Wprowadzenie Instrukcji inwentaryzacji składników majątku w Komendzie Głównej Straży Granicznej i Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2004.8.41

Akt utracił moc

Wersja od: 11 sierpnia 2004 r.

ZARZĄDZENIE Nr 33

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 27 lipca 2004 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji inwentaryzacji składników majątku w Komendzie Głównej Straży Granicznej i Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie

Na podstawie art. 9 ust. 7 pkt 6 ustawy z dnia 12 października 1990 r. o Straży Granicznej (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1399, z 2003 r. Nr 90, poz. 844, Nr 113, poz. 1070, Nr 128, poz. 1175, Nr 137, poz. 1302, Nr 166, poz. 1609 i Nr 210, poz. 2036 oraz z 2004 r. Nr 29, poz. 257) w związku z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, oraz z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152 i Nr 229, poz. 2276) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania Instrukcję inwentaryzacji składników majątku w Komendzie Głównej Straży Granicznej i Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie, która stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA

inwentaryzacji składników majątku w Komendzie Głównej Straży Granicznej i Granicznej Placówce Kontrolnej Straży Granicznej Warszawa-Okęcie

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.

1. Instrukcja określa zasady, tryb, formy, terminy inwentaryzacji oraz wzory dokumentów stosowanych w jej toku.

2. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1) KGSG - Komenda Główna Straży Granicznej;

2) GPK-Okęcie - Graniczna Placówka Kontrolna Straży Granicznej Warszawa-Okęcie;

3) GKI - Główna Komisja Inwentaryzacyjna;

4) ustawa o rachunkowości - ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 124, poz. 1152 i Nr 229, poz. 2276);

5) klasyfikacja budżetowa - przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634, Nr 137, poz. 1307 i Nr 229, poz. 2284).

6) inwentaryzacja - ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów na ściśle określony dzień i porównanie tego stanu z ewidencją księgową w celu zweryfikowania danych wynikających z tej ewidencji;

7) dowód księgowy - dokument odzwierciedlający przebieg operacji gospodarczych, sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, posiadający cechy wymagane dla dowodu zgodnie z ustawą o rachunkowości;

8) dzień bilansowy - dzień, na który KGSG sporządza sprawozdanie finansowe w określonej formie;

9) ewidencja rzeczowych aktywów - ewidencja na kontach księgi głównej (ewidencja syntetyczna) prowadzona w komórce finansowej oraz ewidencja na kontach ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna, szczegółowa) prowadzona w komórce zaopatrującej;

10) jednostka organizacyjna - jednostka organizacyjna KGSG lub GPK-Okęcie;

11) jednostka zaopatrująca - jednostka organizacyjna zobowiązana do planowania, zaopatrywania i prowadzenia ewidencji rzeczowych aktywów majątku;

12) komórka organizacyjna - komórka znajdująca się w strukturze jednostki organizacyjnej;

13) komórka zaopatrująca - komórka organizacyjna realizująca ogół czynności związanych z działem zaopatrzenia;

14) kierownik jednostki organizacyjnej - kierownik jednostki organizacyjnej KGSG lub komendant GPK-Okęcie;

15) materiały - rzeczowe składniki majątku obrotowego, które zużywają się całkowicie w jednym cyklu;

16) aktywa - kontrolowane przez jednostkę organizacyjną zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości;

17) rzeczowe aktywa - składniki majątku trwałego zaliczane do aktywów trwałych oraz rzeczowe składniki majątku obrotowego zaliczane do rzeczowych aktywów obrotowych;

18) rzeczowe aktywa obrotowe - nabyte w celu zużycia materiały, wytworzone lub przetworzone przez KGSG lub GPK-Okęcie produkty: gotowe (wyroby, usługi i roboty) zdatne do sprzedaży, w toku produkcji lub półprodukty oraz towary nabyte celem sprzedaży w stanie nie przetworzonym;

19) szkoda - uszczerbek w mieniu KGSG lub GPK-Okęcie;

20) środki trwałe - rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby KGSG lub GPK-Okęcie. Zalicza się do nich w szczególności:

a) nieruchomości - w tym grunty (z wyjątkiem gruntów posiadanych przez KGSG na mocy wieczystej dzierżawy, zarządu, najmu itp., które nie są zaliczane do środków trwałych KGSG), prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale spółdzielcze, własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

b) maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do używania przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, przeznaczone na własne potrzeby KGSG lub do oddania w używanie na podstawie umowy najmu dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze. Do środków trwałych KGSG zalicza się również obce środki trwałe używane przez nią na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze jeżeli z innych przepisów wynika prawo dokonywania od nich odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) przez korzystającą z tych środków jednostkę, oraz środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa w stosunku do których KGSG wykonuje uprawnienia właścicielskie,

c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,

d) inwentarz żywy;

21) środki trwałe w budowie - zaliczane do rzeczowych aktywów trwałych, nieruchomości i inne środki trwałe w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego (dotychczas określane jako inwestycje);

22) pozostałe środki trwałe - są to rzeczowe aktywa trwałe umarzane jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania, do których zalicza się:

a) książki i inne zbiory biblioteczne,

b) odzież i umundurowanie,

c) meble i dywany,

d) inwentarz żywy,

e) pozostałe środki trwałe (wyposażenie) o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania;

23) wartości niematerialne i prawne - nabyte przez KGSG lub GPK-Okęcie, zaliczane do rzeczowych aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby KGSG lub GPK-Okęcie, a w szczególności:

a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

c) know-how;

24) użytkownik - kierownik jednostki organizacyjnej, kierownik komórki organizacyjnej, funkcjonariusz (pracownik) użytkujący powierzone na podstawie odrębnych przepisów rzeczowe aktywa jednostki organizacyjnej.

Rozdział  2

Zasady dotyczące inwentaryzacji

§  2.

1. Celem inwentaryzacji jest:

1) ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów w drodze spisu z natury;

2) ustalenie różnic między stanem rzeczywistym a ewidencyjnym;

3) doprowadzenie stanu ewidencyjnego do zgodności ze stanem rzeczywistym;

4) rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych;

5) ustalenie zapasów zbędnych oraz ponadnormatywnych rzeczowych aktywów oraz ich dalszej przydatności w jednostce organizacyjnej;

6) ustalenie sald należności, zobowiązań oraz innych aktywów i pasywów w drodze potwierdzenia sald lub porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami;

7) ustalenie zapasów obcych aktywów będących w jednostce organizacyjnej;

8) ustalenie własnych zapasów aktywów przechowywanych poza jednostką organizacyjną;

9) ocena warunków magazynowania i składania rzeczowych aktywów;

10) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) za powierzone mienie.

2. Przeprowadzenie inwentaryzacji i jej wyniki powinny być odpowiednio udokumentowane.

3. Różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej ujawnione w toku inwentaryzacji, należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

4. Dokumentacja inwentaryzacyjna powinna odpowiadać wymogom określonym dla dokumentów księgowych.

Rozdział  3

Zakres, formy i terminy inwentaryzacji

§  3.

