Dzienniki resortowe

Dz.Urz.KGP.2003.16.82

| Akt utracił moc
Wersja od: 12 sierpnia 2003 r.

DECYZJA Nr 191
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI
z dnia 12 sierpnia 2003 r.
w sprawie nadania regulaminu pracy komisji przetargowej

Na podstawie § 1 ust. 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. Nr 82, poz. 743) postanawiam, co następuje:
§  1. Nadaję regulamin pracy komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Komendzie Głównej Policji, stanowiący załącznik do niniejszej decyzji.
§  2. Decyzja wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZAŁĄCZNIK

REGULAMIN

pracy komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych w Komendzie Głównej Policji

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę o zamówieniach publicznych (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zmianami),
2) rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy (Dz. U. Nr 82, poz. 743),
3) KGP - Komendę Główną Policji,
4) kierowniku jednostki - Komendanta Głównego Policji lub osobę posiadającą pisemne upoważnienie do działania w jego imieniu,
5) biurach - należy przez to rozumieć Biuro Łączności i Informatyki KGP, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne KGP, Biuro Ochrony Informacji Niejawnych i Inspekcji,
6) BLP - należy przez to rozumieć Biuro Logistyki Policji KGP,
7) komórkach organizacyjnych KGP - należy przez to rozumieć biura KGP,
8) wydziałach merytorycznych - należy przez to rozumieć wydziały BLP KGP z wyłączeniem wydziału zamówień publicznych i wydziału funduszy pomocowych BLP,
9) wydziale zamówień - należy przez to rozumieć Wydział Zamówień Publicznych BLP KGP,
10) regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin pracy komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień publicznych,
11) komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową, o której mowa w ustawie, powołanej przez zamawiającego do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
12) przewodniczącym - należy przez to rozumieć przewodniczącego komisji przetargowej,
13) sekretarzu - należy przez to rozumieć sekretarza komisji przetargowej.

Rozdział  II

Skład oraz tryb powoływania komisji przetargowej

§  2.
1. W skład komisji wchodzą przewodniczący, sekretarz oraz członkowie powołani spośród policjantów i pracowników BLP oraz innych komórek organizacyjnych KGP.
2. W uzasadnionych przypadkach w pracach komisji mogą uczestniczyć w charakterze biegłych (rzeczoznawców), po uprzednim uzyskaniu akceptacji komendanta właściwej jednostki organizacyjnej Policji, policjanci z innych jednostek organizacyjnych Policji.
3. W skład komisji do udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30.000 euro powołuje się:
1) Przewodniczącego - spośród kadry kierowniczej, policjantów lub pracowników wydziału zamówień lub wydziału merytorycznego,
2) Członków komisji - spośród policjantów lub pracowników biur lub wydziałów merytorycznych, wnioskujących o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
3) Sekretarza - spośród policjantów lub pracowników wydziału zamówień.
4. W skład komisji do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro powołuje się:
1) Przewodniczącego - spośród policjantów i pracowników wydziału zamówień,
2) Członków komisji - spośród policjantów i pracowników biur lub wydziałów merytorycznych, wnioskujących o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
3) Sekretarza - spośród policjantów i pracowników wydziału merytorycznego, w zależności od przedmiotu zamówienia.
§  3.
1. Do udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30.000 euro komisję powołuje się odrębnie dla każdego postępowania. Do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro można powołać komisję.
2. Komisje, o których mowa w ust. 1, powołuje się w drodze decyzji kierownika jednostki.
3. Dyrektor biura lub naczelnik wydziału merytorycznego wnioskuje o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wskazując:
1) cel powołania komisji,
2) przedmiot zamówienia,
3) propozycję imiennego składu komisji ze wskazaniem przewodniczącego i sekretarza.

