Nowość Ustalenie szczegółowych zasad rachunkowości w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
Dz.Urz.ABW.2024.19
Akt oczekującyZARZĄDZENIE Nr 44
SZEFA AGENCJI BEZPIECZEŃSTWA WEWNĘTRZNEGO
z dnia 13 czerwca 2024 r.
w sprawie ustalenia szczegółowych zasad rachunkowości w Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego
ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
ZASADY ORGANIZACJI RACHUNKOWOŚCI
ZASADY ORGANIZACJI RACHUNKOWOŚCI
I.
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji księgowej
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencji księgowej
2. Analityczna ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz uzbrojenia jest prowadzona przez Biuro Logistyki ABW oraz właściwe komórki organizacyjne ABW w delegaturach ABW przy użyciu programów komputerowych firmy Fortech Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie:
1) Ft-ST7, wersja 7 - obsługa środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
2) Ft-GM7, wersja 7 - gospodarka materiałowa;
3) Ft-GU7, wersja 7 - gospodarka uzbrojeniem.
3. Ewidencja analityczna operacji finansowych Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej w ABW, zwanej dalej "KOP", jest prowadzona przy użyciu programu komputerowego Ft-KOP w wersji 7 firmy Fortech Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie.
4. Analityczna ewidencja ilościowo-wartościowa zbiorów bibliotecznych jest prowadzona przez Centralny Ośrodek Szkolenia i Edukacji ABW.
5. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, który rozpoczyna się w dniu 1 stycznia, a kończy w dniu 31 grudnia. Rok obrotowy jest rokiem budżetowym. Okresy sprawozdawcze w roku obrotowym dzielą się na:
1) miesięczne;
2) kwartalne;
3) półroczne;
4) roczne.
6. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki organizacyjnej ABW następuje do dnia 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego.
7. Księgi rachunkowe ABW zawierają zapis wszystkich operacji gospodarczych dokonanych w roku obrotowym.
8. W celu jednoznacznego powiązania kont księgi głównej z ewidencją pomocniczą (w szczególności z ewidencją analityczną aktywów trwałych i rzeczowych aktywów obrotowych) oraz w celu przypisania operacji gospodarczych do właściwego roku obrotowego, okresy sprawozdawcze są zamykane:
1) za miesiące od stycznia do marca - nie później niż do 30 kwietnia bieżącego roku;
2) za miesiące od kwietnia do listopada do 25 dnia miesiąca kalendarzowego następującego po okresie sprawozdawczym;
3) za miesiąc grudzień - nie później niż do 30 kwietnia następnego roku.
9. Szczegółowe informacje dotyczące wykazu struktury zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe oraz wzajemnych powiązań na komputerowych nośnikach danych są zawarte w instrukcjach do poszczególnych programów.
10. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, które tworzą:
1) dziennik;
2) księgę główną;
3) księgi pomocnicze;
4) zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych.
11. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane systematycznie i chronologicznie zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków wcześniej nieprzypisanych, które są ujmowane w terminie ich zapłaty.
12. Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W przypadku zniszczenia bądź zaginięcia dowodu księgowego wprowadzenia zapisu dokonuje się na podstawie zastępczego dowodu księgowego.
13. Wszystkie zapisy księgowe posiadają automatycznie nadane kolejne numery pozycji oraz pozwalają na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
14. Zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w powiązaniu ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, w sposób zapewniający ich trwałość, a obroty są liczone w sposób ciągły.
15. Przychody i koszty podlegają zarachowaniu na kontach zespołu 4 i 7 oraz odpowiednich kontach rozrachunkowych, odzwierciedlając w księgach wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające uzyskanie dochodów i poniesienie wydatków. W zakresie wydatków i kosztów ujmuje się na odpowiednich kontach także zaangażowania środków.
16. Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, poprzez wskazanie miesiąca oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) przez osoby odpowiedzialne za te wskazania, wynika z techniki dokumentowania zapisów księgowych w programie finansowo-księgowym Ft-FK7.
17. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające i uzupełniające dla wybranych kont księgi głównej.
18. Wprowadzanie danych do systemu finansowo-księgowego Ft-FK7 dotyczących operacji finansowych KOP w trakcie roku obrotowego jest dokonywane syntetycznie, na podstawie wyciągu bankowego za pomocą obrotów w odpowiedniej korespondencji kont 139 i 247-01 - "Rozrachunki z tytułu sum depozytowych KOP". Na koniec roku obrotowego saldo konta 247-01 (konto aktywno-pasywne) zostaje rozksięgowane odpowiednio na konta 241, 242, 854 zgodnie z ich treścią ekonomiczną, na podstawie zapisów ewidencji analitycznej z aplikacji Ft-KOP. Na koniec roku konto 247-01 nie wykazuje salda.
19. Konta pozabilansowe pełnią wyłącznie funkcję informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny.
20. Ewidencja wykonania budżetu w układzie zadaniowym jest prowadzona w ABW na kontach księgi głównej, na których operacje są ujmowane według podziałek klasyfikacji budżetowej, a następnie na podstawie zapisów zbiorczych jest przenoszona na konto pozabilansowe 990 w układzie funkcji, zadań, podzadań i działań według stanu na dzień 31 grudnia danego roku obrotowego.
21. Z uwagi na czystość obrotów na koncie, korekty i zapisy równoległe dotyczące przeniesienia między kontami, są ewidencjonowane zapisem czerwonym. Dotyczy to wszystkich kont bilansowych i pozabilansowych.
22. Operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych w danym miesiącu kalendarzowym po dokonaniu kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej pod datą akceptacji przez głównego księgowego lub pod datą, w której przysługują do wypłaty.
23. Dowody księgowe zewnętrzne obce z datą operacji gospodarczej z poprzednich miesięcy kalendarzowych, wpływające po kontroli merytorycznej do Biura Finansów ABW do drugiego dnia roboczego danego miesiąca kalendarzowego, są ujmowane w księgach jako zobowiązania poprzedniego miesiąca kalendarzowego, a po drugim dniu roboczym - jako zobowiązania bieżącego miesiąca kalendarzowego. Podstawę ujęcia stanowi akceptacja dysponenta środków budżetowych, dokonanie kontroli formalno-rachunkowej oraz akceptacja głównego księgowego.
24. Dowody wewnętrzne wystawiane przez jednostki organizacyjne ABW są księgowane pod datą ich wystawienia, z zastrzeżeniem pkt 25.
