Dziennik resortowy

Dz.Urz.CBA.2012.47

| Akt obowiązujący
Wersja od: 5 kwietnia 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 36/12
SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO
z dnia 27 grudnia 2012 r.
w sprawie wprowadzenia w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym instrukcji kancelaryjnej

Na podstawie art. 27 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. 2012 poz. 621, 627 i 664) zarządza się, co następuje:
§  1.  Wprowadza się do użytku służbowego w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym "Instrukcję Kancelaryjną", stanowiącą załącznik do zarządzenia.
§  2.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 r.

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Instrukcja kancelaryjna

Rozdział  1.

Postanowienia ogólne

§  1. 
1.  Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa organizację pracy kancelaryjnej w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA" oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją jawną od chwili jej wpływu do momentu przekazania akt do archiwum bądź od momentu jej wytworzenia do chwili przekazania pozostających w CBA egzemplarzy do archiwum.
2.  Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów w CBA.
3.  Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1) akta - wszelkiego rodzaju dokumentację, w tym: pisaną, techniczną, kartograficzną, audiowizualną lub elektroniczną, stanowiącą utrwalony na nośnikach informacji wynik działania CBA, niezależnie od techniki wykonania i formy zewnętrznej tych nośników (np. maszynopis, rękopis, kserokopia, druk, odbitka światłoczuła, rysunek techniczny, mapa, fotografia, film, mikrofilm, nagrania dźwiękowe i wideofoniczne, dysk magnetyczny i optyczny, taśma magnetyczna);
2) akta sprawy - dokumentację dotyczącą określonej sprawy;
3) archiwum - archiwum wyodrębnione w strukturze organizacyjnej Departamentu Analiz CBA;
4) dziennik korespondencyjny - ewidencję przesyłek wpływających do CBA i wysyłanych prowadzoną w kancelarii ogólnej i w jednostkach organizacyjnych CBA w formie papierowj lub elektroniczej;
5) dziennik podawczy - ewidencję przesyłek wpływających bezpośrednio do CBA prowadzona przez funkcjonariuszy służby ochrony upoważnionych do odbioru korespondencji;
6) funkcjonariusz - funkcjonariusza lub pracownika CBA;
7) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną, o której mowa w statucie CBA;
8) kancelaria ogólna - zespół stanowisk lub stanowisko wykonujące obsługę pocztową w CBA;
9) komórka organizacyjna - wyodrębnioną w strukturze jednostki organizacyjnej CBA, zgodnie z jej regulaminem organizacyjnym, komórkę, powołaną do wykonywania określonych zadań;
10) korespondencja wewnętrzna - przesyłki przekazywane bezpośrednio pomiędzy jednostkami organizacyjnymi CBA za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych, przesyłane pocztą elektroniczną albo faksem;
11) korespondencja zewnętrzna - przesyłki wpływające do CBA oraz wysyłane do adresatów spoza CBA za pośrednictwem kancelarii ogólnej lub doręczane bezpośrednio przez jednostki organizacyjne;
12) książka doręczeń przesyłek miejscowych - ewidencję korespondencji w obiegu wewnętrznym;
13) książka doręczeń przesyłek zewnętrznych - ewidencję pilnych przesyłek w obiegu zewnętrznym;
14) punkt podawczy - miejsce odbioru korespondencji wpływającej bezpośrednio do CBA;
15) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej rozpatrywaniem;
16) referent sprawy - funkcjonariusza załatwiającego merytorycznie sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w czasie jej załatwiania, z zastrzeżeniem § 14 ust. 2;
17) sekretariat - stanowisko pracy zajmujące się obsługą kancelaryjną w jednostce lub komórce organizacyjnej, w którym rejestruje się sprawy i przechowuje akta spraw zakończonych, lecz potrzebnych jeszcze do bieżącej pracy, z zastrzeżeniem § 14 ust. 2. W razie potrzeby tworzy się wspólne sekretariaty dla kilku komórek organizacyjnych;
18) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;
19) symbol jednostki organizacyjnej - symbol literowy jednostki organizacyjnej stanowiący jej znak rozpoznawczy;
20) symbol komórki organizacyjnej - symbol literowo-liczbowy komórki organizacyjnej stanowiący jej znak identyfikacyjny;
21) system elektroniczny - program komputerowy przeznaczony do obsługi kancelryjnej posiadający funkcjonalności pozwalające na rejestrację korespondencji;
22) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim;
23) znak pisma - zespół symboli pozwalający na jednoznaczną identyfikację pisma.

