Dzienniki resortowe

Dz.Urz.PKRUS.2010.2.1

| Akt utracił moc
Wersja od: 17 lutego 2009 r.

ZARZĄDZENIE
PREZESA KASY ROLNICZEGO UBEZPIECZENIA SPOŁECZNEGO
z dnia 30 stycznia 2009 r.
w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych

Na podstawie § 6 ust. I.2 pkt 11 Regulaminu Organizacyjnego Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 134 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 13 sierpnia 2008 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w związku z art. 59 ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (tj. Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 291), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), art. 35 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104), art. 17 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

I.

Postanowienia ogólne

§  1.
1. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wydatkuje środki publiczne zgodnie z ustawą o finansach publicznych przestrzegając zasady dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
2. W przypadku, gdy środki przeznaczone na wykonanie zobowiązania wynikającego z umowy zawieranej przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego są przyznawane na podstawie szczególnej procedury organizacji międzynarodowej odmiennej od określonej w ustawie Prawo zamówień publicznych, zawarcie i realizacja umowy następuje w oparciu o tę procedurę.
3. Jeżeli przepisy szczególne wynikające z odrębnych ustaw wyłączają stosowanie ustawy Prawo zamówień publicznych, wówczas wydatkowanie środków następuje na ich podstawie.
4. Zakupy świadczeń rehabilitacyjnych realizowane są na podstawie Rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 7 kwietnia 2005 r. w sprawie warunków i trybu kierowania przez Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego na rehabilitację leczniczą oraz udzielania zamówień na świadczenia i usługi rehabilitacyjne (Dz. U. Nr 74, poz. 657).
5. Zasady reprezentacji Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego przy dokonywaniu czynności cywilnoprawnych, w tym przy zawieraniu umów określa regulamin organizacyjny Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
§  2. Niżej wymienione skróty oznaczają:
1) Kasa- Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
2) Prezes Kasy - Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
3) Zastępca Prezesa Kasy - Zastępców Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
4) Centrala - Centralę Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
5) jednostki organizacyjne - oddziały regionalne, zakłady rehabilitacji leczniczej,
6) komórki organizacyjne - biura Centrali,
7) Ustawa - ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.),
8) komisja przetargowa - komisję powołaną do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w Centrali lub jednostkach organizacyjnych,
9) zamówienia publiczne - umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, zwane także "zamówieniami",
10) kierownik zamawiającego - Prezesa Kasy/Dyrektorów jednostek organizacyjnych,
11) członek kierownictwa - Prezesa Kasy, Zastępców Prezesa Kasy, Kasy Naczelnego Lekarza Kasy, Głównego Księgowego,
12) Zamawiający - Centralę /jednostki organizacyjne,
13) Wnioskodawca - Dyrektora/Pełnomocnika Prezesa/Biura/Zespołu - w Centrali oraz osobę kierującą komórką w jednostkach organizacyjnych składającą wniosek o uruchomienie zamówienia powyżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro netto lub składającą wniosek, dokonującą zakupu, zlecającą dostawę/usługę lub wykonanie robót budowlanych o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro netto.

Jeśli z przyczyn niezależnych od Wnioskodawcy nie może on uczestniczyć w uruchomieniu zamówienia publicznego lub podejmować czynności związanych z jego realizacją, może upoważnić na piśmie pracownika biura do czynności określonych w upoważnieniu,

14) wyrażona w złotych równowartość kwoty euro - przeliczoną kwotę euro na złote według średniego kursu złotego w stosunku do euro, ogłoszonego przez Prezesa Rady Ministrów w drodze rozporządzenia, obowiązującego i stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówienia w dniu określania jego wartości (kwota netto),
15) wartość zamówienia - wartość szacunkową zamówienia (netto) ustaloną z należytą starannością.
§  3.
1. Nadzór nad realizacją Ustawy w Kasie sprawuje Prezes Kasy.
2. Bezpośredni nadzór nad realizacją postępowań o udzielenie zamówienia w Kasie sprawuje Zastępca Prezesa Kasy, zgodnie z zakresem upoważnienia Prezesa Kasy.
3. W realizacji postępowań o udzielenie zamówienia uczestniczą oraz odpowiedzialność w tym zakresie ponoszą odpowiednio:

3.1. w Centrali:

a) Dyrektor Biura Zamówień Publicznych,

b) Wnioskodawca,

c) członkowie komisji przetargowej,

d) pracownicy, którym powierzono zadania z zakresu realizacji zamówień publicznych,

3.2. w jednostkach organizacyjnych:

a) Dyrektorzy jednostek organizacyjnych,

b) Wnioskodawca,

c) członkowie komisji przetargowych,

d) pracownicy, którym powierzono zadania z zakresu realizacji zamówień publicznych.

4. Przez uczestników postępowania o udzielenie zamówienia rozumie się:

4.1. pracowników Kasy,

4.2. biegłych nie będących pracownikami Kasy.

5. Osoby biorące udział w realizacji postępowań o udzielenie zamówienia zobowiązane są do zachowania tajemnicy służbowej na zasadach określonych w Ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 196 poz. 1631 z późn. zm.).

