Postępowanie z dokumentacją oraz działalność archiwalna w urzędach górniczych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2005.12.47

Akt utracił moc

Wersja od: 21 grudnia 2005 r.

ZARZĄDZENIE Nr 10

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 30 listopada 2005 r.

w sprawie postępowania z dokumentacją oraz działalności archiwalnej w urzędach górniczych

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2, art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.¹⁾) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

Dział  I

Przepisy ogólne

§  1.

1. Zarządzenie określa:

1) jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych;

2) zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach górniczych ("instrukcja kancelaryjna");

3) zasady organizacji, zakres i tryb działania archiwów zakładowych w urzędach górniczych ("instrukcja archiwalna").

2. Odrębne przepisy określają:

1) niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w urzędach górniczych;

2) szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi w urzędach górniczych, w szczególności zasady ewidencjonowania, klasyfikowania i kwalifikowania dokumentów elektronicznych oraz zasady i tryb ich brakowania;

3) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych, przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

3. Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony korespondencji oraz akt zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "zastrzeżone" w urzędach górniczych określa również instrukcja opracowana przez pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych i zatwierdzona przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego na podstawie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631).

4. Sprawy wymienione w ust. 1 regulują w odniesieniu do korespondencji oraz akt oznaczonych klauzulą tajności inną niż klauzula "zastrzeżone" przepisy o ochronie informacji niejawnych.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oraz skróty oznaczają:

1) "akta" - dokumentację powstającą w toku działalności urzędów górniczych lub wpływającą do tych urzędów;

2) "czynności kancelaryjne" - czynności związane z obiegiem akt od ich wpływu do urzędu górniczego lub powstania w toku działalności urzędów górniczych do przekazania ich do archiwum zakładowego;

3) "jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych" - rzeczową klasyfikację akt, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym (liczbowym), hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną;

4) "kancelaria" - stanowisko albo stanowiska pracy w urzędzie górniczym, wykonujące czynności związane z odbieraniem i rozdzielaniem dokumentacji wpływającej do urzędu oraz wysyłaniem przesyłek;

5) "Kancelaria Główna" - kancelarię Wyższego Urzędu Górniczego;

6) "komórka merytoryczna" - komórkę organizacyjną, okręgowy urząd górniczy lub specjalistyczny urząd górniczy, do których zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwianie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie posiada całość akt;

7) "komórka organizacyjna" - komórkę organizacyjną wymienioną w § 2 ust. 1 statutu;

8) "korespondencja" - pojedyncze pismo albo telegram, wpływające do urzędu górniczego albo wysyłane z urzędu górniczego;

9) "korespondencja odebrana za pośrednictwem poczty Unix" - dokument elektroniczny odebrany za pośrednictwem poczty Unix;

10) "korespondencja odebrana za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej" - dokument elektroniczny wraz z załącznikami do tego dokumentu albo dokument elektroniczny sporządzony tylko jako załącznik, odebrane za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej;

11) "korespondencja wysyłana za pośrednictwem poczty Unix" - dokument elektroniczny wysyłany za pośrednictwem poczty Unix;

12) "korespondencja wysyłana za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej" - dokument elektroniczny wraz z załącznikami do tego dokumentu albo dokument elektroniczny sporządzony tylko jako załącznik, wysyłane za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej;

13) "osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego" - Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego, wiceprezesów Wyższego Urzędu Górniczego lub Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego;

14) "przesyłka" - kopertę lub paczkę zawierające korespondencję albo akta;

15) "referent sprawy" - osobę odpowiedzialną za merytoryczne załatwienie sprawy;

16) "regulamin organizacyjny Wyższego Urzędu Górniczego" - regulamin organizacyjny Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiący załącznik do zarządzenia nr 1 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lipca 2002 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG Nr 1, poz. 2, z 2003 r. Nr 4, poz. 15, z 2004 r. Nr 5, poz. 24 oraz z 2005 r. Nr 6, poz. 22);

17) "rozporządzenie Ministra Kultury" - rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych;

18) "sekretariat" - stanowisko albo stanowiska pracy w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym, których zakres czynności obejmuje wykonywanie czynności kancelaryjnych;

19) "skrzynka poczty elektronicznej" - każdą ze skrzynek poczty elektronicznej w urzędzie górniczym;

20) "specjalistyczny urząd górniczy" - Urząd Górniczy do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych;

21) "spis spraw" - komputerowy wykaz zawierający chronologiczne zestawienie dokumentów zarejestrowanych w danej sprawie w komputerowym systemie rejestracji i obiegu dokumentów w ramach hasła klasyfikacyjnego przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych i prowadzonego, w ramach komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, w danym roku kalendarzowym;

22) "sprawa" - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych;

23) "statut" - statut Wyższego Urzędu Górniczego, stanowiący załącznik do zarządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie nadania statutu Wyższemu Urzędowi Górniczemu (M. P. Nr 13, poz. 224);

24) "urząd górniczy" - Wyższy Urząd Górniczy, okręgowy urząd górniczy lub specjalistyczny urząd górniczy;

25) "wyodrębnione stanowisko" - wyodrębnione stanowisko wymienione w § 2 ust. 1 statutu;

26) "załącznik" - każde pismo lub inny dokument, w tym dokument elektroniczny, dołączone do korespondencji stanowiącej pismo przewodnie, odnoszące się do treści lub tworzące całość z pismem przewodnim.

§  3.

1. Przepisy dotyczące komórek organizacyjnych stosuje się odpowiednio do:

1) wyodrębnionych stanowisk;

2) zespołów wymienionych w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, których prace nadzoruje bezpośrednio, sprawuje nad nimi nadzór albo sprawuje nad nimi bezpośredni nadzór merytoryczny osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

3) stanowisk wymienionych w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, których prace nadzoruje bezpośrednio, sprawuje nad nimi nadzór albo sprawuje nad nimi bezpośredni nadzór merytoryczny osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego.

2. Przepisy dotyczące dyrektorów komórek organizacyjnych stosuje się odpowiednio do:

1) osób zajmujących wyodrębnione stanowiska;

2) kierowników zespołów wymienionych w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, których prace nadzoruje bezpośrednio, sprawuje nad nimi nadzór albo sprawuje nad nimi bezpośredni nadzór merytoryczny osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

3) osób zajmujących stanowiska wymienione w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, których prace nadzoruje bezpośrednio, sprawuje nad nimi nadzór albo sprawuje nad nimi bezpośredni nadzór merytoryczny osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

4) dyrektora komórki organizacyjnej sprawującego merytoryczny nadzór nad Archiwum Dokumentacji Mierniczo-Geologicznej.

§ 4. Stosownie do przepisów rozporządzenia Ministra Kultury akta dzieli się na:

1) materiały archiwalne - wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, których kategorię archiwalną oznacza się symbolem "A";

2) dokumentację niearchiwalną - inną dokumentację, niestanowiącą materiałów archiwalnych, której kategorię archiwalną oznacza się symbolem "B", z tym że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie okresu przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych, podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego oraz dla celów kontrolnych; w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne,

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie; ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji; zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

Dział  II

Jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych

§ 5. W urzędach górniczych stosuje się komputerowy system rejestracji i obiegu dokumentów, zwany dalej "systemem", oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych ("bezdziennikowy system kancelaryjny").

§  6.

1. Jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych:

1) jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli się na klasy poszczególnych rzędów;

2) określa kategorię archiwalną odrębnie dla:

a) komórki merytorycznej w Wyższym Urzędzie Górniczym,

b) okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznego urzędu górniczego,

c) innych niż komórka merytoryczna w Wyższym Urzędzie Górniczym komórek organizacyjnych.

2. Klasa:

1) pierwszego rzędu jest oznaczona symbolami od "0" do "9";

2) drugiego rzędu jest oznaczona symbolami od "00" do "99";

3) trzeciego rzędu jest oznaczona symbolami od "000" do "999";

4) czwartego rzędu jest oznaczona symbolami od "0000" do "9999".

§ 7. Jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 8. Dziennik podawczy oraz dziennik korespondencyjny służą do rejestracji korespondencji wpływającej do komórek organizacyjnych, okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznego urzędu górniczego oraz korespondencji z nich wychodzącej, a także do pokwitowania odbioru; dzienniki te mają charakter pomocniczy, a ich treść nie narusza jednolitego rzeczowego wykazu akt urzędów górniczych oraz systemu.

Dział  III

Instrukcja kancelaryjna

Rozdział  1

Organizacja pracy

§  9.

1. Czynności kancelaryjne w Wyższym Urzędzie Górniczym wykonują:

1) Kancelaria Główna;

2) osoby kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

3) dyrektorzy oraz zastępcy dyrektorów komórek organizacyjnych;

4) sekretariaty;

5) pracownicy obsługujący skrzynkę poczty elektronicznej komórki organizacyjnej;

6) referenci spraw.

2. Czynności kancelaryjne w okręgowych urzędach górniczych oraz specjalistycznym urzędzie górniczym wykonują:

1) kancelarie;

2) dyrektorzy oraz zastępcy dyrektorów urzędów;

3) sekretariaty;

4) pracownicy obsługujący skrzynkę poczty elektronicznej urzędu;

5) referenci spraw.

3. Organizację obsługi kancelaryjno-biurowej wyodrębnionych stanowisk, a także zespołów oraz stanowisk wymienionych w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, których prace nadzoruje bezpośrednio, sprawuje nad nimi nadzór albo sprawuje nad nimi bezpośredni nadzór merytoryczny osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, określa regulamin organizacyjny Wyższego Urzędu Górniczego.

§  10.

1. Do podstawowych obowiązków kancelarii należy:

1) odbieranie przesyłek wpływających do urzędu górniczego:

a) bezpośrednio,

b) za pośrednictwem skrytki pocztowej;

2) odbieranie korespondencji wpływającej do urzędu górniczego za pośrednictwem:

a) skrzynki poczty elektronicznej:

– Kancelarii Głównej ([e-mail]),

– okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego,

b) poczty Unix;

3) odbieranie przesyłek przyjętych spoza urzędu górniczego bezpośrednio przez sekretariaty;

4) odbieranie przesłanych przez komórkę organizacyjną lub dyspozytora Wyższego Urzędu Górniczego kopii bezpieczeństwa korespondencji odebranych uprzednio za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej;

5) przyjmowanie telefonogramów oraz faksów od dyspozytorów;

6) rejestrowanie wpływu przesyłki w systemie;

7) przekazywanie przesyłek według zasad określonych w § 26;

8) wysyłanie przesyłek.

2. Podstawowym obowiązkiem osób, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 2, w zakresie czynności kancelaryjnych jest dekretowanie dokumentów, zgodnie z zakresami działania komórek organizacyjnych.

3. Podstawowym obowiązkiem osób, o których mowa w § 9 ust. 1 pkt 3, w zakresie czynności kancelaryjnych jest dekretowanie dokumentów, zgodnie z zakresami czynności pracowników komórki organizacyjnej.

4. Podstawowym obowiązkiem osób, o których mowa w § 9 ust. 2 pkt 2, w zakresie czynności kancelaryjnych jest dekretowanie dokumentów, zgodnie z zakresami czynności pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

5. Pracownicy obsługujący skrzynki poczty elektronicznej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego wykonują tę czynność w sposób określony w dalszych przepisach instrukcji kancelaryjnej.

6. Do podstawowych obowiązków sekretariatów w zakresie czynności kancelaryjnych należy:

1) przekazywanie kancelarii przesyłek przyjętych bezpośrednio spoza urzędu górniczego;

2) przedkładanie Prezesowi Wyższego Urzędu Górniczego albo dyrektorowi okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego korespondencji oraz akt, które wpłynęły do urzędu;

3) przyjmowanie dokumentów zadekretowanych na komórkę organizacyjną oraz przedkładanie ich dyrektorowi tej komórki;

4) rejestrowanie dokumentów oraz spraw w systemie, a także przekazywanie dokumentów referentom spraw, zgodnie z dekretacją dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego;

5) prowadzenie teczek oraz segregatorów spraw;

6) przygotowywanie przesyłek do wysłania.

7. Do podstawowych obowiązków referentów spraw należy:

1) terminowe załatwianie spraw;

2) okresowe informowanie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego o stanie prac nad załatwianą sprawą;

3) informowanie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego o sprawach, co do których zachodzi obawa niezałatwienia ich w terminie albo które nie zostały załatwione w terminie;

4) współpraca z pracownikami Wyższego Urzędu Górniczego wyznaczonymi do załatwiania sprawy w innych komórkach organizacyjnych;

5) sporządzanie projektów pism.

Rozdział  2

Odbieranie, otwieranie oraz sprawdzanie przesyłek

§  11.

1. Przesyłki dla urzędów górniczych odbierają z placówki pocztowej operatora publicznego pracownicy upoważnieni przez:

1) dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego;

2) dyrektora okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1:

1) sprawdzają zgodność wykazu pocztowego z odbieranymi listami poleconymi oraz wartościowymi;

2) sprawdzają adresy na listach zwykłych oraz paczkach;

3) sprawdzają, czy odbierane przesyłki nie są uszkodzone, a w przypadku stwierdzonego uszkodzenia zapewniają uzyskanie odpowiedniego protokołu lub adnotacji o uszkodzeniu przesyłki.

§ 12. Przesyłki odebrane bezpośrednio przez sekretariaty niezwłocznie przekazuje się kancelarii celem zarejestrowania w systemie oraz nadania biegu sprawie.

§  13.

1. Przesyłki wpływające po godzinach pracy urzędu górniczego, określonych odrębnymi przepisami, odbiera dyspozytor urzędu górniczego, potwierdzając odbiór; niezwłocznie po rozpoczęciu pracy urzędu górniczego przesyłka jest przekazywana kancelarii.

2. O odebraniu przesyłki pilnej informuje się niezwłocznie adresata albo inną upoważnioną osobę.

§ 14. Kancelaria potwierdza odebranie przesyłki na żądanie składającego przesyłkę.

§  15.

1. Na telefonogramach oraz faksach notuje się:

1) datę wpływu;

2) godzinę i minutę odbioru;

3) imię i nazwisko przyjmującego;

4) imię i nazwisko nadającego albo nazwę instytucji nadającej.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przekazuje się kancelarii celem zarejestrowania w systemie.

§  16.

1. Kancelaria otwiera wszystkie prawidłowo doręczone przesyłki, z wyjątkiem:

1) skierowanych z:

a) Kancelarii Prezesa Rady Ministrów,

b) Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,

c) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu;

2) oznaczonych adnotacją "do rąk własnych", adresowanych do:

a) osób kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego,

b) dyrektorów komórek organizacyjnych, okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznego urzędu górniczego albo ich zastępców,

c) pracowników urzędów górniczych niewymienionych w lit. a i b.

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1, przekazuje się niezwłocznie, odpowiednio:

1) sekretariatom osób kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

2) sekretariatom dyrektorów komórek organizacyjnych albo ich zastępców;

3) bezpośrednio dyrektorom okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznego urzędu górniczego albo ich zastępcom;

4) bezpośrednio osobom, o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. c.

3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, sekretariaty postępują z przesyłką zgodnie z dyspozycją otrzymaną od osób wymienionych w tych przepisach.

§ 17. W przypadku mylnego doręczenia przesyłki, zwraca się ją do placówki pocztowej operatora publicznego.

§  18.

1. Po otwarciu przesyłki sprawdza się, czy:

1) nie zawiera ona dokumentu mylnie skierowanego;

2) ilość i rodzaj załączników są zgodne z ich określeniem w piśmie przewodnim.

2. Dokumenty mylnie skierowane niezwłocznie przesyła się adresatowi lub odsyła się nadawcy; w przypadku przesłania pisma adresatowi zawiadamia się o tym nadawcę.

3. W przypadku braku załączników albo niezgodności ilości lub rodzaju załączników z ich określeniem w piśmie przewodnim, na piśmie tym umieszcza się odpowiednią adnotację.

4. Do zawartości przesyłki załącza się kopertę albo papier pakowy z nienaruszonym stemplem pocztowym, jeżeli:

1) data stempla pocztowego jest istotna z uwagi na zachowanie terminu nadania lub złożenia dokumentu albo załatwienia sprawy;

2) wewnątrz przesyłki stwierdzono brak adresu lub pieczątki nadawcy;

3) stwierdzono niezgodność danych zawartych na kopercie albo papierze pakowym z ich zawartością;

4) przesyłka zawiera załączniki bez pisma przewodniego;

5) przesyłka zawiera skargę lub wniosek.

Rozdział  3

Odbieranie korespondencji za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej oraz poczty Unix

§  19.

1. Pracownik obsługujący skrzynkę poczty elektronicznej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego:

1) zapewnia, w czasie godzin swojej pracy, nieprzerwane działanie programu do obsługi tej poczty oraz zawartych w tym programie opcji:

a) automatycznego sprawdzania skrzynki odbiorczej, poprzez konfigurację określonej częstotliwości tego sprawdzania,

b) potwierdzenia przeczytania wiadomości;

2) na bieżąco informuje dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego o korespondencji odebranej za pośrednictwem tej skrzynki;

3) przesyła korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, na inną skrzynkę poczty elektronicznej;

4) drukuje, w zależności od potrzeb - w całości albo w części, korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, w szczególności gdy wymaga ona podjęcia i wykonania czynności urzędowych, a w pozostałych przypadkach - na polecenie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego; korespondencję odebraną za pośrednictwem tej skrzynki w trybie roboczym drukuje się na polecenie tego dyrektora;

5) kopiuje korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, w szczególności gdy wymaga ona podjęcia i wykonania czynności urzędowych, a w pozostałych przypadkach - na polecenie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, na informatyczny nośnik danych, z częstotliwością uzależnioną od objętości korespondencji w przyjętym okresie czasu;

6) na bieżąco usuwa, za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, w szczególności gdy nie wymaga ona podjęcia i wykonania czynności urzędowych.

2. Do korespondencji odebranej za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej dyspozytorni Wyższego Urzędu Górniczego stosuje się wymagania określone w ust. 1; w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 4-6, właściwy jest dyrektor komórki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny pracy służby dyspozytorskiej w Wyższym Urzędzie Górniczym.

3. Do korespondencji odebranej za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej Kancelarii Głównej stosuje się wymagania określone w ust. 1 pkt 1 -3, 5 i 6; wymaganie określone w ust. 1 pkt 4 stosuje się w przypadku, gdy korespondencja została odebrana jedynie za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej kancelarii.

§  20.

1. Pracownik komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, obsługujący pocztę Unix, na bieżąco informuje dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego o korespondencji odebranej za pośrednictwem tej poczty.

2. Korespondencję odebraną za pośrednictwem poczty Unix drukuje się:

1) w przypadkach uzasadnionych treścią korespondencji;

2) na polecenie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

§  21.

1. Korespondencję odebraną za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego albo skrzynki poczty elektronicznej dyspozytorni Wyższego Urzędu Górniczego, wydrukowaną w trybie określonym w § 19 ust. 1 pkt 4, jeżeli ze względu na jej treść jest wymagane podjęcie i wykonanie czynności urzędowych, przekazuje się kancelarii celem zarejestrowania w systemie; w przypadku korespondencji odebranej po uprzednim przesłaniu za pośrednictwem innej skrzynki poczty elektronicznej rejestracja w systemie jest dokonywana przez, odpowiednio, sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, których pracownik dokonał tych czynności, albo sekretariat komórki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny pracy służby dyspozytorskiej w Wyższym Urzędzie Górniczym.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy korespondencja została odebrana jedynie za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej Kancelarii Głównej.

3. W przypadku gdy korespondencja została odebrana za pośrednictwem kilku skrzynek poczty elektronicznej w Wyższym Urzędzie Górniczym, przekazanie jej Kancelarii Głównej w trybie określonym w ust. 1 jest dokonywane przez komórkę merytoryczną.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dowodem odebrania korespondencji za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej jest wydruk informujący o odebraniu tej korespondencji.

5. Korespondencję odebraną za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej w trybie roboczym sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego rejestruje w systemie na polecenie dyrektora tej komórki lub urzędu.

§  22.

1. Korespondencję odebraną za pośrednictwem poczty Unix, wydrukowaną w trybie określonym w § 20 ust. 2, jeżeli ze względu na jej treść jest wymagane podjęcie i wykonanie czynności urzędowych, przekazuje się kancelarii celem zarejestrowania w systemie.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dowodem odebrania korespondencji za pośrednictwem poczty Unix jest wydruk informujący o odebraniu tej korespondencji.

3. Korespondencję odebraną za pośrednictwem poczty Unix w trybie roboczym sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego rejestruje w systemie na polecenie dyrektora tej komórki lub urzędu.

§ 23. W przypadkach, o których mowa w § 19 ust. 1 pkt 4-6, § 20 ust. 2 pkt 2, § 21 ust. 5 oraz § 22 ust. 3, dyrektorzy komórek organizacyjnych działają na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego.

Rozdział  4

Stemplowanie przesyłek oraz rejestrowanie dokumentów przez kancelarie

§  24.

1. Kancelaria stempluje odebrane przesyłki pieczątką wpływu.

2. Pieczątkę wpływu odciska się na:

1) kopercie albo papierze pakowym - w przypadkach, o których mowa w § 16 ust. 1 oraz w § 18 ust. 4 pkt 2-4;

2) załącznikach - w przypadkach, o których mowa w § 18 ust. 4 pkt 4;

3) dokumencie, piśmie przewodnim, skardze lub wniosku - w przypadkach, o których mowa w § 18 ust. 4 pkt 1, 3 i 5;

4) wydruku informującym o odebraniu korespondencji za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej - w przypadku, o którym mowa w § 21 ust. 1;

5) wydruku informującym o odebraniu korespondencji za pośrednictwem poczty Unix - w przypadku, o którym mowa w § 22 ust. 1.

3. Na odcisku pieczątki wpływu, zawierającej nazwę urzędu górniczego, odnotowuje się w szczególności:

1) datę wpływu;

2) ilość załączników albo informację o ich braku, jeżeli w piśmie przewodnim jest mowa o załączniku albo załącznikach.

4. Nie odciska się pieczątki wpływu na:

1) dziennikach urzędowych;

2) drukach, czasopismach i książkach;

3) biuletynach i komunikatach;

4) dokumentach mylnie skierowanych.

§  25.

1. Kancelaria rejestruje dokumenty w systemie po dokonaniu czynności określonych w § 24.

2. Podczas rejestracji wprowadza się do systemu dane dotyczące:

1) daty wpływu dokumentu do urzędu górniczego;

2) daty dokumentu, podanej przez nadawcę;

3) typu dokumentu, poprzez zastosowanie następujących symboli:

a) "P" - dla dokumentu wpływającego, w tym telegramu,

b) "EP" - dla korespondencji odebranej za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej,

c) "FP" - dla faksu wpływającego,

d) "TP" - dla telefonogramu wpływającego,

e) "UP" - dla korespondencji odebranej za pośrednictwem poczty Unix;

4) nadawcy;

5) krótkiego opisu dokumentu.

3. Kolejny numer dokumentu w danym roku kalendarzowym, nadany przez system, jest umieszczany na pieczątce wpływu.

4. Dane, o których mowa w ust. 2 i 3, system umieszcza w spisie spraw.

5. Nie rejestruje się w systemie dokumentów wymienionych w § 24 ust. 4.

§  26.

