Wprowadzenie Polityki ochrony sygnalistów w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GDDKiA.2019.30

Akt obowiązujący

Wersja od: 27 września 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 30

GENERALNEGO DYREKTORA DRÓG KRAJOWYCH I AUTOSTRAD

z dnia 27 września 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Polityki ochrony sygnalistów w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad

Na podstawie § 5 ust. 2 pkt 1 załącznika do zarządzenia Nr 36 Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 4 grudnia 2018 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad zarządza się, co następuje:

§ 1. W Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad, zwanej dalej "GDDKiA" wprowadza się Politykę ochrony sygnalistów, zwanej dalej "Polityką", stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Kierownicy komórek organizacyjnych GDDKiA są obowiązani do zapoznania podległych im pracowników z treścią Polityki oraz przyjęcia od pracowników oświadczeń w tym zakresie.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2019 r.

ZAŁĄCZNIK

POLITYKA OCHRONY SYGNALISTÓW

Rozdział  1

Definicje

§ 1. Użyte w Polityce określenia, oznaczają:

1) naruszenia - działania lub zaniechania, które są niezgodne z prawem lub mogą mieć negatywny wpływ na realizacje celów i zadań GDDKiA;

2) informacje na temat naruszeń - informacje lub uzasadnione podejrzenia dotyczące faktycznego lub potencjalnego naruszenia, a także dotyczące prób ukrycia naruszeń, do których doszło lub wystąpiło prawdopodobieństwo ich wystąpienia w GDDKiA;

3) zgłoszenie - przekazanie informacji na temat naruszenia;

4) osoba zgłaszająca lub sygnalista - osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

5) kontekst związany z pracą - obecne lub przyszłe działania związane z pracą w GDDKiA, w ramach których, niezależnie od ich charakteru, osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć odwetu w przypadku ich zgłoszenia;

6) osoba, której dotyczy zgłoszenie - oznacza osobę fizyczną lub prawną wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana;

7) odwet - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które powoduje lub może spowodować, nieuzasadnianą innymi przyczynami niż wynikającymi ze zgłoszenia, szkodę dla osoby zgłaszającej;

8) działania następcze - wszelkie działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania zgłoszonemu naruszeniu, w tym takie działania, jak:

a) wewnętrzne postępowanie wyjaśniające,

b) zawiadamianie właściwych organów o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,

c) działania podejmowane w celu odzyskania środków i zakończenia postępowania,

d) archiwizacja dokumentacji;

9) informacje zwrotne - przekazanie, osobom dokonującym zgłoszenia, informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych w związku z ich zgłoszeniem i na temat powodów tych działań.

Rozdział  2

Zakres stosowania

§  2. 

1. Politykę stosuje się do wszelkich spraw, prowadzonych w wyniku zgłoszenia, w GDDKiA od momentu zgłoszenia do podjęcia działań następczych i przekazywania informacji zwrotnych.

2. Politykę stosuje się do wykonawców i podwykonawców realizujących zadania na podstawie umów z GDDKiA - w zakresie i na warunkach określonych w tych umowach.

Rozdział  3

Osoby upoważnione do dokonywania czynności w związku ze zgłoszeniem

§ 3. Za przyjmowanie i rejestrowanie zgłoszeń dotyczących naruszeń oraz podejmowanie działań następczych odpowiedzialni są pracownicy GDDKiA, wyznaczeni przez Dyrektora Generalnego GDDKiA na wniosek dyrektora Biura Kontroli i Audytu.

§  4. 

1. Pracownicy, o których mowa w § 3, wchodzą w skład zespołu do spraw naruszeń, zwanego dalej "Zespołem".

2. Pracownicy wchodzący w skład Zespołu, w zakresie wykonywania czynności wynikających z wyznaczeń, o których mowa w ust. 1, podlegają bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu GDDKiA.

3. Pracę Zespołu koordynuje, dyrektor Biura Kontroli i Audytu GDDKiA, zwany dalej "Koordynatorem Zespołu".

4. Pracownicy wchodzący w skład Zespołu zobowiązani są do zachowania w poufności wszelkie informacje, jakie pozyskali w toku wykonywanych zadań oraz podejmują działania zapewniające, aby osoby nieupoważnione nie miały dostępu do dokumentów otrzymanych lub wytworzonych w trakcie wykonywanych zadań.

§  5. 

1. Pracownik wchodzący w skład Zespołu zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Koordynatora Zespołu o okolicznościach, o których dowiedział się wykonując zadania, a które mogłyby stanowić podstawę do podważenia jego bezstronności.

2. Koordynator Zespołu po zapoznaniu się z informacją i okolicznościami, o których mowa w ust. 1, wyznacza inną osobę do wykonywania zadań, w przypadku potwierdzenia wystąpienia przesłanek uzasadniających zmianę pracownika wykonującego określone zadania.

Rozdział  4

Przyjmowanie zgłoszeń

§  6. 

