Portale internetowe oraz konta Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych oraz inne narzędzia komunikacji internetowej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2024.9

Akt obowiązujący

Wersja od: 23 lutego 2024 r.

ZARZĄDZENIE Nr 5

MINISTRA SPRAW ZAGRANICZNYCH ¹

z dnia 20 lutego 2024 r.

w sprawie portali internetowych oraz kont Ministerstwa Spraw Zagranicznych i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych oraz innych narzędzi komunikacji internetowej

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195, 1234 i 1641), zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Zarządzenie określa:

1) cele portali internetowych oraz kont Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwanego dalej "MSZ", i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych;

2) zadania i tryb współpracy placówek zagranicznych i komórek organizacyjnych MSZ w sprawach dotyczących przygotowywania, redagowania, publikowania i aktualizowania treści w portalach internetowych oraz na kontach MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych, a także korzystania z innych narzędzi komunikacji internetowej;

3) zasady tworzenia, wsparcia technicznego i bezpieczeństwa portali internetowych oraz kont MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych;

4) organizację szkoleń przedwyjazdowych i specjalistycznych związanych z zakresem przedmiotowym zarządzenia.

2. Postanowień niniejszego zarządzenia nie stosuje się do portali internetowych prowadzonych w domenie instytutpolski.pl, zarządzanych przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw dyplomacji publicznej i kulturalnej.

3. W przypadku, gdy prowadzenie portalu internetowego lub administrowanie nim powierza się usługodawcy zewnętrznemu, jego zadania i obowiązki określa się w umowie z nim zawieranej.

§ 2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) komórka właściwa do spraw komunikacji internetowej - komórkę organizacyjną właściwą do spraw prawidłowego redagowania treści, ich publikowania oraz spójności w portalach internetowych a także określania celów, prognozowania rozwoju i przyjmowania strategii komunikacyjnej dla portali internetowych;

2) placówka zagraniczna - przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, konsulat generalny, konsulat, wicekonsulat, agencję konsularną lub inną placówkę podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

3) portal internetowy - serwisy internetowe (portal główny, portale placówek i portale tematyczne), finansowane ze środków części 27 budżetu państwa i prowadzone przez pracowników MSZ albo z części 45 budżetu państwa i prowadzone lub administrowane przez pracowników MSZ lub usługodawców zewnętrznych;

4) portal główny - serwis internetowy MSZ prowadzony w domenie gov.pl;

5) portal placówki - serwis internetowy w domenie gov.pl, powierzony przez dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej do prowadzenia placówce zagranicznej lub placówkom zagranicznym;

6) portal tematyczny - serwis internetowy o ściśle określonej tematyce;

7) zakładka portalu - część portalu internetowego poświęcona określonej tematyce, stanowiąca odrębny element w jego strukturze;

8) serwis społecznościowy - nienależący do portali internetowych serwis internetowy współtworzony przez użytkowników sieci internetowej, umożliwiający publikowanie informacji, bez konieczności ich zatwierdzania przez redakcję, tego serwisu w ramach zakładanych przez użytkowników kont;

9) administrator portali internetowych - podmiot odpowiedzialny za tworzenie, aktualizację i nadzór techniczny nad funkcjonowaniem portali internetowych.

§  3. 

1. Portale internetowe oraz konta MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych służą udostępnianiu informacji publicznej, w szczególności komunikacji internetowej polegającej na:

1) informowaniu o bieżących, istotnych wydarzeniach z zakresu polityki zagranicznej oraz sprawach związanych z obecnością Rzeczypospolitej Polskiej w strukturach współpracy wielostronnej i organizacjach międzynarodowych;

2) informowaniu o priorytetach polskiej polityki zagranicznej, w tym w szczególności o polityce europejskiej i międzynarodowej Rzeczypospolitej Polskiej;

3) informowaniu o pracy MSZ i placówek zagranicznych;

4) promocji Rzeczypospolitej Polskiej, działań dotyczących Polonii, Polaków za granicą i dyplomacji publicznej i kulturalnej;

5) udostępnianiu drogą elektroniczną dokumentów ważnych z punktu widzenia polityki zagranicznej państwa;

6) udostępnianiu informacji konsularnych;

7) przeciwdziałaniu dezinformacji międzynarodowej.

