Wprowadzenie do użytku "Instrukcji o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej".
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MON.2023.12
Akt obowiązujący Wersja od: 21 lutego 2023 r.
DECYZJA Nr 9/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 17 lutego 2023 r.
w sprawie wprowadzenia do użytku "Instrukcji o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej"
Na podstawie art. 2 pkt 1 i 2a ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 1438) oraz § 1 pkt 6 lit. a i § 2 pkt 4 i 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się do użytku służbowego "Instrukcję o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej", zwaną dalej "instrukcją", stanowiącą załącznik do decyzji.§ 2.
W dokumentach etatowych jednostek (komórek) organizacyjnych resortu obrony narodowej stanowiska służbowe zaszeregowane do stopnia etatowego szeregowego (marynarza), oznaczone kodem kwalifikacji "75" (ukończenie gimnazjum), oznacza się kodem kwalifikacji "81" (wykształcenie podstawowe).§ 3.
Dokumenty etatowe oraz tabele należności nadane jednostkom (komórkom) organizacyjnym resortu obrony narodowej na podstawie dotychczas obowiązujących wzorów, zachowują ważność do czasu wydania nowych dokumentów, zgodnych z instrukcją.§ 4.
Dokumenty dołączone do etatów, etatów zbiorczych i wykazów stanowisk, przed dniem wejścia w życie instrukcji, zachowują ważność do czasu unieważnienia etatów, etatów zbiorczych i wykazów stanowisk lub wyczerpania możliwości wprowadzania wpisów w tych dokumentach.§ 5.
Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, za pośrednictwem Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1:1)
opracuje i prześle do Dowódcy Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni szczegółowy wykaz zmian z zakresu informacyjnego i funkcjonalnego systemu informatycznego "ETAT";2)
po dostosowaniu systemu informatycznego "ETAT" przez Dowódcę Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, w tym systemie:a)
dokona zmiany kodów kwalifikacji stanowisk służbowych, o których mowa w § 2,b)
wprowadzi miejsca dyslokacji komórek wewnętrznych.§ 6.
Dowódca Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, w terminie 60 dni od dnia otrzymania szczegółowego wykazu zmian, o którym mowa w § 5 pkt 1, spowoduje dostosowanie systemu informatycznego "ETAT" do postanowień niniejszej decyzji.§ 7.
Tracą moc decyzje:1)
Nr 235/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 3 sierpnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia do użytku "Instrukcji o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej" (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 305 oraz z 2013 r. poz. 268);2)
Nr 302/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 17 października 2013 r. w sprawie dostosowania zaszeregowania do stopni etatowych i grup uposażenia stanowisk służbowych oficerów młodszych, zmian kodów oznaczeń wymagań kwalifikacyjnych oraz zmieniająca decyzję w sprawie postępowania z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 268 oraz z 2022 r. poz. 146).§ 8.
Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.ZAŁĄCZNIK
MINISTERSTWO OBRONY NARODOWEJ
SZTAB GENERALNY WOJSKA POLSKIEGO
INSTRUKCJA O POSTĘPOWANIU Z DOKUMENTAMI ETATOWYMI I TABELAMI NALEŻNOŚCI W RESORCIE OBRONY NARODOWEJ
WARSZAWA
________________________________________________________________________
2023
SPIS TREŚCI
Rozdział 1 - Postanowienia ogólne
Rozdział 2 - Wydruk oraz kompletowanie dokumentów
Rozdział 3 - Ewidencja dokumentów
Rozdział 4 - Dokonywanie zmian w dokumentach oraz ich uaktualnianie
Rozdział 5 - Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów
Rozdział 6 - Postępowanie z unieważnionymi dokumentami
Rozdział 7 - Postępowanie z etatami ćwiczebnymi
Rozdział 8 - Postanowienia końcowe
Załączniki:
Nr 1 Wzór etatu - dyslokacja jednostki organizacyjnej w jednej miejscowości
Nr 2 Wzór etatu - dyslokacja komórek wewnętrznych (pododdziałów)
jednostki organizacyjnej w kilku miejscowościach
Nr 3 Wzór etatu jednostki organizacyjnej Wojsk Obrony Terytorialnej
Nr 4 Wzór etatu struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej
Nr 5 Wzór etatu zbiorczego
Nr 6 Wzór wykazu stanowisk
Nr 7 Wzór zestawienia rozdysponowanych środków etatowych
Nr 8 Wzór zbiorczego zestawienia rozdysponowanych środków etatowych
Nr 9 Wzór wykazu zmian do etatu
Nr 10 Wzór wykazu zmian do etatu (z zezwoleniem na odstąpienie od dokonywania zmian w tekście etatu) stanowiący załącznik do decyzji (zarządzenia)
Nr 11 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian
Nr 12 Wzór korekty do wykazu zmian do etatu
Nr 13 Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian
Nr 14 Wzór tabeli należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Nr 15 Wzór wykazu zmian do tabeli należności
Nr 16 Wzór wykazu dodatkowego do etatu
Nr 17 Wzór poprawki technicznej do etatu w formie wykazu zmian
Nr 18 Wzór poprawki technicznej do etatu w formie pisma
Nr 19 Wzór wykazu dokumentów włączonych do etatu
Nr 20 Wzór wykazu poprawek do etatu
Nr 21 Wzór zestawień stanów szkolonych w jednostkach organizacyjnych szkolnictwa wojskowego
Nr 22 Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Ministra Obrony Narodowej)
Nr 23 Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Szefa Sztabu Generalnego WP)
Nr 24 Wzór rozdzielnika pojazdów mechanicznych
Nr 25 Wzór karty ewidencji etatu
Nr 26 Wzór stron okładki etatu oraz przykładowy sposób opisania
Nr 27 Wzór pierwszej strony okładki unieważnionego etatu oraz przykładowy sposób opisania
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
§ 1.
