Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MRiPSp.2022.1

Akt utracił moc

Wersja od: 1 stycznia 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 1

MINISTRA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

z dnia 17 grudnia 2021 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

§ 1. W Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem", ustala się:

1) instrukcję kancelaryjną Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) jednolity rzeczowy wykaz akt Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 2. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w archiwum zakładowym przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia zachowują ważność.

§ 3. Sprawy wytworzone i zgromadzone w Ministerstwie, a niezakończone przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia, załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku dla każdej sprawy aż do jej zakończenia.

§  4. 

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

§ 5. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia nie była kwalifikowana na podstawie obowiązującego rzeczowego wykazu akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem.

§ 6. Traci moc zarządzenie nr 38 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 grudnia 2019 r. w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. Prac. i Pol. Społ. poz. 44).

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

MINISTERSTWA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, w tym dokumentacją finansową oraz tajemnicą prawnie chronioną, w tym informacją niejawną, o ile powszechnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej:

1) od wpływu lub powstania dokumentacji w Ministerstwie do jej uznania za część zasobu archiwum zakładowego Ministerstwa, zwanego dalej "archiwum zakładowym" lub przekazania do zniszczenia;

2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) akceptacja - zgodę osoby uprawnionej w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją na sposób załatwienia sprawy, treść pisma lub podpis;

2) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, graficzną, dźwiękową, filmową lub multimedialną, zawierającą informacje potrzebne do rozpatrzenia danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

3) archiwista - pracownika archiwum zakładowego;

4) czynności kancelaryjne - działania związane z przyjmowaniem pism, rejestrowaniem, rozdzielaniem, dekretowaniem, znakowaniem, załatwianiem spraw będących treścią pism, uzupełnianiem metadanych, aprobatą spraw załatwionych, podpisywaniem, wysyłaniem pism, przechowywaniem akt spraw bieżących i załatwionych, przekazywaniem dokumentacji do archiwum zakładowego;

5) dekretacja - adnotację elektroniczną lub odręczną na dokumencie zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycję co do terminu i sposobu jej załatwienia;

6) dekretacja zastępcza - dołączony do pisma wydruk dekretacji z systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją potwierdzony podpisem odręcznym osoby, która dołącza wydruk do pisma lub odręczną adnotację o dekretacji potwierdzoną przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

7) elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) - sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, tworzenia i gromadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

8) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwaną dalej "ustawą o informatyzacji";

9) dyrektor komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

10) klasa końcowa z wykazu akt - symbol klasyfikacyjny jednolitego rzeczowego wykazu akt, do którego przypisano kategorię archiwalną;

11) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną lub wewnętrzną komórkę organizacyjną lub samodzielne stanowisko pracy, do której zadań należy załatwianie danej sprawy i która w związku z tym rejestruje sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy;

12) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa, określoną w statucie Ministerstwa;

13) metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie;

14) naturalny dokument elektroniczny - dokument stanowiący od początku swojego istnienia elektroniczny zbiór danych możliwy do odczytania wyłącznie przy użyciu urządzeń elektronicznych, nieposiadający nieelektronicznego pierwowzoru;

15) odwzorowanie cyfrowe - kopię elektroniczną treści pierwowzoru w postaci nieelektronicznej, umożliwiającą zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie bez dostępu do jej pierwowzoru;

16) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez punkt kancelaryjny na wpływających przesyłkach papierowych, zawierający co najmniej nazwę Ministerstwa, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;

17) pismo - wyrażoną tekstem informację, każdą utrwaloną w różnej postaci treść stanowiącą dowód prawa, stosunku prawnego, okoliczności mającej znaczenie prawne lub zawierającą oświadczenie woli lub wiedzy podmiotu, od którego pochodzi;

18) podpis elektroniczny - dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaawansowany, zaawansowaną pieczęć elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i inne typy podpisu elektronicznego;

19) prowadzący sprawę - osobę odpowiedzialną za merytoryczne załatwienie danej sprawy, wykonującą w tym zakresie czynności kancelaryjne;

20) przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysłaną przez Ministerstwo w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne doręczone na ESP;

21) punkt kancelaryjny - wydzielone stanowisko lub stanowiska pracy realizujące obsługę kancelaryjną (w tym kancelaria główna, sekretariaty komórek organizacyjnych, sekretariaty członków kierownictwa Ministerstwa, wewnętrzna komórka organizacyjna lub stanowisko pracy, których pracownicy są upoważnieni do przyjmowania lub wysyłania korespondencji, w szczególności w zakresie przesyłek elektronicznych, zarządzania składami chronologicznymi);

22) rejestr - narzędzie służące do rejestracji pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju (rejestr przesyłek przychodzących, rejestr przesyłek wychodzących, rejestr przesyłek wewnętrznych, rejestr zarządzeń, rejestr skarg i wniosków), które w systemie EZD są raportami automatycznie generowanymi na podstawie metadanych przyporządkowanych do tych przesyłek;

23) rejestr przesyłek wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie, służący do ewidencjonowania pism przekazywanych między komórkami organizacyjnymi i rejestracji pism powstających na użytek wewnętrzny Ministerstwa;

24) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wpływających do Ministerstwa, generowany jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa;

25) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Ministerstwo, generowany jako jeden rejestr dla całego Ministerstwa;

26) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające jej pochodzenie oraz stopień odwzorowania w systemie EZD;

27) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja zgromadzona i wytworzona w związku z załatwianiem spraw przez Ministerstwo, przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające jej pochodzenie oraz stopień odwzorowania w EZD;

28) spis spraw - wykaz spraw, tworzony na podstawie metadanych spraw w obrębie klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;

29) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

30) system EZD - system teleinformatyczny, w ramach którego możliwe jest wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji elektronicznej, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

31) system papierowy - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej;

32) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji;

33) ustawa archiwalna - ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

34) wewnętrzna komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część komórki organizacyjnej w Ministerstwie, określoną w regulaminach organizacyjnych Ministerstwa;

35) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną akt;

36) znak sprawy - stałą cechę rozpoznawczą sprawy. Jest to zespół symboli literowych i liczbowych, określających przynależność danej przesyłki do konkretnej sprawy, a sprawy do określonego symbolu klasyfikacyjnego i hasła tematycznego z wykazu akt oraz do właściwej teczki akt spraw.

§  3. 

1. Nadzór nad prawidłowością stosowania instrukcji sprawuje Dyrektor Generalny Ministerstwa, zwany dalej "Dyrektorem Generalnym", za pośrednictwem dyrektorów komórek organizacyjnych, ich zastępców oraz naczelników.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych powinni regularnie kontrolować czynności kancelaryjne wykonywane przez podległych im pracowników. Kontrola ta polega w szczególności na sprawdzaniu:

1) terminowości, rzetelności i prawidłowości załatwiania spraw;

2) prawidłowości zarządzania dokumentacją, ustalonego instrukcją, w szczególności prawidłowości obiegu pism i dokumentów, prawidłowości gromadzenia dokumentacji w akta sprawy oraz przyporządkowywania jej do właściwych klas z wykazu akt;

3) prawidłowości opisów spraw i dokumentów oraz uzupełniania metadanych;

4) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów i teczek aktowych;

5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

3. Do monitorowania prawidłowości wykonywanych czynności kancelaryjnych Dyrektor Generalny wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych w Ministerstwie.

4. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych w Ministerstwie należy w szczególności:

1) monitorowanie prawidłowości stosowania instrukcji i wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwej rejestracji spraw i prowadzenia akt spraw;

2) prowadzenie działań doradczych, instruktażowych i szkoleniowych w zakresie stosowania instrukcji i wykazu akt oraz wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw;

3) informowanie Dyrektora Generalnego o istotnych nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw;

4) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwianych spraw;

5) opiniowanie projektów aktów normatywnych w zakresie kancelaryjnym i archiwalnym;

6) monitorowanie przestrzegania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych stosowanych przez pracowników Ministerstwa.

§ 4. Koordynator czynności kancelaryjnych wspomagany jest w wykonywaniu zadań, o których mowa w § 3 ust. 4, przez osoby wyznaczone przez dyrektorów komórek organizacyjnych do monitorowania czynności kancelaryjnych w poszczególnych komórkach organizacyjnych Ministerstwa.

§  5. 

1. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Ministerstwie w sprawach dotyczących zatrudnienia wynikających ze stosunku pracy, a także pisma doręczane osobom zatrudnionym w Ministerstwie w tych sprawach, uważa się za przesyłki wewnętrzne w Ministerstwie.

2. Dokumentacji, o której mowa w ust. 1, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek pism wewnętrznych pod warunkiem, że w systemach teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw możliwa jest jej rejestracja.

§  6. 

1. W Ministerstwie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.

3. W wykazie akt ustala się kwalifikację archiwalną dokumentacji przy użyciu odpowiednich kategorii archiwalnych.

4. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy rejestracji spraw w Ministerstwie i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.

5. Jeżeli w działalności Ministerstwa pojawią się nowe zadania, wówczas klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Ministerstwo.

6. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.

§  7. 

1. Komórka merytoryczna współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi udostępnia im tę sprawę w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część akt sprawy będzie udostępniona.

2. Komórka organizacyjna niebędąca merytoryczną w sprawie włącza dokumentację wynikającą ze współpracy z komórką merytoryczną, w szczególności pisma, opinie, notatki, stanowiska, do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt sprawy oznaczonych własnym znakiem sprawy, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna i kwalifikuje się je do dokumentacji kategorii Bc.

4. Informacje lub dokumentacja wewnętrzna mogą być przekazywane pomiędzy pracownikami Ministerstwa przy użyciu poczty elektronicznej.

5. Informacje lub dokumentacja, o których mowa w ust. 4, prowadzący sprawę włącza do akt sprawy, o ile mają znaczenie dla przebiegu załatwienia i rozstrzygnięcia tej sprawy.

§  8. 

1. Czynności kancelaryjne w Ministerstwie wykonywane są w systemie EZD, który stanowi podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w postaci elektronicznej. W szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestru przesyłek wewnętrznych oraz spisów spraw;

2) zakładania i prowadzenia akt spraw;

3) dekretacji;

4) akceptacji, w tym przez podpisanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym;

5) prowadzenia innych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw;

6) tworzenia raportów dotyczących przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw;

7) gromadzenia przyporządkowanych do spraw dokumentów elektronicznych, w tym odwzorowań cyfrowych, mających znaczenie dla przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

2. Dyrektor Generalny wskazuje wyjątki od systemu EZD przez określenie klas z wykazu akt, które będą prowadzone w systemie papierowym.

3. Jako wyjątek od systemu EZD mogą zostać wskazane klasy wykazu akt, dla których wskazano system teleinformatyczny inny niż system EZD, przeznaczony do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw, jeżeli zapewnia on gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do Ministerstwa oraz tworzonej w Ministerstwie w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania spraw, ich przechowywania, wyszukiwania oraz udostępniania, a także ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji nieelektronicznej.

4. Wyjątki od systemu EZD wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają odmienny niż podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania określonych spraw;

2) dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych spraw lub wykonywania określonych usług elektronicznych może być dokonywane w systemie teleinformatycznym wskazanym w odrębnych przepisach;

3) istnieją uzasadnione przyczyny prawne, organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie systemu EZD.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 3, całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

6. Przy załatwianiu spraw w systemie papierowym wykorzystuje się system EZD do:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych rejestrów i ewidencji;

3) dekretacji i akceptacji;

4) udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz Ministerstwa, o ile nie jest konieczne ich udostępnianie i rozpowszechnianie również w postaci papierowej;

5) podpisywania i przesyłania przesyłek.

7. Przy załatwianiu spraw prowadzonych w systemie papierowym dekretacji dokonuje się w systemie EZD, pod warunkiem dołączenia do przesyłki dekretacji zastępczej.

8. W Ministerstwie prowadzi się jeden rejestr przesyłek wpływających i jeden rejestr przesyłek wychodzących. Rejestry przesyłek kierowanych do komórek organizacyjnych są częścią tego rejestru, widoczną w systemie EZD w zależności od uprawnień użytkowników.

§ 9. Użytkownicy systemu EZD posiadają upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i przetwarzają je zgodnie z zakresem obowiązków i uprawnieniami w systemie EZD.

§  10. 

1. Dokumentacja elektroniczna stanowiąca odwzorowania cyfrowe zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w Ministerstwie.

2. Dokumentacja nieelektroniczna zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji elektronicznej, jeżeli taka istnieje w systemie EZD.

Rozdział  2

Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdzielanie przesyłek wpływających

§ 11. Punkt kancelaryjny przyjmuje przesyłki wpływające do Ministerstwa.

§  12. 

1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego na przesyłce adresu oraz stan jej opakowania.

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki, punkt kancelaryjny sporządza w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Protokół, po podpisaniu przez doręczającego i pracownika punktu kancelaryjnego, zostaje dołączony do uszkodzonej przesyłki.

§  13. 

1. Punkt kancelaryjny odmawia przyjęcia błędnie przekazanej przesyłki papierowej adresowanej do innego adresata.

2. W przypadku przesyłki niewiadomego pochodzenia, podejrzewanej o zakażenie substancjami biologicznymi, skażenie środkami chemicznymi lub budzącej uzasadnione podejrzenie, że przesyłka stanowi zagrożenie dla osób, mienia lub środowiska, punkt kancelaryjny przyjmujący tę przesyłkę podejmuje czynności przewidziane w odrębnych przepisach.

3. Ujawnione w przesyłkach pieniądze i inne cenne przedmioty, po ustaleniu ich ilości i wartości, punkt kancelaryjny składa do komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach finansowych za pokwitowaniem, zamieszczając o tym adnotację obok pieczęci wpływu.

§  14. 

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Rejestracja przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

3. Zestawy obowiązkowych metadanych opisujących:

1) przesyłkę wpływającą;

2) przesyłkę wychodzącą;

3) elementy akt sprawy (notatki, opinie, prezentacje, projekty pism), z wyłączeniem przesyłki wpływającej i wychodzącej;

4) sprawę

- określa załącznik nr 1 do instrukcji.

4. Metadane są dodawane automatycznie lub ręcznie przez punkt kancelaryjny lub przez prowadzącego sprawę.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako kolejny numer z rejestru przesyłek wpływających w danym roku kalendarzowym.

7. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Ministerstwa, takich jak kartki z życzeniami, reklamy, oferty handlowe, newslettery, ogólne informacje i zaproszenia nieskierowane do konkretnych osób.

8. Prowadzący sprawę odpowiada za prawidłowość i kompletność metadanych dodawanych do każdego dokumentu elektronicznego znajdującego się w aktach sprawy przez niego prowadzonej.

§  15. 

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki papierowe na podstawie danych:

1) zawartych w treści pisma - gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) na kopercie - gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

2. Punkt kancelaryjny otwiera wszystkie przesyłki papierowe z wyjątkiem:

1) oznaczonych "do rąk własnych", noszących znamiona korespondencji prywatnej;

2) przesyłek (materiałów) zawierających informacje niejawne (oznaczone klauzulą tajności);

3) ofert kandydatów w naborze na stanowiska pracy;

4) oświadczeń o stanie majątkowym;

5) przesyłek, których nadawcą jest Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Służba Kontrwywiadu Wojskowego, Centralne Biuro Antykorupcyjne;

6) innych przesyłek wskazanych przez Dyrektora Generalnego.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2:

1) w pkt 1 - przekazywane są adresatom;

2) w pkt 2 - przekazywane są kancelarii tajnej;

3) w pkt 3-5 - przekazywane są właściwej osobie lub komórce organizacyjnej;

4) w pkt 6 - przekazywane są adresatowi, a jeśli nie jest wskazany - Dyrektorowi Generalnemu.

4. Jeżeli po otwarciu przesyłki papierowej nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna ona być otwierana, punkt kancelaryjny bezzwłocznie przekazuje przesyłkę w oryginalnej kopercie właściwym osobom lub komórkom organizacyjnym, po uprzednim dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie.

5. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu zarejestrowania jej w rejestrze przesyłek wpływających.

§  16. 

1. Po otwarciu przesyłki papierowej punkt kancelaryjny sprawdza, czy:

1) znajdują się w niej wszystkie pisma, których oznaczenia umieszczono na przesyłce;

2) do pisma głównego zostały dołączone wszystkie wskazane w nim załączniki; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się w systemie EZD oraz odpowiednio na danym piśmie lub załączniku.

2. W przypadku stwierdzenia braku pisma, którego oznaczenie umieszczono na przesyłce lub braku załączników, punkt kancelaryjny sporządza notatkę stwierdzającą tę okoliczność i dołącza ją do przesyłki.

§  17. 

1. Punkt kancelaryjny, po rejestracji w rejestrze przesyłek wpływających, umieszcza na wpływających przesyłkach papierowych niepowtarzalny w całym zbiorze przesyłek identyfikator oraz pieczęć wpływu. W przypadku przesyłki pilnej lub terminowej na pieczęci wpływu odnotowuje się także godzinę wpływu.

2. Identyfikator oraz pieczęć wpływu umieszcza się na:

1) opakowaniu, w przypadku przesyłki, do otwarcia której punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;

2) pierwszej stronie pisma w pozostałych przypadkach, względnie na kolejnej stronie pisma, o ile układ pierwszej strony nie pozwala na umieszczenie pieczęci wpływu.

3. Identyfikator umieszczony na przesyłce papierowej musi być możliwy do odczytania bez stosowania urządzeń technicznych.

4. Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 3, nanoszenie na przysyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytu maszynowego.

5. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:

1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność;

2) załącznikach, chyba że z uwagi na ich postać albo treść data wpływu ma istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy;

3) przesyłkach niewymagających merytorycznego załatwienia, w szczególności czasopismach, niezamówionych ofertach i materiałach reklamowych, katalogach, prospektach;

4) pismach, na których ze względu na ich postać umieszczenie pieczęci wpływu jest utrudnione, mogłoby je uszkodzić lub spowodować ich nieczytelność.

6. Po naniesieniu na przesyłkę papierową identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz z załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których pełnego odwzorowania cyfrowego nie wykonuje się ze względu na:

1) format strony (A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

7. Dyrektor Generalny uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne może w przypadkach, o których mowa w ust. 6, określić format strony, liczbę stron, wielkość pliku wynikowego, od których nie wykonuje się już pełnych odwzorowań cyfrowych, a także określić rodzaje przesyłek, których się nie odwzorowuje cyfrowo ze względu na ich formę lub postać.

8. W przypadkach, w których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, jeżeli to możliwe, należy wykonać odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informację o objętości (rozmiarze) przesyłki.

9. Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po rejestracji przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe może być:

1) wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) niewykonane w przypadku, o którym mowa w ust. 8; wówczas w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

10. Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

11. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych zostały określone w załączniku nr 2 do instrukcji.

§  18. 

1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, punkt kancelaryjny lub pracownicy dokonują ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie.

2. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego bez ingerencji w integralność dokumentu wraz z załącznikami, w formatach w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki dołączone.

3. Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw w systemie papierowym, to po dekretacji przesyłki, prowadzący sprawę drukuje i nanosi na pierwszej stronie wydruku numer z rejestru przesyłek wpływających. Prowadzący sprawę nanosi znak sprawy w górnej części wydruku (o ile przesyłka go nie zawiera), a następnie dołącza wydruk do akt sprawy.

§  19. 

1. Przesyłki doręczone na ESP rejestrowane są automatycznie przez dołączenie do nich metadanych je opisujących oraz UPO.

2. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, prowadzący sprawę drukuje je wraz z UPO i nanosi, na pierwszej stronie wydruku, numer z rejestru przesyłek wpływających, po czym włącza je do akt sprawy po naniesieniu w górnej części znaku sprawy, jeżeli przesyłka go nie zawiera.

§  20. 

1. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach odrębnych, wtedy punkt kancelaryjny weryfikuje w systemie EZD ważność podpisu elektronicznego i integralność podpisanego dokumentu przesłanego przez ePUAP, a jeśli nie ma możliwości zweryfikowania podpisu w systemie EZD - weryfikuje go za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu, a następnie dołącza do przesyłki wygenerowany raport z przeprowadzonej weryfikacji.

2. W przypadku, gdy informatyczny nośnik danych zawiera pismo podpisane podpisem elektronicznym identyfikującym jego posiadacza w sposób określony w przepisach odrębnych, wtedy punkt kancelaryjny zobowiązany jest do skopiowania pliku na komputer i zweryfikowania go za pomocą oprogramowania do weryfikacji podpisu. Następnie dołącza do przesyłki wygenerowany raport z przeprowadzonej weryfikacji.

3. Przepisy instrukcji stosuje się przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych wskazanych przez Dyrektora Generalnego:

1) dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, do dokumentacji

o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów,

o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych;

2) wspierających realizację określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, zwanych dalej "systemami wspierającymi", do dokumentacji o charakterze pomocniczym, wpływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych.

4. Dokumentacji, o której mowa w ust. 3, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.

§  21. 

1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane wyłącznie na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma papierowego.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, punkt kancelaryjny rejestruje, dołączając dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych do metadanych opisujących te przesyłki, z zastrzeżeniem ust. 4.

3. Pisma, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki papierowe, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, nie przenosząc zawartości nośnika do zasobów systemu EZD, a informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

5. Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1 i 2, stanowią część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, to po ich rejestracji przez punkt kancelaryjny, prowadzący sprawę drukuje treści umieszczone na informatycznych nośnikach danych, jeżeli jest to zasadne. Następnie nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

6. Dyrektor Generalny, uwzględniając aktualnie posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, może w drodze odrębnych regulacji określić maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

§  22. 

1. Po przyjęciu i rejestracji przesyłek punkt kancelaryjny rozdziela je w celu przekazania:

1) zgodnie z oznaczeniem adresata;

2) komórkom organizacyjnym, zgodnie z zakresami zadań określonymi w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa lub regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych;

3) Dyrektorowi Generalnemu do dekretacji - w pozostałych przypadkach.

2. Jeżeli do komórki organizacyjnej wpłynie pismo niewłaściwie skierowane do Ministerstwa, komórka organizacyjna która je otrzymała niezwłocznie przekazuje je do załatwienia organowi właściwemu.

3. W przypadku przesyłek elektronicznych w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek papierowych, w pełni odwzorowanych cyfrowo, rozdział, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki papierowe punkt kancelaryjny przekazuje do składu chronologicznego bezpośrednio po rejestracji.

4. W przypadku przesyłek papierowych, nie w pełni odwzorowanych cyfrowo i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, niewłączonych w całości do systemu EZD, rozdział, o którym mowa w ust. 1, następuje przez przekazanie:

1) metadanych w systemie EZD oraz

2) całości przesyłki do składu chronologicznego bezpośrednio po rejestracji lub na prośbę komórki organizacyjnej do tej komórki organizacyjnej poza systemem EZD.

5. W przypadku przesyłek stanowiących część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym rozdział, o którym mowa w ust. 1, następuje przez przekazanie:

1) metadanych i odwzorowań cyfrowych w systemie EZD oraz

2) całości przesyłki poza systemem EZD.

6. Po załatwieniu sprawy przesyłki:

1) papierowe zwracane są przez prowadzącego sprawę do składu chronologicznego, o którym mowa w § 23 ust. 1;

2) na informatycznych nośnikach danych zwracane są przez prowadzącego sprawę do składu informatycznego, o którym mowa w § 23 ust. 2;

3) o których mowa w ust. 5 pkt 2, prowadzący sprawę gromadzi w aktach sprawy oraz przechowuje w teczkach aktowych, o których mowa w § 39.

Rozdział  3

Postępowanie z dokumentacją w składach chronologicznych i składach informatycznych nośników danych

§  23. 

