Nowość Procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Przemysłu.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MPrz.2024.7

Akt obowiązujący

Wersja od: 25 września 2024 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA PRZEMYSŁU ¹

z dnia 25 września 2024 r.

w sprawie procedur zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Przemysłu

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050) oraz art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa:

1) Wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Przemysłu, zwanym dalej "Ministerstwem";

2) Procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie.

§ 2. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 3. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

§ 4. W dniu 25 września 2024 r.:

1) zarządzenie podaje się do wiadomości osób zatrudnionych lub wykonujących zadania w Ministerstwie przez publikację komunikatu w Intranecie Ministerstwa, zamieszczenie informacji na stronie internetowej Ministerstwa oraz przekazanie treści za pośrednictwem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;

2) rozpoczyna się bieg terminu, o którym mowa w art. 24 ust. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 5. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw informatyki zapewnia bezpieczny i poufny kanał komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa, w trybie określonym w procedurach, o których mowa w § 2 i § 3.

§  6. 

1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują informację o procedurze, o której mowa w § 2, wykonawcom realizującym zadania lub świadczącym usługi na rzecz Ministerstwa.

2. Komórka organizacyjna Ministerstwa właściwa do spraw kadr:

1) zapewnia zapoznanie się z zarządzeniem przez osoby nowozatrudnione, które podpisują oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zarządzenia;

2) przekazuje informację o procedurze, o której mowa w § 2, osobom biorącym udział w rekrutacjach oraz stażystom, praktykantom i wolontariuszom.

3. W terminie miesiąca od dnia wejścia w życie zarządzenia, dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa przekazują oświadczenie o zapoznaniu się z treścią zarządzenia przez podlegające im osoby zatrudnione.

4. Wzór oświadczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 3, stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 7. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WEWNĘTRZNA PROCEDURA DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W MINISTERSTWIE PRZEMYSŁU

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Przemysłu, zwana dalej "procedurą", określa:

1) osoby, w ramach struktury organizacyjnej Ministerstwa Przemysłu, zwanego dalej "Ministerstwem", upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych:

a) zawierających dane osobowe, w tym dane kontaktowe sygnalisty, albo

b) pozbawionych informacji identyfikujących sygnalistę (zgłoszenia anonimowe), w tym bez danych kontaktowych

- zwanych dalej "zgłoszeniami";

3) tryb postępowania ze zgłoszeniami;

4) informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

§ 2. Procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata.

Rozdział  2

Zadania związane z wykonywaniem procedury

§ 3. Zadania wynikające z procedury realizują:

1) Minister Przemysłu przez:

a) nadzór nad wdrożeniem i stosowaniem procedury w Ministerstwie,

b) wyznaczenie, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa, zwanego dalej "Koordynatorem", i jego zastępcy;

2) Dyrektor Generalny Ministerstwa przez:

a) zapewnienie zasobów i warunków organizacyjnych w Ministerstwie umożliwiających stosowanie procedury,

b) wyznaczenie, z uwzględnieniem przedmiotu zgłoszenia oraz zapewnienia bezstronności, komórki organizacyjnej w Ministerstwie lub - stosownie do potrzeb - kilku komórek organizacyjnych, ze wskazaniem komórki wiodącej, do rozpatrzenia zgłoszenia i podejmowania działań następczych,

c) zatwierdzenie raportu kończącego postępowanie wyjaśniające, wraz z propozycją działań następczych w sprawie,

d) organizację pracy urzędu w taki sposób, aby w Ministerstwie nie były podejmowane działania odwetowe;

3) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przez:

a) nadzór nad realizacją zadań Koordynatora,

b) kierowanie Koordynatora na szkolenia z zakresu zgłaszania naruszeń prawa oraz innych nieprawidłowości, w tym prowadzenia działań następczych,

c) prowadzenie szkoleń lub kampanii informacyjnych wśród pracowników Ministerstwa, w zakresie zgłaszania naruszeń prawa,

d) rekomendowanie Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa podjęcia działań, o których mowa w pkt 2 lit. b,

e) uzgadnianie z komórkami organizacyjnymi w Ministerstwie właściwego trybu rozpatrzenia zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy właściwości Ministerstwa lub tryb postępowania ze zgłoszeniem jest regulowany odrębną, przyjętą w Ministerstwie procedurą,

f) zapewnienie adekwatnej i skutecznej ochrony sygnaliście oraz osobom pomagającym mu w dokonaniu zgłoszenia przed działaniami odwetowymi, w zakresie swojej właściwości,

g) przekazywanie osobom ubiegającym się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Ministerstwie informacji o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy,

h) zapoznawanie osób nowozatrudnionych z treścią procedury i przekazywanie informacji o procedurze stażystom, praktykantom i wolontariuszom;

4) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw informatyki przez zapewnienie i wdrożenie bezpiecznego i poufnego kanału komunikacji elektronicznej wykorzystywanego do przyjmowania zgłoszeń;

5) dyrektor komórki organizacyjnej lub dyrektorzy komórek organizacyjnych wyznaczonych do rozpatrzenia zgłoszenia i podejmowania działań następczych przez:

a) dokonanie wstępnej weryfikacji, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, które powinno być rozpatrzone w trybie procedury,

b) w przypadku braku możliwości zastosowania procedury, ustalenie odpowiedniego dla przedmiotu zgłoszenia trybu postępowania ze zgłoszeniem i poinformowanie o tym trybie Koordynatora,

c) prowadzenie postępowania wyjaśniającego i informowanie dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr i Koordynatora o statusie tego postępowania oraz planowanie pozostałych działań następczych,

d) przygotowanie raportu podsumowującego postępowanie wyjaśniające i przekazanie go Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia oraz do wiadomości dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr i Koordynatora,

e) przygotowanie informacji zwrotnej dla sygnalisty, w terminie umożliwiającym Koordynatorowi realizację obowiązku określonego w art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zwanej dalej "ustawą",

f) wdrażanie dalszych działań następczych wynikających z raportu zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

