Organizacja kancelarii tajnej Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zasady stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2007.2.38

Akt utracił moc

Wersja od: 9 października 2009 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15/07

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 26 listopada 2007 r.

w sprawie organizacji kancelarii tajnej Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zasad stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym

Na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z późn. zm.) w związku z art. 27 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) 1 centrali - należy przez to rozumieć siedzibę Centralnego Biura Antykorupcyjnego, zwanego dalej "CBA", w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 9 oraz budynek, położony w Warszawie przy ul. Królewskiej 1/7;

2) dekretacji - należy przez to rozumieć odręczną adnotację na opakowaniu przesyłki i pierwszej stronie pisma, informującą o sposobie dalszego postępowania z pismem, opatrzoną podpisem wykonującego dekretację ze wskazaniem daty jej dokonania;

3) delegaturze - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, wchodzącą w skład Zarządu Operacji Regionalnych CBA, o której mowa w § 3 ust. 2 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu (M. P. Nr 21, poz. 244);

4) dokumencie niejawnym - należy przez to rozumieć dokument, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

5) dysponencie - należy przez to rozumieć osobę, której został przekazany dokument niejawny, uprawnioną do dostępu do informacji niejawnych;

6) funkcjonariuszu - należy przez to rozumieć funkcjonariusza lub pracownika CBA, dopuszczonego do pełnienia służby lub świadczenia pracy na stanowisku związanym z dostępem do informacji niejawnych;

7) jednostce - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną, o której mowa w § 3 ust. 1 statutu Centralnego Biura Antykorupcyjnego, stanowiącego załącznik do zarządzenia nr 32 Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2007 r. w sprawie nadania statutu Centralnemu Biuru Antykorupcyjnemu;

8) jednostce rejestrującej - należy przez to rozumieć kancelarię tajną, oddział kancelarii tajnej lub stanowisko rejestracji;

9) kancelarii tajnej - należy przez to rozumieć Wydział I - Wydział Obsługi Kancelaryjnej Materiałów Niejawnych - Kancelarię Tajną Departamentu Ochrony CBA, nadzorowaną i podległą pełnomocnikowi ochrony;

10) kierowniku jednostki - należy przez to rozumieć dyrektora lub funkcjonariusza upoważnionego do kierowania jednostką;

11) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wydział, sekcję lub zespół wchodzące w skład jednostek;

12) obiegu zewnętrznym - należy przez to rozumieć przekazywanie przesyłek niejawnych do adresata, którego siedziba znajduje się poza jednostką, w której została zorganizowana jednostka rejestrująca nadawcy;

13) obiegu wewnętrznym - należy przez to rozumieć przekazywanie i odbiór przesyłek niejawnych za pośrednictwem jednostek rejestrujących w obrębie jednej siedziby CBA;

14) oddziale kancelarii tajnej - należy przez to rozumieć wydzieloną strukturę kancelarii tajnej i jej podległą, funkcjonującą w delegaturach i jednostkach;

15) ostatnim adresacie - należy przez to rozumieć funkcjonariusza, który jest adresatem albo na którego została zadekretowana przesyłka niejawna i który nie dokonuje kolejnej dekretacji;

16) pełnomocniku ochrony - należy przez to rozumieć Dyrektora Departamentu Ochrony CBA lub upoważnionego zastępcę;

17) pokwitowaniu - należy przez to rozumieć podanie czytelnego imienia i nazwiska, datę oraz podpis funkcjonariusza odbierającego dokument niejawny;

18) przesyłce niejawnej - należy przez to rozumieć list lub paczkę zawierającą dokument niejawny;

19) przewoźniku - należy przez to rozumieć podmiot, o którym mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 29 września 2005 r. Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. z 2005 r. Nr 200, poz. 1650);

20) rejestracji - należy przez to rozumieć odnotowywanie w urządzeniach ewidencyjnych informacji o wytworzonym, udostępnianym, wpływającym lub wysyłanym dokumencie niejawnym;

21) sporządzającym - należy przez to rozumieć funkcjonariusza upoważnionego do merytorycznego opracowania dokumentu niejawnego;

22) stanowisku rejestracji - należy przez to rozumieć stanowisko w jednostce, komórce organizacyjnej lub delegaturze, na którym wykonywane są zadania kancelarii tajnej w zakresie rejestracji, udostępniania, wysyłania i przyjmowania przesyłek niejawnych w obiegu wewnętrznym i w określonych przypadkach w obiegu zewnętrznym;

23) strefie bezpieczeństwa - należy przez to rozumieć strefę, o której mowa w art. 57 pkt 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

24) urządzeniu ewidencyjnym - należy przez to rozumieć wszelkie dzienniki, rejestry, skorowidze, książki służące do rejestrowania dokumentów niejawnych;

25) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

26) wykonawcy - należy przez to rozumieć funkcjonariusza upoważnionego do wykonywania dokumentu niejawnego.

§ 2. Przepisy zarządzenia odnoszące się do dokumentu niejawnego stosuje się odpowiednio do materiału niejawnego, w rozumieniu art. 2 pkt 6 ustawy.

Rozdział  II

Organizacja obsługi kancelaryjnej

§  3.

1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami jednostki, komórki organizacyjnej lub delegatury, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane dokumenty niejawne, mogą być tworzone oddziały kancelarii tajnej albo stanowiska rejestracji.

2. Wniosek w sprawie utworzenia oddziału kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji kierownik jednostki lub dyrektor delegatury składa do pełnomocnika ochrony.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, zawiera:

1) imiona i nazwiska funkcjonariuszy przewidzianych do obsługi kancelaryjnej;

2) informacje o posiadanych poświadczeniach bezpieczeństwa i odbytych szkoleniach;

3) imiona i nazwiska funkcjonariuszy, wyznaczonych do stałego zastępowania funkcjonariusza prowadzącego oddział kancelarii lub stanowisko rejestracji.

§  4.

1. Czynności związane z obsługą kancelarii tajnej i jej oddziałów wykonują funkcjonariusze Departamentu Ochrony CBA, na podstawie upoważnienia wydanego przez pełnomocnika ochrony.

2. Kierownicy jednostek lub dyrektorzy delegatur, w których funkcjonuje oddział kancelarii, zobowiązani są do bieżącej współpracy z pełnomocnikiem ochrony w zakresie organizacji warunków pracy.

3. Czynności związane z obsługą stanowisk rejestracji wykonują wyznaczeni funkcjonariusze jednostki, w której zostało zorganizowane stanowisko rejestracji, na podstawie upoważnienia wydanego przez pełnomocnika ochrony.

4. W zakresie obsługi stanowisk rejestracji funkcjonariusze, o których mowa w ust. 3, wykonują zadania pionu ochrony. Pomocy w organizacji pracy stanowisk rejestracji udziela kierownik kancelarii tajnej.

§  5.

1. Funkcjonariusze prowadzący obsługę kancelaryjną dokumentów niejawnych powinni posiadać poświadczenie bezpieczeństwa do najwyższej klauzuli tajności, odbyć przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych.

2. Szkolenie w zakresie obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych kończy się wydaniem zaświadczenia.

3. Funkcjonariusze, w których dyspozycji znajdują się urządzenia ewidencyjne, są odpowiedzialni za właściwe dokumentowanie obiegu dokumentów niejawnych. Ponadto wykonują zadania właściwe dla danej jednostki rejestrującej realizującej obsługę kancelaryjną, wymienione w § 8.

§ 6. Obsługa dokumentów niejawnych o klauzuli tajności "zastrzeżone" może być prowadzona w jednostce rejestrującej wyłącznie za zgodą pełnomocnika ochrony.

§  7.

1. Kancelarią tajną kieruje funkcjonariusz Departamentu Ochrony CBA, któremu powierzono obowiązki kierownika kancelarii tajnej.

