Organizacja i zakres działania archiwów zakładowych i składnic akt w resorcie zdrowia i opieki społecznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.MZiOS.1988.1.1

Akt utracił moc

Wersja od: 29 grudnia 1987 r.

ZARZĄDZENIE

MINISTRA ZDROWIA I OPIEKI SPOŁECZNEJ

z dnia 29 grudnia 1997 r.

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt w resorcie zdrowia i opieki społecznej.

Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwum (Dz. U. Nr 38, poz. 173) i rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) zarządza się, co następuje:

§  1.

1. Z dniem 1 stycznia 1988 roku wprowadza się w Ministerstwie Zdrowia i Opieki Społecznej oraz jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych i składnic akt, stanowiącą załącznik do zarządzenia.

2. Wykaz jednostek, o których mowa w ust. 1, określa załącznik do uchwały Rady Ministrów z dnia 14 grudnia 1987 r. w sprawie nadania statutu Ministerstwu Zdrowia i Opieki Społecznej.

§ 2. Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji sprawuje Dyrektor Biura Administracyjno-Budżetowego w Ministerstwie Zdrowia i Opieki Społecznej oraz kierownicy jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej.

§ 3. Traci moc zarządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 18 sierpnia 1966 r. w sprawie obiegu i przekazywania akt.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK 

Instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwów zakładowych i składnic akt w resorcie zdrowia i opieki społecznej

I.

Postanowienia ogólne

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwów zakładowych i składnic akt w jednostkach organizacyjnych resortu, tryb postępowania z dokumentacją przekazywaną do archiwów zakładowych i składnic akt, zasady przechowywania, udostępniania i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

2. Archiwa zakładowe funkcjonują w tych jednostkach organizacyjnych resortu, w których powstają materiały archiwalne i które zostały wyznaczone przez dyrektorów właściwych archiwów państwowych.

3. Składnice akt funkcjonują we wszystkich pozostałych jednostkach organizacyjnych resortu.

4. Przepisy instrukcji mają zastosowanie zarówno w odniesieniu do archiwów zakładowych jak i składnic akt. W stosunku do składnic akt nie mają zastosowania przepisy rozdz. IX.

5. Przez "dokumentację" rozumie się wszelkiego rodzaju akta, księgi, dokumentację: techniczną, statystyczną, geodezyjną, mapy, plany, szkice itp. - niezależnie od techniki ich wykonania oraz fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym.

6. Przez "materiały archiwalne" rozumie się materiały, które posiadają znaczenie historyczne, polityczne, społeczne, gospodarcze, kulturalne i naukowe.

7. Przez "dokumentację niearchiwalną" rozumie się dokumentację posiadającą jedynie czasową wartość praktyczną.

8. Niniejsza instrukcja reguluje postępowanie z dokumentacją aktową.

9. Odrębne przepisy regulują postępowanie z dokumentacją techniczną, kartograficzną, geologiczną i audiowizualną.

10. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oznaczają:

-	archiwum państwowe	-	centralne i terenowe archiwa państwowe,
-	archiwum zakładowe	-	komórkę organizacyjną funkcjonującą w Ministerstwie i podległych mu jednostkach organizacyjnych objętych szczególnym nadzorem archiwów państwowych, powołaną do gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
-	jednostka organizacyjna	-	Ministerstwo oraz jednostki organizacyjne podległe Ministrowi Zdrowia i Opieki Społecznej,
-	komórka organizacyjna	-	komórkę powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienioną w regulaminie organizacyjnym jednostki organizacyjnej,
-	resort	-	resort zdrowia i opieki społecznej,
-	składnica akt	-	komórkę organizacyjną funkcjonującą w jednostkach organizacyjnych nie objętych szczególnym nadzorem archiwów państwowych, powołaną do gromadzenia, przechowywania i brakowania dokumentacji archiwalnej,
-	sprawa	-	zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonania czynności urzędowych,
-	spis spraw	-	formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej; prowadzi się go oddzielnie dla każdego hasła (teczki) przewidzianych w wykazie akt,
-	teczka spraw (aktowa)	-	skoroszyt, segregator, teczkę wiązaną itp. służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalonych wykazem akt,
-	wykaz akt	-	rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostki organizacyjnej, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem, hasłem i kategorią archiwalną,
-	znak sprawy	-	zespół symboli oznaczających komórkę organizacyjną oraz przynależność do konkretnego działu rzeczowego akt (teczki) i numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw danej teczki.

