Wprowadzenie instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
Dz.Urz.PKRUS.2009.2.56
Akt obowiązującyZARZĄDZENIE
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 23 kwietnia 2008 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i przechowywania dowodów księgowych w Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA
INSTRUKCJA
CZĘŚĆ 1
OGÓLNA
OGÓLNA
CZĘŚĆ 2
SZCZEGÓŁOWA
SZCZEGÓŁOWA
1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Dowód księgowy określa zdarzenie podmiotowo i przedmiotowo, a jednocześnie wymiar liczbowy zdarzenia: ilościowo lub ilościowo-wartościowo. Dowód księgowy może dotyczyć: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zamiany, darowizny, zużycia lub zniszczenia środków rzeczowych oraz wszelkich operacji finansowych, gotówkowych lub bezgotówkowych.
2. Dowodem księgowym jest odpowiednio opracowana ta część dokumentu, która stwierdza dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej i podlega ewidencji księgowej. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy jest podstawą do zaewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych.
3. Do normatywno-prawnych cech dowodu księgowego zalicza się:
Numer powinien określać powiązanie dowodu księgowego z zapisami w księgach rachunkowych, nadawany z uwzględnieniem rodzaju dowodu oraz chronologii. Prawo nie pozwala oznaczać tym samym numerem dwóch lub więcej dowodów księgowych jednorodnych),
Jeżeli dowód księgowy posiada wyżej wymienione cechy, to można go uznać za dowód prawidłowy i może on stanowić podstawę do ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, czyli podstawę dokonania zapisu księgowego.
4. Każdy dowód księgowy pełni również następujące przydatne dla jednostki funkcje:
1. Zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
2. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej zwane dalej dowodami źródłowymi, na które składają się dowody:
3. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług (VAT),
4. Zbiorczy dowód księgowy, w swej treści służący do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów powinien:
5. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej lub finansowej z kontrahentem zagranicznym. W takim przypadku na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta, jednostka zapewnia wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
6. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu czy poniesienia kosztu.
Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie w wolnych polach dowodu, lub w załączniku do dowodu, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.
7. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały.
Treść dowodu powinna być pełna i zrozumiała. Dane w dowodach nie mogą być zamazywane, przerabiane, wycierane lub usuwane innymi środkami. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych, obcych i własnych można korygować jedynie przez wystawienie kontrahentowi dowodu korygującego (faktury korygującej lub noty księgowej zewnętrznej - przy rozliczeniach czysto finansowych) zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem korekty, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane wyłącznie przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, w sposób pozwalający odczytać treść lub kwotę pierwotną i wpisanie treści lub kwoty poprawnej. Dokonana poprawka w dowodzie księgowym powinna być potwierdzona datą i podpisem osoby upoważnionej do dokonania poprawki. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Powyższe zasady korekt dowodów nie mają zastosowania do dowodów księgowych, dla których został ustalony przepisami szczególnymi zakaz dokonywania wszelkich poprawek (czeki, weksle, papiery wartościowe itp.).
8. W przypadku jeśli operacje gospodarcze lub finansowe są udokumentowane więcej niż jednym dowodem lub więcej niż jednym egzemplarzem, to za prawidłowy dowód księgowy przyjmuje się oryginał dowodu (faktury, rachunku, noty itp.). Kopie tych dokumentów (2-gi lub 3-ci egzemplarz) nie stanowią dowodu księgowego, chyba że wystawca nie wydaje dowodu oryginału, a na kopii umieszcza klauzulę: na prawach oryginału. Przy fakturach VAT, prawidłowym dowodem księgowym może być wyłącznie oryginał faktury.
W działalności Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego stosowane są różnego rodzaju dowody księgowe. Posługując się kryterium funkcyjno-przedmiotowym do podstawowych grup rodzajowych dowodów księgowych należą:
1. Dowody obrotu finansowego
1.1. Dowody obrotu gotówkowego
Do dowodów stosowanych w obrocie gotówkowym zaliczamy w szczególności:
- dowody wpłaty "KP",
- dowody wypłaty "KW",
- raport kasowy "RK",
- wniosek o zaliczkę,
- rozliczenie zaliczki,
- czek gotówkowy,
- rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego,
- bankowy dowód wpłaty.
1.1.1. Dowód wpłaty -"KP"
Stosowany jest do udokumentowania wpłat gotówkowych do kasy. Jest drukiem ścisłego zarachowania.
Opracowanie i obieg
Dowód wpłaty wypełnia w trzech egzemplarzach pracownik Biura Finansów (kasjer) w celu dokonania wpłaty do kasy przez kontrahenta, pracownika lub inne osoby z przeznaczeniem:
- oryginał jako załącznik do raportu kasowego,
- pierwsza kopia dla wpłacającego,
- druga kopia pozostaje w bloczku dowodów "KP" do rozliczenia.
Formularze dowodów wpłaty gotówki powinny być połączone w bloki i ponumerowane przez pracownika Biura Administracji, przed ich wydaniem i wpisane do rejestru druków ścisłego zarachowania.
Formularze podlegają ponumerowaniu z zachowaniem ciągłości numeracji w ciągu roku obrotowego, mogą być wydane przez pracownika Biura Administracji za pokwitowaniem. Ewidencja, powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stanu bloków formularzy. Kasjer wystawia dowód wpłaty określa w nim datę wpłaty, imię i nazwisko osoby wpłacającej lub nazwę firmy, dokładne określenie tytułu wpłaty, kwotę wpłaty cyfrowo i słownie oraz podpisuje dowód w pozycji "wystawił". Kasjer potwierdza swoim podpisem przyjęcie gotówki w pozycji "przyjął". Kontrolę merytoryczną pełni Główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona.
Dowód podlega zatwierdzeniu przez Głównego Księgowego lub osoby przez niego upoważnione.
1.1.2. Dowód wypłaty "KW"
Dowód stanowi zastępczy dokument wypłaty z kasy i służy udokumentowaniu wypłat, które nie mogą być potwierdzone źródłowymi dowodami kasowymi. Jest drukiem ścisłego zarachowania.
Opracowanie i obieg
Dowód wystawiany jest w przypadku:
- wypłat w wyniku rozliczenia zaliczki,
- wypłat wynagrodzeń nie podjętych w terminie,
- wypłat za wykonane usługi i dostarczone towary o ile taka forma rozliczenia wynika z umowy,
- w innych przypadkach kiedy nie dysponujemy dowodem źródłowym.
Dowód "KW" wystawia kasjer w dwóch egzemplarzach wpisując datę, odbiorcę i jego adres, tytuł wypłaty, sumę wypłaty cyfrowo i słownie, podpis wystawiającego w pozycji "wystawił". Kasjer dokonuje wypłaty podpisując się w pozycji "wypłacił" a odbiorca otrzymując wypłaconą gotówkę kwituje jej odbiór w pozycji "otrzymałem". Na dowód sprawdzenia dokument podpisuje Główny księgowy lub upoważniony pracownik. Główny Księgowy lub osoby przez niego upoważnione zatwierdzają dowód KW.
Poszczególne egzemplarze dowodu są przeznaczone dla:
- oryginał jako załącznik do raportu kasowego,
- kopia pozostaje w bloczku do rozliczenia.