1. W Ministerstwie prowadzi się składy chronologiczne:

1) przesyłek wpływających w pełni odwzorowanych cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem KP- PS;

2) przesyłek wpływających nieodwzorowanych lub odwzorowanych w części cyfrowo - zbiór oznacza się symbolem KP-CS;

3) przesyłek wychodzących, dla których przepisy prawa wymagają utworzenia jego postaci papierowej - zbiór oznacza się symbolem SKW;

4) dokumentacji papierowej wytworzonej wewnątrz Ministerstwa, dla której przepisy prawa wymagają utworzenia jego postaci papierowej - zbiór oznacza się symbolem SKWEW;

5) zwrotnych potwierdzeń odbioru (i zwrotów listów) - zbiór oznacza się symbolem SZPO.

2. W Ministerstwie prowadzi się składy informatycznych nośników danych dla:

1) nośników stanowiących element przesyłki wpływającej, których zawartość skopiowano w całości do systemu EZD - zbiór oznacza się symbolem SIND-P;

2) nośników stanowiących element przesyłki wpływającej, których zawartości nie skopiowano w całości do systemu EZD - zbiór oznacza się symbolem SIND-C.

3. System EZD powinien umożliwiać prowadzenie rejestru składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, pozwalającego na sortowanie dokumentów co najmniej według ich statusu (dostępny, wypożyczony, wycofany).

§ 24. Przesyłki wpływające do Ministerstwa są rejestrowane w składzie chronologicznym i w składzie informatycznych nośników danych bezpośrednio po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających.

§  25. 

1. W składzie chronologicznym przechowuje się dokumentację papierową, stanowiącą element akt sprawy prowadzonej elektronicznie lub dokumentację niestanowiącą akt sprawy, przypisaną do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt, wskazanego do elektronicznego prowadzenia.

2. W składzie informatycznych nośników danych przechowywane są wszystkie nośniki informatyczne niezależnie od sposobu dokumentowania sprawy, do której przynależą a w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy - niezależnie od przyporządkowania do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt.

3. W składzie chronologicznym nie rejestruje się i nie przechowuje się:

1) wydruków przesyłek w postaci elektronicznej, chyba że wykonano na nich dekretacje, które nie mają swojego odzwierciedlenia w systemie teleinformatycznym lub zawierają one istotne w sprawie adnotacje, w szczególności opatrzone zostały parafą lub podpisem i datą ich wykonania;

2) załączników w postaci przedmiotów, publikacji, gadżetów, pozostawiając je do dyspozycji komórek organizacyjnych, do których właściwości została przypisana przesyłka;

3) dokumentacji w postaci papierowej wytworzonej jako wkład własny komórki organizacyjnej współpracującej przy prowadzeniu sprawy.

§  26. 

1. Dokumentację w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych układa się według kolejności jej zarejestrowania we właściwym składzie chronologicznym.

2. Dokumentację oraz informatyczne nośniki danych przechowuje się odrębnie dla każdego zbioru w pudłach oznaczonych skrajnymi numerami z rejestru.

3. Dokumentacja zgromadzona w składzie chronologicznym oraz składzie informatycznych nośników danych chroniona jest przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą.

§  27. 

1. Obowiązkiem przekazującego dokumentację do składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych jest:

1) weryfikacja kompletności przekazywanej dokumentacji i nośników danych oraz uzupełnienie metadanych;

2) wpisanie identyfikatora dokumentu w przypadku pism wewnętrznych w górnej części pisma.

2. Obowiązkiem przyjmującego dokumentację do składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych jest:

1) weryfikacja kompletności przekazywanej dokumentacji i nośnika danych;

2) potwierdzenie przyjęcia dokumentacji przez wygenerowanie i naniesienie na dokument kolejnego numeru z właściwego składu chronologicznego;

3) potwierdzenie przyjęcia nośnika przez wygenerowanie i naniesienie na opakowanie nośnika kolejnego numeru z właściwego składu chronologicznego. W przypadku braku możliwości naniesienia numeru na opakowanie nośnika, nośnik należy umieścić w kopercie lub innym opakowaniu, a numer umieścić na zewnętrznej stronie koperty lub opakowania;

4) umieszczenie dokumentacji w składzie;

5) prowadzenie i bieżące aktualizowanie elektronicznego rejestru składu chronologicznego w systemie EZD, w tym realizacja zgłoszeń w zakresie wprowadzenia do składu przesyłek rejestrowanych przez inne punkty kancelaryjne, wypożyczeń, zwrotów, wyrejestrowania dokumentacji ze składu chronologicznego oraz nośników danych ze składu informatycznych nośników danych.

§  28. 

1. Wyjęcie dokumentacji ze składu chronologicznego i ze składu informatycznych nośników danych może mieć charakter czasowego wypożyczenia lub stałego wycofania ze stanu składu.

2. Wyjęcie dokumentacji ze składu chronologicznego i ze składu informatycznych nośników danych odbywa się na wniosek prowadzącego sprawę.

§  29. 

1. Wypożyczeniu ze składu chronologicznego podlegają kompletne przesyłki nieposiadające pełnego odwzorowania cyfrowego.

2. Wypożyczenie dokumentacji ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych jest dokumentowane przez:

1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej co najmniej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego albo

2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wypożyczeniu dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy.

3. Przesyłki w pełni odwzorowane w systemie EZD są wypożyczane ze składu chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych tylko w uzasadnionych przypadkach przez osobę odpowiedzialną za załatwienie sprawy.

§  30. 

1. Za stan dokumentacji wypożyczonej ze składu chronologicznego oraz za terminowy zwrot odpowiada prowadzący sprawę.

2. W przypadku zwrotu do składu chronologicznego przesyłki zdekompletowanej, prowadzący sprawę umieszcza na zwracanej do składu części przesyłki, w widocznym miejscu na dokumencie, adnotację o przyczynach zdekompletowania przesyłki oraz miejscu przechowywania brakujących jej części, opatrując ją datą oraz swoim podpisem lub sporządza notatkę w systemie EZD.

3. W przypadku braku możliwości ustalenia okoliczności zdekompletowania przesyłki lub stwierdzenia jej zaginięcia prowadzący sprawę lub osoba, która stwierdza całkowity lub częściowy brak zawartości przesyłki sporządza protokół, zawierający co najmniej:

1) numer z rejestru przesyłek wpływających;

2) znak sprawy, której przesyłka dotyczy, o ile został nadany;

3) krótki opis okoliczności zdarzenia; imię, nazwisko i podpis dyrektora komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za podjęcie działań mających na celu wyjaśnienie braków, uszkodzenia lub zagubienia przesyłki;

4) datę i podpis osoby sporządzającej protokół.

4. Protokół, o którym mowa w ust. 3, odkłada się w miejsce zagubionej przesyłki.

5. W przypadku stwierdzenia braku przesyłki, której zawartość została w pełni odwzorowana cyfrowo lub której część zawarta na nośniku papierowym została w całości zeskanowana, dopuszcza się rejestrację w składzie chronologicznym na podstawie wydruku z systemu EZD, zawierającego sformułowanie "wydruk z systemu EZD" oraz datę i podpis osoby wykonującej wydruk.

6. W przypadku stwierdzenia braków lub zaginięcia przesyłki, która nie została lub została tylko częściowo odwzorowana w systemie EZD, prowadzący sprawę lub osoba, która stwierdza całkowity lub częściowy brak zawartości przesyłki poza sporządzeniem określonego wzorem protokołu, podejmuje czynności zmierzające do pozyskania treści przesyłki w całości.

§  31. 

1. Wycofanie przesyłki ze składu chronologicznego może nastąpić tylko w przypadku, gdy w składzie chronologicznym znajduje się oryginał tej przesyłki.

2. Wycofaniu ze stanu składu chronologicznego podlegają:

1) przesyłki, na podstawie których rejestrowana jest sprawa papierowa;

2) przesyłki nietworzące akt sprawy, przypisane do symbolu z wykazu akt wskazanego do papierowego prowadzenia;

3) przesyłki, będące częścią spraw, których załatwienie wymaga przesłania całości lub części dokumentów innej jednostce lub według właściwości.

3. Pracownik obsługujący skład chronologiczny dokonuje stosownej adnotacji w systemie EZD i wydaje postać papierową dokumentu prowadzącemu sprawę odnotowując:

1) imię i nazwisko;

2) przyczynę wycofania dokumentu ze stanu składu chronologicznego.

Rozdział  4

Dekretowanie przesyłek

§  32. 

1. Przesyłki mające znaczenie dla udokumentowania działalności Ministerstwa, w tym także przesyłki nie w pełni odwzorowane cyfrowo oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych nie włączone do systemu EZD, dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

2. W przypadku przesyłek stanowiących część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, po dekretacji w systemie EZD wykonuje się dekretację zastępczą.

3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez dyrektora komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji dekretującego dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

4. W przypadku przesyłki błędnie zadekretowanej pracownik, który ją otrzymał, informuje dekretującego lub osobę upoważnioną o konieczności zmiany dekretacji.

§  33. 

1. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, dekretujący lub upoważniony pracownik dekretuje ją do komórek merytorycznych właściwych do załatwienia tych spraw.

2. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych i zostały one wskazane w dekretacji, wówczas dekretujący lub upoważniony pracownik wskazuje komórkę merytoryczną, do której należy ostateczne załatwienie sprawy i koordynowanie prac wykonywanych przez komórki organizacyjne współpracujące przy załatwianiu sprawy.

3. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych, dekretujący wskazuje tę komórkę organizacyjną oraz prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona w ten sposób komórka organizacyjna stanowi w tym przypadku komórkę merytoryczną. W treści dekretacji dekretujący lub upoważniony pracownik wskazuje, kto powinien współpracować przy realizacji sprawy lub zapoznać się z dokumentacją. Wyznaczona komórka organizacyjna prowadzi sprawę, a pozostałe komórki to komórki współpracujące w zakresie swojej właściwości merytorycznej wynikającej z regulaminu organizacyjnego lub wewnętrznego regulaminu organizacyjnego. Analogicznie postępuje się w przypadku wyznaczenia komórki wewnętrznej zobowiązanej do współpracy z innymi komórkami wewnętrznymi lub pracownika współpracującego z innymi pracownikami.

Rozdział  5

Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  34. 

1. Dokumentacja nadsyłana i składana w Ministerstwie oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na:

1) tworzącą akta sprawy;

2) nietworzącą akt sprawy.

2. Dokumentacja tworząca akta sprawy wymaga przyporządkowania do sprawy i otrzymania znaku sprawy.

3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie wymaga przyporządkowania do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

§  35. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

2. W przypadku przesyłki, stanowiącej część akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, prowadzący sprawę nanosi znak sprawy w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

3. Znak sprawy zawiera kolejno:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

4. Elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3, i oddziela kropkami, z wyjątkiem elementów oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, które oddziela się myślnikiem, w następujący sposób: BDG-I.001.3.2021, gdzie:

1) BDG-I to oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której zarejestrowano sprawę, odpowiedzialnej za jej załatwienie, wyrażone ciągiem znaków;

2) 001 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 3 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zarejestrowanej w klasie oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym, o którym mowa w pkt 2, w wewnętrznej komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) 2021 to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym zarejestrowano sprawę.

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, powinno być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej.

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy z wykazu akt w osobny zbiór, to dla sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy zawiera:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

4) kolejny numer ze spisu spraw założonego dla sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

7. Elementy znaku sprawy, o których mowa w ust. 6, oddziela się kropkami, z wyjątkiem elementów oznaczenia komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej, które oddziela się myślnikiem, w następujący sposób: BDG-I.001.3.2.2021, gdzie:

1) BDG-I to oznaczenie komórki organizacyjnej, w tym oznaczenie wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której zarejestrowano sprawę, odpowiedzialnej za jej załatwienie, wyrażone ciągiem znaków;

2) 001 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 3 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór, rejestrowanej w klasie oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym, o którym mowa w pkt 2, w wewnętrznej komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;

4) 2 to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zarejestrowanej w wydzielonej grupie spraw, o której mowa w pkt 3;

5) 2021 to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym zarejestrowano sprawę.

8. Oznaczając pismo znakiem sprawy można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: BDG-I.001.3.2021.AZ, gdzie AZ to oznaczenie inicjałów prowadzącego sprawę.

§  36. 

1. Dokumentacja nietworząca akt spraw nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz przyporządkowywana do klas końcowych z wykazu akt w danej komórce organizacyjnej, w danym roku kalendarzowym. Dokumentację przyporządkowaną do klas stanowiących wyjątek od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych przechowuje się w teczkach aktowych.

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, gratulacje i kondolencje, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane oferty, które nie zostały wykorzystane, jeżeli zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;

3) publikacje (czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

4) dokumentacja finansowo-księgowa (rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy;

5) listy płac, listy obecności i kartoteki wynagrodzeń;

6) wnioski urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) karty drogowe;

9) karty wyposażenia;

10) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

11) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z rejestru oraz dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

12) rejestry i ewidencje (środków trwałych, wypożyczania sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).

§  37. 

1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już zarejestrowanej;

2) rozpoczyna nową sprawę;

3) nie stanowi akt sprawy.

2. Prowadzący sprawę w przypadku określonym w ust. 1:

1) pkt 1 - dołącza przesyłkę do akt sprawy;

2) pkt 2 - na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę w danym roku, wybierając właściwą klasę z wykazu akt;

3) pkt 3 - przyporządkowuje przesyłkę do odpowiedniej klasy z wykazu akt.

3. Jeżeli z przesyłki lub z treści dekretacji wynika, że sprawa została załatwiona, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Zakończenie sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej załatwienia. Prowadzący sprawę odpowiada za terminowe kończenie spraw

§ 38. System EZD pozwala w szczególności na wygenerowanie spisu spraw zawierającego dane odnoszące się do:

1) całego spisu spraw, w tym co najmniej:

a) oznaczenie roku rejestracji spraw przyporządkowanych do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej;

2) każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do jej przedmiotu, w przypadku spraw założonych w podteczkach, także tytuł podteczki,

d) nazwę i adres nadawcy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) znak nadany przesyłce stanowiącej podstawę rejestracji sprawy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę pisma stanowiącego podstawę rejestracji sprawy, jeżeli nie jest to sprawa własna,

g) datę rejestracji sprawy,

h) datę załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

§ 39. W przypadku akt spraw prowadzonych w systemie papierowym:

1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej akt spraw załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt;

2) na każdy rok zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;

3) dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw (od 1 do 10) zarejestrowanych w ciągu roku w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;

4) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w różnych spisach spraw (akta osobowe);

5) dopuszcza się zakładanie teczki aktowej na akta jednej sprawy.

§  40. 

1. Sprawę niezałatwioną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne. Prowadzący sprawę każdorazowo decyduje o zamknięciu sprawy lub jej kontynuacji w kolejnych latach. Dopuszcza się, w uzasadnionych przypadkach, wznowienie sprawy ostatecznie zakończonej.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesną ponowną rejestracją sprawy może nastąpić, gdy wskutek reorganizacji Ministerstwa akta spraw niezałatwionych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2, prowadzący sprawę dokonuje wzmiankę o ponownej rejestracji sprawy lub automatycznie wykonuje to system EZD, odnotowując znak sprawy niezałatwionej w aktach nowej sprawy oraz znak nowej sprawy w aktach sprawy niezałatwionej, w sposób umożliwiający wzajemne powiązanie spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

4. W przypadku, gdy przerejestrowanie sprawy ze względu na błędne zaklasyfikowanie wiąże się ze zmianą trybu jej prowadzenia, należy:

1) w przypadku zmiany sprawy elektronicznej na papierową wycofać pozostające w składzie chronologicznym dokumenty akt sprawy i utworzyć dla nich papierową teczkę aktową, w ramach, której dokumentację układa się w sposób odzwierciedlający załatwienie tej sprawy. Do teczki należy odłożyć dekretację zastępczą oraz uwierzytelnienie dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym;

2) w przypadku zmiany sprawy z papierowej na elektroniczną całość dotychczasowych akt sprawy przekazuje się do rejestracji w składzie chronologicznym na podstawie identyfikatora notatki, umieszczonej w elektronicznych aktach sprawy, informującej o zmianie znaku sprawy oraz trybu jej prowadzenia.

Rozdział  6

Załatwianie spraw

§  41. 

1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie według kolejności wpływu i stopnia pilności, w tym przygotowuje projekty pism.

2. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

3. Jeżeli z przesyłki wynika, że sprawa została załatwiona, (pismo zostało przekazane jedynie do wiadomości, nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie) i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy, odnotowuje sposób załatwienia sprawy oraz kończy sprawę w systemie EZD.

4. Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze obowiązujące w Ministerstwie.

§  42. 

1. W trakcie załatwiania sprawy prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy, w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach;

2) notatki służbowe i protokoły z rozmów z interesantami lub z czynności wykonanych poza siedzibą Ministerstwa;

3) wiadomości poczty elektronicznej, a w przypadku akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, wydruki naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 18 ust. 3;

4) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby upoważnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie;

5) dokumentację wewnętrzną istotną przy załatwianiu sprawy.

2. Dopuszcza się, w przypadku spraw prowadzonych elektronicznie, możliwość dołączenia do akt odwzorowania cyfrowego pism wychodzących i wewnętrznych, dla których wymagana jest postać papierowa.

3. Odwzorowania cyfrowe wykonuje się stosując odpowiednio przepisy § 17 ust. 6-11, także do pism wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonych w systemie EZD.

4. Pisma, o których mowa w ust. 3, przechowuje się w składzie chronologicznym stosując odpowiednio podział, o którym mowa w rozdziale 3 w § 23 ust. 1.

5. Prowadzący sprawę dba o kompletność i poprawność metadanych opisujących sprawę oraz przesyłek i pism włączonych do niej, w tym:

1) nadaje sprawie tytuł;

2) wpisuje metadane opisujące przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie;

3) uzupełnia metadane opisujące przesyłki wpływające, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny;

4) poprawia metadane opisujące przesyłki wpływające, w szczególności tytuły dokumentów, jeżeli zostały określone przez punkt kancelaryjny, w sposób nieodzwierciedlający stanu faktycznego;

5) wpisuje metadane opisujące przesyłki przeznaczone do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.

Rozdział  7

Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§ 43. Prowadzący sprawę zakłada i rejestruje sprawę w systemie EZD oraz przygotowuje pismo w sprawie. Następnie prowadzący sprawę ustawia dokumenty na ścieżce akceptacji, zachowując wynikającą z podległości służbowej oraz właściwą dla danej sprawy kolejność akceptacji i zatwierdzania pism (np. prowadzący sprawę - bezpośredni przełożony - zastępca dyrektora - dyrektor).

§  44. 

1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest w systemie EZD.

2. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

3. Akceptacja wielostopniowa polega na akceptacji pisma przez osobę nieupoważnioną do jego podpisania i przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie, aż do ostatecznej akceptacji pisma przez osobę podpisującą.

4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący zwraca pismo prowadzącemu sprawę udzielając mu wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

2) ustnie, odnotowując w systemie EZD, że zmiany uzgodniono w rozmowie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD lub taka konieczność wynika ze sposobu załatwienia sprawy.

6. Akceptujący może dokonać poprawek i zaakceptować swoją wersję pisma.

7. Podpisujący może zwrócić pismo prowadzącemu sprawę stosując odpowiednio przepisy ust. 5 lub dokonać poprawek pisma i podpisać poprawioną przez siebie wersję pisma.

§  45. 

1. W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza Ministerstwo osoba upoważniona do podpisania pisma podpisuje pismo podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu lub dopuszczają możliwość użycia innego rodzaju podpisu.

2. Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.

3. Podpisujący może podpisać pismo przeznaczone do wysyłki podpisem odręcznym, gdy wymaga tego szczególny charakter pisma, jego treść lub rodzaj odbiorcy (okolicznościowe pisma gratulacyjne, pisma skierowane do odbiorców zagranicznych, podziękowania, umowy) lub jeśli odbiorca zrezygnuje z doręczania przesyłek w wersji elektronicznej.

4. Jeżeli pismo jest podpisywane przez osobę działającą w zastępstwie osoby podpisującej, treść pieczątki lub nadruku poprzedza adnotacja zawierającą wyrażenie "w zastępstwie" lub jego skrót "wz." oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby zastępowanej.

5. Jeżeli pismo jest podpisywane przez osobę działającą na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez podpisującego, treść pieczątki lub nadruku poprzedza adnotacja zawierająca wyrażenie "z upoważnienia" lub jego skrót "z up." oraz określenie stanowiska lub funkcji osoby, która udzieliła upoważnienia.

6. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej, po akceptacji w systemie EZD są drukowane przez prowadzącego sprawę celem złożenia na piśmie podpisu odręcznego przez osobę podpisującą pismo.

7. W przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu EZD, które zostały opatrzone podpisem elektronicznym, dopuszcza się wysłanie wydruku pisma uzyskanego z tego systemu, odzwierciedlającego treść tego pisma, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

8. W przypadku akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, dla pism o których mowa w ust. 7, po podpisaniu pisma, prowadzący sprawę drukuje metrykę pisma (metadane pisma wychodzącego oraz uwierzytelnień z akceptacjami z systemu EZD) i dołącza ją do akt sprawy razem z zaakceptowaną wersją pisma wychodzącego.

9. Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki, jest częścią akt spraw prowadzonych w systemie papierowym, wówczas po podpisaniu pisma podpisem elektronicznym przez podpisującego, prowadzący sprawę drukuje pismo w dwóch egzemplarzach, chyba że załatwienie sprawy wymaga dodatkowych egzemplarzy, wraz z informacjami o akceptacjach i podpisie elektronicznym (metadanymi pisma wychodzącego). Jeden egzemplarz pisma przeznaczony jest do wysłania, natomiast drugi, prowadzący sprawę włącza do akt sprawy prowadzonej w systemie papierowym.

10. Wydruki pisma z systemu EZD, o których mowa w ust. 6-9, zawierają kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

11. Pracownik jest zobowiązany do prawidłowego przygotowania koperty, która zawiera wygenerowany z systemu EZD kod kreskowy z unikalnym identyfikatorem korespondencji wychodzącej, oznaczenie nadawcy i odbiorcy, znak sprawy oraz informację o numerze umowy z operatorem pocztowym - "opłatę pobrano..." (w przypadku braku możliwości wydrukowania koperty z systemu należy odręcznie uzupełnić adresata przesyłki i umieścić na kopercie pieczęć nagłówkową).

12. W przypadku korespondencji wysyłanej za potwierdzeniem odbioru, koperty powinny zawierać naklejone zwrotne potwierdzenie odbioru, zawierające informacje niezbędne operatorowi pocztowemu dostarczenie go do nadawcy, tj. jego pełny adres korespondencyjny oraz dane niezbędne do wprowadzenia zwrotnego potwierdzenia odbioru do systemu teleinformatycznego, tj. kod kreskowy lub co najmniej identyfikator korespondencji wychodzącej oraz znak sprawy.

13. Na egzemplarzu ad acta w przypadku części akt spraw prowadzonych w systemie papierowym prowadzący sprawę umieszcza informację dotyczącą przekazania pisma do wysyłki lub osobistego doręczenia.

§  46. 

1. Przesyłki wychodzące z Ministerstwa są doręczane adresatom:

1) za pośrednictwem operatora pocztowego;

2) w odpowiednim systemie teleinformatycznym lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej;

3) bezpośrednio adresatowi lub osobie uprawnionej.

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej, po podpisaniu podpisem elektronicznym są wysłane z systemu EZD przez prowadzącego sprawę lub osobę upoważnioną. Prowadzący sprawę lub osoba upoważniona jest zobowiązany do wskazania w systemie EZD adresu odbiorcy pisma oraz sposobu wysyłki.

3. Prowadzący sprawę lub osoba upoważniona jest obowiązany do odzwierciedlenia w aktach sprawy w systemie EZD faktu wysłania korespondencji za pomocą poczty elektronicznej lub faxu, jeżeli taka informacja nie dodaje się w systemie EZD automatycznie.