II.

Podział dokumentacji na kategorie

1. Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:

a) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej "materiałami archiwalnymi",

b) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną "dokumentacją niearchiwalną".

2. Dla oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu A. Materiały te przechowywane są w archiwach zakładowych jednostek resortu przez okres 25 lat. Po upływie tego okresu czasu, zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 2.1. rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216) materiały archiwalne przekazywane są do właściwych terenowo archiwów państwowych (w przypadku Ministerstwa - do Archiwum Akt Nowych).

3. Dla oznaczenia kategorii dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B. Dokumentacja ta podlega zniszczeniu po upływie ustalonych w wykazie akt okresów jej przechowywania, na podstawie zezwolenia wystawionego przez właściwe terenowo archiwum państwowe.

Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określa się przy pomocy liczby arabskiej umieszczonej przy symbolu B. Oznacza ona liczbę lat przechowywania tej dokumentacji (np. akta, które powinny być przechowywane przez 5 lat - będą posiadały oznaczenie B5).

Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu sprawy.

4. Akta manipulacyjne, oznaczone symbolem Bc, po wykorzystaniu mogą być brakowane w komórce organizacyjnej bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz pod kontrolą pracownika archiwum zakładowego i w trybie uzgodnionym z właściwym terytorialnie archiwum państwowym.

5. Symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego terminu jej przechowywania w archiwum zakładowym podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego. Archiwum państwowe może dokonać ewentualnej zmiany kwalifikacji archiwalnej tych materiałów.

6. Podział dokumentacji na materiały archiwalne (kategoria A) i dokumentację niearchiwalną (kategoria B) ustalony jest w jednolitych rzeczowych wykazach akt określonych przez Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej dla Ministerstwa Zdrowia i Opieki Społecznej, a przez kierowników jednostek organizacyjnych resortu dla kierowanych przez siebie jednostek.

III.

Zakres działania i personel archiwum zakładowego

1. Archiwum zakładowe podlega osobie wyznaczonej przez kierownika jednostki organizacyjnej.

2. W archiwum zakładowym gromadzi się dokumentację wymienioną w rozdz. I p. 5.

3. Do zadań archiwum zakładowego należy:

a) przejmowanie dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

c) udostępnianie dokumentacji osobom upoważnionym,

d) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego (nie dotyczy składnic akt),

e) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym jej brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

4. Archiwum zakładowe (składnicę akt) prowadzi pracownik wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej.

5. Pracownicy archiwum powinni posiadać co najmniej wykształcenie średnie i ukończony korespondencyjny kurs archiwalny. Personel archiwum zakładowego powinien ponadto znać dobrze strukturę organizacyjną zakładu pracy oraz systemy kancelaryjne, według których jednostka organizacyjna prowadziła i prowadzi akta. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego, poza czynnościami związanymi z prowadzeniem archiwum, należy stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych, w ścisłym kontakcie z właściwym archiwum państwowym.

6. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy:

a) prowadzenie prac wymienionych w pkt 3,

b) sporządzanie rocznego planu pracy archiwum zakładowego z uwzględnieniem ilości dokumentacji przeznaczonej do:

– przejęcia z komórek organizacyjnych,

– uporządkowania,

– przekazania właściwemu archiwum państwowemu,

– wybrakowania.

W planie pracy należy podać terminy wykonania poszczególnych zadań.

c) sporządzanie sprawozdania z rocznej działalności archiwum zakładowego, uwzględniającego ilość:

– dokumentacji przejętej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

– dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej,

– materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego,

– dokumentacji wybrakowanej i przekazanej na makulaturę

oraz

– stan wykonania planu pracy za rok ubiegły.

7. Sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego składa pracownik archiwum kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie sprawującej bezpośredni nadzór nad archiwum zakładowym, do końca każdego roku za rok ubiegły oraz przesyła do wiadomości właściwemu archiwum państwowemu wraz z kompletem spisów zdawczo-odbiorczych akt kategorii A za dany rok kalendarzowy.

IV.

Lokal

1. W każdej jednostce organizacyjnej powinno być archiwum zakładowe (składnica akt) wspólne dla wszystkich komórek organizacyjnych.

