Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2003.3.30

Akt utracił moc

Wersja od: 31 lipca 2008 r.

ZARZĄDZENIE

PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

z dnia 18 grudnia 2002 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej

Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375), zarządza się co następuje:

§ 1. W Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, zwanej dalej "Kasą", wprowadza się:

1) instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik Nr 1,

2) rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik Nr 2,

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum Kasy, stanowiącą załącznik Nr 3.

§ 2. Za wprowadzenie i stosowanie przepisów wymienionych w § 1 w podległych komórkach lub jednostkach organizacyjnych, odpowiedzialni są dyrektorzy komórek organizacyjnych Centrali Kasy oraz dyrektorzy oddziałów regionalnych i innych jednostek organizacyjnych Kasy.

§ 3. Dyrektorzy, o których mowa w § 2 odpowiedzialni są za opracowanie wyciągu z rzeczowego wykazu akt, dostosowanego do zakresu działania komórki lub jednostki organizacyjnej.

§ 4. Pracownicy Kasy mają obowiązek zapoznać się z zasadami właściwego postępowania z dokumentacją.

§ 5. Traci moc Zarządzenie Nr 49 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 1 sierpnia 1994 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji archiwalnej oraz zarządzenia zmieniające: Nr 135 z dnia 12 czerwca 1997 r., Nr 256 z dnia 13 listopada 1997 r., Nr 31 z dnia 8 listopada 2000 r.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1.

1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej "instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnej w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem, bądź utratą dokumentów w Kasie.

3. Instrukcja ustala zasady postępowania z aktami jawnymi i niejawnymi określonymi klauzulą "zastrzeżone" (ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. ochronie informacji niejawnych - Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późniejszymi zmianami - i wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze). Postępowanie z innymi aktami niejawnymi regulują odrębne przepisy. Obiegiem tych akt zajmuje się kancelaria tajna.

4. Tryb postępowania przy przetwarzaniu, przechowywaniu i udostępnianiu danych osobowych podlegających ochronie reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.) wraz z przepisami wykonawczymi oraz Zarządzenie Nr 11 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 30 kwietnia 1999 r. w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia należy rozumieć następująco:

1) Kasa - Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,

2) komórka organizacyjna - biuro, wydział, samodzielny referat, samodzielne stanowisko pracy,

3) oddział - oddział regionalny Kasy,

4) placówka - placówka terenowa Kasy,

5) kancelaria - wewnętrzna komórka organizacyjna Kasy, załatwiająca sprawy obsługi kancelaryjnej,

6) sekretariat - stanowisko pracy lub osoba wyznaczona do obsługi sekretariatu Prezesa Kasy lub jego zastępców,

7) referent - pracownik załatwiający sprawę i przechowujący dokumentację sprawy,

8) sprawa - pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności urzędowych,

9) znak sprawy - zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i grupy rzeczowej z wykazu akt,

10) akta sprawy - cała dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia (dokumenty, notatki, pisma, plany, formularze, rysunki, fotokopie itp.) zawierająca dane istotne przy rozpatrywaniu sprawy,

11) teczka spraw - teczka, skoroszyt, segregator, itp., służące do przechowywania akt dotyczących jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych spraw, zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

12) dokument - akt mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawdziwość zawartych w nim danych lub zdarzeń,

13) korespondencja - każde pismo wpływające do Kasy (wpływ) lub wysyłane przez Kasę (wysyłka),

14) rejestr kancelaryjny - specjalna księga przeznaczona do rejestrowania spraw jednorodnych lub masowo wpływających (zastępuje spis spraw),

15) przesyłka - każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka,

16) załącznik - każdy dokument odnoszący się do treści lub tworzący pod względem treści całość z pismem przewodnim,

17) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych,

18) aprobata - zgoda na treść lub sposób załatwiania sprawy,

19) parafa - skrócony podpis osoby wyrażającej aprobatę,

20) adnotacja - naniesienie istotnych uwag, wpisanie daty i parafowanie,

21) termin - okres czasu lub konkretna data, wynikające z obowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych i przełożonych, wyznaczające czas załatwienia sprawy,

22) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem,

23) pieczęć - pieczęcie (stemple) nagłówkowe, wpływu, imienne, itp.,

24) Kpa - ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zmianami) Kodeks postępowania administracyjnego.

§  3.

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych zalicza się w szczególności:

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji i przesyłek,

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3) sporządzanie maszynopisów, powielanie pism i materiałów,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów,

6) przyjmowanie i nadawanie korespondencji pocztą elektroniczną i faksem,

7) inne czynności manipulacyjne wykonywane w toku obiegu pism,

8) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych biur w Centrali Kasy i wydziałów lub stanowisk pracy w oddziałach regionalnych Kasy.

2. Czynności kancelaryjne w Kasie wykonują:

1) kancelaria,

2) sekretariaty,

3) referenci,

4) wyznaczony pracownik w biurach Centrali, wydziałach oddziałów regionalnych lub placówkach terenowych.

Rozdział  II

Przyjmowanie i obieg korespondencji (wpływów)

§  4.

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, z wyjątkiem wiadomości przesyłanych pocztą elektroniczną i faksem.

2. Przyjmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokółu doręczenia przesyłki uszkodzonej.

3. Korespondencję dzieli się na:

1) zwykłą,

2) specjalną (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe),

3) inną (poczta elektroniczna, faks).

Wpływy specjalne kancelaria wpisuje do rejestru wpływów specjalnych, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach, dalekopisach, oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.

Korespondencję przesyłaną pocztą elektroniczną i faksem przyjmują komórki organizacyjne posiadające urządzenia do ich odbioru.

§  5.

1. Poszczególne komórki organizacyjne mogą przyjmować korespondencję właściwą dla swojej komórki bezpośrednio od interesantów - w przypadku, gdy jest ona pilna lub doręczona osobiście.