25. Decyzje administracyjne i przyznane renty wyrównawcze ujmuje się w księgach rachunkowych za okres objęty decyzją administracyjną pod datą, w której stały się ostateczne lub pod datą, od której przysługuje dane świadczenie w kwocie należnej, do wysokości płatności przypadających w danym roku budżetowym.
26. Zasada określona w pkt 25 nie dotyczy równoważników pieniężnych i świadczeń przyznawanych funkcjonariuszom ABW, a w szczególności: równoważnika pieniężnego za brak lokalu mieszkalnego, równoważnika pieniężnego za remont zajmowanego lokalu mieszkalnego, równoważnika pieniężnego w zamian za umundurowanie.
27. Dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą.
28. W przypadku wpłaty przez dłużnika należności bez wskazania tytułu wpłaty, kolejność pokrywania należności określają właściwe przepisy.
29. W przypadku wpłaty wierzytelności stanowiącej dochody państwa przez organ egzekucyjny, wydatki związane z egzekucją pomniejszają należność główną.
30. Płatności dokonywane z rachunków dochodów i wydatków budżetowych oraz rachunków pomocniczych są realizowane przy wykorzystaniu bankowości elektronicznej obowiązującej w danym banku.
31. Realizacja dyspozycji pieniężnych w ABW następuje przy zastosowaniu obrotu bezgotówkowego w formie przelewu lub gotówkowego poprzez wypłatę środków pieniężnych z kasy.
32. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, korekt, zwrotu nadpłat, refundacji wydatków wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Zasadę taką można również stosować w przypadku innych kont zespołu 1 oraz zespołów 2, 3, 4, 7 i 8.
33. Obrót gotówkowy dotyczy w szczególności: wydatków bieżących w zakresie wypłaty środków pieniężnych w walucie obcej z tytułu zagranicznych podróży służbowych funkcjonariuszy i pracowników ABW, wydatków funduszu operacyjnego, wypłat środków pieniężnych z tytułu delegacji krajowych funkcjonariuszy i pracowników ABW oraz innych świadczeń i należności.
34. Raporty kasowe są sporządzane i zamykane za wybrane okresy kalendarzowe, nie później niż na koniec miesiąca, w których wystąpiły operacje kasowe, przy zachowaniu zasady ciągłości. Raport sporządza się osobno dla każdej waluty i rodzaju wydatków (wydatki bieżące, wydatki z sum depozytowych itp.) oraz dochodów.
35. Gwarancje bankowe oraz zabezpieczenia w formie bezgotówkowej składane przez kontrahentów są wykazywane w ewidencji pozabilansowej. Ewidencją pozabilansową obejmuje się również przyznane a nierozliczone pomoce mieszkaniowe funkcjonariuszy ABW oraz inne zobowiązania funkcjonariuszy lub pracowników ABW z tytułu zawartych umów np. na szkolenia.
36. Przy ustalaniu kwalifikacji wydatków dotyczących zakupu składników majątku trwałego i rzeczowych składników majątku obrotowego, koszty przesyłki/dostawy są kwalifikowane zgodnie z zasadami wyceny wyżej wymienionego majątku i powiększają one cenę zakupionych składników majątku.
37. Zakupione pozostałe środki trwałe, materiały przekazane do magazynów własnych oraz wartości niematerialne i prawne są ewidencjonowane z wykorzystaniem konta 300 - "Rozliczenie zakupu". Wartość przyjętych dostaw ujmuje się na koncie automatycznie po zaimportowaniu polecenia księgowania wygenerowanego na dzień zakończenia każdego miesiąca sprawozdawczego w systemie Ft-GM7 w terminie do 5-go dnia roboczego następnego miesiąca kalendarzowego.
38. Ewidencja aktywów trwałych oraz materiałów w magazynie jest prowadzona w cenach nabycia.
39. Różnica między ceną ewidencyjną składników majątkowych przyjętych do magazynu a ceną faktycznie zapłaconą dostawcy, czyli różnica między ceną jednostkową na dowodzie PZ a ustaloną na potrzeby danej dostawy ceną jednostkową wg wartości na dowodzie zakupu jest odnoszona w pozostałe przychody lub pozostałe koszty operacyjne.
40. Uzyskiwane przez ABW przychody z tytułu wykonanych zadań, w tym w szczególności:
1) za przeprowadzenie czynności z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego,
2) za przeprowadzenie postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających oraz postępowań bezpieczeństwa przemysłowego,
3) za przeprowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych,
4) wpłacone odszkodowania od ubezpieczyciela,
5) opłaty za korzystanie przez funkcjonariuszy i pracowników ABW z usług świadczonych przez jednostki organizacyjne ABW,
6) za wykonanie pieczęci,
7) za wykonanie usług poligraficznych i grawerskich,
8) za wykonanie opinii przez Biuro Badań Kryminalistycznych ABW,
9) za wynajem pomieszczeń i lokali,
10) zwrot kosztów sądowych,
11) zwrot kosztów zastępstwa procesowego w postępowaniu sądowym - stanowią dochody budżetu państwa, z zastrzeżeniem pkt 41.
41. Zmniejszenie poniesionych wydatków na realizację zadań wymienionych w pkt 40 może być dokonane przy jednoczesnym spełnieniu warunków:
1) wcześniejszego poniesienia wydatku na określony cel, w szczególności na: wynajem sali, catering, zakup części, podzespołów, materiałów itp., potwierdzonego dokumentem zakupu, w szczególności: fakturą, rachunkiem (jest wymagane dołączenie kopii dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek lub wskazanie numeru dokumentu potwierdzającego zakup);
2) zwrot środków jest dokonany w tym samym roku budżetowym, w którym poniesiono koszt.
42. Niezapłacone do końca roku obrotowego należności, które zaliczono jako należności zmniejszające poniesione wydatki, a ujęte w księgach rachunkowych na koncie 201, po zakończeniu roku obrotowego stają się należnościami budżetu państwa i pod datą 31 grudnia danego roku obrotowego są przeksięgowane (przypisane) na konto 221.
43. Naliczone odsetki ustawowe, podatkowe, handlowe i umowne są ujmowane w księgach rachunkowych na koncie 221 w korespondencji z kontami zespołu 7 w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału.
44. Odstępuje się od naliczania i dochodzenia odsetek za zwłokę na zasadach określonych w art. 54 § 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 i 2760), tj. jeżeli ich wysokość nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora pocztowego za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej.
