Wprowadzenie Instrukcji w sprawie zasad gospodarki kasowej w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2019.51

Akt obowiązujący

Wersja od: 1 stycznia 2024 r.

ZARZĄDZENIE Nr 50/2019

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 8 października 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie zasad gospodarki kasowej w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego

Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622 i 1649) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego wprowadza się do użytku wewnętrznego Instrukcję w sprawie zasad gospodarki kasowej, określającą jednolite zasady gospodarki kasowej, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§ 2. Traci moc załącznik nr 5 do zarządzenia nr 1/2016 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 8 stycznia 2016 r. w sprawie wprowadzenia polityki rachunkowości w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 1 i 38).

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

Instrukcja w sprawie zasad gospodarki kasowej w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Gospodarka kasowa i ochrona wartości pieniężnych w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego prowadzona jest w szczególności na podstawie:

1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680);

2) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2187, z późn. zm.);

3) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o Narodowym Banku Polskim (Dz. U. z 2019 r. poz. 1810);

4) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622 i 1649);

5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040, 1043 i 1495);

6) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. z 2016 r. poz. 793);

7) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1718);

8) komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84).

2. Dane osobowe zawarte w dokumentacji kasowej przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

§ 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) dokument "KP" - dowód kasowy przychodowy - kasa przyjmie;

2) dokument "KW" - dowód kasowy rozchodowy - kasa wypłaci;

3) GITD - Główny Inspektorat Transportu Drogowego;

4) główny księgowy - głównego księgowego zatrudnionego w GITD;

5) gotówka - banknoty i monety;

6) Instrukcja - Instrukcję w sprawie zasad gospodarki kasowej w GITD;

7) kasjer - osobę prowadzącą obsługę kasową w GITD;

8) kasa - wydzielone pomieszczenie w GITD, przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych;

9) pogotowie kasowe - niezbędny zapas gotówki przeznaczonej na bieżące wydatki, która powinna znajdować się w kasie;

10) przechowywanie wartości pieniężnych - magazynowanie wartości pieniężnych w pomieszczeniu służącym do ich przechowywania, wyposażonym w odpowiednie urządzenia;

11) system QUORUM moduł F-K - komputerowy program finansowo-księgowy;

12) transport wartości pieniężnych - przewożenie lub przenoszenie wartości pieniężnych poza siedzibą GITD;

13) wartości pieniężne - krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę.

Rozdział  2

Kasjer

§  3. 

1. Zakres czynności kasjera określa naczelnik wydziału właściwego do spraw wydatków, a akceptuje główny księgowy.

2. Na stanowisku kasjera może być zatrudniona osoba posiadająca minimum średnie wykształcenie, nienaganną opinię, niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.

3. Funkcji kasjera nie można łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym i kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego, w szczególności nie powinno łączyć się tej funkcji z obowiązkami głównego księgowego.

4. Kasjer jest zobowiązany do stosowania przepisów prawa dotyczących dokonywania operacji kasowych, zabezpieczenia i przechowywania gotówki oraz jej transportu, w tym zasad zawartych w Instrukcji.

5. Kasjer ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe funkcjonowanie kasy oraz odpowiedzialność materialną za powierzone mienie, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa, w tym przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w GITD.

6. Kasjer ponosi odpowiedzialność za prawidłowe zabezpieczenie powierzonych mu kluczy do kasety znajdującej się w sejfie.

7. W razie stwierdzenia włamania do pomieszczeń kasowych, kasjer zobowiązany jest do natychmiastowego zawiadomienia kierownika komórki organizacyjnej GITD właściwej do spraw finansów, który zawiadamia organ właściwy do ścigania przestępstw.

8. Kasjer jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji o terminie i wysokości przechowywanych jak i transportowanych wartości pieniężnych.

9. Kasjer posiada wykaz osób upoważnionych do dysponowania wartościami pieniężnymi wraz ze wzorami ich podpisów.

10. Kasjer sprawuje kontrolę i prowadzi ewidencję druków ścisłego zarachowania, będących we właściwości komórki organizacyjnej GITD właściwej do spraw finansów.

§ 4. Główny księgowy lub osoba upoważniona, dokonuje przekazania stanu kasy kasjerowi lub osobie czasowo przejmującej kasę, na podstawie protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy, w którym podaje się wyniki przeliczenia wartości pieniężnych.