Rozdział  2.

Czynności kancelaryjne i obieg korespondencji w CBA

§  2. 
1.  Prace kancelaryjne wykonują:
1) kancelaria ogólna;
2) sekretariaty.
2.  Do czynności kancelarii ogólnej w zakresie obiegu korespondencji zewnętrznej należy w szczególności:
1) przyjmowanie, rozdzielanie i wydawanie jednostkom i komórkom organizacyjnym korespondencji wpływającej;
2) obsługa korespondencji wpływającej drogą elektroniczną;
3) prowadzenie ewidencji korespondencji w dzienniku korespondencyjnym lub systemie elekronicznym;
4) wysyłanie korespondencji;
5) prowadzenie rejestru dzienników i książek doręczeń używanych w kancelarii ogólnej.
3.  Do zakresu czynności kancelaryjnych sekretariatów należy:
1) odbiór korespondencji z kancelarii ogólnej;
2) obsługa korespondencji wpływającej do jednostki lub komórki organizacyjnej w formie elektronicznej i przetwarzanie jej w formę korespondencji papierowej, o ile kierownik jednostki organizacyjnej nie określi inaczej;
3) rejestrowanie korespondencji w dzienniku korespondencyjnym lub systemie elektronicznym i przechowywanie akt spraw zakończonych do czasu przekazania tych akt do archiwum;
4) przekazywanie korespondencji wytworzonej w jednostce lub komórce organizacyjnej bądź do kancelarii ogólnej celem jej wysłania bądź do innych jednostek lub komórek organizacyjnych CBA;
5) prowadzenie rejestru dzienników i książek doręczeń używanych w jednostce lub komórce organizacyjnej.
§  3. 
1.  Kancelaria ogólna przyjmuje i wysyła korespondencję zewnętrzną.
2.  Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji wewnętrznej CBA. Pisma przesyłane pomiędzy poszczególnymi jednostkami lub komórkami organizacyjnymi są przekazywane bezpośrednio za pokwitowaniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
3.  Obieg akt wewnątrz danej jednostki organizacyjnej odbywa się za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym lub w przypadku prowadzenia ewidencji elektronicznej w przeznaczonej wyłącznie do tego książce doręczeń przesyłek miejscowych.
§  4.  Korespondencję kieruje się bezpośrednio do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem niezbędnych punktów zatrzymania. Korespondencja powinna przechodzić tylko jeden raz przez dany punkt zatrzymania.
§  5.  Obieg korespondencji w CBA jest rejestrowany w:
1) dzienniku korespondencyjnym, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do instrukcji lub systemie elektronicznym;
2) dzienniku podawczym, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do instrukcji;
3) książce doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór stanowi załącznik nr 3 do instrukcji;
4) książce doręczeń przesyłek zewnętrznych, której wzór stanowi załącznik nr 4 do instrukcji;
5) rejestrze dzienników i książek doręczeń, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do instrukcji.

Rozdział  3.