Instrukcja o postępowaniu z dokumentami etatowymi i tabelami należności w resorcie obrony narodowej, zwana dalej "instrukcją", określa wzory dokumentów etatowych oraz tabel należności, zasady ich drukowania, kompletowania, ewidencjonowania i uaktualniania, a także zasady przesyłania, przechowywania i brakowania dokumentów etatowych oraz tabel należności.§ 2.
Użyte w instrukcji określenia oznaczają:1)
brakowanie - zniszczenie dokumentu, dokonane zgodnie z przepisami o postępowaniu z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych;2)
część materiałowa etatu - załączone do etatu: tabela należności oraz norma - rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego;3)
dokument etatowy - etat, etat zbiorczy, wykaz stanowisk, wykaz dodatkowy do etatu oraz wykaz zmian do etatu, etatu zbiorczego, wykazu stanowisk i wykazu dodatkowego, korekta do wykazu zmian;4)
etat - dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 8 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 2305);5)
etat ćwiczebny - dokument przeznaczony do celów szkoleniowych, zawierający wewnętrzną strukturę organizacyjną jednostki organizacyjnej, struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej lub określonej komórki wewnętrznej, liczbę, rodzaj i rangę wszystkich stanowisk ujętych w tym dokumencie oraz liczbę i rodzaj sprzętu wojskowego. Ujęte w etacie ćwiczebnym środki etatowe nie podlegają ukompletowaniu;6)
etat zbiorczy - dokument określający liczbę, rodzaje i rangę wszystkich stanowisk ujętych w tym dokumencie, przeznaczonych dla jednostek organizacyjnych Ordynariatu Polowego, Prawosławnego Ordynariatu Wojska Polskiego, a także na czas "W" jednostek organizacyjnych Służby Wywiadu Wojskowego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego oraz liczbę i rodzaje etatowego sprzętu wojskowego należnego tym jednostkom organizacyjnym;7)
etatowy stan stały - liczbę stanowisk wojskowych i pracowników resortu obrony narodowej oraz sprzętu wojskowego określoną w etacie jednostki organizacyjnej lub strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej, przeznaczoną wyłącznie dla tej jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej8)
etatowy stan zmienny - określoną w etacie liczbę stanowisk wojskowych i pracowników resortu obrony narodowej (wliczaną do limitów stanowisk Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej), przewidzianych do cyklicznego szkolenia i uzupełniania na potrzeby własne oraz innych jednostek organizacyjnych lub struktur organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej;9)
instytucja cywilna - podmiot, realizujący zadania szczególnie ważne dla obronności i bezpieczeństwa Rzeczypospolitej Polskiej;10)
jednostka organizacyjna - jednostka, o której mowa w art. 2 pkt 10 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;11)
karta ewidencji etatu - wykaz jednostek organizacyjnych, struktur organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej oraz instytucji cywilnych otrzymujących etat;12)
komórka organizacyjna - komórka, o której mowa w art. 2 pkt 13 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;13)
komórka wewnętrzna - część składowa komórki organizacyjnej, jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;14)
korekta do wykazu zmian - dokument wydany przed terminem obowiązywania wykazu zmian, stanowiący podstawę do dokonania zmian w etacie, po uprzednim wprowadzeniu zapisów wynikających z wykazu zmian (data obowiązywania jest taka sama jak data obowiązywania wykazu zmian, do którego została wydana korekta);15)
nieetatowy stan zmienny - liczbę cyklicznie szkolonych żołnierzy i pracowników resortu obrony narodowej (niewliczaną do limitów stanowisk Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej), na potrzeby innych jednostek organizacyjnych/struktur organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej (stanowiska szkolonych żołnierzy ujęte są w etatach właściwych /macierzystych/ jednostek organizacyjnych/ struktur organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej);16)
norma - rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego - dokument stanowiący integralną część tabeli należności, będący podstawą do podziału w jednostkach organizacyjnych, strukturach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej - ogólnej liczby sprzętu i wyposażenia tabelarycznego na poszczególne komórki wewnętrzne oraz określone stanowiska służbowe (pracy) i sprzęt etatowy;17)
Org.-et... - symbole (oznaczenia) formularzy etatowych, których ustanawianie, zmiany i wycofywanie odbywa się na mocy odrębnych przepisów;18)
poprawka techniczna - dokument stanowiący podstawę do sprostowania (usunięcia) błędów technicznych w dokumentach etatowych, tabelach należności oraz normach - rozdzielnikach sprzętu i wyposażenia tabelarycznego;19)
pracownik - pracownik resortu obrony narodowej, o którym mowa w art. 2 pkt 24 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny;20)
quasi stanowisko - stanowisko utworzone z połączenia dwóch stanowisk ze struktury organizacyjnej jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;21)