§  5. 

1. W przypadku nagłej nieobecności kasjera, powołany przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną zespół spisowy dokonuje komisyjnego otwarcia kasy i przejęcia stanu kasy na podstawie protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy, o którym mowa w § 4.

2. W przypadku planowanej nieobecności kasjera, przejęcie stanu kasy przez osobę czasowo przejmującą kasę następuje na podstawie protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji, o którym mowa w § 4.

3. Kasjer lub osoba czasowo przejmująca kasę, przejmując stan kasy, podpisuje oświadczenie o przyjęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji.

Rozdział  3

Przechowywanie i transport wartości pieniężnych

§  6. 

1. Wartości pieniężne są przechowywane i transportowane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.

2. Kasa jest wydzielona i spełnia następujące wymagania:

1) w kasie znajduje się sejf wraz z umieszczoną w nim kasetą zamykaną na klucz, służącą do przechowywania wartości pieniężnych;

2) szyfr do sejfu znają tylko osoby do tego upoważnione.

3. Klucze do kasety przechowuje kasjer, jeden duplikat kluczy znajduje się w sejfie jako depozyt.

4. Transport wartości pieniężnych wykonywany jest samochodem służbowym.

Rozdział  4

Gospodarka kasowa

§ 7. W kasie mogą znajdować się jedynie wartości pieniężne obejmujące:

1) pogotowie kasowe;

2) gotówkę podjętą z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków;

3) gotówkę pochodzącą z bieżących wpłat do kasy;

4) papiery wartościowe przechowywane w formie depozytu;

5) inne wartości pieniężne - za pisemną zgodą kierującego komórką organizacyjną GITD właściwą do spraw finansów lub osoby przez niego upoważnionej.

§  8. 

1. Wysokość pogotowia kasowego ustala się w kwocie 5.000,00 zł.

2. W ostatnim dniu roboczym roku budżetowego kasjer wpłaca pogotowie kasowe na właściwy rachunek bankowy GITD.

3. Pogotowie kasowe, w miarę jego wykorzystania, może zostać uzupełniane do ustalonej wysokości ze środków:

1) podjętych z rachunku bankowego;

2) pochodzących z wpływów własnych do kasy.

4. Nadwyżkę gotówki ponad ustaloną wysokość pogotowia kasowego, znajdującą się w kasie, odprowadza się do banku na właściwe rachunki bankowe GITD, nie później niż w terminie 2 dni roboczych po stwierdzeniu nadwyżki.

§  9. 

1. Gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków GITD, wypłacana jest na cel określony przy jej podjęciu. Gotówki tej nie wlicza się do ustalonego pogotowia kasowego.

2. W kasie mogą być dokonywane wypłaty:

1) zaliczek i należności z tytułu kosztów podróży służbowych;

2) wynagrodzeń i innych należności wynikających ze stosunku pracy;

3) w szczególnie uzasadnionych przypadkach innych wydatków bieżących (np. zaliczki jednorazowe).

3. Niewypłaconą gotówkę przeznaczoną na pokrycie określonych rodzajowo wydatków, zwraca się na właściwy rachunek bankowy GITD, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych po upływie terminu na ich wypłatę.

§  10. 

1. Wpłaty gotówki do kasy przyjmowane są w dniach pracy GITD w godzinach od 9.00 do 15.00.

2. W ostatnim dniu roboczym każdego miesiąca kasa jest nieczynna, możliwa jest jedynie wypłata dewiz na delegacje zagraniczne.

§  11. 

1. W kasie mogą być dokonywane wpłaty w szczególności z tytułu:

1) rozliczenia kosztów podróży służbowej;

2) rozliczenia zaliczki jednorazowej;

3) grzywny nałożonej w drodze mandatu karnego;

4) kaucji;

5) opłaty elektronicznej, o której mowa w art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2068, z późn. zm.);

6) opłaty za przejazd, o której mowa w art. 37a ust. 1 ustawy z dnia 27 października 1994 r. o autostradach płatnych oraz Krajowym Funduszu Drogowym (Dz. U. z 2018 r. poz. 2014 i 2244 oraz z 2019 r. poz. 730 i 1123).