6) dyrektorzy komórek organizacyjnych w Ministerstwie przez:

a) poinformowanie wykonawców realizujących zadania lub świadczących usługi na rzecz Ministerstwa, zwanych dalej "kontrahentami", o obowiązywaniu w Ministerstwie procedury,

b) zobowiązanie kontrahentów do poinformowania ich pracowników i podwykonawców realizujących zadania lub świadczących usługi na rzecz Ministerstwa o możliwości zgłoszenia naruszenia prawa w trybie przewidzianym procedurą,

c) zapewnienie w podległych komórkach organizacyjnych środowiska pracy gwarantującego zakaz podejmowania działań odwetowych;

7) Koordynator przez:

a) przyjmowanie zgłoszeń,

b) odnotowywanie w rejestrze, o którym mowa w rozdziale 6, wpływu zgłoszenia oraz informacji o podejmowanych działaniach następczych,

c) dokonywanie oceny, czy wszystkie dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są potrzebne do jego dalszego procedowania, a w razie potrzeby - po konsultacji z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr oraz Inspektorem Ochrony Danych - usuwanie zbędnych informacji przed przekazaniem do dalszego postępowania,

d) pseudonimizowanie zgłoszeń, jeśli nie są anonimowe,

e) zabezpieczanie otrzymanej w ramach zgłoszenia dokumentacji w sposób wymagany jak dla dokumentów o klauzuli "zastrzeżone",

f) informowanie sygnalisty o podjętych działaniach następczych, w tym kierowanie do niego informacji zwrotnej;

8) pracownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie przez:

a) zapoznanie się z procedurą oraz złożenie oświadczenia o zapoznaniu się z jej treścią,

b) udział w szkoleniach i kampaniach informacyjnych, o których mowa w pkt 3 lit. c,

c) zachowanie w poufności informacji i danych uzyskanych w wyniku zgłoszenia,

d) podejmowanie działań uniemożliwiających osobom postronnym dostęp do informacji i dokumentów otrzymanych lub wytworzonych w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia.

§ 4. Jeżeli zgłoszenie dotyczy działania lub zaniechania osoby odpowiedzialnej za realizację zadań określonych procedurą, jest ona wyłączana z przyjmowania zgłoszenia lub podejmowania działań następczych, a tryb rozpatrzenia zgłoszenia jest ustalany przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa. Informacja o potrzebie wyłączenia konkretnej osoby z obsługi zgłoszenia jest przekazywana Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr albo Koordynatora.

§ 5. Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniach prawa określonych

w art. 3 ust. 1 ustawy.

§  6. 

1. Rozpatrzeniu podlegają zarówno zgłoszenia zawierające informacje o tożsamości sygnalisty, jak i zgłoszenia anonimowe.

2. W przypadku zgłoszeń pozbawionych danych kontaktowych, tryb postępowania ze zgłoszeniem nie uwzględnia:

1) kierowania do sygnalisty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

2) informacji zwrotnej;

3) informacji o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania.

§ 7. Z określonego w procedurze trybu zgłaszania naruszeń prawa mogą korzystać

w szczególności:

1) pracownicy Ministerstwa;

2) osoby świadczące na rzecz Ministerstwa pracę na podstawie innej niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;

3) stażyści, wolontariusze oraz praktykanci;

4) osoby świadczące pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.

Rozdział  3

Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych

§ 8. Informacja o sposobie przekazywania zgłoszeń oraz adres dedykowany do zgłoszeń są udostępniane na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 9. Zgłoszenia są kierowane do Ministerstwa:

1) poprzez dedykowany adres e-mail: [e-mail], zapewniający poufność zgłoszeń;

2) listownie na adres: Ministerstwo Przemysłu, ul. Powstańców 30, 40-039 Katowice, z dopiskiem na kopercie "Zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk własnych Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa";

3) w trakcie osobistego spotkania z Koordynatorem - na prośbę i z inicjatywy sygnalisty.

§  10. 

1. Osobiste spotkanie z sygnalistą, o którym mowa w § 9 pkt 3:

1) odbywa się niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania prośby, w siedzibie Ministerstwa, w miejscu gwarantującym poufność rozmowy;

2) następuje w odpowiedzi na prośbę w sprawie osobistego spotkania, skierowaną przez sygnalistę w sposób, o którym mowa w § 9 pkt 1 lub 2.

2. W przypadku utrwalenia zgłoszenia w formie protokołu, sygnaliście jest zapewniana możliwość dokonania sprawdzenia, poprawienia i podpisania protokołu spotkania.

Rozdział  4

Obsługa zgłoszeń

§ 11. Zgłoszenia wpływają do Koordynatora.

§ 12. Koordynator, po otrzymaniu zgłoszenia:

1) odnotowuje wpływ zgłoszenia w rejestrze, o którym mowa w rozdziale 6, jak również na bieżąco aktualizuje w nim informacje na temat podejmowanych działań następczych;

2) jeżeli zgłoszenie zawiera adres sygnalisty do kontaktu, przesyła mu informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił z wnioskiem o brak doręczenia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub istnieją uzasadnione podstawy, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

3) analizuje czy wszystkie dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są niezbędne do jego oceny, a jeśli są nieprzydatne w sprawie, po konsultacji z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr oraz Inspektorem Ochrony Danych, dokonuje ich usunięcia bądź wyłącza je z materiału przekazywanego do dalszego trybu postępowania;

4) dokonuje pseudonimizacji danych osobowych - jeśli sygnalista je podał;

5) zabezpiecza otrzymaną dokumentację dotyczącą zgłoszeń przed dostępem osób nieuprawnionych, w sposób wymagany jak dla dokumentów o klauzuli "zastrzeżone";

6) przekazuje zgłoszenie, poddane ewentualnej pseudonimizacji, do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, w celu nadania dalszego biegu sprawie.

