Wprowadzenie instrukcji w sprawie kontroli finansowej w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.1997.6.59

Akt utracił moc

Wersja od: 24 lipca 1997 r.

DECYZJA Nr 250

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 24 lipca 1997 r.

o wprowadzeniu instrukcji w sprawie kontroli finansowej w resorcie spraw wewnętrznych i administracji.

Na podstawie art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 5 stycznia 1991 r. - Prawo budżetowe (Dz. U. z 1993 r. Nr 72, poz. 344, z 1994 r. Nr 76, poz. 344, Nr 121, poz. 591 i Nr 133, poz. 685, z 1995 r. Nr 78, poz. 390, Nr 124, poz. 601 i Nr 132, poz. 640, z 1996 r. Nr 89, poz. 402, Nr 106, poz. 496, Nr 132, poz. 621 i Nr 139, poz. 647 oraz z 1997 r. Nr 54, poz. 348) oraz w związku z § 3 pkt 14 i 15 załącznika do decyzji Nr 15 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 4 stycznia 1997 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Departamentu Finansów (Dz. Urz. MSWiA Nr 1, poz. 14), postanawia się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się instrukcję w sprawie kontroli finansowej w resorcie spraw wewnętrznych i administracji, stanowiącą załącznik do niniejszej decyzji.

§ 2. Traci moc decyzja Nr 300/93 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 4 grudnia 1993 r. w sprawie kontroli finansowej w resorcie spraw wewnętrznych.

§ 3. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

w sprawie kontroli finansowej w resorcie spraw wewnętrznych i administracji

Rozdział  I

CELE, ZADANIA I ZAKRES KONTROLI

§ 1. Kontrola finansowa jest instrumentem zarządzania w sferze gospodarki finansowej i ma na celu:

1) dostarczanie informacji niezbędnych do podejmowania decyzji finansowo-gospodarczych,

2) zapobieganie negatywnym zjawiskom w gospodarce finansowej,

3) inicjowanie rozwiązań normatywnych i organizacyjnych w zakresie usprawnienia gospodarki finansowej,

4) udzielanie instruktażu pracownikom kontroli i służb finansowo-księgowych.

§ 2. Zadaniem kontroli finansowej jest:

1) badanie zgodności prowadzenia gospodarki finansowej z obowiązującymi przepisami, normami i limitami,

2) ujawnianie występujących nieprawidłowości,

3) ustalanie przyczyn powstania nieprawidłowości i w miarę możliwości osób za nie odpowiedzialnych,

4) wskazanie sposobu usunięcia nieprawidłowości i zapobiegania im w przyszłości,

5) inicjowanie kierunków prawidłowego działania jednostek kontrolowanych i doskonalenie efektywności kontroli.

§ 3. Na zasadach określonych niniejszą instrukcją kontrolą w resorcie spraw wewnętrznych i administracji objęte są:

1) państwowe jednostki budżetowe i podległe im jednostki organizacyjne,

2) zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze, środki specjalne i fundusze celowe,

3) inne jednostki organizacyjne dotowane z budżetu Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w zakresie objętym dotacją

- w zakresie części 31 budżetu państwa.

§ 4. Przedmiotem kontroli finansowej jest:

1. Przestrzeganie dyscypliny finansowej, a w szczególności:

a) realizacja wydatków budżetowych przewidzianych w planie jednostki wykonującej budżet,

b) wykorzystanie środków finansowych zgodnie z przeznaczeniem,

c) ustalanie i odprowadzanie należności budżetowych,

d) realizacja wpłat do budżetu oraz na centralny rachunek nadwyżek, rachunki nadwyżek i środków racjonalnego gospodarowania przez zakłady budżetowe, gospodarstwa pomocnicze i jednostki budżetowe w zakresie działalności środków specjalnych,

e) wykorzystanie dotacji z budżetu,

f) finansowanie inwestycji,

g) gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątku jednostki,

h) przeprowadzanie i rozliczanie wyników inwentaryzacji,

i) zawieranie umów,

j) windykacja należności,

k) analiza zobowiązań oraz terminowość ich regulowania,

l) zasadność zawierania ugód pozasądowych,

m) rozliczenia z tytułu dostaw, usług i użytkowania obiektów służbowych pomiędzy organami i jednostkami resortu spraw wewnętrznych i administracji.

2. Prawidłowość tworzenia, funkcjonowania i likwidacji zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych i środków specjalnych.

