Regulamin udzielania zamówień publicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.GITD.2020.55

Akt obowiązujący

Wersja od: 15 grudnia 2023 r.

ZARZĄDZENIE Nr 55/2020

GŁÓWNEGO INSPEKTORA TRANSPORTU DROGOWEGO

z dnia 31 grudnia 2020 r.

w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych

Na podstawie art. 52 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288, 1492, 1517, 2275 i 2320) oraz art. 52 ust. 1 i art. 54 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140 oraz z 2020 r. poz. 875 i 1087) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. W Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego ustala się Regulamin udzielania zamówień publicznych, zwany dalej "Regulaminem", stanowiący załącznik do zarządzenia.

2. Regulamin określa szczegółowe zasady udzielania zamówień publicznych w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego.

§ 2. Do spraw wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021 r. ¹

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Regulamin udzielania zamówień publicznych określa zasady i procedury organizacji i udzielania zamówień publicznych w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie udzielania zamówień publicznych jest mowa o:

1) Dokumentach zamówienia - należy przez to rozumieć dokumenty sporządzane przez Zamawiającego lub dokumenty, do których Zamawiający się odwołuje, inne niż ogłoszenie, służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań;

2) Dyrektywie - należy przez to rozumieć dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 94 z 28.03.2014, str. 65, z późn. zm.);

3) Dyrektorze Generalnym - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego;

4) IPU/PPU - należy przez to rozumieć istotne postanowienia umowy lub projektowane postanowienia umowy;

5) kierowniku komórki wnioskującej - należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej, o której mowa w pkt 8, któremu przysługuje inicjatywa wszczynania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

6) Kierowniku Zamawiającego - w przypadku zamówień, których:

a) celem jest zapewnienie funkcjonowania i ciągłości pracy Zamawiającego, warunków jego działania oraz organizacji pracy należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego lub osobę przez niego upoważnioną w zakresie czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego,

b) przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane finansowane z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich należy przez to rozumieć Głównego Inspektora Transportu Drogowego lub osobę przez niego upoważnioną w zakresie czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego;

7) komisji przetargowej - należy przez to rozumieć komisję przetargową, o której mowa w załączniku nr 5 do Regulaminu;

8) komórce wnioskującej lub komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć biura, Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, Gabinet Głównego Inspektora oraz delegatury terenowe;

9) OPiW - należy przez to rozumieć opis potrzeb i wymagań;

10) Planie zamówień publicznych - należy przez to rozumieć plan dostaw, usług i robót budowlanych na dany rok kalendarzowy;

11) podpisie elektronicznym -należy przez to rozumieć:

a) kwalifikowany podpis elektroniczny, o którym mowa w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1173 i 2320), zgodny z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.8.2014, str. 73),

b) podpis elektroniczny przyporządkowany w weryfikowalny sposób wyłącznie do osoby składającej ten podpis co najmniej tak, że jego złożenie:

– wymaga każdorazowo autoryzacji użytkownika za pomocą unikatowego hasła lub osobistego kodu identyfikacyjnego (kodu PIN), lub

– następuje poprzez dołączenie danych w postaci elektronicznej (certyfikatu, zaświadczenia elektronicznego) przechowywanych w pamięci stacji roboczej, przy użyciu której składany jest podpis w zasobie niedostępnym dla innych użytkowników bądź też na zewnętrznym nośniku danych (na serwerze lub w pamięci przenośnej) w sposób uniemożliwiający jego zwielokrotnianie;

12) postępowaniu - należy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w rozumieniu art. 7 pkt 18 ustawy Pzp, bez względu na jego wartość;

13) progach unijnych - należy przez to rozumieć kwoty wartości zamówień lub konkursów określone w:

a) art. 4 i art. 13 Dyrektywy,

b) art. 15 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, uchylającej dyrektywę 2004/17/WE (Dz. Urz. UE L 94 z 28.03.2014, str. 243, z późn. zm.),

c) art. 8 dyrektywy 2009/81/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 lipca 2009 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa i zmieniającej dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE (Dz. Urz. UE L 216 z 20.08.2009, str. 76, z późn. zm.)

- aktualizowane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej, wydawanych odpowiednio na podstawie art. 6 ust. 5 dyrektywy 2014/24/UE, art. 17 ust. 4 dyrektywy 2014/25/UE i art. 68 dyrektywy 2009/81/WE.

14) protokole - należy przez to rozumieć protokół postępowania, o którym mowa w art. 71 ust. 1 ustawy Pzp;

15) przepisach Pzp - należy przez to rozumieć ustawę Pzp oraz akty wykonawcze wydane na jej podstawie;

16) Regulaminie -należy przez to rozumieć Regulamin udzielania zamówień publicznych;

17) Raporcie z realizacji zamówienia - należy przez to rozumieć raport, o którym mowa w art. 446 ust. 1 ustawy Pzp;

18) SWZ - należy przez to rozumieć specyfikację warunków zamówienia;

19) ustawie Pzp - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288, 1492, 1517, 2275 i 2320);

20) wniosku - należy przez to rozumieć wniosek o zamówienie publiczne;

21) Wydziale - należy przez to rozumieć Wydział Zamówień Publicznych w Biurze Dyrektora Generalnego;

22) Wytycznych - należy przez to rozumieć umowę partnerstwa w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach odpowiedniego programu realizowanego przez Główny Inspektorat Transportu Drogowego;

23) Zamawiającym - należy przez to rozumieć Skarb Państwa - Główny Inspektorat Transportu Drogowego będący Zamawiającym publicznym;

24) Zamówieniach klasycznych - należy przez to rozumieć zamówienia, inne niż zamówienie sektorowe i zamówienie w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa;

25) zamówieniach na usługi społeczne i inne szczególne usługi - należy przez to rozumieć zamówienia klasyczne, na usługi wymienione odpowiednio w załączniku XIV Dyrektywy, w szczególności usługi zdrowotne, społeczne i pokrewne, administracyjne w zakresie opieki zdrowotnej, edukacji i kultury, niektóre usługi komunalne, socjalne i osobiste, usługi hotelowe i restauracyjne, prawne i ratownictwa niewyłączone na podstawie art. 10 Dyrektywy, administracyjne i rządowe, na rzecz społeczności, usługi w zakresie więziennictwa, bezpieczeństwa publicznego, detektywistyczne i ochroniarskie, międzynarodowe i pocztowe;

26) zamówieniach publicznych lub zamówieniach - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez Zamawiającego od wybranego Wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług, w zakresie których zastosowanie znajdują przepisy Pzp oraz zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 (stu trzydziestu tysięcy) złotych netto.

§  3. 

1. Regulamin stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, udzielanych przez Zamawiającego, przy czym Regulamin wyodrębnia zasady i procedury organizacji i udzielania zamówień publicznych, w zakresie których zastosowanie znajdują przepisy Pzp oraz zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 (stu trzydziestu tysięcy) złotych netto.

2. 2  Regulaminu nie stosuje się do zamówień publicznych przedmiotowo wyłączonych z zakresu regulacji przepisów Pzp, z zastrzeżeniem § 4 ust. 2 oraz zamówień na realizację szkoleń indywidulanych, które są realizowane w oparciu o politykę rozwoju i szkoleń pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego.

3. Zamówienia, które są finansowane bądź współfinansowane w ramach projektów, przeprowadzane są z uwzględnieniem wymagań instytucji zewnętrznych. Zamawiający jest zwolniony ze stosowania wewnętrznych regulacji, jeżeli pozostają one w kolizji z wymaganiami określonymi przez instytucje zewnętrzne.

4. W przypadku zamówień finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich każdorazowo zastosowanie znajdą odpowiednie Wytyczne.

5. Zasady podpisywania dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych określa załącznik nr 1 do Regulaminu.

§  4. 

1. Zamówienia są realizowane ze środków finansowych będących w dyspozycji Zamawiającego, zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym.

2. Zamówienia, bez względu na ich wysokość, są dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

4) przy poszanowaniu zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania Wykonawców i przejrzystości postępowania;

5) w sposób zapewniający najlepszą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które Zamawiający może przeznaczyć na jego realizację oraz uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek, z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.

3. Zamawiający zobowiązany jest do traktowania wszystkich podmiotów ubiegających się o zamówienie publiczne na równych prawach i do prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie uczciwej konkurencji oraz zasady przejrzystości.

4. Czynności w ramach postępowania wykonują wyłącznie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

5. Postępowania są jawne i prowadzi się je z zachowaniem formy pisemnej, z zastrzeżeniem § 19 ust. 3.

6. Zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem tylko wówczas, gdy przepisy szczególne tak stanowią.

§ 5. Wydział prowadzi w formie elektronicznej rejestr wniosków o zamówienie.

Rozdział  2

Szacowanie wartości zamówienia

§  6. 