2. Korespondencję taką należy jednak przekazać do kancelarii w celu zewidencjonowania.

§ 6. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki (wpływy) z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,

3) oferty dot. zamówień publicznych. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem "oferta" okaże się, że zawiera ona dokumenty z zakresu postępowania o zamówienie publiczne, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.

§  7.

1. Przyjmując przesyłki, kancelaria sprawdza:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole umieszczone zostały na kopercie,

3) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku, zawiadamiając o tym fakcie nadawcę.

2. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się natychmiast do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

3. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

4. Na każdym wpływającym piśmie umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającej datę otrzymania oraz symbol komórki organizacyjnej, której pismo dotyczy. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na przesyłkach i wpływach nie wymagających merytorycznego załatwienia (prospekty, czasopisma, biuletyny, dzienniki urzędowe, a także na czekach, wekslach, orzeczeniach sądowych i arbitrażowych, załącznikach do pism, itp.).

§ 8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, itp.,

2) niejawnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

3) w których brak jest nadawcy albo daty pisma lub, gdy dane te są nieczytelne,

4) gdy na kopercie zamieszczono adnotację dotyczącą stwierdzonych niezgodności przesyłki,

5) mylnie skierowanych,

6) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

7) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

§  9.

1. Po wykonaniu czynności określonych w §§ 4-8, kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje w Centrali Kasy - do sekretariatu Prezesa i jego zastępców oraz do poszczególnych biur, zaś w oddziałach regionalnych - do sekretariatu dyrektora i jego zastępcy, do wydziałów i stanowisk pracy w oddziałach i placówkach terenowych.

2. Jeżeli wpływające do Kasy pismo dotyczy dwu lub więcej spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych, kancelaria kieruje je do tej komórki, do której należy sprawa podstawowa, a w razie trudności w dokonaniu oceny - według pierwszej sprawy poruszonej w danym piśmie.

Rozdział  III

Przekazywanie korespondencji (wpływów) Prezesowi Kasy i jego zastępcom w Centrali, dyrektorowi i jego zastępcy w oddziałach regionalnych Kasy, kierownikowi w placówkach terenowych

§  10.

1. Prezesowi Kasy kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję (wpływy):

1) adresowaną do Prezesa Kasy,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3) od organów nadrzędnych,

4) skargi i wnioski dotyczące działalności Kasy,

5) zastrzeżoną przez Prezesa Kasy,

6) protokóły i wnioski pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy nadrzędne lub inne organy kontrolne,

7) dotyczącą spraw osobowych pracowników Kasy.

2. Zastępcom Prezesa Kasy kancelaria przekazuje poprzez ich sekretariaty korespondencję (wpływy):

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy Prezesem Kasy i jego zastępcami.

3. Dyrektorowi oddziału regionalnego Kasy kancelaria przekazuje korespondencję (wpływy):

1) adresowaną do dyrektora oddziału,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3) od organu nadrzędnego,

4) skargi i wnioski dotyczące działalności oddziału,

5) protokóły i wnioski pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez pracowników Centrali Kasy oraz inne organy kontrolne,

6) dotyczącą spraw osobowych pracowników oddziału,

7) zastrzeżoną przez dyrektora oddziału do wglądu.

4. Zastępcy dyrektora oddziału kancelaria przekazuje korespondencję (wpływy):

1) imiennie do niego adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy dyrektorem oddziału i jego zastępcom.

5. Kierownikowi placówki przekazywana jest korespondencja (wpływy):

1) imiennie do niego adresowana,

2) dotycząca prowadzonych przez placówkę spraw.

Rozdział  IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów, przeglądanie i przydzielanie korespondencji (wpływów)

§  11.

1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję (wpływy) i przekazuje Prezesowi Kasy i jego zastępcom w Centrali oraz dyrektorom i ich zastępcom - w oddziałach, zaś w placówkach - wyznaczonemu pracownikowi.

2. Przejrzaną i zwróconą korespondencję przez Prezesa Kasy i jego zastępców w Centrali, zaś dyrektora i jego zastępcę w oddziałach (kierownika w placówkach), pracownik sekretariatu (wyznaczony pracownik) zgodnie z decyzją dzieli na:

1) podlegającą załatwieniu przez: Prezesa Kasy, jego zastępców w Centrali Kasy, w oddziałach - przez dyrektora lub jego zastępcę, w placówkach - przez kierownika,

2) podlegającą załatwieniu przez biura w Centrali, zaś w oddziałach - przez wydziały lub stanowiska pracy, w placówkach - przez stanowiska pracy.

3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 pracownik sekretariatu (lub wyznaczony pracownik) przekazuje do właściwych biur (wydziałów lub stanowisk pracy).

§  12.

1. Na korespondencji przewidzianej do załatwienia przez biura (wydziały, stanowiska pracy, poszczególnych pracowników) umieszcza się w obrębie pieczątki wpływu dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwiania sprawy.

2. Jeżeli korespondencja (wpływy) dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych (biur, wydziałów lub pracowników), przekazuje się je biuru, wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy podstawowej.

W razie trudności w ustaleniu sprawy podstawowej, pismo przekazuje się biuru, wydziałowi lub pracownikowi właściwemu do załatwienia sprawy, wymienionej w piśmie w pierwszej kolejności.

Rozdział  V

Wewnętrzny obieg akt

§  13.

1. Obieg akt między biurami w Centrali, zaś wydziałami lub stanowiskami pracy - w oddziałach (placówkach) powinien być bezpośredni. Pisma kieruje się do miejsca przeznaczenia z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.

2. Akta spraw będących w toku załatwiania przesyła się do poszczególnych punktów zatrzymania w teczce obiegowej (obwolucie) oznaczonej symbolem biura (wydziału, stanowiska pracy), nazwiskiem referenta sprawy, numerem jego pokoju i telefonu wewnętrznego.

3. Sprawy pilne przesyła się w teczkach obiegowych z napisem "pilne".

4. Obieg akt odbywa się za pokwitowaniem.

Rozdział  VI

System kancelaryjny, rejestracja, znakowanie spraw

§  14.