1. Na ostatni dzień każdego roku obrotowego dokonuje się inwentaryzacji w formie:

1) spisu z natury:

a) środków pieniężnych z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych,

b) papierów wartościowych będących w fizycznym posiadaniu jednostki organizacyjnej,

c) rzeczowych aktywów obrotowych,

d) środków trwałych, z wyjątkiem gruntów i środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

e) maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie,

f) pozostałych środków trwałych, dzieł sztuki i eksponatów muzealnych, broni osobistej, wyposażenia indywidualnego funkcjonariuszy oraz wyposażenia wydanego pracownikom do indywidualnego używania;

2) uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej stanów aktywów i pasywów:

a) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

b) należności, pożyczek i zobowiązań - z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników z tytułów publicznoprawnych,

c) powierzonych kontrahentom własnych rzeczowych aktywów;

3) porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji realnej wartości aktywów i pasywów, w szczególności:

a) gruntów,

b) środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,

c) należności spornych i wątpliwych,

d) należności i zobowiązań wobec pracowników z tytułów publicznoprawnych,

e) wartości niematerialnych i prawnych.

2. Inwentaryzacją na ostatni dzień roku obrotowego należy objąć również znajdujące się w jednostce organizacyjnej składniki majątkowe:

1) ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej;

2) będące własnością innych jednostek (obce).

§  4.

1. Termin inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego, uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację w zakresie:

1) aktywów - z wyłączeniem środków pieniężnych, papierów wartościowych, materiałów i produktów gotowych, uprzednio odpisanych w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia i podlegających obowiązkowi inwentaryzacji (na koniec każdego kwartału bądź na dzień bilansowy) - rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, a ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenie salda przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia, a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym;

2) zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półfabrykatów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;

3) broni osobistej oraz wyposażenia indywidualnego funkcjonariuszy - przeprowadzono raz w ciągu 2 lat;

4) środków trwałych, uzbrojenia i sprzętu wojskowego, pozostałych środków trwałych, dzieł sztuki i eksponatów muzealnych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym - przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

5) zbiorów bibliotecznych według odrębnych przepisów.

2. Poza terminami wskazanymi w ust. 1 inwentaryzację przeprowadza się na dzień:

1) zakończenia działalności przez jednostkę organizacyjną;

2) poprzedzający postawienie jednostki organizacyjnej w stan likwidacji;

3) zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone aktywa;

4) w którym zaistniał wypadek losowy (kradzież, pożar, zalanie wodą, itp.) jeżeli spowodował on konieczność ustalenia rzeczywistego stanu określonych aktywów i poniesionych strat,

5) w którym przedstawione zostały zalecenia przez podmiot przeprowadzający kontrolę;

6) w którym dokonano próby włamania albo stwierdzono istotne naruszenie plomb i zamków w drzwiach lub oknach.

3. W przypadku zbieżności terminów inwentaryzacji - rozumianych jako okres czasu nie większy niż 2 miesiące pomiędzy inwentaryzacjami, o których mowa w ust. 2, a inwentaryzacjami, o których mowa w ust. 1, można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji przypadającej później.

4. Komendant Główny Straży Granicznej może zwiększyć częstotliwość inwentaryzacji poszczególnych rodzajów aktywów w jednostkach organizacyjnych.

§  5.

1. W przypadku połączenia lub podziału jednostek organizacyjnych prowadzących ewidencję rzeczowych aktywów, kierownicy zainteresowanych jednostek organizacyjnych mogą odstąpić od inwentaryzacji za zgodą Komendanta Głównego Straży Granicznej, informując o tym fakcie Przewodniczącego GKI.

2. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może uczestniczyć w spisie z natury z ważnych powodów (np. choroby) może upoważnić na piśmie inną osobę do uczestnictwa w tym spisie.

3. W przypadku braku upoważnienia, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki organizacyjnej, na wniosek Przewodniczącego GKI, jest obowiązany wyznaczyć co najmniej 3 osoby do udziału w przeprowadzeniu inwentaryzacji.

§  6.

1. Inwentaryzację planowaną, dotyczącą rzeczowych aktywów przechowywanych w magazynach, należy zarządzić na ostatni dzień miesiąca.

2. Inwentaryzację zapasów materiałów niezbędnych dla działalności bieżącej można dokonywać na koniec miesiąca, w którym zapas jest najmniejszy.

Rozdział  4

Tryb zarządzenia inwentaryzacji

§  7.

1. Inwentaryzację, której terminy przeprowadzenia określone są w § 4 ust. 1 i 2 pkt 1 i 2, zarządza Komendant Główny Straży Granicznej w formie pisemnej, określając:

1) zakres inwentaryzacji tj. rodzaj aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji oraz jednostki organizacyjne, w których będzie ona przeprowadzona;

2) formę przeprowadzenia inwentaryzacji;

3) dzień, na który przeprowadza się inwentaryzację;

4) termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji;

5) harmonogram prac GKI;

6) termin złożenia sprawozdania przez GKI (termin powinien być tak określony, aby pozwalał na ujęcie w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej wyników inwentaryzacji roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy).

2. Z wnioskiem o zarządzenie inwentaryzacji o której mowa w ust. 1, występuje Przewodniczący GKI w porozumieniu z Głównym Księgowym Komendy Głównej Straży Granicznej załączając projekt pisma zarządzającego inwentaryzację:

1) dla inwentaryzacji określonej w § 4 ust. 1 do dnia 5 września roku kalendarzowego, za który będzie prowadzona inwentaryzacja;

2) dla inwentaryzacji określonej w § 4 ust. 2 pkt 1 i 2 z wyprzedzeniem umożliwiającym przeprowadzenie wszystkich przedsięwzięć przygotowawczych.

§  8.

1. Inwentaryzację, której terminy przeprowadzenia określone są w § 4 ust. 2 pkt 3-6 zarządzają kierownicy jednostek organizacyjnych w formie pisemnej w odniesieniu do aktywów, za które odpowiadają, określając:

1) skład komisji inwentaryzacyjnej i jej przewodniczącego;

2) przyczynę przeprowadzenia inwentaryzacji;

3) zakres inwentaryzacji tj. rodzaj aktywów i pasywów podlegających inwentaryzacji;

4) dzień, na który przeprowadza się inwentaryzację;

5) termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji;

6) ilość egzemplarzy sprawozdań z przeprowadzonej inwentaryzacji.

2. W przypadku konieczności powołania komisji inwentaryzacyjnej złożonej z przedstawicieli różnych jednostek organizacyjnych w celu przeprowadzenia inwentaryzacji, o której mowa w ust. 1, kierownik jednostki organizacyjnej występuje z wnioskiem do Komendanta Głównego Straży Granicznej o zarządzenie inwentaryzacji załączając projekt pisma zarządzającego inwentaryzację.

3. Projekt pisma zarządzającego inwentaryzację, o którym mowa w ust. 2, powinien zawierać informacje wymienione w ust. 1.

Rozdział  5

Powołanie Przewodniczącego GKI, członków GKI, komisje inwetaryzacyjne i zespoły spisowe

§  9.

1. Komendant Główny Straży Granicznej na wniosek Głównego Księgowego Komendy Głównej Straży Granicznej powołuje Przewodniczącego GKI na okres 4 lat.

2. Przewodniczącym GKI powinien być pracownik lub funkcjonariusz na stanowisku kierowniczym lub samodzielnym.

3. Przewodniczącym GKI nie może być pracownik lub funkcjonariusz jednostki organizacyjnej prowadzącej gospodarkę materiałową.