2. Cele portali internetowych mogą być realizowane również z wykorzystaniem innych dostępnych narzędzi komunikacji internetowej.

3. Treści do publikacji w portalach internetowych mogą być dostarczane przez usługodawców zewnętrznych. Treści te są przygotowywane zgodnie z wytycznymi komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej lub właściwej placówki zagranicznej.

Rozdział  2

Redaktorzy

§  4. 

1. Redaktora naczelnego wyznacza, spośród podległych mu pracowników, dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej.

2. Redaktor naczelny:

1) sprawuje nadzór nad pracą redaktorów prowadzących, redaktorów dyżurnych i redaktorów lokalnych w zakresie realizowania celów portali internetowych i serwisów społecznościowych;

2) nadzoruje jakość oraz spójność treści publikowanych w portalach internetowych oraz w serwisach społecznościowych wykorzystywanych przez komórki organizacyjne i placówki zagraniczne;

3) zleca przygotowanie i umieszczanie informacji właściwej komórce organizacyjnej lub placówce zagranicznej, jeżeli, w porozumieniu z Rzecznikiem Prasowym MSZ i dyrektorem komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej oraz właściwą komórką organizacyjną, uzna, że określona tematyka powinna zostać poruszona w portalach internetowych lub serwisach społecznościowych;

4) inicjuje, co najmniej raz w roku, przegląd uprawnień redaktorów lokalnych do kont w serwisach społecznościowych i portalach internetowych.

3. Redaktor naczelny wykonuje zadania związane z redagowaniem portali internetowych samodzielnie lub przy pomocy pracowników MSZ wykonujących obowiązki służbowe w komórce właściwej do spraw komunikacji internetowej oraz redaktorów prowadzących, redaktorów dyżurnych i redaktorów lokalnych.

4. Redaktor naczelny może usunąć z portali internetowych lub kont MSZ w serwisach społecznościowych treści godzące w wizerunek i interes MSZ lub, w przypadku gdy zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 3 prowadzenie portalu internetowego powierzono innej komórce organizacyjnej, zlecić takie działanie właściwym redaktorom lokalnym. W takim przypadku stosuje się procedurę, o której mowa w § 16 ust. 2.

5. Redaktor naczelny, w porozumieniu z dyrektorem komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, może wnioskować, odpowiednio do kierującego placówką zagraniczną lub dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, o zmianę osoby pełniącej funkcję redaktora lokalnego.

6. Redaktor naczelny odpowiada za bezzwłoczne odebranie redaktorom prowadzącym uprawnień do portali internetowych oraz do kont MSZ w serwisach społecznościowych w przypadku, gdy pracownik przestaje pełnić funkcję redaktora prowadzącego.

§  5. 

1. Redaktorów prowadzących wyznacza, spośród pracowników MSZ wykonujących obowiązki służbowe w komórce organizacyjnej właściwej do spraw komunikacji internetowej, redaktor naczelny.

2. Redaktor prowadzący:

1) wykonuje prace redakcyjne w portalach internetowych i na kontach MSZ w serwisach społecznościowych oraz wspiera placówki zagraniczne w zakresie obsługi portali internetowych i kont placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych;

2) po uzyskaniu akceptacji dyrektorów komórek organizacyjnych oraz kierujących placówkami zagranicznymi przyznaje, modyfikuje, odbiera i rejestruje uprawnienia dostępu redaktorów lokalnych do określonych funkcji zautomatyzowanego systemu zarządzania treścią w portalach internetowych (funkcjonalności systemu), w tym do publikowania treści w portalach internetowych;

3) rejestruje uprawnienia dostępu redaktorów lokalnych do kont MSZ oraz placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych;

4) odpowiada za jakość i terminowość redagowania portali internetowych i kont MSZ w serwisach społecznościowych zgodnie z przypisanym zakresem obowiązków;

5) współpracuje z redaktorami lokalnymi lub usługodawcami zewnętrznymi, o których mowa w § 3 ust. 3.

3. Redaktor prowadzący, w ramach wsparcia udzielanego placówkom zagranicznym, może redagować i zamieszczać treści w portalach placówek.