2. Wpłaty do kasy można przeznaczyć na:

1) uzupełnianie pogotowia kasowego;

2) pokrywanie określonych rodzajowo wydatków gotówkowych.

3. Wpłaconą gotówkę do kasy, nieprzeznaczoną na cele, o których mowa w ust. 2, odprowadza się na właściwy rachunek bankowy GITD, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od daty przyjęcia do kasy.

Rozdział  5

Dokumentacja kasowa

§  12. 

1. Dowody kasowe stanowią:

1) dowody operacyjne kasy:

a) raport kasowy "RK",

b) dokument "KP",

c) dokument "KW",

d) bankowy dowód wpłaty;

2) dokumenty źródłowe - dyspozycyjne:

a) dowody zakupu - w szczególności faktury, rachunki,

b) wniosek o zaliczkę na delegację służbową,

c) wniosek o zaliczkę,

d) wniosek o wypłatę gotówki,

e) rozliczenie zaliczki na delegację służbową,

f) rozliczenie wypłaty gotówkowej,

g) rozliczenie delegacji służbowej (krajowej, zagranicznej);

3) dokumenty organizacyjne kasy:

a) Instrukcja,

b) oświadczenie o odpowiedzialności materialnej,

c) zakres obowiązków kasjera,

d) wykaz osób upoważnionych do dysponowania wartościami pieniężnymi wraz ze wzorami ich podpisów,

e) protokoły przyjęcia - przekazania kasy,

f) rejestr depozytów.

2. Dokumenty źródłowe przed dokonaniem wypłaty sprawdzane są pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym na zasadach określonych w Polityce rachunkowości oraz Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych obowiązujących w GITD.

3. Sprawdzone pod merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym dowody kasowe zatwierdza do wypłaty główny księgowy i Dyrektor Generalny albo osoby upoważnione, składając podpisy pod klauzulą "zatwierdzono do wypłaty".

§  13. 

1. Dokumenty "KP" i "KW" wystawiane są bezpośrednio z systemu QUORUM moduł F-K, a następnie podpisywane przez kasjera, sprawdzane przez głównego księgowego i zatwierdzane przez Dyrektora Generalnego lub osoby upoważnione. Dokumenty te sporządzane są w jednym egzemplarzu, który dołącza się do raportu kasowego "RK".

2. Kopia dowodów kasowych znajduje się w bazie danych systemu QUORUM moduł F- K.

3. Dokumenty "KP" wpłat z tytułu grzywien nałożonych w drodze mandatu karnego są wystawiane przez kasjera, sprawdzane przez głównego księgowego i zatwierdzane przez Dyrektora Generalnego lub osoby upoważnione. Dokumenty te sporządzane są w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz otrzymuje osoba dokonująca wpłaty za mandat, a drugi dołącza się do raportu kasowego "RK - mandaty".

4. Numer dokumentu "KP" i "KW" nadawany jest automatycznie przez system QUORUM moduł F-K, w kolejności ich wystawienia.

5. Kasjer wystawiający dokument "KP" wpisuje następujące dane:

1) datę wpłaty;

2) nazwisko i imię wpłacającego;

3) dokładny tytuł wpłaty (w przypadku mandatów także numer i serię wystawionego mandatu);

4) kwotę wpłaty cyframi i słownie.

6. Kasjer wystawiający dokument "KW" wpisuje następujące dane:

1) datę wypłaty;

2) nazwisko i imię osoby, na rzecz której dokonuje się wypłaty;

3) tytuł wypłaty;

4) kwotę wypłaty cyframi i słownie.

§ 14. W dowodach kasowych nie wolno dokonywać żadnych poprawek kwot wpłat lub wypłat gotówki wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie koryguje się poprzez anulowanie błędnych dowodów kasowych oraz wystawienie nowych prawidłowych dowodów kasowych, w celu udokumentowania wpłaty lub wypłaty gotówki.

§  15. 

1. Dowody kasowe należy przechowywać w należyty sposób, tj. w szczególności chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody kasowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych jednostki przechowuje się w siedzibie GITD, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na miesiące, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

3. Roczne zbiory dowodów kasowych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

4. Dowody kasowe przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty kasowe dotyczą.

5. O sposobie niszczenia lub przechowywania dokumentów kasowych po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, decyzję podejmuje Dyrektor Generalny lub osoba przez niego upoważniona.

