Dziennik resortowy

Dz.Urz.MRPiPSp.2019.23

| Akt obowiązujący
Wersja od: 23 maja 2019 r.

DECYZJA Nr 3
MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ
z dnia 29 maja 2019 r.
w sprawie monitorowania portfela projektów strategicznych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ujętych w systemie informatycznym MonAliZa

Na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz.U. z 2012 r. poz. 392, z 2015 r. poz. 1064, z 2018 r. poz. 1669 oraz z 2019 r. poz. 271 i 730) postanawia się, co następuje:
§  1. 
1.  W celu monitorowania portfela projektów strategicznych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ujętych w systemie informatycznym MonAliZa, wprowadza się "Instrukcję", stanowiącą załącznik do decyzji.
2.  Instrukcja określa podstawowe zasady postępowania przy inicjowaniu, realizowaniu oraz monitorowaniu realizacji projektów strategicznych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanym dalej "Ministerstwem".
§  2. 
1.  Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa odpowiadają za stosowanie w podległych im komórkach zasad ustalonych w Instrukcji.
2.  Niniejsza decyzja nie narusza odrębnych przepisów regulujących zasady współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi Ministerstwa.
§  3.  Decyzja wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA w sprawie monitorowania portfela projektów strategicznych Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ujętych w systemie informatycznym MonAliZa