4. Komendant Główny Straży Granicznej, na wniosek Przewodniczącego GKI, powołuje na okres 4 lat skład GKI w liczbie od 3 do 5 osób, spośród których wyznacza zastępcę przewodniczącego i sekretarza. Propozycję składu GKI Przewodniczący GKI uzgadnia z Głównym Księgowym Komendy Głównej Straży Granicznej.

5. Komendant Główny Straży Granicznej na wniosek Przewodniczącego GKI powołuje, w zależności od potrzeb zespoły spisowe liczące co najmniej po dwie osoby oraz wyznacza spośród nich przewodniczącego zespołu.

6. Przewodniczący GKI może przekształcić zespoły spisowe w zespoły z uprawnieniami do ustalania różnic inwentaryzacyjnych oraz dokonać niezbędnych przesunięć osób między tymi zespołami.

7. Kierownicy jednostek organizacyjnych w celu przeprowadzenia inwentaryzacji w terminach określonych w § 4 ust. 2 pkt 3-6 powołują spośród podległych im funkcjonariuszy i pracowników komisje inwentaryzacyjne, co najmniej trzyosobowe, i wyznaczają spośród nich przewodniczącego.

8. Komisje inwentaryzacyjne, o których mowa w § 8 ust. 2 powołuje Komendant Główny Straży Granicznej na wniosek właściwego kierownika jednostki organizacyjnej.

9. Członkowie komisji inwentaryzacyjnych oraz zespołów spisowych powinni odbyć szkolenie gwarantujące sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji, za realizację którego odpowiedzialny jest Przewodniczący GKI i Główny Księgowy Komendy Głównej Straży Granicznej.

10. Szkolenie, o którym mowa w ust. 9, przeprowadza się przed rozpoczęciem inwentaryzacji.

11. Członkami komisji inwentaryzacyjnych oraz zespołów spisowych nie mogą być osoby bezpośrednio odpowiedzialne za gospodarkę aktywami oraz osoby materialnie odpowiedzialne za powierzone ich pieczy mienie, jak również osoby prowadzące ewidencję inwentaryzowanych przez nie aktywów.

12. Członkowie komisji inwentaryzacyjnych oraz zespołów spisowych na czas wykonywania zadań, do których zostali powołani w zakresie inwentaryzacji, zwolnieni są od innych obowiązków służbowych.

Rozdział  6

Zadania GKI, obowiązki i uprawnienia Przewodniczącego GKI oraz zadania komisji inwentaryzacyjnych, zespołów spisowych

§ 10. W celu zapewnienia sprawnego przebiegu czynności inwentaryzacyjnych oraz ustalenia jej wyników do zadań GKI należy:

1) ustalenie na piśmie harmonogramu prac poszczególnych zespołów spisowych, z podaniem dnia rozpoczęcia i zakończenia prac na każdym z pól spisowych;

2) zaopatrzenie zespołów spisowych w arkusze spisów z natury stanowiące druki ścisłego zarachowania oraz określenie sposobu ich rozliczenia po zakończeniu spisu;

3) zebranie od zespołów spisowych dokumentów spisu z natury;

4) dokonanie sprawdzenia dokumentów spisu z natury pod względem formalnym, kompletnym oraz rozliczenie zespołów spisowych z pobranych arkuszy spisu;

5) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;

6) dokonanie podsumowania wyników inwentaryzacji oraz przedstawienie Komendantowi Głównemu Straży Granicznej umotywowanych wniosków dotyczących:

a) sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych;

b) usprawnienia gospodarki rzeczowymi aktywami w zakresie przyjmowania, wydawania i magazynowania (składowania);

c) przedstawienia wykazu rzeczowych aktywów, które są niepełnowartościowe, uszkodzone.

§  11.

1. Przewodniczący GKI obowiązany jest przedstawiać Komendantowi Głównemu Straży Granicznej:

1) do zatwierdzenia harmonogram prac komisji inwentaryzacyjnej, po uprzednim uzgodnieniu go z Głównym Księgowym Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) skład zespołów spisowych ze wskazaniem przewodniczącego zespołu spisowego uzależniając ilość zespołów spisowych od ilości działów zaopatrzenia objętych inwentaryzacją w danym okresie;

3) wnioski w sprawie zmian lub uzupełnień w składzie zespołów spisowych;

4) w uzasadnionych przypadkach, wnioski w zakresie:

a) zmiany terminu inwentaryzacji,

b) przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych;

5) bieżące informacje o przebiegu prac i ewentualnych zakłóceniach w przebiegu inwentaryzacji.

2. Przewodniczący GKI:

1) informuje zainteresowane jednostki organizacyjne o terminie rozpoczęcia inwentaryzacji z najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem, w celu umożliwienia im podjęcia czynności przygotowawczych;

2) dokonuje podziału inwentaryzowanych rzeczowych aktywów na pola spisowe;

3) odpowiada za ustalenie rzeczywistego stanu rzeczowych aktywów na dzień inwentaryzacji;

4) ustala zakresy czynności członków GKI;

5) kieruje i koordynuje całością prac dotyczących inwentaryzacji;

6) ustala ze składu GKI osoby uprawnione do kontroli przygotowań do spisu oraz przebiegu spisu;

7) zarządza, w uzasadnionych przypadkach, przyjęcie lub wydanie rzeczowych aktywów w czasie spisu;

8) nadzoruje rozliczenie pobranych od osoby prowadzącej gospodarkę drukami ścisłego zarachowania arkuszy spisu z natury;

9) zapoznaje wszystkie osoby wyznaczone do inwentaryzacji z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;

10) odpowiada za terminowe sporządzenie sprawozdania z inwentaryzacji.

§ 12. Do zadań komisji inwentaryzacyjnych należy:

1) zaopatrzenie członków komisji inwentaryzacyjnej przeprowadzających spis w arkusze spisów z natury stanowiące druki ścisłego zarachowania oraz określenie sposobu ich rozliczenia po zakończeniu spisu;

2) przyjęcie od osoby materialnie odpowiedzialnej pisemnego oświadczenia o przekazaniu wszystkich dowodów przychodowych i rozchodowych dokumentujących obrót aktywami w okresie poprzedzającym moment inwentaryzacji do księgowości;

3) dopilnowanie, aby magazyn, pomieszczenie kasowe lub inne pomieszczenie, w którym ma być przeprowadzony spis z natury, zostało wyłączone z bieżącej działalności w okresie dokonywania spisu;

4) sprawdzenie ważności legalizacji narzędzi mierniczych oraz prawidłowości działania zalegalizowanych narzędzi (np. przez zważenie legalizowanego odważnika na zalegalizowanej wadze);

5) ustalenie rzeczywistych stanów ilościowych inwentaryzowanych aktywów przez dokładne przeliczenie, przemierzenie lub przeważenie w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej;

6) bezpośrednio po przeliczeniu, przemierzeniu lub przeważeniu wprowadzenie ustalonych danych do arkusza spisu z natury;

7) zebranie od członków komisji inwentaryzacyjnej dokumentów spisu z natury;

8) dokonanie sprawdzenia dokumentów spisu z natury pod względem formalnym, kompletnym oraz rozliczenie członków komisji inwentaryzacyjnej z pobranych arkuszy spisu;

9) ustalenie ilości niepełnowartościowych rzeczowych aktywów oraz dokonanie oceny ich przydatności;

10) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;

11) sporządzenie protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji i przekazania go kierownikowi jednostki organizacyjnej, który zarządził inwentaryzację lub o nią wnioskował.

