Obieg i kontrola dokumentów finansowo-księgowych.

Dzienniki resortowe

Dz.Urz.CBA.2017.23

Akt obowiązujący

Wersja od: 28 maja 2022 r.

ZARZĄDZENIE Nr 23/17

SZEFA CENTRALNEGO BIURA ANTYKORUPCYJNEGO

z dnia 18 maja 2017 r.

w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych

Na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1310, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1.

Postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie określa zasady obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, zwanym dalej "CBA".

§ 2. Użyte w instrukcji określenia oznaczają:

1) delegatura - delegaturę CBA, o której mowa w statucie CBA;

2) 1  (uchylony);

3) funkcjonariusz - funkcjonariusza lub pracownika CBA;

4) jednostka - jednostkę organizacyjną CBA, o której mowa w statucie CBA;

5) 2  (uchylony);

6) NIWA - stosowany w CBA zintegrowany system informatyczny do obsługi finansowo-księgowej, kadrowo - płacowej i gospodarki materiałowej.

§  3.  ³

1. Zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków w CBA może być realizowane wyłącznie w granicach kwot określonych w planie finansowym CBA z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień zgodnie z planowanym przeznaczeniem w sposób celowy i oszczędny oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków oraz z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598, 2054 i 2269 oraz z 2022 r. poz. 25).

2. Zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków, których wartość nie przekracza 130 000 złotych, wymaga każdorazowo przed dokonaniem wydatku lub zaciągnięciem zobowiązania wystąpienia z zapotrzebowaniem na zaangażowanie środków w ramach paragrafu budżetowego jednostki.

3. Zaciąganie zobowiązań finansowych albo dokonywanie wydatków na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, przekraczających kwotę 15 000 złotych wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej, chyba, że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się zawarcie umowy w formie elektronicznej.

4. Regulowanie zobowiązań powyżej 15 000 zł może odbywać się na podstawie zapotrzebowania i bez uprzedniego zawarcia umowy w przypadku:

1) gdy stroną jest jednostka sektora finansów publicznych;

2) transakcji dokonywanej z podmiotem, który nie praktykuje zawierania umów z kupującymi, takim jak punkt sprzedaży detalicznej lub sklep internetowy;

3) opinii biegłych w prowadzonych postępowaniach karnych;

4) wystąpienia wyjątkowej sytuacji wynikającej z przyczyn nieleżących po stronie CBA, której nie można przewidzieć, w szczególności awarii, szkody lub zagrożenia mienia, bezpieczeństwa, życia lub zdrowia ludzi;

5) nie wymienionym powyżej - o ile jest to szczególnie uzasadnione i zgodę na taki tryb wyrazi Szef CBA.

§ 4. Upoważnienia sporządza się w formie pisemnej, w trzech egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba upoważniona, drugi Biuro Prawne CBA, a trzeci Biuro Finansów CBA, zwane dalej "BF CBA".

Rozdział  2.

Dowody księgowe

§  5. 

1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym dniu i miejscu. Właściwie sporządzony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania dokonanej operacji w ewidencji.

2. Prawidłowo opracowane dowody księgowe, poza uzasadnieniem zapisów księgowych oraz odzwierciedleniem operacji gospodarczych, stanowią podstawę:

1) kontroli i zarządzania gospodarowaniem środkami publicznymi z punktu widzenia legalności i celowości ich wydatkowania;

2) dochodzenia praw i są dokumentem potwierdzającym właściwe wykonanie obowiązków służbowych.

3. Dowód księgowy sporządza się w związku z dokonaniem kupna, sprzedaży, przesunięcia, przekazania, wydania, przyjęcia, likwidacji, zamiany, darowizny, zużycia, zniszczenia, kradzieży, zgubienia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

4. Dowodami księgowymi dokonywane są również korekty sprawozdań i przeszacowań.

§  6. 

1. Dowody księgowe dzieli się na zewnętrzne i wewnętrzne.

2. Podstawą zapisów rachunkowych mogą być sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze;

2) korygujące;

3) zastępcze;

4) rozliczeniowe.

