Procedury kontroli finansowej w urzędach górniczych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2006.11.55

| Akt obowiązujący
Wersja od: 22 września 2008 r.

ZARZĄDZENIE Nr 5
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO
z dnia 9 czerwca 2006 r.
w sprawie procedur kontroli finansowej w urzędach górniczych

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 i Nr 169, poz. 1420 oraz z 2006 r. Nr 45, poz. 319 i Nr 104, poz. 708) zarządza się, co następuje:
§  1.
Zarządzenie określa procedury kontroli finansowej w Wyższym Urzędzie Górniczym, okręgowych urzędach górniczych i specjalistycznych urzędach górniczych.
§  2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1)
"dokumencie księgowym" - należy przez to rozumieć fakturę VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy;
2) 1
"dyrektorze jednostki" - należy przez to rozumieć dyrektorów (naczelników) komórek wymienionych w § 2 ust. 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska z dnia 6 września 2007 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (M. P. Nr 62, poz. 710), osoby zatrudnione w Samodzielnym Wydziale do spraw Audytu Wewnętrznego i Kontroli Finansowej, na Samodzielnym Stanowisku do spraw Ochrony Informacji Niejawnych oraz na stanowiskach wymienionych w § 7 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 12, poz. 46), a także dyrektorów okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych;
3) 2
"jednostce" - należy przez to rozumieć komórki wymienione w § 2 ust. 1 i 2 statutu Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Środowiska z dnia 6 września 2007 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu, stanowiska wymienione w § 7 ust. 2 regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego, oraz okręgowe urzędy górnicze i specjalistyczne urzędy górnicze.
§  3.
Celem kontroli finansowej jest:
1)
zapewnienie pełnej realizacji zadań przez jednostki w terminach określonych odrębnymi przepisami i harmonogramem dokonywania wydatków ze środków publicznych;
2)
dokonywanie wydatków publicznych w granicach kwot określonych w planie finansowym Wyższego Urzędu Górniczego, zwanym dalej "planem finansowym";
3)
zapobieganie nieprawidłowym działaniom podczas gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych, poprzez sprawdzanie, czy zamierzone czynności będą dokonywane w sposób legalny, rzetelny, celowy, gospodarny i przejrzysty;
4)
badanie stanu faktycznego oraz jego analiza w oparciu o przepisy:
a)
prawa powszechnie obowiązującego,
b) 3
prawa wewnętrznego obowiązującego w jednostkach, w szczególności:

zarządzenia nr 16 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez urzędy górnicze (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 66),

zarządzenia nr 17 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 października 2007 r. w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych (Dz. Urz. WUG Nr 17, poz. 67),

zarządzenia nr 20 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 grudnia 2007 r. w sprawie instrukcji kasowej (Dz. Urz. WUG Nr 21, poz. 78),

zarządzenia nr 6 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 4 lutego 2008 r. w sprawie podróży służbowych poza granicami kraju pracowników urzędów górniczych (Dz. Urz. WUG Nr 3, poz. 29),

decyzji nr 41 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym (Dz. Urz. WUG Nr 11, poz. 73),

decyzji nr 5 Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w działającym przy Wyższym Urzędzie Górniczym Zakładzie Obsługi Gospodarczej (Dz. Urz. WUG Nr 11, poz. 74).

