Planowanie i udzielanie zamówień publicznych w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CZSW.2005.3.10

Akt utracił moc

Wersja od: 30 września 2005 r.

ZARZĄDZENIE

DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY WIĘZIENNEJ Nr 12/05

z dnia 26 września 2005 r.

w sprawie planowania i udzielania zamówień publicznych w Centralnym Zarządzie Służby Więziennej

Na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 26 kwietnia 1996 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2002 r. Nr 207, poz. 1761¹) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Zarządzenie określa zasady współdziałania komórek organizacyjnych Centralnego Zarządu Służby Więziennej, zwanego dalej "CZSW", w procesach:

1) planowania, przygotowania, przeprowadzania, udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane finansowane ze środków publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych;

2) planowania, przeprowadzania i udzielania zamówień finansowanych ze środków zagranicznych, przyznawanych na podstawie umowy międzynarodowej lub innych uregulowań, które przewidują inne niż określone w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.), zwanej dalej "ustawą", procedury właściwe dla tych środków finansowych;

3) sposobu realizacji zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane na podstawie art. 4 ustawy.

2. Zarządzenie ponadto określa sposób sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem zasad oraz sposób sprawowania nadzoru nad obiegiem dokumentów związanych z procesem udzielania zamówień publicznych, o których mowa w ustępie 1.

3. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "BB" - należy przez to rozumieć Biuro Budżetu CZSW;

2) "BKW" - należy przez to rozumieć Biuro Kwatermistrzowskie CZSW;

3) "BP" - należy przez to rozumieć Biuro Prawne CZSW;

4) "CPC" - należy przez to rozumieć Centralną Klasyfikację Produktów określoną w załączniku nr 3 do Wspólnego Słownika Zamówień, o którym mowa w pkt. 10;

5) "DG SW" - należy przez to rozumieć Dyrektora Generalnego bądź jego upoważnionego Zastępcę;

6) "GK" - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego CZSW;

7) "komisji" - należy przez to rozumieć powołaną decyzją Dyrektora Generalnego Służby Więziennej stałą komisję przetargową do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych w CZSW;

8) "wartości progowej" - należy przez to rozumieć wartość zamówień i konkursów, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy;

9) "wnioskującym" - należy przez to rozumieć dyrektorów biur i kierowników zespołów CZSW, którzy na podstawie odrębnych przepisów są uprawnieni do dysponowania określoną częścią środków finansowych CZSW;

10) "WSZ (CPV)" - należy przez to rozumieć Wspólny Słownik Zamówień określony w rozporządzeniu nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002 r., str. 1 i n.);

11) "zespole zamówień" - należy przez to rozumieć funkcjonujący w strukturze BKW zespół uczestniczący w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych. Szczegółowe obowiązki członków zespołu zamówień określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

§  2.

1. Opracowany na podstawie odrębnych przepisów i zaakceptowany przez DG SW projekt planu finansowego CZSW na dany rok budżetowy stanowi podstawę do opracowania przez wnioskujących częściowych planów zamówień publicznych przygotowanych na podstawie zatwierdzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych CZSW planów rzeczowo-finansowych, powyżej wartości progowej zobowiązującej do stosowania ustawy.

2. W zatwierdzonych częściowych planach zamówień publicznych wnioskujący uwzględniają zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane przewidziane do realizacji w danym roku budżetowym.

3. Wzór częściowego planu zamówień publicznych, o którym mowa w ust. 1 i 2, określa załącznik nr 2 do zarządzenia. Plan sporządzany jest w co najmniej dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje w dyspozycji wnioskującego.

4. W terminie do 14 dni od dnia zaakceptowania przez DG SW projektu planu finansowego CZSW na dany rok budżetowy wnioskujący przesyłają częściowe plany zamówień publicznych do dyrektora BKW w celu sporządzenia zbiorczego planu zamówień publicznych. Wzór zbiorczego planu zamówień publicznych określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Dyrektor BKW sporządza zbiorczy plan zamówień publicznych w terminie do 14 dni od dnia otrzymania częściowych planów zamówień publicznych.

6. Zbiorczy plan zamówień publicznych zatwierdza DG SW.

7. Dyrektor BKW przekazuje po jednym egzemplarzu zatwierdzonego zbiorczego planu zamówień publicznych do BB oraz wnioskujących, zgodnie z ich właściwością rzeczową.

