Nadzór Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad działalnością inwestycyjną i remontową w podległych jednostkach organizacyjnych.
Dzienniki resortowe
Dz.Urz.NDAP.2019.15
Akt utracił moc Wersja od: 7 maja 2019 r.
ZARZĄDZENIE Nr 15
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 6 maja 2019 r.
w sprawie nadzoru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad działalnością inwestycyjną i remontową w podległych jednostkach organizacyjnych
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730) w związku z art. 69 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.), § 6 ust. 2 pkt 1 komunikatu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 13) oraz § 1 ust. 2 pkt 1 lit. e rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. poz. 1566) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1.
Zarządzenie określa zakres i tryb sprawowania nadzoru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad archiwami państwowymi i Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w dziedzinie rozwoju infrastruktury tych jednostek, w szczególności dotyczącego inwestycji budowlanych, zakupów inwestycyjnych oraz remontów.2.
Zakres, o którym mowa w pkt 1, obejmuje w szczególności:1)
planowanie i weryfikację potrzeb rzeczowych;2)
zasady realizacji zadań rzeczowych;3)
okresowe oceny realizacji zadań rzeczowych.§ 2.
Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:1)
archiwum - należy przez to rozumieć archiwum państwowe;2)
inwestycji budowlanej - należy przez to rozumieć inwestycję budowlaną, o której mowa w art. 171 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;3)
jednostce - należy przez to rozumieć archiwum lub Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;4)
komórce organizacyjnej NDAP - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, o której mowa w statucie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;5)
Naczelnym Dyrektorze - należy przez to rozumieć Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;6)
obiekcie - należy przez to rozumieć centralę, oddział lub ekspozyturę archiwum;7)
pilnej potrzebie - należy przez to rozumieć konieczność wykonania usług w związku ze skutkami oddziaływania czynników, o których mowa w art. 61 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202, z późn. zm.), a także konieczność zakupów inwestycyjnych wynikających z tych skutków;8)
potrzebie rzeczowej - należy przez to rozumieć inwestycję budowlaną, zakup inwestycyjny, remont lub pilną potrzebę;9)
programie inwestycji - należy przez to rozumieć dokument, sporządzony zgodnie z wymogami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. poz. 1579.), którego wzór został opublikowany na stronie internetowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;10)
specyfikacji - należy przez to rozumieć dane ustalające wymagania, które powinien spełniać wyrób lub usługa, oparte o normy lub standardy w działalności badawczej, technologicznej, produkcyjnej lub usługowej;11)
zakupie inwestycyjnym - należy przez to rozumieć zakup inwestycyjny, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 39 ust. 4 pkt 1 i ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.§ 3.
1.
Do dnia 5 grudnia roku budżetowego jednostka składa Naczelnemu Dyrektorowi zestawienie potrzeb rzeczowych na trzy lata następujące po kolejnym roku budżetowym, w podziale na inwestycje budowlane, zakupy inwestycyjne oraz remonty.2.
Zestawienie potrzeb rzeczowych opracowuje się według kolejności ważności ich realizacji, obejmując zakres rzeczowy wraz ze specyfikacją oraz z planowaną wysokością wydatków na realizację poszczególnych zadań, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.3.
W zestawieniu potrzeb rzeczowych w pierwszej kolejności ujmuje się pilne potrzeby oraz potrzeby w zakresie remontów.4.
Do dnia 10 stycznia roku budżetowego komórka organizacyjna NDAP właściwa w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów opracowuje, w oparciu o przedłożone przez jednostki materiały, projekt zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych.5.
Projekt zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych ustala się według kolejności ważności ich realizacji, w zgodności ze strategiami rozwoju oraz celowością realizacji tych potrzeb, ujmując do realizacji wyłącznie zadania przygotowane w stopniu umożliwiającym rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.6.
Komórki organizacyjne NDAP w terminie 5 dni od daty otrzymania projektu zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych dokonują, zgodnie ze swoją właściwością, weryfikacji zgłoszonych przez jednostki potrzeb rzeczowych według ich ważności.7.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach ujęcie do realizacji w roku budżetowym potrzeby rzeczowej, która nie spełnia wymogów, o których mowa w ust. 5, odbywa się za zgodą Naczelnego Dyrektora.8.
Projekt zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych, po jego zaopiniowaniu przez komórki organizacyjne NDAP, komórka organizacyjna NDAP właściwa w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi do akceptacji wraz z propozycją źródeł ich finansowania, w oparciu o prognozę finansową otrzymaną z ministerstwa obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.9.