Rozdział  III

Prawa i obowiązki członków komisji

§  4. Członkowie komisji mają prawo do:
1) uczestnictwa we wszystkich pracach komisji,
2) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą komisji, w tym w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez oferentów, opinii biegłych (rzeczoznawców),
3) zgłoszenia przewodniczącemu lub naczelnikowi wydziału zamówień, w każdym czasie, pisemnych zastrzeżeń do pracy komisji. W przypadku nieuwzględnienia przez przewodniczącego komisji zastrzeżeń członek komisji ma prawo zgłosić zastrzeżenia dyrektorowi BLP, a w czasie jego nieobecności upoważnionemu zastępcy dyrektora BLP.
§  5.
1. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:
1) czynny udział w jej pracach,
2) wykonywanie poleceń przewodniczącego w zakresie dotyczącym prac komisji,
3) niezwłoczne informowanie przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członków komisji.
2. Członkowie komisji nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami komisji, w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania i porównywania treści złożonych ofert.
3. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o istnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 20 ustawy.
§  6. Odwołanie członka komisji może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w ustawie i rozporządzeniu.
§  7.
1. Zadania przewodniczącego komisji określa załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
2. Zadania sekretarza komisji określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
3. Zadania członka komisji określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

Rozdział  IV

Tryb prac komisji

§  8.
1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
2. Komisja kończy pracę z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania.
3. Miejsce i termin posiedzeń komisji wyznacza przewodniczący.
4. O miejscu i terminie posiedzeń komisji, o ile nie wynika to z uzgodnionego w trybie roboczym harmonogramu, sekretarz powiadamia członków co najmniej na dwa dni przed posiedzeniem.
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach termin określony w ust. 4 może ulec skróceniu, a w szczególności w sytuacji konieczności zachowania terminów wynikających z ustawy.
§  9.
1) Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy członków w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen jej członków.
2) Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.
3) W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji posiedzenie odracza się.
§  10.
1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalistycznych, przewodniczący komisji w zależności od wartości zamówienia występuje z pisemnym wnioskiem do kierownika jednostki o zasięgnięcie opinii biegłego (rzeczoznawcy).
2. Wniosek powinien zawierać wskazanie kandydatury biegłego, przedmiot i termin pisemnego przedłożenia komisji przetargowej opinii.
§  11.
1. Komisja, przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności:
1) proponuje wybór trybu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie wniosku określonego w załączniku nr 4 do regulaminu, z wyjątkiem udzielania zamówienia na zasadach szczególnych,
2) opracowuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,
3) opracowuje propozycję zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki ze wskazaniem dostawcy lub wykonawcy, z którym mogą być prowadzone rokowania,
4) przygotowuje projekty wniosków do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wydanie decyzji określonych w ustawie,
5) przygotowuje ogłoszenia o udzielenie zamówienia publicznego w przypadkach określonych w ustawie.
2. Dokumenty określone w ust. 1 komisja przedkłada kierownikowi jednostki za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień.
3. Przewodniczący komisji za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień informuje o rozpoczęciu procedury udzielenia zamówienia publicznego biura lub wydziały merytoryczne oraz Biuro Finansów KGP. Wzór informacji określa załącznik nr 5 do regulaminu.
§  12.
1. Do zadań komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w szczególności należy:
1) udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
2) prowadzenie negocjacji lub rokowań z dostawcami lub wykonawcami w sytuacjach określonych przez ustawę,
3) otwarcie ofert,
4) dokonanie oceny czy dostawcy lub wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone w ustawie, oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
5) wnioskowanie o wykluczenie dostawców lub wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia w przypadkach przewidzianych ustawą,
6) wnioskowanie o odrzucenie oferty w przypadkach określonych w ustawie,
7) dokonanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu,
8) przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
9) wystąpienie o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie,
10) zapoznanie z wniesionymi przez oferentów protestami oraz przygotowanie stanowiska komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym,
11) opracowanie projektu umowy.
2. Oferty pobiera z kancelarii Wydziału Ogólnego BLP przewodniczący komisji w obecności jednego z jej członków w dniu otwarcia ofert, sprawdzając ich zabezpieczenie oraz adnotacje o terminie ich wypływu.
3. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wykonując w szczególności następujące czynności:
1) sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte,
2) sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę),
3) odsyła dostawcom/wykonawcom oferty złożone po terminie bez ich otwierania,
4) w trakcie procedury oceny i badania ofert komisja w szczególności sprawdza, czy każda z ofert:
a) spełnia kryteria i zasady określone w ustawie oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, istotnych warunkach zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,
b) zawiera wszelkie wymagane przepisami dokumenty i oświadczenia.
4. Każdy członek komisji dokonuje indywidualnej oceny ofert wyłącznie na podstawie:
1) kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
2) przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami każdy z członków sporządza kartę indywidualnej oceny ofert,
3) każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert w przypadku zastosowania kryteriów nieopisanych wzorami.
5. Komisja prowadzi rokowania w trybie zamówienia z wolnej ręki do czasu zawarcia umowy z dostawcą lub wykonawcą.
6. Komisja sporządza protokół według wzorów określonych w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5.06.2003 r. w sprawie wzoru protokołu postępowania o zamówienie publiczne oraz dodatkowych wymagań, którym musi odpowiadać protokół (Dz. U. Nr 116, poz. 1101).
7. Komisja może zwołać zebranie dostawców lub wykonawców w trybie określonym w ustawie.
8. Komisja w toku prac zobowiązana jest do przestrzegania zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych.
§  13.
1. Komisja powołana do udzielenia zamówienia na zasadach szczególnych realizuje zadania zgodnie z ustawą, rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 16 kwietnia 2002 r. w sprawie prowadzenia postępowań o zamówienia publiczne na zasadach szczególnych (Dz. U. Nr 55, poz. 475) oraz postanowieniami regulaminu.
2. Komisja dokumentuje czynności z pracy komisji na drukach określonych w odrębnych przepisach.
§  14.
1. Przewodniczący komisji przekazuje naczelnikowi wydziału zamówień protokół zawierający propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty, podpisany przez każdego z jej członków wraz z całą dokumentacją postępowania.
2. Naczelnik wydziału zamówień przedstawia do zatwierdzenia protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego kierownikowi jednostki.
3. Po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty komisja przygotowuje projekt umowy.
§  15.
1. Komisja zapoznaje się z wniesionymi protestami, a następnie przygotowuje projekt stanowiska komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.
2. Przewodniczący komisji przedkłada stanowisko komisji w sprawie protestu kierownikowi jednostki za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień.
3. Arbitra do udziału w postępowaniu odwoławczym wyznacza kierownik jednostki na wniosek naczelnika wydziału zamówień.
4. Kierownik jednostki każdorazowo wyznacza policjantów i pracowników do udziału w postępowaniu odwoławczym przed Zespołem Arbitrów Urzędu Zamówień Publicznych.
§  16. Komisja przetargowa kończy pracę po:
1) zawarciu umowy,
2) opublikowaniu ogłoszenia o wyniku postępowaniu przetargowego,
3) skompletowaniu dokumentacji postępowania,
4) przekazaniu dokumentacji postępowania do zespołu ds. planowania i analiz wydziału zamówień.

