Regulamin pracy komisji przetargowych powoływanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSWiA.2004.3.7

Akt utracił moc

Wersja od: 19 marca 2004 r.

ZARZĄDZENIE Nr 8

MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

z dnia 19 marca 2004 r.

w sprawie regulaminu pracy komisji przetargowych powoływanych do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Na podstawie art. 19 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Ustala się regulamin pracy komisji przetargowych powoływanych do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw

Wewnętrznych i Administracji.

2. Regulamin stanowi załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

Regulamin pracy komisji przetargowych powoływanych do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177);

2) zamawiającym - należy przez to rozumieć Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwane dalej "MSWiA";

3) kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osobę posiadającą pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu;

4) prowadzącym postępowanie - należy przez to rozumieć Biuro Administracyjno - Gospodarcze MSWiA, zwane dalej "BAG MSWiA";

5) jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć Biura i Departamenty MSWiA;

6) wydziale zamówień - należy przez to rozumieć Wydział ds. Zamówień Publicznych BAG MSWiA;

7) wnioskującym o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - należy przez to rozumieć dyrektorów jednostek organizacyjnych oraz naczelników BAG MSWiA z wyłączeniem naczelnika wydziału zamówień;

8) regulaminie - należy przez to rozumieć regulamin w sprawie organizacji, składu, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowych powoływanych do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w MSWiA;

9) komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową, o której mowa w art. 20 ustawy, powołanej przez kierownika zamawiającego do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

10) przewodniczącym - należy przez to rozumieć przewodniczącego komisji;

11) sekretarzu - należy przez to rozumieć sekretarza komisji.

Rozdział  II

Organizacja i skład komisji

§  2.

1. Komisję powołuje i odwołuje decyzją kierownik zamawiającego.

2. W skład komisji powołuje się pracowników zamawiającego.

3. W skład komisji mogą być powoływane osoby oddelegowane do pracy u zamawiającego.

4. Projekt decyzji w sprawie powołania komisji opracowuje naczelnik wydziału zamówień na podstawie wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia.

5. W decyzji w sprawie powołania komisji określa się:

1) przedmiot zamówienia;

2) skład osobowy ze wskazaniem przewodniczącego i sekretarza;

3) zakres czynności komisji związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielanie zamówienia publicznego.

§  3.

1. W skład komisji do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego powołuje się co najmniej 3 członków.

2. Pracami komisji kieruje przewodniczący.

3. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi sekretarz.

§  4.

1. Prace komisji koordynuje naczelnik wydziału zamówień.

2. Koordynacja prac komisji w szczególności polega na:

1) zaproponowaniu przewodniczącego;

2) sprawdzaniu terminowej realizacji czynności wynikających z określonych w ustawie trybów postępowania o udzielenie zamówienia;

3) udzielaniu pomocy w związku z prowadzonymi czynnościami w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

§  5.

1. Odwołanie członka komisji może nastąpić w trybie decyzji kierownika zamawiającego.

2. Decyzja powinna wskazywać przyczyny odwołania członka komisji.

3. Projekt decyzji w sprawie odwołania członka komisji opracowuje przewodniczący.

4. Projekt decyzji w sprawie odwołania przewodniczącego przygotowuje naczelnik wydziału zamówień.

5. Po odwołaniu członka komisji jej skład uzupełnia się w trybie określonym w § 2 regulaminu.

Rozdział  III

Tryb prac komisji

§  6.

1. Komisja rozpoczyna prace z dniem powołania.

2. Komisja kończy pracę z dniem zawarcia umowy odpłatnej o udzielenie zamówienia publicznego albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo innego zakończenia postępowania, jeżeli protesty zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich składania.

3. Miejsce i termin posiedzeń komisji wyznacza przewodniczący.

§  7.

1. Komisja dokumentuje wykonywane czynności sporządzając pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie określonym w ustawie i wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.

2. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy jej członków, w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen.

3. Członkom komisji nie przysługuje prawo wstrzymania się odgłosu.

4. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.

5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji, przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin nie powodujący naruszenia terminów określonych w ustawie.

6. Przewodniczący dokumentuje w formie pisemnej przyczyny odroczenia posiedzenia o którym mowa w ust. 5, którą niezwłocznie przekazuje kierownikowi zamawiającego za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień.

§  8.

1. Komisja może wnioskować do kierownika zamawiającego o powołanie biegłego do wykonania określonych w toku jej prac czynności, jeżeli wymagane są wiadomości specjalne.

2. Wniosek powinien zawierać wskazanie kandydatury biegłego oraz przedmiot i termin sporządzenia pisemnej opinii.

3. Biegłym nie może być pracownik zamawiającego.

§  9.

1. Posiedzenia komisji są rejestrowane na nośniku magnetycznym.

2. Niezwłocznie po posiedzeniu komisji, przewodniczący przekazuje do Biura Dyrektora Generalnego MSWiA zarejestrowany zapis z nośnika magnetycznego.

Rozdział  IV

Obowiązki i prawa członków komisji

§  10.