4. Redaktor prowadzący może, w przypadkach związanych z niemożnością prowadzenia konta w serwisach społecznościowych przez placówkę zagraniczną, redagować i zamieszczać treści na kontach placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych, po uprzednim uzyskaniu dostępu do kont od kierującego placówką zagraniczną lub redaktora lokalnego.

§  6. 

1. Redaktorów dyżurnych wyznacza, spośród pracowników MSZ wykonujących obowiązki służbowe w komórce organizacyjnej właściwej do spraw komunikacji internetowej, redaktor naczelny.

2. Redaktor dyżurny wykonuje czynności, o których mowa w § 10 i § 14, poza godzinami pracy urzędu i w zakresie ustalonym przez redaktora naczelnego.

§  7. 

1. Redaktorów lokalnych wyznaczają, spośród podległych mu pracowników, kierujący placówką zagraniczną oraz dyrektor komórki organizacyjnej wykonującej zadania, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3.

2. Redaktor lokalny jest odpowiedzialny za przygotowywanie, zamieszczanie oraz aktualizację treści w portalach internetowych lub kontach odpowiednio placówek zagranicznych albo MSZ w serwisach społecznościowych, w zakresie właściwości merytorycznej odpowiednio placówki zagranicznej albo komórki organizacyjnej oraz za współpracę z komórką właściwą do spraw komunikacji internetowej.

3. Redaktorzy lokalni stosują się do zaleceń Rzecznika Prasowego MSZ, dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, redaktora naczelnego i redaktorów prowadzących w zakresie komunikacji internetowej.

§  8. 

1. Redaktorzy lokalni, wyznaczani przez kierujących placówkami zagranicznymi, realizują zadania, o których mowa w § 11 ust. 1.

2. W państwach, w których siedzibę ma więcej niż jedna placówka zagraniczna, pracownik pełniący obowiązki redaktora lokalnego w przedstawicielstwie dyplomatycznym sprawuje nadzór redakcyjny nad działaniami innych redaktorów lokalnych dokonujących publikacji na wspólnym portalu placówek zagranicznych w danym państwie, w szczególności dba o spójność treści publikowanych w portalu placówki.

3. W przypadku stałych przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych, które prowadzą jeden portal placówek, nadzór redakcyjny nad działaniami innych redaktorów lokalnych dokonujących publikacji na portalu placówek wspólnym dla przedstawicielstw sprawuje pracownik pełniący obowiązki redaktora lokalnego w przedstawicielstwie wyznaczonym przez redaktora naczelnego.

4. Przez nadzór redakcyjny rozumie się odpowiedzialność za ogólną estetykę i zachowanie standardów edycji portalu internetowego oraz za części wspólne portalu.

5. Kierujący placówką zagraniczną wyznacza co najmniej dwóch redaktorów lokalnych oraz zapewnia ciągłość realizacji zadań wynikających z pełnienia tej funkcji.

6. W przypadku nieobecności redaktorów lokalnych ich obowiązki przejmuje inny pracownik placówki zagranicznej, wyznaczony przez kierującego placówką zagraniczną, któremu zostają czasowo nadane uprawnienia do edycji portalu internetowego oraz hasła dostępu do kont placówki zagranicznej w serwisach społecznościowych. Za przekazanie i odebranie dostępów odpowiada kierujący placówką zagraniczną.

7. Kierujący placówką zagraniczną informuje redaktora naczelnego w formie pisemnej o powierzeniu oraz odebraniu pracownikowi placówki zagranicznej funkcji redaktora lokalnego. Obowiązek ten dotyczy również czasowego sprawowania funkcji przez innego pracownika.

8. Kierujący placówką zagraniczną odpowiada za bezzwłoczne odebranie redaktorowi lokalnemu uprawnień do kont placówki w serwisach społecznościowych w przypadku, gdy pracownik placówki przestaje pełnić funkcję redaktora lokalnego.

9. Funkcję redaktora lokalnego w placówce zagranicznej może pełnić kierujący placówką zagraniczną.

10. Komórka organizacyjna właściwa do spraw osobowych w porozumieniu z właściwym kierującym placówką zagraniczną informuje komórkę właściwą do spraw komunikacji internetowej o zamiarze skierowania na placówkę zagraniczną pracownika, któremu zostanie powierzona funkcja redaktora lokalnego, celem odbycia właściwych konsultacji merytorycznych przed wyjazdem.