§ 13. Kierownicy jednostek organizacyjnych, po każdej zakończonej inwentaryzacji przekazują Przewodniczącemu GKI informację o zakończeniu inwentaryzacji podając przyczynę jej przeprowadzenia, formę oraz dzień, na który została ona przeprowadzona.

§ 14. Do zadań zespołów spisowych należą zadania określone w § 12 pkt 2-6. Zespoły spisowe obowiązane są ponadto do sporządzenia, po zakończeniu spisu, sprawozdania z jego przebiegu, które wraz z dokumentacją spisów z natury przekazują do GKI.

Rozdział  7

Czynności poprzedzające inwentaryzację

§ 15. Do czynności poprzedzających inwentaryzację w zakresie zadań jednostek zaopatrujących należy:

1) zaewidencjonowanie wszystkich dowodów obrotu rzeczowymi aktywami na dzień inwentaryzacji;

2) uzgodnienie danych ewidencji magazynowej i prowadzonej u użytkowników z ewidencją prowadzoną w jednostkach zaopatrujących według stanów na dzień inwentaryzacji, fakt uzgodnienia, osoby dokonujące uzgodnienia, potwierdzają stosownym podpisem;

3) uzgodnienie danych ewidencji kont księgi głównej prowadzonej w księgowości z kontami ksiąg pomocniczych wszystkich aktywów podległych inwentaryzacji według stanów na dzień inwentaryzacji;

4) podkreślenie na czerwono i oznaczenie stanów w urządzeniach ewidencyjnych na dzień inwentaryzacji;

5) uporządkowanie rzeczowych aktywów podlegających inwentaryzacji w tym:

a) posegregowanie rzeczowych aktywów według rodzajów, gatunków lub kategorii,

b) uzupełnienie brakującego oznakowania, a w magazynach wywieszek zawierających symbole indeksu materiałowego,

c) wyodrębnienie materiałów uszkodzonych i nieprzydatnych dla jednostki organizacyjnej,

d) wybrakowanie rzeczowych aktywów nie nadających się do dalszego użytkowania,

e) doprowadzenie materiałów magazynowanych będących w stanie utrudniającym dokonanie obmiaru do stanu umożliwiającego dokładne określenie ich wielkości;

6) dokonanie wszelkich niezbędnych przesunięć materiałów, środków trwałych i innych rzeczowych aktywów do czasu rozpoczęcia inwentaryzacji;

7) przygotowanie pomieszczeń niezbędnych do magazynowania przychodów rzeczowych aktywów w czasie trwania spisu z natury;

8) przygotowanie niezbędnych pomieszczeń dla potrzeb zespołów spisowych oraz wyposażenie członków komisji inwentaryzacyjnej lub zespołów spisowych w odpowiednie materiały niezbędne do prac, między innymi wagi, taśmy miernicze itp.;

9) sprawdzenie ważności legalizacji przyrządów pomiarowych potrzebnych przy spisie z natury;

10) udostępnienie komisji inwentaryzacyjnej bądź zespołom spisowym aktualnych indeksów materiałowych celem stosowania właściwego nazewnictwa i uniknięcia powstawania pozornych niedoborów i nadwyżek, szczególnie w przypadku pozostałych środków trwałych.

Rozdział  8

Formy inwentaryzacji rzeczowych aktywów

§ 16. W przypadku inwentaryzacji przeprowadzanej na ostatni dzień roku obrotowego podlegają jej wszystkie rzeczowe aktywa znajdujące się w jednostce organizacyjnej ujęte w ewidencji:

1) wartościowej;

2) ilościowo-wartościowej;

3) ilościowej.

§ 17. Inwentaryzację rzeczowych aktywów przeprowadza się w następujących formach:

1) pełnej inwentaryzacji;

2) inwentaryzacji uproszczonej;

3) inwentaryzacji wyrywkowej.

§ 18. Pełna inwentaryzacja przeprowadzana jest w drodze spisu z natury bez możliwości korzystania z analitycznych urządzeń ewidencyjnych.

§ 19. Spis z natury polega na ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych rzeczowych aktywów i wpisaniu go do arkuszy spisu z natury.

§  20.

1. Obowiązki komisji inwentaryzacyjnej, zespołu spisowego przy przeprowadzaniu inwentaryzacji w drodze spisu z natury:

1) pobranie od osoby materialnie odpowiedzialnej za spisywany majątek (objęty danym polem spisowym), pisemnego oświadczenia stwierdzającego, że wszystkie dowody przychodowe i rozchodowe rzeczowych aktywów zostały ujęte w ewidencji magazynowej oraz przekazane do komórki zaopatrującej oraz pobranie spisu zawierającego ostatnie numery dowodów obrotu materiałowego;

2) zabezpieczenie pomieszczeń przed możliwością dokonania przemieszczenia poszczególnych rzeczowych aktywów lub dokonywania obrotu (przyjmowania lub wydawania),

3) w przypadku konieczności wydania określonego rzeczowego aktywu należy uzyskać zgodę Przewodniczącego GKI, a w odniesieniu do komisji inwentaryzacyjnej jej przewodniczącego, na wydanie tego aktywu, zgoda musi być wydana na piśmie, a komisja inwentaryzacyjna lub zespół spisowy w momencie wydania zamieszcza adnotacje na tym dowodzie "wydano przed spisem z dnia ..............." oraz podpisy członków komisji inwentaryzacyjnej lub zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej, wydany składnik nie jest już ujmowany w arkuszu spisu;

4) zabezpieczenie pomocniczych urządzeń ewidencji rzeczowych aktywów, w celu uniemożliwienia porównania stanu rzeczywistego z ewidencyjnym, do momentu zakończenia spisu z natury;

5) ustalenie rzeczywistych stanów poszczególnych rzeczowych aktywów przez dokładne liczenie, ważenie lub mierzenie w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej;

6) dokonanie wpisu do arkuszy spisowych bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistego stanu inwentaryzowanego składnika w sposób widoczny dla osoby materialnie odpowiedzialnej;

7) sporządzenie, po zakończeniu spisu, sprawozdania z przebiegu spisu, które wraz z dokumentacją spisów z natury zespół spisowy przekazuje do GKI, komisja inwentaryzacyjna sporządza sprawozdanie zgodnie z § 12 ust. 11.

