Wprowadzenie Karty audytu wewnętrznego, zasady prowadzenia audytu wewnętrznego oraz Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Dz.Urz.NDAP.2021.10
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE Nr 10
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 14 lipca 2021 r.
w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego, zasad prowadzenia audytu wewnętrznego oraz Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
Rozdział 2
Niezależność audytu wewnętrznego
Niezależność audytu wewnętrznego
Rozdział 3
Cel audytu wewnętrznego
Cel audytu wewnętrznego
Rozdział 4
Prawa i obowiązki audytora
Prawa i obowiązki audytora
Rozdział 5
Program zapewnienia i poprawy jakości
Program zapewnienia i poprawy jakości
ZAŁĄCZNIK Nr 2
ZASADY PROWADZENIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
ZASADY PROWADZENIA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
Rozdział 1
Zasady ogólne
Zasady ogólne
Rozdział 2
Plan audytu
Plan audytu
Rozdział 3
Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego
Upoważnienie do przeprowadzania audytu wewnętrznego
Rozdział 4
Zadanie audytowe
Zadanie audytowe
Rozdział 5
Monitoring zaleceń i wniosków oraz czynności sprawdzające
Monitoring zaleceń i wniosków oraz czynności sprawdzające
Rozdział 6
Dokumentowanie wyników audytu wewnętrznego
Dokumentowanie wyników audytu wewnętrznego
Rozdział 7
Program zapewnienia i poprawy jakości
Program zapewnienia i poprawy jakości
Rozdział 8
Sprawozdawczość
Sprawozdawczość
Załącznik Nr 1
WZÓR
PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK NACZELNEJ DYREKCJI ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
WZÓR
PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK NACZELNEJ DYREKCJI ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
Lp. | Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych |
1 | 2 |
1 |
Lp. | Obszar działalności jednostki | |||
Nazwa obszaru | Typ obszaru działalności | Opis obszaru działalności wspomagającej 1 | Poziom ryzyka w obszarze | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Lp. | Temat zadania zapewniającego | Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny 2 w tabeli 2) | Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadanie (w etatach) | Planowany czas przeprowadzenia zadania (w dniach) | Ewentualna potrzeba powołania rzeczoznawcy | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Lp. | Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze (w etatach) | Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych (w dniach) | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 |
Lp. | Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające | Nazwa obszaru | Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające (w etatach) | Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w dniach) | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Lp. | Nazwa obszaru (nazwa obszaru z kolumny 2 w tabeli 2) | Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 |
Lp. | Zadania | Zasoby ludzkie- (liczba osobo/dni) | Zasoby rzeczowe | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Przeprowadzenie zadań zapewniających | - | ||
2 | Przeprowadzenie zadań doradczych | - | ||
3 | Przeprowadzenie czynności sprawdzających | - | ||
4 | Współpraca z innymi służbami kontrolnymi | - | ||
5 | Czynności organizacyjne, w tym plan i sprawozdawczość | - | ||
6 | Szkolenia i rozwój zawodowy | - | ||
7 | Urlopy | - | ||
8 | Inne działania, w tym audyt wewnętrzny poza planem audytu wewnętrznego oraz audyt zlecony | - | ||
RAZEM | - |
....................................................................................................................
datapieczątka i podpis
audytora wewnętrznego
....................................................................................................................
datapieczątka i podpis
Dyrektora Generalnego NDAP
....................................................................................................................
datpieczątka i podpis
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
Załącznik Nr 2
UPOWAŻNIENIE Nr.............
UPOWAŻNIENIE Nr.............
PAŃSTWOWYCH
imię i nazwisko
Warszawa, dd/mm/rrrr
BDG......................
Działając na podstawie art. 274 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
upoważniam
Pana/Panią .................................................................... - nr zaświadczenia ..................................
- do realizacji zadań audytowych wynikających z Planu audytu wewnętrznego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych na rok .........................................................
Upoważnienie nie uprawnia do udzielania dalszych upoważnień.
(okrągła pieczęć organu)............................................
Otrzymują:
1. .........................
2. a/a
Załącznik Nr 3
WZÓR
Program zadania zapewniającego nr ...
WZÓR
Program zadania zapewniającego nr ...
