Organizacja naboru kandydatów do Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MSZ.2007.3.93

Akt obowiązujący
Wersja od: 24 sierpnia 2007 r.

INSTRUKCJA Nr 6
DYREKTORA GENERALNEGO SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ
z dnia 24 sierpnia 2007 r.
w sprawie organizacji naboru kandydatów do Ministerstwa Spraw Zagranicznych

Postanowienia ogólne

§  1.
Niniejsza instrukcja określa zasady naboru kandydatów do Ministerstwa Spraw Zagranicznych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170 poz. 1218 z późn. zm.1), dalej zwana "ustawą".
§  2.
Nabór do służby zagranicznej odbywa się w drodze postępowania rekrutacyjnego.

Skład, zadania i tryb pracy zespołu rekrutacyjnego.

§  3.
1.
Postępowanie rekrutacyjne, zwane dalej "postępowaniem" wszczyna się na podstawie wniosku dyrektora komórki organizacyjnej, do której ma być przeprowadzony nabór, przesłanego za pośrednictwem dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia i zatwierdzonego przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej. Wzór wniosku stanowi załącznik Nr 1 do instrukcji.
2.
Postępowanie przeprowadza zespół rekrutacyjny, zwany dalej "zespołem" powołany przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.
3.
Zespół składa się z pięciu członków, w tym: przewodniczącego, którym jest dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej na stanowisko, w której prowadzone będzie postępowanie, zastępcy przewodniczącego, którym jest dyrektor lub zastępca dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia, dwóch osób wskazanych przez przewodniczącego zespołu oraz sekretarza, którym jest pracownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia odpowiedzialny za sprawy naboru do służby zagranicznej.
4.
Do zadań przewodniczącego zespołu należą:
1)
organizowanie pracy zespołu
2)
dokonywanie czynności wynikających z instrukcji,
3)
nadzór nad prawidłowym przebiegiem postępowania zgodnie z instrukcją oraz przepisami Ustawy.
5.
Zastępca przewodniczącego wykonuje zadania przewodniczącego w razie jego nieobecności.
6.
Do zadań sekretarza należą:
1)
zapewnienie obsługi administracyjno-biurowej związanej z organizacją naboru kandydatów do Ministerstwa Spraw Zagranicznych,
2)
zapoznawanie wszystkich członków zespołu z przebiegiem postępowania,
7.
Do zadań zespołu należą:
1)
rozstrzygnięcie o dopuszczeniu albo odmowie dopuszczenia kandydata do udziału w postępowaniu,
2)
przeprowadzenie postępowania,
3)
ustalenie wyniku postępowania.
§  4.
1.
W skład zespołu nie może wchodzić osoba, która jest małżonkiem kandydata lub jego krewnym albo powinowatym do drugiego stopnia włącznie, albo pozostaje wobec niego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności.
2.
Jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 1, zostaną ujawnione po powołaniu zespołu, Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej dokonuje niezwłocznie zmiany w składzie zespołu.
3.
Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej uznaje za nieważne dotychczasowe czynności zespołu, jeżeli osoba, o której mowa w ust. 1, brała udział w pracach zespołu.
§  5.
1.
Zespół obraduje na posiedzeniach.
2.
Dla ważności czynności podjętych przez zespół wymagana jest obecność co najmniej trzech członków zespołu, w tym przewodniczącego lub zastępcy przewodniczącego oraz sekretarza, z zastrzeżeniem § 10 ust. 1.
3.
Po każdym posiedzeniu zespołu sporządzany jest protokół. Protokół podpisują członkowie zespołu obecni na posiedzeniu.
4.
Po rozmowie kwalifikacyjnej sporządzany jest protokół z przeprowadzonego naboru zgodnie z art. 14 ustawy.