4. W przypadku przesyłek wychodzących w postaci papierowej, punkt kancelaryjny odnotowuje w systemie EZD sposób wysyłania przesyłki (list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę, a następnie przekazuje przesyłki bezpośrednio do adresatów lub dostawcy usługi pocztowej.

5. W przypadku, gdy przesyłka powinna zostać nadana w trybie zwrotnego potwierdzenia odbioru, pracownik prowadzący sprawę lub osoba upoważniona obowiązany jest do prawidłowego oznakowania za pomocą naklejek generowanych przez system lub wypełnienia stosownego formularza pocztowego wraz z umieszczeniem na nim znaku sprawy, w ramach której powstała przesyłka.

§  47. 

1. W Ministerstwie, prowadzi się rejestry przesyłek wychodzących, zawierające w szczególności:

1) liczbę porządkową, pod którą odnotowano wysyłkę;

2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;

3) nazwę adresata;

4) znak sprawy wysyłanego pisma lub inne oznaczenie;

5) sposób doręczenia przesyłki - list zwykły, list polecony, faks, ESP, poczta elektroniczna.

2. Rejestry przesyłek wychodzących prowadzone w postaci elektronicznej umożliwiają:

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1 oraz na każdej stronie daty wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

Rozdział  8

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  48. 

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzącego sprawę. Dyrektor komórki organizacyjnej w przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w rozdziale 9 może wyznaczyć innego pracownika odpowiedzialnego za uporządkowanie dokumentacji, podlegającej przekazaniu do archiwum zakładowego.

2. Uporządkowanie dokumentacji elektronicznej w systemie EZD polega na:

1) sprawdzeniu kompletności akt spraw;

2) uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;

3) przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw;

4) uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, ze szczególnym uwzględnieniem tytułów spraw oraz tytułów dokumentów;

5) zweryfikowaniu zakończenia sprawy w systemie EZD.

3. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składów informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie określonym w § 26;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą Ministerstwa oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład informatycznych nośników danych - na środku u góry,

b) informacją, z jakiego składu informatycznych nośników danych pochodzi dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. a,

c) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD informatycznych nośników danych znajdujących się w pudle lub paczce - pod informacją, o której mowa w lit. b,

d) skrajne identyfikatory przesyłek, o których mowa w instrukcji - pod informacją o której mowa w lit. c.

4. Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składów chronologicznych do archiwum zakładowego polega na:

1) pozostawieniu jej w układzie określonym w § 26;

2) umieszczeniu jej w pudłach lub paczkach;

3) opisaniu pudeł lub paczek:

a) pełną nazwą Ministerstwa oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,

b) oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce - pod informacją, o której mowa w lit. a,

c) informacją, z jakiego składu chronologicznego jest to dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. b,

d) skrajnymi identyfikatorami przesyłek, o których mowa w instrukcji - pod informacją, o której mowa w lit. c.

5. Uporządkowanie dokumentacji akt spraw papierowych oraz dokumentacji niestanowiącej akt sprawy przypisanej do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt, wskazanego do papierowego prowadzenia polega na:

1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek aktowych w kolejności spisu spraw, a w sprawie - chronologicznie, począwszy od pierwszego pisma w pierwszej sprawie na górze teczki, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) ułożeniu dokumentów chronologicznie w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy,

c) wyjęciu zbędnych identycznych kopii przesyłek i pism,

d) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

e) dopuszcza się włączenie wykazu dokumentów do dokumentów nietworzących akt sprawy,

f) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

g) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

h) ponumerowaniu zapisanych stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w zewnętrznym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]",

i) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,

j) opisaniu teczek zgodnie z § 49,

k) ułożeniu teczek aktowych chronologicznie latami w ramach danego roku w kolejności wynikającej z wykazu akt, odrębnie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej;

2) pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a) ułożeniu wewnątrz teczek aktowych spraw w kolejności wynikającej ze spisu spraw,

b) wyjęciu zbędnych identycznych kopii przesyłek i pism,

c) złożeniu arkuszy o wymiarach większych od formatu A4 do tego formatu,

d) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

e) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych, a tych w pudłach,

f) opisaniu teczek zgodnie z § 49,

g) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§  49. 

1. Każda zakończona teczka aktowa, zawierająca dokumentację powinna być opisana.

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z:

1) pełnej nazwy jednostki organizacyjnej, pełnej nazwy komórki organizacyjnej oraz pełnej nazwy wewnętrznej komórki organizacyjnej, w której wytworzono dokumentację - na środku u góry;

2) znaku teczki, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 35 ust. 6 - dodatkowo numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i informacji o rodzaju dokumentacji (pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) - na środku;

5) rocznych dat skrajnych;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw lub dokumentacja nietworząca akt spraw przyporządkowana do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmuje kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 39:

1) pkt 4 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone w teczce;

2) pkt 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) pkt 6 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

§ 50. Do dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, w szczególności:

1) rejestry;

2) ewidencje;

3) kartoteki;

4) skorowidze.

§  51. 

1. Dla dokumentacji elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD lub jego moduł.

2. Dokumentację elektroniczną spraw zakończonych oraz dokumentację niestanowiącą akt sprawy przypisaną do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt wskazanego do elektronicznego prowadzenia, uznaje się za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

3. W odniesieniu do spraw elektronicznych, przekazaniu podlegają poszczególne sprawy z danego symbolu z wykazu akt zakończone w okresie, o którym mowa w ust. 2.

4. Przejęcie dokumentacji w systemie EZD polega na przyjęciu przez archiwistę uprawnień pozwalających na:

1) udostępnianie dokumentacji tworzącej akta spraw oraz nie tworzącej akt sprawy;

2) przeprowadzanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej;

3) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.

5. Dokumentacja elektroniczna jest przejmowana przez archiwum zakładowe pod warunkiem wcześniejszego jej uporządkowania zgodnie z § 48 ust. 2.

6. Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 3, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2. O automatycznym przekazaniu uprawnień decyduje archiwista w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.

7. Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 4, komórka organizacyjna, która wytworzyła dokumentację, zachowuje dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji elektronicznej jedynie do odczytu bez możliwości jej edytowania oraz bez możliwości udostępniania jej innym komórkom.

8. System EZD odnotowuje automatycznie datę przyjęcia uprawnień, o których mowa w ust. 4.

9. Funkcję ewidencji dla spraw prowadzonych elektronicznie spełnia wygenerowany z systemu EZD raport.

10. System EZD zapewnia przechowywanie dokumentacji elektronicznej przejętej na stan archiwum zakładowego.

§  52. 

1. Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD lub systemów teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług lub spraw, kwalifikowana jest do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

2. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD ani systemów teleinformatycznych dedykowanych do określonych usług lub spraw, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym powstał zbiór przesyłek w składzie informatycznych nośników danych.

3. Informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.

4. Ewidencja nośników, o których mowa w ust. 1, powinna zawierać:

1) pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej nośniki;

2) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis;

3) imię, nazwisko i podpis dyrektora komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych;

4) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki;

5) datę przekazania;

6) rozmiar lub ilość dokumentacji przekazywanej;

7) dla każdej pozycji ewidencji:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie rodzaju nośnika,

c) oznaczenie kancelaryjne, tj. znak akt lub znak sprawy, z którym powiązany jest nośnik,

d) numer seryjny nośnika, jeżeli występuje i można go odczytać bez użycia specjalistycznych programów,

e) miejsce przechowywania w archiwum zakładowym,

f) datę zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego,

g) miejsce na ewentualne uwagi.

5. Elementy ewidencji, o których mowa w ust. 4 pkt 7 lit. e oraz f, uzupełnia pracownik archiwum zakładowego.

§  53. 

1. Przesyłki papierowe, zgromadzone w składach chronologicznych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym powstał zbiór przesyłek w składzie chronologicznym, na podstawie ewidencji zawierającej co najmniej:

1) pełną nazwę Ministerstwa, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

2) informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja pochodzi,

3) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis;

4) imię, nazwisko i podpis dyrektora komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny;

5) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;

6) datę przekazania;

7) rozmiar lub ilość dokumentacji przekazywanej;

8) dla każdej pozycji ewidencji:

a) liczbę porządkową,

b) informację o identyfikatorach przesyłek, o których mowa w § 14 ust. 7,

c) rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce,

d) miejsce przechowywania w archiwum zakładowym,

e) datę zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego,

f) miejsce na ewentualne uwagi.

2. Elementy ewidencji, o których mowa w ust. 1 pkt 8 lit. d oraz e, uzupełnia pracownik archiwum zakładowego.

§  54. 

1. W przypadku dokumentacji stanowiącej część akt spraw papierowych oraz dokumentacji niestanowiącej akt sprawy przypisanej do symbolu klasyfikacyjnego wykazu akt, wskazanego do papierowego prowadzenia, teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw. Jeżeli dokumentacja podlegająca przekazaniu, jest niezbędna do bieżącej pracy, można ją pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie wypożyczenia z archiwum zakładowego.

2. W odniesieniu do spraw papierowych przekazanie do archiwum następuje po zakończeniu wszystkich spraw zarejestrowanych w danym roku kalendarzowym w danej komórce organizacyjnej lub w wewnętrznej komórce organizacyjnej pod danym symbolem z wykazu akt, z uwzględnieniem terminu, o którym mowa w ust. 1.

3. Zamieszczoną w systemie EZD dokumentację będącą częścią akt spraw prowadzonych papierowo przekazuje się archiwiście zgodnie z § 48.

4. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, przekazuje się do archiwum zakładowego na podstawie ewidencji zawierającej co najmniej:

1) pełną nazwę Ministerstwa, komórki organizacyjnej i wewnętrznej komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

2) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis;

3) imię, nazwisko i podpis dyrektora komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację;

4) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację;

5) datę przekazania;

6) rozmiar lub ilość przekazywanej dokumentacji;

7) dla każdej pozycji ewidencji:

a) liczbę porządkową,

b) oznaczenie kancelaryjne, to jest znak akt lub znak sprawy, a w przypadku, o którym mowa w § 35 ust. 6, dodatkowo numer sprawy, która jest podstawą wydzielenia grupy spraw w osobny zbiór,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt wraz z uszczegółowieniem zawartości dokumentacji znajdującej się w teczce i informacji o rodzaju dokumentacji (pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki),

d) roczne daty skrajne,

e) liczbę tomów w obrębie hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt przekazanych w danej pozycji spisu,

f) oznaczenie kategorii archiwalnej,

g) miejsce przechowywania w archiwum zakładowym,

h) datę zniszczenia lub przekazania dokumentacji do właściwego archiwum państwowego,

i) miejsce na ewentualne uwagi.

5. Elementy ewidencji, o których mowa w ust. 4 pkt 6 i 7 lit. g oraz h, uzupełnia pracownik archiwum zakładowego.

6. Ewidencję dla spraw papierowych sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.

7. Uwzględniając odrębność ewidencji, o której mowa w ust. 6, sporządza się oddzielną ewidencję dla szczególnych rodzajów dokumentacji (dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb Ministerstwa lub zaleceń dyrektora właściwego archiwum państwowego lub jeśli dane wymienione w ust. 4 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.

8. Ewidencje sporządzane są w postaci elektronicznej albo papierowej, w zależności od sposobu przyjętego w jednostce.

9. Pozycje w ewidencji układa się chronologicznie według daty założenia teczki aktowej, a następnie według kolejności symboli klasyfikacyjnych w ramach wykazu akt.

10. Przekazanie ewidencji w postaci elektronicznej następuje:

1) w systemie teleinformatycznym, jeśli system ten posiada taką funkcję albo

2) na opisanym informatycznym nośniku danych.

11. Papierową ewidencję sporządza się:

1) w czterech egzemplarzach - dla materiałów archiwalnych;

2) w trzech egzemplarzach - dla dokumentacji niearchiwalnej.

12. Oprócz papierowej ewidencji, o której mowa w ust. 11, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania tego spisu.

§  55. 

1. Archiwum zakładowe zwraca jeden egzemplarz ewidencji, o której mowa w § 54 ust. 11, komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację.

2. Za gromadzenie ewidencji dokumentacji przekazanej do archiwum zakładowego odpowiada dyrektor komórki organizacyjnej.

Rozdział  9

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Ministerstwa, jego reorganizacji, zmian struktury organizacyjnej oraz w związku ze zmianami o charakterze kadrowym

§  56. 

1. W przypadku ustania działalności Ministerstwa lub jego reorganizacji prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Dyrektor Generalny nowo powołanej jednostki organizacyjnej zawiadamia o tym dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2. Przez reorganizację rozumie się likwidację komórki organizacyjnej, utworzenie nowej komórki organizacyjnej, łączenie, przejmowanie, podział zadań, zmianę nazwy komórki, zmianę oznaczenia komórki organizacyjnej.

3. W przypadku reorganizacji komórki organizacyjnej lub wewnętrznej komórki organizacyjnej albo przekazania zadań między komórkami organizacyjnymi lub wewnętrznymi komórkami organizacyjnymi akta spraw niezakończonych:

1) komórka przejmująca zadania innej komórki organizacyjnej przejmuje w systemie EZD pełne uprawnienia do zarządzania aktami sprawy;

2) papierowych komórka przejmująca zadania innej komórki organizacyjnej przejmuje protokolarnie. Przekazanie odnotowywane jest w odpowiednich spisach spraw, a wyciągi tych spisów obejmujące sprawy, których akta są przekazywane, załącza się do protokołu. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się do archiwum zakładowego.

4. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, niezwłocznie rejestruje je ponownie, zgodnie z § 40 ust. 3. Przerejestrowanie spraw prowadzonych papierowo wiąże się z ich przeniesieniem do nowych teczek aktowych założonych w nowej komórce organizacyjnej.

5. Komórka organizacyjna podlegająca reorganizacji przekazuje niezwłocznie uporządkowane akta spraw zakończonych oraz dokumentację nietworzącą akt sprawy do archiwum zakładowego. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku porządkowanie dokumentacji oraz jej przekazanie do archiwum zakładowego spoczywa na komórce organizacyjnej przejmującej zadania. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej, gdy jej zadania nie są przejmowane przez nową komórkę organizacyjną, Dyrektor Generalny wskazuje komórkę odpowiedzialną za uporządkowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego.

6. Dokumentacja spraw zakończonych jest przekazywana niezwłocznie, do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, o których mowa w rozdziale 8.

7. Pracownicy przeniesieni w związku z reorganizacją do nowej komórki organizacyjnej zachowują dostęp do spraw w likwidowanej komórce organizacyjnej w systemie EZD do czasu ich ponownego zarejestrowania w nowej komórce organizacyjnej lub przekazania ich do archiwum zakładowego.

§  57. 

1. Zakończenie świadczenia pracy przez pracownika lub przeniesienie pracownika do innej komórki organizacyjnej (nie związane z reorganizacją) nie powoduje skrócenia dwuletniego okresu przechowywania spraw papierowych zakończonych w komórce organizacyjnej i konieczności dokonania archiwizacji.

2. Obowiązkiem pracownika przed zakończeniem stosunku pracy lub przeniesieniem do pracy w innej komórce organizacyjnej, a także pracownika, który w ramach komórki organizacyjnej otrzymał nowy zakres obowiązków, jest:

1) przekazanie przełożonemu lub osobie przez niego wskazanej akt spraw niezakończonych w postaci elektronicznej w systemie EZD z pełnymi uprawnieniniami do zarządzania aktami sprawy;

2) przekazanie przełożonemu lub osobie przez niego wskazanej protokolarnie akt spraw niezakończonych w postaci papierowej;

3) uprządkowanie spraw zakończonych, w tym uzupełnienie metadanych w systemie EZD, w przypadku spraw papierowych uporządkowanie teczek aktowych zawierających sprawy, które prowadził; w przypadku gdy okres przechowywania dokumentacji spraw zakończonych minął, przekazanie ich do archiwum zakładowego w trybie i na zasadach, o których mowa w instrukcji;

4) zwrócenie do składu chronologicznego wszystkich wypożyczonych dokumentów oraz zwrócenie do składu informatycznych nośników danych wszystkich wypożyczonych nośników danych;

5) zwrócenie wypożyczonych akt do archiwum zakładowego.

Rozdział  10

Postępowanie z dokumentacją na wypadek przerwy w działaniu systemu EZD lub niemożności jego użytkowania

§  58. 

1. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się w przypadku wystąpienia:

1) okoliczności skutkujących przerwą w działaniu systemu EZD;

2) ważnych przyczyn technicznych uniemożliwiających użytkowanie systemu EZD w istotnym zakresie jego funkcjonalności w Ministerstwie lub niektórych jego komórkach organizacyjnych, stwierdzonego przez Dyrektora Generalnego

- trwających co najmniej: 4 godziny w godzinach pracy Ministerstwa, chyba że Dyrektor Generalny postanowi inaczej.

2. Określonego w ust. 1 ograniczenia dotyczącego czasu trwania przerwy w działaniu systemu EZD nie uwzględnia się w przypadku konieczności podjęcia niecierpiących zwłoki czynności kancelaryjnych.

§ 59. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w § 58 ust. 1 pkt 1, przepisy rozdziałów 2-7 stosuje się odpowiednio do dokumentowania czynności kancelaryjnych w zastępczych ewidencjach, rejestrach i spisach spraw prowadzonych w postaci papierowej lub na informatycznych nośnikach danych.

§  60. 

1. Po usunięciu okoliczności, o których mowa w § 58 ust. 1 pkt 1 i potwierdzeniu przez administratora systemu EZD, że ma to charakter trwały, właściwe sekretariaty wprowadzają do systemu EZD dane zamieszczone w zastępczych spisach spraw, zastępczych rejestrach pism w sprawach.

2. Dokument zaewidencjonowany lub zarejestrowany w trybie § 59 rejestruje w systemie EZD punkt kancelaryjny, w którym znajduje się oryginał pisma.

3. W spisach spraw i przy pismach oznaczonych zastępczym znakiem zamieszcza się adnotacje o zastępczym znaku, pod którym sprawa lub dokument były zarejestrowane w czasie przerwy w działaniu systemu EZD.

§ 61. W przypadku wystąpienia ważnych przyczyn technicznych, o których mowa w § 58 ust. 1 pkt 2, w systemie EZD wykonuje się czynności określone w instrukcji w zakresie:

1) przyjmowania i rejestracji przesyłek wpływających do Ministerstwa;

2) przygotowania do wysyłki i wysyłki przesyłek wychodzących z Ministerstwa;

3) rejestracji spraw i prowadzenia spisów spraw.

Załącznik Nr  1

A - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wpływającą (zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie nadawcy przesyłki, w tym:			tak
1a	nazwa nadawcy niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 1a	nie
2	Adres nadawcy, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
2a	kod pocztowy	tekst	opcjonalne	nie
2b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	wymagane	nie
2c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	opcjonalne	nie
2d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	opcjonalne	nie
2e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	opcjonalne	nie
2f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
2g	kraj	tekst	opcjonalne	nie
2h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
3	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM- DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;	wymagane, jeżeli jest określona	nie
4	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM- DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry	opcjonalne	nie
		arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;
5	Data wpływu przesyłki	data w formacie RRRR-MM- DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia	wymagane	nie
6	Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR- MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
7	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka)	tekst	opcjonalne	tak
8	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: (\) - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik	wymagane	nie
9	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	opcjonalnie	nie
10	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	opcjonalnie	nie
11	Liczba załączników	liczba naturalna	opcjonalne	nie
12	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	opcjonalnie	nie
13	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki wpływającej (na przykład skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, załącznik - kalendarz w formacie większym niż A3, załączona płyta CD zapisane 500 MB, załączony film na płycie DVD)	tekst	opcjonalne	tak
14	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcm i-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Data set (uporządkowany zbiór danych), Moving Image (obraz ruchomy), Physical Object (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), Still Image (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	opcjonalnie	nie
15	Sposób dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza)	tekst	opcjonalne	nie
16	Znak nadany przesyłce przez nadawcę	tekst	wymagane, jeżeli jest	nie

B - Struktura metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą (zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść przesyłki, w tym			tak
1a	imię i nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 34 ust. 1, akceptacja pisma, o której mowa w § 16)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Oznaczenie adresata, w tym:			tak
2a	nazwa adresata niebędącego osobą fizyczną	tekst	wymagane, jeżeli nie określono 2b	nie
2b	nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion	wymagane, jeżeli nie określono 2a	nie
3	Adres adresata, o którym mowa w pkt 1, a w tym:			nie
3a	kod pocztowy	tekst	wymagane	nie
3b	miejscowość (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	wymagane	nie
3c	ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	wymagane	nie
3d	budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy	tekst	wymagane	nie
	o informatyzacji)
3e	lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji)	tekst	opcjonalne	nie
3f	skrytka pocztowa (nr skrytki w urzędzie pocztowym)	tekst	opcjonalne	nie
3g	kraj	tekst	wymagane	nie
3h	e-mail (adres poczty elektronicznej)	tekst	opcjonalne	tak
4	Data widniejąca na piśmie	data w formacie RRRR-MM- DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;	wymagane	nie
5	Data nadania przesyłki	data w formacie RRRR-MM- DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesiąca, DD to dwie cyfry dnia;	opcjonalne	nie
6	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, faktura, wniosek, skarga, nota księgowa, umowa, opinia, notatka)	tekst	opcjonalne	tak
7	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: (\) - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik	wymagane	nie
8	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)	tekst	wymagane	nie
9	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane	nie
10	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
11	Uwagi - dodatkowe informacje dotyczące rejestrowanej przesyłki	tekst	opcjonalne	tak
12	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcm i-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Data set (uporządkowany zbiór danych), Moving Image (obraz ruchomy), Physical Object (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), Still Image (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony z wyrazów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	opcjonalnie	nie
14	Sposób wysyłki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika (na przykład list zwykły, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza)	tekst	wymagane	nie

C - Struktura metadanych opisujących elementy akt sprawy niebędące przesyłkami (zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść			tak
1a	imię nazwisko pracownika dokonującego czynności w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o którym mowa w § 34 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o których mowa w § 6 ust. 2, akceptacją pisma, o której mowa w § 16)	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
1b	stanowisko pracownika dokonującego czynności w systemie, o których mowa w 1a	tekst (zaleca się automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane	nie
2	Data i czas włączenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR- MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego słownika rodzajów dokumentów (na przykład pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)	tekst	opcjonalne	tak
4	Nadany automatycznie unikatowy w całym systemie EZD identyfikator dokumentu	tekst bez spacji i znaków: (\) - ukośnik lewy (/) - ukośnik prawy (*) - gwiazdka (?) - znak zapytania (:) - dwukropek (=) - znak równości (,) - przecinek (;) - średnik	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści dokumentu (na przykład sprawozdanie z przygotowań do	tekst	wymagane	nie
	Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywóz nieczystości)
6	Dostęp - określenie dostępu	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	opcjonalnie	nie
7	Format	tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu	wymagane dla dokumentów elektronicznych	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcm i-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	możliwe wartości: Collection (nieuporządkowany zbiór danych), Data set (uporządkowany zbiór danych), Moving Image (obraz ruchomy), Physical Object (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie), Sound (dźwięk), Still Image (obraz nieruchomy), Text (tekst) - oznacza tekst złożony ze słów przeznaczonych do czytania niezależnie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitkę fotograficzną tekstu, tekst zapisany zarówno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca się wpisywanie wartości domyślnej oznaczenia typu =text	wymagane	nie

D - Struktura metadanych opisujących sprawę (zestaw minimalny)

Lp.	Nazwa elementu	Sposób zapisu	Wymagalność*	Powtarzalność
1	Oznaczenie odpowiedzialności za treść			tak
1a	imię i nazwisko pracownika zakładającego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1b	nie
1b	imię i nazwisko pracownika prowadzącego sprawę	tekst zapisany w sposób umożliwiający automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD użytkownika)	wymagane, jeżeli nie określono 1a	tak
2	Data i czas założenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)	data i czas w formacie RRRR- MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykład 1997-07-16T19:20:30	wymagane	nie
3	Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpóźniejsza z dat spośród dat wymienionych w częściach A, B lub C załącznika)	data i czas w formacie RRRR- MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesiąca, DD to dwie cyfry dnia, na przykład 1997-07-16	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
4	Znak sprawy (zapisywany automatycznie po wybraniu właściwej pozycji wykazu akt)	zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji	wymagane	nie
5	Tytuł - zwięzłe określenie odnoszące się do treści sprawy (na przykład przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej,	tekst	wymagane	nie
	wyjazd do Brukseli na..., przygotowanie umowy na wywóz nieczystości)
6	Dostęp - określenie dostępu (automatyczne przyporządkowanie odpowiedniej wartości na podstawie metadanych dokumentów elektronicznych znajdujących się w aktach sprawy)	możliwe wartości: publiczny - dostępny w całości, publiczny - dostępny częściowo, niepubliczny	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
7	Format	ustalona wartość "Multipart/Header-Set"	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
8	Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) htp//dublincoreorg/documents/d cmi-type-vocabulary/ zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 5 ust. 2a ustawy archiwalnej	ustalona wartość: Collection (nieuporządkowany zbiór danych)	wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o której mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy archiwalnej	nie
9	Opis	tekst	opcjonalny	Nie

^* Wymagalność elementu metadanych oznacza obowiązek jego określenia, jeżeli to określenie jest możliwe.