rozdzielnik samochodów osobowych - dokument stanowiący załącznik do etatu, określający przeznaczenie i przydział ujętych w etacie samochodów osobowych;22)
samochód osobowy "A" - samochód osobowy z kartą drogową A, przeznaczony do wyłącznego dysponowania przez osobę uprawnioną, z uwzględnieniem pełnej jej dyspozycyjności i bez ograniczenia limitu kilometrów;23)
samochód osobowy "B" - samochód osobowy z kartą drogową B, przeznaczony do zabezpieczenia potrzeb transportowych struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostki organizacyjnej, w tym do przejazdów służbowych osoby uprawnionej - w ramach przydzielonego limitu kilometrów;24)
samochód osobowy "D" - samochód dyżurny, przeznaczony do zabezpieczenia potrzeb transportowych struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej lub jednostek organizacyjnych, który może być również wykorzystywany w dyspozycyjnej kolumnie transportowej;25)
sprzęt etatowy - sprzęt wojskowy ujęty w etacie jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;26)
sprzęt etatowy ćwiczebny lub sprzęt etatowy szkolny - sprzęt wojskowy ujęty w etacie jednostki organizacyjnej (np. w jednostce organizacyjnej szkolnictwa wojskowego) wykorzystywany do celów szkoleniowych;27)
sprzęt i wyposażenie tabelaryczne - nieujętą w etacie część sprzętu wojskowego oraz wyposażenia przeznaczonego dla danej jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej, która jest niezbędna do wykonania określonych dla niej zadań;28)
stanowisko cywilne - stanowisko występujące w dokumencie etatowym przeznaczone dla pracowników;29)
stanowisko etatowe - stanowisko ujęte w dokumencie etatowym;30)
stanowisko wojskowe - stanowisko występujące w dokumencie etatowym przeznaczone dla żołnierzy;31)
stan etatowy - liczbę stanowisk przeznaczonych dla żołnierzy i pracowników oraz ilość sprzętu wojskowego określoną w etacie jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;32)
struktura organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej - komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej, struktura organizacyjna wyodrębniona w etacie osoby zajmującej kierownicze stanowisko Ministerstwa Obrony Narodowej lub Gabinet Polityczny Ministra Obrony Narodowej;33)
środki etatowe - przewidziane w dokumentach etatowych stanowiska służbowe (pracy), zwierzęta i sprzęt wojskowy;34)
tabela należności - dokument określający należną jednostce organizacyjnej lub strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej ogólną liczbę sprzętu etatowego oraz sprzętu i wyposażenia tabelarycznego określonego w normach należności, według jej przeznaczenia;35)
termin obowiązywania wykazu zmian - określony przez Ministra Obrony Narodowej, zwanego dalej "Ministrem", lub uprawnione osoby funkcyjne dzień rozpoczęcia lub zakończenia funkcjonowania komórki wewnętrznej, stanowiska albo wprowadzenia lub wycofania z wyposażenia jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej sprzętu wojskowego;36)
urządzenie ewidencyjne dla dokumentów etatowych:a)
książka ewidencji etatów według kolejności numerów w poszczególnych grupach etatowych (Org.-et./6),b)
książka ewidencji etatów archiwalnych (Org.-et.7)- o ustalonych rubrykach, służące do ewidencji dokumentów etatowych oraz umożliwiające kontrolę ich stanu i obiegu;
37)
wyciąg z dokumentu etatowego - część dokumentu etatowego uwierzytelniona przez uprawnioną osobę;38)
wykaz dodatkowy do etatu - dokument etatowy opracowywany dla jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej w przypadku wystąpienia uzasadnionej potrzeby utworzenia dodatkowych komórek wewnętrznych, stanowisk służbowych (pracy) niezbędnych do realizacji zadań, które nie są związane z dotychczasowym przeznaczeniem tej jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej;39)
wykaz stanowisk - dokument zawierający zestawienie stanowisk w jednostkach organizacyjnych nadzorowanych przez Ministra, funkcjonujących według odrębnych przepisów oraz stanowisk przeznaczonych dla żołnierzy zawodowych pełniących służbę w instytucjach cywilnych, a także poza granicami państwa oraz w strukturach międzynarodowych i wielonarodowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;40)
wykaz zmian - dokument stanowiący podstawę do dokonywania zmian w etacie, etacie zbiorczym, wykazie stanowisk, wykazie dodatkowym do etatu, zestawieniu rozdysponowanych środków etatowych, tabeli należności, normie-rozdzielniku sprzętu i wyposażenia tabelarycznego;41)
zestawienie rozdysponowanych środków etatowych - dokument wydany przez dysponenta środków etatowych na podstawie etatu zbiorczego, określający strukturę wewnętrzną jednostki organizacyjnej, liczbę, rodzaje i rangę wszystkich stanowisk etatowych występujących w tej jednostce, jak również liczbę i rodzaje sprzętu wojskowego albo dokument wydany przez dysponenta środków etatowych na podstawie etatu zbiorczego, zawierający liczbę stanowisk etatowych w jednostce organizacyjnej na czas "W" i "P", przeznaczonych dla właściwej jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej pod względem podporządkowania i zaopatrzenia;42)
zestawienie wprowadzonych zmian - dokument ewidencyjny zawierający zestawienie wykazów zmian, korekt do wykazu zamian i poprawek technicznych.§ 3.