45. Rachunki wystawione przez ABW przed wykonaniem usługi, której wykonanie jest uzależnione od uiszczenia wpłaty przez usługobiorcę są ewidencjonowane na koncie pozabilansowym.
46. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządza się i uzgadnia wydruki zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, sporządza się wydruki zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
47. Równoznaczne z wydrukiem jest przeniesienie zapisów treści ksiąg rachunkowych na inny informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisów informacji przez czas wymagany dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
48. Zasady archiwizacji dowodów księgowych, ochrony danych przed utratą lub nieuprawnionym dostępem, zabezpieczenia systemu informatycznego i programu finansowo-księgowego, wykonywania kopii bezpieczeństwa baz danych programu finansowo-księgowego i ich przechowywania regulują odrębne przepisy wewnętrzne ABW.
II.
Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych
Zasady sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych
2. Biuro Finansów ABW obsługuje dysponenta części budżetowej sporządzając łączne sprawozdania finansowe, będące sumą sprawozdań finansowych jednostek organizacyjnych ABW podległych dysponentowi części budżetowej oraz własnego sprawozdania finansowego (jako dysponenta trzeciego stopnia), z odpowiednim wyłączeniem wzajemnych rozliczeń.
3. Sprawozdania budżetowe i finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe wykazuje się w złotych i w groszach, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
4. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się:
1) sprawozdania finansowe składające się z:
a) bilansu,
b) rachunku zysków i strat (wariant porównawczy),
c) zestawienia zmian w funduszu,
d) informacji dodatkowej;
2) sprawozdania pomocnicze:
a) o ruchu i stanie środków trwałych,
b) z sum zgromadzonych na rachunkach pomocniczych,
c) z funduszy celowych,
d) dotyczące wzajemnych rozliczeń,
e) inne określone przez dysponenta części budżetowej.
5. Dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej oraz wyniku finansowego ABW, jako kwoty istotne traktuje się te kwoty, które przekraczają 0,51) sumy bilansowej roku poprzedniego.
6. W sprawozdaniach budżetowych ujmuje się dokumenty, które wpłynęły po kontroli merytorycznej do Biura Finansów ABW:
1) za miesiące od stycznia do listopada - zgodnie z treścią części I pkt 23;
2) za miesiąc grudzień - nie później niż do 8 stycznia następnego roku;
3) za rok - nie później niż do 31 stycznia następnego roku.
7. W rocznym sprawozdaniu finansowym ujmuje się wszystkie dokumenty dotyczące danego roku obrotowego, które wpłynęły po kontroli merytorycznej do Biura Finansów ABW do dnia sporządzenia sprawozdania.
8. Dowody księgowe dotyczące poprzedniego okresu obrotowego, które wpłynęły po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego ale przed jego przekazaniem do Ministerstwa Finansów przez dysponenta części, o wartości uznanej za istotną, powodują konieczność dokonania korekty sprawozdania finansowego. Dokumenty o wartości uznanej za nieistotną lub otrzymane po przekazaniu sprawozdania finansowego do Ministerstwa Finansów przez dysponenta części ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym te dokumenty wpłynęły.
9. Pominięcia lub nieprawidłowości w sprawozdaniach finansowych jednostki organizacyjnej ABW, które miały miejsce w poprzednim okresie sprawozdawczym, bądź też w kilku wcześniejszych okresach sprawozdawczych, będące wynikiem nieuwzględnienia, błędnego uwzględnienia zdarzenia gospodarczego lub wynikające z pomyłek arytmetycznych, które nie przekraczają wartości określonej w pkt 5, nie wymagają korekty sprawozdań finansowych.
ZAŁĄCZNIK Nr 2
METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW W CIĄGU ROKU OBROTOWEGO I NA DZIEŃ BILANSOWY ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO
METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW W CIĄGU ROKU OBROTOWEGO I NA DZIEŃ BILANSOWY ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO
I.
Aktywa trwałe
Aktywa trwałe
1) w przypadku zakupu - według ceny nabycia;
2) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie - według kosztu wytworzenia, a w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia - według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę;
3) w przypadku ujawnienia - według posiadanych dokumentów, z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku - według wartości godziwej;
4) w przypadku spadku lub darowizny - według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w wartości określonej w umowie o przekazaniu;
5) w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego - w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu;
6) jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny - jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Oszacowania wartości wprowadzanej do ewidencji dokonuje zespół powołany przez Szefa ABW lub dyrektora delegatury ABW;
7) w przypadku otrzymania na skutek wymiany składnika majątku niesprawnego - w wysokości wynikającej z dowodu dostawy, z podaniem cech szczególnych.
2. Na dzień bilansowy środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.
3. Środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej kwotę ustaloną w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 oraz z 2024 r. poz. 232), tj. 10000,00 zł i okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok finansuje się ze środków pieniężnych przeznaczonych na inwestycje i ewidencjonuje na koncie 011.
4. Zbiory biblioteczne finansuje się ze środków na wydatki bieżące i ewidencjonuje na koncie 014. Są umarzane w całości w momencie wprowadzenia do ewidencji księgowej. Do zbiorów bibliotecznych nie zalicza się publikacji przyjętych do używania przez pracowników i funkcjonariuszy ABW, bezpośrednio ujętych w kosztach zużycia materiałów.
5. Uzgodnienie stanu zbiorów bibliotecznych z ewidencją księgową odbywa się dwa razy w roku wg stanu na dzień 30 czerwca i 31 grudnia. Dyrektor Centralnego Ośrodka Szkolenia i Edukacji ABW przekazuje do Biura Finansów ABW, odpowiednio do dnia 10 lipca bieżącego roku i 15 stycznia następnego roku, zestawienie wartości zbiorów zawierające dodatkowo wykaz przychodów i rozchodów.
6. Z uwagi na szczególny nadzór nad gospodarką uzbrojeniem, sprzęt i pozostałe wyposażenie przekazane do delegatur ABW podlega podwójnej ewidencji:
1) w Biurze Logistyki ABW wartość przekazanego uzbrojenia w księgach pomocniczych jest ujmowana jako sprzęt w użytkowaniu (nazwa użytkownika: delegatura ABW) a w księgach rachunkowych na koncie pozabilansowym Ma 975 - "Przemieszczenia składników majątku trwałego i obrotowego";
2) w delegaturze ABW wartość otrzymanego sprzętu podlega ewidencji w księgach pomocniczych (w aplikacji Ft-GU7) jako sprzęt przekazany do użytkowania lub będący na stanie magazynowym.
7. Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu (przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji), to wartość początkową tych składników majątku powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie, w tym także o wydatki na nabycie części składowych, których jednostkowa cena nabycia przekracza kwotę 10000,00 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania.
8. Pozostałe środki trwałe są to środki trwałe o wartości równej lub niższej od kwoty 10000,00 zł.
9. Środki trwałe niskocenne są to pozostałe środki trwałe o wartości równej lub niższej od kwoty
500,00 zł.
10. Ewidencję ilościowo-wartościową pozostałych środków trwałych prowadzi się, jeżeli ich wartość jest wyższa niż 500,00 zł oraz dla składników majątku niezależnie od ich wartości początkowej brutto:
1) zbiorów bibliotecznych;
2) mebli (np. biurka, krzesła, stoliki, kontenery) i dywanów;
3) sprzętu biurowego (np. niszczarki, kserokopiarki, bindownice, laminatory, gilotyny do papieru);
4) sprzętu audiowizualnego;
5) sprzętu RTV (np. odbiorniki radiofoniczne i telewizyjne, wieże HI-FI, odtwarzacze DVD);
6) aparatów fotograficznych;
7) elektronarzędzi;
8) lodówek, zmywarek, odkurzaczy;
9) sprzętu teleinformatycznego (np. aparaty telefoniczne, przystawki do telefonu, aparaty telefonii komórkowej, palmtopy, skanery, faksy, drukarki, monitory, jednostki centralne, laptopy, notebooki);
10) innych (np. sejfy, klimatyzatory przenośne);
11) pozostałych środków trwałych użyczonych obcym podmiotom zgodnie z zawartymi umowami i procedurami.
11. Nie podlegają ewidencji:
1) środki trwałe niskocenne z wyjątkiem wymienionych w części I pkt 10;
2) urządzenia niefunkcjonujące samodzielnie np. klawiatury, kamery internetowe, głośniki;
3) drobny sprzęt np. kwietniki, kwiaty, wazony, doniczki, kosze na śmieci, firany, zasłony, karnisze, lampy, żyrandole, lustra, naczynia; drobne narzędzia np. młotki, grabie, szpadle, kilofy, klucze;
4) zakupione pozostałe środki trwałe i zamontowane - przytwierdzone w sposób trwały do ścian lub podłóg (wykładziny, umywalki, armatura łazienkowa, suszarki do rąk, domofony, żyrandole, zabudowa meblowa, klimatyzatory itp.);
5) drobny sprzęt sportowy np. piłki, hantle, rękawice bokserskie, kaski;
6) drobny sprzęt nurkowy i alpinistyczny np. liny, płetwy, karabińczyki, ochraniacze, buty nurkowe;
7) elementy monitoringu np. kamery, obudowy, maszty, blokady drzwi;
8) czajniki, kuchenki mikrofalowe, kalkulatory, wentylatory biurkowe, zegary, reprodukcje, drzewce, flagi, półki.
12. Pozostałe środki trwałe podlegające ewidencji ilościowo-wartościowej umarza się jednorazowo i w całości zalicza w koszty w momencie przyjęcia do używania.
13. Składniki majątku niepodlegające ewidencji są odpisywane w ciężar kosztów zużycia materiałów w momencie ich zakupu.
14. Uzbrojenie i wyposażenie uzupełniające do uzbrojenia amortyzuje się jednorazowo niezależnie od ich wartości w miesiącu przekazania do użytkowania.
15. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji, zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz jednostki organizacyjnej ABW.
16. Środki trwałe amortyzuje się metodą liniową, przy zastosowaniu stawek określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Amortyzacja jest naliczana za okresy miesięczne w aplikacji Ft-ST7.
17. Nowoprzyjęte środki trwałe, umarzane w czasie, amortyzuje się począwszy od miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu kalendarzowym, w którym przyjęto je do używania.
18. Nie umarza się gruntów, dóbr kultury oraz muzealiów.
19. Wartości niematerialne i prawne w postaci licencji na programy komputerowe i autorskich praw majątkowych o wartości powyżej 10000,00 zł amortyzuje się przy zastosowaniu stawki w wysokości 50% (okres amortyzacji 24 miesiące).
20. Pozostałe wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 10000,00 zł amortyzuje się stawką amortyzacji w wysokości 20%.
21. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nieprzekraczającej kwoty 10000,00 zł, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości i posiadają okres użytkowania dłuższy niż rok, są umarzane jednorazowo w miesiącu przekazania do użytkowania.
22. Wartości niematerialne i prawne o przewidywanym okresie użytkowania krótszym niż rok są odnoszone bezpośrednio w koszty zużycia materiałów.
23. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się systemów operacyjnych, które są niezbędne do uruchomienia składnika majątku (jednostki centralnej, notebooka, serwera itp.) oraz innego oprogramowania zainstalowanego na zakupionym sprzęcie i tylko do niego przypisanego. Wartość tego oprogramowania zwiększa wartość początkową urządzenia.
24. Wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo finansuje się ze środków na wydatki bieżące.
25. Nabyta aktualizacja programu lub modyfikacja oprogramowania przeprowadzona przez osoby trzecie, niezwiązana z udzieleniem nowej licencji ani przeniesieniem autorskich praw majątkowych, jest zaliczana bezpośrednio w koszty. Modyfikacja oprogramowania, która wiąże się z udzieleniem nowej licencji lub przeniesieniem autorskich praw majątkowych stanowi samodzielny tytuł wartości niematerialnych i prawnych.
26. Naliczona amortyzacja jest ujmowana w księgach rachunkowych w okresach miesięcznych.
27. Na dzień 31 grudnia danego roku obrachunkowego przeprowadza się inwentaryzację stanów magazynowych uzbrojenia oraz wyposażenia uzupełniającego do uzbrojenia metodą spisu z natury zakończoną najpóźniej do 15 stycznia następnego roku.
28. Na dzień 31 grudnia danego roku obrachunkowego przeprowadza się inwentaryzację składników majątkowych własnych użyczonych podmiotom zewnętrznym metodą weryfikacji zakończoną najpóźniej do dnia 15 stycznia następnego roku.
29. W celu prawidłowego ustalenia stanu aktywów trwałych i rzeczowych aktywów obrotowych użyczonych i obcych, jednostki organizacyjne ABW dokonujące użyczenia własnych lub przyjęcia obcych aktywów są obowiązane do niezwłocznego dostarczenia dokumentów potwierdzających dokonanie lub ustanie tej czynności do właściwej komórki organizacyjnej Biura Logistyki ABW lub delegatury ABW właściwej w sprawach ewidencji majątku.
