Wprowadzenie Procedury obiegu korespondencji związanej z realizacją programu PPWOW w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2009.2.6

Akt obowiązujący

Wersja od: 5 lutego 2008 r.

ZARZĄDZENIE

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 5 lutego 2008 r.

w sprawie wprowadzenia Procedury obiegu korespondencji związanej z realizacją programu PPWOW w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

W związku z wykonywaniem Umowy BBF/167/09/2006/UCP z dnia 15 września 2006 roku określającej zasady współdziałania Prezesa KRUS i Ministra Pracy i Polityki Społecznej przy realizacji Części A Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich "Reforma Administracyjna KRUS", w ramach Umowy Kredytowej numer 7358 POL (Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich) zawartej dnia 7 kwietnia 2006 roku pomiędzy Rzeczpospolitą Polską a Międzynarodowym Bankiem Odbudowy i Rozwoju (Bankiem Światowym), a w szczególności ze względu na fakt prowadzenia przez Bank Światowy korespondencji głównie za pomocą poczty elektronicznej zarządzam co następuje:

§  1.

1. W Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wprowadza się Procedurę obiegu korespondencji związanej z realizacją programu PPWOW.

2. Celem procedury jest stworzenie systemu przyjmowania dokumentów przychodzących do KRUS oraz przekazywania dokumentów przeznaczonych do wysłania za pośrednictwem urzędu pocztowego i/lub kuriera, jak również korespondencji przesyłanej drogą elektroniczną w zakresie związanym z realizacją Poakcesyjnego Programu Wsparcia Obszarów Wiejskich.

3. Procedura obowiązuje pracowników KRUS w zakresie dotyczącym realizacji Umowy Kredytowej numer 7358 POL (Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich) zawartej dnia 7 kwietnia 2006 pomiędzy Rzeczpospolitą Polską a Międzynarodowym Bankiem Odbudowy i Rozwoju (Bankiem Światowym).

§ 2. W kwestiach nieuregulowanych w procedurach określonych w § 1 mają zastosowanie przepisy Zarządzenia Nr 30 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 18 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

Procedura obiegu

korespondencji związanej

z realizacją programu PPWOW

§ 1. Cel procedury i zakres obowiązywania

1. Na podstawie Zarządzenia Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 5.02.08 r. sprawie wprowadzenia procedur dotyczących korespondencji przychodzącej i wychodzącej związanej z realizacją programu PPWOW w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wprowadza się do stosowania niniejszą Procedurę obiegu korespondencji związanej z realizacją programu PPWOW.

2. Niniejszą procedurę utworzono ze względu na fakt prowadzenia przez Bank Światowy korespondencji głównie za pomocą poczty elektronicznej.

3. Procedura obowiązuje pracowników KRUS w zakresie dotyczącym realizacji Umowy Kredytowej numer 7358 POL (Poakcesyjny Program Wsparcia Obszarów Wiejskich) zawartej dnia 7 kwietnia 2006 pomiędzy Rzeczpospolitą Polską, a Międzynarodowym Bankiem Odbudowy i Rozwoju (Bankiem Światowym).

§ 2. Baza korespondencji

1. Wszelka korespondencja związana z realizacją programu PPWOW, zarówno przychodząca jak i wychodząca jest rejestrowana w elektronicznym systemie ewidencji korespondencji zwanej dalej bazą korespondencji, stosowanej w Centrali KRUS i oznaczana symbolem według porządku określonego w Zarządzeniu Nr 30 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 18 grudnia 2002 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.

2. W tytule sprawy, której dana korespondencja dotyczy dodaje się symbol PPWOW, po którym następuje dalsze oznaczenie sprawy, zgodnie z jej tematem.

§ 3. Korespondencja przychodząca

1. Korespondencja przychodząca (listy zwykłe, polecone, przesyłki kurierskie, a także dokumenty składane osobiście) powinna być przekazana z Kancelarii Centrali KRUS do Koordynatora PPWOW KRUS - Dyrektora Biura Infrastruktury Informatycznej i Ochrony Informacji.

2. Korespondencja dotycząca PPWOW prowadzona jest przez wyznaczonego przez Koordynatora PPWOW pracownika zwanego dalej Asystentem Koordynatora PPWOW w KRUS.