§  9. 

1. Redaktorzy lokalni, wyznaczani przez dyrektorów komórek organizacyjnych, realizują zadania, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3.

2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych informują redaktora naczelnego w formie pisemnej o powierzeniu oraz odebraniu pracownikowi MSZ wykonującemu obowiązki służbowe w danej komórce organizacyjnej funkcji redaktora lokalnego.

3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych odpowiadają za bezzwłoczne odebranie redaktorowi lokalnemu uprawnień do kont MSZ w serwisach społecznościowych w przypadku, gdy pracownik placówki przestaje pełnić funkcję redaktora lokalnego w danej komórce organizacyjnej.

4. Redaktorzy lokalni komórek organizacyjnych redagują i zamieszczają treści w portalach internetowych w zakresie ustalonym z redaktorem naczelnym, stosując się ściśle do jego zaleceń.

5. Redaktorzy lokalni komórek organizacyjnych prowadzą konta MSZ w serwisach społecznościowych w zakresie ustalonym z redaktorem naczelnym, stosując się ściśle do jego zaleceń.

§ 10. Obowiązkiem redaktora prowadzącego i redaktora lokalnego jest:

1) tworzenie treści na potrzeby portali internetowych i serwisów społecznościowych z inicjatywy własnej, przełożonego lub dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej;

2) podejmowanie inicjatyw i prowadzenie prac koncepcyjnych nad rozwojem zakresu tematycznego w portalach internetowych i serwisach społecznościowych.

Rozdział  3

Zadania i tryb współpracy placówek zagranicznych i komórek organizacyjnych w zakresie komunikacji internetowej

§  11. 

1. Zadania placówek zagranicznych w zakresie komunikacji internetowej obejmują:

1) prowadzenie portalu placówki właściwego dla danej placówki zagranicznej oraz innych portali internetowych, w szczególności:

a) publikację treści zleconych przez komórki organizacyjne,

b) przygotowywanie i publikację treści własnych o charakterze informacyjno-promocyjnym,

c) dbanie o rzetelność, regularność, terminowość, poprawność językową, estetykę i aktualność opublikowanych treści;

2) prowadzenie kont w serwisach społecznościowych, w szczególności:

a) publikację treści zleconych przez komórki organizacyjne,

b) przygotowywanie i regularną publikację treści własnych o charakterze informacyjno-promocyjnym, zgodnie ze specyfiką danego serwisu społecznościowego,

c) dbanie o rzetelność, terminowość, poprawność językową, estetykę i aktualność publikowanych treści;

3) monitoring treści publikowanych w serwisach społecznościowych pozostających w związku z właściwością terytorialną placówki zagranicznej, dotyczących działań Rzeczypospolitej Polskiej, polskich działań dyplomatycznych, głównych kierunków polityki międzynarodowej, dezinformacji międzynarodowej oraz innych tematów bieżących wskazanych przez komórkę właściwą do spraw komunikacji internetowej lub inne komórki organizacyjne.

2. Za prowadzenie komunikacji internetowej placówek zagranicznych w portalach internetowych, w tym portalach placówek oraz na kontach w serwisach społecznościowych placówek zagranicznych, odpowiedzialni są kierujący placówkami zagranicznymi. W zakresie publikowanych treści są oni odpowiedzialni w szczególności za rzetelność, zgodność z obowiązującym prawem, terminowość przygotowania i publikacji oraz za ich aktualizowanie.

3. Placówkę zagraniczną wspiera wyznaczony redaktor prowadzący.

§  12. 

1. Zadania komórek organizacyjnych w zakresie komunikacji internetowej, z wyłączeniem komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, obejmują:

1) inicjowanie, przygotowanie wkładów merytorycznych, dbanie o aktualność oraz zatwierdzanie pod względem merytorycznym treści publikowanych w portalach internetowych i placówek oraz na kontach w serwisach społecznościowych MSZ i placówek zagranicznych;

2) współpracę z komórką właściwą do spraw komunikacji internetowej w zakresie dostosowania wkładów merytorycznych do kanałów komunikacji internetowej pod kątem formy przekazu, języka i estetyki oraz terminowości publikacji treści;

3) prowadzenie, powierzonych przez dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, kont MSZ w serwisach społecznościowych, portali internetowych lub ich zakładek.

