Planowanie działalności oraz zarządzanie ryzykiem w urzędach górniczych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.WUG.2019.55

Akt utracił moc

Wersja od: 4 lipca 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 26

PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 4 lipca 2019 r.

w sprawie planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem w urzędach górniczych

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869), a także art. 166 ust. 2 oraz art. 167 ust. 1 i 10 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. - Prawo geologiczne i górnicze (Dz. U. z 2019 r. poz. 868 i 1214) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§  1. 

1. Zarządzenie określa sposób i tryb:

1) planowania działalności,

2) zarządzania ryzykiem, rozumianego jako uporządkowany proces, obejmujący:

a) identyfikację ryzyk,

b) ocenę ryzyk pod względem istotności,

c) przeciwdziałanie zaistnieniu ryzyk,

d) monitoring ryzyk

- w Wyższym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej "WUG", okręgowych urzędach górniczych, zwanych dalej "OUG", oraz Specjalistycznym Urzędzie Górniczym, zwanym dalej "SUG".

2. Zarządzenia nie stosuje się do planowania działalności oraz związanej z nim sprawozdawczości, dokonywanych w trybie określonym w art. 70 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) "dyrektorze" - rozumie się przez to dyrektora komórki organizacyjnej w WUG, naczelnika samodzielnego wydziału w WUG, dyrektora OUG oraz dyrektora SUG;

2) "komórce" - rozumie się przez to komórkę organizacyjną w WUG oraz samodzielny wydział w WUG;

3) "ryzyku" - rozumie się przez to potencjalne niepożądane zdarzenie, którego efektem mógłby być brak realizacji w całości lub w części celu określonego we właściwym planie.

§ 3. W ramach planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem w urzędach górniczych uwzględnia się, określone i ogłoszone na podstawie przepisów o finansach publicznych, standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych oraz szczegółowe wytyczne w tym zakresie.

Rozdział  2

Sporządzanie i treść planów

§ 4. Sporządza się następujące plany:

1) plan strategiczny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG, zwany również "strategią działania urzędów górniczych";

2) plan operacyjny, wspólny dla WUG, OUG oraz SUG;

3) plan pracy, odrębny dla każdej komórki, dla każdego OUG oraz dla SUG.

§  5. 

1. Plan strategiczny określa:

1) długofalowe cele strategiczne;

2) kierunki działania, konieczne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 1.

2. Prezes WUG może:

1) w porozumieniu z pozostałymi osobami kierownictwa WUG, określić wytyczne do sporządzenia planu strategicznego;

2) powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu strategicznego.

3. Za sporządzenie planu strategicznego, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, odpowiada dyrektor Departamentu Warunków Pracy i Szkolenia, zwanego dalej "WPS".

4. Plan strategiczny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

5. W przypadku zatwierdzenia nowego planu strategicznego, który obejmuje - w całości albo w części - okres obowiązywania dotychczasowego planu strategicznego, dotychczasowy plan strategiczny traci moc z pierwszym dniem obowiązywania nowego planu strategicznego.

§  6. 

1. Plan operacyjny stanowi uszczegółowienie planu strategicznego na dany rok kalendarzowy, zwany dalej "rokiem".

2. Prezes WUG może powołać zespół zadaniowy do sporządzenia planu operacyjnego.

3. Za sporządzenie planu operacyjnego, także w przypadku, o którym mowa w ust. 2, odpowiada dyrektor WPS.

4. Plan operacyjny określa w szczególności:

1) cele operacyjne;

2) mierniki realizacji celów operacyjnych;

3) zadania operacyjne, za pomocą których zostaną zrealizowane cele operacyjne.

5. Do celu operacyjnego przypisuje się co najmniej jeden miernik jego realizacji.

6. Miernik realizacji celu operacyjnego:

1) posiada format liczbowy, a w wyjątkowych, uzasadnionych przypadkach - format inny niż liczbowy;

2) może być przypisany do więcej niż jednego celu operacyjnego.

7. Dla miernika realizacji celu operacyjnego określa się wartość planowaną do osiągnięcia na koniec roku.

8. Do zadania operacyjnego przypisuje się:

1) komórkę, komórki, urząd górniczy lub urzędy górnicze, odpowiedzialne za realizację celu operacyjnego;

2) termin realizacji, nie późniejszy niż koniec roku.

9. Plan operacyjny jest zatwierdzany przez Prezesa WUG.

§  7. 

