Wprowadzenie Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej oraz jednolitych rzeczowych... - OpenLEX

Wprowadzenie Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla Głównego Urzędu Statystycznego i urzędów statystycznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GUS.2014.64

Akt utracił moc
Wersja od: 31 grudnia 2014 r.

ZARZĄDZENIE Nr 22
PREZESA GŁÓWNEGO URZĘDU STATYSTYCZNEGO
z dnia 23 grudnia 2014 r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla Głównego Urzędu Statystycznego i urzędów statystycznych

W związku z art. 39 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2012 r. poz. 591, z 2013 r. poz. 2 oraz z 2014 r. poz. 1161 i 1162), art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 i ust. 4 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:
§  1.
Wprowadza się do stosowania w jednostkach organizacyjnych służb statystyki publicznej:
1)
Instrukcję Kancelaryjną dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2)
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla Głównego Urzędu Statystycznego, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia;
3)
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt dla urzędów statystycznych, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.
§  2.
Sprawy niezakończone do dnia wejścia w życie zarządzenia załatwiane są bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do jej zakończenia.
§  3.
1.
Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Głównym Urzędzie Statystycznym i urzędach statystycznych przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitych rzeczowych wykazach akt, o których mowa w § 1 pkt 2 i 3, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.
2.
Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.
§  4.
Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w Głównym Urzędzie Statystycznym i urzędach statystycznych kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem.
§  5.
Traci moc zarządzenie nr 7 Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 10 maja 2000 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji Kancelaryjnej, Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt oraz Instrukcji Archiwalnej dla jednostek organizacyjnych służb statystyki (Dz. Urz. GUS Nr 6, poz. 60, z 2004 r. Nr 11, poz. 55 oraz z 2012 r. poz. 25).
§  6.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Instrukcja Kancelaryjna dla jednostek organizacyjnych służb statystyki publicznej

ROZDZIAŁ  1

Przepisy ogólne

§  1.
1.
Instrukcja Kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostkach statystyki publicznej oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:
1)
począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki organizacyjnej statystyki publicznej do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia oraz
2)
niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych.
2.
Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik jednostki statystyki publicznej wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
§  2.
1.
Przy użytkowaniu systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych spraw i dokumentacji o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosuje się przepisy instrukcji.
2.
Dokumentacji, o której mowa w ust. 1, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem że w systemach teleinformatycznych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.
§  3.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:
1)
akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;
2)
akta sprawy - całą dokumentację, w szczególności: tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
3)
archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;
4)
archiwum zakładowe - komórkę w jednostce organizacyjnej statystyki publicznej zajmującą się przejmowaniem dokumentacji niepotrzebnej do bieżących zadań, jej przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
5)
bezpieczny podpis elektroniczny - podpis określony w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262). Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi;
6)
dekretacja - wskazanie, w formie adnotacji na piśmie lub czynności wykonanej w systemie EZD, osoby lub komórki organizacyjnej wyznaczonej do załatwienia sprawy, zawierające dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
7)
dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, odzwierciedlającą treść dekretacji elektronicznej dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w ramach wskazania wyjątku od EZD, dla której ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;
8)
elektroniczna platforma usług administracji publicznej (ePUAP) - system teleinformatyczny, w którym instytucje publiczne udostępniają usługi przez pojedynczy punkt dostępowy w sieci Internet;
9)
elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) - wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw, gromadzenie i tworzenie dokumentacji w postaci elektronicznej realizowane w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698);
10)
elektroniczna skrzynka podawcza (ESP) - dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114);
11)
informatyczny nośnik danych - nośnik, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
12)
kierownik jednostki - osobę kierującą jednostką organizacyjną statystyki publicznej lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań;
13)
kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, a także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;
14)
kod kreskowy/paskowy - etykietę umieszczaną na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierającą co najmniej nazwę jednostki lub symbol jednostki, datę wpływu i numer wpływu na dany dzień;
15)
komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część jednostki organizacyjnej, np. departament, wydział, oddział, dział, samodzielne stanowisko pracy;
16)
komórka wiodąca - komórkę organizacyjną w ramach jednostki organizacyjnej statystyki publicznej, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy;
17)
metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie;
18)
naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem danych zapisanych w postaci elektronicznej, możliwy do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;
19)
odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;
20)
pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę jednostki lub symbol jednostki i datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;
21)
pieczęć wysyłki - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wychodzących w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę podmiotu i datę wysyłki, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wychodzących;
22)
pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, np. pismo przewodnie, notatka, protokół, decyzja, postanowienie;
23)
podpis elektroniczny - podpis stosowany w systemie teleinformatycznym, służącym do realizacji EZD, zawierający login i hasło;
24)
prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, wykonującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy lub grupującą dokumentację nietworzącą akt sprawy;
25)
przesyłka - dokumentację, którą jednostka otrzymuje lub wysyła w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP lub EZD;
26)
punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną, w tym sekretariat, kancelarię, stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek; także osobę wykonującą określone czynności kancelaryjne;
27)
rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju, które w systemie EZD jest prowadzone jako odrębny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;
28)
rejestr pism wewnętrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrębny dokument elektroniczny w tym systemie służący do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny jednostki;
29)
rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez jednostkę, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla danej jednostki;
30)
rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez jednostkę, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla danej jednostki;
31)
skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia jej do systemu EZD;
32)
skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez jednostkę;
33)
spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce organizacyjnej dla spraw tworzonych w ramach wskazania wyjątku od EZD, dla których ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej;
34)
sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
35)
symbol jednostki - oznaczenie jednostki statystyki publicznej wyrażone ciągiem znaków oznaczających ich skrót, w tym dla: Głównego Urzędu Statystycznego - GUS, Centralnej Biblioteki Statystycznej - CBS, Centrum Badań i Edukacji Statystycznej GUS - CBiES, Zakładu Wydawnictw Statystycznych - ZWS, urzędu statystycznego - US i skrót nazwy miejscowości będącej siedzibą urzędu, np. USWAW;
36)
system EZD - system teleinformatyczny, w ramach którego realizowane jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją;
37)
system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
38)
teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
39)
UNP - unikatowy numer pisma;
40)
UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
§  4.
1.
W jednostkach organizacyjnych statystyki publicznej obowiązuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) jako podstawowy sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w postaci elektronicznej.
2.
Prezes Głównego Urzędu Statystycznego określi:
1)
system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD w jednostkach organizacyjnych statystyki publicznej, w którym wykonuje się i dokumentuje wszystkie czynności kancelaryjne, w szczególności dotyczy to:
a)
prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących, rejestru pism wewnętrznych oraz spisów spraw,
b)
wykonywania dekretacji,
c)
wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w ustawie o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma,
d)
prowadzenia innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach teleinformatycznych, o których mowa w § 2,
e)
gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych (w tym odwzorowań cyfrowych), mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
2)
minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych i zasady ich wykonywania;
3)
zestawy obowiązkowych metadanych.
3.
Prezes Głównego Urzędu Statystycznego może określić wyjątki od EZD przez wskazanie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, jeżeli:
1)
przepisy prawa ustalają inny sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, sprzeczny z EZD;
2)
udokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania określonych rodzajów spraw lub realizacji określonych usług elektronicznych może być dokonywane w dedykowanym systemie teleinformatycznym, wskazanym w aktach prawnych Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub kierownika jednostki, jeżeli system ten zapewnia gromadzenie dokumentacji elektronicznej napływającej do jednostek statystyki publicznej oraz tworzonej w nich w sposób odzwierciedlający proces załatwiania spraw, ich przechowywania, wyszukiwania i udostępniania oraz ewidencjonowania i wyszukiwania towarzyszącej im dokumentacji w postaci papierowej;
3)
istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych.
4.
Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów w postaci nieelektronicznej w sprawach, o których mowa w ust. 3, odbywa się w systemie tradycyjnym.
5.
Przy załatwianiu i rozstrzyganiu spraw w systemie tradycyjnym może być wykorzystywany system teleinformatyczny, służący do realizacji EZD, w celu:
1)
prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2)
prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
3)
udostępniania i rozpowszechniania treści pism wewnątrz jednostki organizacyjnej statystyki publicznej;
4)
przesyłania korespondencji.
§  5.
1.
W jednostkach statystyki publicznej obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na rzeczowym wykazie akt.
2.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, zwany dalej "wykazem akt", stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw.
3.
Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w jednostce i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
4.
W wykazie akt ustala się kategorię archiwalną dla komórek wiodących.
5.
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość dokumentacji wytwarzanej przez jednostki organizacyjnej statystyki publicznej na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9.
6.
W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi (np. 05), podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi (np. 615) oraz w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi (np. 4143). Klasa niepodzielona na klasy kolejnego rzędu stanowi klasę końcową w wykazie akt.
7.
Akta, zgodnie z wykazem akt, oznacza się następującymi kategoriami archiwalnymi:
1)
kategorią "A" - materiały archiwalne posiadające wartość historyczną, wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego;
2)
kategorią "B" - dokumentację niearchiwalną, w tym:
a)
symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich (np. "B5") - dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego po roku zakończenia danej sprawy,
b)
symbolem "Bc" - dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona, za zgodą właściwego archiwum państwowego. Wzory protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "Bc", spisu dokumentacji niearchiwalnej kategorii "Bc" przeznaczonej do brakowania, określają odpowiednio załączniki nr 1 i 2 do Instrukcji,
c)
symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich (np. "BE5") - dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ocenie (ekspertyzie) ze względu na jej charakter, treść i wartość archiwalną. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji.
§  6.
1.
W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka wiodąca, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom.
2.
Pisma, opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż wiodące włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki wiodącej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
3.
System EZD umożliwia ustalenie, który pracownik włączył pisma, w tym: opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej oraz datę włączenia tej dokumentacji.
4.
System EZD umożliwia przygotowanie raportów pokazujących zaangażowanie innych komórek organizacyjnych niż wiodące przy załatwianiu spraw, w szczególności przez wykonywanie zestawień pism włączonych w akta spraw przez inne komórki organizacyjne w podziale na:
1)
komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka wiodąca;
2)
komórki organizacyjne, z którymi dana komórka współpracowała jako komórka inna niż wiodąca.
5.
Informacje lub dokumenty wewnętrzne mogą być włączane do akt spraw przez prowadzących sprawy, jeżeli mają znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez jednostkę.
§  7.
1.
Dla akt spraw tworzonych w ramach wskazania wyjątku od EZD, dla których ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, komórka wiodąca, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
2.
Komórki inne niż wiodące, przekazują do akt sprawy komórki wiodącej pisma, opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę wiodącą.
3.
W przypadkach, o którym mowa w ust. 1 i 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż wiodąca.
4.
Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż wiodąca, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.
5.
W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki może dokonać zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4.
§  8.
1.
Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w jednostce.
2.
Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umożliwiające odnalezienie odpowiadającej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje w jednostce.
§  9.
1.
Dokumentacja nadsyłana i składana w jednostce oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1)
tworzącą akta spraw;
2)
nietworzącą akt spraw, np.: rejestry, spisy zdawczo-odbiorcze, listy obecności, życzenia, zaproszenia, oferty, jeżeli pozostały bez odpowiedzi itp.
2.
Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 pkt 1, to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3.
Dokumentacja, o której mowa w ust. 1 pkt 2, to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
§  10.
1.
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
2.
Znak sprawy zawiera umieszczone kolejno następujące elementy:
1)
oznaczenie jednostki i komórki organizacyjnej;
2)
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3)
kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4)
cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym założono sprawę.
3.
Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2, oddzielając kropkami: [jednostka-komórka].[symbol].[nr_kolejny].[rok], gdzie:
1)
[jednostka] - oznaczenie jednostki statystyki publicznej wyrażone ciągiem znaków stanowiących jej symbol;
2)
[komórka] - oznaczenie komórki organizacyjnej zakładającej sprawę, odpowiedzialnej za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków stanowiących jej skrót;
3)
[symbol] - symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
4)
[nr_kolejny] - liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej, o której mowa w pkt 1, w danym roku;
5)
[rok] - czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę.
4.
Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w jednostce.
5.
Oznaczając pismo znakiem sprawy można:
1)
po oznaczeniu roku umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając go od oznaczenia kropką w następujący sposób: [rok].n, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2)
po oznaczeniu roku, a przed numerem kolejnym pisma w sprawie można umieścić inicjały prowadzącego sprawę lub identyfikator przedmiotu sprawy, oddzielając go kropką w następujący sposób: [rok].[prowadzący/identyfikator przedmiotu sprawy].n, gdzie [prowadzący] określa prowadzącego sprawę i jest wyrażone ciągiem znaków oznaczających inicjały jego imienia i nazwiska, a [identyfikator przedmiotu sprawy] - ciąg znaków oznaczających skrót nazwy zagadnienia lub przedmiotu, którego sprawa dotyczy.
§  11.
Dokumentacja nietworząca akt spraw nie jest rejestrowana w spisach spraw, natomiast mogą być dla niej tworzone inne rejestry.

ROZDZIAŁ  2

Czynności kancelaryjne w systemie EZD

I.

 Przepisy ogólne

§  12.
1.
W EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonywane są w ramach systemu EZD, w szczególności:
1)
prowadzenie rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2)
wykonywanie dekretacji;
3)
wykonywanie akceptacji, w tym przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;
4)
prowadzenie, możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż system EZD;
5)
gromadzenie przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.
2.
W przypadku części akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie są wykonywane w postaci nieelektronicznej, należy:
1)
spisy spraw odkładać do właściwych teczek aktowych;
2)
dekretacji i akceptacji dokonywać na przesyłkach w postaci papierowej;
3)
całość dokumentacji gromadzić i przechowywać w teczkach aktowych.
3.
Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dopuszcza się wykorzystanie systemu EZD w celu:
1)
prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;
2)
prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;
3)
udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz jednostki;
4)
przesyłania przesyłek.
4.
Przy realizacji spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dopuszcza się wykorzystanie systemu EZD w celu dokonania dekretacji, pod warunkiem wykonania następnie dekretacji zastępczej.
5.
Odwzorowanie cyfrowe wykonane z przesyłek przychodzących powiązanych z aktami spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, traktuje się w systemie EZD jako dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc.

II.

 Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek

§  13.
System EZD przechowuje informacje o wykonanych dekretacjach i akceptacjach oraz pozwala na podpisywanie podpisem elektronicznym akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonania tej czynności, z zastrzeżeniem § 36 ust. 1 i § 37 ust. 3.
§  14.
1.
Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2.
Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3.
Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4.
Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5.
Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6.
Przesyłka rejestrowana w systemie EZD otrzymuje automatycznie nadany identyfikator UNP.
7.
Nie rejestruje się przesyłek niemających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności jednostki, takich jak kartki z życzeniami, reklamy.
§  15.
1.
W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2.
W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się, jeżeli jest to możliwe, w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3.
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4.
O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
§  16.
1.
Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
2.
Przesyłki niewiadomego pochodzenia przyjmowane są w trybie określonym odrębnymi przepisami wydanymi przez kierownika jednostki.
§  17.
1.
Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1)
danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2)
danych na kopercie, w której zamknięte są pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
2.
Kierownik jednostki określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez dany punkt kancelaryjny.
3.
Jeżeli po otwarciu przesyłki nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna być otwierana, przesyłkę przekazuje się bezzwłocznie w zamkniętej kopercie, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie.
4.
Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających lub samodzielnie wykonać zadania punktu kancelaryjnego, jeżeli został do tego uprawniony.
5.
Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:
1)
czy nie zawiera ona przesyłek mylnie skierowanych;
2)
czy znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki uwidocznione są na kopercie; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się odpowiednio na danym piśmie lub załączniku.
§  18.
1.
Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających, umieszcza na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym pieczęć wpływu lub kod kreskowy.
2.
Kod kreskowy umieszcza się na przesyłce papierowej zarejestrowanej w systemie EZD, dla której tworzy się odwzorowanie cyfrowe, a następnie opisuje metadanymi.
3.
Pieczęć wpływu umieszcza się na przesyłkach papierowych powiązanych z aktami spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej.
4.
Pieczęć wpływu umieszcza się na:
1)
kopertach - w przypadku przesyłek, do otwierania których punkt kancelaryjny nie jest uprawniony;
2)
pierwszej stronie pisma - w pozostałych przypadkach.
5.
W przypadku gdy do pisma dołączone są załączniki, w systemie EZD wpisuje się ich liczbę oraz opis, a dla przesyłek papierowych powiązanych z aktami spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, podaje się w obrębie pieczęci wpływu liczbę załączników oraz wpisuje ją do rejestru przesyłek wpływających.
6.
Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez konieczności stosowania urządzeń technicznych.
7.
Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa w ust. 6, nanoszenie na przesyłce identyfikatora przeznaczonego do odczytywania przy użyciu urządzeń technicznych.
8.
Pieczęci wpływu nie umieszcza się na:
1)
dokumentacji stanowiącej osobistą własność;
2)
oficjalnych zaproszeniach;
3)
załącznikach;
4)
czasopismach, publikacjach, katalogach, prospektach;
5)
umowach;
6)
wnioskach o odznaczenia państwowe.
9.
Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe wszystkich stron wraz z załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, dla których nie wykonuje się pełnego odwzorowania ze względu na:
1)
rozmiar strony (na przykład A3 i większe);
2)
dużą liczbę stron;
3)
treść, formę lub postać.
10.
Kierownik jednostki może szczegółowo określić rodzaje przesyłek, których się nie odwzorowuje cyfrowo ze względu na ich formę lub postać.
11.
W przypadkach, w których nie wykonuje się pełnego odwzorowania cyfrowego, jeżeli to możliwe należy wykonać odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, w przypadku gdy dane nadawcy nie zostały zawarte w treści pisma lub na kopercie zostały zamieszczone informacje istotne dla sprawy, załączając w metadanych opisujących tę przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.
12.
Jeżeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:
1)
może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;
2)
może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;
3)
może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.
13.
System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.
14.
Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.
§  19.
1.
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.
2.
Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1)
przesyłki adresowane na skrzynki poczty elektronicznej podane w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwe do kontaktu z jednostką;
2)
przesyłki adresowane na indywidualne adresy poczty elektronicznej:
a)
mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw,
b)
mające robocze znaczenie dla załatwianych spraw,
c)
pozostałe, nieodzwierciedlające działalności jednostki.
3.
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny albo bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.
4.
Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD w taki sposób, że nie rejestruje ich w rejestrze przesyłek wpływających.
5.
Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
6.
Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.
7.
Jeżeli przesyłki przekazane pocztą elektroniczną stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem:
1)
przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, drukuje się, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy;
2)
przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy;
3)
przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie drukuje się, nie rejestruje i nie włącza do akt sprawy.
§  20.
1.
Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1)
przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;
2)
pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2.
Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu oraz według adresata, od którego przesyłka pochodzi.
3.
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tę przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz UPO.
4.
Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, stanowią część akt sprawy, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je wraz z UPO oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku i włącza w takiej postaci do akt sprawy.
5.
Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.
§  21.
1.
Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1)
przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2)
stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2.
Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
3.
Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak, jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma oraz załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych, z zastrzeżeniem ust. 4.
4.
Jeżeli ze względu na rozmiar nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, nie przenosząc zawartości nośnika do zasobów systemu EZD, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.
5.
Jeżeli przesyłki, o których mowa w ust. 1, stanowią część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to po dokonaniu czynności związanych z ich zarejestrowaniem, drukuje się je oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
6.
Jeżeli rozmiar przesyłek, o których mowa w ust. 1, stanowiących część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, nie pozwala na ich wydrukowanie, to dodaje się w aktach sprawy miejsce przechowywania nośnika.
7.
System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie na informatycznych nośnikach danych listy przesyłek, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie miejsca przechowywania nośników, na których się one aktualnie znajdują.
§  22.
Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, stanowiąca część akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, zawiera bezpieczny podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu …[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji") oraz czytelny podpis sporządzającego wydruk.
§  23.
1.
Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek wyznaczony punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w jednostce statystyki publicznej.
2.
Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.
3.
W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.
4.
W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się do składu chronologicznego bezpośrednio po zarejestrowaniu.
5.
W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:
1)
w ramach systemu EZD - przez przekazanie wglądu do metadanych;
2)
poza systemem EZD - przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.
6.
W przypadku przesyłek, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:
1)
w ramach systemu EZD - przez przekazanie wglądu do metadanych;
2)
poza systemem EZD - przez przekazanie całości przesyłki.
7.
Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2 oraz w ust. 6 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w jednostce.
8.
Po zakończeniu rejestracji:
1)
przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;
2)
przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych;
3)
przesyłki, o których mowa w ust. 6 pkt 2, gromadzi się w akta spraw oraz przechowuje w teczkach aktowych, o których mowa w § 30.
9.
Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2 oraz w ust. 6 pkt 2, odbywa się w sposób przyjęty w jednostce.
§  24.
1.
Dopuszcza się prowadzenie w jednostce kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
2.
W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub nośnika ze składu informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:
1)
odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 2, w systemie EZD;
2)
włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej UNP i datę wypożyczenia.
3.
Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której mowa w ust. 2.
§  25.
1.
Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.
2.
Przesyłki na informatycznych nośnikach danych, o których mowa w § 21 ust. 4, przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

III.

