Organizacja i przygotowanie systemu stałych dyżurów w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.NDAP.2024.3
Akt obowiązujący Wersja od: 14 lutego 2024 r.
ZARZĄDZENIE Nr 2
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 14 lutego 2024 r.
w sprawie organizacji i przygotowania systemu stałych dyżurów w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych
Na podstawie § 3 pkt 4 i § 4 ust. 1 pkt 1 zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 6 października 2023 r. w sprawie organizacji i sposobu wykonywania zadań w ramach obowiązku obrony (Dz. Urz. MKiDN poz. 54) zarządza się, co następuje:
§ 1.
W celu zapewnienia ciągłości przekazywania decyzji do uruchamiania realizacji zadań ujętych w Planie operacyjnego funkcjonowania oraz przedsięwzięć zarządzania kryzysowego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i w archiwach państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych tworzy się System Stałych Dyżurów.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu mowa jest o:1)
Dyrektorze Generalnym - rozumie się przez to Dyrektora Generalnego Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;2)
komórce organizacyjnej Naczelnej Dyrekcji - rozumie się przez to wymienione w statucie Naczelnej Dyrekcji departamenty oraz biura;3)
Naczelnej Dyrekcji - rozumie się przez to Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;4)
Naczelnym Dyrektorze - rozumie się przez to Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.§ 3.
W skład Systemu Stałych Dyżurów wchodzą:1)
stały dyżur Naczelnej Dyrekcji w stałej siedzibie lub w Zapasowym Miejscu Pracy Naczelnego Dyrektora;2)
stałe dyżury archiwów państwowych.§ 4.
Za organizację i przygotowanie stałego dyżuru odpowiadają:1)
w Naczelnej Dyrekcji - Dyrektor Generalny;2)
w archiwach państwowych - ich dyrektorzy.§ 5.
Przygotowanie stałego dyżuru obejmuje:1)
powołanie składu osobowego stałego dyżuru;2)
określenie zadań stałego dyżuru;3)
opracowanie dokumentacji zapewniającej sprawne funkcjonowanie stałego dyżuru;4)
wyznaczenie i przygotowanie miejsc pracy oraz pomieszczeń socjalnych na potrzeby stałego dyżuru;5)
wyposażenie stałego dyżuru w środki łączności, sprzęt informatyczny oraz materiały biurowe;6)
wydzielenie pojazdu służbowego na potrzeby stałego dyżuru - w miarę posiadanych sił i środków;7)
zapewnienie miejsca odpoczynku oraz wyżywienia na minimów 7 dób dla osób pełniących stały dyżur;8)
wyłączenie pracowników wyznaczonych do składu osobowego stałego dyżuru od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny;9)
szkolenie pracowników wytypowanych do składu stałego dyżuru.§ 6.
Do zadań realizowanych w ramach Systemu Stałych Dyżurów należy:1)
przekazywanie decyzji i informacji o uruchomieniu procedur związanych z podwyższaniem gotowości obronnej państwa;2)
przyjmowanie i przekazywanie decyzji właściwych organów w sprawie uruchomienia określonych zadań operacyjnych oraz przedsięwzięć i procedur systemu zarządzania kryzysowego;3)
ewidencjonowanie i przekazywanie do stałego dyżuru jednostki nadrzędnej meldunków i informacji o zdarzeniach, podejmowanych decyzjach i działaniach, stanie uruchamianych sił i środków oraz stopniu realizacji zadań wynikających z wprowadzenia wyższych stanów gotowości obronnej państwa;4)
utrzymywanie łączności ze stałym dyżurem jednostki nadrzędnej.§ 7.
1.
Stały dyżur działa w trybie całodobowym, w systemie zmianowym.2.
Zmiana trwa 24 godziny. Przekazanie zmiany następuje w godz. 7.00-7.30. Ilość zmian i liczbę osób na jednej zmianie ustala osoba odpowiedzialna za organizację i przygotowanie stałego dyżuru, z zastrzeżeniem ust. 3.3.
Na jednej zmianie służbę pełnią co najmniej 2 osoby.4.
W skład zmiany wchodzą:1)
kierownik zmiany stałego dyżuru;2)
dyżurny (dyżurni) stałego dyżuru;3)
kierowca - łącznik - w miarę posiadanych sił i środków.5.
Na potrzeby właściwej realizacji procesu szkolenia stałego dyżuru wyznacza się kierownika stałego dyżuru i określa zadania dla niego.6.