Rozdział  V

Postanowienia końcowe

§  17.
1. Obsługę kancelaryjną komisji zapewnia wydział zamówień.
2. Specyfikacje istotnych warunków zamówienia, istotne warunki zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert, zapytania o cenę albo zaproszenie do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki udostępnia dostawcom lub wykonawcom zespół do spraw planowania i analiz wydziału zamówień.

Załącznik Nr 1

ZADANIA PRZEWODNICZĄCEGO KOMISJI PRZETARGOWEJ

Do zadań przewodniczącego w szczególności należy:
1. Zadania ogólne:
1) Wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie.
2) Podejmowanie decyzji dotyczących spraw organizacyjnych komisji.
3) Nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówienia publicznego.
4) Informowanie dyrektora BLP lub upoważnionego zastępcy dyrektora BLP za pośrednictwem naczelnika wydziału zamówień o przebiegu prac komisji.
5) Podejmowanie decyzji o wyłączeniu członka komisji z udziału w jej pracach w przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 20 ustawy lub niezłożenia oświadczenia określonego w § 3 ust. 1 rozporządzenia lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.
6) Wykonywanie innych zadań i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych.
2. Zadania realizowane w części jawnej posiedzenia komisji:
1) Otwarcie posiedzenia.
2) Przedstawienie składu osobowego komisji przybyłym oferentom.
3) Sprawdzenie, czy:
a) osoby reprezentujące oferentów, którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w imieniu dostawców/wykonawców,
b) oferta została złożona w terminie.
4) Odebranie oświadczeń od członków komisji.
5) Nadzorowanie otwarcia ofert.
6) Udzielanie głosu przedstawicielom dostawców/wykonawców, obecnych przy otwieraniu ofert, w zakresie dotyczącym wyjaśnień i złożenia oświadczeń.
3. Zadania realizowane w części niejawnej posiedzenia komisji:
1) Organizowanie prac komisji w zakresie sprawdzenia ważności ofert poprzez ustalenie czy:
a) zostały zachowane zasady przygotowania ofert wskazane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu,
b) oferty wpłynęły od dostawców lub wykonawców, którzy mogą brać udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego,
c) oferent nie podlega wykluczeniu z postępowania,
d) oferta nie podlega odrzuceniu.