3. Przy zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo lub komputerowo.

§  7. 

1. Właściwie sporządzony dowód księgowy:

1) powinien być sporządzony w języku polskim, przy czym dopuszcza się dowód wystawiony w języku obcym, jeżeli stroną operacji jest kontrahent zagraniczny;

2) jest sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym;

3) zawiera zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, czytelnie, ręcznie - piórem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu;

4) jest kompletny, a poszczególne rubryki są wypełnione zgodnie z przeznaczeniem, w sposób poprawny, niebudzący żadnych wątpliwości;

5) jest sporządzony wiarygodnie;

6) jest pozbawiony poprawek.

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód księgowy, kierownik jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

§  8. 

1. Dowód księgowy powinien zawierać w szczególności:

1) określenie rodzaju dowodu, obejmujące pełną nazwę dowodu i ewentualnie jego symbol lub kod;

2) określenie stron operacji gospodarczej, obejmujące dane osobowe, firmy i adresy;

3) opis operacji oraz jej wartość określoną, jeżeli to możliwe, także w liczbie jednostek naturalnych;

4) datę dokonania operacji;

5) datę sporządzenia dowodu księgowego, jeżeli jest inna niż data dokonania operacji;

6) datę otrzymania zaliczki, jeżeli dokonano zapłaty zaliczkowej;

7) podpis wystawcy dowodu, jeżeli jest wymagany odrębnymi przepisami;

8) stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych z podpisem osoby odpowiedzialnej;

9) numer identyfikacyjny dowodu.

2. Stwierdzenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 8, dokonuje się przez wskazanie miesiąca księgowania i ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, czego potwierdzeniem jest podpis funkcjonariusza BF CBA pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 1, z wyłączeniem wyciągów bankowych i raportów kasowych.

3. Numerem identyfikacyjnym dowodu jest kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej.

4. Należności i zobowiązania wyrażone w walutach obcych wycenia się po średnim kursie waluty ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury zakupu. W odniesieniu do rozliczeń delegacji zagranicznych przyjmuje się średni kurs z dnia poprzedzającego dzień przedłożenia delegacji do rozliczenia. Wynik przeliczenia zapisuje się na dowodzie. Waluty obce w kasie przelicza się po kursie kupna, stosując zasadę "pierwsze weszło - pierwsze wyszło".

§  9. 

1. Błędy w dowodach księgowych przekazanych zewnętrznym odbiorcom koryguje się przez wystawienie i przekazanie tym odbiorcom:

1) noty księgowej korygującej błędne zapisy dotyczące treści dowodu;

2) faktury albo rachunku korygującego, jeżeli błąd dotyczy danych ilościowo-wartościowych.

2. Błędy w czekach koryguje się przez unieważnienie czeku zawierającego błąd i wystawienie nowego.

3. Błędy w dowodach innych niż określone w ust. 1 i 2 poprawia się przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z całkowitym zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie czytelnego podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

§  10. 

1. Dowód księgowy podlega sprawdzeniu pod względem celowości, legalności, rzetelności i prawidłowości zadań odzwierciedlonych w tym dokumencie.

2. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na ustaleniu zgodności danych ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na zbadaniu czy:

1) dane jakościowe, ilościowe i wartościowe zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym;

2) wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa, to jest czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania CBA;

3) operacja gospodarcza została wykonana zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami regulującymi sposób przeprowadzenia danej operacji;

4) dokument został wystawiony przez właściwy podmiot;

5) operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w planie finansowym;

6) na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa;

7) zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami obowiązującymi w danym zakresie;

8) nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień - wskazanie wysokości kary umownej.

3. Kontrola formalno-rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co najmniej określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczych, których dowód dotyczy, określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości, podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie, a także czy dowód księgowy jest wolny od błędów rachunkowych, czy kwoty wyrażone w walutach obcych zostały prawidłowo przeliczone na walutę polską oraz czy został poddany kontroli pod względem merytorycznym i wynik tej kontroli umożliwia poprawne ujęcie zdarzenia w księgach rachunkowych.

§  11. 