2. Archiwum zakładowe przechowuje w zasadzie tylko dokumentację własnej jednostki organizacyjnej. Akta pochodzące z innych jednostek, archiwum zakładowe może przechowywać wyłącznie na polecenie kierownika własnej jednostki.

3. Archiwum zakładowe powinno posiadać odpowiednie pomieszczenia biurowe umożliwiające pracę pracownikom archiwum oraz osobom korzystającym z dokumentacji na miejscu.

4. Magazyn archiwalny powinien być:

a) suchy, dobrze wietrzony, równomiernie ocieplany w ciągu całego roku,

b) nie narażony na bezpośrednie działanie promieni słonecznych,

c) odpowiedniej wielkości, zapewniającej rezerwę miejsca na regałach na przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych,

d) wyposażony w sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, które powinny wynosić: temperatura 16-18°C, wilgotność 55-65%,

e) wyposażony w regały metalowe lub z impregnowanego drewna, ustawione rzędami, biegnącymi prostopadle do okien, w odległości nie mniejszej niż 70 centymetrów między nimi, każdy regał powinien posiadać oznaczenie,

f) zabezpieczony przed pożarem i wyposażony w sprzęt przeciwpożarowy (gaśnice proszkowe, koce azbestowe), który powinien być sprawdzany w terminach gwarantujących jego pełną sprawność,

g) zabezpieczony przez okratowanie okien, obicie drzwi blachą i zaopatrzenie ich w mocne zamki.

5. Pomieszczenie archiwum zakładowego nie może być ogrzewane za pomocą pieców żelaznych.

6. Palenie tytoniu w pomieszczeniach archiwum jest zabronione.

7. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać przedmiotów nie stanowiących własności archiwum zakładowego.

8. Prawo wstępu do archiwum zakładowego posiadają tylko pracownicy archiwum, ich bezpośredni przełożeni oraz upoważnieni przedstawiciele organów kontrolnych, za okazaniem upoważnienia.

9. Po zakończeniu pracy, pomieszczenie archiwum zakładowego zamyka się i opieczętowuje plombownicą.

V.

Przejmowanie dokumentacji

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona.

2. Po upływie terminu przechowywania akt, archiwum zakładowe przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do prac bieżących, można korzystać wypożyczając je z archiwum zakładowego, po dokonaniu formalnego ich przekazania poprzez umieszczenie w spisie zdawczo-odbiorczym akt przekazywanych do archiwum zakładowego.

3. Akta przeznaczone do przekazania do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której powstały.

Przez "uporządkowanie" rozumie się:

a) ułożenie akt wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej (sprawami według spisu spraw, a w ramach spraw - chronologicznie, przy czym pismo rozpoczynające sprawę powinno być na wierzchu),

b) opisanie teczek przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie:

– na środku u góry - nazwy jednostki i komórki organizacyjnej,

– w lewym górnym rogu - znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z wykazu akt,

– w prawym górnym rogu - kategorii archiwalnej akt, a w przypadku kategorii B również okresu ich przechowywania,

– na środku - tytułu akt (hasła według wykazu akt z bliższym określeniem zawartości teczki),

– pod tytułem - dat krańcowych akt znajdujących się w teczce,

c) akta kategorii A powinny znajdować się wyłącznie w teczkach wiązanych,

d) akta oznaczone klauzulą "poufne" powinny być w teczkach, zeszyte, ponumerowane i opieczętowane pieczęcią lakową,

e) z teczek akt z kategorii A należy usunąć wszelkie części metalowe (z wyjątkiem zszywek),

f) arkusze o wymiarach większych od formatu A-4 powinny być zgięte równolegle do brzegów pozostałych kart,

g) grubość teczki z aktami nie może przekraczać grubości grzbietu okładki teczki (3 cm),

h) kartoteki powinny być przekazywane w pudełkach tekturowych o długości do 40 cm, szerokości i wysokości przystosowanej do wymiaru kart,

i) w razie braku w teczce lub kartotece niektórych akt czy kart, osoba przekazująca dokumentację do archiwum sporządza pisemne oświadczenie, w którym podaje, jakich akt brak, z jakiej przyczyny, kiedy zostaną one przekazane do archiwum.

4. Poszczególne komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego akta w układzie zgodnym z wykazem akt na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzanych odrębnie dla akt kategorii A i kategorii B.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt kategorii A sporządza się w czterech egzemplarzach, z których trzy przeznaczone są dla archiwum zakładowego, a czwarty dla komórki organizacyjnej przekazującej akta.