1. Po zarejestrowaniu dokumentu w systemie kancelaria przekazuje go, za potwierdzeniem odbioru:

1) sekretariatowi Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego;

2) w zależności od organizacji pracy w okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym - dyrektorowi urzędu bezpośrednio albo za pośrednictwem sekretariatu.

2. Potwierdzenie odbioru dokumentu jest rejestrowane w systemie.

Rozdział  5

Dekretowanie dokumentów oraz rejestrowanie spraw i dokumentów w komórkach organizacyjnych, okręgowych urzędach górniczych oraz specjalistycznym urzędzie górniczym

§  27.

1. Sekretariat Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego przedkłada otrzymany dokument Prezesowi.

2. Prezes Wyższego Urzędu Górniczego dekretuje dokument na:

1) wiceprezesa lub wiceprezesów Wyższego Urzędu Górniczego;

2) Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego;

3) komórkę organizacyjną, której prace nadzoruje bezpośrednio.

3. Wiceprezesi Wyższego Urzędu Górniczego dekretują otrzymany dokument na komórkę organizacyjną:

1) nad którą sprawują bezpośredni nadzór merytoryczny albo która podlega im bezpośrednio;

2) której prace nadzoruje bezpośrednio Prezes Wyższego Urzędu Górniczego, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

3) nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego.

4. Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego dekretuje otrzymany dokument na komórkę organizacyjną:

1) nad którą sprawuje bezpośredni nadzór merytoryczny;

2) której prace nadzoruje bezpośrednio Prezes Wyższego Urzędu Górniczego, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego;

3) nad którą bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje wiceprezes Wyższego Urzędu Górniczego albo która podlega bezpośrednio wiceprezesowi Wyższego Urzędu Górniczego, działając po porozumieniu się z tą osobą kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego.

5. W przypadku gdy dokument jest dekretowany na więcej niż jedną komórkę organizacyjną, przyjmuje się, że sprawę prowadzi komórka wskazana jako pierwsza, a pozostałe są komórkami współdziałającymi w załatwieniu sprawy; zasada ta nie narusza przepisów regulaminu organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego.

6. Po dokonaniu dekretacji przez osobę kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, sekretariat tej osoby przekazuje dokument, za potwierdzeniem odbioru, komórce organizacyjnej, na którą dokonano dekretacji; w przypadku dokonania dekretacji na więcej niż jedną komórkę organizacyjną, sekretariat osoby kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego sporządza oraz przekazuje komórkom współdziałającym w załatwieniu sprawy, o których mowa w ust. 5, jedynie kopię (drugi egzemplarz) pisma przewodniego.

7. Potwierdzenie odbioru dokumentu przez komórkę organizacyjną jest rejestrowane w systemie; komórki współdziałające w załatwieniu sprawy, o których mowa w ust. 5, rejestrują w systemie potwierdzenie odbioru kopii (drugiego egzemplarza) pisma przewodniego.

8. W przypadku omyłkowego zadekretowania dokumentu na niewłaściwą komórkę organizacyjną, dyrektor tej komórki niezwłocznie informuje o tym osobę kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, która dokonała dekretacji, oraz osobę kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, z którą porozumiewano się przed dokonaniem dekretacji.

§  28.

1. Sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego przedkłada otrzymany dokument dyrektorowi komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego do wglądu.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego:

1) przejmuje sprawę do samodzielnego załatwienia;

2) dekretuje sprawę, na swego zastępcę;

3) występuje do innej komórki organizacyjnej z prośbą o merytoryczne stanowisko, określając jednocześnie termin na jego zajęcie, oraz wyznacza, poprzez dekretację, referenta lub referentów sprawy;

4) występuje do innej komórki organizacyjnej z prośbą o merytoryczne stanowisko, określając jednocześnie termin na jego zajęcie;

5) wyznacza, poprzez dekretację, referenta lub referentów sprawy.

3. Działając w sposób określony w ust. 2 pkt 2 lub 5, dyrektor komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego może zamieścić na dokumencie adnotację dotyczącą sposobu lub terminu załatwienia sprawy.

4. Po dokonaniu czynności wymienionych w ust. 2 przekazuje się dokument sekretariatowi komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego celem zarejestrowania w systemie.

5. W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w ust. 2 pkt 2 zastępca dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego może wyznaczyć do załatwienia sprawy w całości albo w części pracownika albo pracowników, których jest bezpośrednim przełożonym, zamieszczając na dokumencie adnotację dotyczącą sposobu lub terminu załatwienia sprawy albo jej części oraz informując o tym dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego; zasada ta nie narusza terminu załatwienia sprawy ustalonego na podstawie ust. 3.

6. W przypadku gdy wyznaczony został więcej niż jeden referent sprawy, przyjmuje się, że sprawę prowadzi referent wyznaczony w dekretacji jako pierwszy, a pozostali referenci współdziałają w załatwieniu sprawy; zasada ta nie narusza zakresów czynności poszczególnych pracowników.

7. W przypadku omyłkowego wyznaczenia referenta sprawy, niezwłocznie informuje on o tym dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

8. W przypadku przejęcia sprawy przez dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego do samodzielnego załatwienia, staje się on referentem sprawy.

9. W przypadku zadekretowania sprawy na zastępcę dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, zastępca ten staje się referentem sprawy, chyba że wyznaczył do załatwienia sprawy w całości pracownika albo pracowników, których jest bezpośrednim przełożonym.

10. W przypadku gdy dokument nie dotyczy zdarzenia lub stanu rzeczy wymagających podjęcia i wykonania czynności urzędowych oraz nie jest związany z jakąkolwiek sprawą, dyrektor komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego zatrzymuje dokument albo przekazuje go swemu zastępcy lub innemu pracownikowi tej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

§  29.

1. Na podstawie dekretacji sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego rejestruje dokument, nanosząc nań znak sprawy i wprowadzając te dane do systemu; w przypadku wątpliwości co do charakteru sprawy, rejestracja w systemie jest dokonywana po porozumieniu się z jedynym referentem sprawy albo referentem sprawy wyznaczonym w dekretacji jako pierwszy.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, system umieszcza w spisie spraw.

3. Skargi i wnioski, po zarejestrowaniu w sposób określony w ust. 1, ewidencjonuje się w rejestrze skarg i wniosków; rejestr ten zawiera informację o dacie wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia skargi lub wniosku.

4. Rejestracja sprawy w systemie jest dokonywana w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym tylko raz, na podstawie pierwszego dokumentu w danej sprawie, który wpłynął lub powstał w tej komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym; rejestrację spraw w systemie prowadzi się oddzielnie na każdy rok kalendarzowy.

5. Kolejne dokumenty dotyczące tej samej sprawy otrzymują ten sam znak sprawy w ramach przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych hasła klasyfikacyjnego, pod którym został zarejestrowany w systemie pierwszy dokument, i są dołączane do akt danej sprawy.

6. Sekretariat lub referent sprawy rejestrują dokumenty, wprowadzając do systemu dane dotyczące:

1) daty dokumentu;

2) znaku sprawy;

3) krótkiego opisu dokumentu.

7. Kolejny numer dokumentu, zarejestrowanego w sposób określony w ust. 6, w danym roku kalendarzowym jest nadawany przez system.

8. Dane, o których mowa w ust. 6 i 7, system umieszcza w spisie spraw.

9. W przypadku dokumentów wysyłanych lub przekazywanych innej komórce organizacyjnej stosuje się § 51.

10. Znak sprawy składa się z następujących danych:

1) symbolu literowego komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego albo specjalistycznego urzędu górniczego, zgodnego z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny Wyższego Urzędu Górniczego albo regulamin organizacyjny okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, stanowiący załącznik do zarządzenia nr 2 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 lipca 2002 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych (Dz. Urz. WUG Nr 1, poz. 3, z 2003 r. Nr 4, poz. 16, z 2004 r. Nr 5, poz. 25 oraz z 2005 r. Nr 7, poz. 26);

2) symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) sprawy przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych;

3) kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w systemie w ramach hasła klasyfikacyjnego przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych;

4) dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana w systemie w ramach hasła klasyfikacyjnego przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych.

11. Wzór określający układ danych składających się na znak sprawy stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

12. Każdy dokument oznacza się w sposób pozwalający na jego przyporządkowanie do określonej sprawy.

13. Oznaczenie dokumentu składa się ze znaku sprawy, uzupełnionego o:

1) kolejny numer dokumentu w danym roku kalendarzowym, nadany przez system;

2) symbol literowy referenta sprawy, unikalny w ramach komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, co do zasady zgodny z inicjałami referenta sprawy.

14. Wzór określający układ danych składających się na oznaczenie dokumentu stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§ 30. Sekretariat, po zarejestrowaniu dokumentu w systemie, niezwłocznie doręcza go jedynemu referentowi sprawy albo referentowi sprawy wyznaczonemu w dekretacji jako pierwszy.

§  31.

1. Jeżeli pierwszy dokument wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych powstał w urzędzie górniczym, do odbierania oraz rejestrowania dokumentów w systemie, a także dekretowania dokumentów oraz spraw stosuje się odpowiednio:

1) w Wyższym Urzędzie Górniczym - § 14, § 19 - 23 i § 25-30;

2) w okręgowych urzędach górniczych i specjalistycznym urzędzie górniczym - § 28 - 30.

2. W przypadku, o którym mowa w § 25, rejestracja dokumentu w systemie jest dokonywana przez sekretariat komórki organizacyjnej.

Rozdział  6

Załatwianie spraw

§  32.

1. W zależności od charakteru sprawy jest ona załatwiana w formie:

1) ustnej - referent sprawy sporządza i podpisuje notatkę służbową do akt informującą o sposobie załatwienia sprawy;

2) pisemnej - referent sprawy sporządza projekt pisma i przedkłada go do aprobaty właściwemu przełożonemu;

3) telefonicznej - referent sprawy sporządza i podpisuje notatkę służbową do akt informującą o wyniku rozmowy telefonicznej;

4) telegraficznej - stosowanej w sprawach bardzo pilnych za pośrednictwem telefonogramu, telegramu lub faksu;

5) elektronicznej - stosowanej w przypadku, gdy:

a) taki obowiązek jest przewidziany w przepisach powszechnie obowiązujących,

b) taki sposób załatwienia sprawy:

– jest wymuszony przez formę, w której dokument wpłynął do urzędu górniczego,

– został zastrzeżony przez podmiot lub instytucję oczekujące odpowiedzi.

2. W uzasadnionych przypadkach można zrezygnować ze sporządzenia notatki służbowej do akt i poprzestać na umieszczeniu odpowiedniej adnotacji na dokumencie bezpośrednio poprzedzającym załatwienie sprawy; adnotacja zawiera datę oraz parafę referenta sprawy.

§ 33. Notatkę służbową do akt sporządza się:

1) umieszczając znak sprawy pod, znajdującym się w lewym górnym rogu, miejscem przeznaczonym na pieczęć komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego;

2) umieszczając napis "Notatka służbowa" na środku, poniżej miejsca, w którym umieszczono znak sprawy;

3) umieszczając, poniżej treści notatki służbowej, po prawej stronie, nazwę miejscowości oraz datę z oznaczeniem dnia, miesiąca oraz roku, stosownie do zasad określonych w § 34 ust. 2;

4) umieszczając podpis poniżej miejsca, w którym umieszczono nazwę miejscowości oraz datę notatki służbowej.

§  34.

1. Część nagłówkową pisma załatwiającego sprawę sporządza się:

1) umieszczając znak sprawy pod, znajdującym się w lewym górnym rogu, miejscem przeznaczonym na:

a) nadruk nazwy osoby kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego,

b) pieczęć albo nadruk nazwy urzędu górniczego,

c) pieczęć albo nadruk nazwy komórki organizacyjnej;

2) umieszczając w prawym górnym rogu miejscowość oraz datę:

a) na piśmie przeznaczonym do wysłania lub przekazania innej komórce organizacyjnej - z oznaczeniem miesiąca oraz roku, pozostawiając wolne miejsce na wpisanie oznaczenia dnia,

b) na pismach niewymienionych w lit. a - z oznaczeniem dnia, miesiąca oraz roku;

3) umieszczając w prawej górnej części:

a) dane dotyczące adresata, w szczególności:

– imię i nazwisko oraz funkcję osoby wykonującej czynności organu administracji publicznej, a także nazwę miejscowości będącej siedzibą urzędu obsługującego ten organ,

– imię i nazwisko oraz funkcję osoby wykonującej czynności kierownika urzędu stanowiącego organ administracji publicznej, a także nazwę miejscowości będącej siedzibą tego urzędu,

– nazwę oraz dokładny adres instytucji,

– imię i nazwisko oraz dokładny adres osoby,

– imię i nazwisko oraz funkcję osoby kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego, z dodaniem poniżej podkreślonej formuły "w miejscu",

– nazwę komórki organizacyjnej, z dodaniem poniżej podkreślonej formuły "w miejscu",

b) zbiorczą nazwę adresatów oraz poniżej podkreśloną formułę "według rozdzielnika", jeżeli pismo ma być wysłane lub przekazane większej ilości adresatów.

2. Oznaczenie:

1) dnia pisze się cyframi arabskimi;

2) miesiąca pisze się słownie;

3) roku pisze się cyframi arabskimi ze znakiem "r.", jako skrótem wyrazu "rok".

3. Jeżeli pismo, sporządzone w edytorze tekstu, jest przesyłane za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej lub poczty Unix, do sporządzenia jego części nagłówkowej stosuje się zasady określone w ust. 1 i 2, z tym że w miejscu przeznaczonym na pieczęć lub nadruk, o których mowa w ust. 1 pkt 1, umieszcza się, zachowując identyczny układ graficzny, dane i oznaczenia zawarte na pieczęci lub nadruku, a w miejscu przeznaczonym na miejscowość oraz datę umieszcza się również oznaczenie dnia.

§  35.

1. Pod treścią pisma:

1) pozostawia się po prawej stronie wolne miejsce na podpis i pieczęć podpisującego;

2) jeżeli sprawa jest prowadzona stosownie do przepisów o postępowaniu administracyjnym - po lewej stronie, poniżej miejsca przeznaczonego na podpis i pieczęć podpisującego, umieszcza się podkreśloną formułę "Otrzymują:", wymieniając pod nią adresatów;

3) w przypadku określonym w § 34 ust. 1 pkt 3 lit. b - po lewej stronie, poniżej miejsca przeznaczonego na podpis i pieczęć podpisującego, umieszcza się podkreśloną formułę "Rozdzielnik:", wymieniając pod nią adresatów;

4) jeżeli ma ona być podana do wiadomości innym osobom, instytucjom, komórkom organizacyjnym, okręgowym urzędom górniczym lub specjalistycznemu urzędowi górniczemu, niewymienionym w danych dotyczących adresata albo w rozdzielniku - po lewej stronie, poniżej miejsca przeznaczonego na podpis i pieczęć podpisującego oraz wykaz adresatów w rozdzielniku, umieszcza się podkreśloną formułę "Do wiadomości otrzymują:" oraz wymienia się te osoby, instytucje, komórki oraz urzędy.

2. Wyliczenie adresatów, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, a także osób, instytucji, komórek oraz urzędów, o których mowa w ust. 1 pkt 4, jest dokonywane przy użyciu cyfr arabskich z nawiasem z prawej strony; każdy punkt kończy się średnikiem, a ostatni kropką.

3. Jeżeli pismo, sporządzone w edytorze tekstu, jest przesyłane za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej lub poczty Unix, w miejscu przeznaczonym na podpis i pieczęć podpisującego wpisuje się, zachowując identyczny układ graficzny, dane zawarte na pieczęci, a zamiast podpisu umieszcza się znak wskazujący na aprobatę pisma przez podpisującego.

§  36.

1. Pismo może zawierać określenia uzupełniające:

1) wskazujące na charakter pisma oraz sposób jego przekazania lub wysłania;

2) wskazujące ilość załączników, poprzez użycie podkreślonego skrótu "zał.", poprzedzonego odpowiednią cyfrą arabską albo liczbą złożoną z cyfr arabskich.

2. Określenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, umieszcza się nad oznaczeniem adresata.

3. Określenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, umieszcza się pod treścią pisma po lewej stronie, powyżej elementów, o których mowa w § 35 ust. 1.

§  37.

1. Jeżeli nie wskazano wymaganej ilości kopii (drugiego i kolejnych egzemplarzy), sporządza się oryginał (pierwszy egzemplarz) pisma oraz jego kopię (drugi egzemplarz).

2. Kopię (drugi egzemplarz) pisma parafują, wraz z oznaczeniem daty złożenia parafy, referent sprawy, osoby, z którymi treść pisma uzgodniono, a także dyrektor komórki organizacyjnej, na którą zadekretowano dokument wszczynający sprawę, jeżeli pismo podpisywać będzie osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego.

3. Parafę składa się po lewej stronie pod treścią pisma albo elementami, o których mowa w § 35 ust. 1.

§ 38. Pisma do podpisu przedkłada się w teczce oznaczonej napisem "Do podpisu".

§ 39. Pisma podpisują:

1) w okręgowym urzędzie górniczym oraz specjalistycznym urzędzie górniczym:

a) dyrektor urzędu,

b) zastępca dyrektora urzędu, stosownie do zasad określonych przez dyrektora urzędu w upoważnieniu, umieszczając nad podpisem, z lewej strony, formułę "z up.", jako skrót klauzuli "z upoważnienia dyrektora",

c) upoważnieni przez dyrektora urzędu do podpisywania określonych pism pracownicy urzędu, umieszczając nad podpisem, z lewej strony, formułę "z up.", jako skrót klauzuli "z upoważnienia dyrektora";

2) w Wyższym Urzędzie Górniczym - osoby uprawnione stosownie do zasad określonych w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego.

§  40.

1. Osoba podpisująca pismo składa swój podpis oraz, w przypadkach określonych w § 34 ust. 1 pkt 2 lit. a, uzupełnia datę o cyfrowe oznaczenie dnia.

2. Podpis jest składany na oryginale (pierwszym egzemplarzu) i kopiach (drugim i kolejnych egzemplarzach) pism oznaczonych formułą "Otrzymują:" lub "Do wiadomości otrzymują:"; na kopiach (drugim i kolejnych egzemplarzach) przeznaczonych do akt może być złożona parafa.

3. Na pismach o identycznej treści wysyłanych lub przekazywanych w większej ilości egzemplarzy, także w przypadku użycia formuły "według rozdzielnika", mogą być umieszczone faksymile podpisu, jeżeli pisma te:

1) nie mają charakteru dokumentu w rozumieniu odrębnych przepisów;

2) nie są adresowane do organów administracji publicznej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, pismo pozostające w aktach jest podpisywane ręcznie.

§  41.

1. Akta lub korespondencję przeznaczone do wysłania lub przekazania innej komórce organizacyjnej przygotowują sekretariaty komórek merytorycznych oraz kancelarie lub sekretariaty okręgowych urzędów górniczych i specjalistycznego urzędu górniczego.

2. Sekretariaty oraz kancelarie sprawdzają prawidłowość pisma pod wzglądem zgodności z wymaganiami określonymi w § 34-37, § 39 i § 40; w przypadku stwierdzenia braków, uzupełnia się je albo przekazuje referentowi sprawy celem spowodowania ich uzupełnienia.

§  42.

1. Akta wysyłane do tego samego adresata wkłada się do jednej koperty.

2. Jeżeli akta dotyczą kilku spraw, po włożeniu ich do wspólnej koperty umieszcza się na niej adnotację o sposobie wysłania.

3. Na kopercie umieszcza się znak sprawy.

4. Używanie zszywek do zamykania kopert jest niedozwolone.

§  43.

1. Akta przeznaczone do wysłania adresatom spoza urzędów górniczych sekretariat komórki merytorycznej przekazuje Kancelarii Głównej w zaadresowanej kopercie.

2. Dokumenty wysyłane do okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznego urzędu górniczego przekazuje się Kancelarii Głównej bez kopert.

3. Akta przeznaczone do wysłania w danym dniu przekazuje się Kancelarii Głównej do godziny 13⁰⁰.

§ 44. Akta wysyła się zgodnie z dyspozycją, o której mowa w § 36 ust. 1 pkt 1; w przypadku braku takiej dyspozycji przyjmuje się, że akta traktuje się jako przesyłkę zwykłą.

§ 45. Dowodem wysłania przesyłek przez kancelarie są pokwitowania placówki pocztowej operatora publicznego w książkach doręczeń.

§  46.

1. Pracownik obsługujący skrzynkę poczty elektronicznej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego:

1) zapewnia, w czasie godzin swojej pracy, nieprzerwane działanie zawartej w programie do obsługi tej poczty opcji żądania potwierdzenia przeczytania wysłanych wiadomości;

2) na bieżąco informuje dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego o korespondencji wysłanej za pośrednictwem tej skrzynki;

3) przesyła korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, na inną skrzynkę poczty elektronicznej;

4) drukuje, w zależności od potrzeb - w całości albo w części, korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, w szczególności gdy stanowi ona podjęcie i wykonanie czynności urzędowej, a w pozostałych przypadkach - na polecenie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego; korespondencję wysłaną za pośrednictwem tej skrzynki w trybie roboczym drukuje się na polecenie tego dyrektora;

5) kopiuje korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, w szczególności gdy stanowi ona podjęcie i wykonanie czynności urzędowej, a w pozostałych przypadkach - na polecenie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, na informatyczny nośnik danych, z częstotliwością uzależnioną od objętości korespondencji w przyjętym okresie czasu;

6) na bieżąco usuwa, za zgodą dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, korespondencję, o której mowa w pkt 2, w przypadkach uzasadnionych jej treścią, w szczególności gdy nie stanowi ona podjęcia i wykonania czynności urzędowej.

2. Do korespondencji wysłanej za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej dyspozytorni Wyższego Urzędu Górniczego stosuje się wymagania określone w ust. 1; w przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 4 - 6, właściwy jest dyrektor komórki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny pracy służby dyspozytorskiej w Wyższym Urzędzie Górniczym.

3. Do korespondencji wysłanej za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej Kancelarii Głównej stosuje się wymagania określone w ust. 1.

§  47.

1. Pracownik komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, obsługujący pocztę Unix, na bieżąco informuje dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego o korespondencji wysłanej za pośrednictwem tej poczty.

2. Korespondencję wysłaną za pośrednictwem poczty Unix drukuje się:

1) w przypadkach uzasadnionych treścią korespondencji;

2) na polecenie dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

§  48.

1. Korespondencję wysłaną za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego albo skrzynki poczty elektronicznej dyspozytorni Wyższego Urzędu Górniczego, wydrukowaną w trybie określonym w § 46 ust. 1 pkt 4, jeżeli ze względu na jej treść stanowi ona podjęcie i wykonanie czynności urzędowej, rejestruje w systemie, odpowiednio, sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, których pracownik dokonał tych czynności, albo sekretariat komórki organizacyjnej sprawującej nadzór merytoryczny pracy służby dyspozytorskiej w Wyższym Urzędzie Górniczym.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy korespondencja została wysłana za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej Kancelarii Głównej.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dowodem wysłania korespondencji za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej jest wydruk informujący o wysłaniu tej korespondencji.

4. Korespondencję wysłaną za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej w trybie roboczym sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego rejestruje w systemie na polecenie dyrektora tej komórki lub urzędu.