8. W przypadku wprowadzenia zmian w zatwierdzonym planie finansowym CZSW wnioskujący przesyłają niezwłocznie do dyrektora BKW informacje o wprowadzonych zmianach w częściowych planach zamówień publicznych celem dokonania zmian w zbiorczym planie zamówień publicznych. Zmian w zbiorczym planie zamówień publicznych dokonuje się w trybie określonym w ust. od 5 do 7.

9. Dyrektor BKW niezwłocznie po zatwierdzeniu zbiorczego planu zamówień publicznych opracowuje na potrzeby publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w ciągu następnych 12 miesięcy zamówieniach publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane. Wstępne ogłoszenie informacyjne podpisuje dyrektor BKW. Wymóg udokumentowania czynności przekazania ogłoszenia informacyjnego i przechowywania dowodu jego nadania oraz wnoszenia sprostowań opublikowanego ogłoszenia spoczywa na dyrektorze BKW lub jego zastępcy.

10. Zgodnie z terminami określonymi w zbiorczym planie zamówień wnioskujący zobowiązani są do przekazywania do BKW wniosków o rozpoczęcie postępowania o udzielanie zamówień publicznych.

§  3.

1. Planowanie współfinansowania zamówień finansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.

2. Do udzielania zamówień z udziałem środków zagranicznych przyznawanych na podstawie umowy międzynarodowej lub innych uregulowań, które przewidują inne, niż określone w ustawie procedury stosuje się procedury właściwe dla tych środków finansowych.

3. Procedury udzielania zamówień publicznych, o których mowa w ust. 2 prowadzi lub koordynuje Zespół do spraw Funduszy Europejskich CZSW w porozumieniu z właściwymi podmiotami zewnętrznymi oraz właściwymi komórkami organizacyjnymi CZSW.

4. Procedury udzielania zamówień finansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej, będących środkami publicznymi w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych realizuje BKW zgodnie z zasadami i w trybach określonych w ustawie.

§  4.

1. Rozpoczęcie postępowania o udzielanie zamówienia publicznego objętego zbiorczym planem zamówień publicznych następuje na pisemny wniosek dyrektora biura lub kierownika zespołu CZSW, składany do dyrektora BKW. Wzór wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

2. Ustalenia wartości zamówienia publicznego dokonują wnioskujący zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 do 35 ustawy i dokumentują:

1) w przypadku dostaw i usług - we wniosku o którym mowa w ust. 1;

2) w przypadku robót budowlanych - poprzez sporządzenie kosztorysu inwestorskiego albo planowanych kosztów określonych w programie funkcjonalno-użytkowym.

3. Powyższe dokumenty stanowią załącznik do wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Zespół zamówień wszczyna postępowanie o udzielanie zamówienia publicznego w terminie 21 dni od daty wpływu wniosku, o którym mowa w ust. 1, z zastrzeżeniem ust. 5.

5. W przypadku konieczności uzupełnienia wniosku, o którym mowa w ust. 1 o informacje istotne dla prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, termin określony w ust. 4 wydłuża się o czas niezbędny do uzyskania przedmiotowych informacji.

6. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, sporządzony zgodnie z zasadami określonymi w art. 29 do 31 ustawy, zawierający m. in.: ilość lub liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a dla robót budowlanych ich rodzaj, zakres i lokalizację, charakterystykę techniczną, parametry jakościowo-techniczne i użytkowe, wymagane świadectwa, certyfikaty itp.;

2) przedmiot robót budowlanych wynikający z kosztorysu inwestorskiego;

3) wyszczególnienie wszystkich dodatkowych usług i prac, które mają być wykonane w ramach udzielanego zamówienia;

4) wymagania serwisowe i gwarancyjne;

5) wymagania dotyczące odbioru przedmiotu zamówienia, w tym w miarę potrzeb zasady i procedury odbioru ilościowego i jakościowego;

6) informacje o możliwości składania ofert częściowych, wariantowych lub rozwiązań równoważnych, wykaz proponowanych dostawców lub wykonawców (nie dotyczy przetargu nieograniczonego i ograniczonego);

7) wskazanie całokształtu okoliczności powodujących pilną bądź natychmiastową potrzebę udzielania zamówienia publicznego lub wnioskowania o udzielenie zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony;

8) wskazanie faktycznych okoliczności uzasadniających wszczęcie postępowania na zasadach szczególnych.

