Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2019.101

| Akt obowiązujący
Wersja od: 27 sierpnia 2019 r.

DECYZJA Nr 268
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 27 sierpnia 2019 r.
w sprawie przetwarzania informacji w zbiorze Biura Spraw Wewnętrznych Policji

Na podstawie art. 20 ust. 1f w związku z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2019 r. poz. 161, 125, 1091, 1556 i 1608) postanawia się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1.  Decyzja określa:
1) zakres informacyjny, rzeczowy i terytorialny zbioru Biura Spraw Wewnętrznych Policji, zwanego dalej "WZI BSWP", wewnętrzną strukturę, właściwości i przeznaczenie WZI BSWP;
2) procedury przetwarzania informacji w WZI BSWP;
3) procedury nadawania, zmiany i cofania uprawnień do przetwarzania informacji w WZI BSWP oraz osoby upoważnione do działania w tym zakresie w imieniu Komendanta Głównego Policji.
§  2.  Użyte w decyzji określenia i skróty oznaczają:
1) administrator informacji - osobę realizującą zadania związane z zapewnieniem bezpiecznej eksploatacji WZI BSWP, w zakresie funkcjonalnym oraz przetwarzanych informacji, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;
2) administrator lokalny - osobę wykonującą czynności pomocniczo-nadzorcze związane z zapewnieniem prawidłowej obsługi stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;
3) administrator techniczny - osobę wykonującą czynności techniczne związane z obsługą stanowiska dostępowego, zgodnie z zadaniami zawartymi w PBE;
4) BOA - Centralny Pododdział Kontrterrorystyczny Policji "BOA";
5) BSWP - Biuro Spraw Wewnętrznych Policji;
6) CBŚP - Centralne Biuro Śledcze Policji;
7) CLKP - Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji;
8) identyfikator WZI BSWP - niepowtarzalny numer nadawany automatycznie przez system teleinformatyczny WZI BSWP informacjom wprowadzanym;
9) komórka rejestrująca - komórkę organizacyjną BSWP, w której pełni służbę policjant lub jest zatrudniony pracownik Policji, rejestrujący daną informację w WZI BSWP;
10) operacja przetwarzania informacji - przetwarzanie informacji w sposób i na zasadach określonych w art. 20 ust. 1-1d ustawy o Policji;
11) operator stanowiska dostępowego - osobę uprawnioną do przetwarzania informacji w WZI BSWP w imieniu własnym lub na zlecenie innych osób upoważnionych w tym zakresie, posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą;
12) osoba upoważniona - osobę uprawnioną do przetwarzania informacji w WZI BSWP, posiadającą poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub wyższą;
13) PBE - opracowane w Komendzie Głównej Policji "Procedury Bezpiecznej Eksploatacji System Niejawny Policji (SNP)";
14) sprawa operacyjna - forma pracy operacyjnej, o której mowa w § 7 pkt 2 zarządzenia nr Pf-1 Komendanta Głównego Policji z dnia 3 stycznia 2019 r. w sprawie metod i form wykonywania przez Policję czynności operacyjno-rozpoznawczych;
15) SWB - opracowany w Komendzie Głównej Policji dokument "Szczególne Wymagania Bezpieczeństwa dla Systemu Niejawnego Policji (SNP)".

Rozdział  2

Zakres informacyjny i przeznaczenie WZI BSWP

§  3. 
1.  W BSWP prowadzi się WZI BSWP obejmujący zakresem informacyjnym terytorium całego kraju, w którym przetwarza się informacje o:
1) przestępstwach ściganych z oskarżenia publicznego, co do których zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że zostały popełnione przez policjantów lub pracowników Policji lub z ich udziałem;
2) policjantach lub pracownikach Policji podejrzanych o popełnienie przestępstw, o których mowa w pkt 1;
3) czynnościach operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych wykonywanych w związku z przestępstwami, o których mowa w pkt 1;
4) przedsięwzięciach zapobiegających popełnianiu przestępstw przez policjantów i pracowników Policji.
2.  W WZI BSWP przetwarza się informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w art. 14 ust. 4 oraz art. 20 ust. 1-1d i 2b ustawy o Policji, w trybie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych.
3.  Do przetwarzania informacji w WZI BSWP stosuje się system teleinformatyczny SNP akredytowany przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, dla którego zostało wydane świadectwo akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, w trybie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych. Szczegółowy sposób funkcjonowania tego systemu został opisany w dokumentacji bezpieczeństwa systemu SNP.
§  4. 
1.  WZI BSWP prowadzi się w celu:
1) zwalczania przestępczości popełnianej przez policjantów i pracowników Policji, poprzez wykorzystywanie informacji w nim przetwarzanych do realizacji czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych;
2) podejmowania, między innymi na podstawie analizy statystycznej informacji w nim przetwarzanych, przedsięwzięć zapobiegających przestępczości w Policji.
2.  Analizę statystyczną, o której mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzi się na polecenie Komendanta BSWP lub jego zastępcy albo na wniosek kierownika komórki organizacyjnej BSWP.
3.  Zakres i formę analizy statystycznej, o której mowa w ust. 1 pkt 2, określa Komendant BSWP.