3. Prawidłowość prowadzenia rachunkowości i sprawozdawczości, w tym:

a) organizacja obiegu dokumentów księgowych, zwłaszcza prawidłowość i terminowość ich opracowania, zatwierdzania i realizacji,

b) kompletność i prawidłowość dowodów finansowo-księgowych,

c) prawidłowość kwalifikowania i księgowania dowodów księgowych,

d) prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych,

e) zgodność z przepisami przeprowadzania inwentaryzacji, wyceny aktywów i pasywów, rachunku kosztów,

f) sporządzanie sprawozdawczości na podstawie danych z ewidencji finansowo-księgowej,

g) zachowanie ciągłości bilansowej.

§ 5. Kryteriami kontroli finansowej są legalność, gospodarność i celowość dokonywanych operacji gospodarczych oraz rzetelność dokumentacji i ewidencji.

Rozdział  II

ORGANIZACJA KONTROLI FINANSOWEJ

§ 6. Kontrola finansowa w resorcie spraw wewnętrznych i administracji jest wykonywana jako:

1) kontrola funkcjonalna, sprawowana w ramach obowiązków nadzoru przez kierowników jednostek i komórek organizacyjnych oraz innych pracowników, zgodnie z podziałem pracy;

2) kontrola instytucjonalna sprawowana przez Wydział Kontroli Departamentu Finansów MSWiA oraz wyodrębnione komórki kontroli finansowej powołane w poszczególnych centralnych organach administracji rządowej oraz w innych jednostkach będących dysponentami środków budżetu państwa drugiego i trzeciego stopnia.

§  7.

1. W jednostkach resortu spraw wewnętrznych i administracji przeprowadza się następujące rodzaje kontroli finansowej:

a) zagadnieniowe (problemowe) obejmujące jedno lub kilka wybranych zagadnień działalności finansowej,

b) sprawdzające - obejmujące realizację zaleceń i wniosków pokontrolnych.

2. Kontrole, o których mowa w ust. 1 przeprowadza się zgodnie z planem kontroli.

3. W uzasadnionych przypadkach, niezależnie od kontroli planowanych lub w ich miejsce, mogą być przeprowadzane kontrole doraźne, głównie w przypadkach:

a) uzyskania informacji o niegospodarności, popełnieniu nadużyć finansowych i innych nieprawidłowości;

b) potrzeby pilnego zebrania informacji o aktualnym stanie wybranych zagadnień powodujących skutki finansowe lub realizacji odnośnych aktów normatywnych.

§  8.

1. Czynności kontrolne wykonują pracownicy kontroli finansowej zwani dalej "inspektorami".

2. Kierownika zespołu kontrolnego wyznacza uprawniony przełożony zarządzający kontrolę.

3. Do udziału w czynnościach kontrolnych prowadzonych przez Wydział Kontroli Departamentu Finansów MSWiA mogą być powoływani inspektorzy z innych komórek kontroli oraz specjaliści z komórek organizacyjnych MSWiA za zgodą właściwych przełożonych.

4. W czynnościach kontrolnych prowadzonych przez komórki kontroli wymienione w § 6 pkt 2 mogą brać udział inspektorzy z Departamentu Finansów MSWiA, za zgodą Dyrektora Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 9. Inspektor podlega wyłączeniu z czynności kontrolnych, jeżeli wyniki kontroli mogą dotyczyć jego praw, obowiązków i roszczeń oraz współmałżonka, krewnych, powinowatych i przysposobionych.

§ 10. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W razie konieczności przeprowadzenia kontroli poza godzinami pracy lub w dni wolne od pracy, kierownik jednostki kontrolowanej na wniosek inspektora wydaje niezbędne polecenia.

Prawa i obowiązki inspektora

§ 11. W czasie wykonywania czynności kontrolnych inspektor ma prawo:

1) wstępu i poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej,

2) wglądu do dokumentów, akt i urządzeń ewidencji jednostki,

3) ustalenia stanów faktycznych,

4) robienia fotokopii i odpisów dokumentów lub sprawozdań na zasadach przewidzianych w przepisach o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej,

5) żądania wyjaśnień ustnych i pisemnych,

6) wnioskowania w koniecznych przypadkach wydania przez kierowników jednostki kontrolowanej doraźnych zarządzeń,

7) zabezpieczania dokumentów, dowodów księgowych i składników majątkowych mających znaczenie dowodowe dla wyników kontroli,

8) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów za zgodą zarządzającego kontrolę.