1. Obieg dokumentów finansowo-księgowych w CBA obejmuje proces ich przekazywania od chwili sporządzenia lub wpływu do CBA do momentu ujęcia w księgach rachunkowych.

2. Bez względu na rodzaj dokumentów finansowo-księgowych należy dążyć, aby ich obieg w CBA odbywał się drogą najkrótszą i najprostszą. W tym celu należy stosować następujące zasady:

1) terminowości - przestrzegania terminów przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami i stanowiskami,

2) systematyczności - wykonywania czynności związanych z obiegiem dokumentów na bieżąco, w sposób systematyczny i ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac lub powodującemu możliwość występowania pomyłek,

3) odpowiedzialności indywidualnej - imiennego wyznaczania osób odpowiedzialnych za czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów.

Rozdział  3.

Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych

§  12. 

1. Dowód księgowy wpływający do Kancelarii Ogólnej CBA opatruje się datą i liczbą dziennika ewidencji, w którym jest rejestrowany.

2. Po rejestracji, o której mowa w ust. 1, dowód przekazuje się niezwłocznie do jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za zakup, a w razie braku możliwości ustalenia tej jednostki - do BF CBA w celu zarejestrowania i przekazania do właściwej jednostki.

3. Dowód księgowy wpływający bezpośrednio do jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za zakup opatruje się pieczęcią wpływu z oznaczeniem daty i liczby dziennika ewidencji, w którym jest rejestrowany.

4. Wpływ do jednostki dowodu księgowego rodzącego zobowiązanie finansowe powyżej 10 000 zł brutto wymaga niezwłocznego przekazania informacji o kontrahencie, dacie wpływu, terminie płatności i kwocie zobowiązania drogą elektroniczną do BF CBA na adres [e-mail].

§  13. 

1. Funkcjonariusz dokonujący operacji gospodarczej, odpowiedzialny za zakup, merytoryczną realizację przedmiotu umowy lub zapotrzebowania, wskazuje lub dołącza do dowodu księgowego dokument potwierdzający datę jego wpływu do CBA oraz opisuje dowód księgowy podając cel dokonania wydatku z podpisem, datą i pieczęcią imienną lub czytelnym podpisem w razie braku pieczęci imiennej.

2. 4  Funkcjonariusz odpowiedzialny za realizację przedmiotu umowy lub zapotrzebowania stwierdza, czy przedmiot ten został wykonany zgodnie z treścią umowy lub zapotrzebowania, podając numer umowy lub zapotrzebowania oraz opisuje tryb, w którym udzielono zamówienia publicznego, jeżeli dowód księgowy dotyczy zakupu usługi lub rzeczy w rozumieniu ustawy - Prawo zamówień publicznych, wraz z numerem pozycji w planie zamówień publicznych i numerem pozycji w rejestrze zamówień publicznych. Funkcjonariusz składa podpis z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 2. W przypadku braku pieczęci imiennej dopuszcza się złożenie czytelnego podpisu. W przypadku nieobecności funkcjonariusza, opisu i kontroli merytorycznej dokonuje jego bezpośredni przełożony lub inny wyznaczony przez kierownika jednostki funkcjonariusz.

3. Kierownik jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za zakup sprawdza prawidłowość wykonania przedmiotu umowy lub zapotrzebowania pod względem merytorycznym i zatwierdza dowód księgowy składając podpis z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 3.

4. 5  Kierownik jednostki, której w planie finansowym wydatków CBA przyznano środki na realizację określonych zadań, parafuje dowód księgowy potwierdzając w ten sposób realizację danego zadania budżetowego w planie finansowym CBA. Dowody księgowe zewnętrzne wprowadza się do systemu NIWA w jednostkach posiadających uprawnienia.

5. Jeżeli dowód księgowy dotyczy składników rzeczowych majątku CBA określonych na podstawie odrębnych przepisów, funkcjonariusz Biura Logistyki CBA lub Biura Teleinformatyki CBA, przed przekazaniem go do BF CBA składa podpis z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 4.

6. 6  Pismo przekazujące do Głównego księgowego prawomocne orzeczenie sądowe, administracyjne lub ugodę w celu realizacji wynikających z nich płatności uznaje się za równoznaczne z potwierdzeniem merytorycznym przekazywanego dokumentu.