II.

Zasady postępowania przy wydatkowaniu środków finansowych na realizację zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane w Kasie

§  4.
1. 1 Realizacja zamówień w Centrali na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonywana jest przez Biura/Zespoły Centrali z Funduszu Administracyjnego, Funduszu Prewencji i Rehabilitacji, Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz innych źródeł zgodnie z podziałem zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Kasy.
2. Jednostki organizacyjne realizują:
a) zakupy środków trwałych,
b) inwestycje budowlane i remonty kapitalne,
c) zakupy usług,
d) zakupy materiałów biurowych i eksploatacyjnych, naprawy sprzętu i wyposażenia,
e) zakupy pozostałych środków trwałych,
f) prace remontowoeksploatacyjne,
g) inne zamówienia niezbędne do funkcjonowania danej jednostki,

– ze środków będących w ich dyspozycji po uprzednim zatwierdzeniu przez Prezesa Kasy planu rozchodów funduszu administracyjnego dla poszczególnych jednostek.

Realizacja zamówień określonych w pkt 2a) i 2b) może nastąpić po uzyskaniu pisemnej pozytywnej opinii Dyrektora Biura Administracji i Inwestycji lub osoby przez niego upoważnionej przed uruchomieniem postępowania (w przypadku oddziałów regionalnych, a w przypadku zakładów rehabilitacji leczniczej również Dyrektora Biura Prewencji i Rehabilitacji).

III.

Planowanie zamówień

§  5.
1. Centrala oraz jednostki organizacyjne po zatwierdzeniu przez Prezesa Kasy planów finansowych sporządzają plan zamówień na podstawie przepisów Ustawy (wzór przedstawiony w załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia).
2. Do czasu zatwierdzenia planów finansowych wydatkowanie środków odbywa się na podstawie projektu planu.
3. Roczny plan zamówień sporządza się w oparciu o przewidywane potrzeby i zabezpieczone środki finansowe dla zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro.
4. W trakcie trwania roku budżetowego dopuszcza się dokonywanie korekt w zatwierdzonym planie zamówień, w ramach posiadanych środków finansowych na dany rok.
5. Korekta planu zamówień objęta jest taką samą procedurą jak plan zamówień publicznych.
6. Wnioskodawca/Dyrektor jednostki organizacyjnej odpowiada za zaplanowanie i rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia z takim wyprzedzeniem, aby czas trwania postępowania nie był przeszkodą w terminowej realizacji zadań oraz w wydatkowaniu przeznaczonych na nie środków finansowych w tym roku budżetowym, na który wydatki zostały zaplanowane.
7. Centrala oraz każda jednostka organizacyjna posiadająca samodzielność finansową dokonuje odrębnie ustalenia wartości zamówienia.
§  6.
1. Wnioskodawca przedstawia do Biura Zamówień Publicznych plan zamówień publicznych w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zatwierdzenia planu finansowego przez Prezesa Kasy (według wzoru określonego w zał. Nr 1).
2. Każdą zmianę planu zamówień Wnioskodawca zgłasza Dyrektorowi Biura Zamówień Publicznych.
3. Na podstawie złożonego przez Wnioskodawcę planu zamówień Biuro Zamówień Publicznych sporządza zbiorczy plan zamówień Centrali na dany rok budżetowy i przekazuje do Dyrektora Biura Ekonomicznego celem potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych, a następnie do akceptacji Zastępcom Prezesa Kasy oraz do zatwierdzenia Prezesowi Kasy. Kopię zatwierdzonego planu zamówień Biuro Zamówień Publicznych przekazuje do Biura Ekonomicznego, informując Wnioskodawcę o zatwierdzeniu przez Prezesa Kasy poszczególnych pozycji ujętych w planie na dany rok.
§  7.
1. W jednostkach organizacyjnych Kasy plany zamówień publicznych przygotowują pracownicy, którym Dyrektor jednostki powierzył zadania z zakresu realizacji zamówień publicznych.
2. Plany, o których mowa w pkt 1. zatwierdza Dyrektor jednostki organizacyjnej, po uprzednim uzyskaniu potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych przez Głównego Księgowego tej jednostki.
§  8.
1. Nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli w planie finansowym lub projekcie planu Centrali lub jednostki organizacyjnej nie zostały zaplanowane środki finansowe na realizację zamówienia.
2. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
3. Wnioskodawca występujący o realizację zamówienia ustala jego wartość szacunkową.

IV.

