Wprowadzenie regulaminu audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2004.4.59

Akt utracił moc

Wersja od: 29 lipca 2004 r.

DECYZJA NR 15

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

z dnia 29 lipca 2004 r.

w sprawie wprowadzenia regulaminu audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

§ 1. Wprowadza się regulamin audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych, stanowiący załącznik do decyzji.

§ 2. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

Regulamin audytu wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych.

§ 1. Audyt w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i w placówkach zagranicznych przeprowadzany jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2002 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego, a także w oparciu o:

1) Komunikat Ministra Finansów nr 1/KF/2003 z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 3, poz. 13);

2) Komunikat Ministra Finansów nr 2/KF/2003 z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie ogłoszenia standardów audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 3, poz. 14);

3) Komunikat Ministra Finansów nr 7/KF/2003 z dnia 2 kwietnia 2003 r. w sprawie ogłoszenia "Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych".

§ 2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

1) "Ministerstwo" - Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) "Komórka organizacyjna" - komórka wymieniona w załączniku do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 31 października 2001 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Spraw Zagranicznych;

3) "Jednostka organizacyjna" - placówka zagraniczna, gospodarstwo pomocnicze lub inna jednostka sektora finansów publicznych podległa lub nadzorowana przez Ministra Spraw Zagranicznych;

4) "Audyt" (audyt wewnętrzny) - ogół działań, przez które Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania Ministerstwa i jednostek organizacyjnych pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności;

5) "Audytor" (audytor wewnętrzny) - pracownik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej Biura Dyrektora Generalnego;

6) "Jednostka audytowana" - komórka organizacyjna lub jednostka organizacyjna, w której wykonywane jest zadanie audytowe;

7) "Kontrola wewnętrzna" - system organizacji i procedur funkcjonujący w Ministerstwie i komórkach organizacyjnych, zapewniający prawidłową, skuteczną, gospodarną realizację zadań, przestrzeganie prawa, zabezpieczenie posiadanych zasobów, wiarygodność i rzetelność danych i sprawozdań;

8) "Ryzyko" - prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub zaniechania działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku Ministerstwa lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych celów lub zadań Ministerstwa;

9) "Obszar ryzyka" - komórka organizacyjna, jednostka organizacyjna lub system funkcjonujący w Ministerstwie, wyodrębniony według kryterium ryzyka na etapie tworzenia planu audytu wewnętrznego;

10) "Nieprawidłowość" - działanie lub zaniechanie działania, sprzeczne z celami, polityką i zadaniami Ministerstwa lub obowiązującymi przepisami, które powoduje negatywne skutki lub ryzyko ich wystąpienia;

11) "Uchybienie" - działanie lub zaniechanie działania sprzeczne z celami, polityką lub zadaniami Ministerstwa albo z obowiązującymi przepisami, które nie doprowadziło do negatywnych skutków, ale powoduje ryzyko ich wystąpienia w przyszłości;

12) "Sprawozdanie" - dokument sporządzany przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej, zawierający ustalenia oraz wnioski i uwagi z przeprowadzonego audytu;

13) "Ustalenie" - część sprawozdania z audytu wewnętrznego, określająca udokumentowany fakt, stwierdzony w trakcie przeprowadzania audytu;

14) "Wnioski i uwagi" - część sprawozdania z audytu zawierająca proponowany tryb i termin usunięcia stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości, a także rekomendowane działania dla zabezpieczenia przed ich powstaniem w przyszłości oraz usprawnienia działania Ministerstwa i podległych mu jednostek organizacyjnych.

§  3.

1. Zadania audytu wewnętrznego wykonują audytorzy wewnętrzni.

2. Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej podlega funkcjonalnie bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej, a organizacyjnie dyrektorowi Biura Dyrektora Generalnego.

3. Wydziałem Audytu i Kontroli Wewnętrznej kieruje naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej.

4. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej reprezentuje Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej w stosunkach z podmiotami zewnętrznymi w zakresie spraw dotyczących audytu i realizowanych zadań audytowych.

5. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej odpowiada za:

1) przeprowadzenie zadań audytowych w sposób zgodny z niniejszym Regulaminem;

2) terminową realizację rocznego planu audytu Ministerstwa Spraw Zagranicznych;

3) terminowość planowania i sprawozdawczości.

§  4.

1. Audyt obejmuje niezależne i obiektywne badanie i ocenę adekwatności oraz skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań, a w szczególności:

1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;

2) ocenę przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych;

3) ocenę zabezpieczenia mienia;

4) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów;

5) ocenę działania pod kątem jego zgodności z planowanymi zadaniami.

2. Audyt może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania Ministerstwa oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Spraw Zagranicznych.