§  49.

1. Korespondencję wysłaną za pośrednictwem poczty Unix, wydrukowaną w trybie określonym w § 47 ust. 2, jeżeli ze względu na jej treść stanowi ona podjęcie i wykonanie czynności urzędowej, rejestruje w systemie sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, których pracownik dokonał tych czynności.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, dowodem wysłania korespondencji za pośrednictwem poczty Unix jest wydruk informujący o wysłaniu tej korespondencji.

3. Korespondencję wysłaną za pośrednictwem poczty Unix w trybie roboczym sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego rejestruje w systemie na polecenie dyrektora tej komórki lub urzędu.

§ 50. W przypadkach, o których mowa w § 46 ust. 1 pkt 4-6, § 47 ust. 2 pkt 2, § 48 ust. 4 oraz § 49 ust. 3, dyrektorzy komórek organizacyjnych działają na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego.

§  51.

1. Kancelaria Główna oraz kancelarie i sekretariaty okręgowych urzędów górniczych lub specjalistycznego urzędu górniczego rejestrują w systemie wysyłane dokumenty.

2. Sekretariaty komórek organizacyjnych rejestrują w systemie dokumenty przekazywane innej komórce organizacyjnej.

3. Podczas rejestracji wprowadza się do systemu dane dotyczące:

1) daty wysłania lub przekazania dokumentu;

2) daty dokumentu, określonej, w przypadku pism, w jego części nagłówkowej;

3) znaku sprawy;

4) typu dokumentu, poprzez zastosowanie następujących symboli:

a) "W" - dla dokumentu wysyłanego, w tym telegramu, lub przekazywanego,

b) "EW" - dla korespondencji wysyłanej za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej,

c) "FW" - dla faksu wysyłanego,

e) "UW" - dla korespondencji wysyłanej za pośrednictwem poczty Unix;

5) nadawcy;

6) adresata;

7) krótkiego opisu dokumentu.

4. Kolejny numer dokumentu w danym roku kalendarzowym jest nadawany przez system.

5. Dane, o których mowa w ust. 3 i 4, system umieszcza w spisie spraw.

Rozdział  7

Przechowywanie akt

§  52.

1. Referent sprawy przechowuje akta spraw do załatwienia w teczce oznaczonej napisem "Do załatwienia".

2. Akta układa się w kolejności wpływu; w przypadkach uzasadnionych charakterem pracy referenta sprawy akta układa się w kolejności według terminów załatwienia spraw.

3. W przypadku znacznej objętości akt sprawy sporządza się kopię (drugi egzemplarz) pierwszej strony dokumentu wszczynającego sprawę, wskazując na niej miejsce przechowywania akt.

4. Sprawy pilne załatwia się poza kolejnością.

§  53.

1. Akta spraw załatwionych przechowuje się w teczkach lub segregatorach.

2. Teczki oraz segregatory prowadzi się według klas najniższego rzędu jednolitego rzeczowego wykazu akt urzędów górniczych w kolejności liczb porządkowych spisu spraw, któremu odpowiada kategoria archiwalna.

3. Wszystkie akta dotyczące jednej sprawy są gromadzone chronologicznie i tworzą całość.

4. Teczka oraz segregator zawierają akta spraw załatwionych, powstałe w jednym roku kalendarzowym.

5. Do teczki oraz segregatora zawierających akta spraw załatwionych wkłada się na wierzch, nie później niż na koniec danego roku kalendarzowego, wydruk spisu spraw, sporządzony w układzie ciągłym, poczynając od sprawy pierwszej do ostatniej.

6. Wzór wydruku, o którym mowa w ust. 5, stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

7. Teczkę oraz segregator zawierające akta spraw załatwionych opisuje się według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia.

8. Każdej klasie najniższego rzędu jednolitego rzeczowego wykazu akt urzędów górniczych odpowiada teczka lub segregator o tym samym symbolu klasyfikacyjnym (liczbowym) i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej.

9. Łączenie w jednej teczce lub segregatorze akt o różnej kategorii archiwalnej jest niedozwolone.

10. W przypadku wyjęcia akt z teczki lub segregatora wkłada się w ich miejsce kartkę zastępczą, informującą, czego sprawa dotyczy oraz kiedy, przez kogo, dla kogo i w jakim celu akta zostały wyjęte.

§  54.

1. W przypadku potrzeby wydzielenia z teczki lub segregatora określonych spraw w osobne zbiory, zakłada się podteczki.

2. Podteczkę opisuje się według wzoru ustalonego dla teczki oraz segregatora, z wyraźną adnotacją o charakterze zbioru.

§  55.

1. Akta spraw załatwionych przechowuje się w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym przez okres 2 lat.

2. Okres przechowywania jest liczony od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym załatwiono sprawę.

3. Jeżeli zachodzi potrzeba przedłużenia okresu, o którym mowa w ust. 1, akta te, po uporządkowaniu ich zgodnie z wymaganiami określonymi w § 65 oraz zarejestrowaniu ich w ewidencji archiwum zakładowego, pozostają w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym na zasadach wypożyczenia ich z archiwum zakładowego.

4. Akta spraw związanych z działalnością:

1) specjalnych komisji do kompleksowego opiniowania stanu rozpoznania i zwalczania zagrożeń naturalnych i technicznych w zakładach górniczych oraz zagrożeń bezpieczeństwa powszechnego, związanego z ruchem zakładu górniczego, powoływanych przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego na podstawie art. 107 ust. 8 pkt 3 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2005 r. Nr 228, poz. 1947),

2) zespołów do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek organizacyjnych Wyższego Urzędu Górniczego, tworzonych przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego na podstawie § 2 ust. 4 statutu,

3) stałych lub doraźnych kolegialnych organów doradczych i opiniodawczych, powoływanych przez Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego na podstawie § 3 ust. 4 statutu,

po zakończeniu ich działalności komórka organizacyjna obsługująca ich prace przekazuje do Biura Organizacyjnego Wyższego Urzędu Górniczego; przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.

5. W przypadku gdy wymienione w ust. 4 pkt 2 i 3 zespół lub organ zostały utworzone lub powołane w związku z grożącym niebezpieczeństwem lub wypadkiem zaistniałym w zakładzie górniczym, akta spraw związanych z działalnością tych zespołów lub organów, po zakończeniu ich działalności, przechowuje komórka organizacyjna obsługująca ich prace; przepisy ust. 1-3 stosuje się odpowiednio.

§  56.

1. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki lub segregatory, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt urzędów górniczych.

2. Sprawy niezałatwione w roku poprzedzającym są prowadzone, do momentu ich załatwienia, pod tym samym znakiem.

3. Przeniesienie danej sprawy z roku poprzedzającego na bieżący:

1) następuje na podstawie dokumentu, który wpłynął albo który wysłano lub przekazano w danej sprawie po 31 grudnia roku poprzedzającego;

2) rejestruje się w systemie.

4. W uzasadnionych przypadkach teczki lub segregatory mogą być prowadzone przez dłuższy okres, w szczególności w odniesieniu do spraw o niewielkiej objętości akt.

Rozdział  8

Powielanie, sporządzanie odpisów akt oraz uwierzytelnianie kopii (drugiego i kolejnych egzemplarzy) dokumentów

§  57.

1. Akta przechowywane w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym są powielane przez sekretariat lub referenta sprawy w ilości niezbędnej do celów służbowych.

2. W przypadku przekazania dokumentów do powielenia w komórce organizacyjnej innej niż ta, w której akta są przechowywane, do postępowania z teczką lub segregatorem stosuje się zasadę określoną w § 53 ust. 10.

§  58.

1. Dokumenty są powielane w powielarni Wyższego Urzędu Górniczego na podstawie pisemnego zlecenia zainteresowanej komórki organizacyjnej, skierowanego do Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego i zaparafowanego przez naczelnika Wydziału Administracyjno-Gospodarczego i Transportu lub upoważnionego przez niego pracownika tego wydziału.

2. Zlecenie, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) oznaczenie zlecającej komórki organizacyjnej;

2) krótki opis zlecenia;

3) ilość stron przeznaczonych do powielenia;

4) ilość kopii (drugiego i kolejnych egzemplarzy).

3. Zlecenie, o którym mowa w ust. 1, podpisuje dyrektor zainteresowanej komórki organizacyjnej.

§  59.

1. W przypadku sporządzania odpisu akt:

1) w prawym górnym rogu umieszcza się formułę "odpis" albo "odpis z odpisu";

2) jeżeli na oryginale (pierwszym egzemplarzu) jest umieszczona pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "MP", a następnie wpisuje treść pieczęci;

3) w miejscu podpisu umieszcza się:

a) znak "/-/" oraz imię i nazwisko osoby podpisanej na oryginale (pierwszym egzemplarzu) albo wskazanej na odpisie oryginału (pierwszego egzemplarza) lub

b) formułę "podpis nieczytelny";

4) pod tekstem po lewej stronie umieszcza się:

a) formułę "za zgodność z oryginałem - stwierdza" albo "za zgodność z odpisem oryginału - stwierdza",

b) datę, zgodnie z wymaganiami określonymi w § 34 ust. 2, oraz czytelny podpis osoby podpisującej za zgodność.

2. W przypadku sporządzania odpisu aktu administracyjnego osobą podpisującą za zgodność jest:

1) w Wyższym Urzędzie Górniczym - dyrektor Departamentu Prawnego i Integracji Europejskiej, jego zastępca lub upoważniony przez dyrektora do podpisywania za zgodność inny pracownik tej komórki organizacyjnej;

2) w okręgowym urzędzie górniczym oraz specjalistycznym urzędzie górniczym - radca prawny lub prawnik nieposiadający prawa wykonywania zawodu radcy prawnego, zatrudnieni w tym urzędzie.

§ 60. Uwierzytelnienie kopii (drugiego i kolejnych egzemplarzy) dokumentu jest dokonywane przez dyrektora komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, referenta sprawy lub sekretariat komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, w którym dokument był kopiowany.

Rozdział  9

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§ 61. Po upływie okresu przechowywania w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym akt spraw załatwionych, akta te przekazuje się do archiwum zakładowego.

§  62.

1. Akta przekazuje się kompletnymi rocznikami na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

2. Wzór formularza, na którym sporządza się spis zdawczo-odbiorczy akt przekazywanych do archiwum zakładowego, stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia.

§  63.

1. Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum zakładowego sporządza się oddzielnie dla:

1) materiałów archiwalnych - w czterech egzemplarzach;

2) dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach.

2. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum zakładowego pozostaje w jednostce przekazującej, a pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwum zakładowe.

§ 64. Spis zdawczo-odbiorczy akt przekazywanych do archiwum zakładowego obejmuje całość akt jednej komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

§  65.

1. Akta przekazuje się po uprzednim:

1) ułożeniu akt wewnątrz teczek w kolejności według spisu spraw (kolejne numery dokumentów), a w ramach sprawy chronologicznie (według kolejności wpływu albo według numerów dokumentów w danej sprawie), poczynając od pierwszego dokumentu wszczynającego sprawę, oraz ponumerowaniu poszczególnych stron;

2) wyłączeniu zbędnych egzemplarzy tych samych dokumentów oraz zbędnych akt o charakterze manipulacyjnym, a w odniesieniu do materiałów archiwalnych - usunięciu części metalowych;

3) ułożeniu teczek według klas najniższego rzędu jednolitego rzeczowego wykazu akt urzędów górniczych;

4) zewnętrznym opisaniu teczki według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do zarządzenia.

2. W przypadku uprzedniego przechowywania akt w segregatorach, akta układa się w teczkach według zasad określonych w ust. 1.

§ 66. Do przekazywanych akt dołącza się wszelkie pomoce ewidencyjne, w szczególności rejestry, kartoteki oraz skorowidze.

Rozdział  10

Likwidacja komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

§  67.

1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej:

1) akta spraw niezałatwionych przekazuje się, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, komórce organizacyjnej, która przejęła zadania i funkcje likwidowanej komórki organizacyjnej;

2) akta spraw załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego, stosując zasady określone w § 62 - 66.

2. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się do archiwum zakładowego.

3. W przypadku przejęcia części zadań i funkcji przez inną komórkę organizacyjną, bez likwidacji dotychczas istniejącej komórki organizacyjnej, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 68. W przypadku likwidacji okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego do postępowania z aktami oraz ich porządkowania stosuje się zasady określone w rozporządzeniu Ministra Kultury.

Rozdział  11

Nadzór i kontrola wykonywania czynności kancelaryjnych

§ 69. Nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników urzędów górniczych sprawują:

1) w Wyższym Urzędzie Górniczym:

a) osoba kierownictwa Wyższego Urzędu Górniczego:

– sprawująca bezpośredni nadzór merytoryczny nad wyodrębnionym stanowiskiem - w odniesieniu do osoby zajmującej to stanowisko,

– nadzorująca bezpośrednio prace zespołu wymienionego w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, sprawująca nadzór albo sprawująca bezpośredni nadzór merytoryczny nad tym zespołem - w odniesieniu do osób wchodzących w skład tego zespołu,

– nadzorująca bezpośrednio prace stanowiska wymienionego w regulaminie organizacyjnym Wyższego Urzędu Górniczego, sprawująca nadzór albo sprawująca bezpośredni nadzór merytoryczny nad tym stanowiskiem - w odniesieniu do osoby zajmującej to stanowisko,

b) dyrektorzy komórek organizacyjnych - w odniesieniu do pracowników tych komórek;

2) w okręgowych urzędach górniczych oraz specjalistycznym urzędzie górniczym - dyrektorzy tych urzędów.

§ 70. Osoby sprawujące nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych sprawdzają w szczególności:

1) prawidłowość oraz terminowość załatwiania spraw;

2) prawidłowość prowadzenia opisów teczek lub segregatorów;

3) prawidłowość obiegu dokumentów;

4) dochowanie wymogów formalnych sporządzanych projektów pism;

5) terminowość przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§ 71. Osoby sprawujące nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych udzielają nadzorowanym i kontrolowanym pracownikom niezbędnych wskazówek i wyjaśnień.

Dział  IV

Instrukcja archiwalna

Rozdział  1

Organizacja archiwów zakładowych

§ 72. W każdym urzędzie górniczym działa archiwum zakładowe.

§ 73. Rozmiary pomieszczeń przeznaczonych dla potrzeb archiwum zakładowego ustala się w zależności od:

1) zakresu działania urzędu górniczego;

2) ilości i rodzaju zgromadzonej dokumentacji;

3) rocznego przyrostu materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej.

§  74.

1. Pomieszczenie przeznaczone dla potrzeb archiwum zakładowego organizuje się jako magazyn archiwalny.

2. W przypadkach uzasadnionych zakresem działania urzędu górniczego pomieszczenie przeznaczone dla potrzeb archiwum zakładowego składa się z:

1) pomieszczenia biurowego umożliwiającego pracę pracownikowi prowadzącemu archiwum zakładowe oraz osobom korzystającym z akt;

2) magazynu archiwalnego.

§  75.

1. Magazyn archiwalny wyposaża się w:

1) regały metalowe oraz inne urządzenia do przechowywania akt, dostosowane do wymiarów teczek zawierających akta i rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy do nich dostęp;

2) sprzęt przeciwpożarowy, w tym gaśnice proszkowe;

3) sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności;

4) umieszczony w widocznym miejscu schemat topograficzny rozmieszczenia teczek zawierających akta.

2. Regały oraz inne urządzenia do przechowywania akt oznakowuje się poprzez ponumerowanie pionów i półek.

3. Odstęp pomiędzy regałami wynosi co najmniej 0,7 m, a odległość najniżej położonej półki od podłoża - co najmniej 0,1 m.

4. Magazyn archiwalny jest pomieszczeniem suchym, przewiewnym i odpowiednio oświetlonym; utrzymywana temperatura wynosi 14-20°C, a wilgotność - 45-60 %.

5. Magazyn archiwalny zabezpiecza się przed włamaniem poprzez zastosowanie okratowanych okien, wzmocnionych ognioodpornych drzwi oraz zamków patentowych.

§ 76. W magazynie archiwalnym nie przechowuje się przedmiotów niestanowiących wyposażenia tego magazynu.

Rozdział  2

Zakres działania archiwum zakładowego

§ 77. W magazynie archiwalnym gromadzi się oraz przechowuje akta spraw załatwionych.

§ 78. Archiwum zakładowe:

1) przejmuje akta od poszczególnych komórek organizacyjnych albo zespołów pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego;

2) przechowuje oraz właściwie zabezpiecza przejęte akta, a także prowadzi ich ewidencję;

3) udostępnia albo wypożycza akta osobom upoważnionym;

4) przekazuje materiały archiwalne do archiwum państwowego;

5) inicjuje brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, uczestniczy w komisyjnym brakowaniu tej dokumentacji oraz przekazuje dokumentację, która była przedmiotem brakowania, na makulaturę lub zniszczenie.

Rozdział  3

Organizacja pracy w archiwum zakładowym

§ 79. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe:

1) wykonuje czynności określone w § 78;

2) sporządza sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego, z uwzględnieniem danych o ilości:

a) akt przejętych od poszczególnych komórek organizacyjnych albo zespołów pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego,

b) akt udostępnionych lub wypożyczonych,

c) materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego,

d) dokumentacji niearchiwalnej, która była przedmiotem brakowania.

§ 80. Prawo wstępu do magazynu archiwalnego mają:

1) pracownicy prowadzący archiwum zakładowe;

2) bezpośredni przełożeni pracowników prowadzących archiwum zakładowe;

3) pracownicy upoważnieni przez bezpośrednich przełożonych pracowników prowadzących archiwum zakładowe;

4) osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli działalności archiwum zakładowego.

§ 81. Po zakończeniu pracy magazyn archiwalny jest plombowany i zamykany; duplikaty kluczy zabezpiecza się odrębnie.

§ 82. W przypadku zmiany na stanowisku pracownika prowadzącego archiwum zakładowe przekazanie tego archiwum następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego.

Rozdział  4

Przejmowanie akt przez archiwum zakładowe

§  83.

1. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe uzgadnia z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi albo z dyrektorem okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego terminy przejmowania poszczególnych akt przez archiwum zakładowe.

2. Uzgodnienie, o którym mowa w ust. 1, następuje do końca stycznia każdego roku.

3. Zakończenie czynności związanych z przejmowaniem akt przez archiwum zakładowe następuje do końca pierwszego kwartału każdego roku kalendarzowego.

§  84.

1. Przed przejęciem akt przez archiwum zakładowe pracownik prowadzący archiwum zakładowe sprawdza akta zakwalifikowane do przejęcia w zakresie:

1) uporządkowania ich zgodnie z wymaganiami określonymi w § 65;

2) prawidłowego objęcia teczek przekazywanych do archiwum zakładowego spisem zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego, sporządzonym przez komórkę organizacyjną albo zespół pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego przekazujące akta, oddzielnie dla materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej ("zaewidencjonowanie akt");

3) prawidłowej kwalifikacji archiwalnej, według zasad określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych oraz w rozporządzeniu Ministra Kultury.

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie, o którym w ust. 1, pracownik prowadzący archiwum zakładowe może odmówić przejęcia akt przez archiwum zakładowe do czasu dokonania odpowiednich zmian i poprawek, określając termin ich wykonania; o przyczynach odmowy przejęcia akt przez archiwum zakładowe pracownik prowadzący archiwum zakładowe powiadamia, odpowiednio, dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego albo dyrektora okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego.

3. Materiały archiwalne przekazuje się w tekturowych teczkach wiązanych.

§  85.

1. Spis zdawczo-odbiorczy akt przekazywanych do archiwum zakładowego, otrzymany przez archiwum zakładowe w trybie określonym w § 63 ust. 2, rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego w kolejności wpływu i nadaje się im kolejne numery wykazu.

2. Wzór formularza, na którym sporządza się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego, stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.

3. Po umieszczeniu akt na półkach pracownik prowadzący archiwum zakładowe umieszcza w kolumnie 7 spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum zakładowego informację o miejscu przechowywania akt, poprzez wskazanie numeru regału i numeru półki.

4. W przypadku materiałów archiwalnych jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum zakładowego przekazuje się do archiwum państwowego.

§  86.

1. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe oznacza przejęte teczki sygnaturą archiwum zakładowego.

2. Sygnatura archiwum zakładowego składa się z:

1) numeru spisu zdawczo-odbiorczego akt przekazywanych do archiwum zakładowego, zgodnego z wykazem spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) numeru pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

§ 87. W przypadku określonym w § 55 ust. 3 komórka organizacyjna albo zespół pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, po uporządkowaniu akt zgodnie z wymaganiami określonymi w § 65, przekazuje do archiwum zakładowego:

1) powiadomienie o pozostawieniu akt w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym na zasadach wypożyczenia ich z archiwum zakładowego;

2) pełną ewidencję teczek oraz segregatorów, pozostających w tej komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym, z adnotacją sporządzoną na spisie zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego, że akta pozostają w komórce organizacyjnej, okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym na zasadach wypożyczenia ich z archiwum zakładowego.

Rozdział  5

Przechowywanie akt

§ 88. Teczki z aktami przechowywane w archiwum zakładowym układa się według podziału na poszczególne komórki organizacyjne albo zespoły pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, pozostawiając miejsce na nowe roczniki akt.

§ 89. Teczki na półkach układa się:

1) pionowo - stosując system biblioteczny, rozpoczynając od lewej strony, w kolejności sygnatur archiwum zakładowego;

2) poziomo - rozpoczynając od dołu, w kolejności sygnatur archiwum zakładowego.

§ 90. Materiały archiwalne przechowuje się na wydzielonych regałach.

§ 91. Materiały archiwalne poddaje się konserwacji w celu zabezpieczenia ich przed zniszczeniem, w szczególności poprzez wymianę uszkodzonych teczek aktowych oraz umieszczanie tych teczek w pudłach z tektury bezkwasowej.

§  92.

1. Dla akt przechowywanych w archiwum zakładowym prowadzi się na bieżąco ewidencję archiwum zakładowego.

2. Ewidencję, o której mowa w ust. 1, stanowią:

1) spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych do archiwum zakładowego, sporządzane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływów, sporządzany na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia;

3) karty udostępnienia akt, wypełniane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia;

4) karty wypożyczenia akt, wypełniane na formularzu, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia;

5) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej;

6) spisy dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie;

7) spisy dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie;

8) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego.

3. Wzory formularzy, na których sporządza się spisy oraz protokoły wymienione w ust. 2 pkt 5 - 8, określają załączniki nr 3-6 do rozporządzenia Ministra Kultury.

§  93.

1. Dokumenty ewidencji, o których mowa w § 92 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz pkt 5-8, są materiałami archiwalnymi; przechowuje się je w archiwum zakładowym w oddzielnych teczkach.

2. Karty udostępnienia akt oraz karty wypożyczenia akt są przechowywane przez okres 2 lat, licząc od daty zwrotu akt, a następnie są przedmiotem brakowania.

§  94.

1. W archiwum zakładowym mogą być stosowane dodatkowe dokumenty ewidencji, w szczególności inwentarze kartkowe lub książkowe oraz skorowidze do inwentarzy.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, są materiałami archiwalnymi; przechowuje się je w archiwum zakładowym w oddzielnych teczkach.

§  95.