Rozdział  3

Sposób administrowania WZI BSWP i udostępniania informacji w nim przetwarzanych

§  5. 
1.  Komendant BSWP wykonuje czynności wchodzące w zakres funkcji administratora WZI BSWP.
2.  Komendant BSWP i jego zastępcy:
1) zatwierdzają, w imieniu Komendanta Głównego Policji, wniosek o nadanie lub odebranie uprawnień dostępu do WZI BSWP przez policjantów lub pracowników BSWP, którego wzór określa załącznik nr 11 do PBE;
2) udostępniają informacje z WZI BSWP podmiotom, osobom i organom, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.
3.  Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP udostępniają informacje z WZI BSWP podmiotom, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 3, na zapytania skierowane do tych komórek, zgodnie z ich właściwością miejscową.
4.  Komendant BSWP, jego zastępcy oraz kierownicy komórek organizacyjnych BSWP wyznaczają komisje do usunięcia informacji z WZI BSWP.
5.  Komendant BSWP w drodze decyzji określi i wprowadzi do użytku służbowego formularze wykorzystywane do przetwarzania informacji w WZI BSWP.
§  6. 
1.  Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP występują do Komendanta BSWP o zatwierdzenie wniosku, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.
2.  Zatwierdzony wniosek przekazuje się dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP, zgodnie z trybem określonym w PBE.
3.  W przypadku zmiany zakresu czynności służbowych realizowanych przez policjanta lub pracownika BSWP, upoważnionego do przetwarzania informacji w WZI BSWP, kierownik komórki organizacyjnej BSWP niezwłocznie sporządza wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.
4.  W razie zaistnienia okoliczności uzasadniających odebranie uprawnień dostępu do WZI BSWP, kierownik komórki organizacyjnej BSWP niezwłocznie kieruje do Komendanta BSWP stosowny wniosek, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1, w szczególności w przypadku:
1) zawieszenia policjanta BSWP w czynnościach służbowych;
2) zawieszenia pracownika BSWP w pełnieniu obowiązków albo zawieszenia stosunku pracy tego pracownika;
3) przeniesienia policjanta BSWP do innej jednostki organizacyjnej Policji;
4) zmiany warunków zatrudnienia pracownika BSWP, polegającej na świadczeniu pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji;
5) zwolnienia policjanta BSWP ze służby w Policji albo rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem BSWP.
§  7.  Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji w zbiorze WZI BSWP wyznaczeni przez Komendanta BSWP administratorzy lokalni:
1) zapoznają policjantów lub pracowników BSWP z PBE;
2) prowadzą i aktualizują lokalną ewidencję operatorów, o której mowa w PBE;
3) udzielają merytorycznej pomocy policjantom lub pracownikom BSWP posiadającym dostęp do WZI BSWP.
§  8. 
1.  Uprawnionymi do otrzymywania informacji z WZI BSWP są:
1) Komendant Główny Policji lub zastępcy Komendanta Głównego Policji;
2) kierownicy komórek organizacyjnych KGP, Komendant CBŚP, Dowódca BOA, Dyrektor CLKP oraz ich zastępcy;
3) komendanci wojewódzcy Policji, Komendant Stołeczny Policji, Komendant-Rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, komendanci szkół policyjnych oraz ich zastępcy;
4) pełnomocnik Komendanta Głównego Policji do spraw Ochrony Informacji Niejawnych oraz jego zastępca.
5) pełnomocnik Komendanta CBŚP do spraw Ochrony Informacji Niejawnych oraz jego zastępca.
2.  Informacje przetwarzane w zbiorze WZI BSWP udostępnia się sądom, prokuratorom, Inspektorowi Nadzoru Wewnętrznego w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji lub innym uprawnionym do tego podmiotom, w ustawowo przewidzianych przypadkach i trybie.
3.  O zakresie informacji udzielanej podmiotom wymienionym w ust. 1 pkt 2-5 decyduje Komendant BSWP, z zastrzeżeniem ust. 4.
4.  W przypadku gdy zapytanie podmiotów, o których mowa w ust. 1 pkt 3, o udostępnienie informacji z WZI BSWP, zostanie skierowane do właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSWP, o zakresie udzielanej informacji decyduje kierownik tej komórki.
5.  Udostępnianie lub udzielanie informacji podmiotom, o których mowa w ust. 1 pkt 2-5, następuje w formie pisemnej odpowiedzi na wniosek, sporządzonej na podstawie informacji uzyskanych z WZI BSWP.
§  9.  Nadzór nad jakością przetwarzania informacji w WZI BSWP, sprawowany przez administratora informacji, polega na:
1) stałej analizie wykonywanych operacji przetwarzanych informacji;
2) monitorowaniu poprawności dokonywanych rejestracji.