7. Do wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane należy załączyć dokumentację projektową oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót budowlanych, sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach.

8. Do wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych należy dołączyć program funkcjonalno-użytkowy.

9. W uzasadnieniu wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro należy wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 67 ustawy oraz dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie ustawowych przesłanek dla udzielenia zamówienia w tym trybie.

10. Jeżeli w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego będzie zachodziła konieczność udostępnienia informacji niejawnych, wnioskujący zobowiązani są do przestrzegania procedur określonych w ustawie z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 ze zm.).

11. Radca prawny Biura Prawnego opiniuje ogólne warunki umowy, z uwzględnieniem postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

12. Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz całością dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania zatwierdza DG SW.

13. Dyrektor BKW odpowiada za bieżącą aktualizację informacji dostępnych w formie elektronicznej na dysku Z sieci komputerowej CZSW, dotyczących wszczynanych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym m. in. przedmiotu zamówienia, trybu postępowania oraz terminu i miejsca otwarcia ofert.

§  5.

1. Zespół zamówień prowadzi w formie elektronicznej na dysku Z sieci komputerowej CZSW rejestr postępowań o udzielanie zamówień publicznych, w którym zamieszcza wszystkie wszczynane postępowania o udzielanie zamówień przekraczających wartość progową, zobowiązującą do stosowania ustawy. Wzór rejestru postępowań określa załącznik nr 5.

2. Ustala się następujący sposób nadawania numeru rejestru: kolejny nr rejestru, dwie ostatnie cyfry roku, w którym realizowane jest postępowanie, oraz pierwsze litery nazwiska i imienia pracownika zespołu zamówień odpowiedzialnego za stronę organizacyjną postępowania.

3. Numer rejestru nadawany jest na wszystkich pismach kierowanych do wykonawców oraz pozostałej dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu jednoznacznej ich identyfikacji, w szczególności przy określaniu sposobu oznaczania składanych przez wykonawców przesyłki z ofertami oraz oznaczania wadiów oraz składanych zabezpieczeń należytego wykonania umowy.

§  6.

1. Oferty składane przez wykonawców przyjmuje i przechowuje bez otwierania sekretariat BKW do czasu ich przekazania zgodnie z postanowieniami ust. 3 i 4.

2. Osoba przyjmująca oferty odnotowuje w momencie ich doręczenia na złożonej przesyłce z ofertą, datę i dokładną godzinę jej złożenia, numer według kolejności składania ofert, niezależnie od innych czynności wykonywanych przy przyjmowaniu korespondencji przychodzącej do sekretariatu.

3. Oferty z sekretariatu pobiera jeden z członków komisji, nie wcześniej niż 30 minut przed terminem otwarcia ofert.

4. Osoba wymieniona w ust. 3 niniejszego paragrafu odbierając złożone oferty wpisuje czytelnie w dzienniku korespondencyjnym BKW swoje imię i nazwisko oraz datę i godzinę odbioru ofert.

5. Za przechowywanie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w szczególności ofert, odpowiada - do czasu zakończenia postępowania i przekazania akt do zespołu zamówień - wyznaczony przez przewodniczącego członek komisji.

§  7.

1. Zadania w zakresie przechowywania wnoszonych wadiów oraz zabezpieczeń należytego wykonania umów, wnoszonych zgodnie z przepisami ustawy, realizuje GK.

2. GK dokonuje zwrotu wniesionych wadiów na pisemny wniosek dyrektora BKW lub osób przez niego upoważnionych.

3. Zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy dokonuje GK na pisemny wniosek dyrektora BKW sporządzony przez zespół zamówień, po otrzymaniu informacji od wnioskującego o wykonaniu umowy z należytą starannością.

§  8.

1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych udzielanych na podstawie ustawy prowadzi zespół zamówień z zastrzeżeniem ust. 2 niniejszego paragrafu.

2. Czynności związane z przeprowadzonymi postępowaniami, od momentu otwarcia ofert do zatwierdzenia wyboru oferty najkorzystniejszej, zarówno w odniesieniu do zamówień publicznych o wartości przekraczającej jak i nieprzekraczającej równowartości kwoty 60.000 euro, realizuje komisja przetargowa powołana przez DG SW.

§  9.

1. Na zasadach szczególnych mogą być prowadzone postępowania o udzielanie zamówień publicznych w przypadku określonym w art. 136 ust. 2 ustawy.