1.
Dokumenty etatowe, tabele należności i zestawienia rozdysponowanych środków etatowych wykonuje się z wykorzystaniem Elektronicznych Programów Przetwarzania Danych, zwanych dalej "EPPD".2.
Stosowane w EPPD oraz w dokumentach etatowych symbole stopni i tytułów wojskowych, pierwszego i drugiego członu rodzaju stanowisk (sprzętu) oraz wymagań kwalifikacyjnych wojskowych i cywilnych określone są na drugiej stronie okładki etatu w załączniku Nr 26.3.
W przypadku braku EPPD oraz w wyjątkowych sytuacjach (w szczególności awaria systemu) dokumenty, o których mowa w ust. 1, mogą być tymczasowo wykonywane z pominięciem EPPD. Po usunięciu przeszkody dokumenty te należy niezwłocznie wprowadzić do systemu.Rozdział 2
Wydruk oraz kompletowanie dokumentów
Wydruk oraz kompletowanie dokumentów
§ 4.
1.
Wydruk dokumentów etatowych oraz ich zapis na informatycznych nośnikach danych, zwanych dalej "IND", wykonywany jest przez Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1, przy współudziale Regionalnego Centrum Informatyki Warszawa.2.
Po zatwierdzeniu dokumentów etatowych, następuje ich powielenie (utrwalenie) oraz rozesłanie, na podstawie rozdzielnika, przez Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1 do Departamentu Kadr, Zarządu Logistyki - P4, właściwego dysponenta środków etatowych, Inspektoratu Wsparcia Sił Zbrojnych lub innego właściwego dysponenta środków budżetowych drugiego stopnia.3.
Oryginały dokumentów etatowych w formie wydruku przechowuje się w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1.§ 5.
Dysponenci środków etatowych rozsyłają otrzymane z Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 dokumenty etatowe do właściwych, podległych im jednostek organizacyjnych (do jednostek posiadających możliwości stosowania EPPD dysponenci środków etatowych rozsyłają dokumenty etatowe również na IND).§ 6.
Wydruk dokumentów, opracowanych na podstawie etatu zbiorczego w ramach jego rozdysponowania (zestawienie rozdysponowanych środków etatowych), dokonywany jest w jednostce organizacyjnej podległej dysponentowi środków etatowych.§ 7.
1.
Opcjonalnie etat, wykaz zmian do etatu jednostki organizacyjnej, korekta do wykazu zmian, poprawka techniczna, po odwzorowaniu cyfrowym w formacie zabezpieczonym przed dokonywaniem zmian i zapisaniu na IND w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1, może być rozesłany w tej formie do podmiotów, o których mowa w § 5. Odbiorcy po otrzymaniu nośnika i otwarciu pliku z zapisanymi danymi etatowymi, mogą dokonać wydruku niezbędnej liczby egzemplarzy dokumentu, a po wydrukowaniu potwierdzają jego zgodność z dokumentem zapisanym na IND.2.
Do przesyłania dokumentów, o których mowa w ust. 1, wykorzystuje się wyłącznie systemy teleinformatyczne, posiadające akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego.3.
Na potrzeby realizacji planu przydziałów gospodarczych, dopuszcza się możliwość sporządzania i dalszego przesyłania wyciągów z dokumentów etatowych, z zachowaniem zasad wykonywania, ewidencjonowania i oznaczania materiałów niejawnych, a także zasad pracy biurowej.§ 8.
