Szczególny sposób organizacji kancelarii tajnych, stosowanie środków ochrony fizycznej oraz obieg informacji niejawnych.
Dz.Urz.MS.2007.6.30
Akt utracił mocZARZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 27 lipca 2007 r.
w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
Postanowienia ogólne
Rozdział 2
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej
Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej
Rozdział 3
Środki ochrony fizycznej
Środki ochrony fizycznej
Rozdział 4
Obieg dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej
Obieg dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej
Rozdział 5
Urządzenia ewidencyjne prowadzone w kancelarii tajnej
Urządzenia ewidencyjne prowadzone w kancelarii tajnej
Rozdział 6
Kompletowanie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów niejawnych
Kompletowanie, archiwizowanie i niszczenie dokumentów niejawnych
Rozdział 7
Kontrola funkcjonowania kancelarii tajnej
Kontrola funkcjonowania kancelarii tajnej
Rozdział 8
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe
ZAŁĄCZNIK Nr 1
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY SPISANY W DNIU.......
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY SPISANY W DNIU.......
(imię i nazwisko Pełnomocnika Ochrony)
- PRZYJMUJĄCY ......................................
(imię i nazwisko)
- ZDAJĄCY ..........................................
(imię i nazwisko)
Na podstawie osobistych sprawdzeń stwierdzam, że stan
faktyczny dokumentów i materiałów znajdujących się w
kancelarii zgodny jest ze stanem ewidencyjnym dokumentów
ujętych w urządzeniach ewidencyjnych kancelarii.
W czasie przyjmowania obowiązków stwierdziłem następujące niedociągnięcia:
1. .....................
2. .....................
Wnioski:
1. .....................
2. .....................
Obowiązki kierownika kancelarii:
zdał przyjął
........... .............
(podpis) (podpis)
w obecności
..............................
(podpis Pełnomocnika Ochrony)
ZAŁĄCZNIK Nr 2
KLASYFIKACJA I WYMAGANIA TECHNICZNE URZĄDZEŃ DO OCHRONY DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH
KLASYFIKACJA I WYMAGANIA TECHNICZNE URZĄDZEŃ DO OCHRONY DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH
I.
SZAFA STALOWA KLASY A
SZAFA STALOWA KLASY A
2. Szafa może być wyposażona w zamykane skrytki.
3. Drzwi szafy mogą być jednoskrzydłowe lub dwuskrzydłowe wyposażone w mechanizm dźwigniowy, blokujący je co najmniej na trzech krawędziach.
4. Szafa musi być wyposażona w zamek mechaniczny kluczowy wielozastawkowy z możliwością wyjęcia klucza tylko w pozycji zamkniętej, zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem.
5. Podstawa szafy musi posiadać te same rozmiary co wierzch. W podstawie powinien znajdować się zaślepiony otwór umożliwiający zakotwiczenie jej do podłoża. Konstrukcja dna szafy musi wytrzymać siły minimum 50 kN.
6. Szafa musi posiadać certyfikat wydany przez jednostkę certyfikującą, potwierdzający zgodność wyrobu z wymaganiami klasy A.
7. Szafa musi posiadać tabliczkę, wydaną przez jednostkę certyfikującą, zamontowaną na wewnętrznej górnej stronie drzwi, zawierającą następujące dane:
II.
SZAFA STALOWA KLASY B
SZAFA STALOWA KLASY B
2. Szafa może być wyposażona w zamykane skrytki.
3. Drzwi szafy mogą być jednoskrzydłowe lub dwuskrzydłowe wyposażone w mechanizm dźwigniowy, blokujący je co najmniej na czterech krawędziach.
4. Mechanizm dźwigniowy rygli w drzwiach musi być zabezpieczony przed uruchomieniem dwoma zamkami posiadającymi wymagane w swojej grupie certyfikaty, oddzielnie blokującymi mechanizm ryglujący, w tym:
5. Podstawa szafy musi posiadać te same rozmiary co wierzch. W podstawie powinien znajdować się zaślepiony otwór umożliwiający zakotwiczenie jej do podłoża. Konstrukcja dna szafy powinna wytrzymać siły minimum 50 kN.
6. Szafa musi posiadać certyfikat wydany przez jednostkę certyfikującą, potwierdzający zgodność wyrobu z wymaganiami klasy B.
7. Szafa musi posiadać tabliczkę, wydaną przez jednostkę certyfikującą, zamontowaną na wewnętrznej górnej stronie drzwi, zawierającą następujące dane:
III.
