Dz.Urz.MON.2018.196

| Akt obowiązujący
Wersja od: 18 grudnia 2018 r.

DECYZJA Nr 171/MON
MINISTRA OBRONY NARODOWEJ
z dnia 14 grudnia 2018 r.
w sprawie organizacji w resorcie obrony narodowej systemu skargowo-wnioskowego

Na podstawie art. 253 § 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096), art. 2 pkt 1 i 23 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2017 r. poz. 2149 oraz z 2018 r. poz. 138 i 2182), § 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. poz. 46) oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:
§  1. 
1.  Decyzja reguluje sposób organizacji systemu skargowo-wnioskowego, w tym przyjmowania, ewidencjonowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, o których mowa w przepisach Działu VIII ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, zwanych dalej "skargami i wnioskami", petycji, o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (Dz. U. z 2018 r. poz. 870), zwanych dalej "petycjami" oraz listów i pism obywateli, w Ministerstwie Obrony Narodowej, zwanym dalej "Ministerstwem" oraz w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, zwanych dalej "jednostkami organizacyjnymi resortu ON".
2.  System, o którym mowa w ust. 1, tworzą:
1) Biuro Ministra Obrony Narodowej, zwane dalej "BMON";
2) w jednostkach organizacyjnych resortu ON do poziomu jednostki wojskowej, o której mowa w art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2018 r. poz. 1459 i 1669) - wyodrębnione komórki wewnętrzne lub imiennie wyznaczeni pracownicy albo żołnierze - stosownie do rozkazów (decyzji) dowódców (dyrektorów, kierowników, szefów, komendantów).
§  2.  BMON oraz jednostki organizacyjne resortu ON obowiązane są do prowadzenia ewidencji:
1) skarg, wniosków, petycji, listów i pism - w Księdze Ewidencji Skarg, Wniosków, Petycji i Listów, zwanej dalej "Księgą Ewidencji";
2) przyjęć obywateli - w Księdze Przyjęć Interesantów, zwanej dalej "Księgą Przyjęć".
§  3. 
1.  Komórką organizacyjną koordynującą postępowania w sprawach dotyczących skarg, wniosków i petycji w resorcie obrony narodowej, zwanym dalej "resortem ON", jest BMON.
2.  BMON oprócz zadania, o którym mowa w ust. 1, wykonuje inne zadania, w szczególności:
1) prowadzi w systemie elektronicznym SI SKARGA rejestr wpływających do Ministerstwa skarg, wniosków i petycji;
2) nadzoruje działanie systemu, o którym mowa w § 1 ust. 1, w szczególności terminowość rozpatrywania skarg, wniosków, petycji, listów i pism;
3) kieruje skargi, wnioski, petycje, listy i pisma do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, celem zajęcia stanowiska w sprawie lub - w przypadkach szczególnie uzasadnionych - załatwienia ich według właściwości;
4) opracowuje i opiniuje projekty rozwiązań systemowych oraz aktów normatywnych dotyczących organizacji systemu skargowo-wnioskowego;
5) prowadzi działalność szkoleniową, wydaje stosowne materiały metodyczne oraz tworzy wzorce niezbędnej dokumentacji w sprawach określonych decyzją.
3.  BMON przyjmuje, w imieniu Ministra Obrony Narodowej, obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji w siedzibie Ministerstwa w Warszawie przy Al. Niepodległości 218, w poniedziałki w godzinach 9.00-17.00 oraz w pozostałe dni robocze tygodnia w godzinach 8.30-14.30. Informację o miejscu przyjęć obywateli w sprawach skarg, wniosków i petycji umieszcza się w punktach informacyjnych Ministerstwa, na stronie internetowej Ministerstwa oraz w siedzibach jednostek organizacyjnych resortu ON.
4.  Informacje o petycjach złożonych w resorcie ON, prowadzonych w związku z nimi postępowaniach i sposobach ich załatwienia, a także roczną informację o rozpatrzonych petycjach zamieszcza:
1) Dyrektor BMON na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Ministerstwa - w zakresie dotyczącym Ministerstwa;
2) dowódca (dyrektor, kierownik, szef, komendant) jednostki organizacyjnej resortu ON na stronie internetowej tej jednostki lub - w przypadku braku strony internetowej tej jednostki - na stronie internetowej jednostki nadzorującej lub nadrzędnej - w zakresie swojej właściwości.
§  4. 
1.  Skargi, wnioski, petycje, listy lub pisma wpływające do Ministerstwa, adresowane do innych komórek organizacyjnych Ministerstwa niż BMON, rejestrowane są w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii Ministerstwa, obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa.
2.  W przypadku, o którym mowa w ust. 1, komórka organizacyjna Ministerstwa niezwłocznie przekazuje skargę, wniosek lub petycję do BMON w celu jej zaewidencjonowania w Księdze Ewidencji oraz w elektronicznym systemie SI SKARGA, a ponadto przesyła do wiadomości BMON kopię udzielonej odpowiedzi.