2. Za realizację zadań, o których mowa w ust. 1, odpowiedzialni są dyrektorzy komórek organizacyjnych.

3. Działania w zakresie komunikacji internetowej określone w ust. 1 pkt 1 mogą być również inicjowane przez Rzecznika Prasowego MSZ, dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej lub redaktora naczelnego.

4. W przypadku, gdy działania określone w ust. 1 pkt 1 są we właściwości kilku komórek organizacyjnych, dyrektor wiodącej komórki organizacyjnej, ustalanej w wyniku porozumienia zainteresowanych stron, jest odpowiedzialny za merytoryczną koordynację, spójność treści i jego publikację w portalach internetowych.

§  13. 

1. Za publikację treści w portalach internetowych oraz na kontach serwisów społecznościowych odpowiadają:

1) kierujący placówką zagraniczną - w przypadku publikacji treści w portalach internetowych właściwych dla placówki zagranicznej, w tym portalu placówki oraz na kontach placówki zagranicznej w serwisach społecznościowych;

2) dyrektor komórki organizacyjnej - w przypadku publikacji treści w portalach internetowych i na kontach w serwisach społecznościowych powierzonych do prowadzenia danej komórce organizacyjnej przez dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej;

3) dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej - w przypadku publikacji treści w portalach internetowych i na kontach w serwisach społecznościowych prowadzonych przez komórkę właściwą do spraw komunikacji internetowej.

2. W przypadku portalu placówki prowadzonego przez więcej niż jedną placówkę zagraniczną, za publikację treści w jego częściach wspólnych odpowiada kierujący placówką zagraniczną, której redaktor lokalny sprawuje nadzór redakcyjny nad działaniami innych redaktorów, zgodnie z § 8 ust. 2 i 3.

3. Za merytoryczną poprawność treści publikowanych w portalach internetowych oraz na kontach MSZ w serwisach społecznościowych odpowiada dyrektor komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie.

4. Kierujący placówką zagraniczną lub dyrektor właściwej komórki organizacyjnej informuje Rzecznika Prasowego MSZ i dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej o planowanej publikacji, która mogłaby potencjalnie wywołać nieprzychylne reakcje zewnętrzne, a tym samym wpłynąć negatywnie na wizerunek MSZ lub Rzeczypospolitej Polskiej.

§  14. 

1. Przygotowanie treści do publikacji w portalach internetowych lub na kontach w serwisach społecznościowych oraz publikacja uprzednio zaakceptowanych treści przez podejmujących decyzję o publikacji, o których mowa w § 15 ust. 1, dokonywana jest przez redaktorów lokalnych, redaktorów prowadzących lub redaktora naczelnego. Publikacji treści dokonać może również podejmujący decyzję o publikacji.

2. Dokonujący publikacji redaguje wkład merytoryczny bądź tworzy treść samodzielnie stosując się do wytycznych dotyczących komunikacji internetowej, opracowanych przez komórkę właściwą do spraw komunikacji internetowej w poradniku dla redaktorów.

3. W przypadku wątpliwości co do poprawności merytorycznej lub przypuszczalnego efektu wizerunkowego publikowanych treści, dokonujący publikacji informuje o wątpliwościach podejmującego decyzję o publikacji, który informuje o wątpliwościach właściwą komórkę organizacyjną, placówkę zagraniczną lub inny podmiot inicjujący publikację.

§  15. 

1. Decyzję o publikacji treści w portalach internetowych oraz na kontach w serwisach społecznościowych MSZ lub placówki zagranicznej podejmują:

1) w przypadku portalu głównego oraz kont MSZ w serwisach społecznościowych - Rzecznik Prasowy MSZ, dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej lub redaktor naczelny;

2) w przypadku kont MSZ w serwisach społecznościowych, o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3 - dyrektor właściwej komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego zastępca dyrektora;

3) w przypadku portali internetowych lub ich zakładek o których mowa w § 12 ust. 1 pkt 3 - dyrektor właściwej komórki organizacyjnej lub upoważniony przez niego zastępca dyrektora;

4) w przypadku kont w serwisach społecznościowych i portali internetowych prowadzonych przez placówki zagraniczne - kierujący placówką zagraniczną.