Załącznik Nr  2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu	Minimalna rozdzielczość	Minimalna ilość bitów na piksel	Zalecany format	Kompresja
teksty drukowane czarno-białe lub takie, w których kolor nie ma znaczenia*), format A4 do A3	150 dpi	1 bit (czarnobiałe)	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy A4 do A3	200 dpi	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografie czarno-białe (jeżeli załączone osobno)	2500 pikseli na dłuższym boku	8-bitowa skala szarości lub kolor 24-bit	JPG	>50%
teksty drukowane - czarno-białe, mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	1 bit	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	CCITT G4 lub inna bezstratna
rękopisy mniejsze niż A4	1600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi (wybór tego, co da większą jakość)	8-bitowa skala szarości	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
materiały wielkoformatowe większe od A3 (na przykład plakaty, mapy)	200 dpi	Dobór w zależności od znaczenia koloru lub odcieni szarości	JPG DJVU	>50%
teksty drukowane, w których kolor ma znaczenie**)	200 dpi	8 bit - kolor	wielostronicowy TIFF wielostronicowy PDF	LZW lub inna bezstratna
fotografia kolorowa	2500 pikseli na dłuższym boku	24 bit - kolor	JPG	>50%

^*) To znaczy, że kolor nie ma znaczenia dla zrozumienia treści, na przykład gdy cały tekst jest w jednym kolorze, a jedynie nagłówki, stopki, pieczątki, podpisy są w innym kolorze.

^**) Na przykład fragmenty istotne dla zrozumienia treści są wyróżnione kolorem, tekst zawiera kolorowe rysunki.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

MINISTERSTWA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Rozdział  1

Zasady ogólne

1. Dokumentacja powstająca w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem" i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt".

2. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

3. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Ministerstwa oraz od podziału kompetencji komórek organizacyjnych.

4. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Ministerstwo, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw, lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

5. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164).

6. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.

7. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999",

Symbole klasyfikacyjne
I	II	III	IV
0
	00
		000
			0000
			0001
		001
	01
		010
		011
			0110
			0111
1
	10
		100
		101	1010
			1011
	11
		110

8. Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 6;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w ust. 4.

9. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

Rozdział  2

Wykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnych

SPIS

KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0	ZARZĄDZANIE
00	Organy kolegialne
01	Organizacja
02	Akty normatywne. Pomoc prawna
03	Planowanie, sprawozdawczość i statystyka
04	Informatyka
05	Skargi i wnioski, listy od obywateli i inne wystąpienia do Ministerstwa
06	Prace naukowo-badawcze, reprezentacja i promowanie
07	Współpraca z innymi podmiotami
08	Kontrola i audyt
1	KADRY
10	Ogólne zasady pracy i wynagrodzeń
11	Zatrudnienie
12	Ewidencja osobowa
13	Bezpieczeństwo i higiena pracy
14	Szkolenie i doskonalenie pracowników
15	Dyscyplina pracy
16	Działalność socjalna w Ministerstwie
17	Ubezpieczenia pracowników
18	Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa UE
2	ŚRODKI RZECZOWE
20	Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi
21	Inwestycje i remonty
22	Administracja nieruchomości
23	Gospodarka materiałowa
24	Źródła zaopatrzenia
25	Transport i łączność
26	Ochrona zakładu pracy
27	Zamówienia publiczne
28	Bezpieczeństwo i obronność państwa
3	FINANSE
30	System ekonomiczno-księgowy
31	Planowanie i wykonanie budżetu
32	Ewidencja księgowa
33	Rozliczanie wynagrodzeń
34	Inwentaryzacja
35	Dyscyplina finansowa
4	ZABEZPIECZENIE SPOŁECZNE
40	Ubezpieczenia społeczne
41	Pomoc społeczna
42	Problematyka osób niepełnosprawnych
43	Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego
44	Polityka senioralna
45	Ekonomia społeczna w tym spółdzielczość socjalna
5	RODZINA
50	Finansowanie zadań z zakresu polityki rodzinnej
51	Świadczenie wychowawcze, świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego, postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych oraz inne instrumenty wsparcia materialnego rodzin z dziećmi na utrzymaniu
52	Wspieranie rodziny, piecza zastępcza i adopcja
53	System opieki nad dziećmi w wieku do lat 3
54	Karta Dużej Rodziny
55	Realizacja innych zadań z zakresu polityki rodzinnej
56	Przeciwdziałanie przemocy
57	Równe traktowanie
6	PRACA
60	Kształtowanie polityki rynku pracy
61	Prawo pracy, sprawy socjalne, warunki pracy
62	Dialog społeczny i zbiorowe stosunki pracy
63	Służba zastępcza
7	WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA W ZAKRESIE DZIAŁALNOŚCI MINISTERSTWA
70	Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej oraz problematyka lobbingu i promocji zobowiązań
71	Współpraca z Unią Europejską
72	Współpraca z Radą Europy w zakresie pracy, spraw społecznych i rodzinnych
73	Europejska Karta Społeczna
74	Współpraca z Międzynarodową Organizacją Pracy (MOP)
75	Współpraca z organizacjami międzynarodowymi o zasięgu światowym i regionalnymi instytucjami europejskimi w zakresie pracy, spraw społecznych, rynku pracy i pomocy technicznej
76	Zagadnienia ogólne międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej
77	Konsultacje w zakresie międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej
78	Współpraca transgraniczna i międzyregionalna
79	Rozliczenia finansowe we współpracy z poszczególnymi krajami
8	PROGRAMY, STRATEGIE I FUNDUSZE POMOCOWE
80	Programy finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej oraz środków zagranicznych a także programy współpracy z niektórymi organizacjami międzynarodowymi
81	Fundusze strukturalne i inwestycyjne oraz programy z nimi związane
82	Strategie i programy realizowane w ramach działalności Ministerstwa
83	Dokumenty programowania strategicznego koordynowane przez inne resorty
84	Europejski Fundusz Społeczny i programy z nim związane