1. Wartość szacunkową zamówień określa się uwzględniając zamówienia dla wszystkich komórek organizacyjnych.

2. Wartość szacunkowa danego zamówienia ustalana jest przez komórkę wnioskującą. Za należyte oszacowanie wartości zamówienia odpowiada kierownik komórki wnioskującej. Za weryfikację poprawności wskazania przez komórkę wnioskującą właściwych progów realizacji zamówienia określonych w rozdziale 5 i 6 odpowiedzialny jest Wydział.

3. Jeżeli po ustaleniu wartości szacunkowej danego zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, komórka wnioskująca dokonuje ponownego szacowania wartości zamówienia.

4. Zmiany wartości szacunkowej zamówienia oraz kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia następującej przed wszczęciem postępowania, dokonuje się poprzez złożenie nowego wniosku o zamówienie.

5. Zmiany kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia następującej po wszczęciu postępowania, dokonuje się poprzez skierowanie pisma z uaktualnieniem kwoty do zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego, po uprzednim uzyskaniu akceptacji głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

6. W przypadku zamówień finansowanych bądź współfinansowanych w ramach projektów, których zakres i wartość są możliwe do ustalenia na cały okres realizacji projektu, oszacowania wartości zamówienia dokonuje się z uwzględnieniem całego okresu realizacji projektu.

7. Zabrania się agregacji przedmiotu zamówienia w stopniu, który mógłby prowadzić do nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji.

8. Jeżeli Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień z wolnej ręki, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i lub art. 415 ust. 2 pkt 6 ustawy Pzp, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się wartość tych zamówień.

9. Przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień,

10. Jeżeli planowane zamówienie na roboty budowlane lub usługi jest podzielone na części, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

11. W przypadku, gdy zamówienie ma obejmować nabycie planowanych podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

12. Podstawą obliczania wartości zamówienia na roboty budowlane polegające na wykonaniu lub remoncie kapitalnym obiektu budowlanego jest całkowita wartość tych robót w obiekcie budowlanym rozumianym jako wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa lub inżynierii lądowej i wodnej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną, na podstawie kosztorysu inwestorskiego, planowanych kosztów robót budowlanych, planowanych kosztów prac projektowych. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw i usług oddanych przez Zamawiającego do dyspozycji Wykonawcy, o ile są one niezbędne do wykonania tych robót budowlanych.

13. Wartość zamówienia ustala się w oparciu o ogół informacji możliwych do uzyskania za pomocą racjonalnego nakładu pracy, w tym:

1) poprzez kalkulację dokonaną w oparciu o badanie rynku, w szczególności przeprowadzane za pomocą telefonicznego rozeznania rynku lub rozpoznania w sieci Internet;

2) poprzez kalkulację dokonaną w oparciu o porównanie cen w ogólnie dostępnych cennikach, katalogach i ofertach oraz w już zawartych umowach;

3) w przypadku robót budowlanych - na podstawie kosztorysu inwestorskiego lub planowanych kosztów prac projektowych i planowanych kosztów robót budowlanych, sporządzanych zgodnie z przepisami Pzp;

4) w przypadku, gdy przedmiot zamówienia jest na tyle zindywidualizowany, że nie można uzyskać ceny możliwej do porównania - poprzez wykonanie stosownej kalkulacji.

14. Każdorazowo należy zbadać czy planowane zamówienie nie obejmuje swym zakresem innych odmiennych zamówień, w oparciu o zastosowane przykładowe kryteria takie jak:

1) tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu);

2) tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, obejmującego okres jednego roku budżetowego);

3) tożsamość podmiotowa zamówienia, czyli możliwość wykonania zamówienia przez jednego Wykonawcę.

15. Podstawą obliczenia wartości zamówienia dla obiektu budowlanego jest łączna wartość robót budowlanych, jeżeli przedmiotem zamówienia:

1) są różne roboty (w szczególności wymiana okien, remont dachu, remont pomieszczeń wewnątrz budynku) wykonywane w jednym obiekcie budowlanym w rozumieniu prawa budowlanego, składające się na całe zamierzenie budowlane;

2) są roboty budowlane tożsame przedmiotowo (w szczególności wymiana okien) wykonane na różnych obiektach budowlanych w rozumieniu prawa budowlanego, składające się na całe zamierzenie budowlane;

3) jest budowa, przebudowa, montaż lub remont kilku obiektów budowlanych w rozumieniu prawa budowlanego, funkcjonalnie ze sobą powiązanych i składających się na całe zamierzenie budowlane (w szczególności budowa, przebudowa, montaż lub remont obiektów budowlanych w rozumieniu prawa budowlanego tworzących zespół obiektów sportowych);

4) są różne roboty, których przedmiot i zakres robót (posiadana dokumentacja projektowa i specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót) są znane Zamawiającemu (w szczególności wymiana okien, remont dachu, remont pomieszczeń wewnątrz budynku), wykonywane w jednym obiekcie budowlanym w rozumieniu prawa budowlanego, składające się na całe zamierzenie budowlane mimo, że Zamawiający zamierza wykonać je na przestrzeni wielu okresów (kilku lat budżetowych) i udzielane są w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania.

16. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań.

17. W celu oszacowania wartości zamówienia, kierownik komórki wnioskującej może przekazać do Wydziału wniosek pn. "Ogłoszenie w celu ustalenia szacunkowej wartości zamówienia" w celu jego umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego.

18. Szacowania wartości zamówienia dokonuje się z poszanowaniem zasad określonych w rozdziale 5 ustawy Pzp.

Rozdział  3

Plan zamówień publicznych

§  7. 

1. Zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonywane są w oparciu o zatwierdzony Plan zamówień publicznych, który obejmuje zarówno zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 (stu trzydziestu tysięcy) złotych netto, jak i zamówienia o wartości równej lub przekraczającej tę kwotę.

2. Kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są do przygotowania w terminie do dnia 1. grudnia każdego roku kalendarzowego jednostkowych planów zamówień dla podległych im komórek organizacyjnych na następny rok, w oparciu o projekt planu finansowego na następny rok wraz ze wskazaniem jak jednostkowe plany zamówień wpłyną na konieczność wydatkowania środków finansowych w poszczególnych latach, a dodatkowo wstępną analizą możliwości uwzględnienia aspektów społecznych w planowanych do udzielenia zamówieniach publicznych, której wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu. Szablon planu do elektronicznego wypełniania udostępniony jest w systemie teleinformatycznym Zamawiającego.

3. Plany jednostkowe, o których mowa w ust. 2, tworzy się w układzie analogicznym jak Plan zamówień publicznych, z zastrzeżeniem, iż są one tworzone elektronicznie przez poszczególne komórki organizacyjne i nie wymagają zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego.

4. Komórki organizacyjne zobowiązane są do uwzględnienia w jednostkowych planach zamówień wszystkich dostaw, usług i robót budowlanych planowanych do udzielenia w roku finansowym, którego plan dotyczy, z uwzględnieniem w szczególności:

1) właściwości merytorycznej komórek organizacyjnych;

2) środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań określonych zgodnie z właściwością merytoryczną komórki organizacyjnej - ze wskazaniem informacji o źródłach finansowania zamówień (w szczególności środki budżetowe, środki Krajowego Funduszu Drogowego, budżet środków europejskich), decyzji o zapewnieniu finansowania;

3) zamówień zrealizowanych w okresie 12 miesięcy poprzedzających sporządzenie jednostkowego planu zamówień, z uwzględnieniem prognozowanych zmian ilościowych, asortymentowych i rodzajowych;

4) w przypadku jednostkowych planów zamówień związanych z realizacją projektów - całego okresu realizacji danego projektu w podziale na poszczególne lata, chyba że nie można określić wartości zamówienia dla całego okresu realizacji projektu.

5. Prace nad tworzeniem Planu zamówień publicznych koordynuje Wydział, do zadań którego należy zebranie od komórek organizacyjnych jednostkowych planów zamówień, ich scalenie i przedstawienie do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu.

6. Na podstawie planów, o których mowa w ust. 2, Wydział opracowuje Plan zamówień publicznych i przedstawia go w terminie do dnia 15. grudnia każdego roku kalendarzowego do akceptacji głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej.

7. Główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona akceptuje Plan zamówień publicznych na następny rok w terminie 10 dni od zatwierdzenia planu finansowego następującego po zatwierdzeniu ustawy budżetowej, potwierdzając, że łączna wartość Planu zamówień publicznych mieści się w planie finansowym.

8. Dyrektor Generalny zatwierdza Plan zamówień publicznych na następny rok kalendarzowy w terminie 5 dni od zaakceptowania go przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.

9. 3  Plan zamówień publicznych, na podstawie wniosków kierowników komórek organizacyjnych, może podlegać zmianie. Wniosek musi zawierać uzasadnienie zmiany wraz z podaniem numeru pozycji w Planie zamówień publicznych oraz wstępną propozycję zastosowania aspektów społecznych. Zmiana Planu zamówień publicznych wymaga każdorazowo akceptacji głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej oraz zgody Dyrektora Generalnego.

10. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do wystąpienia z wnioskiem do Dyrektora Generalnego o dokonanie zmiany w Planie zamówień publicznych w zakresie działalności swojej komórki organizacyjnej w przypadku, gdy zmiana dotyczy zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto.