Dokumenty etatowe, zestawienia rozdysponowanych środków etatowych, poprawki techniczne oraz zestawienia wprowadzonych zmian - wykonywane są według wzorów, stanowiących załączniki do instrukcji:1)
etat - według wzoru określonego w załącznikach nr 1, 2, 3 i 4 do instrukcji;2)
etat zbiorczy - według wzoru określonego w załączniku nr 5 do instrukcji;3)
wykaz stanowisk - według wzoru określonego w załączniku nr 6 do instrukcji;4)
wykaz dodatkowy do etatu - według wzoru określonego w załączniku nr 16 do instrukcji;5)
zestawienie rozdysponowanych środków etatowych - według wzoru określonego w załączniku nr 7 do instrukcji;6)
zbiorcze zestawienie rozdysponowanych środków etatowych - według wzoru określonego w załączniku nr 8 do instrukcji;7)
wykaz zmian do etatu - według wzoru określonego w załącznikch nr 9 i 10 do instrukcji;8)
korekta do wykazu zmian do etatu - według wzoru określonego w załączniku nr 12 do instrukcji;9)
poprawka techniczna - według wzoru określonego w załącznikach nr 17 i 18 do instrukcji;10)
zestawienie wprowadzonych zmian (poprawek) do etatu - według wzoru wykazu poprawek do etatu określonego w załączniku nr 20 do instrukcji.§ 9.
Zestawienia stanów żołnierzy szkolonych w jednostkach organizacyjnych szkolnictwa wojskowego wykonywane są według wzoru określonego w załączniku nr 21 do instrukcji.§ 10.
Część materiałowa etatu wykonywana jest w Zarządzie Logistyki - P4 według wzorów, stanowiących załączniki do instrukcji:1)
tabela należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego - według wzoru określonego w załączniku nr 14 do instrukcji;2)
wykaz zmian do tabeli należności - według wzoru określonego w załączniku nr 15 do instrukcji.§ 11.
1.
Dokumenty etatowe, w tym również część materiałową etatu, kompletuje się w okładce, o której mowa w § 12 ust. 1, według następujących zasad:1)
przed etatem, etatem zbiorczym oraz wykazem stanowisk zamieszcza się:a)
wykaz dokumentów włączonych do etatu, według wzoru Org.-et./2 określonego w załączniku nr 19 do instrukcji,b)
zestawienie wprowadzonych zmian (poprawek) do etatu (oddzielnie na czas "P" i na czas "W"), według wzoru Org.-et./3 określonego w załączniku nr 20 do instrukcji;2)
po etacie, etacie zbiorczym, wykazie stanowisk, wykazie dodatkowym zamieszcza się:a)
tabelę należności oraz normę-rozdzielnik sprzętu i wyposażenia tabelarycznego,b)
rozdzielnik samochodów osobowych - według wzoru określonego w załącznikach nr 22 i 23 do instrukcji,c)
rozdzielnik pojazdów mechanicznych (dotyczy jednostek zabezpieczających) - według wzoru określonego w załączniku nr 24 do instrukcji.2.
Zabrania się dołączania do skompletowanego etatu innych dokumentów, niż wymienione w ust. 1.3.
W dokumencie etatowym pozostają jedynie aktualne dokumenty, o których mowa w ust. 1.§ 12.
1.
Skompletowany etat, etat zbiorczy, wykaz stanowisk oprawia się w okładkę (okładki) wykonaną według wzoru Org.-et./1 określonego w załączniku nr 26 do instrukcji. Na zewnętrznej stronie okładki (okładek) umieszcza się:1)
na środku - jako pierwszy element w nagłówku okładki - klauzulę tajności;2)
w prawym górnym rogu - numer egzemplarza etatu, a w przypadku, gdy etat wykonano w jednym egzemplarzu - napis "egzemplarz pojedynczy";3)
w lewym górnym rogu - symbol literowy, określający charakter jednostki:a)
literę "P" - dla etatu czasu pokojowego,b)
literę "W" - dla etatu czasu wojennego,c)
litery "W-P" - dla etatu czasu wojenno-pokojowego;4)
centralnie u góry - akt prawny (numer pisma wychodzącego), którym nadano (rozesłano) etat;5)
na oryginale wznowionego lub unieważnionego etatu (przechowywanego w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1) dodatkowo (pod aktem prawnym) wpisuje się numer archiwalny etatu z "Książki ewidencji etatów archiwalnych";6)
na środku - oznaczenie (numer) etatu i nazwę jednostki;7)
na środku - jako ostatni element w stopce okładki - klauzulę tajności;8)
w przypadku etatu jawnego nie stosuje się postanowień pkt 1 i 7.2.
Wzór okładki skompletowanego etatu, etatu zbiorczego, wykazu stanowisk oraz przykładowy sposób ich opisania określają załączniki nr 26 i 27 do instrukcji.3.