1. W Kasie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi rzeczową klasyfikację i archiwalną kwalifikację akt powstających w toku działalności Kasy. Ujmuje on w grupy wszystkie sprawy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym. Jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera symbole i hasła klasyfikacyjne spraw. Symbol składa się z pierwszej cyfry oznaczającej klasę pierwszego stopnia oraz następnych, oznaczających klasy dalszych stopni.

3. Jednolity rzeczowy wykaz akt obowiązujący w Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego ustala Prezes Kasy w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

4. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt:

1) materiały archiwalne - akta o wartości historycznej wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego - kategoria "A",

2) dokumentacja niearchiwalna:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (określających liczbę lat przechowywania) oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację manipulacyjną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, które po pełnym wykorzystaniu przekazuje się na makulaturę bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, jednak w porozumieniu z pracownikiem tego archiwum,

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która jest przechowywana przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadza Archiwum Akt Nowych - w odniesieniu do Centrali Kasy i właściwe archiwa państwowe - w odniesieniu do oddziałów regionalnych Kasy, które to archiwa mogą dokonać zmiany kategorii archiwalnej tej dokumentacji.

5. System bezdziennikowy nie wyklucza stosowania dzienników (kontrolek wpływów) celem ewidencji pism wpływających do Kasy i wychodzących.

§  15.

1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych (§ 34).

Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2. Poszczególne spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy w miarę napływu spraw. Dopuszcza się w przypadku małej liczby korespondencji lub dotyczącej pracy organów działających kadencyjnie, prowadzenie teczek przez okres dłuższy, niż jeden rok.

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt teczki macierzystej, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej.

Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotu spraw, bądź w układzie numerowym.

4. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.

Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu podteczki oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. OP-0240/5/02).

5. Dla ułatwienia sprawy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...".

Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§  16.

1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma zapoczątkowującego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego.

Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach (druk: Pu-Kn-4).

Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór spisu spraw stanowi załącznik do Instrukcji wzór C.

2. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy dotyczy ono sprawy już wszczętej, czy też zapoczątkowuje nową sprawę.

W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje się jako nową sprawę.

W obu przypadkach referent wpisuje znak sprawy w obrębie pieczęci wpływu.

3. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej sprawy otrzymuje identyczny znak.

4. Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto np. OP-022/1/02.

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku, załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

6. W przypadku konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku, w spisie spraw ubiegłego roku czyni się adnotację "przeniesiono do teczki znak..."

§  17.

1. Nie podlegają rejestracji:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty).

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

3) rachunki i inne dokumenty księgowe,

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§  18.

1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zamiast spisów spraw, zakłada się rejestry kancelaryjne, które mogą być prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje właściwy symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie prowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje Prezes Kasy - w Centrali, zaś dyrektor oddziału - w oddziale i placówce terenowej. Rejestry prowadzą referenci spraw.

Postanowienia te nie dotyczą rejestrów, których prowadzenie wynika z odrębnych przepisów.

4. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów, co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, lecz zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

§ 19. W Kasie prowadzone są następujące rejestry kancelaryjne:

1) rejestr skarg i wniosków - w Centrali, oddziałach i placówkach,

2) rejestr aktów prawnych Prezesa Kasy - w Centrali.

Rozdział  VII

Załatwianie spraw

§  20.

1. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw.

Załatwianie ustne może być stosowane wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie.

Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia sprawy powinny być utrwalone w aktach w formie protokółu lub podpisanej przez stronę adnotacji (art. 14 § 2 Kpa).

2. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się formę korespondencyjną.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

§  21.

1. Załatwianie spraw może być:

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie), albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Załatwienie ostateczne sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata).

§ 22. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynnościami w terenie sporządza się, o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokółu - notatki służbowe lub dokonuje adnotacji na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają istotne znaczenie w załatwianej sprawie.

Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 23. Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy itp.). W zależności od tego, czy odpis sporządza się z oryginału, czy z odpisu - należy u góry zaznaczyć "odpis" lub "odpis z odpisu", a pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę:

"Stwierdzam zgodność z oryginałem" lub: "Stwierdzam zgodność odpisu z odpisem", a następnie umieszcza się datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści, z podaniem stanowiska służbowego.

§  24.

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności.

2. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

3. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwiania sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi.

Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii, w celu wysłania adresatowi. Jeżeli kopię pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

4. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie wraz z kopią do podpisania.

5. Jeżeli pismo dotyczy zakresu działania kilku różnych komórek organizacyjnych, to odpowiedź na nie sporządzana jest przez jedną z tych komórek (w porozumieniu z pozostałymi) i wyczerpuje wszystkie zagadnienia w piśmie zawarte.

§  25.

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A-4 lub A-5.

Powinno zawierać:

1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę,

5) odbiorcę i jego adres,

6) treść załatwienia,

7) podpis (imię i nazwisko),

8) imienną pieczątkę służbową.

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać parafę referenta, imienną pieczątkę służbową i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma).

3. W razie potrzeby pismo i jego kopie powinny zawierać również dalsze następujące określenia:

1) nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu: "Polecony", "ekspres", "za potwierdzeniem", "pilne", itp.,

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesłanych załączników lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, zaś na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika,

3) jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości",

4) pod treścią pisma z lewej strony podaje się termin wyznaczony do załatwienia sprawy (określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych).

Po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy.

§  26.

1. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:

1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów art. 36 Kpa,

2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia,

2. Ponaglenia dołącza się do akt sprawy, której one dotyczą.

Rozdział  VIII

Wysyłanie i doręczanie pism

§  27.

1. Pisma przeznaczone do wysyłania kancelaria:

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz, czy dołączono przewidziane załączniki - w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,

2) potwierdza na kopii pisma swoją parafą jego wysyłkę oraz odciska datownik,

3) zwraca referentowi teczki obiegowe z kopiami wysłanych pism,

4) wpisuje przesyłki specjalne do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

5) do pism wysłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

2. Dla pism otrzymanych do wysyłki przygotowuje się koperty, na których w lewym górnym rogu odciska się pieczęć nagłówkową, a pod nią wpisuje się wszystkie znaki pism znajdujących się w kopercie. Adres należy wpisać w środkowej części koperty. Po zakopertowaniu pism, w prawej górnej części koperty umieszcza się znak opłaty dokonanej przez frankownicę lub nakleja znaczek opłaty pocztowej odpowiedniej wartości.