§ 13. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr rekomenduje Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa podjęcie działań, o których mowa w § 3 pkt 2 lit. b.

§ 14. Po wskazaniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa komórki organizacyjnej lub komórek organizacyjnych w Ministerstwie właściwych do rozpatrzenia zgłoszenia dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przekazuje zgłoszenie zgodnie z tym wskazaniem, bezpośrednio do dyrektora lub dyrektorów tych komórek organizacyjnych.

§ 15. Komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia rozpatrują je w toku podejmowanych działań następczych, o których mowa w rozdziale 5.

§ 16. Jeśli zgłoszenie, które wpłynęło do Ministerstwa:

1) odnosi się do naruszenia prawa w obszarze właściwości Ministerstwa, ale tryb postępowania ze zgłoszeniem jest już uregulowany odrębną procedurą wewnętrzną przyjętą w Ministerstwie,

2) nie dotyczy naruszenia prawa w obszarze właściwości Ministerstwa, ale może pozostawać we właściwości innego niż Ministerstwo podmiotu

- dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, w porozumieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi w Ministerstwie, uzgadnia właściwy dla przedmiotu zgłoszenia tryb postępowania i informuje o tych ustaleniach Koordynatora.

§ 17. Jeżeli sygnalista podał w zgłoszeniu swoje dane kontaktowe, Koordynator informuje sygnalistę o ustalonym trybie postępowania.

§ 18. Jeżeli sygnalista w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji, o której mowa w § 17, zaakceptuje wskazany przez Koordynatora tryb postępowania ze zgłoszeniem, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przekazuje zgłoszenie do rozpatrzenia w trybie właściwym dla przedmiotu zgłoszenia. W przypadku braku akceptacji zaproponowanego trybu przez sygnalistę lub braku odpowiedzi od sygnalisty, zgłoszenie pozostaje bez rozpatrzenia, o czym Koordynator informuje sygnalistę.

Rozdział  5

Działania następcze

§ 19. Postępowanie wyjaśniające, prowadzone przez komórkę organizacyjną lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia w sposób, o którym mowa w § 3 pkt 2 lit. b, obejmuje:

1) ustalenie stanu faktycznego w sprawie będącej przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę;

2) ustalenie, czy zarzut postawiony w zgłoszeniu jest zasadny;

3) zgromadzenie i utrwalenie dowodów na potwierdzenie dokonanych ustaleń;

4) w przypadku potwierdzenia zarzutu postawionego w zgłoszeniu - ustalenie przyczyn, które doprowadziły do naruszenia prawa.

§ 20. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone z należytą starannością z uwzględnieniem:

1) prawa sygnalisty do ochrony poufności danych osobowych i konieczności zapewnienia mu ochrony przed działaniami odwetowymi;

2) prawa osoby, której zgłoszenie dotyczy, do obrony przed stawianymi w zgłoszeniu zarzutami.

§ 21. W ramach postępowania wyjaśniającego wskazani pracownicy komórki organizacyjnej lub komórek organizacyjnych wyznaczonych do rozpatrzenia zgłoszenia są uprawnieni do:

1) gromadzenia informacji niezbędnych z punktu widzenia wyjaśnienia zarzutów postawionych w zgłoszeniu;

2) analizy dokumentacji mającej znaczenie dla rozstrzygnięcia zarzutów postawionych w zgłoszeniu;

3) prowadzenia rozmów z pracownikami oraz innymi osobami, które mogą posiadać wiedzę niezbędną do ustalenia stanu faktycznego w sprawie.

§ 22. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu dodatkowych wyjaśnień lub informacji albo przesłanie ich mogłoby zagrozić ochronie tożsamości sygnalisty, odstępuje się od pozyskiwania tych informacji.

§ 23. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia przygotowują raport podsumowujący przeprowadzone postępowanie wyjaśniające, zawierający w szczególności:

1) informację o postawionych w zgłoszeniu zarzutach naruszenia prawa;

2) informację o zakresie prowadzonego postępowania wyjaśniającego;

3) informację, czy sygnalista, zgłaszając naruszenie, miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa;

4) informację o przebiegu postępowania wyjaśniającego oraz dokonanych ustaleniach;

5) propozycje dalszych działań następczych:

a) mających na celu usunięcie skutków naruszenia lub zapobieżenie podobnym naruszeniom w przyszłości, a także wzmocnienie przyjętej w Ministerstwie zgodności z prawem,

b) polegających na, o ile jest to zasadne, zastosowaniu sankcji wobec osób, które doprowadziły do naruszenia prawa, a także dokonaniu stosownych zgłoszeń odnoszących się do naruszenia prawa do właściwych organów państwa, w tym prokuratury i Policji.

§ 24. Komórka organizacyjna, o której mowa w § 3 pkt 2 lit. b, przekazuje raport Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia, a po jego zatwierdzeniu do wiadomości dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr i Koordynatorowi.

§ 25. Dyrektor Generalny Ministerstwa może wnieść uwagi do raportu.

§ 26. Po zatwierdzeniu raportu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa:

1) komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia wdrażają dalsze działania następcze;

2) Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną, przygotowaną przez komórkę organizacyjną, o której mowa w § 3 pkt 2 lit. b, zawierającą w szczególności informacje o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa oraz środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§  27. 

1. Informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście tym samym kanałem komunikacji, którym zgłoszenie wpłynęło, chyba że sygnalista wskazał inny kanał do komunikowania się z nim.

2. Termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nie przekracza 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.