Spis treści:
1. TEMAT ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
2. CELE ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
3. PRZEDMIOTOWY I PODMIOTOWY ZAKRES ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
4. ISTOTNE RYZYKA W OBSZARZE RYZYKA OBJĘTYM ZADANIEM ZAPEWNIAJĄCYM
5. W SKAZÓWKI METODYCZNE
5.1. NARZĘDZIA I TECHNIKI PRZEPROWADZANIA ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
5.2. SPOSÓB PRZEPROWADZANIA ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
5.3. SPOSÓB KLASYFIKOWANIA WYNIKÓW DLA POSZCZEGÓLNYCH KRYTERIÓW OCENY USTALEŃ STANU FAKTYCZNEGO
5.4. Załączniki
6. HARMONOGRAM PRZEPROWADZANIA ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
1. TEMAT ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO.
...
2. CELE ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO.
...
3. PRZEDMIOTOWY I PODMIOTOWY ZAKRES ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO.
Zakres przedmiotowy badania obejmuje:
* ...................................................................................................
* ...................................................................................................
* ...................................................................................................
Zakres podmiotowy badania obejmuje:
* ...................................................................................................
* ...................................................................................................
* ...................................................................................................
4. ISTOTNE RYZYKA W OBSZARZE RYZYKA OBJĘTYM ZADANIEM ZAPEWNIAJĄCYM.
* ...................................................................................................
* ...................................................................................................
* ...................................................................................................
Ustalono następujące elementy procesu oraz dokonano identyfikacji następujących ryzyk mogących mieć wpływ na funkcjonowanie kontroli zarządczej w badanym procesie (procesach)/obszarze/zakresie1):
______
1) Niepotrzebne skreślić.
ELEMENTY PROCESU / PROCESÓW [jeżeli jest to możliwe należy odnieść się do elementów procesów zidentyfikowanych w audytowanej komórce organizacyjnej] | ISTOTNE RYZYKA [w ramach dokonywania oceny ryzyka proszę uwzględnić ocenę z Rejestru ryzyk] | |||
RYZYKA | PRAWDOPODOBIEŃSTWO ZMATERIALIZOWANIA RYZYKA [P] [w skali 1-4, gdzie 1 oznacza najniższe prawdopodobieństwo] | SKUTEK [S] [w skali 1-4, gdzie 1 oznacza najmniejszy skutek] | ISTOTNOŚĆ RYZYKA [P x S] | |
[nazwa elementu procesu] | 1. | Ad. 1 | Ad. 1 | Ad. 1 |
2. | Ad. 2 | Ad. 2 | Ad. 2 | |
... | ... | ... | ... | |
[nazwa elementu procesu] | 1. | Ad. 1 | Ad. 1 | Ad. 1 |
2. | Ad. 2 | Ad. 2 | Ad. 2 | |
... | ... | ... | ... | |
[nazwa elementu procesu] | 1. | Ad. 1 | Ad. 1 | Ad. 1 |
2. | Ad. 2 | Ad. 2 | Ad. 2 | |
... | ... | ... | ... | |
... |
Konsekwencją zmaterializowania się ryzyk wymienionych w tabeli powyżej może być:
a. ............................................................................................................................................
b. ............................................................................................................................................
c. ............................................................................................................................................
WSKAZÓWKI METODYCZNE.
5.1. Narzędzia i techniki przeprowadzania zadania zapewniającego.
W trakcie badania należy posługiwać się następującymi technikami przeprowadzania audytu2)
* zapoznawanie się z dokumentami,
* uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanych komórek organizacyjnych oraz pracowników innych jednostek organizacyjnych,
* sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła,
* porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia,
* rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobraniu próbek losowych oraz przeprowadzaniu testów,
* ......
oraz wykorzystać następujące narzędzia3):
* testy,
* kwestionariusze,
* zestawienia,
* listy kontrolne.
5.2. Sposób przeprowadzania zadania zapewniającego.
Komórki organizacyjne NDAP, od których uzyskiwane są informacje i wyjaśnienia:
* ............................................................................................................................................
* ............................................................................................................................................
Ustaleń należy dokonać w oparciu o:
* ............................................................................................................................................
* ............................................................................................................................................
* ............................................................................................................................................
2) Niepotrzebne skreślić
3) Niepotrzebne skreślić
Szczegółowy sposób przeprowadzenia zadania audytowego przedstawiono w poniższej tabeli.
1. ...............[nazwa elementu procesu] .............................