Dowody "KW" obowiązuje taki sam sposób pobierania, numerowania, ewidencji druków jak przy dowodzie "KP".
1.1.3. Raport kasowy "RK"
Służy do ewidencji szczegółowej wszystkich dowodów kasowych, dotyczących wypłat i wpłat dokonywanych przez kasjera w danym dniu. Raport kasowy podlega sporządzeniu na koniec każdego dnia lub dłuższego okresu na jaki jest sporządzony raport kasowy (za dwa do pięciu dni roboczych) raport kasowy nie może wykraczać poza okres sprawozdawczy - miesiąc kalendarzowy.
Opracowanie i obieg
Raport kasowy jest sporządzony w dwóch egzemplarzach przez kasjera. Raporty kasowe winny zachowywać ciągłość numeracji w ramach roku obrotowego. Powinien być zaopatrzony w pieczęć firmową. Poszczególne dowody kasowe ewidencjonowane są w raporcie kasowym w układzie chronologicznym w kolejności ich realizacji. W rubryce dowód określa się rodzaj dowodu, na podstawie którego dokonano operacji kasowej np. faktura nr, KP nr, KW nr, itp. W rubryce "treść" określa się tytuł operacji. Kwoty operacji wpisuje się w zależności od ich rodzaju do rubryki przychód lub rozchód. Na każdym załączniku do raportu winien być numer raportu oraz numer pozycji, pod którą został do niego wpisany. Po zakończeniu raportu wpisuje się ilość załączonych dowodów KP i KW.
Wypłaty wynagrodzeń wpisuje się łącznie jako sumę wypłat z danej listy. Każdą stronę raportu podlicza się oddzielnie, a łączną sumę wpisuje się w pozycję obroty dnia (okresu), na ostatniej stronie raportu. Po ustaleniu przychodów i rozchodów, kasjer ustala stan gotówki. Do stanu wpisanego w wierszu "stan kasy poprzedni" - przeniesionego z poprzedniego raportu dodaje przychody, odejmuje rozchody i otrzymaną kwotę wpisuje w pozycję "stan kasy obecny". Po dokonaniu podliczenia kasjer podpisuje raport kasowy i przekazuje wraz z załącznikami, głównemu księgowemu lub osobie upoważnionej. Kopia raportu pozostaje w kasie.
Główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona dokonuje sprawdzenia wszystkich dowodów załączonych do raportu, sprawdza zgodność z danymi wpisanymi do raportu i podpisuje go w pozycji sprawdził. Dowody, które zostały podłączone do raportu kasowego winny być przed dokonaniem operacji gotówkowych sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zatwierdzone przez Zastępcę Prezesa lub osobę przez niego upoważnioną.
Kasjer nie powinien dokonać wypłaty gotówkowej, o ile nie zostały sprawdzone i zatwierdzone dowody źródłowe. W raporcie kasowym kasjer dokumentuje wpłatę do banku "bankowym dowodem wpłaty", a w przypadku pobrania gotówki z banku do kasy dowodem zastępczym "KP". W przypadku pobrania z banku lub wpłaty gotówki do banku, podstawą przychodu i rozchodu kasowego w księgowości jest wyciąg bankowy.
1.1.4. Wniosek o zaliczkę
Służy jako udokumentowanie pobrania zaliczki na dokonanie płatności gotówkowych.
Opracowanie i obieg
Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu wnioskujący o wypłatę. Wypełnia pierwszą stronę druku, określając rodzaj wydatków, na które ma być wypłacona zaliczka, termin rozliczenia - na ogół nie dłuższy niż 7 dni oraz wnioskowaną wysokość. Wnioski o wypłacenie zaliczki podpisywane są przez Dyrektora danego Biura lub osoby przez niego upoważnione, którym podlega pracownik wnioskujący o zaliczkę. Podpisanie wniosku jest równoznaczne za kontrolę merytoryczną wniosku. Dokument pod względem formalnym i rachunkowym sprawdza Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, a zatwierdzany jest przez Zastępcę Prezesa lub osobę przez niego upoważnioną. Przed sprawdzeniem przez Głównego Księgowego, dokument wpisuje do kontrolki pobranych zaliczek pracownika Biura Finansów, sprawdza, czy osoba wnioskująca nie zalega z rozliczeniem z poprzednio pobranych zaliczek. Dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pracownika kwoty, wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z należnego wynagrodzenia.
Pracownicy, których charakter pracy wymaga dokonywania częstych zakupów gotówkowych mogą rozliczać się z zaliczki w okresie dłuższym niż 7 dni, ale nie dłuższym niż 1 miesiąc. Dotyczy to także pracowników posiadających zaliczki o charakterze stałym.
Wysokość stałych zaliczek, oraz osoby które nimi dysponują ustala Prezes Kasy. Przy "zaliczkach stałych" pracownik rozlicza się na koniec każdego miesiąca, otrzymuje zwrot wydatkowanych kwot na podstawie dołączonych dowodów wydatków.
1.1.5. Rozliczenie zaliczki
Dokument służy do rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie którego rozliczający zwraca do kasy niewykorzystaną kwotę lub otrzymuje wypłatę kwoty, o którą wydatki przekroczyły zaliczkę.
Opracowanie i obieg
Dokument sporządza zaliczkobiorca, w jednym egzemplarzu. Na pierwszej stronie wypełnia część górną, gdzie określa sumę do zwrotu lub do pobrania z kasy, na drugiej stronie formularza podaje wszystkie rachunki, faktury, które zostały przez niego opłacone.
Dowód pod względem merytorycznym podpisuje Dyrektor Biura, któremu podlega Zaliczkobiorca lub osoby przez niego upoważnienie. Sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym dokonuje pracownik Biura Finansów. Rozliczenie zaliczki zatwierdza wstępnie Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, a ostatecznie Zastępca Prezesa lub osoba przez niego upoważniona.
Natomiast rozliczenie zaliczki "stałej" na koszty związane z utrzymaniem samochodów służbowych, pod względem merytorycznym podpisują upoważnione osoby przez Dyrektora Biura Administracji. Należy zaznaczyć, że sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzeniu podlegają wszystkie dokumenty zatwierdzone do rozliczenia. Stanowią one podstawę operacji kasowej po zatwierdzeniu.
1.1.6. Rozliczenie polecenia wyjazdu służbowego
Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej podróży.
Opracowanie i obieg
Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji Prezesa, Zastępców Prezesa, Dyrektorów Biur i ich zastępców. Dokument wystawiony jest w jednym egzemplarzu przez pracownika Biura Spraw Pracowniczych. Wypełnione polecenie musi zawierać kolejny numer wpisany do kontrolki, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, cel podróży, miejscowość delegowania, datę oraz określenie środka lokomocji. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży. Dowodem kasowym do otrzymania zaliczki jest odcinek polecenia wyjazdu służbowego. Osoba delegowana winna przedłożyć rozliczenie rachunku kosztów podróży i diet w ciągu 14-stu dni od daty zakończenia podróży. Osoba delegująca stwierdza wykonanie polecenia służbowego przez podpisanie pod względem merytorycznym. Kontroli formalnej i rachunkowej dokonuje Biuro Finansów. Kwotę do rozliczenia zatwierdza Zastępca Prezesa lub osoba przez niego upoważniona i Główny Księgowy lub osoba upoważniona.