Zaakceptowany przez Naczelnego Dyrektora zbiorczy wykaz potrzeb rzeczowych podlega aktualizacji po otrzymaniu z ministerstwa obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego zweryfikowanej prognozy finansowej, zgodnie z trybem i terminami opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej.10.
Naczelny Dyrektor informuje jednostki o wysokości planowanych kwot wydatków na zadania rzeczowe.11.
W terminie wskazanym w informacji, o której mowa w ust. 10, jednostka przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi program inwestycji sporządzony zgodnie z wysokością planowanych kwot wydatków w zakresie inwestycji budowlanych.§ 4.
1.
Zadanie rzeczowe, które uzyskało zapewnienie finansowania w planie wydatków, zwane dalej "zadaniem rzeczowym", może być realizowane wyłącznie w określonym zakresie rzeczowym.2.
W przypadku wystąpienia zmian w wysokości planowanych kwot wydatków, mających wpływ na zadanie rzeczowe, Naczelny Dyrektor przekazuje do jednostek informacje o tych zmianach.3.
W uzasadnionych przypadkach Naczelny Dyrektor może, na wniosek dyrektora jednostki lub z własnej inicjatywy po dokonaniu oceny, o której mowa w § 5 ust. 4, podjąć decyzję o zmianie planu wydatków w zakresie zadań rzeczowych.4.
Wniosek, o którym mowa w ust. 3, dyrektor jednostki składa wraz z uzasadnieniem, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.5.
W terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 3, komórki organizacyjne NDAP dokonują oceny zasadności tego wniosku, w zakresie dotyczącym ich właściwości, a następnie przekazują ocenę do komórki organizacyjnej NDAP właściwej w sprawach finansowo - księgowych.§ 5.
1.
Dyrektorzy jednostek realizujących zadania rzeczowe przedstawiają Naczelnemu Dyrektorowi informacje o stanie ich realizacji, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia, w podziale na:1)
inwestycje budowlane;2)
zakupy inwestycyjne;3)
remonty.2.
Informacje, o których mowa w ust. 1, są przedstawiane z danymi prezentowanymi narastająco, w terminach:1)
za okres 3 miesięcy - do dnia 7 kwietnia;2)
za okres 6 miesięcy - do dnia 7 lipca;3)
za okres 9 miesięcy - do dnia 7 października;4)
za okres 12 miesięcy - do dnia 10 stycznia roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego.3.
W informacjach, o których mowa w ust. 1, ujmuje się część opisową odnoszącą się do:1)
stopnia zaangażowania w realizację zadań, która obejmuje:a)
etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,b)
liczbę podpisanych umów;2)
kwot wydatkowanych środków za wykonane dostawy, roboty i usługi;3)
zadań rzeczowych, których realizacja w toku prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i wykonywania umów jest zagrożona lub niemożliwa, wraz z przedstawieniem przyczyn i propozycji kierunków relokacji środków;4)
aktualnie niezagospodarowanych oszczędności osiągniętych z zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, powstałych w okresie sprawozdawczym wraz z propozycjami kierunków relokacji środków;5)
uzyskanych efektów rzeczowych w okresie sprawozdawczym w zakresie zasadniczych zrealizowanych zadań rzeczowych.4.
Informacje, o których mowa w ust. 1 muszą zawierać ocenę ryzyka, w szczególności ocenę:1)
ewentualnych zagrożeń dotyczących braku możliwości realizacji zadań rzeczowych z uwagi na przedłużające się procedury udzielenia zamówień publicznych oraz ich wykonywania w ramach podpisanych umów - mających wpływ na pełną realizację planu oraz na zaplanowane wydatki;2)
podjętych działań oraz propozycji rozwiązań zmierzających do wyeliminowania zagrożeń, o których mowa w pkt 1.5.
Naczelny Dyrektor może podjąć decyzję o zwiększeniu szczegółowości zakresu informacji, o których mowa w ust. 3 i 4.6.
Niezależnie od informacji przekazywanych zgodnie z przepisami ust. 3 i 4, dyrektor jednostki realizującej zadanie rzeczowe ma obowiązek niezwłocznie informować Naczelnego Dyrektora o problemach i zagrożeniach dotyczących realizacji zadań wynikających z planu wydatków finansowych, a także zgłaszać propozycje w razie potrzeby zmiany tego planu.7.
W terminie 5 dni od dnia otrzymania informacji przedstawionych przez dyrektora jednostki, komórki organizacyjne NDAP dokonują jej oceny w zakresie ich właściwości, a następnie przekazują ocenę do komórki organizacyjnej NDAP właściwej w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów.8.
Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i oceny, o której mowa w ust. 7, komórka organizacyjna NDAP właściwa w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów, dokonuje oceny realizacji zadań rzeczowych wykonywanych przez archiwa, którą przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi w terminach:1)
za okres 3 miesięcy - do dnia 15 kwietnia;2)
za okres 6 miesięcy - do dnia 15 lipca;3)
za okres 9 miesięcy - do 15 października;4)
za okres 12 miesięcy - do dnia 25 stycznia roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego.§ 6.
Traci moc zarządzenie Nr 60 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 sierpnia 2017 r. w sprawie kontroli zarządczej w zakresie działalności inwestycyjnej archiwów państwowych.§ 7.
Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.ZAŁĄCZNIKI
ZAŁĄCZNIK Nr 1
| Znak sprawy: | Data: |
| Lp. | Jednostka | Nazwa, lokalizacja obiektu | Potrzeba rzeczowa | Opis i specyfikacja potrzeby | Uzasadnienie celowości realizacji potrzeby | Propozycja finansowania wg. jednostki (w tys. zł): | Rok realizacji (N+1 ÷ N+3) | Właściwa komórka organizacyjna NDAP | Priorytet komórki organizacyjnej NDAP | Propozycja finansowania wg. NDAP (w tys. zł) | Uwagi | ||||
| inwestycje budowlane: | zakupy inwestycyjne | remonty | |||||||||||||
| § 6050 | § 6580 | § 6060 | § 4270 | § 4340 | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
Objaśnienia:
| kol. 1÷12 | - wypełnia jednostka; |
| kol. 13÷16 | - wypełnia komórka organizacyjna NDAP; |
| w kol. 7÷11 i 15 | - podawane są planowane wydatki w tys. zł bez miejsc po przecinku; |
| w kol. 5 | - należy wskazać podstawowe dane planowanego efektu rzeczowego; |
| w kol. 6 | - należy uzasadnić faktyczną celowość realizacji; |
| - w przypadku propozycji finansowania inwestycji w perspektywie wieloletniej należy wykazać potrzebę rzeczową w kolejnych latach (kol. 12); | |
| - nie należy łączyć komórek, wierszy i kolumn, wszystkie dane podane w formularzu wpisać w formie umożliwiającej edycję. |
Dane kontaktowe osób ze strony jednostki:
Osoba właściwa w zakresie planowania:
Telefon kontaktowy:
Email:
Data sporządzenia:
| Główny Księgowy jednostki | Dyrektor jednostki |
| podpis | podpis |
ZAŁĄCZNIK Nr 2
| Nazwa jednostki: | |||
| Część, dział, rozdział: | 24.921.92117 | Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych | |
| Data: | |||
| Znak: |
o zmianę w planie wydatków budżetu państwa na rok ..........., według poniższej klasyfikacji budżetowej i zadaniowej:
| zaokrąglenie do pełnych złotych | ||||||
| Lp. (1 | Paragraf (2 | Działanie BZ (3 | Status (4 | Kwota zmniejszenia (5 | Kwota zwiększenia (6 | Uzasadnienie (7 |
| 1 | 0000 | 9.1.1.x. | 0 | 0 | Proszę podać faktyczną przyczynę uzasadniającą dokonanie zmiany planu wydatków | |
| ... | ||||||
| Razem | 0 | 0 | ||||
| Ogółem wniosek: kwota z minusem - środki stawiane do dyspozycji, kwota z plusem - prośba o zwiększenie planu. | 0 | |||||
| 1) Niewypełnione wiersze można usuwać oraz dodawać nowe wiersze, w przypadku większej ilości zmian planu (wówczas należy zweryfikować sumy w wierszu Razem). | ||||||
| 2) Należy wypełniać dla paragrafów z czwartą cyfrą "0", paragrafy narastająco do wpisania w każdym wierszu (bez scalania komórek). | ||||||
| 3) Kod klasyfikacji zadaniowej, do wpisania w każdym wierszu (bez scalania komórek). | ||||||
| 4) Należy wypełniać wyłącznie dla wynagrodzeń osobowych, zgodnie z Rb-70, tj. 3-członkowie korpusu służby cywilnej, 1-osoby nieobjęte mnożnikowymi systemami wynagrodzeń. | ||||||
| 5) Kwoty wszystkich zmniejszeń planu, w tym środki stawiane do dyspozycji, z odpowiednią adnotacją w uzasadnieniu. | ||||||