2. Do zadań kierownika kancelarii tajnej należy w szczególności:

1) zapewnienie prawidłowej organizacji obiegu dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej i jej oddziałach;

2) nadzór nad przestrzeganiem przepisów dotyczących obiegu dokumentów niejawnych w kancelarii tajnej, jej oddziałach i na stanowiskach rejestracji;

3) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami niejawnymi udostępnianymi przez kancelarię tajną, jej oddziały i stanowiska rejestracji;

4) zapewnienie fizycznej ochrony informacji niejawnych w czasie godzin służby oraz w przypadkach:

a) remontu pomieszczeń kancelarii,

b) naprawy lub konserwacji urządzeń i sprzętu znajdującego się w kancelarii tajnej,

c) zmian lokalizacji jednostki,

d) wystąpienia innych zdarzeń zakłócających przebieg pracy kancelarii tajnej;

5) pomoc w organizacji pracy stanowisk rejestracji;

6) opiniowanie wniosków w sprawach utworzenia, łączenia i likwidacji oddziałów kancelarii tajnej i stanowisk rejestracji;

7) prowadzenie szkoleń z zakresu obsługi kancelaryjnej dokumentów niejawnych;

8) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony.

§  8.

1. Do zadań kancelarii tajnej należą:

1) prowadzenie pełnej obsługi kancelaryjnej w zakresie rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów niejawnych dla jednostek nieposiadających oddziałów kancelarii tajnej lub stanowisk rejestracji;

2) prowadzenie porządkowego rejestru przechowywanych w kancelarii niejawnych, wewnętrznych przepisów i procedur;

3) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek (RDKEiT) dla wszystkich jednostek;

4) prowadzenie rejestru teczek dla spraw nieoperacyjnych dla jednostek, w których nie zostały zorganizowane oddziały kancelarii lub stanowiska rejestracji;

5) przechowywanie dokumentów niejawnych, niestanowiących elementów składowych spraw prowadzonych w Departamencie Ochrony CBA lub jednostkach, w których nie zostały zorganizowane oddziały kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji;

6) udostępnianie przechowywanych dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych;

7) bieżąca kontrola właściwego oznaczania, zabezpieczania, ewidencjonowania przesyłek niejawnych przekazywanych za pośrednictwem kancelarii;

8) udział w ustalaniu miejsca przechowywania dokumentów niejawnych wykazanych w protokole rozbieżności dotyczącym rocznej inwentaryzacji dokumentów niejawnych;

9) konsultacje i bieżący nadzór nad prawidłowym ewidencjonowaniem i oznaczaniem dokumentów niejawnych;

10) udział w konwojowaniu dokumentów niejawnych odbieranych i nadawanych za pośrednictwem przewoźnika;

11) udział w niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej kat. Bc wytworzonej w jednostkach obsługiwanych przez kancelarię tajną;

12) prowadzenie skorowidza rejestrów wydanych dokumentów dla wszystkich jednostek oraz prowadzenie rejestrów wydanych dokumentów dla jednostek, w których nie zostały zorganizowane oddziały kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji.

2. Do zadań oddziału kancelarii tajnej należą:

1) prowadzenie pełnej obsługi kancelaryjnej w zakresie rejestrowania, przechowywania, obiegu i udostępniania dokumentów niejawnych w jednostce, komórce organizacyjnej lub delegaturze;

2) prowadzenie rejestru teczek dla spraw nieoperacyjnych;

3) przechowywanie dokumentów niejawnych niestanowiących elementów składowych spraw prowadzonych w jednostkach, komórkach organizacyjnych i delegaturach;

4) udostępnianie przechowywanych dokumentów niejawnych;

5) konsultacje i bieżący nadzór nad prawidłowym ewidencjonowaniem i oznaczaniem dokumentów niejawnych;

6) udział w konwojowaniu dokumentów niejawnych odbieranych i nadawanych za pośrednictwem przewoźników wymienionych w § 2 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne;

7) udział w ustalaniu miejsca przechowywania dokumentów niejawnych wykazanych w protokole rozbieżności dotyczącym rocznej inwentaryzacji dokumentów niejawnych;

8) udział w niszczeniu dokumentacji niearchiwalnej kategorii "Bc" wytworzonych w jednostce lub delegaturze obsługiwanej przez oddział kancelarii tajnej;

9) prowadzenie rejestrów wydanych dokumentów dla funkcjonariuszy jednostek lub delegatur;

10) prowadzenie rejestru dzienników, książek ewidencyjnych i teczek, zarejestrowanego w RDKEiT prowadzonym dla oddziału i zarejestrowanego w RDKEiT kancelarii tajnej.

3. Do zadań stanowiska rejestracji należy wykonywanie czynności, o których mowa w § 7 ust. 2 pkt 4 oraz § 8 ust. 2 pkt 1-5 i 7-9.

Rozdział  III

Obowiązki funkcjonariuszy uczestniczących w obiegu dokumentacji niejawnej oraz prowadzących obsługę kancelaryjną

§  9.

1. Każdy funkcjonariusz ma obowiązek zapewnić należytą ochronę dokumentom niejawnym odpowiednio do przyznanej tym dokumentom klauzuli tajności.

2. Kierownik jednostki lub dyrektor delegatury sprawuje bieżący, bezpośredni nadzór nad właściwym zabezpieczeniem i ochroną dokumentów niejawnych w podległej mu jednostce.

3. Kierownik jednostki lub dyrektor delegatury jest zobowiązany do powiadomienia pełnomocnika ochrony o fakcie ujawnienia informacji niejawnych lub utraty dokumentu niejawnego w podległej mu jednostce oraz innych nieprawidłowościach w zakresie ochrony informacji niejawnych.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, odpowiednio kierownik jednostki lub dyrektor delegatury podejmują czynności wyjaśniające.

§  10.

1. Przejęcie obowiązków kierownika kancelarii tajnej odbywa się na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego w przypadku zmiany na stanowisku lub długotrwałej nieobecności.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w jednym egzemplarzu i przechowuje w kancelarii tajnej. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3. Na czas swojej nieobecności kierownik kancelarii tajnej wyznacza pisemnie funkcjonariusza kancelarii tajnej lub w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony innego funkcjonariusza Departamentu Ochrony CBA, który będzie go zastępował. W nagłych przypadkach nieobecności kierownika decyzję o zastępstwie podejmuje pełnomocnik ochrony.

§  11.

1. W jednostkach, komórkach organizacyjnych lub delegaturach, w których utworzono oddziały kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji, wyznacza się funkcjonariuszy, stale zastępujących funkcjonariuszy prowadzących obsługę kancelaryjną dokumentów niejawnych podczas ich nieobecności. Funkcjonariusze wyznaczeni na stałe zastępstwo powinni spełnić wymagania wymienione w § 4 ust. 3 i § 5 ust. 1.

2. Krótkotrwałe przejęcie obowiązków pomiędzy funkcjonariuszem wyznaczonym do prowadzenia oddziału kancelarii tajnej lub stanowiska rejestracji i jego zastępcą może być dokumentowane na podstawie notatki służbowej.

3. W przypadku konieczności krótkotrwałego przejęcia obowiązków funkcjonariusza lub jego zastępcy, obsługujących oddział kancelarii tajnej lub stanowisko rejestracji sporządza się, w pojedynczym egzemplarzu, protokół przekazania niezbędnych urządzeń ewidencyjnych oraz pieczęci, funkcjonariuszowi wyznaczonemu przez bezpośredniego przełożonego.

4. W przypadku zmiany funkcjonariusza zatrudnionego w oddziale lub na stanowisku rejestracji sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy w dwóch egzemplarzach. Pierwszy egzemplarz przechowywany jest w oddziale lub stanowisku rejestracji, a drugi w kancelarii tajnej.

