Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MGMiŻŚ.2020.23

| Akt obowiązujący
Wersja od: 12 maja 2020 r.

KOMUNIKAT
MINISTRA GOSPODARKI MORSKIEJ I ŻEGLUGI ŚRÓDLĄDOWEJ 1
z dnia 8 maja 2020 r.
w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa

Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.) ustala się szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, zwane dalej "wytycznymi":

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.  W zakresie realizacji procesów kontroli zarządczej stosuje się, w szczególności:
1) Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84);
2) Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF poz. 56).
§  2.  Użyte w wytycznych zwroty oznaczają:
1) dział - działy administracji rządowej gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa kierowane przez Ministra;
2) jednostka - jednostka w dziale, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, podległa lub nadzorowana przez Ministra 2 ;
3) kierownik jednostki - osoba kierująca jednostką lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań;
4) kontrola zarządcza - kontrola zarządcza w rozumieniu działu I rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
5) Minister - Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;
6) Ministerstwo - Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;
7) oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, sporządzone według wzoru, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);
8) plan działalności Ministra - plan działalności Ministra, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);
9) plan działalności - plan działalności sporządzony przez jednostki w dziale z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra;
10) ryzyko - możliwość wystąpienia z określonym prawdopodobieństwem zdarzenia o negatywnym wpływie na realizację zaplanowanych celów i zadań;
11) samoocena - proces oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych;
12) sprawozdanie z wykonania planu działalności - sprawozdanie z wykonania planu działalności sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.
§  3. 
1.  Minister zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez niego działach administracji rządowej w zakresie spraw niezastrzeżonych odrębnymi przepisami do kompetencji innych organów państwowych, z uwzględnieniem ust. 2 i 3.
2.  Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie należy do obowiązków:
1) kierowników jednostek w działach - w jednostkach;
2) Ministra za pośrednictwem Dyrektora Generalnego - w Ministerstwie.
3.  Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na II poziomie należy do obowiązków członków kierownictwa Ministerstwa i dyrektorów departamentów Ministerstwa z tytułu nadzoru sprawowanego nad działalnością jednostek podległych i nadzorowanych, stosownie do przyznanych kompetencji.
§  4. 
1.  Obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w działach wykonuje Biuro Dyrektora Generalnego, stosownie do kompetencji przyznanych w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa 3 .
2.  Doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego świadczy Komitet Audytu w ramach kompetencji wskazanych w Regulaminie Komitetu Audytu 4 .
§  5. 
1.  W ramach zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej kierownik jednostki odpowiada, w szczególności za:
1) wdrożenie na podstawie standardów kontroli zarządczej procedur adekwatnych do potrzeb jednostki, jej specyfiki i warunków funkcjonowania;
2) sporządzanie planu działalności jednostki na dany rok z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra oraz sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok ubiegły przekazywanych do Ministra;
3) sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostce;
4) przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej w jednostce w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej;
5) zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań;
6) dokumentowania działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej;
7) przekazywanie Ministrowi informacji i dokumentów w zakresie i terminach określonych w wytycznych.
2.  W przypadku gdy jednostka, zgodnie z art. 274 ust. 1-6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jest obowiązana do prowadzenia audytu wewnętrznego, zaleca się aby w ramach systemu kontroli zarządczej komórka audytu wewnętrznego dokonywała systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce poprzez realizację zadań audytowych.
§  6. 
1.  W celu sprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach powinny zostać przypisane następujące role:
1) koordynator kontroli zarządczej w jednostce - osoba lub komórka organizacyjna odpowiedzialna za koordynację procesów kontroli zarządczej, w tym w szczególności: zarządzania ryzykiem w jednostce, samooceny kontroli zarządczej, przygotowania projektów planu działalności, sprawozdania z jego wykonania oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, monitorowania poziomu realizacji celów i zadań przyjętych do realizacji;
2) właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie konkretnym ryzykiem zidentyfikowanym w danym obszarze funkcjonowania jednostki, w tym za dokonywanie analizy ryzyka i stosowanych mechanizmów kontroli oraz bieżący monitoring ryzyka;
3) zespół do spraw oceny ryzyka, o ile struktura organizacyjna jednostki uzasadnia potrzebę jego powołania.