Zamówienia o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro

§  9.
1. Realizacja zamówienia na dostawy, usługi, roboty budowlane o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro (z Funduszu Administracyjnego lub z Funduszu Prewencji i Rehabilitacji) następuje na podstawie wniosku (wzór określono w załączniku Nr 2a i 2b), wystawionego odpowiednio wcześniej przed planowaną realizacją wraz z dołączoną dokumentacją dotyczącą przedmiotowego zamówienia, o której mowa w pkt 2 niniejszego paragrafu - stosowną do specyfiki przedmiotu zamówienia.
2. W Centrali Wnioskodawcy po uprzednim udokumentowanym rozeznaniu rynku sporządzają przedmiotowe wnioski na pełną wartość zatwierdzonych w planie rzeczowo-finansowym dostaw, usług, robót budowlanych, a w przypadkach uzasadnionych ich rodzajem lub specyfiką odpowiednio częściej. Wnioskodawca ma obowiązek załączyć szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz wzór umowy/ istotne postanowienia umowy/ogólne warunki umowy. Kserokopia dokumentacji dotycząca szacowania wartości zamówienia oraz rozeznania rynku jest dołączana do wniosku (dopuszcza się zwiększenie wartości zamówienia o 10%).

2.1. Wniosek (wzór określono w załączniku Nr 2a) musi zawierać potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na wymienione we wniosku dostawy/usługi/ roboty budowlane - przez Dyrektora Biura Ekonomicznego lub osobę przez niego upoważnioną, w przypadku funduszy określonych w § 4 pkt 1. Wniosek z potwierdzeniem zabezpieczenia środków finansowych, Biuro Ekonomiczne przekazuje do Biura Zamówień Publicznych.

2.2. Oznaczenie kodu CPV nadaje Biuro Zamówień Publicznych w uzgodnieniu z Wnioskodawcą.

2.3. Dyrektor lub Wicedyrektor Biura Zamówień Publicznych potwierdza wniosek pod względem zgodności z Ustawą.

2.4. Wniosek podlega rejestracji w Biurze Zamówień Publicznych (przykładowy rejestr wniosków określono w załączniku Nr 5).

2.5. Biuro Zamówień Publicznych przekazuje wniosek do akceptacji członkowi kierownictwa Kasy sprawującego nadzór nad Wnioskodawcą, a następnie do zatwierdzenia Zastępcy Prezesa Kasy nadzorującego zamówienia publiczne. W przypadku, kiedy Wnioskodawca nadzorowany jest bezpośrednio przez Prezesa Kasy lub Zastępcę Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne - wniosek zatwierdza wyłącznie Zastępca Prezesa nadzorujący zamówienia publiczne (bez akceptacji w poz. 11 załącznika Nr 2a).

2.6. Przekazywanie wniosków powinno odbywać się zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

2.7. Pracownik sekretariatu Zastępcy Prezesa nadzorującego zamówienia publiczne ma obowiązek poinformować Wnioskodawcę o zatwierdzeniu bądź odrzuceniu wniosku.

2.8. Wniosek powinien być rozpatrywany bez zbędnej zwłoki.

2.9. Wnioskodawca jest odpowiedzialny za niezwłoczne przekazanie do Biura Zamówień Publicznych kserokopii wniosku zatwierdzonego przez członka kierownictwa Kasy.

2.10. Realizacją zatwierdzonych wniosków zajmują się Dyrektorzy Biur/Zespołów Centrali, zgodnie z podziałem zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Kasy oraz regulaminów Biur/Zespołów.

3. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych Kasy bezpośrednio przed planowanym zamówieniem muszą uzyskać dodatkowo pozytywną pisemną opinię:
a) Dyrektora Biura Administracji i Inwestycji lub osoby przez niego upoważnionej w przypadku zakupu środków trwałych (z wyłączeniem wymienionych w punkcie b) oraz realizacji inwestycji budowlanych i remontów kapitalnych,
b) Dyrektora Biura Informatyki i Telekomunikacji lub osoby przez niego upoważnionej w przypadku zakupu sprzętu komputerowego, oprogramowania i usług informatycznych.

3.1. Wniosek musi zawierać dokumentację, na podstawie której oszacowano wartość zamówienia oraz potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na wymienione we wniosku dostawy/usługi/roboty budowlane przez Głównego Księgowego jednostki organizacyjnej.

3.2. Wniosek podlega rejestracji przez pracownika, któremu Dyrektor jednostki organizacyjnej powierzył zadania z zakresu zamówień (przykładowy rejestr wniosków określono w załączniku Nr 5).

3.3. Dyrektor jednostki organizacyjnej zatwierdza wniosek.

3.4. Realizacją zatwierdzonych wniosków, zgodnie z podziałem zadań wynikającym z przepisów obowiązujących w Kasie w jednostkach organizacyjnych zajmują się wyznaczeni przez Dyrektora pracownicy.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach za równoważny z wnioskiem dopuszcza się także inny dokument (spełniający wymogi dokumentu księgowego) zawierający dokładny opis przedmiotu zamówienia, uzupełniony przez Wnioskodawcę o: uzasadnienie zakupu/zlecenia usługi, źródło finansowania, opatrzony podpisem Wnioskodawcy, Dyrektora Biura Ekonomicznego oraz Dyrektora Biura Zamówień Publicznych, którego wartość nie może przekroczyć 2 000,00 zł brutto.

V.

Zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro

§  10.
1. Wszelkie procedury udzielania zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro w Centrali realizowane są przez Biuro Zamówień Publicznych oraz komisję przetargową we współpracy z Wnioskodawcą.
2. W celu uruchomienia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości, o której mowa w pkt 1 Wnioskodawca składa wniosek wraz z pełną dokumentacją poprzedzającą wystawienie wniosku (wzór określono w załączniku Nr 3a) - w Centrali do Prezesa Kasy a w jednostkach organizacyjnych do Dyrektora (wzór określono w załączniku Nr 3b).
3. Wnioskodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe określenie przedmiotu zamówienia.
4. W jednostkach organizacyjnych, bezpośrednio przed planowanym uruchomieniem postępowania o udzielenie zamówienia, wniosek musi uzyskać dodatkowo pozytywną pisemną opinię:
a) Dyrektora Biura Administracji i Inwestycji w przypadku zakupu środków trwałych (z wyłączeniem wymienionych w punkcie b) oraz realizacji inwestycji budowlanych, remontów kapitalnych oraz remontów bieżących powyżej 100 000,00 zł.
b) Dyrektora Biura Informatyki i Telekomunikacji w przypadku zakupu sprzętu komputerowego, oprogramowania i usług informatycznych.
5. Wniosek musi zawierać potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia - w Centrali przez Dyrektora Biura Ekonomicznego lub osobę przez niego upoważnioną a w jednostkach organizacyjnych przez Głównego Księgowego.
6. Wnioskodawca ma obowiązek załączyć szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
7. Wniosek z potwierdzeniem zabezpieczenia środków finansowych, Biuro Ekonomiczne przekazuje Wnioskodawcy.
8. Przekazywanie wniosków powinno odbywać się zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
9. W Centrali członek kierownictwa Kasy sprawujący nadzór nad Wnioskodawcą oraz Zastępca Prezesa nadzorujący zamówienia publiczne akceptują wniosek. W przypadku, kiedy Wnioskodawca nadzorowany jest bezpośrednio przez Prezesa Kasy - wniosek nie wymaga akceptacji w poz. 9 załącznika Nr 3a.
10. Po zatwierdzeniu wniosku, o którym mowa w pkt 2 przez Prezesa/Dyrektora jednostki organizacyjnej Wnioskodawca występuje do Przewodniczącego komisji przetargowej z wnioskiem o umieszczenie zamówienia w porządku posiedzenia komisji przetargowej (wzór wniosku określono w załączniku Nr 4).

10.1. Wnioskodawca wraz z wnioskiem przekazuje dokumenty określone w pkt 6 oraz kserokopię zatwierdzonego przez Prezesa/Dyrektora jednostki organizacyjnej wniosku o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia.

10.2. W przypadku wpływu do Przewodniczącego Komisji Przetargowej niekompletnego wniosku lub podpisanego przez nieupoważnione osoby, bądź w przypadku braku środków na jego realizację - postępowanie o udzielenie zamówienia nie zostanie wszczęte, a wniosek przy piśmie przewodnim zostanie zwrócony Wnioskodawcy.

11. Rejestr zamówień publicznych w Centrali prowadzi Biuro Zamówień Publicznych. W jednostkach organizacyjnych rejestr prowadzi pracownik, któremu Dyrektor jednostki powierzył zadania z zakresu realizacji zamówień, według wzoru określonego w załączniku Nr 6.
12. Dopuszcza się wybór Wykonawcy, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, pod warunkiem zabezpieczenia dodatkowych środków finansowych na ten cel przez Wnioskodawcę, potwierdzonych przez Dyrektora Biura Ekonomicznego lub osobę przez niego upoważnioną w Centrali/Głównego Księgowego w jednostkach organizacyjnych oraz zatwierdzonych przez Prezesa Kasy w Centrali /Dyrektora w jednostce organizacyjnej.
§  11. Zasady pracy komisji przetargowej będącej zespołem pomocniczym Prezesa Kasy określa zarządzenie Prezesa Kasy w sprawie powołania komisji przetargowej w Centrali, zaś w jednostkach organizacyjnych zarządzenie Dyrektora danej jednostki organizacyjnej.
§  12. Dyrektorzy jednostek organizacyjnych powierzają wyznaczonym pracownikom zadania z zakresu zamówień.
§  13. Pracownicy, o których mowa w § 11 i § 12 wykonują czynności określone w Ustawie w zakresie realizowanych zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, w szczególności:
1) wykonują prace związane z opracowywaniem i wykonaniem planu zamówień publicznych, w tym dokonują bieżącej analizy wartości dokonywanych zakupów w ramach danego kodu CPV,
2) wykonują prace w zakresie przygotowywania i realizacji zamówień.

VI.

Sprawozdania roczne z udzielonych zamówień

§  14.
1. Dyrektor Biura Zamówień Publicznych w Centrali, a w jednostkach organizacyjnych Dyrektorzy tych jednostek sporządzają roczne sprawozdania z udzielonych w danym roku kalendarzowym zamówień, które następnie przekazują Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem wydanym przez Prezesa Rady Ministrów w tej sprawie.
2. Kopie sprawozdań sporządzonych przez jednostki organizacyjne, niezwłocznie po ich sporządzeniu, Dyrektor jednostki przekazuje do Biura Zamówień Publicznych.
3. Dyrektor Biura Zamówień Publicznych przekazuje Prezesowi Kasy sprawozdanie z udzielonych w Centrali zamówień.