11. Na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Planu zamówień publicznych, Wydział przygotowuje w terminie 5 dni licząc od terminu, o którym mowa w ust. 8, i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu Plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto.

12. Zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto Wydział zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego, w terminie nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ.

13. Plan zamówień publicznych, o którym mowa w ust. 11, zawiera w szczególności informacje określone w art. 23 ust. 3 ustawy Pzp.

14. Każda aktualizacja Planu postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto jest zamieszczana przez Wydział w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego.

15. Ujęcie danego zamówienia w jednostkowym lub zbiorczym Planie zamówień publicznych nie jest tożsame z wszczęciem postępowania, a wszczęcie tego postępowania wymaga złożenia wniosku.

16. Zamówienia, których termin realizacji przekracza rok, ujmowane są w Planie zamówień publicznych w roku, w którym następuje rozpoczęcie postępowania, z uwzględnieniem wartości za cały okres planowanego zamówienia.

17. Informacji o Planie postępowań o udzielenie zamówień publicznych o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto nie zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zamawiającego, jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych.

Rozdział  4

Wniosek o zamówienie publiczne

§  8. 

1. Każde zamówienie publiczne wymaga złożenia wypełnionego elektronicznie wniosku za pośrednictwem posiadanego przez Zamawiającego systemu teleinformatycznego.

2. Wzór wniosku określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

3. Wniosek wypełnia pracownik właściwej komórki wnioskującej.

4. Za prawidłowe przygotowanie wniosku wraz z zebraniem niezbędnych materiałów (w szczególności załączniki do wniosku, uzasadnienia, kalkulacja ceny) odpowiada kierownik komórki wnioskującej.

5. Wniosek podlega procedurze akceptacji przez kierownika komórki wnioskującej, głównego księgowego lub osoby przez niego upoważnionej lub upoważnionego pracownika komórki właściwej do spraw budżetu, pracownika Wydziału, radcę prawnego. W przypadku zamówień finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich wniosek podlega także akceptacji pracownika komórki właściwej do spraw funduszy rozwojowych.

6. Akceptacja, o której mowa w ust. 5, następuje każdorazowo za pomocą podpisu składanego w formie elektronicznej na wniosku, przy użyciu indywidulanego certyfikatu przypisanego do konta służbowej poczty elektronicznej lub podpisu elektronicznego.

7. Wniosek musi zawierać:

1) szczegółowy opis przedmiotu planowanego zamówienia, z uwzględnieniem szczególnych wymogów dotyczących sposobu wykonania zamówienia oraz informacją o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych, jeżeli były przeprowadzone;

2) analizę potrzeb i wymagań Zamawiającego, jeżeli wniosek dotyczy postępowania o wartości równej lub przekraczającej progi unijne lub wskazanie przyczyny odstąpienia od obowiązku dokonania analizy potrzeb i wymagań. Wzór analizy potrzeb i wymagań Zamawiającego stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu;

3) 4  wskazanie części zamówienia, jeżeli są przewidywane lub też uzasadnienie przyczyn niedokonania podziału zamówienia na części. Konieczność podania uzasadnienia przyczyn niedokonania podziału zamówienia na części dotyczy jedynie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych netto;

4) uzasadnienie celowości zamówienia;

5) jeżeli udzielenie zamówienia nie zostało przewidziane w Planie zamówień publicznych - uzasadnienie przyczyn nieuwzględnienia zamówienia w Planie zamówień publicznych;

6) szczegółowe dane dotyczące oszacowania wartości przedmiotu zamówienia wraz z rozbiciem na szacunkową wartość zamówienia podstawowego oraz zamówienia objętego prawem opcji, w przypadku stosowania prawa opcji lub wartości zamówienia w przypadku, gdy przewiduje udzielanie zamówień z wolnej ręki, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp lub art. 415 ust. 2 pkt 5 i 6 ustawy Pzp, z rozbiciem na szacunkową wartość każdej z części zamówienia, jeżeli przewidujemy podział zamówienia na części - zawierające co najmniej: kalkulację kosztów, datę szacowania, ceny jednostkowe netto i brutto, źródła szacowania - wskazanie Wykonawców, od których informacje posłużyły jako podstawa szacowania;

7) uzasadnienie wyboru Wykonawcy we wnioskach: z Regulaminu bądź z zastosowaniem trybu ustawy Pzp lub zastosowania zwolnienia wynikającego z Regulaminu, jeżeli na rynku właściwym istnieje tylko jeden Wykonawca mogący wykonać przedmiot zamówienia w wymagany sposób lub w wymaganym terminie, bądź zachodzą przesłanki zastosowania zwolnienia wynikającego z Regulaminu wraz ze wskazaniem Wykonawców, od których informacje posłużyły jako podstawa dokonania wyboru;

8) w przypadku, gdy proponowany Wykonawca jest pracownikiem Zamawiającego - informację o tej okoliczności oraz wskazanie czy przedmiot zamówienia może kolidować z zakresem obowiązków pracownika wraz ze wskazaniem stanowiska służbowego Wykonawcy i załączeniem kopii lub skanu zakresu jego obowiązków;

9) wstępną analizę możliwości uwzględnienia aspektów społecznych, z wyłączeniem zamówień, o których mowa w § 11 ust. 1 i § 12 ust. 1;

10) informacje o dacie zamieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego zaproszenia, o którym mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 i ogłoszenia, o którym mowa w § 13 ust. 1, jeżeli dotyczy zamówienia;

11) dokumenty potwierdzające uzyskanie zgody, o której mowa w § 13 ust. 8 i § 17 ust. 1, jeżeli dotyczy zamówienia;

12) dokumenty potwierdzające przeprowadzenie negocjacji, o których mowa w § 14 ust. 2, jeżeli dotyczy zamówienia;

13) klasyfikację paragrafową i zadaniową w rozbiciu na poszczególne lata realizacji zamówienia.

8. Akceptacja wniosku:

1) przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną i upoważnionego pracownika komórki właściwej do spraw budżetu potwierdza dostępność środków budżetowych na sfinansowanie przedmiotu zamówienia;

2) przez komórkę właściwą do spraw funduszy rozwojowych potwierdza ujęcie wydatków objętych zamówieniem w ramach zakresu rzeczowego danego projektu objętego umową o dofinansowanie projektu, realizowanego z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich oraz potwierdza zgodność procedury z odpowiednimi wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków danego projektu - w przypadku wniosków dotyczących zamówień finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich;

3) przez Wydział potwierdza zgodność wniosku z przepisami Pzp, w tym z Regulaminem;

4) 5  przez komórkę właściwą do spraw obsługi prawnej potwierdza warunki prawne realizacji zamówienia w zakresie wyłącznie oceny prawnej informacji zawartych we wniosku, z wyłączeniem oceny zgodności wniosku z przepisami ustawy Pzp, w tym z Regulaminem, SWZ, OPiW, w tym projektu umowy lub IPU/PPU, które radca prawny akceptuje w ramach odrębnej czynności pomocy prawnej oraz z wyłączeniem czynności należących do właściwości komórki właściwej do spraw funduszy rozwojowych.

9. Wniosek zatwierdza Kierownik Zamawiającego lub osoba upoważniona w zakresie czynności zastrzeżonych dla Kierownika Zamawiającego.

10. Po zatwierdzeniu wniosku przez Kierownika Zamawiającego upoważniony pracownik komórki właściwej do spraw budżetu potwierdza zablokowanie środków na sfinansowanie zamówienia.

11. W przypadku niezałączenia do wniosku dokumentów, o których mowa w ust. 7 pkt 1-3, 11-13 lub w przypadku nie podania we wniosku celowości zamówienia lub szacunkowej wartości zamówienia Wydział lub inne komórka wskazana w ust. 5 odrzuca wniosek bez jego rozpatrzenia, z jednoczesnym wskazaniem przyczyny dokonanego odrzucenia.

12. W pozostałych przypadkach, w sytuacji braku wskazania informacji zawartych w ust. 7 lub w sytuacji, gdy ich zakres jest niepełny Wydział może zwrócić się do komórki wnioskującej z prośbą o uzupełnienie wniosku o brakujące dane poprzez przesłanie ich na adres poczty elektronicznej Wydziału. Uzupełnione dane Wydział wprowadza do wniosku w postaci komentarza umieszczonego w trakcie czynności akceptacji, o której mowa w ust. 5 i 6.

13. W przypadku wątpliwości dotyczących:

1) należytego przeprowadzenia procedury,

2) możliwości rozliczenia (zakwalifikowania) wydatków,

3) zablokowania środków na sfinansowanie zamówienia,

4) doboru odpowiedniej procedury lub innych czynników mających wpływ na wybór Wykonawcy

- komórka właściwa do spraw funduszy rozwojowych, Wydział, główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona lub upoważniony pracownik komórki właściwej do spraw budżetu może odmówić akceptacji wniosku, przy jednoczesnym wskazaniu jakie działania budzą wątpliwości i po podjęciu jakich działań wniosek uzyska akceptację.

14. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się inną niż elektroniczna formę złożenia wniosku. W takim przypadku wypełnienie wniosku następuje na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu, zaś złożenie wniosku w formie elektronicznej następuje bez zbędnej zwłoki, po ustaniu przyczyny, z powodu której wniosek nie został wypełniony elektronicznie.

15. W przypadku konieczności anulowania wniosku, kierownik komórki wnioskującej przesyła do Wydziału oraz do komórki właściwej do spraw budżetu drogą elektroniczną, prośbę o anulowanie wniosku wraz z podaniem przyczyny.

16. Plik szablonu wniosku, służący do elektronicznego wypełniania, udostępniony jest w systemie teleinformatycznym Zamawiającego.

§  9. 

1. W przypadku konieczności zlecenia dotychczasowemu Wykonawcy zamówienia podstawowego realizowanego w danym roku, zamówienia na dodatkowe usługi lub roboty budowlane, których celem jest wykonanie dodatkowych czynności, jeżeli zmiana Wykonawcy powodowałaby utrudnienia lub uniemożliwiałaby zakończenie zamówienia podstawowego z powodu uzależnienia wykonania zamówienia podstawowego od dodatkowego bądź wymagałaby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów, wymagane jest złożenie wniosku dodatkowego - dotyczy jedynie postępowań wskazanych w rozdziale 5.

2. Wniosek dodatkowy, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności numer wniosku podstawowego oraz uzasadnienie konieczności zastosowania zamówienia na dodatkowe dostawy bądź usługi.

3. Wniosek dodatkowy nie może być złożony jako wniosek z Planu zamówień publicznych.

Rozdział  5

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości niższej niż kwota 130 000 złotych netto

§  10. 

1. W przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto oraz w sprawach zamówień publicznych, do których z uwagi na przedmiot zamówienia nie stosuje się ustawy Pzp, procedurę o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza komórka wnioskująca, działając zgodnie z przepisami prawa oraz Regulaminem.

2. Przeprowadzone rozeznanie rynku, zaproszenie do składania ofert, powinno obejmować wyłącznie Wykonawców dających rękojmię należytego wykonania zamówienia oraz zdolnych do złożenia oferty korzystnej ekonomicznie oraz zapewniającej uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w stosunku do poniesionych nakładów.

3. Zaproszenie do składania ofert, ogłoszenie o zaproszeniu do składania ofert powinno określać co najmniej: nazwę i adres Zamawiającego, określenie przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert - cenę albo cenę i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji, termin i miejsce składania ofert, a także istotne warunki realizacji zamówienia.

§  11. 

1. W przypadku zamówień o wartości do 10 000 (dziesięć tysięcy) złotych netto włącznie podstawę realizacji zamówienia stanowi zatwierdzenie i akceptacja zamówienia na wniosku. Dokonując w takim przypadku wyboru Wykonawcy, pracownik komórki wnioskującej obowiązany jest kierować się w szczególności zasadą uzyskiwania najlepszych efektów zamówienia z danych nakładów.

2. Komórka wnioskująca zobligowana jest do udokumentowania sposobu wyboru Wykonawcy, który może nastąpić poprzez:

1) skierowanie zaproszenia do złożenia oferty do min. 2 (dwóch) potencjalnych Wykonawców, lub

2) zebranie minimum 2 (dwóch) ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych Wykonawców za określony towar lub usługę; wydruków z poczty elektronicznej z informacją na temat ceny za określony towar lub usługę, lub

3) telefoniczne przeprowadzenie rozeznania rynku u co najmniej 2 (dwóch) podmiotów - w takiej sytuacji pracownik komórki wnioskującej zobowiązany jest do sporządzenia notatki służbowej z przeprowadzonego telefonicznego rozeznania rynku.

3. Wyboru Wykonawcy można dokonać na podstawie co najmniej jednej ważnej oferty.

§  12. 

1. W przypadku zamówień o wartości powyżej 10 000 (dziesięć tysięcy) złotych netto do kwoty mniejszej niż 50 000 (pięćdziesiąt tysięcy) złotych netto:

1) wymagane jest zaproszenie do składania ofert takiej liczby Wykonawców, która umożliwi wybór oferty najkorzystniejszej, jednak w liczbie nie mniejszej niż 3 (trzy);

2) dopuszcza się możliwość zamieszczenia zaproszenia do składania ofert na stronie internetowej Zamawiającego, które jest uważane za równoznaczne ze spełnieniem wymogu zaproszenia do składania ofert takiej liczby Wykonawców, która umożliwi wybór oferty najkorzystniejszej.

2. Za przygotowanie dokumentów, o których mowa w ust. 1, odpowiada komórka wnioskująca.

3. Jeżeli komórce wnioskującej nie są znane co najmniej 3 (trzy) podmioty mogące wykonać zamówienie, do których można byłoby przesłać zaproszenia do składania ofert, zamieszczenie zaproszenia na stronie internetowej Zamawiającego jest obligatoryjne.

4. Zaproszenia do składania ofert powinny być, w miarę możliwości wysłane lub przekazane do wszystkich Wykonawców jednocześnie.

5. Za merytoryczną ocenę ofert złożonych w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert odpowiada pracownik komórki wnioskującej.

6. Po dokonaniu oceny otrzymanych ofert komórka wnioskująca wypełnia wniosek.

7. Przekazanie informacji o wyborze Wykonawcy, którego oferta została wybrana możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku przez Kierownika Zamawiającego.

8. 6  Wyboru Wykonawcy można dokonać na podstawie co najmniej jednej ważnej oferty.

9. Komórka wnioskująca jest zobowiązana do udokumentowania sposobu wyboru Wykonawcy.

§  13. 

1. W przypadku zamówień o wartości mniejszej niż kwota 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto, ale równej bądź wyższej niż 50 000 (pięćdziesiąt tysięcy) złotych netto wymaga się zamieszczenia ogłoszenia o zaproszeniu do składania ofert na stronie internetowej Zamawiającego na co najmniej 7 dni kalendarzowych.

2. Za przygotowanie dokumentów, o których mowa w ust. 1, odpowiada komórka wnioskująca.

3. Za zamieszczenie dokumentów, o których mowa w ust. 1 na stronie internetowej Zamawiającego, odpowiada pracownik Wydziału. Udział pracownika Wydziału w procedurze kończy się z chwilą zamieszczenia dokumentów, o których mowa w ust. 1 na stronie internetowej Zamawiającego. Nie wyłącza to możliwości przeprowadzenia konsultacji z pracownikiem Wydziału.

4. Po dokonaniu oceny otrzymanych ofert komórka wnioskująca wypełnia wniosek.

5. Upublicznienie wyboru Wykonawcy możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu zatwierdzenia wniosku przez Kierownika Zamawiającego.

6. Wyboru Wykonawcy można dokonać na podstawie co najmniej jednej ważnej oferty.

7. Komórka wnioskująca jest zobowiązana do udokumentowania sposobu wyboru Wykonawcy.

8. Kierownik Zamawiającego, w uzasadnionym przypadku może podjąć decyzję o niezamieszczeniu ogłoszenia o zaproszeniu do składania ofert na stronie internetowej Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1. W takim przypadku komórka wnioskująca zobowiązana jest do załączenia do wniosku decyzji Kierownika Zamawiającego.

§  14. 

1. Kierownik komórki wnioskującej przesyła do Wydziału na adres poczty elektronicznej zaproszenie, o którym mowa w § 12 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3 i ogłoszenie, o którym mowa w § 13 ust. 1, celem jego umieszczenia na stronie internetowej Zamawiającego, wraz z jednoczesnym wskazaniem pracownika komórki wnioskującej uprawnionego do kontaktu w sprawach związanych z zamówieniem.

2. Jeżeli komórka wnioskująca, o której mowa w § 12 ust. 6 i § 13 ust. 4, po zebraniu ofert, a przed złożeniem wniosku, przeprowadzała negocjacje w celu obniżenia ceny lub innych warunków realizacji zamówienia, zobowiązana jest załączyć do składanego wniosku informacje na temat przeprowadzonych negocjacji oraz ich efektu.

3. W przypadku złożenia ofert o tej samej cenie i przedstawiających takie same warunki realizacji zamówienia, komórka wnioskująca powinna przeprowadzić negocjacje z tymi Wykonawcami bądź zwrócić się do nich o złożenie ofert dodatkowych. W przypadku, gdy oferty kilku Wykonawców będą tożsame co do ceny i warunków realizacji, i nie będzie możliwości uzyskania najkorzystniejszej oferty od jednego z Wykonawców, komórka wnioskująca samodzielnie wskazuje jednego z Wykonawców i przedstawia krótkie pisemne uzasadnienie wyboru.

§ 15. Za merytoryczną ocenę złożonych ofert odpowiada pracownik komórki wnioskującej.

§  16. 

1. Dokumentację z przygotowania i przeprowadzenia postępowania sporządza i przechowuje wyznaczony pracownik komórki wnioskującej, przez okres zgodny z obowiązującymi w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego normatywami kancelaryjnymi, a w przypadku zamówień publicznych finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich, przez czas określony odrębnymi przepisami prawa oraz przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie projektu.