30. Na dzień zakończenia każdego miesiąca sprawozdawczego, w terminie do 10-go dnia następnego miesiąca kalendarzowego, są przekazywane poprzez system ESOD2 do Biura Finansów ABW raporty zbiorcze generowane z programów do ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz uzbrojenia w podziale na zakupione ze środków budżetowych oraz ze środków europejskich i innych źródeł zewnętrznych zawierające:
1) zwiększenie wartości;
2) zmniejszenie wartości;
3) naliczenie amortyzacji;
4) stan na koniec okresu sprawozdawczego;
5) wartość składników majątku przekazanych do jednostek organizacyjnych ABW prowadzących odrębną ewidencję, o której mowa w części I pkt 2 załącznika nr 1 do zarządzenia, lub podmiotów zewnętrznych;
6) wartość otrzymanych składników majątku od jednostek organizacyjnych ABW prowadzących odrębną ewidencję, o której mowa w części I pkt 2 załącznika nr 1 do zarządzenia, lub podmiotów zewnętrznych;
7) wartość przeklasyfikowanych składników majątku między grupą jawną i niejawną;
8) wartość składników majątku przekazanych w użyczenie;
9) wartość składników majątku wycofanych z użytkowania;
10) stany magazynowe.
31. Szczegółowe dane ujmowane w poszczególnych raportach są uzgadniane w trybie roboczym, każdorazowo po zmianie przepisów określających obowiązek podania odnośnych danych w sprawozdaniach finansowych.
II.
Aktywa obrotowe
Aktywa obrotowe
2. Materiały wycenia się według cen nabycia.
3. Wartość stanów magazynowych uzgadnia się w okresach miesięcznych. Na dzień zakończenia każdego miesiąca sprawozdawczego, w terminie do 5-go dnia roboczego następnego miesiąca kalendarzowego, są przekazywane do Biura Finansów ABW, poprzez system ESOD2, zestawienia zbiorcze magazynowych dowodów przyjęcia i dowodów wydania oraz są generowane w systemie Ft-GM7 polecenia księgowania operacji magazynowych. Zestawienie stanowi zbiorczy dowód księgowy, będący załącznikiem do polecenia księgowania.
4. Na dzień 31 grudnia danego roku obrachunkowego przeprowadza się inwentaryzację stanów magazynowych metodą spisu z natury zakończoną najpóźniej do 15 stycznia następnego roku.
5. Wartość należności ujmuje się w trakcie roku obrotowego w wartości nominalnej. Na ostatni dzień każdego kwartału należności i roszczenia wykazuje się w kwocie wymaganej zapłaty, a na koniec roku budżetowego w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności.
6. Odsetki przypisane do należności budżetowych a niezapłacone ujmuje się w księgach rachunkowych pod datą ostatniego dnia kwartału (na podstawie dowodu PK), w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Kwoty naliczonych (zarachowanych) odsetek zwiększają należność od dłużnika.
7. W przypadku, jeśli wierzyciel bądź dłużnik kwestionują istnienie rozrachunku, jego wartość bądź termin zapłaty i istnieje konieczność przeprowadzenia odpowiedniego postępowania w celu ustalenia tych okoliczności przed odpowiednim organem, rozrachunek staje się roszczeniem i do chwili zakończenia postępowania o ustalenie ostatecznej wartości należności jest roszczeniem spornym. Pod datą złożenia pozwu do sądu dokonuje się przeniesienia należności z konta należności na konto roszczeń spornych.
8. Dniem wymagalności należności ujmowanym w księgach rachunkowych, za rachunki i noty wystawione przez ABW, w których termin płatności rozpoczyna bieg od dnia otrzymania rachunku lub noty przez odbiorcę, jest dzień obliczony wg zasady, że do daty wystawienia rachunku lub noty dolicza się liczbę dni odroczenia płatności powiększoną o 9 kolejnych dni.
9. Wartość należności budżetowych podlega aktualizacji z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty na zasadzie dokonania odpisów aktualizujących ich wartość w następujących przypadkach:
1) posiadania należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości - do wysokości nieobjętych skuteczną gwarancją lub innym zabezpieczeniem, zgłoszonych likwidatorowi w postępowaniu upadłościowym;
2) posiadania należności od dłużników, w stosunku do których oddalony został wniosek o ogłoszenie upadłości, a majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;
3) dysponowania należnościami kwestionowanymi przez dłużników lub gdy dłużnicy zalegają z ich zapłatą, natomiast ocena sytuacji majątkowej i finansowej danego dłużnika wskazuje, że ściągnięcie należności w kwocie umownej nie jest możliwe - w wysokości nieobjętej skuteczną gwarancją lub innym zabezpieczeniem spłaty należności;
4) posiadania należności przeterminowanych, co do których na dzień bilansowy, dłużnik zalega z płatnością przez okres dłuższy niż 90 dni lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa ich nieściągalności - w wysokości 100% wartości należności, jeżeli nie wystąpią przesłanki do innego wiarygodnego oszacowania kwoty odpisów.
10. Odpisów aktualizujących wartość należności budżetowych dokonuje się nie później niż na dzień bilansowy. Odpisy aktualizujące ewidencjonuje się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych albo kosztów finansowych w zależności od rodzaju należności.
11. Ustanie przyczyny powodującej uprzednio dokonany odpis aktualizujący wartość należności powoduje zmniejszenie lub rozwiązanie odpisu aktualizacyjnego oraz związane z tym zwiększenie pozostałych przychodów operacyjnych albo przychodów finansowych.
12. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają uprzednio dokonane odpisy aktualizujące ich wartość, natomiast w przypadkach, gdy nie wystąpiła uprzednia ich aktualizacja lub dokonano jej w niepełnej wysokości, należności te zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych albo kosztów finansowych lub obciążają one zobowiązania, na rzecz których były realizowane.
13. Jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, nadpłaty są zaliczane w poczet innych należności przypadających od tego samego dłużnika, a w razie braku takich należności podlegają zwrotowi. Podstawą dokonania zwrotu nadpłaty jest pisemne polecenie zwrotu, podpisane przez dyrektora Biura Finansów ABW i głównego księgowego.