2. Podejmujący decyzję o publikacji przekazuje polecenie dokonującemu publikacji w formie pisemnej, w szczególności poprzez e-mail lub wiadomość tekstową, w sposób wskazujący jednoznacznie na ostateczny kształt treści oraz termin jej publikacji. W wyjątkowych sytuacjach niecierpiących zwłoki dopuszcza się przekazanie decyzji w formie ustnej, w szczególności drogą telefoniczną, która niezwłocznie zostanie potwierdzona decyzją o publikacji w formie pisemnej.

§  16. 

1. W przypadku braku porozumienia, między redaktorem naczelnym a dyrektorem komórki organizacyjnej bądź kierującym placówką zagraniczną, dotyczącego treści portali internetowych lub kont w serwisach społecznościowych, w szczególności ich aktualizacji, właściwy portal internetowy lub konto w serwisach społecznościowych będą tymczasowo redagowane zgodnie ze wskazówkami redaktora naczelnego.

2. W terminie 12 godzin redaktor naczelny ma obowiązek uzyskać pisemną akceptację dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej dla podjętej przez siebie decyzji. Brak stosownej akceptacji skutkuje publikacją treści, przywróceniem usuniętej publikacji lub innym właściwym działaniem w formie przewidzianej przez kierującego placówką zagraniczną lub dyrektora właściwej komórki organizacyjnej.

§ 17. Szczegółowy zakres treści publikowanych w portalach internetowych oraz na kontach MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych określają:

1) przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy dotyczące zawartości Biuletynu Informacji Publicznej;

2) polecenia dyrektora komórki organizacyjnej lub kierującego placówką zagraniczną;

3) polecenia wydawane przez członków kierownictwa MSZ, dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, Rzecznika Prasowego MSZ lub redaktora naczelnego w zakresie przygotowania treści na potrzeby portali internetowych lub ich aktualizacji.

Rozdział  4

Tworzenie i prowadzenie portali internetowych, zakładek i wersji językowych, kont w serwisach społecznościowych oraz korzystanie z innych narzędzi komunikacji internetowej

§  18. 

1. Portale internetowe, za wyjątkiem portalu głównego, tworzone są za zgodą dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej na wniosek, kierującego placówką zagraniczną, lub dyrektora właściwej komórki organizacyjnej.

2. Z wnioskiem o utworzenie portalu internetowego może wystąpić również redaktor naczelny, po uprzednim zasięgnięciu opinii właściwego kierującego placówką zagraniczną lub dyrektora właściwej komórki organizacyjnej.

3. Za prowadzenie utworzonego portalu internetowego odpowiada podmiot wnioskujący o jego utworzenie.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uzgodnieniu z dyrektorem komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, prowadzenie portalu tematycznego może zostać powierzone pracownikom MSZ wykonującym obowiązki służbowe w komórce właściwej do spraw komunikacji internetowej bądź innej komórki organizacyjnej lub placówki zagranicznej.

§  19. 

1. Portal główny oraz jego zakładki prowadzone są przez pracowników MSZ wykonujących obowiązki służbowe w komórce właściwej do spraw komunikacji internetowej; konieczne wsparcie merytoryczne zapewnia właściwa komórka organizacyjna.

2. W uzasadnionych przypadkach, w porozumieniu z właściwą komórką organizacyjną, dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej może powierzyć całościowe lub częściowe prowadzenie zakładki portalu głównego właściwej komórce organizacyjnej.

3. Zakładki portalu głównego tworzone są na wniosek dyrektora właściwej komórki organizacyjnej lub dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej. Decyzję o utworzeniu zakładki podejmuje redaktor naczelny.

4. Zakładkę portalu głównego może również utworzyć, z inicjatywy własnej, redaktor naczelny, w szczególności, gdy obowiązek utworzenia zakładki portalu głównego nakładają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

5. Redaktor naczelny lub wskazany przez niego redaktor prowadzący tworzy zakładkę portalu głównego oraz publikuje jej treść początkową.

