Procedury kontroli finansowej w urzędach górniczych.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.WUG.2006.11.55
Akt obowiązujący Wersja od: 22 września 2008 r.
ZARZĄDZENIE Nr 5
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO
z dnia 9 czerwca 2006 r.
w sprawie procedur kontroli finansowej w urzędach górniczych
Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319 i Nr 104, poz. 708) zarządza się, co następuje:
§ 1.
Zarządzenie określa procedury kontroli finansowej w Wyższym Urzędzie Górniczym, okręgowych urzędach górniczych i specjalistycznych urzędach górniczych.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1)
"dokumencie księgowym" - należy przez to rozumieć fakturę VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy; 2) 1
"dyrektorze jednostki" - należy przez to rozumieć dyrektorów (naczelników) komórek wymienionych w § 2 ust. 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska z dnia 6 września 2007 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (M. P. Nr 62, poz. 710), osoby zatrudnione w Samodzielnym Wydziale do spraw Audytu Wewnętrznego i Kontroli Finansowej, na Samodzielnym Stanowisku do spraw Ochrony Informacji Niejawnych oraz na stanowiskach wymienionych w § 7 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 12, poz. 46), a także dyrektorów okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych; 3) 2
"jednostce" - należy przez to rozumieć komórki wymienione w § 2 ust. 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska z dnia 6 września 2007 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu, stanowiska wymienione w § 7 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, oraz okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze.§ 3.
Celem kontroli finansowej jest: 1)
zapewnienie pełnej realizacji zadań przez jednostki w terminach określonych odrębnymi przepisami i harmonogramem dokonywania wydatków ze środków publicznych; 2)
dokonywanie wydatków publicznych w granicach kwot określonych w planie finansowym Wyższego Urzędu Górniczego, zwanym dalej "planem finansowym"; 3)
zapobieganie nieprawidłowym działaniom podczas gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych, poprzez sprawdzanie, czy zamierzone czynności będą dokonywane w sposób legalny, rzetelny, celowy, gospodarny i przejrzysty; 4)
badanie stanu faktycznego oraz jego analiza w oparciu o przepisy:a)
prawa powszechnie obowiązującego,b) 3
prawa wewnętrznego obowiązującego w jednostkach, w szczególności:– zarządzenia nr 16 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez urzędy górnicze (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 66),
– zarządzenia nr 17 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 67),
– zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2007 r. w sprawie instrukcji kasowej (Dz. Urz. WUG Nr 21, poz. 78),
– zarządzenia nr 6 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 4 lutego 2008 r. w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju pracowników urzędów górniczych (Dz. Urz. WUG Nr 3, poz. 29),
– decyzji nr 41 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG Nr 11, poz. 73),
– decyzji nr 5 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej (Dz. Urz. WUG Nr 11, poz. 74).
5)
pozyskiwanie informacji niezbędnych do podejmowania prawidłowych decyzji związanych z funkcjonowaniem jednostki; 6)
inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywania sposobów zapobiegających powstaniu nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych.§ 4.
1.
Kontrola finansowa jest sprawowana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej: 1)
legalności; 2)
rzetelności; 3)
celowości; 4)
gospodarności; 5)
przejrzystości.2.
Zasady wymienione w ust. 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli finansowej.3.
W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.4.
W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.5.
Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.6.
W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia: 1)
zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami jednostki; 2)
optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.7.
Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.8.
W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia: 1)
wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny; 2)
działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.9.
W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do: 1)
klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; 2)
sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami; 3)
stosowania zasad rachunkowości.§ 5.
Kontrola finansowa jest sprawowana poprzez: 1)
kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych; 2)
kontrolę zgodności z planem finansowym wraz z kontrolą zgodności z prawem; 3)
kontrolę bieżącą operacji gospodarczych, badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; 4)
pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy.§ 6.
1.
Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu: 1)
zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt 2; 2)
przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla jednostki; 3)
zabezpieczenie jednostki przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.2.
Kontrola wstępna jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.§ 7.
1.
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli finansowej.2.
Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w ust. 1, obejmują: 1)
obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym; 2)
obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych; 3)
obowiązki w zakresie sprawdzania projektów umów; 4)
obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.3.
Ocena, o której mowa w ust. 1, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w § 4 ust. 2, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań jednostki w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.4.
Przeprowadzenie oceny, o której mowa w ust. 1, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana poprzez: 1)
analizę faktycznych potrzeb; 2)
analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.5.