5. W przypadku zmiany funkcjonariusza zatrudnionego w kancelarii tajnej sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy w jednym egzemplarzu.

6. Otwarcie szafy funkcjonariusza obsługującego odział kancelarii tajnej może nastąpić na zasadach określonych w § 32.

§  12.

1. W przypadku likwidacji kancelarii tajnej, oddziału kancelarii lub stanowiska rejestracji pełnomocnik ochrony powołuje komisję likwidacyjną i powiadamia o tym właściwych kierowników jednostek lub dyrektorów delegatur.

2. Do zadań komisji likwidacyjnej należy w szczególności:

1) porównanie stanu faktycznego znajdujących się w kancelarii urządzeń ewidencyjnych, teczek spraw i dokumentów niejawnych oraz pieczęci i stempli ze stanem ewidencyjnym;

2) wydzielenie dokumentów niejawnych niearchiwalnych kategorii "Bc" i przygotowanie protokołu oraz spisu dokumentów przeznaczonych do zniszczenia;

3) przekazanie protokolarne dokumentów niejawnych wyznaczonemu na zasadach określonych w § 11 ust. 3 i 4 następcy, a w przypadku jego braku, protokolarne przekazanie dokumentów do archiwum wyodrębnionego CBA.

3. Komisja likwidacyjna sporządza protokół likwidacyjny w dwóch egzemplarzach, do którego załącza dokumentację z czynności, o których mowa w ust. 2. Jeden egzemplarz protokołu likwidacyjnego wraz z załącznikami przekazuje pełnomocnikowi ochrony, drugi egzemplarz następcy kierownika likwidowanej jednostki rejestrującej, a w przypadku jego braku do archiwum wyodrębnionego CBA.

Rozdział  IV

Urządzenia ewidencyjne

§  13.

1. Podstawowymi urządzeniami ewidencyjnymi przeznaczonymi do rejestracji materiałów niejawnych wytwarzanych, otrzymywanych i wysyłanych są:

1) dziennik korespondencyjny, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) dziennik ewidencji wykonanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

2. Do dokumentowania obiegu dokumentów niejawnych stosuje się także:

1) książkę doręczeń przesyłek miejscowych, której wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

2) dziennik podawczy, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia;

3) rejestr wydanych przedmiotów, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

4) skorowidz do rejestru wydanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

5) rejestr wydanych dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;

6) dziennik ewidencji wydanych materiałów kancelaryjnych, którego wzór określa załącznik nr 9 do zarządzenia;

7) wykaz przesyłek nadanych, którego wzór określa załącznik nr 10 do zarządzenia;

8) książkę ewidencji wydawnictw - dokumentacji technicznej, której wzór określa załącznik nr 11 do zarządzenia.

§  14.

1. Urządzenia ewidencyjne wymienione w § 13 są prowadzone w zależności od potrzeb przez jednostki rejestrujące lub funkcjonariuszy, których zakres obowiązków wymaga prowadzenia danego rodzaju urządzenia.

2. Do dokumentowania obiegu dokumentów niejawnych mogą być stosowane urządzenia ewidencyjne niewymienione w § 13 ust. 2, jeżeli ich prowadzenie jest uzasadnione potrzebami służby lub obowiązek ich prowadzenia wynika z innych przepisów.

§  15.

1. Wszystkie urządzenia ewidencyjne służące do dokumentowania obiegu dokumentów niejawnych podlegają rejestracji w kancelarii tajnej lub oddziale w rejestrze dzienników książek ewidencyjnych i teczek.

2. Urządzenia, o których mowa w § 14 ust. 2, są rejestrowane na pisemny wniosek kierownika jednostki lub dyrektora delegatury, po zatwierdzeniu go przez pełnomocnika ochrony.

§ 16. Sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych określają wytyczne pełnomocnika ochrony.

Rozdział  V

Wytwarzanie dokumentów niejawnych, nadawanie klauzul tajności, kopiowanie i rejestracja dokumentów niejawnych

§ 17. Wytwarzanie dokumentów niejawnych dozwolone jest w pomieszczeniach znajdujących się w strefie bezpieczeństwa.

§  18.

1. 2 Wytwarzanie dokumentów niejawnych w formie elektronicznej i ich wydruk odbywa się wyłącznie w systemach i sieciach teleinformatycznych posiadających akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego, z zastrzeżeniem środków technicznych, o których mowa w decyzji nr 9/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 24 listopada 2006 r. w sprawie eksploatacji środków technicznych do uzyskiwania, przetwarzania, przechowywania i przekazywania informacji niejawnych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA z 2007 r. Nr 1, poz. 17).

2. Wadliwe wydruki, odbitki, matryce, kalki oraz brudnopisy powstałe w toku prac nad ostateczną wersją dokumentu niejawnego funkcjonariusz, który sporządził dokument, bezzwłocznie niszczy w sposób uniemożliwiający ich odczytanie lub odtworzenie.

3. Jeżeli dokumenty i materiały wymienione w ust. 2, służące do wytworzenia wersji ostatecznej dokumentu niejawnego rejestrowanego w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, nie zostaną zniszczone w trybie określonym w ust. 2, powinny być zarejestrowane zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych.

§  19.

1. Zasady oznaczania dokumentów niejawnych oraz zmiany klauzuli tajności określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. Nr 205, poz. 1696).

2. Dokument niejawny klasyfikuje do odpowiedniej klauzuli tajności sporządzający. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do funkcjonariusza upoważnionego do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału.

3. Nadawanie klauzuli tajności dokumentowi niejawnemu dokonuje się przez klasyfikowanie informacji zawartych w tym dokumencie, stosownie do definicji zawartych w ustawie, z uwzględnieniem wykazu rodzajów informacji niejawnych, które mogą stanowić tajemnicę państwową, określonych w załączniku nr 1 do ustawy.

4. Nie dopuszcza się klasyfikowania i oznaczania klauzulą tajności dokumentów niejawnych oraz zmian klauzuli tajności przez wykonawcę.

§  20.

1. Dokument niejawny bez względu na technikę, jaką został wytworzony, rejestruje się pod kolejnym numerem pozycji dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

2. Rejestracji podlega dokument niejawny podpisany lub parafowany. W przypadku wprowadzenia zmian merytorycznych w dokumencie niejawnym już zarejestrowanym, np. przeredagowanie, zmiana klauzuli, nowo powstały dokument otrzymuje nowy numer z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

3. Obowiązek rejestracji dokumentu niejawnego spoczywa na funkcjonariuszu, który jest sporządzającym, wykonującym lub uprawnionym do dysponowania tym dokumentem.

4. Dokument niejawny mylnie skierowany, nie podlega rejestracji w kancelarii, oddziale lub stanowisku rejestracji. Jest on zwracany nadawcy razem z jego pierwotnym opakowaniem.

5. Zasady rejestracji kart ewidencji operacyjnej regulują odrębne przepisy.

§  21.

1. Zezwolenie na sporządzenie kopii, odpisów, wyciągów, tłumaczeń dokumentu:

1) zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, wydaje odpowiednio:

a) Szef CBA lub jego zastępca,

b) kierownik jednostki, dyrektor delegatury lub ich zastępcy w odniesieniu do dokumentów znajdujących się w kierowanych przez nich jednostkach,

c) wyjątkowo, w uzasadnionych przypadkach inny funkcjonariusz, w którego dyspozycji znajduje się dokument; po wykonaniu kopii jest on zobowiązany niezwłocznie uzyskać zgodę przełożonych wymienionych w lit. a lub b;

2) zawierającego informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, wydaje naczelnik wydziału lub jego zastępca, w szczególnie uzasadnionych przypadkach funkcjonariusz, w którego dyspozycji znajduje się dokument; po wykonaniu kopii jest on zobowiązany niezwłocznie uzyskać zgodę swojego przełożonego.