1. Sygnały o naruszeniach można zgłaszać:

1) za pośrednictwem zgłoszenia:

a) w formacie elektronicznym, na dedykowany adres e-mail: [e-mail], dla którego zapewnione jest bezpieczeństwo i poufność poczty elektronicznej,

b) na piśmie zaadresowanym do Zespołu - korespondencja adresowana do Zespołu podlega wyłączeniu z obiegu kancelaryjnego,

c) telefonicznego na numer: (22) 375 89 11, dla którego zapewnione jest bezpieczeństwo i poufność dedykowanego łącza telefonicznego;

2) w trakcie osobistych spotkań z pracownikiem wyznaczonym zgodnie z § 3.

2. Informacje o adresie poczty elektronicznej, o której mowa w ust. 1 pkt 1 oraz o numerze telefonu przypisanego do łącza telefonicznego, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, udostępnione zostaną wszystkim pracownikom GDDKiA przez Koordynatora Zespołu.

3. Pracownicy wchodzący w skład Zespołu zobowiązani są zapewnić poufność tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i każdej innej osoby wymienionej w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie dostępu nieupoważnionym osobom.

Rozdział  5

Ochrona danych zgłaszającego

§  7. 

1. Wszelkie informacje na temat osób zgłaszających naruszenia, tj. sygnalistów oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy, mają charakter poufny.

2. Dostęp do informacji, o których mowa w ust. 1, mają wyłącznie Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad, Dyrektor Generalny GDDKiA oraz pracownicy wchodzący w skład Zespołu.

§ 8. W przypadku, gdy zgłoszone naruszenie nosi znamiona przestępstwa, wówczas informacja o tożsamości sygnalisty oraz osób których dotyczy zgłoszenie zostanie przekazana organom ścigania.

§  9. 

1. Zobowiązuje się Koordynatora Zespołu do prowadzenia rejestru zgłoszeń w GDDKiA, umożliwiającego pozyskanie informacji w szczególności w zakresie:

1) liczby przyjętych zgłoszeń,

2) liczby dochodzeń i postępowań wszczętych w wyniku takich zgłoszeń oraz informacje na temat ich ostatecznego wyniku,

3) szacowanych strat finansowych, jeżeli zostały stwierdzone oraz kwot odzyskanych w wyniku dochodzeń i postępowań dotyczących zgłoszonych naruszeń

- w sposób gwarantujący ochronę danych osobowych zgłaszających naruszenia tj. sygnalistów oraz osób, których dotyczy zgłoszenie.

2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1, przechowuje się zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych osobowych w GDDKiA.

Rozdział  6

Działania następcze

§  10. 

1. Sygnały o naruszeniach, zgłaszane zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1, wymagają potwierdzenia ich przyjęcia osobie zgłaszającej.

2. Potwierdzenia, o których mowa w ust. 1, przekazują pracownicy wchodzący w skład Zespołu, nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania sygnału o naruszeniach.

§ 11. Pracownicy wchodzący w skład Zespołu, niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, z zachowaniem należytej staranności badają informacje wskazane w zgłoszeniu i przedkładają Dyrektorowi Generalnemu GDDKiA zgłoszenie wraz z dokonanymi ustaleniami oraz rekomendacjami, co do czynności, które należy podjąć w związku ze zgłoszonymi naruszeniami.

§ 12. Pracownicy wchodzący w skład Zespołu powiadamiają sygnalistę o rezultatach przeprowadzonych działań następczych.

Rozdział  7

Ochrona przeciw działaniom odwetowym wobec sygnalistów

§  13. 

1. Zakazane są jakiekolwiek formy bezpośredniego lub pośredniego odwetu wobec osoby zgłaszającej, w związku ze zgłoszeniem, w tym w szczególności groźby lub odwetu poprzez:

1) zawieszenie w prawach pracownika, kierowanie na przymusowy urlop bezpłatny, zwolnienie lub stosowanie równoważnych środków;

2) degradację lub wstrzymanie awansu;

3) zmianę zakresu obowiązków, zmianę miejsca pracy, obniżenie wynagrodzenia, zmianę godzin pracy;

4) wstrzymanie szkoleń;

5) dokonywanie negatywnych ocen wyników pracy lub wystawienie negatywnej opinii;

6) nakładanie lub stosowanie jakichkolwiek kar dyscyplinarnych, nagan lub innych kar, w tym finansowych;

7) stosowanie przymusu, zastraszenia, mobbingu lub wykluczenia;

8) dyskryminację, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

9) nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony, w sytuacji gdy, pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie;

10) nieprzedłużenie lub przedterminowe rozwiązanie umowy o pracę na czas określony;

11) szkodzenie, w tym podważanie reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych, lub wywoływanie strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu;

2. Pracownicy, którzy zgłaszają informacje o nadużyciu w złej wierze, to jest:

1) dopuszczają się bezpodstawnego pomówienia wobec innych pracowników GDDKiA,

2) dokonują zgłoszenia naruszenia będąc jednocześnie jego sprawcą

- podlegają odpowiedzialności na podstawie właściwych przepisów.