Rozdział  2

Planowanie działalności

§  7.  Określanie celów i zadań stanowi najważniejszy proces kontroli zarządczej oraz istotne kryterium dokonywania jej oceny.
§  8. 
1.  Podstawę sporządzenia planu działalności Ministra stanowią Informacje o celach priorytetowych na rok następny, przygotowane przez komórki organizacyjne Ministerstwa w uzgodnieniu z właściwym członkiem kierownictwa Ministerstwa i przekazane do Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa do dnia 15 września każdego roku.
2.  Na podstawie Informacji o celach, o których mowa w ust. 1, zawierających propozycje celów do poszczególnych części planu działalności Ministra wraz z określającymi je miernikami i zadaniami służącymi ich realizacji, Biuro Dyrektora Generalnego koordynuje proces przygotowywania projektu planu działalności Ministra dla działów.
3.  Przygotowany przez Biuro Dyrektora Generalnego i zatwierdzony przez Ministra plan działalności Ministra dla działów jest przekazywany Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października każdego roku.
§  9. 
1.  Niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Ministra, plan działalności Ministra dla działów jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa. Zamieszczenie zatwierdzonego planu działalności Ministra na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa oznacza podanie do publicznej wiadomości jego treści.
2.  Kierownicy jednostek w działach, w uzgodnieniu z odpowiednimi nadzorującymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, sporządzają plany działalności dla kierowanych jednostek na rok następny na podstawie planu działalności Ministra, z uwzględnieniem systemu kaskadowania celów i zadań oraz przekazują je Ministrowi za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 30 listopada każdego roku.
3.  Plany działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa sporządzane są w sposób zapewniający realizację na zakładanym poziomie celów, określonych w planie działalności Ministra i przekazywane do Biura Dyrektora Generalnego do dnia 15 listopada każdego roku.
§  10.  W przypadku zmiany planu działalności, o którym mowa w § 8 ust. 3, w wyniku uwzględnienia przez Ministra uwag zgłoszonych przez Prezesa Rady Ministrów, przepisy § 9 stosuje się odpowiednio.

Rozdział  3

Zarządzanie ryzykiem

§  11.  Jednostki w dziale realizują proces zarządzania ryzykiem odnoszącym się, w szczególności do celów i zadań ujętych w planie działalności, z uwzględnieniem wytycznych Ministerstwa Finansów.
§  12. 
1.  Zarządzanie ryzykiem obejmuje identyfikowanie, analizę ryzyka i adekwatne do poziomu ryzyka reagowanie na nie.
2.  Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany na każdym etapie, w szczególności poprzez prowadzenie rejestru ryzyk dla poszczególnych celów i zadań, zawierającego m.in.:
1) opis zidentyfikowanych ryzyk;
2) określenie akceptowanego poziomu ryzyk;
3) analizę ryzyk;
4) właścicieli ryzyk;
5) reakcje wobec ryzyk;
6) planowane mechanizmy kontroli.
§  13. 
1.  Identyfikacja ryzyka jest zadaniem ciągłym, uwzględniającym zarówno czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne, mające wpływ na sytuację jednostki i tym samym realizację celów, z uwzględnieniem ust. 2.
2.  Zasadniczy proces identyfikacji ryzyk powinien być zintegrowany z etapem planowania działalności.
3.  W identyfikację ryzyk powinny być zaangażowane osoby, które będą później odpowiedzialne za realizację wyznaczonych celów i zadań.
§  14. 
1.  Analiza ryzyka w dziale polega na oszacowaniu poziomu istotności ryzyka, rozumianego jako iloczyn oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz oceny jego skutków.
2.  Kryteria analizy wskazujące sposób mierzenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków powinny zostać opracowane stosownie do charakteru ryzyk i z uwzględnieniem specyfiki jednostek oraz analizowanego obszaru.
§  15. 
1.  Sposób reakcji na ryzyko powinien zależeć od akceptowanego poziomu ryzyka i relacji kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań.
2.  Opracowanie kryteriów analizy ryzyka oraz określenie akceptowanego poziomu ryzyka i rodzaju reakcji na ryzyko, jak również nadzór nad efektywnością i skutecznością systemu zarządzania ryzykiem należy do obowiązków kierowników jednostek w działach.
3.  Szczegółowe wytyczne w zakresie zarządzania ryzykiem w Ministerstwie określa Minister w zarządzeniu.