2. Decyzje o wszczęciu postępowań o udzielenie zamówienia na zasadach szczególnych podejmuje DG SW na podstawie pisemnego wniosku, o którym mowa w § 4 ust. 1.

§  10.

1. Postępowania o udzielanie zamówień publicznych, z wyłączeniem zamówień o wartości nieprzekraczającej wartości progowej, prowadzone są przy udziale osób wskazanych przez wnioskujących, wchodzących w skład komisji przetargowej.

2. Obsługę komórek organizacyjnych CZSW, w zakresie udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 6.000 euro, wykonuje BKW na podstawie odrębnych przepisów wydanych przez DG SW.

3. Procedurę zakupu dostaw, usług i robót budowlanych o wartości nieprzekraczającej wartości progowej należy dokumentować zgodnie z wymogami określonymi w odrębnych przepisach DG SW.

4. Zamówień, o których mowa w ust. 2 i 3, udziela się zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego i ustawy o finansach publicznych z przestrzeganiem zasad celowości, legalności i gospodarności.

§  11.

1. Protokół z przeprowadzonych czynności o udzielanie zamówień publicznych sporządza się zgodnie z wzorem określonym w odrębnych przepisach. Protokół parafuje dyrektor BKW lub jego zastępca.

2. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdza DG SW lub jego upoważniony zastępca.

§  12.

1. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w wyniku którego dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, następuje zawarcie umowy odpłatnej z zachowaniem terminów określonych w ustawie.

2. Umowę, o której mowa w ust. 1 przygotowuje zespół zamówień w uzgodnieniu z pracownikiem wnioskującego.

3. Radca prawny Biura Prawnego opiniuje pod względem formalnoprawnym umowę, o której mowa w ust. 1.

4. Umowy zawiera DG SW na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

5. Wnioskujący nadzorują realizację zawartych umów i zobowiązani są do niezwłocznego pisemnego informowania DG SW o każdym przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

6. Odpowiedzialność za wykonanie postanowień umowy, o której mowa w ust. 1 ponoszą:

1) GK w zakresie warunków i terminów płatności od dnia otrzymania dokumentu stanowiącego podstawę dokonania zapłaty;

2) wnioskujący o rozpoczęcie postępowania w zakresie zgodności wykonania przedmiotu zamówienia z zawartą umową;

3) wnioskujący w zakresie informowania GK o konieczności naliczania kar umownych i przekazywania niezbędnych do tego dokumentów do BB;

4) GK w zakresie naliczania kar umownych, o których mowa w pkt. 3;

5) Biuro Prawne w zakresie dochodzenia wszelkich roszczeń związanych z zawartymi umowami;

6) wyznaczeni przez dyrektora BKW inspektorzy nadzoru budowlanego w zakresie realizacji zadań związanych z odbiorem robót budowlanych.

7. GK informuje wnioskującego oraz dyrektora BKW o zaspokojeniu roszczeń z tytułu występujących kar umownych określonych w zawartej umowie odpłatnej.

8. Jeżeli w umowie przewidziano wymóg wniesienia zabezpieczania należytego wykonania umowy, podpisanie umowy nie może nastąpić przed wniesieniem tego zabezpieczenia.

§  13.

1. Zespół zamówień administruje tablicą ogłoszeń w siedzibie CZSW, zamieszcza i zdejmuje ogłoszenia o postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych, ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz inne ogłoszenia związane z prowadzonymi postępowaniami.

§  14.

1. Dokumentacja zakończonych postępowań o udzielenie zamówień przekazywana jest do zespołu zamówień przez przewodniczącego komisji.

2. Dokumentację zakończonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych przechowuje zespół zamówień.

3. Dokumentacja, o której mowa w ust. 2 może być udostępniana na pisemny wniosek kierowników komórek organizacyjnych CZSW, zawierający uzasadnienie i termin ich zwrotu. Decyzję o udostępnieniu podejmuje dyrektor BKW.

§  15.

1. Nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych sprawuje dyrektor BKW.

2. Nadzór, o którym mowa w ust. 1 w szczególności polega na:

1) dokonywaniu bieżącej oceny prowadzonych postępowań przetargowych przed zatwierdzeniem protokołu postępowania w zakresie ich zgodności z obowiązującymi procedurami wynikającymi z ustawy;

2) przestrzeganiu zasady jawności postępowań o udzielanie zamówień publicznych m. in. poprzez publikacje ogłoszeń o wszczęciu i zakończeniu postępowań, zgodnie z przepisami ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych;

3) wykorzystaniu podczas prowadzenia narad, odpraw i szkoleń z funkcjonariuszami SW oraz wnioskujących uwag i spostrzeżeń stwierdzonych w trakcie prowadzenia postępowań o udzielanie zamówień publicznych w celu poprawy jakości ich przygotowywania i prowadzenia.