1. Zakres obowiązków przewodniczącego określa załącznik nr 1 do regulaminu.

2. Zakres obowiązków sekretarza określa załącznik nr 2 do regulaminu.

3. Zakres obowiązków członka komisji określa załącznik nr 3 do regulaminu.

§ 11. Członkowie komisji indywidualnie odpowiadają za wykonywane czynności określone w zakresie obowiązków, o którym mowa w § 10 oraz ustawie i wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych.

§ 12. Członkowie komisji w szczególności mają prawo do:

1) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w komisji w tym do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez oferentów, opinii biegłych;

2) zgłaszania przewodniczącemu w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji.

Rozdział  V

Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania

§  13.

1. Do czynności komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:

1) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert;

2) prowadzenie negocjacji z wykonawcami, w trybach określonych ustawą,

3) otwarcie ofert;

4) dokonanie oceny czy wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone w ustawie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert;

5) wnioskowanie o wykluczenie wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego;

6) wnioskowanie o odrzucenie oferty;

7) dokonanie oceny ofert ważnych;

8) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej;

9) wnioskowanie o unieważnienie postępowania;

10) zapoznanie się z wniesionymi przez wykonawców protestami oraz przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia wraz z uzasadnieniem;

11) w przypadku wniesienia odwołania od rozstrzygnięcia protestu do Prezesa UZP przygotowanie projektu stanowiska i dokumentacji postępowania na rozprawę;

12) opracowanie projektu umowy odpłatnej w porozumieniu z jednostką organizacyjną wnioskującą oraz radcą prawnym Zamawiającego.

2. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do złożenia oferty, w szczególności wykonuje następujące czynności:

1) sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte;

2) sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę);

3) odsyła oferty złożone po terminie bez ich otwierania.

3. Każdy członek komisji dokonuje oceny ofert wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert.

4. Komisja prowadzi negocjacje w trybie zamówienia z wolnej ręki do czasu zawarcia umowy odpłatnej z wykonawcą.

5. Członkowie komisji zobowiązani są do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych, które zostały określone w odrębnych przepisach.

6. Przewodniczący przygotowuje materiały z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego do ewentualnej kontroli uprzedniej.

§  14.

1. W przypadku powierzenia komisji wykonania czynności związanych z przygotowaniem postępowania, innych niż określone w § 13, komisja w szczególności:

1) weryfikuje wniosek o wszczęcie postępowania w zakresie zgodności podstawy prawnej proponowanego trybu postępowania z uzasadnieniem faktycznym, opisu oraz szacunkowej wartości zamówienia. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 4 do regulaminu.

2) wnioskuje do kierownika zamawiającego o zatwierdzenie trybu postępowania. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 5 do regulaminu;

3) sprawdza czy do wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego załączono oświadczenia osób wykonujących czynności w postępowaniu:

a) w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę lub zamówienia z wolnej ręki o istnieniu lub nieistnieniu okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 ustawy,

b) w trybie przetargu nieograniczonego, ograniczonego, negocjacji bez ogłoszenia lub aukcji elektronicznej o istnieniu lub nieistnieniu okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 1 i pkt 5;

4) opracowuje i przekazuje ogłoszenie o wszczęciu postępowania w trybach wymaganych ustawą;

5) opracowuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert, które wymagają przed podpisaniem przez kierownika zamawiającego akceptacji wnioskującego o rozpoczęcie postępowania w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia, istotnych postanowień umowy odpłatnej albo wzoru takiej umowy.

2. W przypadku nie powierzenia komisji wykonania czynności określonych w ust. 1, czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonują wyznaczeni pracownicy jednostki organizacyjnej wnioskującej w porozumieniu z wydziałem zamówień na podstawie wniosku o rozpoczęcie postępowania.

§  15.

1. Przewodniczący komisji przekazuje kierownikowi zamawiającego pisemny protokół z załącznikami zawierający propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowania.

2. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty komisja przygotowuje projekt umowy odpłatnej.

Rozdział  VI

Postanowienia końcowe

§  16.

1. Regulaminu nie stosuje się do postępowań prowadzonych na podstawie art. 16 ustawy.

..................................................

Notka Wydawnictwa Prawniczego "Lex"

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Załącznik Nr 1

ZAKRES OBOWIĄZKÓW PRZEWODNICZĄCEGO KOMISJI

Do obowiązków przewodniczącego, w szczególności należy:

1. Organizowanie prac komisji, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w decyzji o jej powołaniu.

2. Złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy.

3. Nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonej przez sekretarza.

4. Informowanie kierownika zamawiającego za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień o przebiegu prac komisji.

5. Wnioskowanie do kierownika zamawiającego za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień o wyłączeniu członka komisji z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 ustawy lub odwołanie ze składu komisji z innych uzasadnionych powodów (np. absencja chorobowa).

6. W trakcie publicznej sesji otwarcia ofert:

1) przedstawienie składu osobowego komisji osobom przybyłym na otwarcie ofert.

2) bezpośrednio przed otwarciem ofert podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

3) sprawdzenie, czy oferty zostały złożone w terminie, czy osoby reprezentujące oferentów którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w ich imieniu.