2. Dyspozycję, o której mowa w ust. 1, odnotowuje się na dokumencie niejawnym, z którego ma być wykonana kopia, odpis, wyciąg, tłumaczenie, z wyjątkiem dokumentacji kartotecznej, ewidencyjnej, procesowej lub innej, gdy jest to uzasadnione szczególnymi względami. Dyspozycja powinna zawierać:

1) imię i nazwisko funkcjonariusza, jego podpis i datę wydania zezwolenia;

2) imię i nazwisko funkcjonariusza uprawnionego do wykonania kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia;

3) zakres informacji, której dotyczy dyspozycja, np. czy zezwolenie dotyczy całego dokumentu, czy jego fragmentu;

4) liczbę wykonanych egzemplarzy;

5) ewentualnie osoby, którym mają być wydane kopie, odpisy, wyciągi, tłumaczenia lub inny cel.

3. Na oryginałach aktów prawnych zezwolenie umieszcza się na ostatniej stronie, lub na odwrocie strony, w przypadku aktu jednostronicowego.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach wydanie zezwolenia na sporządzenie kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia, może mieć inną formę.

5. Na dokumencie niejawnym, z którego wykonywana jest kopia, odpis, wyciąg, tłumaczenie, funkcjonariusz wykonujący kopię odciska pieczęć informującą o:

1) nazwie jednostki, w której wykonano kopię, odpis, wyciąg, tłumaczenie;

2) liczbie egzemplarzy wykonanych kopii, odpisów, wyciągów, tłumaczeń;

3) dacie sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu, tłumaczenia;

4) numerze z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów.

6. Numer z dziennika ewidencji wykonanych dokumentów w obrębie pieczęci, o której mowa w ust. 5, wpisuje się po wykonaniu czynności kopiowania.

7. Na sporządzonych kopiach, odpisach, wyciągach lub tłumaczeniach funkcjonariusz odciska na każdej stronie pieczęć o treści "Kopia egz. Nr ...", "Odpis", "Wyciąg" i "Tłumaczenie".

8. Uprawnionym do sporządzenia kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia jest funkcjonariusz, o którym mowa w ust. 2 pkt 2 lub wydający zezwolenie.

9. Zgodność kopii, odpisu, wyciągu lub tłumaczenia potwierdza na każdej stronie funkcjonariusz wykonujący kopię, odpis, wyciąg lub tłumaczenie albo wydający zezwolenie.

10. Urządzenie, na którym wykonywane są kopie dokumentów niejawnych znajduje się w kancelarii tajnej i jej oddziałach. Dopuszcza się lokalizację takich urządzeń na stanowiskach rejestracji. Na podstawie wniosku kierownika jednostki lub dyrektora delegatury, mogą być utworzone w jednostkach wydzielone stanowiska do wykonywania kopii dokumentów niejawnych.

11. Funkcjonariusz wykonujący kopię wpisuje do książki kontrolnej urządzenia kopiującego liczbę wykonanych kopii.

12. Zasady wykonywania dodatkowych wydruków określają wytyczne pełnomocnika ochrony.

Rozdział  VI

Obieg dokumentów niejawnych

§  22.

1. Przekazywanie przesyłek od nadawcy do odbiorcy zapewniają jednostki we własnym zakresie.

2. Kancelaria tajna:

1) wysyła i przyjmuje przesyłki niejawne za pośrednictwem przewoźnika;

2) przekazuje bezpośrednio przesyłki niejawne do siedziby adresata, mieszczącej się w granicach administracyjnych miasta, dla jednostek, w których nie zostały zorganizowane oddziały lub stanowiska rejestracji;

3) odbiera przesyłki niejawne dostarczone bezpośrednio do CBA przez nadawcę, jeżeli nie wskazał on na kopercie zewnętrznej lub wykazie przesyłek nadanych konkretnej jednostki.

3. Oddział kancelarii tajnej:

1) wysyła i przyjmuje przesyłki niejawne za pośrednictwem przewoźnika;

2) przekazuje bezpośrednio przesyłki niejawne do siedziby adresata, mieszczącej się w granicach administracyjnych miasta;

3) odbiera przesyłki niejawne dostarczone bezpośrednio do siedziby oddziału.

4. Stanowisko rejestracji:

1) przekazuje w granicach administracyjnych miasta korespondencję bezpośrednio do adresata za pośrednictwem funkcjonariuszy jednostki, komórki organizacyjnej, w której zostało zorganizowane;

2) odbiera przesyłki niejawne w siedzibie własnej lub adresata, jeżeli jednostka, komórka organizacyjna, w których zostało zorganizowane, została wskazana na kopercie zewnętrznej lub wykazie przesyłek nadanych.

5. Przesyłanie korespondencji niejawnej pomiędzy centralą a delegaturami może odbywać się za pośrednictwem przewoźnika bądź bezpośrednio przez funkcjonariusza.

6. Czynności związane z rejestracją dokumentów niejawnych należy wykonywać w taki sposób, aby funkcjonariusz rejestrujący, bez uzasadnionej potrzeby, nie miał wglądu w treść rejestrowanego dokumentu.

§  23.

1. Przyjmowanie i przekazywanie przesyłek niejawnych polega na:

1) sprawdzeniu prawidłowości nazwy adresata i adresu;

2) sprawdzeniu zgodności odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą nadawcy, umieszczonej na wykazie przesyłek;

3) sprawdzeniu zgodności numerów na przesyłce z numerami na wykazie przesyłek nadanych;

4) sprawdzeniu poprawności zapakowania koperty zewnętrznej i wewnętrznej oraz czy nie zostały naruszone pieczęcie i opakowania;

5) otwarciu koperty zewnętrznej w celu ustalenia właściwego adresata;

6) niezwłocznym zarejestrowaniu w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym:

a) w dzienniku podawczym, jeżeli na kopercie wewnętrznej jest wskazana jednostka lub komórka organizacyjna, która posiada własną jednostkę rejestrującą,

b) w książce doręczeń przesyłek miejscowych, jeżeli w dekretacji Szefa CBA lub zastępcy Szefa CBA wskazany jest funkcjonariusz z jednostki lub komórki organizacyjnej, która posiada własną jednostkę rejestrującą,

c) w dzienniku korespondencyjnym, jeżeli przesyłka podlega rejestracji w jednostce, do której została zaadresowana;

7) przekazaniu za pokwitowaniem:

a) w dzienniku podawczym w przypadku, o którym mowa w pkt 6 lit. a,

b) w książce doręczeń przesyłek miejscowych w przypadku, o którym mowa w pkt 6 lit. b,

c) w dzienniku korespondencyjnym przez bezpośredniego adresata lub ostatniego adresata wskazanego dekretacją, którego obsługuje dana jednostka rejestrująca.

§  24.

1. W jednostkach rejestrujących nie otwiera się kopert wewnętrznych, na których adresat został wskazany imiennie, w sposób poprawny.

2. Nie otwiera się przesyłek oznaczonych "do rąk własnych". Są one przekazywane wyłącznie wskazanemu na kopercie adresatowi. W rubryce uwagi odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona "do rąk własnych".

3. W przypadku nieobecności adresata, o którym mowa w ust. 2, o przesyłce należy powiadomić przełożonego adresata lub funkcjonariusza upoważnionego przez adresata do odbioru, który podejmie decyzję w sprawie dalszego postępowania z przesyłką.

4. W przypadku dłuższej nieobecności adresata (dłuższy urlop, choroba itp.), przesyłkę można przekazać właściwemu kierownikowi jednostki.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, właściwy przełożony odnotowuje dyspozycję o zmianie adresata i jej powód.