Spisy zdawczo-odbiorcze akt kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla archiwum zakładowego, a trzeci dla komórki przekazującej akta.

Spisy zdawczo-odbiorcze powinny być podpisane przez osobę przekazującą akta i kierownika danej komórki organizacyjnej. Egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych przeznaczonych dla komórek organizacyjnych powinny być potwierdzone przez kierownika archiwum zakładowego.

5. Kierownik archiwum zakładowego może odmówić przyjęcia akt do archiwum zakładowego w przypadkach:

a) ujawnienia błędów lub niedokładności w spisie zdawczo-odbiorczym,

b) stwierdzenie, że przekazywane akta nie odpowiadają temu spisowi,

c) stwierdzenie, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami.

O powodach nie przyjęcia akt kierownik archiwum zakładowego zawiadamia swego bezpośredniego przełożonego.

VI.

Przechowywanie i ewidencja dokumentacji

1. W archiwum zakładowym dokumentację układa się na regałach (półkach) pionowo, systemem bibliotecznym, od lewej ku prawej stronie lub poziomo (teczki zapakowane w paczki o wysokości około 15 cm), od dołu ku górze w kolejności sygnatur.

2. Jedna część magazynu (lub osobny magazyn) powinna być przeznaczona dla akt kategorii A, druga - dla akt kategorii B. (nie dotyczy składnic akt).

3. Dokumentacja tajna powinna być przechowywana w archiwum zakładowym w oddzielnym pomieszczeniu, odpowiednio zabezpieczonym, w sposób zgodny z przepisami o postępowaniu z dokumentami tajnymi.

4. Ewidencję dokumentacji w archiwum zakładowym stanowią:

a) spisy zdawczo-odbiorcze według wzoru CWD-A-30, (zał. nr 1),

b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych według wzoru CWD-A-31, (zał. nr 2), do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się numer,

c) spisy dokumentacji przekazywanej do zniszczenia według wzoru CWD-A-33 (zał. nr 3) wraz z protokółami brakowania dokumentacji niearchiwalnej według wzoru CWD-A-34 (zał. nr 4) i zezwoleniami na jej zniszczenie wydanymi przez właściwe archiwum państwowe,

d) protokóły stwierdzające brak lub uszkodzenie udostępnionej dokumentacji,

e) karty udostępniania dokumentacji według wzoru CWD-A-32 (zał. nr 5),

f) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do właściwych archiwów państwowych według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Monitor Polski Nr 4, poz. 31).

5. Pomoce ewidencyjne wymienione w pkt. 2, z wyjątkiem kart udostępniania stanowią kategorię A, powinny być one przechowywane w oddzielnych teczkach.

6. Karty udostępniania otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i w kolejności tych numerów przechowuje je archiwum zakładowe przez okres dwóch lat, z tym, że karty akt wypożyczonych przechowuje się w oddzielnej kartotece aż do chwili ich zwrotu.

7. Wymienione w pkt. 4 pomoce ewidencyjne powinny być zaopatrzone;

a) dla akt poufnych - napis "poufne",

b) dla akt tajnych - napis "tajne",

c) dla akt tajnych specjalnego znaczenia - napis "tajne specjalnego znaczenia".

8. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych przechowuje się w kolejności numerów, drugi egzemplarz - w teczkach prowadzonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

9. Przed umieszczeniem akt na półkach należy na każdej teczce aktowej umieścić stempel archiwalny. W treści stempla wpisuje się: sygnaturę teczki, archiwum oznacza przyjęcie teczki swoją sygnaturą, tj. numerem spisu zdawczo-odbiorczego według wykazu spisów łamanym przez numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.

10. Po złożeniu dokumentacji na regałach (półkach) należy odnotować numer regału w odpowiedniej rubryce spisu zdawczo-odbiorczego.

VII.

Korzystanie z dokumentacji

1. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym może być udostępniana na miejscu upoważnionym pracownikom za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej lub kierownika komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi.

2. Przy wypożyczaniu akt tajnych i poufnych należy przestrzegać przepisów o postępowaniu z dokumentami tajnymi.

3. W wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na ściśle określony termin.

4. Nie wolno wypożyczać poza lokal archiwum zakładowego:

a) akt zastrzeżonych przez komórkę organizacyjną, która je przekazała,

b) akt uszkodzonych,

c) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

5. Wypożyczenie dokumentacji dla celów służbowych, poza jednostkę organizacyjną, może nastąpić tylko w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej, na wniosek kierownika komórki organizacyjnej, z której ta dokumentacja pochodzi.