§ 12. Obowiązkiem inspektora jest:

1) rzetelne wykonywanie zadań objętych zakresem kontroli,

2) obiektywne ustalanie stanu faktycznego,

3) ustalanie przyczyn i skutków finansowych stwierdzonych nieprawidłowości oraz w miarę możliwości osób za nie odpowiedzialnych,

4) udzielanie wyjaśnień dotyczących zagadnień objętych kontrolą,

5) wykonywanie w taki sposób czynności kontrolnych, by w jak najmniejszym stopniu zakłócić pracę w kontrolowanej jednostce.

§ 13. Kierownik jednostki kontrolowanej zapewnia inspektorom warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Dotyczy to w szczególności niezwłocznego przedstawienia inspektorowi dokumentów i materiałów, terminowego udzielania wyjaśnień przez pracowników, udostępniania urządzeń technicznych oraz środków transportowych.

Rozdział  III

PRZYGOTOWANIE KONTROLI

§ 14. 

1. Wszczęcie kontroli powinno być poprzedzone odpowiednim jej przygotowaniem, polegającym na zapoznaniu się:

a) z problematyką finansowo-gospodarczą jednostki przewidzianej do kontroli w celu określenia najbardziej istotnych zadań kontrolnych;

b) z przepisami ogólnymi i wewnętrznymi, związanymi z przedmiotem kontroli;

c) z materiałami poprzedniej kontroli (protokoły, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania jednostki z ich wykonania).

2. Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kierownik zespołu sporządza plan kontroli oraz uzgadnia organizację i metodykę pracy zespołu. Plan kontroli może być uzupełniony stosownym aneksem w trakcie trwania kontroli.

3. Plan kontroli sporządza się na podstawie ustaleń stwierdzonych w toku czynności podanych w ust. 1 i wytycznych zlecającego kontrolę. Plan zatwierdza kierownik komórki kontroli finansowej.

4. Plan kontroli powinien zawierać:

a) zestawienie tematów kontroli z uwzględnieniem jej zakresu i metod,

b) okresy badanych zaszłości finansowo-gospodarczych,

c) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz nazwiska inspektorów,

d) przepisy normujące przedmiot kontroli.

§ 15. 

1. Podstawę do przeprowadzenia kontroli finansowej stanowi pisemne upoważnienie kierownika jednostki zarządzającej kontrolę oraz legitymacja służbowa lub dowód osobisty inspektora.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli finansowej powinno zawierać:

1) podstawę prawną dokonania kontroli,

2) skład osobowy zespołu kontrolnego ze wskazaniem kierownika zespołu,

3) nazwę i adres kontrolowanej jednostki,

4) temat kontroli,

5) termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

3. Upoważnienie, o którym mowa w ust. 1 stanowi jednocześnie upoważnienie - w zakresie prowadzonej kontroli - do kontroli dokumentów zakwalifikowanych jako tajne i tajne specjalnego znaczenia, chyba że zawiera ono odrębną dyspozycję w tym zakresie.

Rozdział  IV

REALIZACJA CZYNNOŚCI KONTROLNYCH

§ 16. 

1. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kierownik zespołu (inspektor) przedstawia kierownikowi jednostki dokumenty uprawniające do przeprowadzenia kontroli oraz zwraca się o spowodowanie dostarczenia niezbędnych materiałów i informacji przez podległe komórki organizacyjne.

2. Ustalenia kontrolne formułuje się na podstawie dowodów, do których zalicza się w szczególności: dokumenty i dowody rzeczowe, dane z ewidencji i sprawozdawczości, oględziny oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia.

3. Badane dokumenty inspektor sprawdza pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

4. Sprawdzenie dokumentu pod względem merytorycznym polega na ustaleniu, czy operacja:

a) była zgodna z przepisami pod względem cen, norm i warunków umowy oraz gospodarczo uzasadniona,

b) została rzetelnie odzwierciedlona w dokumencie wystawionym przez właściwą jednostkę oraz ujęta w ewidencji.

5. Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, czy kontrolowany dokument:

a) jest kompletny, tzn. czy do dokumentu zasadniczego są załączone niezbędne dowody uzupełniające,

b) jest zupełny, tj. czy zawiera wszystkie dane niezbędne do zobrazowania operacji, do której udowodnienia ma służyć,

c) zawiera dobrze obliczone poszczególne pozycje i sumę ogólną na podstawie podanych w nim cen i stawek jednostkowych,

d) jest podpisany lub zatwierdzony przez osobę uprawnioną (dotyczy zwłaszcza dowodów księgowych stanowiących podstawę do wypłaty środków pieniężnych lub wydania środków rzeczowych),

e) zawiera adnotację właściwych osób o sprawdzeniu go pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

6. W przypadku uzasadnionego podejrzenia, że dokument jest sfałszowany lub nierzetelny, inspektor winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające i ustalić stan faktyczny, a kwestionowany dokument dołączyć do akt kontroli. Na tę okoliczność należy sporządzić protokół pobrania dowodu w obecności osób odpowiedzialnych za kontrolowany odcinek.

