Dziennik resortowy

Dz.Urz.NDAP.2019.15

| Akt obowiązujący
Wersja od: 7 maja 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 15
NACZELNEGO DYREKTORA ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
z dnia 6 maja 2019 r.
w sprawie nadzoru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad działalnością inwestycyjną i remontową w podległych jednostkach organizacyjnych

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730) w związku z art. 69 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077, z późn. zm.), § 6 ust. 2 pkt 1 komunikatu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego (Dz. Urz. MKiDN poz. 13) oraz § 1 ust. 2 pkt 1 lit. e rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 27 lipca 2018 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (Dz. U. poz. 1566) zarządza się, co następuje:
§  1. 
1.  Zarządzenie określa zakres i tryb sprawowania nadzoru Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nad archiwami państwowymi i Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w dziedzinie rozwoju infrastruktury tych jednostek, w szczególności dotyczącego inwestycji budowlanych, zakupów inwestycyjnych oraz remontów.
2.  Zakres, o którym mowa w pkt 1, obejmuje w szczególności:
1) planowanie i weryfikację potrzeb rzeczowych;
2) zasady realizacji zadań rzeczowych;
3) okresowe oceny realizacji zadań rzeczowych.
§  2.  Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) archiwum - należy przez to rozumieć archiwum państwowe;
2) inwestycji budowlanej - należy przez to rozumieć inwestycję budowlaną, o której mowa w art. 171 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
3) jednostce - należy przez to rozumieć archiwum lub Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych;
4) komórce organizacyjnej NDAP - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną, o której mowa w statucie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych;
5) Naczelnym Dyrektorze - należy przez to rozumieć Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych;
6) obiekcie - należy przez to rozumieć centralę, oddział lub ekspozyturę archiwum;
7) pilnej potrzebie - należy przez to rozumieć konieczność wykonania usług w związku ze skutkami oddziaływania czynników, o których mowa w art. 61 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2018 r. poz. 1202, z późn. zm.), a także konieczność zakupów inwestycyjnych wynikających z tych skutków;
8) potrzebie rzeczowej - należy przez to rozumieć inwestycję budowlaną, zakup inwestycyjny, remont lub pilną potrzebę;
9) programie inwestycji - należy przez to rozumieć dokument, sporządzony zgodnie z wymogami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa (Dz. U. poz. 1579.), którego wzór został opublikowany na stronie internetowej Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;
10) specyfikacji - należy przez to rozumieć dane ustalające wymagania, które powinien spełniać wyrób lub usługa, oparte o normy lub standardy w działalności badawczej, technologicznej, produkcyjnej lub usługowej;
11) zakupie inwestycyjnym - należy przez to rozumieć zakup inwestycyjny, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 39 ust. 4 pkt 1 i ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
§  3. 
1.  Do dnia 5 grudnia roku budżetowego jednostka składa Naczelnemu Dyrektorowi zestawienie potrzeb rzeczowych na trzy lata następujące po kolejnym roku budżetowym, w podziale na inwestycje budowlane, zakupy inwestycyjne oraz remonty.
2.  Zestawienie potrzeb rzeczowych opracowuje się według kolejności ważności ich realizacji, obejmując zakres rzeczowy wraz ze specyfikacją oraz z planowaną wysokością wydatków na realizację poszczególnych zadań, według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.
3.  W zestawieniu potrzeb rzeczowych w pierwszej kolejności ujmuje się pilne potrzeby oraz potrzeby w zakresie remontów.
4.  Do dnia 10 stycznia roku budżetowego komórka organizacyjna NDAP właściwa w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów opracowuje, w oparciu o przedłożone przez jednostki materiały, projekt zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych.
5.  Projekt zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych ustala się według kolejności ważności ich realizacji, w zgodności ze strategiami rozwoju oraz celowością realizacji tych potrzeb, ujmując do realizacji wyłącznie zadania przygotowane w stopniu umożliwiającym rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
6.  Komórki organizacyjne NDAP w terminie 5 dni od daty otrzymania projektu zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych dokonują, zgodnie ze swoją właściwością, weryfikacji zgłoszonych przez jednostki potrzeb rzeczowych według ich ważności.
7.  W szczególnie uzasadnionych przypadkach ujęcie do realizacji w roku budżetowym potrzeby rzeczowej, która nie spełnia wymogów, o których mowa w ust. 5, odbywa się za zgodą Naczelnego Dyrektora.
8.  Projekt zbiorczego wykazu potrzeb rzeczowych, po jego zaopiniowaniu przez komórki organizacyjne NDAP, komórka organizacyjna NDAP właściwa w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi do akceptacji wraz z propozycją źródeł ich finansowania, w oparciu o prognozę finansową otrzymaną z ministerstwa obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.