2. Zasady przeprowadzania spisu z natury:

1) członkowie komisji inwentaryzacyjnych lub zespołów spisowych nie mogą być informowani o stanach ilościowych wynikających z ewidencji;

2) spisem należy objąć wszystkie rzeczowe aktywa podlegające spisowi przyjmując nazewnictwo stosowane według indeksu i identyfikatorów, a w razie braku indeksu, nazewnictwo stosowane w dokumentacji oraz te same jednostki miary w jakich są ujmowane w ewidencji, przy czym rzeczowe aktywa posiadające cechy identyfikacyjne powinny być sprawdzone pod względem ilości, cech indywidualnych oraz kompletności (dotyczy zestawów);

3) arkusze spisów z natury wypełnia się w dwóch egzemplarzach (przez kalkę) w sposób czytelny i trwały, a dane wpisywane w arkusze nie mogą być zamazywane, wycierane lub przerabiane, błędny zapis należy poprawić przez skreślenie w taki sposób, aby można go było odczytać oraz przez wpisanie właściwego tekstu, oznakowania lub liczby, przy czym wszystkie naniesione poprawki powinny być podpisane przez członków komisji lub zespołów spisowych i osoby materialnie odpowiedzialne oraz opisane w sprawozdaniu spisu z natury;

4) niektóre zasady ustalania stanu faktycznego:

a) jeżeli zapasy objęte spisem z natury przechowywane są w nieuszkodzonych, oryginalnych opakowaniach fabrycznych, można ustalić ich stan mnożąc liczbę opakowań przez wagę lub ilość w opakowaniu,

b) jeżeli w magazynie znajduje się duża ilość zapasów w opakowaniach fabrycznych, należy dokonać wyrywkowego sprawdzenia zgodności zawartości w opakowaniu z ilością lub wagą podaną na opakowaniu,

c) ilościowy stan substancji płynnych w zbiornikach, rzeczowych aktywów składowanych w zwałach oraz o małej wartości i znacznym ciężarze, a zajmujących dużo miejsca określa się na podstawie obliczeń technicznych według obmiarów i jednostkowego ciężaru objętościowego lub szacunku, przy czym obliczenia techniczne powinny być uwidocznione na arkuszu spisowym lub w specjalnym załączniku i podpisane przez osoby dokonujące obliczeń lub szacunku.

§ 21. Dokumentacja spisów z natury obejmuje:

1) arkusze spisów z natury w 2 egzemplarzach;

2) obliczenia techniczne;

3) wyjaśnienia;

4) deklaracje osób materialnie odpowiedzialnych;

5) sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, które sporządza zespół spisowy.

§ 22. Arkusze spisów z natury, na których ujmowane są rzeczywiste stany rzeczowych aktywów ustalone w drodze liczenia powinny zawierać następujące dane:

1) nazwę jednostki;

2) numer kolejny arkusza spisowego oraz podpis Przewodniczącego GKI lub przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej w odniesieniu do inwentaryzacji przeprowadzanej w terminach określonych w § 4 ust. 2 pkt 3-6;

3) określenie formy inwentaryzacji;

4) nazwę pola spisowego;

5) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu;

6) numer kolejny pozycji arkusza spisowego;

7) szczegółowe określenie składnika majątku i jego kategorii użytkowej oraz symbol indeksu lub numer inwentarzowy;

8) jednostkę miary;

9) ilość ustaloną w czasie spisu z natury;

10) adnotację o numerze pozycji, na której zakończono spis;

11) imiona i nazwiska oraz czytelne podpisy osób dokonujących spisu na danym polu spisowym;

12) imię i nazwisko i podpis osoby (osób) materialnie odpowiedzialnej za stan składników majątkowych oraz jej stwierdzenie, że nie wnosi (lub wnosi) zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu.

§ 23. Kontrolę spisu z natury przeprowadza Przewodniczący GKI lub upoważnieni przez niego członkowie GKI w stosunku do inwentaryzacji przeprowadzanej w terminach określonych w § 4 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 i 2.

§  24.

1. Osoba dokonująca kontroli spisu z natury, na dowód jej przeprowadzenia dokonuje adnotacji poprzez parafowanie skontrolowanych danych, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości sporządza protokół kontroli z dokładnym opisem dotyczącym nieprawidłowości.

2. W zależności od stwierdzonych nieprawidłowości Komendant Główny Straży Granicznej na wniosek Przewodniczącego GKI, zarządza ponowną inwentaryzację całości lub części składników.

§ 25. Inwentaryzacja uproszczona rzeczowych aktywów polega na ustaleniu lub sprawdzeniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku w drodze:

1) porównania stanów ewidencyjnych wynikających z ewidencji pomocniczej (analitycznej) ze stanem rzeczywistym;

2) porównania danych wynikających z urządzeń ewidencyjnych z odpowiednią dokumentacją.

§ 26. Komendant Główny Straży Granicznej może na wniosek Przewodniczącego GKI zezwolić na przeprowadzenie inwentaryzacji uproszczonej następujących rzeczowych aktywów:

1) do których dostęp jest utrudniony;

2) pozostałych środków trwałych;

3) zapasów magazynowych w okresach gdy nie występuje obowiązek przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji okresowej.

§  27.

1. Inwentaryzację uproszczoną można przeprowadzić w przypadku, gdy:

1) środki trwałe i pozostałe środki trwałe w używaniu takie jak: meble, dywany i inne pozostałe środki trwałe są oznaczone trwałą numeracją fabryczną lub inwentarzową, przy czym nie dotyczy to tych rzeczowych aktywów, które w wyniku oznakowania mogłyby ulec zniszczeniu lub uszkodzeniu (precyzyjna aparatura) względnie nie mogą być oznakowane z uwagi na charakter służbowy,

2) pozostałe środki trwałe takie jak: odzież i umundurowanie, broń, wyposażenie indywidualne funkcjonariuszy oraz inne pozostałe środki trwałe są wydane do stałego używania za pokwitowaniem w ewidencji wydania lub pobrania.

2. Inwentaryzację uproszczoną przeprowadza się w przypadku:

1) środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu takich jak: meble, dywany i innych pozostałych środków trwałych poprzez bezpośrednie porównanie (sprawdzenie) stanu ewidencyjnego wynikającego z ewidencji analitycznej ze stanem rzeczywistym;

2) pozostałych środków trwałych takich jak: odzież i umundurowanie, broń, wyposażenie indywidualne funkcjonariuszy oraz innych pozostałych poprzez porównanie danych wynikających z ewidencji z dokumentami zawierającymi pokwitowanie pobrania oraz poprzez wyrywkowe sprawdzenie stanu posiadania u osób, które pobrały dany rzeczowy aktyw, a jej wyniki należy ujmować w odpowiednim arkuszu;

3) książek, czasopism i zbiorów bibliotecznych w bibliotekach zakładowych poprzez sprawdzenie prawidłowości ich ewidencji porównując zapisy w księdze inwentarzowej biblioteki ze stanem rzeczywistym i kartami książek lub kartami czytelników oraz poprzez wyrywkowe sprawdzenie zgodności zapisów w kartach książek lub kartach czytelników ze stanem rzeczywistym.

§ 28. Ujawnione w toku inwentaryzacji uproszczonej różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w odrębnym zestawieniu różnic wraz z protokołem określającym rodzaje rzeczowych aktywów objętych inwentaryzacją, zakres przeprowadzonej inwentaryzacji, stany wynikające z urządzeń ewidencji analitycznej i stany faktyczne.

§ 29. Ujawnione w toku inwentaryzacji uproszczonej różnice należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

§ 30. Fakt dokonania inwentaryzacji uproszczonej rzeczowych aktywów oraz data jej przeprowadzenia powinny być potwierdzone podpisami członków zespołów spisowych oraz osoby (osób) materialnie odpowiedzialnej zamieszczonymi w urządzeniach ewidencji analitycznej.

§ 31. Inwentaryzacją wyrywkową mogą być objęte zapasy magazynowe pozostałych środków trwałych, materiałów oraz leki i materiały opatrunkowe w ambulatoriach.

§ 32. Inwentaryzacja wyrywkowa zapasów magazynowych może być stosowana wyłącznie w przypadku zwiększenia częstotliwości inwentaryzacji tych składników oraz gdy nie występuje obowiązek przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji okresowej.