§ 25. Przesyłki, co do których nie można określić właściwego adresata, funkcjonariusz pełniący służbę w kancelarii tajnej lub w oddziale przekazuje do dekretacji stosownie Szefowi CBA lub osobie, która go zastępuje bądź dyrektorowi delegatury lub osobie go zastępującej.

§  26.

1. Przesyłki niejawne przekazywane są pomiędzy jednostkami rejestrującymi i funkcjonariuszami w zamkniętych kopertach wewnętrznych.

2. Pilne przesyłki niejawne doręcza się adresatom bezzwłocznie. Przy kwitowaniu tych przesyłek we właściwym urządzeniu ewidencyjnym odnotowuje się oprócz daty, godzinę wpływu i doręczenia.

3. Przesyłki niejawne dostarczone bezpośrednio przez nadawcę po godzinach pracy kancelarii tajnej, oddziału i stanowiska rejestracji, odbiera służba dyżurna i rejestruje w dzienniku podawczym, następnie przekazuje:

1) następnego dnia roboczego do kancelarii tajnej, oddziału lub stanowiska rejestracji, jeżeli jednostka, w której jest zorganizowane stanowisko, została wskazana na kopercie zewnętrznej lub wykazie przesyłek nadanych;

2) niezwłocznie adresatowi za pokwitowaniem, gdy oznaczona jest jako "pilna". Na adresacie spoczywa obowiązek jej rejestracji w odpowiedniej jednostce rejestrującej.

4. Przesyłki niejawne przywożone bezpośrednio przez funkcjonariuszy po godzinach pracy kancelarii tajnej, oddziału i stanowiska rejestracji, mogą być przekazane bezpośrednio adresatowi, jeżeli wynika to z podjętych czynności służbowych, na podstawie innych przepisów. W możliwie najszybszym terminie adresat jest zobowiązany do zarejestrowania przesyłki w odpowiedniej jednostce rejestrującej.

§  27.

1. Rejestracja korespondencji w docelowej jednostce rejestrującej przeprowadzana jest przez funkcjonariusza obsługującego tę jednostkę z udziałem dekretującego lub ostatniego adresata i polega na:

1) rejestracji przesyłki pod kolejną pozycją właściwego dziennika korespondencji i odciśnięciu na kopercie wewnętrznej oraz wypełnieniu pieczęci wpływowej;

2) przekazaniu zamkniętej koperty wewnętrznej do dekretacji;

3) dokonaniu w obecności i przy udziale ostatniego adresata pełnej rejestracji przesyłki i przekazaniu jej za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym.

2. Udział w rejestracji przesyłki, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, polega na sprawdzeniu przez dekretującego lub ostatniego adresata:

1) prawidłowości adresu;

2) czy oznaczenie zawartości przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym;

3) czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach niejawnych.

§  28.

1. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania funkcjonariusz kancelarii tajnej, oddziału lub stanowiska rejestracji, kwitujący odbiór przesyłki, sporządza wraz z doręczającym protokół uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi pełnomocnikowi ochrony. Jeżeli przesyłka była przekazywana za pośrednictwem przewoźnika, trzeci egzemplarz przekazuje się przewoźnikowi.

2. W przypadku stwierdzenia przez dekretującego lub ostatniego adresata rozbieżności we wskazanych w § 27 ust. 2 danych, wykonuje on następujące czynności:

1) sporządza w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki, z przeznaczeniem dla kancelarii adresata oraz nadawcy, i przekazuje je do kancelarii tajnej lub oddziału, z zastrzeżeniem pkt 2;

2) w przypadku przesyłki rejestrowanej na stanowisku rejestracji, przekazanie protokołów, o którym mowa w pkt 1, następuje za pośrednictwem funkcjonariusza obsługującego stanowisko rejestracji.

3. Adnotacje o sporządzeniu protokołów, o których mowa w ust. 1 i 2, należy odnotować w odpowiednim dzienniku korespondencyjnym.

4. Funkcjonariusz kancelarii tajnej lub oddziału po otrzymaniu protokołu z otwarcia przesyłki:

1) przekazuje odpowiednio po jednym egzemplarzu protokołu do kancelarii adresata i nadawcy;

2) wyjaśnia sprawę z nadawcą przesyłki i sporządza notatkę służbową w tej sprawie;

3) powiadamia pisemnie adresata o wynikach ustaleń.

5. Czynności, o których mowa w ust. 3 pkt 2 i 3, nie powinny wstrzymywać ani bez koniecznej potrzeby opóźniać toku sprawy, której przesyłka dotyczy.

§  29.

1. Wysyłka korespondencji niejawnej polega na:

1) zarejestrowaniu dokumentu w odpowiednim dzienniku;

2) zapakowaniu zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne;

3) sporządzeniu wykazu przesyłek nadanych.

2. Czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, mogące umożliwić funkcjonariuszowi rejestrującemu wgląd w treść dokumentu, wykonuje wysyłający.

§  30.

1. Wykazy przesyłek nadanych dla przesyłek przychodzących oraz wychodzących poza CBA przechowuje jednostka rejestrująca, funkcjonująca w jednostce, do której została zaadresowana przesyłka lub która wysłała przesyłkę, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Wykazy przesyłek nadanych i odebranych za pośrednictwem przewoźnika przechowuje kancelaria tajna lub oddział.

§  31.

1. W obiegu wewnętrznym dokumenty niejawne są przekazywane pomiędzy jednostkami.

2. Przekazywanie pomiędzy jednostkami centrali nie wymaga pośrednictwa kancelarii tajnej, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Kancelaria tajna pośredniczy w obiegu wewnętrznym, w przypadku jednostek, w których nie zostały zorganizowane jednostki rejestrujące.

4. W obiegu wewnętrznym, jednostka rejestrująca nadawcy może dokument niejawny zarejestrować jedynie w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów, pamiętając o odpowiednim rozpisaniu załączników.

5. Pismo jawne po odłączeniu załączników wyklucza możliwość wskazaną w ust. 4 i podlega rejestracji w dzienniku korespondencyjnym.

6. Przekazywanie przesyłek w obiegu wewnętrznym pomiędzy jednostkami rejestrującymi odbywa się na podstawie książki doręczeń przesyłek miejscowych.

7. Sposób rejestracji przesyłek w obiegu wewnętrznym i przekazywania adresatowi jest taki sam, jak w przypadku postępowania z dokumentami niejawnymi w obiegu zewnętrznym.

§  32.

1. Przekazanie lub udostępnienie dokumentu niejawnego innemu funkcjonariuszowi przez dysponenta tego dokumentu, może nastąpić tylko na pisemne polecenie przełożonego:

1) polecenie zapoznania się z dokumentem może przyjąć formę dekretacji bezpośrednio na dokumencie;

2) polecenie udostępnienia dokumentu niejawnego większej liczbie funkcjonariuszy może być wydawane na rozdzielniku.

2. Fakt zapoznania się z dokumentem niejawnym oznaczonym klauzulą "ściśle tajne" lub "tajne" funkcjonariusze potwierdzają swoim czytelnym podpisem i datą zapoznania na karcie zapoznania się z dokumentem, a w przypadku dokumentów oznaczonych klauzulą "poufne" na rozdzielniku lub bezpośrednio na dokumencie, z zastrzeżeniem ust. 4.

3. Na ostatnim adresacie spoczywa obowiązek założenia karty zapoznania się z dokumentem, jeżeli nie jest on włączany do zbioru dokumentów.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, potwierdzenie zapoznania się z dokumentem niejawnym o klauzuli "ściśle tajne" lub "tajne" do momentu założenia karty zapoznania się z dokumentem, odbywa się bezpośrednio na piśmie.