14. Aktywa pieniężne wycenia się na dzień bilansowy w wartości nominalnej.
15. Ujęte w księgach rachunkowych na dzień bilansowy należności i zobowiązania podlegają corocznej inwentaryzacji. Nie podlegają weryfikacji metodą potwierdzenia sald zobowiązania a także należności:
1) sporne i wątpliwe;
2) od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych;
3) z tytułów publicznoprawnych;
4) posiadających salda zerowe, jeżeli w ciągu roku obrotowego nie wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwoty obroty z danym kontrahentem.
III.
Rozliczenia międzyokresowe
Rozliczenia międzyokresowe
2. W odstępstwie od zasady współmierności: prenumeraty, ubezpieczenia majątkowe, abonamenty opłacone z góry nie podlegają rozliczeniu w czasie za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów. Obciążają one koszty miesiąca, w którym zostały poniesione.
3. Faktury za usługi telekomunikacyjne, zakup energii, wody, gazu, wystawione w styczniu następnego roku kalendarzowego, dokumentujące koszty tych usług obejmujące część poprzedniego roku kalendarzowego, a także część następnego roku kalendarzowego, księguje się bezpośrednio w koszty, stosując zasadę ewidencji w sposób ciągły, w miesiącu otrzymania faktury.
4. Na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przyjmuje się uproszczenia wymienione w pkt 1-3, ponieważ ich zastosowanie nie wywiera istotnego ujemnego wpływu na rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz nie zniekształca w sposób istotny wyniku finansowego.
IV.
Fundusze własne, zobowiązania oraz pozostałe pasywa
Fundusze własne, zobowiązania oraz pozostałe pasywa
2. Fundusze własne oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w wartości nominalnej.
3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony w Biurze Finansów ABW.
4. Środki dotyczące Funduszu Socjalnego dla Emerytów i Rencistów Urzędu Ochrony Państwa i ABW przekazuje na rachunek bankowy ABW dyrektor Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.
5. Zobowiązania ujmuje się w księgach rachunkowych w wartości nominalnej.
6. Zobowiązania na koniec kwartału wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.
7. Zobowiązania, które w ciągu roku obrotowego uległy przedawnieniu lub umorzeniu, na dzień bilansowy zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych lub do przychodów finansowych - w zależności od rodzaju zobowiązania, a zobowiązania związane z nierozliczoną działalnością inwestycyjną - na zmniejszenie kosztów środków trwałych w budowie.
8. Fundusze własne oraz pozostałe pasywa wycenia się w wartości nominalnej.
V.
Transakcje w walucie obcej i wycena pozycji wyrażonych w walutach
Transakcje w walucie obcej i wycena pozycji wyrażonych w walutach
2. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów, wyrażone w walutach obcych, wycenia się nie później niż na koniec kwartału, po obowiązującym na ten dzień kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.
3. Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia, o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz ze środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi nie stanowią inaczej, odpowiednio po kursie:
1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji, w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;
2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji;
3) zastosowanym przy zakupie w banku waluty na wypłatę zaliczki na podróż służbową w przypadku rozliczania kosztów podróży zagranicznej, której dotyczy pobrana zaliczka.
4. Jeżeli aktywa i pasywa są wyrażone w walutach, dla których Narodowy Bank Polski nie ogłasza kursu, to kurs tych walut określa się w relacji do wskazanej przez jednostkę organizacyjną ABW waluty odniesienia, której kurs jest ogłaszany przez Narodowy Bank Polski.
5. Różnice kursowe powstałe przy zapłacie należności i zobowiązań w walutach obcych, jak również sprzedaży walut, rozlicza się na dzień przeprowadzenia operacji i zalicza się je odpowiednio do przychodów (stanowiących dochody budżetowe) lub kosztów finansowych, a w przypadkach dopuszczonych przepisami do ceny nabycia lub kosztu wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie lub wartości niematerialnych i prawnych.
6. W przypadku podpisania porozumienia w zakresie realizacji zadań współfinansowanych ze środków pomocowych, dopuszcza się stosowanie wyceny walut w sposób określony w podpisanym porozumieniu.
VI.
Zadania i zakupy inwestycyjne realizowane ze środków budżetowych
Zadania i zakupy inwestycyjne realizowane ze środków budżetowych
1) 30 dni od dnia odbioru końcowego inwestycji budowlanej;
2) 21 dni od dnia uregulowania ostatniej płatności dotyczącej zadań modernizacyjnych lub zakupów inwestycyjnych.
2. Dokumentacja, o której mowa w pkt 1, po zatwierdzeniu przez dyrektora jednostki organizacyjnej ABW rozliczającej inwestycję, jest przekazywana do Biura Logistyki ABW lub komórki organizacyjnej w delegaturze ABW właściwej w sprawach ewidencji majątku, w celu wystawienia dowodów OT i ujęcia uzyskanych efektów w aplikacji Ft-ST7.
3. W przypadku gdy w ramach realizacji zadania inwestycyjnego jest dokonywany jednocześnie zakup odrębnych środków trwałych lub pozostałych środków trwałych, Biuro Logistyki ABW lub komórka organizacyjna w delegaturze ABW właściwa w sprawach ewidencji majątku przy wystawieniu dowodów OT kieruje się zasadami określonymi w części I "Aktywa trwałe".
4. Egzemplarz dokumentacji, o której mowa w pkt 1, należy przekazać do Biura Finansów ABW w terminie 7 dni od daty jej sporządzenia.
VII.
Koszty działalności operacyjnej i ustalenie wyniku finansowego
Koszty działalności operacyjnej i ustalenie wyniku finansowego
2. Podział ze względu na rodzaje kosztów na kontach zespołu 4 obejmuje zakres dostosowany do potrzeb oraz zasad wynikających z przepisów wykonawczych do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, z późn. zm. 1 ).
3. Wynik finansowy ABW jest ustalany zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 "Wynik finansowy".
4. Na wynik finansowy netto składają się:
1) wynik z działalności podstawowej;
2) wynik z działalności operacyjnej;
3) wynik z operacji finansowych.
