Udzielanie zamówień w polskich kontyngentach wojskowych i polskich jednostkach wojskowych poza granicami państwa w ramach realizacji polskiej pomocy zagranicznej.
Dz.Urz.MON.2008.25.325
Akt utracił mocDECYZJA Nr 575/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 31 grudnia 2008 r.
w sprawie udzielania zamówień w polskich kontyngentach wojskowych i polskich jednostkach wojskowych poza granicami państwa w ramach realizacji polskiej pomocy zagranicznej
Na podstawie § 1 pkt 11 lit. c i d, pkt 13 lit. f oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. Nr 94, poz. 426) oraz w związku z art. 4 pkt 5a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1058 i Nr 220, poz. 1420), w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu udzielania zamówień w polskich kontyngentach wojskowych i polskich jednostkach wojskowych poza granicami państwa w ramach realizacji polskiej pomocy zagranicznej ustala się, co następuje:
ZAŁĄCZNIK
REGULAMIN
REGULAMIN
Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1.
CEL
CEL
Regulamin ma zastosowanie do zamówień - w zakresie programów pomocowych finansowanych ze środków budżetowych przeznaczonych na pomoc rozwojową regionów, w których funkcjonują polskie kontyngenty wojskowe lub polskie jednostki wojskowe - o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz z 2008 r. Nr 171, poz. 1058 i Nr 220, poz. 1420), od której uzależniony jest obowiązek przekazywania ogłoszeń o zamówieniach Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.
2.
DEFINICJE
DEFINICJE
Rozdział II
ZBIERANIE INFORMACJI O POTRZEBACH LOKALNEJ LUDNOŚCI
ZBIERANIE INFORMACJI O POTRZEBACH LOKALNEJ LUDNOŚCI
Rozdział III
OPRACOWANIE PROJEKTU
OPRACOWANIE PROJEKTU
2. Przedmiotowa "Propozycja Projektu" po zatwierdzeniu przez dowódcę kontyngentu jest przesyłana do Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych.
3. Dowództwo Operacyjne Sił Zbrojnych, po zaopiniowaniu, przesyła wniosek o zatwierdzenie "Propozycji Projektu" do Departamentu Współpracy Rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
4. Polski personel PRT/CIMIC, po uzyskaniu zgody Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych, rejestruje wniosek w bazie danych Ministerstwa Spraw Zagranicznych na stronie internetowej www.polskapomoc.gov.pl.
5. Dowództwo Operacyjne Sił Zbrojnych niezwłocznie informuje dowódcę kontyngentu o rozpatrzeniu wniosku (zatwierdzeniu lub anulowaniu "Propozycji Projektu") przez Departament Współpracy Rozwojowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych.
6. W przypadku konieczności dofinansowania danego projektu (zmiana zakresu realizowanych prac, zmiana wartości zamówienia, w szczególności wynikająca ze zmiany kursu walut obcych) postępowanie odbywa się według powyższych zasad.
Rozdział IV
POSTĘPOWANIE I ZAWARCIE UMOWY
POSTĘPOWANIE I ZAWARCIE UMOWY
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem zasad legalności, gospodarności, celowości i rzetelności oraz równego traktowania wykonawców.
3. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się, mając na względzie dążenie do uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający właściwą i terminową realizację zadań.
4. Do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia dowódca kontyngentu powołuje stałą lub doraźną komisję, która jest jego zespołem pomocniczym:
5. Postępowanie obejmuje następujące czynności:
6. Oferty sporządzą się w języku angielskim.
7. Oferty dostarcza się w zaklejonych kopertach na bramę wjazdową siedziby kontyngentu (miejsca pracy komisji, o której mowa w pkt 4). Służba dyżurna na bramie, po sprawdzeniu przesyłki przenośnym detektorem materiałów niebezpiecznych, powiadamia kierownika kancelarii lub przewodniczącego komisji, o której mowa w pkt 4, o dostarczonej przesyłce. Oferta podlega zarejestrowaniu w kancelarii kontyngentu.