3. Nadzór nad realizacją zbiorczego planu zamówień publicznych, o którym mowa w § 2 sprawuje dyrektor BKW zgodnie z właściwością merytoryczną i rzeczową.

4. Odpowiedzialność osób, które złożyły podpisy na dokumentach związanych z prowadzonymi postępowaniami o udzielanie zamówień publicznych, jest adekwatna do ich udziału i funkcji szczegółowo określonych w odrębnych przepisach. W zakresie udzielania zamówień publicznych osoby te w szczególności odpowiadają za:

1) zgodność przedmiotu zamówienia z warunkami techniczno-użytkowymi, wymogami odbioru jakościowego oraz warunkami gwarancji, rękojmi i serwisu, określonymi we wniosku o rozpoczęcie postępowania - odpowiada wnioskujący;

2) zgodność z planem zamówień publicznych - odpowiada wnioskujący wraz z BKW;

3) ustalenie z należytą starannością wartości zamówienia- odpowiada wnioskujący;

4) zgodność z procedurami określonymi w ustawie i sprawdzenie pod względem formalnoprawnym - odpowiada dyrektor BKW.

5. Osoby podpisujące dokumenty związane z prowadzonymi postępowaniami o udzielanie zamówień publicznych odpowiadają za podejmowane przez siebie decyzje oraz ich skutki w granicach, w jakich regulują to odrębne przepisy oraz ust. 4 niniejszego paragrafu.

§  16.

1. Każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości przekraczającej równowartość kwoty 60.000 euro może podlegać wewnętrznej kontroli, a w przypadku zamówień o wartości poniżej tej kwoty może być kontrolowane przed:

1) przedłożeniem wniosku o wybór trybu postępowania lub wniosku o udzielenie zamówienia na zasadach szczególnych, z wyjątkiem trybu przetargu nieograniczonego i ograniczonego;

2) zatwierdzeniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do składania ofert, w szczególności określenia punktowanych kryteriów oceny ofert oraz wymaganych warunków odnoszących się do przedmiotu zamówienia;

3) podjęciem decyzji o wykluczeniu wykonawcy lub odrzuceniu oferty w zakresie uzasadnienia prawnego i faktycznego;

4) rozpatrzeniem protestu na czynności zamawiającego podjęte w toku prowadzonego postępowania niezależnie od wartości zamówienia;

5) zatwierdzeniem protokołu postępowania, w szczególności w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty;

6) podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Kontroli, o której mowa w ust. 1 dokonują funkcjonariusze Biura Kontroli. Decyzję w tej sprawie podejmuje DG SW.

3. Z dokonanych czynności kontrolnych sporządza się notatkę służbową. Notatkę włącza się do materiałów kontrolowanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Dyrektor BKW, niezależnie od przeprowadzonej kontroli wewnętrznej zamówień w trybie określonym w ust. 1 do 3 niniejszego paragrafu, na każdym etapie prowadzonego postępowania może zlecić wyznaczonemu funkcjonariuszowi lub pracownikowi zespołu zamówień przeprowadzenie czynności sprawdzających w zakresie zgodności podejmowanych decyzji z przepisami ustawy. Wykonanie czynności sprawdzających wymaga udokumentowania w formie notatki urzędowej.

5. Funkcjonariusze lub pracownicy wykonujący zadania określone w ust. 2 i 4 zobowiązani są złożyć oświadczenia wynikające z art. 17 ustawy, które podlegają włączeniu do materiałów postępowania.

§ 17. Za przygotowanie wniosków w sprawie wydania właściwych decyzji administracyjnych i ich przesłanie do Prezesa UZP odpowiada dyrektor BKW.

§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania - z mocą obowiązującą od dnia 7 listopada 2005 r.