§  14. 

1. Opisane i sprawdzone dowody księgowe przekazuje się z kompletem załączników do BF CBA w terminie trzech dni roboczych, licząc od daty wpływu do jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za zakup, jednak nie później niż w terminie 5 dni roboczych przed dniem upływu terminu płatności.

2. W ostatnim miesiącu roku budżetowego dowody księgowe związane z wydatkami planowanymi na ten rok, powinny wpłynąć do BF CBA najpóźniej do 20 grudnia, a w wyjątkowych przypadkach, po zaakceptowaniu przez Szefa CBA - do końca dnia poprzedzającego przedostatni dzień roboczy roku budżetowego.

3. 7  W przypadku przedłożenia dowodów księgowych z uchybieniem terminu określonego w ust. 1, Główny księgowy może zwrócić się do właściwego kierownika jednostki o wyjaśnienie przyczyn opóźnienia.

4. 8  W przypadku przedłożenia dowodów księgowych w dniu, w którym upływa termin płatności albo po tym dniu, jeżeli spowodowało to opóźnienie skutkujące obowiązkiem zapłaty odsetek, kierownik jednostki składa do Głównego księgowego pisemne wyjaśnienie przyczyn opóźnienia, wskazując osobę odpowiedzialną. Kwotą naliczonych odsetek obciąża się osobę odpowiedzialną za opóźnienie w przekazaniu dokumentacji.

5. W razie kwestionowania dokumentu księgowego lub wstrzymania realizacji płatności, jednostka powiadamia na piśmie BF CBA, podając przyczynę takiej decyzji. W razie zagrożenia terminu realizacji płatności do dokumentów należy dołączyć pisemne oświadczenie kontrahenta, że opóźnienie nie spowoduje naliczenia odsetek.

6. Dowodem przekazania dokumentu księgowego do BF CBA jest pieczęć wpływowa BF CBA na dokumencie z oznaczeniem daty wpływu i liczby dziennika korespondencji, w którym jest rejestrowany. Nieprawidłowe opieczętowanie i podpisanie dowodów księgowych w jednostce merytorycznie odpowiedzialnej za zakup skutkuje zwrotem dokumentacji w celu jej uzupełnienia bez realizacji finansowej, a za powstałe z tego powodu opóźnienie odpowiada osoba odpowiedzialna za nieprawidłowy zapis.

7. Funkcjonariusz BF CBA sprawdza dowód księgowy pod względem formalno-rachunkowym i składa podpis z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią o treści określonej w załączniku nr 5, co stanowi stwierdzenie kompletności podpisów. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w przedłożonych dokumentach, funkcjonariusz BF CBA zwraca je funkcjonariuszowi dokonującemu opisu merytorycznego celem usunięcia nieprawidłowości lub zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

8. 9  Potwierdzeniem akceptacji wydatku są podpisy Głównego księgowego oraz Szefa CBA z pieczęcią imienną pod pieczęcią, której treść określa załącznik nr 6.

9. Przepisów ust. 1-8 nie stosuje się do dowodów dotyczących zobowiązań powstałych w delegaturach do kwoty 5 000 zł brutto.

§  15. 

1. Rozliczenie z kontrahentem następuje poleceniem przelewu albo gotówką. Przyjmuje się, że termin zapłaty wynosi 21 dni od daty wpływu dowodu księgowego do CBA. W uzasadnionych przypadkach termin płatności może wynikać z treści umowy bądź innego dokumentu czy dowodu księgowego.

2. Zrealizowane w drodze przelewu dowody podlegają kasacji uniemożliwiającej powtórne zrealizowanie tego samego dowodu, poprzez umieszczenie na nich przez funkcjonariusza BF CBA klauzuli "Zapłacono przelewem dnia ...".

3. Jednostki dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów zobowiązane są do:

1) posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej NIP poprzedzonym kodem PL, 7010025324";

2) pobierania od dostawców faktur w kwocie netto;

3) dostarczania faktur do BF CBA w terminie do 5. dnia kolejnego miesiąca, następującego po miesiącu zakupu.