Przyjmowanie korespondencji przez kancelarię ogólną

§  6. 
1.  Korespondencję wpływającą do CBA odbiera kancelaria ogólna. Przesyłki przyjmowane są przez upoważnionych funkcjonariuszy CBA.
2.  Zadania kancelarii ogólnej w delegaturze w delegaturze wykonuje funkcjonariusz wyznaczony przez jej dyrektora.
3.  Korespondencję doręczana do CBA bezpośrednio przez nadawcę przyjmuje w punkcie podawczym wyznaczony do tej czynności funkcjonariusz służby ochrony CBA, w dni robocze, w godzinach 8.15-16.15. Na żądanie doręczającego potwierdza się wpływ korespondencji. Pieczęć wpływu z datą funkcjonariusz służby ochrony stawia także na kopercie lub piśmie wpływającym.
4.  Przy odbiorze przesyłki należy sprawdzić stan i prawidłowość jej opakowania. W razie stwierdzenia jej naruszenia należy sporządzić w obecności doręczającego notatkę, w której podaje się rzeczywistą zawartość przesyłki.
5.  Korespondencję wpływającą do CBA odbierana przez kancelarię ogólną bądź upoważnionego funkcjonariusza służby ochrony CBA jest niezwłocznie przekazywana do kontroli pirotechnicznej.
6.  Po sprawdzeniu pirotechnicznym, korespondencję niezwłocznie przekazuje się do kancelarii ogólnej.
§  7. 
1.  Kancelaria ogólna ma prawo otworzyć jedynie te przesyłki, na których nadawca umieścił tylko nazwę urzędu i nie wskazał imiennie adresata, nie podał nazwy jednostki lub komórki organizacyjnej, stanowiska lub innych danych pozwalających na identyfikację odbiorcy bez otwierania przesyłki.
2.  Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej na zewnątrz klauzulą tajności okaże się, że przesyłka zawiera informację oznaczoną klauzulą tajności, należy niezwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie do kancelarii tajnej z adnotacją wyjaśniającą powstałą sytuację.
3.  Jeżeli po otwarciu koperty nieoznaczonej klauzulą tajności okaże się, że wewnątrz jest druga koperta oznaczona klauzulą tajności, należy ją w stanie nienaruszonym przekazać do kancelarii tajnej.
4.  Przekazując otwartą przesyłkę do właściwej jednostki lub komórki organizacyjnej należy dołączyć jej opakowanie.
5.  Na kopercie każdego wpływającego pisma lub na jego pierwszej stronie w prawym dolnym rogu, z wyjątkiem załączników i dowodów rzeczowych, kancelaria ogólna stawia pieczątkę wpływu wraz z numerem, pod którym zarejstrowano pismo, z zastrzeżeniem § 7 ust. 3.
§  8. 
1.  Kancelaria ogólna wydaje korespondencję niezwłocznie po jej otrzymaniu i dokonaniu rejestracji w dzienniku korespondencyjnym lub systemie elektronicznym. Sekretariaty odbierające korespondencję kwitują jej odbiór w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
2.  Przesyłki mylnie skierowane kancelaria ogólna niezwłocznie zwraca za pośrednictwem poczty.

Rozdział  4.

Przyjmowanie korespondencji przez sekretariaty

§  9. 
1.  Sekretariat rejestruje otrzymaną korespondencję zgodnie z obowiązującym systemem kancelaryjnym w dzienniku korespondencyjnym lub systemie elektronicznym. Rejestrując korespondencję otrzymaną bezpośrednio z kancelarii ogólnej sekretariat zamieszcza w dzienniku korespondencyjnym w rubryce "Informacje uzupełniające/uwagi" numer nadany przez kancelarię ogólną.
2.  Korespondencja elektroniczna wpływająca po godzinach pracy lub służby oraz w dni wolne od pracy lub służby jest rejestrowana w najbliższym dniu roboczym z zaznaczoną datą wpływu.
3.  Sekretariat nie otwiera przesyłek:
1) oznaczonych "do rąk własnych" oraz "w sekretariacie nie otwierać";
2) noszących znamiona korespondencji prywatnej;
3) innych, zastrzeżonych przez dyrektora jednostki organizacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej.
4.  Po otwarciu przesyłki sprawdza się:
1) czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego;
2) czy zawiera wszystkie wymienione w piśmie załączniki.
5.  Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się odpowiednio na piśmie lub załączniku.
6.  Koperty należy dołączyć jedynie do przesyłek:
1) wartościowych, ekspresowych, za dowodem doręczenia oraz zawierających dowody księgowe;
2) dla których istotna jest data nadania (data stempla pocztowego) lub wiąże się z nimi termin wniesienia środka zaskarżenia;
3) w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma, pisma przewodniego lub gdy dane te są nieczytelne;
4) mylnie skierowanych lub gdy ich zawartość jest niezgodna z zapisem na kopercie.
7.  Zarejestrowaną korespondencję sekretariaty przekazują do dekretacji kierownikom jednostek lub komórek organizacyjnych, a następnie rozdzielają zgodnie z dekretacją, za pokwitowaniem odbioru w dzienniku korespondencyjnym, a w przypadku rejestracji w systemie elektronicznym w książce doręczeń przesyłek miejscowych.
8.  W zależności od ustalonego przez dyrektora jednostki organizacyjnej trybu postępowania w zakresie przeglądania i przydzielania korespondencji, sekretariat przedstawia dyrektorowi do wglądu:
1) całą korespondencję;
2) tylko korespondencję przez niego zastrzeżoną, pozostałą przekazuje się zgodnie z obiegiem korespondencji ustalonym w danej jednostce organizacyjnej.