6. Korzystanie z dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym przez prasę, radio i telewizję, instytucje naukowo-badawcze i inne - wymaga zgody kierownika jednostki organizacyjnej i odbywa się stosownie do przepisów:

- ustawy z dnia 14 grudnia 1982 r. o ochronie tajemnicy państwowej i służbowej (Dziennik Ustaw Nr 40, poz. 271),

- ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dziennik Ustaw Nr 5, poz. 24),

- zarządzenia Prezesa Rady Ministrów nr 12 z dnia 23 stycznia 1963 r. w sprawie udostępniania danych liczbowych,

- informacji statystycznych i innych materiałów służbowych (Monitor Polski Nr 9, poz. 42 i Nr 20, poz. 108),

- rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1984 r. w sprawie trybu udostępniania prasie informacji oraz organizacji zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji państwowej (Dziennik Ustaw Nr 40, poz. 209).

7. Wypożyczania dokumentacji z archiwum dokonuje wyłącznie personel archiwum zakładowego.

8. Wypożyczanie dokumentacji archiwum zakładowego odbywa się na podstawie "karty udostępniania", którą podpisuje osoba korzystająca z tej dokumentacji i kierownik komórki organizacyjnej. Potwierdzenia zwrotu akt na karcie udostępniania, dokonuje personel archiwum zakładowego w obecności osoby oddającej akta.

9. W miejsce wypożyczonych akt wkłada się zakładkę do akt.

10. Wypożyczający dokumentację ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i zwrot ich w wyznaczonym terminie.

Personel archiwum zakładowego obowiązany jest sprawdzić przy zwrocie akt ich stan.

11. Wypożyczanie pojedyńczych pism z teczek jest niedozwolone.

12. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń wypożyczonej dokumentacji, kierownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują wypożyczający dokumentację, jego bezpośredni przełożony i kierownik archiwum zakładowego.

13. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce brakujących akt, drugi przechowuje się w specjalnie na ten cel założonej teczce, a trzeci przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, która akta wypożyczała, w celu wyjaśnienia okoliczności sprawy i zastosowania odpowiednich sankcji w stosunku do winnego.

14. Korzystanie z akt w archiwum zakładowym odbywa się pod nadzorem personelu archiwum zakładowego.

15. Poszukiwanie akt w magazynach archiwalnych przeprowadza wyłącznie personel archiwum zakładowego.

16. Każdy korzystający z dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym wpisuje się do księgi udostępniania akt.

VIII.

Wydzielanie dokumentacji

1. W drugim półroczu każdego roku personel archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielania dokumentacji.

Przez "wydzielanie" rozumie się:

a) wyłączanie materiałów archiwalnych podlegających przekazaniu do archiwum państwowego (nie dotyczy składnic akt),

b) wyłączanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął - na makulaturę,

c) wyłączanie dokumentacji kategorii BE, podlegającej w danym roku ekspertyzie.

2. Wydzielanie dokumentacji dokonuje, na wniosek pracownika archiwum zakładowego, komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej.

3. W skład komisji wchodzą: zwierzchnik pracownika archiwum zakładowego, pracownik archiwum oraz przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają przekazaniu do archiwum państwowego bądź brakowaniu.

4. Do zadań komisji należy:

a) typowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego,

b) kwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia względnie ustalenia dla niej innego okresu przechowywania,

c) sporządzanie protokółów brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania w archiwum zakładowym już minął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch egzemplarzach.

5. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do materiałów archiwalnych (kategoria A) w wykazie akt, może natomiast przekwalifikować dokumentację niearchiwalną (kategoria B) do materiałów archiwalnych, a także zmienić termin przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

6. Dokumentację przeznaczoną do wybrakowania należy wydzielić i przechowywać w kolejności umieszczenia jej w spisie przesłanym do archiwum państwowego, do czasu otrzymania zezwolenia na jej zniszczenie.

7. Protokół brakowania dokumentacji wraz ze spisem dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, komisja przedkłada kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej w celu uzyskania akceptacji.