Załącznik Nr 2

ZADANIA SEKRETARZA KOMISJI PRZETARGOWEJ

Do zadań sekretarza komisji w szczególności należy:
1) Prowadzenie dokumentacji podstawowych czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników do protokołu.
2) Udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem.
3) Przygotowanie zbiorczego zestawienia danych do oceny ofert zgodnie z kryteriami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
4) Powiadamianie członków komisji o terminach posiedzeń.
5) Czuwanie nad prawidłowym wypełnieniem dokumentacji przetargowej przez członków komisji.
6) Przygotowywanie materiałów postępowania do udostępniania dla biegłych i rzeczoznawców itp.
7) Przygotowanie materiałów postępowania do archiwizacji przed przekazaniem ich do wydziału zamówień.
8) Nadzór nad przestrzeganiem przez członków komisji przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.
9) Wykonywanie innych zadań określonych przez przewodniczącego komisji w zakresie związanym z udzielanym zamówieniem publicznym.

Załącznik Nr 3

ZADANIA CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ

Do zadań członka komisji w szczególności należy:
1) Wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji.
2) Czynny udział w pracach komisji w wyznaczonych terminach.
3) Niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach uniemożliwiających udział w pracach komisji.
4) Złożenie wymaganych oświadczeń z art. 20 ustawy.
5) Udział w przygotowaniu projektu umowy.
6) Wykonywanie innych zadań określonych przez przewodniczącego komisji w zakresie związanym z udzielanym zamówieniem publicznym.

Załącznik Nr 4

ZATWIERDZAM

Dnia ...........

WNIOSEK

w sprawie wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego

Nr rejestru postępowań przetargowych ............

Wartość zamówienia1

do 30.000 euro
powyżej 30.000 euro
nr PKWiU

1. Opis przedmiotu zamówienia

..............................................................

(nazwa, cechy, ilość, jednostka miary)

..............................................................

..............................................................

..............................................................

2. Wartość szacunkowa zamówienia netto .... zł, brutto ... zł,

wartość w euro2 według kursu na dzień ............ wynosi ....

Podstawa oszacowania wartości zamówienia.

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

..............................................................

3. Przedmiot zamówienia3:

a) podlega / nie podlega zamówieniu wspólnemu na podstawie

art. 5 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

4. Wnioskowany tryb udzielenia zamówienia publicznego ........

..............................................................

Uzasadnienie4 ................................................

(wskazać podstawę prawną i faktyczną)

..............................................................

..............................................................

5. Informacje dodatkowe:

1) Ogłoszenie o zamówieniu publicznym:

a) w siedzibie zamawiającego: wymagane / niewymagane3

b) w Biuletynie Zamówień Publicznych Urzędu Zamówień

Publicznych: wymagane / niewymagane3

c) w prasie: planowane / nieplanowane3

2) Wstępna kwalifikacja dostawców lub wykonawców:

planowana/nieplanowana3

3) Wadium: obowiązkowe / nieobowiązkowe3

Przewodniczący komisji przetargowej

....................................

________

1 W zależności od wartości szacunkowej zamówienia zakreślić znakiem x właściwy kwadrat.

2 Wartość wyrażona w euro przelicza się w odniesieniu do wartości netto w zł.

3 Niepotrzebne skreślić.

4 Wypełnić w przypadku wnioskowania o tryb inny niż przetarg nieograniczony.

Załącznik Nr 5

L.dz.

Warszawa, .............

.......................

.......................

INFORMACJA

o wszczęciu procedury udzielania zamówienia publicznego

Nr rejestru postępowań przetargowych .................

1. Przedmiot zamówienia.

...........................................................

...........................................................

(nazwa, cechy, ilość, jednostka miary)

2. Wartość szacunkowa zamówienia netto ................ zł,

wartość brutto ............... zł,

wartość w euro według kursu na dzień .......... wynosi ....

3. Tryb udzielenia zamówienia publicznego.

...........................................................

...........................................................

...........................................................

4. Termin i miejsce otwarcia ofert.

...........................................................

...........................................................

.....................................

podpis naczelnika wydziału zamówień