______

¹ Zmiany mniejszej ustawy zostały opublikowane w Dz. U. z 2003 Nr 90, poz. 844, Nr 142, poz.1380, Nr 166, poz.1609, Nr 210, poz. 2036, z 2004 Nr 273, poz. 2703.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

Obowiązki członka zespołu zamówień - przygotowanie i prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Do obowiązków członka zespołu zamówień w szczególności należy:

1. Sprawdzenie wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w części opracowywanej przez wnioskującego.

2. Przygotowanie, w razie stwierdzenia istotnych braków we wniosku uniemożliwiających wszczęcie postępowania, pisma wzywającego wnioskującego do ich uzupełnienia.

3. Wypełnienie i podpisanie wniosku w części nieopracowywanej przez wnioskującego.

4. Wprowadzanie danych do rejestru postępowań o udzielanie zamówień publicznych.

5. Skompletowanie i przedłożenie, nie później niż 21 dni od dnia otrzymania poprawnego wniosku o wszczęcie postępowania, do podpisu dyrektorowi BKW całości dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania, zawierającej:

1) wniosek o wszczęcie postępowania wraz z zatwierdzonym zbiorczym planem zamówień publicznych

2) protokół postępowania,

3) druk - "Spis zawartości teczki",

4) druk - "Ewidencja wykonawców którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia" (dla postępowań, prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem),

5) ogłoszenie (dla postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem) przygotowane wg poniższych zasad:

- dla postępowań o wartości do 60.000 euro - dwa egzemplarze ogłoszenia o wszczęciu postępowania (jeden do umieszczenia na tablicy ogłoszeń, drugi pozostaje w dokumentacji postępowania),

- dla postępowań o wartości powyżej 60.000 euro do 130.000 euro - dwa egzemplarze ogłoszenia do Biuletynu Zamówień Publicznych (jeden do umieszczenia na tablicy ogłoszeń, drugi pozostaje w dokumentacji postępowania) uzyskane zgodnie z następującą procedurą:

a) członek zespołu zamówień za pomocą przydzielonego przez Urząd Zamówień Publicznych loginu i hasła łączy się z serwerem UZP,

b) wybiera formularz ZP 200,

c) wypełnia formularz zgodnie z wymaganiami dla danej procedury,

Uwaga: obowiązkowe jest określenie przedmiotu zamówienia za pomocą numeracji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV),

d) po wypełnieniu otrzymuje na ekranie zestawienie wszystkich wprowadzonych danych,

e) drukuje to zestawienie (ogłoszenie) dwa razy.

- dla postępowań o wartości powyżej 130.000 euro: (dla dostaw i usług) i powyżej 5.000.000 euro (dla robót budowlanych) dwa egzemplarze ogłoszenia (jeden do umieszczenia na tablicy ogłoszeń, drugi pozostaje w dokumentacji postępowania) do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, a następnie do Prezesa UZP, uzyskane zgodnie z następującą procedurą:

a) członek zespołu za pomocą przydzielonego przez Urząd Zamówień Publicznych loginu i hasła łączy się z serwerem UZP,

b) wybiera odpowiedni formularz - nazwa formularza zaczyna się od liter FS (Formularz Standardowy),

c) wypełnia (w języku polskim) formularz zgodnie z wymaganiami dla danej procedury.

Uwaga: obowiązkowe jest określenie przedmiotu zamówienia za pomocą numeracji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV),

d) po wypełnieniu otrzymuje na ekranie zestawienie wszystkich wprowadzonych danych (ogłoszenie),

e) drukuje to zestawienie (ogłoszenie) dwa razy.

6) specyfikację istotnych warunków zamówienia (dla trybów konkurencyjnych: przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, negocjacje bez ogłoszenia, zapytanie o cenę), przygotowaną w oparciu o informacje zawarte we wniosku o wszczęcie postępowania, w części opracowanej przez wnioskującego, zgodnie z treścią art. 36 Pzp, specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

6. Umieszczanie i przesyłanie ogłoszeń o postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem (po zatwierdzeniu całości dokumentacji wraz ze specyfikacją), wg następujących zasad:

1) dla postępowań o wartości do 60.000 euro - członek zespołu zamówień zamieszcza ogłoszenie podpisane przez dyrektora BKW na tablicy ogłoszeń w siedzibie CZSW oraz stronie internetowej Służby Więziennej (www.sw.gov.pl),

2) dla postępowań o wartości powyżej 60.000 euro do 130.000 euro - członek zespołu zamówień przesyła wygenerowane wcześniej ogłoszenie (elektronicznie) do Prezesa UZP, a następnie dodając (odręcznie w przypadku ogłoszenia umieszczanego na tablicy) informację o dniu przekazania ogłoszenia Prezesowi UZP, umieszcza je na stronie internetowej Służby Więziennej oraz na tablicy ogłoszeń,