 Przeglądanie i przydzielanie przesyłek

§  26.
1.
Przesyłki przekazuje się oraz dekretuje wyłącznie w systemie EZD, w tym także przesyłki, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego oraz przesyłki na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD.
2.
Przekazanie lub dekretacja pisma może odbywać się na podstawie wiedzy osoby rejestrującej pismo (w przypadku punktu kancelaryjnego) lub też na podstawie dyspozycji kierownika jednostki czy komórki organizacyjnej.
3.
Przekazanie zarejestrowanego (w punkcie kancelaryjnym) pisma może odbywać się bezpośrednio do wybranej komórki/jednostki organizacyjnej oraz dodatkowo do wiadomości lub według rozdzielnika do wskazanych komórek/jednostek organizacyjnych.
4.
Dekretacji przekazanego do jednostki lub komórki organizacyjnej pisma dokonuje kierownik jednostki lub kierownik komórki organizacyjnej, lub osoba przez niego upoważniona do załatwienia sprawy.
5.
Dopuszcza się definiowanie procesów automatycznej dekretacji, w przypadku gdy proces załatwiania w systemie EZD określonego rodzaju spraw został zdefiniowany i zatwierdzony.
6.
W przypadku błędnego przekazania pisma odbiorca niezwłocznie przekazuje je do osoby, która wykonała dekretację lub przekazanie.
7.
W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.
8.
W przypadku pism będących częścią spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, po dekretacji wykonanej w systemie EZD wykonuje się dekretację zastępczą.
9.
Pisma mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
10.
Pisma zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczącej sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy. Jeżeli dekretację wykonano w systemie EZD, to należy wykonać również dekretację zastępczą.
§  27.
1.
Jeżeli pismo dotyczy sprawy, w której załatwianiu bierze udział kilka komórek organizacyjnych, jedna z nich wskazywana jest jako komórka wiodąca, a pozostałe jako komórki współpracujące.
2.
Jeżeli pismo dotyczy kilku spraw, to należy je powielić i przekazać komórkom odpowiedzialnym (jako komórkom wiodącym) za poszczególne sprawy, wyznaczając jedną komórkę odpowiedzialną za zebranie wszystkich odpowiedzi i przygotowanie pisma wychodzącego.
3.
Jeżeli komórki współpracujące w realizacji danej sprawy podejmują samodzielne działania, prowadzą własną korespondencję w celu wypracowania odpowiedzi w sprawie prowadzonej przez inną komórkę wiodącą, mogą zarejestrować sprawę własną dla tego rodzaju korespondencji.

IV.

 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania

§  28.
1.
Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:
1)
dotyczy sprawy już wszczętej;
2)
rozpoczyna nową sprawę.
2.
W przypadku określonym w ust. 1 pkt 1 przesyłkę dołącza się do akt sprawy, a w przypadku określonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyłki rejestruje się nową sprawę, wybierając właściwą klasę końcową z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.
3.
Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w tej sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.
4.
W przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej:
1)
przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza do akt sprawy, nanosząc na nie znak sprawy;
2)
przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje jako podstawę założenia sprawy, nanosząc na nie znak sprawy.
§  29.
1.
System EZD pozwala na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:
1)
dane odnoszące się do całego spisu spraw, w tym co najmniej:
a)
oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,
b)
datę utworzenia raportu,
c)
oznaczenie komórki organizacyjnej,
d)
symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
e)
hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;
2)
dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:
a)
liczbę porządkową,
b)
kolejny numer sprawy,
c)
tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie do treści sprawy,
d)
nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
e)
znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
f)
datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,
g)
datę wszczęcia sprawy,
h)
datę ostatecznego załatwienia sprawy,
i)
imię i nazwisko prowadzącego sprawę,
j)
uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy.
2.
System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:
1)
dowolnie wybranych okresów chronologicznych;
2)
dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.
§  30.
W przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustala się, że następujące czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej:
1)
spis spraw według wzoru z załącznika nr 3 do niniejszej instrukcji oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt;
2)
na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe;
3)
w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt dopuszcza się prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok; w takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw;
4)
dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu i przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej; w takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw;
5)
w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe);
6)
dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.
§  31.
1.
Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany jej dotychczasowego znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
2.
Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.
3.
W przypadkach, o których mowa w ust. 2, przy sprawach czyni się wzmiankę o ponownym założeniu sprawy i zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

V.

 Załatwianie spraw

§  32.
1.
Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.
2.
Forma ustnego załatwiania spraw może być stosowana pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak również w odniesieniu do spraw niewymagających sporządzenia pisemnej odpowiedzi.
§  33.
1.
Po przekazaniu i zadekretowaniu przesyłki, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
2.
Przy sporządzaniu projektu pisma wykorzystuje się wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami wewnętrznymi.
§  34.
1.
W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w systemie EZD:
1)
notatki służbowe;
2)
wiadomości poczty elektronicznej;
3)
projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez osoby upoważnione oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie dla załatwianej sprawy;
4)
inne elementy akt sprawy, w tym odwzorowania cyfrowe pism wewnętrznych, dla których wymagana jest postać papierowa.
2.
Odwzorowania cyfrowe wykonuje się stosując odpowiednio przepisy § 18 ust. 9-11, także dla pism wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonej w systemie EZD, dla których na podstawie innych przepisów wymagana jest postać papierowa.
3.
Pisma, o których mowa w ust. 2, po wykonaniu odwzorowania cyfrowego przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od przesyłek wpływających, stosując odpowiednio podział, o którym mowa w § 25.
4.
Prowadzący sprawę dba o kompletność metadanych odnoszących się do sprawy oraz przesyłek i pism włączonych do akt sprawy, w tym:
1)
nadaje sprawie tytuł;
2)
wpisuje metadane dotyczące przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeżeli nie zostały określone automatycznie;
3)
uzupełnia metadane przesyłek wpływających, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny;
4)
wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie.

VI.

 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism

§  35.
1.
Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD, z wyjątkiem projektów pism w sprawach, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej.
2.
Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.
3.
Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4.
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5.
Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1)
nanosząc odpowiednie adnotacje poprzez dołączenie komentarza w EZD;
2)
ustnie;
3)
z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji.
6.
Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.
§  36.
1.
W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej poza jednostki organizacyjne statystyki publicznej, akceptujący podpisuje pismo bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę lub możliwość użycia innego określonego rodzaju podpisu.
2.
Pismo, o którym mowa w ust. 1, zachowuje się w aktach sprawy.
3.
Jeżeli pismo, o którym mowa w ust. 1, jest częścią akt spraw, dla których w ramach wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, to treść pisma drukuje się, a podpisujący podpisuje się odręcznie na wydruku (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy), na którym umieszcza się informację co do sposobu wysyłki, np. doręczenie elektroniczne.
§  37.
1.
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:
1)
wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;
2)
odręczne podpisanie wydruku.
2.
Wydrukowana wersja pisma, o której mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletną treść pisma wraz z oznaczeniem roku i miesiąca.
3.
Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę lub możliwość użycia innego określonego rodzaju podpisu.
4.
W aktach sprawy zachowuje się ostatecznie zaakceptowaną wersję elektroniczną, o której mowa w ust. 3.
5.
Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.
6.
Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że odrębne przepisy wymagają wykonania i przechowania takiego egzemplarza. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
7.
Jeżeli pismo przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej jest częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, sporządza się co najmniej dwa egzemplarze pisma, przy czym jeden przeznaczony jest do włączenia do akt sprawy. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy umieszcza się informację co do sposobu wysyłki (np. list polecony, list priorytetowy) oraz potwierdzenie dokonania wysyłki lub jej osobistego doręczenia.
§  38.
Korespondencja przeznaczona do komórek i jednostek statystyki publicznej przekazywana jest w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym służącym do realizacji EZD lub za pomocą ESP, jeżeli wymaga bezpiecznego podpisu elektronicznego.
§  39.
Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysłane:
1)
automatycznie - po ich podpisaniu bezpiecznym podpisem elektronicznym;
2)
automatycznie - po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;
3)
przez punkt kancelaryjny.
§  40.
1.
Punkt kancelaryjny dokonując wysyłki:
1)
odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki (np. list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego sprawę;
2)
przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.
2.
Po wykonaniu czynności, o której mowa w ust. 1, egzemplarze pism przeznaczone do włączenia do akt sprawy zwracane są prowadzącemu sprawę.
3.
Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy egzemplarz pisma wychodzącego.
§  41.
1.
W jednostce prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:
1)
liczbę porządkową;
2)
datę przekazania przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;
3)
nazwę adresata, do którego wysłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów;
4)
znak sprawy wysyłanego pisma lub inne oznaczenie;
5)
sposób przekazania przesyłki (np. list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, poczta elektroniczna, faks, ESP).
2.
Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1)
sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;
2)
wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1 oraz na każdej stronie - daty wydruku;
3)
zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

ROZDZIAŁ  3

Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego

§  42.
1.
Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD funkcję archiwum zakładowego spełnia system EZD.
2.
Dokumentację w postaci elektronicznej spraw zakończonych uznaje się za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.
3.
W systemie EZD przekazywanie dokumentacji w postaci elektronicznej polega na przejęciu nadzoru nad nią w tym systemie przez przekazanie archiwiście uprawnień komórki organizacyjnej do zarządzania dokumentacją w postaci elektronicznej, w szczególności do:
1)
udostępniania dokumentacji tworzącej akta spraw i ich nietworzącej;
2)
przeprowadzania procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
3)
uzupełniania metadanych, jeśli jest taka potrzeba.
4.
Przekazanie uprawnień, o których mowa w ust. 3, może następować automatycznie po upływie okresu, o którym mowa w ust. 2.
5.
Po przekazaniu uprawnień, o których mowa w ust. 3, przekazująca komórka organizacyjna nadal może zachować dostęp do wytworzonej i zgromadzonej przez siebie w systemie EZD dokumentacji w postaci elektronicznej, ale nie może już dokonywać zmian w danych i metadanych, a także udostępniać jej innym komórkom organizacyjnym.
6.
System EZD odnotowuje automatycznie datę przekazania uprawnień, o których mowa w ust. 3.
§  43.
1.
Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, kwalifikowana jest do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
2.
Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD lub systemów dziedzinowych, przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.
3.
Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.
4.
Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:
1)
dla całego spisu:
a)
nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki,
b)
imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
c)
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład informatycznych nośników danych,
d)
imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego nośniki,
e)
datę przekazania spisu;
2)
dla każdej pozycji spisu:
a)
liczbę porządkową,
b)
oznaczenie nośnika, o którym mowa w ust. 1,
c)
określenie typu nośnika,
d)
odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik oraz oznaczenie roku,
e)
numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§  44.
1.
Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego.
2.
Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 1, polega na ich przekazaniu na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
1)
dla całego spisu:
a)
nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b)
informację, z jakiego rodzaju składu chronologicznego dokumentacja pochodzi,
c)
imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
d)
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej odpowiadającej za skład chronologiczny,
e)
imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
f)
datę przekazania spisu;
2)
dla każdej pozycji spisu:
a)
liczbę porządkową,
b)
rok rejestracji w systemie EZD przesyłek umieszczonych w pudle lub paczce.
§  45.
1.
W przypadku dokumentacji będącej częścią akt spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od EZD ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja, przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw. Jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do bieżącej pracy, można ją pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.
2.
Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
1)
dla całego spisu:
a)
nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
b)
imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,
c)
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
d)
imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację,
e)
datę przekazania spisu;
2)
dla każdej pozycji spisu:
a)
liczbę porządkową,
b)
część znaku sprawy (oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt),
c)
tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (np.: pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,
d)
rok założenia teczki aktowej,
e)
rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej,
f)
rok najpóźniejszego pisma w teczce,
g)
liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,
h)
oznaczenie kategorii archiwalnej.
3.
Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
4.
Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 3, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (np. dla dokumentacji technicznej, audiowizualnej, osobowej), jeżeli wynika to z potrzeb archiwum lub jeśli dane wymienione w ust. 2 pkt 2 są niewystarczające do opisania tych rodzajów dokumentacji.
5.
Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
6.
Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej.
7.
Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje:
1)
w systemie EZD;
2)
w systemie teleinformatycznym archiwum zakładowego, jeśli system ten posiada taką funkcję;
3)
na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
8.
Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w instrukcji archiwalnej:
1)
w czterech egzemplarzach dla materiałów archiwalnych;
2)
w trzech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej.
9.
Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 8, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dane, o których mowa w Instrukcji archiwalnej.
§  46.
1.
Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.
2.
Uporządkowanie dokumentacji w postaci elektronicznej w systemie EZD polega na:
1)
sprawdzeniu kompletności akt spraw;
2)
uzupełnieniu akt spraw o brakujące przesyłki lub pisma;
3)
przyporządkowaniu do klasy z wykazu akt dokumentacji nietworzącej akt spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
4)
uzupełnieniu metadanych przesyłek i spraw, jeżeli wcześniej tego nie dopełniono;
5)
sprawdzeniu, czy odnotowano zakończenie sprawy przy każdej sprawie zakończonej.
3.
Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:
1)
pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;
2)
umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;
3)
opisaniu pudeł lub paczek:
a)
pełną nazwą jednostki oraz pełną nazwą komórki organizacyjnej, w której utworzono skład chronologiczny - na środku u góry,
b)
oznaczeniem roku rejestracji w systemie EZD przesyłek znajdujących się w pudle lub paczce - pod nazwą jednostki,
c)
informacją, czy jest to dokumentacja, dla której dokonano pełnego odwzorowania cyfrowego lub też czy to dokumentacja, dla której takiego odwzorowania nie wykonano lub wykonano je częściowo - pod oznaczeniem roku,
d)
informacją, z jakiego składu chronologicznego jest to dokumentacja - pod informacją, o której mowa w lit. c,
e)
skrajnymi identyfikatorami przesyłek, o których mowa w instrukcji - pod informacją, o której mowa w lit. d;
4)
usunięciu części metalowych i plastikowych.
4.
Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
1)
w przypadku materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:
a)
ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,
b)
wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek i pism,
c)
odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
d)
usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych,
e)
umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
f)
przeszyciu materiałów sznurkiem bawełnianym lub spięciu klipsami archiwizacyjnymi,
g)
ponumerowaniu stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu zapisanej strony; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: "Niniejsza teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]",
h)
opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,
i)
ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;
2)
w przypadku pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:
a)
odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
b)
umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach lub umieszczeniu dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,
c)
opisaniu teczek zgodnie z przepisami instrukcji,
d)
ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
§  47.
1.
Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych w postaci nieelektronicznej powinna być opisana.
2.
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z:
1)
pełnej nazwy jednostki oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;
2)
części znaku sprawy (oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt);
3)
kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;
4)
tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;
5)
roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6)
rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej;
7)
numeru tomu, jeżeli akta spraw porządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
§  48.
W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

ROZDZIAŁ  4

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności archiwum, jego komórki organizacyjnej lub ich reorganizacji

§  49.
W przypadku gdy wszczynane jest postępowanie zmierzające do ustania działalności jednostki lub do jej reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Prezes Głównego Urzędu Statystycznego określa sposób postępowania z dokumentacją, chyba że został on ustalony w przepisach regulujących ustanie działalności jednostki.
§  50.
1
W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę:
1)
akta spraw niezakończonych w postaci elektronicznej komórka przekazująca udostępnia w systemie EZD nowej komórce organizacyjnej z pełnymi uprawnieniami do zarządzania aktami sprawy;
2)
akta spraw niezakończonych w postaci nieelektronicznej komórka przekazuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego jeden egzemplarz trafia do archiwum zakładowego, nowej komórce organizacyjnej.
2.
Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego założenia, zgodnie z § 31 ust. 3.
3.
Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w Instrukcji archiwalnej.
4.
W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej stosuje się odpowiednio postanowienia pkt 1.
5.
Likwidator zapewnia odpowiednie środki finansowe na przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum.
6.
Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych jednostki zlikwidowanej dołącza się informację dotyczącą organizacji i zakresu działania jednostki organizacyjnej w ujęciu chronologicznym.
7.
W przypadku przeniesienia lub zwolnienia pracownika z zajmowanego stanowiska, dotychczasowy przełożony obowiązany jest dopilnować rozliczenia pracownika z posiadanych akt przed podpisaniem karty przeniesienia/zwolnienia.

Załącznik Nr  1

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem Bc

KOMISJA W SKŁADZIE: (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe członków komisji)

1. ...............................................................................................................................................

2. ...............................................................................................................................................

3. ...............................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości: .................. teczek (tomów), co stanowi około .................... m.b. i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną dla celów praktycznych dla ................................................................................................................. i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez właściwe archiwum.

Przewodniczący Komisji: .............................................................................................................

(podpis)

Członkowie Komisji: ...................................................................................................................