1. W archiwum zakładowym prowadzi się dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

2. Pierwszy zbiór stanowią oryginały (pierwsze egzemplarze) spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego, ułożone według kolejności numerów porządkowych, pod którymi spisy zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

3. Drugi zbiór stanowią kopie (drugi i kolejne egzemplarze) spisów zdawczo-odbiorczych, przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych albo zespołów pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego; zbiór ten służy do prowadzenia ewidencji udostępniania oraz wypożyczania akt.

Rozdział  6

Udostępnianie oraz wypożyczanie akt

§  96.

1. Archiwum zakładowe udostępnia akta dla celów służbowych, nauki, kultury, techniki, gospodarki oraz informacyjnych.

2. Udostępnianie akt dla celów służbowych:

1) w archiwum zakładowym Wyższego Urzędu Górniczego odbywa się za zezwoleniem dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego, udzielonym po porozumieniu się z dyrektorem komórki organizacyjnej, w której akta powstały;

2) w archiwum zakładowym okręgowego urzędu górniczego oraz specjalistycznego urzędu górniczego odbywa się za zezwoleniem dyrektora tego urzędu.

3. Udostępnianie akt dla celów nauki, kultury, techniki lub gospodarki:

1) w archiwum zakładowym Wyższego Urzędu Górniczego odbywa się za zezwoleniem Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego, udzielonym po porozumieniu się z dyrektorem komórki organizacyjnej, w której akta powstały;

2) w archiwum zakładowym okręgowego urzędu górniczego oraz specjalistycznego urzędu górniczego odbywa się za zezwoleniem dyrektora tego urzędu.

4. Udostępnianie akt dla celów informacyjnych odbywa się według zasad określonych w przepisach:

1) ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.²⁾);

2) ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.³⁾);

3) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej (Dz. U. Nr 4, poz. 36).

§  97.

1. Akta udostępnia się w archiwum zakładowym w obecności pracownika prowadzącego archiwum zakładowe.

2. W wyjątkowych przypadkach, za zezwoleniem dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego albo dyrektora okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, akta mogą być wypożyczone poza archiwum zakładowe; w przypadkach tych wypożyczone akta numeruje się oraz sporządza ich spis.

3. Nie wypożycza się poza archiwum zakładowe akt uszkodzonych oraz dokumentów ewidencji archiwum zakładowego.

4. Udostępnianie akt w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt, a wypożyczanie akt poza archiwum zakładowe - na podstawie karty wypożyczenia akt; kartę podpisuje osoba, której akta udostępniono lub wypożyczono.

5. Wypożyczający akta ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt oraz ich zwrot w wyznaczonym terminie.

6. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe:

1) sprawdza stan wypożyczonych akt podczas ich zwrotu;

2) potwierdza zwrot udostępnionych lub wypożyczonych akt w obecności oddającego.

7. W przypadku zaginięcia lub uszkodzenia udostępnionych lub wypożyczonych akt, pracownik prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół.

8. Protokół, o którym mowa w ust. 7:

1) jest sporządzany w trzech egzemplarzach, z których:

a) pierwszy pozostawia się w miejscu zaginionych lub uszkodzonych akt,

b) drugi doręcza się dyrektorowi komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, w których uprzednio przechowywano akta,

c) trzeci przechowuje się w teczce założonej i prowadzonej przez pracownika prowadzącego archiwum zakładowe;

2) podpisuje:

a) osoba, której akta udostępniono lub wypożyczono,

b) bezpośredni przełożony osoby, której akta udostępniono lub wypożyczono, jeżeli osoba ta jest pracownikiem urzędu górniczego,

c) pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

Rozdział  7

Wydzielanie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym

§  98.

1. W pierwszym kwartale każdego roku kalendarzowego pracownik prowadzący archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wstępnego wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym.

2. Wydzielenie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym polega na:

1) wyłączeniu materiałów archiwalnych, podlegających przekazaniu do archiwum państwowego;

2) wyłączeniu dokumentacji niearchiwalnej podlegającej w danym roku kalendarzowym ekspertyzie archiwum państwowego;

3) wyłączeniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął.

3. Wydzielenie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym jest dokonywane komisyjnie na wniosek pracownika prowadzącego archiwum zakładowe.

4. W skład komisji dokonującej wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym Wyższego Urzędu Górniczego, powołanej przez Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego, wchodzą:

1) dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego albo, w uzasadnionych przypadkach, upoważniony przez niego pracownik tej komórki organizacyjnej;

2) pracownik prowadzący archiwum zakładowe;

3) przedstawiciel komórki organizacyjnej, której akta podlegają przekazaniu do archiwum państwowego lub brakowaniu.

5. W skład komisji dokonującej wydzielenia akt zgromadzonych w archiwum zakładowym okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, powołanej przez dyrektora urzędu, wchodzą:

1) zastępca dyrektora okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego albo, w uzasadnionych przypadkach, upoważniony przez dyrektora okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego pracownik tego urzędu, niewchodzący w skład zespołu, o którym mowa w pkt 3;

2) pracownik prowadzący archiwum zakładowe;

3) przedstawiciel zespołu pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, którego akta podlegają przekazaniu do archiwum państwowego lub brakowaniu.

6. Do zadań komisji, o których mowa w ust. 4 i 5, należy:

1) ustalenie, które materiały archiwalne podlegają w bieżącym roku kalendarzowym przekazaniu do archiwum państwowego;

2) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie albo ustalenie innego okresu jej przechowywania;

3) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

7. Protokół oraz spisy, o których mowa w ust. 6 pkt 3, podpisują wszyscy członkowie komisji.

8. Komisje, o których mowa w ust. 4 i 5:

1) nie mogą zmienić kwalifikacji archiwalnej dokumentacji zaliczonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych do materiałów archiwalnych;

2) mogą przekwalifikować dokumentację niearchiwalną do materiałów archiwalnych;

3) mogą przedłużyć okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

9. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie przedkłada się w celu uzyskania akceptacji:

1) w Wyższym Urzędzie Górniczym - Dyrektorowi Generalnemu Wyższego Urzędu Górniczego;

2) w okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym - dyrektorowi tego urzędu.

10. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, zaakceptowane w trybie określonym w ust. 9, przesyła się do dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zgody na brakowanie.

§  99.

1. Po otrzymaniu przewidzianej rozporządzeniem Ministra Kultury zgody dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego albo Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej pracownik prowadzący archiwum zakładowe przekazuje te akta, w stanie uniemożliwiającym odtworzenie ich treści, na makulaturę lub zniszczenie.

2. Przekazując akta na makulaturę, załącza się jeden egzemplarz zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej; drugi egzemplarz zgody pozostawia się w aktach archiwum zakładowego wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

3. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe wpisuje datę przekazania akt na makulaturę:

1) w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w rubryce "Uwagi" spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

4. W przypadku zniszczenia akt objętych zgodą na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, pracownik prowadzący archiwum zakładowe wpisuje datę zniszczenia akt:

1) w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w rubryce "Uwagi" spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

§  100.

1. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat.

2. W uzasadnionych przypadkach, za zgodą dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego, materiały archiwalne mogą być przechowywane w archiwum zakładowym przez okres czasu dłuższy niż 25 lat.

§  101.

1. Zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego określa rozporządzenie Ministra Kultury.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego mogą być podpisywane, w zastępstwie Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego, przez dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego; podpis następuje z klauzulą "w zastępstwie Dyrektora Generalnego Wyższego Urzędu Górniczego", oznaczaną skrótem "w z.".

3. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe wpisuje datę przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego:

1) w spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum zakładowego;

2) w rubryce "Uwagi" egzemplarza spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, przeznaczonego dla przekazującego.

Rozdział  8

Likwidacja komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

§  102.

1. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej w dokumentach ewidencji archiwum zakładowego odnotowuje się przejęcie zadań i funkcji likwidowanej komórki organizacyjnej, w odniesieniu do dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, przez inną komórkę organizacyjną.

2. Przejęcie zadań i funkcji likwidowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę organizacyjną nie ma wpływu na bieg terminów przewidzianych w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych.

3. W przypadku przejęcia części zadań i funkcji przez inną komórkę organizacyjną, bez likwidacji dotychczas istniejącej komórki organizacyjnej, przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 103. W przypadku likwidacji okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego do postępowania z aktami oraz ich porządkowania stosuje się zasady określone w rozporządzeniu Ministra Kultury.

Rozdział  9

Nadzór i kontrola działalności archiwum zakładowego

§ 104. Nadzór służbowy nad działalnością archiwum zakładowego znajdującego się w:

1) Wyższym Urzędzie Górniczym sprawuje dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego;

2) okręgowym urzędzie górniczym lub specjalistycznym urzędzie górniczym sprawuje dyrektor tego urzędu.

§  105.

1. Prawo kontroli działalności archiwum zakładowego mają przedstawiciele właściwego archiwum państwowego, pracownicy Najwyższej Izby Kontroli oraz prokuratura.

2. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który podpisują:

1) pracownik prowadzący archiwum zakładowe;

2) osoba sprawująca nadzór służbowy nad działalnością archiwum zakładowego;

3) osoba przeprowadzająca kontrolę działalności archiwum zakładowego.

Dział  V

Przepisy przejściowe, dostosowujące i końcowe

§  106.

1. Do spraw niezałatwionych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy zarządzenia.

2. W przypadku zmiany przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) określonej sprawy, na pierwszym dokumencie jej dotyczącym, który wpłynął do urzędu górniczego albo powstał w toku działalności urzędu górniczego po dniu wejścia w życie zarządzenia, umieszcza się pod nowym znakiem sprawy adnotację o podstawie prawnej zmiany symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) sprawy.

§ 107. W przypadku zmiany okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych, okres ten jest liczony według przepisów zarządzenia.

§  108.

1. Sekretariaty komórek organizacyjnych, okręgowych urzędów górniczych oraz specjalistycznego urzędu górniczego dokonają, w terminie do dnia 15 marca 2006 r., przeglądu dokumentacji zgromadzonej w pomieszczeniach przeznaczonych na przechowywanie akt komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego przed ich przekazaniem do archiwum zakładowego, według kryterium zgodności z przepisami zarządzenia.

2. Pracownicy komórek organizacyjnych, okręgowych urzędów górniczych oraz specjalistycznego urzędu górniczego współdziałają z sekretariatami tych komórek lub urzędów podczas dokonywania przeglądu dokumentacji, o której mowa w ust. 1, związanej ze sprawami będącymi w czasie dokonywania przeglądu lub uprzednio w ich zakresach czynności.

3. Sprawozdanie z dokonanego przeglądu, zawierające wnioski i propozycje co do sposobu postępowania ze zgromadzoną dokumentacją, o której mowa w ust. 1, zostanie przedłożone w terminie do dnia 31 marca 2006 r.:

1) w Wyższym Urzędzie Górniczym - Dyrektorowi Generalnemu Wyższego Urzędu Górniczego za pośrednictwem dyrektora komórki organizacyjnej;

2) w okręgowych urzędach górniczych oraz specjalistycznym urzędzie górniczym - dyrektorowi tego urzędu.

§ 109. W terminie do dnia 31 grudnia 2005 r. Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego Wyższego Urzędu Górniczego zapewni dostarczenie komórkom organizacyjnym, okręgowym urzędom górniczym oraz specjalistycznemu urzędowi górniczemu druków formularzy, przewidzianych zarządzeniem.

§ 110. W terminie do dnia 30 czerwca 2006 r. Dyrektor Generalny Wyższego Urzędu Górniczego, dyrektorzy okręgowych urzędów górniczych oraz dyrektor specjalistycznego urzędu górniczego przeprowadzą szkolenia pracowników urzędów górniczych z zakresu objętego przepisami zarządzenia, przy uwzględnieniu uregulowań zawartych w rozporządzeniu Ministra Kultury oraz rozporządzeniach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a, 2b i 2c ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 111. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2006 r., z tym że przepisy § 108 - 110 wchodzą w życie z dniem podpisania.⁴⁾

______

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69, Nr 64, poz. 565, Nr 163, poz. 1362 i Nr 175, poz. 1462.

²⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1988 r. Nr 41, poz. 324, z 1989 r. Nr 34, poz. 187, z 1990 r. Nr 29, poz. 173, z 1991 r. Nr 100, poz. 442, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, z 1997 r. Nr 88, poz. 554 i Nr 121, poz. 770, 1999 r. Nr 90, poz. 999, z 2001 r. Nr 112, poz. 1198, z 2002 r. Nr 1 53, poz. 1271, z 2004 r. Nr 111, poz. 1181 oraz z 2005 r. Nr 39, poz. 377.

³⁾ Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 240, poz. 2407 oraz z 2005 r. Nr 64, poz. 565 i Nr 132, poz. 1110.

⁴⁾ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 4 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 8 grudnia 1995 r. w sprawie zasad i trybu ewidencjonowania, rejestrowania obiegu i postępowania z dokumentacją w urzędach górniczych.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT URZĘDÓW GÓRNICZYCH

TYTUŁY KLAS I I II RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka

04 Informatyka

05 Skargi i wnioski

06 Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja

07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi

08 Współpraca z zagranicą. Integracja europejska

09 Kontrole

1 KADRY

10 Ogólne zasady pracy i płac

11 Zatrudnienie

12 Dyscyplina pracy

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy

14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników

15 Metody pracy

16 Ubezpieczenia osobowe

17 Ewidencja osobowa

18 Sprawy socjalno-bytowe

19 Odznaczenia, stopnie górnicze, sprawy wojskowe

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi

21 Normalizacja

22 Certyfikacja, akredytacja

23 Inwestycje i remonty

24 Administracja nieruchomości

25 Gospodarka narzędziowa i materiałowa

26 Źródła zaopatrzenia

27 Gospodarka środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi

28 Transport i łączność

29 Ochrona mienia urzędów górniczych

3 FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ

30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe

31 Realizacja planów finansowych

32 Dowody księgowe

33 Rozliczenia płac

34 Umowy

35 Fundusze specjalne

36 Inwentaryzacja

37 Aktualizacja wyceny środków trwałych

38 Dyscyplina finansowa

39 Dokumenty płatnicze

4 SPRAWY ENERGOMECHANICZNE

40 Oddawanie do ruchu podstawowych obiektów, maszyn i urządzeń podziemnego zakładu górniczego

41 Maszyny i urządzenia mechaniczne na powierzchni oraz pod ziemią

42 Urządzenia elektryczne w pomieszczeniach niezagrożonych wybuchem

43 Transport poziomy i pochyły na nachyleniach do 45°

44 Urządzenia elektryczne do użytku w pomieszczeniach niebezpiecznych pod względem wybuchu

45 Zagadnienia problemowe poprawy stanu BHP oraz interwencje

46 Transport pionowy

47 Dopuszczenia do stosowania w zakładach górniczych maszyn, urządzeń i materiałów

48 Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego

5 OCHRONA ŚRODOWISKA I GOSPODARKA ZŁOŻEM

50 Miernictwo górnicze

51 Ochrona terenów górniczych

52 Ochrona środowiska

53 Geologia górnicza i gospodarka zasobami

54 Likwidacja zakładów górniczych

55 Roboty geologiczne

6 OCHRONA ZDROWIA. ZAGROŻENIA. BEZPIECZEŃSTWO I WARUNKI PRACY W ZAKŁADACH GÓRNICZYCH

60 Wypadkowość w zakładach górniczych

61 Zatrudnianie pracowników specjalnej kategorii

62 Kwalifikacje i szkolenie załóg górniczych

63 Ochrona zdrowia załóg górniczych

64 Zagadnienia psychologii i socjologii pracy

65 Warunki środowiska pracy

66 Promieniowanie jonizujące

67 Zarządzanie bezpieczeństwem w zakładach górniczych

68 Pogotowie techniczne

7 GÓRNICTWO PODZIEMNE

70 Roboty górnicze

71 Środki strzałowe, sprzęt strzałowy, składy materiałów wybuchowych, roboty strzałowe

72 Wentylacja, pożary podziemne

73 Zagrożenie metanowe i wyrzutowe

74 Zagrożenia pyłowe

75 Ratownictwo górnicze

76 Restrukturyzacja (prywatyzacja) zakładów górniczych

77 Oddawanie do ruchu podstawowych obiektów, maszyn i urządzeń podziemnego zakładu górniczego

78 Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego

8 GÓRNICTWO ODKRYWKOWE I WIERTNICTWO

80 Roboty udostępniające, badawcze i przygotowawcze górnictwa odkrywkowego

81 Zagrożenia w górnictwie odkrywkowym

82 Środki strzałowe, sprzęt strzałowy, składy materiałów wybuchowych, roboty strzałowe