Do oryginału etatu pozostającego w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1 załącza się kartę ewidencji etatu, w której ewidencjonuje się liczbę wydrukowanych etatów i liczbę wysłanych dokumentów w wersji elektronicznej, według wzoru określonego w załączniku nr 25 do instrukcji.Rozdział 3
Ewidencja dokumentów
Ewidencja dokumentów
§ 13.
1.
Dokumenty etatowe ewidencjonuje się w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1. W ramach tej działalności prowadzona jest:1)
ewidencja etatów, etatów zbiorczych, wykazów stanowisk według grup i kolejności numerów - w "Książce ewidencji etatów", według wzoru Org.-et/6;2)
ewidencja unieważnionych etatów, etatów zbiorczych, wykazów stanowisk - w "Książce ewidencji etatów archiwalnych", według wzoru Org.-et/7;3)
ewidencja wykazów zmian, korekt do wykazów zmian i poprawek technicznych - w "Księdze ewidencji i rozdziału zarządzeń (decyzji) wykazów zmian, korekt i poprawek technicznych";4)
urządzenia, o których mowa w pkt 1-3, podlegają zarejestrowaniu w "Rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych".2.
Rozdzielniki dokumentów etatowych (według adresatów i numerów egzemplarzy), wysyłanych do jednostek organizacyjnych lub struktur organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej - załącza się do oryginału dokumentu etatowego pozostającego w Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1.3.
W jednostkach organizacyjnych i strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej otrzymujących dokumenty etatowe, po odłączeniu tych dokumentów od zarządzenia (decyzji, pisma), dokonuje się ich ewidencji, we właściwej kancelarii tajnej (punkcie ewidencyjnym):1)
w "Książce ewidencji etatów", według wzoru Org.-et/4 jeżeli część otrzymywanych dokumentów etatowych przekazywana jest podległym jednostkom;2)
w "Książce ewidencji etatów", według wzoru Org.-et/5 jeżeli dokumenty etatowe, w tym dokumenty etatowe jednostek przydzielonych na zaopatrzenie, przeznaczone są wyłącznie do własnego użytku;3)
w "Rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych", jeżeli dokumenty etatowe dotyczą wyłącznie jednostki organizacyjnej lub struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej, do której wpłynęły;4.
Urządzenia, o których mowa w ust. 3 pkt 1-2, podlegają zarejestrowaniu w "Rejestrze teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych".Rozdział 4
Dokonywanie zmian w dokumentach oraz ich uaktualnianie
Dokonywanie zmian w dokumentach oraz ich uaktualnianie
§ 14.
Dokonywanie zmian następuje:1)
w tekście etatu (etatu zbiorczego, wykazu stanowisk) - na podstawie decyzji Ministra Obrony Narodowej, wykazu zmian do etatu i korekty do wykazu zmian;2)
w tekście części materiałowej etatu - na podstawie wykazu zmian do tabeli należności;3)
w tekście dokumentów wydanych w ramach rozdysponowania etatu zbiorczego - na podstawie dokumentów wydanych przez dysponenta środków etatowych;4)
poprzez korygowanie błędów:a)
w dokumentach etatowych opracowanych przez Zarząd Organizacji i Uzupełnień - P1 - na podstawie poprawki technicznej do etatu podpisanej przez Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 - według wzoru określonego w załącznikach nr 17 i 18 do instrukcji,b)
w części materiałowej etatu opracowanej przez Zarząd Logistyki - P4 - na podstawie wykazu zmian do tabeli należności, podpisanego przez Szefa Zarządu Logistyki - P4 lub osobę funkcyjną przez niego upoważnioną - według wzoru określonego w załączniku nr 15 do instrukcji.§ 15.
1.
W jednostkach organizacyjnych i w strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej dokonuje się zmian (odręcznie kolorem czerwonym) w tekście dokumentów etatowych, tabelach należności, dokumentach wydanych w ramach rozdysponowania etatu zbiorczego, niezwłocznie po otrzymaniu właściwego aktu wprowadzającego te zmiany. W uzasadnionych przypadkach, wynikających z zachowania przejrzystości wprowadzanych zmian, dopuszcza się, opracowaną we własnym zakresie z wykorzystaniem dostępnych programów do edytowania tekstów, formę nadruku stałego (kolorem czerwonym) na niezadrukowanej (odwrotnej) stronie etatu.2.
Podstawę prawną zmian dokonanych w etacie wpisuje się w "zestawieniu wprowadzonych zmian" pod kolejnym numerem, który stanowi "cechę zmiany". Cechą tą oznacza się zmiany naniesione w tekście etatu.3.
W przypadku otrzymania uaktualnionej tabeli należności do etatu, należy ją bezzwłocznie "dołączyć" do dokumentu, a nieaktualną (poprzednią) "odłączyć" od etatu.4.
Przykładowy sposób odnotowywania wprowadzonych zmian określa załącznik nr 20 do instrukcji.5.
Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian określają załączniki nr 11 i 13 do instrukcji.§ 16.
Jeżeli wprowadzenie zmian uczyniłoby część etatu mało czytelną lub uniemożliwiało zamieszczenie odpowiednich wpisów, to część tę należy przekreślić kolorem czerwonym i sporządzić adnotację "patrz strona...", a następnie nową treść wpisać na niezadrukowanej (odwrotnej) stronie etatu.§ 17.
Jeżeli wykaz zmian zawiera uwagę o ujęciu zmian w najbliższej edycji ujednoliconego tekstu dokumentu etatowego (załącznik nr 10) to zmiany nie nanosi się w etacie, a w "zestawieniu wprowadzonych zmian" nanosi się tylko informację zgodnie z przykładem określonym w załączniku nr 20 do instrukcji.§ 18.
Kopie wykazów zmian, korekt do wykazów zmian i poprawek technicznych lub otrzymane IND z tymi zapisanymi dokumentami, po dokonaniu na ich podstawie odpowiednich wpisów, podlegają brakowaniu.§ 19.
Zmiany w dyslokacji, strukturze jednostki (komórki) organizacyjnej lub strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej oraz w jej stanie osobowym i sprzęcie wojskowym należy wprowadzić (wpisać) w odpowiednich pozycjach wewnątrz etatu (dyslokacja komórek/pododdziałów, organizacja, stan etatowy, zestawienia sumaryczne), a także w odpowiednich działach tabeli należności (na podstawie wykazu zmian do tabeli należności).§ 20.
1.
W przypadku, gdy etat lub jego część materiałowa, w wyniku wprowadzonych zmian, stały się mało czytelne lub gdy zaistniały inne uzasadnione przyczyny, należy wydać jednolity tekst tych dokumentów, uwzględniający wszystkie wprowadzone zmiany.2.
Na pierwszej stronie jednolitego tekstu etatu, etatu zbiorczego, wykazu stanowisk zamieszcza się informację (opis) o dacie uaktualnienia zawartości dokumentu oraz numerze i dacie wydania ostatniego wykazu zmian uwzględnionego w tym jednolitym tekście.3.
Wydruk jednolitego tekstu etatu lub jego części materiałowej następuje na zasadach określonych w rozdziale 2.Rozdział 5
Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów
Przechowywanie oraz udostępnianie dokumentów
§ 21.
Dokumenty etatowe, tabele należności, zestawienia rozdysponowanych środków etatowych zabezpiecza i przechowuje się w:1)
Zarządzie Organizacji i Uzupełnień - P1 - nadane przez Ministra Obrony Narodowej, Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej lub przez Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego;2)
jednostkach organizacyjnych - nadane przez upoważnionych dysponentów środków etatowych w ramach rozdysponowania etatów zbiorczych.§ 22.
Dokumenty, o których mowa w § 21, w zależności od klauzuli tajności, mogą być udostępniane albo przekazywane po spełnieniu łącznie poniższych wymogów:1)
osobie spełniającej przesłanki określone w art. 21 ust. 1 i 4 albo art. 34 ust. 5 i 9 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 742 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1933);2)
na podstawie dekretacji kierownika jednostki organizacyjnej, struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej lub osoby przez niego upoważnionej;3)
w pomieszczeniu, zlokalizowanym we właściwej dla klauzuli dokumentu strefie ochronnej;4)
za pośrednictwem odpowiedniej kancelarii, w przypadku klauzuli "poufne", "tajne" i "ściśle tajne".§ 23.
Każdorazowe pobranie i zwrot dokumentu, o którym mowa w § 22, osoba pobierająca etat i osoba przyjmująca go, stwierdzają własnoręcznymi podpisami w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym.Rozdział 6
Postępowanie z unieważnionymi dokumentami
Postępowanie z unieważnionymi dokumentami
§ 24.
1.
Dokumenty etatowe unieważnia się na podstawie dokumentów organizacyjnych, o których mowa w decyzji Nr 184/MON Ministra Obrony Narodowej w sprawie działalności kompetencyjnej i organizacyjno-etatowej dotyczącej jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej, wydanych przez osoby funkcyjne uprawnione do zatwierdzania tych dokumentów etatowych.2.
Zestawienia rozdysponowanych środków etatowych unieważnia się na podstawie decyzji właściwych osób funkcyjnych.3.
Fakt unieważnienia dokumentu, o którym mowa w ust. 1 lub 2, odnotowuje się, z podaniem podstawy tego unieważnienia, w urządzeniach ewidencyjnych, w których dokument ten został zarejestrowany.§ 25.
1.
Oryginały unieważnionych dokumentów etatowych, tabel należności, zestawień rozdysponowanych środków etatowych, przechowuje się w jednostkach organizacyjnych lub strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej, które je wydały, jako materiały archiwalne, przez okres 5 lat (od daty ich unieważnienia).2.