5)
pozyskiwanie informacji niezbędnych do podejmowania prawidłowych decyzji związanych z funkcjonowaniem jednostki;
6)
inicjowanie kierunków prawidłowego działania oraz wskazywania sposobów zapobiegających powstaniu nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych.
§  4.
1.
Kontrola finansowa jest sprawowana w sposób zapewniający przestrzeganie następujących podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej:
1)
legalności;
2)
rzetelności;
3)
celowości;
4)
gospodarności;
5)
przejrzystości.
2.
Zasady wymienione w ust. 1 stanowią jednocześnie kryteria kontroli finansowej.
3.
W celu przestrzegania zasady legalności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi, umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.
4.
W celu przestrzegania zasady rzetelności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do wykonywania zadań z należytą starannością, sumiennie i terminowo, a także dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością oraz w wymaganych terminach.
5.
Kryterium celowości pozwala na ocenę, czy działalność jednostki jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności.
6.
W celu przestrzegania zasady celowości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:
1)
zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami jednostki;
2)
optymalizacji stosowanych metod i środków oraz ich adekwatności do założonych celów.
7.
Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.
8.
W celu przestrzegania zasady gospodarności, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do zapewnienia:
1)
wykorzystywania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny;
2)
działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia - do ograniczenia skutków tych szkód.
9.
W celu przestrzegania zasady przejrzystości, pracownicy, stosownie do swoich zakresów czynności, są obowiązani do:
1)
klasyfikowania dochodów i wydatków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
2)
sporządzania sprawozdawczości zgodnie z właściwymi przepisami;
3)
stosowania zasad rachunkowości.
§  5.
Kontrola finansowa jest sprawowana poprzez:
1)
kontrolę wstępną operacji gospodarczych wraz ze wstępną oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych;
2)
kontrolę zgodności z planem finansowym wraz z kontrolą zgodności z prawem;
3)
kontrolę bieżącą operacji gospodarczych, badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;
4)
pogłębioną kontrolę następczą stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w pkt 2 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy.
§  6.
1.
Kontrola wstępna operacji gospodarczych ma na celu:
1)
zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających od procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt 2;
2)
przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych dla jednostki;
3)
zabezpieczenie jednostki przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub nadużyć.
2.
Kontrola wstępna jest sprawowana przed rozpoczęciem danego procesu, zanim zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.
§  7.
1.
Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych polega na badaniu i porównywaniu stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, a także prowadzenia gospodarki finansowej oraz stosowania procedur kontroli finansowej.
2.
Procedury przeprowadzania oceny, o której mowa w ust. 1, obejmują:
1)
obowiązki w zakresie planowania wydatków budżetowych na etapie prac nad planem finansowym;
2)
obowiązki w zakresie sprawdzania zamówień publicznych;
3)
obowiązki w zakresie sprawdzania projektów umów;
4)
obowiązki w zakresie sprawdzania innych dokumentów stanowiących podstawę zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych.
3.
Ocena, o której mowa w ust. 1, ma na celu wstępne zbadanie, czy zamierzone działania, angażujące środki publiczne, odpowiadają kryteriom, o których mowa w § 4 ust. 2, oraz czy zapewniają one całkowitą realizację zadań jednostki w granicach kwot określonych w planie finansowym i w określonych terminach.
4.
Przeprowadzenie oceny, o której mowa w ust. 1, następuje przed podjęciem decyzji o zaplanowaniu wydatków ze środków publicznych, w pracach nad projektem planu finansowego, oraz przed podjęciem decyzji o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub innym zaangażowaniu środków publicznych; jako kontrola merytoryczna jest ona realizowana poprzez:
1)
analizę faktycznych potrzeb;
2)
analizę projektów umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych.
5.
Ocenę, o której mowa w ust. 4, przeprowadza i jest za nią odpowiedzialny dyrektor jednostki, występujący z wnioskiem o uwzględnienie wydatku w planie finansowym lub z wnioskiem o zaciągnięcie zobowiązania finansowego albo z wnioskiem o dokonanie wydatku ze środków publicznych, stosownie do szczegółowego zakresu działania jednostki, określonego:
1) 4
w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego;
2) 5
w przypadku okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych - w regulaminie organizacyjnym okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 18 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 9 listopada 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych (Dz. Urz. WUG Nr 18, poz. 72).
§  8.
1.
W przypadku umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań finansowych, kontrolę projektów tych umów:
1)
w zakresie zgodności z planem finansowym przeprowadza Główny Księgowy Wyższego Urzędu Górniczego, zwany dalej "głównym księgowym";
2) 6
w zakresie zgodności z prawem przeprowadza radca prawny albo upoważniony przez dyrektora jednostki, o którym mowa w § 7 ust. 5, prawnik nieposiadający uprawnień do wykonywania zawodu radcy prawnego, a w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - radca prawny z Departamentu Prawnego albo upoważniony przez dyrektora tego departamentu prawnik nieposiadający uprawnień do wykonywania zawodu radcy prawnego.
2.
Osoby przeprowadzające kontrolę projektów umów, o których mowa w ust. 1, są obowiązane do potwierdzenia przeprowadzenia kontroli poprzez złożenie czytelnego podpisu wraz z datą na ostatniej stronie dokumentu oraz parafowanie każdej strony dokumentu.
§  9.
1.
Kontrola bieżąca jest sprawowana na każdym etapie danego procesu, w celu wyeliminowania, przed zakończeniem tego etapu, zjawisk mogących negatywnie wpłynąć na wynik końcowy procesu.
2.
Kontrola bieżąca polega na:
1)
sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie księgowym, pod względem legalności i gospodarności oraz pod względem merytorycznym;
2)
sprawdzeniu dokumentu księgowego wraz załącznikami pod względem merytorycznym;
3)
sprawdzeniu dokumentu księgowego pod względem terminowości dostaw i usług;
4)
opisaniu dokumentu księgowego.
3.
Kontrola, o której mowa w ust. 2, jest sprawowana przez dyrektora jednostki, stosownie do:
1)
szczegółowego zakresu działania jednostki, określonego:
a) 7
w przypadku Wyższego Urzędu Górniczego - w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 12 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 24 września 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego,
b) 8
w przypadku okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznych urzędów górniczych - w regulaminie organizacyjnym okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, stanowiącym załącznik do zarządzenia nr 18 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 9 listopada 2007 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych;
2)
posiadanego pełnomocnictwa do zaciągania zobowiązań finansowych, udzielonego przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego;
3) 9
zasad określonych w decyzji nr 41 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 15 lipca 2008 r. w sprawie prowadzenia gospodarki finansowej oraz rachunkowości w Wyższym Urzędzie Górniczym.
4.
Dyrektor jednostki jest obowiązany do powiadomienia Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego o powstałych opóźnieniach w celu obciążenia dostawcy karami umownymi.
5.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez dyrektora jednostki oznacza, że dokonał on kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie księgowym pod względem legalności, gospodarności oraz pod względem merytorycznym.
6.
Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:
1)
wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi;
2)
przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków ze środków publicznych.
7.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego oznacza, że:
1)
nie zgłasza on zastrzeżeń wobec przedstawionej oceny prawidłowości merytorycznej operacji objętej dokumentem księgowym i zgodności tej operacji z prawem;
2)
nie zgłasza on zastrzeżeń wobec kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów księgowych;
3)
zobowiązania finansowe wynikające z operacji gospodarczej mieszczą się w planie finansowym i że Wyższy Urząd Górniczy posiada środki finansowe na ich pokrycie.
8.
W przypadku ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwej jednostce, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.
§  10.
1.
Kontrola bieżąca operacji gospodarczych w zakresie prawidłowości gromadzenia środków publicznych jest ponadto sprawowana poprzez:
1)
porównywanie wpływów uzyskanych z planowanymi;
2)
ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania;
3)
analizę przebiegu windykacji należności;
4)
sprawdzanie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa;
5)
ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów najmu lokali będących w trwałym zarządzie i użytkowaniu Wyższego Urzędu Górniczego.
2.
Czynności wymienione w:
1)
ust. 1 pkt 1 - 4 - są dokonywane przez głównego księgowego;
2)
ust. 1 pkt 5 - są dokonywane przez pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem i administrowaniem obiektami przekazanymi Wyższemu Urzędowi Górniczemu w trwały zarząd i użytkowanie.
§  11.
1.
Pogłębiona kontrola następcza stosowania procedur dotyczących procesów wymienionych w § 5 pkt 2 przez poszczególne jednostki i poszczególne stanowiska pracy polega na:
1)
analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich z założonymi celami;
2)
sprawdzaniu, czy dany proces przebiegał zgodnie z założeniami i w ustalonej kolejności, a także, czy został objęty kontrolą wstępną i bieżącą oraz czy była ona skuteczna.
2.
Kontrola następcza powinna dostarczać także informacji o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań operacyjnych należy zmienić, aby osiągnąć założone cele.
3.
Kontrola następcza jest sprawowana po zakończeniu danego procesu.
§  12.
Główny księgowy lub osoba przez niego wyznaczona sporządzają i przedkładają, za pośrednictwem Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, w terminie 20 dni od dnia zakończenia danego kwartału, do akceptacji Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego kwartalne sprawozdania, dotyczące w szczególności:
1)
przebiegu wykonania zadań, w tym dochodów i wydatków;
2)
wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu państwa;
3)
prawidłowości i terminowości pobierania dochodów;
4)
przebiegu realizowania zobowiązań finansowych oraz występowania zobowiązań wymagalnych;
5)
przebiegu realizowania należności budżetowych oraz występowania należności po terminie płatności.
§  13.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
______

1) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. WUG z 2003 r. Nr 4, poz. 15, z 2004 r. Nr 5, poz. 24, z 2005 r. Nr 6, poz. 22 oraz z 2006 r. Nr 10, poz. 51.

2) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. WUG z 2003 r. Nr 4, poz. 16, z 2004 r. Nr 5, poz. 25 oraz z 2005 r. Nr 7, poz. 26.

1 § 2 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
2 § 2 pkt 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
3 § 3 pkt 4 lit. b):

- zmieniona przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.

- zmieniona przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 17 z dnia 22 września 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.14.88) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 2008 r.

4 § 7 ust. 5 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
5 § 7 ust. 5 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
6 § 8 ust. 1 pkt 2 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
7 § 9 ust. 3 pkt 1 lit. a) zmieniona przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
8 § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b) zmieniona przez § 1 pkt 5 lit. a) zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.
9 § 9 ust. 3 pkt 3:

- zmieniony przez § 1 pkt 5 lit. b) zarządzenia nr 9 z dnia 7 maja 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.9.56) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 7 maja 2008 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 17 z dnia 22 września 2008 r. (Dz.Urz.WUG.08.14.88) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 22 września 2008 r.