Wprowadzenie Karty Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.ABW.2018.18

Akt obowiązujący

Wersja od: 11 kwietnia 2018 r.

ZARZĄDZENIE Nr 35

SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO

z dnia 11 kwietnia 2018 r.

w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Na podstawie art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. z 2017 r. poz. 1920 i 2405 oraz z 2018 r. poz. 138 i 650) oraz art. 273 ust. 1 i art. 274 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 62) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie reguluje:

1) Kartę Audytu Wewnętrznego, którą określa załącznik nr 1 do zarządzenia,

2) Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego, który określa załącznik nr 2 do zarządzenia

- wynikające z "Międzynarodowych standardów praktyki zawodowej audytu wewnętrznego", stanowiących załącznik do komunikatu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Roz. i Fin. poz. 28), które wprowadza się w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 69 Szefa Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego z dnia 4 października 2011 r. w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego oraz Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Dz. Urz. ABW poz. 56).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Karta Audytu Wewnętrznego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Audyt wewnętrzny polega na wykonywaniu zadań zapewniających oraz świadczeniu usług doradczych w sposób niezależny i obiektywny, w celu przysporzenia wartości dodanej Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW", i usprawnienia działalności ABW, a także wspieraniu Szefa ABW w realizacji ustawowych zadań i celów, poprzez dokonywanie systematycznej oceny skuteczności i efektywności systemów i procesów funkcjonujących w jednostkach organizacyjnych ABW.

2. Zadania z zakresu wykonywania audytu wewnętrznego w ABW, o których mowa w rozdziale 2, przeprowadzają funkcjonariusze lub pracownicy Zespołu Audytu Wewnętrznego Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Audytu ABW, zwanego dalej "komórką audytu wewnętrznego", będący audytorami wewnętrznymi.

3. Funkcje pomocnicze związane z wykonywaniem audytu wewnętrznego, mogą realizować inni funkcjonariusze lub pracownicy ABW odpowiednio pełniący służbę lub świadczący pracę w komórce audytu wewnętrznego.

4. Działalnością komórki audytu wewnętrznego kieruje kierownik komórki audytu wewnętrznego.

5. Wykonywanie zadań zapewniających stanowi podstawową działalność komórki audytu wewnętrznego. Zadania zapewniające obejmują działania mające na celu dostarczenie Szefowi ABW niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej, tj. zgodności działalności jednostek organizacyjnych ABW z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, systemu zarządzania ryzykiem, skuteczności i efektywności działania jednostek organizacyjnych ABW, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania.

6. Celem usług doradczych jest usprawnienie procesów realizowanych w jednostkach organizacyjnych ABW - z zachowaniem zasady, że audytor wewnętrzny nie przejmuje obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych ABW.

7. Usługi doradcze są świadczone poprzez audyty wewnętrzne wykonywane w formie czynności doradczych, konsultacje oraz szkolenia.

8. Czynności doradcze, o których mowa w ust. 7, mogą mieć charakter:

1) formalnych czynności doradczych - jako czynności planowane i uzgodnione z Szefem ABW albo zadania zlecone;

2) nieformalnych sprawdzające, służące dokonaniu oceny stopnia i sposobu wdrożenia rekomendacji wydanych w ramach zrealizowanych zadań z zakresu wykonywania audytu wewnętrznego, o których mowa w rozdziale 2.

10. Zadania zapewniające oraz czynności doradcze, o których mowa w ust. 5 i 7, audytorzy wewnętrzni odpowiednio wykonują lub świadczą na podstawie upoważnienia wydanego przez Szefa ABW.

Rozdział  2

Działania z zakresu wykonywania audytu wewnętrznego

§  2. 

1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej oraz zarządzania ryzykiem poprzez następujące działania:

1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych;

2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej;

3) ocenę przestrzegania przepisów prawa, w tym przepisów wewnętrznych obowiązujących w ABW;

4) ocenę zabezpieczenia mienia jednostek organizacyjnych ABW;

5) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostek organizacyjnych ABW;

6) ocenę sprawowanego nadzoru w zakresie realizacji wyznaczonych zadań i celów przez jednostki organizacyjne ABW;

7) ocenę dostosowania działań jednostek organizacyjnych ABW do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu wewnętrznego.