SZAFA STALOWA KLASY C
SZAFA STALOWA KLASY C
2. Szafa może być wyposażona w zamykane skrytki.
3. Drzwi szafy mogą być jednoskrzydłowe lub dwuskrzydłowe wyposażone w mechanizm dźwigniowy, blokujący je co najmniej na czterech krawędziach.
4. Mechanizm dźwigniowy rygli w drzwiach powinien być zabezpieczony przed uruchomieniem dwoma zamkami posiadającymi wymagane w swojej grupie certyfikaty, oddzielnie blokującymi mechanizm ryglujący, w tym:
5. Podstawa szafy musi posiadać te same rozmiary co wierzch. W podstawie powinien znajdować się zaślepiony otwór umożliwiający zakotwiczenie jej do podłoża. Konstrukcja dna szafy powinna wytrzymać siły minimum 50 kN.
6. Szafa musi posiadać certyfikat wydany przez jednostkę certyfikującą, potwierdzający zgodność wyrobu z wymaganiami klasy C.
7. Szafa musi posiadać tabliczkę, wydaną przez jednostkę certyfikującą, zamontowaną na wewnętrznej górnej stronie drzwi, zawierającą następujące dane:
ZAŁĄCZNIK Nr 3
OPIS*
OPIS*
tom ...
Lp. | Nr pism | Nazwa jednostki organizacyjnej, do której pismo wysłano lub od której pismo otrzymano | Nr stron w aktach | Uwagi | |
wchodz. | wychodz. | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
* w przypadku teczki monotematycznej
ZAŁĄCZNIK Nr 4
OPIS*
OPIS*
tom ...
Lp. | Nr pism | Nazwa jednostki organizacyjnej, do której pismo wysłano lub od której pismo otrzymano | Krótka treść | Nr stron w aktach | Uwagi | |
wchodz. | wychodz. | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
* w przypadku różnych dokumentów dotyczących jednej sprawy
ZAŁĄCZNIK Nr 5
WYKAZ ZMIAN DOKONANYCH W TECZCE DOKUMENTÓW (WYDAWNICTW)
WYKAZ ZMIAN DOKONANYCH W TECZCE DOKUMENTÓW (WYDAWNICTW)
Lp. | Data | Podstawa zmiany | Numery stron (kart) | Nr stron (kart) zniszczonych | Adnotacje osób upoważnionych | |
wyłączonych | włączonych | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ZAŁĄCZNIK Nr 6 4
(uchylony).
(uchylony).
ZAŁĄCZNIK Nr 7
Niniejsza teczka zawiera ............................... stron
Niniejsza teczka zawiera ............................... stron
słownie: .....................................................
ponumerowanych, przesznurowanych i opieczętowanych pieczęcią
do pakietów
..............................................
(nazwa jednostki organizacyjnej,
imię i nazwisko kierownika kancelarii tajnej)
............
(data)
ZAŁĄCZNIK Nr 8
METRYKA
NOŚNIKA NIEJAWNEGO NR RWD ..............
Lp. | Rodzaj informacji | Dane |
1. | rodzaj nośnika | |
2. | data zaewidencjonowania | |
3. | podstawa zniszczenia nośnika | |
4. | sposób zniszczenia | zniszczenie fizyczne |
5. | podpisy kierownika kancelarii i osób uczestniczących w zniszczeniu |
DANE DOTYCZĄCE ZAPISU NA NOŚNIKU
Lp. | Pełna nazwa pliku wraz z rozszerzeniem/numer z urządzenia ewidencyjnego zapisanego dokumentu | Data zapisu | Imię, nazwisko i podpis osoby dokonującej zapisu | Klauzula dokumentu | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 8
DANE DOTYCZĄCE ODTWARZANIA
Data | Lp. odtwarzanych pozycji | Miejsce odtwarzania | Dla kogo | Nazwisko i imię operatora (administratora) podpis |
ZAŁĄCZNIK Nr 9
REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK
REJESTR DZIENNIKÓW, KSIĄŻEK EWIDENCYJNYCH I TECZEK
Oznaczenie klauzuli tajności dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Numer kolejny dziennika, rejestru, ksiązki ewidencyjnej itp. | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Data rejestracji dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Nazwa teczki, dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Data | Liczba stron dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Komórka organizacyjna odpowiedzialna za prowadzenie dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Pokwitowanie odbioru dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | Informacje uzupełniające/ uwagi | |||
rozpoczęcia dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | zakończenia dziennika, rejestru, książki ewidencyjnej itp. | |||||||||||
imię i nazwisko | data oraz podpis osoby prowadzącej dziennik, rejestr, książkę ewidencyjną itp. | potwierdzenie zwrotu, data i podpis | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
ZAŁĄCZNIK Nr 10
DZIENNIK KORESPONDENCJI
DZIENNIK KORESPONDENCJI
Oznaczenie klauzuli tajności | Nr kolejny zapisu | Nr i data dokumentu otrzymanego Data rejestracji dokumentu | Nazwa nadawcy/adresata | Nazwa dokumentu lub czego dotyczy | Liczba | ||
