Przekazywanie w sieci intranetowej Straży Granicznej informacji jawnych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2009.11.70

Akt utracił moc

Wersja od: 15 lutego 2018 r.

DECYZJA Nr 235

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 23 września 2009 r.

w sprawie przekazywania w sieci intranetowej Straży Granicznej informacji jawnych za pośrednictwem poczty elektronicznej

Na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy z dnia 12 października o Straży Granicznej (Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz. 1997, Nr 90, poz. 757, z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 104, poz. 711, Nr 170, poz. 1218, z 2007 r. Nr 82, poz. 558, Nr 57, poz. 390, Nr 82, poz. 558, z 2008 r. Nr 86, poz. 521, Nr 195, poz. 1199, Nr 216, poz. 1367, Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 22, poz. 120), ustala się, co następuje:

Rozdział  I

Przepisy ogólne

§ 1. Decyzja określa zasady obiegu informacji jawnych w formie elektronicznej przekazywanych w sieci intranetowej Straży Granicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej:

§  2. 

1. Za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3, mogą być przesyłane informacje jawne bez uszczerbku dla przepisów w sprawie obiegu i archiwizacji dokumentów.

2. Wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej przesyła się następujące informacje:

1) komunikaty dotyczące zmian personalnych i zastępstw na stanowiskach kierowniczych w Straży Granicznej;

2) informacje o charakterze organizacyjno-porządkowym w szczególności informacje o wszelkiego rodzaju uroczystościach, szkoleniach, terminach egzaminów itp.;

3) informacje o wynikach rocznego testu sprawności fizycznej funkcjonariuszy;

4) informacje dotyczące aktualizacji systemu kadrowego;

5) projekty wykazów dokumentów zakwalifikowanych jako dokumenty niearchiwalne oznaczone symbolem "Bc" do brakowania/zniszczenia;

6) informacje dotyczące wypracowanych nadgodzin przez funkcjonariuszy oraz pracowników Straży Granicznej;

7) informacje o publikacjach opracowań, materiałów itp. w sieci intranetowej;

8) miesięczne informacje o przeprowadzonych postępowaniach wyjaśniających i dyscyplinarnych;

9) projekty programów szkoleń kwalifikowanych, szkoleń specjalistycznych i kursów doskonalących przesyłane do jednostek i komórek organizacyjnych Straży Granicznej w celu analizy i uzgodnień;

10) projekty robocze dokumentów jawnych (pism) przekazywane właściwym przełożonym w celu akceptacji;

11) 1  meldunki sytuacyjne i okresowe w ramach systemu służb dyżurnych operacyjnych Straży Granicznej;

12) 2  dobowy meldunek sytuacyjny Komendy Głównej Straży Granicznej.

3. Przesyłanie informacji związanych z procesem opiniowania aktów prawnych za pośrednictwem poczty elektronicznej odbywa się z uwzględnieniem przepisów dotyczących opiniowania i uzgadniania aktów prawnych w Straży Granicznej.

§ 3. Użyte w decyzji określenia oznaczają:

1) komórka organizacyjna - komórka organizacyjna Komendy Głównej Straży Granicznej;

2) 3  jednostka organizacyjna - Komenda Główna Straży Granicznej, Biuro Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej, oddział Straży Granicznej, ośrodek szkolenia Straży Granicznej, ośrodek Straży Granicznej, placówka Straży Granicznej, dywizjon Straży Granicznej;

3) administrator - osoba zajmująca się zarządzaniem aplikacją serwera poczty elektronicznej w szczególności w zakresie niezawodności oraz poprawności działania;

4) pomocnik administratora - osoba zajmująca się obsługą użytkowników końcowych systemu poczty elektronicznej w danej komórce organizacyjnej lub jednostce organizacyjnej;

5) użytkownik poczty elektronicznej - osoba, która wysyła informacje (nadawca) lub osoba, do której informacja jest adresowana (adresat);

6) poczta elektroniczna - aplikacja komputerowa używana do tworzenia, wysyłania, odbierania i przekazywania informacji jawnych tekstowych, graficznych, fonicznych i wizyjnych przy wykorzystaniu urządzeń i oprogramowania centralnego systemu obejmująca swoim zasięgiem komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne;

7) informacja - jest to treść jawna, o której mowa w § 2 ust. 2, przekazywana za pośrednictwem poczty elektronicznej;

8) log - chronologiczny zapis zawierający informacje o zdarzeniach i działaniach systemu/aplikacji.

Rozdział  II

Zasady korzystania z poczty elektronicznej

§ 4. Dyrektor Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Straży Granicznej:

1) wyznacza administratora;

2) zapewnia właściwe przygotowanie i konfigurację sprzętu komputerowego służącego do przekazywania informacji w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej;

3) zapewnia przechowywanie logów do poczty elektronicznej przez okres 1 roku.

§  5. 

1. Pomocnika administratora wyznacza:

1) w komórkach organizacyjnych - kierownik tej komórki organizacyjnej;

2) w oddziałach i ośrodkach szkolenia - Naczelnik Wydziału Łączności i Informatyki;

3) 4  w Biurze Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej i ośrodkach - osoba upoważniona przez Komendanta Biura Spraw Wewnętrznych Straży Granicznej albo komendanta ośrodka Straży Granicznej.

2. W uzasadnionych przypadkach podmioty określone w ust. 1 uprawnione są do wyznaczania dodatkowych pomocników administratora.