3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu podpisania.

5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres, poczta kurierska). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

6. Przesyłki do urzędów centralnych przekazywane są do punktów wymiany korespondencji.

Rozdział  IX

Przechowywanie akt

§  28.

1. Akta spraw przechowuje się w Centrali Kasy w biurach, w oddziałach - w poszczególnych wydziałach, zaś w placówkach - w stanowiskach pracy, a także w archiwach zakładowych.

2. W biurach (wydziałach, stanowiskach pracy), przechowuje się akta spraw do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego.

Rozdział  X

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§  29.

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w archiwach zakładowych.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami po upływie 2 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.

3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z dyrektorami biur Centrali, a w oddziałach - dyrektorami oddziałów, ustala corocznie terminarz przekazywania akt do archiwum zakładowego.

4. Teczki spraw ostatecznie załatwionych powinny być na zewnętrznej stronie zaopatrzone w następujące napisy:

1) na środku u góry: "Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego - Centrala", "Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego - Oddział Regionalny w ...", "Placówka Terenowa w ...", pieczątka biura merytorycznego C/KRUS lub innej komórki organizacyjnej OR, PT,

2) w prawym górnym rogu - oznacza się kategorię archiwalną,

3) w lewym górnym rogu - znak akt, tj. symbol komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacji według wykazu akt,

4) na środku teczki - tytuł teczki, tj. hasło według wykazu akt i ewentualnie bliższe określenie zawartości teczki,

5) pod tytułem teczki - ewentualnie tom teczki i daty skrajne akt (daty roczne) - załącznik wzór D.

§  30.

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, poszczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.

Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw.

W obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów, itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie (§ 29 ust. 4),

6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki, liczby stron zawartych w teczce.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe (załącznik wzór E).

§  31.

1. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowania ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

§ 32. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych akt, organizację pracy w archiwum zakładowym oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, określają postanowienia ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396) oraz rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

Rozdział  XI

Postępowanie z aktami zastrzeżonymi

§ 33. W postępowaniu z aktami zastrzeżonymi stosuje się tryb ustalony do akt jawnych z tym, że:

1) Pisma zastrzeżone podlegają rejestracji w odrębnych rejestrach.

2) Obieg akt zastrzeżonych w toku ich załatwiania odbywa się w kopertach zabezpieczających akta przed wglądem osób nieuprawnionych.

3) Akta zastrzeżone należy przechowywać poza kancelarią tajną jedynie w meblach biurowych zamykanych na klucz.

4) Pisma zastrzeżone wysyła się w dwóch nieprzezroczystych kopertach, przy czym zewnętrzną kopertę zaopatruje się w adres, dane identyfikujące pakującego, sygnaturę literowo-cyfrową dokumentu i oznacza klauzulą zastrzeżone. Na kopercie zewnętrznej umieszcza się adres, nadawcę, numer i pozycję z wykazu nadanych przesyłek.

5) Pisma zastrzeżone należy numerować i przesyłać według jednorazowego lub stałego rozdzielnika, w którym określa się adresatów, numery egzemplarzy przeznaczonych do adresatów oraz numery egzemplarzy pozostających w aktach jednostki organizacyjnej.

6) Symbol "z" należy umieszczać na pismach zastrzeżonych przed numerem rejestracyjnym sprawy oraz znakiem sprawy.

7) Przekazywanie akt zastrzeżonych osobom upoważnionym odbywa się za pokwitowaniem.

Rozdział  XII

Postępowanie z aktami przy likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej

§ 34. Komórka organizacyjna Kasy, która jest prawnym następcą części lub całości zadań zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki organizacyjnej przejmuje akta spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.

Kopie spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe przejmuje akta spraw zakończonych likwidowanej lub reorganizowanej komórki organizacyjnej i uporządkowane zgodnie z § 29 i § 30 niniejszej instrukcji.

Rozdział  XIII

Postanowienia końcowe

§  35.

1. Dyrektorzy biur Centrali i dyrektorzy oddziałów powinni systematycznie kontrolować wykonywanie czynności przydzielonych podległym referentom, a w szczególności sprawdzać okresowo stan prac nie załatwionych i termin załatwienia sprawy.

2. Nadzór nad sprawnym i terminowym obiegiem korespondencji oraz przekazywaniem akt do archiwum zakładowego sprawuje Dyrektor Biura Administracji i Inwestycji - w Centrali, zaś w oddziałach i placówkach - dyrektor oddziału.

3. Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane niniejszą instrukcją, określają dyrektorzy wymienieni w ust. 2.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 2 ¹

RZECZOWY WYKAZ AKT KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

CZĘŚĆ  I

ZASADY OGÓLNE

§  1.

1. Rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Archiwum Państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji niearchiwalnej, uznając ją za materiały archiwalne.

§ 2. Klasyfikowania i kwalifikowania akt należy dokonywać zgodnie z rzeczowym wykazem akt Kasy (załącznik nr 2 do zarządzenia Prezesa Kasy) zwanego dalej "wykazem akt".

§  3.

1. Wykaz akt ustala kategorię akt dla komórek merytorycznych i innych. Przez użyte w wykazie akt określenie "komórka merytoryczna" należy rozumieć komórkę, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy i która przechowuje całość akt sprawy.

Przez użyte w wykazie akt "komórka inna" należy rozumieć komórki lub komórkę organizacyjną, w której występują akta o tym samym haśle, co w komórce merytorycznej, lecz stanowią materiał pomocniczy lub zostały nadesłane do wiadomości.

2. Komórka organizacyjna sporządza dla własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający hasła występujące w jej działalności.