5. Rachunek zysków i strat ABW w wariancie porównawczym jest sporządzany według wzoru określonego w przepisach wykonawczych do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
ZAŁĄCZNIK Nr 3
ZAKŁADOWY PLAN KONT
ZAKŁADOWY PLAN KONT
| Lp. | Konto | Treść | |
| KONTA BILANSOWE | |||
| Zespół "0" | Majątek trwały | ||
| 1 | 011 | Środki trwałe | |
| 2 | 013 | Pozostałe środki trwałe | |
| 3 | 014 | Zbiory biblioteczne | |
| 4 | 016 | Dobra kultury | |
| 5 | 020 | Wartości niematerialne i prawne | |
| 6 | 071 | Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych | |
| 7 | 072 | Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych | |
| 8 | 080 | Środki trwałe w budowie (zakupy inwestycyjne) | |
| Zespół "1" | Środki pieniężne i rachunki bankowe | ||
| 9 | 101 | Kasa | |
| 10 | 130 | Rachunek bieżący jednostki organizacyjnej ABW | |
| 11 | 135 | Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia | |
| 12 | 137 | Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi | |
| 13 | 138 | Rachunek środków europejskich | |
| 14 | 139 | Inne rachunki bankowe | |
| 15 | 141 | Środki pieniężne w drodze | |
| Zespół "2" | Rozrachunki i rozliczenia | ||
| 16 | 201 | Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami | |
| 17 | 214 | Rozrachunki z BGK | |
| 18 | 215 | Rozrachunki środków pochodzących z innych źródeł | |
| 19 | 217 | Zwroty dotyczące budżetu środków europejskich | |
| 20 | 221 | Należności z tytułu dochodów budżetowych | |
| 21 | 222 | Rozliczenie dochodów budżetowych | |
| 22 | 223 | Rozliczenie wydatków budżetowych | |
| 23 | 225 | Rozrachunki z budżetami | |
| 24 | 226 | Długoterminowe należności budżetowe | |
| 25 | 227 | Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich | |
| 26 | 228 | Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi | |
| 27 | 229 | Pozostałe rozrachunki publicznoprawne | |
| 28 | 231 | Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń | |
| 29 | 234 | Pozostałe rozrachunki z pracownikami ABW | |
| 30 | 235 | Rozliczenie dochodów budżetowych z tytułu podatku dochodowego - organ podatkowy | |
| 31 | 236 | Rozrachunki z tytułu dodatkowych rozliczeń pracowników ABW | |
| 32 | 237 | Rozrachunki z tytułu udzielonych świadczeń z ZFŚS | |
| 33 | 239 | Roszczenia sporne | |
| 34 | 240 | Rozrachunki między jednostkami organizacyjnymi ABW | |
| 35 | 241 | Rozrachunki z tytułu wkładów Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej | |
| 36 | 242 | Rozrachunki z tytułu pożyczek Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej | |
| 37 | 244 | Rozrachunki z tytułu pożyczek z funduszu wspólnego Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej | |
| 38 | 245 | Wpływy do wyjaśnienia | |
| 39 | 246 | Rozrachunki z tytułu sum na zlecenie | |
| 40 | 247 | Rozrachunki z tytułu sum depozytowych | |
| 41 | 249 | Pozostałe rozrachunki | |
| 42 | 261 | Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych | |
| 43 | 264 | Rozliczenie niedoborów i szkód | |
| 44 | 281 | Rozrachunki z tytułu zaliczek na inwestycje (środki trwałe w budowie) | |
| 45 | 290 | Odpisy aktualizujące należności | |
| Zespół "3" | Materiały | ||
| 46 | 300 | Rozliczenie zakupu | |
| 47 | 310 | Materiały w magazynie | |
| Zespół "4" | Koszty według rodzajów i ich rozliczenie | ||
| 48 | 400 | Amortyzacja | |
| 49 | 401 | Zużycie materiałów i energii | |
| 50 | 402 | Usługi obce | |
| 51 | 403 | Podatki i opłaty | |
| 52 | 404 | Wynagrodzenia | |
| 53 | 405 | Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia | |
| 54 | 409 | Pozostałe koszty rodzajowe | |
| 55 | 410 | Inne świadczenia finansowane z budżetu | |
| Zespół "7" | Przychody, dochody i koszty | ||
| 56 | 720 | Przychody z tytułu dochodów budżetowych | |
| 57 | 750 | Przychody finansowe | |
| 58 | 751 | Koszty finansowe | |
| 59 | 760 | Pozostałe przychody operacyjne | |
| 60 | 761 | Pozostałe koszty operacyjne | |
| Zespół "8" | Fundusze, rezerwy i wynik finansowy | ||
| 61 | 800 | Fundusz jednostki organizacyjnej ABW | |
| 62 | 810 | Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje | |
| 63 | 840 | Rozliczenia przychodów przyszłych okresów | |
| 64 | 851 | Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych | |
| 65 | 852 | Fundusz Socjalny Emerytów i Rencistów UOP i ABW | |
| 66 | 854 | Fundusz Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej | |
| 67 | 860 | Wynik finansowy | |
| KONTA POZABILANSOWE | |||
| 68 | 970 | Płatności ze środków europejskich | |
| 69 | 971 | Środki trwałe nieużytkowane | |
| 70 | 972 | Środki trwałe obce i użyczone | |
| 71 | 973 | Przychody incydentalne | |
| 72 | 974 | Nierozliczone pomoce finansowe i inne zobowiązania | |
| 73 | 975 | Przemieszczenia składników majątku trwałego i obrotowego | |
| 74 | 976 | Nieodpłatnie przekazane lub otrzymane środki trwałe, pozostałe środki trwałe i obrotowe oraz wartości niematerialne i prawne | |
| 75 | 977 | Bezgotówkowe gwarancje i zabezpieczenia | |
| 76 | 978 | Zobowiązania dotyczące rocznych rozliczeń podatkowych funkcjonariuszy ABW | |
| 77 | 979 | Zdarzenia gospodarcze związane z prowadzoną działalnością | |
| 78 | 980 | Plan finansowy wydatków budżetowych | |
| 79 | 981 | Plan finansowy niewygasających wydatków | |
| 80 | 982 | Plan wydatków środków europejskich | |
| 81 | 983 | Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego | |
| 82 | 984 | Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat | |
| 83 | 985 | Projekty realizowane przez ABW | |
| 84 | 986 | Wydatki poniesione przed podpisaniem umów o dofinansowanie projektu | |
| 85 | 987 | Zmiany poziomu kwalifikowalności | |
| 86 | 988 | Wydatki niezwiązane z projektem | |
| 87 | 990 | Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym | |
| 88 | 992 | Zapewnienia finansowania lub dofinansowania z budżetu państwa | |
| 89 | 993 | Ewidencja kosztów pośrednich projektów europejskich | |
| 90 | 998 | Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego | |
| 91 | 999 | Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat | |
ZAŁĄCZNIK Nr 5
ZASADY EWIDENCJONOWANIA ŚRODKÓW W RAMACH PROGRAMÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ ORAZ INNYCH ŚRODKÓW
ZASADY EWIDENCJONOWANIA ŚRODKÓW W RAMACH PROGRAMÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH PRZY UDZIALE ŚRODKÓW UNII EUROPEJSKIEJ ORAZ INNYCH ŚRODKÓW
2. Każdy projekt posiada wyodrębnioną strukturę na koncie księgowym dotyczącą:
1) poniesionych wydatków z rachunku bankowego;
2) poniesionych kosztów;
3. Faktury obce dotyczące wydatków ze środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zewnętrznych są opisywane i opieczętowane zgodnie z wytycznymi zawartymi w podpisanych porozumieniach, dotyczących dofinansowania realizowanych projektów.