(podpisy)

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Załączniki:

............ kart spisu

(liczba)

............ pozycji spisu

(liczba)

Załącznik Nr  2

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "Bc" PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA

(nazwa jednostki/komórki organizacyjnej)
Lp.Znak teczki akt spraw lub znak pismaTytuł teczki akt spraw lub nazwa dokumentuLiczba kart lub m.b.Daty skrajneUwagi
123456

Załącznik Nr  3

SPIS SPRAW

Rok(referent)(symbol kom. org.)(znak teczki, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt)(tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp.SPRAWA

(krótka treść)

OD KOGO WPŁYNĘŁADATAUWAGI

(sposób załatwienia)

znak pismaz dniawszczęcie sprawyostateczne załatwienie

ZAŁĄCZNIK Nr  2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA GŁÓWNEGO URZĘDU STATYSTYCZNEGO

2014

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU

0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne
01Organizacja
02Akty normatywne. Obsługa prawna
03Strategie, analizy, sprawozdawczość
04Informatyzacja
05Skargi i wnioski
06Reprezentacja i promowanie
07Współpraca krajowa
08Współpraca międzynarodowa
09Kontrola i nadzór
1KADRY
10Zagadnienia prawne i organizacyjne z zakresu spraw kadrowych
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12Ewidencja osobowa
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
15Dyscyplina pracy
16Sprawy socjalno-bytowe
17Ubezpieczenia społeczne
2ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI
20Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
21Administracja nieruchomości
22Gospodarka materiałowa
23Transport
24Łączność
25Gospodarka energetyczna
26Ochrona mienia
27Przetargi, kontrakty
3FINANSE
30Planowanie i realizacja budżetu
31Rachunkowość i obsługa finansowa
32Rejestr umów cywilnoprawnych jednostki
33Opłaty i ustalanie cen za usługi własne
34Inwentaryzacja
35Dyscyplina finansowa
4STATYSTYKA - METODOLOGIA, STANDARDY, REJESTRY STATYSTYCZNE
40Metodologia i jakość
41System Metadanych Statystycznych
42Standardy klasyfikacyjne
43Operaty i rejestry statystyczne
5STATYSTYKA - BADANIA STATYSTYCZNE
50Projektowanie, programowanie i planowanie badań
51Zbieranie danych
52Przetwarzanie zbiorów danych
53Analiza danych
54Monitorowanie i ocena realizacji badania
55Zintegrowany System Badań Statystycznych
56Koordynacja i organizacja badań statystycznych
57Spisy powszechne i mikrospisy
58Dane wynikowe - prace wielodziedzinowe
6DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNO-WYDAWNICZA
60Udostępnianie danych
61Rozpowszechnianie informacji za pośrednictwem Internetu
62Edukacja statystyczna
63Publikacje i opracowania
64Zarządzanie zbiorami bibliotecznymi
7REJESTRY URZĘDOWE
70Rejestr REGON
71Rejestr TERYT
8SYSTEMY INFORMATYCZNE, APLIKACJE, BAZY DANYCH
80Rozwój technologii informatycznych
81Systemy obsługujące badania statystyczne
82Systemy i aplikacje wspierające obsługę jednostek statystyki publicznej
83Systemy operacyjne
84Rozwój i utrzymanie infrastruktury
9BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI I ZADANIA OBRONNE
90Bezpieczeństwo informacji
91Zadania obronne
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczenie kategorii archiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
0Zarządzanie
00Organy kolegialne
000Rada Statystyki
0000Posiedzenia Rady StatystykiAPorządek posiedzeń, listy obecności, protokoły, wnioski i uchwały.
0001Plany i sprawozdania Rady StatystykiAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0002Obsługa organizacyjna i techniczna Rady StatystykiB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0003Realizacja zadań statutowych Rady StatystykiBE10
001Naukowa Rada Statystyczna
0010Posiedzenia Naukowej Rady StatystycznejAPorządek posiedzeń, listy obecności, protokoły, wnioski i uchwały.
0011Plany i sprawozdania Naukowej Rady StatystycznejAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0012Obsługa organizacyjna i techniczna Naukowej Rady StatystycznejB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0013Realizacja zadań statutowych Naukowej Rady StatystycznejBE10
002Rządowa Rada Ludnościowa
0020Posiedzenia Rady LudnościowejAPorządek posiedzeń, listy obecności, protokoły, wnioski i uchwały.
0021Plany i sprawozdania Rady LudnościowejAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0022Obsługa organizacyjna i techniczna Rady LudnościowejB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0023Realizacja zadań statutowych Rady LudnościowejBE10
0024Przygotowywanie wydawnictw własnych Rady LudnościowejB2Korespondencja, materiały robocze.
0025Wydawnictwa własne Rady LudnościowejAWersje ostateczne.
003Kolegium GUS
0030Posiedzenia Kolegium GUSAPorządek posiedzeń, listy obecności, protokoły, wnioski i uchwały.
0031Posiedzenia Prezydium Kolegium GUSA
0032Plany i sprawozdania Kolegium GUSAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0033Obsługa organizacyjna i techniczna Kolegium GUSB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0034Realizacja zadań statutowych Kolegium GUSBE10
004Komisja ProgramowaW tym materiały konferencji uzgodnieniowej dotyczącej Programu Badań Statystycznych Statystyki Publicznej.
0040Posiedzenia plenarne Komisji ProgramowejAWnioski i zalecenia, protokoły, zestawienia uwag i stanowisk zgłoszonych do projektów programu badań statystycznych statystyki publicznej na dany rok, harmonogram posiedzeń KP, listy obecności.
0041Posiedzenia zespołów Komisji ProgramowejA
0042Plany i sprawozdania Komisji ProgramowejAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0043Obsługa organizacyjna i techniczna Komisji ProgramowejB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0044Realizacja zadań statutowych Komisji ProgramowejBE10
005Komisja Metodologiczna
0050Posiedzenia plenarne Komisji MetodologicznejAPorządek posiedzeń, listy obecności, protokoły, wnioski i uchwały.
0051Posiedzenia zespołów Komisji MetodologicznejA
0052Plany i sprawozdania Komisji MetodologicznejAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0053Obsługa organizacyjna i techniczna Komisji MetodologicznejB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0054Realizacja zadań statutowych Komisji MetodologicznejBE10
006Komitet Redakcyjny
0060Posiedzenia Komitetu RedakcyjnegoAPorządek posiedzeń, listy obecności, protokoły, wnioski i uchwały.
0061Posiedzenia zespołów roboczych Komitetu RedakcyjnegoA
0062Plany i sprawozdania Komitetu RedakcyjnegoAWszystkie, w tym poszczególnych członków.
0063Obsługa organizacyjna i techniczna Komitetu RedakcyjnegoB2Zaproszenia, powiadomienia, materiały robocze.
0064Realizacja zadań statutowych Komitetu RedakcyjnegoBE10
007Pozostałe organy kolegialne stałe i doraźneProtokoły posiedzeń, listy obecności.
0070Rada DyrektorówA
0071Pozostałe organy kolegialne jednostki własnejAPowoływane na poziomie jednostki, np. zespoły redakcyjne.
0072Pozostałe organy kolegialne statystyki publicznejAPowoływane przez Prezesa GUS, gromadzące przedstawicieli różnych jednostek. Hasło jest przeznaczone dla jednostki, która prowadzi dokumentację organu. Pozostałe jednostki swoją część dokumentacji związanej z tą sprawą powinny rejestrować pod 0080.
0073Komisje i zespoły zadanioweAZespoły powoływane doraźnie w celu realizacji konkretnego zadania.
008Udział w organach kolegialnychSprawozdania członków komisji i zespołów.
0080Udział w organach kolegialnych statystyki publicznejA
0081Udział w organach kolegialnych podmiotów spoza statystyki publicznejBE10
009Narady i konferencje jednostek statystyki publicznej
0090Protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski, postulatyADokumentacja merytoryczna konferencji organizowanej przez jednostkę własną: protokoły, ustalenia, wnioski itp.
0091Obsługa organizacyjna i techniczna narad i konferencjiB2
0092Udział w naradach i konferencjach organizowanych przez inne jednostki służb statystyki publicznejB2
01Organizacja
010Organizacja struktur statystyki publicznejAStruktury systemowe, tworzenie i likwidacja jednostek, specjalizacja urzędów statystycznych.
011Organizacja jednostki własnej
0110Regulamin organizacyjny jednostkiAReorganizacje jednostki i komórek organizacyjnych, opracowywanie regulaminu, korespondencja. Ostateczne wersje regulaminów jednostki, wprowadzone zarządzeniami, przechowywane w ramach hasła 0220.
0111Regulaminy organizacyjne komórekA
012Struktury organizacyjne innych jednostek statystyki publicznejB2
013System zarządzania jakościąA
014Ochrona i udostępnianie informacji publicznej
0140Wniosek o dostęp do informacji publicznejB5
0141Wniosek o ponowne wykorzystywanie informacji publicznejB5
015Organizacja biurowości
0150Przepisy kancelaryjne i archiwalneAInstrukcja kancelaryjna i archiwalna, wykazy akt - przygotowanie, korespondencja, interpretacje. Treść przepisów w aktach normatywnych.
0151Scenariusze i schematy BPMN procesów obiegu dokumentówB5Dokumentacja procesów obiegu dokumentów zdefiniowanych w EZD z wykorzystaniem mechanizmów workflow.
0152Ewidencja pieczęci i pieczątekATakże odciski.
0153Elektroniczna ewidencja wpływów i korespondencji wychodzącejBE10
0154Papierowa ewidencja dokumentacji wyłączonej z obiegu elektronicznegoAKsiążki korespondencji.
0155Bieżące administrowanie systemem elektronicznego obiegu dokumentówB2Zgłoszenia konieczności dodania, usunięcia, modyfikacji danych pracowników, definiowania zastępstw, modyfikacji słowników systemowych.
0156Wzory formularzy, z wyjątkiem formularzy sprawozdawczości statystycznejA
0157Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymiA
016Archiwum
0160Gromadzenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnejAW tym spisy zdawczo-odbiorcze i rejestr spisów zdawczo-odbiorczych.
0161Opracowanie i ewidencja materiałów archiwalnychASkorowidze, inwentarze: kartkowe, książkowe, topograficzne; opracowania naukowe.
0162Brakowanie aktAProtokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, zgody jednostkowe i generalne archiwów państwowych na brakowanie, protokoły zniszczenia.
0163Obsługa udostępniania akt - rozstrzygnięcia jednostkoweB5Regulamin korzystania z archiwum, kwestionariusze osób z zewnątrz korzystających z archiwum, jednostkowe wnioski i decyzje dotyczące udostępnień.
0164Ewidencja udostępniania aktB5Rewersy papierowe i elektroniczne, okres przechowywania dotyczy spraw zamkniętych, czyli rewersów na materiały, które zostały zwrócone. Rewersy materiałów nieoddanych nie mogą być brakowane.
0165KwerendyB5Informacje na temat zasobu archiwum udzielane w formie pisemnej.
0166Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowychA
0167Profilaktyka i konserwacja aktB10Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania akt (temperatura, wilgotność), ekspertyzy chemiczne i biologiczne, zabiegi konserwatorskie.
0168Skontrum zbiorów archiwalnychA
017Wzory dokumentów elektronicznychASpełniające wymogi odpowiednich przepisów wzory dokumentów elektronicznych służących umożliwieniu złożenia pisma w postaci elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.
018Upoważnienia i pełnomocnictwaBE10W tym rejestr.
019Zadania realizowane według metodyk projektowych, z wyjątkiem finansowanych i współfinansowanych ze środków zewnętrznychSymbol stosowany w przypadkach, kiedy nie jest zasadne używanie haseł merytorycznych związanych z tematem projektu. Dla projektów finansowanych ze środków zewnętrznych - 087.
0190Dokumentacja projektuA
0191Obsługa organizacyjna i techniczna projektuB2
02Akty normatywne. Obsługa prawna
020Udział w przygotowaniu i opiniowaniu zewnętrznych aktów prawnych
0200Przygotowanie projektów aktów prawnych powszechnie obowiązującychAProjekty aktów prawnych powszechnie obowiązujących wydawanych z inicjatywy Prezesa GUS (rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej, w sprawie rejestru REGON, w sprawie rejestru TERYT, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów formularzy, projekt nowelizacji ustawy o statystyce publicznej i in.).
0201Opiniowanie projektów zewnętrznych aktów prawnychBE10
0202Działalność lobbingowaBE10
021Akty normatywne Prezesa GUS
0210Zarządzenia Prezesa GUSA
0211Zarządzenia wewnętrzneA
0212ObwieszczeniaA
0213KomunikatyA
0214Dzienniki Urzędowe Głównego Urzędu StatystycznegoAOpublikowana wersja Dziennika Urzędowego.
022Akty normatywne dyrektora jednostki
0220Zarządzenia dyrektora jednostkiA
0221Pozostałe akty o charakterze normatywnymADokumenty nie mające postaci zarządzenia, ale rodzące skutki o charakterze normatywnym, np. zatwierdzenie regulaminu Komisji Dyscyplinarnej itp. Finalne, podpisane wersje aktów oraz ich rejestry.
023Projekty i opiniowanie przepisów prawnych dyrektorów innych jednostek statystyki publicznejBE10
024Interpretacje i opinie prawneB5
025Sprawy sądowe
0250Sprawy sądoweB10
0251Rejestr spraw sądowychA
026Informacje o zmianach w przepisach prawnychB2
03Strategie, analizy, sprawozdawczość
030Strategia rozwoju statystyki publicznej
0300Wieloletnie strategie rozwoju statystyki publicznejA
0301Analizy sprawozdań z działalności jednostek statystykiA
0302Bieżące analizy tematyczne dotyczące działalności statystyki publicznejBE10
0303Informacje opracowywane dla podmiotów zewnętrznychB5Np. dla komisji sejmowych.
031Plany i sprawozdania roczne
0310Plany i sprawozdania z działalności jednostki własnejA
0311Plany i sprawozdania z działalności komórek organizacyjnychB5Komórką wiodącą jest komórka, dla której sprawozdania są przeznaczone.
032Plany i sprawozdania krótkookresowe
0320Plany i sprawozdania krótkookresowe z działalności jednostki własnejB5
0321Plany i sprawozdania krótkookresowe z działalności komórek organizacyjnychB2
033Sprawozdania statystyczne jednostek statystyki publicznej
0330Statystyczne sprawozdania roczneA
0331Statystyczne sprawozdania miesięczne i kwartalneB5
04Informatyzacja
040Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacjiA
041Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznychB10
042Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczneB10
043Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemówB10Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu.
05Skargi i wnioski
050Skargi i wnioski rozpatrywane przez Prezesa GUS
0500Rejestr skarg rozpatrywanych przez Prezesa GUSA
0501Załatwianie skarg i wniosków rozpatrywanych przez Prezesa GUSA
051Skargi i wnioski rozpatrywane przez dyrektora jednostki
0510Rejestr skarg rozpatrywanych przez dyrektora jednostkiA
0511Załatwianie skarg i wniosków rozpatrywanych przez dyrektora jednostkiA
052Skargi i wnioski przesyłane według właściwości innym podmiotomB2Skargi skierowane nieprawidłowo, przekazywane właściwym, ze względu na rodzaj sprawy, adresatom.
06Reprezentacja i promowanie
060Zasady współpracy ze środkami masowego przekazuA
061Przekazywanie informacji środkom masowego przekazu
0610Obsługa informacyjna środków masowego przekazuA
0611Komunikaty rzecznika prasowego Prezesa GUSA
0612Konferencje prasowe, briefingi i wywiadyADokumenty związane ze sprawą obsługuje SEOD, ale archiwizacji podlega również zapis audiowizualny.
062Monitorowanie informacji w środkach masowego przekazu
0620Monitorowanie informacji na temat jednostki własnejA
0621Monitorowanie informacji na temat innych jednostek statystyki publicznejB2
0622Odpowiedzi na krytykę w środkach masowego przekazuBE10W tym sprostowania.
0623Monitorowanie wykorzystania danych statystycznychB2
063Promocja i reklama w mediachBE10
064Szkolenia medialne dla pracowników resortuB5
065Wystawy, konferencje, promocje
0650Dokumentacja konferencji i wystawA
0651Organizacja konferencji i wystawB2
0652Promocja statystykiB5
066Biuletyn Informacji PublicznejBE10
07Współpraca krajowa
070Współpraca z Prezydentem RP i Kancelarią Prezydenta RPA
071Współpraca z Parlamentem
0710Odpowiedzi na interpelacje i zapytania poselskie i senatorskieA
0711Koordynacja współpracy z Sejmem i z SenatemBE10
0712Karty wstępu do budynków ParlamentuB2
072Współpraca z Prezesem Rady Ministrów, Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów
0720Udział w komitetach Rady MinistrówA
0721Delegowanie do udziału w komisjach, zespołach, grupach międzyresortowychAW tym Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego.
0722Odpowiedzi na zapytania z KPRMBE10
0723Karty wstępu na teren Kancelarii Prezesa Rady MinistrówB2
073Współpraca z ministerstwami oraz urzędami centralnymiA
074Współpraca z administracją lokalną
0740Współpraca z organami terenowej administracji rządowejA
0741Współpraca z organami samorządu terytorialnegoA
075Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi i non-profitBE50
076Współpraca z placówkami naukowymiBE50
077Współpraca z pozostałymi podmiotamiBE10Nie dotyczy innych jednostek statystyki publicznej. Sprawy wymagające współpracy między jednostkami statystyki publicznej rejestruje się wg tematów, jakich dotyczą.
08Współpraca międzynarodowa
080Ogólne zasady współpracy międzynarodowejA
081Współpraca w ramach Unii Europejskiej
0810Proces legislacyjny UEA
0811Współpraca z Komisją Europejską (EUROSTAT-em)A
0812Współpraca z urzędami statystycznymi państw członkowskich Unii EuropejskiejA
082Współpraca z organizacjami międzynarodowymi
0820Współpraca z ONZBE10
0821Współpraca z OECDBE10
0822Współpraca z innymi organizacjami międzynarodowymiBE10
083Współpraca z urzędami statystycznymi krajów niebędących członkami UEA
084Służbowe wyjazdy zagraniczneBE10Sprawozdania.
085Przyjazdy delegacji zagranicznychBE10Notatki ze spotkań.
086Obsługa organizacyjnaB2Życzenia, gratulacje, podziękowania.
087Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
0870Inicjowanie programów i projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznychBE10W tym ze środków Unii Europejskiej.
0871Realizacja projektów i programów finansowanych ze środków zewnętrznychBE10W tym projekty dotacyjne Komisji Europejskich, SISP, SISP-2.
09Kontrola i nadzór
090Zasady i tryb przeprowadzania kontroliAW tym analiza ryzyka, plan kontroli i sprawozdanie z przeprowadzonych kontroli.
091Kontrole jednostek statystyki publicznej z ramienia Prezesa GUS
0910Kontrole pełne z ramienia Prezesa GUSBE10
0911Kontrole problemowe z ramienia Prezesa GUSBE10
0912Kontrole wycinkowe z ramienia Prezesa GUSBE10
0913Kontrole reprezentatywne z ramienia Prezesa GUSBE10
0914Kontrole sprawdzające z ramienia Prezesa GUSBE10
092Kontrole wewnętrzne jednostki z ramienia dyrektora jednostki
0920Kontrole pełne z ramienia dyrektora jednostkiA
0921Kontrole problemowe z ramienia dyrektora jednostkiA
0922Kontrole wycinkowe z ramienia dyrektora jednostkiA
0923Kontrole reprezentatywne z ramienia dyrektora jednostkiA
0924Kontrole sprawdzające z ramienia dyrektora jednostkiA
093Kontrole zewnętrzne
0930Książka kontroliA
0931Kontrole przeprowadzane przez Najwyższą Izbę KontroliA
0932Kontrole przeprowadzane przez państwowe służby specjalneACBA, ABW itp.
0933Kontrole z ramienia Prezesa Rady MinistrówA
0934Kontrole państwowego nadzoru archiwalnegoA
0935Kontrole przeciwpożaroweB10
0936Kontrole BHPB10
0937Kontrole sanitarno-epidemiologiczneB10
0938Pozostałe kontrole zewnętrzneB10
094Audyt wewnętrzny
0940Zasady i tryb przeprowadzania audytuA
0941Realizacja zadań audytowychB5
095Szacowanie ryzyka dla realizacji zadańA
1Kadry
10Zagadnienia prawne i organizacyjne z zakresu spraw kadrowychRegulacje dotyczące całej statystyki publicznej w zbiorze aktów normatywnych Prezesa GUS.
100Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowychBE10M.in. z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Finansów.
101Regulacje wewnętrzne jednostki własnejARegulamin pracy, umowy zbiorowe, taryfikatory, zasady wynagradzania, założenia polityki płacowej.
102Regulacje wewnętrzne innych jednostek statystyki publicznejB2
103Struktura zatrudnienia (etaty)A
104Strategia zarządzania zasobami ludzkimiBE10
105Opisy i wartościowanie stanowisk pracyA
106Wymiana informacji dotyczących spraw kadrowych ze związkami zawodowymi i przedstawicielami pracownikówA
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
110Nabór pracownikówB5
111Przebieg zatrudnieniaOstateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