3. Wyciągi te powinny obejmować wybrane z wykazu akt odpowiednie do potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne i kwalifikację archiwalną.

4. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb może:

a) zawierać nowe pozycje, utworzone przez bardziej szczegółową rozbudowę tematyczną,

b) obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu.

5. W przypadku rozbudowy pozycji z wykazu akt w komórce organizacyjnej obowiązują oznaczenia kategorii archiwalnych i okresy przechowywania akt ustalone w rozbudowanej klasie wykazu akt.

6. W przypadku zawężenia pozycji wykazu akt, należy stosować najwyższą kategorię archiwalną w klasach komasowanych.

7. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.

8. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego lub drugiego rzędu mogą być wprowadzone wyłącznie w uzgodnieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.

CZĘŚĆ  II

KLASY PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0-ZARZĄDZANIE

00 - Organy kolegialne

01 - Organizacja

02 - Akty normatywne, obsługa prawna, pomoc prawna

03 - Planowanie, sprawozdawczość, statystyka

04 - Informatyka

05 - Skargi i wnioski

06 - Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja, służba prasowa

07 - Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

08 - Współpraca z zagranicą

09 - Kontrole

1 - KADRY

10 - Ogólne zasady pracy i płac

11 - Zatrudnienie

12 - Ewidencja osobowa

13 - Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 - Szkolenie, kształcenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 - Metody pracy

16 - Dyscyplina pracy

17 - Sprawy socjalno-bytowe

18 - Ubezpieczenia osobowe

2 - ŚRODKI RZECZOWE

20 - Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi

21 - Inwestycje i remonty

22 - Administracja nieruchomości

23 - Gospodarka materiałowa

24 - Transport i łączność

25 - Gospodarka energetyczna

26 - Ochrona mienia

27 - Obrona cywilna

3-EKONOMIKA

30 - Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

31 - Finanse i księgowość

32 - Księgowość finansowa

33 - Rozliczanie płac

34 - Księgowość materiałowo-towarowa

35 - Koszty

36 - Fundusze ustawowe

37 - Fundusze specjalne

38 - Inwentaryzacja

39 - Dyscyplina budżetowa

4 - UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE

40 - Obejmowanie ubezpieczeniem społecznym i wymiar składek

41 - Rozliczenia z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne rolników

42 - Opracowania analityczne i informacje o stanie rozliczeń z płatnikami składek

43 - Ubezpieczenia zdrowotne

5 - PREWENCJA I REHABILITACJA

50 - Prewencja wypadkowa

51 - Rehabilitacja lecznicza

52 - Rehabilitacja zawodowa

53 - Opracowania syntetyczno-analityczne

6 - ORZECZNICTWO LEKARSKIE

60 - Orzecznictwo lekarskie dla ustalenia prawa do renty i odszkodowania z tytułu uszczerbku na zdrowiu

61 - Orzecznictwo związane z czasową niezdolnością do pracy

62 - Opracowania syntetyczno-analityczne

7 - ŚWIADCZENIA Z UBEZPIECZENIA WYPADKOWEGO, CHOROBOWEGO I MACIERZYŃSKIEGO

70 - Przyznawanie świadczeń

71 - Wypłata świadczeń

72 - Opracowania syntetyczno-analityczne

8 - ŚWIADCZENIA Z UBEZPIECZENIA EMERYTALNO-RENTOWEGO

80 - Postępowanie w zakresie przyznawania świadczeń

81 - Wypłata świadczeń

82 - Świadczenia zlecone do wypłaty

83 - Opracowania syntetyczno-analityczne

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO

I.

PRZEPISY OGÓLNE

1. Instrukcja określa:

a) organizację i zakres działania archiwum zakładowego,

b) zasady i tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwum zakładowego,

c) zasady przechowywania, ewidencjonowania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych (kat. A) do archiwum państwowego oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B).

2. Archiwa zakładowe działają w Centrali i oddziałach regionalnych Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Dokumentację pochodzącą z placówek terenowych przechowuje się w archiwach oddziałów regionalnych.

3. Przez użyte w instrukcji określenia:

a) jednostka organizacyjna - należy rozumieć Centralę, oddziały regionalne, placówki terenowe,

b) komórka organizacyjna - biuro, wydział, samodzielny referat, samodzielne stanowisko pracy,

c) dokumentacja - są to wszelkiego rodzaju akta, księgi, dokumentacja techniczna, statystyczna, mapy niezależnie od techniki ich wykonania, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym, na nośnikach magnetycznych lub optycznych.

4. Bezpośredni nadzór nad działalnością archiwum zakładowego Kasy sprawuje Dyrektor Biura Administracji i Inwestycji w Centrali, zaś w oddziałach regionalnych - dyrektor oddziału.

II.

PODZIAŁ ZBIORU DOKUMENTACJI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO NA KATEGORIE

1. Dokumentacja powstała w toku działalności Kasy podlegająca przechowywaniu w archiwum zakładowym, dzieli się na kategorie:

A) materiały archiwalne (akta kat. "A"), mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania przekazuje się do właściwego archiwum państwowego;

B) dokumentację niearchiwalną (akta kat. "B"), posiadającą czasowe znaczenie praktyczne, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podanego w wykazie akt, podlega brakowaniu, z tym że:

a) symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie ustalonego w wykazie akt okresu przechowywania, podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego, które może dokonać ewentualnej zmiany oceny tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne,

b) symbolem B z dodaniem cyfry arabskiej oznacza się akta, które po upływie ustalonego w wykazie akt okresu ich przechowywania mogą być przekazywane na makulaturę; okres ich przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od pierwszego stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy, np. dla spraw załatwionych w ciągu roku 1997 oznaczone symbolem B5 mogą być przekazane na makulaturę 1 stycznia 2003 r.,

c) symbolem Bc - oznacza się materiały manipulacyjne, o krótkim znaczeniu praktycznym, które po wykorzystaniu mogą być brakowane w komórkach organizacyjnych za wiedzą i zgodą osoby prowadzącej archiwum zakładowe.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 1 lit. B) b) uznając ją za materiały archiwalne.