3) dla postępowań o wartości powyżej 130.000 euro (dla dostaw i usług) oraz 5.000.000 euro (dla robót budowlanych) - członek zespołu przesyła faksem wydrukowany wcześniej formularz FS do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich. Następnie mając potwierdzenie nadania faksu, przesyła wygenerowane wcześniej ogłoszenie (elektronicznie) do Prezesa UZP. W dalszej kolejności dodaje (odręcznie w przypadku ogłoszenia umieszczanego na tablicy) informację o dniu przekazania ogłoszenia Prezesowi UZP i umieszcza je na stronie internetowej Służby Więziennej oraz na tablicy ogłoszeń.

7. Przygotowywanie wystąpień do Prezesa UZP z wnioskiem o zatwierdzenie wybranego trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki, w przypadku postępowań o wartości powyżej 60.000 euro.

8. Prowadzenie protokołu postępowania (dla postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem - od momentu jego wszczęcia do chwili przekazania dokumentacji postępowania komisji tj. do terminu otwarcia ofert).

9. W postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę - powielanie i przekazywanie do kancelarii jawnej specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z wnioskiem zainteresowanego wykonawcy, w terminie umożliwiającym dochowanie terminu określonego w art. 42 ust. 1 Pzp.

10. W postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem - załączanie zwróconych z kancelarii wniosków o wydanie specyfikacji do dokumentacji postępowania.

11. W postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem - wydawanie specyfikacji wykonawcom, którzy odbierają ją osobiście.

12. Prowadzenie w postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę ewidencji wykonawców, którym przekazano specyfikację.

13. W postępowaniach prowadzonych w trybach przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę przygotowywanie odpowiedzi na pytania zgłaszane do postanowień zawartych w specyfikacji.

14. Niezwłoczne przygotowywanie i przedstawianie do podpisu dyrektorowi BKW pism informujących wykonawców uczestniczących w postępowania o wniesieniu protestów oraz ich treści i zarzutach.

15. Przygotowywanie odpowiedzi na składane protesty.

16. Przekazywanie przewodniczącemu komisji, przed terminem otwarcia ofert, dokumentacji postępowania.

17. Niezwłoczne przygotowywanie i przedstawianie do podpisu dyrektorowi BKW pism zawiadamiających o wyborze oferty wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, a jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 euro - powiadamianie Prezesa UZP za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych, z podaniem nazwy i adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz jej ceny.

18. Przygotowywanie i przedstawianie do podpisu dyrektorowi BKW pism powiadamiających wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia o unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego.

19. W przypadku wniesienia protestu po upływie terminu składania ofert, niezwłoczne przygotowywanie i przedstawianie do podpisu dyrektorowi BKW pism informujących o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą wykonawców, którzy złożyli oferty i wzywających ich, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium lub wniesienia nowego wadium na wydłużony okres.

20. Przygotowywanie odpowiedzi na protesty i przedstawianie ich do podpisu DG SW.

21. W przypadku uwzględnienia protestu niezwłoczne przekazywanie przewodniczącemu komisji dokumentacji postępowania, celem powtórzenia oprotestowanej czynności lub dokonania czynności bezprawnie zaniechanej.

22. Przygotowywanie i przedstawianie do podpisu dyrektorowi BKW pism informujących wykonawców uczestniczących w postępowania o powtórzeniu lub dokonaniu czynności.

23. W przypadku wniesienia odwołania przygotowywanie i przedstawianie do potwierdzenia za zgodność z oryginałem dyrektorowi BKW kopii dokumentacji (z wyjątkiem ofert) postępowania o zamówienie publiczne.

24. Dostarczanie oryginałów dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z ofertami złożonymi przez wykonawców oraz uczestniczenie w rozpoznawaniu spraw przed zespołem arbitrów.

25. Przygotowywanie, w porozumieniu z wnioskującymi oraz BP, umów o zamówienie publiczne.

26. Przekazywanie komisji dokumentacji postępowania w przypadkach kiedy wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, celem wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert lub unieważnienia postępowania.