8. Jeden egzemplarz protokółu brakowania dokumentacji wraz ze spisem dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia należy przesłać do właściwego archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na dokonanie zniszczenia akt.

9. Archiwum państwowe może przeprowadzić ekspertyzę archiwalną wybrakowanej dokumentacji, zażądać zmiany kwalifikacji akt i przeprowadzenia nowego brakowania. Od decyzji archiwum państwowego służy prawo odwołania się do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

10. Archiwum państwowe wydaje zezwolenie na przekazanie dokumentacji na makulaturę w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich pozostaje w archiwum zakładowym przy spisie wybrakowanej dokumentacji, drugi - przeznaczony jest dla zbiornicy makulatury.

11. Po otrzymaniu z archiwum państwowego zezwolenia na przekazanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę należy:

a) wyłączyć z niej wszystko, co nadaje się do powtórnego użytku np. teczki, segregatory itp.,

b) wyłączyć wszystko, co czyni makulaturę niezdatną do przerobu na masę papierową, np. części metalowe, celofanowe, pergaminowe, drewniane itp.,

c) całość uczynić niezdatną do odtworzenia przez poprucie, pomieszanie itp.

12. Pracownik archiwum zakładowego po uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego dokonuje przekazania akt na makulaturę oraz dokonuje w spisach zdawczo-odbiorczych adnotacji o zniszczeniu tej dokumentacji.

IX.

Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

1. Materiały archiwalne przechowuje się w archiwach zakładowych przez okres 25 lat - zgodnie z postanowieniem zawartym w rozporządzeniu Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dziennik Ustaw Nr 41, poz. 216).

2. Po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym, materiały kategorii A są przekazywane do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

3. Materiały kategorii A przekazuje się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych na formularzu określonym w rozdziale VI p. 4. f niniejszej instrukcji, sporządzonych w trzech egzemplarzach i podpisanych przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz kierownika archiwum zakładowego. Dwa egzemplarze spisu przeznaczone są dla archiwum państwowego, jeden zatrzymuje archiwum zakładowe.

4. Do spisu materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego należy dołączyć notatkę o historii i działalności jednostki organizacyjnej, a także wykaz akt, obowiązujący w okresie, z którego pochodzą przekazywane akta. Dane te należy każdorazowo uzupełniać przy przekazywaniu kolejnych partii materiałów.

5. Materiały przeznaczone do przekazywania do archiwum państwowego należy uporządkować i zabezpieczyć zgodnie z wymaganiami państwowej służby archiwalnej (zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych - Monitor Polski Nr 4, poz. 31).

6. Koszty związane z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego ponosi jednostka organizacyjna przekazująca akta.

X.

Kontrola archiwum zakładowego

1. Centralne i terenowe archiwa państwowe sprawują nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych.

2. Przedstawiciele państwowej służby archiwalnej sporządzają protokóły kontroli archiwów zakładowych i wydają zalecenia pokontrolne, do realizacji których zobowiązana jest dana jednostka organizacyjna.

3. Protokół z kontroli archiwum zakładowego podpisuje kierownik kontrolowanej jednostki organizacyjnej.

XI.

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustania działalności jednostki organizacyjnej

1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki organizacyjnej przez prawnego następcę należy przekazać mu (na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego) akta spraw niezakończonych. Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej instrukcji, należy przekazać do archiwum zakładowego.

2. W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej dokumentację należy przekazać według zasad określonych w p. 1.

3. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, postępowanie z dokumentacją określa § 4 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216).

XII.

Postanowienia końcowe

1. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji lub włamania do pomieszczeń archiwum zakładowego kierownik jednostki zawiadamia o tym właściwy terytorialnie urząd spraw wewnętrznych oraz kierownika nadrzędnej jednostki organizacyjnej.

2. Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z osobą prowadzącą archiwum zakładowe powinno ono być protokólarnie przekazane następcy.

..................................................

Notka Redakcji Systemu Informacji Prawnej LEX

Grafiki zostały zamieszczone wyłącznie w Internecie. Obejrzenie grafik podczas pracy z programem Lex wymaga dostępu do Internetu.

..................................................

Zał. nr 1

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ...................

grafika

Zał. nr 2

grafika

Zał. nr 3

Spis akt przekazywanych ze składnicy akt

grafika

Zał. nr 4

Protokół brakowania akt

grafika

Zał. nr 5

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Nr .........................

grafika