Symbole klasyfikacyjne					Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej	Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
I	II	III	IV	V
1	2	3	4	5	6	7	8
0					ZARZĄDZANIE
	00				Organy kolegialne
		000			Posiedzenia, narady kierownictwa Ministerstwa	A	skład, porządek posiedzenia, protokoły, wystąpienia, wnioski, uchwały, listy obecności, materiały na posiedzenia, narady kierownictwa Ministerstwa
		001			Komisje i zespoły (stałe i doraźne)	A	dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą: akty powołania komisji, regulamin działalności, skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty, listy obecności
		002			Komisje, rady i zespoły międzyresortowe	A
		003			Udział w pracach zewnętrznych organów kolegialnych	A	wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania z uczestnictwa przedstawicieli Ministerstwa
		004			Narady i zebrania pracowników	A	protokoły, sprawozdania, notatki, wnioski
	01				Organizacja
		010			Podstawy prawne działania własnej jednostki	A	przepisy ogólnopaństwowe, resortowe dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, w tym statut, akty
							erekcyjne
		011			Podstawy prawne działania jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra	BE10	m.in. statuty, regulaminy i schematy organizacyjne, zakresy działania
		012			Organizacja Ministerstwa
			0120		Regulamin i schemat organizacyjny Ministerstwa	A	w tym regulaminy wewnętrzne komórek organizacyjnych Ministerstwa
			0121		Upoważnienia	B10	w tym rejestr upoważnień udzielonych m.in. przez Ministra, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu Ministerstwa, Dyrektora Generalnego; odwołanie upoważnienia udzielonego przez Ministra, Dyrektora Generalnego. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia upoważnienia
			0122		Pełnomocnictwa	B10	w tym rejestr pełnomocnictw udzielonych m.in. przez Ministra, Sekretarzy i Podsekretarzy Stanu Ministerstwa, Dyrektora Generalnego, odwołanie pełnomocnictwa udzielonego przez Ministra, Dyrektora Generalnego. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia pełnomocnictwa
			0123		Wzory podpisów i podpisy elektroniczne	BE10	w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu
			0124		System zarządzania jakością	A
		013			Organizacja prac kancelaryjnych
			0130		Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo	A	w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego oraz korespondencja dotycząca w ww.
							sprawach
			0131		Opracowanie oraz wdrażanie wzorów, formularzy oraz ich wykazy	B10	opracowanie wzorów własnych (w tym elektronicznych); korespondencja w tych sprawach
			0132		Pieczęcie urzędowe i służbowe	BE10	w tym ich rejestry, wnioski o wyrobienie pieczęci, zwroty nieaktualnych pieczęci, protokoły zniszczenia pieczęci
			0133		Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów w Ministerstwie	B5	w tym rejestry przesyłek, dzienniki korespondencyjne
			0134		Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi	A
		014			Archiwum zakładowe		przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne klasyfikowane są w klasie 0130
			0140		Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie postępowania z dokumentacją oraz ustalanie terminów przejęcia dokumentacji	B5
			0141		Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym	A	spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
			0142		Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego	A
			0143		Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej	A	w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej)
							przeznaczonej do zniszczenia, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
			0144		Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym	B5	w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt
			0145		Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym	A
			0146		Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym	B10
			0147		Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego	A
		015			Ochrona informacji niejawnych
			0150		Ogólne zasady ochrony informacji niejawnych	A
			0151		Postępowania sprawdzające	BE20
			0152		Kancelaria tajna i strefy bezpieczeństwa	B20	w tym protokoły kontroli, kwalifikacji i zniszczenia dokumentów niejawnych, analizy i sprawozdania z zakresu ochrony informacji niejawnych, protokoły przekazania do archiwum, zmiana i zniesienie klauzul tajności, w tym "książka wejścia-wyjścia do strefy bezpieczeństwa", "rejestr wydanych dokumentów", "wykaz osób posiadających poświadczenie bezpieczeństwa"
			0153		Bezpieczeństwo teleinformatyczne w zakresie ochrony informacji niejawnych	B10	systemy, sieci, łączność dedykowane bez względu na klauzulę tajności
			0154		Ochrona fizyczna informacji niejawnych i strefy	B10
					bezpieczeństwa
		016			Bezpieczeństwo danych osobowych
			0160		Przepisy wewnętrzne Ministerstwa w sprawie ochrony danych osobowych	B10
			0161		Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych	B10	w tym wnioski, rejestr
			0162		Monitorowanie przestrzegania przepisów w zakresie ochrony danych osobowych	B10	w tym rejestr naruszeń danych osobowych
			0163		Powierzenie przetwarzania danych osobowych	B10	w tym rejestr umów powierzenia przetwarzania danych
			0164		Współpraca z Urzędem Ochrony Danych Osobowych w zakresie ochrony danych osobowych	BE10
			0165		Realizacja praw osób, których dane są przetwarzane	B10
		017			Ochrona i udostępnianie informacji publicznej
			0170		Obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej	A
			0171		Udostępnianie informacji publicznej	BE10
	02				Akty normatywne. Pomoc prawna
		020			Wewnętrzne akty normatywne Ministerstwa
			0200		Zbiory wewnętrznych aktów normatywnych wydanych przez Ministra	A	komplet podpisanych zarządzeń, decyzji, instrukcji, procedur, wytycznych Ministra Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. W tym rejestry poszczególnych aktów normatywnych
			0201		Zbiory aktów normatywnych wydanych przez Dyrektora Generalnego	A	komplet podpisanych zarządzeń, decyzji, instrukcji, procedur, wytycznych Dyrektora Generalnego. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych. W tym rejestry poszczególnych aktów normatywnych
			0202		Uzgadnianie aktów normatywnych wydawanych przez Dyrektora Generalnego oraz innych własnych opracowań	A	w tym korespondencja w toku procesu legislacyjnego, opinie i stanowiska wobec projektowanych aktów normatywnych, wnioski w sprawie konieczności opracowania bądź zmiany przepisów
		021			Własne akty normatywne powszechnie obowiązujące oraz dokumenty programowe
			0210		Uzgadnianie własnych projektów aktów normatywnych	A	w tym: projektów aktów normatywnych Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, Ministra, założeń projektów ustaw, strategii, programów, sprawozdań, informacji, stanowisk Rządu do pozarządowego projektu ustawy lub innego stanowiska
			0211		Wyjaśnienia, interpretacje i opinie przepisów w zakresie kompetencji Ministerstwa	BE5
		022			Zbiory zewnętrznych aktów normatywnych
			0220		Opiniowanie zewnętrznych	BE5	w tym: projektów aktów normatywnych
					projektów aktów normatywnych		Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, ministrów, projektów aktów normatywnych Unii Europejskiej, projektów ustaw (poselskich i senackich), założeń projektów ustaw, strategii, programów, sprawozdań, informacji, stanowisk Rządu do pozarządowego projektu ustawy lub innego stanowiska
			0221		Zbiory aktów normatywnych krajowych i zagranicznych	B5	w tym akty normatywne Unii Europejskiej
		023			Zbiór umów	B10	zbiory umów krajowych i międzynarodowych, w tym opiniowanie projektów umów międzynarodowych; umowy zawierane przez Ministerstwo rejestrowane są we właściwych klasach merytorycznych
		024			Opinie prawne	BE10	dotyczy opinii prawnych na potrzeby Ministerstwa do umów zawieranych przez Ministerstwo, związanych z zapytaniami komórek organizacyjnych Ministerstwa, instytucji, organizacji, obywateli, weryfikacja postępowań administracyjnych, opiniowanie wniosków o udzielenie zgód w trybie ustawy o zasadach zarządzania mieniem państwowym
		025			Sprawy sądowe		wyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia, pełnomocnictwa procesowe, pisma procesowe oraz korespondencja z tym związana. Okres przechowywania liczy się od daty uprawomocnienia się wyroku lub umorzenia sprawy
			0250		Sprawy cywilne	BE10	dotyczy także wniosków Ministerstwa do sądów w sprawach fundacji nadzorowanych przez Ministerstwo
			0251		Sprawy gospodarcze	BE10
			0252		Sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych	BE10
			0253		Sprawy karne	BE10
			0254		Sprawy sądowo-administracyjne	BE10	dotyczy także skarg do sądu administracyjnego
			0255		Zawezwania do ugody	BE10
			0256		Przedsądowe wezwania do zapłaty	BE10
		026			Postępowania egzekucyjne	BE10	wnioski o wszczęcie egzekucji cywilnej lub administracyjnej przed właściwymi organami egzekucyjnymi
		027			Statuty fundacji nadzorowanych przez Ministerstwo	A	statuty, pisma do sądów rejestrowych, postanowienia sądów o wpisie fundacji do KRS, zmianie statutu
		028			Zezwolenia na utworzenie przedstawicielstw fundacji zagranicznych na terytorium RP	A	wnioski o wydanie zezwolenia wraz z dokumentacją fundacji zagranicznej, decyzje administracyjne w przedmiocie udzielenia lub odmowy zezwolenia
		029			Działalność lobbingowa	A
	03				Planowanie, sprawozdawczość i statystyka		przy czym planowanie i wykonanie budżetu kwalifikowane są w klasie 3 FINANSE
		030			Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości	A	założenia, wskaźniki, opracowania
		031			Prognozowanie i planowanie
			0310		Plany i prognozy własne	A	roczne i wieloletnie, oceny, opinie, uwagi
			0311		Plany i prognozy jednostek podległych Ministrowi lub nadzorowanych przez Ministra	A	roczne i wieloletnie; plany jednostek nadzorowanych
			0312		Plany działalności Ministra	A	plan działalności Minister tworzy dla kierowanych przez niego działów administracji rządowej, który zawiera w szczególności określenie celów w ramach poszczególnych zadań budżetowych wraz ze wskazaniem podzadań służących osiągnięciu celów oraz mierniki określające stopień realizacji celu i ich planowane wartości; plany działalności jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra
			0313		Opracowania innych działów gospodarki	B5
		032			Sprawozdawczość
			0320		Sprawozdania z działalności Ministerstwa	A	sprawozdania roczne, jeżeli dotyczą działalności merytorycznej; sprawozdania półroczne
			0321		Sprawozdania miesięczne Ministerstwa	B5
			0322		Sprawozdania j ednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra	B10
			0323		Sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra	BE10	sprawozdania z wykonania planu działalności jednostek podległych lub nadzorowanych przez Ministra; korespondencja
			0324		Sprawozdania fundacji	A	sprawozdania roczne; korespondencja w sprawach sprawozdań i działalności fundacji do różnych adresatów
			0325		Sprawozdania przedstawicielstw fundacji zagranicznych	BE10	sprawozdania, korespondencja
		033			Statystyka
			0330		Przygotowanie projektów programu badań statystycznych statystyki publicznej	BE5	równolegle prowadzone są teczki aktowe spraw, dotyczące roku bieżącego oraz kolejnych lat
			0331		Projektowanie wzorów formularzy badań statystycznych prowadzonych przez Ministra	BE5	równolegle prowadzone są teczki aktowe spraw, dotyczące roku bieżącego oraz kolejnych lat
		034			Analizy działalności (kompleksowe i problemowe)	A
		035			Budżet zadaniowy		dokumenty związane z wdrażaniem w jednostce metod zarządzania przez cele oparte na wieloletniej prognozie efektów działania
			0350		Planowanie budżetu zadaniowego	BE10
			0351		Realizacja budżetu zadaniowego	BE10
			0352		Sprawozdania budżetu zadaniowego	BE10
		036			Meldunki i raporty sytuacyjne	BE5
	04				Informatyka
		040			Projektowanie i wdrażanie systemów teleinformatycznych	BE10	klasa 041 obejmuje także dokumentację opracowania stron internetowych Ministerstwa plany, harmonogramy, oferty, korespondencja
		041			Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne	B10	okres liczony od daty wygaśnięcia licencji
		042			Eksploatacja systemów teleinformatycznych i oprogramowania	BE10	w tym organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania
		043			Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych	BE10	w tym polityka bezpieczeństwa
		044			Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych oraz aplikacji mobilnych	BE10
		045			Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów	B10	okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu
	05				Skargi i wnioski, listy od obywateli i inne wystąpienia do Ministerstwa
		050			Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio przez Ministerstwo	A	w tym rejestr
		051			Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	B3
		052			Sygnały od instytucji i obywateli (w tym: listy i inne wystąpienia) rozpatrywane bezpośrednio przez Ministerstwo	BE5	w tym rejestr
		053			Sygnały od instytucji i obywateli (w tym: listy i inne wystąpienia) przekazane do załatwienia według właściwości	B3
		054			Analizy skarg, wniosków, petycji i listów od obywateli	A	w tym sprawozdawczość dotycząca rozpatrywanych skarg, wniosków, petycji i listów od obywateli
		055			Petycje rozpatrywane przez Ministerstwo	A
		056			Petycje przekazane do	B3
					rozpatrzenia według właściwości
		057			Postulaty i inicjatywy obywatelskie	A
		058			Sprawy przekazane do załatwienia innym podmiotom	B2	dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy
		059			Interpelacje, dezyderaty, zapytania poselskie i senatorskie oraz opinie, wystąpienia i interwencje posłów, senatorów i radnych	A	korespondencja merytoryczna
	06				Prace naukowo-badawcze, reprezentacja i promowanie
		060			Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe		dotyczy opracowań interdyscyplinarnych, a także monograficznych (demografia), gdzie indziej niewymienionych
			0600		Opracowania Ministerstwa lub wykonane na zlecenie Ministerstwa	BE10	opracowania cząstkowe lub wstępne: gromadzenie cząstkowych danych i ich wstępne opracowanie
			0601		Opracowania zewnętrzne dotyczące obszarów kompetencji Ministerstwa	BE10	do wykorzystania i stosowania
			0602		Opiniowanie prac naukowo- badawczych (własnych i zewnętrznych)	A	recenzje, koreferaty, opinie
		061			Reprezentacja
			0610		Patronaty	B10
			0611		Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji	B5
		062			Kontakty ze środkami publicznego przekazu
			0620		Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady	A	sprostowania, odpowiedzi na zapytania dziennikarzy, polemiki prasowe dotyczące działalności własnej
			0621		Monitoring środków publicznego przekazu	BE5
		063			Promocja i reklama działalności Ministerstwa	A	w tym udział w wystawach, pokazach, konkursach, odczytach, targach oraz materiały promocyjne i reklamowe dotyczące działalności własnej
		064			Własne wydawnictwa
			0640		Teki wydawnicze Ministerstwa	A	dla każdego tytułu wydawanego przez Ministerstwo zakłada się odrębną teczkę zawierającą egzemplarz okazowy oraz dokumentację każdego tytułu
			0641		Przygotowanie do publikacji i wykonanie poligraficzne wydawnictw Ministerstwa	B5	zlecenia, rozliczenia zleceń, zapotrzebowanie materiałowe, korespondencja
			0642		Rozpowszechnianie wydawnictw Ministerstwa	B5
		065			Wizyty gości, przyjęcia i imprezy okolicznościowe	B5	korespondencja, rejestr, harmonogramy wizyt, w tym wizyty gości zagranicznych
		066			Organizacja i współorganizowanie konkursów
			0660		Planowanie i projektowanie konkursów	BE10	dokumentacja konkursu, konsultacje, wytyczne, organizacja Komisji Konkursowej, protokoły z posiedzeń Komisji
			0661		Przebieg i rozstrzygnięcie konkursów	BE10	oferty konkursowe, oceny formalne i merytoryczne, korespondencja, umowy, sprawozdania, oferty odrzucone, rozliczenie
			0662		Sprawozdawczość z realizowanych konkursów	BE10
	07				Współpraca z innymi podmiotami		obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi i zagranicznymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas
		070			Współpraca z jednostkami na gruncie krajowym	A	przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073
		071			Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z podmiotami zagranicznymi	A
		072			Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli własnej jednostki	BE10	obsługa organizacyjno-techniczna
		073			Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania	A	w tym realizacja postanowień umowy i porozumienia okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów
		074			Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe i zagraniczne	A	w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych
	08				Kontrola i audyt
		080			Zasady i tryb przeprowadzania kontroli	BE10	przy czym plany i sprawozdania przy klasie 03; dokumentacja związana z organizacją działalności kontrolnej m.in. wyniki oceny wewnętrznej
							i zewnętrznej
		081			Kontrole i audyty zewnętrzne własnej jednostki	A	kontrole m.in. NIK, protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, odpowiedzi na wystąpienia, sprawozdania z realizacji zaleceń
		082			Kontrole zewnętrzne w jednostkach podległych Ministrowi lub nadzorowanych przez Ministra	B5	przesłane do informacji Ministerstwa
		083			Kontrole wewnętrzne przeprowadzane w Ministerstwie	A
		084			Kontrole przeprowadzane przez Ministra w jednostkach podległych Ministrowi lub nadzorowanych przez Ministra oraz w organach, urzędach, jednostkach i organizacjach zewnętrznych w zakresie spraw zleconych przez Ministra i dysponowania przyznanymi środkami finansowymi	A
		085			Kontrole w instytucjach obowiązanych w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu	A	kontrole w zakresie wypełniania przez fundacje obowiązków wynikających z ustawy w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
		086			Książka kontroli wewnętrznych i zewnętrznych przeprowadzanych w Ministerstwie	A	służąca do wpisywania wszystkich kontroli wewnętrznych i zewnętrznych
		087			Audyt wewnętrzny		w tym: dokumentacja dotycząca zadania audytowego oraz pozostała dokumentacja audytu wewnętrznego
			0870		Bieżące akta audytu wewnętrznego realizowanego zgodnie z rocznym planem audytu wewnętrznego	A
			0871		Bieżące akta audytu wewnętrznego realizowanego poza rocznym planem audytu wewnętrznego	A
			0872		Stałe akta audytu	A
		088			Komitet Audytu	A
		089			Kontrola zarządcza	A	w tym: organizacja kontroli, szacowanie ryzyka dla realizacji zadań, samoocena systemu kontroli, oświadczenia o stanie kontroli, plan działań Ministerstwa
1					KADRY
	10				Ogólne zasady pracy i wynagrodzeń		dot. pracowników Ministerstwa i jednostek podległych Ministrowi lub nadzorowanych przez Ministra
		100			Własne regulacje z zakresu spraw kadrowych	A	m.in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe, przepisy normatywne ogólne i wewnętrzne
		101			Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych	BE10	jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników Ministerstwa to dokumentację kwalifikuje się do kategorii A
		102			Zasady wynagradzania	A
					pracowników Ministerstwa i jednostek podległych Ministrowi lub nadzorowanych przez Ministra
		103			Opisy stanowisk pracy, zakresy zadań	BE10	opisy stanowisk pracy zgodne z regulaminami wewnętrznymi komórek organizacyjnych
		104			Wartościowanie stanowisk pracy	BE10
	11				Zatrudnienie
		110			Rekrutacja	B2	sprawy naboru do służby cywilnej w Ministerstwie, w tym ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej. Akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych. Okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
		111			Przeglądy kadr i oceny pracowników	B5
		112			Przeszeregowania i awanse	B2	zestawienia, analizy
		113			Nagrody, ordery i odznaczenia państwowe, kary dla pracowników Ministerstwa
			1130		Nagrody	BE10	kopie pism dotyczących konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych
			1131		Odznaczenia państwowe	BE10	wnioski - decyzje o odznaczeniu odkłada się do akt osobowych
			1132		Kary	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
		114			Ordery, odznaczenia państwowe, Krzyże Zesłańców Sybiru	A	wnioski Ministra, korespondencja w sprawie, w tym rejestr
		115			Odznaczenia i wyróżnienia honorowe
			1150		Zasady i tryb nadawania odznak honorowych przez Ministra	A
			1151		Nadawanie odznak honorowych	A	wnioski do Ministra, korespondencja w sprawie, w tym rejestr
			1152		Ewidencja nadanych odznak honorowych	A	obejmuje decyzje Ministra
		116			Wykazy etatów	A	zestawienia ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych Ministrowi
		117			Oświadczenia o stanie majątkowym	B6	informacje, powiadomienia, wykazy, raporty
		118			Postępowanie dyscyplinarne	BE10	postępowanie wyjaśniające prowadzone przez rzecznika dyscyplinarnego
		119			Postępowanie mobbingowe	BE10
	12				Ewidencja osobowa
		120			Akta osobowe pracowników Ministerstwa	BE10	dla każdego pracownika prowadzi się odrębną teczkę. Jeśli akta osobowe prowadzone są w formie elektronicznej, to ich archiwizacja odbywa się również w formie elektronicznej, przy czym - dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50
		121			Pomoce ewidencyjne do akt osobowych pracowników Ministerstwa	BE10	jak w klasie 120
		122			Dokumentacja dotycząca pracowników podległych lub nadzorowanych jednostek organizacyjnych, w odniesieniu do których decyzje podejmuje Minister	BE10	dokumentacja osobowa dotycząca czynności Ministra
		123			Obsługa sposobu prowadzenia i przechowywania akt osobowych	BE10	w tym dane w systemach teleinformatycznych do obsługi spraw kadrowych
	13				Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130			Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy		przepisy wewnętrzne
			1300		Ocena ryzyka zawodowego	BE10	karty oceny ryzyka zawodowego
			1301		Profilaktyka BHP	B10	przeglądy warunków pracy (BHP), analiza zdarzeń potencjalnie wypadkowych, ocena potrzeb osób z orzeczeniem; okulary do pracy przed monitorem ekranowym, korespondencja dot. warunków pracy
			1302		Komisja BHP	BE10
		131			Wypadki (przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy)		przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii A dokumentacja wymagana przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny
							pracy
			1310		Wypadki przy pracy	BE10
			1311		Wypadki w drodze do pracy i z pracy	BE10
			1312		Wypadki śmiertelne i zbiorowe	A
			1313		Rejestry wypadków (przy pracy, w drodze do pracy i z pracy)	BE10
		132			Warunki szkodliwe dla zdrowia
			1320		Badania czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy	BE10	ekspertyzy (3 lata), karty pomiarów czynników szkodliwych (40 lat - Dz. U. z 2011 r. poz. 166)
			1321		Zatrudnienie w szczególnych warunkach	BE10	rejestry czynników szkodliwych dla zdrowia
		133			Choroby zawodowe
			1330		Zagadnienia dotyczące chorób zawodowych	BE10	m.in. chronometraże, korespondencja
			1331		Rejestr stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby	BE10
		134			Okresowe i kontrolne badania lekarskie pracowników	B5
	14				Szkolenie i doskonalenie pracowników
		140			Organizacja szkoleń i doskonalenia zawodowego
			1400		Plany i programy szkoleń	A	opracowania własne, obsługa administracyjno-techniczna szkoleń
			1401		Analizy i oceny szkoleń	A
			1402		Wyniki szkoleń	A	zaświadczenia - kat. BE10
		141			Dokształcanie pracowników w formach szkolnych	BE10	umowy oraz zaświadczenia dot. studiów odkłada się do akt osobowych
		142			Dokształcanie i doskonalenie pracowników w formach pozaszkolnych	BE10	umowy i oświadczenia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty
		143			Służba przygotowawcza	B5	skierowania, dokumentacja robocza
		144			Staże, praktyki, wolontariat	B10	staże krajowe i zagraniczne, wnioski, skierowania, porozumienia, umowy, zaświadczenia, dokumentacja robocza
	15				Dyscyplina pracy
		150			Ewidencja obecności, czas pracy	BE10	listy obecności, ewidencje wyjść służbowych i prywatnych
		151			Zwolnienia od pracy i usprawiedliwione nieobecności	BE10	usprawiedliwienia nieobecności, urlopy okolicznościowe, urlopy szkoleniowe
		152			Urlopy wypoczynkowe	BE10	plany urlopów, karty urlopowe, wnioski o urlopy
		153			Zezwolenia na prace dodatkowe	BE10
		154			Bieżące opracowania z zakresu dyscypliny pracy	B2
		155			Ewidencja delegacji służbowych	B2	potwierdzenie wykonania polecenia wyjazdu, sprawozdania z delegacji. Rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych
	16				Działalność socjalna w Ministerstwie	B5	m.in. zasady działalności socjalnej świadczonej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, świadczenia socjalne, akcje socjalne
	17				Ubezpieczenia pracowników
		170			Przepisy ubezpieczeniowe	B5	przepisy i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i innych instytucji ubezpieczeniowych
		171			Ubezpieczenia społeczne	B5	kartoteki zasiłków, ewidencja zasiłków
		172			Dowody uprawnienia do zasiłków	B5	dot. zasiłków chorobowych, wychowawczych, rodzinnych i pogrzebowych
		173			Emerytury i renty	B10
		174			Raporty imienne o odprowadzanych składkach do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych	B5
		175			Ubezpieczenie zbiorowe	B10	okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
	18				Ochrona osób zgłaszających naruszenia prawa UE	B*)	*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa
2					ŚRODKI RZECZOWE
	20				Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi	A	ustalenia własne w zakresie zaopatrzenia i gospodarki środkami rzeczowymi
	21				Inwestycje i remonty	BE5	dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu utraty obiektu; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A
	22				Administracja nieruchomości
		220			Stan prawny nieruchomości	A
		221			Nabywanie i zbywanie nieruchomości	A	dokumentacja prawna i techniczna nabywanych obiektów
		222			Przydział i najem lokali na potrzeby własne jednostki	B5	okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu
		223			Eksploatacja nieruchomości	B5	umowy z wykonawcami, oferty, kosztorysy, protokoły odbioru prac. Okres przechowywania liczy się od dnia rozliczenia umowy
		224			Najem lub dzierżawa nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym	B5	umowy najmu okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu
		225			Podatki i opłaty publiczne	B10	deklaracje, wymiary podatkowe (z wyjątkiem dowodów księgowych)
		226			Gospodarowanie terenami wokół obiektów	B5	tereny zielone
	23				Gospodarka materiałowa
		230			Organizacja gospodarki materiałowej	A	przepisy własne
		231			Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe	B5	w tym zapotrzebowania, zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami
		232			Gospodarka środkami rzeczowymi
			2320		Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników	B10
			2321		Ewidencja środków trwałych i nietrwałych	B10
			2322		Eksploatacja i likwidacja środków	B5	protokoły likwidacji, umowy
					trwałych i przedmiotów nietrwałych		przekazania mienia, dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka
			2323		Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych	B5	gospodarka magazynowa, dostawa do miejsca (stanowiska) pracy, eksploatacja, zestawienia ilościowo- wartościowe
			2324		Dokumentacja techniczna maszyn i urządzeń	B5	okres przechowywania liczy się od daty likwidacji maszyny lub urządzenia
			2325		Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna sprzętu i urządzeń	BE5	opisy techniczne, karty gwarancyjne, instrukcje obsługi; okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji sprzętu lub urządzenia
			2326		Konserwacja i remonty środków trwałych	B5
		233			Gospodarka odpadami i surowcami	B5
	24				Źródła zaopatrzenia	B5	nie dotyczy zamówień publicznych, do których mają zastosowanie przepisy ustawy - Prawo zamówień publicznych
	25				Transport i łączność
		250			Eksploatacja środków transportowych	B5	karty drogowe samochodów, karty eksploatacyjne samochodów, zeszyty eksploatacyjne, rejestry wyjazdów służbowych
		251			Dokumentacja techniczno- eksploatacyjna samochodów służbowych	B5	dla każdego samochodu służbowego prowadzi się odrębną teczkę zawierającą kopię rachunku zakupu, sprzedaży, protokół przekazania - przejęcia, dowód rejestracji, instrukcje obsługi, książkę gwarancyjną, polisy ubezpieczeniowe i dowody opłat podatku drogowego, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne
		252			Zakup i eksploatacja środków	B5
					łączności
	26				Ochrona zakładu pracy
		260			Zabezpieczenie (strzeżenie) obiektów Ministerstwa
			2600		Zabezpieczenie (strzeżenie) obiektów Ministerstwa	BE10	w tym plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony
			2601		Kontrola ruchu osobowego	B5	w tym przepustki, karty magnetyczne
		261			Ochrona przeciwpożarowa i bezpieczeństwo pożarowe	BE10
		262			Ubezpieczenia rzeczowe	B10	m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży ruchomości, środków transportu, sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej
	27				Zamówienia publiczne
		270			Postępowanie o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
			2700		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych	B5	z wyłączeniem postępowań w klasie 2701
			2701		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych współfinansowanych ze środków europejskich	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
		271			Postępowania o udzielenie		okres przechowywania liczy się od daty
					zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych		zakończenia realizacji zamówienia
			2710		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych	B5	z wyłączeniem postępowań w klasie 2711
			2711		Postępowania o udzielenie zamówień publicznych, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, współfinansowanych ze środków europejskich	B*)	*) okres przechowywania uzależniony jest od zawartych zobowiązań
		272			Nadzór nad realizacją zamówień publicznych	BE5	w tym notatki, raporty, plany, sprawozdania, rejestry i korespondencja bieżąca
		273			Regulacje w zakresie zamówień publicznych	BE10	wyjaśnienia, interpretacje, opinie
	28				Bezpieczeństwo i obronność państwa
		280			Zadania w zakresie bezpieczeństwa i obronności państwa
			2800		Planowanie obronne
				28000	Programowanie obronne	B5	w tym: program mobilizacji gospodarki, program pozamilitarnych przygotowań obronnych (współpraca cywilno- wojskowa - HNS i cele NATO, szkolenie obronne, kontrola wykonywania zadań obronnych), program doskonalenia obrony cywilnej, przeglądy obronne
				28001	Planowanie operacyjne w zakresie bezpieczeństwa i obronności państwa	A	w tym: plany operacyjne funkcjonowania DAR, karty realizacji zadań operacyjnych
				28002	Kierowanie bezpieczeństwem narodowym	A	w tym: przygotowanie stanowisk kierowania, militaryzacja, ochrona obiektów szczególnie ważnych dla bezpieczeństwa i obronności państwa, reklamowanie, świadczenia na rzecz obronności
				28003	Kierowanie obroną cywilną	BE10	w tym: funkcjonowanie formacji obrony cywilnej, szkolenie z zakresu obrony cywilnej
			2801		Planowanie cywilne