§ 28. W przypadku wpływu do Ministerstwa zgłoszenia dotyczącego sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, w którym nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa, nie wszczyna się postępowania wyjaśniającego. W takim przypadku, po konsultacji dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr z dyrektorem komórki organizacyjnej, o której mowa § 3 pkt 2 lit. b, biorącej udział w przeprowadzonym już postępowaniu w przedmiocie wcześniejszego zgłoszenia, Koordynator, podając uzasadnienie, informuje o tym fakcie sygnalistę.

§ 29. W przypadku kolejnego zgłoszenia od tej samej osoby, odpowiadającego warunkom o których mowa w § 28, po przeprowadzeniu analogicznych konsultacji, zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Koordynator odnotowuje okoliczności zgłoszenia w rejestrze, o którym mowa w rozdziale 6.

Rozdział  6

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 30. Zgłoszone naruszenia są rejestrowane przez Koordynatora w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

§ 31. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych:

1) zawiera informacje o:

a) numerze zgłoszenia,

b) dacie dokonania zgłoszenia,

c) danych osobowych sygnalisty niezbędnych do identyfikacji, w tym imię i nazwisko, o ile zostały podane przez sygnalistę,

d) adresie sygnalisty do kontaktu,

e) przedmiocie naruszenia prawa,

f) danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie, w zakresie niezbędnym do identyfikacji tej osoby, w tym jej imię i nazwisko,

g) podjętych działaniach następczych,

h) dacie zakończenia sprawy;

2) może być prowadzony elektronicznie przy wykorzystaniu narzędzi kryptograficznych lub systemów teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych.

§ 32. Wzór rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowi załącznik nr 1 do procedury.

§ 33. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przetwarzane w związku z obsługą zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zamknięto działania następcze lub od zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane niemające znaczenia dla sprawy są przechowywane przez okres 14 dni od dnia ustalenia ich zbędności w sprawie.

Rozdział  7

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

§ 34. Zgłoszenia naruszeń prawa w każdym przypadku można dokonać z pominięciem niniejszej procedury do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych, zgodnie z przyjętymi procedurami określonymi przez te podmioty oraz w trybie określonym w rozdziale 4 ustawy, przewidzianym dla dokonywania zgłoszeń zewnętrznych.

Rozdział  8

Ochrona danych osobowych

§ 35. Administratorem danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób, których zgłoszenie dotyczy, świadków oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją procedury, zwanym dalej "Administratorem", jest Minister Przemysłu.

§ 36. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ² ), zwanego dalej "RODO", znajduje się na stronie BIP Ministerstwa.

§ 37. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osoby, której zgłoszenie dotyczy, na podstawie art. 13 i 14 RODO stanowi załącznik nr 2 do procedury. Treść klauzuli jest kierowana do tej osoby przez Koordynatora.

§ 38. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez Administratora lub osobę przez niego upoważnioną.

Rozdział  9

Ochrona przed działaniami odwetowymi i ochrona poufności

§ 39. Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi, Ministerstwo, w szczególności:

1) przeprowadza dla swoich pracowników szkolenia dotyczące zasad ochrony przed działaniami odwetowymi sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą;

2) ogranicza dostęp do informacji o sygnaliście wyłącznie do osób uprawnionych;

3) w uzasadnionych przypadkach inicjuje i prowadzi działania zmierzające do poniesienia odpowiedzialności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przez osoby, którym zostało udowodnione podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 40. Zgłoszenie naruszenia może mieć charakter:

1) poufny, gdy sygnalista nie wskaże, że zgadza się na ujawnienie swoich danych osobowych;

2) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia wyrazi wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

§ 41. Koordynator oraz osoby, o których mowa w § 38, są obowiązane do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Załącznik Nr  1

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W MINISTERSTWIE PRZEMYSŁU

Numer zgłoszenia (według formatu: numer/rok wpływu)	Data dokonania zgłoszenia (według formatu: dzień/miesiąc/ rok)	Dane osobowe sygnalisty	Adres sygnalisty do kontaktu	Przedmiot naruszenia prawa	Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie	Informacja o podjętych działaniach następczych	Data zakończenia sprawy	Uwagi

Załącznik Nr  2

INFORMACJA Z ART. 13 i 14 RODO NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA OSOBY, KTÓREJ ZGŁOSZENIE DOTYCZY

Administrator Danych Osobowych	Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Przemysłu, 40-039 Katowice, ul. Powstańców 30. Z Administratorem można się skontaktować z wykorzystaniem adresu e-mail: [e-mail], numeru tel.: [phone], adresu skrytki ePUAP: /MPrzemyslu/SkrytkaESP lub pisemnie na adres siedziby Administratora
Inspektor Ochrony Danych	W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty e-mail: [e-mail] lub pisemnie na adres: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Przemysłu, 40-039 Katowice, ul. Powstańców 30.
Cel przetwarzania	Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa pochodzącego od sygnalisty.
Podstawa prawna przetwarzania	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928); na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO* (tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych oraz przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe są zawarte w zgłoszeniu sygnalisty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO* (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora). Prawny interes polega na konieczności obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.
Odbiorcy danych	Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych, ponadto dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom do tego uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wymagające dostępu do danych osobowych.
Okres przechowywania	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych, spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. W odniesieniu do przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes przetwarzanie może zostać zakończone po otrzymaniu od Pani/Pana skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w tym celu.
Pani/Pana prawa	Przysługuje Pani/Panu prawo: * dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii zgodnie z art. 15 RODO*; * sprostowania swoich danych zgodnie z art. 16 RODO*; * ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO*; * wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 21 RODO*.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego	Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO*.
Informacja o wymogu podania danych	Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne.
Udostępnienie danych	Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Profilowanie	Pani/Pana dane osobowe nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (RODO).