Do obowiązków kierownika stałego dyżuru należy w szczególności:1)
aktualizacja dokumentacji stałego dyżuru;2)
dbałość o właściwe wyposażenie oraz sprawność techniczną, materiałów i sprzętu technicznego, zabezpieczających proces funkcjonowania stałego dyżuru;3)
ustalanie grafiku pełnienia stałego dyżuru;4)
udzielanie instruktażu osobom pełniącym stały dyżur;5)
prowadzenie szkoleń z osobami wyznaczonymi do pełnienia stałego dyżuru.§ 8.
1.
Stały dyżur pełnią wyznaczeni i przeszkoleni pracownicy posiadający właściwe poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie odpowiednio Naczelnego Dyrektora lub dyrektora archiwum państwowego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli "zastrzeżone", zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych, a także upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.2.
Dokumentami regulującymi organizację i funkcjonowanie Systemu Stałych Dyżurów w Naczelnej Dyrekcji i archiwach państwowych są:1)
zarządzenia w sprawie organizacji Systemu Stałych Dyżurów;2)
instrukcja stałego dyżuru wraz z załącznikami, której wzór stanowi załącznik do zarządzenia;3)
dziennik pełnienia stałego dyżuru;4)
dziennik przyjmowanych i przekazywanych zadań obronnych oraz przedsięwzięć zarządzania kryzysowego, dziennik może być prowadzony w systemie teleinformatycznym;5)
zestaw zadań operacyjnych (karty realizacji zadań operacyjnych);6)
procedury uruchamiania i przekazywania zadań obronnych;7)
tabela sygnałów powszechnego ostrzegania i alarmowania;8)
tabela zgłoskowania;9)
brudnopis.3.
Dokumentację stałego dyżuru prowadzą:1)
w stanie stałej gotowości obronnej państwa - komórki organizacyjne do spraw obronnych oraz pracownicy wyznaczeni do realizacji zadań obronnych;2)
w stanie gotowości obronnej państwa czasu kryzysu i w stanie gotowości obronnej państwa czasu wojny - kierownicy zmian stałego dyżuru.§ 9.
1.
Decyzję w sprawie uruchomienia Systemu Stałych Dyżurów w Naczelnej Dyrekcji i archiwach państwowych podejmuje Naczelny Dyrektor albo osoba zastępująca Naczelnego Dyrektora.2.
Sygnał do uruchomienia Systemu Stałych Dyżurów w godzinach pracy przekazywany jest do sekretariatów archiwów państwowych i do kierowników komórek organizacyjnych Naczelnej Dyrekcji.3.
Sygnał do uruchomienia Systemu Stałych Dyżurów poza godzinami pracy przekazywany jest do:1)
pracownika ochrony Naczelnej Dyrekcji;2)
wyznaczonych pracowników archiwów państwowych.4.
W przypadku wprowadzenia stanu gotowości obronnej państwa czasu kryzysu i stanu gotowości obronnej państwa czasu wojny stały dyżur uruchamiany jest obligatoryjnie.5.
Stały dyżur może być uruchomiony w stanie stałej gotowości obronnej państwa na polecenie Naczelnego Dyrektora lub dyrektora archiwum państwowego w celu:1)
reagowania na zaistniałą sytuację kryzysową;2)
przeprowadzenia szkolenia lub kontroli.6.
O uruchomieniu stałego dyżuru dyrektor archiwum państwowego informuje Naczelnego Dyrektora.7.
Decyzję o zakończeniu działania stałego dyżuru wydaje podmiot, który wydał decyzję o jego uruchomieniu.§ 10.
Stały dyżur mogą kontrolować:1)
Naczelny Dyrektor i osoby przez niego upoważnione;2)
Dyrektor Generalny - w Naczelnej Dyrekcji;3)
dyrektor archiwum państwowego - w tym archiwum;4)
kierownik stałego dyżuru - odpowiednio w Naczelnej Dyrekcji lub archiwum państwowym.§ 11.
Tryb uruchomienia stałego dyżuru określa procedura uruchamiania stałego dyżuru.§ 12.
W terminie 30 dni od dnia wejścia w życie zarządzenia Dyrektor Generalny i dyrektorzy archiwów państwowych:1)
dokonają aktualizacji dokumentacji i weryfikacji wyposażenia stałego dyżuru;2)
wydadzą instrukcję, o której mowa w § 8 ust. 2 pkt 2.§ 13.
Traci moc zarządzenie nr 76 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 26 października 2018 r. w sprawie organizacji i przygotowania stałego dyżuru w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i archiwach państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych.§ 14.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.