				28010	Plany Zarządzania Kryzysowego	A
				28011	Raport o zagrożeniach bezpieczeństwa narodowego	B5
				28012	Ochrona infrastruktury krytycznej	A
				28013	Zespół Zarządzania Kryzysowego	B10
				28014	Alarmowanie i ostrzeganie	B5	w tym: funkcjonowanie ZMZ, stały dyżur
				28015	Rezerwy strategiczne	A
3					FINANSE
	30				System ekonomiczno-księgowy	A
	31				Planowanie i wykonanie budżetu
		310			Planowanie budżetu Ministerstwa, jednostek podległych i nadzorowanych oraz państwowych funduszy celowych
			3100		Przygotowanie projektu budżetu	B10	założenia, korespondencja, druki i formularze planistyczne, projekty planów finansowych
			3101		Plan finansowy i jego zmiany	A	w tym plany finansowe wg ustawy budżetowej, korespondencja, uzgodnienia, materiały pomocnicze
			3102		Plany finansowe po zmianach	B10	plany finansowe obejmujące zmiany wprowadzone w trakcie roku
			3103		Plan wydatków inwestycyjnych i jego zmiany	B10
			3104		Zapewnienia finansowania	BE10	wnioski i decyzje
			3105		Plany wieloletnie	A
		311			Wykonanie budżetu	B5	korespondencja
		312			Raporty i analizy	B5
		313			Sprawozdania z wykonania budżetu		budżetowe i finansowe oraz inne
			3130		Sprawozdania finansowe	BE15
			3131		Sprawozdania budżetowe	BE15
			3132		Sprawozdania statystyczne	BE15
			3133		Sprawozdania opisowe	BE15
		314			Rewizja budżetu i jego bilansu	A
	32				Ewidencja księgowa
		320			Dowody księgowe	B5	faktury, rachunki, noty, wyciągi bankowe, raporty kasowe, pozostałe dowody księgowe; dokumentacja dotycząca wydatków realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych - kat. BE10
		321			Dokumentacja księgowa	B5	księgi, dzienniki, karty kontowe, zestawienia; dokumentacja dotycząca wydatków
							realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych - kat. BE10
		322			Windykacja należności	B5	dokumenty dotyczące egzekwowania należności; dokumentacja dotycząca wydatków realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych - kat. BE10
		323			Ewidencja zaangażowania syntetyczna i analityczna	B5	umowy, wnioski, formularze, zlecenia, preliminarze; dokumentacja dotycząca wydatków realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3 ustawy o finansach publicznych - kat. BE10
	33				Rozliczanie wynagrodzeń
		330			Dokumentacja wynagrodzeń osobowych	B10	listy płac dotyczące stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50, materiały źródłowe do obliczenia wysokości wynagrodzeń i potrąceń z wynagrodzeń
		331			Dokumentacja podatkowa	B10	deklaracje, oświadczenia, informacje podatkowe
		332			Dokumentacja ZUS	B10	deklaracje rozliczeniowe, dokumenty zgłoszeniowe, wyrejestrowania, ERP-7
		333			Dokumentacja świadczeń pracowniczych	B10	ZFŚS, BHP
		334			Kartoteka imienna	B10	kartoteki wynagrodzeń dotyczące
					wynagrodzeń		stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50
		335			Zaświadczenia o wynagrodzeniach	B3	zaświadczenia lub ich rejestry
		336			Dokumentacja wynagrodzeń bezosobowych	B10	listy płac zawierające składki na ubezpieczenia społeczne dotyczące wynagrodzeń z tytułu umów cywilnoprawnych zawartych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., gdy pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii B50, rachunki, pozostała dokumentacja
		337			Pracownicze Plany Kapitałowe	BE10
	34				Inwentaryzacja	B10	m.in. wycena i przecena; spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne, inwentaryzacja użyczonych składników majątkowych
	35				Dyscyplina finansowa	BE10	dokumentacja dotycząca naruszenia dyscypliny finansów publicznych
4					ZABEZPIECZENIE SPOŁECZNE
	40				Ubezpieczenia społeczne		klasyfikacja oraz okres przechowywania dotyczy również rejestrów tych spraw, w tym również w formie wydruków
							komputerowych, rejestr spraw jest spisem spraw
		400			Zasady ubezpieczenia społecznego pracowników i innych osób	BE10	obowiązek ubezpieczenia, podstawa wymiaru, wysokość i pobór składek
		401			Świadczenia z ubezpieczenia chorobowego	BE10	zasiłki z ubezpieczenia społecznego, chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze i wyrównawcze, świadczenia rehabilitacyjne decyzje administracyjne dot. prawa do wydawania zwolnień lekarskich (cofnięcie upoważnienia)
		402			Świadczenia z ubezpieczenia wypadkowego	B5	renty oraz jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
		403			Świadczenia z ubezpieczenia emerytalnego i rentowego
			4030		Podstawa wymiaru emerytur i rent, kapitał początkowy, waloryzacja składek i świadczeń, okresy ubezpieczenia, zbieg prawa do świadczeń, dodatek pielęgnacyjny	B5
			4031		Zawieszanie świadczeń oraz limit zarobków dla emerytów i rencistów	B5
			4032		Nadzór nad prawidłowością stosowania przepisów przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych	BE5
		404			Orzecznictwo do celów rentowych	B5
		405			Uprawnienia dla osób zatrudnionych w szczególnych warunkach oraz emerytury pomostowe	B5
		406			Analizy ekonomiczne, dochody i wydatki Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS), sytuacja ekonomiczna świadczeniobiorców	BE10
		407			Działalność funduszy emerytalnych	BE10	Otwarte Fundusze Emerytalne, Pracownicze Programy Emerytalne, Indywidualne Konta Emerytalne, Indywidualne Konta Zabezpieczenia Emerytalnego, korespondencja z instytucjami, koordynacja
		408			Problematyka kombatantów, inwalidów wojennych oraz innych osób będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego	BE10
		409			Systemy zaopatrzeniowe oraz ubezpieczenia społecznego rolników	BE5
	41				Pomoc społeczna
		410			Finansowanie pomocy społecznej
			4100		Planowanie budżetu w zakresie pomocy społecznej	BE10	prace nad projektem ustawy budżetowej w ramach części 44 oraz dotyczące części 85 i części 83
			4101		Realizacja budżetu w zakresie pomocy społecznej	BE10	w części 44
			4102		Podział środków z rezerw celowych	BE10	analizy i ustalenia ostateczne, bieżąca korespondencja
			4103		Analiza wykonania budżetu	BE10	informacja z wykonania budżetu w zakresie pomocy społecznej
							w części 44, w części 85, z uwzględnieniem części 83
		411			Pomoc i integracja społeczna
			4110		Analizy, informacje i opracowania z zakresu pomocy i integracji społecznej	BE10
			4111		Integracja cudzoziemców	BE10
		412			Kadra pomocy społecznej
			4120		Zaświadczenia potwierdzające prawo do wykonywania w Polsce zawodu pracownika socjalnego	B10
			4121		Kształcenie kadr pomocy społecznej	A	wprowadzanie nowych zawodów w obszarze pomocy społecznej, programy, bieżąca korespondencja dotycząca kształcenia i uprawnień do wykonywania zawodu pracownika socjalnego
			4122		Specjalizacja z organizacji pomocy społecznej	BE10	zgody, bieżąca korespondencja
			4123		Specjalizacje I i II stopnia w zawodzie pracownik socjalny	BE10	jak w klasie 4122
			4124		Uznawalność kwalifikacji w zawodzie regulowanym "pracownik socjalny"	BE10	postanowienia i decyzje administracyjne, bieżąca korespondencja
			4125		Kolegia pracowników służb społecznych	BE10	jak w klasie 4124
			4126		Centralna Komisja ds. stopni specjalizacji zawodowej pracowników socjalnych	A	uchwały, protokoły z posiedzeń, dokumentacja pomocnicza
			4127		Superwizja pracy socjalnej	BE10	zgody, bieżąca korespondencja
		413			Postępowanie administracyjne w sprawach z zakresu pomocy i integracji społecznej
			4130		Postępowanie administracyjne w sprawie zezwolenia lub cofnięcia zezwolenia na prowadzenie domu pomocy społecznej	BE10	decyzje, postanowienia, wnioski, korespondencja
			4131		Postępowanie administracyjne w sprawie zmiany typu domu pomocy społecznej	BE10	jak w klasie 4130
			4132		Postępowanie administracyjne w sprawie zezwolenia lub cofnięcia zezwolenia na prowadzenie placówki zapewniającej całodobową opiekę dla osób niepełnosprawnych, przewlekle chorych lub osób w podeszłym wieku	BE10	jak w klasie 4130
			4133		Postępowanie administracyjne w sprawie kar pieniężnych	BE10	jak w klasie 4130
			4134		Pozostałe postępowania administracyjne w sprawach pomocy oraz integracji społecznej	BE10	jak w klasie 4130
		414			Rada Pomocy Społecznej	A	ustalenia, wnioski, dokumentacja pomocnicza
		415			Nagrody specjalne Ministra za wybitne, nowatorskie rozwiązania w zakresie pomocy społecznej	A
	42				Problematyka osób niepełnosprawnych
		420			Analizy skuteczności działań podejmowanych na rzecz osób niepełnosprawnych	A	opracowania własne i zbiorcze (roczne), sprawozdania przesłane z powiatów i województw
		421			Sprawozdania, informacje, zbiory danych
			4210		Zbiorcze informacje w sprawie realizacji uchwały Sejmu RP "Karta Praw Osób Niepełnosprawnych"	A	opracowania własne
			4211		Informacje, sprawozdania i zestawienia dotyczące działań samorządów powiatowych	B10	dokumentacja przesłana z zewnątrz (PCPR), sprawozdania
			4212		Informacje, sprawozdania i zestawienia dotyczące działań samorządów województw	B10	dokumentacja przesłana z zewnątrz, sprawozdania
			4213		Centralny rejestr ośrodków i organizatorów turnusów rehabilitacyjnych	A	dane przekazywane przez Urzędy Wojewódzkie
			4214		Informacje i zestawienia dotyczące realizacji zadań z zakresu orzekania o niepełnosprawności	BE10	opracowania, uzgodnienia, raporty, sprawozdania
			4215		Centralny rejestr podmiotów uprawnionych do wydawania certyfikatów potwierdzających status psa asystującego	A
			4216		Okresowe informacje dotyczące zakładów pracy chronionej i zakładów aktywności zawodowej	BE10
			4217		Sprawozdania, opracowania, informacje z zakresu niepełnosprawności	A	nie ujęte w klasach 4210-4216
			4218		Sprawozdanie z realizacji programu kompleksowego wsparcia dla rodzin "Za życiem"	A
		422			Postępowanie administracyjne w sprawach niepełnosprawności oraz w sprawach z zakresu rehabilitacji i zatrudniania osób niepełnosprawnych
			4220		Postępowanie administracyjne w sprawie wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)	BE10	decyzje i postanowienia Ministra
			4221		Postępowanie administracyjne w sprawie statusu zakładu pracy chronionej lub zakładu aktywności zawodowej	BE10	jak w klasie 4220
			4222		Postępowanie administracyjne w sprawie dofinansowań do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych	BE10	jak w klasie 4220
			4223		Postępowanie administracyjne w sprawie orzeczeń o niepełnosprawności	BE10	jak w klasie 4220
			4224		Postępowanie administracyjne w sprawie refundacji składek na ubezpieczenia społeczne osób niepełnosprawnych	BE10	jak w klasie 4220
			4225		Postępowanie administracyjne w sprawie finansowania wsparcia społecznego, zawodowego, zdrowotnego i finansowego osób niepełnosprawnych	BE10	jak w klasie 4220
			4226		Pozostałe postępowania administracyjne z zakresu niepełnosprawności oraz rehabilitacji i zatrudniania osób niepełnosprawnych	BE10	jak w klasie 4220
		423			Rozwiązania systemowe dotyczące problematyki osób niepełnosprawnych
			4230		Wyjaśnienia dotyczące rynku pracy w zakresie problematyki osób niepełnosprawnych
				42300	Wyjaśnienia w sprawie zakładów aktywności zawodowej oraz gospodarowania zakładowym funduszem aktywności	B10
				42301	Wyjaśnienia w sprawie zakładów pracy chronionej oraz gospodarowania zakładowym funduszem rehabilitacji osób niepełnosprawnych	B10
				42302	Wyjaśnienia w sprawie form wspierania zatrudniania i rehabilitacji osób niepełnosprawnych	B10
				42303	Wyjaśnienia w sprawie szczególnych uprawnień osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu	B10
				42304	Wyjaśnienia w sprawie wspierania osób niepełnosprawnych w podejmowaniu i prowadzeniu aktywności zawodowej	B10
				42305	Wyjaśnienia w sprawie wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych	B10
				42306	Pozostałe sprawy dotyczące problematyki osób niepełnosprawnych na rynku pracy	B10
			4231		Wyjaśnienia w sprawie orzekania o niepełnosprawności	B10
			4232		Wyjaśnienia dotyczące rehabilitacji społecznej
				42320	Wyjaśnienia w sprawie likwidacji barier funkcjonalnych	B10
				42321	Wyjaśnienia w sprawie turnusów rehabilitacyjnych	B10
				42322	Wyjaśnienia w sprawie warsztatów terapii zajęciowej	B10
				42323	Wyjaśnienia w sprawie sportu, kultury, rekreacji i turystyki osób niepełnosprawnych	BE10
				42324	Wyjaśnienia w sprawie zaopatrzenia w sprzęt rehabilitacyjny, przedmioty ortopedyczne i środki pomocnicze	B10
				42325	Wyjaśnienia w sprawie psów asystujących	B10	w tym rejestr podmiotów uprawnionych do wydawania certyfikatów potwierdzających status psa asystującego
			4233		Wyjaśnienia dotyczące dofinansowania robót budowlanych	B10
			4234		Wyjaśnienia w sprawie specjalistycznych ośrodków szkoleniowo-rehabilitacyjnych	B10
			4235		Wyjaśnienia w sprawie języka migowego i innych środków komunikowania się osób	B10
					niepełnosprawnych
			4236		Wyjaśnienia w sprawie programu kompleksowego wsparcia dla rodzin "Za życiem"	B10
		424			Działalność zespołów i grup roboczych
			4240		Krajowa Rada Konsultacyjna do Spraw Osób Niepełnosprawnych	A	skład, protokoły posiedzeń, uchwały, wnioski, opracowania, sprawozdania
			4241		Polska Rada Języka Migowego	A	jak w klasie 4240
			4242		Zespół do spraw wykonywania postanowień Konwencji o prawach osób niepełnosprawnych	A	dla każdego zespołu, grupy roboczej zakłada się oddzielną teczkę
			4243		Zespoły, grupy robocze, kolegia pracujące w obszarze zagadnień związanych z osobami niepełnosprawnymi	A	jak w klasie 4242
		425			Nadzór nad działalnością Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)
			4250		Założenia do planów rzeczowo- finansowych Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych	B5	projekty, opinie dot. planu i zasad gospodarowania środkami PFRON
			4251		Założenia w zakresie programów celowych Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych	B5	projekty i opinie
			4252		Wykorzystanie środków finansowych Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych	BE10	uzgodnienia, opinie, wyjaśnienia oraz zestawienia i informacje opracowane przez Ministerstwo, zmiany w zasadach wykorzystywania tych środków, sprawozdania okresowe
		426			Nadzór i kontrola w zakresie problematyki osób niepełnosprawnych
			4260		Instrukcje, regulaminy, zasady kontroli i nadzoru	A
			4261		Postępowanie administracyjne Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych w sprawach nadzoru i kontroli	BE10	decyzje
			4262		Postępowanie kontrolne w zakresie orzekania o niepełnosprawności	BE10	dokumentacja dotycząca procesu kontroli i wniosków pokontrolnych, decyzje
			4263		Nadzór i pomoc merytoryczna w zakresie orzekania o niepełnosprawności	A	zasady, wytyczne, standardy, wyjaśnienia w tym kierowane do zespołów orzekających
			4264		Szkolenia członków wojewódzkich zespołów orzekających o niepełnosprawności	B10	listy obecności, zaświadczenia imienne o odbyciu szkoleń, korespondencja
			4265		Współpraca w zakresie przekazywania danych z Elektronicznego Krajowego Systemu Monitoringu Orzekania o Niepełnosprawności organom i jednostkom do tego uprawnionym	BE10	zlecenia na raporty ad hoc, zestawienia, wykazy
	43				Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego
		430			Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w ramach określonych prawem unijnym	B10
		431			Zadania wynikające ze współpracy Ministra z władzami właściwymi oraz instytucjami łącznikowymi innych państw		uzgodnienia, porozumienia, bieżąca korespondencja
			4310		Zadania wynikające ze współpracy Ministra z władzami właściwymi w zakresie unijnej i dwustronnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego	B10	bieżąca korespondencja, uzgodnienia, porozumienia, umowy
			4311		Współpraca Ministra z instytucjami łącznikowymi innych państw w zakresie rozliczeń finansowych	B10	bieżąca korespondencja, rozliczenia, uzgodnienia, porozumienia, wymiana dokumentów finansowych
		432			Nadzór nad prawidłowością stosowania regulacji unijnych
			4320		Nadzór bieżący nad polskimi instytucjami właściwymi i łącznikowymi	BE10	uzgodnienia, opinie, wytyczne, analizy, notatki, opracowane przez Ministerstwo, korespondencja bieżąca
			4321		Postępowania administracyjne w sprawach świadczeń przyznawanych na zasadach koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego	BE10	decyzje administracyjne oraz akta w postępowaniu administracyjnym
		433			Umowy bilateralne z zakresu zabezpieczenia społecznego	A	projekty umów i porozumień, protokoły z negocjacji, sprawozdania, nadzór nad realizacją umów korespondencja bieżąca
		434			Współpraca z punktem kontaktowym SOLVIT w zakresie stosowania prawa unijnego przez organy administracji publicznej w państwach członkowskich	BE10	oceny, analizy, stanowiska, opinie dotyczące przepisów Unii Europejskiej w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
	44				Polityka senioralna
		440			Analizy i rozwiązania systemowe, zbiory danych i informacje w obszarze polityki senioralnej	A
		441			Koncepcje nowych rozwiązań w zakresie polityki senioralnej	BE10
		442			Działalność rad i zespołów z zakresu polityki senioralnej	A	w tym Rada do spraw Polityki Senioralnej
	45				Ekonomia społeczna w tym spółdzielczość socjalna
		450			Programowanie ekonomii społecznej w tym spółdzielczości socjalnej	A
		451			Zarządzanie i wdrażanie ekonomii społecznej w tym spółdzielczości socjalnej	B10
		452			Sprawozdawczość i monitorowanie ekonomii społecznej w tym spółdzielczości socjalnej	A
		453			Programowanie i wdrażanie akredytacji instytucji wsparcia ekonomii społecznej	A
		454			Organy pomocnicze Ministra w zakresie ekonomii społecznej i spółdzielczości socjalnej	A	m. in. Krajowy Komitet Rozwoju Ekonomii Społecznej, Komitet Akredytacyjny, ogłoszenia o naborze członków, akty powołania członków, protokoły ze spotkań, uchwały
		455			Zatrudnienie socjalne	BE10
		456			Rada Zatrudnienia Socjalnego	A	ustalenia, wnioski, dokumentacja pomocnicza
		457			Postępowania administracyjne w sprawie odwołania od decyzji wojewodów w sprawie nadania statusu centrum integracji społecznej	BE10
5					RODZINA
	50				Finansowanie zadań z zakresu polityki rodzinnej
		500			Planowanie, realizacja i wykonanie budżetu w zakresie świadczenia wychowawczego, świadczeń rodzinnych, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz innych instrumentów wsparcia materialnego rodzin z dziećmi na utrzymaniu	BE10	plany budżetowe, zapotrzebowania na środki, wystąpienia w sprawie uruchomienia środków finansowych, decyzje finansowe i sprawozdania budżetowe, korespondencja bieżąca; obejmuje także kwestie dotyczące dodatku wychowawczego oraz dodatku do zryczałtowanej kwoty i dodatku w wysokości świadczenia wychowawczego, zasiłku dla opiekunów, jednorazowego świadczenia w wysokości 4 tys. zł, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" oraz świadczenia "dobry start", jak również rodzinnego kapitału opiekuńczego
		501			Planowanie, realizacja i wykonanie budżetu w zakresie systemu wspierania rodziny i pieczy zastępczej	BE10	plany budżetowe, zapotrzebowania na środki, wystąpienia w sprawie uruchomienia środków finansowych, decyzje finansowe i sprawozdania budżetowe, korespondencja bieżąca; obejmuje także kwestie dotyczące środków
							z Funduszu Pracy na koordynację, o której mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem"
		502			Planowanie, realizacja i wykonanie budżetu w zakresie systemu opieki nad dziećmi w wieku do lat 3	BE10	plany budżetowe, zapotrzebowania na środki, wystąpienia w sprawie uruchomienia środków finansowych, decyzje finansowe i sprawozdania budżetowe; obejmuje także kwestie dotyczące środków z Funduszu Pracy na zadania określone ustawą o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3
		503			Planowanie, realizacja i wykonanie budżetu w zakresie Karty Dużej Rodziny	BE10	plany budżetowe, zapotrzebowania na środki, wystąpienia w sprawie uruchomienia środków finansowych, decyzje finansowe i sprawozdania budżetowe
		504			Planowanie, realizacja i wykonanie budżetu na inne zadania z zakresu polityki rodzinnej	BE10	jak w klasie 503
	51				Świadczenie wychowawcze, świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego, postępowanie wobec dłużników alimentacyjnych oraz inne instrumenty wsparcia materialnego rodzin z dziećmi na utrzymaniu
		510			Realizacja świadczenia wychowawczego, świadczeń rodzinnych i świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz innych instrumentów	B5	obejmuje także kwestie dotyczące zasiłku dla opiekunów i jednorazowego świadczenia w wysokości 4 tys. zł, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i
					wsparcia materialnego rodzin z dziećmi na utrzymaniu		rodzin "Za życiem" oraz świadczenia "dobry start", jak również rodzinnego kapitału opiekuńczego; bieżąca korespondencja z realizatorami i innymi podmiotami
		511			Organizacja i funkcjonowanie świadczenia wychowawczego, świadczeń rodzinnych, systemu pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz innych instrumentów wsparcia materialnego rodzin z dziećmi na utrzymaniu	B5	obejmuje także kwestie dotyczące zasiłku dla opiekunów i jednorazowego świadczenia w wysokości 4 tys. zł, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" oraz świadczenia "dobry start", jak również rodzinnego kapitału opiekuńczego; bieżąca korespondencja z obywatelami
		512			Analizy i opracowania dotyczące świadczenia wychowawczego, świadczeń rodzinnych, systemu pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz innych instrumentów wsparcia materialnego rodzin z dziećmi na utrzymaniu	BE10	obejmuje także kwestie dotyczące zasiłku dla opiekunów i jednorazowego świadczenia w wysokości 4 tys. zł, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" oraz świadczenia "dobry start", jak również rodzinnego kapitału opiekuńczego, sprawozdanie z realizacji ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci; także opracowania własne
		513			Sprawozdawczość z zakresu świadczenia wychowawczego, świadczeń rodzinnych, systemu pomocy osobom uprawnionym do alimentów oraz innych świadczeń dla rodzin z dziećmi	B3	obejmuje także kwestie dotyczące zasiłku dla opiekunów i jednorazowego świadczenia w wysokości 4 tys. zł, o którym mowa w ustawie o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem" oraz świadczenia "dobry start", jak również rodzinnego kapitału opiekuńczego
	52				Wspieranie rodziny, piecza zastępcza i adopcja
		520			System wspierania rodziny, pieczy zastępczej i adopcji
			5200		Wspieranie rodziny	BE5	bieżąca korespondencja z realizatorami, obywatelami i innymi podmiotami, realizacja zadań związanych z koordynacyjną rolą asystenta rodziny wynikającą z ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin "Za życiem"
			5201		Rodzinne formy pieczy zastępczej	B5	bieżąca korespondencja z realizatorami, obywatelami i innymi podmiotami, w tym realizacja zadania dotyczącego dodatku wychowawczego dla dzieci w rodzinnej pieczy zastępczej
			5202		Instytucjonalne formy pieczy zastępczej	B5	bieżąca korespondencja z realizatorami, obywatelami i innymi podmiotami, w tym realizacja zadania dotyczącego dodatku do zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka w placówkach opiekuńczo- wychowawczych typu rodzinnego i dodatku w wysokości świadczenia wychowawczego
			5203		Usamodzielnianie pełnoletnich wychowanków	B5	bieżąca korespondencja z realizatorami, obywatelami i innymi podmiotami
			5204		Adopcja krajowa	A	bieżąca korespondencja z realizatorami, obywatelami i innymi podmiotami
			5205		Adopcja zagraniczna	A	akredytacje Ministerstwa do przeprowadzania adopcji zagranicznej przez zagraniczne agencje adopcyjne; raporty postadopcyjne
							przesyłane przez zagraniczne organizacje adopcyjne oraz organy centralne innych państw; opinie Ministerstwa w zakresie zasadności kwalifikacji do adopcji międzynarodowej; bieżąca korespondencja z realizatorami, obywatelami i innymi podmiotami
			5206		Wydawanie zgód na adopcję zagraniczną	A	zgody na adopcję zagraniczną
			5207		Zatwierdzanie programów szkoleń dotyczących: asystentów rodziny, kandydatów do sprawowania rodzinnych form pieczy zastępczej, kandydatów do przysposobienia dziecka	B10	wnioski, decyzje w sprawie programów szkoleń, bieżąca korespondencja
			5208		Postępowanie administracyjne w sprawie odwołań od decyzji wojewody w związku z wydawaniem zezwoleń na prowadzenie placówek opiekuńczo-wychowawczych, regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych i interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych	B10	decyzje, zawiadomienia i inne pisma związane z postępowaniem administracyj nym
			5209		Analizy, informacje i opracowania dotyczące systemu wspierania rodziny, pieczy zastępczej i adopcji	BE10	także opracowania własne
		521			Krajowa i międzynarodowa problematyka dotycząca praw dziecka i rodziny	B5	opinie, stanowiska, bieżąca korespondencja
		522			Sprawozdawczość z zakresu	A	sprawozdanie z realizacji ustawy
					wspierania rodziny, systemu pieczy zastępczej oraz adopcji		o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej; sprawozdania z zakresu wspierania rodziny, pieczy zastępczej i adopcji; bieżąca korespondencja w sprawie sprawozdań
	53				System opieki nad dziećmi w wieku do lat 3
		530			Organizacja i funkcjonowanie systemu opieki nad dziećmi w wieku do lat 3	B5	bieżąca korespondencja z obywatelami i podmiotami planującymi lub prowadzącymi instytucje opieki nad dziećmi w wieku do lat 3
		531			Realizacja zadań związanych z organizacją i funkcjonowaniem systemu opieki nad dziećmi w wieku do lat 3	B5	korespondencja z realizatorami ustami oraz innymi podmiotami
		532			Analizy, informacje i opracowania dotyczące systemu opieki nad dziećmi do lat 3	BE10	także opracowania własne
		533			Zatwierdzanie programów szkoleń dla opiekunów w żłobkach lub klubach dziecięcych, dziennych opiekunów	B10	wnioski, decyzje w sprawie programów szkoleń, bieżąca korespondencja
		534			Potwierdzenie kwalifikacji zawodowych z obszaru opieki nad dzieckiem w wieku do lat 3	B10	potwierdzanie prawa do wykonywania zawodu oraz uprawnień do pracy w instytucjach opieki nad dziećmi w wieku do lat 3, w tym obsługiwanych za pośrednictwem systemu IMI
		535			Sprawozdawczość dotycząca systemu opieki nad dziećmi	A	sprawozdanie z realizacji ustawy o opiece nad dziećmi w wieku
					w wieku do lat 3		do lat 3, bieżąca korespondencja w sprawie sprawozdań
	54				Karta Dużej Rodziny
		540			Organizacja, funkcjonowanie i pomoc merytoryczna w zakresie realizacji Karty Dużej Rodziny	B3	bieżąca korespondencja z realizatorami Karty Dużej Rodziny oraz innymi podmiotami
		541			Analizy, informacje i opracowania dotyczące Karty Dużej Rodziny oraz innych form wsparcia rodzin wielodzietnych	BE10	także opracowania własne
		542			Uprawnienia w zakresie Karty Dużej Rodziny	A	umowy i aneksy do umów, korespondencja w sprawie: pozyskiwania partnerów, negocjacji i renegocjacji umów, kontroli wykonywania umów
		543			Sprawozdawczość dotycząca Karty Dużej Rodziny	B10
	55				Realizacja innych zadań z zakresu polityki rodzinnej	B5	bieżąca korespondencja z realizatorami i innymi podmiotami
	56				Przeciwdziałanie przemocy
		560			Analizy, informacje i opracowania z zakresu przeciwdziałania przemocy	BE10
		561			Postępowanie administracyjne w sprawach z zakresu przeciwdziałania przemocy	BE10
		562			Dokumentacja finansowa w zakresie przeciwdziałania przemocy
			5620		Planowanie budżetu w zakresie przeciwdziałania przemocy	BE10
			5621		Podział środków z rezerwy celowej w zakresie przeciwdziałania przemocy	BE10
			5622		Realizacja budżetu w zakresie przeciwdziałania przemocy	BE10
			5623		Analiza wykonania budżetu w zakresie przeciwdziałania przemocy	BE10
		563			Sprawozdania, informacje, zbiory danych w zakresu przeciwdziałania przemocy
			5630		Informacje i zestawienia dotyczące realizacji zadań z zakresu przeciwdziałania przemocy	BE10
			5631		Sprawozdania, opracowania, informacje z zakresu przeciwdziałania przemocy	A
		564			Działalność zespołów i grup roboczych
			5640		Zespoły, grupy robocze, kolegia pracujące w obszarze zagadnień związanych z przeciwdziałaniem przemocy	A
			5641		Zespół Monitorujący do Spraw Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie	A
	57				Równe traktowanie
		570			Analizy, informacje i opracowania z zakresu równego traktowania	BE10
		571			Sprawozdania, informacje, zbiory danych z zakresu równego traktowania
			5710		Informacje i zestawienia	BE10
					dotyczące realizacji zadań z zakresu równego traktowania
			5711		Sprawozdania, opracowania, informacje z zakresu równego traktowania	A
		572			Zespoły, grupy robocze, kolegia pracujące w obszarze zagadnień związanych z równym traktowaniem	A
6					PRACA
	60				Kształtowanie polityki rynku pracy
		600			Prognozowanie i analizy
			6000		Zatrudnienie w strategiach rozwoju kraju	A	opracowania własne
			6001		Tematyka rynku pracy w Krajowym Programie Reform	A	jak przy klasie 6000
			6002		Rządowe programy horyzontalne obejmujące obszar zatrudnienia	A	jak przy klasie 6000
			6003		Krajowy plan działań na rzecz Zatrudnienia	A	jak przy klasie 6000
			6004		Aktywne polityki rynku pracy	A	jak przy klasie 6000
			6005		Monitorowanie sytuacji na rynku pracy	B10	w tym opracowania własne, materiały statystyczne i raporty dotyczące sytuacji na rynku pracy
			6006		Badania dotyczące rynku pracy nie ujęte w programie badań statystycznych statystyki publicznej	B10	współpraca z Głównym Urzędem Statystycznym
			6007		Analizy i prognozy rynku pracy	A
		601			Instytucje rynku pracy
			6010		Stosowanie instrumentów i usług rynku pracy	A	opracowania własne, projekty pilotażowe inicjowane przez ministra właściwego ds. pracy, marszałka
							województwa, starostę powiatu
			6011		Standaryzacja usług rynku pracy	A	opracowania własne, projekty pilotażowe inicjowane przez ministra właściwego ds. pracy, marszałka województwa, starostę powiatu
			6012		Koordynacja i monitorowanie działalności agencji zatrudnienia	B5	korespondencja bieżąca z marszałkami województw i agencjami zatrudnienia, wyjaśnienia
			6013		Kontrola legalności zatrudnienia	A	zestawienia, opracowania wyników kontroli
			6014		Działalność Rady Rynku Pracy	A	opracowania własne, analizy, wyjaśnienia dla urzędów pracy, protokoły, opinie, uchwały, stanowiska, działalność Rady
			6015		Szkolenie kadry urzędów pracy	A	programy i analizy
			6016		Rejestr osób bezrobotnych nieposiadających zameldowania	BE10
			6017		Promocja samozatrudnienia i przedsiębiorczości	A
			6018		Wspieranie pracowników tracących zatrudnienie w wyniku restrukturyzacji branż	B5	zgłoszenia dotyczące zwolnień monitorowanych, bieżąca korespondencja, monitoring, opracowania tematyczne
			6019		Wspieranie publicznych służb zatrudnienia w realizacji promocji zatrudnienia	BE5	założenia, materiały, opinie, wyjaśnienia, zlecanie zadań na podstawie umowy, dokumentacja dotycząca programów inicjowanych przez urzędy pracy, finansowanych ze środków Funduszu Pracy stanowiących rezerwę ministra właściwego ds. pracy, np. programy specjalne
		602			Finansowanie rynku pracy
			6020		Limity wydatków Funduszu Pracy	BE5	założenia, materiały, opinie, wyjaśnienia do projektu ustawy budżetowej, decyzje w zakresie wysokości limitu
			6021		Propozycje i założenia do planu finansowego Funduszu Pracy	BE5	założenia, materiały, opinie, wyjaśnienia