ZAŁĄCZNIK Nr  2

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W MINISTERSTWIE PRZEMYSŁU

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Przemysłu, zwana dalej "procedurą", określa:

1) osoby, w ramach struktury organizacyjnej Ministerstwa Przemysłu, zwanego dalej "Ministerstwem", upoważnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych:

a) zawierających dane osobowe, w tym dane kontaktowe sygnalisty, albo

b) pozbawionych informacji identyfikujących sygnalistę (zgłoszenia anonimowe), w tym bez danych kontaktowych

- zwanych dalej "zgłoszeniami";

3) tryb postępowania ze zgłoszeniami.

§ 2. Procedura podlega przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata.

Rozdział  2

Zadania związane z wykonywaniem procedury

§ 3. Zadania wynikające z procedury realizują:

1) Minister Przemysłu przez:

a) nadzór nad wdrożeniem i stosowaniem procedury w Ministerstwie,

b) wyznaczenie, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa, zwanego dalej "Koordynatorem", i jego zastępcy,

c) wydawanie zaświadczenia, o którym mowa w § 12 pkt 3,

d) podpisanie sprawozdania, o którym mowa w § 35,

e) upoważnienie Dyrektora Generalnego Ministerstwa do wykonywania zadań podmiotu publicznego określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zwanej dalej "ustawą";

2) Dyrektor Generalny Ministerstwa przez:

a) zapewnienie zasobów i warunków organizacyjnych w Ministerstwie umożliwiających stosowanie procedury,

b) wyznaczenie, z uwzględnieniem przedmiotu zgłoszenia oraz zapewnienia bezstronności, komórki organizacyjnej w Ministerstwie lub - stosownie do potrzeb - kilku komórek organizacyjnych, ze wskazaniem komórki wiodącej, do rozpatrzenia zgłoszenia i podejmowania działań następczych,

c) podpisanie, w oparciu o upoważnienie udzielone przez Ministra, zaświadczenia, o którym mowa w § 12 pkt 3,

d) zatwierdzenie raportu kończącego postępowanie wyjaśniające, wraz z propozycją działań następczych w sprawie,

e) akceptację lub podpisanie, w oparciu o upoważnienie udzielone przez Ministra, projektu sprawozdania, o którym mowa w § 35,

f) organizację pracy urzędu w taki sposób, aby w Ministerstwie nie były podejmowane działania odwetowe;

3) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przez:

a) nadzór nad realizacją zadań Koordynatora,

b) rekomendowanie Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa podjęcia działań, o których mowa w pkt 2 lit. b,

c) realizację obowiązków sprawozdawczych, o których mowa w § 35;

4) dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw informatyki przez zapewnienie i wdrożenie bezpiecznego i poufnego kanału komunikacji elektronicznej wykorzystywanego do przyjmowania zgłoszeń;

5) dyrektor komórki organizacyjnej lub dyrektorzy komórek organizacyjnych wyznaczonych do rozpatrzenia zgłoszenia i podejmowania działań następczych przez:

a) dokonanie wstępnej weryfikacji, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w obszarze z zakresu działania Ministerstwa,

b) ustalenie organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych, w przypadku braku właściwości Ministerstwa do rozpatrzenia zgłoszenia,

c) prowadzenie postępowania wyjaśniającego i informowanie dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr i Koordynatora o statusie tego postępowania oraz planowanie pozostałych działań następczych,

d) przygotowanie raportu podsumowującego postępowanie wyjaśniające i przekazanie go Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia oraz do wiadomości dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr i Koordynatora,

e) przygotowanie informacji zwrotnej dla sygnalisty, w terminie umożliwiającym Koordynatorowi realizację obowiązku określonego w art. 41 ustawy,

f) wdrażanie dalszych działań następczych wynikających z raportu zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

6) dyrektorzy komórek organizacyjnych w Ministerstwie przez:

a) zapewnienie w podległych komórkach organizacyjnych środowiska pracy gwarantującego zakaz podejmowania działań odwetowych,

b) przygotowanie i przekazanie, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, danych w celu przygotowania przez niego sprawozdania, o którym mowa w § 35;

7) Koordynator przez:

a) przyjmowanie zgłoszeń,

b) odnotowywanie w rejestrze, o którym mowa rozdziale 6, wpływu zgłoszenia oraz informacji o podejmowanych działaniach następczych,

c) przekazanie, na żądanie sygnalisty, zaświadczenia o podleganiu przez niego ochronie przed działaniami odwetowymi,

d) dokonywanie oceny, czy wszystkie dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są potrzebne do jego dalszego procedowania, a w razie potrzeby - po konsultacji z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr oraz Inspektorem Ochrony Danych - usuwanie zbędnych informacji przed przekazaniem do dalszego postępowania,

e) pseudonimizowanie zgłoszeń, jeśli nie są anonimowe,

f) zabezpieczanie otrzymanej w ramach zgłoszenia dokumentacji w sposób wymagany jak dla dokumentów o klauzuli "zastrzeżone",

g) informowanie sygnalisty o podjętych działaniach następczych, w tym kierowanie do niego informacji zwrotnej;

8) pracownicy komórek organizacyjnych w Ministerstwie przez:

a) zachowanie w poufności informacji i danych uzyskanych w wyniku zgłoszenia,

b) podejmowanie działań uniemożliwiających osobom postronnym dostęp do informacji i dokumentów otrzymanych lub wytworzonych w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia.

§ 4. Jeżeli zgłoszenie dotyczy działania lub zaniechania osoby odpowiedzialnej za realizację zadań określonych procedurą, jest ona wyłączana z przyjmowania zgłoszenia lub podejmowania działań następczych, a tryb rozpatrzenia zgłoszenia jest ustalany przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa. Informacja o potrzebie wyłączenia konkretnej osoby z obsługi zgłoszenia jest przekazywana Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr albo Koordynatora.