VII.

Umowy

§  15.
1. Stosownie do regulaminu organizacyjnego Kasy, umowy zawiera:

1.1. W Centrali:

Wnioskodawca, którego podpis oznacza, że:

a) umowa jest adekwatna do rzeczywistych potrzeb,

b) dokonana została z wynikiem pozytywnym merytoryczna ocena umowy z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności,

c) przedmiot umowy jest zgodny z przedmiotem zamówienia.

1.2. W jednostkach organizacyjnych:

Dyrektor, którego podpis oznacza, że:

a) umowa jest adekwatna do rzeczywistych potrzeb,

b) dokonana została z wynikiem pozytywnym merytoryczna ocena umowy z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności,

c) przedmiot umowy jest zgodny z przedmiotem zamówienia, zastosowany tryb, przebieg postępowania oraz treść umowy są zgodne z przepisami Ustawy.

2. W Centrali oraz w jednostkach organizacyjnych Główny Księgowy lub upoważniony przez niego pracownik udziela kontrasygnaty umowy pod względem finansowym, co oznacza, że nie stwierdził on naruszenia zasad, o których mowa w art. 35 ust. 1 w związku z art. 45 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
3. Umowy, o których mowa w pkt 1 oraz wszystkie zmiany do nich parafują:

3.1. Radca prawny w Centrali i w jednostkach organizacyjnych, którego podpis oznacza, że:

a) właściwa jest reprezentacja stron umowy,

b) prawidłowo wskazane są formalnoprawne podstawy umowy,

c) umowa zawiera regulację zabezpieczającą należycie interesy Kasy (gwarancja, rękojmia, kary umowne),

d) tryb rozwiązywania sporów umownych należycie zabezpiecza interes Kasy.

3.2. Dyrektor Biura Zamówień Publicznych, którego podpis oznacza, że zastosowany tryb, przebieg postępowania oraz treść umowy są zgodne z przepisami Ustawy, w przypadku umów zawieranych przez Centralę w trybie Ustawy, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro.

4. Zlecenie realizacji usług lub robót budowlanych, których wartość przekracza wartość brutto środka trwałego w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym wymaga zawarcia pisemnej umowy na warunkach wskazanych w niniejszym paragrafie.
5. Wnioskodawca sprawuje nadzór nad realizacją zawartej umowy, przekazując w tym zakresie istotne informacje do Biura Zamówień Publicznych (w przypadku umów zawartych w trybie Ustawy).
6. Zawarcie umowy poprzedzone jest pisemnym przekazaniem przez Wnioskodawcę projektu umowy do Głównego Księgowego oraz Biura OrganizacyjnoPrawnego w celu zgłoszenia uwag w zakresie odpowiednim dla danego biura.
7. Rejestracja umowy w Centrali następuje po zrealizowaniu wszystkich niżej wymienionych czynności w kolejności wskazanej poniżej:

- podpisaniu jej przez Wnioskodawcę,

- podpisaniu przez Wykonawcę,

- parafowaniu przez radcę prawnego,

- parafowaniu przez Dyrektora Biura Zamówień Publicznych (dot. zamówień powyżej 14 000 euro),

- udzieleniu kontrasygnaty przez Głównego Księgowego.

8. Rejestr umów w zakresie zamówień udzielanych w:

- Centrali prowadzi Główny Księgowy,

- w jednostkach organizacyjnych komórka/pracownik wskazany przez Dyrektora jednostki organizacyjnej (przykładowy rejestr umów określono w załączniku Nr 7).

9. Oryginał zawartej umowy po jej zarejestrowaniu zostaje -. w Centrali w Biurze Finansowo-Księgowym, w jednostkach organizacyjnych u Głównego Księgowego, kserokopię umowy Wnioskodawca przekazuje - do Biura Zamówień Publicznych w Centrali, a w jednostkach organizacyjnych do wyznaczonych przez Dyrektora pracowników.

VIII.

Postanowienia końcowe

§  16. Za naruszenie dyscypliny finansów publicznych w zakresie zamówień odpowiedzialność ponoszą pracownicy w myśl postanowień Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14 poz. 114 z późn. zm.), którym zgodnie z regulaminem organizacyjnym Kasy albo na podstawie pisemnego upoważnienia Prezesa Kasy w Centrali lub Dyrektorów w jednostkach organizacyjnych, albo Regulaminu prac komisji przetargowej, bądź zakresu czynności, powierzone zostały czynności/zadania mające na celu udzielanie zamówień w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
§  17. Traci moc Zarządzenie Nr 48 Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego z dnia 19 lipca 2007 r. w sprawie realizacji ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.
§  18. Wykaz załączników, mających zastosowanie w Centrali i jednostkach organizacyjnych:

Zał. Nr 1. Plan zamówień powyżej 14 000 euro na rok .... dotyczący dostaw/usług/robót budowlanych;

Zał. Nr 2. Wniosek o realizację zamówienia na dostawy/usługi/roboty budowlane o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro,

a) dla Centrali,

b) dla jednostek organizacyjnych;

Zał. Nr 3. Wniosek o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro,

a) dla Centrali,

b) dla jednostek organizacyjnych;

Zał. Nr 4. Wniosek do Przewodniczącego komisji przetargowej o umieszczenie zamówienia w porządku posiedzenia komisji przetargowej;

Zał. Nr 5. Przykładowy rejestr wniosków o realizację zamówienia na dostawy/usługi/roboty budowlane o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro;

Zał. Nr 6. Przykładowy rejestr zamówień o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro;

Zał. Nr 7. Przykładowy rejestr umów o wartości nie przekraczającej i przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro.