1.1.7. Czek gotówkowy
Służy do pobrania gotówki z konta bankowego.
Opracowanie i obieg
Czek stanowi polecenie dla banku wypłacenia określonej sumy gotówki. Czek gotówkowy jest dyspozycją pieniężną dla banku i może być podpisywany jedynie przez upoważnione osoby zgodnie z kartą wzorów podpisów złożoną w banku. Czeki wystawiane są na blankietach wystawianych przez bank, ujętych w książeczkach czekowych zawierających nazwę banku oraz numer rachunku bankowego. Blankiet czeku składa się z trzech odcinków tj. główki czeku, dwóch odcinków dla banku. Czek musi być wypisany atramentem, długopisem lub pismem maszynowym, a jego treść nie może być przerabiana, wycierana itp. Czek może być wystawiany na okaziciela lub imienny. Ważny jest 10 dni od dnia wystawienia. Książeczka blankietów czekowych winna być przechowywana w kasie pancernej. Pobrana gotówka przez kasjera winna być wpisana do raportu kasowego na podstawie dowodu kasowego "KP" z podaniem numeru blankietu czekowego.
1.1.8. Bankowy dowód wpłaty
Służy do dokonania wpłaty gotówki z kasy jednostki do banku finansującego.
Opracowanie i obieg
Wypełniany jest przez kasjera w trzech egzemplarzach. Wszystkie egzemplarze składane są w banku wraz z gotówką. Bank po przyjęciu gotówki przekazuje jedną kopię dla wpłacającego, a pozostałe egzemplarze pozostają w banku z czego kopie bank przekazuje do jednostki wraz z wyciągiem bankowym, a oryginał pozostaje w banku. Dowód stanowi podstawę rozchodu gotówki z kasy.
1.2. Dokumenty obrotu bezgotówkowego
Do dokumentów obrotu bezgotówkowego zaliczamy: - polecenie przelewu,
- czek rozrachunkowy.
1.2.1. Polecenie przelewu
Polecenie przelewu stanowi udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku określoną kwotą i uznania tą kwotą rachunku wierzyciela.
Opracowanie i obieg
Dowód sporządza pracownik Biura Finansów po otrzymaniu zatwierdzonych pod względem merytorycznym dowodów dotyczących przekazywanej kwoty (faktura VAT, rachunek zwykły, deklaracja podatkowa, inne). Polecenie przelewu sporządza się w systemie bankowości elektronicznej Video-Tel.
Przelew sporządzony przez upoważnionego pracownika Biura Finansów podlega sprawdzeniu przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną. Przelew podpisują osoby upoważnione przez Prezesa do wydawania dyspozycji pieniężnych (osoby z karty wzorów podpisu).
Bank po otrzymaniu dyspozycji przelewu sprawdza dokumenty obciążając nasz rachunek i przekazuje wyciąg bankowy wraz z danymi zawartymi na otrzymanych elektronicznie odcinkach zleceń płatniczych.
Wyciąg bankowy wraz z załącznikami podlega sprawdzeniu przez pracownika w Biurze Finansów. Pracownik dokonujący kontroli jest zobowiązany do sprawdzenia wszystkich załączników pod wyciągiem bankowym i skonfrontowania dokumentów (faktur VAT, rachunków, not, itp.) z dowodem zapłaty.
Następnie wyciąg bankowy winien być przekazany osobie zajmującej się dekretacją i księgowaniem.
1.2.2. Czek rozrachunkowy
Służy do rozliczeń bezgotówkowych między jednostkami gospodarczymi i osobami fizycznymi z tytułu dostaw i usług.
Opracowanie i obieg
Czek rozrachunkowy wystawia upoważniona osoba zajmująca się operacjami finansowymi. Czek podpisują osoby upoważnione zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów. Czek rozrachunkowy jest ważny 10 dni od daty wystawienia i w tym terminie winien być przekazany do banku celem zrealizowania. Podobnie jak czek gotówkowy, czek rozrachunkowy jest drukiem ścisłego zarachowania, podlega ścisłej ewidencji i kontroli.
W Centrali KRUS czek rozrachunkowy nie jest stosowany.
2. Dowody zakupu i sprzedaży
Do dowodów zakupu i sprzedaży zaliczamy:
- faktury VAT,
- rachunki zwykłe,
- faktury korygujące VAT,
- noty korygujące.
2.1. Dowody zakupu
2.1.1. Faktura VAT
Jest dokumentem rozliczeniowym z dostawcą. Służy do udokumentowania dostawy materiałów i towarów lub wykonania usług.
Treść i forma faktur i rachunków muszą być zgodne z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku od towarów i usług.
Opracowanie i obieg
Dostawca będący podatnikiem VAT ma obowiązek wystawić na rzecz nabywcy (odbiorcy) fakturę VAT co najmniej w dwóch egzemplarzach.
Faktura VAT winna zawierać:
- imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numery identyfikacji podatkowej lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy,
- dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "Faktura VAT",
- nazwę materiału, towaru i usługi,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych materiałów, towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawki podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatkowe i zwolnionych od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
- kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem wyrażoną cyframi i słownie.
W Centrali KRUS oryginały faktur, rachunków, not przesłane pocztą trafiają do kancelarii, która po ich zarejestrowaniu przekazuje niezwłocznie do Biura Finansów.
Pracownik Biura Finansów ewidencjonuje dokumenty w rejestrze. Następnie przekazuje faktury, rachunki, noty do poszczególnych biur w celu ich sprawdzenia i opisania pod względem merytorycznym. Faktura na dowód kontroli merytorycznej winna być opisana i podpisana przez Dyrektora Biura lub osoby przez niego upoważnione i przekazana w ciągu 3-ch dni roboczych do Biura Finansów w celu dalszego jej sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym, na dowód kontroli pracownik przystawia na fakturze specjalną pieczęć, w którą wpisuje cyframi i słownie wartość faktury i przekazuje do zatwierdzenia przez Głównemu księgowemu i Zastępcy Prezesa lub osobom przez nich upoważnionym. Na podstawie zatwierdzonego dokumentu pracownik Biura Finansów wystawia polecenie przelewu w systemie Video-Tel. Po zatwierdzeniu faktura podlega ewidencji księgowej.
2.1.2. Rachunek zwykły
Służy do udokumentowania zakupu od dostawcy nie będącego podatnikiem VAT lub zwolnionego od ustalania podatku VAT (naliczonego).
Opracowanie i obieg
Dostawca, który nie jest podatnikiem VAT, lub który nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT powinien na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek nie później niż w terminie 7 dni od daty wydania towaru lub materiału albo wykonania usługi.
Rachunek ten podlega podobnej procedurze kontroli jak faktura VAT. Stanowi u odbiorcy dowód zakupu towarów, materiałów lub usług.
2.1.3. Faktura korygująca VAT
Dokument służy do korekty błędów w fakturze VAT.