stron dokumentu z załącznikami lub innymi jednostkami miary | załączników | stron załączników lub innych jednostek miary | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Strona prawa
Nr pozycji z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów | Imię i nazwisko osoby otrzymującej dokument data i podpis | Potwierdzenie zwrotu dokumentu do kancelarii data i podpis | Adnotacje o wysłaniu dokumentu (poz. ks. dor./poz. wykazu przesyłek nadanych) | Numer (symbol) akt, w których jest przechowywany dokument lub jego kopia | Adnotacje dot. przedłużenia okresu ochrony, zniesienia bądź zmiany klauzuli tajności | Uwagi |
9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
- w rubryce 13 dopuszcza się wpisywanie nr. z rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD) lub nr. z innego urządzenia ewidencyjnego
- rubryki 10 i 11 nie dotyczą kancelarii tajnej Ministerstwa Sprawiedliwości i jej oddziałów
ZAŁĄCZNIK Nr 11
DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW
DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW
Oznaczenie klauzuli tajności | Numer kolejny zapisu | Data wytworzenia dokumentu | Adresat lub nazwa dokumentu | Nazwisko osoby oddającej brudnopis do przepisania, dokument do reprodukcji | Nr dokumentu kopiowanego | Nazwisko wykonującego |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
strona prawa
Liczba wykonanych | Pokwitowanie odbioru | Adnotacje | Uwagi | ||||
egzemplarzy | stron jednego egzemplarza | imię i nazwisko | data | podpis | o wysłaniu (nr z dziennika korespondencji) | o brakowaniu (nr protokołu) | |
8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
ZAŁĄCZNIK Nr 12
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH
KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH
Nr kolejny zapisu | Data | Adresat | Nr pisma (rodzaj przesyłki) | Potwierdzenie odbioru |
Podpis, pieczęć i data | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
ZAŁĄCZNIK Nr 13
........................... ..........................
........................... ..........................
jednostki organizacyjnej)
WYKAZ NR ...
PRZESYŁEK NADANYCH
przekazanych przez ...........................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej wysyłającego)
do wysłania .................................. w .............
(nazwa przewoźnika lub nazwisko doręczyciela)
Lp. | Numer przesyłki | Rodzaj przesyłki (list, paczka itp.) | Do kogo adresowany | Uwagi |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Ogółem przesyłek ............ ........................
(liczbowo) (słownie)
..............................
(podpis sporządzającego wykaz)
...........................
(podpis doręczającego)
...........................
(podpis przyjmującego)
...........................
(data i godzina przyjęcia)
m.p.
(pieczęć przewoźnika)
ZAŁĄCZNIK Nr 14
REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW NR ...
REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW NR ...
(imię i nazwisko/nazwa (komórka organizacyjna)
dokumentu/komórka organizacyjna)
Lp. | Nr ewidencyjny dokumentu | Nazwa dokumentu, imię i nazwisko osoby pobierającej dokument | Liczba stron lub nr egz. albo innych jedn. miary | Data i pokwitowanie osoby pobierającej dokument | Data i pokwitowanie kancelarii | Adnotacje o zniszczeniu i data |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ZAŁĄCZNIK Nr 15
SKOROWIDZ REJESTRU WYDANYCH DOKUMENTÓW
SKOROWIDZ REJESTRU WYDANYCH DOKUMENTÓW
Lp. | Imię i nazwisko lub komórka organizacyjna | Data założenia | Data zakończenia | Adnotacje o zniszczeniu | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 16
KSIĄŻKA EWIDENCJI WYDAWNICTW - DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ
KSIĄŻKA EWIDENCJI WYDAWNICTW - DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ
Lp. | Nr i data asygnaty pisma, przy którym otrzymano przesyłkę | Od kogo otrzymano | Informacja o pojedynczym egzemplarzu | Liczba egz. | Nr egz. | Nr teczki, pojemnika, do którego złożono | Adnotacje o wysłaniu lub zniszczeniu Nr i data pisma lub protokołu zniszczenia | Uwagi | ||||
Nazwa wydawnictwa -dokumentacji technicznej | Klauzula tajności | Liczba | ||||||||||
karta razem w zał. | załącz. | arkuszy (kart) zał. | ||||||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
1. rubryce 1 - wpisuje się kolejny nr porządkowy dokonanego zapisu; jeżeli jest to dokumentacja lub wydawnictwo własne, numer ten stanowi jego liczbę dziennika,
