Szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.MGMiŻŚ.2020.23
Akt utracił moc Wersja od: 12 maja 2020 r.
KOMUNIKAT
MINISTRA GOSPODARKI MORSKIEJ I ŻEGLUGI ŚRÓDLĄDOWEJ 1
z dnia 8 maja 2020 r.
w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa
Na podstawie art. 69 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.) ustala się szczegółowe wytyczne w zakresie kontroli zarządczej dla działów administracji rządowej: gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, zwane dalej "wytycznymi":
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Przepisy ogólne
§ 1.
W zakresie realizacji procesów kontroli zarządczej stosuje się, w szczególności:1)
Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF poz. 84);2)
Komunikat Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF poz. 56).§ 2.
Użyte w wytycznych zwroty oznaczają:1)
dział - działy administracji rządowej gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa kierowane przez Ministra;2)
jednostka - jednostka w dziale, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, podległa lub nadzorowana przez Ministra 2 ;3)
kierownik jednostki - osoba kierująca jednostką lub osoba upoważniona do wykonywania jej zadań;4)
kontrola zarządcza - kontrola zarządcza w rozumieniu działu I rozdziału 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;5)
Minister - Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;6)
Ministerstwo - Ministerstwo Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej;7)
oświadczenie o stanie kontroli zarządczej - oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, sporządzone według wzoru, stanowiącego załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);8)
plan działalności Ministra - plan działalności Ministra, sporządzony zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);9)
plan działalności - plan działalności sporządzony przez jednostki w dziale z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra;10)
ryzyko - możliwość wystąpienia z określonym prawdopodobieństwem zdarzenia o negatywnym wpływie na realizację zaplanowanych celów i zadań;11)
samoocena - proces oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych;12)
sprawozdanie z wykonania planu działalności - sprawozdanie z wykonania planu działalności sporządzone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania.§ 3.
1.
Minister zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanych przez niego działach administracji rządowej w zakresie spraw niezastrzeżonych odrębnymi przepisami do kompetencji innych organów państwowych, z uwzględnieniem ust. 2 i 3.2.
Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na I poziomie należy do obowiązków:1)
kierowników jednostek w działach - w jednostkach;2)
Ministra za pośrednictwem Dyrektora Generalnego - w Ministerstwie.3.
Zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej na II poziomie należy do obowiązków członków kierownictwa Ministerstwa i dyrektorów departamentów Ministerstwa z tytułu nadzoru sprawowanego nad działalnością jednostek podległych i nadzorowanych, stosownie do przyznanych kompetencji.§ 4.
1.
Obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w działach wykonuje Biuro Dyrektora Generalnego, stosownie do kompetencji przyznanych w Regulaminie organizacyjnym Ministerstwa 3 .2.
Doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego świadczy Komitet Audytu w ramach kompetencji wskazanych w Regulaminie Komitetu Audytu 4 .§ 5.
1.
W ramach zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej kierownik jednostki odpowiada, w szczególności za:1)
wdrożenie na podstawie standardów kontroli zarządczej procedur adekwatnych do potrzeb jednostki, jej specyfiki i warunków funkcjonowania;2)
sporządzanie planu działalności jednostki na dany rok z uwzględnieniem celów z planu działalności Ministra oraz sprawozdania z wykonania planu działalności jednostki za rok ubiegły przekazywanych do Ministra;3)
sporządzanie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w jednostce;4)
przeprowadzanie samooceny kontroli zarządczej w jednostce w odniesieniu do standardów kontroli zarządczej;5)
zarządzanie ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań;6)
dokumentowania działań związanych z funkcjonowaniem kontroli zarządczej;7)
przekazywanie Ministrowi informacji i dokumentów w zakresie i terminach określonych w wytycznych.2.
W przypadku gdy jednostka, zgodnie z art. 274 ust. 1-6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, jest obowiązana do prowadzenia audytu wewnętrznego, zaleca się aby w ramach systemu kontroli zarządczej komórka audytu wewnętrznego dokonywała systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce poprzez realizację zadań audytowych.§ 6.
1.
W celu sprawnego funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach powinny zostać przypisane następujące role:1)
koordynator kontroli zarządczej w jednostce - osoba lub komórka organizacyjna odpowiedzialna za koordynację procesów kontroli zarządczej, w tym w szczególności: zarządzania ryzykiem w jednostce, samooceny kontroli zarządczej, przygotowania projektów planu działalności, sprawozdania z jego wykonania oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, monitorowania poziomu realizacji celów i zadań przyjętych do realizacji;2)
właściciel ryzyka - osoba odpowiedzialna za zarządzanie konkretnym ryzykiem zidentyfikowanym w danym obszarze funkcjonowania jednostki, w tym za dokonywanie analizy ryzyka i stosowanych mechanizmów kontroli oraz bieżący monitoring ryzyka;3)
zespół do spraw oceny ryzyka, o ile struktura organizacyjna jednostki uzasadnia potrzebę jego powołania.Rozdział 2
Planowanie działalności
Planowanie działalności
§ 7.