7. Jeżeli jest konieczne dołączenie do protokółu wyciągów albo odpisów dokumentów i urządzeń ewidencyjnych, ich zgodność poświadcza kierownik jednostki lub osoba do tego upoważniona oraz inspektor. Na okoliczność zabrania dokumentów inspektor sporządza protokół.

8. W przypadku konieczności sprawdzenia rzeczywistego stanu składników majątkowych inspektor powoduje wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu spisu z natury. Spis odbywa się pod nadzorem inspektora, który jednakże nie bierze udziału w czynnościach komisji spisowej i nie podpisuje dokumentów spisowych.

9. W przypadku powołania rzeczoznawcy dla dokonania odpowiednich prób, doświadczeń lub innych prac, jego ekspertyza podlega dołączeniu do protokółu kontroli. Rzeczoznawca działa na podstawie i w zakresie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki zarządzającej kontrolę.

Protokół kontroli

§ 17. 

1. Protokół kontroli stanowi podstawę podejmowania wszelkich czynności pokontrolnych oraz służy jako dowód w ewentualnym postępowaniu dyscyplinarnym i sądowym. W związku z tym:

a) ustalenia muszą być poparte dokumentami potwierdzającymi ujawnione nieprawidłowości wraz z powołaniem się na obowiązujące przepisy, które zostały naruszone,

b) protokół nie może zawierać subiektywnych ocen inspektora oraz spraw wymagających wyjaśnienia, których zbadanie jest możliwe w jednostce kontrolowanej,

c) sformułowania protokółu, a zwłaszcza ujawnione uchybienia i nieprawidłowości winny być ujęte w sposób zwięzły, konkretny i jednoznaczny.

2. Przy analizie w protokóle poszczególnych ustaleń należy jednocześnie wskazać sposób badania dokumentów dotyczących określonego zagadnienia, tj. w sposób całkowity czy wyrywkowy, a jeśli wyrywkowy - to do jakich dokumentów zostało ograniczone badanie.

3. Treść poszczególnych części protokółu należy uzgodnić z osobami odpowiedzialnymi za określone odcinki pracy. Jeżeli kierownik danej komórki nie zgadza się z poszczególnymi faktami przedstawionymi w protokóle, inspektor obowiązany jest zbadać zasadność tych zastrzeżeń oraz - w wypadku ich potwierdzenia - wnieść odpowiednie poprawki do treści opracowanego protokółu.

4. Protokół z przeprowadzonej kontroli sporządza się w kontrolowanej jednostce przynajmniej w 2 egzemplarzach z przeznaczeniem 1 egzemplarza dla inspektorów i 1 egzemplarza dla kontrolowanych.

5. Protokół podpisuje kierownik i główny księgowy jednostki kontrolowanej i kontrolujący.

6. Po zakończeniu kontroli kierownik zespołu (inspektor) dokonuje wpisu w książce kontroli badanej jednostki.

§ 18. 

1. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona, podpisuje inspektor czyniąc w protokóle wzmiankę o odmowie podpisania oraz dołączając złożone przez kontrolowanego pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

2. Odmowa podpisania protokółu nie stanowi przeszkody do postępowania pokontrolnego.

3. W przypadku podpisania protokółu z zastrzeżeniami, kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona, składa organowi zarządzającemu kontrolę na piśmie szczegółowe ich wyjaśnienie, w terminie 7 dni od podpisania protokółu.

§ 19. 

1. W razie ujawnienia w toku kontroli finansowej okoliczności wskazujących na popełnienie przestępstwa lub naruszenie dyscypliny budżetowej, inspektor niezwłocznie zawiadamia na piśmie kierownika jednostki zarządzającej kontrolę, który podejmuje decyzję dotyczącą ewentualnego zawiadomienia organu powołanego do ścigania przestępstw albo do organu właściwego w sprawach naruszenia dyscypliny budżetowej.