			6022		Analiza i statystyka dochodów i wydatków Funduszu Pracy	BE10	dot. także założeń i wyjaśnień do sporządzenia statystyki Funduszu Pracy
			6023		Postępowanie administracyjne dotyczące finansowania rynku pracy	BE10	m.in. umorzenie zobowiązań z umów cywilnoprawnych, zmiana warunków zwrotu należności, decyzje administracyjne wydawane na podstawie art. 34 ustawy - prawo przedsiębiorców
			6024		Odstąpienie od dochodzenia zwrotu i umorzenie należności z Funduszu Pracy i Funduszu Rozwoju Przedsiębiorczości oraz określenie warunków zwrotu należności	BE10	m.in. umorzenie zobowiązań z umów cywilnoprawnych, zmiana warunków zwrotu należności
		603			Migracje zarobkowe
			6030		Programowanie polityki migracji zarobkowych	A	programy resortowe oraz opracowane w Ministerstwie elementy programów rządowych zaaprobowane przez Ministra
			6031		Analizy migracji zarobkowych	BE5	statystyki, analizy, badania, raporty
			6032		Postępowanie administracyjne w sprawach wykonywania pracy przez cudzoziemców
				60320	Odwołania od decyzji wydanych w I instancji dotyczące wykonywania pracy przez cudzoziemców	BE10
				60321	Zażalenia na postanowienia wydane w I instancji dotyczące wykonywania pracy przez cudzoziemców	BE10
				60322	Skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego dotyczące wykonywania pracy przez cudzoziemców	BE10
			6033		Pozostałe sprawy dotyczące wykonywania pracy przez cudzoziemców	BE10
		604			Edukacja dla rynku pracy
			6040		Dokumenty programowe i materiały analityczne dotyczące edukacji ustawicznej	A	opracowania własne, fragmentaryczne opracowania
			6041		Edukacja ustawiczna bezrobotnych
				60410	Szkolenia, bony szkoleniowe, trójstronne umowy szkoleniowe	A	opracowania własne, korespondencja bieżąca
				60411	Staże i bony stażowe	A	jak w klasie 60410
				60412	Przygotowanie zawodowe dorosłych	A	jak w klasie 60410
				60413	Klasyfikacja zawodów i specjalności	A	jak w klasie 60410
				60414	Pozostałe formy wsparcia kształcenia ustawicznego osób bezrobotnych	A	jak w klasie 60410
				60415	Narzędzia informatyczne wsparcia usług i instrumentów edukacji ustawicznej	B5	opinie nt. projektów informatycznych, opracowania własne
			6042		Refundacja kosztów wynagrodzeń pracowników młodocianych	A	jak w klasie 60410
			6043		Działalność Ochotniczych Hufców Pracy w zakresie kształcenia i wychowania	B5	jak w klasie 60410
			6044		Krajowy Fundusz Szkoleniowy i inne instrumenty wspierania podnoszenia kwalifikacji pracowników	A	jak w klasie 60410
			6045		Doskonalenie oferty szkoleń i jakości edukacji
				60450	Krajowy System Kwalifikacji	B10	opiniowanie, raporty, materiały analityczne nt. KSK, wnioski o wprowadzenie kwalifikacji rynkowych do ZRK
				60451	Informacje o zawodach	A	jak w klasie 60410
				60452	Rejestr instytucji szkoleniowych	A	centralny rejestr instytucji szkoleniowych
			6046		Statystyka edukacji ustawicznej i szkoleń bezrobotnych	B5
			6047		Inicjatywy krajowe dotyczące edukacji i szkoleń	B5	opinie dot. inicjatyw krajowych w zakresie edukacji i szkoleń, zaproszenia do współpracy
			6048		Inicjatywy Unii Europejskiej i organizacji międzynarodowych dotyczące edukacji i szkoleń	B5	opiniowanie lub przygotowywanie materiałów dla stanowisk Polski, przygotowywanie sprawozdań z realizacji programów lub postanowień
			6049		Upowszechnianie informacji na temat edukacji ustawicznej	BE5
		605			Regionalna polityka rynku pracy	A	opracowania programowe, strategie działania, oceny, wnioski, bieżąca korespondencja
		606			Zadania związane z rynkiem pracy wynikające z restrukturyzacji sektorów i branż	A	dokumentacja współpracy przy tworzeniu programów, aktów prawnych, korespondencja, wyjaśnienia, opinie
		607			Ochrona roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
			6070		Ochrona roszczeń pracowniczych	A
			6071		Dochodzenie zwrotu należności		wnioski marszałków
				60710	Odstąpienie od dochodzenia zwrotu i o umorzenie należności	B10
				60711	Określenie warunków zwrotu	B10
					należności
		608			Wykorzystanie środków Funduszu Pracy i Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
			6080		Wykorzystanie środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych	B5	m.in. informacje przekazywane przez marszałków województw dotyczące realizacji wydatków FGŚP w danym okresie
			6081		Zwrot środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych		wnioski Dyrektorów Wojewódzkich Urzędów Pracy na podstawie art. 15gj ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz na podstawie innych przepisów
				60810	Odstąpienie od dochodzenia zwrotu i umorzenie należności	B10
				60811	Określenie warunków zwrotu należności	B10
		609			Pośrednictwo pracy i poradnictwo zawodowe
			6090		Pośrednictwo Pracy	A	opracowania własne, korespondencja bieżąca dotycząca realizacji pośrednictwa pracy z obywatelami, pracodawcami, instytucjami rynku pracy
			6091		Poradnictwo zawodowe
				60910	Poradnictwo zawodowe indywidualne i grupowe	A	jak w klasie 6090
				60911	Narzędzie do badania kompetencji	A	jak w klasie 6090
				60912	Kwestionariusz Zainteresowań Zawodowych	A	jak w klasie 6090
				60913	Inne narzędzia i metody na potrzeby poradnictwa zawodowego	A	jak w klasie 6090
	61				Prawo pracy, sprawy socjalne, warunki pracy
		610			Bezpieczeństwo i higiena pracy
			6100		Warunki bezpieczeństwa i higieny pracy	B5	analiza i ocena własna warunków pracy na podstawie danych statystycznych oraz wyników kontroli organów nadzoru nad warunkami pracy
			6101		Międzyresortowa Komisja do spraw Najwyższych Dopuszczalnych Stężeń i Natężeń Czynników Szkodliwych dla Zdrowia w Środowisku Pracy	BE10	m.in. wnioski Komisji
		611			Analizy, informacje i opracowania w zakresie prawa pracy, spraw socjalnych i warunków pracy	A
		612			Współpraca z jednostkami krajowymi w zakresie prawa pracy	A	m.in. z Rzecznikiem Praw Dziecka, Rzecznikiem Praw Obywatelskich, Kancelarią Prezydenta i Kancelarią Prezesa Rady Ministrów
	62				Dialog społeczny i zbiorowe stosunki pracy
		620			Prognozy, analizy, monitoring oraz promocja dialogu społecznego
			6200		Programy i prace projektujące kierunki rozwoju dialogu społecznego i jego instytucji	A	dane i materiały pomocnicze dotyczące dialogu społecznego
			6201		Monitorowanie stanu dialogu społecznego	A
			6202		Sprawozdania, raporty, analizy i	BE10
					informacje na temat sytuacji dialogu społecznego
			6203		Promocja dialogu społecznego	BE10	dokumentacja dot. seminariów, konferencji, warsztatów
			6204		Porozumienia, pakty społeczne zawierane poza instytucjami dialogu	A
			6205		Dofinansowania z budżetu państwa składek członkowskich wnoszonych przez wchodzące w skład Rady Dialogu Społecznego reprezentatywne organizacje związkowe i reprezentatywne organizacje pracodawców	BE10	procedury własne: umowy, wnioski o dofinansowanie, weryfikacja, rozliczenie
		621			Instytucje dialogu społecznego
			6210		Trójstronne zespoły branżowe	A	dla każdego zespołu zakłada się odrębną teczkę
			6211		Krajowe instytucje dialogu społecznego funkcjonujące w innych jednostkach administracji państwowej	BE10	sprawozdania, analizy wewnętrzne i zewnętrzne
			6212		Instytucje dialogu autonomicznego realizowanego pomiędzy partnerami społecznymi	BE10	jak przy klasie 6211
			6213		Współpraca z jednostkami krajowymi w zakresie dialogu społecznego	BE10	m. in. z Radą Dialogu Społecznego, Wojewódzkimi Radami Dialogu Społecznego, Centrum Partnerstwa Społecznego "Dialog" im. Andrzeja Bączkowskiego, związkami zawodowymi i organizacjami pracodawców
		622			Zbiorowe prawo pracy i przepisy z zakresu dialogu społecznego	A
		623			Informacje dotyczące	B5	na podstawie ustawy z dnia
					utworzenia rady pracowników otrzymywane przez Ministerstwo		7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji
		624			Ponadzakładowe układy zbiorowe pracy
			6240		Rejestr ponadzakładowych układów zbiorowych pracy	A	ponadzakładowe układy zbiorowe pracy, protokoły dodatkowe do tych układów, porozumienia o stosowaniu układów, akta rejestrowe i dokumentacja rejestrowa
			6241		Wyjaśnienia i informacje dotyczące ponadzakładowych układów zbiorowych pracy i porozumień o stosowaniu układów	B10
		625			Rozwiązywanie sporów i konfliktów zbiorowych
			6250		Lista mediatorów prowadzona przez ministra właściwego do spraw pracy	B10	lista mediatorów, wnioski o wpis na listę wraz z dołączoną dokumentacją, korespondencja z kandydatami na mediatorów, udzielanie informacji o możliwości uzyskania wpisu na listę mediatorów; zgody mediatorów na przetwarzanie danych osobowych; opiniowanie listy mediatorów przez reprezentatywne organizacje partnerów społecznych
			6251		Sprawy prowadzone przez mediatorów z listy ustalonej przez ministra właściwego do spraw pracy	BE10	wnioski o wskazanie mediatora oraz korespondencja w sprawie desygnowania mediatora, protokoły, notatki, ustalenia, wnioski o wyznaczenie osoby do pełnienia misji dobrej woli
			6252		Monitorowanie konfliktów społecznych	BE5	dokumentacja dotycząca konfliktów społecznych zgłaszanych przez związki zawodowe (pracownicy), zakłady pracy
		626			Społeczna odpowiedzialność przedsiębiorstw (CSR)	BE10	instrukcje i sprawozdania z udziału w posiedzeniach Grupy Wysokiego Szczebla UE ds. CSR, opracowania własne dotyczące CSR, opracowania zbiorcze dotyczące stanowiska Ministerstwa w sprawach związanych z CSR (w tym projektów planów działań i polityk rządowych)
	63				Służba zastępcza
		630			Przeznaczanie i kierowanie do służby zastępczej	A	obsługa Komisji do spraw służby zastępczej, własne opracowania
		631			Przebieg służby zastępczej
			6310		Szkolenia osób przeznaczonych do odbycia służby zastępczej w zakresie zwalczania klęsk żywiołowych	B10
			6311		Postępowanie administracyjne w sprawie zawieszenia odbywania służby zastępczej	BE10	w tym również wnioski podmiotów o wyrażenie zgody na odbywanie u nich służby zastępczej przez poborowych, decyzje administracyjne
			6312		Postępowanie administracyjne w sprawie zwolnienia z odbywania służby zastępczej	BE10	jak w klasie 6311
			6313		Postępowanie administracyjne w sprawie o wyrażenie zgody lub cofnięcie zgody na odbywanie u podmiotów służby zastępczej	BE10	jak w klasie 6311
		632			Wykaz podmiotów, które uzyskały zgodę na odbywanie u nich służby zastępczej	B10
7					WSPÓŁPRACA MIĘDZYNARODOWA W ZAKRESIE DZIAŁALNOŚCI MINISTERSTWA		z wyłączeniem problematyki programów i funduszy pomocowych
	70				Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej oraz problematyka lobbingu i promocji zobowiązań	A	regulacje, opracowania i analizy własne
	71				Współpraca z Unią Europejską
		710			Współpraca z Unią Europejską w zakresie działalności Ministerstwa		zagadnienia ogólne integracji, opinie, interpretacje, analizy, instrukcje wyjazdowe, korespondencja; dotyczy klas 7100 do 7104
			7100		Europejska polityka społeczna	BE10
			7101		Europejski rynek pracy	BE10
			7102		Europejskie prawo pracy	BE10	w tym europejskie regulacje prawne z dziedziny bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników
			7103		Współpraca z Europejskim Urzędem ds. Pracy ELA w zakresie mobilnych pracowników	BE10
			7104		Równe traktowanie kobiet i mężczyzn, niedyskryminacja	BE10
			7105		Dialog społeczny w Unii Europejskiej
				71050	Regulacje Unii Europejskiej w zakresie dialogu społecznego	BE10
				71051	Instytucje dialogu społecznego w strukturach Unii Europejskiej	BE10
			7106		Pozostałe sprawy z zakresu współpracy z Unią Europejską dotyczące pracy, polityki społecznej i rynku pracy	BE10	zagadnienia ogólne integracji, tematyka inna niż wymieniona w klasach 7100 - 7105, dokumenty horyzontalne, strategie
			7107		Udział Ministerstwa w procesie decyzyjnym Unii Europejskiej	A	sprawozdania, instrukcje, wnioski, analizy, opracowania, ekspertyzy i oceny działań własnych, korespondencja oraz materiały zewnętrzne
		711			Postępowanie przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej oraz Trybunałem EFTA
			7110		Sprawy rozpatrywane przez Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej	BE10	opinie, stanowiska, bieżąca korespondencja
			7111		Monitorowanie stanu orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (ETS) oraz współdziałanie w przygotowywaniu stanowiska Polski w toczącym się sporze przed Europejskim Trybunałem Sprawiedliwości	BE10	analizy, oceny, opinie własne
			7112		Sprawy rozpatrywane przez Trybunał EFTA	BE10
		712			Współpraca z Unią Europejską w zakresie Europejskich Służb Zatrudnienia - EURES
			7120		Współpraca z Europejskim Urzędem ds. Pracy i zagranicznymi partnerami w ramach EURES	A	własne analizy, ekspertyzy, opinie, interpretacje, wnioski, oceny, sprawozdania, materiały zewnętrzne i korespondencja bieżąca i inne
			7121		Grupy Koordynacyjne i Robocze z zakresu EURES w Komisji Europejskiej	B5	zaproszenia, agendy (programy) spotkań, materiały na spotkania i inna korespondencja
			7122		Plany działania EURES i raporty z ich realizacji oraz ewaluacja działań EURES	A	własne analizy, ekspertyzy, opinie, wnioski, oceny, sprawozdania, materiały zewnętrzne i inne, w tym: zewnętrzne analizy, ekspertyzy, opracowania, korespondencja bieżąca
			7123		Szkolenia krajowe i zagraniczne kadry EURES	A	korespondencja, dokumentacja związana z organizacją przez Ministerstwo szkoleń, w tym zaproszenia, programy szkoleń, zgłoszenia
			7124		Działania informacyjne EURES	BE10	własne analizy i opracowania, materiały zewnętrzne, korespondencja, dokumentacja związana z zamawianiem i odbiorem publikacji, dystrybucją, zamawianiem i odbiorem usług IT, korespondencja bieżąca i inne
			7125		Działania transgraniczne EURES	B10	partnerstwa i inicjatywy transgraniczne EURES, dla każdego partnerstwa i inicjatywy transgranicznej EURES zakłada się odrębną teczkę
			7126		Granty z Komisji Europejskiej na działania EURES w Polsce	A	wnioski o granty, umowy o granty, raporty, porozumienia z jednostkami samorządu terytorialnego, dokumentacja finansowa, audyt, ewaluacja, korespondencja bieżąca i inne
			7127		Współpraca w zakresie obsługi informatycznej EURES	BE5	korespondencja, dokumentacja, ustalenia i inne
			7128		Akredytacja EURES	A	wnioski o akredytacje, umowy akredytacyjne, decyzje administracyjne, korespondencja bieżąca i inne
			7129		Współfinansowanie EURES	BE10	dokumentacja programowa, opinie,
					z Europejskiego Funduszu Społecznego		konsultacje, korespondencja bieżąca i inne
		713			Sieć Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia (EPSZ)
			7130		Udział polskich Publicznych Służb Zatrudnienia w sieci Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia
				71300	Kreowanie unijnej polityki zatrudnienia w ramach sieci Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia	A	własne analizy, ekspertyzy, opinie, opracowania, wnioski, oceny, materiały zewnętrzne
				71301	Pozyskiwanie, opracowywanie i upowszechnianie dokumentów w ramach sieci Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia	A	jak w klasie 71300
				71302	Udział w spotkaniach Zarządu sieci Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia oraz w spotkaniach Doradców do spraw Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia	B5	zaproszenia, agendy (programy) spotkań, materiały na spotkania
				71303	Udział przedstawicieli polskich Publicznych Służb Zatrudnienia w przedsięwzięciach organizowanych na poziomie Unii Europejskiej w ramach sieci Europejskich Publicznych Służb Zatrudnienia	B5	jak w klasie 71302
			7131		Granty z Komisji Europejskiej na działania polskich Publicznych Służb Zatrudnienia	A	wnioski o granty, umowy o granty, raporty, porozumienia z jednostkami samorządu terytorialnego, dokumentacja finansowa, audyt, ewaluacja, korespondencja bieżąca i inne
	72				Współpraca z Radą Europy w zakresie pracy, spraw społecznych i rodzinnych		z wyłączeniem spraw związanych z Europejską Kartą Społeczną m.in. instrukcje wyjazdowe
		720			Postępowania przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka	BE10	w tym stanowiska Pełnomocnika Rządu ds. Równego Traktowania dla Pełnomocnika MSZ ds. Postępowań przed ETPCz
		721			Współpraca ze Zgromadzeniem Parlamentarnym Rady Europy w zakresie pracy, spraw społecznych i rodzinnych	BE10
	73				Europejska Karta Społeczna	B10	realizacja postanowień Karty, korespondencja związana z Kartą
	74				Współpraca z Międzynarodową Organizacją Pracy (MOP)		z wyłączeniem pomocy technicznej
		740			Organy Międzynarodowej Organizacji Pracy: sesje Konferencji ogólnej i Rady Administracyjnej, europejskie spotkania regionalne	A	opracowania własne, instrukcje, sprawozdania, wystąpienia, korespondencja z partnerami społecznymi w sprawie składu delegacji (uzgodnienia)
		741			Konwencje i zalecenia - obowiązki wynikające z Konstytucji Międzynarodowej Organizacji Pracy	A	własne opracowania końcowe odnoszące się do obowiązków wynikających z Konstytucji MOP: sprawozdania z konwencji ratyfikowanych i nieratyfikowanych, korespondencja w sprawie przedkładania właściwej władzy nowo przyjętych aktów prawnych MOP, wnioski o ratyfikację lub wypowiedzenie konwencji MOP
		742			Dokumenty pomocnicze	B5	zapytania, monity, korespondencja bieżąca z Międzynarodowym Biurem
					dotyczące współpracy z Międzynarodową Organizacją Pracy		Pracy
	75				Współpraca z organizacjami międzynarodowymi o zasięgu światowym i regionalnymi instytucjami europejskimi w zakresie pracy, spraw społecznych, rynku pracy i pomocy technicznej
		750			Współpraca z organizacjami międzynarodowymi o zasięgu światowym i regionalnym, z wyłączeniem pomocy technicznej		z wyłączeniem MOP oraz stosunków gospodarczych i pomocy technicznej
			7500		Współpraca z Organizacją Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) w zakresie pracy, polityki społecznej i rynku pracy	BE10
			7501		Współpraca z Organizacją Narodów Zjednoczonych w zakresie pracy, polityki społecznej i rynku pracy	BE10
			7502		Współpraca z innymi organizacjami międzynarodowymi o zasięgu światowym i regionalnym, stowarzyszeniami, fundacjami zagranicznymi w zakresie pracy, polityki społecznej i rynku pracy	BE10
		751			Współpraca z organizacjami		dotyczy pomocy technicznej
					międzynarodowymi w zakresie pomocy technicznej		uzyskiwanej przez Polskę, z wyłączeniem programów UE
			7510		Pomoc techniczna Banku Światowego	B10	oficjalne dokumenty Banku Światowego; dokumenty pomocnicze dot. pomocy technicznej, umowy w sprawie pomocy
			7511		Pomoc techniczna Unii Europejskiej	B10	oficjalne dokumenty podmiotów UE i dokumentacja współpracy. Dokumenty pomocnicze dot. pomocy technicznej (zapytania, monity)
			7512		Pomoc techniczna Międzynarodowej Organizacji Pracy	B10	oficjalne dokumenty MOP i dokumentacja bieżącej współpracy. Dokumenty pomocnicze dot. pomocy technicznej (zapytania, monity)
			7513		Pomoc techniczna Programu Rozwoju Narodów Zjednoczonych (UNDP)	B10	oficjalne dokumenty UNDP i dokumentacja bieżącej współpracy
	76				Zagadnienia ogólne międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej		dla każdego kraju zakłada się odrębną teczkę
		760			Realizacja międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej	BE10	korespondencja z partnerami zagranicznymi i innymi ministerstwami oraz między komórkami wewnętrznymi resortu dot. współpracy dwustronnej, w tym: opracowania własne dotyczące poszczególnych krajów; przygotowanie pobytu delegacji zagranicznych i wyjazdów zagranicznych delegacji resortu, instrukcje i sprawozdania
		761			Przygotowanie umów międzynarodowych i porozumień o współpracy	A	projekty, negocjacje, konsultacje międzyresortowe i wewnątrzresortowe; opracowania własne, programy, analizy, korespondencja z partnerem zagranicznym, ustalenia stron; organizacja uroczystości podpisania umowy
		762			Zawieranie umów i porozumień z poszczególnymi krajami	A	dot. dokumentów przygotowywanych w Ministerstwie (finalna wersja dokumentu)
	77				Konsultacje w zakresie międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej	BE10	m. in. z placówkami dyplomatycznymi i konsularnymi państw akredytowanych w RP i partnerami zagranicznymi oraz polskimi przedstawicielstwami dyplomatycznymi i konsularnymi akredytowanymi za granicą, analiz
	78				Współpraca transgraniczna i międzyregionalna		opracowania, programy
		780			Inicjowanie i wspieranie współpracy transgranicznej i międzyregionalnej z punktu widzenia polityki regionalnej państwa	A	własne i ostateczne dokumenty akceptowane przez Ministra
		781			Zagadnienia współpracy transgranicznej i międzyregionalnej	B5	bieżąca korespondencja merytoryczna
	79				Rozliczenia finansowe we współpracy z poszczególnymi krajami	A	sprawozdania z realizacji
8					PROGRAMY, STRATEGIE I FUNDUSZE POMOCOWE
	80				Programy finansowane lub współfinansowane ze środków Unii Europejskiej oraz środków zagranicznych a także programy współpracy z niektórymi organizacjami międzynarodowymi		dla każdego programu zakłada się oddzielną teczkę okres przechowywania należy liczyć od momentu zakończenia programu
		800			Programy wspólnotowe	BE10	podręcznik Zarządzania i Kontroli, procedury, korespondencja
		801			Wdrażanie programów wspólnotowych	BE10	regulacje, dokumentacja programowa, umowy, korespondencja w tym wyjaśnienia, interpretacje opinie, stanowiska negocjacyjne, ekspertyzy
		802			Koordynacja wdrażania programów wspólnotowych	BE10	ustalenia, raporty, sprawozdania, korespondencja
		803			Finansowanie projektów programów wspólnotowych	BE10	dokumentacja finansowa, zestawienia, raporty, korespondencja
		804			Krajowy Plan Odbudowy (KPO)	BE10	wdrażanie, finansowanie, koordynacja, sprawozdawczość i monitorowanie
	81				Fundusze strukturalne i inwestycyjne oraz programy z nimi związane		dla każdego programu zakłada się oddzielną teczkę okres przechowywania należy liczyć od momentu zakończenia programu
		810			Ogólne regulacje dotyczące programów strukturalnych i inwestycyjnych	BE10	rozporządzenie ogólne, umowa partnerstwa i inne dokumenty źródłowe
		811			Obsługa programów finansowanych ze środków europejskich		dla każdego programu zakłada się odrębną teczkę
			8110		Programowanie inicjatyw finansowanych ze środków europejskich	BE10	dokumentacja programowa, wytyczne, plany działania, kryteria, fiszki projektów, plany realizacji celów, harmonogramy naborów, analizy, uwagi, opinie, ekspertyzy, konsultacje, korespondencja
			8111		Wdrażanie programów	BE10	porozumienia i umowy
					finansowanych ze środków europejskich		z IZ, założenia konkursów i projektów, procedury, instrukcje, zestawienia i wykazy, plany, konsultacje, analizy, uwagi, opinie, stanowiska ekspertyzy, grupy robocze, komitety, zespoły, korespondencja
			8112		Wybór i wdrażanie projektów programów finansowanych ze środków europejskich	BE10	dokumentacja aplikacyjna, korespondencja z wnioskodawcami i beneficjentami, opinie, ekspertyzy, ogłoszenia, organizacja Komisji Oceny Projektów, ocena, procedura odwoławcza umowy, wnioski o płatność, dokumentacja weryfikacji wniosków o płatność
			8113		Sprawozdawczość, ewaluacja i monitorowanie programów finansowanych ze środków europejskich	BE10	sprawozdania, raporty, rekomendacje, informacje, oceny przebiegu wdrażania priorytetów, sprawozdania, raporty, protokoły, analizy, aneksy do umów
			8114		Informacja i promocja, szkolenia w ramach programów finansowanych ze środków europejskich	BE10	z wyłączeniem projektów własnych Ministerstwa, plany promocji, analizy, opracowania, ogłoszenia, artykuły, publikacje, materiały promocyjne, korespondencja, referaty, plany szkoleń, sprawozdania, wnioski, postulaty, korespondencja
			8115		Nadzór nad realizacją programów finansowanych ze środków europejskich	BE10	audyty, kontrole i nieprawidłowości programów finansowanych ze środków europejskich plany, listy sprawdzające, raporty, analizy, wyniki, sprawozdania z audytu, plany kontroli, programy, upoważnienia, informacje pokontrolne, zestawienia nieprawidłowości, zestawienia, noty, notatki, raporty o nieprawidłowościach, raporty dotyczące przeciwdziałania i zwalczania nieprawidłowości
			8116		Finansowanie programów finansowanych ze środków europejskich	BE10	planowanie budżetu, wydatkowanie i refundacja programów finansowanych ze środków europejskich plany, prognozy, wnioskowanie o środki finansowe, wnioski o płatność wraz z załącznikami, dokumentacja finansowo-księgowa, zestawienia płatności, raporty, sprawozdania, zwroty, nieprawidłowości, decyzje, wykluczenie beneficjentów
			8117		Pomoc techniczna i bazy danych programów finansowanych ze środków europejskich	BE10	wnioski, umowy, raporty, korespondencja, dokumenty oficjalnych związanych z uzyskaniem pomocy technicznej i bazami danych
	82				Strategie i programy realizowane w ramach działalności Ministerstwa	BE10	w tym strategie i programy resortowe, rządowe, osłonowe, dokumentacja i korespondencja bieżąca dotycząca programów, m.in. MonAliZa, PAOW dla każdego programu i strategii zakłada się oddzielną teczkę okres przechowywania należy liczyć od momentu zakończenia programu, strategii
	83				Dokumenty programowania strategicznego koordynowane przez inne resorty
		830			Opracowanie i aktualizacja dokumentów programowania strategicznego koordynowanych przez inne resorty	B5
		831			Monitorowanie realizacji dokumentów programowania strategicznego koordynowanych przez inne resorty	B5
	84				Europejski Fundusz Społeczny i programy z nim związane
		840			Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL)	BE10	Korespondencja bieżąca dotycząca wszelkich kwestii związanych z SPO RZL, w tym w szczególności dotyczących odzyskiwania środków
		841			Program Operacyjny Kapitał Ludzki (PO KL)	BE10	Korespondencja bieżąca dotycząca wszelkich kwestii związanych z PO KL, w tym w szczególności dotyczących kontroli, audytów, sprawozdań, ewaluacji, nieprawidłowości i odzyskiwania środków
		842			Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)
			8420		Programowanie Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	m.in. regulacje, dokumentacja programowa, strategie, analizy, uwagi, ekspertyzy, konsultacje, wyjaśnienia, interpretacje
			8421		Wdrażanie Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	podręcznik Zarządzania i Kontroli, procedury, instrukcje, umowy z instytucjami
			8422		Projekty konkursowe Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	dokumentacja z weryfikacji formalnej i merytorycznej, korespondencja z beneficjentami, opiniowanie projektów w Ministerstwie, procedura odwoławcza projektów, umowy, aneksy do umów, zatwierdzanie projektów, wnioski o płatność, dokumentacja weryfikacji wniosków o płatność, nieprawidłowości i decyzje administracyjne, sprawozdania, dokumentacja z weryfikacji sprawozdań, dokumenty związane z monitorowaniem projektów, korespondencja z IZ, plany kontroli, programy, upoważnienia, informacje pokontrolne, zestawienia nieprawidłowości, korespondencja bieżąca
			8423		Projekty systemowe Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	dokumentacja z weryfikacji formalnej i merytorycznej, korespondencja z beneficjentami, opiniowanie projektów w Ministerstwie, umowy, aneksy do umów, zatwierdzanie projektów, zamówienia publiczne, rozeznanie rynku, wnioski o płatność, dokumentacja weryfikacji wniosków o płatność, nieprawidłowości, dokumenty związane z monitorowaniem projektów, korespondencja z IZ, plany kontroli, programy, upoważnienia, informacje pokontrolne, zestawienia nieprawidłowości, korespondencja bieżąca
			8424		Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	dokumentacja z weryfikacji formalnej i merytorycznej, korespondencja z beneficjentami, opiniowanie projektów w Ministerstwie, protesty, umowy, aneksy do umów, zatwierdzanie projektów, zamówienia publiczne, rozeznanie rynku, wnioski o płatność, dokumentacja weryfikacji wniosków o płatność, sprawozdania, dokumentacja z weryfikacji sprawozdań, dokumenty związane z monitorowaniem projektów, korespondencja z IZ, plany kontroli, programy, upoważnienia, informacje pokontrolne, zestawienia nieprawidłowości, korespondencja bieżąca
			8425		Monitoring i ewaluacja Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	sprawozdania, korespondencja bieżąca, analizy, ekspertyzy, opracowania
			8426		Informacja, promocja i szkolenia z wyłączeniem projektów własnych Ministerstwa z Pomocy Technicznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	ogłoszenia, artykuły, opracowania, publikacje, materiały promocyjne, szkolenia z wyłączeniem projektów własnych Ministerstwa
			8427		Nadzór nad realizacją Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	sprawozdania z audytu, korespondencja z komórką organizacyjną Ministerstwa ds. audytu, dokumentacja dotycząca kontroli podmiotów zewnętrznych, interpretacje, opinie prawne, sprawy sądowe, korespondencja bieżąca
			8428		Finansowanie Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	plany, prognozy, wnioskowanie o środki finansowe, wnioski o refundację, dokumentacja związana z raportami o nieprawidłowościach
			8429		Baza danych projektów Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER)	BE10	Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego (PEFS) Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER), Informatyczny System Monitorowania i Kontroli Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (POWER), baza danych, korespondencja bieżąca
		843			Perspektywa finansowa na lata 2021-2027 (EFS+)
			8430		Programowanie perspektywy finansowej na lata 2021-2027 (EFS+)	BE10	m.in. regulacje, dokumentacja programowa, procedury, instrukcje, strategie, analizy, uwagi, ekspertyzy, konsultacje, wyjaśnienia, interpretacje, opiniowanie projektów w Ministerstwie, wytyczne, plany działania, kryteria, fiszki projektów, plany realizacji celów, harmonogramy naborów, komitety, zespoły, grupy robocze, korespondencja z KE
			8431		Wdrażanie EFS+ na lata 2021-2027	BE10	porozumienia i umowy z IZ, założenia konkursów i projektów, ocena, umowy/aneksy z beneficjentami, procedura odwoławcza, rozliczanie projektów, wnioski o płatność, nieprawidłowości i decyzje administracyjne, sprawozdania, monitoring, zestawienia i wykazy, konsultacje, analizy, uwagi, opinie, grupy robocze, korespondencja (z wyłączeniem dokumentów przetwarzanych w odrębnym systemie teleinformatycznym, np.: baza konkurencyjności, SL2014)
			8432		Finansowanie EFS+ na lata 2021-2027	BE10	plany, prognozy, wnioskowanie o środki finansowe, wnioski o refundację, dokumentacja dotycząca nieprawidłowości, korespondencja bieżąca
			8433		Kontrola projektów w ramach EFS+ na lata 2021-2027	BE10	plany kontroli, programy, upoważnienia, informacje pokontrolne, zestawienia nieprawidłowości, korespondencja bieżąca
			8434		Pomoc Techniczna Programu EFS+ na lata 2021-2027	BE10	umowy/porozumienia/decyzj e, zamówienia publiczne, rozeznanie
							rynku, szkolenia, bazy danych, wnioski o płatność, rozliczenia, formularze, faktury, listy płac, zestawienia, dokumentacja związana z promocją Programu, korespondencja bieżąca
			8435		Systemy informatyczne do obsługi EFS+ na lata 2021-2027	BE10	całość dokumentacji związanej z funkcjonowaniem systemu
			8436		Obsługa prawna EFS+ na lata 2021-2027	BE10	interpretacje, opinie prawne, sprawy sądowe, korespondencja bieżąca