Przygotowanie i przebieg postępowania rekrutacyjnego

§  6.
1.
Informacje o wolnych stanowiskach pracy ogłaszane są zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy.
2.
Ogłoszenie o naborze sporządza się zgodnie z wymogami zawartymi w art. 11 ust. 2 ustawy.
§  7.
1.
Dla każdego postępowania określa się szczegółowe wymagania warunkujące dopuszczenie kandydata do udziału w danym postępowaniu.
2.
Kandydat przystępujący do postępowania składa dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań podanych w ogłoszeniu w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu o naborze.
3.
Termin składania dokumentów określa art. 11 ust. 3 ustawy.
4.
Po upływie co najmniej 10 dni od upływu terminu do składania dokumentów określonego w ogłoszeniu o naborze (decyduje data stempla polskiego urzędu pocztowego) odbywa się pierwsze posiedzenie zespołu mające na celu podjęcie decyzji w sprawie dopuszczenia lub odmowy dopuszczenia kandydatów do udziału w postępowaniu w oparciu o nadesłane dokumenty.
5.
Niezwłocznie po posiedzeniu, o którym mowa w ust. 4 upowszechnia się listę zawierającą imiona i nazwiska oraz miejsce zamieszkania kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy.
6.
W terminie 7 dni od dnia posiedzenia, o którym mowa w ust. 4 przewodniczący zespołu lub wskazany przez niego członek zespołu zawiadamia na piśmie kandydatów o dopuszczeniu do postępowania rekrutacyjnego podając miejsce i tryb kolejnego etapu postępowania.
7.
W terminie 14 dni od dnia posiedzenia, o którym mowa w ust. 4 przewodniczący zespołu lub wskazany przez niego członek zespołu zawiadamia na piśmie kandydatów o przyczynie odmowy dopuszczenia ich do postępowania.
§  8.
1.
Postępowanie składa się z następujących etapów:
1)
sprawdzianu mającego na celu ocenę wiedzy i predyspozycji kandydata na dane stanowisko,
2)
rozmowy kwalifikacyjnej.
2.
Postępowanie może być ograniczone do rozmowy kwalifikacyjnej.
§  9.
Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia przekazuje zespołowi:
1)
opis stanowiska pracy, na które przeprowadzane będzie postępowanie oraz wymagania dotyczące stanowiska, które podane zostaną w ogłoszeniu,
2)
listę wymagań, od spełnienia których uzależnione jest dopuszczenie kandydata do udziału w postępowaniu,
3)
procedurę postępowania zawierającą informację dotyczącą: rodzaju i zakresu sprawdzianu, szczegółów dotyczących rozmowy kwalifikacyjnej oraz sposobu ustalenia wyniku postępowania. Wzór procedury postępowania stanowi załącznik Nr 2 do instrukcji,
4)
inne dokumenty służące przeprowadzeniu postępowania, umożliwiające ocenę kandydatów pod względem spełnienia wymagań określonych w ogłoszeniu.
§  10.
1.
Sprawdzian przeprowadza się w obecności co najmniej dwóch członków zespołu, w tym sekretarza, wyznaczonych przez przewodniczącego zespołu.
2.
Przed rozpoczęciem sprawdzianu kandydaci są informowani o zasadach przeprowadzania sprawdzianu oraz o sposobie oceniania kandydatów i czasie trwania sprawdzianu.
3.
Po okazaniu dowodu tożsamości ze zdjęciem kandydat otrzymuje materiały do przeprowadzenia sprawdzianu zaopatrzone pieczęcią komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia.
4.
Z przebiegu sprawdzianu sporządza się protokół, o którym mowa w § 5 ust. 3, zawierający wyniki poszczególnych kandydatów.
5.
W terminie 7 dni od dnia przeprowadzenia sprawdzianu, o którym mowa w ust. 1 przewodniczący zespołu lub wskazany przez niego członek zespołu zawiadamia na piśmie kandydatów dopuszczonych do rozmowy kwalifikacyjnej o terminie i miejscu jej przeprowadzenia.
6.
W terminie 14 dni od dnia przeprowadzenia sprawdzianu, o którym mowa w ust. 1 przewodniczący zespołu lub wskazany przez niego członek zespołu zawiadamia na piśmie kandydatów o przyczynie odmowy dopuszczenia ich do rozmowy kwalifikacyjnej.
§  11.
1.
Rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem przeprowadza zespół, z zastrzeżeniem § 5 ust. 2.
2.
Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej może upoważnić osobę nie będącą członkiem zespołu do wzięcia udziału w rozmowie kwalifikacyjnej w roli konsultanta.
3.
Do osoby, o której mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio przepis § 4 ust. 1.
4.
Po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej zespół ustala wynik postępowania, wskazując najlepszego kandydata lub podając kolejność nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, uszeregowanych według poziomu spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze, podając ich imiona i nazwiska oraz miejsce zamieszkania, z zastrzeżeniem ust. 5.
5.
Zespół odstępuje od wskazania kandydata na stanowisko, na które było przeprowadzane postępowanie, jeżeli żaden z kandydatów biorących udział w postępowaniu nie spełnia w wystarczającym stopniu wymagań przewidzianych dla tego stanowiska.
6.
Z rozmowy kwalifikacyjnej sporządza się protokół, o którym mowa w § 5 ust. 3.
7.
Po zapoznaniu się z wynikiem postępowania rekrutacyjnego dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia informuje pisemnie Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej o wyniku postępowania rekrutacyjnego.
8.
Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej podejmuje decyzję w sprawie rozstrzygnięcia o zatrudnieniu lub odmowie zatrudnienia kandydata wskazanego przez zespół.
9.
W terminie 14 dni od dnia rozstrzygnięcia postępowania, o którym mowa w ust. 8 przewodniczący zespołu lub wskazany przez niego członek zespołu zawiadamia kandydatów na piśmie o wyniku postępowania.
§  12.
1.
W ogłoszeniu o naborze zamieszcza się zapis dotyczący komisyjnego zniszczenia dokumentów nadesłanych po upływie terminu do ich składania oraz dokumentów osób niedopuszczonych do poszczególnych etapów postępowania.
2.
Zniszczenia dokumentów dokonuje się po upływie sześciu miesięcy od dnia rozstrzygnięcia postępowania przez Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.
3.
Dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia powołuje komisję w celu zniszczenia dokumentów, o których mowa w ust. 1.
4.
W skład komisji wchodzi nie mniej niż trzech członków, którymi są pracownicy komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia.
5.
Komisja sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik Nr 3 do instrukcji.