Rozdział  4

Wprowadzanie informacji do WZI BSWP

§  10. 
1.  Policjant lub pracownik BSWP wykonujący czynności służbowe, podczas lub w związku z którymi zaistniały okoliczności uzasadniające rejestrację, zwany dalej "rejestrującym", wprowadza te informacje do WZI BSWP albo, w przypadku braku możliwości technicznych dokonania rejestracji osobiście, przekazuje odpowiednio wypełniony formularz rejestracyjny operatorowi stanowiska dostępowego.
2.  Rejestrujący jest odpowiedzialny za poprawność rejestracji dokonanej osobiście oraz za poprawność wypełnienia formularza rejestracyjnego w przypadku rejestracji dokonanej za pośrednictwem operatora stanowiska dostępowego.
3.  Operator stanowiska dostępowego jest odpowiedzialny za zgodność informacji wprowadzonych do zbioru WZI BSWP z informacjami zawartymi w otrzymanym formularzu rejestracyjnym.
4.  Nadzór nad jakością i aktualnością informacji zawartych w formularzach rejestracyjnych i wprowadzonych do WZI BSWP sprawują bezpośredni przełożeni rejestrujących, niezależnie od nadzoru sprawowanego przez administratora informacji.
§  11. 
1.  Rejestracji osoby lub sprawy w WZI BSWP dokonuje się na podstawie:
1) informacji uzyskanych przez BSWP w trakcie wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych;
2) informacji sporządzanych w jednostkach organizacyjnych Policji lub komórkach organizacyjnych Policji w ramach rozpoznania przestępczości i przesyłanych do właściwych miejscowo wydziałów BSWP;
3) informacji uzyskanych z prokuratury w związku z czynnościami prowadzonymi wobec policjantów lub pracowników Policji.
2.  Przed rejestracją osoby lub sprawy w WZI BSWP, rejestrujący lub operator stanowiska dostępowego jest obowiązany sprawdzić, czy w WZI BSWP znajduje się rejestracja dotycząca tej samej osoby lub sprawy.
3.  Każdej rejestracji jest nadawany odrębny identyfikator WZI BSWP.
4.  Dowodem dokonania rejestracji jest odpowiedni wydruk z WZI BSWP albo formularz lub dokument będący podstawą rejestracji z wpisanym identyfikatorem, o którym mowa w ust. 3. Wydruki potwierdzające dokonaną rejestrację przechowuje policjant rejestrujący w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego lub w odpowiedniej teczce sprawy operacyjnej.
5.  Kierownik komórki organizacyjnej BSWP może określić inny sposób przechowywania dokumentów potwierdzających rejestrację, z zastrzeżeniem zapewnienia dostępu do dokumentów lub formularzy będących podstawą rejestracji w celu kontroli poprawności rejestracji.
§  12. 
1.  Informacje w WZI BSWP rejestruje się niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających rejestrację, w szczególności po:
1) otrzymaniu przez komórkę organizacyjną BSWP informacji o wszczęciu postępowania przygotowawczego, przedstawieniu przez prokuratora zarzutu popełnienia przestępstwa przez policjanta lub pracownika Policji lub o przesłuchaniu policjanta lub pracownika Policji w charakterze podejrzanego, a w przypadku przeprowadzenia tych czynności przez funkcjonariusza BSWP - po ich wykonaniu;
2) sporządzeniu protokołu zatrzymania policjanta lub pracownika Policji lub otrzymaniu przez komórkę organizacyjną BSWP informacji o takim zatrzymaniu;
3) wszczęciu sprawy operacyjnej lub podjęciu czynności operacyjno-rozpoznawczych w toku prowadzonej sprawy operacyjnej, wobec policjanta lub pracownika Policji będącego figurantem.
2.  W przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających zmianę lub uzupełnienie dokonanej wcześniej rejestracji, rejestrujący po zebraniu niezbędnych danych, dokonuje w WZI BSWP uzupełnienia lub zmiany dotychczasowej rejestracji.
§  13.  Rejestracji sprawy lub osoby w WZI BSWP dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza lub innego dokumentu zawierającego dane niezbędne do rejestracji.