2. w rubryce 2 - wpisuje się nr rejestracyjny asygnaty, pisma przewodniego, pod którym je zarejestrowano w dzienniku korespondencji,
3. w rubryce 3 - przy ewidencjonowaniu wydawnictw i dokumentacji wykonanych we własnym zakresie wpisuje się "własne",
4. w rubryce 4 - wpisuje się nazwę dokumentu, np.: "instrukcja o postępowaniu w sprawach tajnych", "mapa terenu .............", "szkice terenu",
5. w rubryce 5 - wpisuje się klauzulę tajności, jaką oznaczone są ewidencjonowane dokumenty,
6. w rubryce 6 - wpisuje się liczbę wszystkich kart pojedynczego egzemplarza,
7. w rubryce 7 - wpisuje się liczbę załączników, jakie zawiera ewidencjonowany egzemplarz,
8. w rubryce 8 - wpisuje się liczbę kart załączników do pojedynczego egzemplarza,
9. w rubryce 9 - wpisuje się liczbę egzemplarzy dokumentów,
10. w rubryce 10 - wpisuje się numery egzemplarzy dokumentu, nadane przez wydawcę, np.: "1-10",
11. w rubryce 11 -wpisuje się nr teczki lub pojemnika, do którego dokumenty zostały złożone,
12. w rubryce 12 - po wysłaniu wpisuje się nr rozdzielnika lub pisma, przy którym dokumenty zostały wysłane; przy zniszczeniu nieaktualnych dokumentów wpisuje się nr protokołu zniszczenia, nadany z dziennika korespondencji.
ZAŁĄCZNIK Nr 17
SPIS
ZDAWCZO-ODBIORCZY NR ...
Lp. | Znak teczki | Numer z Rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RTD) | Tytuł teczki lub tomu | Liczba stron lub innych jednostek miary | Daty skrajne | Kat. akt | Liczba teczek |
Przekazał: .................. Przyjął: .......................
(imię, nazwisko, podpis, data) (imię, nazwisko, podpis, data)
ZAŁĄCZNIK Nr 18
nazwa miejscowości i data podpisania pisma
nazwa miejscowości i data podpisania pisma
i zezwalam na zniszczenie dokumentów
wyszczególnionych w protokole
PROTOKÓŁ
ZNISZCZENIA DOKUMENTÓW NIEJAWNYCH
Na podstawie zarządzenia (kierownika jednostki organizacyjnej)
z dnia ..............................
Komisja w składzie:
Przewodniczący: ...................
(imię i nazwisko)
Członkowie: ...................
(imię i nazwisko)
...................
(imię i nazwisko)
...................
(imię i nazwisko)
zakwalifikowała do zniszczenia niżej wymienione dokumenty
kategorii Bc nieprzedstawiające wartości archiwalnej:
1. Nr dokumentu z dziennika korespondencji (lub nr z DEWD),
liczba stron, nr egzemplarza, nr teczki: z rzeczowego
wykazu akt, z rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i
teczek, tytuł teczki, liczba stron lub innych jednostek
miary,
2.
3.
4.
Dokumenty wymienione od poz. 1 do poz. ...... po zatwierdzeniu
przez ................... zostały zniszczone przez pokrojenie,
spalenie* w dniu .............
Przewodniczący: ................
Członkowie: ................
................
................
* niepotrzebne skreślić
ZAŁĄCZNIK Nr 19
........................................
........................................
PROTOKÓŁ OCENY
DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków
komisji)
..............................................................
..............................................................
..............................................................
..............................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na
zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ....... mb. i
stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną,
nieprzydatną dla celów praktycznych jednostki organizacyjnej
oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w
jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze
dokumentacji technicznej.
Przewodniczący Komisji: ........................
Członkowie Komisji: ........................
........................
........................
Zał.
....... kart spisu
....... pozycji spisu
ZAŁĄCZNIK Nr 20
.........................................
.........................................
SPIS
DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA
Lp. | Nr i lp. spisu zdawczo-odbiorczego | Tytuł teczki | Daty skrajne | Liczba tomów | Uwagi |
ZAŁĄCZNIK Nr 21
adres właściwego
archiwum państwowego
W załączeniu uprzejmie przesyłam protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej z kancelarii tajnej (nazwa jednostki organizacyjnej), z prośbą o zezwolenie na zniszczenie zakwalifikowanych dokumentów niejawnych.
Załączniki:
1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej,
2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.