§ 16. Dowody księgowe dotyczące wydatków współfinansowanych ze środków unijnych opisuje się zgodnie z § 12 i 13 ust. 1-3 oraz przekazuje do BF CBA wraz z opisem o treści określonej w załączniku nr 7. Numer umowy projektu wraz z jego nazwą, a także numerem i nazwą zadania budżetowego, z którego realizowany będzie wydatek jednostka odpowiedzialna merytorycznie umieszcza także na przekazywanym do BF CBA egzemplarzu umowy lub zapotrzebowania oraz wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Rozdział  4.

Obieg ikontrola dowodów wewnętrznych

§  17. 

1. Wyciągi bankowe są generowane i pobierane drogą elektroniczną w BF CBA, gdzie dokonywana jest ich kontrola rachunkowa, dekretacja i ewidencja analityczna.

2. Kasjer sporządza raporty kasowe na bieżąco. Kontroli rachunkowej raportów, dekretacji księgowej oraz ewidencji analitycznej i syntetycznej dokonuje się w BF CBA.

3. Polecenia księgowania opracowuje się i sporządza w BF CBA. Dowody opatruje się pieczęcią imienną i podpisem, a ich dekretacja i ewidencja księgowa jest dokonywana według klasyfikacji budżetowej.

§  18. 

1. Biuro Kadr i Szkolenia CBA niezwłocznie przekazuje drogą elektroniczną na adres [e-mail] informacje o dokumentach kadrowych wywołujących dla CBA skutki finansowe, obejmujące imię i nazwisko uprawnionego, rodzaj i wartość świadczenia oraz planowany dzień wypłaty.

2. Listę płac sporządza się w BF CBA ma podstawie danych kadrowych wprowadzanych i zatwierdzanych w systemie NIWA przez Biuro Kadr i Szkolenia CBA oraz przekazywanych przez tę jednostkę do BF CBA wyciągów z dokumentacji kadrowej.

3. Za prawidłowość danych kadrowych wprowadzanych do systemu NIWA i przekazywanych w formie wyciągów, na których podstawie sporządzana jest lista płac, jest odpowiedzialne Biuro Kadr i Szkolenia CBA. Za prawidłowość listy płac pod względem formalnym i rachunkowym odpowiedzialność ponosi funkcjonariusz BF CBA sporządzający listę płac oraz dokonujący kontroli formalnej i rachunkowej listy płac. Potwierdzeniem dokonanej kontroli jest pieczęć imienna i podpis funkcjonariusza BF CBA.

4. 10  Listę płac zatwierdza Główny księgowy i Szef CBA, którzy składają podpisy z pieczęcią imienną. Zatwierdzona lista płac stanowi podstawę do sporządzenia elektronicznych przelewów bankowych.

§ 19. Biuro Logistyki CBA i Biuro Teleinformatyki CBA dokonują, zgodnie ze swoją właściwością rzeczową, rozliczeń niezdanego, zniszczonego lub zagubionego mienia CBA oraz sporządzają odpowiednio listy obciążeń dotyczącą użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych lub użytkowania telefonów służbowych i przekazują ją niezwłocznie do BF CBA w celu sporządzenia noty obciążeniowej.

§  20. 

1. BF CBA, na podstawie przekazanych dowodów, o których mowa w § 19, sporządza noty obciążeniowe w 3 egzemplarzach, z których jeden pozostaje w BF CBA, a dwa są kierowane do adresata, który po wyrażeniu zgody na obciążenie wynagrodzenia lub uposażenia zwraca podpisany egzemplarz do BF CBA.

2. Zobowiązanie wynikające z noty księgowej można rozliczać gotówkowo w kasie CBA lub przelewem na wskazany w niej numer rachunku bankowego.

§ 21. Zatwierdzone przez kierownika jednostki reklamacje dotyczące wysokości not obciążeniowych należy kierować w formie pisemnej, zgodnie z właściwością rzeczową, do Biura Logistyki CBA lub Biura Teleinformatyki CBA, które bezzwłocznie informują BF CBA o wyniku rozpatrzenia reklamacji.