4. Opis, o którym mowa w pkt 3 zawiera co najmniej:
1) numer umowy o dofinansowanie projektu;
2) tytuł projektu;
3) określenie wydatków kwalifikowanych i niekwalifikowanych;
4) źródło finansowania projektu;
5) potwierdzenie poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej, opatrzone datą zatwierdzenia dokumentu wraz z podpisem sporządzonym w sposób identyfikowalny, z podaniem imienia i nazwiska lub parafą i pieczątką imienną osoby upoważnionej;
6) numer, pod którym dokument został zaksięgowany na koncie wyodrębnionym dla potrzeb projektu;
7) stwierdzenie dokonania zapłaty poprzez wpis "zapłacono przelewem dnia".
5. Płatności są realizowane za pomocą bankowości elektronicznej z rachunków bankowych otwartych w Narodowym Banku Polskim (NBP) lub Banku Gospodarstwa Krajowego (BGK) oraz w formie zleceń płatności w systemie BGK-ZLECENIA.
6. Diety i inne należności przysługujące funkcjonariuszowi lub pracownikowi ABW z tytułu krajowej lub zagranicznej podróży służbowej, wypłacane zaliczkowo w gotówce, są finansowane w całości z budżetu państwa z właściwego paragrafu z czwartą cyfrą "0", a następnie po zatwierdzeniu rozliczenia podróży służbowej, w części dotyczącej finansowania ze środków europejskich są refundowane z budżetu środków europejskich, a w części dotyczącej współfinansowania krajowego przeksięgowywane z właściwego paragrafu z czwartą cyfrą "0" na paragraf z czwartą cyfrą przyporządkowaną krajowemu współfinansowaniu.
7. Obowiązki i odpowiedzialność funkcjonariuszy i pracowników ABW realizujących obsługę finansową zadań współfinansowanych ze środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zewnętrznych wynikają z opisu stanowisk etatowych i zakresów obowiązków służbowych realizowanych na tych stanowiskach bądź umów cywilnoprawnych.
8. Dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatków związanych z projektem są w szczególności faktury, a także wszelkie dokumenty finansowo-księgowe, na podstawie których ewidencjonuje się koszty w systemie finansowo-księgowym.
9. W zależności od rodzaju wydatku projektowego, dokumentami potwierdzającymi jego poniesienie są m.in. dokumenty określone w instrukcjach wykonawczych.
10. Oryginały dokumentów, po podpisaniu ich w zakresie kwalifikowalności, podlegają dekretacji i ewidencji w systemie finansowo-księgowym. Oryginały lub kopie dokumentów dotyczących wydatków ponoszonych w związku z realizacją projektów są przechowywane w odrębnym dla każdego projektu segregatorze, oznaczonym zgodnie z wymogami z uwzględnieniem kryterium rzeczowego i czasowego.
11. Sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetu środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zagranicznych, z wykonania planu wydatków budżetu państwa w zakresie programów, rozliczenie środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zagranicznych z tytułu refundacji wydatków poniesionych z budżetu państwa są sporządzane w okresach i według wzorów określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2024 r. poz. 454).
12. Zasady i okres archiwizacji dokumentów finansowo-księgowych projektów dofinansowanych ze środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zewnętrznych określone są w przepisach zarządzenia Szefa ABW w sprawie archiwizacji i udostępniania akt w ABW.
13. Konta bilansowe służące do ewidencji funduszy ABW związanych z realizacją programów współfinansowanych ze środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zewnętrznych:
1) 011 - "Środki trwałe";
2) 013 - "Pozostałe środki trwałe";
3) 020 - "Wartości niematerialne i prawne";
4) 071 - "Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych";
5) 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych";
6) 080 - "Środki trwałe w budowie";
7) 130 - "Rachunek bieżący jednostki organizacyjnej ABW";
8) 137 - "Rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi";
9) 138 - "Rachunek środków europejskich";
10) 139 - "Inne rachunki bankowe";
11) 201 - "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami";
12) 214 - "Rozrachunki z BGK";
13) 215 - "Rozrachunki środków pochodzących z innych źródeł";
14) 217 - "Zwroty dotyczące budżetu środków europejskich";
15) 227 - "Rozliczenie wydatków z budżetu środków europejskich";
16) 228 - "Rozliczenie środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi";
17) 246 - "Rozrachunki z tytułu sum na zlecenie";
18) 247 - "Rozrachunki z tytułu sum depozytowych";
19) 300 - "Rozliczenie zakupu";
20) Konta zespołu 4;
21) Konta zespołu 7;
22) 800 - "Fundusz jednostki organizacyjnej ABW";
23) 810 - "Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje".
14. Konta pozabilansowe służące do ewidencji funduszy ABW związanych z realizacją programów współfinansowanych ze środków europejskich oraz środków pochodzących z innych źródeł zewnętrznych:
1) 970 - "Płatności ze środków europejskich";
2) 973 - "Przychody incydentalne";
3) 982 - "Plan wydatków środków europejskich";
4) 983 - "Zaangażowanie wydatków środków europejskich roku bieżącego";
5) 984 - "Zaangażowanie wydatków środków europejskich przyszłych lat";
6) 985 - "Projekty realizowane przez ABW";
7) 986 - "Wydatki poniesione przed podpisaniem umów o dofinansowanie projektu";
8) 987 - "Zmiany poziomu kwalifikowalności";
9) 988 - "Wydatki niezwiązane z projektem";
10) 993 - "Ewidencja kosztów pośrednich projektów europejskich".
15. Opisy funkcjonowania kont, o których mowa w pkt 13 i 14, są określone w załączniku nr 4 do zarządzenia.