3. Asystent otwiera wszystkie listy z wyjątkiem ofert składanych w toku postępowań przetargowych. Oferty są składane i rejestrowane zgodnie z Zarządzeniem Prezesa KRUS nr 132 z dnia 13 listopada 2007 r. w sprawie powołania Komisji Przetargowej ds. realizacji części A PPWOW.

4. Wszystkie dokumenty są rejestrowane przez Asystenta Koordynatora PPWOW w KRUS przez nadanie dokumentowi odpowiedniego numeru wraz z datą wpływu, zgodnie z ustalonymi symbolami w bazie korespondencji oraz z § 2 ust. 1 niniejszej procedury.

5. Zarejestrowane dokumenty są przekazywane Koordynatorowi PPWOW w KRUS, który kieruje je do odpowiedniej komórki organizacyjnej KRUS, tj. odpowiedniego biura Centrali KRUS lub pracownika Biura Infrastruktury Informatycznej i Ochrony Informacji.

6. Sposób postępowania z dokumentami księgowymi reguluje Zarządzenie nr 8 Prezesa KRUS z dnia 24 lutego 2000 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

§ 4. Korespondencja wychodząca

1. Korespondencję wychodzącą związaną z realizacją programu PPWOW oznacza się symbolem, zgodnie z zapisami § 2 ust. 1 i ust. 2 niniejszej procedury.

2. Jeśli korespondencja, zgodnie z kompetencjami, jest wysyłana przez biuro Centrali inne niż Biuro Infrastruktury Informatycznej i Ochrony Informacji, kopia tej korespondencji jest przekazywana Koordynatorowi PPWOW w KRUS.

§ 5. Korespondencja drogą elektroniczną

1. Rozwiązania określone w § 1-4 dotyczą także korespondencji przekazywanej drogą elektroniczną, z zastrzeżeniem regulacji zawartych w niniejszym paragrafie.

2. Korespondencja przychodząca podlega rejestrowaniu na zasadach określonych w niniejszej procedurze. Odbiorca poczty elektronicznej, inny niż Koordynator PPWOW, przesyła ją do wiadomości Koordynatora PPWOW w KRUS.

3. Wysyłanie korespondencji przy użyciu poczty elektronicznej powinno następować z konta Koordynatora PPWOW w KRUS, z kopią do odpowiednich odbiorców.

Jeśli, zgodnie z kompetencjami, korespondencja jest wysyłana z konta innego niż konto poczty elektronicznej Koordynatora PPWOW w KRUS, jej kopia powinna być wysłana także do Koordynatora PPWOW w KRUS.

4. Korespondencja przesyłana pomiędzy biurami Centrali KRUS i pomiędzy pracownikami biur Centrali KRUS zaangażowanymi w realizację programu PPWOW jest, za wyjątkiem przypadków określonych w § 6 ust. 5, przesyłana wyłącznie drogą elektroniczną z kopią do Koordynatora PPWOW.

5. Przesyłania dokumentów drogą elektroniczną nie stosuje się w przypadkach opracowywania dowodów księgowych, przedkładania Prezesowi KRUS projektów zarządzeń i innych dokumentów wymagających jego zatwierdzenia oraz przedkładania uzgodnionych projektów umów do podpisania przez Koordynatora PPWOW w KRUS i Wicedyrektora Biura Finansów - Zastępcę Głównego Księgowego.

6. Korespondencja przesłana drogą elektroniczną jest przechowywana przez Asystenta Koordynatora PPWOW w KRUS w elektronicznej bazie korespondencji w formie zapisanych załączników do zarejestrowanego numeru pisma oraz przez odbiorców poczty elektronicznej przy użyciu funkcji archiwizacji folderów pocztowych w programie Microsoft Outlook.

7. Pracownicy KRUS są odpowiedzialni za ograniczenie drukowania korespondencji przesyłanej pocztą elektroniczną do niezbędnego minimum, kierując się zasadą efektywności energetycznej i ochrony środowiska naturalnego oraz wzorcowej roli administracji publicznej w tym zakresie.

8. Korespondencja przesłana drogą elektroniczną jest archiwizowana przez Asystenta Koordynatora PPWOW w KRUS na nośnikach zewnętrznych (CD lub DVD) w ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca.

§ 7. Postanowienia końcowe

Niniejsza procedura obiegu korespondencji związanej z realizacją programu PPWOW obowiązuje od dnia jej podpisania do zakończenia realizacji programu PPWOW.