§  20. 

1. Zakładki portalu placówki tworzone są przez redaktora lokalnego właściwej placówki zagranicznej za zgodą nią kierującego, po zasięgnięciu opinii komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej.

2. O zamiarze utworzenia zakładki portalu placówki redaktor lokalny informuje właściwego redaktora prowadzącego, który, w porozumieniu z dyrektorem komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej lub z redaktorem naczelnym, przygotowuje opinię w sprawie utworzenia zakładki portalu placówki, mając na uwadze konieczność zachowania spójności i jednolitego standardu portali placówek.

3. Redaktor prowadzący przedstawia kierującemu placówką zagraniczną opinię w sprawie utworzenia zakładki portalu placówki w terminie 7 dni od zgłoszenia zamiaru utworzenia zakładki przez redaktora lokalnego.

§  21. 

1. Decyzję o utworzeniu wersji językowej portalu placówki lub zakładki portalu głównego podejmuje dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej na wniosek odpowiednio kierującego właściwą placówką zagraniczną albo dyrektora właściwej komórki organizacyjnej lub redaktora naczelnego.

2. Decyzję o utworzeniu wersji językowej portalu głównego podejmuje Minister Spraw Zagranicznych.

3. Decyzję o utworzeniu wersji językowej portalu tematycznego podejmuje dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej na wniosek kierującego placówką zagraniczną lub dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, której powierzone zostało prowadzenie portalu tematycznego, po zasięgnięciu opinii redaktora naczelnego.

§  22. 

1. Za utworzenie wersji językowej portalu internetowego lub zakładki portalu głównego odpowiada redaktor naczelny, działając w porozumieniu z administratorem portali internetowych.

2. Za dostarczenie tłumaczeń niezbędnych do uruchomienia wersji językowej odpowiada podmiot wnioskujący o jej utworzenie.

§  23. 

1. Decyzję o utworzeniu konta placówki zagranicznej w serwisach społecznościowych podejmuje dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej na wniosek kierującego placówką zagraniczną.

2. Przy podjęciu decyzji o utworzeniu konta placówki zagranicznej w serwisach społecznościowych w szczególności brane są pod uwagę: zasadność utworzenia konta w kontekście spójności komunikacyjnej MSZ, możliwości kadrowe placówki zagranicznej oraz realizacja zadań placówki zagranicznej w zakresie komunikacji internetowej.

3. Decyzję o utworzeniu konta MSZ w serwisach społecznościowych podejmuje dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej.

4. Decyzję o utworzeniu konta MSZ w serwisach społecznościowych, którego prowadzenie powierzone zostanie danej komórce organizacyjnej przez dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej, podejmuje dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej na wniosek dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, biorąc pod uwagę kryteria określone w ust. 2.

§  24. 

1. Wykorzystywanie innych narzędzi komunikacji internetowej przez placówki zagraniczne i komórki organizacyjne, w szczególności umożliwiających zamieszczanie w serwisach internetowych publikacji dźwiękowych lub filmowych a także tworzenie aplikacji mobilnych lub aplikacji internetowych, wymaga uzyskania zgody dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej.

2. Z wnioskiem o udzielenie zgody może wystąpić kierujący placówką zagraniczną lub dyrektor komórki organizacyjnej.

3. Do wniosku dołącza się opinię dyrektora komórki organizacyjnej właściwej do spraw teleinformatycznych o zgodności danego narzędzia komunikacji internetowej z polityką bezpieczeństwa teleinformatycznego MSZ.

4. Wykorzystanie innych narzędzi komunikacji internetowej odbywa się na zasadach ogólnych, mających zastosowanie do portali internetowych oraz serwisów społecznościowych.

Rozdział  5

Wsparcie techniczne i bezpieczeństwo portali internetowych

§  25. 

1. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw teleinformatycznych wyznacza, spośród podległych mu pracowników, pracowników wsparcia technicznego, do obowiązków których należy:

1) wsparcie administratora portali internetowych oraz pracowników komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej w zakresie koniecznym do odpowiedniego utrzymywania i zapewnienia funkcjonowania portali internetowych przez całą dobę, również w dni wolne od pracy;

2) zapewnienie rozwiązań gwarantujących spójność systemu serwisów internetowych z polityką bezpieczeństwa teleinformatycznego MSZ.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw teleinformatycznych informuje dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej w formie pisemnej o wyznaczeniu pracowników wsparcia technicznego.