1110Rozmieszczanie i wynagradzanie kadry kierowniczejBE10Delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki.
1111Rozmieszczanie i wynagradzanie pracownikówB5Delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, zmiany wynagrodzenia.
1112NagrodyBE10Okresowe, specjalne.
1113Wynagrodzenia dodatkoweBE10Dodatki specjalne, dodatki zadaniowe, dodatkowe wynagrodzenia roczne.
1114OdznaczeniaBE10
1115KaryB*Okres przechowywania zależny od obowiązujących regulacji prawnych, nie krótszy niż 5 lat.
1116Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzinB*Okres przechowywania zależny od obowiązujących regulacji prawnych, nie krótszy niż 5 lat.
112Postępowanie dyscyplinarneB*Okres przechowywania zależny od obowiązujących regulacji prawnych, nie krótszy niż 5 lat.
113Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionychBE5
114Prace zlecone
1140Prace zlecone ze składką ZUSB50
1141Prace zlecone bez składki ZUSB10
115Staże, wolontariat, praktykiBE10
116Wojskowe sprawy osób zatrudnionychBE10
117Zgody na podjęcie dodatkowego zatrudnienia i podjęcie zajęć zarobkowychB5
12Ewidencja osobowa
120Akta osobowe osób zatrudnionychBE50
121Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuB5
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
130Zapobieganie wypadkom i chorobom zawodowym
1300Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracyAAnalizy i kontrole wewnętrzne stanu BHP.
1301Charakterystyka stanowisk pracy wraz z oceną ryzyka zawodowegoA
1302Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych i ryzyka w pracyBE10
1303Regulacje wewnętrzne dotyczące przydziałów odzieży i wyposażenia ochronnegoBE10
131Wypadki i zdarzenia wypadkoweA
132Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
1320Warunki szkodliweBE10
1321Rejestr czynników szkodliwychB40
1322Choroby zawodoweBE10
133Szkolenia i instruktaże z zakresu BHPBE10
134Obrona cywilna i zarządzanie kryzysoweB10
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
140Szkolenia organizowane przez jednostkę
1400Plan szkoleńA
1401Przygotowanie planu szkoleńB2
1402Programy szkoleńA
1403Opracowania merytoryczne i metodologiczne szkoleńB5
1404Realizacja szkoleńB2Listy obecności, sprawozdania.
141Szkolenia zewnętrzneB5
142Służba przygotowawcza
1420Indywidualny program służby przygotowawczejBE10
1421Realizacja służby przygotowawczejB2
143Indywidualny rozwój zawodowy
1430Ustalanie indywidualnych ścieżek rozwoju zawodowegoBE10IPRZ.
1431Dokształcanie indywidualne w ramach oferty szkół wyższychB5Studia, studia podyplomowe, studia doktoranckie.
1432Szkolenia, staże i studia zagraniczneB5
1433Pozostałe formy podnoszenia kwalifikacji zawodowychB5
144System doskonalenia zawodowego
1440Program wymiany wiedzyB5
1441Strategia i rozwój zawodowyB5
15Dyscyplina pracy
150Czas pracy
1500Dowody obecności w pracyB3Listy obecności.
1501Absencja w pracyB10Zwolnienia lekarskie i in.
1502Ustalanie i zmiany czasu pracyB3W tym indywidualne schematy czasu pracy.
1503Rozliczenia czasu pracyB3Nadgodziny, wyjścia w godzinach służbowych, odpracowywanie wyjść w godzinach służbowych.
1504Delegacje służboweB3
151Urlopy
1510Urlopy wypoczynkoweB5Wnioski urlopowe, wnioski o zmianę terminu urlopu, plany i harmonogramy urlopów.
1511Urlopy związane z rodzicielstwemB5Ostateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
1512Urlopy wychowawczeB5Ostateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
1513Urlopy okolicznościoweB5
1514Urlopy szkolneB5
1515Urlopy bezpłatneB5Ostateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
16Sprawy socjalno-bytowe
160Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
1600Podstawowe zasady polityki socjalno-bytowej i gospodarowania środkami ZFŚSBE10Regulacje dotyczące ZFŚS (w tym regulaminy, plany podziału środków funduszu).
1601Wypoczynek urlopowyB5Wnioski, pisma, wykazy, rozliczenia.
1602Działalność rekreacyjna, sportowa, kulturalna i turystycznaB5Wnioski, pisma, wykazy, rozliczenia.
1603Pożyczki na cele mieszkanioweB5
1604Pomoc materialna w formie rzeczowejB5W tym zakup paczek świątecznych dla dzieci pracowników.
1605Pomoc materialna w formie finansowejB5W tym zapomogi finansowe, świadczenia pieniężne (np. jako pomoc przedświąteczna).
1606Opieka socjalna nad rencistami i emerytamiB5
1607Wypoczynek dzieci i młodzieżyB5W tym kolonie, obozy, zielone szkoły itp. (wnioski, wykazy).
1608Oświadczenia finansowe związane z ustaleniem uprawnień do świadczeń socjalnychB5
161Zaopatrzenie rzeczowe pracownikówB5
162Opieka zdrowotna
1620Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnejBE10
1621Badania lekarskie w zakresie medycyny pracyB10Orzeczenia lekarskie dotyczące poszczególnych osób dołącza się do akt osobowych.
17Ubezpieczenia społeczne
170Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnegoB10
171Obsługa ubezpieczenia społecznego i zdrowotnegoB10
172Zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia i wyrejestrowaniu z ubezpieczeniaB5
173Zaświadczenia o uprawnieniu do zasiłkówB5
174Emerytury i renty - kapitał początkowyB3Wnioski do ZUS i inne dokumenty.
175Uprawnienia emerytalneB10Naliczenia emerytur (RP7).
176Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.B10
2Administrowanie środkami rzeczowymi
20Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania środkami rzeczowymiA
21Administracja nieruchomości
210Nabywanie i zbywanie, stan prawny nieruchomościADokumentacja związana z nabywaniem i zbywaniem obiektów, ustalaniem prawa własności, warunkami zagospodarowania przestrzennego itp.
211Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych nieruchomościB5Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu.
212Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne i użytkowanie lokali udostępnionychB5Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu.
213Dokumentacja techniczna nieruchomościKsiążka obiektu. Do momentu zbycia obiektu przechowywana w komórce wiodącej.
2130Dokumentacja techniczna obiektów zabytkowych i nietypowychA
2131Dokumentacja techniczna pozostałych obiektówBE5Okres przechowywania liczy się od momentu zbycia lub rozbiórki obiektu.
214Inwestycje i remonty kapitalne
2140Przygotowanie i realizacja inwestycji i remontów kapitalnychBE10W tym pozwolenia na budowę lub zmianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenów.
2141Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów kapitalnychBE20
215Eksploatacja nieruchomości
2150Przygotowanie i realizacja remontów bieżącychB5
2151Dokumentacja techniczna remontów bieżącychBE5
2152Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeńB5Korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp.
2153Informacje bieżące dotyczące eksploatacji obiektuB2Komunikaty i zawiadomienia o awariach i planowanych działaniach konserwatorskich.
216Podatki i opłaty publiczneB10
22Gospodarka materiałowa
220ZaopatrzenieB5
221Obsługa środków rzeczowych
2210Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałychB10Dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia, księgi inwentarzowe.
2211Ewidencja środków trwałych i nietrwałychB10
2212Rejestry wyposażenia niskocennegoB5Dotyczy wyposażenia, które nie jest środkiem trwałym i nie jest ewidencjonowane w Softus-ie, np. kalkulatory, czajniki, telefony.
2213Przyjęcie do użytkowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10Dokumenty OT, PN, WN i inne emitowane z systemu Softus.
2214Zmiana miejsca użytkowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10Dokumenty MT i MN emitowane z systemu Softus.
2215Likwidacja środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10Dokumenty LT, LP, LN i inne emitowane z systemu Softus.
2216Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałychB2Opisy techniczne, instrukcje obsługi, karty gwarancyjne. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia.
2217Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB5Czas przechowywania liczony od momentu ustania stosunku pracy.
222Gospodarowanie odpadami (surowcami wtórnymi)B5
223Sprzedaż składników majątkowychB5
23Transport
230Zakup środków i usług transportowychB5
231Eksploatacja własnych środków transportu
2310Zasady wykorzystywania samochodów służbowychB5Wydane przez dyrektora jednostki - 022.
2311Ewidencja środków transportuB10
2312Przeglądy, naprawy, ubezpieczenieB5
2313Wypadki i uszkodzeniaB10
2314Karty drogoweB5
2315Gospodarka paliwowaB5
232Samochody prywatne użytkowane do celów służbowychB5M.in. pisma dotyczące zgody na używanie samochodów prywatnych do celów służbowych.
24Łączność
240Telekomunikacja
2400Zakup usług telekomunikacyjnychB5
2401Opisy i schematy działania systemów telekomunikacyjnychB10Dokumentacja dotycząca central telefonicznych, projekty sieci telefonicznych i projekty przebudowy sieci.
2402Funkcjonowanie systemów telekomunikacyjnychB5
2403Ewidencja korzystania z telefonów służbowych (stacjonarnych i komórkowych)B2W tym bilingi i rozliczenia korzystania dla celów prywatnych.
241Przesyłki pocztowe i kurierskie
2410Specyfikacja usług pocztowych i kurierskichB5
2411Ewidencja nadania przesyłek pocztowych i kurierskichB2
25Gospodarka energetyczna
250Dokumentacja techniczno-dozorowa, przepisy zewnętrzne, limity energii, przeglądy sieci i urządzeń energetycznychB5
251Dokumentacja techniczno-dozorowa, przeglądy sieci i instalacji ciepłowniczychB5
26Ochrona mienia
260Ubezpieczenia majątkoweB10Ubezpieczenia od pożaru, kradzieży.
261Ochrona przeciwpożarowaB10
262Ochrona fizyczna budynków i pomieszczeńB10Plany ochrony obiektów, współpraca z firmami ochroniarskimi, zabezpieczenia antywłamaniowe. Dostęp osób - 903.
263Plany ochrony infrastruktury krytycznejA
27Przetargi, kontrakty
270Rejestr zamówień publicznychB10
271Zamówienia podlegające ustawie o zamówieniach publicznychB5
272Zamówienia nie podlegające ustawie o zamówieniach publicznych
2720Zamówienia z trybem wyboru wykonawcyB5
2721Zamówienia bez trybu wyboru wykonawcyB5
273Dokumentacja związana z Centrum Usług WspólnychB5
3Finanse
30Planowanie i realizacja budżetu
300Wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące planowania i realizacji budżetuA
301Wieloletnia prognoza finansowaA
302Planowanie budżetu służb statystyki publicznej
3020Budżet służb statystyki publicznej i jego zmianyA
3021Przygotowanie projektu budżetu służb statystyki publicznejBE5
303Planowanie budżetu jednostki
3030Budżet jednostki i jego zmianyA
3031Przygotowanie projektu budżetu jednostkiBE5
304Realizacja budżetu
3040Stanowiska, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące realizacji budżetuB5
3041Harmonogramy i zapotrzebowania na środki finansoweB5
3042Analizy z realizacji budżetuB5
3043Sprawozdania okresowe z wykonania budżetuBE10
3044Roczne sprawozdania finansoweA
3045Rewizja budżetu i jego bilansuA
305Finansowanie
3050Finansowanie działalnościB5
3051Finansowanie inwestycjiB5
3052Finansowanie remontówB5
3053Współpraca z bankami obsługującymiB5
3054Gospodarka pozabudżetowaB5
306Egzekucja i windykacjaB10W tym zajęcia administracyjne i sądowe.
31Rachunkowość i obsługa finansowa
310Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3100Obrót gotówkowyB5
3101Obrót bezgotówkowyB5
3102Obsługa wadium, gwarancji bankowych i ubezpieczeniowychB5
311Księgowość
3110Dowody księgoweB5
3111Dokumentacja księgowaB5
3112RozliczeniaB5
3113Ewidencja syntetyczna i analitycznaB5
3114Uzgadnianie saldB5
3115Księgowość materiałowaB5
3116ZobowiązaniaB5
312Obsługa finansowa projektów współfinansowanych ze środków europejskich
3120Stanowiska, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące realizacji projektów współfinansowanych ze środków europejskichB10
3121Dowody księgowe związane z obsługą projektów współfinansowanych ze środków europejskichB10
3122Dokumentacja księgowa projektów współfinansowanych ze środków europejskichB10
3123Rozliczenia związane z projektami współfinansowanymi ze środków europejskichB10
3124Ewidencja syntetyczna i analityczna związana z projektami współfinansowanymi ze środków europejskichB10
3125Uzgadnianie sald związane z projektami współfinansowanymi ze środków europejskichB10
313Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3130Dokumentacja płacB5
3131Dokumentacja potrąceń z płac na wniosek pracownikaB5
3132Potrącenia komornicze z płacB5
3133Listy płacB50
3134Kartoteki wynagrodzeńB50
3135Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowegoB5Okres przechowywania liczy się od początku roku następującego po roku, w którym upłynął termin przekazania zadatku.
3136Deklaracje na PFRONB5
3137Dokumentacja dotycząca składek na ubezpieczenie społeczneB50
3138Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac ze składką na ZUSB50
3139Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac bez składki na ZUSB10
314Obsługa finansowa kontraktów zagranicznych
3140Stanowiska, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące realizacji kontraktów zagranicznychB10
3141Dowody księgowe dotyczące kontraktów zagranicznychB10
3142Dokumentacja księgowa dotycząca kontraktów zagranicznychB10
3143Rozliczenia kontraktów zagranicznychB10
3144Ewidencja syntetyczna i analityczna kontraktów zagranicznychB10
3145Uzgadnianie sald kontraktów zagranicznychB10
32Rejestr umów cywilnoprawnych jednostki
320Rejestr umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymiBE10
321Rejestr umów z osobami prawnymiBE10
33Opłaty i ustalanie cen za usługi własne
330Ustalanie i zwalnianie z opłatB5
331Ustalanie cen za własne usługiB5
34Inwentaryzacja
340Wycena i przecenaB10
341Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjneB5
342Inwentaryzacja ciągłaB5
35Dyscyplina finansowaBE10
4Statystyka - metodologia, standardy, rejestry statystyczne
40Metodologia i jakość
400Metodologia badań statystycznych
4000Metodologia badań statystycznych statystyki publicznejA
4001Współpraca międzynarodowa w zakresie metodologii badańBE5
4002Koordynowanie i monitorowanie przebiegu prac metodologicznychB2
401Jakość badań statystycznych
4010Zasady i wytyczne dotyczące jakości w statystyce publicznejA
4011Dokumentacja związana z Europejskim Kodeksem Praktyk StatystycznychB10
4012Ocena i monitorowanie jakości badańBE10W tym raporty, mierniki, listy kontrolne, przeglądy.
4013Współpraca w zakresie jakości badańB5
41System Metadanych Statystycznych
410Słownik Pojęć StatystycznychB10
411Listy kodowe Systemu Metadanych StatystycznychB10
412Katalog zmiennych Systemu Metadanych StatystycznychB10
413Wielkości i wskaźniki ogłaszane w Systemie Metadanych StatystycznychB10
414Jednostki miary w Systemie Metadanych StatystycznychB10
42Standardy klasyfikacyjne
420Standardy klasyfikacyjne Unii EuropejskiejBE10
421Standardy klasyfikacyjne o zasięgu ponadeuropejskimBE10
422Standardy klasyfikacyjne i nomenklatury krajowe
4220Zmiany do klasyfikacji krajowychB10
4221Interpretacje standardów klasyfikacyjnych (opinie, informacje)B5
4222Pozostała korespondencja dotycząca standardów europejskich i nomenklatur krajowychB5
4223Publikacje drukowane i na nośnikach magnetycznych dotyczące standardów i nomenklatur krajowychA
43Operaty i rejestry statystyczne
430Baza Jednostek Statystycznych
4300Koncepcja i założenia Bazy Jednostek StatystycznychA
4301Zasady prowadzenia Bazy Jednostek StatystycznychBE10
4302Aktualizacja danych Bazy Jednostek StatystycznychB5
4303Współdziałanie jednostek statystyki publicznej w zakresie Bazy Jednostek StatystycznychB5
4304Współpraca międzynarodowa dotycząca Bazy Jednostek StatystycznychB10
4305Materiały szkoleniowe i wytyczne dla użytkowników Bazy Jednostek StatystycznychB5
4306Bieżące administrowanie Bazą Jednostek StatystycznychB2W tym upoważnienia do dostępu do bazy.
431Operat do Badań Społecznych
4310Koncepcja i założenia Operatu do Badań SpołecznychA
4311Zasady prowadzenia Operatu do Badań SpołecznychBE10
4312Aktualizacja danych Operatu do Badań SpołecznychB5
4313Współdziałanie jednostek statystyki publicznej w zakresie Operatu do Badań SpołecznychB5
4314Materiały szkoleniowe i wytyczne dla użytkowników dotyczące Operatu do Badań SpołecznychB5
432Centralny Operat do Badań Rolniczych
4320Koncepcja i założenia Centralnego Operatu do Badań RolniczychA
4321Zasady prowadzenia Centralnego Operatu do Badań RolniczychBE10
4322Aktualizacja danych Centralnego Operatu do Badań RolniczychB5
4323Współdziałanie jednostek statystyki publicznej w zakresie Centralnego Operatu do Badań RolniczychB5
4324Materiały szkoleniowe i wytyczne dla użytkowników dotyczące Centralnego Operatu do Badań RolniczychB5
5Statystyka - badania statystyczne
50Projektowanie, programowanie i planowanie badań
500Wieloletnie plany i strategie rozwoju badań statystycznych
5000Prace nad projektem kierunków rozwoju polskiej statystyki publicznejA
5001Uaktualnienia, zmiany kierunków rozwoju polskiej statystyki publicznejA
5002Monitorowanie realizacji wieloletnich strategii rozwoju polskiej statystyki publicznejBE10
501Zbieranie informacji zasilających System Polska Statystyka PublicznaB2
502Rozpoznanie potrzeb informacyjnych użytkowników
5020Konsultacje, opinie, uzgodnienia podstawowej wersji projektu programu badań statystycznych statystyki publicznejB2
5021Potrzeby użytkowników zgłaszane innymi kanałami poza konsultacjami do projektu programu badańB2
503Pozastatystyczne systemy informacyjneB2Współpraca z gestorami pozastatystycznych systemów informacyjnych i jednostkami statystyki publicznej w zakresie identyfikacji systemów, oceny ich zawartości informacyjnej, dostępności danych, zapotrzebowania na dane, zbierania od gestorów podstawowych informacji o systemach informacyjnych, opracowywania oraz udostępniania tych informacji, prace przygotowawcze związane z pozyskiwaniem danych.
504Roczny program badań statystycznych statystyki publicznejPrace związane z przygotowaniem podstawowej wersji PBSSP i projektów zmieniających rozporządzenie w sprawie PBSSP. Ostateczna wersja programu archiwizowana jest w ramach hasła 0200. W ramach dokumentacji badania archiwizowany jest fragment dotyczący danego badania.
5040Prace związane z przygotowaniem w dedykowanym systemie informatycznym projektu rocznego programu badań statystycznych statystyki publicznej, wersje projektu programuBE5
5041Prace związane z przygotowaniem projektu rocznego programu badań statystycznych statystyki publicznej, wersje projektu programuBE5Założenia, harmonogramy do opracowania projektu podstawowego programu badań. Korespondencja z jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
5042Prace związane z przygotowaniem zmian do programu badań statystycznych statystyki publicznejBE5Wszystkie prace łącznie z uzgodnieniem projektu zmian. Korespondencja z jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
505Koszty i źródła finansowania badań statystycznychB5
506Wzory formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznychGotowe wzory formularzy archiwizowane są w ramach hasła dot. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznych.
5060Opracowanie wzorów formularzy i ankiet statystycznychBE5
5061Opracowanie projektu podstawowego załącznika do rozporządzenia w sprawie wzorów formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznychBE5
5062Opracowanie projektu zmieniającego załącznik do rozporządzenia w sprawie wzorów formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznychBE5
507Planowanie badań statystycznych
5070Wytyczne i założenia do Planu Opracowań StatystycznychAObejmuje również aktualizację POS.
5071Plan Opracowań Statystycznych GUS na dany rokA
5072Harmonogramy przetwarzania danych i harmonogramy wdrażania metod zbierania danych (CAPI, CATI, CAII)B2Harmonogramy przetwarzania danych i harmonogramy wdrażania metod zbierania danych (CAPI, CATI, CAII).
5073Organizacja badań i innych prac statystycznychB2Dokumenty opisujące organizację badań.
5074Organizacja prac w portalu sprawozdawczymB2
51Zbieranie danych
510Opracowywanie wykazów jednostek uczestniczących w badaniuB5
511Sprawozdawczość statystycznaBE10Korespondencja z jednostkami sprawozdawczymi w tym dotycząca obowiązków sprawozdawczych.
512Badania ankietoweB5
513Zbieranie danych z pozastatystycznych systemów informacyjnychB2Organizacja pozyskiwania danych, monitorowanie jakości, w tym terminowości.