§  1.  Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
1) Projekt - zorganizowane przedsięwzięcie niemające charakteru bieżącej działalności administracyjnej, które nastawione jest na dokonanie zmiany - zmierza do stworzenia w określonym czasie i budżecie unikalnego produktu lub usługi, które spełniają określone wymogi jakościowe i ilościowe;
2) Program - tymczasowa, elastyczna struktura stworzona do koordynowania, zarządzania strategicznego i nadzorowania wdrożenia zbioru powiązanych ze sobą projektów i działań, celem uzyskania rezultatów i korzyści związanych ze strategicznymi celami MRPiPS;
3) Portfel - zbiór programów i projektów oraz innych prac zgrupowanych dla efektywnego i skutecznego zarządzania i kontroli. Portfel to narzędzie do optymalnego osiągania celów strategicznych całej organizacji;
4) Lider Projektu - osoba pełniąca tę rolę przygotowuje i planuje projekt. Lider projektu jest odpowiedzialny za jego bieżące monitorowanie i zrealizowanie w ramach ustalonego czasu, wskaźników skwantyfikowanych i jakościowych oraz kosztów, minimalizując ryzyka i maksymalizując korzyści;
5) Sponsor - osoba pod opieką, której realizowany jest projekt/program, będąca ambasadorem projektu/programu zarówno wewnątrz Ministerstwa, jak i na zewnątrz. Sponsor zwołuje posiedzenia Komitetu Sterującego, zwanego dalej "KS", przewodniczy jego obradom i nadzoruje jego prace. W przypadku braku powołania KS, Sponsor przejmuje rolę i odpowiedzialność KS;
6) Komitet Sterujący - grupa osób, która sprawuje stały nadzór nad realizacją projektu/programu oraz podejmuje kluczowe decyzje co do jego uruchomienia, realizacji czy zakończenia, a także ponosi finalną odpowiedzialność za jego wdrożenie. Decyzje podejmowane są w drodze uzgadniania stanowisk. KS odpowiada za reagowanie w przypadku odstępstw od harmonogramu lub od zakładanych produktów - zarówno ich zakresu jak i jakości. Do zadań KS należy określenie celu i wstępnego zakresu działań na podstawie wizji strategicznej oraz zapewnienie wystarczających zasobów (w tym finansowych) do realizacji projektu/programu;
7) Kierownik Programu (zwany dalej "KP") - osoba odpowiedzialna za realizację programu. Aktywnie monitoruje postępy prac, inicjuje działania naprawcze oraz zapewnia integralność i koherentność programu. KP przygotowuje wstępne założenia projektów wchodzących w skład programu oraz wspiera Liderów Projektów w realizacji ich zadań;
8) Rada Portfela Ministerstwa, której rolę pełni Kierownictwo Ministerstwa uprawniona do podejmowania decyzji dotyczących składu i priorytetów portfela w zakresie programów/projektów realizowanych lub planowanych do realizacji w Ministerstwie;
9) Rada Programu - gremium, w skład którego wchodzą co najmniej: właściwy Członek Kierownictwa Ministerstwa, Kierownik Programu oraz przewodniczący Komitetów Sterujących projektów, wchodzących w skład programu. W przypadku programów mających charakter międzyresortowy, w skład Rady Programu wchodzą przedstawiciele właściwych Ministerstw pełniących ww. role w programie;
10) Biuro Portfela Projektów Strategicznych (zwane dalej "Biurem") - którego funkcję pełni Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Ministerstwa (zwany dalej "DWF"). Do zadań Biura należy raportowanie portfela, wspieranie, monitorowanie realizacji projektów/programów i dokonywanie oceny ww. danych pod kątem kompletności i aktualności zebranych informacji oraz przekazywanie ich do Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych za pośrednictwem Rządowego Biura Monitorowania Projektów, a także szerzenie kultury projektowej w Ministerstwie. Biuro ma prawo do wglądu w dokumentację, do monitorowania postępu prac programu/projektu oraz do bezpośredniego kontaktowania się z Radą Portfela Ministerstwa, Komitetami Sterującymi, Kierownikami programów, Liderami projektów oraz przedstawicielami innych Ministerstw;
11) Rada Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych - gremium powołane i działające na podstawie zarządzenia nr 58 Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 kwietnia 2018 r. w sprawie Rady Monitorowania Projektów Strategicznych (M.P. poz. 442). Zadaniem Rady jest m.in. inicjowanie i wspieranie działań mających na celu nawiązanie i określenie zasad współpracy między podmiotami odpowiedzialnymi za realizację portfela projektów strategicznych;
12) "MonAliZa" (Monitoring - Analiza - Zarządzanie) - narzędzie informatyczne do zarządzania projektami, programami i portfelami projektów.
§  2. 
1.  Projekt/Program jest monitorowany w ramach procesu projektowego złożonego z czterech faz: przygotowania, planowania, realizacji oraz zakończenia.