Opracowanie i obieg
Fakturę korygującą VAT sporządza dostawca i przesyła ją w dwóch egzemplarzach do odbiorcy, celem potwierdzenia jej odbioru. Odbiorca przesyła potwierdzony egzemplarz do dostawcy.
Faktura korygująca podlega kontroli i zatwierdzeniu analogicznie jak faktura VAT, oraz przekazaniu do księgowości, gdzie stanowi podstawę zapisów księgowych.
Faktura korygująca VAT może stanowić podstawę do wystawienia dowodów magazynowych, o ile zachodzi taka konieczność. Faktura stanowi także podstawę do korekty podatku VAT w miesiącu jej otrzymania lub w miesiącu następnym. Faktura korygująca winna zawierać wyraz "Korekta" lub wyrazy "Faktura korygująca".
2.1.4. Nota korygująca
Stanowi dokument korygujący dotyczący faktury VAT lub faktury korygującej VAT, w której wystąpiły pomyłki dotyczące informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi. Nota korygująca ma zastosowanie do poprawy:
- imienia i nazwiska lub nazwy skróconej sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresów,
- numerów identyfikacji podatkowej lub numerów tymczasowych sprzedawcy i nabywcy,
- dnia, miesiąca i roku dokonania sprzedaży oraz daty wystawienia i numeru kolejnego faktury,
- nazwy towaru i usługi.
Opracowanie i obieg
Notę korygującą wystawia pracownik w Biurze Finansów w trzech egzemplarzach:
- oryginał wraz z pierwszą kopią dla dostawcy,
- druga kopia dla księgowości.
Nota korygująca powinna zawierać:
- numer kolejny i datę wystawienia,
- imiona i nazwiska lub nazwy lub nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca takie jak dzień lub miesiąc sprzedaży oraz datę wystawienia faktury i jej numer,
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej,
- czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawienia noty korygującej lub imię i nazwisko oraz podpis tej osoby.
Dostawca winien potwierdzić podpisem osoby uprawnionej kopię noty korygującej i przesłać ją do wystawcy (nabywcy) na dowód, że zgadza się z jej treścią. Otrzymanie potwierdzonej kopii noty korygującej daje podstawę do odliczenia naliczonego podatku VAT w fakturze, której dotyczyła korekta. Nota korygująca winna zawierać wyrazy "NOTA KORYGUJĄCA". Formalną kontrolę noty pełni komórka księgowości.
2.2. Dowody sprzedaży
2.2.1. Faktura VAT
Jest dokumentem rozliczeniowym z odbiorcą. Służy do udokumentowania transakcji sprzedaży.
Opracowanie i obieg
Faktura VAT sprzedaży powinna zawierać identyczne dane jak faktura zakupu. W Centrali KRUS sprzedaż opodatkowana podatkiem VAT jest dokumentowana poprzez wystawienie faktury VAT. Dokumenty te sporządzane są przez pracownika Biura Finansów w trzech egzemplarzach tj. oryginał dla odbiorcy, jedna kopia dla rejestracji podatku VAT, druga kopia dla księgowości. Obrót opodatkowany podatkiem VAT stanowi margines działalności KRUS, dlatego też w KRUS nie odlicza się podatku naliczonego i nie prowadzi się jego rejestracji. Do rozliczenia z Urzędem Skarbowym prowadzi się tylko ewidencję podatku należnego wg rachunków sprzedaży wystawianych przez C/KRUS i O/R.
2.2.2. Faktura korygująca VAT
Dokument służy do korekty błędu w fakturze VAT.
Opracowanie i obieg
Fakturę korygującą VAT sporządza w 4 egzemplarzach pracownik Biura Finansów i przesyła ją w dwóch egzemplarzach do odbiorcy, celem potwierdzenia jej odbioru. Odbiorca potwierdza otrzymanie faktury korygującej i przesyła potwierdzony egzemplarz dla komórki wystawiającej. Kopia zostaje przekazana do księgowości.
Fakturę korygującą VAT wystawia się celem skorygowania wystawionej wcześniej faktury VAT na skutek udzielenia rabatu odbiorcy, różnic ilości wydanego towaru lub jego zwrotu przez odbiorcę, w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku lub innej pozycji faktury. Faktura VAT winna zawierać co najmniej:
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,
- kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,
- kwotę zmiany ceny bez podatku,
- kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podatku należnego,
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania faktur oraz imię i nazwisko albo czytelny podpis osoby uprawnionej do wystawiania faktury korygującej.
Faktura korygująca wystawiona w przypadku pomyłek winna zawierać dane i kwoty podane uprzednio (przed korektą), a następnie dane i kwoty prawidłowe. Faktura korygująca podlega kontroli i zatwierdzeniu analogicznie jak faktura VAT, oraz przekazaniu do księgowości, gdzie stanowi podstawę do zapisów księgowych. Faktura stanowi także podstawę do korekty podatku VAT w miesiącu jej wystawienia. Faktura korygująca winna zawierać wyraz "Korekta" lub wyrazy "Faktura korygująca". Sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.
3. Dokumenty obrotu materiałowego
Zasady ogólne obrotu materiałowego
Wszystkie materiały przyjmowane przez magazyniera nie przekazane bezpośrednio do eksploatacji muszą być ujęte w ewidencji ilościowo-wartościowej.
Materiały biurowe oraz gospodarcze związane z bieżącym funkcjonowaniem jednostek mogą nie stanowić przedmiotu obrotu organizacyjnie wydzielonych magazynów. Mogą być przechowywane w magazynach podręcznych, z pozabilansową ewidencją obrotu - kontrolką przyjęcia i wydania materiałów oraz ich stanów. Ewidencja winna być prowadzona z podziałem na poszczególne artykuły.
Dowodem zakupu materiałów są faktury VAT lub rachunki zwykłe, które pod względem merytorycznym opisuje pracownik Biura Administracji. W przypadku zakupu środków trwałych lub pozostałych środków trwałych przekazywanych bezpośrednio do użytkowania rachunek sprawdzony pod względem merytorycznym należy przekazać do komórki ds. ewidencji środków trwałych. Osoba prowadząca ewidencję naniesie na dowodzie zakupu adnotację o przyjęciu środka trwałego do ewidencji środków trwałych. Następnie dowód zakupu należy przekazać do Biura Finansów. W sytuacji bezpośredniego przekazania materiałów na bieżące potrzeby pracownik Biura Administracji wprowadza zakupione artykuły do kontrolki jako przychód z podaniem daty zakupu, numeru faktury lub rachunku, ilości, ceny, marki, rodzaju itp.
Rozchód następuje przez wpisanie pobranej ilości oraz pokwitowanie przez osobę pobierającą. Pracownik prowadzący kontrolkę ma obowiązek wpisania komórki organizacyjnej lub stanowiska służbowego oraz imienia i nazwiska osoby pobierającej.
W przypadkach przechowywania materiałów w organizacyjnie wydzielonym magazynie należy stosować dowody obrotu magazynowego.