9.  Zaakceptowany przez Naczelnego Dyrektora zbiorczy wykaz potrzeb rzeczowych podlega aktualizacji po otrzymaniu z ministerstwa obsługującego ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego zweryfikowanej prognozy finansowej, zgodnie z trybem i terminami opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej.
10.  Naczelny Dyrektor informuje jednostki o wysokości planowanych kwot wydatków na zadania rzeczowe.
11.  W terminie wskazanym w informacji, o której mowa w ust. 10, jednostka przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi program inwestycji sporządzony zgodnie z wysokością planowanych kwot wydatków w zakresie inwestycji budowlanych.
§  4. 
1.  Zadanie rzeczowe, które uzyskało zapewnienie finansowania w planie wydatków, zwane dalej "zadaniem rzeczowym", może być realizowane wyłącznie w określonym zakresie rzeczowym.
2.  W przypadku wystąpienia zmian w wysokości planowanych kwot wydatków, mających wpływ na zadanie rzeczowe, Naczelny Dyrektor przekazuje do jednostek informacje o tych zmianach.
3.  W uzasadnionych przypadkach Naczelny Dyrektor może, na wniosek dyrektora jednostki lub z własnej inicjatywy po dokonaniu oceny, o której mowa w § 5 ust. 4, podjąć decyzję o zmianie planu wydatków w zakresie zadań rzeczowych.
4.  Wniosek, o którym mowa w ust. 3, dyrektor jednostki składa wraz z uzasadnieniem, według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.
5.  W terminie 5 dni od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 3, komórki organizacyjne NDAP dokonują oceny zasadności tego wniosku, w zakresie dotyczącym ich właściwości, a następnie przekazują ocenę do komórki organizacyjnej NDAP właściwej w sprawach finansowo - księgowych.
§  5. 
1.  Dyrektorzy jednostek realizujących zadania rzeczowe przedstawiają Naczelnemu Dyrektorowi informacje o stanie ich realizacji, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia, w podziale na:
1) inwestycje budowlane;
2) zakupy inwestycyjne;
3) remonty.
2.  Informacje, o których mowa w ust. 1, są przedstawiane z danymi prezentowanymi narastająco, w terminach:
1) za okres 3 miesięcy - do dnia 7 kwietnia;
2) za okres 6 miesięcy - do dnia 7 lipca;
3) za okres 9 miesięcy - do dnia 7 października;
4) za okres 12 miesięcy - do dnia 10 stycznia roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego.
3.  W informacjach, o których mowa w ust. 1, ujmuje się część opisową odnoszącą się do:
1) stopnia zaangażowania w realizację zadań, która obejmuje:
a) etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
b) liczbę podpisanych umów;
2) kwot wydatkowanych środków za wykonane dostawy, roboty i usługi;
3) zadań rzeczowych, których realizacja w toku prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i wykonywania umów jest zagrożona lub niemożliwa, wraz z przedstawieniem przyczyn i propozycji kierunków relokacji środków;
4) aktualnie niezagospodarowanych oszczędności osiągniętych z zakończonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, powstałych w okresie sprawozdawczym wraz z propozycjami kierunków relokacji środków;
5) uzyskanych efektów rzeczowych w okresie sprawozdawczym w zakresie zasadniczych zrealizowanych zadań rzeczowych.
4.  Informacje, o których mowa w ust. 1 muszą zawierać ocenę ryzyka, w szczególności ocenę:
1) ewentualnych zagrożeń dotyczących braku możliwości realizacji zadań rzeczowych z uwagi na przedłużające się procedury udzielenia zamówień publicznych oraz ich wykonywania w ramach podpisanych umów - mających wpływ na pełną realizację planu oraz na zaplanowane wydatki;
2) podjętych działań oraz propozycji rozwiązań zmierzających do wyeliminowania zagrożeń, o których mowa w pkt 1.
5.  Naczelny Dyrektor może podjąć decyzję o zwiększeniu szczegółowości zakresu informacji, o których mowa w ust. 3 i 4.
6.  Niezależnie od informacji przekazywanych zgodnie z przepisami ust. 3 i 4, dyrektor jednostki realizującej zadanie rzeczowe ma obowiązek niezwłocznie informować Naczelnego Dyrektora o problemach i zagrożeniach dotyczących realizacji zadań wynikających z planu wydatków finansowych, a także zgłaszać propozycje w razie potrzeby zmiany tego planu.
7.  W terminie 5 dni od dnia otrzymania informacji przedstawionych przez dyrektora jednostki, komórki organizacyjne NDAP dokonują jej oceny w zakresie ich właściwości, a następnie przekazują ocenę do komórki organizacyjnej NDAP właściwej w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów.
8.  Na podstawie informacji, o których mowa w ust. 1 i oceny, o której mowa w ust. 7, komórka organizacyjna NDAP właściwa w sprawach infrastruktury i rozwoju archiwów, dokonuje oceny realizacji zadań rzeczowych wykonywanych przez archiwa, którą przedstawia Naczelnemu Dyrektorowi w terminach:
1) za okres 3 miesięcy - do dnia 15 kwietnia;
2) za okres 6 miesięcy - do dnia 15 lipca;
3) za okres 9 miesięcy - do 15 października;
4) za okres 12 miesięcy - do dnia 25 stycznia roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego.
§  6.  Traci moc zarządzenie Nr 60 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 sierpnia 2017 r. w sprawie kontroli zarządczej w zakresie działalności inwestycyjnej archiwów państwowych.
§  7.  Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

Zestawienie potrzeb rzeczowych (jednostki ) na lata (N+1 ÷ N+3)

ZAŁĄCZNIK Nr  2

Wniosek

o zmianę w planie wydatków budżetu państwa na rok ……….., według poniższej klasyfikacji budżetowej i zadaniowej:

ZAŁĄCZNIK Nr  3

INFORMACJA

Z REALIZACJI ZADANIA RZECZOWEGO