2. Zakres wykonywania audytu wewnętrznego nie może być ograniczany.

3. Szef ABW oraz kierownik jednostki organizacyjnej ABW, w której jest wykonywany audyt wewnętrzny, są niezwłocznie powiadamiani przez kierownika komórki audytu wewnętrznego o każdej próbie ograniczania zakresu wykonywania audytu wewnętrznego.

4. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji występującego ryzyka, o którym mowa w komunikacie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych.

Rozdział  3

Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego

§  3. 

1. Audytor wewnętrzny:

1) jest uprawniony do wykonywania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności jednostek organizacyjnych ABW;

2) ma prawo, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, dostępu do informacji, dokumentów i materiałów oraz innych źródeł informacji niezbędnych do wykonywania audytu wewnętrznego;

3) ma prawo dostępu do pomieszczeń jednostek organizacyjnych ABW, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

4) ma prawo uzyskiwania od kierowników jednostek organizacyjnych ABW, funkcjonariuszy lub pracowników jednostek organizacyjnych ABW informacji oraz wyjaśnień, w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

5) nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych ABW, ale poprzez ustalenia i zalecenia wydane w wyniku wykonywanego audytu wewnętrznego, wspomaga Szefa ABW we właściwej realizacji tych procesów;

6) nie jest odpowiedzialny za wykrywanie oszustw lub innych przestępstw, ale w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub innego czynu zabronionego zawiadamia o tym Szefa ABW, który podejmuje decyzję o dalszym sposobie postępowania;

7) jest bezstronny, wolny od uprzedzeń i powinien unikać konfliktu interesów;

8) posiada wiedzę, umiejętności, doświadczenie i inne kompetencje potrzebne do wykonywania swoich obowiązków;

9) ma obowiązek poszerzać swoją wiedzę, umiejętności oraz kwalifikacje poprzez doskonalenie zawodowe;

10) w zakresie wykonywanych zadań może współpracować z audytorami spoza ABW oraz z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli, zwanej dalej "NIK".

2. W przypadku, gdy do wykonywania audytu wewnętrznego jest niezbędny dostęp do dokumentów lub materiałów zawierających informacje otrzymane w związku z przeprowadzonymi czynnościami operacyjno-rozpoznawczymi lub do informacji i danych osobowych, o których mowa w art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu, mogą być one udostępniane audytorom wewnętrznym, wyłącznie po uzyskaniu zgody Szefa ABW.

3. Kierownik komórki audytu wewnętrznego występuje z wnioskiem w formie pisemnej, w postaci papierowej, o udzielenie zgody, o której mowa w ust. 2. Wniosek wymaga uzasadnienia.

4. W przypadkach wymagających specjalistycznej wiedzy, audytor wewnętrzny może, za pisemną zgodą Szefa ABW, powołać ekspertów lub biegłych pełniących służbę lub świadczących pracę w ABW oraz w innych organach, instytucjach i podmiotach. Udział ekspertów zewnętrznych odbywa się na zasadach obowiązujących w ABW.

Rozdział  4

Niezależność i obiektywizm audytu wewnętrznego

§  4. 

1. Komórka audytu wewnętrznego, pod względem merytorycznego wykonywania zadań z zakresu audytu wewnętrznego, podlega bezpośrednio Szefowi ABW, a w pozostałym zakresie dyrektorowi Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Audytu ABW.

2. Audytorzy wewnętrzni pełniący służbę lub świadczący pracę w komórce audytu wewnętrznego są niezależni w wykonywaniu swoich zadań i postępują zgodnie z przepisami prawa, standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz Kodeksem Etyki Audytora Wewnętrznego.

3. Obowiązkiem audytora wewnętrznego jest rzetelne, obiektywne i niezależne ustalenie stanu faktycznego. W swojej pracy audytor wewnętrzny nie może być narażony na próby narzucenia zakresu audytu wewnętrznego, wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o jej wynikach.

4. Audytor wewnętrzny nie może oceniać czynności dokonywanych osobiście lub za których nadzór odpowiadał w jednostce organizacyjnej ABW, w której pełnił służbę albo świadczył pracę.