Ocenę, o której mowa w ust. 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialny dyrektor jednostki, występujący z wnioskiem o uwzględnienie wydatku w planie finansowym lub z wnioskiem o zaciągnięcie zobowiązania finansowego albo z wnioskiem o dokonanie wydatku ze środków publicznych, stosownie do szczegółowego zakresu działania jednostki, określonego: 1) 4
w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego; 2) 5
w przypadku okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych - w regulaminie organizacyjnym okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 18 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 9 listopada 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych (Dz. Urz. WUG Nr 18, poz. 72).§ 8.
1.
W przypadku umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych, kontrolę projektów tych umów: 1)
w zakresie zgodności z planem finansowym przeprowadza Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego, zwany dalej "głównym księgowym"; 2) 6
w zakresie zgodności z prawem przeprowadza radca prawny albo upoważniony przez dyrektora jednostki, o którym mowa w § 7 ust. 5, prawnik nieposiadający uprawnień do wykonywania zawodu radcy prawnego, a w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - radca prawny z Departamentu Prawnego albo upoważniony przez dyrektora tego departamentu prawnik nieposiadający uprawnień do wykonywania zawodu radcy prawnego.2.
Osoby przeprowadzające kontrolę projektów umów, o których mowa w ust. 1, są obowiązane do potwierdzenia przeprowadzenia kontroli poprzez złożenie czytelnego podpisu wraz z datą na ostatniej stronie dokumentu oraz parafowanie każdej strony dokumentu.§ 9.
1.
Kontrola bieżąca jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.2.
Kontrola bieżąca polega na: 1)
sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym; 2)
sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz załącznikami pod względem merytorycznym; 3)
sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług; 4)
opisaniu dokumentu księgowego.3.
Kontrola, o której mowa w ust. 2, jest sprawowana przez dyrektora jednostki, stosownie do: 1)
szczegółowego zakresu działania jednostki, określonego:a) 7
w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego,b) 8
w przypadku okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych - w regulaminie organizacyjnym okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 18 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 9 listopada 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych; 2)
posiadanego pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań finansowych, udzielonego przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego; 3) 9
zasad określonych w decyzji nr 41 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym.4.
Dyrektor jednostki jest obowiązany do powiadomienia Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego o powstałych opóźnieniach w celu obciążenia dostawcy karami umownymi.5.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez dyrektora jednostki oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.6.
Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na: 1)
wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi; 2)
przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.7.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego oznacza, że: 1)
nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem; 2)
nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych; 3)
zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Wyższy Urząd Górniczy posiada środki finansowe na ich pokrycie.8.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwej jednostce, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.§ 10.
1.
Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana poprzez: 1)
porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi; 2)
ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania; 3)
analizę przebiegu windykacji należności; 4)
sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa; 5)
ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów najmu lokali będących w trwałym zarządzie i użytkowaniu Wyższego Urzędu Górniczego.2.
Czynności wymienione w: 1)
ust. 1 pkt 1 - 4 - są dokonywane przez głównego księgowego; 2)
ust. 1 pkt 5 - są dokonywane przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem i administrowaniem obiektami przekazanymi Wyższemu Urzędowi Górniczemu w trwały zarząd i użytkowanie.§ 11.
1.
Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt 2 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy polega na: 1)
analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami; 2)
sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.2.
Kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.3.
Kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.§ 12.
Główny księgowy lub osoba przez niego wyznaczona sporządzają i przedkładają, za pośrednictwem Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, w terminie 20 dni od dnia zakończenia danego kwartału, do akceptacji Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego kwartalne sprawozdania, dotyczące w szczególności: 1)
przebiegu wykonania zadań, w tym dochodów i wydatków; 2)
wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa; 3)
prawidłowości i terminowości pobierania dochodów; 4)
przebiegu realizowania zobowiązań finansowych oraz występowania zobowiązań wymagalnych; 5)
przebiegu realizowania należności budżetowych oraz występowania należności po terminie płatności.§ 13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.1) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. WUG z 2003 r. Nr 4, poz. 15, z 2004 r. Nr 5, poz. 24, z 2005 r. Nr 6, poz. 22 oraz z 2006 r. Nr 10, poz. 51.
2) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. WUG z 2003 r. Nr 4, poz. 16, z 2004 r. Nr 5, poz. 25 oraz z 2005 r. Nr 7, poz. 26.
1 § 2 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
2 § 2 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
3 § 3 pkt 4 lit. b):
- zmieniona przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
- zmieniona przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 17 z dnia 22 września 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.14.88) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 2008 r.
4 § 7 ust. 5 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
5 § 7 ust. 5 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
6 § 8 ust. 1 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
7 § 9 ust. 3 pkt 1 lit. a) zmieniona przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
8 § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b) zmieniona przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
9 § 9 ust. 3 pkt 3:
- zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. b) zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 17 z dnia 22 września 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.14.88) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 2008 r.