5. Rozdzielnik i karta zapoznania się dokumentem przechowywane są razem z udostępnianym dokumentem niejawnym.

6. Fakt przejęcia dokumentu przez kolejnego uprawnionego funkcjonariusza potwierdza się w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym lub w protokole zdawczo-odbiorczym. Za prawidłowe przekazanie dokumentu niejawnego odpowiada funkcjonariusz, na którego stanie jest dokument. Ma on również obowiązek przekazania do właściwej jednostki rejestrującej protokołu zdawczo-odbiorczego, celem uzupełnienia ewidencji.

§  33.

1. W przypadkach uzasadnionych potrzebami służby, zezwala się na komisyjne otwarcie przydzielonej funkcjonariuszowi szafy metalowej lub uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej jego komputera. Członków komisji wyznaczają odpowiednio:

1) Szef CBA lub jego zastępca;

2) kierownik jednostki lub jego zastępca, dyrektor delegatury lub jego zastępca.

2. Z otwarcia szafy metalowej lub z uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, komisja sporządza protokół, który powinien zawierać w szczególności:

1) dane identyfikujące funkcjonariusza, który wydał polecenie otwarcia szafy lub uzyskania dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera;

2) dane identyfikujące członków komisji;

3) określenie zadań komisji;

4) czas i miejsce czynności;

5) dane identyfikujące funkcjonariusza, którego szafę otwarto lub uzyskano dostęp do pamięci masowej komputera;

6) opis zabezpieczenia metalowej szafy lub uruchamianego komputera;

7) opis wykonanych przez komisję czynności, a w przypadku pobrania dokumentów niejawnych, dane identyfikujące funkcjonariusza, któremu zostały przekazane lub udostępnione oraz informacje o pobranych lub udostępnionych dokumentach;

8) treść referentki lub plomby, jaką zabezpieczono szafę;

9) podpisy członków komisji;

10) informacje o zatwierdzeniu protokołu przez jedną z osób wymienionych w ust. 1.

3. Protokół przechowuje się w jednostce rejestrującej, obsługującej funkcjonariusza, którego szafę otwarto lub uzyskano dostęp do wewnętrznej pamięci masowej komputera.

4. W przypadku protokołu niejawnego, rejestruje się go w dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów jednostki rejestrującej, obsługującej funkcjonariusza, którego szafę otwarto lub uzyskano dostęp do wewnętrznej pamięci masowej komputera.

5. Z treścią protokołu zapoznaje się funkcjonariusz, którego szafa została otwarta lub uzyskano dostęp do wewnętrznej pamięci masowej jego komputera. Fakt zapoznania się z protokołem funkcjonariusz potwierdza czytelnym podpisem i datą.

§  34.

1. W przypadku przeniesienia funkcjonariusza do innej komórki lub jednostki albo zwolnienia ze służby, funkcjonariusz przekazuje znajdujące się na jego stanie dokumenty niejawne zgodnie z poleceniem bezpośredniego przełożonego, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który przechowuje się w jednostce rejestrującej, obsługującej funkcjonariusza.

2. Fakt przekazania dokumentów niejawnych odnotowuje się na zasadach określonych w § 32 ust. 6.

Rozdział  VII

Niszczenie i archiwizacja

§  35.

1. Sposób niszczenia niejawnej dokumentacji, zarejestrowanej w urządzeniach ewidencyjnych, która nie posiada wartości praktycznej, regulują odrębne przepisy, z zastrzeżeniem § 18 ust. 2.

2. Sposób archiwizowania materiałów niejawnych regulują odrębne przepisy.

Rozdział  VIII

Środki ochrony fizycznej

§ 36. 3

1. Pomieszczenia, w których są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne oznaczone klauzulą "poufne" lub wyższą, w tym te, w których znajdują się jednostki rejestrujące, powinny być zlokalizowane w strefie bezpieczeństwa.

2. W uzasadnionych przypadkach, po konsultacji z pełnomocnikiem ochrony, za granicę strefy bezpieczeństwa można przyjąć trwałe przegrody (ściany) pomieszczeń, o których mowa w ust. 1.

3. Dostęp do strefy bezpieczeństwa powinien być zabezpieczony i monitorowany przez elektroniczne systemy dostępu.

4. W przypadku braku możliwości zastosowania systemów, o których mowa w ust. 3, po konsultacji z pełnomocnikiem ochrony, dopuszczalne jest stosowanie innych systemów kontroli wejścia, wyjścia i przebywania w strefie bezpieczeństwa.

5. Wejścia do strefy bezpieczeństwa są nadzorowane przez system kamer przemysłowych.

6. Na podstawie oceny ryzyka nieuprawnionego dostępu do informacji niejawnych, w pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, stosuje się dodatkowe środki ochrony, w szczególności drzwi antywłamaniowe, kraty lub inne zabezpieczenia okien przed włamaniem, systemy alarmowe, odrębne elektroniczne systemy dostępu, a także całodobową ochronę wykonywaną przez służbę ochrony CBA lub inny uprawniony podmiot.

§  37.

1. 4 Dokumenty niejawne przechowuje się w zestawach kartotecznych, certyfikowanych szafach metalowych lub w odrębnie zamykanych skrytkach, będących częścią szafy metalowej.

2. Klasa odporności na włamanie szaf metalowych, o których mowa w ust. 1, powinna odpowiadać klauzuli przechowywanych w nich dokumentów niejawnych.

3. W centrali dopuszcza się przechowywanie, za zgodą pełnomocnika ochrony, dokumentów niejawnych w szafach o niższej klasie odporności; szafy te należy wówczas zabezpieczać plombą.

4. W jednostkach organizacyjnych, po uprzednim powiadomieniu o tym pełnomocnika ochrony, dopuszcza się przechowywanie w zestawach kartotecznych dokumentów niejawnych zaewidencjonowanych na więcej niż jednego funkcjonariusza, o ile jest to uzasadnione potrzebami służby.

5. Przechowywanie dokumentów niejawnych zaewidencjonowanych na więcej niż jednego funkcjonariusza w szafach metalowych nieposiadających wydzielonych skrytek jest dopuszczalne wyłącznie pod warunkiem odpowiedniego ich zabezpieczenia przed wglądem nieuprawnionych do tego innych użytkowników szafy.

§ 38. 5

1. Szczegółowe wymagania w zakresie ochrony fizycznej w odniesieniu do pomieszczeń, w których są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane informacje niejawne, w tym kancelarii tajnej, jej oddziałów oraz stanowisk rejestracji określają plany ochrony.

2. Plany ochrony, o których mowa w ust. 1, opisują środki ochrony fizycznej stosowane w ramach systemu ochrony informacji niejawnych, obejmującego obiekty oraz pomieszczenia użytkowane przez CBA.

3. Projekt planu ochrony dla centrali opracowuje Departament Ochrony CBA.

4. Projekty planów ochrony dla delegatur opracowują dyrektorzy delegatur.

5. Wszystkie projekty planów ochrony opiniuje pełnomocnik ochrony i przedkłada je do zatwierdzenia Szefowi CBA.

6. Aktualizację planu ochrony wynikającą z konieczności uwzględnienia zmiany sytuacji organizacyjnej lub lokalowej jednostki organizacyjnej oraz zmiany warunków technicznych realizacji planu zatwierdza pełnomocnik ochrony.

§ 39. 6

1. Szafy i pomieszczenia, w których są przechowywane dokumenty niejawne, po zakończeniu służby zamyka się i zabezpiecza zgodnie z planem ochrony.

2. Po zakończeniu pracy funkcjonariusz, w którego dyspozycji znajdują się dokumenty niejawne jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf, skrytek, pojemników, bezpiecznych kopert i innych zabezpieczeń przewidzianych w planie ochrony oraz pomieszczeń, w których te dokumenty są przechowywane. Szafy, skrytki, pojemniki, bezpieczne koperty oraz pomieszczenia, w których przechowuje się dokumenty niejawne po zakończeniu pracy, zamyka się i zabezpiecza zgodnie z planem ochrony.