83 Wiertnictwo

84 Eksploatacja otworowa

85 Ratownictwo w wiertnictwie i w górnictwie otworowym

86 Oddawanie do ruchu podstawowych obiektów i urządzeń odkrywkowego zakładu górniczego

87 Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego

9 SYSTEM KONTROLI WYROBÓW WPROWADZONYCH DO OBROTU

90 Współpraca z innymi instytucjami w ramach sprawowania kontroli wyrobów wprowadzonych do obrotu

91 Upoważnienia Prezesa WUG do wykonywania kontroli wyrobów wprowadzonych do obrotu

92 Postępowania dotyczące wyrobów wprowadzonych do obrotu

93 Kontrola przestrzegania sposobu prezentowania wyrobów

Symbole klasyfikacyjne (liczbowe)				Hasła klasyfikacyjne	Kategorie dokumentacji			Uwagi
					w komórce merytorycznej (WUG)	w OUG. UGBKUE	w innych komórkach (WUG)
1	2	3	4	5	6	7	8	9
0				ZARZĄDZANIE
	00			Organy kolegialne
		000		Specjalne komisje do kompleksowego opiniowania stanu rozpoznania i zwalczania zagrożeń naturalnych i technicznych w zakładach górniczych oraz zagrożeń bezpieczeństwa powszechnego, związanego z ruchem zakładu górniczego, powoływane przez Prezesa WUG
			0000	Skład osobowy	A	BE 5	Bc	kolejne kadencje, również zmiany składu osobowego
			0001	Posiedzenia	A	BE 5	Bc	porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski i postulaty, uchwały, protokoły, sprawozdania, relacje z realizacji uchwał
			0002	Materiały na posiedzenia	A	BE 5	Bc	do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia
		001		Komisje egzaminacyjne
			0010	Komisja Egzaminacyjna dla stwierdzenia kwalifikacji mierniczego górniczego i geologa górniczego	A	-	Bc	skład osobowy, materiały na posiedzenia, protokoły
			0011	Komisja egzaminacyjna dla stwierdzenia kwalifikacji kierownika ruchu podziemnych zakładów górniczych	A	-	Bc	jak w klasie 0010
			0012	Komisja egzaminacyjna dla stwierdzenia kwalifikacji osób kierownictwa oraz specjalistów wykonujących czynności w zakresie ratownictwa górniczego, zatrudnionych w podmiotach zawodowo trudniących się wykonywaniem czynności w zakresie ratownictwa górniczego	A	-	Bc	jak w klasie 0010
			0013	Komisja egzaminacyjna dla przeprowadzania egzaminów osób ubiegających się o stwierdzenie kwalifikacji osób kierownictwa i dozoru ruchu zakładu górniczego	-	A	Bc	jak w klasie 0010
			0014	Komisja egzaminacyjna dla przeprowadzania egzaminów osób ubiegających się o stwierdzenie kwalifikacji na stanowiskach wymagających szczególnych kwalifikacji zawodowych i warunków zdrowotnych	-	A	Bc	jak w klasie 0010
		002		Komisje dyscyplinarne
			0020	Komisja Dyscyplinarna, powołana dla rozpoznawania w pierwszej instancji spraw dyscyplinarnych członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w Wyższym Urzędzie Górniczym	A		Bc
			0021	Komisja Dyscyplinarna powołana przez Szefa Służby Cywilnej dla rozpoznawania spraw dyscyplinarnych członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w OUG oraz UGBKUE		A	Bc	całość materiałów jest przechowywana w OUG Katowice
		003		Stałe kolegialne organy doradcze i opiniodawcze, powoływane przez Prezesa WUG
			0030	Skład osobowy	A	BE 5	Bc	jak w klasie 0000
			0031	Posiedzenia	A	BE 5	Bc	jak w klasie 0001
			0032	Materiały na posiedzenia	A	BE 5	Bc	jak w klasie 0002
		004		Doraźne kolegialne organy doradcze i opiniodawcze
			0040	Komisje powoływane przez Prezesa WUG dla zbadania przyczyn i okoliczności wypadków zbiorowych	A	A	Bc	skład osobowy, opracowania, protokoły, uchwały, materiały z posiedzeń, wnioski i postulaty
			0041	Komisje powoływane przez Prezesa WUG dla zbadania przyczyn i okoliczności pozostałych wypadków oraz zagrożeń (niebezpiecznych zdarzeń)	A	A	Bc	jak w klasie 0040
			0042	Inne doraźne kolegialne organy doradcze i opiniodawcze, powoływane przez Prezesa WUG	A	BE 5	Bc	jak w klasie 0040
		005		Zespoły do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek organizacyjnych WUG, powoływane przez Prezesa WUG	A	BE 5	Bc	jak w klasie 0040
		006		Zjazdy, konferencje, narady itp.	A	A	Bc	programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał
		007		Udział w obcych organach kolegialnych oraz zjazdach, konferencjach, naradach itp.	A	A	Bc	własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania itp.
		008		Narady pracownicze				protokoły, sprawozdania, wnioski, inne materiały z posiedzeń
			0080	Narady dyrektorów departamentów, OUG, UGBKUE	A	B 5	Bc	materiały z narad stanowiące kategorię A (protokoły, sprawozdania) przechowuje komórka merytoryczna (WUG)
			0081	Inne narady organizowane w WUG	A	B 5	Bc
			0082	Narady organizowane w OUG i UGBKUE	-	A	Bc
		009		Obsługa organizacyjno-techniczna organów kolegialnych	Bc	Bc	Bc	korespondencja operatywna (zaproszenia, zawiadomienia itp.)
	01			Organizacja
		010		Organizacja władz nadrzędnych i jednostek współdziałających	B 5	B 5	Bc	statuty, schematy organizacyjne, informacje o tych jednostkach
		011		Organizacja WUG
			0110	Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne oraz inne informacje	A	B 10	Bc
			0111	Instrukcja postępowania w sytuacjach kryzysowych	A	A	-
		012		Organizacja OUG i UGBKUE
			0120	Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne oraz inne informacje	A	A	Bc
			0121	Instrukcja postępowania w sytuacjach kryzysowych	A	A	-
		013		Organizacja innych jednostek	Bc	Bc	Bc	jak w klasie 010
		014		Organizacja biurowości, archiwum zakładowe
			0140	Przepisy kancelaryjno-archiwalne	A	A	Bc	instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych, instrukcja archiwalna
			0141	Formularze	B 5	B 5	Bc	opracowanie wzorów
			0142	Wzory odciskowe pieczęci	A	A	-
			0143	Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych	Bc	Bc	Bc
			0144	Ewidencja archiwum zakładowego	A	A	-	dokumenty wymienione w § 92 ust. 2 zarządzenia
			0145	Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego	B 5	B 5	Bc
			0146	Udostępnianie akt	B 2	B 2	-	zezwolenia, karty udostępnienia akt, karty wypożyczenia akt itp.
		015		Organizacja ochrony danych osobowych	A	A	Bc
		016		Zarządzanie jakością	A	A	Bc
		017		Organizacja postępowania mandatowego
			0170	Upoważnienia do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego	B 5	A	Bc
			0171	Zapotrzebowania na bloczki mandatowe	-	B 3	Bc
			0172	Zbiorcza informacja dotycząca liczby otrzymanych i wykorzystanych bloczków mandatowych oraz nałożonych i uiszczonych grzywien	B 3	B 3	Bc
			0173	Rozliczenia z pracownikami nakładającymi grzywny w drodze mandatu karnego z wykorzystanych bloczków mandatowych i dokonanych wpłat	-	B 3	Bc
		018		Dostęp do informacji publicznej
			0180	Udostępnianie informacji publicznej na pisemny wniosek	B 5	B 5	Bc
			0181	Udostępnianie informacji publicznej bez pisemnego wniosku	B 5	B 5	Bc
			0182	Postępowanie sądowe	B 10	B 10	Bc
			0183	Postępowanie sądowoadministracyjne	B 10	B 10	Bc
		019		Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego	A	-	Bc	rejestr rzeczoznawców do spraw ruchu zakładu górniczego
	02			Akty normatywne. Pomoc prawna
		020		Legislacja
			0200	Opracowanie, opiniowanie i uzgadnianie projektów aktów normatywnych oraz innych aktów prawnych Prezesa WUG oraz Dyrektora Generalnego WUG	B 5	B 5	Bc	zarządzenia, decyzje, obwieszczenia, komunikaty
			0201	Opracowywanie, opiniowanie i uzgadnianie projektów aktów normatywnych zewnętrznych, innych aktów prawnych zewnętrznych oraz innych dokumentów zewnętrznych	B 5	B 5	Bc	projekty ustaw, umów międzynarodowych, rozporządzeń oraz uchwał Rady Ministrów, zarządzeń Prezesa Rady Ministrów i ministrów, obwieszczeń ministrów itp.
			0202	Akty normatywne oraz inne akty prawne Prezesa WUG	A	BE 10	Bc	komplet podpisanych aktów prawnych oraz ich rejestr; dla każdego rodzaju aktów prawnych zakłada się odrębne teczki lub segregatory; jeden egzemplarz wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w klasie 0200
			0203	Akty normatywne władz nadrzędnych	B 10	B 10	Bc	rejestr aktów normatywnych władz nadrzędnych
			0204	Akty normatywne innych organów	B 5	B 5	Bc	rejestr aktów normatywnych innych organów
			0205	Akty normatywne oraz inne akty prawne Dyrektora Generalnego WUG	A	BE 10	Bc	jak w klasie 0202
			0206	Dziennik Urzędowy Wyższego Urzędu Górniczego	A	Bc	Bc	kategoria A dotyczy jednego egzemplarza każdego numeru Dziennika Urzędowego Wyższego Urzędu Górniczego; redagowanie, wydawanie, rozpowszechnianie, korespondencja itp. - kategoria B 5
			0207	Bieżąca informacja o pracach nad projektami aktów normatywnych zewnętrznych, innych aktów prawnych zewnętrznych oraz innych dokumentów zewnętrznych, a także o ogłoszeniu tych aktów i dokumentów	Bc	Bc	Bc	jeżeli w związku z dokumentem będą podjęte i wykonywane czynności urzędowe, dokument ten rejestruje się i przechowuje w klasie 0201
		021		Interpretacja przepisów prawnych	B 10	B 10	Bc
		022		Opinie prawne	BE 5	BE 5	Bc
		023		Decyzje administracyjne, postanowienia				wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję lub postanowienie
			0230	Decyzje odmawiające dopuszczenia do egzaminu dla stwierdzenia kwalifikacji osób kierownictwa i dozoru ruchu zakładów górniczych, mierniczego górniczego i geologa górniczego, osób kierownictwa oraz specjalistów wykonujących czynności w zakresie ratownictwa górniczego, zatrudnionych w podmiotach zawodowo trudniących się wykonywaniem czynności w zakresie ratownictwa górniczego, oraz osób na stanowiskach wymagających szczególnych kwalifikacji zawodowych i warunków zdrowotnych Odwołania od decyzji oraz wnioski o ponowne rozpatrzenie sprawy	B 50	B 50	Bc
			0231	Decyzje wstrzymujące ruch zakładu górniczego lub jego urządzeń oraz nakazujące podjęcie niezbędnych środków zapobiegawczych Odwołania od decyzji	BE 5	BE 5	Bc	okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia decyzji
			0232	Decyzje nakazujące usunięcie nieprawidłowości powstałych wskutek naruszenia przepisów o ruchu zakładu górniczego Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc	jak w klasie 0231
			0233	Decyzje zakazujące wykonywania określonych czynności w ruchu zakładu górniczego albo określonych czynności w zakresie ratownictwa górniczego Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc	jak w klasie 0231
			0234	Decyzje oraz postanowienia dotyczące planów ruchu zakładów górniczych Odwołania od decyzji oraz zażalenia na postanowienia	B 5	BE 5	Bc	plany ruchu są załącznikami do decyzji zatwierdzających te plany i znajdują się w dokumentacji OUG; okres przechowywania jak w klasie 0231
			0235	Pozwolenia na budowę, rozbiórkę oraz remonty obiektów budowlanych, pozwolenia na użytkowanie tych obiektów Odwołania od decyzji	B	B	Bc	okres przechowywania jest liczony, zgodnie z prawem budowlanym, przez okres istnienia obiektu budowlanego i dotyczy również zawiadomień o zakończeniu budowy
			0236	Decyzje zezwalające na zajęcie nieruchomości na czas niezbędny do usunięcia zagrożenia i jego skutków Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc	jak w klasie 0231
			0237	Decyzje nakazujące przedsiębiorcy dokonanie koniecznych zmian w organizacji ratownictwa górniczego; decyzje nakazujące przedsiębiorcy uzupełnienie lub zmianę wyposażenia ratownictwa górniczego; decyzje wyrażające zgodę na powierzenie przez przedsiębiorcę wykonywania czynności w zakresie ratownictwa górniczego CSRG lub innemu podmiotowi trudniącemu się zawodowo wykonywaniem takich czynności; decyzje zwalniające przedsiębiorcę z obowiązku posiadania zorganizowanego ratownictwa górniczego oraz zapewniania stałej możliwości udziału w akcji ratowniczej zawodowych specjalistycznych służb CSRG lub innego podmiotu, zawodowo trudniącego się wykonywaniem czynności w zakresie ratownictwa górniczego Odwołania od decyzji	A	A	Bc	CSRG - Centralna Stacja Ratownictwa Górniczego
			0238	Decyzje zobowiązujące przedsiębiorcę do sprawdzenia prawidłowości stosowanych lub przewidzianych przez przedsiębiorcę do stosowania rozwiązań technicznych Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc	jak w klasie 0231
			0239	Decyzje dotyczące zaliczania złóż (pokładów), ich części lub wyrobisk do poszczególnych stopni (kategorii, klas) zagrożeń Odwołania od decyzji	A	A	Bc
		024		Zezwolenia na odstępstwo od określonych wymagań przewidzianych w przepisach wydanych na podstawie art. 78 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze	A	A	Bc	jak w klasie 0231
		025		Uznawanie nabytych w niektórych państwach kwalifikacji do wykonywania górniczych zawodów regulowanych	B 50	B 50	Bc	postępowania w sprawie uznania kwalifikacji; obejmuje również odbywanie stażu adaptacyjnego oraz przeprowadzanie testu umiejętności w ramach prowadzonego postępowania; sprawy ogólne oraz przekazywanie krajowemu koordynatorowi do spraw uznawania kwalifikacji informacji o podjętych decyzjach w sprawach uznania kwalifikacji do wykonywania górniczego zawodu regulowanego oraz informacji o zmianach wymogów dotyczących górniczych zawodów regulowanych - klasa 0822
		026		Sprawy cywilne				okres przechowywania jest liczony od dnia wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia postępowania
			0260	Reprezentowanie Skarbu Państwa w sprawach roszczeń z tytułu szkód wyrządzonych ruchem zakładu górniczego w razie braku przedsiębiorcy odpowiedzialnego za szkodę albo jego następcy prawnego oraz w sprawach roszczeń o zwrot kosztów zabezpieczenia obiektu budowlanego przed wpływami eksploatacji górniczej	B 10	B 10	Bc
			0261	Inne sprawy cywilne	B 10	B 10	Bc	postępowanie sądowe w sprawach dotyczących dostępu do informacji publicznej - klasa 0182
		027		Sprawy karne i o wykroczenia
			0270	Sprawy karne	B 5	B 5	Bc
			0271	Postępowanie sądowe w sprawach o wykroczenia	B 3	B 3	Bc
			0272	Postępowanie mandatowe	B 3	B 3	Bc	sprawy niezwiązane z organizacją postępowania (klasa 017)
		028		Sprawy sądowoadministracyjne				jak w klasie 026
			0280	Sprawy dotyczące ostatecznych orzeczeń komisji do spraw szkód górniczych	B 10	-	Bc	wznowienie postępowania, uchylenie, zmiana, stwierdzenie nieważności, wygaśnięcie ostatecznych orzeczeń
			0281	Inne sprawy sądowoadministracyjne	B 10	B 10	Bc	postępowanie sądowoadministracyjne w sprawach dotyczących dostępu do informacji publicznej - klasa 0183
		029		Sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych	B 3	B 3	Bc	jak w klasie 026
	03			Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka
		030		Program działania urzędów górniczych	A	A	Bc	kategoria A dotyczy tylko programów własnych; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) programów nadesłanych z OUG i UGBKUE do WUG - kategoria B 5
		031		Plany
			0310	Plany pracy komórek organizacyjnych (WUG)	A	-	Bc	roczne i wieloletnie; materiały źródłowe do planów - kategoria B 5
			0311	Plany pracy OUG i UGBKUE	B 5	A	Bc	jak w klasie 0310
			0312	Plan kontroli OUG i UGBKUE oraz wykonanie planów kontroli	B 5	B 5	Bc
			0313	Plany inwestycyjne i remontowe	B 5	B 5	Bc
		032		Sprawozdania zbiorcze
			0320	Sprawozdania ze stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładach górniczych	A	A	Bc
			0321	Sprawozdania ze stanu zagrożeń w górnictwie	A	A	Bc
			0322	Sprawozdania z działalności urzędów górniczych	A	A	Bc	sprawozdania własne - kategoria A; nadesłane z OUG i UGBKUE do WUG i odwrotnie - kategoria B 5
			0323	Sprawozdania do USC	A	A	Bc
			0324	Inne sprawozdania	BE 5	BE 5	Bc	inne niż wymienione w klasach 0320-0323 i klasie 902
			0325	Informacje kwartalne	B 2	B 2	Bc	informacje o stanie wypadkowości w zakładach górniczych oraz działalności urzędów górniczych
			0326	Sprawozdania innych jednostek	B 10	B 10	Bc
		033		Analizy	A	A	Bc	analizy problemowe, kompleksowe i wycinkowe
		034		Źródłowe materiały statystyczne	BE 5	B 5	Bc	ankiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania; okres przechowywania jest liczony od dnia sporządzenia opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych
		035		Ewidencja zakładów górniczych	A	A	Bc
		036		Statystyka wypadków i innych zagrożeń (niebezpiecznych zdarzeń)	A	A	Bc	zestawienia statystyczne wypadkowości, opracowania końcowe
		037		Statystyka zbiorcza - ewidencja podstawowych zagadnień urzędów górniczych	A	A	Bc	za okresy roczne, wieloletnie
		038		Statystyczne opracowania końcowe dla Głównego Urzędu Statystycznego, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów oraz innych instytucji
			0380	Statystyka inwestycyjna	A	-	Bc
			0381	Statystyka płacowa	A	-	Bc
			0382	Statystyka stanu zatrudnienia	A	-	Bc
			0383	Inne opracowania statystyczne	A	-	Bc
		039		Statystyczne opracowania cząstkowe	B 5	B 5	Bc
	04			Informatyka
		040		Projektowanie oraz koordynacja systemów i programów
			0400	Plan Informatyzacji Państwa oraz projekty informatyczne o publicznym zastosowaniu	A	B 10	Bc	Plan Informatyzacji Państwa oraz ponadsektorowe i sektorowe projekty informatyczne, o których mowa w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565)
			0401	Organizacja projektowania i programowania	A	-	-	kierunki, tematyka itp. (opracowania własne)
			0402	Spis systemów i programów	A	B 10	Bc
			0403	Ogólne schematy systemów i podsystemów	A	-	-
			0404	Ocena systemów i programów	A	B 10	Bc
			0405	Słownik terminów i pojęć	A	B 10	Bc
			0406	Koordynacja systemów resortowych i branżowych	A	-	-
		041		Bank danych	A	B 10	-
		042		Wdrażanie oraz rozpowszechnianie systemów i programów
			0420	Organizacja wdrażania	A	B 10	-	własne ustalenia
			0421	Eksploatacja systemów i wykorzystanie opracowań	A	B 10	-
			0422	Analiza stanu wdrażania, rozpowszechniania oraz weryfikacji systemów i programów informatycznych	A	B 10	Bc
			0423	Informacje zewnętrzne o tematach opracowywanych lub wdrażanych	B 10	B 10	Bc
		043		Przetwarzanie danych	BE 10	BE 5	-	taśmy, bębny magnetyczne, wydruki maszyn elektronicznych; okres przechowywania jest uzależniony od treści wydruku (przydatności tych materiałów do celów praktycznych, tj. od ich całkowitego wykorzystania)
		044		Obsługa stron www urzędów górniczych				dotyczy również podmiotowych stron Biuletynu Informacji Publicznej urzędów górniczych
			0440	Korespondencja oraz materiały dotyczące administrowania stronami www	A	B 10	Bc
			0441	Przekazywanie materiałów do publikacji na stronach www	B 5	B 5	Bc
		045		Biuletyn Informacji Publicznej
			0450	Przekazywanie informacji dotyczących Biuletynu Informacji Publicznej	B 5	B 5	Bc	informacje o adresie URL podmiotowych stron Biuletynu Informacji Publicznej urzędów górniczych, o nazwie podmiotu oraz o liczbie odwiedzin tych stron; powiadamianie o zmianach w treści informacji oraz o likwidacji podmiotu
			0451	Dziennik zmian w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej	A	B 5	-	obejmuje również kontrolę dziennika
			0452	Dziennik prób dokonywania przez osoby nieuprawnione zmian w treści informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej	A	B 5	-	jak w klasie 0451
	05			Skargi i wnioski
		050		Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio
			0500	Pochodzące od urzędów górniczych	A	A	Bc
			0501	Pochodzące od innych instytucji publicznych	A	A	Bc
			0502	Pochodzące od osób fizycznych	A	A	Bc
			0503	Pochodzące od jednostek organizacyjnych	A	A	Bc	osoby prawne, jednostki nieposiadające osobowości prawnej
		051		Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości	B 3	B 3	Bc
		052		Analiza skarg i wniosków	A	A	Bc
		053		Zbiory skarg i wniosków	A	A	-	rejestry skarg i wniosków
	06			Prace naukowo-badawcze, wydawnictwa, popularyzacja
		060		Prace naukowo-badawcze i popularyzacyjne, opracowania problemowe (monograficzne) własne	A	-	Bc
		061		Prace naukowo-badawcze i opracowania problemowe zewnętrzne
			0610	Opracowania na zlecenie własnej jednostki	A	B 5	Bc
			0611	Inne opracowania zewnętrzne	B 5	B 5	Bc
		062		Opiniowanie prac naukowo-badawczych (własnych i zewnętrznych)	A	-	Bc	recenzje, koreferaty, opinie itp.
		063		Ewidencja prac naukowo-badawczych	A	-	-
		064		Wydawnictwa				Dziennik Urzędowy Wyższego Urzędu Górniczego - klasa 0206
			0640	Miesięcznik "Bezpieczeństwo Pracy i Ochrona Środowiska w Górnictwie"	A	-	Bc	materiały publikowane w wydawnictwie, korespondencja
			0641	Inne własne	A	-	Bc
			0642	Inne obce	B 10	-	Bc
		065		Informacje własne dla prasy, radia i telewizji	A	A	Bc
		066		Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne
			0660	O działalności własnej	A	A	Bc
			0661	O działalności jednostek podległych	A	-	Bc
		067		Odpowiedzi na krytyką prasową, konferencje prasowe, wywiady z kierownictwem oraz przedstawicielami własnej jednostki organizacyjnej	A	A	Bc
		068		Imprezy				obejmuje imprezy stałe oraz okolicznościowe
			0680	Imprezy własne	A	A	Bc	sprawozdania, zaproszenia, materiały informacyjne, protokoły - kategoria A; obsługa imprez - kategoria Bc
			0681	Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych	A	A	Bc	do kategorii A zalicza się własne opracowania lub sprawozdania z czynnego uczestnictwa w tych imprezach
	07			Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi				obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas
		070		Z Sejmem i Senatem	A	-	Bc	korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - kategoria A; pozostałe materiały - kategoria B 5
		071		Z Kancelarią Prezydenta	A	-	Bc	jak w klasie 070
		072		Z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów	A	-	Bc	jak w klasie 070
		073		Z ministerstwami i urzędami centralnymi	A	-	Bc	jak w klasie 070
		074		Z terenowymi organami administracji rządowej				jak w klasie 070
			0740	Administracja zespolona	A	A	Bc
			0741	Administracja niezespolona	A	A	Bc
		075		Z organami jednostek samorządu terytorialnego	A	A	Bc	jak w klasie 070
		076		Z innymi urzędami i instytucjami oraz organizacjami społecznymi i partiami politycznymi				jak w klasie 070
			0760	Z organami nadzoru i kontroli	A	A	Bc
			0761	Z organami wymiaru sprawiedliwości	A	A	Bc
			0762	Z organizacjami społecznymi i partiami politycznymi	A	A	Bc
			0763	Z instytucjami naukowo-badawczymi oraz stowarzyszeniami naukowo-technicznymi	A	A	Bc
			0764	Z pozostałymi urzędami oraz instytucjami	BE 5	BE 5	Bc
		077		Koordynacja branżowa	A	A	Bc	programy, umowy, porozumienia oraz ich realizacja
		078		Z komórkami organizacyjnymi (WUG) oraz OUG i UGBKUE	Bc	Bc	Bc
		079		Reprezentacja	B 2	B 2	Bc	zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja osób kierownictwa WUG, dyrektorów komórek organizacyjnych (WUG), OUG oraz UGBKUE
	08			Współpraca z zagranicą. Integracja europejska
		080		Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej	A	A	Bc	opracowania własne; opracowania zewnętrzne - kategoria B 5
		081		Umowy wielostronne i dwustronne oraz ich realizacja
			0810	Zawieranie umów	A	B 5	Bc
			0811	Analizy prawa i dokumentów	A	B 5	Bc
			0812	Tłumaczenia oraz ich weryfikacja	A	B 5	Bc
			0813	Realizacja umów	A	B 5	Bc
		082		Wymiana dokumentacji oraz informacji
			0820	Korespondencja z instytucjami krajowymi zajmującymi się integracją europejską	A	B 5	Bc	wymiana dokumentacji oraz informacji w ramach uznawania nabytych w niektórych państwach kwalifikacji do wykonywania górniczych zawodów regulowanych - klasa 0822; wymiana dokumentacji oraz informacji w ramach systemu kontroli wyrobów wprowadzonych do obrotu - klasa 90
			0821	Koordynacja	A	B 5	Bc	wymiana dokumentacji oraz informacji związanych z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej
			0822	Uznawanie nabytych w niektórych państwach kwalifikacji do wykonywania górniczych zawodów regulowanych	A	B 5	Bc	sprawy ogólne, niezwiązane z prowadzonymi przez Prezesa WUG postępowaniami (klasa 025); obejmuje również przekazywanie krajowemu koordynatorowi do spraw uznawania kwalifikacji informacji o podjętych decyzjach w sprawach uznania kwalifikacji do wykonywania górniczego zawodu regulowanego oraz informacji o zmianach wymogów dotyczących górniczych zawodów regulowanych
			0823	Monitoring	A	B 5	Bc	okresowe sprawdzanie realizacji zadań wynikających z Programu Przygotowania Polski do Członkostwa w Unii Europejskiej (PPPC)
			0824	Korespondencja z instytucjami unijnymi	A	B 5	Bc	jak w klasie 0820
			0825	Korespondencja z innymi instytucjami	A	B 5	Bc	jak w klasie 0820
		083		Współpraca wielostronna z organizacjami międzynarodowymi	A	B5	Bc	protokoły posiedzeń, analizy, opracowania problemowe; referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski
		084		Współpraca dwustronna				dla każdego kraju zakłada się odrębne teczki lub segregatory
			0840	Spotkania kierowników pokrewnych jednostek organizacyjnych	A	B 5	Bc	opracowania i inne materiały do rozmów, protokoły, notatki, sprawozdania
			0841	Wspólne przedsięwzięcia	A	B 5	Bc	opracowania, informacje, analizy, korespondencja merytoryczna
		085		Zagraniczne wyjazdy służbowe
			0850	Tematyka wyjazdów	B 5	B 5	Bc
			0851	Sprawozdania z wyjazdów	A	B 5	Bc	dotyczy sprawozdań pracowników własnych; obejmuje również indywidualne instrukcje dla delegowanych i rejestry wyjazdów
			0852	Sprawy paszportowo-dewizowe	B5	B 5	Bc
		086		Przyjazdy delegacji zagranicznych
			0860	Programy pobytu delegacji zagranicznych oraz sprawozdania z przebiegu rozmów	A	B 5	Bc	obejmuje również rejestr pobytu delegacji zagranicznych
			0861	Obsługa delegacji zagranicznych	Bc	Bc	Bc
	09			Kontrole				kontrola finansowa - klasa 383, audyt wewnętrzny - klasa 384
		090		Zasady i tryb przeprowadzania inspekcji i kontroli	A	B 5	Bc	przepisy własne
		091		Kontrole zewnętrzne (MSWiA, NIK, Ministerstwo Finansów i inne)				protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji; każda kontrola stanowi odrębną sprawę
			0910	Kontrole kompleksowe	A	A	Bc
			0911	Kontrole problemowe	A	A	Bc
			0912	Kontrole doraźne	BE 5	B 5	Bc
			0913	Kontrole sprawdzające	B 5	B 5	Bc
			0914	Kontrole wycinkowe	B 5	B 5	Bc
		092		Zespół do spraw Kontroli	BE 5	B 5	Bc	jak w klasie 091
		093		Kontrole wewnętrzne w OUG i UGBKUE				jak w klasie 091; wykonywane przez WUG
			0930	Kontrole kompleksowe	B 5	A	Bc
			0931	Kontrole problemowe	B 5	A	Bc
			0932	Kontrole doraźne	BE 5	A	Bc
			0933	Kontrole sprawdzające	B 5	A	Bc
			0934	Bieżąca kontrola działalności OUG i UGBKUE	B 5	A	Bc
			0935	Bieżąca ewidencja stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości w działalności OUG i UGBKUE	B 5	-	Bc
		094		Kontrole wewnętrzne w WUG				jak w klasie 091; wykonywane przez Zespół do spraw Kontroli
			0940	Kontrole kompleksowe	A	-	Bc
			0941	Kontrole problemowe	A	-	Bc
			0942	Kontrole doraźne	A	-	Bc
			0943	Kontrole sprawdzające	A	-	Bc
		095		Kontrole zakładów górniczych				jak w klasie 091, dotyczy również kontroli: podmiotów prowadzących bezzbiornikowe magazynowanie substancji oraz składowanie odpadów w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych; podmiotów prowadzących określone roboty podziemne z zastosowaniem techniki górniczej; podmiotów prowadzących roboty geologiczne; podmiotów zawodowo trudniących się wykonywaniem czynności ratownictwa górniczego; jednostek organizacyjnych trudniących się szkoleniem pracowników zakładu górniczego