Ryzyka | UZGODNIONE KRYTERIA OCENY STANU FAKTYCZNEGO [Źródłami kryteriów oceny mogą być m.in.: 1. przepisy prawa i regulacje wewnętrzne; 2. standardy, normy oraz inne wskazówki o charakterze standardów opracowane przez uznane profesjonalne organizacje, organy, instytucje; 3. plany działalności i sprawozdania z planów działalności (np. wskaźniki wynikające z rocznego planu działalności i sprawozdania z jego realizacji dla działu finanse publiczne); 4. wytyczne kierownictwa jednostki (np. kryteria określone przez kierownika jednostki); 5. dobre praktyki (np. zasada dwóch par oczu szeroko stosowana przy weryfikacji dokumentów); 6. wyniki kontroli i audytu wewnętrznego (np. kryteria oceny oparte na wydanych zaleceniach i rekomendacjach, wnioskach pokontrolnych).] | Sposób przeprowadzenia badania i dowody niezbędne do dokonania ustaleń |
5.3. Sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów oceny ustaleń stanu faktycznego.
Sposób klasyfikowania wyników dla poszczególnych kryteriów:
................................................................................................
5.4. Załączniki:
Nr załącznika | Typ załącznika [np. kwestionariusz, zestawienie, test] | Nazwa załącznika |
Załącznik nr 1 | ||
Załącznik nr 2 | ||
Załącznik nr 3 | ||
... |
6. HARMONOGRAM PRZEPROWADZANIA ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO.
- | przegląd wstępny | |
- | rozpoczęcie zadania, narady otwierające | |
- | narady zamykające |
[miejsce i data sporządzenia Programu zadania zapewniającego]
Załącznik Nr 4
Sprawozdanie z zadania zapewniającego nr...
Tytuł zadania zapewniającego
Sprawozdanie z zadania zapewniającego nr...
Tytuł zadania zapewniającego
Tytuł dokumentu | Sprawozdanie z zadania zapewniającego |
Temat zadania | |
Audytowana komórka organizacyjna | |
Termin realizacji audytu |
Zgodność z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego
Audyt wewnętrzny przeprowadzony zgodnie z "Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego".
Odbiorcy sprawozdania:
* Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
* Dyrektor Generalny NDAP
* Kierownik audytowanej komórki organizacyjnej
* a/a.
Spis treści
1. INFORMACJA ZARZĄDCZA
2. SPRAWOZDANIE Z ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
2.1. ZAKRES PRZEDMIOTOWY ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
2.2. SŁABOŚCI KONTROLI ZARZĄDCZEJ ORAZ ANALIZA ICH PRZYCZYN
2.3. ZALECENIA
2.4. POZOSTAŁE INFORMACJE I POUCZENIA
2.5. STANOWISKO AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO W ZAKRESIE ZASTRZEŻEŃ DO WSTĘPNYCH WYNIKÓW AUDYTU WEWNĘTRZNEGO36)
2.6. USTALENIA STANU FAKTYCZNEGO WRAZ Z OCENĄ WG KRYTERIÓW PRZYJĘTYCH W PROGRAMIE ZADANIA ZAPEWNIAJĄCEGO
2.6.1 NAZWA OBSZARU
2.6.2 NAZWA OBSZARU
2.6.3 NAZWA OBSZARU
2.6.4 POZOSTAŁE ELEMENTY KONTROLI ZARZĄDCZEJ
2.7. METODOLOGIA
1. Informacja zarządcza.
Cele audytu:
* niezależna i obiektywna ocena adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w zakresie (...)
* ocena adekwatności, efektywności i skuteczności realizacji wyznaczonych celów oraz istniejących mechanizmów kontroli w procesach:
- (...)
Wyniki audytu.
Ocena ogólna - wyniki
Mapa ryzyka dla obszaru działalności objętego badaniem.
Katalog ryzyk umieszczonych na mapie:
R1 (...)
R2 (...)
R3 (Należy wskazać ryzyka zgodnie z programem zadania zapewniającego oraz ewentualnie nowe ryzyka zidentyfikowane w trakcie realizacji zadania).
2. Sprawozdanie z zadania zapewniającego.
2.1. Zakres przedmiotowy zadania zapewniającego.
* (...)
* (...)
2.2. Słabości kontroli zarządczej oraz analiza ich przyczyn.
2.3. Zalecenia.
1. (...)
2. (...)
lub
Ze względu na fakt, że stwierdzone słabości kontroli zarządczej nie przekroczyły założonego progu istotności (stwierdzono odchylenia nieprzekraczające ...% danych rzeczywistych) audytor wewnętrzny nie sformułował zaleceń.