2. Dokumentacja obejmuje w szczególności informacje o: szacowaniu wartości zamówienia, przeprowadzeniu rozeznania rynku, zaproszeniu do składania ofert, ogłoszeniu o zaproszeniu do składania ofert, zestawieniu pozyskanych ofert oraz propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej wraz z uzasadnieniem.

§  17. 

1. Kierownik Zamawiającego na szczególnie uzasadniony i umotywowany wniosek komórki wnioskującej może zezwolić na odstąpienie od stosowania poszczególnych przepisów niniejszego rozdziału.

2. Wniosek o odstąpienie od stosowania przepisów niniejszego rozdziału może zostać złożony stosownie do wnioskowanego zakresu odstąpienia, przed przystąpieniem do wyboru Wykonawcy, w trakcie trwania postępowania lub na etapie zatwierdzania wniosku.

3. Jeżeli w wyniku przeprowadzenia procedury wyboru Wykonawcy, komórka wnioskująca poweźmie informacje, że najkorzystniejsza oferta zawiera cenę obligującą go do przeprowadzenia innej procedury, odpowiedniej dla wyższej wartości zamówienia, w szczególności zastosowania przepisów ustawy Pzp, komórka wnioskująca zobowiązana jest do powtórzenia procedury odpowiedniej dla danej wartości zamówienia.

§  18. 

1. Zamówień współfinansowanych ze środków europejskich, których wartość jest mniejsza niż kwota 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto udziela się zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności.

2. W przypadku zamówień współfinansowanych z funduszy unijnych, do których zastosowanie mają lub będą miały Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności, których wartość jest równa lub większa niż 50 000 (pięćdziesiąt tysięcy) złotych netto oraz jest mniejsza niż kwota 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto, publikacje zapytań ofertowych komórka wnioskująca zamieszcza w bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich, za pośrednictwem Wydziału.

3. Kierownik komórki wnioskującej przesyła do Wydziału na adres poczty elektronicznej zapytanie ofertowe, o którym mowa w ust. 2, celem jego publikacji w bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich, wraz z jednoczesnym wskazaniem pracownika komórki wnioskującej uprawnionego do kontaktu w sprawach związanych z zamówieniem.

4. Za merytoryczną ocenę złożonych ofert odpowiada pracownik komórki wnioskującej.

5. Udział pracownika Wydziału w postępowaniu kończy się z chwilą zamieszczenia przekazanych przez komórkę wnioskującą dokumentów w bazie Konkurencyjności Funduszy Europejskich. Nie wyłącza to możliwości przeprowadzenia konsultacji z pracownikiem Wydziału.

§  19. 

1. Przepisów § 11-14 nie stosuje się w przypadku:

1) zamówień, które mogą być wykonane tylko przez jednego Wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub wynikających z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych określonych w odrębnych przepisach;

2) zamówień, które mogą być wykonane tylko przez jednego Wykonawcę w przypadku udzielenia zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;

3) gdy możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawę na szczególnie korzystnych warunkach, w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym albo upadłościowym;

4) gdy w dwóch postępowaniach prowadzonych na podstawie § 12-13 nie wpłynęła żadna oferta lub nie wpłynęła żadna oferta spełniająca wymogi Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia, uprawnień Wykonawcy lub terminu wykonania, a warunki zamówienia, w szczególności dotyczące przedmiotu zamówienia, terminu jego wykonania i wymogi dotyczące uprawnień Wykonawcy nie zostały istotnie zmienione, o ile informacja o przynajmniej jednym z tych postępowań była umieszczona na stronie internetowej Zamawiającego;

5) zamówienia na przedłużenie gwarancji na sprzęt lub urządzenia, której świadczenie możliwe jest tylko przez jeden podmiot;

6) opłaty członkowskiej w szczególności w stowarzyszeniach, organizacjach;

7) zamówień związanych z zażegnaniem skutków sytuacji awaryjnych wymagających natychmiastowego lub pilnego wykonania zamówienia, mających bezpośredni wpływ na ciągłość funkcjonowania Zamawiającego lub poszczególnych komórek organizacyjnych (w tym awaria sieci hydraulicznej, awaria sieci kanalizacyjnej, awaria sieci ciepłowniczej i związanego z nią sprzętu, awaria sieci elektroenergetycznej i związanego z nią sprzętu, awaria sieci teletechnicznej i związanego z nią sprzętu, awaria infrastruktury teleinformatycznej i związanego z nią sprzętu, awaria infrastruktury serwerowej i związanego z nią sprzętu, awarie systemów informatycznych i oprogramowania z nimi związanego zapobieganie skutkom działania nagłych lub gwałtownych sił przyrody), z wyłączeniem zamówień finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich;

8) usług świadczonych przez podmioty na podstawie jednolitego cennika, taryfy lub taksy obowiązującej wszystkich potencjalnych Wykonawców, w szczególności usługi okresowych badań technicznych;

9) usług świadczonych przez Wykonawców, których działalność objęta jest monopolem prawnym lub faktycznym;

10) usług świadczonych przez Wykonawców, których wyboru dokonała strona trzecia, a dokonany wybór nie może być przez Zamawiającego zmieniony, w szczególności usługi kurierskie w zakresie przesyłek nadawanych na koszt Zamawiającego poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

11) uzasadnionym usług społecznych i innych szczególnych usług określonych w załączniku nr XIV do Dyrektywy, w tym w szczególności usług doradczych lub eksperckich albo objętych prawami wyłącznymi usług polegających na wydaniu opinii, a także usług dotyczących przeprowadzenia szkolenia na podstawie autorskich programów bądź programów opracowanych zgodnie z wymaganiami bądź wytycznymi Zamawiającego w oparciu o unikatową wiedzę lub doświadczenie prowadzących szkolenie.

2. 7  W przypadku zamówień, o których mowa w ust. 1, podstawę realizacji zamówienia stanowi zatwierdzenie i akceptacja zamówienia na wniosku, z zastrzeżeniem ust. 3. W każdym przypadku należy wskazać szczegółowe uzasadnienie wyłączenia stosowania procedur obowiązujących w Regulaminie.

3. W wyjątkowych sytuacjach (w szczególności związanych z sytuacjami określonymi w ust. 1 pkt 8 lub też realizacją ustnego polecenia Kierownika Zamawiającego lub kierownika komórki wnioskującej) dopuszcza się złożenie wniosku w trakcie realizacji zamówienia lub niezwłocznie po jego realizacji. W takim przypadku wypełnienie i złożenie wniosku następuje bez zbędnej zwłoki.

Rozdział  6

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto

§  20. 

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w trybach określonych w ustawie Pzp, odpowiada powołana przez Kierownika Zamawiającego komisja przetargowa.

2. Powołanie komisji przetargowej nie wpływa na uprawnienie Kierownika Zamawiającego do podejmowania wszelkich decyzji w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

3. Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.

4. Wydział przechowuje protokoły postępowania wraz z załącznikami w sposób zapewniający ich kompletność oraz brak możliwości nieuprawnionej zmiany przechowywanych dokumentów przez okres 4 lat od udzielenia zamówienia publicznego, a w przypadku zamówień publicznych finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich, przez czas określony odrębnymi przepisami prawa. Po upływie okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym dokumenty przekazywane są do Archiwum Zakładowego.

Rozdział  7

Analiza uwzględnienia aspektów społecznych gospodarczych, środowiskowych, społecznych, związanych z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego charakteru informacji przekazywanych wykonawcy

§  21. 

1. Przed wszczęciem postępowania, którego szacunkowa wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto, należy każdorazowo ustalić zasadność uwzględnienia aspektów społecznych, gospodarczych, środowiskowych, społecznych, związanych z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego charakteru informacji przekazywanych wykonawcy, we wszystkich zamówieniach, w których wstępna analiza wskazała na taką możliwość. W tym celu należy przeprowadzić pogłębioną analizę uwzględnienia aspektów społecznych, gospodarczych, środowiskowych, społecznych, związanych z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego charakteru informacji przekazywanych wykonawcy.

2. Pogłębioną analizę, o której mowa w ust. 1, przeprowadza komórka wnioskująca lub komisja przetargowa, jeżeli została powołana.

3. Komórka wnioskująca lub komisja przetargowa na etapie przygotowywania konkretnego postępowania zobowiązana jest do uwzględnienia aspektów, o których mowa w ust. 1, we wszystkich zamówieniach, w których pogłębiona analiza wskazała na taką możliwość.

4. Wymagania w zakresie stosowania aspektów, o których mowa w ust. 1, powinny być związane z charakterem przedmiotu zamówienia. Jeżeli zamówienie udzielane jest w częściach, klauzule mogą odnosić się jedynie do tej części, dla której jest to właściwe.

Rozdział  8

Zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi

§  22. 

1. Przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy Pzp właściwe dla:

1) zamówień klasycznych, o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro netto, z uwzględnieniem zapisów ust. 2;

2) zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż progi unijne - jeżeli wartość zamówienia wyrażona w złotych jest mniejsza niż równowartość kwoty 750 000 euro netto, nie mniejsza jednak niż równowartość kwoty 130 000 złotych netto.

2. Udzielając zamówień, o których mowa w ust. 1 pkt 1, można nie stosować przepisów ustawy Pzp dotyczących:

1) obowiązku powołania komisji przetargowej;

2) obowiązku składania oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia;

3) minimalnych terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert;

4) obowiązku żądania dokumentów jako podmiotowego środka dowodowego;

5) przesłanek wyboru trybu udzielenia zamówienia, w przypadku trybu negocjacji z ogłoszeniem lub dialogu konkurencyjnego.

Rozdział  9

Sprawozdanie o udzielonych zamówieniach

§  23. 

1. Wydział sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach na podstawie danych otrzymanych od kierowników komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację udzielonego zamówienia. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację udzielonego zamówienia mogą zwrócić się do Biura Finansowego o bazę rejestrów, niezbędną do sporządzenia ww. sprawozdania, celem weryfikacji posiadanych danych. Komórka właściwa do spraw budżetu i komórka właściwa do spraw obsługi finansowo-księgowej przekazują do komórek właściwych merytorycznie materiały dostępne w finansowym systemie ewidencyjnym odpowiednio w zakresie danych, o których mowa w ust. 3 pkt 2 lit. a oraz danych, o których mowa w ust. 3 pkt 2 lit. b.

2. W terminie do dnia 31. stycznia każdego roku kierownicy komórek organizacyjnych zobowiązani są przekazać do Wydziału sprawozdanie z realizacji w roku ubiegłym wniosków, o których mowa w § 8 ust. 1, dotyczących wszystkich udzielonych zamówień w roku poprzednim o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto, a także w zakresie wszystkich zamówień, które zostały udzielone z wyłączeniem procedur określonych w ustawie Pzp, na podstawie art. 9-14 ustawy Pzp.

3. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 2, powinno zawierać co najmniej:

1) numer wniosku lub numer identyfikujący zamówienie;

2) wartość netto i brutto zamówienia udzielonego w danym roku kalendarzowym na podstawie danego wniosku - przy czym wartością udzielonego zamówienia jest:

a) w przypadku zawarcia umowy w formie pisemnej - całkowita wartość umowy, z zastrzeżeniem ust. 4,

b) w przypadku, gdy nie zawarto umowy w formie pisemnej - wartość potwierdzonych dokumentów kosztowych wystawionych w danym roku kalendarzowym.

4. W przypadku zawarcia umowy, której realizacja zostanie zakończona w innym roku kalendarzowym niż rok, którego dotyczy sprawozdanie, całkowitą wartość umowy należy uwzględnić jedynie w sprawozdaniu sporządzanym za rok, w którym ta umowa została zawarta.

5. Przygotowane przez Wydział roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach parafuje naczelnik Wydziału i przedstawia do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu.

6. Zatwierdzone przez Dyrektora Generalnego roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach Wydział przekazuje w formie elektronicznej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych.

7. Sporządzenie i podpisanie sprawozdania musi się odbyć w terminie umożliwiającym jego przekazanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych do dnia 1. marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie.

8. Za terminowość przygotowania i przekazania sprawozdania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych odpowiada naczelnik Wydziału.

Rozdział  10

Umowy i Raporty z realizacji zamówienia

§  24. 

1. Umowy w sprawach zamówień publicznych zawierane są przez Kierownika Zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną w formie pisemnej lub elektronicznej, o ile odrębne przepisy nie wymagają zachowania formy szczególnej.

2. 8  W przypadku zamówień, o których mowa w Rozdziale 5, dopuszcza się możliwość odstąpienia od zachowania formy pisemnej lub elektronicznej umowy, o ile przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o niskim stopniu skomplikowania obowiązków Wykonawcy oraz ich wartość nie przekracza kwoty 20 000 (dwadzieścia tysięcy) złotych netto. Jednakże w przypadku usług świadczonych dłużej niż przez jeden miesiąc, dla zabezpieczenia interesu Zamawiającego należy w każdym przypadku zawrzeć umowę.

2a. 9  W przypadku zamówień, o których mowa w Rozdziale 5, Kierownik Zamawiającego na szczególnie uzasadniony i umotywowany wniosek komórki wnioskującej może zezwolić na odstąpienie od wymogu zawarcia umowy w formie pisemnej lub elektronicznej, gdy wartość jej przekracza kwotę 20 000 (dwadzieścia tysięcy) złotych netto, a jej przedmiotem są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o niskim stopniu skomplikowania obowiązków Wykonawcy.

3. Uzasadnienie, dotyczące charakteru usług lub dostaw, o których mowa w ust. 2, komórka wnioskująca dołącza do wniosku, jeżeli okoliczności są znane komórce na etapie składania wniosku.

4. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli Wytyczne wymagają zachowania formy pisemnej umowy.

5. W przypadku podpisywania Umowy w formie pisemnej, Umowy podpisywane są w co najmniej 3 egzemplarzach:

1) jeden egzemplarz urnowy pozostaje w komórce wnioskującej, która prowadzi nadzór nad realizacją umowy; w przypadku zaś umów cywilnoprawnych zawartych przez podmioty niebędące płatnikami VAT, kopię egzemplarza umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem, komórka wnioskująca przekazuje dodatkowo do komórki właściwej do spraw wynagrodzeń;

2) jeden egzemplarz umowy otrzymuje komórka właściwa do spraw budżetu;

3) jeden egzemplarz umowy otrzymuje Wykonawca.

6. 10  Egzemplarz umowy przeznaczony dla komórki właściwej do spraw budżetu przed przedłożeniem umowy do podpisu Kierownikowi Zamawiającego wymaga w pierwszej kolejności zaparafowania przez pracownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej merytorycznie za umowę, następnie zaparafowania przez radcę prawnego, potem głównego księgowego lub upoważnionego do jego zastępowania pracownika oraz upoważnionego pracownika komórki właściwej do spraw budżetu, a w przypadku zamówień realizowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich - dodatkowo pracownika komórki właściwej do spraw funduszy rozwojowych.

7. W przypadku podpisywania Umowy w formie elektronicznej, zawarta Umowa musi zostać przekazana drogą elektroniczną na adres poczty elektronicznej do komórek wskazanych w ust. 5 pkt 1 i 2 oraz do Wykonawcy.

8. Komórka właściwa do spraw budżetu prowadzi ewidencję zawartych umów wraz z egzemplarzem umowy, w sposób zapewniający kompletność oraz brak możliwości nieuprawnionej zmiany przechowywanych dokumentów przez okres 4 lat od udzielenia zamówienia publicznego, a w przypadku zamówień publicznych finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich przez czas określony odrębnymi przepisami prawa.

9. Nadzór nad realizacją umowy prowadzi właściwa merytorycznie komórka organizacyjna. W przypadku sporu z Wykonawcą oraz w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, kierownik komórki wnioskującej niezwłocznie informuje o tym fakcie Kierownika Zamawiającego oraz radcę prawnego.

10. Zmiana zawartej umowy wymaga uprzedniej akceptacji radcy prawnego, a zmiany rodzące skutki finansowe wymagają dodatkowej akceptacji głównego księgowego lub upoważnionego do jego zastępowania pracownika.

11. Zmiana zawartej umowy finansowanej z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich, do zawarcia której zastosowano przepisy ustawy Pzp, wymaga dodatkowo uprzedniej akceptacji instytucji przyznającej przedmiotowe środki. Przed przyjęciem zmiany zawartej umowy Kierownik Zamawiającego może zasięgnąć uprzedniej opinii Wydziału.

12. Do zmiany zawartej umowy ust. 5-8 stosuje się odpowiednio.

13. Jeżeli komórka wnioskująca, osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia lub radca prawny lub inna osoba parafowała (zaakceptowała) projekt umowy lub IPU/PPU to nie może odmówić parafowania (akceptacji) umowy, której treść jest zgodna z projektem umowy lub IPU/PPU.

14. Zaleca się, aby Umowa w szczególności zawierała informacje:

1) okres obwiązywania umowy, termin wykonania (realizacji) przedmiotu umowy;

2) określenie podmiotów, które zawarły umowę, umożliwiające ich identyfikację;

3) szczegółowy opis przedmiotu umowy wraz z warunkami jego realizacji oraz warunki odbioru przedmiotu umowy;

4) maksymalną wartość umowy, która nie może się zmienić bez aneksowania umowy, warunki płatności oraz zasady wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy;

5) określenie dokumentu będącego podstawą dokonania zapłaty i jego zasady wystawienia (w szczególności protokół odbioru bez zastrzeżeń);

6) wskazanie numeru rachunku bankowego Wykonawcy, na które ma być przekazane wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy znajdujące się w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT;

7) informacje o karach umownych, w tym odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy;

8) wysokość i formę wniesionego zabezpieczenia należytego wykonania umowy (jeżeli występuje);

9) warunki i sposób wprowadzania zmian w umowie;

10) inne niezbędne uregulowania, jeżeli zachodzi potrzeba w związku z przedmiotem zamówienia, w tym w szczególności sposób kontroli spełniania przez Wykonawcę wymogów dotyczących tzw. klauzul społecznych, warunki i okres gwarancji, warunki przeniesienia autorskich praw majątkowych, wysokość wynagrodzenia za przeniesienie autorskich praw majątkowych;

11) informacje o osobach wyznaczonych do kontaktów w zakresie umowy ze strony Wykonawcy i Zamawiającego;

12) informacje o załącznikach, które stanowią integralną część umowy.