§  19. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

.......................................................... ................................................

(Znak pisma Wnioskodawcy) (miejscowość, data)

Plan Zamówień powyżej 14 000 euro na rok ......... dotyczący dostaw/usług/robót budowlanych* z dnia ..........................

Lp.Nazwa przedmiotu zamówieniaOznaczenie kodu CPV -Wspólnego Słownika ZamówieńSzacunkowa wartość netto zł/ netto euroWysokość środków przeznaczonych do wydatkowania w roku budżetowym brutto złWysokość środków przeznaczonych do wydatkowania na całe zamówienie brutto zł§ w Planie FunduszuPrzewidywany termin uruchomienia postępowania
12345678

....................................................................................... ...........................................

(Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych (Dyrektor Biura/jednostki

w Centrali Kasy - Dyrektor Biura Ekonomicznego organizacyjnej) *

w jednostkach organizacyjnych - Główny Księgowy) *

* niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK  Nr 2a

.......................................................... ................................................

(Znak pisma Wnioskodawcy) (miejscowość, data)

WNIOSEK

o realizację zamówienia na dostawy/usługi/roboty budowlane* o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro

1.Opis przedmiotu zamówienia:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
Oznaczenie kodu CPV - Wspólnego Słownika Zamówień:
1. [][].[][].[][].[][] - []2. [][].[][].[][].[][] - []
3. [][].[][].[][].[][] - []4. [][].[][].[][].[][] - []
(wpisuje Biuro Zamówień Publicznych w uzgodnieniu z Wnioskodawcą)
2.Ustalona z należytą starannością szacunkowa wartość zamówienia netto podana w złotych i EURO wynosi:
................................................................................

(zaokrąglenie wartości: od 1 zł do 1000 zł - do 10 zł, od 1001 zł do 10 000 zł - do 100 zł, powyżej 10 000 zł - do 1000 zł)

została ustalona w dniu ................ na podstawie .......................... osoba/y, która/e dokonała/y* oszacowania wartości zamówienia ...................

(wg kursu określonego w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów)

3.Planowany termin realizacji (dokonanie zakupu, zlecenia, usługi itp.): ........

...............................................................................

4.Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia brutto w złotych wynosi: **.............................................................

...............................................................................

5.Źródło finansowania (FA, FPiR, ZFŚS, inne źródło):

...............................................................................

(wskazać odpowiedni fundusz i §)

6.Uzasadnienie celowości zamówienia: ............................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

7.Wnioskodawca:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

8.Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych - Dyrektor Biura Ekonomicznego:

.........................

(Data, podpis, pieczątka)

9.Potwierdzenie zgodności z Ustawą - Dyrektor Biura Zamówień Publicznych:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

10.Nr rejestru:

................................................................................

(wpisuje Biuro Zamówień Publicznych)

11.Akceptacja członka kierownictwa Kasy nadzorującego Wnioskodawcę /Zastępcy Prezesa Kasy, Naczelnego Lekarza Kasy, Głównego Księgowego/***:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

12.Zatwierdzenie realizacji zamówienia - Zastępca Prezesa Kasy nadzorujący zamówienia publiczne:
..........................

(Data, podpis, pieczątka)

*niepotrzebne skreślić,
**w przypadku umów zlecenia lub o dzieło z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej należy wpisać tylko kwotę brutto,
***w przypadku, kiedy Wnioskodawca nadzorowany jest bezpośrednio przez Prezesa Kasy - wniosek zatwierdza Zastępca Prezesa nadzorujący zamówienia publiczne w poz. 11 (poz. 10 nie będzie wypełniana), a w przypadku, kiedy Wnioskodawca nadzorowany jest przez Zastępcę Prezesa sprawującego nadzór nad zamówieniami publicznymi - wniosek wymaga jedynie zatwierdzenia w poz. 11 (bez akceptacji w poz. 10).

ZAŁĄCZNIK  Nr 2b

.......................................................... ................................................

(Znak pisma Wnioskodawcy) (miejscowość, data)

WNIOSEK

o realizację zamówienia na dostawy/usługi/roboty budowlane* o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro

1.Opis przedmiotu zamówienia:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
Oznaczenie kodu CPV - Wspólnego Słownika Zamówień:
1. [][].[][].[][].[][] - []2. [][].[][].[][].[][] - []
3. [][].[][].[][].[][] - []4. [][].[][].[][].[][] - []
(wpisuje Wnioskodawca)
2.Ustalona z należytą starannością szacunkowa wartość zamówienia netto podana w złotych i euro wynosi:
................................................................................