Rozdział  5

Sprawdzanie i koordynowanie informacji w WZI BSWP

§  14. 
1.  Sprawdzenia informacji w WZI BSWP dokonuje się:
1) w sytuacji, o której mowa w § 11 ust. 2;
2) na zlecenie uprawnionych osób, organów i podmiotów, o których mowa w § 8 ust. 1 i 2.
2.  Sprawdzenia w WZI BSWP informacji o osobie dokonuje się przed podjęciem oraz podczas wykonywania czynności operacyjno-rozpoznawczych lub dochodzeniowo-śledczych wobec osoby lub z udziałem tej osoby.
§  15. 
1.  Sprawdzeń w WZI BSWP dokonuje się przy wykorzystaniu odpowiednich formularzy zapytań, określonych i wprowadzonych do użytku odrębną decyzją Komendanta BSWP.
2.  Sprawdzeń w WZI BSWP może dokonać:
1) osoba upoważniona bezpośrednio ze stanowiska dostępowego;
2) operator stanowiska dostępowego wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego - na zlecenie osoby upoważnionej nieposiadającej technicznych możliwości sprawdzenia.
3.  Wyniki sprawdzeń w WZI BSWP zleconych na potrzeby BSWP przechowuje się w materiałach sprawy operacyjnej lub w aktach kontrolnych postępowania przygotowawczego.
§  16. 
1.  Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 1, zlecają Komendantowi BSWP sprawdzenie osoby w WZI BSWP ustnie lub pisemnie, bądź przy wykorzystaniu odpowiedniego formularza zapytania.
2.  Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2-5, w celu dokonania sprawdzenia w WZI BSWP przesyłają odpowiedni formularz lub pismo do Komendanta BSWP lub właściwej miejscowo komórki organizacyjnej BSWP.
3.  Podmioty uprawnione, o których mowa w § 8 ust.1, otrzymują wyniki sprawdzenia osoby w WZI BSWP, w formie adnotacji umieszczonej na formularzu zapytania lub w formie odrębnego pisma albo w formie ustnej, w przypadku sprawdzenia na podstawie zlecenia ustnego.
§  17. 
1.  Koordynowanie w WZI BSWP polega na:
1) monitorowaniu operacji przetwarzania danych w WZI BSWP dotyczących określonej osoby lub osób;
2) informowaniu komórek organizacyjnych BSWP prowadzących działania wobec określonej osoby lub osób, o dokonywanych w WZI BSWP operacjach przetwarzania informacji dotyczących tej osoby lub osób.
2.  W wyniku koordynowania, o którym mowa w ust. 1, w WZI BSWP jest tworzona informacja koordynacyjna, zawierająca:
1) datę zlecenia sprawdzenia;
2) dane identyfikujące operatora stanowiska dostępowego dokonującego sprawdzenia w WZI BSWP;
3) identyfikator WZI BSWP nadany koordynowanej rejestracji;
4) zestaw kryteriów użyty w zapytaniu.
3.  Informacja koordynacyjna jest dostarczana do właściwej komórki organizacyjnej BSWP, o której mowa w ust. 1 pkt 2.
4.  Nie tworzy się informacji koordynacyjnej w przypadku gdy:
1) rejestracji oraz monitorowanej operacji przetwarzania danych dokonano w tej samej komórce organizacyjnej BSWP;
2) sprawdzenia w WZI BSWP dokonuje administrator informacji.