Określanie celów i zadań stanowi najważniejszy proces kontroli zarządczej oraz istotne kryterium dokonywania jej oceny.§ 8.
1.
Podstawę sporządzenia planu działalności Ministra stanowią Informacje o celach priorytetowych na rok następny, przygotowane przez komórki organizacyjne Ministerstwa w uzgodnieniu z właściwym członkiem kierownictwa Ministerstwa i przekazane do Biura Dyrektora Generalnego Ministerstwa do dnia 15 września każdego roku.2.
Na podstawie Informacji o celach, o których mowa w ust. 1, zawierających propozycje celów do poszczególnych części planu działalności Ministra wraz z określającymi je miernikami i zadaniami służącymi ich realizacji, Biuro Dyrektora Generalnego koordynuje proces przygotowywania projektu planu działalności Ministra dla działów.3.
Przygotowany przez Biuro Dyrektora Generalnego i zatwierdzony przez Ministra plan działalności Ministra dla działów jest przekazywany Prezesowi Rady Ministrów do dnia 31 października każdego roku.§ 9.
1.
Niezwłocznie po zatwierdzeniu przez Ministra, plan działalności Ministra dla działów jest publikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa. Zamieszczenie zatwierdzonego planu działalności Ministra na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa oznacza podanie do publicznej wiadomości jego treści.2.
Kierownicy jednostek w działach, w uzgodnieniu z odpowiednimi nadzorującymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa, sporządzają plany działalności dla kierowanych jednostek na rok następny na podstawie planu działalności Ministra, z uwzględnieniem systemu kaskadowania celów i zadań oraz przekazują je Ministrowi za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 30 listopada każdego roku.3.
Plany działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa sporządzane są w sposób zapewniający realizację na zakładanym poziomie celów, określonych w planie działalności Ministra i przekazywane do Biura Dyrektora Generalnego do dnia 15 listopada każdego roku.§ 10.
W przypadku zmiany planu działalności, o którym mowa w § 8 ust. 3, w wyniku uwzględnienia przez Ministra uwag zgłoszonych przez Prezesa Rady Ministrów, przepisy § 9 stosuje się odpowiednio.Rozdział 3
Zarządzanie ryzykiem
Zarządzanie ryzykiem
§ 11.
Jednostki w dziale realizują proces zarządzania ryzykiem odnoszącym się, w szczególności do celów i zadań ujętych w planie działalności, z uwzględnieniem wytycznych Ministerstwa Finansów.§ 12.
1.
Zarządzanie ryzykiem obejmuje identyfikowanie, analizę ryzyka i adekwatne do poziomu ryzyka reagowanie na nie.2.
Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany na każdym etapie, w szczególności poprzez prowadzenie rejestru ryzyk dla poszczególnych celów i zadań, zawierającego m.in.:1)
opis zidentyfikowanych ryzyk;2)
określenie akceptowanego poziomu ryzyk;3)
analizę ryzyk;4)
właścicieli ryzyk;5)
reakcje wobec ryzyk;6)
planowane mechanizmy kontroli.§ 13.
1.
Identyfikacja ryzyka jest zadaniem ciągłym, uwzględniającym zarówno czynniki zewnętrzne jak i wewnętrzne, mające wpływ na sytuację jednostki i tym samym realizację celów, z uwzględnieniem ust. 2.2.
Zasadniczy proces identyfikacji ryzyk powinien być zintegrowany z etapem planowania działalności.3.
W identyfikację ryzyk powinny być zaangażowane osoby, które będą później odpowiedzialne za realizację wyznaczonych celów i zadań.§ 14.
1.
Analiza ryzyka w dziale polega na oszacowaniu poziomu istotności ryzyka, rozumianego jako iloczyn oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz oceny jego skutków.2.
Kryteria analizy wskazujące sposób mierzenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego skutków powinny zostać opracowane stosownie do charakteru ryzyk i z uwzględnieniem specyfiki jednostek oraz analizowanego obszaru.§ 15.
1.
Sposób reakcji na ryzyko powinien zależeć od akceptowanego poziomu ryzyka i relacji kosztów wdrożenia działań, które stanowiłyby odpowiedź na ryzyko oraz korzyści uzyskanych z tych działań.2.
Opracowanie kryteriów analizy ryzyka oraz określenie akceptowanego poziomu ryzyka i rodzaju reakcji na ryzyko, jak również nadzór nad efektywnością i skutecznością systemu zarządzania ryzykiem należy do obowiązków kierowników jednostek w działach.3.
Szczegółowe wytyczne w zakresie zarządzania ryzykiem w Ministerstwie określa Minister w zarządzeniu.Rozdział 4
Monitoring realizacji celów
Monitoring realizacji celów
§ 16.
Monitorowanie systemu kontroli zarządczej powinno być prowadzone w sposób umożliwiający bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.§ 17.
1.
Monitoring uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań z planu działalności, mających odzwierciedlenie w systemie zarządzania ryzykiem oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.2.
Ocena stopnia realizacji celów i zadań wraz z aktualizacją rejestru ryzyk powinna być przeprowadzana w sposób udokumentowany co najmniej raz w roku, nie później niż w terminie do dnia 1 lipca każdego roku.§ 18.
1.
W przypadku stwierdzenia wysokiego stopnia prawdopodobieństwa nieosiągnięcia zaplanowanego poziomu realizacji celów kaskadowanych z planu działalności Ministra, kierownik jednostki w dziale zobowiązany jest do przekazania informacji komórce organizacyjnej Ministerstwa właściwej w zakresie nadzoru nad jednostką, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 10 lipca każdego roku.2.
Raport ze stopnia realizacji celów i zadań zaplanowanych na dany rok przez komórkę wraz z półroczną oceną ryzyka, uwzględniający informacje, o których mowa w ust. 1, komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują do Biura Dyrektora Generalnego, w terminie do dnia 30 lipca każdego roku.§ 19.
1.
Na podstawie raportów, o których mowa w § 18 ust. 2, Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje raport ze stopnia realizacji celów określonych w planie działalności Ministra oraz przedkłada go Ministrowi.2.
Biuro Dyrektora Generalnego, z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra może wnioskować o złożenie dodatkowych wyjaśnień w związku ze stwierdzeniem wysokiego poziomu ryzyka niezrealizowania danego miernika, określającego stopień realizacji celu z planu działalności Ministra.3.
Raport, o którym mowa w ust. 1, Biuro Dyrektora Generalnego przekazuje do wiadomości wszystkich członków Kierownictwa Ministerstwa, w tym do przewodniczącego Komitetu Audytu.§ 20.
1.
Kierownicy jednostek w działach sporządzają sprawozdania z wykonania planu działalności oraz składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie kierowanej jednostki i przekazują je do Ministra za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do dnia 10 marca każdego roku.2.
Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują Ministrowi, za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego, sprawozdania z wykonania planu działalności oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, uwzględniające w zakresie właściwości sprawozdania i oświadczenia jednostek podległych i nadzorowanych do dnia 20 marca każdego roku.§ 21.
1.
Na podstawie otrzymanych sprawozdań i oświadczeń, o których mowa w § 20 ust. 2, Biuro Dyrektora Generalnego opracowuje i przedkłada do podpisu Ministrowi, w terminie do dnia 25 kwietnia każdego roku, projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra i projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w działach, z uwzględnieniem ust. 2.2.
Przed przedłożeniem Ministrowi projektów, o których mowa w ust. 1, podlegają one akceptacji pozostałych członków kierownictwa Ministerstwa, stosownie do nadzorowanego obszaru.3.
Biuro Dyrektora Generalnego z własnej inicjatywy lub z polecenia Ministra i innych członków kierownictwa Ministerstwa, może wnioskować o przekazanie dodatkowych informacji oraz złożenie wyjaśnień w związku z przygotowywaniem projektu sprawozdania i projektu oświadczenia o stanie kontroli zarządczej.§ 22.
Plany działalności, sprawozdania z planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej kierowników jednostek w działach, jak również plan działalności Ministra, sprawozdanie z planu działalności Ministra i oświadczenie o stanie kontroli zarządczej, podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej odpowiednio Ministerstwa albo jednostki.§ 23.
Traci moc Komunikat Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 12 września 2017 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla jednostek podległych i nadzorowanych w działach administracji rządowej gospodarka morska, rybołówstwo i żegluga śródlądowa (Dz. Urz. MGMiŻŚ poz. 28).§ 24.
Komunikat wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.1 Minister Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej kieruje działem administracji rządowej - gospodarka morska, gospodarka wodna, rybołówstwo i żegluga śródlądowa, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej (Dz. U. poz. 2262).
2 Wykaz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych określa załącznik do obwieszczenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie wykazu jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej lub przez niego nadzorowanych.
3 Regulamin organizacyjny Ministerstwa stanowi załącznik do zarządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej.
4 Regulamin Komitetu Audytu stanowi załącznik do zarządzenia Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej w sprawie nadania regulaminu komitetowi audytu.