§  5. 

1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniach prawa określonych w art. 3 ust. 1 ustawy.

2. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

§  6. 

1. Rozpatrzeniu podlegają zarówno zgłoszenia zawierające informacje o tożsamości sygnalisty, jak i zgłoszenia anonimowe.

2. W przypadku zgłoszeń pozbawionych danych kontaktowych, tryb postępowania ze zgłoszeniem nie uwzględnia:

1) kierowania do sygnalisty potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;

2) informacji zwrotnej;

3) informacji o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania;

4) informacji o okolicznościach wskazanych w § 16 i 17.

Rozdział  3

Sposoby przekazywania zgłoszeń zewnętrznych

§ 7. Informacja o sposobie przyjmowania zgłoszeń jest udostępniana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa.

§ 8. Ministerstwo udostępnia na stronie Biuletynu Informacji Publicznej informacje

o danych adresowych do przekazywania zgłoszeń.

§ 9. Zgłoszenia są kierowane do Ministerstwa:

1) poprzez dedykowany adres e-mail: [e-mail], zapewniający poufność zgłoszeń;

2) listownie na adres: Ministerstwo Przemysłu, ul. Powstańców 30, 40-039 Katowice, z dopiskiem na kopercie "Zgłoszenie nieprawidłowości - do rąk własnych Koordynatora do spraw przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa";

3) w trakcie osobistego spotkania z Koordynatorem - na prośbę i z inicjatywy sygnalisty.

§  10. 

1. Osobiste spotkanie z sygnalistą, o którym mowa w § 9 pkt 3:

1) odbywa się niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania prośby, w siedzibie Ministerstwa, w miejscu gwarantującym poufność rozmowy;

2) następuje w odpowiedzi na prośbę w sprawie osobistego spotkania, skierowaną przez sygnalistę w sposób, o którym mowa w § 9 pkt 1 i 2.

2. W przypadku utrwalenia zgłoszenia w formie protokołu, sygnaliście jest zapewniana możliwość dokonania sprawdzenia, poprawienia i podpisania protokołu spotkania.

Rozdział  4

Obsługa zgłoszeń

§ 11. Zgłoszenia wpływają do Koordynatora.

§ 12. Koordynator, po otrzymaniu zgłoszenia:

1) odnotowuje przyjęcie zgłoszenia w rejestrze, o którym mowa w rozdziale 6, jak również na bieżąco aktualizuje w nim informacje na temat podejmowanych działań następczych;

2) jeżeli zgłoszenie zawiera adres sygnalisty do kontaktu, przesyła mu informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił z wnioskiem o brak doręczenia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub istnieją uzasadnione podstawy, że potwierdzenie otrzymania zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;

3) na żądanie sygnalisty przekazuje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie o podleganiu przez sygnalistę ochronie przed działaniami odwetowymi, o którym mowa w art. 38 ustawy; wzór zaświadczenia stanowi załącznik nr 1 do procedury;

4) analizuje, czy wszystkie dane osobowe zawarte w zgłoszeniu są niezbędne do jego oceny, a jeśli są nieprzydatne w sprawie, po konsultacji z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr oraz Inspektorem Ochrony Danych, dokonuje ich usunięcia bądź wyłącza je z materiału przekazywanego do dalszego trybu postępowania;

5) dokonuje pseudonimizacji danych osobowych - jeśli sygnalista je podał;

6) zabezpiecza otrzymaną dokumentację dotyczącą zgłoszeń przed dostępem osób nieuprawnionych, w sposób wymagany jak dla dokumentów o klauzuli "zastrzeżone";

7) przekazuje zgłoszenie, poddane ewentualnej pseudonimizacji, do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr, w celu nadania dalszego biegu sprawie.

§ 13. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr rekomenduje Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa podjęcie działań, o których mowa w § 3 pkt 2 lit. b.

§ 14. Po wskazaniu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa komórki organizacyjnej lub komórek organizacyjnych w Ministerstwie właściwych do rozpatrzenia zgłoszenia, dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przekazuje zgłoszenie zgodnie z tym wskazaniem bezpośrednio do dyrektora lub dyrektorów tych komórek organizacyjnych.

§ 15. Komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia, dokonują jego wstępnej weryfikacji polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w rozumieniu przepisów ustawy oraz czy zgłoszenie dotyczy naruszeń w dziedzinie, która należy do zakresu działania Ministerstwa.

§ 16. Jeżeli zgłoszone naruszenie nie stanowi naruszenia prawa należącego do zakresu działania Ministerstwa, komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia ustalają organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych i kierują zgłoszenie do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr w celu przekazania zgłoszenia, zgodnie z ustaloną właściwością.

§ 17. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przekazuje zgłoszenie

do Koordynatora, który następnie niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni, a w uzasadnionych przypadkach - 30 dni od dokonania zgłoszenia, kieruje to zgłoszenie do ustalonego w trybie, o którym mowa w § 16, organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

§ 18. Koordynator informuje sygnalistę o okolicznościach określonych w § 16 i 17.

§ 19. W przypadku, w którym naruszenie prawa należy do zakresu działania Ministerstwa, komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia, rozpatrują je w toku działań następczych podejmowanych na zasadach określonych w rozdziale 5.

Rozdział  5

Działania następcze

§ 20. Postępowanie wyjaśniające, prowadzone przez komórkę organizacyjną lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia w sposób, o którym mowa w § 3 pkt 2 lit. b, obejmuje:

1) ustalenie stanu faktycznego w sprawie będącej przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę;

2) ustalenie, czy zarzut postawiony w zgłoszeniu jest zasadny;

3) zgromadzenie i utrwalenie dowodów na potwierdzenie dokonanych ustaleń;

4) w przypadku potwierdzenia zarzutu postawionego w zgłoszeniu - ustalenie przyczyn, które doprowadziły do naruszenia prawa.