3. Zasady i sposób zdawania, przechowywania i wydawania kluczy oraz ich duplikatów do pomieszczeń oraz szaf metalowych, określa plan ochrony.

4. Przed otwarciem pomieszczeń oraz szaf, w których są przechowywane dokumenty niejawne należy sprawdzić, czy drzwi, zamki i inne zabezpieczenia nie noszą śladów uszkodzeń lub śladów wskazujących na podejmowanie próby nieuprawnionego dostania się do pomieszczeń lub szaf.

5. Na polecenie kierownika komórki organizacyjnej otwarcia pomieszczeń, szaf metalowych, a także uzyskanie dostępu do informacji niejawnych zapisanych w wewnętrznej pamięci masowej komputera, pod nieobecność ich dysponenta, dokonuje się w obecności co najmniej dwóch osób.

6. Czynności, o których mowa w ust. 5, dokumentuje się w formie protokołu, który zatwierdza kierownik właściwej komórki organizacyjnej. Z protokołem zapoznaje się dysponenta pomieszczenia, szafy lub komputera, który potwierdza ten fakt podpisem.

7. W przypadku utraty kluczy od pomieszczeń, szaf, pojemników i innych miejsc przechowywania dokumentów niejawnych, funkcjonariusz zawiadamia o tym fakcie bezpośredniego przełożonego. Powiadomiony przełożony niezwłocznie podejmuje działania zmierzające do prawidłowego zabezpieczenia dokumentów przechowywanych w szafach metalowych lub pomieszczeniach, do których klucze utracono oraz zawiadamia o utracie i podjętych działaniach kierownika jednostki lub dyrektora delegatury. Kierownik jednostki, dyrektor delegatury lub upoważniony przez nich funkcjonariusz przeprowadza czynności wyjaśniające i zawiadamia o utracie oraz podjętych czynnościach wyjaśniających pełnomocnika ochrony.

8. Hasła (kody) zamków szyfrowych nie mogą się powtarzać i zmieniane są:

1) w przypadku zmiany użytkownika;

2) w przypadku stwierdzenia lub podejrzenia ich ujawnienia;

3) po naprawie uszkodzonego zamka szyfrowego;

4) na polecenie kierownika jednostki;

5) w przypadkach przewidzianych w planie ochrony.

9. Szczegółowe zasady zmieniania haseł (kodów) zamków szyfrowych oraz deponowania dokumentów zawierających treść haseł (kodów) określa plan ochrony.

§ 40. 7

1. Naruszenie zasad, o których mowa w § 36, 37 i 39, należy niezwłocznie zgłosić za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego kierownikowi jednostki.

2. Kierownik jednostki, dyrektor delegatury lub upoważniony przez niego funkcjonariusz podejmuje niezwłocznie czynności wyjaśniające. O ich wynikach kierownik jednostki zawiadamia pełnomocnika ochrony.

Rozdział  IX

Zadania kontrolne

§  41.

1. Do przeprowadzenia inwentaryzacji dokumentów niejawnych, kierownik jednostki lub dyrektor delegatury powołuje komisję inwentaryzacyjną. Zakres i sposób przeprowadzenia inwentaryzacji określa pełnomocnik ochrony.

2. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządza się protokół w dwóch egzemplarzach. Do dnia 31 marca każdego roku jeden egzemplarz przesyła się do Departamentu Ochrony CBA.

3. Departament Ochrony CBA jest uprawniony do weryfikacji wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w jednostkach.

4. Departament Ochrony CBA przedstawia Szefowi CBA raport z przeprowadzonej kontroli rocznej.

Rozdział  X

Postanowienia końcowe

§  42.

1. Traci moc zarządzenie nr 7/06 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 28 września 2006 r. w sprawie tymczasowej organizacji kancelarii tajnej, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnej w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym.

2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  Nr 1

WZÓR

Protokół zdawczo-odbiorczy ......

sporządzony w związku ze zmianą na stanowisku kierownika

Kancelarii Tajnej na podstawie ............... zarządzenia nr

15/07 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego

z dnia 26 listopada 2007 r.

w sprawie organizacji kancelarii tajnej, stosowania środków

ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych w CBA,

spisany w dniu ............................

w obecności ..................................................

..............................................................

przejmującego obowiązki kierownika - .........................

zdającego obowiązki kierownika - .............................

Przekazaniu podlegają zdeponowane i zarejestrowane w

Kancelarii Tajnej:

1. ..........................................................

2. ..........................................................

3. ..........................................................

4. ..........................................................

5. ..........................................................

6. ..........................................................

7. ..........................................................

8. ..........................................................

W trakcie przekazywania obowiązków kierownika Kancelarii

Tajnej, przeprowadzono weryfikację stanu faktycznego ww.

dokumentów, materiałów niejawnych, urządzeń ewidencyjnych i

pieczęci z zapisem ewidencji, na podstawie której nie

stwierdzono/stwierdzono

..............................................................

..............................................................

Obowiązki kierownika Kancelarii Tajnej CBA

zdał: przyjął:

................. w obecności:.................

(podpis) (podpis)

.................

(podpis)

Wyk. w egz. pojedynczym

ZAŁĄCZNIK  Nr 2

WZÓR

DZIENNIK KORESPONDENCYJNY

Data rozpoczęcia:

Data zakończenia:

ZASTRZEŻONE

(po wypełnieniu)

Klauzula tajności	Numer kolejny zapisu	Data rejestracji dokumentu	Nadawca/Adresat	Numer i data dokumentu otrzymanego	Nazwa dokumentu lub czego dotyczy	Liczba
						stron lub innych jednostek miary dokumentu bez załączników	załączników niejawnych/ jawnych	stron lub innych jednostek miary załączników niejawnych/jawnych
1	2	3	4	5	6	7	8	9

ZASTRZEŻONE

strona ...../200

ZASTRZEŻONE

(po wypełnieniu)

Nr DEWD dokumentu wysyłanego bez załączników	Egzemplarz aa	Imię i nazwisko osoby pobierającej dokument	Data i podpis osoby pobierającej dokument	Potwierdzenie zwrotu dokumentu do kancelarii, data i podpis	Adnotacje o wysłaniu dokumentu (poz. z ks. dor. przesyłek miejscowych/wykazu przesyłek nadanych)	Symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt	Uwagi/informacje uzupełniające (np. numery ewidencyjne załączników)
10	11	12	13	14	15	16	17

ZASTRZEŻONE

strona ...../200

ZAŁĄCZNIK  Nr 3

WZÓR

DZIENNIK EWIDENCJI WYKONANYCH DOKUMENTÓW

Data rozpoczęcia:

Data zakończenia:

TAJNE

(po wypełnieniu)

Klauzula tajności	Numer kolejny zapisu	Data rejestracji dokumentu	Adresat lub nazwa dokumentu	Nazwisko/numer identyfikacyjny sporządzającego dokument, oddającej brudnopis do przepisania, dokument do reprodukcji	Numer dokumentu kopiowanego	Nazwisko/numer identyfikacyjny wykonującego dokument	Liczba wykonanych
							egzemplarzy	stron (innych jednostek) jednego egzemplarza
1	2	3	4	5	6	7	8	9

TAJNE

strona ..../200

TAJNE

(po wypełnieniu)

Adnotacje dotyczące załączników w obiegu wewnętrznym		Pokwitowanie odbioru			Adnotacje		Uwagi/informacje uzupełniające
liczba załączników niejawnych/ jawnych	struktura załączników niejawnych	Imię i nazwisko	Data	Podpis	o wysłaniu dokumentu (nr korespondenycjny/poz. z ks. dor. przesyłek miejscowych)	o brakowaniu (nr protokołu)
10	11	12	13	14	15	16	17

TAJNE

strona ...../200

ZAŁĄCZNIK  Nr 4

WZÓR

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ PRZESYŁEK MIEJSCOWYCH

Numer kolejny zapisu	Data	Adresat	Numer pisma (rodzaj przesyłki)	Potwierdzenie odbioru
				Podpis, pieczęć i data
1	2	3	4	5

ZAŁĄCZNIK  Nr 5

WZÓR

.........................