Rozdział  5.

Rejestrowanie przesyłek, znakowanie akt

§  10. 
1.  Zarejestrowanie przesyłki polega na jej wpisaniu przez kancelarię ogólną, a następnie sekretariaty do dziennika korespondencyjnego lub systemu elektronicznego.
2.  Podczas rejestracji w dzienniku korespondencji lub systemie elektronicznym sekretariat nadaje znak pisma.
3.  Znak pisma z składa się z:
1) symbolu jednostki organizacyjnej lub odpowiedniej jednostki i komórki organizacyjnej;
2) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w dzienniku korespondencyjnym;
3) dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do dziennika korespondencyjnego;
4) fakultatywnie litery "P" dla pism przychodzących albo litery "W" dla pism wychodzących oraz inicjałów referenta.
4.  Jednostki organizacyjne oznacza się następującymi symbolami:
1) Departament Operacyjno-Śledczy - N;
2) Departament Ochrony - X;
3) Departament Postępowań Kontrolnych - C;
4) Departament Analiz - M;
5) Biuro Techniki Operacyjnej - D;
6) Biuro Prawne - P;
7) Biuro Finansów - F;
8) Biuro Kadr i Szkolenia - K;
9) Biuro Logistyki - L;
10) Biuro Teleinformatyki - I;
11) Biuro Kontroli i Spraw Wewnętrznych - R;
12) Gabinet Szefa - S;
13) Zespół Audytu Wewnętrznego - A;
14) Delegatura CBA w Białymstoku - BI;
14a) 1  Delegatura CBA w Bydgoszczy - BY;
15) Delegatura CBA w Gdańsku - GD;
16) Delegatura CBA w Katowicach - KA;
17) Delegatura CBA w Krakowie - KR;
18) Delegatura CBA w Lublinie - LU;
19) Delegatura CBA w Łodzi - LO;
20) Delegatura CBA w Poznaniu - PO;
21) Delegatura CBA w Rzeszowie - RZ;
22) Delegatura CBA w Szczecinie - SZ;
23) Delegatura CBA w Warszawie - WA;
24) Delegatura CBA we Wrocławiu - WR.
5.  Jeżeli w sprawie jest prowadzona dalsza korespondencja, numer nowej przesyłki można przełamać przez nadany w tej sprawie pierwszy znak pisma.
6.  Zapisów w dzienniku korespondencyjnym dokonuje się długopisem kolorem niebieskim lub czarnym, a poprawki zapisów kolorem czerwonym z datą i parafą dokonującego poprawek. Wycieranie i zamazywanie zapisów jest niedozwolone.

W przypadku dokonania poprawek w elektronicznym dzienniku korespondencyjnym lub systemie elektronicznym, informację o ich dokonaniu zamieszcza się w polu przeznaczonym na dodatkowe uwagi.

7.  Nie wymagają rejestracji:
1) Dziennik Ustaw, Monitor Polski, dzienniki urzędowe;
2) publikacje takie jak gazety, czasopisma, książki, materiały reklamowe oraz inne niewymagające merytorycznego załatwienia;
3) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
4) korespondencja nosząca znamiona korespondencji prywatnej.
8.  W komórkach i jednostkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe pomoce ewidencyjne, w szczególności: kontrolki wpływów, terminarze, skorowidze itp., służące kontroli obiegu pism, niemające jednak odzwierciedlenia w znaku pisma.

Rozdział  6.