3. Podział dokumentacji na materiały archiwalne (kat. A) i pozostałą dokumentację (dokumentację niearchiwalną kat. B) określony został dla Kasy w jednolitym, rzeczowym wykazie akt, stanowiącym załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 30 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 18 grudnia 2002 r.

4. Materiały archiwalne (kat. A) są przechowywane w archiwum Kasy przez okres 25 lat, a następnie przekazywane do właściwego archiwum państwowego.

III.

ARCHIWUM ZAKŁADOWE - ZAKRES DZIAŁANIA I PERSONEL

1. W archiwum zakładowym gromadzi się dokumentację wytworzoną przez Kasę.

2. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

a) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki organizacyjnej,

b) przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

c) udostępnianie dokumentacji do celów służbowych,

d) przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych (kat. A) do właściwego archiwum państwowego,

e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B), udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie przez wyspecjalizowaną firmę, po uprzednim uzyskaniu na to zgody właściwego archiwum państwowego.

3. Archiwum zakładowe prowadzi archiwista, mający odpowiednie kwalifikacje, zobowiązany do systematycznego ich podnoszenia w kontakcie z właściwym archiwum państwowym.

Do jego obowiązków, poza czynnościami wym. w ust. 2 należy:

a) sporządzanie rocznego planu pracy archiwum zakładowego i sprawozdania z rocznej jego działalności,

b) ścisła współpraca i konsultowanie pracowników komórek organizacyjnych, odpowiedzialnych za kompletowanie i porządkowanie akt przekazywanych do archiwum zakładowego,

c) utrzymywanie ścisłych kontaktów z archiwum państwowym dotyczących prawidłowego funkcjonowania archiwum zakładowego.

IV.

LOKAL I WYPOSAŻENIE ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1. Archiwum zakładowe powinno być zlokalizowane w pomieszczeniu, które powinno być:

a) suche, dobrze wietrzone, odpowiednio ogrzewane,

b) zapewniające rezerwy wolnego miejsca na regałach lub na półkach i w szafach,

c) wyposażone w termometr pokojowy i higrometr (temperatura nie może przekraczać 18 st. C, a wilgotność 55 %),

d) zabezpieczone przed pożarem w odpowiedni sprzęt, również elektroniczny, sprawdzany w terminach gwarantujących jego sprawność użytkową (gaśnice proszkowe),

e) zabezpieczone przed kradzieżą i dostępem osób niepowołanych przez okratowanie okien, zabezpieczenie drzwi blachą i zaopatrzenie pomieszczeń i ewentualnie szaf w odpowiednie zamki oraz elektroniczny sprzęt antywłamaniowy,

f) wyposażone w schemat topograficzny rozmieszczenia akt umieszczony w widocznym miejscu.

2. W pomieszczeniu powinna znajdować się odpowiednia ilość regałów metalowych lub szaf, dostosowanych do wymiarów dokumentacji.

Regały powinny być prostopadle ustawione do okien i w odpowiednich odstępach (nie mniejszych niż 70 cm), umożliwiających szybkie dotarcie do akt i oddalone od urządzeń grzewczych o około 2 m.

3. Regały (względnie szafy) numeruje się cyframi rzymskimi, a półki arabskimi.

4. W odrębnej szafie przechowywana jest ewidencja archiwum zakładowego (kat. A).

5. W lokalu archiwum nie należy przechowywać przedmiotów nie stanowiących jego wyposażenia.

6. Palenie tytoniu w archiwum jest zabronione.

7. Po zakończeniu pracy, pomieszczenia archiwum zakładowego zamyka się i opieczętowuje, a klucze przekazuje się do portierni.

Zapasowy komplet kluczy winien znajdować się w szafie pancernej Dyrektora Biura Administracji i Inwestycji w Centrali i dyrektora oddziału - w oddziałach regionalnych. Prawo wstępu do pomieszczenia magazynów archiwum zakładowego mają: pracownicy archiwum, ich przełożeni, upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych oraz osoby upoważnione do korzystania z dokumentacji do celów służbowych.

V.

PRZEJMOWANIE DOKUMENTACJI PRZEZ ARCHIWUM ZAKŁADOWE

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres 2 lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.

2. Po upływie terminu przechowywania akt, archiwum zakładowe przejmuje dokumentację aktową kompletnymi rocznikami. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do prac bieżących można korzystać wypożyczając je z archiwum zakładowego po dokonaniu czynności przekazania, tj. umieszczenia w spisie zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

3. Dokumentacja przeznaczona do przekazania do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana. Przez uporządkowanie rozumie się:

A) ułożenie akt wewnątrz teczek sprawami, zgodnie ze spisem spraw, a w obrębie poszczególnych spraw chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na wierzchu);

B) opisanie teczek przez umieszczenie na stronie tytułowej:

a) na środku u góry nazwy jednostki organizacyjnej (Kasa) i nazwy komórki organizacyjnej (np. biura, wydziału itp.),

b) w lewym górnym rogu - znaku teczki składającego się z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt,

c) w prawym górnym rogu - kategoria dokumentacji, a przy aktach kat. B również okresu przechowywania,

d) na środku tytuł akt, tj. hasło według wykazu akt z bliższym określeniem zawartości teczki i wyliczeniem np. rodzaju dokumentów,

C) usunięcie z teczek zawierających akta kat. A wtórników i części metalowych (zszywek, spinaczy itp.).

4. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego w układzie zgodnym z wykazem akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych oddzielnie dla kat. A (w 4 egz.) i oddzielnie dla kat. B (w 3 egz.). Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje komórka organizacyjna zdająca akta, trzy egzemplarze spisów akt kat. A i dwa egzemplarze spisów akt kat. B otrzymuje archiwum zakładowe. Każdy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego jest podpisywany przez przekazującego i prowadzącego archiwum zakładowe.

5. Do akt przekazanych do archiwum zakładowego dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne jak np. kartoteki, skorowidze itp.