5. Audytor wewnętrzny nie może przez co najmniej 12 miesięcy od dnia powierzenia wykonywania zadań audytora wewnętrznego, oceniać działalności jednostki organizacyjnej ABW, w której pełnił służbę albo świadczył pracę.

Rozdział  5

Planowanie i sprawozdawczość

§  5. 

1. Audyt wewnętrzny w ABW jest wykonywany na podstawie rocznego planu audytu zatwierdzonego przez Szefa ABW.

2. Wykonywanie audytu wewnętrznego poza rocznym planem audytu, o którym mowa w ust. 1, powinno występować wyłącznie w sytuacjach uzasadnionych, spowodowanych czynnikami o wysokim charakterze ryzyka i wymaga pisemnej zgody Szefa ABW.

3. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z wykonanego audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny i rzetelny ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie jego wykonywania.

4. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 3, wymaga zatwierdzenia przez Szefa ABW, kierownika komórki audytu wewnętrznego, audytorów wewnętrznych przeprowadzających zadania z zakresu wykonywania audytu wewnętrznego, o których mowa w rozdziale 2 oraz kierownika jednostki organizacyjnej ABW, poddanej audytowi wewnętrznemu.

5. Usługi doradcze świadczone poprzez:

1) konsultacje - audytor wewnętrzny dokumentuje w postaci notatki informacyjnej;

2) audyty wewnętrzne zlecone - audytor wewnętrzny dokumentuje w formie sprawozdania z usług doradczych.

6. Kierownik komórki audytu wewnętrznego sporządza sprawozdanie z wykonania rocznego planu audytu wewnętrznego w formie informacji o zadaniach audytowych, w tym zleconych, o których mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2018 r. poz. 506). Sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez Szefa ABW.

Rozdział  6

Zarządzanie komórką audytu wewnętrznego

§  6. 

1. Do zadań kierownika komórki audytu wewnętrznego należy:

1) rzetelne i efektywne wykonywanie działań podejmowanych w ramach realizowania audytu wewnętrznego w ABW;

2) przygotowanie i wykonanie rocznego planu audytu, o którym mowa w § 5 ust. 1;

3) koordynacja i zarządzanie działalnością komórki audytu wewnętrznego, zgodnie z niniejszą Kartą Audytu Wewnętrznego, standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz Kodeksem Etyki Audytora Wewnętrznego;

4) opracowanie planu doskonalenia zawodowego podległych mu funkcjonariuszy lub pracowników ABW oraz przeprowadzanie rekrutacji w zakresie dotyczącym audytu wewnętrznego.

2. Kierownik komórki audytu wewnętrznego jest niezależny w zakresie planowania pracy komórki audytu wewnętrznego, organizacji wykonywanego audytu wewnętrznego oraz składania sprawozdań, o których mowa w § 5 ust. 3 i 6.

3. Podczas opracowywania rocznego planu audytu, kierownik komórki audytu wewnętrznego bierze pod uwagę plan czynności kontrolnych innych komórek organizacyjnych ABW, właściwych w sprawach przeprowadzania kontroli oraz zakres kontroli przeprowadzanych przez NIK, w celu uniknięcia niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów wewnętrznych.

Rozdział  7

Przepisy końcowe

§ 7. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Kartą Audytu Wewnętrznego, mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu oraz standardy audytu wewnętrznego, określone w komunikacie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego

I. 

Wstęp

Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego obowiązuje audytorów wewnętrznych pełniących służbę lub świadczących pracę w Zespole Audytu Wewnętrznego Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Audytu Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwanej dalej "ABW".

Celem Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego jest promowanie zasad etycznego postępowania.

II. 

Zasady i reguły postępowania audytorów wewnętrznych

1. Audytorzy wewnętrzni są obowiązani do stosowania ogólnie przyjętych zasad etyki zawodowej, takich jak:

1) uczciwość:

Audytorzy wewnętrzni, wykonując swoje obowiązki, powinni postępować uczciwie, tak by nie dawać powodu do podważania prezentowanych przez nich ocen i opinii.