Załatwianie spraw i podpisywanie pism

§  11. 
1.  Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Sprawy należy załatwiać według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
2.  W celu ograniczenia korespondencji wewnętrznej w CBA sprawy należy załatwiać w miarę możliwości w sposób skrócony - poprzez osobiste porozumiewanie się (wyjaśnienia i uzgodnienia) lub za pomocą technicznych środków łączności. Formę pisemną należy stosować w przypadkach istotnej praktycznej lub formalnej potrzeby dokumentowania czynności.
3.  Przy skróconym sposobie załatwienia sprawy referent może bezpośrednio na otrzymanym piśmie sporządzić odpowiedź lub notatkę wskazującą sposób załatwienia sprawy.
4.  Sprawy mogą być załatwiane w formie ustnej lub pisemnej.
5.  Przy ustnym załatwieniu sprawy, w razie konieczności, referent sprawy dokonuje adnotacji na piśmie o sposobie załatwienia sprawy, umieszcza datę i czytelny podpis lub sporządza odrębną notatkę zawierającą taką informację.
6.  Forma pisemna polega na sporządzeniu przez referenta sprawy projektu pisma i przedłożeniu go do akceptacji przełożonego. W sytuacji, gdy sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można przedkładać pismo w czystopisie do podpisania w odpowiedniej liczbie egzemplarzy. Ostatni ze sporządzonych egzemplarzy jest pozostawiany w aktach sprawy.
7.  Do każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu i powinno zawierać:
1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;
2) znak pisma;
3) znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną;
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;
6) treść pisma;
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe w obrębie pieczątki imiennej);
8) liczbę załączników oraz ich wykaz.
8.  Egzemplarz pisma pozostawiony w aktach sprawy powinnien ponadto zawierać:
1) oznaczenie referenta sprawy oraz jego parafę i datę sporządzenia pisma - z lewej strony pod treścią pisma oraz aprobatę uprawnionego przełożonego;
2) ewentualne dodatkowe ważne uwagi w razie wznowienia sprawy - w lewej dolnej części arkusza.
9.  Jeżeli treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, pod treścią pisma po wyrazach: "otrzymują" albo "do wiadomości", wymienia się adresatów.
10.  W dacie pisma należy umieścić jedynie rok i miesiąc. Dzień miesiąca wpisuje podpisujący.
11.  Pisma składane do podpisu Szefowi CBA lub jego zastępcom, które nie wymagają formy zastrzeżonej w przepisach szczególnych, przedkłada się na blankiecie ze wskazaniem odpowiedniego nagłówka Szefa CBA lub jego zastępcy.
12.  Uprawnienia do podpisywania pism określają regulaminy organizacyjne jednostek organizacyjnych CBA i upoważnienia podpisane przez Szefa CBA.

Rozdział  7.

Wysyłanie korespondencji

§  12. 
1.  Przygotowaniem przeznaczonej do wysyłki korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej należy do zadań sekretariatu, który:
1) sprawdza, czy pisma są podpisane, opatrzone znakiem i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki;
2) w razie stwierdzenia braków zwraca pismo do uzupełnienia;
3) odnotowuje w dzienniku korespondencyjnym przekazanie dokumentu do kancelarii ogólnej, wpisując datę jego wysłania i pozycję z książki doręczeń przesyłek miejscowych;
4) przekazuje za potwierdzeniem w książce doręczeń przesyłek miejscowych pismo do sekretariatu innej jednostki lub komórki organizacyjnej;
5) zwraca referentom, za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym, pozostawiane w aktach sprawt egzemplarze wysłanych pism.
2.  Pisma adresowane do tego samego adresata można wysłać w jednej kopercie.
3.  Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania lub w pierwszym terminie, kiedy wysyłka jest możliwa.
4.  Pisma w zaklejonych i dokładnie zaadresowanych oraz ostemplowanych kopertach sekretariat przekazuje do kancelarii ogólnej lub bezpośrednio do jednostki lub komórki organizacyjnej CBA. Korespondencja wewnętrzna o charakterze jawnym nie musi być kopertowana.
§  13. 
1.  Dostarczoną z sekretariatów korespondencję kancelaria ogólna:
1) kwituje w książkach doręczeń przesyłek miejscowych właściwej jednostki lub komórki organizacyjnej;
2) segreguje;
3) ewidencjonuje na specjalnych formularzach, w tym także w wykazach przesyłek nadanych, w zależności od tego, jaką drogą przeznaczono ją do wysyłki.
2.  Korespondencję wysyła się zgodnie z dyspozycją nadawcy zamieszczoną nad adresem pisma (zwykły, priorytet, polecony, polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). W razie braku takiej dyspozycji korespondencja jest traktowana jako polecona.
3.  Korespondencja przekazana do kancelarii ogólnej po godzinie 11.00 jest wysyłana w następnym dniu roboczym.
4.  Korespondencję zewnętrzną wysyła się do adresatów za pośrednictwem urzędu pocztowego lub w inny przyjęty sposób.

Rozdział  8.

Przechowywanie dokumentacji

§  14. 
1.  Akta spraw zakończonych są przechowywane w sekretariacie, z zastrzeżeniem ust. 2.
2.  W przypadku gdy sekretariat nie posiada odpowiedniej ilości szaf akta spraw zakończonych przechowują referenci. Decyzję o miejscu przechowywania akt podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej.
2.  Sprawy powinny być ułożone według kolejności numerów nadanych w dzienniku korespondencyjnym. Poszczególne pisma i dokumenty w sprawie i układa się chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być umieszczone jako pierwsze.
3.  W przypadku wyjęcia akt z segregatora, należy na ich miejsce włożyć rewers, na którym należy zapisać datę i nazwisko osoby, u której znajdują się akta.
4.  Dokumentację spraw zakończonych przechowuje się w sekretariacie przez 2 lata od zakończenia roku, w którym powstały. Po upływie tego okresu dokumentację, nie mającą aktualnie praktycznego znaczenia dla danej komórki organizacyjnej, należy przekazać do archiwum.
5.  Referent sprawy, przed przekazaniem dokumentacji do sekretariatu, jest zobowiązany uporządkować ją zgodnie z przepisami archiwalnymi.
§  15.  Przekazywanie dokumentacji do archiwum regulują odrębne przepisy.

Rozdział  9.

Kontrola prac biurowych

§  16. 
1.  Dyrektorzy jednostek organizacyjnych jest obowiązany do systematycznego kontrolowania prac kancelaryjnych, wykonywanych przez podległych im funkcjonariuszy.
2.  Kontrola polega na sprawdzeniu:
1) terminowości załatwiania spraw;
2) prawidłowości obiegu dokumentacji;
3) prawidłowości rejestrowania i znakowania pism;
4) terminowości i prawidłowości przekazywania dokumentacji do archiwum.

Rozdział  10.

Postępowanie z dokumentacją w razie reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej

§  18.  Jednostka albo komórka organizacyjna, która została zreorganizowana lub postawiono ją w stan likwidacji przekazuje:
1) akta spraw niezakończonych - prawnemu następcy (jednostce albo komórce organizacyjnej przejmującej zadania likwidowanej jednostki), na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, a kopie tych spisów do archiwum;
2) pozostałą dokumentację, uporządkowaną zgodnie z odrębnymi przepisami na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych - do archiwum.

Załącznik Nr  1

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

Lp.Data rejestracji dokumentuNadawca/AdresatNr i data dokumentu otrzymanegoNazwa dokumentu lub czego dotyczyLiczba
kart dokumentu z załącznikamizałącznikówkart załączników
12345678
Imię i nazwisko osoby pobierającej dokumentData i podpis osoby pobierającej dokumentPotwierdzenie zwrotu dokumentu do kancelarii/sekretariatu (data i podpis)Adnotacje o wysłaniu dokumentuAdnotacje o archiwizacji/brakowaniuInformacje uzupełniające/uwagi
91011121314

Załącznik Nr  2

DZIENNIK PODAWCZY

Oznaczenie klauzuliNumer kolejny zapisuData wpływuNumer przesyłkiDokąd skierowanaData i godzina odbioruPokwitowanie odbioruUwagi

Załącznik Nr  3

KSIĄŻKA

DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

DataOdbiorca i jego adresZnak pisma (rodzaj przesyłki)Potwierdzenie odbioru

(data, podpis)

1234

Załącznik Nr  4

KSIĄŻKA

DORĘCZEŃ PRZESYŁEK ZEWNĘTRZNYCH

DataOdbiorca i jego adresZnak pisma (rodzaj przesyłki)Potwierdzenie odbioru (data, pieczęć, podpis)
1234

Załącznik Nr  5

REJESTR

DZIENNIKÓW I KSIĄŻEK DORĘCZEŃ

Lp.Nazwa teczki, dziennika, książki itp.DataLiczba arkuszy (pozycji)Uwagi
rozpoczęciazakończenia
123456
1 Załącznik nr 1 § 10 ust. 4 pkt 14a dodany przez § 1 zarządzenia nr 10/19 z dnia 28 marca 2019 r. (Dz.Urz.CBA.2019.10) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 5 kwietnia 2019 r.