Rozdział  6

Przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat z kasy

§  16. 

1. Polecenie przelewu wpłaty gotówki dokumentuje wpłatę gotówki na rachunek bankowy GITD, w przypadkach, o których mowa w § 8 ust. 4, § 9 ust. 3 i § 11 ust. 3.

2. Polecenie przelewu wpłaty gotówki wystawiane jest przez kasjera w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje jeden egzemplarz, a drugi przekazuje osobie wpłacającej.

§  17. 

1. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer obowiązany jest sprawdzić, czy dowody kasowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecenia wypłaty lub wpłaty.

2. Dowody kasowe niepodpisane przez osoby do tego upoważnione, nie mogą być zrealizowane przez kasjera.

§  18. 

1. Gotówkę z kasy wypłaca się osobie wymienionej w dokumencie źródłowym.

2. Odbiorca gotówki kwituje jej odbiór własnoręcznym czytelnym podpisem, złożonym na danym dowodzie kasowym w sposób trwały, wpisując jednocześnie datę jej otrzymania.

3. Wypłata gotówki osobie innej niż wymieniona w dokumencie źródłowym, dokonywana jest na podstawie upoważnienia wystawionego przez osobę wymienioną w tym dokumencie. Na dokumencie źródłowym należy odnotować, że wypłaty dokonano osobie do tego upoważnionej, a upoważnienie dołączyć do dowodu kasowego potwierdzającego wypłatę gotówki.

4. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki wraz z podaniem nazwy tego dokumentu.

5. Przy wypłacie gotówki kasjer zobowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki i jednocześnie wpisać na dokumencie źródłowym, potwierdzającym wypłatę gotówki, nazwę, serię i numer okazanego dokumentu.

6. Przy wypłacie gotówki osobie niemogącej się podpisać, na jej prośbę lub na prośbę kasjera dokument "KW" może podpisać inna osoba, z wyjątkiem pracownika zlecającego wypłatę, potwierdzając jako świadek swoim podpisem fakt wypłaty gotówki osobie wymienionej w dokumencie "KW". Na dokumencie źródłowym kasjer zobowiązany jest wpisać z dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby podpisującej się jako świadek: imię i nazwisko, serię i numer okazanego dokumentu.

§  19. 

1. Gotówka wpłacana do kasy, jak również z niej wypłacana powinna być przeliczona przez kasjera w obecności wpłacającego, wypłacającego lub osoby upoważnionej do odbioru gotówki.

2. Kasjer przyjmujący wpłatę gotówki zobowiązany jest do posortowania gotówki zgodnie z wymogami Narodowego Banku Polskiego na banknoty obiegowe i zniszczone.

3. W przypadku stwierdzenia przez kasjera w przyjmowanej wpłacie, gotówki fałszywej albo budzącej wątpliwość co do autentyczności, kasjer ma obowiązek jej zatrzymania.

4. Jako pokwitowanie czynności, o której mowa w ust. 3, kasjer sporządza protokół zatrzymania gotówki, którego wzór określa załącznik nr 2 do Instrukcji. Protokół jest podpisywany przez osobę dokonującą wpłaty oraz kasjera. Protokół wystawiany jest w trzech egzemplarzach: jeden egzemplarz otrzymuje osoba dokonująca wpłaty, drugi jest przekazywany Policji razem z zatrzymaną gotówką, a trzeci jest dołączany do prowadzonej przez kasjera ewidencji fałszywej gotówki.

Rozdział  7

Raport kasowy "RK"

§ 20. Dowody kasowe kasjer załącza do raportu kasowego.

§  21. 

1. Kasjer prowadzi odrębne raporty kasowe dla:

1) wydatków budżetowych;

2) dochodów budżetowych;

3) rachunku pomocniczego;

4) rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

2. Raporty kasowe, w zależności od obrotu kasowego, sporządzane są za każdy dzień lub inny okres, jednak nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca.

3. Raporty kasowe sporządza kasjer w postaci wydruku komputerowego generowanego z systemu QUORUM moduł F-K.

4. Wpłaty i wypłaty gotówki wpisywane są do raportu kasowego chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu dokumentu źródłowego i krótkiej treści operacji.

5. Podpisany przez kasjera raport kasowy wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje do sprawdzenia głównemu księgowemu lub osobie upoważnionej, a następnie do zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego albo osobę przez niego upoważnioną.