3. Zakres audytu nie może być ograniczany. O wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej powiadamia Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

4. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka.

§  5.

1. Zadania audytu wykonuje się na podstawie rocznego planu audytu.

2. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej, wykonuje się zadania audytowe poza planem.

3. Plan audytu zawiera w szczególności:

1) analizę obszarów ryzyka;

2) tematy zadań audytowych;

3) planowane obszary, które powinny zostać objęte audytem w kolejnych latach;

4) planowane zasoby osobowe i czasowe niezbędne do wykonania zadań audytu.

4. Tematy zadań audytowych ustalane są na podstawie dokonanej przez Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej analizy ryzyka występującego w poszczególnych obszarach działania Ministerstwa.

5. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej oraz Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego:

1) do 31 marca każdego roku - sprawozdanie z wykonania planu za rok poprzedni;

2) do 30 października każdego roku - plan audytu na rok następny.

§  6.

1. Zadaniem audytowym jest zespół czynności, których celem jest uzyskanie kompetentnej i wiarygodnej informacji o procesach mających wpływ na skalę ryzyka występującego w danym obszarze działania Ministerstwa.

2. Zadania audytowe ustalane są na podstawie dokonywanej przez Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej analizy ryzyka występującego w poszczególnych obszarach działania Ministerstwa.

3. Zadanie audytowe wykonywane jest przez audytorów wewnętrznych na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

4. Przed przystąpieniem do wykonania zadania audytowego upoważnieni audytorzy przeprowadzają naradę otwierającą z udziałem kierownika jednostki audytowanej.

5. Przedmiotem narady otwierającej jest przedstawienie przez audytorów celu, tematyki i założeń organizacyjnych zadania audytowego, zapoznanie kierownika jednostki audytowanej z jego uprawnieniami i obowiązkami oraz ustalenie zasad współpracy minimalizujących zakłócenia bieżącej pracy jednostki audytowanej.

6. Po zakończeniu zadania audytowego audytorzy Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej przeprowadzają naradę zamykającą z udziałem kierownika jednostki audytowanej oraz wskazanych przez niego pracowników tej jednostki celem przedstawienia ustaleń audytu oraz wstępnych wniosków i uwag.

7. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z wykonania zadań audytowych, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia oraz uwagi i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego.

8. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej przekazuje sprawozdanie z wykonania zadania audytowego:

1) kierownikowi jednostki audytowanej, po odbyciu narady zamykającej;

2) Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej.

9. Dyrektor Generalny, na podstawie sprawozdania, podejmuje działania mające na celu usunięcie uchybień i nieprawidłowości oraz usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa i podległych mu jednostek organizacyjnych, informując o tym audytora wewnętrznego.

10. Jeżeli w terminie 2 miesięcy od dnia otrzymania sprawozdania nie zostaną podjęte działania mające na celu usunięcie uchybień i nieprawidłowości w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, stwierdzone w wyniku wykonania zadania audytowego, Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej informuje o tym Głównego Inspektora Audytu Wewnętrznego, Ministra Spraw Zagranicznych oraz audytora wewnętrznego, uzasadniając brak podjęcia działań.

§  7.

1. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne przeprowadzenie audytu.

2. Audytor wewnętrzny w ramach zadań Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich pomieszczeń i dokumentów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

3. Audytor wewnętrzny ma prawo uzyskiwać od kierowników i pracowników jednostek audytowanych informacje oraz wyjaśnienia w celu zapewnienia efektywnego i wydajnego przeprowadzania audytu.

4. Audytor wewnętrzny może żądać niezbędnych odpisów, kopii lub wyciągów, jak również zestawień i obliczeń z dokumentów prowadzonych przez jednostkę audytowaną.

5. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za stan rzeczy, zdarzenia, procesy i mechanizmy występujące w obszarach objętych zakresem zadania audytowego.

6. Audytor wewnętrzny nie może wykonywać czynności niezwiązanych z przeprowadzeniem audytu i wykonywaniem kontroli, a w szczególności nie może uczestniczyć w pracach dotyczących tworzenia nowych procedur i systemów oraz w czynnościach mających na celu ich wdrożenie.

7. Audytor wewnętrzny nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem oraz procesy kontroli wewnętrznej funkcjonujące w Ministerstwie, ale poprzez swoje badanie, wnioski i uwagi wspomaga kierownictwo Ministerstwa we właściwej realizacji tych procesów.

8. Audytor wewnętrzny jest uprawniony do przeprowadzania audytów finansowych, systemowych, informatycznych, zarządzania, gospodarności, wydajności, efektywności i innych.

9. Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej jest niezwłocznie informowany o istotnych założeniach przyszłych działań Ministerstwa.

