Określenie procedur kontroli finansowej w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGSG.2003.9.53

Akt utracił moc

Wersja od: 3 grudnia 2003 r.

ZARZĄDZENIE Nr 49

KOMENDANTA GŁÓWNEGO STRAŻY GRANICZNEJ

z dnia 3 grudnia 2003 r.

w sprawie określenia procedur kontroli finansowej w Komendzie Głównej Straży Granicznej

Na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874 i Nr 166, poz. 1611) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zarządzenie określa procedury kontroli finansowej, zwane dalej "procedurami" w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

§ 2. Procedury dotyczą przeprowadzania kontroli finansowej w zakresie wszystkich podejmowanych działań dotyczących gromadzenia i dysponowania środkami publicznymi oraz gospodarowania mieniem w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

§ 3. Stosowanie procedur ma na celu zapewnienie:

1) prawidłowości gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych pod względem legalności, celowości, gospodarności i rzetelności na każdym etapie działania;

2) zbadania stanu faktycznego, porównania go z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi obowiązującymi w Komendzie Głównej Straży Granicznej;

3) przestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych;

4) pozyskania informacji niezbędnych do podejmowania prawidłowych decyzji związanych z funkcjonowaniem Komendy Głównej Straży Granicznej;

5) racjonalnego gospodarowania mieniem;

6) inicjowania kierunków prawidłowego działania oraz wskazywanie sposobów zapobiegających powstawaniu nieprawidłowości w wydatkowaniu środków publicznych.

§ 4. Procedury polegają na:

1) wstępnej ocenie planowanych operacji gospodarczych dokonywanej poprzez:

a) określenie planowanych wydatków finansowych i ich celowości (plany wydatków wraz z uzasadnieniem),

b) ocenę możliwości finansowych w pokryciu planowanych wydatków;

2) kontroli bieżących operacji gospodarczych:

a) w zakresie zaopatrzenia materiałowego poprzez:

– sprawdzenie dostawy oraz związanych z nią dokumentów pod względem zgodności z zawartymi umowami,

– przyjęcie dostawy do magazynu na podstawie dowodów obrotu materiałowego i potwierdzenie tego faktu w dokumentacji,

– zaprzychodowanie dostawy w ewidencji;

b) w zakresie wydatków finansowych poprzez:

– sprawdzenie upoważnienia osób uprawnionych do dokonywania wydatków,

– kontrolę prawidłowości sporządzenia planu wydatków i zamówień publicznych,

– sprawdzenie zgodności dokonywania wydatków z planami,

– informowanie przełożonych poszczególnych szczebli o zagrożeniach związanych z realizacją planowanych wydatków;

c) w zakresie dochodów budżetowych poprzez:

– porównanie uzyskanych wpływów z planowanymi,

– ocenę terminowości ustalania należności dochodów i prawidłowości ich ewidencjonowania,

– analizę przebiegu windykacji należności,

– sprawdzenie terminowości odprowadzania dochodów do budżetu państwa,

– ustalenie prawidłowości realizacji zawartych umów;

d) w zakresie prowadzenia ewidencji poprzez:

– sporządzenie dowodów księgowych będących podstawą zapisów dokumentujących obrót rzeczowymi składnikami majątku,

– prowadzenie ewidencji głównej i pomocniczej,

– uzgadnianie zapisów ewidencji głównej i pomocniczej;

e) w zakresie gospodarowania rzeczowymi składnikami majątku poprzez:

– sprawdzenie czy ustalono na piśmie zakresy obowiązków osób, którym powierzono mienie,

– utrzymywanie stanów zapasów bieżących niezbędnych do wykonania zadań jednostki,

– niedopuszczenie do tworzenia się zapasów zbędnych i ponadnormatywnych,

– sprawdzenie prawidłowości prowadzenia obowiązującej dokumentacji magazynowej,

– przestrzeganie wymogów i terminów z zakresu inwentaryzacji rzeczowych składników majątku;

f) w zakresie sprawozdawczości finansowej poprzez:

– analizę sprawozdań pod względem merytorycznym i ich zgodności z ewidencją,

– sprawdzanie sprawozdań pod względem formalno-rachunkowym,

– sprawdzanie terminowości sporządzenia sprawozdań i przesyłania ich do właściwych jednostek.

§ 5. Kontrolę finansową zgodnie z procedurami, o których mowa w § 4, wykonują:

1) Komendant Główny Straży Granicznej;

2) zastępcy Komendanta Głównego Straży Granicznej;

3) kierownicy jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej;

4) główny księgowy Komendy Głównej Straży Granicznej;

5) funkcjonariusze i pracownicy Komendy Głównej Straży Granicznej, którym obowiązki kontrolne określone zostały w ich zakresach obowiązków i uprawnień;

6) zespoły kontrolne powołane na polecenie Komendanta Głównego Straży Granicznej.

§ 6. Przeprowadzenie kontroli finansowej zgodnie z procedurami określonymi w § 4 stanowi:

1) w zakresie kontroli wykonywanej przez osoby wymienione w § 5 pkt 1-5;

a) złożenie podpisu, przez osobę realizującą określone procedury, potwierdzającego:

– akceptację planów wydatków oraz zamówień publicznych,

– zawarcie umowy dotyczącej określonego zobowiązania,

– sprawdzenie dokumentacji dostawy,

– przyjęcie rzeczowych składników majątku i usług,

– uzgodnienie ewidencji głównej i pomocniczej,

b) adnotacja o sposobie i miejscu zaewidencjonowania, określonego przychodu, rozchodu,

c) zatwierdzenie dokonania określonego wydatku,

d) adnotacja w urządzeniu ewidencyjnym lub innym dokumencie stwierdzająca przeprowadzenie kontroli w ramach sprawowanego nadzoru służbowego lub sporządzenie odrębnego dokumentu (np. notatki, protokołu),

e) inna czynność określona w przepisach prawa, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków i uprawnień;

2) w zakresie kontroli wykonywanej przez zespoły wymienione w § 5 pkt 6 - sporządzenie dokumentu pokontrolnego zgodnie z przepisami określającymi warunki i tryb przeprowadzania kontroli urzędu obsługującego Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz organów i jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych i nadzorowanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.

§ 7. Zakres stosowania procedur przez osoby wymienione w § 5 pkt 1-5, wynika z określonych odrębnymi przepisami zadań jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej, komórek organizacyjnych tych jednostek, zakresów obowiązków i uprawnień funkcjonariuszy (pracowników) oraz z przepisów dotyczących finansów publicznych.

§ 8. Kierownicy jednostek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia dostosują do przepisów niniejszego zarządzenia zakresy obowiązków i uprawnień osób uczestniczących w procesach związanych z gromadzeniem i dysponowaniem środkami publicznymi, gospodarowaniem mieniem oraz osób sprawujących nad nimi nadzór.

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.