6. W raporcie kasowym umieszcza się:

1) nazwę jednostki (GITD);

2) numer raportu kasowego z kasy, który ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji miesięcznej dla roku obrotowego;

3) okres, za który raport został sporządzony;

4) numer raportu;

5) opis raportu, np. kasa rachunku wydatków za miesiąc;

6) łączną sumę obrotów, którą podaje się na ostatniej stronie raportu.

Rozdział  8

Zasady wypełniania formularzy i dowodów kasowych

§ 22. Kasa przyjmuje od komórek organizacyjnych GITD na przechowanie depozyty, którymi mogą być w szczególności zagraniczne i krajowe środki płatnicze, zagraniczne i krajowe papiery wartościowe, druki ścisłego zarachowania, dokumenty bankowe, weksle i czeki.

§  23. 

1. Deklaracja depozytowa jest dokumentem uprawniającym do przyjęcia i odbioru depozytu. Wzór deklaracji depozytowej określa załącznik nr 3 do Instrukcji.

2. Deponent jest zobowiązany wypełnić w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach deklarację depozytową, po jednym dla deponenta i kasjera.

3. Deklarację depozytową podpisuje kierownik komórki organizacyjnej GITD składającej depozyt, deponent oraz kasjer, który potwierdza przyjęcie depozytu.

4. W razie utraty deklaracji depozytowej, depozyt może być wydany deponentowi na jego pisemny wniosek zawierający oświadczenie o utracie tego dokumentu, podpisany przez kierownika komórki organizacyjnej GITD składającej depozyt oraz za zgodą kierownika komórki organizacyjnej GITD właściwej do spraw finansów.

5. Za wydanie depozytu z przechowania oraz ewentualny zwrot podmiotowi zewnętrznemu (np. papierów wartościowych, gwarancji) odpowiada kierownik komórki organizacyjnej GITD składającej depozyt.

6. Osobami uprawnionymi do odbioru depozytu są:

1) deponent,

2) kierownik komórki organizacyjnej GITD składającej depozyt, lub

3) osoba wskazana w deklaracji depozytowej.

7. 1  (uchylony).

8. 2  Odbiór depozytu potwierdza się w Księdze Depozytów Kasy Głównej GITD.

9. 3  (uchylony).

10. Deponent zobowiązany jest do zamieszczenia na zapakowanym depozycie własnej pieczątki oraz określenia rodzaju depozytu.

§  24. 

1. Kasjer prowadzi ewidencję przyjętych i wydanych depozytów w Księdze Depozytów Kasy Głównej GITD. Wzór Księgi stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji.

2. Księga Depozytów Kasy Głównej GITD zawiera co najmniej:

1) liczbę porządkową;

2) nazwę komórki organizacyjnej GITD składającej depozyt;

3) określenie deponowanego przedmiotu;

4) określenie wartości depozytu poprzez podanie kwoty w złotych;

5) datę i godzinę przyjęcia depozytu;

6) datę i godzinę wydania depozytu;

7) imię i nazwisko deponenta oraz jego podpis;

8) imię i nazwisko osoby odbierającej depozyt oraz jego podpis;

9) podpis kasjera przyjmującego i wydającego depozyt.

§ 25. 4  (uchylony).

§  26. 

1. Arkusz spisu z natury jest drukiem ścisłego zarachowania i służy do spisania rzeczywistego stanu składników majątkowych GITD.

2. Arkusze spisu z natury są numerowane i ujęte w Księdze druków ścisłego zarachowania.

3. Arkusze spisu z natury wydaje kasjer za pokwitowaniem odbioru, wystawionym w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz kasjer przekazuje przewodniczącemu zespołu spisowego, a drugi pozostaje w kasie.

4. W przypadku zwrotu pobranych, lecz niewykorzystanych arkuszy spisu z natury, należy wypełnić dokument - rozliczenie pobranych arkuszy spisu z natury.

5. Arkusze spisu z natury wypełnia się w dwóch egzemplarzach bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych GITD.

§  27. 

1. Wniosek o zaliczkę jest dokumentem umożliwiającym pobranie z kasy zaliczki na zakupy gotówkowe.

2. Wniosek o zaliczkę sporządza pracownik komórki organizacyjnej GITD wnioskującej o wypłatę zaliczki, określając szczegółowo rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka.