			0950	Kontrole problemowe	A	A	Bc
			0951	Kontrole kompleksowe	A	A	Bc
			0952	Kontrole doraźne	BE 5	B 5	Bc
			0953	Kontrole sprawdzające	B 5	B 5	Bc
1				KADRY
	10			Ogólne zasady pracy i płac
		100		Wykazy etatów	A	-	-	zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych i jednostek podległych
		101		Regulaminy pracy	A	A	Bc
		102		Zasady wynagradzania i premiowania	A	-	Bc	siatki płac, stawek, dodatki itp.
	11			Zatrudnienie
		110		Przyjęcia do pracy
			1100	Ogłoszenia i nabór do służby cywilnej	Bc	-	Bc
			1101	Oferty kandydatów do pracy - bez ogłoszenia o naborze do służby cywilnej	Bc	-	Bc
			1102	Umowy o pracę	B 50	-	-
			1103	Przeniesienie	B 50	-	-
			1104	Postępowanie kwalifikacyjne	B 50	-	-
			1105	Inne zagadnienia	B 3	-	-	zagadnienia związane z przyjęciami do pracy, inne niż wymienione w klasach 1100-1104
		111		Konkursy oraz powołania na stanowiska kierownicze, odwołania ze stanowisk kierowniczych oraz konkursy na wyższe stanowiska w służbie cywilnej	B 2	-	Bc	akta dotyczące konkretnych pracowników są odkładane do akt osobowych (klasa 170)
		112		Oceny pracowników	B 5	-	Bc	jak w klasie 111
		113		Zwalnianie pracowników	B 2	-	Bc	jak w klasie 111
		114		Prace zlecone				umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, wynagrodzenia z funduszu bezosobowego, ewidencja prac zleconych
			1140	Ze składką na Zakład Ubezpieczeń Społecznych	B 50	-	-
			1141	Bez składki na Zakład Ubezpieczeń Społecznych	B 5	-	-
		115		Przeszeregowania, awanse, dodatki w służbie cywilnej (dodatek służby cywilnej, dodatek za wieloletnią pracę w służbie cywilnej i inne)	Bc	-	-	po załatwieniu odkłada się do akt osobowych (klasa 170)
		116		Nagrody i dodatki specjalne	B 5	B 5	-	wnioski o przyznanie nagród i dodatków specjalnych, pisma przyznające nagrody i dodatki specjalne itp.; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) pism o przyznaniu nagród i dodatków specjalnych są odkładane do akt osobowych (klasa 170)
		117		Kary	B 3	B 3	-	odpisy prawomocnych orzeczeń komisji dyscyplinarnych (WUG, OUG, UGBKUE); wnioski o ukaranie, odpisy zawiadomień o ukaraniu (Zakład Obsługi Gospodarczej) początek okresu przechowywania oraz możliwość skrócenia tego okresu określają: w WUG, OUG oraz UGBKUE - ustawa z dnia 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483, z późn. zm.), w Zakładzie Obsługi Gospodarczej - Kodeks pracy
		118		Nagrody jubileuszowe	B 3	-	-
		119		Legitymacje pracownicze	B 3	-	-
	12			Dyscyplina pracy
		120		Dowody obecności w pracy	B 3	B 3	Bc	listy obecności, raporty obecności
		121		Absencje	B 3	B 3	Bc	zwolnienia lekarskie, urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności
		122		Urlopy pracownicze	B 3	B 3	-
		123		Ewidencja delegacji służbowych	B 3	B 3	-	rachunki kosztów podróży należą do dowodów księgowych - kategoria B 3
		124		Dodatkowe zatrudnienie, wykonywanie dodatkowych czynności lub zajęć	B 10	83	-
		125		Analizy efektywnego czasu pracy	A	-	-
	13			Bezpieczeństwo i higiena pracy
		130		Przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy	A	-	Bc	przepisy własne, pozostałe - kategoria B 5
		131		Profilaktyczne badania lekarskie	A	B 10	Bc
		132		Wypadki przy pracy
			1320	Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo	A	-	Bc	dotyczy wypadków podczas pracy
			1321	Inne wypadki	B 10	B 10	Bc
			1322	Analiza wypadków i chorób zawodowych	A	B 10	Bc
		133		Zaopatrzenie rzeczowe pracowników	B 5	B 5	Bc	odzież ochronna itp.
		134		Komisja Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w urzędach górniczych	A	A	Bc	skład osobowy, opracowania, protokoły, uchwały, materiały z posiedzeń, sprawozdania, wnioski i postulaty
	14			Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników
		140		Zasady organizacji szkoleń	B 5	B 5	Bc	ustalenia własne
		141		Plany szkoleń	A	B 5	Bc	jak w klasie 140
		142		Organizacja szkoleń	B 5	B 5	-	ewidencja szkolonych - plan szkoleń, programy szkoleń
		143		Organizacja staży absolwenckich i praktyk studenckich	B 5	-	-
		144		Podnoszenie kwalifikacji pracowników	B 5	B 5	-	szkoły średnie, szkoły wyższe, studia podyplomowe i inne
		145		Służba przygotowawcza w służbie cywilnej	B 5	B 5	Bc
	15			Metody pracy
		150		Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza
			1500	Polityka w zakresie wynalazczości	A	B 10	Bc	ustalenia własne
			1501	Tematyka wynalazczości	A	B 10	Bc	jak w klasie 1500
			1502	Projekty racjonalizatorskie	BE 10	B 10	-	zgłoszenia projektów i ich ocena; zgłoszone i opatentowane projekty zalicza się do kategorii A
			1503	Postępowanie patentowe	BE 10	B 10	Bc	wnioski zgłoszone do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej
			1504	Ewidencja wynalazków i wniosków	A	B 10	-
			1505	Wynagrodzenie za projekty wynalazcze	B 5	B 5	-	wnioski, odwołania
	16			Ubezpieczenia osobowe
		160		Przepisy ubezpieczeniowe	B 5	B 5	-	instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych
		161		Składki na ubezpieczenia społeczne	B 5	B 5	-
		162		Legitymacje ubezpieczeniowe	B 5	B 5	-	rejestry, skorowidze wydanych legitymacji lub duplikatów, legitymacje zwrócone
		163		Dowody uprawnienia do zasiłków	B 5	B 5	-	zasiłki chorobowe, rodzinne, pogrzebowe
		164		Wnioski o emerytury i renty	B 2	B 2	-	okres przechowywania jest liczony od dnia przyznania świadczenia lub odmowy przyznania świadczenia; wnioski konkretnych pracowników są odkładane do akt osobowych (klasa 170)
		165		Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych	B 10	B 10	-	okres przechowywania jest liczony od dnia upływu terminu umowy ubezpieczeniowej
	17			Ewidencja osobowa
		170		Akta osobowe	BE 50	-	-	dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą dokumenty o zasadniczym znaczeniu
		171		Oświadczenia majątkowe pracowników	BE 5	-	-
	18			Sprawy socjalno-bytowe
		180		Mieszkania	B 5	B 5	Bc
		181		Akcje socjalne	B 3	B 3	Bc	wczasy pracownicze, kolonie
		182		Opieka nad pracownikami	B 3	B 3	Bc	opieka zdrowotna, opieka nad dziećmi, inwalidami i rencistami (rozliczenia finansowe - kategoria B 5)
	19			Odznaczenia, stopnie górnicze, sprawy wojskowe
		190		Odznaczenia państwowe	B 5	B 5	-	wnioski
		191		Odznaczenia resortowe i inne	B 5	B 5	-	odznaczenia własne - kategoria BE 5
		192		Stopnie górnicze	B 3	B 3	Bc
		193		Wojskowe sprawy pracowników	B 5	B 5	-
2				ŚRODKI RZECZOWE
	20			Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi	A	B 5	Bc	własne przepisy; pozostałe - kategoria B 5
	21			Normalizacja
		210		Informacja normalizacyjna	A	-	Bc	informacje o normach, zmiany do norm, uaktualnienia, odstępstwa od norm
		211		Ankietowanie norm	A	-	Bc	projekty norm, odpowiedzi na ankiety, protokoły z posiedzeń komitetów technicznych itp.
		212		Inne informacje	B 5	-	-	informacje pochodzące z Polskiego Komitetu Normalizacyjnego, Ośrodków Informacji Naukowej itp.
		213		Sekretariat Komitetu Technicznego ds. Bezpieczeństwa w Górnictwie	A	-	Bc	protokoły, sprawozdania - kategoria A; obsługa Sekretariatu - kategoria Bc
	22			Certyfikacja, akredytacja
		220		Certyfikacja	A	-	-
		221		Akredytacja	B 10	-	-
	23			Inwestycje i remonty
		230		Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontów	A	B 5	Bc	własne wytyczne, analizy potrzeb
		231		Budownictwo	B 5	B 5	Bc	mieszkania, garaże (okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia umowy lub dnia likwidacji obiektu budowlanego)
		232		Zakupy	B 5	B 5	Bc
		233		Remonty	B 5	B 5	Bc	zlecenia, kosztorysy, protokoły odbioru
		234		Dokumentacja prawna własnych obiektów budowlanych	A	A	Bc	dokumentacja, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane; okres przechowywania jest liczony od dnia zaprzestania eksploatacji obiektu budowlanego
		235		Dokumentacja techniczna własnych obiektów budowlanych	BE 5	BE 5	Bc	dokumentacja, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane; okres przechowywania jest liczony od dnia zaprzestania eksploatacji obiektu budowlanego
	24			Administracja nieruchomości
		240		Lokale i nieruchomości
			2400	Nabywanie i zbywanie nieruchomości	A	-	-	dokumentacja prawna i techniczna
			2401	Przydział i najem lokali na potrzeby własne	B 5	B 5	-	umowy, decyzje; okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia umowy lub decyzji
			2402	Eksploatacja lokali i nieruchomości	B 5	B 5	-	konserwacja, ogrzewanie, oświetlenie itp.
			2403	Ewidencja lokali i nieruchomości	B 50	B 5	-
	25			Gospodarka narzędziowa i materiałowa
		250		Zaopatrzenie w narzędzia	B 5	-	Bc	zapotrzebowanie, zamówienia, odbiór
		251		Magazynowanie i przekazywanie narzędzi do użytkowania	B 5	-	Bc	gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy
		252		Gospodarka materiałowa	B 5	B 3	Bc	zamówienia, odbiór, przyjęcia do magazynu (materiały biurowe, środki czystości, odzież ochronna itp.)
	26			Źródła zaopatrzenia
		260		Komisja do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Wyższym Urzędzie Górniczym
			2600	Skład osobowy	B 3	-	Bc
			2601	Postępowania o udzielanie zamówień publicznych	B 3		Bc	oferty, korespondencja merytoryczna, protokoły (dokumentacja podstawowych czynności); okres przechowywania jest liczony od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
			2602	Zbiory zamówień publicznych, odwołań oraz protestów	B 5	-	Bc	rejestry zamówień publicznych, odwołań oraz protestów
		261		Inne postępowania	B 2	-	Bc
	27			Gospodarka środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi
		270		Środki trwałe
			2700	Nabywanie i przechowywanie	B 5	B 5	-	zamówienie, odbiór, przyjęcie do magazynu
			2701	Przekazywanie do użytkowania	B 5	B 5	-	druk o symbolu OT
			2702	Zmiana miejsca użytkowania	B 5	B 5	-	druk o symbolu ZM
			2703	Ewidencja	B 50	B 20	-	księgi inwentarzowe
			2704	Likwidacja	B 5	B 5	-	druk o symbolu LT, protokoły, decyzje
		271		Przedmioty nietrwałe
			2710	Nabywanie i przechowywanie	B 5	B 5	-	zamówienia, odbiór, przyjęcie do magazynu
			2711	Przekazywanie do użytkowania	B 5	B 5	Bc	druk o symbolu PNU
			2712	Zmiana miejsca użytkowania	B 5	B 5	Bc	druk o symbolu ZM
			2713	Ewidencja	B 20	B 20	-	księgi inwentarzowe
			2714	Likwidacja	B 5	B 5	Bc	druki o symbolu LN, protokoły, decyzje
		272		Usługi	B 5	B 5	-	w zakresie pralnictwa, hydrauliki, c. o. itp.
	28			Transport i łączność
		280		Eksploatacja własnych środków transportowych				dokumentacja i korespondencja
			2800	Zasady korzystania z samochodów służbowych	A	A	Bc
			2801	Dokumentacja eksploatacyjna	B 5	B 5	Bc
			2802	Udostępnianie samochodów służbowych	B 5	B 5	Bc
			2803	Wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów służbowych	B 5	B 5	Bc
			2804	Inna korespondencja	B 5	B 5	Bc
		281		Użytkowanie obcych środków transportowych	B 5	B 5	-	rozliczenia i dowody eksploatacji
		282		Rejestracja taboru	B 2	B 2	-	rejestracja bieżąca
		283		Naprawy i konserwacja środków transportowych	B 2	B 2	-
		284		Gospodarka ogumieniem, akumulatorami, częściami zamiennymi	B 3	B 3	-
		285		Eksploatacja środków łączności				telefony, faksy, dalekopisy itp.
			2850	Konserwacja środków łączności	B 2	B 2	Bc
			2851	Telefony, faksy, dalekopisy	B 2	B 2	Bc
		286		Telefony w komórkach organizacyjnych WUG	B 5	-	-
		287		Telefony w OUG i UGBKUE	B 5	B 5	-
	29			Ochrona mienia urzędów górniczych
		290		Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna	B 2	B 2	-
		291		Ubezpieczenia rzeczowe	B 10	B 10	-	od ognia, kradzieży itp.
3				FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ
	30			Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe	A	B 20	Bc	własne wytyczne, instrukcje - kategoria A; obce - kategoria B 5
	31			Realizacja planów finansowych	B 5	B 5	-	plany i dowody niestanowiące dowodów kasowych
	32			Dowody księgowe
		320		Księgowość finansowa
			3200	Raporty kasowe (RK)	B 5	B 5	-	dotyczy dochodów i wydatków budżetowych oraz dochodów i wydatków Zakładu Obsługi Gospodarczej; okres przechowywania dokumentów jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
			3201	Dowody bankowe (BK)	B 5	B 5	-	dotyczy wydatków budżetowych, dochodów budżetowych, sum depozytowych, inwestycji, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz wydatków Zakładu Obsługi Gospodarczej; okres przechowywania dokumentów jest liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
			3202	Polecenia księgowania (PK)	B 5	-	-
			3203	Rachunki dostawców	B 5	B 5	-
			3204	Należności dochodów budżetowych (A - DB)	B 5	B 5	-	rejestry należności dochodów budżetowych (A - DB)
			3205	Kartoteka finansowa	B 5	-	-
			3206	Wydatki budżetowe oraz wydatki Zakładu Obsługi Gospodarczej	B 5	B 5	-	rejestr wydatków budżetowych oraz wydatków Zakładu Obsługi Gospodarczej
			3207	Zestawienie obrotów i sald	B 5	-	-
		321		Księgowość materiałowa				faktury własne i obce
			3210	Dowody dotyczące przekazywania przedmiotów nietrwałych (LN, ZN), likwidacja środków trwałych (LT)	B 5	B 5	-
			3211	Przychody i rozchody materiałów (PZ, RW, PNU)	B 5	B 5	-
			3212	Kartoteka ilościowo-wartościowa materiałów i przedmiotów nietrwałych na składzie	B 5	-	-
	33			Rozliczenia płac
		330		Dokumentacja płac				materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.)
			3300	Listy płac	B 50	-	-	okres przechowywania określa ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.) oraz przepisy emerytalne
			3301	Karty wynagrodzeń	B 50	-	-	imienne karty zbiorcze płac, obejmujące zarobki za poszczególne miesiące; kartoteki zasiłków chorobowych
			3302	Kartoteki zasiłków macierzyńskich, wychowawczych, opiekuńczych i pielęgnacyjnych	B 15	-	-
			3303	Listy płatnicze zasiłków płatnych z ubezpieczenia społecznego	B 5	-	-
		331		Potrącenia z wynagrodzeń
			3310	Podatek dochodowy	B 5	-	-
			3311	Świadczenia pieniężne na rzecz osób fizycznych	B 5	-	-
		332		Zaświadczenia o wynagrodzeniach	Bc	-	-	kopie (drugi i kolejne egzemplarze) zaświadczeń lub ich rejestry
	34			Umowy	B 5	B 5	Bc	rejestr umów
	35			Fundusze specjalne
		350		Zasady gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych	A	-	Bc	własne ustalenia; pozostałe - kategoria B 5
		351		Pożyczki mieszkaniowe	B 5	-	Bc	rejestr pożyczek mieszkaniowych
		352		Inne świadczenia socjalne	B 5	-	Bc	zapomogi, dopłaty do wczasów, kolonii itp.
		353		Służba zdrowia	B 5	-	Bc
	36			Inwentaryzacja
		360		Ogólne zasady	A	B 5	Bc	własne wytyczne; pozostałe - kategoria B 5
		361		Spisy i protokoły inwentaryzacyjne	B 10	B 10	-	materiały inwentaryzacyjne
		362		Sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne	B 10	B 10	-
	37			Aktualizacja wyceny środków trwałych	B 10	B 10	-
	38			Dyscyplina finansowa
		380		Akty normatywne z zakresu dyscypliny finansowej	B 10	B 10	-	obejmuje również decyzje władz nadrzędnych
		381		Interwencje głównego księgowego	B 5	B 5	Bc
		382		Rewizje	BE 5	B 5	-	protokoły, materiały porewizyjne, wnioski, zarządzenia porewizyjne oraz sprawozdania z ich realizacji
		383		Kontrola finansowa
			3830	Procedury kontroli finansowej	A	A	-
			3831	Wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków	BE 5	B 5	-
			3832	Czynności kontrolne	BE 5	B 5	-
		384		Audyt wewnętrzny
			3840	Bieżące akta audytu wewnętrznego	B 5	B 5	-
			3841	Stałe akta audytu wewnętrznego	B 5	B 5	-	dokumenty wyłączone, w danym roku kalendarzowym, z akt stałych audytu wewnętrznego ze względu na utratę przez nie aktualności
	39			Dokumenty płatnicze
		390		Dokumenty płatnicze (należności i zobowiązania) WUG	B 5	B 5	-	faktury płatne przelewem
		391		Dokumenty płatnicze gotówkowe WUG	B 5	-	-	zaliczki faktury płatne gotówką WUG
		392		Dokumenty płatnicze (należności i zobowiązania) Zakładu Obsługi Gospodarczej	B 5	B 5	-	faktury płatne przelewem
		393		Dokumenty płatnicze gotówkowe Zakładu Obsługi Gospodarczej	B 5	-	-	zaliczki faktury płatne gotówką Zakładu Obsługi Gospodarczej
4				SPRAWY ENERGOMECHANICZNE
	40			Oddawanie do ruchu podstawowych obiektów, maszyn i urządzeń podziemnego zakładu górniczego	B 5	B 5	Bc
	41			Maszyny i urządzenia mechaniczne na powierzchni oraz pod ziemią
		410		Maszyny i urządzenia mechaniczne na powierzchni				korespondencja dotycząca zagadnień problemowych oraz BHP
			4100	Maszyny i urządzenia mechaniczne w zakładach przeróbczych	B 5	B 5	-
			4101	Maszyny i urządzenia mechaniczne na powierzchni podziemnych zakładów górniczych	B 5	B 5	-
			4102	Maszyny i urządzenia mechaniczne w odkrywkowych zakładach górniczych	B 5	B 5	-
			4103	Maszyny i urządzenia wiertnicze w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach prowadzących roboty wiertnicze z powierzchni	B 5	B 5	-
			4104	Inne urządzenia mechaniczne na powierzchni	B 5	B 5	-
		411		Maszyny i urządzenia mechaniczne pod ziemią	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		412		Prawna kontrola metrologiczna
			4120	Porozumienia z organami administracji miar w zakresie organizacji wspólnych kontroli oraz udzielania sobie doraźnej pomocy w toku kontroli	A	A	Bc
			4121	Wymiana informacji z organami administracji miar	B 10	B 10	Bc	wymiana wiedzy fachowej; wymiana informacji o praktykach naruszania przepisów ustawy z dnia 11 maja 2001 r. - Prawo o miarach (Dz. U. z 2004 r. Nr 243, poz. 2441, z późn. zm.); wymiana informacji o inicjatywach i działaniach prewencyjnych dotyczących przestrzegania przepisów tej ustawy; przekazywanie informacji o przyrządach pomiarowych niespełniających przepisów tej ustawy, ujawnianych w wyniku kontroli lub uzyskanych w inny sposób, które mogą być przydatne organom administracji miar i urzędom górniczym w zakresie ich działania
	42			Urządzenia elektryczne w pomieszczeniach niezagrożonych wybuchem
		420		Urządzenia elektryczne na powierzchni				jak w klasie 410
			4200	Urządzenia elektryczne w zakładach przeróbczych	B 10	B 10	-
			4201	Urządzenia elektryczne na powierzchni podziemnych zakładów górniczych	B 10	B 10	-
			4202	Urządzenia elektryczne w odkrywkowych zakładach górniczych	B 10	B 10	-
			4203	Urządzenia elektryczne w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach prowadzących roboty wiertnicze z powierzchni	B 10	B 10	-
			4204	Inne urządzenia elektryczne na powierzchni	B 10	B 10	-
		421		Sieci elektroenergetyczne	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		422		Telekomunikacja (bez szybów)	B 10	B 10	-	korespondencja dotycząca urządzeń łączności i sygnalizacji
		423		Automatyzacja (bez szybów)	B 10	B 10	-	korespondencja dotycząca urządzeń automatyzacji
	43			Transport poziomy i pochyły na nachyleniach do 45°
		430		Transport szynowy i innymi pojazdami na powierzchni	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		431		Przewóz lokomotywami i innymi pojazdami pod ziemią	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		432		Przewóz szynowy, linowy, poziomy i pochyły	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
	44			Urządzenia elektryczne przeznaczone do użytku w pomieszczeniach niebezpiecznych pod względem wybuchu
		440		Maszyny i urządzenia budowy przeciwwybuchowej				jak w klasie 410
			4400	Maszyny i urządzenia budowy przeciwwybuchowej w odkrywkowych zakładach górniczych	B 10	B 10	-
			4401	Maszyny i urządzenia budowy przeciwwybuchowej w podziemnych zakładach górniczych	B 10	B 10	-
			4402	Maszyny i urządzenia budowy przeciwwybuchowej w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach prowadzących roboty wiertnicze z powierzchni	B 10	B 10	-
			4403	Maszyny i urządzenia budowy przeciwwybuchowej w zakładach górniczych na platformach morskich	B 10	B 10	-
		441		Gospodarka urządzeniami elektrycznymi budowy przeciwwybuchowej w podziemnych zakładach górniczych	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		442		Gospodarka urządzeniami elektrycznymi w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach prowadzących roboty wiertnicze z powierzchni	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		443		Gospodarka urządzeniami elektrycznymi w zakładach górniczych na platformach morskich	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
	45			Zagadnienia problemowe poprawy stanu BHP oraz interwencje
		450		Transport oddziałowy				jak w klasie 410
			4500	Transport linowy kołowrotowy	B 10	B 10	-
			4501	Transport kolejkami podwieszonymi	B 10	B 10	-
			4502	Transport kolejkami spągowymi	B 10	B 10	-
			4503	Transport kolejkami z napędem własnym	B 10	B 10	-
			4504	Transport elementów maszyn i urządzeń o dużych masach i gabarytach	B 10	B 10	-
		451		Maszyny i urządzenia mechaniczne				jak w klasie 410
			4510	Obudowy zmechanizowane	BE 10	B 10	-
			4511	Maszyny urabiające	B 10	B 10	-
			4512	Przenośniki zgrzebłowe	B 10	B 10	-
			4513	Przenośniki taśmowe	B 10	B 10	-
			4514	Normy i wytyczne	B 10	B 10	-
			4515	Urządzenia specjalistyczne	B 10	B 10	-
			4516	Urządzenia tzw. małej mechanizacji	B 10	B 10	-
		452		Urządzenia elektroenergetyczne	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		453		Transport szynowy i innymi pojazdami	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		454		Urządzenia elektryczne przeciwwybuchowe	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		455		Spawanie	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		456		Interwencje	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		457		Komunikaty powypadkowe i decyzje dyrektora OUG oraz UGBKUE	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		458		Prądy błądzące	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		459		Układy sterowania i systemy kontrolno-pomiarowe	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
	46			Transport pionowy
		460		Urządzenia wyciągowe				jak w klasie 410
			4600	Maszyny wyciągowe, wciągarki, kołowroty	B 5	B 5	-
			4601	Układy zabezpieczeń ruchu maszyn wyciągowych	B 5	B 5	-
			4602	Układy zabezpieczeń ruchu wyciągów szybowych	B 5	B 5	-
			4603	Naczynia wyciągowe, przeciwciężary	B 5	B 5	-
			4604	Liny wyciągowe	B 5	B 5	-
			4605	Koła linowe, kierujące, odciskowe	B 5	B 5	-
			4606	Urządzenia i układy sygnalizacji szybowej	B 5	B 5	-
			4607	Zawieszenia, zawiesia, zaciski	B 5	B 5	-
			4608	Wykładziny kół i bębnów, okładziny hamulcowe	B 5	B 5	-
			4609	Urządzenia przyszybowe	B 5	B 5	-
		461		Szyby i urządzenia pomocnicze				jak w klasie 410
			4610	Obudowa szybów	B 5	B 5	-
			4611	Zbrojenie szybów	B 5	B 5	-
			4612	Wieże szybowe	B 5	B 5	-
			4613	Klapy przeciwpożarowe	B 5	B 5	-
			4614	Uszczelnienia szybów wdechowych (wentylacyjnych)	B 5	B 5	-
			4615	Pomosty	B 5	B 5	-
			4616	Rząpie, sztuczne dno	B 5	B 5	-
			4617	Urządzenia robót szybowych	B 5	B 5	-
			4618	Urządzenia pomocnicze przy budowie szybów	B 5	B 5	-
		462		Komputerowe systemy diagnostyki oraz rejestracji urządzeń wyciągowych	B 10	B 10	-	jak w klasie 410
		463		Obsługa urządzeń wyciągowych	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		464		Prace szybowe	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		465		Awarie i wypadki	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		466		Badania ekspertyzowe	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		467		Interwencje	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		468		Komunikaty, wytyczne	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
		469		Środki ochrony indywidualnej	B 5	B 5	-	jak w klasie 410
	47			Dopuszczenia do stosowania w zakładach górniczych maszyn, urządzeń i materiałów				okres przechowywania dokumentacji jest liczony od dnia wycofania wyrobu z eksploatacji
		470		Dopuszczenia maszyn i elementów urządzeń wyciągowych w szybach				obejmuje korespondencję w sprawach dopuszczeń
			4700	Maszyny wyciągowe, wciągarki, kołowroty	B 10	B 10	-	decyzje o dopuszczeniu do stosowania w zakładach górniczych
			4701	Układy zabezpieczeń ruchu maszyn wyciągowych	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4702	Układy zabezpieczeń ruchu wyciągów szybowych	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4703	Naczynia wyciągowe, przeciwciężary	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4704	Koła linowe, kierujące, odciskowe	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4705	Urządzenia i układy sygnalizacji szybowej	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4706	Zawieszenia, zawiesia, zaciski	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4707	Wykładziny kół i bębnów, okładziny hamulcowe	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
		471		Dopuszczenia maszyn i urządzeń transportowych				jak w klasie 470
			4710	Wozy do przewozu osób i wozy specjalne oraz pojazdy z napędem spalinowym do przewozu osób	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4711	Urządzenia transportu linowego, kolejki podwieszone, kolejki spągowe oraz ich podzespoły	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
		472		Dopuszczenia urządzeń w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi				jak w klasie 470
			4720	Głowice eksploatacyjne (wydobywcze) wraz z systemami sterowania, z wyłączeniem głowic podmorskich	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
		473		Dopuszczenia materiałów				jak w klasie 470
			4730	Taśmy przenośnikowe	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
		474		Dopuszczenia do stosowania w zakładach górniczych maszyn i urządzeń elektrycznych				jak w klasie 470
			4740	Maszyny i urządzenia elektryczne oraz aparatura łączeniowa na napięcie powyżej 1 kV prądu przemiennego lub powyżej 1,5 kV prądu stałego	B 10	B 10		jak w klasie 4700
			4741	Systemy łączności, bezpieczeństwa i alarmowania	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
			4742	Zintegrowane systemy sterowania kompleksów wydobywczych i przodkowych	B 10	B 10	-	jak w klasie 4700
	48			Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego				wraz z dokumentacją, na podstawie której prowadzono postępowanie
		480		Jednostki naukowe	A	-	-	w przypadku wydania decyzji odmawiającej upoważnienia rzeczoznawcy - kategoria B 10 (okres jest liczony od dnia uprawomocnienia się decyzji)
		481		Osoby fizyczne	B 10	-	-	okres przechowywania jest liczony od dnia upływu terminu ważności uprawnień albo od dnia uprawomocnienia się decyzji odmawiającej nadania uprawnień rzeczoznawcy
5				OCHRONA ŚRODOWISKA I GOSPODARKA ZŁOŻEM
	50			Miernictwo górnicze
		500		Dokumentacja mierniczo-geologiczna
			5000	Prowadzenie dokumentacji mierniczo-geologicznej przez przedsiębiorców	B 5	B 5	Bc
			5001	Dokumentacja kartograficzna	BE 5	BE 5	Bc	kopie (drugi i kolejne egzemplarze) dokumentacji kartograficznej przekazywane przez przedsiębiorców oraz podmioty prowadzące określone roboty podziemne z zastosowaniem techniki górniczej
			5002	Archiwalna dokumentacja kartograficzna zlikwidowanych zakładów górniczych	A	A	Bc	kopie oraz wtórniki górniczych map podstawowych, przeglądowych oraz specjalnych
			5003	Wnioski o ustalenie skali map	BE 5	B 5	-
			5004	Zgoda na łączenie treści map górniczych	BE 5	B 5	-
			5005	Mapy górnicze	A	A	-