VI.

PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA ZASOBU ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1. Dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym można układać na regałach sukcesywnie, w miarę dopływu akt w systemie:

a) pionowym (bibliotecznym), tj. teczki stojące na półkach od lewej ku prawej stronie,

b) poziomym - teczki leżące na teczkach od dołu do góry w kolejności sygnatury.

2. Na regałach należy zostawić miejsce jako rezerwę na przekazywane w przyszłości akta.

3. Teczki można zapakować w paczki o grubości do 15 cm.

4. Materiały archiwalne (akta kat. A) przechowuje się w odrębnym pomieszczeniu lub na wydzielonych regałach.

5. Na spisach zdawczo-odbiorczych archiwista odnotowuje miejsce złożenia akt (numer magazynu, regału, półki).

6. Spisy zdawczo-odbiorcze akt kat. A i B archiwista rejestruje w jednym wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje im numery bieżące z tego wykazu:

a) jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych,

b) drugi egzemplarz w teczkach prowadzonych oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej (samodzielnego stanowiska pracy),

c) jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt kat. A przekazuje się do użytku służbowego archiwum państwowemu.

7. Teczkom aktywnym archiwista nadaje sygnaturę archiwalną składającą się z numeru, pod którym spis zdawczo-odbiorczy został zarejestrowany w wykazie spisów łamanego przez pozycję z teczki w spisie.

8. Ewidencję zbioru dokumentacji archiwum zakładowego stanowią:

a) spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego - "Pu A-30" (zał. nr 1),

b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych - "Pu-A-31" (zał. nr 2),

c) karty udostępnienia akt, karty według wzoru "Pu-A-32" (zał. nr 3),

d) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego (zał. nr 4) stanowiące załącznik do rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

e) spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę wraz z protokołem oceny dokumentacji nieachiwalnej (kat. B), stosuje się załącznik do rozporządzenia j.w.

9. Ewidencja ujęta w pkt. 6 lit. a, b, d, e, stanowi materiały archiwalne (kat. A), które nie mogą być wynoszone na zewnątrz archiwum i należy je przechowywać w oddzielnych teczkach. Karty udostępnienia akt (pkt 6 lit. c) przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres dwóch lat od daty zwrotu akt.

10. Archiwum zakładowe może stosować także inne pomoce ewidencyjne, np. inwentarze kartkowe i książkowe, skorowidze, indeksy oraz inne pomoce archiwalne, zgodnie z wymogami właściwego archiwum państwowego.

VII.

UDOSTĘPNIANIE AKT W ARCHIWUM ZAKŁADOWYM

1. Archiwum zakładowe udostępnia akta do celów służbowych i naukowych.

2. Udostępnianie akt upoważnionym osobom odbywa się na miejscu w archiwum zakładowym lub akta wypożycza się poza archiwum zakładowe w obrębie jednostki organizacyjnej. Udostępnianie następuje na podstawie karty udostępnienia (zał. nr 3), za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, która dane akta wytworzyła.

3. Archiwum zakładowe udostępnia na miejscu lub wypożycza kompletne akta (teczki), a nie pojedyncze dokumenty wyjęte z teczek.

4. Korzystanie z akt w archiwum zakładowym odbywa się z zastosowaniem:

■ ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.),

■ ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5 poz. 24 z późn. zm.),

■ rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 listopada 1995 r. w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 132, poz. 642).

5. W miejsce wypożyczonych akt umieszcza się zakładkę.

6. Wypożyczający akta ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.

7. Przy zwrocie akt, pracownik prowadzący archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępnienia w obecności zwracającego akta.

8. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzenia akt wypożyczonych, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują: osoba wypożyczająca akta, jej przełożony oraz pracownik archiwum zakładowego.

Protokół ten sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje się w specjalnej teczce, trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która wypożyczyła akta, w celu ustalenia okoliczności oraz osoby odpowiedzialnej.

9. Ewidencji zasobu archiwum zakładowego nie wypożycza się.

VIII.

WYDZIELANIE DOKUMENTACJI

1. Raz w roku pracownik archiwum dokonuje przeglądu i wydzielenia akt ze zbioru dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Przez wydzielenie rozumie się:

a) wyłączenie materiałów archiwalnych (akta kat. A) podlegających przekazaniu właściwemu archiwum państwowemu,

b) wyłączenie dokumentacji kat. BE podlegającej w danym roku ekspertyzie, którą przeprowadza właściwe archiwum państwowe,

c) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął - na makulaturę.

3. Wydzielanie akt odbywa się komisyjnie na wniosek prowadzącego archiwum zakładowe. W skład komisji wchodzi kierownik (pracownik) archiwum, jego bezpośredni przełożony i przedstawiciel komórki organizacyjnej (pracownik merytoryczny), której akta podlegają wydzieleniu.

4. Do zadań komisji należy:

a) wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. A) celem przekazania do archiwum państwowego,

b) wyłączenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia - akta kat. B, względnie ustalenie innego okresu jej przechowywania,

c) sporządzenie (w dwóch egzemplarzach) protokółu oceny dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął oraz spisu akt, przeznaczonych do zniszczenia (zał. nr 5 i nr 6).

5. Komisja w uzasadnionych przypadkach może dokonać zmiany kwalifikacji akt kat. B na kategorię A, w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym, oraz przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt kat. B. Nie może natomiast zmienić kwalifikacji kat. A na kat. B.

6. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i spis akt podpisują wszyscy członkowie komisji.

7. Protokół oceny dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia wraz z jej spisem komisja przedkłada kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej, w celu uzyskania akceptacji.

8. Jeden egzemplarz protokółu i spisu akt proponowanych do wybrakowania przesyła się dyrektorowi właściwego miejscowo archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na ich zniszczenie. Dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną proponowanej do zniszczenia dokumentacji, żądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. Od decyzji dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego służy prawo odwołania do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

9. Dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego wydaje zgodę na przekazanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w archiwum zakładowym wraz ze spisem wybrakowanej dokumentacji, drugi - jest przeznaczony dla składnicy surowców wtórnych.