(pieczęć nagłówkowa)

(numer z ewidencji)

DZIENNIK PODAWCZY

...............................................

(komórka organizacyjna)

Rozpoczęto dn. ...........

Od pozycji nr ............

Zakończono dn. ...........

Na pozycji nr ............

Oznaczenie klauzuli	Numer kolejny zapisu	Data wpływu	Nadawca	Numer przesyłki	Dokąd skierowano	Data i godzina odbioru	Pokwitowanie odbioru	Uwagi

ZAŁĄCZNIK  Nr 6

WZÓR

REJEST WYDANYCH PRZEDMIOTÓW

Lp.	Typ nośnika	Data, nazwisko i podpis pobierającego nośnik	Data zwrotu i podpis przyjmującego nośnik	Data zniszczenia nośnika i nr protokółu zniszczenia	Uwagi/Informacje uzupełniające
1	2	3	4	5	6

ZAŁĄCZNIK  Nr 7

WZÓR

KARTA SKOROWIDZA DO RWD

						......................
						litera
Lp.	Nazwisko i imię	Jednostka organizacyjna	Data		Potwierdzenie rozliczenia*	Uwagi/Informacje o zniszczeniu karty RWD
			założenia	zakończenia

* potwierdza funkcjonariusz kancelarii tajnej lub oddziału

kancelarii tajnej, po rozliczeniu wszystkich pozycji z karty

RWD

Skorowidz do RWD strona ..........

ZAŁĄCZNIK  Nr 8

WZÓR

REJESTR WYDANYCH DOKUMENTÓW

RWD nr..............		..........................................................................
		Nazwisko i imię
		..............................................................................
		Nazwa jednostki organizacyjnej
Lp.	Nr ewidencyjny dokumentu*/nazwa materiału	Liczba arkuszy, innych jednostek miary oraz nr egz.	Pokwitowanie odbioru - data, podpis**	Informacje o przekazaniu lub rozliczeniu pozycji	Adnotacje o miejscu przechowywania/zniszczeniu/uwagi
			Pokwitowanie zwrotu - data, podpis
* podawać nr rejestracyjny i liczbę dziennika, w przypadku nośników do zapisu informacji niejawnych w postaci cyfrowej numer RWP
** dotyczy potwierdzenia odbioru dokumentu (materiału itp.), dla którego RWD jest urządzeniem ewidencyjnym, w którym rejestrowany jest fakt wytworzenia dokumentu i na jego podstawie nadawany jest numer.					strona ........

ZAŁĄCZNIK  Nr 9

WZÓR

DZIENNIK EWIDENCJI WYDANYCH MATERIAŁÓW KANCELARYJNYCH

								klauzula
Klauzula	Lp.	Data rejestracji	Zakres tematyczny teczki wg RWA	Nazwisko i imię pobierającego	Data i podpis pobierającego	Potwierdzenie zwrotu teczki do jednostki rejestrującej	Adnotacje o przekazaniu teczki do archiwum, wysłaniu	Uwagi
								...../200

ZAŁĄCZNIK  Nr 10

...................... ..............., dnia ...... r.

(pieczęć nagłówkowa (miejscowość)

jednostki organizacyjnej)

WZÓR

WYKAZ NR .............

PRZESYŁEK NADANYCH

Przekazanych przez ...........................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej wysyłającego)

Do wysłania ..................................................

(nazwa przewoźnika lub nazwiska doręczyciela)

Lp.	Numer przesyłki	Rodzaj przesyłki (list, paczka itp.)	Do kogo adresowany	Uwagi
1.	2.	3.	4.	5.

Ogółem przesyłek: ............ ...............................

(liczbowo) (słownie)

................................

(podpis sporządzającego wykaz)

................................

(podpis doręczającego)

..............................

(podpis przyjmującego)

..............................

(data i godzina przyjęcia)

ZAŁĄCZNIK  Nr 11

WZÓR

KSIĄŻKA EWIDENCJI WYDAWNICTW - DOKUMENTACJI TECHNICZNEJ

Lp.	Nr i data asygnaty pisma, przy którym otrzymano przesyłkę	Od kogo otrzymano	Informacja o pojedynczym egzemplarzu					Liczba egz.	Nr egz.	Nr teczki lub pojemnika, do którego złożono dokumenty	Adnotacja o wysłaniu lub zniszczeniu Nr i data pisma lub protokołu zniszczenia	Uwagi
			Nazwa wydawnictwa Dokumentacji technicznej	Klauzula tajności	Liczba
					Kart razem z zał.	Zał.	Arkuszy (Kart) zał.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Objaśnienia wzoru:

1) w rubryce 1 - wpisuje się kolejny nr porządkowy dokonanego zapisu, jeżeli jest to dokumentacja lub wydawnictwo własne, numer ten stanowi jego liczbę dziennika,

2) w rubryce 2 - wpisuje się nr rejestracyjny asygnaty, pisma przewodniego, pod którym je zarejestrowano w dzienniku korespondencji,

3) w rubryce 3 - przy ewidencjonowaniu wydawnictw i dokumentacji wykonanych we własnym zakresie wpisuje się: "własne",

4) w rubryce 4 - wpisuje się nazwę dokumentu, np. "instrukcja postępowania w sprawach tajnych", "mapa terenu..." i "szkice terenu",

5) w rubryce 5 - wpisuje się klauzulę tajności, jaką oznaczone są ewidencjonowane dokumenty,

6) w rubryce 6 - wpisuje się liczbę wszystkich kart pojedynczego egzemplarza,

7) w rubryce 7 - wpisuje się liczbę załączników, jakie zawiera ewidencjonowany egzemplarz,

8) w rubryce 8 - wpisuje się liczbę kart załączników do pojedynczego egzemplarza,

9) w rubryce 9 - wpisuje się liczbę egzemplarzy dokumentów,

10) w rubryce 10 - wpisuje się numery egzemplarzy dokumentu, nadane przez wydawcę,

11) w rubryce 11 - wpisuje się nr teczki lub pojemnika, do którego dokumenty zostały złożone,

12) w rubryce 12 - po wysłaniu wpisuje się nr rozdzielnika lub pisma, przy którym dokumenty zostały wysłane; przy zniszczeniu nieaktualnych dokumentów wpisuje się nr protokołu zniszczenia, nadany z dziennika korespondencji.

¹ § 1 pkt 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 9/09 z dnia 9 października 2009 r. (Dz.Urz.CBA.10.1.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2009 r.

² § 18 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 5/08 z dnia 19 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.28) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 19 sierpnia 2008 r.

³ § 36 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9/09 z dnia 9 października 2009 r. (Dz.Urz.CBA.10.1.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2009 r.

⁴ § 37 ust. 1:

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 5/08 z dnia 19 sierpnia 2008 r. (Dz.Urz.CBA.08.3.28) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 19 sierpnia 2008 r.

- zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9/09 z dnia 9 października 2009 r. (Dz.Urz.CBA.10.1.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2009 r.

⁵ § 38 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9/09 z dnia 9 października 2009 r. (Dz.Urz.CBA.10.1.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2009 r.

⁶ § 39 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9/09 z dnia 9 października 2009 r. (Dz.Urz.CBA.10.1.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2009 r.

⁷ § 40 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 9/09 z dnia 9 października 2009 r. (Dz.Urz.CBA.10.1.5) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 9 października 2009 r.