§  22. 

1. Wniosek o zaliczkę sporządza się w jednostce, w której dokonywana jest kontrola merytoryczna wniosku. Potwierdzeniem kontroli jest podpis kierownika jednostki z pieczęcią imienną i datą.

2. Jednostki prowadzą wewnętrzną ewidencję poleceń wyjazdów służbowych. Kierownik jednostki zleca wyjazd służbowy podległym funkcjonariuszom składając podpis z pieczęcią imienną i datą na druku polecenia wyjazdu służbowego oraz dokonuje kontroli merytorycznej rozliczenia wyjazdu służbowego.

3. Załączone do rozliczenia dowody potwierdzające wysokość wydatków poniesionych podczas wyjazdu służbowego opisuje się zgodnie z § 13 ust. 1-4.

4. Funkcjonariusz, w terminie 14 dni od daty zakończenia wyjazdu służbowego, przedkłada zatwierdzone przez kierownika jednostki rozliczenie wyjazdu służbowego z zatwierdzonymi załącznikami. Funkcjonariusz BF CBA potwierdza rozliczenie złożonych dokumentów, składając na nich podpis z pieczęcią imienną.

5. 11  Zatwierdzeniem rozliczenia do wypłaty są podpisy Głównego księgowego i Szefa CBA z pieczęcią imienną.

6. Rozliczenie realizuje się w formie wypłaty gotówkowej w kasie albo bezgotówkowej za pomocą przelewu na wskazany numer rachunku bankowego. Zrealizowane rozliczenie podlega dekretacji i zaewidencjonowaniu w BF CBA.

7. Rozliczenie wyjazdów służbowych w delegaturach dokonywane jest przez osoby upoważnione.

§  23. 

1. Polecenie oraz rozliczenie wyjazdu służbowego kierownika jednostki zatwierdza Szef CBA.

2. Polecenie wyjazdu za granicę akceptuje dyrektor Gabinetu Szefa CBA lub upoważniony przez niego funkcjonariusz poprzez złożenie podpisu z pieczęcią imienną i datą, a zatwierdza Szef CBA. Zaliczkę w walucie obcej wypłaca i rozlicza na podstawie obowiązujących przepisów BF CBA w kasie.

3. Do rozliczenia wyjazdu zagranicznego załącza się dowody potwierdzające wysokość wydatków poniesionych podczas zagranicznej podróży służbowej, opisane zgodnie z § 13 ust. 1-4.

§  24. 

1. Przepisy § 13 ust. 1-4 stosuje się odpowiednio do pozostałych dowodów wewnętrznych.

2. 12  Dowody wewnętrzne dotyczące refundacji kosztów nauki funkcjonariuszy CBA, to jest kopię umowy i dowód uiszczenia opłaty, w szczególności w postaci opłaconej faktury lub innego potwierdzenia dokonania zapłaty, opisuje się zgodnie z § 13 ust. 1 i 2 oraz sprawdza pod względem merytorycznym i zatwierdza podpisem z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią, której treść stanowi załącznik nr 3. Zatwierdzenia dokonuje dyrektor Biura Kadr i Szkolenia CBA.

3. 13  Zaakceptowany wniosek o refundację kosztów zakupu okularów korygujących wzrok wraz z opłaconą fakturą opisuje się zgodnie z § 13 ust. 1i 2, a następnie sprawdza pod względem merytorycznym. Wniosek zatwierdza dyrektor Biura Kadr i Szkolenia CBA podpisem z pieczęcią imienną i datą pod pieczęcią, której treść stanowi załącznik nr 3.

Rozdział  5.

Obieg ikontrola dowodów księgowych w delegaturach

§  25. 

1. Dyrektor delegatury na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez Szefa CBA może zaciągać zobowiązania do wysokości 5000 zł brutto.

2. 14  Delegatury mogą posiadać subkonta, które są zasilane na podstawie pisemnego wniosku dyrektora delegatury, składanego do Głównego księgowego.

3. 15  Wniosek, o którym mowa w ust. 2, wymaga zatwierdzenia przez Głównego księgowego po uprzednim zabezpieczeniu środków finansowych w budżecie delegatury, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach odrębnych.