| 6) Kwoty wszystkich zwiększeń planu, w tym wynikające z próśb o dodatkowe środki, z odpowiednią adnotacją w uzasadnieniu. | ||||||
| 7) Należy wpisać krótkie, rzeczowe uzasadnienie do każdej pozycji zmian planu (zmniejszenia nie można uzasadniać koniecznością zwiększenia w innej pozycji planu, z wyjątkiem przeniesienia na PFRON). Wiersze należy rozszerzyć, w przypadku konieczności wpisania dłuższego uzasadnienia. | ||||||
| Wniosek sporządził: | numer telefonu: | email: |
| Główny Księgowy jednostki podpis | Dyrektor jednostki podpis |
| Opinia właściwej komórki organizacyjnej NDAP i wskazanie źródła finansowania - której dotyczy wnioskowana zmiana | Opinia Głównego Księgowego NDAP - w zakresie dostępności środków* |
| REKOMENDUJĘ | REKOMENDUJĘ | AKCEPTUJĘ, zgodnie z rekomendacjami |
| podpis Dyrektora Departamentu NDAP, którego dotyczy wnioskowana zmiana | podpis Zastępcy Naczelnego Dyrektora NDAP, w zakresie wnioskowanych zmian | podpis Dyrektora Generalnego NDAP, w zakresie zmian dysponenta III/II stopnia |
* jeżeli dotyczy zmian w planie finansowym NDAP. W przypadku wniosku "0" GK NDAP zatwierdza wniosek do ujęcia w decyzji NDAP
ZAŁĄCZNIK Nr 3
| Nasz znak: | Data: |
| xxxx.yyyy.zzzz | dd.mm.rrrr |
Z REALIZACJI ZADANIA RZECZOWEGO
1. Informacja ogólna:
| Nazwa jednostki | |
| Nazwa zadania | |
| Planowany okres realizacji (miesiąc/rok) |
2. Finasowanie:
| Planowane nakłady ogółem | |
| Poniesione nakłady przed rokiem sprawozdawczym | |
| Pierwszy Plan | |
| Plan po zmianach | |
| Zaangażowanie | |
| Wykonanie |
3. Harmonogram przedsięwzięć realizowanych w ramach zadania w roku sprawozdawczym:
| Termin realizacji | Prace i działania * | Status realizacji / zaangażowania |
* np.: postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, podpisanie umowy, realizacja lub wykonanie dostaw, robót lub usługi.
4. Wykaz dokumentów potwierdzających poniesienie wydatki:
| Lp. | Nazwa zadania, której dotyczy wydatek | Nazwa sprzedawcy / wystawcy faktury / rachunku | Numer i data wystawienia faktury | Zakres wykonanych prac wg faktury / rachunku | Kwota faktury / rachunku (z VAT) | Data zapłaty faktury / rachunku |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
5. Określenie osiągniętych efektów rzeczowych (mierników) w realizacji zadania:
| Opis osiągniętych celów oraz efektów rzeczowych w ramach realizacji zadania | |||||
| Kod klasyfikacji zadaniowej | Nr paragrafu | Jednostka miary | Wartość miernika | Uzasadnienie powstania różnicy pomiędzy planem a wykonaniem mierników | |
| Plan po zmianach | Wykonanie | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 9.1.1.2. | 6050 | obiekt | |||
| 9.1.1.2. | 6060 | obiekt | |||
| 9.1.1.3. | 4270 | sztuki | |||
| 9.1.1.4. | 6580 | obiekt | |||
| 9.1.1.4. | 4340 | sztuki | |||
6. Czynniki mające wpływ na realizację zadania:
| Informacja na temat ryzyka, ewentualnych zagrożeń, braku możliwości realizacji zadania rzeczowego. Trudności powstałych przy realizacji danego zadania. | |
| Propozycja: relokacji środków, postawienie środków do dyspozycji, przewidywane oszczędności przy realizacji zadania | |
| Uzasadnienie różnic między kwotą przyznaną w planie finansowym a wydatkowaną w ramach zadania |
| Sporządził(a): | |
| Telefon kontaktowy, email: |
| Główny Księgowy jednostki | Data sporządzenia | Dyrektor jednostki |
Uwagi dotyczące opracowania:
1) Informację należy opracować oddzielnie dla każdego zadania rzeczowego.
2) Dane należy podawać sumarycznie narastająco w odniesieniu do upływu czasu.
3) W części 3 "Harmonogram przedsięwzięć... przy realizacji inwestycji budowlanej należy wykazać prace/działania zgodne z zaakceptowanym programem inwestycji na dany rok.