1. Plany pracy są sporządzane na okres roku.

2. Za sporządzenie planu pracy odpowiada dyrektor.

3. Plan pracy określa:

1) cele operacyjne, za których realizację są odpowiedzialne komórka, OUG lub SUG;

2) podzadania operacyjne, będące uszczegółowieniem zadań operacyjnych na dany rok, do których jest przypisana komórka, OUG lub SUG;

3) co najmniej dwa własne zadania priorytetowe komórki, OUG lub SUG;

4) zadania realizowane w ramach systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

4. Elementy planu pracy, wymienione w ust. 3 pkt 2-4, wskazują:

1) czynność do wykonania;

2) stanowisko odpowiedzialne za wykonanie czynności;

3) termin wykonania czynności.

5. Plan pracy OUG oraz SUG określa również kryteria częstotliwości kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego (Dz. Urz. WUG z 2018 r. poz. 177).

6. Prezes WUG może ustalić dodatkowe elementy, które mają zostać określone w planach pracy wszystkich lub wybranych komórek albo urzędów górniczych na dany rok.

7. Załącznikami do planu pracy OUG oraz SUG są:

1) plan kontroli, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a zarządzenia nr 33 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie trybu wykonywania czynności inspekcyjno-technicznych przez pracowników okręgowych urzędów górniczych oraz Specjalistycznego Urzędu Górniczego;

2) zestawienie liczby dni nadzorczych i kontrolnych wynikającej z liczby etatów obsadzonych przez pracowników inspekcyjno-technicznych w OUG oraz SUG w poszczególnych specjalnościach.

8. Plan pracy jest przesyłany w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS do 30 listopada roku poprzedniego, a w przypadku komórek - do 15 grudnia roku poprzedniego.

9. Plan pracy komórki podlega zaopiniowaniu przez WPS do 20 grudnia roku poprzedniego.

10. Plan pracy OUG oraz SUG podlega zaopiniowaniu, do 10 grudnia roku poprzedniego, przez:

1) Departament Górnictwa;

2) Departament Energomechaniczny;

3) WPS, także pod względem poprawności zastosowanych technik planistycznych oraz zarządzania ryzykiem;

4) Departament Ochrony Środowiska i Gospodarki Złożem;

5) Samodzielne Stanowisko do spraw Kontroli.

11. Plan pracy, podpisany przez dyrektora, jest zatwierdzany przez właściwą osobę kierownictwa WUG, w dwóch egzemplarzach, do 31 grudnia roku poprzedniego.

12. Jeden egzemplarz zatwierdzonego planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

§ 8. W planie operacyjnym oraz planie pracy umieszcza się metrykę, zawierającą w szczególności:

1) wskazanie osób, które sporządziły dokument;

2) wskazanie dyrektora, odpowiedzialnego za treść dokumentu;

3) datę i numer pierwotnej oraz obowiązującej wersji dokumentu.

§  9. 

1. Pracownicy urzędów górniczych są obowiązani do zapoznania się z obowiązującą wersją planu strategicznego, planu operacyjnego oraz właściwego planu pracy.

2. Potwierdzenie zapoznania się z dokumentami, o których mowa w ust. 1, jest przechowywane we właściwej komórce lub urzędzie górniczym.

§ 10. Obowiązująca wersja planu strategicznego, planu operacyjnego oraz planu pracy jest:

1) opatrywana kolejnym numerem;

2) umieszczana w extranecie urzędów górniczych.

Rozdział  3

Zarządzanie ryzykiem

§ 11. Identyfikacja ryzyk, ich ocena pod względem istotności oraz wybór reakcji na zagrożenie wynikające z możliwości zaistnienia albo zaistnienia ryzyka, zwanej dalej "reakcją na ryzyko", są dokonywane na etapie sporządzania:

1) planu operacyjnego - przez dyrektora WPS, we współpracy z dyrektorami właściwych merytorycznie komórek lub urzędów górniczych, odpowiedzialnych za realizację poszczególnych celów określonych w tym planie;

2) planu pracy - przez właściwego dyrektora.

§  12. 

1. Identyfikacja ryzyk polega na:

1) analizie:

a) różnorodnych aspektów funkcjonowania danej komórki, OUG lub SUG, w kontekście:

– długofalowych celów strategicznych,

– celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy,

b) czynników zewnętrznych, mogących bezpośrednio albo pośrednio wpłynąć na realizację albo brak realizacji w całości lub w części celu określonego w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy;

2) wskazaniu wszystkich ryzyk dla celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy.

2. To samo ryzyko może zostać jednocześnie wskazane dla kilku celów.

§  13. 

1. Każde zidentyfikowane ryzyko podlega ocenie pod względem jego istotności.

2. Istotność ryzyka stanowi iloczyn prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka.

3. Prawdopodobieństwo ryzyka jest wynikiem oszacowania stopnia zagrożenia, że ryzyko zaistnieje.

4. Prawdopodobieństwo ryzyka określa się w skali od 1 do 4, gdzie:

1) 1 - oznacza, że prawdopodobieństwo zaistnienia ryzyka jest bardzo małe;

2) 2 - oznacza, że ryzyko raczej nie zaistnieje;

3) 3 - oznacza, że ryzyko raczej zaistnieje;

4) 4 - oznacza, że zaistnienie ryzyka jest prawie pewne.