52Przetwarzanie zbiorów danych
520Przekształcanie danych z pozastatystycznych systemów informacyjnych w zbiory danych statystycznychB10
521Imputacja danychB10
522Uogólnianie wyników badań reprezentacyjnychB2
523Wyprowadzanie zmiennej wynikowejBE5
524Pozostałe zadania związane z przetwarzaniem i opracowaniem danych jednostkowychBE10Operacje analityczne wykonywane na danych jednostkowych.
525Kontrola jakościowa zbiorów danychBE5Bieżąca kontrola jakościowa zbioru.
53Analiza danych
530Analiza wyników wstępnychB5Analiza, przegląd, wyjaśnienia.
531Nałożenie tajemnicyB5
532Analizy przestrzenneB5
533Analityczne opracowanie zagregowanych wyników badań statystycznychB2
54Monitorowanie i ocena realizacji badania
540Informacja o przebiegu realizacji Programu Badań Statystycznych Statystyki Publicznej i Planu Opracowań StatystycznychB2Meldunki z postępu prac wynikających z zapisów PBSSP i POS.
541Raporty z przebiegu badań statystycznychB2Raporty z przebiegu badań, sporządzane na podstawie ocen jednostek statystyki publicznej realizujących badania.
542Opracowanie raportów kompletności badań statystycznychB2
543Bieżące monitorowanie jakości realizacji poszczególnych etapów badań statystycznychB2
55Zintegrowany System Realizacji Badań Statystycznych
550Organizacja i koordynacja prac na potrzeby realizacji Programu ZSRBSB5
551Organizacja, koordynacja i kontrola prac wdrożeniowych ZSRBSB2
552Pozyskiwanie danych w ramach ZSRBSB2
553Przetwarzanie danych w ramach ZSRBSB2
554Analiza danych w ramach ZSRBSB2
555Obsługa klientów w ramach ZSRBSB2
556Dostarczanie usług IT na potrzeby ZSRBSB2
56Koordynacja i organizacja badań statystycznychB2
57Spisy powszechne i mikrospisy
570Tematyka i metodologia spisów powszechnych i mikrospisówA
571Konsultacje i opinie ekspertów dotyczące spisów powszechnych i mikrospisówA
572Organizacja pozyskiwania i zbierania danych spisowych
5720Rozpoznanie, pozyskiwanie i wykorzystanie danych z pozastatystycznych systemów informacyjnychBE10
5721Metody CAxIBE10Instrukcje i projekty aplikacji formularzowych, zakres informacyjny formularzy itp.
573Dokumentacja zarządcza i monitorująca organizację i realizację prac spisowychBE10Zarządzenia komisarzy spisowych, komunikaty, raporty, meldunki z prac itp.
574Organizacja struktur spisowych
5740Organizacja i działalność Centralnego Biura Spisowego oraz grup metodologicznychA
5741Organizacja wojewódzkich biur spisowychB10
5742Organizacja gminnych biur spisowychB10
5743Rachmistrze spisowi i teleankieterzyB10
5744Szkolenia osób uczestniczących w spisachB2
575Dokumentacja podziału kraju na rejony i obwody spisoweB2W tym GIS.
576Organizacja i realizacja przetwarzania i upowszechniania danychBE10
577Koszty spisów i mikrospisówA
58Dane wynikowe - prace wielodziedzinowe
580Koordynacja prac nad zestawami wskaźników wielodziedzinowych
5800Gospodarcze wskaźniki krótkookresowe i eurowskaźnikiBE10
5801Pomiar zrównoważonego rozwojuBE10
5802Statystyczne aspekty monitorowania strategii rozwoju dla UE i ich realizacji na szczeblu krajowymBE10
5803Pozostałe prace dotyczące zestawów wskaźników wielodziedzinowychBE10
581Koordynacja prac nad zestawami wskaźników dotyczących sytuacji społecznejBE10
582Koordynacja prac nad zestawami wskaźników dotyczących sytuacji gospodarczejBE10
583Opiniowanie zewnętrznych dokumentów, raportów i programów dotyczących rozwoju społeczno-gospodarczego kraju
5830Opiniowanie zewnętrznych dokumentów, raportów i programów dotyczących rozwoju społeczno-gospodarczego - krajowychB2
5831Opiniowanie zewnętrznych dokumentów, raportów i programów dotyczących rozwoju społeczno-gospodarczego - zagranicznychB2
6Działalność informacyjno-wydawnicza
60Udostępnianie danych
600Zasady udostępniania danych statystycznych oraz z krajowych rejestrów urzędowych
6000Zasady ogólne udostępniania danych statystycznych oraz z krajowych rejestrów urzędowychA
6001Rozstrzygnięcia szczegółowe dotyczące udostępniania danych statystycznych oraz z krajowych rejestrów urzędowychB5
601Obsługa informacyjna odbiorców krajowychB5
602Obsługa informacyjna odbiorców zagranicznych
6020Obsługa informacyjna Organizacji Narodów ZjednoczonychB5
6021Obsługa informacyjna Unii Europejskiej i jej organizacjiB5
6022Obsługa informacyjna pozostałych organizacji międzynarodowychB5
6023Obsługa informacyjna organów poszczególnych państwB5
6024Obsługa informacyjna pozostałych odbiorców zagranicznychB5
603Koordynacja prac związanych z przeprowadzeniem badań na zlecenieB10
604Współpraca z innymi jednostkami statystyki publicznej w zakresie działalności informacyjnejB5
61Rozpowszechnianie informacji za pośrednictwem internetu
610Zasady upowszechniania informacji w sieci internetB2
611Internetowy portal informacyjny statystyki publicznej
6110Portal informacyjny statystyki publicznej - artykuły, opracowaniaBE10
6111Portal informacyjny statystyki publicznej - informacje bieżąceB2
6112Współpraca jednostek statystyki publicznej w zakresie prowadzenia portalu informacyjnegoB2
6113Współpraca z użytkownikami internetuB2
612Współpraca z Intranetem EurostatuBE10
613Specjalny Standard Upowszechniania Danych
6130Koordynacja krajowaBE5
6131Biuletyn Standardu Upowszechniania DanychB5
614Administrowanie systemami i aplikacjami do obsługi portalu internetowegoB2
615Obsługa Portalu GeostatystycznegoBE10
616Obsługa Systemu STRATEGBE5
62Edukacja statystyczna
620Plany działalności edukacyjnejA
621Opracowywanie merytoryczne i metodologiczne koncepcji edukacji statystycznejB5
622Realizacja zadań edukacyjnychB2
63Publikacje i opracowania
630Strategie i plany wydawnicze
6300Strategie i zasady działalności wydawniczejA
6301Plany wydawnicze statystyki publicznejA
6302Plany wydawnicze jednostki własnejBE5
631Przygotowanie wydawnictw
6310Standardy edytorskieA
6311Redakcja technicznaBE2
6312Redakcja merytorycznaBE2
6313Numery ISSN, ISBNB5
632Działalność poligraficznaB2
633Dystrybucja i promocja wydawnictw
6330Rozdzielniki publikacjiB2
6331Rozdzielniki opracowań sygnalnychB2
6332Promocja wydawnictwB2
634Sprawozdania i analizy działalności wydawniczej
6340Analizy działalności wydawniczej statystyki publicznejA
6341Sprawozdania z realizacji planów wydawniczych statystyki publicznejBE10
6342Sprawozdania z realizacji planów wydawniczych jednostki własnejB5Miesięczny meldunek z wykonania planu.
635Obsługa redakcyjna czasopism i serii wydawniczychB2
636Przygotowanie merytoryczno-redakcyjne publikacji i opracowań
6360Publikacje i opracowania zbiorczeB2
6361Publikacje i opracowania zbiorcze z zakresu porównań międzynarodowych
6362Publikacje i opracowania branżoweB2
64Zarządzanie zbiorami bibliotecznymiBE10
7Rejestry urzędowe
70Rejestr REGON
700Założenia i zasady funkcjonowania rejestru REGON
7000Dokumentacja rejestru REGONA
7001Dokumentacja realizacyjna - instrukcje, wytyczne rejestru REGONBE25
7002Integracja rejestru REGON z innymi rejestramiA
7003Opracowania dotyczące rejestru REGONBE5
701Dokumentacja techniczna rejestru REGON
7010Dokumentacja eksploatacyjna rejestru REGONBE10
7011Analizy i modyfikacje rejestru REGONB10
7012Kody źródłowe i wynikowe rejestru REGONB2
702Źródła do aktualizacji rejestru REGON
7020Wnioski RG papieroweBE10
7021Wnioski RG elektroniczneBE10
7022Dane z innych rejestrów do aktualizacji REGONBE10
7023Pozostałe źródła do aktualizacji rejestru REGONBE10
703Dokumentacja związana z obsługą rejestru REGON
7030Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z jednostkami statystyki publicznejB5
7031Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z organami prowadzącymi rejestry będące źródłem danych dla rejestru REGONB5
7032Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z pozostałymi organami administracji publicznej i innymi instytucjami publicznymiB5
7033Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z podmiotami gospodarki narodowejB5
7034Pozostała dokumentacja związana z rejestrem REGONB2
704Udostępnianie danych z rejestru REGON
7040Zamówienia na dane z rejestru REGON zlecone przez organy administracji publicznejB5
7041Zamówienia na dane z rejestru REGON zlecone przez inne podmiotyB2
7042Zamówienia wewnętrzne na dane z rejestru REGONB2
705Wnioski elektroniczne o wydanie zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON wydawane na żądanie podmiotuB5
706Zbiory danych - rejestr REGONB2
71Rejestr TERYT
710Założenia i zasady funkcjonowania rejestru TERYT
7100Dokumentacja rejestru TERYTA
7101Dokumentacja realizacyjna - instrukcje, wytyczne dotyczące rejestru TERYTBE25
7102Integracja rejestru TERYT z innymi rejestramiA
711Dokumentacja techniczna rejestru TERYT
7110Dokumentacja eksploatacyjna rejestru TERYTBE10
7111Analizy i modyfikacje rejestru TERYTB10
7112Kody źródłowe i wynikowe rejestru TERYTB2
712Dokumentacja źródłowa do aktualizacji rejestru TERYT
7120Akty prawne o zmianach w podziale terytorialnym kraju oraz zmianach w nazwach i rodzajach miejscowościB2
7121Zestawienie danych dotyczących zmian w podziale terytorialnym krajuB20
7122Informacje o zmianach w układzie miejscowości statystycznychB5
7123Informacje o nadaniu i zmianach nazw ulicB2
7124Informacje o nadaniu i zmianach numerów budynkówB2
7125Informacje o zmianach obrębów ewidencyjnychB2
7126Dane zasilające rejestr, pozyskiwane z innych rejestrów publicznychB2
713Dokumentacja wynikowa po aktualizacji rejestru TERYT
7130Komunikat o zmianach w podziale terytorialnymBE10
7131Gminne wykazy nazw miejscowości - stan NSPA
7132Gminne wykazy nazw miejscowości - pozostałe stanyB2
7133Wykaz adresów budynków w rejonach statystycznych i obwodach spisowych - stan NSPA
7134Wykaz adresów budynków w rejonach statystycznych i obwodach spisowych - pozostałe stanyB2
7135Wykaz obrębów ewidencyjnych i wykaz jednostek urbanistycznych - stan NSPB10
7136Wykaz obrębów ewidencyjnych i wykaz jednostek urbanistycznych - pozostałe stanyB2
7137Tablice wynikowe i kontrolne, raporty, klucze przejścia, listowania i statystyki korekt, wykazy zawierające podział statystycznyB2
714Dokumentacja związana z prowadzeniem i stosowaniem rejestru TERYT
7140System (katalog) identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnegoB5
7141System (katalog) identyfikatorów i nazw miejscowościB5
7142System (katalog) rejonów statystycznych i obwodów spisowychB5
7143System (katalog) identyfikacji adresowej ulic, nieruchomości, budynków i mieszkańB5
7144System (katalog) identyfikatorów i nazw ulicB5
7145Pozostała dokumentacja związana z prowadzeniem i stosowaniem rejestru TERYTB5
715Udostępnianie danych jednostkowych z rejestru TERYT
7150Zamówienia na dane jednostkowe z rejestru TERYT zlecone przez organy administracji publicznejB5
7151Zamówienia na dane jednostkowe z rejestru TERYT zlecone przez inne podmiotyB2
716Zbiory danych w systemach obsługujących rejestr TERYTB2
717Identyfikacja przestrzenna informacji zawartych w rejestrze TERYT
7170Zbiory danych w bazach przestrzennychBE10
7171Dokumentacja związana z obsługą baz przestrzennychB5
8Systemy informatyczne, aplikacje, bazy danych
80Rozwój technologii informatycznych
800Koncepcje ogólne, plany strategiczneA
801Ustalanie standardów technologicznych
8010Standardy dla sprzętuB5
8011Standardy dla oprogramowaniaB5
802Wdrażanie standardów międzynarodowych dla oprogramowaniaB5
81Systemy obsługujące badania statystyczne
810Systemy/Aplikacje wspierające projektowanie/programowanie badań statystycznychHasła 8101-8104 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8105.
8100Koncepcje, analizy i założenia systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB10
8101Dokumentacja projektowa systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychBE10
8102Dokumentacja eksploatacyjna systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB5
8103Kody źródłowe i wynikowe systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB10
8104Modyfikacje i konfiguracja systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB10
8105Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB2
8106Administrowanie systemami wspomagającymi projektowanie i programowanie badań statystycznychB5
811Systemy pozyskiwania danych statystycznychHasła 8111-8114 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8115.
8110Koncepcje, analizy i założenia systemów pozyskiwania danych statystycznychB10
8111Dokumentacja projektowa systemów pozyskiwania danych statystycznychBE10
8112Dokumentacja eksploatacyjna systemów pozyskiwania danych statystycznychB5
8113Kody źródłowe i wynikowe systemów pozyskiwania danych statystycznychB10
8114Modyfikacje i konfiguracja systemów pozyskiwania danych statystycznychB10
8115Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów pozyskiwania danych statystycznychB2
8116Administrowanie systemami pozyskiwania danych statystycznychB5
812Systemy przetwarzania danych statystycznychHasła 8121-8124 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8125.
8120Koncepcje, analizy i założenia systemów przetwarzania danych statystycznychB10
8121Dokumentacja projektowa systemów przetwarzania danych statystycznychBE10
8122Dokumentacja eksploatacyjna systemów przetwarzania danych statystycznychB5
8123Kody źródłowe i wynikowe systemów przetwarzania danych statystycznychB10
8124Modyfikacje i konfiguracja systemów przetwarzania danych statystycznychB10
8125Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów danych statystycznychB2
8126Administrowanie systemami przetwarzania danych statystycznychB5
813Hurtownie i bazy danych statystycznychHasła 8131-8134 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8135.
8130Koncepcje, analizy i założenia hurtowni i baz danych statystycznychB10
8131Dokumentacja projektowa hurtowni i baz danych statystycznychBE10
8132Dokumentacja eksploatacyjna hurtowni i baz danych statystycznychB5
8133Kody źródłowe i wynikowe hurtowni i baz danych statystycznychB10
8134Modyfikacje i konfiguracja hurtowni i baz danych statystycznychB10
8135Współpraca z użytkownikiem dotycząca hurtowni i baz danych statystycznychB2
8136Administrowanie hurtowniami i bazami danych statystycznychB5
814Systemy udostępniania danych statystycznychHasła 8141-8144 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8145.
8140Koncepcje, analizy i założenia systemów udostępniania danych statystycznychB10
8141Dokumentacja projektowa systemów udostępniania danych statystycznychBE10
8142Dokumentacja eksploatacyjna systemów udostępniania danych statystycznychB5
8143Kody źródłowe i wynikowe systemów udostępniania danych statystycznychB10
8144Modyfikacje i konfiguracja systemów udostępniania danych statystycznychB10
8145Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów udostępniania danych statystycznychB2
8146Administrowanie systemami udostępniania danych statystycznychB5
815Systemy obsługujące operaty statystyczneHasła 8151-8154 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8155.
8150Koncepcje, analizy i założenia systemów obsługujących operaty statystyczneB10
8151Dokumentacja projektowa systemów obsługujących operaty statystyczneBE10
8152Dokumentacja eksploatacyjna systemów obsługujących operaty statystyczneB5
8153Kody źródłowe i wynikowe systemów obsługujących operaty statystyczneB10
8154Modyfikacje i konfiguracja systemów obsługujących operaty statystyczneB10
8155Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów obsługujących operaty statystyczneB2
8156Administrowanie systemami obsługujących operaty statystyczneB5
82Systemy i aplikacje wspierające obsługę jednostek statystyki publicznej
820Aplikacje i systemy dedykowaneSystemy stanowiące podstawowe narzędzie załatwiania spraw z obszaru, dla którego są dedykowane. Hasła 8201-8204 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8205.
8200Koncepcje, analizy i założenia aplikacji i systemów dedykowanychB10
8201Dokumentacja projektowa aplikacji i systemów dedykowanychBE10
8202Dokumentacja eksploatacyjna aplikacji i systemów dedykowanychB5
8203Kody źródłowe i wynikowe aplikacji i systemów dedykowanychB10
8204Modyfikacje i konfiguracja aplikacji i systemów dedykowanychB10
8205Współpraca z użytkownikiem dotycząca aplikacji i systemów dedykowanychB2
8206Administrowanie aplikacjami i systemami dedykowanymiB5
821Aplikacje i usługi pomocniczeSystemy wspomagające załatwianie spraw obsługiwanych przez inne systemy lub w obiegu papierowym. Hasła 8211-8214 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8215.
8210Koncepcje, analizy i założenia aplikacji i usług pomocniczychB5
8211Dokumentacja projektowa aplikacji i usług pomocniczychB5
8212Dokumentacja eksploatacyjna aplikacji i usług pomocniczychB5
8213Kody źródłowe i wynikowe aplikacji i usług pomocniczychB5
8214Modyfikacje i konfiguracja aplikacji i usług pomocniczychB5
8215Współpraca z użytkownikiem dotycząca aplikacji i usług pomocniczychB2
8216Administrowanie aplikacjami i usługami pomocniczymiB5
83Systemy operacyjneB5
84Rozwój i utrzymanie infrastruktury
840Dokumentacja dotycząca sieci komputerowychBE10
841Dokumentacja dotycząca serwerówBE10
842Pozostały sprzęt komputerowyBE10
9Bezpieczeństwo informacji i zadania obronne
90Bezpieczeństwo informacji
900Zarządzanie bezpieczeństwem informacjiTylko opracowania i regulacje własne. Akty prawne opublikowane nie podlegają rejestracji w sprawach.
9000Zasady polityki bezpieczeństwa danych statystycznychBE 10
9001Zasady polityki bezpieczeństwa danych osobowychBE10
9002Zasady polityki bezpieczeństwa informacji niejawnychBE 10
9003Bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w systemach informatycznychBE10
9004Zasady ochrony infrastruktury krytycznejBE 10
9005Współpraca z jednostkami organizacyjnymi spoza statystyki publicznejBE10(w szczególności GIODO, MAiC, RCB, ABW)
901Dostęp do informacji prawnie chronionych
9010Upoważnienia do dostępu i przetwarzania danychB20W tym rejestr upoważnień.
9011Postępowania w zakresie dopuszczenia do informacji niejawnychB20W tym rejestr postępowań.
9012Szkolenia osób upoważnionych do dostępu do danych prawnie chronionychB5W tym rejestr przeszkolonych.
902Zmiany klauzuli aktBE10
903Dostęp osób do budynków i pomieszczeń
9030Zasady kontroli ruchu osób i pojazdów oraz zabezpieczenia budynków i mieniaBE10
9031Wydawanie upoważnień dostępu do budynków i pomieszczeńB2W tym rejestr wydanych upoważnień/kart wstępu. Dotyczy także wstępu/wjazdu na teren (w tym możliwości korzystania z parkingów).
904Stan ochrony informacji prawnie chronionych
9040Analiza stanu ochronyBE10
9041Monitorowanie przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacjiBE5
9042Naruszenia bezpieczeństwa informacjiBE5
905Postępowanie z dokumentacją niejawną
9050Przepisy dotyczące postępowania z korespondencją niejawnąBE20
9051Dzienniki korespondencji pism niejawnychBE20
91Zadania obronne
910Planowanie operacyjne
9100Sporządzanie planów operacyjnychA
9101Koordynacja planowania i realizacji zadań obronnych w jednostkach statystyki publicznejBE10
911Programowanie obronne
9110Opracowanie Programu Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych (PPPO)A
9111Sporządzanie Narodowego Kwestionariusza Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych (NKPPO)A
912Tworzenie warunków organizacyjnych i technicznych dla realizacji zadań obronnych
9120Przygotowanie i wyposażenie stanowisk kierowania w stałych siedzibach i zapasowych miejscach pracyB10Dotyczy stanowisk kierowania Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i dyrektorów urzędów statystycznych.
9121Organizacja i funkcjonowanie systemu stałego dyżuru w jednostkach statystyki publicznejB10
913Szkolenie obronne w jednostkach statystyki publicznej
9130Program szkolenia obronnego w jednostkach statystyki publicznejA
9131Plan szkolenia obronnego w jednostce własnejA
9132Realizacja szkolenia obronnego kadry kierowniczej i osób funkcyjnych w jednostkach statystyki publicznejB10
914Kontrole wykonywania zadań obronnych w jednostkach statystyki publicznej
9140Roczny plan kontroli przygotowania jednostek statystyki publicznej do realizacji zadań obronnychA
9141Dokumentacja kontroli przygotowania jednostek statystyki publicznej do realizacji zadań obronnychA