2. W przypadku, gdy stwierdzone nieprawidłowości wynikają z decyzji kierownika kontrolowanej jednostki, jego zastępców lub jednostek nadrzędnych, przyczyny tych nieprawidłowości, ze wskazaniem osób (jednostek) za nie odpowiedzialnych należy przedstawić w oddzielnej notatce służbowej podpisanej przez inspektora z przeznaczeniem dla kierownika jednostki zarządzającej kontrolę finansową.

§ 20. W wyjątkowych przypadkach - za zgodą kierownika jednostki zarządzającej kontrolę można zaniechać sporządzania protokółu kontroli, a wyniki badań przedstawić w sprawozdaniu. Dokument taki jest podpisywany przez inspektora z przeznaczeniem dla kierownika jednostki zarządzającej kontrolę finansową.

§ 21. Na wniosek kierownika jednostki kontrolowanej lub inspektora organizuje się naradę pokontrolną w celu omówienia ustaleń i określenia środków zmierzających do usprawnienia badanej działalności.

Rozdział  V

POSTĘPOWANIE POKONTROLNE

§ 22. 

1. Na podstawie protokółu kontroli oraz wniosków narady pokontrolnej inspektor opracowuje wnioski pokontrolne.

2. Wnioski pokontrolne powinny wskazywać podstawowe nieprawidłowości stwierdzone w toku kontroli oraz środki, które należy przedsięwziąć dla ich usunięcia.

§ 23. 

1. W razie stwierdzenia w toku kontroli finansowej istotnych nieprawidłowości i uchybień jednostka zarządzająca kontrolę w ciągu 14 dni od daty podpisania protokółu kontroli sporządza pisemne wystąpienie pokontrolne.

2. Wstąpienie pokontrolne powinno zawierać:

1) zwięzłą ocenę działalności finansowej kontrolowanej jednostki w świetle ustaleń kontroli,

2) zwięzłe i konkretne wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania ich powstawania w przyszłości,

3) wnioski usprawniające gospodarkę finansową kontrolowanej jednostki,

4) wnioski w sprawie pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych naruszenia obowiązujących przepisów, zwłaszcza mogących powodować ujemne skutki finansowe dla jednostki,

5) wnioski o wszczęcie postępowania o odszkodowanie w stosunku do osób odpowiedzialnych za wyrządzoną szkodę.

3. Wystąpienie pokontrolne otrzymuje do wykonania kierownik jednostki kontrolowanej oraz do wiadomości i wykorzystania kierownik jednostki sprawujący bezpośredni nadzór nad kontrolowaną jednostką.

§ 24. Kierownik jednostki kontrolowanej w ciągu 30 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego zawiadamia jednostkę zarządzającą kontrolę o sposobie usunięcia nieprawidłowości oraz o podjęciu działań zmierzających do zapobieżenia w przyszłości występowania tych i innych nieprawidłowości, jak również o przyczynach nie wykonania wniosków pokontrolnych i podjęciu czynności zmierzających do pociągnięcia do odpowiedzialności osób winnych zaistniałemu stanowi rzeczy.

§ 25. 

1. Jednostka wydająca wystąpienie pokontrolne obowiązana jest do zbadania realizacji zaleceń przez kontrolowaną jednostkę.

2. Sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych dokonuje komórka kontroli przeprowadzająca kontrolę finansową.

3. Z kontroli wykonania zaleceń pokontrolnych sporządza się notatkę służbową dla zarządzającego kontrolę, który podejmuje stosowną decyzję.

Rozdział  VI

PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Planowanie kontroli

§  26.

1. Komórki kontroli finansowej opracowują roczne plany kontroli.

2. Podstawą do opracowania planu, o którym mowa w ust. 1 są:

1) w odniesieniu do Wydziału Kontroli Departamentu Finansów MSWiA:

a) decyzje Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji;

b) wytyczne Dyrektora Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

c) wnioski z przeprowadzonych kontroli,

d) propozycje problemów wymagających zbadania otrzymane z Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA oraz innych komórek organizacyjnych MSWiA,

2) w odniesieniu do komórek określonych w § 6 pkt 2:

a) wytyczne centralnego organu administracji rządowej oraz kierownika jednostki, o której mowa w § 6 pkt 2,

b) informacje i analizy o zagrożeniu przestępczością gospodarczą i finansową otrzymane z prokuratury lub innych organów kontroli państwowej,

c) wnioski z analizy wyników kontroli przeprowadzonych w ubiegłym roku,

d) propozycje tematyk wymagających zbadania uzyskane z urzędów centralnych organów administracji rządowej i jednostek, o których mowa w § 6 pkt 2,

e) decyzje i wytyczne Dyrektora Departamentu Finansów MSWiA.