10. Audytor wewnętrzny, w uzgodnieniu z Dyrektorem Generalnym Służby Zagranicznej, może powołać rzeczoznawcę w przypadkach wymagających specjalistycznych kwalifikacji, do wykonania określonych czynności w ramach zadania audytowego.

11. Naczelnik Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej, w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z organami kontroli zewnętrznej (Najwyższa Izba Kontroli, Państwowa Inspekcja Pracy, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Główny Inspektor Audytu Wewnętrznego).

12. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega tylko przepisom prawa.

13. Audytor wewnętrzny postępuje zgodnie ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, określonymi przez Ministra Finansów.

§  8.

1. Kierownik jednostki audytowanej ma prawo wglądu do bieżących akt audytu.

2. Kierownik jednostki audytowanej zatwierdza zestawienia i obliczenia dokonywane na potrzeby przeprowadzanego audytu przed przedłożeniem ich audytorowi wewnętrznemu.

3. Pracownicy jednostki audytowanej są obowiązani, na żądanie audytora wewnętrznego, udzielać informacji i ustnych wyjaśnień. Informacje i ustne wyjaśnienia muszą być udokumentowane na piśmie oraz podpisane zarówno przez osobę, które je złożyła, jak i przez audytora wewnętrznego.

4. W wyjątkowych przypadkach, kiedy obiektywne okoliczności uniemożliwiają pracownikowi jednostki audytowanej złożenie wyjaśnień na piśmie, audytor wewnętrzny może uznać za wystarczające udokumentowanie wyjaśnień ustnych tych pracowników w formie notatki własnej audytora i tylko przez niego podpisanej.

5. Pracownicy jednostki audytowanej mają prawo z własnej inicjatywy złożyć oświadczenia dotyczące przedmiotu audytu. Audytor wewnętrzny nie może odmówić włączenia tych oświadczeń do bieżących akt audytu wewnętrznego.

6. Jeżeli kierownik jednostki audytowanej stwierdzi zasadność uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu, wyznacza osoby odpowiedzialne za ich wykonanie oraz wskazuje termin ich realizacji, powiadamiając o tym audytora wewnętrznego.

7. Kierownik jednostki audytowanej może zgłosić na piśmie naczelnikowi Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania sprawozdania dodatkowe wyjaśnienia lub umotywowane zastrzeżenia dotyczące ustaleń stanu faktycznego, analizy przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz uwag i wniosków zawartych w sprawozdaniu. W razie nieuwzględnienia wyjaśnień lub zastrzeżeń audytor wewnętrzny przekazuje, w formie pisemnej, swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem kierownikowi jednostki audytowanej.

8. Kierownik jednostki audytowanej, po otrzymaniu sprawozdania, może zgłosić Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej, w formie pisemnej, swoje uwagi do przedstawionego sprawozdania.

§  9.

1. Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej prowadzi:

1) stałe akta audytu w celu zebrania informacji na temat regulacji prawnych, organizacji i procedur istniejących w obszarach objętych zakresem zadania audytowego;

2) bieżące akta audytu w celu dokumentowania przebiegu i wyniku zadań audytowych.

2. Stałe akta obejmują w szczególności:

1) akty normatywne oraz inne akty prawne regulujące funkcjonowanie jednostki audytowanej, w zakresie dotyczącym wykonywanego zadania audytowego;

2) dokumenty zawierające opis procedur kontroli, w tym kontroli finansowej oraz innych procedur mających wpływ na system kontroli finansowej;

3) dokumenty dotyczące analizy obszarów ryzyka;

4) plany audytu wewnętrznego;

5) inne informacje mogące mieć wpływ na analizę ryzyka i wykonywanie zadania audytowego.

3. Bieżące akta obejmują:

1) dokumenty i materiały zgromadzone w trakcie zapoznawania się z przedmiotem audytu przed rozpoczęciem wykonywania zadania audytowego;

2) dokumenty związane z przygotowaniem programu oraz program zadania audytowego;

3) korespondencję związaną z wykonywaniem zadania audytowego;

4) protokoły z narad;

5) imienne upoważnienia do przeprowadzenia audytu wewnętrznego;

6) zgromadzony materiał dowodowy - opis testów, analiz, działań kontrolnych oraz wynikające z nich wnioski;

7) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz dokumenty otrzymane od osób trzecich w trakcie wykonywania zadania audytowego;

8) oświadczenia złożone przez pracowników jednostki audytowanej;

9) sprawozdania z przeprowadzenia audytu wewnętrznego;

10) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego (notatki, protokoły itp.);

11) dokumenty związane z czynnościami sprawdzającymi, informacje o wykonaniu przez jednostkę audytowaną uwag i rekomendacji zawartych w sprawozdaniu z wykonania zadania audytowego.

4. Prawo wglądu do bieżących akt audytu posiadają: Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej oraz kierownik jednostki audytowanej.