ZAŁĄCZNIK Nr  3

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA URZĘDÓW STATYSTYCZNYCH 2014

SPIS KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU
0ZARZĄDZANIE
00Organy kolegialne
01Organizacja
02Akty normatywne. Obsługa prawna
03Strategie, analizy, sprawozdawczość
04Informatyzacja
05Skargi i wnioski
06Reprezentacja i promowanie
07Współpraca krajowa
08Współpraca międzynarodowa
09Kontrola i nadzór
1KADRY
10Zagadnienia prawne i organizacyjne z zakresu spraw kadrowych
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
12Ewidencja osobowa
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
15Dyscyplina pracy
16Sprawy socjalno-bytowe
17Ubezpieczenia społeczne
2ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI
20Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
21Administracja nieruchomości
22Gospodarka materiałowa
23Transport
24Łączność
25Gospodarka energetyczna
26Ochrona mienia
27Przetargi, kontrakty
3FINANSE
30Planowanie i realizacja budżetu
31Rachunkowość i obsługa finansowa
32Rejestr umów cywilnoprawnych jednostki
33Opłaty i ustalanie cen za usługi własne
34Inwentaryzacja
35Dyscyplina finansowa
4STATYSTYKA - METODOLOGIA, STANDARDY, REJESTRY STATYSTYCZNE
40Metodologia i jakość
41System Metadanych Statystycznych
42Standardy klasyfikacyjne
43Operaty i rejestry statystyczne
5STATYSTYKA - BADANIA STATYSTYCZNE
50Projektowanie, programowanie i planowanie badań
51Zbieranie danych
52Przetwarzanie zbiorów danych
53Analiza danych
54Monitorowanie i ocena realizacji badania
55Zintegrowany System Badań Statystycznych
56Koordynacja i organizacja badań statystycznych
57Spisy powszechne i mikrospisy
58Dane wynikowe - prace wielodziedzinowe
6DZIAŁALNOŚĆ INFORMACYJNO-WYDAWNICZA
60Udostępnianie danych
61Rozpowszechnianie informacji za pośrednictwem internetu
62Edukacja statystyczna
63Publikacje i opracowania
64Zarządzanie zbiorami bibliotecznymi
7REJESTRY URZĘDOWE
70Rejestr REGON
71Rejestr TERYT
8SYSTEMY INFORMATYCZNE, APLIKACJE, BAZY DANYCH
80Rozwój technologii informatycznych
81Systemy obsługujące badania statystyczne
82Systemy i aplikacje wspierające obsługę jednostek statystyki publicznej
83Systemy operacyjne
84Rozwój i utrzymanie infrastruktury
9BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI I ZADANIA OBRONNE
90Bezpieczeństwo informacji
91Zadania obronne
Symbole klasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneKategoriaUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego
0Zarządzanie
00Organy kolegialne
000Rada StatystykiBE25Korespondencja dotycząca Rady.
001Naukowa Rada StatystycznaBE25Korespondencja dotycząca Rady.
002Rządowa Rada LudnościowaBE25Korespondencja dotycząca Rady.
003Kolegium GUSBE25Korespondencja dotycząca Kolegium.
004Komisja Programowa i Konferencja Uzgodnieniowa dotycząca PBSSPBE25Korespondencja dotycząca Komisji.
005Komisja MetodologicznaBE25Korespondencja dotycząca Komisji.
006Komitet RedakcyjnyBE25Korespondencja dotycząca Komitetu. Zespoły i komitety redakcyjne urzędów statystycznych - 0071.
007Pozostałe organy kolegialne stałe i doraźneProtokoły posiedzeń, listy obecności.
0070Rada DyrektorówBE25Korespondencja dotycząca Rady.
0071Inne organy kolegialne jednostki własnejBE25Powoływane na poziomie jednostki, np. zespoły redakcyjne.
0072Pozostałe organy kolegialne statystyki publicznejAPowoływane przez Prezesa GUS, gromadzące przedstawicieli różnych jednostek. Hasło jest przeznaczone dla jednostki, która prowadzi dokumentację organu. Pozostałe jednostki swoją część dokumentacji związanej z tą sprawą powinny rejestrować pod 0080.
0073Komisje i zespoły zadanioweBE10Zespoły powoływane doraźnie w celu realizacji konkretnego zadania.
008Udział w organach kolegialnychSprawozdania członków komisji i zespołów.
0080Udział w organach kolegialnych statystyki publicznejBE25
0081Udział w organach kolegialnych podmiotów spoza statystyki publicznejBE10
009Narady i konferencje jednostek statystyki publicznej
0090Protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski, postulatyBE25Dokumentacja merytoryczna konferencji organizowanej przez jednostkę własną: protokoły, ustalenia, wnioski itp.
0091Obsługa organizacyjna i techniczna narad i konferencjiB2
0092Udział w naradach i konferencjach organizowanych przez inne jednostki służb statystyki publicznejB2
01Organizacja
010Organizacja struktur statystyki publicznejBE25Struktury systemowe, tworzenie i likwidacja jednostek, specjalizacja urzędów statystycznych.
011Organizacja jednostki własnej
0110Regulamin organizacyjny jednostkiAReorganizacje jednostki i komórek organizacyjnych, opracowywanie regulaminu, korespondencja. Ostateczne wersje regulaminów jednostki wprowadzone zarządzeniami, przechowywane w ramach hasła 0220.
0111Regulaminy organizacyjne komórekA
012Struktury organizacyjne innych jednostek statystyki publicznejB2
013System zarządzania jakościąA
014Ochrona i udostępnianie informacji publicznej
0140Wniosek o dostęp do informacji publicznejB5
0141Wniosek o ponowne wykorzystywanie informacji publicznejB5
015Organizacja biurowości
0150Przepisy kancelaryjneAInstrukcja kancelaryjna i archiwalna, wykazy akt - przygotowanie, korespondencja, interpretacje. Treść przepisów w aktach normatywnych.
0151Scenariusze i schematy BPMN procesów obiegu dokumentówB5Dokumentacja procesów obiegu dokumentów zdefiniowanych w EZD z wykorzystaniem mechanizmów workflow.
0152Ewidencja pieczęci i pieczątekATakże odciski.
0153Elektroniczna ewidencja wpływów i korespondencji wychodzącejBE10
0154Papierowa ewidencja dokumentacji wyłączonej z obiegu elektronicznegoAKsiążki korespondencji.
0155Bieżące administrowanie systemem elektronicznego obiegu dokumentówB2Zgłoszenia konieczności dodania, usunięcia, modyfikacji danych pracowników, definiowania zastępstw, modyfikacji słowników systemowych.
0156Wzory formularzy z wyjątkiem formularzy sprawozdawczości statystycznejA
0157Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymiA
016Archiwum
0160Gromadzenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnejAW tym spisy zdawczo-odbiorcze i rejestr spisów zdawczo-odbiorczych.
0161Opracowanie i ewidencja materiałów archiwalnychASkorowidze, inwentarze: kartkowe, książkowe, topograficzne; opracowania naukowe.
0162Brakowanie aktAProtokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, zgody na brakowanie, protokoły zniszczenia.
0163Obsługa udostępniania akt - rozstrzygnięcia jednostkoweB5Regulamin korzystania z archiwum, kwestionariusze osób z zewnątrz korzystających z archiwum, jednostkowe wnioski i decyzje dotyczące udostępnień.
0164Ewidencja udostępniania aktB5Rewersy papierowe i elektroniczne, okres przechowywania dotyczy spraw zamkniętych, czyli rewersów na materiały, które zostały zwrócone. Rewersy materiałów nieoddanych nie mogą być brakowane.
0165KwerendyB5Informacje na temat zasobu archiwum udzielane w formie pisemnej.
0166Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowychA
0167Profilaktyka i konserwacja aktB10Zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania akt (temperatura, wilgotność), ekspertyzy chemiczne i biologiczne, zabiegi konserwatorskie.
0168Skontrum zbiorów archiwalnychA
017Wzory dokumentów elektronicznychASpełniające wymogi odpowiednich przepisów wzory dokumentów elektronicznych służących umożliwieniu złożenia pisma w postaci elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.
018Upoważnienia i pełnomocnictwaBE10W tym rejestr.
019Zadania realizowane według metodyk projektowych z wyjątkiem finansowanych i współfinansowanych ze środków zewnętrznychSymbol stosowany w przypadkach, kiedy nie jest zasadne używanie haseł merytorycznych związanych z tematem projektu. Dla projektów finansowanych ze środków zewnętrznych: 087.
0190Dokumentacja projektuA
0191Obsługa organizacyjna i techniczna projektuB2
02Akty normatywne. Obsługa prawna
020Udział w przygotowaniu i opiniowaniu zewnętrznych aktów prawnych
0200Przygotowanie projektów aktów prawnych powszechnie obowiązującychBE25Projekty aktów prawnych powszechnie obowiązujących wydawanych z inicjatywy Prezesa GUS (rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie programu badań statystycznych statystyki publicznej, w sprawie rejestru REGON, w sprawie rejestru TERYT, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów formularzy, projekt nowelizacji ustawy o statystyce publicznej i in.)
0201Opiniowanie projektów zewnętrznych aktów prawnychB5
0202Działalność lobbingowaB5
021Akty normatywne Prezesa GUS
0210ZarządzeniaB5
0211Zarządzenia wewnętrzneB5
0212ObwieszczeniaB5
0213KomunikatyB5
0214Dzienniki Urzędowe Prezesa GUSB5Opublikowana wersja Dziennika Urzędowego.
022Akty normatywne dyrektora jednostki
0220Zarządzenia dyrektora jednostkiAFinalne, podpisane wersje aktów oraz ich rejestry.
0221Pozostałe akty o charakterze normatywnymADokumenty nie mające postaci zarządzenia, ale rodzące skutki o charakterze normatywnym, np. Zatwierdzenie regulaminu Komisji Dyscyplinarnej itp. Finalne, podpisane wersje aktów oraz ich rejestry.
023Projekty i opiniowanie przepisów prawnych dyrektorów innych jednostek statystyki publicznejBE10
024Interpretacje i opinie prawneB5
025Sprawy sądowe
0250Sprawy sądoweB10
0251Rejestr spraw sądowychA
026Informacje o zmianach w przepisach prawnychB2
03Strategie, analizy, sprawozdawczość
030Strategia rozwoju statystyki publicznejB5
031Plany i sprawozdania roczne
0310Plany i sprawozdania z działalności jednostki własnejA
0311Plany i sprawozdania z działalności komórek organizacyjnychB5Komórką wiodącą jest komórka, dla której sprawozdania są przeznaczone.
032Plany i sprawozdania krótkookresowe
0320Krótkookresowe Plany i sprawozdania z działalności jednostki własnejB5
0321Krótkookresowe Plany i sprawozdania z działalności komórek organizacyjnychB2
033Sprawozdania statystyczne jednostek statystyki publicznej
0330Statystyczne sprawozdania roczneA
0331Statystyczne sprawozdania miesięczne i kwartalneB5
04Informatyzacja
040Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacjiA
041Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznychB10
042Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczneB10
043Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemówB10Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu.
05Skargi i wnioski
050Skargi i wnioski rozpatrywane przez Prezesa GUSB10
051Skargi i wnioski rozpatrywane przez dyrektora jednostki
0510Rejestr skargA
0511Załatwianie skarg i wnioskówA
052Skargi i wnioski przesyłane według właściwości innym podmiotomB2Skargi skierowane nieprawidłowo, przekazywane właściwym, ze względu na rodzaj sprawy, adresatom.
06Reprezentacja i promowanie
060Zasady współpracy ze środkami masowego przekazuBE25
061Przekazywanie informacji środkom masowego przekazu
0610Obsługa informacyjna środków masowego przekazuA
0611Komunikaty rzecznika prasowego Prezesa GUSB2
0612Konferencje prasowe, briefingi i wywiadyADokumenty związane ze sprawą obsługuje SEOD, ale archiwizacji podlega również zapis audiowizualny.
062Monitorowanie informacji w środkach masowego przekazu
0620Monitorowanie informacji na temat jednostki własnejA
0621Monitorowanie informacji na temat innych jednostek statystyki publicznejB2
0622Odpowiedzi na krytykę w środkach masowego przekazuBE10W tym sprostowania.
0623Monitorowanie wykorzystania danych statystycznychB2
063Promocja i reklama w mediachBE10
064Szkolenia medialne dla pracowników resortuB5
065Wystawy, konferencje, promocje
0650Dokumentacja merytoryczna konferencji i wystawA
0651Organizacja konferencji i wystawB2
0652Promocja statystykiB5
066Biuletyn Informacji PublicznejBE10
07Współpraca krajowaSymbole z tego rozdziału stosowane są w przypadku, gdy nie jest zasadne używanie haseł dotyczących przedmiotu współpracy.
070Współpraca z Prezydentem RP i Kancelarią Prezydenta RPBE25
071Współpraca z ParlamentemBE25
072Współpraca z Prezesem Rady Ministrów, Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady MinistrówBE25
073Współpraca z ministerstwami oraz urzędami centralnymiBE25
074Współpraca z administracją lokalną
0740Współpraca z organami terenowej administracji rządowejA
0741Współpraca z organami samorządu terytorialnegoA
075Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi i non-profitBE50
076Współpraca z placówkami naukowymiBE50
077Współpraca z pozostałymi podmiotamiBE10Nie dotyczy innych jednostek statystyki publicznej. Sprawy wymagające współpracy między jednostkami statystyki publicznej rejestruje się wg tematów, jakich dotyczą.
08Współpraca międzynarodowa
080Ogólne zasady współpracy międzynarodowejBE25
081Współpraca w ramach Unii Europejskiej
0810Proces legislacyjny UEBE10
0811Współpraca z Komisją Europejską (EUROSTAT-em)BE10
0812Współpraca z urzędami statystycznymi państw członkowskich Unii EuropejskiejBE25
082Współpraca z organizacjami międzynarodowymiBE10
083Współpraca z urzędami statystycznymi krajów nie będących członkami UEBE25
084Służbowe wyjazdy zagraniczneBE10Sprawozdania.
085Przyjazdy delegacji zagranicznychBE10Notatki ze spotkań.
086Obsługa organizacyjnaB2Życzenia, gratulacje, podziękowania, zaproszenia.
087Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych.
0870Inicjowanie programów i projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznychBE10W tym ze środków Unii Europejskiej.
0871Realizacja projektów i programów finansowanych ze środków zewnętrznychBE10W tym projekty dotacyjne Komisji Europejskich, SISP, SISP-2.
09Kontrola i nadzór
090Zasady i tryb przeprowadzania kontroliAW tym analiza ryzyka i plan kontroli.
091Kontrole jednostek statystyki publicznej z ramienia Prezesa GUSA
092Kontrole wewnętrzne jednostki z ramienia dyrektora jednostkiA
093Kontrole zewnętrzne
0930Książka kontroliA
0931Kontrole przeprowadzane przez Najwyższą Izbę KontroliA
0932Kontrole przeprowadzane przez państwowe służby specjalneACBA, ABW itp.
0933Kontrole z ramienia Prezesa Rady MinistrówA
0934Kontrole państwowego nadzoru archiwalnegoA
0935Kontrole przeciwpożaroweB10
0936Kontrole BHPB10
0937Kontrole sanitarno-epidemiologiczneB10
0938Inne kontrole zewnętrzneB10
094Audyt wewnętrzny
0940Zasady i tryb przeprowadzania audytuA
0941Realizacja zadań audytowychB5
095Szacowanie ryzyka dla realizacji zadańBE25
1Kadry
10Zagadnienia prawne i organizacyjne z zakresu spraw kadrowychRegulacje dotyczące całej statystyki publicznej w zbiorze aktów normatywnych Prezesa GUS.
100Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowychBE10M.in. z Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwa Finansów.
101Regulacje wewnętrzne jednostki własnejARegulamin pracy, umowy zbiorowe, taryfikatory, zasady wynagradzania, założenia polityki płacowej.
102Regulacje wewnętrzne innych jednostek statystyki publicznejB2
103Struktura zatrudnienia (etaty)A
104Strategia zarządzania zasobami ludzkimiBE10
105Opisy i wartościowanie stanowisk pracyA
106Wymiana informacji dotyczących spraw kadrowych ze związkami zawodowymi i przedstawicielami pracownikówBE25
11Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia
110Nabór pracownikówB5
111Przebieg zatrudnieniaOstateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
1110Rozmieszczanie i wynagradzanie kadry kierowniczejBE10Delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki.
1111Rozmieszczanie i wynagradzanie pracownikówB5Delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, zmiany wynagrodzenia.
1112NagrodyBE10Okresowe, specjalne.
1113Wynagrodzenia dodatkoweBE10Dodatki specjalne, dodatki zadaniowe, dodatkowe wynagrodzenia roczne.
1114OdznaczeniaBE10
1115KaryB** Okres przechowywania zależny od obowiązujących regulacji prawnych, nie krótszy niż 5 lat.
1116Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzinB** Okres przechowywania zależny od obowiązujących regulacji prawnych, nie krótszy niż 5 lat.
112Postępowanie dyscyplinarneB** Okres przechowywania zależny od obowiązujących regulacji prawnych, nie krótszy niż 5 lat.
113Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionychBE5
114Prace zlecone
1140Prace zlecone ze składką ZUSB50
1141Prace zlecone bez składki ZUSB10
115Staże, wolontariat, praktykiBE10
116Wojskowe sprawy osób zatrudnionychBE10
117Zgody na podjęcie dodatkowego zatrudnienia i podjęcie zajęć zarobkowychB5
12Ewidencja osobowa
120Akta osobowe osób zatrudnionychBE50
121Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniuB5
13Bezpieczeństwo i higiena pracy
130Zapobieganie wypadkom i chorobom zawodowym
1300Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracyAAnalizy i przeglądy wewnętrzne stanu BHP.
1301Charakterystyka stanowisk pracy wraz z oceną ryzyka zawodowegoA
1302Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych i ryzyka w pracyBE10
1303Regulacje wewnętrzne dotyczące przydziałów odzieży i wyposażenia ochronnegoBE10
131Wypadki i zdarzenia wypadkowe
1310Wypadki przy pracy - śmiertelne i ciężkieA
1311Pozostałe wypadki przy pracyBE10
1312Wypadki w drodze do i z pracy - śmiertelne i ciężkieA
1313Wypadki w drodze do i z pracy - pozostałeBE10
132Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
1320Warunki szkodliweBE10
1321Rejestr czynników szkodliwychB40
1322Choroby zawodoweBE10
133Szkolenia i instruktaże z zakresu BHPBE10
134Obrona cywilna i zarządzanie kryzysoweB10
14Szkolenie i doskonalenie zawodowe
140Szkolenia organizowane przez jednostkę
1400Plan szkoleńA
1401Przygotowanie planu szkoleńB2
1402Programy szkoleńA
1403Opracowania merytoryczne i metodologiczne szkoleńB5
1404Realizacja szkoleńB2Listy obecności, sprawozdania.
141Szkolenia zewnętrzneB5
142Służba przygotowawcza
1420Indywidualny program służby przygotowawczejBE10
1421Realizacja służby przygotowawczejB2
143Indywidualny rozwój zawodowy
1430Ustalanie indywidualnych ścieżek rozwoju zawodowegoBE10IPRZ.
1431Dokształcanie indywidualne w ramach oferty szkół wyższychB5Studia, studia podyplomowe, studia doktoranckie.
1432Szkolenia, staże i studia zagraniczneB5
1433Pozostałe formy podnoszenia kwalifikacji zawodowychB5
144System doskonalenia zawodowego
1440Program wymiany wiedzyB5
1441Strategia i rozwój zawodowyB5
15Dyscyplina pracy
150Czas pracy
1500Dowody obecności w pracyB3Listy obecności itp.
1501Absencja w pracyB10Zwolnienia lekarskie i in.
1502Ustalanie i zmiany czasu pracyB3W tym indywidualne schematy czasu pracy.
1503Rozliczenia czasu pracyB3Nadgodziny, wyjścia w godzinach służbowych, odpracowywanie wyjść w godzinach służbowych.
1504Delegacje służboweB3
151Urlopy
1510Urlopy wypoczynkoweB5Wnioski urlopowe, wnioski o zmianę terminu urlopu, plany i harmonogramy urlopów.
1511Urlopy związane z rodzicielstwemB5Ostateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
1512Urlopy wychowawczeB5Ostateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
1513Urlopy okolicznościoweB5
1514Urlopy szkolneB5
1515Urlopy bezpłatneB5Ostateczne decyzje dotyczące poszczególnych osób dołączane są do akt osobowych.
16Sprawy socjalno-bytowe
160Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
1600Podstawowe zasady polityki socjalno-bytowej i gospodarowania środkami ZFŚSB5Regulacje dotyczące ZFŚŚ (w tym regulaminy, plany podziału środków funduszu).