§ 33. Inwentaryzacja wyrywkowa polega na ustaleniu stanu faktycznego na dzień inwentaryzacji (dokonanej w formie spisu z natury), tylko w części składników dobranych w sposób wyrywkowy oraz uznaniu stanu ewidencyjnego zapasów nie objętych inwentaryzacją za stan rzeczywisty.

§ 34. Czynności inwentaryzacyjne realizowane w sposób wyrywkowy dokonywane są według zasad określonych dla spisów z natury.

§ 35. Inwentaryzacja wyrywkowa nie może być stosowana w odniesieniu do magazynów będących poza jednostką organizacyjną oraz przy zmianie osób materialnie odpowiedzialnych za dane składniki, w tych przypadkach obowiązuje zasada pełnego spisu z natury.

§ 36. W przypadku wystąpienia istotnych różnic inwentaryzacyjnych przy przeprowadzeniu inwentaryzacji wyrywkowej, Przewodniczący GKI zobowiązany jest do powiadomienia o tym fakcie Komendanta Głównego Straży Granicznej i wystąpienia z wnioskiem o zarządzenie pełnej inwentaryzacji okresowej.

Rozdział  9

Wycena rzeczowych aktywów objętych inwentaryzacją, ustalenie, wyjaśnienie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

§  37.

1. Wycenie podlegają własne rzeczowe aktywa objęte inwentaryzacją, dla których jednostka organizacyjna prowadzi pomocniczą ewidencję ilościowo-wartościową.

2. Poszczególne rodzaje rzeczowych aktywów wycenia się według zasad określonych w instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

3. Zapasy obce podlegają wycenie tylko wówczas, gdy są ujmowane w ewidencji jednostki organizacyjnej w wyrażeniu ilościowo-wartościowym.

§  38.

1. Wyceny rzeczowych aktywów objętych inwentaryzacją dokonują komórki organizacyjne, które prowadzącą ewidencję ilościowo-wartościową.

2. Wyceny dokonuje się na arkuszach spisów z natury, o ile obejmują wszystkie spisane rzeczowe aktywa z określeniem ich numeru indeksowego lub inwentarzowego, ilości, kategorii oraz posiadają kolumny do wpisania ceny oraz wartości albo na arkuszach zbiorczych spisów z natury.

3. Arkusze zbiorcze komórka organizacyjna sporządza tylko wtedy, gdy tego samego rodzaju składniki spisane są na kilku arkuszach spisowych. Arkusze zbiorcze powinny być tak sporządzone, aby była pełna możliwość powiązania poszczególnych pozycji z arkuszami spisów z natury (powinny zawierać numery arkuszy spisów z natury i pozycję spisu na arkuszu).

§ 39. W zależności od formy przeprowadzenia inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne ustalane są:

1) przy inwentaryzacji pełnej i wyrywkowej w drodze spisu z natury różnice ustala się:

a) przy ewidencji ilościowo-wartościowej przez porównanie ilości poszczególnych aktywów majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością wynikającą z ewidencji,

b) dla rzeczowych aktywów sprawdzanych wyłącznie wartościowo ustala się jedynie wartościową różnicę inwentaryzacyjną - niedobór lub nadwyżkę - przez porównanie ogólnej wartości rzeczowych aktywów wynikającej ze spisu z natury z ich wartością wynikającą z ksiąg rachunkowych,

2) przy inwentaryzacji uproszczonej - bezpośrednio w trakcie jej trwania przez porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym, a ujawnione różnice ujmuje się na odrębnych arkuszach spisowych.

§  40.

1. Ustalenia różnic inwentaryzacyjnych dokonuje komisja inwentaryzacyjna lub zespół spisowy o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej.

2. Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych sporządzonych w sposób umożliwiający:

1) ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem na miejsca powstania różnic i osób materialnie odpowiedzialnych;

2) powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury.

§  41.

1. Różnice inwentaryzacyjne, będące wynikiem porównania rzeczywistych stanów ilościowych rzeczowych aktywów ze stanami ewidencyjnymi, dzielą się na:

1) nadwyżki rzeczywiste;

2) nadwyżki pozorne;

3) niedobory rzeczywiste;

4) niedobory pozorne.

2. Przez nadwyżki lub niedobory pozorne należy rozumieć takie stany rzeczowych aktywów, które w rzeczywistości nie istnieją, a ich wystąpienie spowodowane zostało błędami w dokonywaniu spisu z natury (np. błąd pomiaru, błąd rachunkowy, pominięcie danego składnika w czasie spisu) lub błędami w ewidencji (np. błędny zapis, błąd rachunkowy, zapis niekompletny).

3. Nadwyżki lub niedobory pozorne, po ich wyjaśnieniu, należy skorygować przez:

1) dokonanie zapisów korygujących w urządzeniach ewidencyjnych;

2) przeprowadzenie inwentaryzacji uzupełniającej, w przypadku gdy zachodzi taka potrzeba.

4. W wykazie różnic inwentaryzacyjnych, podlegających zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej, ujmuje się jedynie różnice rzeczywiste.

5. Niedobory rzeczywiste dzielą się na:

1) zawinione;

2) niezawinione.

6. Przez niedobory rzeczywiste zawinione rozumieć należy ewidentne braki ilościowe, wynikłe z winy osoby materialnie odpowiedzialnej, przekraczające dopuszczalne normy ubytków, o ile takie są przewidziane. Niedobory rzeczywiste zawinione mogą być spowodowane błędami przy wydawaniu aktywów, zagubieniem, kradzieżą, itp.

7. Niedobory rzeczywiste niezawinione są to niedobory spowodowane wypadkami losowymi niezależnymi od osoby materialnie odpowiedzialnej (np. pożar) oraz niedobory mieszczące się w granicach dopuszczalnych norm ubytków naturalnych (np. spowodowane wyparowaniem - eter, spirytus, wyschnięcie - mięso, itd.).

8. W wyjaśnieniach niedoborów i nadwyżek należy wykorzystać normy ubytków naturalnych określonych w odrębnych przepisach.

9. Celem określenia zakresu odpowiedzialności, powstałe niedobory i nadwyżki rzeczowych aktywów podlegają podziałowi pomiędzy osoby materialnie odpowiedzialne.

10. Niedobory i nadwyżki po ich zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej podlegają zaksięgowaniu w ewidencji analitycznej i syntetycznej.

11. Po zakończeniu spisu z natury, po podpisaniu arkuszy spisu z natury przez osobę materialnie odpowiedzialną i członków komisji inwentaryzacyjnej lub zespołów spisowych niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek poprawek (nie dotyczy to cen jednostkowych i wartości).

§ 42. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, o których mowa w § 41, wraz z dokumentacją spisową przekazywane są do GKI, a w przypadku inwentaryzacji w terminach określonych w § 4 ust. 2 pkt 3-6 do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, celem:

1) wyjaśnienia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych;

2) sformułowania wniosków co do sposobu rozliczenia różnic;

3) ustalenia osób odpowiedzialnych materialnie za powstałe różnice.

§  43.

1. GKI, a w przypadku inwentaryzacji w terminach określonych w § 4 ust. 2 pkt 3-6 komisja inwentaryzacyjna, po stwierdzeniu nadwyżek lub niedoborów przekraczających ubytki naturalne, żąda wyjaśnienia na piśmie od osób materialnie odpowiedzialnych za stan rzeczowych aktywów, w tym celu przekazuje im jeden egzemplarz różnic inwentaryzacyjnych wraz z pismem określającym termin złożenia wyjaśnień.

