Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej dla dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową i służbową w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

Dzienniki resortowe

B.I.LP.2002.1.2

Akt utracił moc

Wersja od: 24 grudnia 2001 r.

ZARZĄDZENIE Nr 94

DYREKTORA GENERALNEGO LASÓW PAŃSTWOWYCH

z dnia 24 grudnia 2001 r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową i służbową w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

T-021-1-1/01

Na podstawie art. 33, ust. 1 ustawy z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. nr 101, poz. 444 z późn. zm.), w związku z § 6 Statutu państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe, stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr 50 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 18 maja 1994 r. w sprawie nadania Statutu Państwowemu Gospodarstwu leśnemu Lasy Państwowe, ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. nr 11, poz. 95 z późn. zm.) oraz na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz.U. nr 18, poz. 156) i Rozporządzenia Ministrów Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz Obrony Narodowej z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, w tym klauzulami tajności, oraz sposobu umieszczania klauzul na tych materiałach (Dz.U. nr 18, poz. 167 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam jako obowiązującą we wszystkich jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych "Instrukcję kancelaryjną dla dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową i służbową w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe", stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Traci moc § 14 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 29 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z dnia 20 listopada 1996 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH

stanowiących tajemnicę państwową i służbową w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe

Postanowienia ogólne

§  1.

1. "Instrukcja kancelaryjna" dla dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę o państwową i służbową, zwana dalej "Instrukcją", określa tryb i zasady ochrony, obiegu, wytwarzania, zabezpieczania i ewidencjonowania informacji niejawnych w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

2. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową mogą być udostępniane zgodnie z art. 49, ust. 1 ustawy.

3. W wypadku zatrudnienia pracownika na stanowisko, z którym wiąże się dostęp do informacji niejawnych, osoba taka powinna przed podjęciem pracy wypełnić i złożyć do pełnomocnika ochrony właściwą dla klauzuli tajności ankietę bezpieczeństwa osobowego. Ankietę tę podpisują osoba ją wypełniająca, pracodawca i pełnomocnik ochrony.

4. Każdy pracownik posiadający dostęp do informacji niejawnych zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania przepisów niniejszej Instrukcji oraz do nierozpowszechniania wiadomości stanowiących tajemnicę służbową, również po ustaniu stosunku pracy.

5. Użyte w instrukcji kancelaryjnej następujące określenia oznaczają:

1) ustawa - ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. nr 11, poz. 95 z późn. zm.);

2) biuro - biuro jednostki organizacyjnej LP;

3) kancelaria tajna - wydzielone, zabezpieczone zgodnie z przepisami, pomieszczenie w jednostce organizacyjnej, w którym wytwarza się, przyjmuje i przechowuje dokumenty stanowiące tajemnicę państwową i służbową o klauzuli "poufne". Za pomieszczenie to odpowiada kierownik kancelarii tajnej;

4) oddział kancelarii tajnej - pomieszczenie w jednostce organizacyjnej, w którym przechowuje się dokumenty niejawne, stanowiące tajemnicę służbową. Za pomieszczenie to odpowiada kierownik oddziału kancelarii tajnej - pracownik Pionu Ochrony;

5) strefa bezpieczeństwa - pomieszczenie lub wydzielona część pomieszczenia kancelarii tajnej, do której mają wstęp osoby posiadające poświadczenie bezpieczeństwa;

6) dokument - jest to każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych;

7) PGL LP - Państwowe Gospodarstwo Leśne Lasy Państwowe;

8) LP - Lasy Państwowe;

9) pełnomocnik ochrony - pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych PGL LP.

Klasyfikowanie informacji niejawnych, klauzule tajności

§  2.

1. Informacje niejawne w rozumieniu ustawy stanowią:

1) tajemnica państwowa - jest to informacja niejawna określona w wykazie rodzajów informacji niejawnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy, której nieuprawnione ujawnienie może spowodować istotne zagrożenie dla podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej, a w szczególności dla niepodległości lub nienaruszalności terytorium, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli albo narazić te interesy na co najmniej znaczną szkodę;

2) tajemnica służbowa - jest to informacja niejawna nie będąca tajemnicą państwową, uzyskana w związku z czynnościami służbowymi albo wykonywaniem prac zleconych, której nieuprawnione ujawnienie mogłoby narazić na szkodę interes państwa, interes publiczny lub prawnie chroniony interes obywateli albo jednostki organizacyjnej LP, określona w wykazie informacji niejawnych będących tajemnicą służbową w PGL LP, zatwierdzonym zarządzeniem dyrektora generalnego LP.

2. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową oznacza się klauzulami:

1) "ściśle tajne" - w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować istotne zagrożenie dla niepodległości, nienaruszalności terytorium albo polityki zagranicznej lub stosunków międzynarodowych Rzeczypospolitej Polskiej, albo zagrażać nieodwracalnymi lub wielkimi stratami dla interesów państwa, albo narazić je na szkodę w wielkich rozmiarach;

2) "tajne" - w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować istotne zagrożenie dla międzynarodowej pozycji państwa, interesów obronności, bezpieczeństwa państwa i obywateli, innych istotnych interesów państwa albo narazić je na znaczną szkodę.

3. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulami:

1) "poufne" - w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla interesów państwa, interesu publicznego lub prawnie chronionego interesu obywateli;

2) "zastrzeżone" - w przypadku, gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla prawnie chronionych interesów obywateli albo jednostki organizacyjnej.

4. Klauzulę tajności nadaje właściwa osoba upoważniona do podpisywania dokumentów niejawnych i posiadająca stosowne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego.

5. Osoba, o której mowa w ust. 4, ponosi odpowiedzialność za przyznanie klauzuli tajności i bez jej zgody, albo zgody przełożonego tej osoby, klauzula tajności nie może być obniżona lub zniesiona.

6. Uprawnienie do przyznawania, obniżania i znoszenia klauzuli tajności przysługuje wyłącznie w zakresie posiadanego prawa dostępu do informacji niejawnych.

7. Zabrania się zawyżania lub zaniżania klauzuli tajności.

8. Nadaną klauzulę tajności nanosi się w sposób wyraźny i w pełnym brzmieniu.

9. Informacje niejawne muszą być wytwarzane i przechowywane w warunkach uniemożliwiających ich nieuprawnione ujawnienie, odpowiednio do przyznanej klauzuli tajności.

10. Dopuszcza się przyznawanie różnych klauzul tajności częściom dokumentu (załącznikom, aneksom itp.) pod warunkiem wyraźnego ich oznaczenia odpowiednią klauzulą.

11. Na piśmie przewodnim nanosi się klauzulę tajności załącznika, który posiada najwyższą klauzulę tajności.

12. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową podlegają ochronie przez 50 lat od daty ich wytworzenia i są przechowywane w kancelarii tajnej.

13. Informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową podlegają ochronie przez okres:

1) 5 lat - oznaczone klauzulą "poufne";

2) 2 lat - oznaczone klauzulą "zastrzeżone",

o ile osoba, o której mowa w ust. 4, nie określi okresu krótszego lub w uzasadnionych wypadkach - dłuższego. Adnotację o okresie obowiązywania poszczególnej klauzuli należy nanieść na pierwszej stronie, pod klauzulą dokumentu.

14. Sposób oznaczania dokumentów niejawnych, w tym klauzulami tajności oraz sposób umieszczania klauzul na tych dokumentach stanowią wzory do niniejszej Instrukcji:

1) wzór nr 1 - dla dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową ("tajne");

2) wzór nr 2 i 3 - dla dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę służbową ("poufne" i "zastrzeżone"). (Wzorów nie publikujemy - przyp. red.).

15. Na dokumentach w postaci map i rysunków klauzulę tajności umieszcza się pod legendą, blokiem tytułowym lub skalą oraz na stronach zewnętrznych, w miejscach widocznych po złożeniu.

16. Na dokumentach sporządzonych na nośnikach elektronicznych (płyta CD, dyskietka, kaseta DDS) klauzulę nanosi się na obudowie i opakowaniu w miejscu widocznym.

Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

§  3.