4) udzielanie głosu upoważnionym przedstawicielom wykonawców, obecnym na publicznej sesji otwarcia ofert w przedmiocie składania oświadczeń i wyjaśnień.

7. Sprawdzanie z członkami komisji ważności ofert, poprzez ustalanie czy:

1) złożone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

2) oferent nie podlega wykluczeniu z postępowania,

3) oferta nie podlega odrzuceniu.

8. Konsultowanie z radcą prawnym projektu decyzji w sprawie wykluczenia oferenta lub odrzucenia oferty w przypadku wątpliwości formalno - prawnych.

9. Przedkładanie kierownikowi zamawiającego projektu pisma w sprawie wykluczenia oferenta lub odrzucenia oferty za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień.

10. Przekazywanie do Biura Dyrektora Generalnego MSWiA zarejestrowanego zapisu z nośnika magnetycznego, niezwłocznie po posiedzeniu komisji.

11. Wykonywanie innych obowiązków i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

Załącznik Nr 2

ZAKRES OBOWIĄZKÓW SEKRETARZA KOMISJI

Do obowiązków sekretarza w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:

1. Dokumentowanie podstawowych czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników.

2. Udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem.

3. Powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń.

4. Przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą.

5. Czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji.

6. Przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych.

7. Przygotowanie materiałów z postępowania do archiwizacji.

8. Złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy.

9. Wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych, wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

Załącznik Nr 3

ZAKRES OBOWIĄZKÓW CZŁONKA KOMISJI

Do obowiązków członka komisji w szczególności należy:

1. Złożenie oświadczenia w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy.

2. Wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji.

3. Uczestnictwa w posiedzeniach i pracach komisji.

4. Dokonanie oceny spełnienia przez oferentów wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, które określono w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert.

5. Wnioskowanie o powołanie biegłego w przypadku wątpliwości dotyczących oceny ofert w zakresie przedmiotu zamówienia.

6. Niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji.

7. Udział w przygotowaniu projektu umowy odpłatnej w zakresie wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia.

8. Wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

Załącznik Nr 4

ZATWIERDZAM

........... Warszawa, dnia ............

Dyrektor

Biura Administracyjno -

Gospodarczego

MSWiA

Wniosek

o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

..............................................................

(nazwa komórki organizacyjnej MSWiA)

wnioskuje o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia

publicznego na: ..............................................

..............................................................

(przedmiot zamówienia)

symbol WSZ /Wspólny Słownik Zamówień/ (dostawy) ..............

..............................................................

Symbol CKP /Centralna Klasyfikacja Produktów/ (usługi) .......

..............................................................

- Wymagany * /pożądany*/ termin realizacji zamówienia

..............................................................

- Szacunkowa wartość zamówienia wynosi ....................

zł netto, co stanowi równowartość kwoty .................

EURO (wg średniego kursu określonego przez Prezesa Rady

Ministrów w trybie art. 35 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień

publicznych, dla tej waluty w dniu .....................,

t.j. w dniu określania wartości zamówienia).

Wartość brutto zamówienia ........................... zł.

- Wartość zamówienia została określona przez ..............

.........................................................

(imię i nazwisko osoby dokonującej ustalenia wartości

zamówienia)

na podstawie ............................................

- Zamówienie opłacone będzie ze środków budżetowych z

części ........, działu ........,rozdz. z pozycji .......

*/z innych* ..............................

.........................................................

- Planowana usługa, dostawa, robota budowlana została* /

nie została* zatwierdzona w planie zamówień publicznych

MSWiA na rok ............ w poz. nr ......... z terminem

realizacji zamówienia ...................................

Potrzebę udzielenia przedmiotowego zamówienia udzielam***: ...

..............................................................

..............................................................

Do pracy w komisji przetargowej*/ przeprowadzenia

postępowania* wyznaczam następujące osoby:

1. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

2. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

3. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

4. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

5. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

6. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

Załączniki do wniosku:

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

2. Kalkulacja (wycena) wartości szacunkowej zamówienia.

3. Ogólne warunki umowy.

4. Inne istotne informacje dotyczące postępowania i warunków

zamówienia.

Potwierdzenie zabezpieczenia Wnioskujący departament

w środki finansowe przez / biuro/wydział

Wydział Finansowy BAG MSWIA

............................ .......................

(data i podpis) (data i podpis)

______________________________________________________________

Opinia Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych BAG MSWiA.

..............................................................

..............................................................

Do komisji przetargowej*/ przeprowadzenia postępowania */

proponuję poza w/w osobami:

1. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

2. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

3. ........................................................

(imię nazwisko stanowisko służbowe)

.................................

Wydział ds. Zamówień Publicznych

BAG MSWiA

Uwaga:

(*) niepotrzebne skreślić

(**) obowiązuje do momentu wejścia rozporządzenia Prezesa

Rady Ministrów

(***) w przypadku, gdy przedmiot zamówienia nie został

uwzględniony w planie zamówień publicznych.

Załącznik Nr 5

Wniosek

w sprawie wyboru trybu udzielania zamówienia publicznego

grafika