1601Wypoczynek urlopowyB5Wnioski, pisma, wykazy, rozliczenia.
1602Działalność rekreacyjna, sportowa, kulturalna i turystycznaB5Wnioski, pisma, wykazy, rozliczenia.
1603Pożyczki na cele mieszkanioweB5
1604Pomoc materialna w formie rzeczowejB5W tym zakup paczek świątecznych dla dzieci pracowników.
1605Pomoc materialna w formie finansowejB5W tym zapomogi finansowe, świadczenia pieniężne (np. jako pomoc przedświąteczna).
1606Opieka socjalna nad rencistami i emerytamiB5
1607Wypoczynek dzieci i młodzieżyB5W tym kolonie, obozy, zielone szkoły, itp. (wnioski, wykazy).
1608Oświadczenia finansowe związane z ustaleniem uprawnień do świadczeń socjalnychB5
161Zaopatrzenie rzeczowe pracownikówB5
162Opieka zdrowotna
1620Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnejBE10
1621Badania lekarskie w zakresie medycyny pracyB10Orzeczenia lekarskie dotyczące poszczególnych osób dołącza się do akt osobowych.
17Ubezpieczenia społeczne
170Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnegoB10
171Obsługa ubezpieczenia społecznego i zdrowotnegoB10
172Zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia i wyrejestrowaniu z ubezpieczeniaB5
173Zaświadczenia o uprawnieniu do zasiłkówB5
174Emerytury i renty - kapitał początkowyB3Wnioski do ZUS i inne dokumenty.
175Uprawnienia emerytalneB10Naliczenia emerytur (RP7).
176Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp.B10
2Administrowanie środkami rzeczowymi
20Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania środkami rzeczowymiA
21Administracja nieruchomości
210Nabywanie i zbywanie, stan prawny nieruchomościADokumentacja związana z nabywaniem i zbywaniem obiektów, ustalaniem prawa własności, warunkami zagospodarowania przestrzennego itp.
211Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych nieruchomościB5Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu.
212Najmowanie lokali od innych na potrzeby własne i użytkowanie lokali udostępnionychB5Okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu.
213Dokumentacja techniczna nieruchomościKsiążka obiektu. Do momentu zbycia obiektu przechowywana w komórce wiodącej.
2130Dokumentacja techniczna obiektów zabytkowych i nietypowychA
2131Dokumentacja techniczna pozostałych obiektówBE5Okres przechowywania liczy się od momentu zbycia lub rozbiórki obiektu.
214Inwestycje i remonty kapitalne
2140Przygotowanie i realizacja inwestycji i remontów kapitalnychBE10W tym pozwolenia na budowę lub zmianę sposobu użytkowania obiektów i wykorzystania terenów.
2141Dokumentacja techniczna inwestycji i remontów kapitalnychBE20
215Eksploatacja nieruchomości
2150Przygotowanie i realizacja remontów bieżącychB5
2151Dokumentacja techniczna remontów bieżącychBE5
2152Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeńB5Korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego, itp.
2153Informacje bieżące dotyczące eksploatacji obiektuB2Komunikaty i zawiadomienia o awariach i planowanych działaniach konserwatorskich.
216Podatki i opłaty publiczneB10
22Gospodarka materiałowa
220ZaopatrzenieB5
221Obsługa środków rzeczowych
2210Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałychB10Dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia, księgi inwentarzowe.
2211Ewidencja środków trwałych i nietrwałychB10
2212Rejestry wyposażenia niskocennegoB5Dotyczy wyposażenia, które nie jest środkiem trwałym i nie jest ewidencjonowane w Softus-ie, np. kalkulatory, czajniki, telefony.
2213Przyjęcie do użytkowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10Dokumenty OT, PN, WN i inne emitowane z systemu Softus.
2214Zmiana miejsca użytkowania środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10Dokumenty MT i MN emitowane z systemu Softus.
2215Likwidacja środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnychB10Dokumenty LT, LP, LN i inne emitowane z systemu Softus.
2216Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałychB2Opisy techniczne, instrukcje obsługi, karty gwarancyjne. Okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia.
2217Ewidencja osobistego wyposażenia pracownikówB5Czas przechowywania liczony od momentu ustania stosunku pracy.
222Gospodarowanie odpadami (surowcami wtórnymi)B5
223Sprzedaż składników majątkowychB5
23Transport
230Zakup środków i usług transportowychB5
231Eksploatacja własnych środków transportu
2310Zasady wykorzystywania samochodów służbowychB5Wydane przez dyrektora jednostki - 022.
2311Ewidencja środków transportuB10
2312Przeglądy, naprawy, ubezpieczenieB5
2313Wypadki i uszkodzeniaB10
2314Karty drogoweB5
2315Gospodarka paliwowaB5
232Samochody prywatne użytkowane do celów służbowychB5
24Łączność
240Telekomunikacja
2400Zakup usług telekomunikacyjnychB5
2401Opisy i schematy działania systemów telekomunikacyjnychB10Dokumentacja dotycząca central telefonicznych, projekty sieci telefonicznych i projekty przebudowy sieci.
2402Funkcjonowanie systemów telekomunikacyjnychB5
2403Ewidencja korzystania z telefonów służbowych (stacjonarnych i komórkowych)B2W tym bilingi i rozliczenia korzystania dla celów prywatnych.
241Przesyłki pocztowe i kurierskie
2410Specyfikacja usług pocztowych i kurierskichB5
2411Ewidencja nadania przesyłek pocztowych i kurierskichB2
25Gospodarka energetyczna
250Dokumentacja techniczno-dozorowa, przepisy zewnętrzne, limity energii, przeglądy sieci i urządzeń energetycznychB5
251Dokumentacja techniczno-dozorowa, przeglądy sieci i instalacji ciepłowniczychB5
26Ochrona mienia
260Ubezpieczenia majątkoweB10Ubezpieczenia od pożaru, kradzieży.
261Ochrona przeciwpożarowaB10
262Ochrona fizyczna budynków i pomieszczeńB10Plany ochrony obiektów, współpraca z firmami ochroniarskimi, zabezpieczenia antywłamaniowe. Dostęp osób - 903.
263Plany ochrony infrastruktury krytycznejA
27Przetargi, kontrakty
270Rejestr zamówień publicznychB10
271Zamówienia podlegające ustawie o zamówieniach publicznychB5
272Zamówienia nie podlegające ustawie o zamówieniach publicznych
2720Zamówienia z trybem wyboru wykonawcyB5
2721Zamówienia bez trybu wyboru wykonawcyB5
273Dokumentacja związana z Centrum Usług WspólnychB5
3Finanse
30Planowanie i realizacja budżetu
300Wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące planowania i realizacji budżetuBE25
301Wieloletnia prognoza finansowaBE25
302Planowanie budżetu służb statystyki publicznej
3020Budżet służb statystyki publicznej i jego zmianyBE25
3021Przygotowanie projektu budżetu służb statystyki publicznejBE5
303Planowanie budżetu jednostki
3030Budżet jednostki i jego zmianyA
3031Przygotowanie projektu budżetu jednostkiBE5
304Realizacja budżetu jednostki
3040Stanowiska, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące realizacji budżetuB5
3041Harmonogramy i zapotrzebowania na środki finansoweB5
3042Analizy z realizacji budżetuB5
3043Sprawozdania okresowe z wykonania budżetuBE10
3044Roczne sprawozdania finansoweA
3045Rewizja budżetu i jego bilansuA
305Finansowanie
3050Finansowanie działalnościB5
3051Finansowanie inwestycjiB5
3052Finansowanie remontówB5
3053Współpraca z bankami obsługującymiB5
3054Gospodarka pozabudżetowaB5
306Egzekucja i windykacjaB10W tym zajęcia administracyjne i sądowe.
31Rachunkowość i obsługa finansowa
310Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3100Obrót gotówkowyB5
3101Obrót bezgotówkowyB5
3102Obsługa wadium, gwarancji bankowych i ubezpieczeniowychB5
311Księgowość
3110Dowody księgoweB5
3111Dokumentacja księgowaB5
3112RozliczeniaB5
3113Ewidencja syntetyczna i analitycznaB5
3114Uzgadnianie saldB5
3115Księgowość materiałowaB5
3116ZobowiązaniaB5
312Obsługa finansowa projektów współfinansowanych ze środków europejskich
3120Stanowiska, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące realizacji projektów współfinansowanych ze środków europejskichB10
3121Dowody księgowe związane z obsługą projektów współfinansowanych ze środków europejskichB10
3122Dokumentacja księgowa projektów współfinansowanych ze środków europejskichB10
3123Rozliczenia związane z projektami współfinansowanymi ze środków europejskichB10
3124Ewidencja syntetyczna i analityczna związana z projektami współfinansowanymi ze środków europejskichB10
3125Uzgadnianie sald związane z projektami współfinansowanymi ze środków europejskichB10
313Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3130Dokumentacja płacB5
3131Dokumentacja potrąceń z płac na wniosek pracownikaB5
3132Potrącenia komornicze z płacB5
3133Listy płacB50
3134Kartoteki wynagrodzeńB50
3135Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowegoB5Okres przechowywania liczy się od początku roku następującego po roku, w którym upłynął termin przekazania zadatku.
3136Deklaracje na PFRONB5
3137Dokumentacja dotycząca składek na ubezpieczenie społeczneB50
3138Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac ze składką na ZUSB50
3139Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac bez składki na ZUSB10
314Obsługa finansowa kontraktów zagranicznych
3140Stanowiska, wyjaśnienia, opinie, interpretacje dotyczące realizacji kontraktów zagranicznychB10
3141Dowody księgowe dotyczące kontraktów zagranicznychB10
3142Dokumentacja księgowa dotycząca kontraktów zagranicznychB10
3143Rozliczenia kontraktów zagranicznychB10
3144Ewidencja syntetyczna i analityczna kontraktów zagranicznychB10
3145Uzgadnianie sald kontraktów zagranicznychB10
32Rejestr umów cywilnoprawnych jednostki
320Rejestr umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymiBE10
321Rejestr umów z osobami prawnymiBE10
33Opłaty i ustalanie cen za usługi własne
330Ustalanie i zwalnianie z opłatB5
331Ustalanie cen za własne usługiB5
34Inwentaryzacja
340Wycena i przecenaB10
341Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjneB5
342Inwentaryzacja ciągłaB5
35Dyscyplina finansowaBE10
4Statystyka - metodologia, standardy, rejestry statystyczne
40Metodologia i jakość
400Metodologia badań statystycznych
4000Metodologia badań statystycznych statystyki publicznejB10
4001Współpraca międzynarodowa w zakresie metodologii badańB5
4002Koordynowanie i monitorowanie przebiegu prac metodologicznych
401Jakość badań statystycznych
4010Zasady i wytyczne dotyczące jakości w statystyce publicznejB10
4011Dokumentacja związana z Europejskim Kodeksem Praktyk StatystycznychB10
4012Ocena i monitorowanie jakości badańB10W tym raporty, mierniki, listy kontrolne, przeglądy.
4013Współpraca w zakresie jakości badańB5
41System Metadanych Statystycznych
410Słownik Pojęć StatystycznychB10
411Listy kodowe Systemu Metadanych StatystycznychB10
412Katalog zmiennych Systemu Metadanych StatystycznychB10
413Wielkości i wskaźniki ogłaszane w Systemie Metadanych StatystycznychB10
414Jednostki miary w Systemie Metadanych StatystycznychB10
42Standardy klasyfikacyjne
420Standardy klasyfikacyjne Unii EuropejskiejBE10
421Standardy klasyfikacyjne o zasięgu ponadeuropejskimBE10
422Standardy klasyfikacyjne i nomenklatury krajowe
4220Zmiany do klasyfikacji krajowychB10
4221Interpretacje standardów klasyfikacyjnych (opinie, informacje)B5
4222Pozostała korespondencja dotycząca standardów europejskich i nomenklatur krajowychB5
4223Publikacje drukowane i na nośnikach magnetycznych dotyczące standardów i nomenklatur krajowychA
43Operaty i rejestry statystyczne
430Baza Jednostek Statystycznych
4300Koncepcja i założenia Bazy Jednostek StatystycznychBE25
4301Zasady prowadzenia Bazy Jednostek StatystycznychBE10
4302Aktualizacja danych Bazy Jednostek StatystycznychB5
4303Współdziałanie jednostek statystyki publicznej w zakresie Bazy Jednostek StatystycznychB5
4304Współpraca międzynarodowa dotycząca Bazy Jednostek StatystycznychB10
4305Materiały szkoleniowe i wytyczne dla użytkowników Bazy Jednostek StatystycznychB5
4306Bieżące administrowanie Bazą Jednostek StatystycznychB2
431Operat do Badań Społecznych
4310Koncepcja i założenia Operatu do Badań SpołecznychBE25
4311Zasady prowadzenia Operatu do Badań SpołecznychBE10
4312Aktualizacja danych Operatu do Badań SpołecznychB5
4313Współdziałanie jednostek statystyki publicznej w zakresie Operatu do Badań SpołecznychB5
4314Materiały szkoleniowe i wytyczne dla użytkowników dotyczące Operatu do Badań SpołecznychB5
432Centralny Operat do Badań Rolniczych
4320Koncepcja i założenia Centralnego Operatu do Badań RolniczychBE25
4321Zasady prowadzenia Centralnego Operatu do Badań RolniczychBE10
4322Aktualizacja danych Centralnego Operatu do Badań RolniczychB5
4323Współdziałanie jednostek statystyki publicznej w zakresie Centralnego Operatu do Badań RolniczychB5
4324Materiały szkoleniowe i wytyczne dla użytkowników dotyczące Centralnego Operatu do Badań RolniczychB5
5Statystyka - badania statystyczne
50Projektowanie, programowanie i planowanie badań
500Wieloletnie plany i strategie rozwoju badań statystycznych
5000Prace nad projektem kierunków rozwoju polskiej statystyki publicznejBE25
5001Uaktualnienia, zmiany kierunków rozwoju polskiej statystyki publicznejBE25
5002Monitorowanie realizacji wieloletnich strategii rozwoju polskiej statystyki publicznejBE10
501Zbieranie informacji zasilających System Polska Statystyka PublicznaB2
502Rozpoznanie potrzeb informacyjnych użytkowników
5020Konsultacje, opinie, uzgodnienia podstawowej wersji projektu programu badań statystycznych statystyki publicznejB2
5021Potrzeby użytkowników zgłaszane innymi kanałami poza konsultacjami do projektu programu badańB2
503Pozastatystyczne systemy informacyjneB2Współpraca z gestorami pozastatystycznych systemów informacyjnych i jednostkami statystyki publicznej w zakresie identyfikacji systemów, oceny ich zawartości informacyjnej, dostępności danych, zapotrzebowania na dane, zbierania od gestorów podstawowych informacji o systemach informacyjnych, opracowywania oraz udostępniania tych informacji, prace przygotowawcze związane z pozyskiwaniem danych.
504Roczny program badań statystycznych statystyki publicznejPrace związane z przygotowaniem podstawowej wersji PBSSP i projektów zmieniających rozporządzenie w sprawie PBSSP. Ostateczna wersja programu archiwizowana jest w ramach hasła 0200. W ramach dokumentacji badania archiwizowany jest fragment dotyczący danego badania.
5040Prace związane z przygotowaniem w dedykowanym systemie informatycznym projektu rocznego programu badań statystycznych statystyki publicznej, wersje projektu programuB2
5041Prace związane z przygotowaniem projektu rocznego programu badań statystycznych statystyki publicznej, wersje projektu programuB2Założenia, harmonogramy do opracowania projektu podstawowego programu badań. Korespondencja z jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
5042Prace związane z przygotowaniem zmian do programu badań statystycznych statystyki publicznejB2Wszystkie prace łącznie z uzgodnieniem projektu zmian. Korespondencja z jednostkami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
505Koszty i źródła finansowania badań statystycznychB5
506Wzory formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznychGotowe wzory formularzy archiwizowane są w ramach hasła dot. rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wzorów formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznych.
5060Opracowanie wzorów formularzy i ankiet statystycznychB2
5061Opracowanie projektu podstawowego załącznika do rozporządzenia w sprawie wzorów formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznychB2
5062Opracowanie projektu zmieniającego załącznik do rozporządzenia w sprawie wzorów formularzy sprawozdawczych, kwestionariuszy, ankiet statystycznychB2
507Planowanie badań statystycznych
5070Wytyczne i założenia do Planu Opracowań StatystycznychBE25Obejmuje również aktualizację POS.
5071Plan Opracowań Statystycznych GUS na dany rokB5
5072Harmonogramy przetwarzania danych i harmonogramy wdrażania metod zbierania danych (CAPI, CATI, CAII)B2Harmonogramy przetwarzania danych i harmonogramy wdrażania metod zbierania danych (CAPI, CATI, CAII).
5073Organizacja badań i innych prac statystycznychB2Dokumenty opisujące organizację badań.
5074Organizacja prac w portalu sprawozdawczymB2
51Zbieranie danych
510Opracowywanie wykazów jednostek uczestniczących w badaniuB5
511Sprawozdawczość statystycznaMonity, ponaglenia, wyjaśnienia.
5110Realizacja badań z obszaru specjalizacji urzędu lub właściwego dla departamentuBE10Korespondencja z jednostkami sprawozdawczymi i innymi podmiotami w sprawie realizacji badań specjalizacyjnych, wzory monitów, wyjaśnienia itp.
5111Współpraca w zakresie badań spoza obszaru specjalizacji urzędu statystycznegoB2Korespondencja z jednostkami sprawozdawczymi i innymi podmiotami w sprawie realizacji badań spoza specjalizacji urzędu.
5112Korespondencja z jednostkami sprawozdawczymi w tym dotycząca obowiązków sprawozdawczychB5Udzielanie odpowiedzi respondentom, informowanie o obowiązkach sprawozdawczych, konsultacje w tym zakresie. W przypadku US-ów korespondencja, której nie można przyporządkować do konkretnego opracowania.
512Badania ankietowe
5120Organizacja sieci ankieterów i rzeczoznawcówB5
5121Koordynacja badań ankietowychB5Organizacja prac, w tym pracy ankieterów, teleankieterów i rzeczoznawców.
5122Szkolenia dla ankieterów i nadzoruB2
5123Kontrola prac w przebiegu badań ankietowychB2
513Zbieranie danych z pozastatystycznych systemów informacyjnychB2
52Przetwarzanie zbiorów danych
520Przekształcanie danych z pozastatystycznych systemów informacyjnych w zbiory danych statystycznychB10
521Imputacja danychB10
522Uogólnianie wyników badań reprezentacyjnychB2
523Wyprowadzanie zmiennej wynikowejBE5
524Pozostałe zadania związane z przetwarzaniem i opracowaniem danych jednostkowychBE10Operacje analityczne wykonywane na danych jednostkowych.
525Kontrola jakościowa zbiorów danychBE5Bieżąca kontrola jakościowa zbioru.
53Analiza danych
530Analiza wyników wstępnychB5Analiza, przegląd, wyjaśnienia.
531Nałożenie tajemnicyB5
532Analizy przestrzenneB5
533Analityczne opracowanie zagregowanych wyników badań statystycznychB2
54Monitorowanie i ocena realizacji badania
540Informacja o przebiegu realizacji Programu Badań Statystycznych Statystyki Publicznej i Planu Opracowań StatystycznychB2Meldunki z postępu prac wynikających z zapisów PBSSP i POS.
541Raporty z przebiegu badań statystycznychB2Raporty z przebiegu badań, sporządzane na podstawie ocen jednostek statystyki publicznej realizujących badania.
542Opracowanie raportów kompletności badań statystycznychB2
543Bieżące monitorowanie jakości realizacji poszczególnych etapów badań statystycznychB2
55Zintegrowany System Realizacji Badań Statystycznych
550Organizacja i koordynacja prac na potrzeby realizacji Programu ZSRBSB5
551Organizacja, koordynacja i kontrola prac wdrożeniowych ZSRBSB2
552Pozyskiwanie danych w ramach ZSRBSB2
553Przetwarzanie danych w ramach ZSRBSB2
554Analiza danych w ramach ZSRBSB2
555Obsługa klientów w ramach ZSRBSB2
556Dostarczanie usług IT na potrzeby ZSRBSB2
56Koordynacja i organizacja badań statystycznych
560Organizacja prac w portalu sprawozdawczymB5
561Organizacja i koordynacja prac dotyczących zbiorów pozyskanych z pozastatystycznych systemów informacyjnychB5