2.  W fazie przygotowania właściwa merytorycznie komórka organizacyjna definiuje inicjatywę projektową/programową, która prezentowana jest Radzie Portfela Ministerstwa na posiedzeniu Kierownictwa Ministerstwa. Rada Portfela Ministerstwa zezwala na realizację projektu/programu, wstrzymuje prace nad inicjatywą lub podejmuje decyzję o zakończeniu prac. W celu prezentacji Radzie Portfela Ministerstwa komórka organizacyjna wypełnia Fiszkę projektu/programu (załącznik nr 1 do Instrukcji). Fiszka projektu/programu zawiera podstawowe informacje dotyczące m.in. celu/wskaźników realizacji celu, korzyści/wskaźników realizacji korzyści, osób zaangażowanych w projekt oraz zawiera harmonogram fazy planowania, wstępny szkic budżetu i główne ryzyka. Kopia fiszki projektu/programu zostaje przesłana do Biura
3.  W przypadku zgody na realizację inicjatywy projektowej/programowej właściwy członek Kierownictwa Ministerstwa, nadzorujący komórkę organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektu/programu, nakazuje w ramach inicjatywy powołanie struktury zarządczej zgodnie z załącznikiem nr 2 do Instrukcji, wskazując poszczególne role w projekcie/ programie tj. Sponsora, Komitet Sterujący wraz z Przewodniczącym i członkami, Kierownika inicjatywy projektowej/ programowej oraz Lidera projektu.
4.  W fazie planowania właściwa merytorycznie komórka organizacyjna, wraz z pracownikami innych komórek lub resortów (o ile dotyczy), przygotowuje szczegółowe założenia inicjatywy projektowej/programowej. Ponadto, jeżeli to konieczne, przygotowuje wniosek o dofinansowanie w zależności od wymagań, w ramach, których będzie on realizowany oraz w przypadku korzystania z funduszy europejskich - wynikających z nich dokumentów programowych.
5.  Projektowi/programowi, który uzyska akceptację Rady Portfela Ministerstwa/Rady Programu (o ile dotyczy) zostaje przypisana jedna z dwóch kategorii:
1) kategoria "A" wskazująca, iż dany projekt/program został uznany za priorytetowy z punktu widzenia Rady Portfela Ministerstwa i podlega szczegółowemu monitorowaniu przez Radę Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych oraz Radę Programu (o ile dotyczy) w ramach systemu informatycznego MonAliZa;
2) kategoria "B" wskazująca, iż danemu projektowi/programowi decyzją Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zostało przypisane mniejsze znaczenie strategiczne. Projekt/program podlega monitorowaniu przez Radę Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych w ramach systemu informatycznego MonAliZa.
6.  Lider projektu/Kierownik programu przekazuje decyzję Rady Portfela Ministerstwa oraz Rady Programu (o ile dotyczy) w ciągu 5 dni roboczych do Biura Portfela Projektów Strategicznych (Biuro).
7.  Biuro niezwłocznie przekazuje Radzie Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych propozycję projektu/ programu Ministerstwa wraz z przypisaną kategorią, celem przyjęcia.
§  3. 
1.  Po uzyskaniu zgody Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych na włączenie propozycji projektu/ programu do Portfela projektów/programów Ministerstwa, Biuro, na podstawie danych zawartych w Karcie projektu/ programu (załącznik nr 3 do Instrukcji), rejestruje projekt/program w systemie informatycznym MonAliZa. Biuro dokonuje oceny ww. danych pod kątem kompletności i aktualności oraz wskazuje właściwą fazę realizacji przedsięwzięcia, o których mowa w § 2 ust. 1.
2.  W przypadku braków bądź błędów w danych dotyczących projektu/programu, przekazanych przez Lidera projektu/ Kierownika programu, zawartych w załączniku nr 3 do Instrukcji, Biuro niezwłocznie wzywa do skorygowania i ponownego przekazania załącznika nr 3 do Instrukcji.
3.  Przekazanie danych poszczególnych projektów/programów odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: sekretariat.dwf@mrpips.gov.pl. Dane przekazuje Lider projektu, Kierownik programu lub formalnie wyznaczone przez nich osoby.
4.  Projekty/programy podlegają cyklicznemu monitoringowi. Projekty powiązane ze Strategią na Rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju (SOR) oraz do Strategią Rozwoju Kapitału Ludzkiego również podlegają monitorowaniu w ramach systemu informatycznego MonAliZa.
5.  W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu/programu:
1) pojawią się zmiany będące wynikiem realizacji projektu/programu,
2) wystąpiły okoliczności niezależne od Lidera/Kierownika, powodujące konieczność wprowadzenia zmian do projektu/programu,
3) stwierdzono nieosiągnięcie na danym etapie projektu założonych produktów