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO MINISTERSTWA RODZINY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz postępowanie w archiwum zakładowym z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.

§ 2. Użyte w instrukcji archiwalnej określenia oznaczają:

1) archiwista - pracownika archiwum zakładowego;

2) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Ministerstwa;

3) Dyrektor Generalny - Dyrektora Generalnego Ministerstwa, osobę zastępującą Dyrektora Generalnego na czas jego nieobecności lub inną upoważnioną przez niego osobę;

4) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

5) dyrektor komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;

6) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Ministerstwa, określoną w statucie Ministerstwa;

7) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające jej pochodzenie oraz stopień odwzorowania w systemie EZD;

8) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja zgromadzona i wytworzona w związku z załatwianiem spraw przez Ministerstwo, przechowywany w podziale na zbiory uwzględniające jej pochodzenie oraz stopień odwzorowania w EZD;

9) system EZD - system teleinformatyczny, w ramach którego możliwe jest wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji elektronicznej, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164), zwanej dalej "ustawą archiwalną".;

10) system papierowy - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej;

11) teczka aktowa - teczkę w postaci elektronicznej lub teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator, służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw;

12) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi oraz kwalifikacją archiwalną akt.

§  3. 

1. Dokumentacja przekazywana do archiwum zakładowego i w nim przechowywana jest uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt, obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

§  4. 

1. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do obsługi dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności w celu:

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i w celu sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w archiwum zakładowym;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej lub przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji nieelektronicznej, jeżeli dane w postaci elektronicznej są zabezpieczone przed:

1) wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;

2) utratą przez sporządzanie co najmniej kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy.

3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno, na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby stale dysponować co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskanie danych.

4. Wymagania, określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla Ministerstwa został opracowany i wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polskimi Normami PN-ISO/IEC 27001 oraz PN-ISO/IEC 17799.

Rozdział  2

Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego

§  5. 

1. W Ministerstwie działa archiwum zakładowe dla działów administracji rządowej, którymi kieruje Minister Rodziny i Polityki Społecznej na podstawie przepisów odrębnych. Jego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny Ministerstwa.

2. Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia ten system lub jego moduł.

3. Archiwum zakładowe gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) ze wszystkich komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz dokumentację odziedziczoną.

§ 6. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

c) w postaci elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD lub systemów teleinformatycznych dedykowanych do określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji, w tym zadania określone w § 17-20 oraz prowadzenie jej ewidencji;

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji;

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;

4) udostępnianie przechowywanej dokumentacji;

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej;

5) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na temat osób, zdarzeń, czy problemów;

6) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu;

7) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do właściwego archiwum państwowego;

8) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym;

9) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją, niezależnie od tego, czy dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przebiegało w systemie EZD, czy poza nim.

Rozdział  3

Obsada archiwum zakładowego

§  7. 

1. Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego, o którym mowa w § 6.

2. Liczba pracowników archiwum zakładowego umożliwia sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.

3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch archiwistów można wyznaczyć spośród nich osobę koordynującą prace archiwum zakładowego.

§  8. 

1. Archiwistą może być osoba, która posiada co najmniej wykształcenie średnie przeszkolenie archiwalne, co najmniej kurs archiwalny I stopnia lub wykształcenie wyższe ze specjalizacją archiwalną.

2. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Ministerstwie.

3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego, w szczególności fartuchów, rękawiczek bawełnianych i maseczek z filtrem.

4. Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.

§ 9. W razie zmiany na stanowisku archiwisty, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie nadzorującej odbywa się protokolarnie.

Rozdział  4

Lokal archiwum zakładowego

§ 10. Na lokal archiwum zakładowego składają się pomieszczenia Ministerstwa, pełniące funkcję magazynów, w których przechowuje się dokumentację oraz pomieszczenia biurowe umożliwiające prace archiwiście i osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

§ 11. Pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego powinny zabezpieczać przechowywaną w nich dokumentację przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności pomieszczenia te powinny:

1) być usytuowane w lokalu składającym się z elementów konstrukcyjnych o odpowiedniej nośności i wytrzymałości;

2) być suche, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;

3) posiadać skuteczną wentylację i sprawną instalację elektryczną;

4) być zabezpieczone przed włamaniem i dostępem osób nieuprawnionych;

5) być zabezpieczone przed pożarem przez co najmniej system wykrywania ognia i dymu oraz gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła ognia;

6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;

7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej;

8) posiadać oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność bez potrzeby korzystania z przenośnego źródła światła.

§  12. 

1. Pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego wyposaża się w:

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinki lub schodki umożliwiające lepszy dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;

4) podręczny sprzęt gaśniczy.

2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, polega na nadaniu unikatowej liczby rzymskiej regałom i unikatowej liczby arabskiej poszczególnym półkom w obrębie regału.

3. W pomieszczeniach magazynowych:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczeniem dokumentacji;

2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;

3) nie mogą znajdować się rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;

4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;

5) posadzka w pomieszczeniu magazynowym powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);

6) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, określone w tabeli do instrukcji archiwalnej;

7) należy rejestrować w dni robocze warunki wilgotności i temperatury, a wyniki kontrolować przynajmniej raz na dwa tygodnie;

8) należy regularnie sprzątać, tak aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 13. Wstęp do pomieszczenia magazynowego archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.

Rozdział  5

Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  14. 

1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.

3. Przekazywanie dokumentacji odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt, o którym mowa w instrukcji kancelaryjnej, sporządzonego przez pracownika wyznaczonego przez dyrektora komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację do archiwum zakładowego. Dokumentację przed przekazaniem przegląda i porządkuje prowadzący sprawę lub pracownik wyznaczony w danej komórce organizacyjnej przekazującej dokumentację.

4. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji, jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji kancelaryjnej;

2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności;

3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

5. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista może powiadomić swojego bezpośredniego przełożonego oraz pisemnie dyrektora komórki organizacyjnej, która przygotowała akta.

6. Przejęcie dokumentacji przez archiwum zakładowe oznacza uznanie jej za dokumentację archiwum zakładowego.

Rozdział  6

Przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 15. Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:

1) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,

c) pełną nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

d) nazwę Ministerstwa i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek w spisie;

2) nanosi, w zewnętrznym górnym rogu, na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu wynikający z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

3) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo- odbiorczego;

4) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego, przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania w archiwum zakładowym przekazanej dokumentacji;

5) nanosi na każdą teczkę aktową w lewym dolnym rogu, sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo- odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi się skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 16 ust. 1.

§  16. 

1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

1) zbiór pierwszy zawiera drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi zawiera trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

2. W porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego ustala się postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych.

3. Przepisów ust. 1 pkt 2 oraz ust. 2 nie stosuje się, jeżeli archiwum zakładowe posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2.

§  17. 

1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych z ich składu i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.

2. Kopie bezpieczeństwa powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.

3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.

4. Jeżeli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:

1) datę stwierdzenia uszkodzenia nośnika;

2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;

3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika.

5. W przypadku przejmowania nośników elektronicznych przez archiwum zakładowe należy:

1) przejmować wyłącznie nośniki szczegółowo opisane - opisujące ich zawartość (tematykę) z podaniem nazwy i wersji zastosowanego edytora tekstu:

2) przejmować je na podstawie sporządzonej przez przekazującego ewidencji tych nośników.

§ 18. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD chroni się przed zniszczeniem lub utratą, stosując się do:

1) polityki bezpieczeństwa dla systemów teleinformatycznych używanych przez Ministerstwo do realizacji zadań;

2) przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy archiwalnej.

§ 19. Dokumentację nieelektroniczną układa się w archiwum zakładowym w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca w archiwum, przy czym odrębnie przechowuje się:

1) materiały archiwalne w teczkach aktowych;

2) akta osobowe i listy płac;

3) dokumentację techniczną;

4) dokumentację ze składu chronologicznego;

5) informatyczne nośniki danych ze składu tych nośników.

§  20. 

1. Dokumentacja nieelektroniczna, zgromadzona w archiwum zakładowym, jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

2. Uszkodzone lub częściowo zniszczone materiały archiwalne poddawane są konserwacji na koszt Ministerstwa w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

3. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, zalania lub zniszczenia w inny sposób Dyrektor Generalny powiadamia właściwe organy, a także właściwe archiwum państwowe.

Rozdział  7

Przeprowadzanie skontrum oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 21. Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§  22. 

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie Dyrektora Generalnego lub na wniosek Dyrektora właściwego archiwum państwowego, komisja skontrowa składająca się co najmniej z dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Dyrektor Generalny.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była przechowywana w archiwum zakładowym;

3) podpisy członków komisji.

§ 23. Skontrum nie przeprowadza się dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD.

§ 24. Do porządkowania zgromadzonej w archiwum zakładowym dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej, przy czym sposób porządkowania uzgadnia się z Dyrektorem właściwego archiwum państwowego, jeżeli dokumentacja nie narastała i nie była tworzona w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.

Rozdział  8

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym

§ 25. Dokumentację w postaci elektronicznej w systemie EZD udostępnia się za pomocą komputera z dostępem do systemu EZD albo w postaci kopii tej dokumentacji zapisanej na informatycznym nośniku danych.

§  26. 

1. Dokumentację w postaci nieelektronicznej udostępnia się:

1) na miejscu w archiwum zakładowym;

2) przez jej wypożyczenie;

3) w postaci kopii;

4) przez przekazanie informacji o zawartości dokumentacji.

2. Wypożyczając oryginalną dokumentację poza siedzibę Ministerstwa można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu dokumentacji.

§ 27. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji uszkodzonej, dokumentacji zastrzeżonej przez przekazującą ją komórkę organizacyjną oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

§  28. 

1. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku, zawierającego:

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała,

b) symbolu klasyfikacyjnego lub/i hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt,

c) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) w przypadku osób spoza Ministerstwa dodatkowo:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Ministerstwa jest wymagana zgoda dyrektora komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Generalny.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Ministerstwa wymagana jest zgoda Dyrektora Generalnego lub osoby przez niego upoważnionej.

§  29. 

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.

§  30. 

1. Archiwista sprawdza stan dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zagubienia udostępnionej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia,

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła akta,

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

3. Na podstawie protokołu dyrektor komórki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe zarządza postępowanie wyjaśniające.

4. Protokół sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których:

1) jeden umieszcza się w miejscu brakującej lub uszkodzonej dokumentacji;

2) drugi przechowuje się w archiwum zakładowym, w przeznaczonej na ten cel teczce aktowej;

3) trzeci przekazuje się dyrektorowi komórki organizacyjnej, która dokumenty wypożyczyła celem wyjaśnienia okoliczności sprawy.

§ 31. Archiwista w sposób przyjęty w Ministerstwie odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe - także daty zwrotu do archiwum zakładowego.

Rozdział  9

Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego

§  32. 

1. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do tej komórki organizacyjnej.

2. Wycofanie dokumentacji nieelektronicznej z archiwum zakładowego polega na:

1) przyporządkowaniu informacji o dacie i numerze protokołu wycofania do właściwej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w którym ujęta jest wycofana dokumentacja;

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego zawierającego:

a) datę wycofania;

b) numer protokołu;

c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano;

d) tytułu teczki aktowej lub tytuł sprawy;

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

3. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji nieelektronicznej z archiwum zakładowego do komórki organizacyjnej protokół podpisują archiwista i dyrektor komórki organizacyjnej.

§  33. 

1. W systemie EZD wycofanie dokumentacji w postaci elektronicznej z archiwum zakładowego polega na udzieleniu uprawnień do sprawy wnioskującemu dyrektorowi komórki organizacyjnej lub pracownikowi tej komórki wskazanemu we wniosku.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wniosek składa się w postaci elektronicznej.

3. W systemie EZD prowadzi się rejestr wniosków, o których mowa w ust. 2.

Rozdział  10

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

§  34. 

1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez dyrektorów komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku, gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Dyrektor Generalny.

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, dyrektorzy komórek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez Dyrektora Generalnego.

§ 35. Do procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b ustawy archiwalnej.

§  36. 

1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej, właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista zobowiązany jest do:

1) w przypadku dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD - do dokonania zmian w klasyfikacji archiwalnej;

2) w przypadku dokumentacji w postaci nieelektronicznej:

a) do jej uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego, zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo- odbiorczych.

§ 37. W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

§  38. 

1. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD archiwista wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest przez archiwum zakładowe.

Rozdział  11

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§ 39. Przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego następuje na podstawie art. 5 ustawy archiwalnej oraz przepisów wydanych na jego podstawie.

§ 40. W systemie EZD przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze składu informatycznych nośników danych oraz sporządza się ich spisy.

§  41. 

1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów, przy czym w przypadku dokumentacji elektronicznej w systemie EZD, wykorzystuje do tego narzędzia dostępne w systemie EZD.

2. Dokumentacja z przekazania materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego przechowywana jest przez archiwum zakładowe.

Rozdział  12

Sprawozdawczość archiwum zakładowego

§  42. 

1. Archiwista sporządza sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym.

2. Sprawozdanie przekazywane jest Dyrektorowi Generalnemu.

3. W sprawozdaniu zamieszcza się co najmniej następujące informacje:

1) imię, nazwisko, stanowisko służbowe archiwisty;

2) opis lokalu archiwum zakładowego;

3) ilość dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych w podziale na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną;

4) ilość dokumentacji przejętej ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych;

5) ilości dokumentacji udostępnionej lub wypożyczonej oraz liczbę osób korzystających;

6) ilość materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego;

7) ilości wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej.

4. Ilość, o której mowa w ust. 3 pkt 3-7, oznacza odpowiednio:

1) dla dokumentacji w postaci elektronicznej tworzącej akta spraw w systemie EZD - liczbę spraw;

2) dla dokumentacji w postaci elektronicznej nietworzącej akt spraw w systemie EZD - liczbę klas z wykazu akt dla danego roku kalendarzowego;

3) dla dokumentacji elektronicznej ze składu informatycznych nośników danych - liczbę nośników i liczbę przesyłek zapisanych na tych nośnikach;

4) dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej - liczb teczek aktowych (pudeł) z wyłączeniem dokumentacji, o której mowa w ust. 3 pkt 5, liczbę metrów bieżących.

Tabela do instrukcji archiwalnej

Warunki wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego

Rodzaj dokumentacji	Właściwa temperatura powietrza (w stopniach Celsjusza)		Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza (w stopniach Celsjusza)	Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH)		Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
	min.	maks		min.	maks
1. Papier	14	18	1	30	50	3
2. Dokumentacja audiowizualna:
2a. Fotografia czarnobiała (negatywy i pozytywy)	3	18	2	20	50	5
2b. Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), taśma filmowa	3	18	2	20	50	5
2c. Taśmy magnetyczne do analogowego zapisu obrazu lub dźwięku	8	18	2	20	50	5
3. Informatyczne nośniki danych	12	18	2	30	40	5