10. Z akt wydzielonych do zniszczenia należy:

a) wyłączyć oryginały dokumentów osobistych (metryki, świadectwa, itp.) i zwrócić za pokwitowaniem osobom zainteresowanym,

b) po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego dokumentację doprowadzić do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści.

11. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego i dokonaniu czynności wymienionych w pkt 10, przekazuje je na makulaturę oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu tych akt.

IX.

PRZEKAZYWANIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH DO ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO

1. Materiały archiwalne (akta kat. A) po 25 latach od ich wytworzenia archiwum przekazuje do właściwego archiwum państwowego.

2. Etapy i terminy przekazywania materiałów archiwalnych należy każdorazowo uzgadniać z archiwum państwowym.

3. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do właściwego archiwum państwowego reguluje rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

4. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych (zał. Nr 4) sporządzonych w trzech egzemplarzach i podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej Kasy oraz pracownika prowadzącego archiwum. Dwa egzemplarze przeznaczone są dla archiwum państwowego, trzeci dla archiwum zakładowego Kasy. Spisy zdawczo-odbiorcze przekazuje się, również na nośniku elektronicznym.

Do materiałów archiwalnych dołącza się inne pomoce archiwalne.

5. Do spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego dołącza się notatkę o działalności jednostki organizacyjnej oraz materiały organizacyjne z okresu, z którego pochodzą przekazywane akta.

6. W ewidencji zasobu archiwum zakładowego (w spisach zdawczo-odbiorczych) pracownik Archiwum Zakładowego sporządza adnotację o przekazaniu akt do archiwum państwowego, wpisując w rubryce 8 datę ich przekazania.

7. Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi jednostka organizacyjna, przekazująca akta.

8. Przekazywane materiały archiwalne pakuje się w paczki (do 0,15 m grubości) zaopatrzone w etykiety z nazwą jednostki i komórki organizacyjnej oraz sygnaturę teczek.

X.

POSTĘPOWANIE Z DOKUMENTACJĄ W PRZYPADKU USTANIA DZIAŁALNOŚCI LUB REORGANIZACJI JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ

1. W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej dokumentację należy przekazać według zasad określonych w pkt 2.

2. Jeśli nastąpi ustanie działalności jednostki organizacyjnej postępowanie z aktami określa § 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

XI.

KONTROLA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

1. Kontrolę archiwum zakładowego przeprowadza raz w roku komisja wyznaczona przez kierownictwo jednostki organizacyjnej. Kontrola ma na celu sprawdzenie stanu przejmowania, opracowania i zabezpieczenia dokumentacji. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach, z których jeden przedkłada się kierownictwu jednostki organizacyjnej.

2. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych w archiwum kasy sprawuje właściwe archiwum państwowe, które upoważnione jest do kontroli.

3. Przedstawiciele właściwego archiwum państwowego sporządzają protokóły z przeprowadzonych kontroli wydają zalecenia pokontrolne. Protokóły z kontroli archiwum podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej i archiwista. Zalecenie pokontrolne otrzymuje kierownik jednostki organizacyjnej.

4. Jednostka organizacyjna zobowiązana jest do realizacji zaleceń pokontrolnych.

5. Kontrolę archiwum zakładowego mogą przeprowadzać również organy Najwyższej Izby Kontroli oraz organy prokuratorskie, które także sporządzają protokół i kierują wystąpienia pokontrolne pod adresem kontrolowanej jednostki.

XII.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W przypadku stwierdzenia utraty materiałów archiwalnych lub stwierdzenia włamania do pomieszczeń archiwalnych, jednostka organizacyjna zawiadamia o tym właściwą terytorialną jednostkę policji oraz właściwe archiwum państwowe.

2. Ślady włamania należy zabezpieczyć.

3. W przypadku rozwiązania stosunku pracy z osobą prowadzącą archiwum zakładowe powinno być ono protokolarnie przekazane następcy na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

4. Do czasu podjęcia pracy przez nowego archiwistę, obowiązki archiwisty pełni wyznaczona przez Dyrektora Biura Administracji i Inwestycji w Centrali, zaś w oddziałach regionalnych - osoba wyznaczona przez dyrektora oddziału.

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

.........................................

Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ....

Lp.	Znak teczki (znak literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny akt)	Tytuł teczki lub tomu nazwa hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt i rodzaj dokumentacji np. protokoły, sprawozdania, opinie	Daty skrajne od-do	Kategoria akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania	Adnotacja o zniszczeniu akt lub przekazaniu ich do archiwum państwowego
1	2	3	4	5	6	7	8

Rubryki 7 i 8 wypełnia Archiwum Kasy

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH

Lp. spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej	Liczba		Uwagi
		akta	Poz. spisu	Teczek
1	2	3	4	5	6
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

(pieczę jednostki organizacyjnej

przekazującej materiały archiwalne) ..........., dnia .......

(miejscowość)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR....

Materiałów archiwalnych ......................................

(nazwa komórki organizacyjnej)

przekazanych do archiwum państwowego w

Lp.	Znak teczki (symbol klasyf. z wykazu akt)	Tytuł teczki (symbol klasyf. z wykazu akt)	Dane skrajne od-do	Uwagi
1	2	3	4	5

....................... .......................

(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Lp.	Nr i Lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

..........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków

komisji)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na

makulaturę lub zniszczenie dokumentacji nie archiwalnej

w ilości .......... mb i stwierdziła, że stanowi ona

dokumentację nie archiwalną, nie przydatną do celów

praktycznych jednostki organizacyjnej oraz, że upłynęły

terminy jej przechowywania określone w jednolitym, rzeczowym

wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący komisji ..................

.................

Członkowie komisji .................

.................

Załączniki:

.......... kart spisu

.......... pozycji spisu

¹ Załącznik nr 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 31 lipca 2008 r. (Dz.Urz.PKRUS.09.2.133) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 31 lipca 2008 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.