1. Korespondencję zawierającą informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową i służbową, oznaczone klauzulami "tajne" i "poufne" przyjmuje, rejestruje i wysyła kancelaria tajna, zgodnie z zapisami w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 8 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. nr 18, poz. 156).

2. Dokumenty niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" są wytwarzane, rejestrowane, wysyłane i przechowywane przez wykonawców (poszczególne komórki organizacyjne danej jednostki organizacyjnej) lub w kancelarii tajnej (oddziale kancelarii tajnej).

3. Kierownik kancelarii tajnej (oddziału kancelarii tajnej), po otrzymaniu dokumentu niejawnego do wysłania, jest obowiązany do sprawdzenia prawidłowego oznaczenia klauzulą, zgodności liczby egzemplarzy z rozdzielnikiem. W wypadku stwierdzenia nieprawidłowości, zwraca dokument osobie wykonującej celem uzupełnienia lub poprawienia.

4. W wypadku wykonania dokumentu w kilku egzemplarzach, egzemplarz nr 1 pozostawia się w aktach, a pozostałe wysyła według rozdzielnika.

5. Dokument niejawny wykonany w egzemplarzu pojedynczym wysyła się do adresata, dokonując odpowiedniego wpisu we właściwym dzienniku korespondencji, w rubryce "uwagi" (tylko adresat).

6. Wysyłanie dokumentów stanowiących tajemnicę państwową odbywa się za pośrednictwem poczty specjalnej, podlegającej Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji, działającej w jednostkach organizacyjnych Policji. Kierownicy kancelarii tajnych powinni posiadać upoważnienia, wystawione przez kierownika jednostki organizacyjnej, do nadawania i odbierania takich przesyłek.

7. Dokumenty stanowiące tajemnicę służbową można wysyłać za pośrednictwem Poczty Polskiej wyłącznie w dwóch kopertach. Sposób prawidłowego oznaczenia koperty wewnętrznej określa wzór nr 4 do niniejszej Instrukcji. Kopertę zewnętrzną należy ostemplować w górnej lewej części pieczęcią nagłówkową jednostki organizacyjnej, w części centralnej podać dane dotyczące adresata, nie stemplować pieczęcią "do pakietów".

Obieg korespondencji

§  4.

1. Kierownik kancelarii tajnej po odebraniu przesyłki z poczty specjalnej, zawierającej informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, otwiera ją, z wyjątkiem przesyłek adresowanych "do rąk własnych", rejestruje w dzienniku korespondencyjnym, zakłada kartę zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą "tajne", powiadamia adresata o nadejściu przesyłki i odnotowuje fakt powiadomienia na odwrocie dokumentu.

2. Przy odbiorze przesyłek z poczty specjalnej należy okazać upoważnienie do odbioru przesyłek, o którym mowa w § 3, ust. 6, oraz kartę rejestracyjną, wydaną przez tę pocztę.

3. Przesyłki adresowane "do rąk własnych" kierownik kancelarii tajnej (oddziału kancelarii tajnej) rejestruje we właściwym dzienniku korespondencyjnym na podstawie danych z opakowania i przekazuje je do adresata. Adresat, po wykorzystaniu, zwraca przesyłkę do kancelarii tajnej w stanie otwartym bądź zamkniętym.

4. Kierownik kancelarii tajnej (oddziału kancelarii tajnej), po otrzymaniu przesyłki zawierającej informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, postępuje tak jak w ust. 1, z tym że nie zakłada karty zapoznania się z dokumentem.

5. Przesyłki zawierające informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową, adresowane do kierownika jednostki organizacyjnej LP przekazywane są bezpośrednio tej osobie. Po dekretacji przez kierownika jednostki, powiadamia się kierownika kancelarii tajnej (oddziału kancelarii tajnej) o możliwości odbioru tej przesyłki.

6. Przed wydaniem adresatowi dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową lub służbową, kierownik kancelarii tajnej (oddziału kancelarii tajnej) sprawdza, czy osoba, do której dokument został zadekretowany, posiada odpowiednie do klauzuli tajności aktualne poświadczenie bezpieczeństwa. W wypadku stwierdzenia braku takiego poświadczenia, nie udostępnia dokumentu. O stwierdzonym fakcie kierownik kancelarii powiadamia pełnomocnika ochrony lub pomocnika pełnomocnika ochrony oraz kierownika jednostki organizacyjnej LP.