Rozdział  4

Monitoring realizacji celów

§  16.  Monitorowanie systemu kontroli zarządczej powinno być prowadzone w sposób umożliwiający bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.
§  17. 
1.  Monitoring uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań z planu działalności, mających odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.
2.  Ocena stopnia realizacji celów i zadań wraz z aktualizacją rejestru ryzyk powinna być przeprowadzana w sposób udokumentowany co najmniej raz w roku, nie później niż w terminie do dnia 1 lipca każdego roku.
§  18. 
1.  W przypadku stwierdzenia wysokiego stopnia prawdopodobieństwa nieosiągnięcia zaplanowanego poziomu realizacji celów kaskadowanych z planu działalności Ministra, kierownik jednostki w dziale zobowiązany jest do przekazania informacji komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w zakresie nadzoru nad jednostką, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 10 lipca każdego roku.
2.  Raport ze stopnia realizacji celów i zadań zaplanowanych na dany rok przez komórkę wraz z półroczną oceną ryzyka, uwzględniający informacje, o których mowa w ust. 1, komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 30 lipca każdego roku.
§  19. 
1.  Na podstawie raportów, o których mowa w § 18 ust. 2, Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje raport ze stopnia realizacji celów określonych w planie działalności Ministra oraz przedkłada go Ministrowi.
2.  Biuro Dyrektora Generalnego, z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra może wnioskować o złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku ze stwierdzeniem wysokiego poziomu ryzyka niezrealizowania danego miernika, określającego stopień realizacji celu z planu działalności Ministra.
3.  Raport, o którym mowa w ust. 1, Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje do wiadomości wszystkich członków Kierownictwa Ministerstwa, w tym do przewodniczącego Komitetu Audytu.
§  20. 
1.  Kierownicy jednostek w działach sporządzają sprawozdania z wykonania planu działalności oraz składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie kierowanej jednostki i przekazują je do Ministra za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 10 marca każdego roku.
2.  Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują Ministrowi, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, uwzględniające w zakresie właściwości sprawozdania i oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych do dnia 20 marca każdego roku.
§  21. 
1.  Na podstawie otrzymanych sprawozdań i oświadczeń, o których mowa w § 20 ust. 2, Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi, w terminie do dnia 25 kwietnia każdego roku, projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra i projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w działach, z uwzględnieniem ust. 2.
2.  Przed przedłożeniem Ministrowi projektów, o których mowa w ust. 1, podlegają one akceptacji pozostałych członków kierownictwa Ministerstwa, stosownie do nadzorowanego obszaru.
3.  Biuro Dyrektora Generalnego z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra i innych członków kierownictwa Ministerstwa, może wnioskować o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania i projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.
§  22.  Plany działalności, sprawozdania z planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek w działach, jak również plan działalności Ministra, sprawozdanie z planu działalności Ministra i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej odpowiednio Ministerstwa albo jednostki.
§  23.  Traci moc Komunikat Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 12 września 2017 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla jednostek podległych i nadzorowanych w działach administracji rządowej gospodarka morska, rybołówstwo i żegluga śródlądowa (Dz. Urz. MGMiŻŚ poz. 28).
§  24.  Komunikat wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.
1 Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działem administracji rządowej - gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz. U. poz. 2262).
2 Wykaz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych określa załącznik do obwieszczenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych.
3 Regulamin organizacyjny Ministerstwa stanowi załącznik do zarządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej.
4 Regulamin Komitetu Audytu stanowi załącznik do zarządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie nadania regulaminu komitetowi audytu.