			5006	Oznaczenia umowne map górniczych	A	A	-
			5007	Sporządzanie i przechowywanie dokumentów pomiarowych, obliczeniowych i kartograficznych w formie numerycznej na informatycznych nośnikach danych	A	A	Bc
		501		Koncesje na prowadzenie działalności objętej prawem geologicznym i górniczym	A	B 10	Bc
		502		Metrologia i normalizacja	BE 5	B 5	Bc
		503		Obszary i tereny górnicze	A	A	-
	51			Ochrona terenów górniczych
		510		Użytkowanie górnicze	B 10	B 10	-
		511		Opiniowanie rozwiązań przyjętych w projekcie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy	A	A	Bc	kategoria A dotyczy opinii własnych; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) nadsyłane z OUG do WUG i odwrotnie - kategoria B 5
		512		Uzgadnianie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego	A	A	Bc	kategoria A dotyczy uzgodnień własnych; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) nadsyłane z OUG do WUG i odwrotnie - kategoria B 5
		513		Szkody wyrządzone działalnością regulowaną prawem geologicznym i górniczym
			5130	Wstrząsy górnicze	B 10	B 10	Bc
			5131	Stosunki sąsiedzkie	B 10	B 10	Bc
		514		Budownictwo na terenach górniczych
			5140	Uzgodnienia w sprawach ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego	B 10	B 10	Bc
			5141	Uzgodnienia w sprawach ustalenia warunków zabudowy	B 10	B 10	Bc
			5142	Profilaktyka budowlana	A	A	Bc	kategoria A dotyczy materiałów własnych; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) nadsyłane z OUG do WUG i odwrotnie - kategoria B 5
			5143	Samodzielne funkcje techniczne w budownictwie górniczym	B 20	B 20	Bc
			5144	Projektowanie i budowa obiektów budowlanych zakładów górniczych	A	A	Bc	jak w klasie 5142
			5145	Utrzymanie obiektów budowlanych zakładów górniczych	B 20	B 20	Bc
			5146	Wypadki i katastrofy w obiektach budowlanych zakładów górniczych	A	A	Bc	jak w klasie 5142
		515		Filary ochronne
			5150	Eksploatacja w filarach ochronnych	A	A	-	jak w klasie 5142
			5151	Komisje i zespoły koordynujące	A	A	-	protokoły, sprawozdania - kategoria A; obsługa komisji, zespołów - kategoria Bc
		516		Likwidacja zakładów górniczych	A	A	Bc
	52			Ochrona środowiska
		520		Działalność proekologiczna w górnictwie	B 5	B 5		opinie organów nadzoru górniczego w sprawach wniosków o dofinansowanie zadań proekologicznych ze strony funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej
		521		Gospodarka odpadami
			5210	Składowanie odpadów w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych	A	A	-
			5211	Odzysk odpadów	B 5	B 5	-
		522		Bezzbiornikowe magazynowanie substancji w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych	A	A	-
		523		Ochrona środowiska przed hałasem	B 5	B 5	-
		524		Skażenie środowiska substancjami promieniotwórczymi	BE 10	BE 10	-
		525		Ochrona powietrza	B 5	B 5	-
		526		Rekultywacja terenów pogórniczych	BE 5	BE 5	-
		527		Gospodarka wodno-ściekowa
			5270	Pozwolenia wodnoprawne	BE 10	B 10	-
			5271	Oddziaływanie na cieki i zbiorniki wodne	BE 10	B 10	-
			5272	Utylizacja wód słonych	BE 10	BE 10	-
			5273	Wykorzystanie wód kopalnianych	BE 10	BE 10	-
		528		Fundusze ochrony środowiska i gospodarki wodnej	B 10	B 10		korespondencja w sprawach niezwiązanych z wydawaniem przez organy nadzoru górniczego opinii dotyczących wniosków o dofinansowanie zadań proekologicznych ze strony funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej (klasa 520)
		529		Uzgodnienia decyzji o cofnięciu koncesji oraz decyzji stwierdzających wygaśnięcie koncesji, wydawanych przez organy koncesyjne, określających zakres i sposób wykonania przez dotychczasowego przedsiębiorcę obowiązków dotyczących ochrony środowiska oraz obowiązków związanych z likwidacją zakładu górniczego	A	A	Bc	uzgodnienia decyzji, o których mowa w art. 29 ust. 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze
	53			Geologia górnicza i gospodarka zasobami
		530		Rada Geologiczna przy Ministrze Środowiska	BE 5	B 5	-
		531		Gospodarka złożem - węgiel kamienny i brunatny (zakłady górnicze czynne i likwidowane)
			5310	Opiniowanie PZZ	A	A	-	PZZ - projekt zagospodarowania złoża
			5311	Kryteria bilansowości i przemysłowości	A	A	-
			5312	Przyjęcia dokumentacji geologicznej bez zastrzeżeń	A	A	-
			5313	Przyjęcia dodatku do PZZ bez zastrzeżeń	A	A	-	jak w klasie 5310
			5314	Operaty ewidencyjne zasobów	A	A	-
			5315	Przyjęcia bez zastrzeżeń dodatku do dokumentacji geologicznej rozliczającego zasoby	A	A	-
			5316	Protokoły z posiedzeń KZK, KDH, KDGI i innych narad	BE 5	B 5		KZK - Komisja Zasobów Kopalin przy Ministrze Środowiska; KDH - Komisja Dokumentacji Hydrogeologicznych przy Ministrze Środowiska; KDGI - Komisja Dokumentacji Geologiczno-Inżynierskich przy Ministrze Środowiska
		532		Gospodarka złożem - ropa naftowa, gaz ziemny, metan z węgla kamiennego (zakłady górnicze czynne i likwidowane)
			5320	Opiniowanie PZZ	A	A	-	jak w klasie 5310
			5321	Kryteria bilansowości	A	A	-
			5322	Przyjęcia dokumentacji geologicznej bez zastrzeżeń	A	A	-
			5323	Przyjęcia dodatku do PZZ bez zastrzeżeń	A	A	-	jak w klasie 5310
			5324	Operaty ewidencyjne zasobów	A	A	-
			5325	Przyjęcia bez zastrzeżeń dodatku do dokumentacji geologicznej rozliczającego zasoby	A	A	-
			5326	Protokoły z posiedzeń KZK, KDH, KDGI i innych narad	BE 5	B 5	-	jak w klasie 5316
		533		Gospodarka złożem - rudy metali (zakłady górnicze czynne i likwidowane)
			5330	Opiniowanie PZZ	A	A	-	jak w klasie 5310
			5331	Kryteria bilansowości i przemysłowości	A	A	-
			5332	Przyjęcia dokumentacji geologicznej bez zastrzeżeń	A	A	-
			5333	Przyjęcia dodatku do PZZ bez zastrzeżeń	A	A	-	jak w klasie 5310
			5334	Operaty ewidencyjne zasobów	A	A	-
			5335	Przyjęcia bez zastrzeżeń dodatku do dokumentacji geologicznej rozliczającego zasoby	A	A	-
			5336	Protokoły z posiedzeń KZK, KDH, KDGI i innych narad	BE 5	B 5	-	jak w klasie 5316
		534		Gospodarka złożem - surowce chemiczne (zakłady górnicze czynne i likwidowane)
			5340	Opiniowanie PZZ	A	A	-	jak w klasie 5310
			5341	Kryteria bilansowości i przemysłowości	A	A	-
			5342	Przyjęcia dokumentacji geologicznej bez zastrzeżeń	A	A	-
			5343	Przyjęcia dodatku do PZZ bez zastrzeżeń	A	A	-	jak w klasie 5310
			5344	Operaty ewidencyjne zasobów	A	A	-
			5345	Przyjęcia bez zastrzeżeń dodatku do dokumentacji geologicznej rozliczającego zasoby	A	A	-
			5346	Protokoły z posiedzeń KZK, KDH, KDGI i innych narad	BE 5	B 5	-	jak w klasie 5316
		535		Gospodarka złożem - surowce skalne (zakłady górnicze czynne i likwidowane)
			5350	Opiniowanie PZZ	A	A	-	jak w klasie 5310
			5351	Uzgodnienia koncesji wydawanych przez starostę	A	A	-	działalność, o której mowa w art. 16 ust. 2a ustawy - Prawo geologiczne i górnicze; kategoria A dotyczy uzgodnień własnych; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) nadsyłane z OUG do WUG i odwrotnie - kategoria B 5
			5352	Kryteria bilansowości i przemysłowości	A	A	-
			5353	Przyjęcia dokumentacji geologicznej bez zastrzeżeń	A	A	-
			5354	Przyjęcia dodatku do PZZ bez zastrzeżeń	A	A	-	jak w klasie 5310
			5355	Operaty ewidencyjne zasobów	A	A	-
			5356	Przyjęcia bez zastrzeżeń dodatku do dokumentacji geologicznej rozliczającego zasoby	A	A	-
			5357	Protokoły z posiedzeń KZK, KDH, KDGI i innych narad	BE 5	B 5	-	jak w klasie 5316
		536		Gospodarka złożem - solanki, wody lecznicze, inne kopaliny lecznicze i wody termalne (zakłady górnicze czynne i likwidowane)
			5360	Opiniowanie PZZ	A	A	-	jak w klasie 5310
			5361	Uzgodnienia koncesji wydawanych przez starostę	A	A	-	jak w klasie 5351
			5362	Kryteria bilansowości	A	A	-
			5363	Uznanie za solanki, wody lecznicze, inne kopaliny lecznicze i wody termalne	A	A	-
			5364	Przyjęcia dokumentacji geologicznej bez zastrzeżeń	A	A	-
			5365	Przyjęcia dodatku do PZZ bez zastrzeżeń	A	A	-	jak w klasie 5310
			5366	Operaty ewidencyjne zasobów	A	A	-
			5367	Przyjęcia bez zastrzeżeń dodatku do dokumentacji geologicznej rozliczającego zasoby	A	A	-
			5368	Protokoły z posiedzeń KZK, KDH, KDG i innych narad	BE 5	B 5	-	jak w klasie 5316
		537		Zagrożenia wodne
			5370	Wdarcia wody i awarie, akcje ratownicze i profilaktyczne	A	A	-
			5371	Zagrożenia wodne związane z likwidacją zakładów górniczych	A	A	-
			5372	Zagrożenia wodne dla innych zakładów	BE 10	BE 10	-
		538		Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego				wraz z dokumentacją, na podstawie której prowadzono postępowanie
			5380	Jednostki naukowe	A	-	-	w przypadku wydania decyzji odmawiającej upoważnienia rzeczoznawcy - kategoria B 10 (okres jest liczony od dnia uprawomocnienia się decyzji)
			5381	Osoby fizyczne	B 10	-	-	okres przechowywania jest liczony od dnia upływu terminu ważności uprawnień albo od dnia uprawomocnienia się decyzji odmawiającej nadania uprawnień rzeczoznawcy
	54			Likwidacja zakładów górniczych				zagadnienia dotyczące miernictwa górniczego - klasa 516
		540		Węgiel kamienny i brunatny
			5400	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - wyciągi z rachunku bankowego	B 5	B 5	-	okres przechowywania jest liczony od dnia przedstawienia wyciągu z rachunku bankowego
			5401	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - zgoda na likwidację funduszu	A	A	-
			5402	Likwidacja oznaczonej części zakładu górniczego	A	A	-
			5403	Decyzje nakazujące wykonanie obowiązku likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części	A	A	-
			5404	Inne zagadnienia	A	A	-	dokumenty powstałe w szczególności w związku z egzekwowaniem obowiązków podmiotu prowadzącego likwidację zakładu górniczego, w tym dotyczące niezbędnych środków przedsięwziętych w celu ochrony środowiska oraz rekultywacji gruntów i zagospodarowania terenów po działalności górniczej
		541		Ropa naftowa, gaz ziemny, metan z węgla kamiennego
			5410	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - wyciągi z rachunku bankowego	B 5	B 5	-	jak w klasie 5400
			5411	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - zgoda na likwidację funduszu	A	A	-
			5412	Likwidacja oznaczonej części zakładu górniczego	A	A	-
			5413	Decyzje nakazujące wykonanie obowiązku likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części	A	A	-
			5414	Inne zagadnienia	A	A	-	jak w klasie 5404
		542		Rudy metali
			5420	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - wyciągi z rachunku bankowego	B 5	B 5	-	jak w klasie 5400
			5421	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - zgoda na likwidację funduszu	A	A	-
			5422	Likwidacja oznaczonej części zakładu górniczego	A	A	-
			5423	Decyzje nakazujące wykonanie obowiązku likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części	A	A	-
			5424	Inne zagadnienia	A	A	-	jak w klasie 5404
		543		Surowce chemiczne
			5430	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - wyciągi z rachunku bankowego	B 5	B 5	-	jak w klasie 5400
			5431	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - zgoda na likwidację funduszu	A	A	-
			5432	Likwidacja oznaczonej części zakładu górniczego	A	A	-
			5433	Decyzje nakazujące wykonanie obowiązku likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części	A	A	-
			5434	Inne zagadnienia	A	A	-	jak w klasie 5404
		544		Surowce skalne
			5440	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - wyciągi z rachunku bankowego	B 5	B 5	-	jak w klasie 5400
			5441	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - zgoda na likwidację funduszu	A	A	-
			5442	Likwidacja oznaczonej części zakładu górniczego	A	A	-
			5443	Decyzje nakazujące wykonanie obowiązku likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części	A	A	-
			5444	Inne zagadnienia	A	A	-	jak w klasie 5404
		545		Solanki, wody lecznicze, inne kopaliny lecznicze i wody termalne
			5450	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - wyciągi z rachunku bankowego	B 5	B 5	-	jak w klasie 5400
			5451	Fundusz likwidacji zakładu górniczego - zgoda na likwidację funduszu	A	A	-
			5452	Likwidacja oznaczonej części zakładu górniczego	A	A	-
			5453	Decyzje nakazujące wykonanie obowiązku likwidacji zakładu górniczego lub jego oznaczonej części	A	A	-
			5454	Inne zagadnienia	A	A	-	jak w klasie 5404
	55			Roboty geologiczne
		550		Projekt prac geologicznych	A	A	-
		551		Dokumentacja prowadzonych prac geologicznych	A	A	-
		552		Zgłoszenie zamiaru przystąpienia do wykonywania robót geologicznych	A	A	-
		553		Inne zagadnienia	A	A	-	dokumenty powstałe w związku ze sprawami niedotyczącymi zagadnień wymienionych w klasach 550, 551 i 552
6				OCHRONA ZDROWIA. ZAGROŻENIA. BEZPIECZEŃSTWO I WARUNKI PRACY W ZAKŁADACH GÓRNICZYCH
	60			Wypadkowość w zakładach górniczych
		600		Analiza wypadkowości	A	A	Bc	kategoria A dotyczy opracowań własnych; kopie (drugi i kolejne egzemplarze) opracowań nadsyłane z OUG do WUG i odwrotnie - kategoria B 5
		601		Działania profilaktyczne	B 5	B 5	Bc
		602		Zbiorowe wypadki śmiertelne	A	A	Bc
		603		Zbiorowe wypadki - pozostałe	BE 50	BE 50	-	bardzo ciężkie, ciężkie, lekkie
		604		Wypadki indywidualne	B 10	B 10	-	śmiertelne, bardzo ciężkie, ciężkie, lekkie
		605		Dochodzenia powypadkowe, awarie, zatrzymane roboty i inne zdarzenia	B 5	B 5	Bc	telefonogramy, dalekopisy, faksy, notatki itp.
		606		Orzeczenia	A	A	-	pożary, zawały, tąpnięcia, wybuchy gazów itp.
	61			Zatrudnianie pracowników specjalnej kategorii
		610		Nowo przyjętych	B 5	B 5	Bc
		611		Kobiet i młodocianych	B 5	B 5	Bc
	62			Kwalifikacje i szkolenie załóg górniczych
		620		Opiniowanie i uzgadnianie programów szkolenia załóg górniczych	B 5	B 5	-
		621		Szkolenie nowo przyjętych	B 5	B 5	Bc
		622		Szkolenie okresowe w zakładach górniczych	B 5	B 5	Bc
		623		Szkolenie kwalifikacyjne	B 5	B 5	Bc	szkoły średnie zawodowe, szkoły zasadnicze
		624		Badania psychologiczne	B 5	B 5	Bc
		625		Baza szkoleniowa	B 5	B 5	-
		626		Decyzje w sprawach stwierdzenia posiadania odpowiedniej kadry oraz niezbędnych środków umożliwiających właściwe przeszkolenie pracowników Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc
		627		Decyzje nakazujące dokonanie zmian mających na celu zapewnienie spełnienia warunków określonych w decyzji wymienionej w klasie 626 (stwierdzenie posiadania odpowiedniej kadry oraz niezbędnych środków umożliwiających właściwe przeszkolenie pracowników) oraz decyzje stwierdzające wygaśnięcie tej decyzji Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc
		628		Decyzje zatwierdzające programy przeszkolenia pracowników na stanowiskach w ruchu zakładu górniczego, innych niż stanowiska kierownictwa i dozoru ruchu, które mogą zajmować osoby o szczególnych kwalifikacjach zawodowych i warunkach zdrowotnych Odwołania od decyzji	B 5	B 5	Bc
	63			Ochrona zdrowia załóg górniczych
		630		Badania lekarskie	B 5	B 5	-
		631		Choroby zawodowe	B 5	B 5	-
		632		Urządzenia higieniczno-sanitarne	B 5	B 5	-
		633		Organizacja pierwszej pomocy	B 5	B 5	-
	64			Zagadnienia psychologii i socjologii pracy	B 5	B 5	-
	65			Warunki środowiska pracy				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja
		650		Zapylenie	BE 5	BE 5	-
		651		Oświetlenie	BE 5	BE 5	-
		652		Hałas i wibracja	BE 5	BE 5	-
		653		Laboratoria badań środowiskowych	BE 5	BE 5	-
		654		Odzież ochronna i robocza oraz sprzęt ochrony indywidualnej	BE 5	BE 5	-
		655		Inne szkodliwości	BE 5	BE 5	-
	66			Promieniowanie jonizujące				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja
		660		Urządzenia izotopowe	BE 5	BE 5	-
		661		Obsługa i kwalifikacje pracowników	BE 5	BE 5	-
		662		Ochrona przed promieniowaniem radioaktywnym	BE 5	BE 5	-
		663		Promieniotwórczość naturalna	BE 5	BE 5	-
		664		Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego				wraz z dokumentacją, na podstawie której prowadzono postępowanie
			6640	Jednostki naukowe	A	-	-	w przypadku wydania decyzji odmawiającej upoważnienia rzeczoznawcy - kategoria B 10 (okres jest liczony od dnia uprawomocnienia się decyzji)
			6641	Osoby fizyczne	B 10	-	-	okres przechowywania jest liczony od dnia upływu terminu ważności uprawnień albo od dnia uprawomocnienia się decyzji odmawiającej nadania uprawnień rzeczoznawcy
	67			Zarządzanie bezpieczeństwem w zakładach górniczych
		670		Podziemne zakłady górnicze
			6700	Systemy zarządzania bezpieczeństwem	A	A	-
			6701	Dokument bezpieczeństwa	A	A	-
			6702	Inne zagadnienia	B 5	B 5	-	dokumenty sporządzane w sprawach bieżących, niedotyczących systemów zarządzania bezpieczeństwem lub dokumentu bezpieczeństwa
		671		Odkrywkowe zakłady górnicze wydobywające kopaliny podstawowe
			6710	Systemy zarządzania bezpieczeństwem	A	A	-
			6711	Dokument bezpieczeństwa	A	A	-
			6712	Inne zagadnienia	B 5	B 5	-	jak w klasie 6702
		672		Odkrywkowe zakłady górnicze wydobywające kopaliny pospolite
			6720	Systemy zarządzania bezpieczeństwem	A	A	-
			6721	Dokument bezpieczeństwa	A	A	-
			6722	Inne zagadnienia	B 5	B 5	-	jak w klasie 6702
		673		Zakłady górnicze wydobywające kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakłady prowadzące roboty wiertnicze z powierzchni
			6730	Systemy zarządzania bezpieczeństwem	A	A	-
			6731	Dokument bezpieczeństwa	A	A	-
			6732	Inne zagadnienia	B 5	B 5	-	jak w klasie 6702
	68			Pogotowie techniczne
		680		Plany tygodniowych dyżurów domowych
			6800	Dyrektorskie pogotowie techniczne	B 5	B 5	-
			6801	Inspektorskie pogotowie techniczne	B 5	B 5	-
		681		Miesięczne plany dyżurów pogotowia technicznego	B 5	B 5	-
		682		Książki wypadków i niebezpieczeństw	A	A	-
		683		Książki meldunków	A	A	-
		684		Telefonogramy
			6840	Własne	B 10	B 10	-
			6841	Obce	B 10	B 10	-
		685		Książka wyjazdów samochodu służbowego	B 5	B 5	-
		686		Informacje dotyczące wypadku śmiertelnego, zbiorowego oraz poważnych niebezpiecznych wydarzeń i awarii	B 5	B 5	-
7				GÓRNICTWO PODZIEMNE
	70			Roboty górnicze
		700		Obudowa	B 10	B 10	Bc
		701		Zawały	B 5	B 5	Bc
		702		Tąpania	B 10	B 10	Bc
		703		Podsadzka	B 5	B 5	Bc
	71			Środki strzałowe, sprzęt strzałowy, składy materiałów wybuchowych, roboty strzałowe
		710		Badania kontrolne i opinie dotyczące jakości środków strzałowych, reklamacje	B 10	B 10	Bc
		711		Pozwolenia na nabywanie lub przechowywanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego	B 5	B 5	Bc	wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję
		712		Pozwolenia na używanie środków strzałowych w zakładach górniczych	B 5	B 5	Bc	wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję
		713		Zezwolenia na przechowywanie i używanie sprzętu strzałowego w zakładach górniczych	B 5	B 5	Bc	wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję
		714		Kradzieże, zagubienia, znalezienia materiałów wybuchowych - notatki	B 5	B 5	Bc
		715		Składy materiałów wybuchowych i gospodarka środkami strzałowymi	B 10	B 10	Bc
		716		Roboty strzałowe w górnictwie podziemnym	B 10	B 10	Bc
		717		Nadawanie materiałom wybuchowym przeznaczonym do użytku cywilnego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej numeru identyfikacyjnego materiału wybuchowego przeznaczonego do użytku cywilnego oraz prowadzenie rejestru tych materiałów wybuchowych	B 10	-	Bc
	72			Wentylacja, pożary podziemne
		720		Urządzenia wentylacyjne i przyrządy pomiarowe	B 10	B 10	Bc
		721		Pożary	B 10	B 10	Bc
	73			Zagrożenie metanowe i wyrzutowe
		730		Zagrożenie metanowe	BE 10	BE 10	Bc
		731		Zagrożenie wyrzutami gazów i skał	BE 10	BE 10	Bc
	74			Zagrożenia pyłowe	BE 10	BE 10	Bc
	75			Ratownictwo górnicze				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja; decyzje dotyczące kwalifikacji w ratownictwie górniczym - klasa 0230; decyzje dotyczące ratownictwa górniczego - klasa 0237
		750		Wyposażenie ratownictwa górniczego	B 10	B 10	Bc
		751		Kwalifikacje w ratownictwie górniczym	B 10	B 10	Bc
		752		Szkolenia oraz narady dotyczące ratownictwa górniczego	B 10	B 10	Bc
	76			Restrukturyzacja (prywatyzacja) zakładów górniczych	B 5	B 5	Bc	notatki, zestawienia, korespondencja
	77			Oddawanie do ruchu podstawowych obiektów, maszyn i urządzeń podziemnego zakładu górniczego	B 5	B 5	Bc
	78			Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego				wraz z dokumentacją, na podstawie której prowadzono postępowanie
		780		Jednostki naukowe	A	-	-	w przypadku wydania decyzji odmawiającej upoważnienia rzeczoznawcy - kategoria B 10 (okres jest liczony od dnia uprawomocnienia się decyzji)
		781		Osoby fizyczne	B 10	-	-	okres przechowywania jest liczony od dnia upływu terminu ważności uprawnień albo od dnia uprawomocnienia się decyzji odmawiającej nadania uprawnień rzeczoznawcy
8				GÓRNICTWO ODKRYWKOWE I WIERTNICTWO
	80			Roboty udostępniające, badawcze i przygotowawcze górnictwa odkrywkowego				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja
		800		Eksploatacja odkrywkowa węgla brunatnego	B 10	B 10	Bc
		801		Eksploatacja odkrywkowa surowców skalnych	B 5	B 5	Bc
		802		Eksploatacja odkrywkowa piasków i kruszyw naturalnych	B 5	B 5	Bc
		803		Eksploatacja odkrywkowa innych surowców	B 5	B 5	Bc
		804		Korespondencja dotycząca odkrywkowych zakładów górniczych	B 5	B 5	Bc	notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja w sprawach niezwiązanych z eksploatacją odkrywkową oraz zagadnieniami wymienionymi w klasach 83 i 84
	81			Zagrożenia w górnictwie odkrywkowym				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja
		810		Zagrożenia osuwiskowe	BE 5	BE 5	Bc
		811		Zagrożenia związane z obrywaniem się skał	BE 5	BE 5	Bc
		812		Zagrożenia gazowe	BE 5	BE 5	Bc
		813		Zagrożenia sejsmiczne	BE 5	BE 5	Bc
		814		Zagrożenia pożarowe (pożary endogeniczne)	BE 5	BE 5	Bc
		815		Zagrożenia związane ze stosowaniem w zakładzie górniczym środków strzałowych	B 5	B 5	Bc
		816		Inne zagrożenia	B 5	B 5	Bc
	82			Środki strzałowe, sprzęt strzałowy, składy materiałów wybuchowych, roboty strzałowe				decyzje, notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja; nadawanie materiałom wybuchowym przeznaczonym do użytku cywilnego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej numeru identyfikacyjnego materiału wybuchowego przeznaczonego do użytku cywilnego oraz prowadzenie rejestru tych materiałów wybuchowych - klasa 717
		820		Badania dopuszczeniowe i dopuszczenia sprzętu strzałowego	B 10	B 10	Bc	obejmuje korespondencję w sprawach dopuszczeń oraz decyzje o dopuszczeniu do stosowania w zakładach górniczych; okres przechowywania dokumentacji jest liczony od dnia wycofania wyrobu z eksploatacji
		821		Badania kontrolne i opinie dotyczące jakości środków strzałowych, reklamacje	B 10	B 10	Bc
		822		Pozwolenia na nabywanie lub przechowywanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego	B 5	B 5	Bc	wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję
		823		Pozwolenia na używanie środków strzałowych w zakładach górniczych	B 5	B 5	Bc	wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję
		824		Zezwolenia na przechowywanie i używanie sprzętu strzałowego w zakładach górniczych	B 5	B 5	Bc	wraz z dokumentacją, na podstawie której wydano decyzję
		825		Kradzieże, zagubienia, znalezienia materiałów wybuchowych - notatki	B 5	B 5	Bc
		826		Składy materiałów wybuchowych i gospodarka środkami strzałowymi	B 10	B 10	Bc
		827		Roboty strzałowe w górnictwie odkrywkowym	B 10	B 10	Bc
	83			Wiertnictwo				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja
		830		Wiercenia głębokie	B 20	B 20	Bc
		831		Wiercenia hydrogeologiczne i studzienne	B 10	B 10	Bc
		832		Wiercenia geologiczno-inżynierskie	B 5	B 5	Bc
		833		Wiercenia za kopalinami stałymi	B 5	B 5	Bc
		834		Wiercenia morskie	B 5	B 5	Bc
		835		Geofizyka wiertnicza i sejsmiczna	B 5	B 5	Bc
		836		Opróbowania i cementowania otworów	B5	B 5	Bc
	84			Eksploatacja otworowa				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja
		840		Eksploatacja otworowa siarki	B 5	B 5	Bc
		841		Eksploatacja otworowa soli	B 5	B 5	Bc
		842		Eksploatacja ropy naftowej i gazu ziemnego	B 5	B 5	Bc
		843		Eksploatacja wód leczniczych i gazów leczniczych	B 5	B 5	Bc
	85			Ratownictwo w wiertnictwie i w górnictwie otworowym				notatki, sprawozdania, informacje, inna korespondencja; decyzje dotyczące kwalifikacji w ratownictwie górniczym - klasa 0230; decyzje dotyczące ratownictwa górniczego - klasa 0237
		850		Ratownictwo górnicze w wiertnictwie oraz górnictwie naftowym i gazowym	BE 10	BE 10	Bc
		851		Ratownictwo górnicze w wiertnictwie i górnictwie siarkowym	BE 10	BE 10	Bc
	86			Oddawanie do ruchu podstawowych obiektów i urządzeń odkrywkowego zakładu górniczego	B 5	B 5	Bc
	87			Rzeczoznawcy do spraw ruchu zakładu górniczego				wraz z dokumentacją, na podstawie której prowadzono postępowanie
		870		Jednostki naukowe	A	-	-	w przypadku wydania decyzji odmawiającej upoważnienia rzeczoznawcy - kategoria B 10 (okres liczony od dnia uprawomocnienia się decyzji)
		871		Osoby fizyczne	B 10	-	-	okres przechowywania akt jest liczony od dnia upływu terminu ważności uprawnień albo od dnia uprawomocnienia się decyzji odmawiającej nadania uprawnień rzeczoznawcy
9				SYSTEM KONTROLI WYROBÓW WPROWADZONYCH DO OBROTU
	90			Współpraca z innymi instytucjami w ramach sprawowania kontroli wyrobów wprowadzonych do obrotu
		900		Sprawy ogólne współpracy	A	-	Bc	programy, umowy, porozumienia oraz ich realizacja, analizy, opracowania problemowe
		901		Okresowe plany kontroli	B 5	-	-
		902		Sprawozdania z przeprowadzanych kontroli	A	-	Bc
		903		Wymiana informacji	B 3	B 3	-	informacje, niedotyczące wyrobów objętych właściwością Prezesa WUG, otrzymane z Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów albo bezpośrednio od instytucji obsługujących inne organy wyspecjalizowane
	91			Upoważnienia Prezesa WUG do wykonywania kontroli wyrobów wprowadzonych do obrotu	B 10	-	-	obejmuje również kontrole przeprowadzane w ramach postępowań w sprawie wprowadzonych do obrotu wyrobów niezgodnych z zasadniczymi wymaganiami
	92			Postępowania dotyczące wyrobów wprowadzonych do obrotu
		920		Postępowania prowadzone przez Prezesa WUG	B 5	B 5	-	każda sprawa dotyczy odrębnego wyrobu; obejmuje zarówno wymianę informacji dotyczących wyrobu (w tym otrzymanych z OUG i UGBKUE; informacje niedotyczące wyrobów objętych właściwością Prezesa WUG - klasa 903), także w przypadku gdy postępowanie nie zostało wszczęte, jak i decyzje oraz postanowienia dotyczące wyrobu, wydawane w związku z prowadzonym postępowaniem, a także wnioski o usunięcie wpisu z rejestru wyrobów niezgodnych z zasadniczymi wymaganiami
		921		Postępowania prowadzone przez organy celne	B 5	-	-	wydawanie przez Prezesa WUG, na wniosek organu celnego, opinii dotyczących spełniania przez wyrób zasadniczych wymagań; obejmuje również przekazywanie wydanych opinii do wiadomości Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów
	93			Kontrola przestrzegania sposobu prezentowania wyrobów	B 5	-	Bc	dotyczy prezentowania wyrobów, niezgodnych z zasadniczymi wymaganiami, na targach, wystawach, pokazach oraz w innych miejscach