27. Niezwłocznie po zawarciu umowy:

a) przygotowywanie wniosków do BB o zwrot wniesionych wadiów,

b) przygotowywanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia zgodnie z poniższymi zasadami:

* dla postępowań o wartości powyżej 60.000 euro do 130.000 euro - egzemplarz ogłoszenia do Biuletynu Zamówień Publicznych uzyskany zgodnie z następującą procedurą:

a) członek zespołu zamówień za pomocą przydzielonego przez Urząd Zamówień Publicznych loginu hasła łączy się z serwerem UZP,

b) wybiera formularz ZP 250,

c) wypełnia formularz zgodnie z wymogami,

d) po wypełnieniu otrzymuje na ekranie zestawienie wszystkich wprowadzonych danych,

e) drukuje to zestawienie (ogłoszenie).

* dla postępowań o wartości powyżej 130.000 euro: (dla dostaw i usług) i powyżej 5.000.000 euro (dla robót budowlanych) - dwa egzemplarze ogłoszenia do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, a następnie do Prezesa UZP, uzyskane zgodnie z następującą procedurą:

a) członek zespołu za pomocą przydzielonego przez Urząd Zamówień Publicznych loginu i hasła łączy się z serwerem UZP,

b) wybiera odpowiedni formularz - (FS),

c) wypełnia (w języku polskim) formularz zgodnie z wymogami.

d) drukuje to zestawienie (ogłoszenie),

c) przesyłanie ogłoszeń o udzieleniu zamówienia wg następujących zasad:

* dla postępowań o wartości powyżej 60.000 euro do 130.000 euro - członek zespołu przesyła wygenerowane wcześniej ogłoszenie (elektronicznie) do Prezesa UZP a podpisany przez dyrektora BKW wydrukowany egzemplarz załącza do dokumentacji postępowania,

* dla postępowań o wartości powyżej 130.000 euro (dla dostaw i usług) oraz 5.000.000 euro (dla robót budowlanych) - członek zespołu przesyła faksem wydrukowane wcześniej i podpisane przez dyrektora BKW, na druku FS, ogłoszenie do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, następnie mając potwierdzenia nadania faksu przesyła wygenerowane wcześniej ogłoszenie, elektronicznie, do Prezesa UZP.

28. Kompletowanie dokumentacji zakończonych postępowań o udzielenie zamówień publicznych przechowywanych przez zespół zamówień.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

ZATWIERDZAM

CZĘŚCIOWY PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH POWYŻEJ WARTOŚCI PROGOWEJ POWODUJĄCEJ STOSOWANIE PRZEPISÓW USTAWY

NA ROK ..............

..............................................................

(komórka organizacyjna CZSW)

Lp.	Przedmiot zamówienia	Kategoria dostawy	Jednostka miary	Ilość	Tryb Postępowania	Termin Uruchomienia	Wartość zamówienia	Stawka podatku	Wartość Zamówienia	Klasyfikacja budżetowa
		/ usług wg CPV / CPC			(proponowany)	Postępowania (kwartał roku)	(netto w zł)	VAT	(brutto w zł)	§	Poz. analityczna
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

....................

(opracował)

Uwaga: w przypadku robót budowlanych nie wypełnia się kolumny

nr 3, 4 i 5 tabeli.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

ZATWIERDZAM

ZBIORCZY PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH CZSW POWYŻEJ WARTOŚCI PROGOWEJ POWODUJĄCEJ STOSOWANIE PRZEPISÓW USTAWY

NA ROK .........

Lp.	Przedmiot zamówienia	Kategoria dostawy /	Jednostka miary	Ilość	Tryb Postępowania	Termin Uruchomienia	Wartość zamówienia	Stawka podatku	Wartość Zamówienia	Klasyfikacja budżetowa
		usług wg CPV / CPC			(proponowany)	Postępowania (kwartał roku)	(netto w zł)	VAT	(brutto w zł)	§	Poz. analityczna
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

....................

(opracował)

Uwaga: w przypadku robót budowlanych nie wypełnia się kolumny

nr 3, 4 i 5 tabeli.

* niepotrzebne skreślić

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

ZATWIERDZAM

WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

grafika

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

REJESTR POSTĘPOWAŃ O UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Znak sprawy

Przedmiot zamówienia

J.m.

Ilość

Tryb

Szacunkowa wartość zamówienia netto

Wartość zrealizowana

§

Komórka CZSW

Termin realizacji

Termin otwarcia ofert

Termin zwrotu wadium

Ogłoszenie o wyniku postępowania (Nr i poz. w BZP)

Uwagi