Dowody magazynowe obejmują:
3.1. "PZ" przyjęcie z zewnątrz (symbol PZ) stanowi dowód przyjęcia towaru od jednego dostawcy oraz na jeden magazyn. PZ stanowi podstawę zapisu w kartotece magazynowej oraz w ewidencji ilościowo-wartościowej w księgowości. W przypadku zakupu towarów wymagających montażu, które dostarczono do magazynu o koszty montażu należy zwiększyć cenę nabycia tego towaru rozliczając je proporcjonalnie na każdą pozycję wyszczególnioną w dokumencie zakupu. Dowód PZ sporządza magazynier w trzech egzemplarzach w momencie przyjęcia materiału i przekazuje oryginał do Biura Finansów osobie prowadzącej ewidencję księgową magazynu; pierwsza kopia kierowana jest do księgowości jako załącznik do faktury lub rachunku, druga kopia pozostaje w aktach magazynu.
3.2. "RW" rozchód wewnętrzny (symbol RW) jest poleceniem wydania z magazynu materiałów na potrzeby wewnętrzne jednostki i stanowi potwierdzenie pobrania materiałów z magazynu na określone cele oraz podstawę ewidencji kosztów materiałowych. RW wystawia magazynier w trzech egzemplarzach na polecenie wydane przez osoby upoważnione do dysponowania zapasami - oryginał otrzymuje osoba w Biurze Finansów prowadząca ewidencję księgową magazynu.
W przypadku wydania środków trwałych lub pozostałych środków trwałych pierwszą kopię otrzymuje osoba w Biurze Administracji prowadząca ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych i pozostałych środków trwałych celem wystawienia dowodu "OT", druga kopia pozostaje w aktach magazynu.
3.3. "WZ" wydanie na zewnątrz (symbol WZ) stanowi udokumentowanie wydania materiału na zewnątrz w przypadku odsprzedaży innej jednostce gospodarczej lub osobie fizycznej oraz w przypadku nieodpłatnego przekazania jednostce organizacyjnej Kasy na polecenie wydane przez osoby upoważnione do dysponowania zapasami. Podstawą wydania jest upoważnienie wystawione przez jednostkę pobierającą, podpisane przez dyrektora i głównego księgowego. Dokument WZ wystawia magazynier w Biurze Administracji w trzech egzemplarzach - oryginał otrzymuje osoba w Biurze Finansów prowadząca ewidencję księgową magazynu; pierwsza kopia przekazywana jest przez magazyniera do oddziału regionalnego lub innego nabywcy, druga kopia pozostaje w aktach magazynu W przypadku sprzedaży materiału pierwsza kopia WZ stanowi załącznik do faktury sprzedaży.
3.4. "Mm" przesunięcie międzymagazynowe (symbol Mm) - oryginał - nie stosuje się w Centrali KRUS).
3.5. "Zw" zwrot do magazynu (symbol Zw) - oryginał - dokumentuje zwrot materiałów do magazynu uprzednio pobranych, nie używanych, przekraczających bieżące potrzeby komórki, która go pobrała, lub ze względu na nieodpowiednią jakość, zmianę decyzji co do jego używania itp.).
3.6. Protokół reklamacyjny magazynu, służy do udokumentowania stwierdzonych różnic ilościowych lub wad jakościowych dostarczonych towarów. Kopia dokumentu dla dostawcy.
3.7. Protokół szkód w magazynie - oryginał.
4. Dowody księgowe majątku trwałego
Do dowodów majątku trwałego zaliczamy.
4.1. dokument "OT - przyjęcie środka trwałego" stanowi potwierdzenie faktu przyjęcia do użytkowania środka trwałego. Dowód wystawia się pod datą przyjęcia środka trwałego do użytkowania. Podstawę do wystawienia dowodu "OT" stanowią:
- faktury VAT lub rachunki zwykłe - w sytuacjach nie wymagających odbioru technicznego,
- protokół odbioru oraz faktura VAT lub rachunek zwykły - w przypadkach wymagających odbioru technicznego,
- faktura VAT lub rachunek zwykły wraz z protokołem odbioru - przy zakupach połączonych z montażem,
- magazynowy dowód rozchodu wewnętrznego "Rw" - w przypadkach pobrania z magazynu,
- "protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji" - w przypadku inwestycji budowlano-montażowych stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego. Dowody "OT" wystawia się na poszczególne obiekty otrzymane z inwestycji i przyjmuje się do ewidencji według grup, rodzajów zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych,
- w przypadku ujawnienia środków trwałych w trakcie inwentaryzacji podstawą wystawienia "OT" jest zatwierdzony protokół ustalenia różnic inwentaryzacyjnych,
- w przypadku zakupu działek, budynków, gruntów i lokali, (czyli nieruchomości) przeniesienie własności nieruchomości na kupującego następuje dopiero z chwilą podpisania przez notariusza umowy sprzedaży w formie aktu notarialnego. Tak więc podstawą przyjęcia na ewidencję środków trwałych ww. nieruchomości jest akt notarialny. Natomiast faktura VAT lub rachunek zwykły stanowi tylko podstawę rozliczenia między stronami a zarazem dowód księgowy w postępowaniu podatkowym. Dokument "OT" wystawia w trzech egzemplarzach upoważniony pracownik w Biurze Administracji, w tym oryginał dla księgowości, pierwsza kopia dla komórki otrzymującej środek trwały do użytkowania, druga kopia dla wystawcy dowodu, pracownika prowadzącego ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych i pozostałych środków trwałych.
Dokument "OT" podpisują ze strony przekazującej - osoba, która dokonała odbioru, a w przypadku odbioru komisyjnego podpisują członkowie komisji odbierającej. Jeżeli dokument "OT" dotyczy sprzętu i oprogramowania komputerowego członkiem komisji jest pracownik Biura Informatyki i Telekomunikacji, który dokonał instalacji sprzętu lub oprogramowania u osoby, która użytkuje środek trwały. Dowód "OT" podpisuje osoba przyjmująca środek trwały do użytkowania. Dowód zatwierdza zastępca Prezesa lub osoby przez niego upoważnione.
Dowód "OT" stanowi podstawę ewidencji środka trwałego w ewidencji inwentarzowej oraz stanowi podstawę ewidencji syntetycznej. Ewidencja inwentarzowa oraz ewidencja syntetyczna winny być uzgadniane co najmniej na 30 czerwca i 31 grudnia. Ewidencja inwentarzowa stanowi wykaz poszczególnych obiektów inwentarzowych i prowadzi się ją łącznie dla wszystkich środków trwałych, bez względu na ich klasyfikację rodzajową, albo z podziałem na grupy rodzajowe pod warunkiem, że nie powtarzają się te same numery inwentarzowe. Zapisy w ewidencji środków trwałych dokonywane są w porządku chronologicznym z jednoczesnym nadaniem środkowi trwałemu odpowiedniego numeru inwentarzowego. Numery te są nadawane obiektom inwentarzowym za cały okres ich użytkowania tak, aby przy ich pomocy można było zidentyfikować dany obiekt. Ewidencja ta zawiera takie elementy jak: numer inwentarzowy, nazwa i charakter obiektu, wartość początkowa, przychód, rozchód, uwagi.
4.2. dokument "MT - zmiana miejsca użytkowania środka trwałego", sporządza się w momencie przemieszczenia wewnątrz jednostki, związanego ze zmianą głównego użytkownika obiektu środków trwałych. Wiąże się to przeważnie ze zmianą miejsca (lokalizacji) użytkowania obiektu. W Centrali KRUS dokument nie jest stosowany, dokumentem "PP" - wprowadza się zmiany użytkownika w ewidencji osobowej wewnętrznej.