§ 21. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone z należytą starannością

z uwzględnieniem:

1) prawa sygnalisty do ochrony poufności danych osobowych i konieczności zapewnienia mu ochrony przed działaniami odwetowymi;

2) prawa osoby, której zgłoszenie dotyczy, do obrony przed stawianymi w zgłoszeniu zarzutami.

§ 22. W ramach postępowania wyjaśniającego wskazani pracownicy komórki organizacyjnej lub komórek organizacyjnych wyznaczonych do rozpatrzenia zgłoszenia są uprawnieni do:

1) gromadzenia informacji niezbędnych z punktu widzenia wyjaśnienia zarzutów postawionych w zgłoszeniu;

2) analizy dokumentacji mającej znaczenie dla rozstrzygnięcia zarzutów postawionych w zgłoszeniu;

3) prowadzenia rozmów z pracownikami oraz innymi osobami, które mogą posiadać wiedzę niezbędną do ustalenia stanu faktycznego w sprawie.

§ 23. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu dodatkowych wyjaśnień lub informacji albo przesłanie ich mogłoby zagrozić ochronie tożsamości sygnalisty, odstępuje się od pozyskiwania tych informacji.

§ 24. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia przygotowują raport podsumowujący przeprowadzone postępowanie wyjaśniające, zawierający w szczególności:

1) informację o postawionych w zgłoszeniu zarzutach naruszenia prawa;

2) informację o zakresie prowadzonego postępowania wyjaśniającego;

3) informację, czy sygnalista, zgłaszając naruszenie, miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi informację o naruszeniu prawa;

4) informację o przebiegu postępowania wyjaśniającego oraz dokonanych ustaleniach;

5) propozycje dalszych działań następczych:

a) mających na celu usunięcie skutków naruszenia lub zapobieżenie podobnym naruszeniom w przyszłości, a także wzmocnienie przyjętej w Ministerstwie zgodności z prawem,

b) polegających na, o ile jest to zasadne, zastosowaniu sankcji wobec osób, które doprowadziły do naruszenia prawa, a także dokonaniu stosownych zgłoszeń odnoszących się do naruszenia prawa do właściwych organów państwa, w tym prokuratury i Policji.

§ 25. Komórka organizacyjna, o której mowa w § 3 pkt 2 lit. b, przekazuje raport Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa do zatwierdzenia, a po jego zatwierdzeniu do wiadomości dyrektorowi komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr i Koordynatorowi.

§ 26. Dyrektor Generalny Ministerstwa może wnieść uwagi do raportu.

§ 27. Po zatwierdzeniu raportu przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa:

1) komórka organizacyjna lub komórki organizacyjne wyznaczone do rozpatrzenia zgłoszenia wdrażają dalsze działania następcze;

2) Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną, przygotowaną przez komórkę organizacyjną, o której mowa w § 3 pkt 2 lit. b, zawierającą w szczególności informacje o stwierdzeniu lub braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa oraz środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 28. Informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście tym samym kanałem komunikacji, którym zgłoszenie wpłynęło, chyba że sygnalista wskazał inny kanał do komunikowania się z nim.

§ 29. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, Ministerstwo w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, może zwrócić się do jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych bądź innej jednostki organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia, o dostarczenie informacji niezbędnych do rozpatrzenia zgłoszenia.

§ 30. W przypadku wpływu do Ministerstwa zgłoszenia dotyczącego sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, w którym nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa, nie wszczyna się postępowania wyjaśniającego. W takim przypadku, po konsultacji dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr z dyrektorem komórki organizacyjnej, o której mowa w § 3 pkt 2 lit. b, biorącej udział w przeprowadzonym już postępowaniu w przedmiocie wcześniejszego zgłoszenia, Koordynator, podając uzasadnienie, informuje o tym fakcie sygnalistę.

§ 31. W przypadku kolejnego zgłoszenia od tej samej osoby, odpowiadającego warunkom o których mowa w § 30, po przeprowadzeniu analogicznych konsultacji, zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania i nie informuje się o tym sygnalisty. Koordynator odnotowuje okoliczności zgłoszenia w rejestrze, o którym mowa w rozdziale 6.

Rozdział  6

Rejestr zgłoszeń zewnętrznych

§ 32. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych:

1) zawiera informacje o:

a) numerze zgłoszenia,

b) przedmiocie naruszenia prawa,

c) danych osobowych sygnalisty niezbędnych do identyfikacji, w tym imię i nazwisko oraz adres do kontaktu, o ile zostały podane przez sygnalistę,

d) danych osobowych osoby, której dotyczy zgłoszenie, w zakresie niezbędnym do identyfikacji tej osoby, w tym jej imię i nazwisko,

e) dacie dokonania zgłoszenia,

f) podjętych działaniach następczych,

g) wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy, o podleganiu przez sygnalistę ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy,

h) dacie zakończenia sprawy,

i) niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym,

j) szacunkowej szkodzie majątkowej, jeżeli została stwierdzona oraz kwotach odzyskanych w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszenia - o ile Ministerstwo posiada takie dane;

2) może być prowadzony elektronicznie przy wykorzystaniu narzędzi kryptograficznych lub systemów teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych.

§ 33. Wzór rejestru zgłoszeń zewnętrznych stanowi załącznik nr 2 do procedury.

§ 34. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych przetwarzane w związku z obsługą zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zamknięto działania następcze, lub od zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane niemające znaczenia dla sprawy są przechowywane przez okres 14 dni od dnia ustalenia ich zbędności w sprawie.