§  26. 

1. Pracownicy wsparcia technicznego są uprawnieni do dokonywania w portalach internetowych zmian wpływających na zawartość merytoryczną portali wyłącznie w porozumieniu z pracownikami MSZ wykonującymi obowiązki służbowe w komórce właściwej do spraw komunikacji internetowej lub redaktorami lokalnymi.

2. Pracownicy MSZ wykonujący obowiązki służbowe w komórce właściwej do spraw komunikacji internetowej oraz redaktorzy lokalni placówek zagranicznych i komórek organizacyjnych są uprawnieni do dokonywania zmian w portalach internetowych zgodnie ze swoimi kompetencjami i z zachowaniem właściwej ścieżki akceptacji treści przed publikacją.

3. Osoby posiadające dostęp do edycji portali internetowych oraz do kont MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych zobowiązane są do niezwłocznego zgłaszania zauważonego nieuprawnionego dostępu do całości lub części systemu portali internetowych (ataku hakerskiego) lub serwisów społecznościowych albo prób takiego dostępu zgodnie z procedurami określonymi w przepisach wewnętrznych oraz poinformowania dyrektora komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej lub redaktora naczelnego, który podejmuje decyzję o powiadomieniu administratora serwisów internetowych oraz innych właściwych podmiotów.

§  27. 

1. Redaktorzy posiadający dostęp do portali internetowych oraz kont MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych zobowiązani są do przestrzegania zaleceń komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej w zakresie bezpieczeństwa prowadzenia kont w mediach społecznościowych, określonych w umieszczonym w Intranecie "Poradniku dla redaktorów".

2. Dane uwierzytelniające do portali internetowych oraz kont MSZ i placówek zagranicznych w serwisach społecznościowych chroni się przed dostępem osób nieuprawnionych.

§ 28. Logowania w portalach internetowych finansowanych ze środków części 45 budżetu państwa i prowadzonych przez pracowników MSZ są rejestrowane, gromadzone i przechowywane przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw teleinformatycznych.

Rozdział  6

Szkolenia przedwyjazdowe i specjalistyczne

§  29. 

1. Dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń przedwyjazdowych oraz cyklicznych szkoleń specjalistycznych dla redaktorów lokalnych, obejmujących w szczególności:

1) zakres przedmiotowy niniejszego zarządzenia;

2) zagadnienia związane z:

a) obsługą portali internetowych oraz serwisów społecznościowych,

b) tworzeniem treści na potrzeby internetu (zagadnienia redakcyjne),

c) wykorzystywaniem elementów graficznych i wizualnych;

3) zagadnienia prawne związane z prawem autorskim oraz prawem prasowym.

2. Za organizację szkoleń dla redaktorów lokalnych odpowiada dyrektor komórki organizacyjnej właściwej do spraw szkoleń.

3. Komórka organizacyjna właściwa do spraw szkoleń uwzględnia w szkoleniach przedwyjazdowych dla osób wyjeżdżających na placówki zagraniczne, które będą pełnić funkcję redaktora lokalnego szkoleń, o których mowa w ust. 1.

4. Komórka właściwa do spraw komunikacji internetowej przeprowadza szkolenia przygotowujące do prowadzenia portalu internetowego i kont w serwisach społecznościowych oraz przygotowuje materiały instruktażowe.

5. Harmonogram szkoleń, o których mowa w ust. 1, przygotowuje dyrektor komórki właściwej do spraw komunikacji internetowej oraz redaktor naczelny we współpracy z dyrektorem komórki organizacyjnej właściwej do spraw szkoleń.

Rozdział  7

Przepisy końcowe

§ 30. Wyznaczeni na podstawie dotychczasowych przepisów redaktorzy: naczelny, prowadzący, dyżurni i lokalni, pełnią funkcje do czasu wyznaczenia odpowiednich redaktorów na podstawie niniejszego zarządzenia.

§ 31. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2024 r.

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej - sprawy zagraniczne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (poz. 2713).