(zaokrąglenie wartości: od 1 zł do 1 000 zł - do 10 zł, od 1001 zł do 10 000 zł - do 100 zł, powyżej 10 000 zł - do 1000 zł)

została ustalona w dniu ................ na podstawie .......................... osoba/y, która/e dokonała/y* oszacowania wartości zamówienia ...................

(wg kursu określonego w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów)

3.Planowany termin realizacji (dokonanie zakupu, zlecenia, usługi itp.): ........

...............................................................................

4.Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia brutto w złotych wynosi: **.............................................................

...............................................................................

5.Źródło finansowania (FA, FPiR, ZFŚS, inne źródło):

...............................................................................

(wskazać odpowiedni fundusz i §)

6.Uzasadnienie celowości zamówienia: ............................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

7.Wnioskodawca:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

8.Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych - Główny Księgowy jednostki organizacyjnej

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

9.Nr rejestru:

................................................................................

(wpisuje Komórka lub pracownik wskazany przez Dyrektora jednostki organizacyjnej)

10.Zatwierdzenie realizacji zamówienia - Dyrektor jednostki organizacyjnej:
..........................

(Data, podpis, pieczątka)

*niepotrzebne skreślić,
**w przypadku umów zlecenia lub o dzieło z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej należy wpisać tylko kwotę brutto,

ZAŁĄCZNIK  Nr 3a

.......................................................... ................................................

(Znak pisma Wnioskodawcy) (miejscowość, data)

WNIOSEK

o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro

1.Opis przedmiotu zamówienia:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
Oznaczenie kodu CPV - Wspólnego Słownika Zamówień:
1. [][].[][].[][].[][] - []2. [][].[][].[][].[][] - []
3. [][].[][].[][].[][] - []4. [][].[][].[][].[][] - []
(wpisuje Wnioskodawca w uzgodnieniu z Biurem Zamówień Publicznych)
2.Ustalona z należytą starannością szacunkowa wartość zamówienia netto podana w złotych i euro wynosi:
...............................................................................

wraz z wartością zamówień uzupełniających (jeżeli są przewidziane):

...............................................................................

(zaokrąglenie wartości: od 1 zł do 1 000 zł - do 10 zł, od 1001 zł do 10 000 zł - do 100 zł, powyżej 10 000 zł - do 1000 zł) została ustalona w dniu ......... na podstawie ........................ osoba/y, która/e dokonała/y* oszacowania wartości zamówienia ...........................................................

...............................................................................

Jeżeli zamówienie udzielane jest w częściach, wartość całego zamówienia planowanego w danym roku wynosi w złotych i euro ..............................

...............................................................................

(wg kursu określonego w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów)

3.Planowany termin realizacji: ..................................................

w tym w latach

rok ........ kwota netto zł: .............. kwota brutto zł: ..................

rok ........ kwota netto zł: .............. kwota brutto zł: ..................

rok ........ kwota netto zł: .............. kwota brutto zł: ..................

4.Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia brutto w złotych wynosi:**..............................................................

...............................................................................

5.Źródło finansowania (FA, FPiR, ZFŚS, inne źródło):

...............................................................................

(wskazać odpowiedni fundusz i §)

6.Uzasadnienie celowości zamówienia: ............................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

7.Wnioskodawca

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

8.Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych - Dyrektor Biura Ekonomicznego:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

9.Akceptacja członka kierownictwa Kasy nadzorującego Wnioskodawcę/Zastępcy Prezesa Kasy Naczelnego Lekarza Kasy, Głównego Księgowego/**

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

9.Akceptacja Zastępcy Prezesa Kasy nadzorującego zamówienia publiczne:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

10.Zatwierdzenie wniosku o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia: Prezes Kasy:
..........................

(Data, podpis, pieczątka)

*niepotrzebne skreślić,
**** w przypadku, kiedy Wnioskodawca nadzorowany jest bezpośrednio przez Prezesa Kasy - wniosek wymaga akceptacji w poz. 9 i zatwierdzenia w poz. 10 (poz. 8 nie będzie wypełniana), a w przypadku, kiedy Wnioskodawca nadzorowany jest przez Zastępcę Prezesa sprawującego nadzór nad zamówieniami publicznymi - wniosek wymaga akceptacji w poz. 9 i zatwierdzenia w poz. 10 (bez akceptacji w poz. 8).

ZAŁĄCZNIK  Nr 3b

.......................................................... ................................................

(Znak pisma Wnioskodawcy) (miejscowość, data)

WNIOSEK

o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro

1.Opis przedmiotu zamówienia:
................................................................................
................................................................................
................................................................................
................................................................................
Oznaczenie kodu CPV - Wspólnego Słownika Zamówień:
1. [][].[][].[][].[][] - []2. [][].[][].[][].[][] - []
3. [][].[][].[][].[][] - []4. [][].[][].[][].[][] - []
(wpisuje Wnioskodawca)
2.Ustalona z należytą starannością szacunkowa wartość zamówienia netto podana w złotych i euro wynosi:
...............................................................................

wraz z wartością zamówień uzupełniających (jeżeli są przewidziane):

...............................................................................