5. Wpływ ryzyka jest wynikiem oszacowania:

1) wielkości nakładu środków, które będą konieczne dla usunięcia skutków zaistnienia danego ryzyka, lub

2) tego, jak daleko idące konsekwencje:

a) dla komórki, OUG lub SUG,

b) w przypadku planu operacyjnego - dla wszystkich urzędów górniczych

- będzie miało zaistnienie danego ryzyka dla realizacji celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy.

6. Wpływ ryzyka określa się w skali od 1 do 4, gdzie:

1) 1 - oznacza, że wpływ jest bardzo mały;

2) 2 - oznacza, że wpływ jest mały;

3) 3 - oznacza, że wpływ jest duży;

4) 4 - oznacza, że wpływ jest bardzo duży.

7. Istotność ryzyka określa się w skali od 1 do 16.

§  14. 

1. Po określeniu istotności ryzyka dyrektor dokonuje wyboru co najmniej jednej reakcji na ryzyko.

2. Ustala się następujące reakcje na ryzyko:

1) eliminacja - usunięcie możliwości zaistnienia ryzyka;

2) redukcja - zmniejszenie prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) plan rezerwowy - zaplanowanie działań, które zostaną podjęte z chwilą, gdy ryzyko zaistnieje;

4) przeniesienie - przekazanie odpowiedzialności za ryzyko innemu podmiotowi;

5) akceptacja - zaniechanie podejmowania działań zaradczych, ze względu na:

a) niemożność wskazania takich działań, które byłyby skuteczne, lub

b) znacząco wyższy koszt działań, które byłyby skuteczne, niż koszt poniesienia ryzyka.

3. Dla każdej wybranej reakcji na ryzyko, z wyjątkiem akceptacji, określa się działania w ramach reakcji na ryzyko. Działania te są konkretne, zrozumiałe oraz określone w czasie.

4. Jeżeli istotność ryzyka jest mniejsza niż 3, dyrektor może odstąpić od wyboru reakcji na ryzyko oraz określania działań w ramach reakcji na ryzyko.

§  15. 

1. Wyniki identyfikacji ryzyk, ich oceny pod względem istotności, dokonane wybory reakcji na poszczególne ryzyka oraz określone dla tych reakcji działania w ramach reakcji na poszczególne ryzyka są zamieszczane w rejestrach ryzyk.

2. W rejestrach ryzyk wskazuje się także osoby odpowiedzialne w komórce, OUG lub SUG za monitoring ryzyk wskazanych dla celów, za których realizację są odpowiedzialne komórka, OUG lub SUG.

3. Rejestry ryzyk są sporządzane odrębnie dla:

1) planu operacyjnego na dany rok,

2) każdego planu pracy

- oraz są integralną częścią tych planów.

Rozdział  4

Monitoring ryzyk

§  16. 

1. Ryzyka są monitorowane na bieżąco.

2. Celem monitoringu ryzyka jest w szczególności zidentyfikowanie:

1) ustania okoliczności, które wywołują ryzyko;

2) powstania okoliczności, które mogą spowodować zmianę prawdopodobieństwa lub wpływu ryzyka;

3) trudności w wykonywaniu działań w ramach reakcji na ryzyko.

§  17. 

1. Na podstawie wyników monitoringu ryzyka:

1) dyrektor WPS opracowuje:

a) w lipcu - za pierwsze półrocze,

b) w październiku - za pierwsze trzy kwartały roku

- okresowy przegląd ryzyk planu operacyjnego;

2) dyrektorzy opracowują i przesyłają w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS:

a) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

b) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku

- okresowe przeglądy ryzyk planu pracy.

2. W okresowym przeglądzie ryzyk zamieszcza się w szczególności:

1) informację na temat stanu faktycznego ryzyk, których istotność określono na poziomie 12 lub 16;

2) uzasadnienie reakcji akceptacji dla ryzyk, których istotność określono na poziomie co najmniej 8;

3) informację o niewykonanych w terminie działaniach w ramach reakcji na ryzyko;

4) informację o przypadkach braku realizacji w całości lub w części celów określonych w planie operacyjnym oraz właściwym planie pracy, pomimo podjęcia działań w ramach reakcji na ryzyko.

Rozdział  5

Zmiany planów

§  18. 

1. Plany mogą zostać zmienione w przypadku uzasadnionej potrzeby, w szczególności na podstawie danych zamieszczonych w okresowych przeglądach ryzyk.