562Koordynacja prac związanych z funkcjonowaniem systemów informatycznychB5
57Spisy powszechne i mikrospisy
570Tematyka i metodologia spisów powszechnych i mikrospisówBE25
571Konsultacje i opinie ekspertów dotyczące spisów powszechnych i mikrospisówBE25
572Organizacja pozyskiwania i zbierania danych spisowych
5720Rozpoznanie, pozyskiwanie i wykorzystanie danych z pozastatystycznych systemów informacyjnychBE10
5721Metody CAxIBE10Instrukcje i projekty aplikacji formularzowych, zakres informacyjny formularzy itp.
573Dokumentacja zarządcza i monitorująca organizację i realizację prac spisowychBE10Zarządzenia komisarzy spisowych, komunikaty, raporty, meldunki z prac itp.
574Organizacja struktur spisowych
5740Organizacja i działalność Centralnego Biura Spisowego oraz grup metodologicznychBE25
5741Organizacja wojewódzkiego biura spisowegoB10
5742Organizacja gminnych biur spisowychB10
5743Rachmistrze spisowi i teleankieterzyB10
5744Szkolenia osób uczestniczących w spisachB2
575Dokumentacja podziału kraju na rejony i obwody spisoweB10W tym GIS.
576Organizacja i realizacja przetwarzania i upowszechniania danychBE10
577Koszty spisuA
58Dane wynikowe - prace wielodziedzinowe
580Koordynacja prac nad zestawami wskaźników wielodziedzinowych
5800Gospodarcze wskaźniki krótkookresowe i eurowskaźnikiBE10
5801Pomiar zrównoważonego rozwojuBE10
5802Statystyczne aspekty monitorowania strategii rozwoju dla UE i ich realizacji na szczeblu krajowymBE10
5803Pozostałe prace dotyczące zestawów wskaźników wielodziedzinowychBE10
581Koordynacja prac nad zestawami wskaźników dotyczących sytuacji społecznejBE10
582Koordynacja prac nad zestawami wskaźników dotyczących sytuacji gospodarczejBE10
583Opiniowanie zewnętrznych dokumentów, raportów i programów dotyczących rozwoju społeczno-gospodarczego kraju
5830Opiniowanie zewnętrznych dokumentów, raportów i programów dotyczących rozwoju społeczno-gospodarczego - krajowychB2
5831Opiniowanie zewnętrznych dokumentów, raportów i programów dotyczących rozwoju społeczno-gospodarczego - zagranicznychB2
6Działalność informacyjno-wydawnicza
60Udostępnianie danych
600Zasady udostępniania danych statystycznych oraz z krajowych rejestrów urzędowych
6000Zasady ogólneBE25
6001Rozstrzygnięcia szczegółoweB5
601Obsługa informacyjna odbiorców krajowych
6010Dane udostępniane bezpłatnieB5
6011Realizacja płatnych zamówień na dane statystyczneB5
602Obsługa informacyjna odbiorców zagranicznychB5
603Koordynacja prac związanych z przeprowadzeniem badań na zlecenieB10
604Współpraca z innymi jednostkami statystyki publicznej w zakresie działalności informacyjnejB5
61Rozpowszechnianie informacji za pośrednictwem internetu
610Zasady upowszechniania informacji w sieci internetB2
611Internetowy portal informacyjny statystyki publicznej
6110Portal informacyjny statystyki publicznej - artykuły, opracowaniaBE10
6111Portal informacyjny statystyki publicznej - informacje bieżąceB2
6112Współpraca jednostek statystyki publicznej w zakresie prowadzenia portalu informacyjnegoB2
6113Współpraca z użytkownikami internetuB2
612Współpraca z Intranetem EurostatuBE10
613Specjalny Standard Upowszechniania Danych
6330Koordynacja krajowaB5
6331Biuletyn Standardu Upowszechniania DanychB5
614Administrowanie systemami i aplikacjami do obsługi portalu internetowegoB2
615Obsługa Portalu GeostatystycznegoBE10
616Obsługa Systemu STRATEGB2
62Edukacja statystyczna
620Plany działalności edukacyjnejA
621Opracowywanie merytoryczne i metodologiczne koncepcji edukacji statystycznejB5
622Realizacja zadań edukacyjnychB5
63Publikacje i opracowania
630Strategie i plany wydawnicze
6300Strategie i zasady działalności wydawniczejBE25
6301Plany wydawnicze statystyki publicznejB2
6302Plany wydawnicze jednostki własnejBE10
631Przygotowanie wydawnictwBE2Standardy edytorskie, redakcja techniczna i merytoryczna.
632Działalność poligraficznaBE2
633Dystrybucja i promocja wydawnictw
6330Rozdzielniki publikacjiB2
6331Rozdzielniki opracowań sygnalnychB2
6332Promocja wydawnictwB2
634Sprawozdania i analizy działalności wydawniczej
6340Analizy działalności wydawniczej statystyki publicznejBE25
6341Sprawozdania z realizacji planów wydawniczych statystyki publicznejB2
6342Sprawozdania z realizacji planów wydawniczych jednostki własnejBE10
635Obsługa redakcyjna czasopism i serii wydawniczychB2
636Przygotowanie merytoryczno-redakcyjne publikacji i opracowań
6360Publikacje i opracowania zbiorczeB2
6361Publikacje i opracowania zbiorcze z zakresu porównań międzynarodowychB2
6362Publikacje i opracowania branżoweB2
64Zarządzanie zbiorami bibliotecznymi
640Organizacja bibliotekiARegulaminy, instrukcje.
641Gromadzenie zbiorów bibliotecznychAZakup, wymiana, dary, egzemplarz obowiązkowy.
642Ewidencja zbiorów bibliotecznychAKatalogi, inwentarze.
643Udostępnianie zbiorów bibliotecznychB2Zezwolenia, rewersy.
644BibliografieA
645InformatoryA
646Skontrum zbiorów bibliotecznychA
647Współpraca z bibliotekami innych jednostek i instytucjiBE10
7Rejestry urzędowe
70Rejestr REGON
700Założenia i zasady funkcjonowania rejestru REGON
7000Dokumentacja rejestru REGONB2
7001Dokumentacja realizacyjna - instrukcje, wytyczne rejestru REGONBE10
7002Integracja rejestru REGON z innymi rejestramiB2
7003Opracowania dotyczące rejestru REGONB2
701Dokumentacja techniczna rejestru REGON
7010Dokumentacja eksploatacyjna rejestru REGONB2
7011Analizy i modyfikacje rejestru REGONB10
7012Kody źródłowe i wynikowe rejestru REGONB2
702Źródła do aktualizacji rejestru REGON
7020Wnioski RG papieroweBE10
7021Wnioski RG elektroniczneBE10
7022Dane z innych rejestrów do aktualizacji REGONBE10
7023Pozostałe źródła do aktualizacji rejestru REGONBE10
703Dokumentacja związana z obsługą rejestru REGON
7030Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z jednostkami statystyki publicznejB5
7031Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z organami prowadzącymi rejestry będące źródłem danych dla rejestru REGONB5
7032Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z pozostałymi organami administracji publicznej i innymi instytucjami publicznymiB5
7033Dokumentacja współpracy dotyczącej rejestru REGON z podmiotami gospodarki narodowejB5
7034Pozostała dokumentacja związana z rejestrem REGONB2
704Udostępnianie danych z rejestru REGON
7040Zamówienia na dane z rejestru REGON zlecone przez organy administracji publicznejB5
7041Zamówienia na dane z rejestru REGON zlecone przez inne podmiotyB5
7042Zamówienia wewnętrzne na dane z rejestru REGONB2
705Wnioski elektroniczne o wydanie zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON wydawane na żądanie podmiotuB5
706Zbiory danych - rejestr REGON
7060Zbiory miesięczne - rejestr REGONB5
7061Zbiory roczne - rejestr REGONB15
71Rejestr TERYT
710Założenia i zasady funkcjonowania rejestru TERYT
7100Dokumentacja rejestru TERYTB2
7101Dokumentacja realizacyjna - instrukcje, wytyczne dotyczące rejestru TERYTBE10
7102Integracja rejestru TERYT z innymi rejestramiB2
711Dokumentacja techniczna rejestru TERYT
7110Dokumentacja eksploatacyjna rejestru TERYTB2
7111Analizy i modyfikacje rejestru TERYTB10
7112Kody źródłowe i wynikowe rejestru TERYTB2
712Dokumentacja źródłowa do aktualizacji rejestru TERYT
7120Akty prawne o zmianach w podziale terytorialnym kraju oraz zmianach w nazwach i rodzajach miejscowościB2
7121Zestawienie danych dotyczących zmian w podziale terytorialnym krajuB10
7122Informacje o zmianach w układzie miejscowości statystycznychB5
7123Informacje o nadaniu i zmianach nazw ulicB5
7124Informacje o nadaniu i zmianach numerów budynkówB5
7125Informacje o zmianach obrębów ewidencyjnychB5
7126Dane zasilające rejestr, pozyskiwane z innych rejestrów publicznychB2
713Dokumentacja wynikowa po aktualizacji rejestru TERYT
7130Komunikat o zmianach w podziale terytorialnymB10
7131Gminne wykazy nazw miejscowości - stan NSPBE10
7132Gminne wykazy nazw miejscowości - pozostałe stanyB2
7133Wykaz adresów budynków w rejonach statystycznych i obwodach spisowych - stan NSPBE10
7134Wykaz adresów budynków w rejonach statystycznych i obwodach spisowych - pozostałe stanyB2
7135Wykaz obrębów ewidencyjnych i wykaz jednostek urbanistycznych - stan NSPBE10
7136Wykaz obrębów ewidencyjnych i wykaz jednostek urbanistycznych - pozostałe stanyB2
7137Tablice wynikowe i kontrolne, raporty, klucze przejścia, listowania i statystyki korekt, wykazy zawierające podział statystycznyB2
714Dokumentacja związana z prowadzeniem i stosowaniem rejestru TERYT
7140System (katalog) identyfikatorów i nazw jednostek podziału terytorialnegoB5
7141System (katalog) identyfikatorów i nazw miejscowościB5
7142System (katalog) rejonów statystycznych i obwodów spisowychB5
7143System (katalog) identyfikacji adresowej ulic, nieruchomości, budynków i mieszkańB5
7144System (katalog) identyfikatorów i nazw ulicB5
7145Pozostała dokumentacja związana z prowadzeniem i stosowaniem rejestru TERYTB5
715Udostępnianie danych jednostkowych z rejestru TERYT
7150Zamówienia na dane jednostkowe z rejestru TERYT zlecone przez organy administracji publicznejB5
7151Zamówienia na dane jednostkowe z rejestru TERYT zlecone przez inne podmiotyB2
716Zbiory danych w systemach obsługujących rejestr TERYTB2
717Identyfikacja przestrzenna informacji zawartych w rejestrze TERYT
7170Zbiory danych w bazach przestrzennychB2
7171Dokumentacja związana z obsługą baz przestrzennychB5
8Systemy informatyczne, aplikacje, bazy danych
80Rozwój technologii informatycznych
800Koncepcje ogólne, plany strategiczneA
801Ustalanie standardów technologicznych
8010Standardy dla sprzętuB5
8011Standardy dla oprogramowaniaB5
802Wdrażanie standardów międzynarodowych dla oprogramowaniaB5
81Systemy obsługujące badania statystyczne
810Systemy/Aplikacje wspierające projektowanie/programowanie badań statystycznychHasła 8101-8104 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8105.
8100Koncepcje, analizy i założenia systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB10
8101Dokumentacja projektowa systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychBE10
8102Dokumentacja eksploatacyjna systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB5
8103Kody źródłowe i wynikowe systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB10
8104Modyfikacje i konfiguracja systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB10
8105Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów wspomagających projektowanie i programowanie badań statystycznychB2
8106Administrowanie systemami wspomagającymi projektowanie i programowanie badań statystycznychB5
811Systemy pozyskiwania danych statystycznychHasła 8111-8114 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8115.
8110Koncepcje, analizy i założenia systemów pozyskiwania danych statystycznychB10
8111Dokumentacja projektowa systemów pozyskiwania danych statystycznychBE10
8112Dokumentacja eksploatacyjna systemów pozyskiwania danych statystycznychB5
8113Kody źródłowe i wynikowe systemów pozyskiwania danych statystycznychB10
8114Modyfikacje i konfiguracja systemów pozyskiwania danych statystycznychB10
8115Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów pozyskiwania danych statystycznychB2
8116Administrowanie systemami pozyskiwania danych statystycznychB5
812Systemy przetwarzania danych statystycznychHasła 8121-8124 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8125.
8120Koncepcje, analizy i założenia systemów przetwarzania danych statystycznychB10
8121Dokumentacja projektowa systemów przetwarzania danych statystycznychBE10
8122Dokumentacja eksploatacyjna systemów przetwarzania danych statystycznychB5
8123Kody źródłowe i wynikowe systemów przetwarzania danych statystycznychB10
8124Modyfikacje i konfiguracja systemów przetwarzania danych statystycznychB10
8125Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów danych statystycznychB2
8126Administrowanie systemami przetwarzania danych statystycznychB5
813Hurtownie i bazy danych statystycznychHasła 8131-8134 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8135.
8130Koncepcje, analizy i założenia hurtowni i baz danych statystycznychB10
8131Dokumentacja projektowa hurtowni i baz danych statystycznychBE10
8132Dokumentacja eksploatacyjna hurtowni i baz danych statystycznychB5
8133Kody źródłowe i wynikowe hurtowni i baz danych statystycznychB10
8134Modyfikacje i konfiguracja hurtowni i baz danych statystycznychB10
8135Współpraca z użytkownikiem dotycząca hurtowni i baz danych statystycznychB2
8136Administrowanie hurtowniami i bazami danych statystycznychB5
814Systemy udostępniania danych statystycznychHasła 8141-8144 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8145.
8140Koncepcje, analizy i założenia systemów udostępniania danych statystycznychB10
8141Dokumentacja projektowa systemów udostępniania danych statystycznychBE10
8142Dokumentacja eksploatacyjna systemów udostępniania danych statystycznychB5
8143Kody źródłowe i wynikowe systemów udostępniania danych statystycznychB10
8144Modyfikacje i konfiguracja systemów udostępniania danych statystycznychB10
8145Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów udostępniania danych statystycznychB2
8146Administrowanie systemami udostępniania danych statystycznychB5
815Systemy obsługujące operaty statystyczneHasła 8151-8154 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8155.
8150Koncepcje, analizy i założenia systemów obsługujących operaty statystyczneB10
8151Dokumentacja projektowa systemów obsługujących operaty statystyczneBE10
8152Dokumentacja eksploatacyjna systemów obsługujących operaty statystyczneB5
8153Kody źródłowe i wynikowe systemów obsługujących operaty statystyczneB10
8154Modyfikacje i konfiguracja systemów obsługujących operaty statystyczneB10
8155Współpraca z użytkownikiem dotycząca systemów obsługujących operaty statystyczneB2
8156Administrowanie systemami obsługującymi operaty statystyczneB5
82Systemy i aplikacje wspierające obsługę jednostek statystyki publicznej
820Aplikacje i systemy dedykowaneSystemy stanowiące podstawowe narzędzie załatwiania spraw z obszaru, dla którego są dedykowane. Hasła 8201-8204 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8205.
8200Koncepcje, analizy i założenia aplikacji i systemów dedykowanychB10
8201Dokumentacja projektowa aplikacji i systemów dedykowanychBE10
8202Dokumentacja eksploatacyjna aplikacji i systemów dedykowanychB5
8203Kody źródłowe i wynikowe aplikacji i systemów dedykowanychB10
8204Modyfikacje i konfiguracja aplikacji i systemów dedykowanychB10
8205Współpraca z użytkownikiem dotycząca aplikacji i systemów dedykowanychB2
8206Administrowanie aplikacjami i systemami dedykowanymiB5
821Aplikacje i usługi pomocniczeSystemy wspomagające załatwianie spraw obsługiwanych przez inne systemy lub w obiegu papierowym. Hasła 8211-8214 odnoszą się wyłącznie do systemów, których dokumentacja przechowywana jest w danej jednostce. Współpraca z CIS - 8215.
8210Koncepcje, analizy i założenia aplikacji i usług pomocniczychB5
8211Dokumentacja projektowa aplikacji i usług pomocniczychB5
8212Dokumentacja eksploatacyjna aplikacji i usług pomocniczychB5
8213Kody źródłowe i wynikowe aplikacji i usług pomocniczychB5
8214Modyfikacje i konfiguracja aplikacji i usług pomocniczychB5
8215Współpraca z użytkownikiem dotycząca aplikacji i usług pomocniczychB2
8216Administrowanie aplikacjami i usługami pomocniczymiB5
83Systemy operacyjneB5
84Rozwój i utrzymanie infrastruktury
840Dokumentacja dotycząca sieci komputerowych
8400Konfiguracja i dokumentacja sieci komputerowychBE10
8401Administrowanie sieciami komputerowymiB2
8402Sieci komputerowe - funkcjonowanie i serwisB2
841Dokumentacja dotycząca serwerów
8410Konfiguracja i dokumentacja serwerówBE10
8411Administrowanie serweramiB2
8412Serwery - funkcjonowanie i serwisB2
842Pozostały sprzęt komputerowy
8420Konfiguracja i dokumentacja sprzętu komputerowegoBE10
8421Administrowanie sprzętem komputerowymB2
8422Sprzęt komputerowy - funkcjonowanie i serwisB2
9Bezpieczeństwo informacji i zadania obronne
90Bezpieczeństwo informacji
900Zarządzanie bezpieczeństwem informacjiTylko opracowania i regulacje własne. Akty prawne opublikowane nie podlegają rejestracji w sprawach.
9000Zasady i polityki bezpieczeństwa danych statystycznychBE10
9001Zasady i polityki bezpieczeństwa danych osobowychBE10
9002Zasady i polityki bezpieczeństwa informacji niejawnychBE10
9003Bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w systemach informatycznychBE10
9004Zasady ochrony infrastruktury krytycznejBE10
9005Współpraca z jednostkami organizacyjnymi spoza statystyki publicznej (w szczególności GIODO, MAiC, RCB, ABW)BE10
901Dostęp do informacji prawnie chronionych
9010Upoważnienia do dostępu i przetwarzania danychB20W tym rejestr upoważnień.
9011Postępowania w zakresie dopuszczenia do informacji niejawnychB20W tym rejestr postępowań.
9012Szkolenia osób upoważnionych do dostępu do danych prawnie chronionychB5W tym rejestr przeszkolonych.
902Zmiany klauzuli aktBE10
903Dostęp osób do budynków i pomieszczeń
9030Zasady kontroli ruchu osób i pojazdów oraz zabezpieczenia budynków i mieniaBE10
9031Wydawanie upoważnień dostępu do budynków i pomieszczeńB2W tym rejestr wydanych upoważnień/kart wstępu. Dotyczy także wstępu/wjazdu na teren (w tym możliwości korzystania z parkingów).
904Stan ochrony informacji prawnie chronionych
9040Analiza stanu ochronyBE10
9041Monitorowanie przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacjiBE5
9042Naruszenia bezpieczeństwa informacjiBE5
905Postępowanie z dokumentacją niejawną
9050Przepisy dotyczące postępowania z korespondencją niejawnąBE20
9051Dzienniki korespondencji pism niejawnychBE20
91Zadania obronne
910Planowanie operacyjne
9100Sporządzanie planów operacyjnychA
9101Koordynacja planowania i realizacji zadań obronnych w jednostkach statystyki publicznejBE10
911Programowanie obronne
9110Opracowanie Programu Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych (PPPO)A
9111Sporządzanie Narodowego Kwestionariusza Pozamilitarnych Przygotowań Obronnych (NKPPO)A
912Tworzenie warunków organizacyjnych i technicznych dla realizacji zadań obronnych
9120Przygotowanie i wyposażenie stanowisk kierowania w stałych siedzibach i zapasowych miejscach pracyB10Dotyczy stanowisk kierowania Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego i dyrektorów urzędów statystycznych.
9121Organizacja i funkcjonowanie systemu stałego dyżuru w jednostkach statystyki publicznejB10
913Szkolenie obronne w jednostkach statystyki publicznej
9130Program szkolenia obronnego w jednostkach statystyki publicznejA
9131Plan szkolenia obronnego w jednostce własnejA
9132Realizacja szkolenia obronnego kadry kierowniczej i osób funkcyjnych w jednostkach statystyki publicznejB10
914Kontrole wykonywania zadań obronnych w jednostkach statystyki publicznej
9140Roczny plan kontroli przygotowania jednostek statystyki publicznej do realizacji zadań obronnychA
9141Dokumentacja kontroli przygotowania jednostek statystyki publicznej do realizacji zadań obronnychA