7. Zgodę na udostępnienie dokumentów zawierających informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową (tylko w odniesieniu do dokumentów wytworzonych w danej jednostce organizacyjnej), osobie nie posiadającej stosownego poświadczenia bezpieczeństwa osobowego może wyrazić na piśmie kierownik jednostki organizacyjnej. Fakt ten musi być odnotowany na dokumencie. Wyrażenie zgody nie oznacza zmiany lub zniesienia klauzuli oraz musi określać zakres podmiotowy i przedmiotowy udostępnienia.

Opracowywanie dokumentów niejawnych

§  5.

1. Adresat (wykonawca), po pokwitowaniu w kancelarii tajnej dokumentu stanowiącego tajemnicę państwową, zapoznaje się z jego treścią w strefie bezpieczeństwa.

2. Dokumenty (pisma) stanowiące tajemnicę państwową lub służbową o klauzuli "poufne" opracowuje się w kancelarii tajnej (oddziale kancelarii tajnej) na komputerze nie podłączonym do sieci. Dokumenty te zapisuje się na dyskietce, wydanej przez kierownika kancelarii tajnej. Są one rejestrowane i przechowywane w tej kancelarii.

3. Zabronione jest opracowywanie dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę państwową i służbową o klauzuli "poufne", jak również zapoznawanie się z tymi dokumentami poza wydzielonym pomieszczeniem w kancelarii tajnej (oddziale kancelarii tajnej), z wyjątkiem sytuacji, o której mowa w § 4, ust. 2.

4. Dokumenty niejawne stanowiące tajemnicę służbową, opatrzone klauzulą "zastrzeżone", opracowywane są przez osoby posiadające stosowne poświadczenie bezpieczeństwa osobowego w swoich pomieszczeniach pracy. Dokumenty te muszą być chronione przed dostępem osób nieupoważnionych.

Przechowywanie dokumentów niejawnych

§  6.

1. Dokumenty zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową i służbową o klauzuli "poufne" przechowuje się w kancelarii tajnej (oddziale kancelarii tajnej) w metalowych szafach z zamkami o skomplikowanym mechanizmie, natomiast stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli "zastrzeżone" mogą być, oprócz kancelarii tajnej, przechowywane w komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych LP w meblach biurowych zamykanych na klucz.

2. Akta zakończonych spraw o klauzuli "tajne" i "poufne" przechowuje się w kancelarii tajnej (oddziale kancelarii tajnej - o klauzuli "poufne") zgodnie z wykazem rzeczowym akt i instrukcją kancelaryjną (Zarządzenie nr 29 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z dnia 20 listopada 1996 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe), nie krócej jednak niż wynika to z zapisu § 2, ust. 8 i 9 niniejszych zasad. Po upływie tego okresu, na wniosek pełnomocnika ochrony lub pomocnika pełnomocnika ochrony, zmienia się bądź znosi klauzulę. Jeżeli dokument posiada wartość archiwalną, przekazuje się go do archiwum zakładowego jako dokument jawny.

3. Protokoły zniszczenia dokumentów przechowywane są w kancelarii tajnej (oddziale kancelarii tajnej).

4. Dokumenty, których okres przechowywania - zgodnie z rzeczowym wykazem akt - upłynął, brakuje się po uprzednim zaakceptowaniu wniosku pełnomocnika ochrony lub pomocnika pełnomocnika ochrony przez kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Akta zakończonych spraw o klauzuli "zastrzeżone" przechowuje właściwa komórka organizacyjna lub kancelaria tajna (oddział kancelarii tajnej) danej jednostki organizacyjnej LP.

Kancelaria tajna

§  7.

1. Kancelarię tajną lokalizuje się w strefie bezpieczeństwa, w miarę możliwości na piętrze.

2. W kancelarii lub w strefie bezpieczeństwa przy kancelarii wydziela się stanowisko umożliwiające zapoznanie się i pracę z dokumentami niejawnymi.

