Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSW.2015.44

Akt utracił moc

Wersja od: 29 października 2015 r.

ZARZĄDZENIE Nr 23

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH ¹

z dnia 29 października 2015 r.

w sprawie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sposobu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1.

Przepisy ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, zwanego dalej "Ministerstwem" oraz archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanych;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych, zwanego dalej "Ministrem" oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

§  2.

1. Przepisy zarządzenia stosuje się do Ministerstwa oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne.

2. Wykaz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych określają odrębne przepisy.

§ 3. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) archiwa wyodrębnione - Centralne Archiwum Ministerstwa, zwane dalej "Centralnym Archiwum" oraz archiwa organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne;

2) dokumentacja niearchiwalna - dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem "B" lub "BE";

3) komórka organizacyjna - komórkę organizacyjną wymienioną w statucie Ministerstwa, a także wewnętrzną komórkę organizacyjną w urzędach obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane;

4) materiały archiwalne - dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446);

5) skład chronologiczny - utworzony w Ministerstwie oraz organach i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej.

§ 4. Archiwa wyodrębnione są podporządkowane odpowiednio właściwym organom lub kierownikom jednostek organizacyjnych.

Rozdział  2.

Tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej

§  5.

1. Dokumentacja niearchiwalna, po upływie okresu jej przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt, podlega brakowaniu.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia.

3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się wyłącznie w archiwach wyodrębnionych.

4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

§ 6. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja, w składzie co najmniej trzech osób, powoływana przez:

1) kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) właściwe organy lub kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione - w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne.

§  7.

1. Do zadań komisji należy:

1) dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wydzielenie dokumentacji proponowanej do zniszczenia;

2) przekazanie spisu dokumentacji niearchiwalnej, proponowanej do zniszczenia, kierownikowi komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, w celu zgłoszenia uwag i wniosków w określonym przez komisję terminie;

3) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia wraz ze spisem tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej komisja może wnioskować o:

1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji kategorii "B" do kategorii "BE";

2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, do materiałów archiwalnych;

3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;

4) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia.

3. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 2, podejmują:

1) Minister lub osoba przez niego upoważniona - w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione - w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w pozostałych archiwach wyodrębnionych.

§ 8. Protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zatwierdzają:

1) dla Centralnego Archiwum - Minister lub osoba przez niego upoważniona;

2) dla pozostałych archiwów wyodrębnionych - organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1, lub osoby przez nich upoważnione.

§  9.

1. Zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się na podstawie zatwierdzonego protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie lub odczytanie jej treści.

2. Nadzór nad zniszczeniem dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzeniem protokołu zniszczenia tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia sprawuje co najmniej jeden członek komisji powołany przez podmiot, o którym mowa w § 6.

3. Zniszczenia dokonują archiwa wyodrębnione, komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych albo podmiot zewnętrzny na podstawie zlecenia.

4. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych zapewniają pomoc techniczną niezbędną przy przekazywaniu dokumentacji do zniszczenia.

§  10.

1. Fakt wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej odnotowuje się we właściwych pomocach ewidencyjnych, prowadzonych przez archiwum wyodrębnione.

2. Dokumenty dotyczące wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane odrębnie i stanowią materiały archiwalne.

§  11.

1. Brakowanie dokumentacji pochodzącej ze składu chronologicznego wykonuje Centralne Archiwum oraz archiwa organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych po zakończeniu procedury brakowania dokumentów elektronicznych i odwzorowanych cyfrowo dokumentów znajdujących się w elektronicznym systemie obiegu dokumentów prowadzonym w Ministerstwie oraz w organach i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych.

2. Brakowanie informatycznych nośników danych określają odrębne przepisy dotyczące szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

Rozdział  3.

Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane

§  12.

1. W przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną przejmuje na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych następca prawny, na którego przechodzą określone prawem obowiązki i prawa Ministra oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych związane z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną.

2. W przypadku braku następcy prawnego:

1) likwidator Ministerstwa przekazuje materiały archiwalne na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum państwowego o charakterze centralnym;

2) likwidatorzy organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych przekazują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do Centralnego Archiwum.

Rozdział  4.

Postanowienia końcowe

§ 13. Komendant Główny Policji, Komendant Główny Straży Granicznej i Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, każdy w swoim zakresie, zapewnią funkcjonowanie archiwów i składnic akt w zakresie trybu brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2015 r. ²

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Protokół Nr .............

.................................................. ..................................................

nazwa jednostki organizacyjnej data

oceny dokumentacji niearchiwalnej

przeznaczonej do zniszczenia

Komisja brakująca dokumentację niearchiwalną w składzie

(imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji):

1. ..........................................................................

2. ..........................................................................

3. ..........................................................................

dokonała oceny i wydzielenia, zgodnie z załączonym spisem, przeznaczonej do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej w ilości ............ teczek (tomów), co stanowi około ............ mb., stwierdzając, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych dla ...................................... oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Członkowie Komisji ...........................

(podpisy)

...........................

...........................

Załącznik:

Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

na .... kartach (..........poz. spisu)

Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia

Lp.	Nr i Lp. spisu zdawczo-odbiorczego	Symbol z wykazu akt i kat. arch.	Tytuł teczki	Daty skrajne	Liczba tomów	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7

Członkowie Komisji ...........................

(podpisy)

...........................

...........................

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej

nazwa jednostki organizacyjnej data

W dniu ................. w obecności Komisji w składzie:

Członkowie Komisji ..................................................

..................................................

..................................................

zniszczone zostały, z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, materiały niearchiwalne wymienione w zatwierdzonym przez ................................................... protokole oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia z dnia .......................... w ilości ................... teczek (tomów) tj. ok ............. mb.

Sposób zniszczenia:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

Członkowie Komisji .........................................

.........................................

.........................................

¹ Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. poz. 1265).

² Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. Nr 9, poz. 42), które traci moc z dniem 1 listopada 2015 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).