Rozdział  7

Sprawozdanie

§ 35. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr sporządza, za każdy rok kalendarzowy, sprawozdanie zawierające informacje o:

1) liczbie przyjętych zgłoszeń zewnętrznych;

2) liczbie postępowań wyjaśniających i postępowań wszczętych w wyniku przyjętych zgłoszeń zewnętrznych oraz wyniku tych postępowań;

3) szacunkowej szkodzie majątkowej, jeżeli została stwierdzona oraz kwotach odzyskanych w wyniku postępowań dotyczących naruszeń będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile Ministerstwo posiada te dane.

§ 36. Informacje zawarte w sprawozdaniu nie zawierają danych osobowych ani informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione.

§ 37. Informacje, o których mowa w § 35 pkt 1 i 2, opracowuje Koordynator w oparciu o prowadzony przez niego rejestr zgłoszeń zewnętrznych, a następnie przekazuje do dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr.

§ 38. Informacje, o których mowa w § 35 pkt 3, są przygotowywane przez dyrektorów komórek organizacyjnych w Ministerstwie na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr.

§ 39. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw kadr przedkłada projekt sprawozdania do podpisu Ministra lub osoby upoważnionej, a następnie przekazuje sprawozdanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich, w terminie do 31 marca roku następującego po roku, za jaki jest ono sporządzane.

Rozdział  8

Ochrona danych osobowych

§ 40. Administratorem danych osobowych sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób, których zgłoszenie dotyczy, świadków oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją procedury, zwanym dalej "Administratorem", jest Minister Przemysłu.

§ 41. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm. ³ ), zwanego dalej "RODO", znajduje się stronie BIP Ministerstwa.

§ 42. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osoby, której zgłoszenie dotyczy, na podstawie art. 13 i 14 RODO stanowi załącznik nr 3 do procedury. Treść klauzuli jest kierowana do tej osoby przez Koordynatora.

§ 43. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych wydane przez Administratora lub osobę przez niego upoważnioną.

Rozdział  9

Ochrona przed działaniami odwetowymi i ochrona poufności

§ 44. Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi, Ministerstwo, w szczególności:

1) przeprowadza dla swoich pracowników szkolenia dotyczące zasad ochrony przed działaniami odwetowymi sygnalistów, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą;

2) ogranicza dostęp do informacji o sygnaliście wyłącznie do osób uprawnionych;

3) w uzasadnionych przypadkach inicjuje i prowadzi działania zmierzające do poniesienia odpowiedzialności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przez pracowników, którym zostało udowodnione podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych względem sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 45. Sygnalista jest uprawniony do złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że podlega on ochronie przed działaniami odwetowymi. Wniosek składa się do Koordynatora.

§ 46. Zgłoszenie naruszenia może mieć charakter:

1) poufny, gdy sygnalista nie wskaże, że zgadza się na ujawnienie swoich danych osobowych;

2) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia wyrazi wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

§ 47. Koordynator oraz osoby, o których mowa w § 43, są obowiązane do zachowania

w tajemnicy informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania zgłoszeń lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Załącznik Nr  1

ZAŚWIADCZENIE O OCHRONIE PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

grafika

Załącznik Nr  2

REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH W MINISTERSTWIE PRZEMYSŁU

Numer zgłoszenia (według formatu: numer/rok wpływu)	Data dokonania zgłoszenia (według formatu: dzień/miesiąc/ rok)	Dane osobowe sygnalisty	Adres sygnalisty do kontaktu	Przedmiot naruszenia prawa	Dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie	Informacja o podjętych działaniach następczych	Data zakończenia sprawy	Uwagi

Załącznik Nr  3

INFORMACJA Z ART. 13 i 14 RODO NA TEMAT PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA OSOBY, KTÓREJ ZGŁOSZENIE DOTYCZY

Administrator Danych Osobowych	Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Przemysłu, 40-039 Katowice, ul. Powstańców 30. Z Administratorem można się skontaktować z wykorzystaniem adresu e-mail: [e-mail], numeru tel.: [phone], adresu skrytki ePUAP: /MPrzemyslu/SkrytkaESP lub pisemnie na adres siedziby Administratora
Inspektor Ochrony Danych	W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych za pośrednictwem poczty e-mail: [e-mail] lub pisemnie na adres: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Przemysłu, 40-039 Katowice, ul. Powstańców 30.
Cel przetwarzania	Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa pochodzącego od sygnalisty.
Podstawa prawna przetwarzania	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO* (tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928); na podstawie art. 9 ust. 2 lit. g RODO* (tj. przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii Europejskiej lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych oraz przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą) w związku z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, jeżeli takie dane osobowe są zawarte w zgłoszeniu sygnalisty oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO* (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora). Prawny interes polega na konieczności obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.
Odbiorcy danych	Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych, ponadto dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom do tego uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi wymagające dostępu do danych osobowych.
Okres przechowywania	Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych, spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. W odniesieniu do przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes przetwarzanie może zostać zakończone po otrzymaniu od Pani/Pana skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w tym celu.
Pani/Pana prawa	Przysługuje Pani/Panu prawo: * dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii zgodnie z art. 15 RODO*; * sprostowania swoich danych zgodnie z art. 16 RODO*; * ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO*; * wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego o prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 21 RODO*.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego	Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO*.
Informacja o wymogu podania danych	Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne.
Udostępnienie danych	Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
Profilowanie	Pani/Pana dane osobowe nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (RODO)

ZAŁĄCZNIK Nr  3

grafika

¹ Minister Przemysłu kieruje działem administracji rządowej - gospodarka surowcami energetycznymi, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Przemysłu (Dz. U. poz. 2727 oraz z 2024 r. poz. 289 i 999).

² Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 i Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35.

³ Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 i Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35.