Postanowienia końcowe

§  13.
Traci moc Instrukcja Nr 4 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 8 września 2005 r. w sprawie naboru kandydatów do służby zagranicznej (Dz. Urz. MSZ Nr 4 poz. 95).
§  14.
Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.
______

1 Zmiany tekstu jednolitego ogłoszono w Dz. U. Nr 249, poz. 1832, Nr 218, poz. 1592 oraz w Dz. U. z 2007 r. Nr 123, poz. 847.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WYRAŻAM ZGODĘ

DYREKTOR GENERALNY SŁUŻBY ZAGRANICZNEJ

Warszawa, dnia

WNIOSEK*

Departamentu/Biura

o wszczęcie postępowania rekrutacyjnego

Rodzaj (nazwa) stanowiska na jakie ma być przeprowadzony nabór

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek)

stanowisko ds.
Zakres obowiązków

zgodnie z opisem stanowiska

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek)

Wymagania niezbędne

możliwe do potwierdzenia przy badaniu dokumentów

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek)

Wymagania dodatkowe

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek)

Uzasadnienie

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek)

Proponowane stanowisko służbowe

(np. ekspert lub specjalista)

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek)

np. DG SZ ogłasza konkurs na stanowisko od eksperta do gł. specjalisty ds. polityki energetycznej w Departamencie Zagranicznej Polityki Ekonomicznej
Opinia dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia
Proponowany skład zespołu rekrutacyjnego**

(wypełnia dyrektor komórki organizacyjnej składającej wniosek i dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia)

przewodniczący zespołu:

z-ca przewodniczącego:

członek # 1:

członek # 2:

sekretarz:

konsultant***

Propozycja wynagrodzenia

(wypełnia komórka organizacyjna właściwa w sprawach zatrudnienia)