2. Zmiany planu dokonuje się w formie ustalenia nowego brzmienia całego planu.

3. Propozycję zmiany planu mogą zgłosić:

1) osoby kierownictwa WUG, w tym z inicjatywy dyrektora WPS;

2) właściwi merytorycznie dyrektorzy.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 2:

1) propozycja zmiany planu:

a) jest przesyłana w postaci elektronicznej, z uzasadnieniem, dyrektorowi WPS,

b) podlega zaopiniowaniu przez WPS oraz właściwą merytorycznie komórkę - jeżeli to nie ona zaproponowała zmianę;

2) propozycja zmiany planu pracy OUG oraz SUG podlega zaopiniowaniu przez WPS oraz właściwe merytorycznie komórki.

5. Zaopiniowanie propozycji zmiany planu następuje w terminie 10 dni roboczych od dnia przesłania tej propozycji dyrektorowi WPS.

6. Zmiana planu:

1) dotycząca planu strategicznego albo planu operacyjnego, podpisana przez dyrektora WPS, jest zatwierdzana przez Prezesa WUG;

2) dotycząca planu pracy, podpisana przez dyrektora, jest zatwierdzana, w dwóch egzemplarzach, przez właściwą osobę kierownictwa WUG.

7. Zatwierdzona zmiana planu staje się jego obowiązującą wersją.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 pkt 2, jeden egzemplarz obowiązującej wersji planu pracy jest przekazywany właściwemu dyrektorowi.

Rozdział  6

Raportowanie

§  19. 

1. Dyrektorzy przesyłają w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS:

1) do 10 kwietnia - za pierwszy kwartał roku,

2) do 10 lipca - za pierwsze półrocze,

3) do 10 października - za pierwsze trzy kwartały roku,

4) do 10 stycznia roku następnego - za rok poprzedni

- informacje dotyczące aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego, w zakresie swojej odpowiedzialności za realizację celu operacyjnego.

2. Dyrektor WPS przedstawia Prezesowi WUG:

1) w kwietniu - za pierwszy kwartał roku,

2) w lipcu - za pierwsze półrocze,

3) w październiku - za pierwsze trzy kwartały roku

- zbiorczą informację dotyczącą aktualnego stopnia wykonania planu operacyjnego, opracowaną przez WPS na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3.

§  20. 

1. Dyrektorzy opracowują raporty z wykonania planów pracy i przesyłają je w postaci elektronicznej dyrektorowi WPS do 31 stycznia roku następnego.

2. Odrębną częścią raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórce albo urzędzie górniczym, w szczególności dane określone w § 17 ust. 2.

§  21. 

1. Dyrektor WPS przedstawia do akceptacji Prezesowi WUG, do końca lutego roku następnego, zbiorczy raport z wykonania planu operacyjnego oraz planów pracy, opracowany przez WPS na podstawie informacji, o których mowa w § 19 ust. 1 pkt 4 oraz raportów, o których mowa w § 20 ust. 1.

2. Odrębną częścią zbiorczego raportu, o którym mowa w ust. 1, jest raport o ryzyku, w którym zamieszcza się w syntetycznej formie dane o zarządzaniu ryzykiem w komórkach oraz urzędach górniczych, w szczególności dane określone w § 17 ust. 2.

3. Zbiorczy raport, o którym mowa w ust. 1, może zawierać propozycje rozwiązań systemowych mających na celu usprawnienie funkcjonowania urzędów górniczych.

§ 22. Raport o ryzyku, o którym mowa w § 21 ust. 2, jest przesyłany w postaci elektronicznej Samodzielnemu Stanowisku do spraw Audytu Wewnętrznego.

Rozdział  7

Wzory dokumentów

§ 23. Wzory:

1) planu operacyjnego,

2) planu pracy komórki,

3) planu pracy OUG oraz SUG,

4) formularza służącego do opracowania okresowego przeglądu ryzyk planu pracy,

5) formularza raportu z wykonania planu pracy

- są opracowywane przez WPS, akceptowane przez Prezesa WUG, umieszczane w extranecie urzędów górniczych i podlegają obowiązkowemu stosowaniu.

Rozdział  8

Przepis przejściowy, przepis dostosowujący oraz przepisy końcowe

§ 24. Pozostają w mocy:

1) plan strategiczny na lata 2018-2020,

2) plan operacyjny na rok 2019,

3) plany pracy na rok 2019

- sporządzone na podstawie przepisów dotychczasowych.

§ 25. Wzory, o których mowa w § 23, zostaną opracowane w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia.

§ 26. Traci moc zarządzenie nr 30 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 17 października 2017 r. w sprawie planowania działalności oraz zarządzania ryzykiem w urzędach górniczych (Dz. Urz. WUG z 2018 r. poz. 157).

§ 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2019 r.