8. Komisja, o której mowa w pkt 4, przy wyborze wykonawcy zamówienia może kierować się w szczególności następującymi przesłankami:
9. Komisja, o której mowa w pkt 4, wybiera ofertę, która uzyskała największą ilość punktów według kryteriów określonych w zapytaniu ofertowym, takich jak:
Cena jest obowiązkowym kryterium oceny ofert.
10. W przypadku gdy wpłynie tylko jedna oferta (lub wpłyną dwie lub więcej identycznych ofert), która może być brana pod uwagę, decyzja o sposobie dalszego postępowania należy do dowódcy kontyngentu. W przypadku podjęcia decyzji o dalszym postępowaniu, dowódca kontyngentu przeprowadza kolejne negocjacje z oferentem (oferentami) mające na celu ustalenie najkorzystniejszych warunków wybieranej oferty. Umowa z wybranym wykonawcą może zostać zawarta dopiero po przeprowadzeniu wyżej wskazanych negocjacji.
11. W przypadku stwierdzenia w ofertach oczywistych omyłek rachunkowych i pisarskich, komisja, o której mowa w pkt 4, poprawia je i o tym fakcie zawiadamia wykonawcę.
12. W przypadku, gdy oferta nie spełnia warunków formalnych komisja, o której mowa w pkt 4, wzywa wykonawcę do jej uzupełnienia, wyznaczając określony termin. Jeżeli wykonawca nie uzupełni oferty w wyznaczonym terminie, oferta ta nie będzie podlegała wybraniu. Komisja wybiera drugą w kolejności ofertę spełniającą warunki zamówienia.
13. Z przeprowadzonego postępowania komisja, o której mowa w pkt 4, sporządza "Protokół z wyboru wykonawcy zamówienia", w którym wskazuje wykonawcę, który zaproponował najkorzystniejsze warunki wykonania zamówienia.
14. Umowę z wybranym wykonawcą zawiera dowódca kontyngentu, a w przypadku jego nieobecności upoważniony zastępca dowódcy kontyngentu, z zastrzeżeniem, że umowa może zostać zawarta dopiero po wydaniu przez Ministra Finansów decyzji o uruchomieniu środków finansowych na realizację Projektu Pomocowego.
15. Dowódca kontyngentu zapewnia obsługę prawną postępowania.
16. Ze względu na ważny interes państwowy, dowódca kontyngentu ma prawo przerwać procedurę wyboru wykonawcy - przed zawarciem umowy - bez podania wykonawcom, którzy złożyli oferty, przyczyny swojej decyzji. O powyższym informuje Dowódcę Operacyjnego Sił Zbrojnych.
Rozdział V
NADZÓR NAD REALIZACJĄ PROJEKTU
NADZÓR NAD REALIZACJĄ PROJEKTU
Rozdział VI
ODBIÓR WYKONANEGO PROJEKTU
ODBIÓR WYKONANEGO PROJEKTU
2. Przy realizacji złożonych i wartościowych Projektów Pomocowych następuje kontrola postępów prac po realizacji 50% zamówienia. Dopuszcza się możliwość częściowej płatności za zrealizowaną część zamówienia.
3. Odbioru dokonuje niezależna komisja powołana przez dowódcę kontyngentu.
4. Komisja, o której mowa w pkt 3, oraz polski personel PRT/CIMIC udają się na miejsce realizowanego Projektu Pomocowego. Wskazane jest aby komisji, o której mowa w pkt 3, towarzyszył przedstawiciel władz lokalnych.
5. Na miejscu komisja, o której mowa w pkt 3, sporządza "Protokół odbioru projektu" i dokumentację fotograficzną zrealizowanego zamówienia.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach (np. obniżenie poziomu bezpieczeństwa w rejonie działania kontyngentu) komisja, o której mowa w pkt 3, może dokonać odbioru przedmiotu zamówienia w oparciu o dokumentację fotograficzną.
7. Komisja, o której mowa w pkt 3, odbiera od wykonawcy rachunek (fakturę) za wykonany Projekt Pomocowy (nie jest to jednak faktura w rozumieniu przepisów o VAT).