Audytorzy wewnętrzni powinni:

a) wykonywać swoje obowiązki rzetelnie i profesjonalnie,

b) przestrzegać prawa, w tym przepisów wewnętrznych obowiązujących w ABW,

c) przedkładać dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska,

d) nie angażować się w działania sprzeczne z prawem lub w działania, które mogłyby podważyć zaufanie do pracy audytora wewnętrznego lub ABW;

2) obiektywizm:

Audytorzy wewnętrzni powinni zachowywać najwyższy stopień obiektywizmu podczas wykonywania audytu wewnętrznego (w szczególności przy zbieraniu, ocenianiu i przekazywaniu informacji na temat badanej działalności lub procesu), formułować swoje oceny w oparciu o fakty, w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń oraz unikać konfliktu interesów.

Audytorzy wewnętrzni powinni:

a) chronić swoją niezależność przed próbami wpływania na wypracowane przez nich ustalenia i zalecenia,

b) przedstawiać jasne i przejrzyste sprawozdania, z przeprowadzonych przez siebie zadań z zakresu wykonywania audytu wewnętrznego, o których mowa w rozdziale 2 Karty Audytu Wewnętrznego, oparte na zebranych dowodach i ocenionych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i uznaną praktyką w zakresie audytu wewnętrznego,

c) ujawniać istotne fakty, o których posiadają wiedzę, a których nieujawnienie mogłoby zniekształcić sprawozdanie z wykonywania audytu wewnętrznego w obrębie badanego obszaru;

3) poufność:

Audytorzy wewnętrzni:

a) szanują wartość i własność informacji, które otrzymują i nie ujawniają ich bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek ich ujawnienia,

b) respektują obowiązek przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych,

c) rozważnie wykorzystują i chronią informacje uzyskane w trakcie wykonywania swoich obowiązków,

d) nie wykorzystują informacji w celu uzyskania osobistych korzyści lub w innym celu, który byłby sprzeczny z prawem lub przynosiłby szkodę ABW;

4) profesjonalizm:

Audytorzy wewnętrzni wykorzystują posiadaną wiedzę, umiejętności i doświadczenie do profesjonalnego wykonywania audytu wewnętrznego.

Audytorzy wewnętrzni powinni:

a) podejmować się przeprowadzenia zadań z zakresu wykonywania audytu wewnętrznego, o których mowa w rozdziale 2 Karty Audytu Wewnętrznego, do wykonania których posiadają wystarczającą wiedzę, umiejętności i doświadczenie,

b) wykonywać audyt wewnętrzny zgodnie z przepisami prawa, standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, Kartą Audytu Wewnętrznego oraz Kodeksem Etyki Audytora Wewnętrznego,

c) stale podwyższać swoje kwalifikacje zawodowe oraz efektywność i jakość wykonywanych zadań.

2. Postępowanie audytora wewnętrznego i relacje pomiędzy audytorami wewnętrznymi:

Audytorzy wewnętrzni postępują w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków z innymi audytorami wewnętrznymi.

Audytorzy wewnętrzni powinni:

1) swoim postępowaniem i wzajemną współpracą umacniać rangę i znaczenie audytu wewnętrznego;

2) w stosunku z innymi audytorami wewnętrznymi postępować w sposób godny i uczciwy.

3. Konflikt interesów:

Audytorzy wewnętrzni nie powinni brać udziału w zadaniach audytowych, których przeprowadzenie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

Audytorzy wewnętrzni powinni:

1) upewniać się, że zalecenia sformułowane w wyniku przeprowadzenia zadania audytowego nie przenoszą na nich żadnych kompetencji, ani odpowiedzialności w zakresie zarządzania jednostkami organizacyjnymi ABW;

2) dbać o ochronę swojej niezależności i unikać konfliktu interesów, odmawiając przyjmowania korzyści, które mogłyby naruszać ich niezależność, uczciwość lub obiektywizm;

3) unikać powiązań i kontaktów, które mogą powodować ryzyko korupcji lub mogą być źródłem wątpliwości, co do ich obiektywizmu i niezależności;

4) informować Szefa ABW o każdej próbie nacisku ograniczającej zdolność działania, w zakresie którego zostali upoważnieni.