15. Za procedury związane z naliczaniem kar i ich egzekwowaniem zgodnie z postanowieniami umowy odpowiada właściwa merytorycznie komórka, z zastrzeżeniem ust. 18.

16. Bezpośrednią odpowiedzialność za stan realizacji umowy ponosi kierownik właściwej merytorycznie komórki.

17. Za kontrolę prawidłowości realizacji umowy odpowiadają kierownik właściwej merytorycznie komórki lub osoba odpowiedzialna za realizację umowy ze strony Zamawiającego oraz inne osoby, którym Kierownik Zamawiającego zlecił taką kontrolę.

18. W celu nałożenia na Wykonawcę kary umownej kierownik właściwej merytorycznie komórki współpracuje z radcą prawnym oraz z Biurem Finansowym.

19. Kary umowne winny być potrącane, w pierwszej kolejności, z wynagrodzenia należnego Wykonawcy lub z zabezpieczenia należytego wykonania umowy, o ile jest to możliwe w ramach danej umowy, z zastrzeżeniem ust. 18.

20. W przypadku konieczności zawarcia aneksu do Umowy, niezbędnym jest dołączenie przez właściwą merytorycznie komórkę stosownej notatki do projektu aneksu wskazującej na konieczność jego zawarcia.

21. W przypadku, gdy aneks do Umowy zawierany jest na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 kierownik właściwej merytorycznie komórki odpowiedzialnej za realizację Umowy przekazuje niezwłocznie do Wydziału na adres poczty elektronicznej, informację o zawarciu przedmiotowego aneksu wraz z jego kopią, celem zamieszczenia ogłoszenia o zmianie umowy w Biuletynie Zamówień Publicznych lub Urzędzie Publikacji Unii Europejskiej.

§  25. 

1. W przypadku umów zawartych w sprawach zamówień publicznych dotyczących zamówień o wartości równej lub przekraczającej 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy dokonuje oceny realizacji umowy, w sytuacjach, o których mowa w ust. 2.

2. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy sporządza raport z realizacji zamówienia, w przypadku gdy:

1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10 % od wartości ceny ofertowej;

2) na Wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10 % wartości ceny ofertowej;

3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej;

a) 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych - 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro,

b) 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych - 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług - 10 000 000 euro;

4) Zamawiający lub Wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.

3. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy może sporządzić raport w przypadkach innych niż określone w ust. 2.

4. Raport zawiera:

1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania Zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;

2) wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 2 oraz przyczyn ich wystąpienia;

3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;

4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.

5. Wzór raportu stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu.

6. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy sporządza raport z realizacji zamówienia w terminie nie późniejszym niż 20 dni od dnia:

1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo

2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

7. Sporządzony raport z realizacji zamówienia kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację umowy przedstawia do zapoznania się Kierownikowi Zamawiającego.

8. Kopia raportu z realizacji zamówienia stanowi załącznik do Informacji o wykonaniu umowy, o której mowa w § 26.

9. Za terminowe przygotowanie i przedstawienie Kierownikowi Zamawiającego raportu, o którym mowa w ust. 2, odpowiada kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizacje Umowy.

§  26. 

1. W przypadku umów zawartych w sprawach zamówień publicznych dotyczących zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 (sto trzydzieści tysięcy) złotych netto komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy w terminie nie późniejszym niż 25 dni od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej przekazuje do Wydziału Informacje o wykonaniu umowy, której wzór stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu.

2. Wydział, na podstawie Informacji, o której mowa w ust. 1, przygotowuje i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy.

3. Ogłoszenie o wykonaniu umowy zamieszcza się Biuletynie Zamówień Publicznych w terminie 30 dni od dnia wykonania umowy.

4. Wydział prowadzi rejestr zamieszczonych w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o wykonaniu umowy.

5. Za terminowe przygotowanie i przekazanie do Wydziału Informacji o wykonaniu umowy, której wzór stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu, odpowiada kierownik komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację Umowy.

Rozdział  11

Zasady postępowania w sytuacjach, w których konieczne jest wykonanie zamówienia publicznego w celu usunięcia awarii lub wykonania naprawy

§  27. 

1. Pod pojęciem awarii należy rozumieć nagłe, nieprzewidywalne zdarzenie powodujące zakłócenie w funkcjonowaniu obiektów, instalacji, aparatury i sprzętu, pojazdów oraz systemów informatycznych i oprogramowania z nimi związanego lub sprzętu teletechnicznego, infrastruktury teleinformatycznej i związanego z nią sprzętu, infrastruktury serwerowej i związanego z nią sprzętu Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, wymagające natychmiastowego działania w celu ich usunięcia.

2. Pod pojęciem awarii wymagającej natychmiastowego lub pilnego wykonania zamówienia, mającej bezpośredni wpływ na ciągłość funkcjonowania Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, o której mowa w § 19 ust. 1 pkt 7, rozumie się w szczególności:

1) awarię sieci hydraulicznej;

2) awarię sieci kanalizacyjnej;

3) awarię sieci ciepłowniczej i związanego z nią sprzętu;

4) awarię sieci elektroenergetycznej i związanego z nią sprzętu;

5) awarię sieci teletechnicznej i związanego z nią sprzętu;

6) awarię systemów informatycznych i oprogramowania z nimi związanego, infrastruktury teleinformatycznej i związanego z nią sprzętu, infrastruktury serwerowej i związanego z nią sprzętu;

7) zapobieganie skutkom działania nagłych lub gwałtownych sił przyrody;

8) awarie pojazdów.

3. O zdarzeniu, o którym mowa w ust. 2 pkt 1-5 i 7, pracownicy Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego powiadamiają niezwłocznie komórkę właściwą do spraw zarządzania nieruchomościami. W przypadku zdarzeń określonych w ust. 2 pkt 8 powiadamiają o ich wystąpieniu niezwłocznie komórkę właściwą do spraw transportu samochodowego.

4. O zdarzeniu, o którym mowa w ust. 2 pkt 6, pracownicy Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego powiadamiają niezwłocznie komórkę właściwą do spraw teleinformatyki.

5. Pod pojęciem naprawy należy rozumieć naprawę usterek i przywrócenie ich do stanu używalności, a także podjęcie czynności, których wykonanie ma na celu doprowadzenie do usunięcia zdarzeń opisanych w ust. 2.

Rozdział  12

Konieczność uzyskania opinii prawnej Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej

§  28. 

1. Zamawiający jako podmiot reprezentujący Skarb Państwa jest obowiązany uzyskać opinię prawną Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej w niżej wymienionych przypadkach:

1) 11  w przedmiocie projektów umów, ugód oraz jednostronnych czynności prawnych dokonywanych przez Skarb Państwa, w których wartość przedmiotu czynności prawnej przekracza kwotę 50 000 000 (pięćdziesiąt milionów) złotych - wniosek o wydanie opinii prawnej przedkładany jest Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej nie później niż na 15 dni, a w uzgodnieniu z Prezesem Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej nie później niż na 4 dni, przed planowanym dokonaniem czynności prawnej;

2) 12  w przedmiocie wzoru umowy, istotnych postanowień umowy, ogólnych warunków umowy lub projektu umowy udzielanych na podstawie ustawy Pzp, jeżeli wartość przedmiotu zamówienia przekracza kwotę 50 000 000 (pięćdziesiąt milionów) złotych - wniosek o wydanie opinii prawnej przedkładany jest Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej nie później niż na 15 dni, a w uzgodnieniu z Prezesem Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej nie później niż na 4 dni, przed planowanym udostępnieniem dokumentów zamówienia albo zawarciem umowy, w przypadku, gdy sporządzenie SWZ albo opisu potrzeb i wymagań nie jest wymagane;";

3) w przedmiocie projektu: umowy o doradztwo prawne, jeżeli wysokość wynagrodzenia przewidzianego łącznie za świadczone usługi przekracza kwotę 500 000 (pięćset tysięcy) złotych netto, w stosunku rocznym; zmiany umowy o doradztwo prawne podwyższającej wynagrodzenie do kwoty przekraczającej tę kwotę; umowy o doradztwo prawne, w której maksymalna wysokość wynagrodzenia nie jest określona. W przypadku umów o doradztwo prawne, opinię Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej obowiązane są uzyskać także osoby zastępowane.

2. Za przygotowanie wniosku o wydanie opinii prawnej przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej odpowiada komórka wnioskująca.

Rozdział  13

Odpowiedzialność za naruszenie Regulaminu

§  29. 