- informację taką niezwłocznie należy przekazać do Biura celem naniesienia zmian w systemie MonAliZa, wypełniając załącznik nr 3 do Instrukcji - Kartę projektu/programu, z zaznaczeniem wprowadzonych zmian.

§  4. 
1.  Na ostatni dzień każdego miesiąca Biuro potwierdza Rządowemu Biuru Monitorowania Projektów aktualność i kompletność danych na temat projektów/programów będących w kompetencji Ministerstwa zawartych w systemie teleinformatycznym MonAliZa.
2.  Lider projektu/Kierownik programu jest zobowiązany do:
1) 20 dnia każdego miesiąca informowania o wszelkich zmianach, które zaszły w realizowanym projekcie. Informacja taka wysyłana jest na adres: sekretariat.dwf@mrpips.gov.pl wypełniając załącznik nr 4 do Instrukcji - Formularz zbierania danych;
2) niezwłocznego informowania Biura o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji wraz z podaniem przyczyny;
3) w przypadku braku zmian mających wpływ na dane projektowe/programowe z poprzedniego miesiąca, Lider projektu/Kierownik programu wysyła na adres sekretariat.dwf@mrpips.gov.pl informację o braku takich zmian do 20 dnia każdego miesiąca.
3.  W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości w informacjach przekazanych do Biura, Lider projektu/ Kierownik programu zobowiązany jest do niezwłocznego przesłania poprawionych/skorygowanych i aktualnych informacji.
4.  Na pisemne wezwanie Biura Lider projektu/Kierownik programu przedstawia wszelkie informacje i wyjaśnienia związane z realizacją projektu/programu, w terminie określonym w tym wezwaniu.
5.  W przypadku pilnych zapytań ze strony Rady Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych dotyczących szczegółów realizowanych projektów/programów, Biuro może telefonicznie lub drogą elektroniczną w trybie roboczym konsultować wątpliwe kwestie, uzyskując wiążące informacje od Lidera projektu/ Kierownika programu.
§  5. 
1.  Faza zakończenia projektu/programu rozpoczyna się w momencie zakończenia wdrożenia, po którym projekt/program przechodzi w fazę bieżącej działalności. Lider projektu/Kierownik programu zobowiązany jest do wypełnienia Raportu zamknięcia projektu (załącznik nr 5 do Instrukcji) i przekazania jej niezwłocznie do Biura po upływie terminu zakończenia realizacji projektu/programu.
2.  Biuro Portfela Projektów Strategicznych Ministerstwa przedkłada Radzie Portfela Ministerstwa Raport zamknięcia projektu celem zatwierdzenia oraz przedłożenia Radzie Monitorowania Portfela Projektów Strategicznych za pośrednictwem Rządowego Biura Monitorowania Projektów.
§  6. 
1.  W sprawach nieuregulowanych niniejszą Instrukcją zastosowanie mają zasady wynikające z Regulaminu organizacyjnego Ministerstwa.
2.  Wszelkie wątpliwości związane z realizacją niniejszej Instrukcji będą wyjaśniane pomiędzy Biurem a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.

Załącznik Nr  1

FISZKA PROJEKTU/PROGRAMU
Informacje podstawowe
Nazwa projektu
Program, w ramach którego projekt jest realizowany (nie dotyczy projektów realizowanych samodzielnie)
Podmiot wiodący (Instytucja prowadząca projekt)
Podmioty współpracujące
Sponsor/Komitet Sterujący - propozycja (Komitet Sterujący powinien być zawiązany w przypadku realizacji projektu przez kilka ministerstw)
Kierownik Programu

(jeśli projekt wpisuje się w program już istniejący bądź nowy)

Lider Projektu - propozycja

(imię, nazwisko, nazwa ministerstwa, departamentu)

Cel projektu/wskaźniki realizacji celu
Korzyści/wskaźniki realizacji korzyści
Osoby zaangażowane
Harmonogram
Wstępny szkic budżetu
Główne ryzyka
DecyzjaTAKNIE

Załącznik Nr  2

DECYZJA SPONSORA/KOMITETU STERUJĄCEGO
Program/Projekt (nazwa)
Komitet SterującyPrzewodniczący

Komitetu

Sterującego

Członek

Komitetu

Sterującego

Sponsor/Komitet

Sterujący

Kierownik Programu
Lider Projektu
Data
Podpis Sponsora

Załącznik Nr  3

KARTA PROGRAMU

Załącznik Nr  4

Formularz zbierania danych - budżet*

Załącznik Nr  5

Raport zamknięcia projektu*