§  26. 

1. 16  Rozliczanie gotówki pobranej dla delegatury z banku następuje raportem kasowym.

2. Podpisany przez kasjera i zatwierdzony przez dyrektora delegatury oryginał raportu kasowego wraz z dowodami kasowymi KP i KW oraz prawidłowo opisanymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi, przekazuje się do BF CBA nie rzadziej niż jeden raz w miesiącu, a po zakończeniu miesiąca kalendarzowego - do 5. dnia miesiąca następnego, pozostawiając kopię raportu w kasie delegatury.

3. Pobierane przez funkcjonariusza delegatury wyciągi bankowe razem z raportem kasowym są przekazywane do BF CBA.

4. Przelewy dokonywane z subkonta delegatury ujmowane są w zestawieniu wydatków.

§ 27. Dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę wypłaty z kasy delegatury są prawidłowo opisane i zatwierdzone dowody:

1) zewnętrzne, wystawione w uzasadnionych przypadkach na funkcjonariusza;

2) wewnętrzne.

§  28. 

1. Dowody zewnętrzne dotyczące delegatury i wywołujące zobowiązania finansowe do wysokości nieprzekraczającej 5000 zł brutto, są opisywane w delegaturze zgodnie z § 12 ust. 3 i § 13 ust. 1-2, sprawdzane pod względem formalno-rachunkowym przez funkcjonariusza delegatury i opatrywane pieczęcią imienną, datą i podpisem pod pieczęcią, której treść stanowi załącznik nr 5.

2. Dyrektor delegatury potwierdza wykonanie usługi lub dokonanie zakupu pod względem merytorycznym oraz zatwierdza dowód do wypłaty, opatrując go pieczęcią imienną, datą i podpisem pod pieczęcią, której treść stanowi załącznik nr 8.

3. Dowody zewnętrzne dotyczące delegatury, wywołujące zobowiązania finansowe powyżej 5000 zł, po opisaniu zgodnie z § 12 ust. 3-4 i § 13 ust. 1-3, delegatury przekazują do BF CBA celem dokonania płatności i zaewidencjonowania.

4. Do dowodów, o których mowa w ust. 3, przepisy § 13 ust. 4-5 oraz § 14 ust. 1-8, stosuje się odpowiednio.

5. Dowody wewnętrzne, opłacane ze środków przekazanych delegaturze, są rozliczane przez upoważnionego funkcjonariusza delegatury zgodnie z § 22 ust. 1-4 i 6 oraz § 23.

§ 29. Traci moc zarządzenie nr 38/12 Szefa Centralnego Biura Antykorupcyjnego z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie określenia zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz. Urz. CBA z 2012 r. poz. 49 i z 2014 r. poz. 17).

§ 30. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Wzór pieczęci poświadczającej zaewidencjonowanie wydatku w koszty miesiąca

Dokument księgowy nr.........................

zaksięgowano w koszty m-ca................

Data ............... Podpis...........................

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wzór pieczęci poświadczającej wykonanie pracy lub usługi zgodnie z treścią umowy/zapotrzebowania oraz tryb, w którym udzielono zamówienia publicznego

Faktura/Rachunek obejmuje należności dla

..............................................................................

za ..........................................................................

dla Centralnego Biura Antykorupcyjnego,

zgodnie z umową/zapotrzebowaniem nr ...............

w trybie art. ..................................... ustawy PZP.

Plan zamówień publicznych: poz. nr .....................

Rejestr zamówień publicznych: poz. nr ................

Data ....................... Podpis ..................................

ZAŁĄCZNIK Nr  3

Wzór pieczęci poświadczającej prawidłowość wykonania umowy/zapotrzebowania pod względem merytorycznym

Zatwierdzono pod względem merytorycznym.

Wydatek jest uzasadniony pod względem

celowości, gospodarności i legalności.

Kwota ............................ mieści się w planie finansowym

dział ................... rozdział ............... § ..................

zadanie . ................................................................

Kod klasyfikacji zadaniowej.................................

Data ....................... Podpis ..................................