1. Wszyscy pracownicy GITD zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu.

2. Realizacja zamówienia bez uzyskania zatwierdzenia i akceptacji wniosku stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu oraz niestosowanie procedur określonych w Regulaminie, za wyjątkiem zamówień, o których mowa w § 19 ust. 1 pkt 8 oraz wyłączeń wskazanych w Regulaminie, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych oraz może stanowić podstawę wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i podstawę osobistej odpowiedzialności pracowników biorących udział w realizacji zamówienia.

3. Realizacja zamówienia bez zgody Kierownika Zamawiającego, a w przypadku zamówienia ujętego w Planie zamówień publicznych bez zgody kierownika komórki wnioskującej stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych oraz może stanowić podstawę wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i podstawę osobistej odpowiedzialności pracownika, który zrealizował takie zamówienie.

4. Poniesienie odpowiedzialności za naruszenie Regulaminu nie zwalnia z odpowiedzialności za naruszenie obowiązujących przepisów prawa.

Załącznik Nr  1  ¹³  

Zasady i kolejność podpisywania dokumentów

grafika

Załącznik Nr  2

WZÓR

WSTĘPNA/POGŁĘBIONA* ANALIZA MOŻLIWOŚCI UWZGLĘDNIENIA ASPEKTÓW SPOŁECZNYCH, GOSPODARCZYCH, ŚRODOWISKOWYCH, ZWIĄZANYCH Z INNOWACYJNOŚCIĄ, ZATRUDNIENIEM LUB ZACHOWANIEM POUFNEGO CHARAKTERU INFORMACJI PRZEKAZYWANYCH WYKONAWCY

dot. zamówienia publicznego pn.: "……………………………"

grafika

Załącznik Nr  3  ¹⁴  

WZÓR WNIOSKU O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE

WNIOSEK O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE NR __________________________ ^1)
CZĘŚĆ A
1. numer pozycji w planie zamówień publicznych:
2. Nazwa lub numer działania w budżecie zadaniowym:
3. komórka wnioskująca:
4. przedmiot zamówienia:
5. rodzaj zamówienia:
6. kod CPV:
7. uzasadnienie celowości dokonania zamówienia oraz - jeżeli udzielenie zamówienia nie zostało przewidziane w planie zamówień publicznych - również uzasadnienie przyczyn nieuwzględnienia zamówienia w planie:
8. Współfinansowanie ze środków UE: Program Operacyjny "Polska Cyfrowa"
9. Współfinansowanie ze środków UE: Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko"
10. waluta (w przypadku złotych polskich należy wpisać "PLN"):
11. szacunkowa wartość zamówienia w podanej walucie:
12. tabela kursów NBP z dnia:
13. średni kurs NBP (wyrażona w PLN wartość jednostki waluty obcej):
14. szacunkowa wartość zamówienia netto w PLN:
15. kurs euro:
16. stawka VAT:
17. szacunkowa wartość zamówienia brutto PLN:
18. zamówienie mieści się w progu do kwoty:
19. pożądany termin wykonania zamówienia:
20. proponowany wykonawca (jeśli jest):
21. uzasadnienie wyboru wykonawcy (jeśli został wskazany):
22. sposób płatności (jeżeli "inny", w polu "Uwagi" należy opisać sposób):
23. uwagi:
24. załączniki (w szczególności dot. szacowania wartości zamówienia):
CZĘŚĆ B
Potwierdzam prawdziwość i rzetelność powyższych informacji:
pracownik (imię i nazwisko):			data:	podpis:
Akceptuję wniosek:
kierownik komórki wnioskującej (imię i nazwisko):			nazwa lub numer działania w budżecie zadaniowym:
			data:	podpis:
Potwierdzam możliwość zaangażowania środków:
komórka właściwa do spraw budżetu:			rozdział klasyfikacji budżetowej:
data wpływu:	imię i nazwisko:		paragraf klasyfikacji budżetowej:
wpłynęło dnia:			rok budżetowy:
o godzinie:			data:	podpis:
komórka właściwa do spraw funduszy rozwojowych:
data wpływu:	imię i nazwisko:
wpłynęło dnia: o godzinie:			data:	podpis:
Potwierdzam zgodność procedury zakupu z przepisami o zamówieniach publicznych:
Wydział Zamówień Publicznych:			czy podobne zamówienie zostało udzielone? ................................
data wpływu:	imię i nazwisko:		czy podobne zamówienie jest przewidziane do udzielenia? ........
wpłynęło dnia: o godzinie:			data:	podpis:
Warunki prawne realizacji zamówienia:
komórka właściwa do spraw obsługi prawnej:			akceptacja bez uwag^2)
data wpływu:	(imię i nazwisko):		akceptacja z uwagami^2) (w załączonym dokumencie)
wpłynęło dnia: o godzinie:			odmowa akceptacji^2) (w załączonym dokumencie)
			data:	podpis:
Uwagi i komentarze:
Wniosek o powołanie komisji przetargowej:
Przewodniczący komisji przetargowej:			członkowie komisji przetargowej:
biegli^2):			podmioty zewnętrzne^2):
kierownik komórki wnioskującej:			data:	podpis:
Zastępca Przewodniczącego Komisji:			sekretarz Komisji przetargowej:
kierownik komórki właściwej ds. zamówień publicznych:			data:	podpis:
Wyrażam zgodę na realizację zamówienia:
kierownik komórki wnioskującej/ Dyrektor Generalny GITD/ Główny Inspektor Transportu Drogowego^2)			data:	podpis:
Powołuję komisję przetargową w składzie:
Przewodniczący komisji przetargowej:			Zastępca Przewodniczącego Komisji:
członkowie komisji przetargowej:			sekretarz komisji przetargowej:
biegli^2):			podmioty zewnętrzne^2):
Dyrektor Generalny GITD / Główny Inspektor Transportu Drogowego^2)			data:	podpis:
Potwierdzam zaangażowanie środków:
komórka właściwa do spraw budżetu:			rozdział klasyfikacji budżetowej:
data wpływu:	imię i nazwisko:		paragraf klasyfikacji budżetowej:
wpłynęło dnia:			rok budżetowy:
o godzinie:			data:	podpis:

numer postępowania (numer sprawy) ¹⁾: ............................................................................

1) wypełnia pracownik Wydziału Zamówień Publicznych;

2) niepotrzebne skreślić.

Załącznik Nr  4

WZÓR ANALIZY POTRZEB I WYMAGAŃ ZAMAWIAJĄCEGO

grafika

Załącznik Nr  5  ¹⁵  

Regulamin pracy komisji przetargowej

grafika

Załącznik Nr  1

OŚWIADCZENIE CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ

grafika

Załącznik Nr  2

Wzór wniosku o zaakceptowanie trybu postępowania

grafika

Załącznik Nr  6

WZÓR RAPORTU Z REALIZACJI ZAMÓWIENIA

grafika

Załącznik Nr  7

WZÓR INFORMACJI O WYKONANIU UMOWY

grafika

¹ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 10/2015 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 13 lutego 2015 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych (Dz. Urz. GITD poz. 10 i 30, z 2017 r. poz. 46 oraz z 2018 r. poz. 1, 28 i 31), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 oraz z 2020 r. poz. 288, 1492, 1517, 2275 i 2320).

² Załącznik § 3 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 29/2023 z dnia 15 grudnia 2023 r. (Dz.Urz.GITD.2023.29) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 grudnia 2023 r.

³ Załącznik § 7 ust. 9 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

⁴ Załącznik § 8 ust. 7 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 2/2021 z dnia 25 stycznia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.2) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 25 stycznia 2021 r.

⁵ Załącznik § 8 ust. 8 pkt 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

⁶ Załącznik § 12 ust. 8 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 2/2021 z dnia 25 stycznia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.2) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 25 stycznia 2021 r.

⁷ Załącznik § 19 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

⁸ Załącznik § 24 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 4 lit. a zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

⁹ Załącznik § 24 ust. 2a dodany przez § 1 pkt 4 lit. b zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

¹⁰ Załącznik § 24 ust. 6 zmieniony przez § 1 pkt 5 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

¹¹ Załącznik § 28 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 30/2021 z dnia 13 października 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2022 r.

¹² Załącznik § 28 ust. 1 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 30/2021 z dnia 13 października 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 stycznia 2022 r.

¹³ Załącznik nr 1:

- zmieniony przez § 1 pkt 6 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 30/2021 z dnia 13 października 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.30) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 13 października 2021 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

¹⁴ Załącznik nr 3 zmieniony przez § 1 pkt 7 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r.

¹⁵ Załącznik nr 5:

- zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 2/2021 z dnia 25 stycznia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.2) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 25 stycznia 2021 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

- zmieniony przez § 1 pkt 8 zarządzenia nr 22/2021 z dnia 3 sierpnia 2021 r. (Dz.Urz.GITD.2021.22) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 3 sierpnia 2021 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 29/2023 z dnia 15 grudnia 2023 r. (Dz.Urz.GITD.2023.29) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 15 grudnia 2023 r. Zmiany nie zostały naniesione na tekst.