.

43. Przy kompensacji niedoborów przyjmuje się za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę składników wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

44. Niedobory i nadwyżki stwierdzone w środkach trwałych, pozostałych środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych nie podlegają kompensacji.

45. Po stwierdzeniu różnic inwentaryzacyjnych nie podlegających kompensacji lub przekraczających normy ubytków naturalnych, komisja inwentaryzacyjna żąda wyjaśnień od osób materialnie odpowiedzialnych za te składniki.

46. Po otrzymaniu i rozpatrzeniu ww. wyjaśnień, komisja sporządza protokół, w którym uzasadnia powstanie tych różnic lub wskazuje, kto zdaniem komisji powinien być obciążony niedoborami.

47. Protokół wraz z umotywowanymi wnioskami dotyczącymi sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, po zaopiniowaniu przez głównego księgowego przekazany zostaje w Centrali KRUS Prezesowi Kasy, w oddziałach regionalnych - dyrektorowi oddziału regionalnego, celem podjęcia decyzji.

Wydana decyzja jest podstawą do właściwego przeksięgowania powstałych różnic.

48. Przeksięgowania różnic w księgach rachunkowych należy dokonać w ciągu miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały ujawnione, nie później jednak, niż z datą ostatniego dnia roku, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

49. Po zakończeniu spisu z natury i rozliczeniu różnic inwentaryzacyjnych, komisja inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji, informując o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach w gospodarce podlegającymi spisowi składnikami majątkowymi (zabezpieczenia, magazynowania, konserwacji itp.).

50. Sprawozdanie z umotywowanymi wnioskami Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przedkłada w Centrali KRUS - Prezesowi Kasy, w oddziałach regionalnych KRUS - dyrektorowi oddziału.

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

ARKUSZ SPISU Z NATURY UNIWERSALNY

pieczęć STR ......

Rodzaj inwentaryzacji -...............

Sposób przeprowadzenia -..............

......................... .........................

(nazwa i adres jednostki (imię i nazwisko osoby

inwentaryzacyjnej) materialnie

odpowiedzialnej)

Skład komisji inwentaryzacyjnej Inne osoby obecne przy

(zespołu spisującego) spisie

(imię, nazwisko i stanowisko (imię, nazwisko i

służbowe) stanowisko służbowe)

.............................. .........................

.............................. .........................

.............................. .........................

Spis rozpoczęto dn. .................... o godz. .............

Zakończono dn. ......................... o godz. .............

Lp.	KTM - symbol indeksu	Nazwa (określenie) przedmiotu spisywanego	J.m.	Ilość stwierdzona	Cena	Wartość	Uwagi
	|_|_|_|_|_|_
1	2	3	4	5	6	7	8

STR .......

Lp.	KTM - symbol indeksu	Nazwa (określenie) przedmiotu spisywanego	J.m.	Ilość stwierdzona	Cena		Wartość	Uwagi
	|_|_|_|_|_|_
1	2	3	4	5	6		7	8
Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej

Wycenił ................. .......... ..............

(imię i nazwisko) (podpis) (podpis)

Skład komisji inwentaryzacyjnej

Przewodniczący ................. ...........

(imię i nazwisko) (podpis)

Członkowie ..................................

.............................................

.............................................

Sprawdził ...................... ...........

(imię i nazwisko) (podpis)

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

Protokół inwentaryzacji (kontroli) ...........................

..............................................................

(doraźnej, zdawczo-odbiorczej, okresowej)

przeprowadzonej w kasie ......................................

w dniu ...................................

zespół spisowy w składzie:

1. Przewodniczący ........................

2. Członek ...............................

3. Członek ...............................

w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej ................

dokonał komisyjnego przeliczenia znajdujących się w kasie

środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania dotyczących

gospodarki kasowej, tj. czeków gotówkowych i rozliczeniowych,

dowodów "kasa przyjmie" i "kasa wypłaci" oraz innych wartości

pieniężnych. Stwierdzony stan faktyczny komisja porównała z

saldem raport kasowy zamkniętego w dniu ......................

1. Stwierdzony stan gotówki w kasie:

a) banknoty ..... szt. a ............. zł .................

..... szt. a ............. zł .................

..... szt. a ............. zł .................

..... szt. a ............. zł .................

..... szt. a ............. zł .................

b) bilon zł .................

c) wartość (a+b) zł .................

d) saldo kasowe na dzień ............. zł .................

e) stwierdzono nadwyżkę - niedobór zł .................

2. Ostatni numer czeku gotówkowego .................

ostatni numer czeku gotówkowego .................

3. Ostatni numer raportu kasowego .................

ostatni numer dowodu "KP" .................

ostatni numer dowodu "KW" .................

4. Inne wartości pieniężne ...................................

...........................................................

5. Stwierdzono różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem

ewidencyjnym według raportu kasowego nr ...................

z dnia ...................... w odniesieniu do wartości

pieniężnych w pkt. 2, 3, 4 ................................

6. Nadwyżka - niedobór w kwocie ...................... została

zapisana w raporcie kasowym nr ................ z dnia ....

........................ w poz. ...........................

7. Wyjaśnienie przyczyn powstania nadwyżki lub niedoboru .....

...........................................................

8. Uwagi dotyczące stanu zabezpieczenia kasy oraz

pomieszczenia, w którym znajduje się kasa .................

Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących

egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kasie.

Podpis osoby Podpis członków

odpowiedzialnej materialnie Zespołu spisowego

.................

.......................... .................

(podpis) .................

(podpis)

¹ Załącznik zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 15 kwietnia 2008 r. (Dz.Urz.PKRUS.09.2.55) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 kwietnia 2008 r.