4.3. dokument "PPSWU" oznacza protokół przekazania sprzętu w użytkowanie. Jest to wewnętrzny dokument Centrali KRUS i jest wystawiany w momencie nieodpłatnego przekazania środków trwałych w użytkowanie podmiotom, z którymi Kasa zawarła umowy użyczenia np. szpitale, sanatoria, Zakłady Opieki Zdrowotnej. Dokument sporządza osoba prowadząca ewidencję środków trwałych w Biurze Administracji, a podpisują ze strony przekazującego Dyrektorzy lub Zastępcy w Biurze Prewencji, Rehabilitacji i Orzecznictwa lub Biura Administracji, natomiast ze strony przejmującej osoby reprezentujące jednostkę przejmującą.
4.4. dokument "PT - protokół zdawczo odbiorczy środka trwałego" wystawiany jest w momencie nieodpłatnego przekazania środka trwałego do jednostek organizacyjnych Kasy i odwrotnie. Dokument jest wystawiany przez pracownika Biura Administracji prowadzącego ewidencję ilościowo-wartościową środków trwałych i pozostałych środków trwałych w czterech egzemplarzach. Podpisują go - osoba odpowiedzialna za gospodarkę środkami trwałymi tj. Dyrektor Biura Administracji oraz Główny księgowy lub osoby przez nie upoważnione oraz osoby reprezentujące jednostkę przejmującą dyrektor, główny księgowy lub osoby przez nich upoważnione, dokument parafuje prowadząca ewidencję majątku trwałego. Egzemplarze te są wysyłane do jednostki przyjmującej (np. oddział regionalny, obca jednostka) środek trwały lub pozostały środek trwały celem potwierdzenia odbioru. przez osoby wyżej wymienione. Dwa egzemplarze pozostają u przejmującego nieodpłatnie środek trwały lub pozostały środek trwały. Dwa zostają zwrócone do Centrali jeden egzemplarz dokumentu trafia do Biura Finansów celem zdjęcia z ewidencji księgowej, jeden egzemplarz pozostaje w Biurze Administracji u osoby prowadzącej ewidencję majątku trwałego.
W przypadku nieodpłatnego przejęcia środka trwałego dokument "PT" stanowi podstawę ujęcia tego środka w ewidencji ilościowo-wartościowej prowadzonej w Biurze Administracji oraz w ewidencji wartościowej w księgowości.
4.5. dokument "LT" likwidacja środka trwałego, czyli wycofanie środka trwałego z użytkowania, wynika ze sprzedaży, zniszczenia, kradzieży, zużycia lub nieopłacalności jego dalszej eksploatacji. Tryb likwidacji reguluje Zarządzenie Prezesa KRUS Nr 13 z dnia 23 stycznia 1997 r. wprowadzające instrukcję w sprawie likwidacji środków trwałych w jednostkach organizacyjnych KRUS z późniejszymi zmianami.
Do czasu fizycznej likwidacji środków trwałych postawionych w stan likwidacji ich wartość początkową ujmuje się na koncie pozabilansowym "środki trwałe w likwidacji".
W sytuacji gdy Biuro Administracji finansuje ze środków Funduszu Administracyjnego Centrali inwestycje budowlane, zakupy środków trwałych i pozostałych środków trwałych dla potrzeb jednostek organizacyjnych Kasy. Zespół ds. przygotowania realizacji i rozliczania inwestycji i remontów Biura Administracji sporządza rozliczenie inwestycji i wykaz pierwszego wyposażenia, na podstawie których jednostka organizacyjna Kasy wprowadza te obiekty do ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych.
W przypadku zakupów centralnych środków trwałych i pozostałych środków trwałych dostarczanych bezpośrednio do oddziałów regionalnych, gdy dostawca pozostawi w oddziale kopię faktury, Oddział przyjmuje środek trwały do ewidencji na podstawie kopii faktury. Po sporządzeniu dokumentu OT pod datą przyjęcia środka trwałego do użytkowania jeden egzemplarz dokumentu OT oddział przesyła do Biura Finansów, OT będzie podstawą rozliczenia nakładów inwestycyjnych na koncie 080.
Jeśli dostawca wystawi na całość dostawy fakturę zbiorczą, Biuro Finansów przesyła do oddziałów informację niezbędną do sporządzenia dokumentu OT.
5. Dowody inwentaryzacyjne
Do dowodów inwentaryzacyjnych zaliczamy: arkusz spisu z natury, które stają się drukami ścisłego zarachowania w chwili wydania przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej (sposób wypełniania określa Instrukcja Inwentaryzacyjna), protokół z inwentaryzacji kasy, protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej, protokół z inwentaryzacji kontrolnej, protokół ze spisu składników majątkowych niepełnowartościowych, rozliczenie z inwentaryzacji, rozliczenie osoby materialnie odpowiedzialnej, decyzja o wyksięgowaniu różnic inwentaryzacyjnych (wszystkie dowody w oryginale pozostają w księgowości).
Arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:
* nazwę jednostki,
* numer kolejny arkusza (karty) spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zamianę np. podpis przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej,
* określenie metody inwentaryzacyjnej (pełna inwentaryzacja okresowa, pełna inwentaryzacja ciągła, wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła,
* nazwę lub numer pola spisowego oraz określenie magazynu,
* datę rozpoczęcia i zakończenia spisu (dzień, ewentualnie godzinę),
* termin przeprowadzenia spisu, jeżeli różni się od daty spisu z natury,
* imię, nazwisko oraz podpisy: osoby materialnie odpowiedzialnej (magazyniera), członków zespołu spisowego oraz osób uczestniczących w spisie,
* numer kolejny pozycji arkusza spisu,
* szczegółowe określenie składnika majątku, w tym także symbol identyfikujący np. numer inwentarzowy, symbol kodu towarowo-materiałowego,
* jednostkę miary,
* ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury,
* cenę za jednostkę miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu z natury przez cenę jednostkową.
Wynik spisu ujmuje się w arkuszu spisu w sposób trwały długopisem, cienkopisem lub pismem maszynowym. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest:
* pozostawianie niewypełnionych wierszy,
* korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub inne przerabianie dokonanych zapisów.
Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby treść była czytelna i wpisaniu poprawnego zapisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis członka zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. Po zakończeniu spisu z natury i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisu zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotację o następującej treści:
"Spis zakończono na pozycji...". Następnie prawidłowo wypełnione arkusze podpisują członkowie komisji inwentaryzacyjnej, osoba materialnie odpowiedzialna oraz inne osoby uczestniczące w spisie. Komisja inwentaryzacyjna po zakończeniu czynności spisowych:
* pobiera od osoby obecnej w czasie spisu, a w przypadku spisu materiałów od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi on lub nie wnosi zastrzeżenia do przeprowadzonego spisu,
* sporządza pisemne sprawozdanie z przebiegu spisu,
* przekazuje wszystkie arkusze spisu, zarówno te wypełnione, jak i nie wykorzystane, a także anulowane, wraz z dokumentami przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je Dyrektorowi Biura Administracji w celu ich wyceny. Biura Finansów dokonuje wyceny arkusze spisu materiałów. . Po otrzymaniu wycenionych arkuszy spisu środków trwałych ,pozostałych środków trwałych pracownik Biura Finansów dokonuje porównania wycenionych w systemie Win-STP przez pracownika Biura Administracji spisanych składników majątku z ewidencją wartościową w księgowości.