ZAŁĄCZNIK Nr  4

Wzór pieczęci

poświadczającej wpisanie składników majątkowych do ewidencji ilościowo-wartościowej

Nadano numer/y inwentarzowy/e

..................................................................

i zaewidencjonowano w programie.

Data .................... Podpis ..................

ZAŁĄCZNIK Nr  5

Wzór pieczęci

poświadczającej prawidłowość dokumentu pod względem formalnym i rachunkowym

Sprawdzono pod względem

formalnym i rachunkowym.

Data ....................................

Podpis .................................

ZAŁĄCZNIK Nr  6  ¹⁷  

Wzór pieczęci poświadczającej akceptację wypłaty ze środków CBA

Zatwierdzono do wypłaty ze środków CBA.

Kod klasyfikacji zadaniowej ..............................

Dział .......... rozdział ........... § ....... zł ................

§ ........... zł .................

§ ........... zł .................

Razem zł ....................

Do wypłaty/zwrotu zł .........................................

Słownie zł ............................................................

............................ .....................

Główny księgowy Szef CBA

ZAŁĄCZNIK Nr  7

Zakup współfinansowany ze środków UE na podstawie umowy nr ................. z dnia .................. w ramach projektu pn. .................. w ramach programu .............................

Dokument księgowy zawiera koszty kwalifikowane:

ZAŁĄCZNIK Nr  8

Wzór pieczęci poświadczającej prawidłowość wykonania umowy/zapotrzebowania pod względem merytorycznym i akceptację wypłaty ze środków CBA

Zatwierdzono pod względem merytorycznym.

Wydatek jest uzasadniony pod względem celowości, legalności,

gospodarności i mieści się w planie finansowym CBA.

Kod klasyfikacji zadaniowej . ..................................................

Dział .............rozdział ............. § ............... zł ...................

§ ............. zł .............

§ ............. zł .............

Razem zł ..................

Do wypłaty/zwrotu zł ................................

Słownie zł ..................................................

Zatwierdzam do wypłaty ..........................

Dyrektor Delegatury

¹ § 2 pkt 2 uchylony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 22/18 z dnia 31 października 2018 r. (Dz.Urz.CBA.2018.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 2018 r.

² § 2 pkt 5 uchylony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 22/18 z dnia 31 października 2018 r. (Dz.Urz.CBA.2018.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 2018 r.

³ § 3 zmieniony przez § 1 pkt 1 zarządzenia nr 18/22 z dnia 26 maja 2022 r. (Dz.Urz.CBA.2022.18) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 28 maja 2022 r.

⁴ § 13 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 18/22 z dnia 26 maja 2022 r. (Dz.Urz.CBA.2022.18) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 28 maja 2022 r.

⁵ § 13 ust. 4 zmieniony przez § 1 pkt 2 zarządzenia nr 22/18 z dnia 31 października 2018 r. (Dz.Urz.CBA.2018.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 2018 r.

⁶ § 13 ust. 6 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

⁷ § 14 ust. 3 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

⁸ § 14 ust. 4 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

⁹ § 14 ust. 8 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

¹⁰ § 18 ust. 4 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

¹¹ § 22 ust. 5 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

¹² § 24 ust. 2 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 22/18 z dnia 31 października 2018 r. (Dz.Urz.CBA.2018.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 2018 r.

¹³ § 24 ust. 3 zmieniony przez § 1 pkt 3 zarządzenia nr 22/18 z dnia 31 października 2018 r. (Dz.Urz.CBA.2018.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 2018 r.

¹⁴ § 25 ust. 2 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

¹⁵ § 25 ust. 3 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.

¹⁶ § 26 ust. 1 zmieniony przez § 1 pkt 4 zarządzenia nr 22/18 z dnia 31 października 2018 r. (Dz.Urz.CBA.2018.24) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 1 listopada 2018 r.

¹⁷ Załącznik nr 6 zmieniony przez § 1 zarządzenia nr 3/20 z dnia 23 stycznia 2020 r. (Dz.Urz.CBA.2020.3) zmieniającego nin. zarządzenie z dniem 24 stycznia 2020 r.