2.4. Pozostałe informacje i pouczenia.
Zgodnie z rozporządzeniem wydanym na podstawie art. 285 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305), zwanego dalej "rozporządzeniem":
1) po otrzymaniu sprawozdania z zadania zapewniającego, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej, w terminie 14 dni. ustala sposób i termin oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, powiadamiając o tym na piśmie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, audytora wewnętrznego oraz Dyrektora Generalnego NDAP;
2) w przypadku odmowy realizacji zaleceń, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej, w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, przedstawia pisemne stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, audytorowi wewnętrznemu oraz Dyrektorowi Generalnemu NDAP o przyczynach odmowy;
3) w przypadku, gdy kierownik audytowanej komórki organizacyjnej nie wykona czynności, o których mowa w pkt 1, albo odmówi realizacji zaleceń, decyzję w sprawie realizacji zaleceń podejmuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, powiadamiając o tym pisemnie kierownika audytowanej komórki organizacyjnej, audytora wewnętrznego oraz Dyrektora Generalnego NDAP.
Po upływie terminu realizacji zaleceń, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej przekazuje audytorowi wewnętrznemu informację na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń oraz stopnia ich realizacji.
Zgodnie z rozporządzeniem, audytor wewnętrzny po zakończeniu czynności audytowych uzgadnia pisemnie z kierownikiem audytowanej komórki organizacyjnej wstępne wyniki audytu wewnętrznego, w tym ustalenia i zalecenia 2 .
Na podstawie rozporządzenia 3 :
1) po przekazaniu projektu sprawozdania z zadania zapewniającego, audytor wewnętrzny uzgadnia z kierownikiem audytowanej komórki organizacyjnej wstępne wyniki audytu wewnętrznego, w tym w szczególności ustalenia i proponowane zalecenia;
2) w przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego, o których mowa w pkt 1, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej może, w terminie 7 dni od dnia przekazania projektu sprawozdania, zgłosić pisemne zastrzeżenia do ustaleń oraz propozycji zaleceń;
3) po otrzymaniu sprawozdania z zadania zapewniającego, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej, w terminie 14 dni, ustala sposób i termin oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, powiadamiając o tym na piśmie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, audytora wewnętrznego oraz Dyrektora Generalnego NDAP;
4) w przypadku odmowy realizacji zaleceń, kierownik audytowanej komórki organizacyjnej, w terminie 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania, przedstawia pisemne stanowisko Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, audytorowi wewnętrznemu oraz Dyrektorowi Generalnemu NDAP o przyczynach odmowy;
5) w przypadku, gdy kierownik audytowanej komórki organizacyjnej nie wykona czynności, o których mowa w pkt 3, albo odmówi realizacji zaleceń, decyzję w sprawie realizacji zaleceń podejmuje Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, powiadamiając o tym pisemnie kierownika audytowanej komórki organizacyjnej, audytora wewnętrznego oraz Dyrektora Generalnego NDAP.
2.5. Stanowisko audytora wewnętrznego w zakresie zastrzeżeń do wstępnych wyników audytu wewnętrznego 4 .
2.6. Ustalenia stanu faktycznego wraz z oceną wg kryteriów przyjętych w programie zadania zapewniającego.
Ustaleń stanu faktycznego dokonano na podstawie (...), analizy danych operacyjnych oraz wyników przeprowadzonego w (...). Do przeprowadzenia badania na podstawie próby, w celu ustalenia minimalnej liczebności próby, przyjęto następujące parametry:
2.6.1. Nazwa obszaru.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
2.6.2. Nazwa obszaru.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
2.6.3. Nazwa obszaru.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
2.6.4. Pozostałe elementy kontroli zarządczej (KZ).
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
a) Środowisko wewnętrzne.
Obszar ten obejmuje następujące standardy KZ: przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe, strukturę organizacyjną, delegowanie uprawnień.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
b) Cele i zarządzanie ryzykiem.
Obszar ten obejmuje następujące standardy KZ: misję, określanie celów i zadań, monitorowanie i ocenę ich realizacji, identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
c) Informacja i komunikacja.
Obszar ten obejmuje następujące standardy KZ: bieżącą informację, komunikację wewnętrzną, komunikację zewnętrzną.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
d) Monitorowanie i ocena.
Obszar ten obejmuje następujące standardy KZ: monitorowanie systemu KZ, samoocenę, audyt wewnętrzny, uzyskiwanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.
Ustalenia stanu faktycznego (...)
Ocena obszaru (...)
2.7. Metodologia.
Techniki przeprowadzania audytu:
* (...)
Metody doboru próby:
* (...)
Narzędzia:
* (...)
Dowody:
* (...)
Audytor wewnętrzny realizujący zadanie
imię i nazwisko | stanowisko | upoważnienie nr ... |
Miejscowość, dnia ........................... r.
ZAŁĄCZNIK Nr 3
KODEKS ETYKI AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO
KODEKS ETYKI AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO