Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2008.10.76

Akt utracił moc

Wersja od: 15 października 2008 r.

DECYZJA Nr 233

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 9 października 2008 r.

w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w Komendzie Głównej Straży Granicznej

Na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych {Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 220, poz. 1600 i Nr 218, poz. 1592) postanawia się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy Ogólne

§ 1. Decyzja określa szczegółowe wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w Komendzie Głównej Straży Granicznej obejmujące:

1) Zasady wytwarzania, przetwarzania, przekazywania i przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone",

2) zasady oznaczania, ewidencjonowania, kompletowania i niszczenia materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone",

3) postępowanie w przypadkach naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone".

Rozdział  2

Zasady wytwarzania, przetwarzania, przekazywania i przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone'

§ 2. Przyznanie materiałom zawierającym informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową klauzuli tajności "zastrzeżone" odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, oraz z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 220, poz. 1600 i Nr 218, poz. 1592).

§ 3. Materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone" może wytwarzać, przetwarzać, przechowywać i przekazywać wyłącznie osoba, która:

1) posiada poświadczenie bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych co najmniej klauzulą tajności "zastrzeżone",

2) odbyła przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 4. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" mogą być udostępniane wyłącznie osobie spełniającej warunki, o których mowa w § 3 i wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku albo innej zleconej jej pracy.

§  5.

1. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" przechowuje się w pomieszczeniach kancelarii jawnych oraz w innych pomieszczeniach służbowych zlokalizowanych co najmniej w strefie administracyjnej, w meblach biurowych lub szafach metalowych zamykanych na klucz, w sposób uniemożliwiający nieuprawnione ujawnienie.

2. Dopuszcza się przechowywanie materiałów, o których mowa w ust. 1, w kancelarii tajnej.

§ 6. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" powinny być przechowywane, z zastrzeżeniem § 7, oddzielnie od materiałów oznaczonych wyższymi klauzulami tajności oraz od materiałów jawnych.

§ 7. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" mogą być przechowywane razem z materiałami oznaczonymi wyższymi klauzulami tajności lub razem z materiałami jawnymi, jeżeli ich treść łączy się ze sobą bezpośrednio oraz zapewniono im właściwą ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§  8.

1. Po zakończeniu pracy lub służby w pomieszczeniach, w których przechowywane są materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" sprawdza się prawidłowość zamknięcia szaf i mebli biurowych, o których mowa w § 5 ust. 1, oraz zamyka się i oplombowuje pomieszczenie.

2. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy do pomieszczeń, o których mowa w ust. 1, określa plan ochrony informacji niejawnych Komendy Głównej Straży Granicznej.

§ 9. Sposób postępowania w przypadkach nieobecności funkcjonariusza lub pracownika i konieczności uzyskania dostępu do udostępnionych mu i przechowywanych przez niego materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" regulują przepisy w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 10. Zabronione jest wynoszenie materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone" poza obiekt Komendy Głównej Straży Granicznej bez zgody kierownika właściwej komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej oraz gdy nie zapewniono warunków ochrony tych informacji przed nieuprawnionym ujawnieniem.

§ 11. Materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone" mogą być wytwarzane i przetwarzane:

1) w systemach i sieciach teleinformatycznych posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego właściwej służby ochrony państwa do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli, co najmniej "zastrzeżone",

2) na stanowiskach teleinformatycznych nie przystosowanych do przetwarzania informacji niejawnych pod warunkiem, pozostawienia w wytwarzanym dokumencie wolnego miejsca na odręczne wpisanie informacji stanowiących tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone",

3) na nie posiadających pamięci maszynach do pisania,

4) odręcznie.

§ 12. Wykonywanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu dokumentów zawierających tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" odbywa się we właściwej kancelarii przez pracowników tej kancelarii oraz w miejscach wyznaczonych decyzją kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej przez osoby przez niego wyznaczone, pod warunkiem zapewnienia odpowiednich warunków bezpieczeństwa.

§  13.

1. Wykonanie kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia dokumentu zawierającego informacje niejawne o klauzuli tajności "zastrzeżone" dozwolone jest wyłącznie na podstawie pisemnej zgody osoby, która podpisała albo zatwierdziła dokument, lub bezpośredniego adresata dokumentu, a także ich przełożonych, o ile nadawca nie zastrzegł sobie prawa do dysponowania informacjami zawartymi w dokumencie.

2. Zgody, o której mowa w ust. 1, udziela się poprzez umieszczenie wpisu na oryginale dokumentu z podaniem ilości egzemplarzy bądź określeniem numerów stron dokumentu, których zgoda dotyczy, z podaniem stanowiska, stopnia, imienia, nazwiska i daty oraz umieszczeniem podpisu udzielającego zgody.

3. W odniesieniu do dokumentów zarchiwizowanych, zgody o której mowa w ust. 1, udziela kierownik właściwej komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej.

4. Zgodność kopii, odpisu, wypisu lub wyciągu z oryginałem dokumentu potwierdza kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej wykonującej kopię, odpis, wypis lub wyciąg lub osoba przez niego upoważniona, a zgodność tłumaczenia - osoba dokonująca tłumaczenia.

5. Kopie, odpisy i tłumaczenia dokumentów podlegają ewidencji w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

6. Wypisy i wyciągi z dokumentów podlegają klasyfikacji, a jeśli zawierają informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone", podlegają zaewidencjonowaniu w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

7. Na kopiach, odpisach, wypisach, wyciągach lub tłumaczeniach pism umieszcza się:

1) na każdej stronie w prawym górnym rogu odpowiednio napis: "Kopia", "Odpis", "Wypis", "Wyciąg" lub "Tłumaczenie z języka - (nazwa języka) - (imię i nazwisko tłumacza)" oraz numer egzemplarza wykonanej kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia,

2) na każdej stronie numer, pod jakim zostały zarejestrowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów,

3) na ostatniej stronie dodatkowo napis: "Za zgodność" i odcisk tuszowej pieczęci urzędowej z nazwą komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej, w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie oraz podpis osoby, o której mowa w ust. 4.

8. Fakt sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia odnotowuje się na dokumencie, z którego sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie, poprzez odcisk pieczęci lub umieszczenie adnotacji informującej o:

1) nazwie komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej w której sporządzono kopię, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy sporządzonych kopii, odpisów, wypisów, wyciągów lub tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia;

4) numerze pod jakim kopia, odpis, wypis, wyciąg lub tłumaczenie zostały zaewidencjonowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów.

9. Adnotacje, o których mowa w ust. 8 pkt 1-3, wpisuje się przed wykonaniem kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia, natomiast numer, pod jakim zostały zaewidencjonowane w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów nanosi się po wykonaniu kopii, odpisu, wypisu, wyciągu lub tłumaczenia.

Rozdział  3

Zasady oznaczania, ewidencjonowania, kompletowania i niszczenia materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone"

§ 14. Oznaczenie materiału zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" polega na umieszczeniu na nim klauzuli tajności w sposób wyraźny i w pełnym brzmieniu.

§ 15. Dla materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone" wprowadza się oznaczenie "Z".

§ 16. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone", utrwalone na piśmie, pod względem formy zewnętrznej powinny być dostosowane do arkuszy korespondencyjnych o znormalizowanych formatach.

§ 17. Szczegółowy sposób oznaczania materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" regulują przepisy w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 18. Szczegółowy sposób zmiany, znoszenia klauzuli tajności, przedłużania i skracania okresów ochrony materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone" regulują przepisy w sprawie sposobu oznakowania materiałów umieszczania na nich klauzul tajności, a także znoszenia nadanej klauzuli tajności.

§ 19. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone", wytworzone w komórkach organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej ewidencjonuje się w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów (DEWD), którego wzór oraz sposób prowadzenia określają przepisy w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych, z zastrzeżeniem § 21.

§ 20. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone", otrzymane (wchodzące) oraz wysyłane (wychodzące) przez komórkę organizacyjną Komendy Głównej Straży Granicznej rejestruje się w dzienniku korespondencji, którego wzór oraz sposób prowadzenia określają przepisy w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych, z zastrzeżeniem § 21.

§ 21. Ewidencjonowanie, o którym mowa w § 19, oraz rejestrowanie, o którym mowa w § 20, może odbywać się na podstawie dotychczas obowiązujących wzorów, do czasu wyczerpania ich zasobów.

§ 22. Szczegółowy sposób ewidencjonowania, o którym mowa w § 19, oraz rejestrowania, o którym mowa w § 20, materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową o klauzuli tajności "zastrzeżone", a także ich wysyłania, przyjmowania, przekazywania i udostępniania regulują przepisy w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 23. Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone", po wykorzystaniu, podlegają:

1) skompletowaniu i podszyciu do teczek przedmiotowych o określonej kategorii archiwalnej - jeżeli stanowią wartość archiwalną lub użytkową, z zastrzeżeniem § 24,

2) bieżącemu niszczeniu, za zgodą kierownika komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej - w przypadku materiałów manipulacyjnych o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, z zastrzeżeniem § 25.

§ 24. Materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone" są archiwizowane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt Straży Granicznej na zasadach określonych w przepisach w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 25. Materiały zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone" są brakowane i niszczone zgodnie z przepisami w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.

§ 26. Zniszczenie materiału zawierającego informacje niejawne o klauzuli tajności "zastrzeżone" dokumentuje się w dzienniku korespondencji, w którym został zarejestrowany na podstawie protokołu brakowania/niszczenia, z zastrzeżeniem § 27.

§ 27. Jeśli materiał, o którym mowa w § 26, nie został zarejestrowany w dzienniku korespondencji, fakt jego zniszczenia dokumentuje się na podstawie protokołu brakowania/niszczenia w tym urządzeniu ewidencyjnym, w którym materiał został zaewidencjonowany.

Rozdział  4

Postępowanie w przypadkach naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone"

§  28.

1. Kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej powiadamia pisemnie Pełnomocnika Komendanta Głównego Straży Granicznej do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych o każdym przypadku naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w podległej mu komórce organizacyjnej.

2. Jeśli naruszenie zasad ochrony lub ujawnienie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w komórce organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej stwierdzone zostanie przez pion ochrony informacji w trakcie wykonywania obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, odstępuje się od pisemnego powiadomienia, o którym mowa w ust. 1.

3. Pełnomocnik Komendanta Głównego Straży Granicznej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych, na podstawie powiadomienia, o którym mowa w ust. 1, podejmuje działania mające na celu wyjaśnienie okoliczności naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone".

4. Pełnomocnik Komendanta Głównego Straży Granicznej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych może zlecić kierownikowi komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej wyjaśnienie okoliczności naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone".

5. O wynikach działań, o których mowa w ust. 4, kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Straży Granicznej powiadamia Pełnomocnika Komendanta Głównego Straży Granicznej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych.

§  29.

1. Ustalenia poczynione w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego są podstawą do zdjęcia z ewidencji utraconego materiału zawierającego informacje niejawne oznaczone klauzulą tajności "zastrzeżone".

2. Zdjęcia z ewidencji materiału, o którym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik lub pracownik kancelarii, w której zarejestrowany jest utracony materiał, na podstawie zatwierdzonego przez Pełnomocnika Komendanta Głównego Straży Granicznej do spraw Ochrony Informacji Niejawnych, sprawozdania z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Jeśli materiał, o którym mowa w ust. 2, został zaewidencjonowany wyłącznie w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów prowadzonym poza kancelarią, zdjęcie z ewidencji dokonuje osoba prowadząca ten dziennik.

Rozdział  5

Przepisy końcowe

§ 30. Traci moc Decyzja Nr 61 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 5 listopada 2001 r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą tajności "zastrzeżone" w Komendzie Głównej Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG Nr 6, poz. 23).

§ 31. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.