* Po zaopiniowaniu wniosku przez dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach zatrudnienia wniosek kierowany jest do Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej,

** Skład zespołu rekrutacyjnego zgodny z § 3 ust. 3 Instrukcji Nr 6 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 24 sierpnia 2007 r. w sprawie organizacji naboru kandydatów do Ministerstwa Spraw Zagranicznych,

*** Zgodnie z § 11 ust. 2 Instrukcji Nr 6 Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej z dnia 24 sierpnia 2007 r. w sprawie organizacji naboru kandydatów do Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

AKCEPTUJĘ

DYREKTOR BIURA KADR I SZKOLENIA

Warszawa, dnia

PROCEDURA POSTĘPOWANIA REKRUTACYJNEGO

na stanowisko w ......

(ogłoszenie nr ......)

1. Postępowanie rekrutacyjne dzieli się na dwa etapy:

* etap pierwszy - sprawdzian,

* etap drugi - rozmowa kwalifikacyjna.

2. Etap pierwszy - sprawdzian.

* sprawdzian składa się z ...... pytań testowych z zakresu tematyki określonej dla danego stanowiska. Za każdą prawidłową odpowiedź kandydat otrzymuje 1 punkt, za odpowiedź nieprawidłową lub brak odpowiedzi O punktów. Maksymalnie ze sprawdzianu można uzyskać ...... punktów. Czas przeprowadzenia sprawdzianu wynosi ...... minut.

* do drugiego etapu - rozmowy kwalifikacyjnej - zostanie dopuszczonych maksymalnie ...... kandydatów, którzy uzyskali największą ilość punktów ze sprawdzianu, jednak nie mniej niż ...... punktów.

3. Etap drugi - rozmowa kwalifikacyjna.

* czas przeprowadzenia rozmowy z jednym kandydatem nie powinien przekraczać 20 min. Rozmowa ma na celu wskazanie kandydata spełniającego w najwyższym stopniu wymogi stanowiska pracy, na które zostanie przeprowadzony nabór. W trakcie rozmowy kandydaci oceniani są pod kątem wiedzy, doświadczeń i zdolności niezbędnych w danej pracy. Zadaniem zespołu rekrutacyjnego jest poznanie kandydata, jego zainteresowań i dotychczasowych osiągnięć. W czasie rozmowy członkowie zespołu rekrutacyjnego dokonują oceny kandydata również pod kątem prezencji, elegancji, komunikatywności i umiejętności wyrażania myśli w sposób logiczny, a także motywów przystąpienia do postępowania. Maksymalnie z rozmowy kwalifikacyjnej można uzyskać ...... punktów.

4. Sposób ustalenia wyniku postępowania.

* wynik postępowania ustalony jest na podstawie oceny z rozmowy kwalifikacyjnej. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 170 poz. 1218 z późn. zm.) tworzona jest lista nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów uszeregowanych według poziomu spełnienia przez nich wymagań określonych w ogłoszeniu, ze wskazaniem kandydata/kandydatów spełniającego/spełniających ww. wymagania w stopniu najwyższym.

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

Warszawa, dnia .............. r.

PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA

Komisja powołana przez dyrektora komórki organizacyjnej

właściwej w sprawach zatrudnienia

.................................................. w składzie:

(imię i nazwisko)

Członkowie komisji: .........................

(imię i nazwisko)

.........................

(imię i nazwisko)

.........................

(imię i nazwisko)

zakwalifikowała do wybrakowania dokumentację składaną przez

osoby biorące udział w postępowaniach rekrutacyjnych na

stanowiska w Ministerstwie Spraw Zagranicznych w okresie:

.............. w ilości: .....................

Lp.Nr teczkiNazwiskoImięData urodzeniaUwagi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Członkowie komisji: .........................

(imię i nazwisko)

.........................

(imię i nazwisko)

.........................

(imię i nazwisko)

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookie. Jeśli zgadzasz się na używanie plików cookie kliknij "Zamknij" lub po prostu kontynuuj przeglądanie. Uzyskaj więcej informacji lub zmień ustawienia .