6. Dowody płacowe
Do dowodów placowych zaliczamy:
- listy płac wynagrodzeń osobowych,
- listę płac wynagrodzeń bezosobowych,
- listy wypłat wynagrodzeń członkom Rady Rolników,
- listę płatniczą zasiłku z ubezpieczenia społecznego,
- kartę wynagrodzenia pracownika.
6.1 Lista płac wynagrodzeń osobowych
Stanowi udokumentowanie naliczenia i wypłaty wynagrodzenia.
Opracowanie i obieg
Listy płac sporządzane są w jednym egzemplarzu przez pracownika w Biurze Finansów na podstawie posiadanych kopii umów o pracę, miesięcznych zestawień kart pracy, zatwierdzonych wniosków urlopowych, zatwierdzonych wniosków premiowych, nagrodowych, pism z Biura Spraw Pracowniczych w przypadku należnych jubileuszy, odpraw emerytalnych, ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, zaświadczeń w przypadku usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Obliczenia wynagrodzeń oraz potrącenia z płac dokonuje pracownik Biura Finansów prowadzący zagadnienia płac. Listy płacy podpisuje osoba sporządzająca dokument, pod względem merytorycznym podpisuje Dyrektor Spraw Pracowniczych, lub osoba przez niego upoważniona, następnie na dowód sprawdzenia formalno-rachunkowego Główny Księgowy lub osoba przez niego upoważniona, zatwierdza Prezes Kasy bądź jego zastępcy. Wynagrodzenia przekazywane są przelewem na konta pracowników, przelewy są importowane z systemu SATURN HR do Systemu Video-Tel. Pracownik Biura Finansów sprawdza zestawienie przelewów z listą płac nanosi adnotację " zapłacono przelewem dnia", a przypadku wypłaty gotówką kasjer nanosi nr KW. Lista wraca do zespołu ds. rachuby płac, który przechowuje listę do czasu przekazania jej do archiwum zakładowego.
6.2. Lista płac wynagrodzeń bezosobowych
Dokument do wypłaty wynagrodzeń za prace wykonane w ramach umów zleceń i umów o dzieło.
Opracowanie i obieg
Sporządza je pracownik Biura Finansów zajmujący się zagadnieniami płac w dwóch egzemplarzach, na podstawie wystawionego rachunku, uprzednio sprawdzonego i zatwierdzonego do wypłaty zgodnie z zawartą umową-zleceniem lub umową o dzieło.
Listy wynagrodzeń bezosobowych podobnie jak listy wynagrodzeń osobowych podpisują te same osoby, w tej samej kolejności, z tą różnicą, że kontrolę merytoryczną pełni dyrektor biura lub osoby przez niego upoważnione, na rzecz, którego praca była wykonywana. Fakt ten stwierdza podpisaniem rachunku, co jest równoznaczne z dyspozycją sporządzenia listy wynagrodzenia bezosobowego w celu dokonania wypłaty. Oryginał listy po dokonaniu wypłaty gotówką lub przelewem zostaje przekazany do zespołu do spraw rachuby płac, gdzie jest przechowywany do czasu przekazania do archiwum zakładowego. Podstawą księgowania kosztów wynagrodzeń i prac zleconych jest zestawienie do listy wypłat.
6.3. Lista wypłat wynagrodzeń członkom Rady Rolników
Stanowi dokument wypłaty świadczeń za udział w posiedzeniu Rady Rolników, prezydium Rady Rolników oraz komisji Rady Rolników. Zasady wynagradzania członków Rady Rolników określone są w rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 6 października 2006 r. w sprawie trybu zgłaszania kandydatów na członków Rady Ubezpieczenia Społecznego Rolników oraz regulaminu i zasad wynagradzania jej członków Dz. U. Nr 189 poz. 1394.
Opracowanie i obieg
Dokument sporządzany jest przez pracownika Biura Finansów zajmującego się zagadnieniami płac w dwóch egzemplarzach na podstawie pisma z Biura Organizacyjno-Prawnego informującego o dacie i składzie posiedzenia, oświadczeniach o poniesionych kosztach podróży.
Listę pod względem merytorycznym podpisuje Dyrektor Biura Organizacyjno-Prawnego lub osoba przez niego upoważniona, pod względem formalno-rachunkowym, główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona, zatwierdza Prezes Kasy lub osoby przez niego upoważnione.
Wypłata następuje gotówką lub przelewem. Sposób postępowania z listą analogiczny jak przy liście wypłat wynagrodzeń osobowych.
6.4. Lista płatnicza z ubezpieczenia społecznego
Stanowi dokument do wypłaty świadczeń za czas zwolnień lekarskich.
Opracowanie i obieg
Dokument sporządzany jest przez pracownika Biura Finansów zajmującego się zagadnieniami płac w jednym egzemplarzu na podstawie zwolnień lekarskich.
Sposób kontroli i zatwierdzania jest taki sam jak w listach wynagrodzeń osobowych.
6.5. Karta wynagrodzenia pracownika
Służy do całorocznej ewidencji wynagrodzeń pracownika.
Opracowanie i obieg
Kartę prowadzi w jednym egzemplarzu pracownik sporządzający listy płac oddzielnie dla każdego pracownika. Karta wynagrodzeń powinna posiadać wszystkie składniki naliczenia jak i potrąceń jakie wykazano w listach płac. Na karcie winny być także odnotowane otrzymane świadczenia ubezpieczenia społecznego oraz wynagrodzenia lub świadczenia otrzymane z innych tytułów. Karta wynagrodzeń stanowi podstawowy dokument do prawidłowego ustalania podstawy naliczeń ZUS, podatków oraz stanowi podstawowy dokument do sporządzania informacji podatkowych.
7. Dowody wewnętrzne księgowości:
* polecenie księgowania,
* noty obciążeniowe i uznaniowe,
* wezwanie do zapłaty.
Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania korekty (błędnego zapisu) operacji, przeniesienia rocznych księgowań kosztów, przychodów w innych przypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowania.
Noty księgowe obciążeniowe i uznaniowe wystawiane są między jednostkami własnymi lub jednostkami nie będącymi płatnikami podatku VAT.
Wezwanie do zapłaty wystawia się w przypadku należności, których termin zapłaty minął.
1. Każdy dowód księgowy zewnętrzny powinien być szczegółowo opisany z uzasadnieniem celowości dokonanej operacji gospodarczej, podaniem szczegółowej informacji dotyczącej przeznaczenia i umiejscowienia zakupionych materiałów lub towarów np.: przekazano do bieżącej eksploatacji, wydano za pokwitowaniem; w przypadku usługi potwierdzenia wykonanej usługi ze wskazaniem protokołu odbioru. Biura merytoryczne dokonują zakupu materiałów czy usług zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych i obowiązującym zarządzeniem Prezesa KRUS w tym zakresie.
Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki organizacyjne, a na dowód sprawdzenia podpisany, przez osoby pisemnie upoważnione oraz zatwierdzony do wypłaty lub dalszej realizacji. Opisywanie, sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych odbywa się w Centrali KRUS w poszczególnych biurach i oznacza:
* prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji,
* celowość dokumentowanych transakcji,
* pomiar ilościowy i wartościowy (w tym: ceny, stawki),
* informacje o płatności,
* dane o rachunku bankowym,
* identyfikacja podmiotowa i przedmiotowa,
* informacje dodatkowe (np. o udzieleniu wcześniejszych zaliczek, przedpłat itp.).
Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu.
Sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym następuje po szczegółowym opisaniu dowodu uzasadniającym celowość dokonanej operacji gospodarczej i należy do zakresu zadań właściwego biura Centrali KRUS. Kontrolę merytoryczną wykonują dyrektorzy biur Centrali lub upoważnieni przez nich pracownicy.
Zatwierdzenia dokonuje Drugi zastępca Prezesa lub osoby przez niego upoważnione i główny księgowy względnie inne osoby pisemnie przez nich upoważnione
2. Dekretacja dowodów księgowych następuje po zakończeniu czynności kontrolnych i weryfikacyjnych. Dekretacja jest ogółem czynności związanych z przygotowaniem dokumentów do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym jej potwierdzeniem. Dekretacja obejmuje:
Dekretacja dowodów spełnia również funkcję kontroli wtórnej dowodów księgowych.
Biura i komórki organizacyjne obowiązane do kontroli dowodów księgowych
W kontroli merytorycznej dowodów księgowych uczestniczą wszystkie Biura Centrali KRUS, które są odpowiedzialne za poszczególne rodzaje zaciąganych przez Centralę zobowiązań finansowych wobec innych kontrahentów. Kontroli formalno rachunkowej dokonują pracownicy Biura Finansów. Szczegółowy zakres obowiązków Biur Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego reguluje zarządzenie Prezesa Kasy w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego KRUS.
1. W sprawdzaniu dowodów księgowych biorą udział wszystkie Biura Centrali KRUS, w związku z tym zachodzi konieczność sprawnego i szybkiego przekazywania dowodów księgowych pomiędzy tymi Biurami. Obieg dowodów księgowych, obejmuje drogę dowodów od chwili wpływu z zewnątrz lub od chwili sporządzenia, do momentu ich zaksięgowania i archiwowania. Obieg dowodów księgowych w Centrali KRUS ma podstawowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania jednostki, przede wszystkim ma bardzo duży wpływ na bieżące i terminowe regulowanie zobowiązań zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych, jak również na terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych i statystycznych.
Osoby, którym imiennie wyznaczono odpowiednie zadania przy obiegu dowodów księgowych, ponoszą odpowiedzialność indywidualną za ich terminowe sporządzanie i przekazywanie do następnej komórki organizacyjnej. Zadania te powinny być szczegółowo określone w zakresie czynności stanowiącym integralną część umowy o pracę. W karcie czynności każdego pracownika Centrali KRUS uczestniczącego w systemie obiegu dowodów księgowych należy oprócz obowiązków określić zakres uprawnień i odpowiedzialności za powierzony pracownikowi odcinek pracy. Dotyczy to również uprawnień otrzymanych do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.
Dla poszczególnych pracowników uczestniczących w systemie obiegu dowodów księgowych należy ustalić:
– przyjmowanie dowodów zewnętrznych,
– rejestrowanie wszystkich przyjmowanych dowodów po uprzedniej wstępnej kontroli ich poprawności,
– przekazywanie przyjętych dowodów (oznaczonych datą wpływu i numerem rejestru) do terminie .. dni od daty przyjęcia,
– wystawianie dowodów kasowych, bankowych, memoriałowych, dowodów wypłat świadczeń oraz innych dowodów, (określić jakich),
– uprawnienie do zatwierdzania dowodów księgowych do wypłaty,
– uprawnienie do sprawdzania i podpisu dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym,
– uprawnienie do wystawiania faktur VAT i faktur korygujących,
– uprawnienie do wystawiania czeków gotówkowych do wysokości złotych,
– uprawnienie do odbioru wyciągów bankowych,
– uprawnienie do wstępnej kontroli przyjmowanych dowodów księgowych,
– uprawnienie do dekretacji dowodów księgowych na właściwe konta,
– inne uprawnienia (wymienić jakie),
– odpowiedzialność materialna za powierzoną kasę lub magazyn, według oświadczenia o odpowiedzialności materialnej złożonego na piśmie,
– odpowiedzialność służbowa za przestrzeganie przepisów o obrocie pieniężnym środkach płatniczych, o gospodarce kasowej i czekach,
– odpowiedzialność służbowa za przyjmowanie prawidłowo wystawianych faktur VAT, rachunków zwykłych i faktur korygujących,
– odpowiedzialność służbowa za prowadzenie i przechowywanie dokumentacji (akt), zgodnie z instrukcją wewnętrzną w tym zakresie,
– odpowiedzialność za terminowe przekazywanie dowodów księgowych zgodnie z instrukcją obiegu dowodów księgowych,
– odpowiedzialność służbowa za inne czynności (wymienić jakie).
2. Ustala się następujący obieg dowodów księgowych płatnych w Centrali KRUS:
1. Dowody księgowe należą do zbioru dokumentacji Centrali KRUS i dlatego muszą być gromadzone, przechowywane i archiwowane na ogólnych zasadach z uwzględnieniem czasu ich przechowywania. Z uwagi na to, że dowody księgowe służą stałym wyjaśnieniom lub udokumentowaniem przez pewien okres po ich realizacji ustala się, że dowody te po ich zaksięgowaniu pozostają w komórce księgowości przez 2 lata, a następnie przekazywane do archiwum. Archiwum prowadzi Biuro Administracji zgodnie z instrukcją kancelaryjną, rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją archiwalną.
Zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, o których mowa w art. 10 ust.1 ww. ustawy, księgi rachunkowe, dowody finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe podlegają ochronie danych.
Należy je więc przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości okres przechowywania dowodów księgowych wynosi 5 lat. Wyjątkiem od tej zasady są:
Wszystkie terminy biegną od pierwszego dnia roku obrotowego następującego po roku sprawozdawczym.
3. Przepisy art. 75 ustawy o rachunkowości przewidują możliwość udostępniania osobie trzeciej dowodów księgowych lub zbiorów dowodów. Udostępnienie takie jest możliwe za pisemną zgodą kierownika jednostki.
W przypadku konieczności wydania oryginalnych dowodów księgowych poza siedzibę Centrali KRUS wymagane jest, aby oprócz pisemnej zgody sporządzić zestawienie wydawanych dowodów z określeniem terminu ich zwrotu i uzyskać potwierdzenie odbioru tych dowodów.
Zasady udostępniania danych osobowych pracowników KRUS osobom trzecim, prawnym i fizycznym, określają szczegółowo przepisy zarządzenia nr 11 Prezesa KRUS z dnia 30 kwietnia 1999 r. cytowanego w § 2 pkt 1h niniejszej instrukcji.