8. Na podstawie skompletowanych niżej wymienionych dokumentów:
1) "Propozycji Projektu", ewentualnie "Wniosku o dofinansowanie projektu";
2) "Protokołu z wyboru wykonawcy zamówienia" wraz z ofertą/ofertami wykonawców;
3) umowy z wykonawcą;
4) "Protokołu odbioru projektu";
5) rachunku (faktury) od wykonawcy
komisja, o której mowa w pkt 3, organizuje wypłatę wynagrodzenia dla wykonawcy zamówienia.
9. Wypłaty wynagrodzenia dokonuje płatnik-kasjer (podoficer specjalista) w obecności dowódcy NEZ, przedstawiciela Żandarmerii Wojskowej i przedstawiciela polskiego personelu PRT/CIMIC. Wykonawca potwierdza odbiór pieniędzy. Na wskazanym pokwitowaniu podpisują się również, jako świadkowie tego zdarzenia: płatnik-kasjer (podoficer specjalista), dowódca NEZ, przedstawiciel Żandarmerii Wojskowej oraz przedstawiciel polskiego personelu PRT/CIMIC.
10. Dowódca kontyngentu ma prawo powołać komisję kontrolną w celu przeprowadzenia wizytacji każdego projektu, zarówno w fazie realizacji, jak i po jego wykonaniu.
Rozdział VII
ZAKOŃCZENIE PROJEKTU
ZAKOŃCZENIE PROJEKTU
2. Dokumentacja z przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia przechowywana jest w całości w kancelarii Narodowego Elementu Zaopatrywania - do czasu jej przekazania do Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych - w sposób gwarantujący jej nienaruszalność, uporządkowana w chronologicznej kolejności przeprowadzenia postępowań zgodnie z nadaną w Dowództwie Operacyjnym Sił Zbrojnych numeracją zamówień, zszyta i oznakowana zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów. Dokumentację z przeprowadzonych postępowań należy przesłać do Dowództwa Operacyjnego Sił Zbrojnych po zakończeniu kolejnej zmiany kontyngentu, gdzie będzie archiwizowana, według kwalifikacji B5 przez okres 5 lat od zakończenia postępowania.
3. W celu należytego wyegzekwowania warunków umowy (gwarancji), niezbędnym jest przechowywanie w kancelarii Narodowego Elementu Zaopatrywania kopii dokumentacji, w części dotyczącej wykonawcy, z którym została zawarta umowa.
4. W przypadku realizacji Projektów Pomocowych z funduszy celowych innych państw koalicyjnych możliwe jest, aby dokumentacja z przeprowadzonych postępowań była przechowywana i przekazywana w formie kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem.
5. Polski personel PRT/CIMIC przekazuje zainteresowanym stronom (właściwym komórkom organizacyjnym państw koalicyjnych realizującym programy pomocowe) ocenę rzetelności wykonania umowy, w celu umieszczenia informacji w bazie danych wykonawców.
Rozdział VIII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
2. Tryb postępowania przy realizacji Projektów Pomocowych określony w regulaminie jest również stosowany przez wyznaczonych żołnierzy i pracowników w polskich kontyngentach wojskowych lub polskich jednostkach wojskowych.
3. W przypadku projektów finansowanych:
______
1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 144, poz. 1204, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 96, poz. 959 i Nr 210, poz. 2135 oraz z 2007 r. Nr 166, poz. 1172.
2) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 170, poz. 1217, z 2007 r. Nr 88, poz. 587, Nr 99, poz. 665, Nr 127, poz. 880, Nr 191, poz. 1373 i Nr 247, poz. 1844 oraz z 2008 r. Nr 145, poz. 914.
Załącznik
DOWÓDCA PKW/PJW
.....................
PROPOZYCJA PROJEKTU
1.NAZWA PROJEKTU:
..............................................................
(krótka nazwa projektu np. remont szkoły podstawowej
w Sharanie)
2.NUMER PROJEKTU: ...........................................
(Np. 01-PGB-O1: 01- pierwsza zmiana - PBG -01
numer projektu)
3.LOKALIZACJA PROJEKTU:
..............................................................
(prowincja, dystrykt, miejscowość, współrzędne)
(Załącznikami do pkt 3 są zdjęcia stanu faktycznego
obiektu przewidzianego w projekcie)
4.INICJATOR PROJEKTU:
..............................................................