Po upływie 5 lat oryginały dokumentów, o których mowa w ust. 1, przekazuje się do właściwego archiwum wojskowego w celu dalszego ich przechowywania.3.
Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przygotowuje do przekazania do właściwego archiwum wojskowego wyznaczona osoba do prowadzenia urządzeń, o których mowa w § 13.§ 26.
1.
Kopie unieważnionych dokumentów, o których mowa w § 25 ust. 1 i 2, znajdujące się w jednostkach organizacyjnych lub strukturze organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej podlegają brakowaniu, jako dokumenty niearchiwalne.2.
Fakt zniszczenia dokumentów odnotowuje się w "Książce ewidencji etatów" i innych urządzeniach ewidencyjnych, w których dokumenty te zaewidencjonowano, podając jednocześnie podstawę ich zniszczenia.Rozdział 7
Postępowanie z etatami ćwiczebnymi
Postępowanie z etatami ćwiczebnymi
§ 27.
1.
W ramach działalności organizacyjno-etatowej mogą być wydawane, w celach szkoleniowych, etaty ćwiczebne jednostek organizacyjnych, struktury organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej lub komórek wewnętrznych.2.
Etaty ćwiczebne oraz inne niezbędne dokumenty wydawane do etatów ćwiczebnych wykonuje się według wzorów określonych w rozdziale 2.3.
Etaty ćwiczebne, stosownie do potrzeb, wydawać mogą: Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych, Dowódca Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, Dowódca Garnizonu Warszawa lub Komendant Główny Żandarmerii Wojskowej.4.
Wykazy zmian do etatów ćwiczebnych, korekty do wykazów zmian zatwierdza (akceptuje) odpowiednio Szef Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 (dla etatów ćwiczebnych wydanych przez Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego), dowódcy rodzajów Sił Zbrojnych, Dowódca Komponentu Wojsk Obrony Cyberprzestrzeni, Dowódca Garnizonu Warszawa lub Komendant Główny Żandarmerii Wojskowej.§ 28.
Każdy etat ćwiczebny podlega zarejestrowaniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami z uwzględnieniem wytycznych w sprawie ochrony informacji niejawnych wydawanych do ćwiczenia.§ 29.
Przechowywanie, udostępnianie i brakowanie etatów ćwiczebnych odbywa się na zasadach określonych w rozdziale 5 i 6.Rozdział 8
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
§ 30.
1.
Zatwierdzone dokumenty etatowe przesyłane są do adresatów przez Szefa Zarządu Organizacji i Uzupełnień - P1 lub przez upoważnione osoby funkcyjne - zgodnie z rozdzielnikiem.2.
Zatwierdzone tabele należności przesyłane są do adresatów przez Szefa Zarządu Logistyki - P4 lub przez upoważnione osoby funkcyjne - zgodnie z rozdzielnikiem.Załącznik Nr 2
Wzór etatu - dyslokacja komórek wewnętrznych (pododdziałów) jednostki organizacyjnej w kilku miejscowościach
Wzór etatu - dyslokacja komórek wewnętrznych (pododdziałów) jednostki organizacyjnej w kilku miejscowościach
Załącznik Nr 10
Wzór wykazu zmian do etatu (z zezwoleniem na odstąpienie od dokonywania zmian w tekście etatu) stanowiący załącznik do decyzji (zarządzenia)
Wzór wykazu zmian do etatu (z zezwoleniem na odstąpienie od dokonywania zmian w tekście etatu) stanowiący załącznik do decyzji (zarządzenia)
Załącznik Nr 13
Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian
Przykładowy sposób naniesienia poprawek w etacie na podstawie wykazu zmian oraz korekty do wykazu zmian
Załącznik Nr 14
Wzór tabeli należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Wzór tabeli należności do etatu oraz normy-rozdzielnika sprzętu i wyposażenia tabelarycznego
Załącznik Nr 21
Wzór zestawień stanów szkolonych w jednostkach organizacyjnych szkolnictwa wojskowego
Wzór zestawień stanów szkolonych w jednostkach organizacyjnych szkolnictwa wojskowego
Załącznik Nr 22
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Ministra Obrony Narodowej)
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Ministra Obrony Narodowej)
Załącznik Nr 23
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Szefa Sztabu Generalnego WP)
Wzór rozdzielnika samochodów osobowych (zatwierdzanego przez Szefa Sztabu Generalnego WP)
Załącznik Nr 26
Wzór stron okładki etatu oraz przykładowy sposób opisania - pierwsza strona okładki etatu
Wzór stron okładki etatu oraz przykładowy sposób opisania - pierwsza strona okładki etatu
Załącznik Nr 27
Wzór pierwszej strony okładki unieważnionego etatu oraz przykładowy sposób opisania
Wzór pierwszej strony okładki unieważnionego etatu oraz przykładowy sposób opisania