(zaokrąglenie wartości: od 1 zł do 1 000 zł - do 10 zł, od 1001 zł do 10 000 zł - do 100 zł, powyżej 10 000 zł - do 1000 zł) została ustalona w dniu ......... na podstawie ........................ osoba/y, która/e dokonała/y* oszacowania wartości zamówienia ...........................................................

...............................................................................

Jeżeli zamówienie udzielane jest w częściach, wartość całego zamówienia planowanego w danym roku wynosi w złotych i euro ..............................

...............................................................................

(wg kursu określonego w aktualnie obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów)

3.Planowany termin realizacji: ..................................................

w tym w latach

rok ........ kwota netto zł: .............. kwota brutto zł: ..................

rok ........ kwota netto zł: .............. kwota brutto zł: ..................

rok ........ kwota netto zł: .............. kwota brutto zł: ..................

4.Kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia brutto w złotych wynosi:**..............................................................

...............................................................................

5.Źródło finansowania (FA, FPiR, ZFŚS, inne źródło):

...............................................................................

(wskazać odpowiedni fundusz i §)

6.Uzasadnienie celowości zamówienia: ............................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

7.Wnioskodawca

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

8.Potwierdzenie zabezpieczenia środków finansowych - Główny Księgowy w jednostce organizacyjnej:

..........................

(Data, podpis, pieczątka)

9.Zatwierdzenie wniosku o uruchomienie postępowania o udzielenie zamówienia: Dyrektor jednostki organizacyjnej
..........................

(Data, podpis, pieczątka)

*niepotrzebne skreślić,

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

.......................................................... ................................................

(Znak pisma Wnioskodawcy) (miejscowość, data)

Przewodniczący Komisji Przetargowej

w Centrali/jednostce organizacyjnej

WNIOSEK

o umieszczenie zamówienia w porządku posiedzenia komisji przetargowej

1.Opis przedmiotu zamówienia: ...................................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

2.Oznaczenie kodu CPV - Wspólnego Słownika Zamówień

...............................................................................

(wpisuje Wnioskodawca)

3.Znak pisma Wnioskodawcy - wniosku o uruchomienie zamówienia zatwierdzonego w Centrali przez Prezesa Kasy/ w jednostce organizacyjnej przez Dyrektora* (kopia w załączeniu): ................................................................

...............................................................................

4.Proponowany tryb zamówienia z uzasadnieniem

..............................................................................................................................................................

(w przypadku innego trybu niż przetarg nieograniczony i ograniczony)

5.Dodatkowa/e osoba/y proponowane do składu komisji przetargowej oraz osoby związane z przygotowaniem postępowania: .......................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

6.Dodatkowe informacje dotyczące przedmiotowego wniosku w zależności od potrzeb: ...............................................................................

...............................................................................

...............................................................................

w załączeniu: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, proponowane kryteria oceny ofert oraz wzór umowy/istotne postanowienia umowy/ogólne warunki umowy*

* niepotrzebne skreślić

.................................................

Podpis Wnioskodawcy

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

PRZYKŁADOWY REJESTR WNIOSKÓW O REALIZACJĘ ZAMÓWIENIA NA DOSTAWY/USŁUGI/ROBOTY BUDOWLANE O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONEJ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚCI KWOTY 14 000 EURO

(prowadzi Biuro Zamówień Publicznych)
Nr rejestruZnak pisma WnioskodawcyData wnioskuPrzedmiot zamówieniaKod CPV-Wspólny Słownik ZamówieńSzacunkowa wartość zamówienia w zł (netto)Szacunkowa wartość zamówienia w euro (netto)Data zatwierdzenia przez Z-cę Prezesa Kasy/ Dyrektora jednostki organizacyjnejNr umowyUwagi
12345678910
1.
2.

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

PRZYKŁADOWY REJESTR ZAMÓWIEŃ (O WARTOŚCI PRZEKRACZAJĄCEJ WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY 14 000 EURO)

(prowadzi Biuro Zamówień Publicznych)
Nr rejestruZnak pisma WnioskodawcyPrzedmiot zamówieniaSzacunkowa wartość netto zł/euroTryb postępowaniaNr protokołu komisji przetargowejTermin składania ofertIlość złożonych ofertNazwa wybranego wykonawcyCena wybranej oferty (brutto) złNr umowyAneksy do umowyUwagi
12345678910111213
1.
2.

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

PRZYKŁADOWY REJESTR UMÓW

Lp.Nr umowyData zawarcia umowyWykonawcaOkres obowiązywania umowyPrzedmiot umowyWartość umowy w zł (brutto)Aneksy do umowyŹródło finansowaniaUwagi
oddo
1234567891011
1.
2.
1 § 4 ust. 1 zmieniony przez § 1 zarządzenia z dnia 17 lutego 2009 r. (Dz.Urz.PKRUS.10.2.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 17 lutego 2009 r.