3. Roczne plany kontroli finansowej dysponentów środków budżetu państwa drugiego stopnia oraz dysponentów środków budżetu państwa trzeciego stopnia bezpośrednio podległych dysponentowi głównemu uzgadniane są z Dyrektorem Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do 15 listopada roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.

4. Zatwierdzenia rocznych planów kontroli finansowej dokonują:

1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji - planu resortu,

2) Dyrektor Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji - planu Wydziału Kontroli Departamentu Finansów MSWiA,

3) centralne organy administracji rządowej i kierownicy jednostek określonych w § 6 pkt 2 - planów podległych im komórek kontroli.

5. Zatwierdzone plany, o których mowa w ust. 4 pkt 3 przekazywane są do Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w terminie do 30 listopada roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.

6. Dyrektor Departamentu Finansów MSWiA, po skoordynowaniu z planem kontroli Departamentu Nadzoru i Kontroli MSWiA opracowuje roczny plan kontroli finansowej resortu spraw wewnętrznych i administracji do 15 grudnia roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy i przedstawia Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji do zatwierdzenia.

7. Zatwierdzony roczny plan kontroli finansowej resortu spraw wewnętrznych i administracji otrzymuje do wiadomości Departament Nadzoru i Kontroli Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

8. Plany kontroli finansowej przed realizacją są przeznaczone wyłącznie dla komórek kontroli i nie mogą być ujawniane osobom spoza tych komórek.

Sprawozdawczość z kontroli

§  27.

1. Komórki kontroli finansowej, o których mowa w § 6 sporządzają roczne sprawozdania z działalności kontroli wg następującego układu:

a) zrealizowane kontrole ilościowo w rozbiciu na kontrole problemowe, sprawdzające i doraźne,

b) krótka ocena wykonania planu kontroli oraz przyczyny ewentualnych odchyleń od planu,

c) stwierdzone nieprawidłowości w ujęciu liczbowym w zł:

– nadpłaty,

– niedopłaty,

– niedobory,

– nadwyżki,

d) ilość i wartość stwierdzonych szkód w mieniu resortu,

e) ilość stwierdzonych naruszeń dyscypliny budżetowej, przypadków nadużyć (przestępstw) oraz ilość skierowanych zawiadomień do odpowiednich organów Resortowej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Budżetowej bądź Prokuratury,

f) ilość osób zatrudnionych (pełniących służbę) w komórce kontroli (średniorocznie),

g) typowe przypadki ujawnionych w czasie kontroli znaczących i powtarzających się nieprawidłowości, marnotrawstwa i niegospodarności,

h) przyczyny i okoliczności powstawania nadużyć i nieprawidłowości oraz wnioski w sprawie ich zwalczania,

i) wnioski dotyczące zwiększenia skuteczności działania kontroli finansowej,

j) wnioski odnoszące się do przepisów regulujących kontrolowaną działalność.

2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 są przedkładane:

1) z komórek kontroli centralnych organów administracji rządowej i jednostek będących dysponentem środków budżetu państwa trzeciego stopnia bezpośrednio podległych dysponentowi głównemu - Dyrektorowi Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

2) z komórek określonych w § 6 pkt 2 - centralnym organom administracji rządowej i kierownikom jednostek, o których mowa w tym przepisie.

3. Roczne sprawozdanie z komórek kontrolnych przekazywane są do Departamentu Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do 15 lutego za rok ubiegły.

4. Zbiorcze zestawienie roczne z wyników kontroli finansowej w resorcie spraw wewnętrznych i administracji opracowuje Departament Finansów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji do 31 marca za rok ubiegły i przedkłada je Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Rozdział  VII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 28. Kontrola, o której mowa w niniejszej instrukcji nie obejmuje kontroli w zakresie określonym ustawą z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 100, poz. 442 z późn. zm.) i uchwałą Nr 126/92 Rady Ministrów z dnia 4 listopada 1992 r. w sprawie określenia celów specjalnych, na które wykorzystywane są środki budżetowe i mienie państwowe w jednostkach podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministrów Obrony Narodowej i Spraw Wewnętrznych oraz organów, zasad i trybu przeprowadzania kontroli w tym zakresie.

§ 29. Organizacyjne usytuowanie komórek kontroli finansowej w urzędach organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 6 pkt 2 określają organy i kierownicy jednostek organizacyjnych na podstawie odrębnych przepisów.