3. Dokumenty oznaczone klauzulami "tajne" i "poufne" powinny być przechowywane oddzielnie w odrębnych szafach bądź ich częściach, jeżeli pozwalają one na osobne zamknięcie dokumentów,

4. W kancelarii tajnej mogą być przechowywane dokumenty nie zawierające informacji niejawnych, jeżeli wchodzą w skład zbioru dokumentów.

5. Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii tajnej lub inna upoważniona osoba sprawdza prawidłowość zamknięcia szaf metalowych, a następnie zamyka i plombuje pomieszczenie kancelarii. Sposób deponowania kluczy powinien być zawarty w planie ochrony jednostki organizacyjnej LP.

6. Przed otworzeniem pomieszczenia kancelarii należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i plomby nie noszą śladów uszkodzeń. Ewentualne nieprawidłowości należy zgłosić pełnomocnikowi ochrony.

7. Kancelaria zapewnia bieżącą kontrolę postępowania z dokumentami zawierającymi informacje niejawne, które zostały udostępnione pracownikom jednostki organizacyjnej LP.

8. Wpisów do rejestrów dokumentów niejawnych dokonuje się atramentem lub tuszem, a ich zmianę - kolorem czerwonym, z datą i czytelnym podpisem dokonującego zmianę. Wpisy nie powinny być wycierane lub zamazywane.

9. W wypadku likwidacji kancelarii kierownik jednostki organizacyjnej LP w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony powołuje komisję likwidacyjną, do której zadań należy:

1) porównanie stanu faktycznego znajdujących się w kancelarii dokumentów i pieczęci ze stanem ewidencyjnym,

2) protokolarne przekazanie dokumentów niejawnych wyznaczonemu następcy prawnemu lub do właściwego archiwum.

10. W skład wyposażenia kancelarii tajnej wchodzą:

1) szafy metalowe wyposażone w zamki o skomplikowanych mechanizmach;

2) niszczarka do dokumentów (confetti);

3) komputer PC nie podłączony do sieci;

4) mechaniczna maszyna do pisania;

5) komplet rejestrów dokumentów.

* dzienniki korespondencyjne - sposób wypełnienia stanowi wzór nr 5,

* dziennik ewidencji wykonanych dokumentów - sposób wypełnienia stanowi wzór nr 6,

* karta zapoznania się z dokumentem tajnym - sposób wypełnienia stanowi wzór nr 7,

* rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych - sposób wypełnienia stanowi wzór nr 8,

* książka doręczeń przesyłek miejscowych - sposób wypełnienia stanowi wzór nr 9,

* wykaz przesyłek nadanych - sposób wypełnienia stanowi wzór nr 10;

6) dopuszczalne jest stosowanie innych, nie wymienionych powyżej rejestrów dokumentów, ułatwiających pracę kancelarii tajnej;

7) pieczęcie:

* nagłówkowa,

* imienna kierownika kancelarii tajnej,

* do pakietów,

* wpłynęło dn.,

* zał. do pisma z dnia,

* tajne,

* poufne,

* zastrzeżone,

* za zgodność z oryginałem,

* kopia,

* odpis,

* wypis,

* egz. nr

oraz inne według zapotrzebowania do prawidłowego funkcjonowania kancelarii tajnej.

11. Obowiązki kierownika kancelarii tajnej:

1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych w jednostce organizacyjnej;

2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów niejawnych osobom posiadającym stosowne poświadczenie bezpieczeństwa;

3) egzekwowanie zwrotu do kancelarii tajnej dokumentów zawierających informacje niejawne od osób, które nie mają możliwości właściwego ich przechowywania i zabezpieczenia;

4) kontrola właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów niejawnych;

5) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony;