3. Do obowiązków pomocnika administratora należy:

1) inicjowanie procedury założenia użytkownikowi konta w poczcie elektronicznej;

2) udzielanie pomocy administratorowi:

a) w odzyskiwaniu zapomnianego przez użytkownika hasła do poczty elektronicznej,

b) w diagnozowaniu problemów związanych z funkcjonowaniem poczty elektronicznej;

3) udzielanie użytkownikowi pomocy przy:

a) archiwizacji poczty elektronicznej,

b) przenoszenia konta poczty elektronicznej na inny komputer;

4) rozwiązywanie podstawowych problemów związanych z obsługą poczty elektronicznej;

5) dokonfigurowywanie użytkownika.

4. W celu umożliwienia sprawnej realizacji obowiązków pomocnika administratora, o których mowa w ust. 3, administrator udziela mu niezbędnej pomocy.

§  6. 

1. Informacje przekazywane za pośrednictwem poczty elektronicznej, powinny zawierać co najmniej:

1) określenie jakiej sprawy informacja dotyczy w polu "Temat";

2) treść informacji;

3) liczbę załączników;

4) dane nadawcy informacji, umieszczane pod treścią w szczególności określenie komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej, stanowisko, imię i nazwisko;

5) numer telefonu nadawcy;

6) datę wykonania informacji.

2. Treść informacji należy redagować bezpośrednio w polu tekstowym edytora tekstu poczty elektronicznej (e-maila).

3. Załączniki powinny być dołączane tylko wtedy, gdy brak jest możliwości zamieszczenia treści informacji bezpośrednio w polu tekstowym.

§  7. 

1. W przypadku awarii systemu poczty elektronicznej, informacje mogą być przekazywane w formie tradycyjnej (papierowej).

2. Informacje przekazywane do kierowników jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych lub ich zastępców, przekazuje się również do sekretariatów jednostek organizacyjnych i komórek organizacyjnych, z zastrzeżeniem ust. 3;

3. Informacje przekazywane do komendantów placówek i dywizjonów lub ich zastępców, przekazuje się również do służby dyżurnej tych placówek i dywizjonów.

§ 8. Użytkownicy poczty elektronicznej zobowiązani są do systematycznego i bieżącego odbioru poczty w ciągu dnia, a przynajmniej na początku i na końcu dnia pracy, przeglądania zawartości oraz przekazywania jej według kompetencji lub polecenia nadawcy.

§ 9. Użytkownicy poczty elektronicznej, zobowiązani są do bieżącego porządkowania informacji przekazywanych za pośrednictwem poczty elektronicznej.

§ 10. Użytkownik poczty elektronicznej w przypadku planowanej nieobecności jest zobowiązany przekierować przychodzącą pocztę elektroniczną do osoby zastępującej lub współpracownika.

Rozdział  III

Zalecenia dotyczące bezpieczeństwa poczty elektronicznej

§ 11. Z konta poczty elektronicznej może korzystać tylko użytkownik poczty elektronicznej, któremu zostało ono przydzielone.

§  12. 

1. Nie wolno udostępniać konta i hasła dostępu innym osobom.

2. W przypadku stwierdzenia wykorzystania konta przez inną osobę niż użytkownik poczty elektronicznej, jest on zobowiązany do natychmiastowego pisemnego powiadomienia o tym fakcie pomocnika administratora.

3. Pomocnik administratora podejmuje czynności zmierzające do wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i powiadamia o wynikach ustaleń administratora.

§ 13. Zablokowanie dostępu do konta użytkownika poczty elektronicznej lub usunięcie konta przez administratora, może nastąpić w przypadku stwierdzenia:

1) użycia konta niezgodnie z jego przeznaczeniem lub dopuszczenia do niego osób nieuprawnionych;

2) naruszenia lub próby naruszenia przez użytkownika poczty elektronicznej integralności i bezpieczeństwa systemu;

3) przeglądania, modyfikowania i kopiowania bez zezwolenia zasobów innego użytkownika poczty elektronicznej lub zasobów systemowych;

4) posługiwania się fałszywymi informacjami w celu uzyskania dostępu do zasobów systemu;

5) naruszenia przepisów o ochronie tajemnic prawnie chronionych lub o ochronie praw autorskich odnoszących się do oprogramowania eksploatowanego przez użytkowników poczty elektronicznej.

Rozdział  IV

Przepisy końcowe

§ 14. W odniesieniu do informacji w formie elektronicznej, o których mowa w § 2 ust. 2, nie mają zastosowania przepisy w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Straży Granicznej.

§ 15. Decyzja wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia podpisania.

¹ § 2 ust. 2 pkt 11 dodany przez § 1 decyzji nr 331 z dnia 15 grudnia 2009 r. (Dz.Urz.KGSG.09.15.97) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 lutego 2010 r.

² § 2 ust. 2 pkt 12 dodany przez § 1 decyzji nr 331 z dnia 15 grudnia 2009 r. (Dz.Urz.KGSG.09.15.97) zmieniającej nin. decyzję z dniem 1 lutego 2010 r.

³ § 3 pkt 2:

- zmieniony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 31 z dnia 6 lutego 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.39) zmieniającej nin. decyzję z dniem 6 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 1 decyzji nr 43 z dnia 15 lutego 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.31) zmieniającej nin. decyzję z dniem 15 lutego 2018 r.

⁴ § 5 ust. 1 pkt 3:

- dodany przez § 1 pkt 2 decyzji nr 31 z dnia 6 lutego 2014 r. (Dz.Urz.KGSG.2014.39) zmieniającej nin. decyzję z dniem 6 lutego 2014 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 decyzji nr 43 z dnia 15 lutego 2018 r. (Dz.Urz.KGSG.2018.31) zmieniającej nin. decyzję z dniem 15 lutego 2018 r.