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

UKŁAD DANYCH SKŁADAJĄCYCH SIĘ NA ZNAK SPRAWY

WZÓR

PRI¹⁾/0201²⁾/0072³⁾/04⁴⁾

¹⁾ Symbol literowy komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego albo specjalistycznego urzędu górniczego, zgodny z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny Wyższego Urzędu Górniczego (Departament Prawny i Integracji Europejskiej) albo regulamin organizacyjny okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych.

²⁾ Symbol klasyfikacyjny (liczbowy) sprawy przewidziany w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych

³⁾ Kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w systemie w ramach hasła klasyfikacyjnego przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych

⁴⁾ Dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa została zarejestrowana w systemie w ramach hasła klasyfikacyjnego przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

UKŁAD DANYCH SKŁADAJĄCYCH SIĘ NA OZNACZENIE DOKUMENTU

WZÓR

PRI¹⁾/0201²⁾/0072³⁾/04⁴⁾/1753⁵⁾/JK⁶⁾

[dane ^{1)- 4)}: znak sprawy]

⁵⁾ Kolejny numer dokumentu w danym roku kalendarzowym, nadany przez system

⁶⁾ Symbol literowy referenta sprawy, unikalny w ramach komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, co do zasady zgodny z inicjałami referenta sprawy (Jan Kowalski)

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

WYDRUK SPISU SPRAW

WZÓR

DATA: 2003.07.01^1)

Jednostka: PRI Departament Prawny i Integracji Europejskiej^2)

WYKAZ DOKUMENTÓW DLA SYMBOLU TEMATYCZNEGO

0201 Opracowywanie, opiniowanie i uzgadnianie projektów aktów normatywnych zewnętrznych, innych aktów prawnych zewnętrznych oraz innych dokumentów zewnętrznych^3)

Od 2003/01/01 do 2003/06/30^4)

Oznaczenie dokumentu^5) Data zarejestrowania dokumentu Typ dokumentu^6) Data dokumentu Nadawca Adresat Treść^7)

PRI/0201/0001/03/00155/GP 2003/01/02 P 2002/12/23 93/0043^8) Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji^9) 93/0001^10) Wyższy Urząd Górniczy^11) nowa wersja projektu ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

PRI/0201/0001/03/00215/GP 2003/01/08 W 2003/01/08 93/0001 Wyższy Urząd Górniczy 93/0043 Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji uwagi do nowej wersji projektu ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

PRI/0201/0001/03/05043/GP 2003/05/05 P 2003/05/05 93/0043 Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji 93/0001 Wyższy Urząd Górniczy nowa wersja projektu ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych

Objaśnienia:

¹⁾ data wydruku

²⁾ symbol komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

³⁾ symbol klasyfikacyjny (liczbowy) oraz hasło klasyfikacyjne przewidziane w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych

⁴⁾ zakres dat dokumentów zarejestrowanych w systemie i objętych wydrukiem

⁵⁾ oznaczenie dokumentu zgodnie z wzorem określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia

⁶⁾ typ dokumentu zgodnie z § 25 ust. 2 pkt 3 albo § 51 ust. 3 pkt 4 zarządzenia

⁷⁾ krótki opis dokumentu

⁸⁾ identyfikator nadawcy

⁹⁾ nazwa nadawcy

¹⁰⁾ identyfikator adresata

¹¹⁾ nazwa adresata

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

OPIS TECZKI ORAZ SEGREGATORA AKT SPRAW ZAŁATWIONYCH

WZÓR

	WYŻSZY URZĄD GÓRNICZY^1)
	Departament Prawny i Integracji Europejskiej^2)
PRI-0202^3)		A^4)
	AKTY NORMATYWNE ORAZ INNE AKTY PRAWNE PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO^5)
	- zarządzenia
	- decyzje organizacyjne
	- decyzje powołujące specjalne komisje
	- obwieszczenia w sprawie rejestru rzeczoznawców do spraw ruchu zakładu górniczego^6)
	1.01.2003 r. - 31.12.2003 r.^7)

¹⁾ nazwa urzędu górniczego, w którym założono daną teczkę albo segregator

²⁾ nazwa komórki organizacyjnej albo zespołu pracowników okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego, w których założono daną teczkę albo segregator

³⁾ znak teczki lub segregatora, składający się z symbolu literowego komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego albo specjalistycznego urzędu górniczego, zgodnego z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny Wyższego Urzędu Górniczego albo regulamin organizacyjny okręgowych urzędów górniczych oraz Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych, oraz symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych

⁴⁾ kategoria archiwalna zgodna z jednolitym rzeczowym wykazem akt urzędów górniczych, z podaniem przy kategorii "B" okresu przechowywania

⁵⁾ hasło klasyfikacyjne przewidziane w jednolitym rzeczowym wykazie akt urzędów górniczych

⁶⁾ przedmiot materiałów archiwalnych albo dokumentacji niearchiwalnej, znajdujących się w teczce lub segregatorze

⁷⁾ daty skrajne akt zawartych w teczce lub segregatorze

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

WZÓR

...........................

nazwa jednostki^*)

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr..................

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne od - do	Kategoria akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym	Data zniszczenia, przekazania na makulaturę lub przekazania do archiwum państwowego
1	2	3	4	s	6	7	8

^*) nazwa komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

Uwaga: kolumny 7 i 8 wypełnia pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH AKT PRZEKAZYWANYCH DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

WZÓR

Numer spisu	Data przejęcia akt	Nazwa jednostki^*) przekazującej akta	Liczba		Uwagi
			pozycji spisu	teczek
1	2	3	4	5	6

^*) nazwa komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT

WZÓR

strona 1

	Karta udostępnienia akt nr ..........^**)
.......................... (pieczęć jednostki)^***)		**)	**)
Data ........... 20...... r.	Termin zwrotu akt
Proszę o udostępnienie akt powstałych w jednostce ................................................................................ z lat ................................................................ o znakach ................................................................................ i upoważniam do ich wykorzystania^*) - odbioru^*) ................................................................................ (imię i nazwisko) ...................... (podpis)
Zezwalam na udostępnienie wymienionych wyżej akt ................. (podpis)
^*) Niepotrzebne skreślić ^**) Wypełnia pracownik prowadzący archiwum zakładowe

***) pieczęć komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

strona 2

Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów .......................... kart .................................. Data: .................. / ............... 20.......... r. Podpis ..............
Adnotacje o zwrocie akt: ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................
..................... (podpis oddającego)	Akta zwrócono do archiwum	............................... (podpis odbierającego)

ZAŁĄCZNIK  Nr 9

KARTA WYPOŻYCZENIA AKT

WZÓR

strona 1

	Karta wypożyczenia akt nr ..........^**)
.......................... (pieczęć jednostki)^***)		**)	**)
Data ........... 20...... r.	Termin zwrotu akt
Proszę o wypożyczenie akt powstałych w jednostce ................................................................................ z lat ................................................................ o znakach ................................................................................ i upoważniam do ich wykorzystania^*) - odbioru^*) ................................................................................ (imię i nazwisko) ...................... (podpis)
Zezwalam na wypożyczenie wymienionych wyżej akt ................. (podpis)
^*) Niepotrzebne skreślić ^**) Wypełnia pracownik prowadzący archiwum zakładowe

^***) pieczęć komórki organizacyjnej, okręgowego urzędu górniczego lub specjalistycznego urzędu górniczego

strona 2

Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie akt-tomów .......................... kart ................................ Data: .................. / ............... 20.......... r. Podpis ..............
Adnotacje o zwrocie akt: ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................ ................................................................................
..................... (podpis oddającego)	Akta zwrócono do archiwum	............................... (podpis odbierającego)