3.  Rejestr elektroniczny SI SKARGA zawiera w szczególności:
1) nazwę nadawcy, od którego wpłynęła skarga, wniosek, petycja, list lub pismo;
2) datę wpływu skargi, wniosku, petycji, listu lub pisma do Ministerstwa i do BMON;
3) przedmiot skargi, wniosku, petycji, listu lub pisma;
4) nazwę komórki organizacyjnej Ministerstwa lub nazwę jednostki organizacyjnej resortu ON, do której skierowano sprawę;
5) datę i sposób załatwienia skargi, wniosku, petycji, listu lub pisma;
6) inne informacje dotyczące rozpatrywania oraz załatwienia sprawy.
§  5. 
1.  W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do komórki organizacyjnej Ministerstwa innej niż BMON, komórka ta sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, rejestruje go w elektronicznym systemie obiegu dokumentów w kancelarii obsługującej daną komórkę organizacyjną Ministerstwa oraz przekazuje kopię protokołu i udzielonej odpowiedzi do ewidencji BMON.
2.  W przypadku, gdy skarga lub wniosek została złożona ustnie przez obywatela do BMON, BMON sporządza protokół z przeprowadzonej czynności, ewidencjonuje go w Księdze Ewidencji, rejestruje skargę lub wniosek w elektronicznym systemie SI SKARGA, rozpatruje skargę lub wniosek i udziela odpowiedzi.
§  6.  W przypadku, gdy do rozpatrzenia skargi, wniosku, petycji, listu lub pisma właściwych jest kilka komórek organizacyjnych Ministerstwa lub jednostek organizacyjnych resortu ON, BMON niezwłocznie przesyła do nich kopię sprawy w celu zajęcia w wyznaczonym terminie stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do przygotowania odpowiedzi przez BMON.
§  7.  Jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe przygotowanie przez daną komórkę organizacyjną Ministerstwa lub jednostkę organizacyjną resortu ON, w wyznaczonym przez BMON terminie, stanowiska lub przedstawienia opinii niezbędnej do załatwienia sprawy, komórka organizacyjna Ministerstwa lub jednostka organizacyjna resortu ON informuje o tym BMON, podając przyczynę opóźnienia i uzgadnia nowy termin przekazania stanowiska lub przedstawienia opinii.
§  8.  Jednostki organizacyjne resortu ON są obowiązane w szczególności do:
1) dokonywania wszelkich czynności związanych z rozpatrywaniem skarg, wniosków, petycji, listów lub pism;
2) określenia i podania do publicznej wiadomości informacji o terminie przyjmowania obywateli w sprawach skarg, wniosków, petycji, listów lub pism;
3) przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej ze skargami, wnioskami, petycjami, listami lub pismami, zgodnie z przepisami obowiązującymi w resorcie ON.
§  9. 
1.  Jednostki organizacyjne resortu ON sporządzają zbiorcze roczne sprawozdania analityczno-oceniające ze sposobu załatwienia skarg i wniosków, według stanu na dzień 31 grudnia danego roku, z uwzględnieniem spraw załatwionych przez jednostki organizacyjne bezpośrednio im podporządkowane i przesyłają je do BMON w terminie do dnia 28 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym.
2.  BMON sporządza roczne sprawozdanie ze sposobu załatwienia skarg i wniosków przez Ministerstwo.
3.  BMON sporządza roczne sprawozdanie obejmujące sprawozdania, o których mowa w ust. 1 i 2, w terminie do dnia 28 lutego roku następującego po roku sprawozdawczym, które przedkłada osobom zajmującym kierownicze stanowiska Ministerstwa.
4.  BMON sporządza informację ze sposobu załatwienia petycji w Ministerstwie, według stanu na dzień 31 grudnia danego roku, w terminie do dnia 30 czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym.
5.  BMON w trakcie sporządzania sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 oraz informacji, o której mowa w ust. 4, może wystąpić do komórek organizacyjnych Ministerstwa o przekazanie dodatkowych informacji z zakresu rozpatrywanych skarg, wniosków lub petycji.
§  10.  Dyrektorzy (szefowie, kierownicy, dowódcy, komendanci) komórek organizacyjnych Ministerstwa, jednostek organizacyjnych resortu ON w zakresie swojej właściwości oraz pracownicy komórki wewnętrznej BMON właściwej w sprawie skarg i wniosków:
1) podpisują odpowiedzi na skargi, wnioski, petycje, listy lub pisma;
2) podpisują pisma przekazujące według właściwości skargę, wniosek, petycję, list lub pismo do właściwych instytucji, celem załatwienia.
§  11.  Do postępowań wszczętych i niezakończonych do dnia wejścia w życie decyzji, stosuje się przepisy dotychczasowe.
§  12.  Traci moc decyzja Nr 250/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 26 czerwca 2015 r. w sprawie organizacji w resorcie obrony narodowej systemu skargowo-wnioskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 192 i 310).
§  13.  Decyzja wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.