Rozdział  6

Weryfikowanie i usuwanie informacji z WZI BSWP

§  18. 
1.  Weryfikacji informacji zgromadzonych w WZI BSWP dokonują kierownicy komórek organizacyjnych BSWP, które zarejestrowały te informacje.
2.  Weryfikacji i usuwania informacji z WZI BSWP dokonuje się poprzez ocenę przydatności przetwarzanych danych, mając na względzie następujące przesłanki:
1) rodzaj i charakter popełnionego czynu wyczerpującego znamiona przestępstwa;
2) rodzaj i charakter dobra chronionego prawem naruszonego popełnionym przestępstwem;
3) formy sprawstwa i umyślności popełnienia przestępstwa;
4) postaci zamiaru i skutki czynu, w tym rodzaj i rozmiar wyrządzonej lub grożącej szkody;
5) zagrożenie sankcją karną za popełnione przestępstwo;
6) liczbę popełnionych przestępstw;
7) czas, który upłynął od momentu wprowadzenia danych do zbioru danych do momentu dokonywania oceny;
8) inne zgromadzone informacje o osobie;
9) podstawy uzyskania, pobrania lub zgromadzenia danych oraz ich prawdziwość;
10) aktualność przesłanek legalności oraz niezbędności dalszego przetwarzania danych do wykonania zadań ustawowych Policji;
11) przedawnienie karalności czynu będącego podstawą zgromadzenia danych;
12) ustanie okoliczności albo ziszczenie się celu uzasadniającego wprowadzenie danych do zbioru danych.
3.  Oceny przydatności dokonuje się z wykorzystaniem informacji:
1) zgromadzonych w zbiorach danych prowadzonych w Policji, powiązanych z informacjami wytypowanymi do oceny;
2) uzyskanych od innych organów, służb lub instytucji państwowych.
4.  W terminie do dnia 31 stycznia każdego roku administrator informacji przekazuje do weryfikacji właściwym kierownikom komórek organizacyjnych BSWP wykazy rejestracji dokonanych w WZI BSWP - nie później niż 10 lat od dnia wprowadzenia lub zgłoszenia informacji.
5.  Kierownicy komórek organizacyjnych BSWP, w terminie do dnia 31 maja każdego roku, przekazują Komendantowi BSWP wyniki weryfikacji, ze wskazaniem ilości informacji, w tym danych osobowych, usuniętych z WZI BSWP.
6.  W przypadku likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej BSWP, która zarejestrowała informacje w WZI BSWP, weryfikacji i usunięcia dokonuje komórka organizacyjna BSWP, będąca następcą prawnym komórki rejestrującej.
§  19. 
1.  Informacje podlegające usunięciu usuwa się ze zbioru WZI BSWP w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych informacji.
2.  Równocześnie z usunięciem informacji o osobie usuwa się z WZI BSWP informacje o przestępstwach, wprowadzone do zbioru danych w związku z rejestracją osoby.
3.  Potwierdzeniem usunięcia informacji z WZI BSWP jest protokół usunięcia ze zbioru danych, sporządzony zgodnie ze wzorem określonym w załączniku do decyzji.

Rozdział  7

Przepisy przejściowe i końcowe

§  20.  Uprawnienia dostępu do WZI BSWP wydane przed wejściem w życie niniejszej decyzji zachowują ważność do czasu ich uchylenia.
§  21.  Dotychczasowy zbiór informacji utworzony na mocy decyzji nr 27 Komendanta Głównego Policji z dnia 27 stycznia 2018 r. w sprawie zbioru danych Biura Spraw Wewnętrznych Policji (Dz. Urz. KGP poz. 25) staje się zbiorem danych na podstawie przepisów niniejszej decyzji.
§  22.  Decyzja wchodzi w życie z dniem 27 sierpnia 2019 r. 1

ZAŁĄCZNIK

WZÓR

Protokół usunięcia informacji ze zbioru danych

grafika

1 Niniejsza decyzja poprzedzona była decyzją nr 27 Komendanta Głównego Policji z dnia 27 stycznia 2018 r. w sprawie zbioru danych Biura Spraw Wewnętrznych Policji, która utraciła moc na podstawie § 34 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 sierpnia 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję (Dz. U. poz. 1636 oraz z 2019 r. poz. 180).