3. Do wniosku o zaliczkę pracownik dołącza kopię wniosku o zamówienia publiczne.

4. Wniosek o zaliczkę pod względem merytorycznym sprawdza i podpisuje kierownik komórki organizacyjnej GITD wnioskującej o wypłatę zaliczki, który odpowiada za ocenę celowości wydatkowania środków pieniężnych lub osoba upoważniona. Wniosek ten pod względem formalnymi i rachunkowym sprawdza i podpisuje główny księgowy lub osoba upoważniona.

5. Wniosek o zaliczkę zatwierdza Dyrektor Generalny lub osoba przez niego upoważniona.

6. Zatwierdzony wniosek o zaliczkę stanowi podstawę do wypłacenia zaliczki z kasy.

7. Kasjer po dokonaniu wypłaty zaliczki składa podpis na wniosku o zaliczkę.

8. Dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika zaliczki, wniosek o zaliczkę zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z najbliższego wynagrodzenia pracownika.

9. Wzór wniosku o zaliczkę określa załącznik nr 6 do Instrukcji.

§  28. 

1. Dokument - rozliczenie zaliczki pobranej - służy do udokumentowania rozliczenia pobranej zaliczki. Na jego podstawie kasjer dokonuje wypłaty gotówki lub przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę.

2. Zaliczkobiorca wypełnia dokument, o którym mowa w ust. 1, w jednym egzemplarzu, załączając wszystkie dowody źródłowe (rachunki), opłacone z zaliczki lub z własnych środków pieniężnych oraz wskazując sumę do zwrotu lub pobrania z kasy dopłaty.

3. 5  Dokumenty źródłowe stanowiące załączniki do dokumentu, o którym mowa w ust. 1, podlegają sprawdzeniu i zatwierdzeniu według zasad określonych w Polityce rachunkowości obowiązującej w GITD.

4. Sprawdzenia merytorycznego dokumentu, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej GITD, w którym zaliczkobiorca jest zatrudniony lub osoba upoważniona.

5. Pod względem formalno-rachunkowym dokument, o którym mowa w ust. 1, sprawdza główny księgowy lub osoba upoważniona.

6. Dokument, o którym mowa w ust. 1, zatwierdza do wypłaty Dyrektor Generalny lub osoba przez niego upoważniona.

7. Kasjer po dokonaniu rozliczenia zaliczki składa podpis na dokumencie, o którym mowa w ust. 1.

8. Wzór dokumentu, o którym mowa w ust. 1, określa załącznik nr 7 do Instrukcji.

§ 29. 6  (uchylony).

§  30. 

1. Rozliczenie kosztów podróży służbowej zagranicznej w poleceniu wyjazdu służbowego zagranicznego sporządza delegowany pracownik.

2. 7  Pracownik udający się w podróż służbową zagraniczną może otrzymać zaliczkę w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów podróży. Zaliczka wypłacana jest w walucie obcej, przeliczana na złote według kursu sprzedaży Narodowego Banku Polskiego z dnia jej 4 wypłaty. Rozliczenie zaliczki dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki lub w walucie polskiej, według jej średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

3. Zaliczka powinna być rozliczona przez osobę delegowaną niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej zagranicznej.

4. Kasjer, po dokonaniu rozliczenia zaliczki, składa podpis na dokumencie rozliczenia kosztów podróży służbowej zagranicznej.

5. Zwrot kosztów podróży służbowej zagranicznej na podstawie prawidłowo wypełnionej i rozliczonej delegacji zagranicznej nastąpi w terminie 14 dni, licząc od daty zatwierdzenia rozliczenia kosztów podróży służbowej zagranicznej:

1) w kasie GITD, lub

2) na wskazany rachunek bankowy pracownika.

6. Sposób dokumentowania wyjazdu służbowego zagranicznego oraz ścieżkę akceptacji dokumentów wyjazdowych określa instrukcja dotycząca organizacji zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników GITD.

Rozdział  9

Inwentaryzacja kasy

§  31. 