(stopień, imię nazwisko, podległość służbowa)
5.TYP PROJEKTU:
..............................................................
(np. edukacja, energetyka, transport itp.)
6.STOPIEŃ WAŻNOŚCI PROJEKTU:
..............................................................
(W - WYSOKI, Ś - ŚREDNI, N - NISKI)
7.CEL PROJEKTU:
..............................................................
..............................................................
(krótka charakterystyka braków i niedostatków w danej
dziedzinie życia miejscowej ludności; uzasadnienie wagi
projektu dla miejscowej społeczności; jakie korzyści
przyniesie realizacja danego projektu)
8.SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU.
ZAKRES ROBÓT ORAZ PRZEWIDYWANE KOSZTY.
SPECYFIKACJA ARTYKUŁÓW DO ZAKUPU I MONTAŻU | |||||
Lp. | Nazwa produktu(zakres prac) | Jednostka | Ilość | Cena jednostkowa | Ogólny koszt w USD (PLN) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | |||||
2 | |||||
3 | |||||
4 | |||||
5 | |||||
6 | |||||
Razem: |
9.WARTOŚĆ SZACUNKOWA ZAMÓWIENIA:
..............................................................
(wartość szacunkową zamówienia określa się po przeliczeniu
wartości kosztorysowej projektu podaną w dolarach
amerykańskich - na złote, według średniego kursu tej waluty w
Narodowym Banku Polskim obowiązującego w dniu poprzedzającym
sporządzenie "Propozycji Projektu". Następnie wartość złotową
projektu należy przeliczyć na euro według zasad określonych w
art. 35 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 oraz
z 2008 r. Nr 171, poz. 1058 i Nr 220, poz. 1420)*
10.KORZYŚCI PŁYNĄCE Z REALIZACJI PROJEKTU/ UZASADNIENIE
..............................................................
(jakie skutki spowoduje realizacja danego projektu np.
poprawienie sytuacji w zakresie zaopatrzenia w energię
elektryczną, wodę, dostęp do edukacji, poprawa sytuacji
medycznej itp. na danym terenie; duży wpływ na poprawę
codziennej egzystencji lokalnej społeczności; kreowanie
pozytywnego wizerunku polskich sił zbrojnych wśród
miejscowej ludności)
11.ZAPEWNIENIE BEZPIECZEŃSTWA DLA REALIZUJĄCEGO PROJEKT
..............................................................
(sprecyzowanie czy lokalny wykonawca odpowiada sam za
zapewnienie sobie bezpieczeństwa przy realizacji projektu,
czy też korzysta w tym zakresie ze wsparcia ze strony
wojskowej lub w inny sposób)
12.PRZEWIDYWANY CZAS REALIZACJI PROJEKTU
..............................................................
(okres wyrażony w dniach - liczony od momentu zawarcia umowy
- względnie otrzymania zgody od miejscowych władz przez
wykonawcę na realizację projektu, przekazania terenu pod
projekt przez władze lokalne)
13.DODATKOWE UZGODNIENIA / KOORDYNACJA
..............................................................
(np. stwierdzenie, iż za cały sprzęt oraz zakupy materiałowe
niezbędne dla zrealizowania projektu odpowiada miejscowy
wykonawca)
14.WDROŻENIE PROJEKTU
..............................................................
(np. ustalenia dotyczące formy płatności - przykładowo: w
jednej racie po odbiorze projektu; gdzie będzie dokonana
płatność; lub w kilku ratach; itp.)
15.OSOBA KOORDYNUJĄCA I ODPOWIEDZIALNA ZA REALIZACJĘ PROJEKTU
..............................................................
(stopień, imię, nazwisko, podległość służbowa, punkt
kontaktowy, numer telefonu, adres e-mail)
.....................
(Dowódca PRT/CIMIC)
Uzgodniono:
DOWÓDCA NEZ .....................
______
* Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę
przeliczenia wartości zamówień publicznych wynosi obecnie
3,8771 i jest określony w rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego
kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę
przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 241,
poz. 1763).