6) wykonywanie następujących czynności kancelaryjnych polegających na:

a) przyjmowaniu dokumentów niejawnych z sekretariatu lub z poczty specjalnej, odpowiednio opakowanych i nienaruszonych,

b) zarejestrowaniu wpływającego dokumentu w odpowiednim dzienniku korespondencji,

c) terminowym doręczaniu i wysyłaniu dokumentów niejawnych,

d) zakładaniu i prowadzeniu karty zapoznania się z dokumentem oznaczonym klauzulą "tajne",

e) prowadzeniu książki doręczeń miejscowych,

f) prowadzeniu dziennika ewidencji wykonanych dokumentów,

g) prowadzeniu wykazu przesyłek nadanych,

h) prowadzeniu rejestru pieczęci znajdujących się na stanie kancelarii,

i) kompletowaniu dokumentacji kancelaryjnej bieżąco i na koniec roku kalendarzowego,

j) wykonywaniu prac techniczno-manipulacyjnych związanych z wytwarzaniem dokumentacji (kopiowanie, oprawa dokumentów, ich zszywanie itp.).

12. Zapisy ust. od 1 do 11 mają zastosowanie w oddziałach kancelarii tajnej w zakresie występujących tam informacji niejawnych.

Kontrola ochrony informacji niejawnych

§  8.

1. Kontrolę nad prawidłową ochroną informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych LP sprawują pełnomocnik ochrony lub pomocnicy pełnomocnika ochrony w jednostkach organizacyjnych.

2. Pełnomocnik ochrony przeprowadza planowe kontrole w regionalnych dyrekcjach LP, nadleśnictwach i zakładach na podstawie corocznego planu kontroli, sporządzonego w "podstawowych zamierzeniach w zakresie ochrony informacji niejawnych w jednostkach organizacyjnych Lasów Państwowych na dany rok" zatwierdzonych przez dyrektora generalnego Lasów Państwowych.

3. Pomocnicy pełnomocnika ochrony na szczeblu regionalnych dyrekcji Lasów Państwowych przeprowadzają planowe kontrole lub doraźne w nadleśnictwach i zakładach o zasięgu regionalnym.

4. W uzasadnionych przypadkach pełnomocnik ochrony może przeprowadzić kontrolę doraźną w podległych jednostkach organizacyjnych LP.

5. Po przeprowadzonej planowej kontroli lub doraźnej należy sporządzić w 2 egzemplarzach protokół z kontroli. Egzemplarz nr 1 pozostaje w aktach osoby kontrolującej, egzemplarz nr 2 w jednostce kontrolowanej.

6. Protokoły z przeprowadzonych kontroli stanowią tajemnicę służbową o klauzuli "zastrzeżone".

7. Kierownik kancelarii tajnej lub oddziału kancelarii tajnej zobowiązany jest do przeprowadzania kontroli doraźnych zgodności stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym bieżących dokumentów niejawnych.

Postanowienia końcowe

§  9.

1. W wypadku stwierdzenia naruszenia lub ujawnienia tajemnicy państwowej lub służbowej należy niezwłocznie poinformować kierownika jednostki organizacyjnej oraz pełnomocnika ochrony z zachowaniem drogi służbowej.

2. Do ewidencjonowania i przechowywania dokumentów niejawnych mają zastosowanie zapisy Zarządzenia nr 29 dyrektora generalnego Lasów Państwowych z dnia 20 listopada 1996 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w Państwowym Gospodarstwie Leśnym Lasy Państwowe.

Załączniki:

* Wzór nr 1 - sposób oznaczenia dokumentu o klauzuli "tajne"

* Wzór nr 2 - sposób oznaczenia dokumentu o klauzuli "poufne"

* Wzór nr 3 - sposób oznaczenia dokumentu o klauzuli "zastrzeżone"

* Wzór nr 4 - sposób oznaczenia i zabezpieczenia koperty wewnętrznej do przesyłania dokumentów niejawnych stanowiących tajemnicę służbową

* Wzór nr 5 - sposób wypełniania "Dziennika korespondencji dokumentów niejawnych"

* Wzór nr 6 - sposób wypełniania "Dziennika ewidencji wykonanych dokumentów"

* Wzór nr 7 - sposób wypełniania "Karty zapoznania się z dokumentem"

* Wzór nr 8 - sposób wypełniania "Rejestru teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych"

* Wzór nr 9 - sposób wypełniania "Książki doręczeń przesyłek miejscowych"

* Wzór nr 10 - sposób wypełniania "Wykazu przesyłek nadanych"