1. Inwentaryzację w kasie przeprowadza się:

1) na dzień kończący rok obrotowy;

2) przy zmianie kasjera lub zatrudnieniu dodatkowej osoby pełniącej funkcję kasjera, bądź w przypadku nieobecności kasjera;

3) w przypadku zaistnienia sytuacji losowych takich jak np. pożar kasy, zalanie. W takim przypadku inwentaryzację kasy przeprowadza się w terminie ustalonym przez Głównego Inspektora Transportu Drogowego lub Dyrektora Generalnego.

2. Inwentaryzacja wartości pieniężnych odbywa się drogą spisu z natury, który polega na ustaleniu ich stanu rzeczywistego (wartości nominalnej), porównaniu go ze stanem ewidencyjnym i wyjaśnieniu ewentualnych różnic.

3. Zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej lub osób materialnie odpowiedzialnych, w przypadku zatrudnienia więcej niż jednej osoby pełniącej funkcję kasjera, bądź osoby czasowo przejmującej kasę, przelicza wartości pieniężne znajdujące się w kasie. Wartości pieniężne w bilonie znajdujące się w opakowaniach mogą być określone przez przeliczenie opakowań z uwzględnieniem ich zawartości, pod warunkiem, że opakowanie jest oryginalne (w stanie nienaruszonym), a liczba i rodzaj wartości pieniężnych znajdujących się w opakowaniach były sprawdzane wyrywkowo w trakcie spisu.

4. Do zadań zespołu spisowego należy sprawdzenie:

1) stanu gotówki w kasie;

2) prawidłowości zabezpieczenia pomieszczeń kasowych;

3) zabezpieczenia kluczy zapasowych do kasy;

4) prawidłowości zabezpieczeń wartości pieniężnych w drodze z kasy do banku i z banku do kasy;

5) przestrzegania pogotowia kasowego;

6) prawidłowości udokumentowania przychodów i rozchodów gotówki w kasie i ujęcia ich w raporcie kasowym;

7) prawidłowości prowadzenia raportów kasowych;

8) czy kasjer podpisał oświadczenie o przyjęciu kasy z pełną odpowiedzialnością materialną lub w przypadku zatrudnienia więcej niż jednej osoby pełniącej funkcję kasjera, czy wskazane osoby podpisały umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

5. Wzór protokołu z inwentaryzacji wartości pieniężnych w kasie określa załącznik nr 8 do Instrukcji.

6. W przypadku nagłej nieobecności kasjera i dokonania komisyjnego otwarcia kasy, kierownik komórki organizacyjnej GITD właściwej do spraw finansów lub osoba go zastępująca może odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji.

7. Nieudokumentowany dowodami kasowymi rozchód gotówki z kasy, a także fałszywe banknoty i monety znajdujące się w kasie, stanowią niedobór kasowy i obciążają kasjera.

8. Nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi gotówka w kasie stanowi nadwyżkę kasową, którą ujmuje się jako zobowiązania wobec budżetu i przekazuje na centralny rachunek budżetu państwa.

Załącznik Nr  1

OŚWIADCZENIE KASJERA O PRZYJĘCIU KASY Z PEŁNĄODPOWIEDZIALNOŚCIĄ MATERIALNĄ

grafika

Załącznik Nr  2

PROTOKÓŁ NR ...

grafika

Załącznik Nr  3

Pokwitowanie nr ...

DEKLARACJA DEPOZYTOWA

(wypełnić w dwóch egzemplarzach)

grafika

Załącznik Nr  4  ⁸

 (uchylony)

Załącznik Nr  5

KSIĘGA DEPOZYTÓW KASY GŁÓWNEJ GITD

grafika

Załącznik Nr  6

WNIOSEK O ZALICZKĘ

grafika

Załącznik Nr  7

ROZLICZENIE ZALICZKI POBRANEJ

grafika

Załącznik Nr  8

PROTOKÓŁ Z INWENTARYZACJI WARTOŚCI PIENIĘŻNYCH W KASIE

grafika

¹ Załącznik § 23 ust. 7 uchylony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

² Załącznik § 23 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

³ Załącznik § 23 ust. 9 uchylony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

⁴ Załącznik § 25 uchylony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

⁵ Załącznik § 28 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

⁶ Załącznik § 29 uchylony przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

⁷ Załącznik § 30 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.

⁸ Załącznik nr 4 uchylony przez § 1 pkt 7 zarządzenia nr 4/2024 z dnia 20 lutego 2024 r. (Dz.Urz.GITD.2024.4) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2024 r.