2. Wyjaśnienia złożone przez zainteresowane osoby powinny być zaopiniowane przez właściwego przełożonego.

3. Wyjaśnienia, o których mowa w ust. 2, zostają przekazane do GKI, a w przypadku inwentaryzacji w terminach określonych w § 4 ust. 2 pkt 3-6 do komisji inwentaryzacyjnej, która:

1) dokonuje ich oceny;

2) weryfikuje różnice inwentaryzacyjne;

3) wspólnie z zespołem spisowym przygotowuje wnioski co do sposobu rozliczenia różnic.

4. Wnioski GKI ujmowane są w odrębnym protokole oraz po zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego Komendy Głównej Straży Granicznej, przedstawione są Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do zatwierdzenia.

5. Wnioski komisji inwentaryzacyjnej przekazywane są kierownikowi jednostki organizacyjnej, który zarządził inwentaryzację bądź o nią wnioskował.

§  44.

1. Niedobory i nadwyżki inwentaryzacyjne mogą być kompensowane, jeżeli odpowiadają równocześnie wszystkim następującym warunkom:

1) zostały stwierdzone w ramach jednego (tego samego) spisu z natury;

2) dotyczą jednej osoby odpowiedzialnej materialnie lub jednego zespołu pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność za powierzone mienie;

3) zostały stwierdzone w podobnych składnikach majątku lub dotyczą rzeczowych aktywów w podobnych opakowaniach i podobnym przeznaczeniu, co może uzasadniać możliwość omyłek ze strony osób odpowiedzialnych.

2. GKI, a w przypadku inwentaryzacji w terminach określonych w § 4 ust. 2 pkt 3-6 komisja inwentaryzacyjna, sporządza wniosek w sprawie kompensaty niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych, który powinien zawierać:

1) wyszczególnienie różnic z podaniem nazw rzeczowych aktywów, ich symboli, jednostek miary, cen i wartości;

2) rezultat kompensaty w ujęciu wartościowym, w razie pokrycia braków aktywów droższych, nadwyżką aktywów o niższej wartości;

3) uzasadnienie wykazujące związek przyczynowy powstania niedoborów i nadwyżek.

3. Ilość oraz wartość niedoborów i nadwyżek podlegających kompensacie ustala się przyjmując za podstawę mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki i niższą cenę majątku wykazujących różnice inwentaryzacyjne.

4. Przepisy ust. 1 nie mają zastosowania do niedoborów i nadwyżek środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu, dla których prowadzi się ewidencję ilościowo wartościową.

5. Powstałe w wyniku kompensaty różnice wartościowe, ujmuje się w ewidencji księgowej stosownie do rozwiązań przewidzianych w zakładowym planie kont.

§  45.

1. Niedobory rzeczowych aktywów (w tym niedobory nie skompensowane nadwyżkami) stanowią szkodę w majątku i podlegają rozpatrzeniu zgodnie z obowiązującymi przepisami,

2. Niedobory oraz nadwyżki rzeczowych aktywów wycenia się według zasad określonych w instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej,

Rozdział  10

Szczegółowe zasady inwentaryzacji środków pieniężnych, druków ścisłego zarachowania oraz pozostałych aktywów i pasywów jednostki organizacyjnej

§ 46. Inwentaryzacji podlegają:

1) wszystkie środki pieniężne (w kasie i na rachunkach bankowych);

2) papiery wartościowe;

3) należności, pożyczki i zobowiązania z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników, z tytułów publiczno-prawnych;

4) druki ścisłego zarachowania;

5) inne składniki aktywów i pasywów.

§ 47. Inwentaryzację aktywów i pasywów, o których mowa w § 46, przeprowadza się w następujących formach:

1) spisu z natury;

2) uzgodnienia sald na rachunkach bankowych i kontrahentów drogą potwierdzeń prawidłowości, wykazanego w księgach rachunkowych jednostki organizacyjnej stanu tych aktywów lub pasywów;

3) weryfikacji stanu ewidencyjnego drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dowodami księgowymi.

§  48.

1. Inwentaryzacja w formie spisu z natury obejmuje:

1) środki pieniężne w kasie;

2) papiery wartościowe;

3) mandaty karne;

4) druki ścisłego zarachowania.

2. Spis z natury, o którym mowa w ust. 1, przeprowadza się na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego oraz w terminach określonych w § 4 ust. 2 lub dodatkowo w każdym innym terminie wskazanym przez Komendanta Głównego Straży Granicznej.

3. Spis z natury przeprowadza komisja inwentaryzacyjna lub zespół spisowy z uprawnieniami do ustalania różnic inwentaryzacyjnych.

4. Do zadań komisji inwentaryzacyjnej lub zespołu spisowego z uprawnieniami do ustalania różnic inwentaryzacyjnych należy:

1) ustalenie rzeczywistych stanów ilościowych i wartościowych inwentaryzowanych środków pieniężnych, papierów wartościowych, mandatów karnych oraz druków ścisłego zarachowania;

2) ocena właściwego zabezpieczenia inwentaryzowanego majątku;

3) sprawdzenie w dokumentach jednostki organizacyjnej złożonego oświadczenia o odpowiedzialności materialnej przez osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone mienie;

4) sporządzenie protokołu z przebiegu spisu z natury;

5) ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych.

5. Środki pieniężne, papiery wartościowe, mandaty karne oraz druki ścisłego zarachowania objęte spisem z natury wycenia się na dzień bilansowy według zasad określonych w instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej,

§  49.

1. Inwentaryzacja w formie uzgodnienia sald obejmuje:

1) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych;

2) należności;

3) pożyczki.

2. Inwentaryzację środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych oraz należności przeprowadza się drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

3. Inwentaryzację w formie uzgodnienia sald przeprowadza zespół spisowy z uprawnieniami do ustalania różnic inwentaryzacyjnych.

4. Do zadań zespołu spisowego przeprowadzającego inwentaryzację w formie uzgodnienia sald należy:

1) sprawdzenie potwierdzenia wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów z ewidencją księgową;

2) bieżące wyjaśnienie rozbieżności;

3) ostateczne ustalenie niezgodności sald i ich wyjaśnienie;

4) sporządzenie protokołu z pracy zespołu z uwzględnieniem w nim różnic inwentaryzacyjnych oraz wniosków;

5) przekazanie protokołu Przewodniczącemu GKI.

5. Aktywa objęte uzgodnieniami sald wycenia się według zasad określonych w instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

§  50.

1. Inwentaryzacją w formie weryfikacji stanu ewidencyjnego obejmuje się w szczególności:

1) wartości niematerialne i prawne;

2) rozrachunki nie wymagające uzgodnień (np. pożyczki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, roszczenia z tytułu niedoborów i szkód oraz roszczenia sporne);

3) zasoby znajdujące się w innych jednostkach organizacyjnych, jeżeli nie udało się uzgodnić ich stanu z tymi jednostkami;

4) zobowiązania z tytułu dostaw;

5) należności i zobowiązania wobec organów podatkowych z różnych tytułów podatkowych, których jednostka jest płatnikiem;

6) należności i zobowiązania wobec ZUS i Funduszu Pracy;

7) dane podlegające wykazaniu w sprawozdaniach finansowych wynikające z ewidencji na kontach pozabilansowych.

2. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się według stanu na dzień 31 grudnia każdego roku kalendarzowego, według zasad określonych w instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

3. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza zespół spisowy z uprawnieniami do ustalania różnic inwentaryzacyjnych, w skład którego wchodzi co najmniej jedna osoba z Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej.

4. Do zadań zespołu spisowego dokonującego weryfikacji stanu ewidencyjnego należy:

1) porównanie stanu ewidencyjnego z właściwymi dokumentami potwierdzającymi stan na dzień inwentaryzacji;

2) weryfikacja stanu aktywów i pasywów, których wartość podlega sukcesywnemu zmniejszaniu na skutek zużycia lub zarachowania w koszty, obejmująca również ustalenie czy upłynął termin rozliczeń lub czy dalsze rozliczenie znajduje gospodarcze uzasadnienie i czy przebiega w sposób prawidłowy;

3) ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych;

4) sporządzenie protokołu z przebiegu inwentaryzacji przeprowadzonej w formie weryfikacji stanu ewidencyjnego.

§  51.

1. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych po ich wyjaśnieniu, zaopiniowaniu przez Głównego Księgowego Komendy Głównej Straży Granicznej i zatwierdzeniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej ujmuje się w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

2. Podstawę księgowego ujęcia różnic inwentaryzacyjnych stanowi sprawozdanie GKI zatwierdzone przez Komendanta Głównego Straży Granicznej, którego integralną częścią jest zestawienie różnic inwentaryzacyjnych.

3. Zestawienie różnic stanowi podstawę korekty stanów w ewidencji analitycznej.

§ 52. Niedobory oraz nadwyżki aktywów określonych w § 46 wycenia się według zasad określonych w instrukcji w sprawie przyjętych zasad rachunkowości w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

Rozdział  11

Sprawozdanie GKI

§  53.

1. Na podstawie protokołów sporządzonych przez zespoły spisowe oraz własnych ustaleń GKI opracowuje sprawozdanie z przebiegu inwentaryzacji.

2. Sprawozdanie obejmuje wszystkie inwentaryzacje przeprowadzone w jednym terminie.

3. W sprawozdaniu należy podać:

1) ilość zarządzonych inwentaryzacji wraz z oceną prawidłowości ich przebiegu;

2) ocenę przygotowań do inwentaryzacji;

3) ocenę pracy zespołów spisowych;

4) ważniejsze ustalenia dotyczące gospodarki rzeczowymi aktywami, z wyszczególnieniem wartości:

a) zapasów nieprzydatnych dla jednostki organizacyjnej oraz nadmiernych;

b) zapasów niepełnowartościowych oraz uszkodzonych w wyniku niewłaściwego przechowywania lub użytkowania;

c) zapasów własnych przechowywanych poza jednostką organizacyjną oraz obcych w jednostce organizacyjnej.

5) terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz wartość ujawnionych różnic inwentaryzacyjnych, wraz z wyjaśnieniami przyczyn powstania różnic oraz wnioskami w sprawie sposobu ich rozliczania;

6) propozycje wyceny roszczeń;

7) inne spostrzeżenia istotne z punktu widzenia prawidłowości gospodarowania składnikami majątku.

4. Sprawozdanie wraz z dokumentacją źródłową (zestawieniami zbiorczymi: arkuszami spisów z natury i arkuszami różnic inwentaryzacyjnych, z podziałem według osób materialnie odpowiedzialnych, protokołami zespołów spisowych, deklaracjami, wyjaśnieniami, itp.) Przewodniczący GKI przedkłada Komendantowi Głównemu Straży Granicznej do zatwierdzenia.

5. Sprawozdanie sporządza się w 2 egzemplarzach, pierwszy egzemplarz sprawozdania wraz z wykazem różnic inwentaryzacyjnych - po zatwierdzeniu - przekazywany jest Głównemu Księgowemu Komendy Głównej Straży Granicznej. Drugi egzemplarz bez załączników pozostaje w aktach GKI. Ponadto ze sprawozdania sporządza się wyciągi i przesyła wraz z odpowiednimi załącznikami do jednostek organizacyjnych, których mienie objęte było inwentaryzacją.

6. Komendant Główny Straży Granicznej może zarządzić, aby sprawozdanie sporządzone było w większej ilości egzemplarzy stosownie do potrzeb.

Rozdział  12

Wzory dokumentów

§  54.

1. Wprowadza się niżej wymienione wzory dokumentów inwentaryzacyjnych, stanowiące załączniki do Instrukcji:

1) "Wykaz członków zespołów spisowych" - załącznik nr 1;

2) "Harmonogram czynności wykonywanych w ramach inwentaryzacji prowadzonej w Komendzie Głównej Straży Granicznej" - załącznik nr 2;

3) "Oświadczenie osób odpowiedzialnych materialnie" - załącznik nr 3;

4) "Arkusz spisu z natury" - załącznik nr 4;

5) "Arkusz spisu z natury rzeczowych składników majątku w użytkowaniu - załącznik nr 5;

6) "Sprawozdanie zespołu spisowego dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury" - załącznik nr 6;

7) "Protokół inwentaryzacji przeprowadzonej w kasie" - załącznik nr 7;

8) "Protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych" - załącznik nr 8;

9) "Protokół kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury" - załącznik nr 9;

10) "Zestawienie zbiorcze spisów z natury" - załącznik nr 10;

11) "Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych" - załącznik nr 11;

12) "Protokół z posiedzenia GKI oraz zespołu inwentaryzacyjnego w sprawie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych" - załącznik nr 12;

13) "Sprawozdanie GKI" - załącznik nr 13;

14) "Ewidencja arkuszy spisów z natury" - załącznik nr 14.

Załączniki

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Załącznik Nr 1

Wykaz członków zespołów spisowych

grafika

Załącznik Nr 2

HARMONOGRAM

CZYNNOŚCI WYKONYWANYCH W RAMACH INWENTARYZACJI PROWADZONEJ W KOMENDZIE GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ W ROKU .........

grafika

Załącznik Nr 3

Oświadczenie osób odpowiedzialnych materialnie

grafika

Załącznik Nr 4

Arkusz spisu z natury

grafika

Załącznik Nr 5

Arkusz spisu z natury Nr .........

rzeczowe składniki majątku w użytkowaniu

grafika

Załącznik Nr 6

Sprawozdanie zespołu spisowego ......... dotyczące przygotowania i przebiegu spisu z natury w polu spisowym ......... dokonanego w okresie .........

grafika

Załącznik Nr 7

Protokół inwentaryzacji (kontroli) przeprowadzonej w kasie

grafika

Załącznik Nr 8

Protokół wyceny zapasów niepełnowartościowych ujętych w arkuszu spisowym nr .........

grafika

Załącznik Nr 9

Protokół kontroli kompletności, rzetelności i prawidłowości spisu z natury przeprowadzonej w dniach .........

grafika

Załącznik Nr 10

ZESTAWIENIE ZBIORCZE SPISÓW Z NATURY

grafika

Załącznik Nr 11

ZESTAWIENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

grafika

Załącznik Nr 12

Protokół

z posiedzenia Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej oraz zespołu inwentaryzacyjnego Nr ..... w sprawie weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych

grafika

Załącznik Nr 13

Sprawozdanie Głównej Komisji Inwentaryzacyjnej

grafika

Załącznik Nr 14

Ewidencja arkuszy spisów z natury

grafika